C-GF-01 Caracterizacion Gestion Financiera y Contable.xlsx

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
VERSION: 01
FECHA: 26 de Septiembre del 2016
CÓDIGO: C-GF-01
OBJETIVO:
Definir las directrices y actividades para garantizar la administración, el manejo y correcta utilización de los recursos financieros de la Organización cumpliendo con todos los requisitos y normas legales vigentes.
ALCANCE:
El alcance de este proceso comprende todas las actividades de pagos a proveedores e impuestos, generación de facturas y recaudos de cartera, administración de nómina, administración de la contabilidad y generación de
estados financieros de la organización.
RESPONSABLE:
Coordinador Administrativo y Financiero
PROVEEDOR
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
Proceso de Planeación
Estratégica
Directrices Organizacionales
(Valores, Misión, Visión, Matriz
cliente, Politica de Calidad,
Objetivos Estratégicos, Procesos y
Estructura Organizacional)
Aplicación de las Directrices organizacionales
Indicadores de proceso
Proceso de Planeación
Estratégica
Asamblea de accionistas
Presupuestos
Clientes y Proveedores
Cartera y pagos
Formas y condiciones de pago
Estados financieros periódicos y
básicos
Informes de ejecución presupuestal
de los proyectos
Proyecciones de flujos de efectivo
Proceso de Planeación
Estratégica
Todos los procesos
Ordenes de pago
Solicitudes de Facturación
Contratos y/o convenios
Requerimientos para manejo de
recursos
Información comprensible y ùtil
Solicitud y/o requerimientos de
información propios de cada proceso
y/o proyecto
Todos los procesos
Facturas, Informes de ejecución de
recursos
Respuesta a los requerimientos y/o
inquietudes
Clientes
Pagos oportunos
Soportes del comprobante de pago
Información requerida
Proveedores
Informes exigidos
Pagos oportunos de impuestos
Respuestas oportunas a
requerimientos
DIAN o entidades de control
Información oportuna
Revisoría fiscal
1. Elaborar presupuesto anual de Ingresos y
Gastos
2. Elaborar los diferentes soportes contables
3. Causar las diferentes transacciones en el
sistema contable
4. Tramitar pago de nómina, seguridad social y el
pago de honorarios / servicios de contratistas
5. Tramitar otros pagos
Montaje y prestación del
servicio
Ordenes de pago
Ordenes de recursos
Entidades financieras
Recursos financieros
Manejo de recursos y divisas
Soportes financieros
DIAN o entidades de control
Requerimientos y normas
Calendario tributario
Certificaciones
Revisoría Fiscal
Plan de auditoría contable
Informes de revisoría fiscal
Conceptos sobre manejo y
administración de la organización
6. Elaborar Informes financieros periódicos
7. Calcular y generar pago de impuestos
8. Elaborar la ejecución presupuestal de los
proyectos
9. Registrar y mantener actualizados los libros
oficiales de la organización
10. Realizar el seguimiento y proponer los ajustes
al presupuesto de ingresos y gastos de la
Organización
11. Elaborar y presentar los informes financieros
básicos
12. Responder los requerimientos de la revisoría
fiscal y/o las entidades de control
13. Gestionar solicitud de anticipos y legalización
de gastos
PROVEEDOR
Proceso de Gestión
Administrativa
ENTRADAS
Descripción de cargos
Personal vinculado y con inducción
Personal capacitado
Resultados de evaluación de
desempeño y seguimiento
Servicios de apoyo
(infraestructura, materiales,
elementos, compras y servicios)
Proceso Gestión de Calidad
Directrices para la documentación,
implementación y mejora del
sistema de calidad
Resultados de Auditorias
REQUISITOS APLICABLES
ACTIVIDADES
Cumplimiento del cargo y desarrollo de
competencias laborales
Uso adecuado de elementos, materiales e
infraestructura
Implementar y mejorar el sistema de calidad
RECURSOS
CLIENTES
Responsabilidad, autoridad y
competencia de cargos
Necesidad de personal
Necesidad de capacitación
Desempeño de personal y
acciones de mejora
Proceso de Gestión
Administrativa
Necesidades de servicios de apoyo
(infraestructura, materiales,
elementos, compras y servicios)
Necesidades de Documentación
Acciones Correctivas y Preventivas
Proceso Gestión de Calidad
DOCUMENTOS APLICABLES
Procedimiento Gestion Financiera y Contable P-GF-02
Procedimiento de Pagos P-GF-03
Procedimiento Solicitud Anticipos y Legalizacion Gastos P-GF-04
Procedimiento para la creación y manjeo de la caja menor P-GF-05
Requisitos legales y reglamentarios
(Ver Documento Matriz servicios y requisitos y Monitoreo de Requisitos
Legales y Reglamentarios)
Numerales Sistema de Gestion de Calidad Específicos:
4.4 - 9.1.1 - 9.1.3
Numerales Sistema de Gestion de Calidad Generales:
6.1
SALIDAS
Económicos y financieros, tecnológicos, físicos y
técnicos
Numerales Sistema de Gestion Ambiental Específicos:
4.4 - 8.1 - 9.1.1
Estatuto tributario
Código sustanativo del trabajo
Régimen contable colombiano
Decreto reglamentario 2649 de 1993
Código de comercio
Régimen impuesto a la renta y complementarios
REGISTROS: Recibos de caja, Comprobantes de egreso, Facturas, .
Cheques, Estados financieros, Registro pago de impuestos, Informe de
revisoría fiscal, Correspondencia enviada y recibida, Soportes financieros,
Notas debito o crédito, Libros oficiales, Extractos bancarios, Solicitud de
apertura de caja menor, Legalización de gastos de caja menor,
Presupuesto de ingresos y gastos, Solicitud de anticipo y Legalización de
anticipos o reembolso de gastos
Numerales Sistema de Gestion Ambiental Generales:
6.1 - 6.1.2 - 6.1.3 - 6.1.4
INDICADORES DE GESTION
Indice de Endeudamiento, indice de liquidez, Razón de cobertura de intereses, rentabilidad sobre activos, rentabilidad sobre patrimonio y capital de trabajo
CARACTERIZACION DEL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
VERSION: 01
FECHA: 26-09-2016
CÓDIGO: C-GF-01
APROBACION Y CONTROL DE CAMBIOS
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
NOMBRE
NATALIA MORA
CÉSAR RODRIGUEZ
EDDWIN BONNA
CARGO
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
COORDINADOR DE CALIDAD
GERENTE GENERAL
FECHA
26/09/2016
26/09/2016
26/09/2016
FIRMA
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1
26/09/2016
Emisión del documento