proces o

Transcripción

proces o

SAIQ
Acceso, admisión y
matriculación de los
alumnos
Versión 1.2
SISTEMA DE ASEGURAMIENTO INTERNO DE LA CALIDAD
Acceso, admisión y matriculación de los alumnos
PROCESO
1.
919.P.3.2.docx
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Versión
1.2
Contenido
1.
Contenido ....................................................................................................................................... 2
2.
Objetivos y alcance........................................................................................................................ 3
2.1. Objetivos................................................................................................................................... 3
2.2. Alcance ..................................................................................................................................... 3
3.
Referencias y normativas .............................................................................................................. 4
4.
Definiciones ................................................................................................................................... 5
5.
Desarrollo del proceso .................................................................................................................. 6
5.1. Bolsa de alumnos potenciales ................................................................................................... 6
5.2. Programas de grado ................................................................................................................. 6
5.2.1. Brindar Información de preinscripción universitaria ............................................................. 6
5.2.2. Matriculación de alumnos de nuevo acceso........................................................................ 6
5.2.3. Matriculación de alumnos ................................................................................................... 7
5.2.4. Listado de alumnos ............................................................................................................ 7
5.3. Programas de formación continua ............................................................................................. 7
5.3.1. Brindar información personalizada ..................................................................................... 7
5.3.2. Inscripción al programa formativo ....................................................................................... 7
5.3.3. Acceso al programa formativo ............................................................................................ 8
5.3.4. Comprobación del cobro .................................................................................................... 8
5.3.5. Validación de Matrícula ...................................................................................................... 8
5.4. Informe acceso, admisión y matriculación, y rendición de cuentas ............................................. 9
6.
Seguimiento y medida ..................................................................................................................10
7.
Evidencias .....................................................................................................................................11
8.
Roles y actividades .......................................................................................................................12
9.
Ficha Resumen .............................................................................................................................13
10.
Diagrama de Flujo .....................................................................................................................14
Control de versiones
Versión
1.0
1.1
1.2
Autor
Control de Gestión y
Calidad
Pablo Francica
Departamento de
Administración y
Controlling
Pablo Francica
Departamento de
Administración y
Controlling
Montse Cavero
Fecha
22/02/2010
16-02-2011
28-07-2011
Referencia
Revisor
Aprobador
Diseño de SAIQ
Laura Rubio
Ortega
06-03-2010
Josep M.
Martorell i Rodon
06-04-2010
Laura Rubio
Ortega
28-02-2011
Ignasi del Río
López
28-02-2011
Laura Rubio
Ortega
28-07-2011
Ignasi del Río
López
28-07-2011
Modificaciones a partir
del Informe Previo de
Evaluación del Diseño
del SGIC - AQU.
Modificaciones a partir
del Informe Final de
Evaluación del Diseño
del SGIC - AQU.
2
2.
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Versión
1.2
Objetivos y alcance
2.1.
Objetivos
El proceso tiene los siguientes objetivos:

Establecer la relación contractual entre el interesado y la FPC garantizando que las dos partes
conocen los términos del contrato y están en condiciones de cumplirlo.

Personalizar el servicio de Información y asesoramiento a los alumnos potenciales y alumnos,
con toda la información asociada a los programas de formación.

Disponer de todos los medios necesarios para ayudar a los alumnos potenciales en la toma de la
mejor decisión, en cuanto a su formación.
PROCESO
2.2.
Alcance
Este documento es de aplicación a todos los programas formativos adaptados al EEES dónde la FPC
posee responsabilidad académica (programas de grado, de formación permanente, ya sean titulaciones
oficiales o no oficiales).
3
3.
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Versión
1.2
Referencias y normativas
El siguiente listado incluye las referencias y normativas tenidas en cuenta en la elaboración del proceso:
Marcos de referencia internos:

Plan Estratégico FPC 2010 – 2014.

Memoria de programas formativos.
PROCESO
Marcos de referencia externos:

Criterios y Directrices para Garantizar la Calidad en el Espacio Europeo de Educación Superior
(ANECA).

Estudia – Salón de enseñanza.
(http://www.ensenyament.com)

Vías de acceso y notas de corte, documento del Departamento de Innovación, Universidades i
Empresa de la Generalitat de Catalunya.
(http://www.gencat.cat/diue/ambits/ur/index.html)

Universidades, Departamento de Innovación, Universidades y Empresa de la Generalitat de
Catalunya.
(http://www10.gencat.net/)

Real Decreto 1393/2007, de 29 de octubre, por el cual se establece la ordenación de la
enseñanza universitaria oficial
(http://www.boe.es/boe/dias/2007/10/30/pdfs/A44037-44048.pdf)

Real Decret0 69/2000, de 21 de enero, por el cual se regulan los procedimientos de selección
para el ingreso a los centro universitarios de los estudiantes que reúnen los requisitos legales
necesarios para el acceso a la Universidad (BOE de 22 de enero de 2000)
(http://www.boe.es/boe/dias/2000/01/22/pdfs/A02980-02987.pdf)
4
4.
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1.2
Definiciones
Alumno potencial: es el posible cliente de un producto o de un servicio, aunque nunca haya consumido
el mismo.
Perfil de ingreso: descripción conceptual de las características deseadas de los estudiantes de nuevo
ingreso en término de conocimientos, habilidades y actitudes favorables para cursar y finalizar con éxito
los estudios que inicia. De la misma manera, también informa de la formación académica necesaria, sus
cualificaciones y otros datos de interés.
Perfil de graduado o egreso: conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes adquiridas durante los
cursos de estudios.
FPC: Fundació Politècnica de Catalunya.
EEES: Espacio Europeo de Educación Superior.
DOP: Departamento de Operaciones.
PROCESO
DDN: Departamento de Desarrollo de Negocio.
DADM: Departamento de Administración
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5.
Desarrollo del proceso
5.1.
Bolsa de alumnos potenciales
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1.2
Los alumnos potenciales ingresan al sistema por diferentes vías: páginas web, por e-mail, por teléfono y
presencialmente. Se ingresa en el sistema el nombre y apellido, la actividad o programa formativo del
cual se encuentra interesado y otros datos de contacto necesarios como teléfono, e-mail, dirección, etc.
5.2.
Programas de grado
5.2.1. Brindar Información de preinscripción universitaria
El Equipo de DDN brinda información a los interesados sobre el proceso de preinscripción universitaria
que se realiza a través de la página web ‘https://accesnet.gencat.cat’ dentro del apartado de
Preinscripción universitaria.
PROCESO
Además, se informan los siguientes puntos de interés:

Oficina de Orientación para el Acceso a la Universidad:
http://www10.gencat.cat/sac/AppJava/organisme_fitxa.jsp?codi=117

Información sobre preinscripción universitaria (fechas, procedimientos, etc.).
http://www.gencat.cat/diue/preguntes_frequents/universitats/preinscripcio/

Fechas de preinscripción:
http://www.gencat.cat/diue/ambits/ur/universitats/acces/prein/info/terminis/index.html

Agaur:
http://www10.gencat.cat/agaur_web/AppJava/catala/index.jsp

UPC:
http://www.upc.edu/aprendre/centres-docents/citm

Reconocimiento de créditos de CFGS:
http://www.upc.edu/grau/reconeixement.php?lang=cat
•
Preinscripciones: para pedir información a través del web:
http://www.citm.upc.edu/FUPCgestio/index.php
•
Inscritos a las Jornadas de Puertas Abiertas.
http://147.83.144.36/jpo/inscrits/
5.2.2. Matriculación de alumnos de nuevo acceso
Una vez recibido el listado de preinscripciones por parte de GENCAT-Oficina de Preinscripción
Universitaria, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comienza con las actividades de
toma de contacto con los preinscritos, se les informa sobre el proceso de matriculación (documentación
necesaria que se debe aportar, importe de la matrícula, forma y condiciones de pago) y se planifica el día
y la hora en que deberá asistir al centro para realizar la matriculación.
Una vez que el Equipo del Departamento de Operaciones reciba los justificantes de pago y la
documentación correspondiente se procederá a realizar la matrícula del alumno y la generación
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1.2
automática de la factura correspondiente. Durante el desarrollo de esta actividad el equipo debe realizar
un seguimiento para solicitar documentación y justificantes de pago en caso de que no sea entregada.
Una vez pasada la fecha límite de matriculación se liberan las plazas de los preinscritos que no se hayan
matriculado y se informa la cantidad de plazas disponibles para que la GENCAT - Oficina de
Preinscripción Universitaria vuelva a preparar un listado de preinscritos y se comienza nuevamente con
las actividades de matriculación.
5.2.3. Matriculación de alumnos
Para el resto de alumnos, que se encuentren cursando el programa formativo, el Equipo del
Departamento de Operaciones se pondrá en contacto con ellos y se indicará el proceso de matriculación,
planificando un día y una hora para realizar la matrícula y generar las facturas correspondientes en
función de las condiciones y forma de pago establecido con el alumno.
5.2.4. Listado de alumnos
PROCESO
El listado de alumnos será preparado por el Equipo del Departamento de Operaciones donde se
comprobará que los alumnos no posean pagos pendientes antes del inicio del programa formativo de
grado y realizarán una gestión del cobro de estos pagos pendientes por parte del alumno en los casos
que correspondan.
Una vez conformado el listado de alumnos del programa formativo se comenzarán las actividades
relacionadas con el proceso de Acogida y orientación a los alumnos.
El Equipo de Administración será el encargado de realizar la gestión de la morosidad y de la validación y
aplicación de los cobros correspondientes.
5.3.
Programas de formación continua
5.3.1. Brindar información personalizada
El Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio es el encargado de brindar información
personalizada a cada alumno potencial interesado en uno o más programas de formación permanente.
Se captan las necesidades que posee el interesado y se brinda información sobre los programas más
adecuados para su formación profesional, los contenidos, horarios y calendario, precios, becas,
descuentos junto con toda la información necesarias para que el interesado pueda decidir si desea
inscribirse o no a uno de los programas formativos.
Durante esta actividad, se crea el expediente donde se van registrando no solo los datos personales,
académicos del interesado, sino que también las preferencias que manifieste relacionada con el
programa formativo y los datos de contacto y de facturación que fueran necesarios.
5.3.2. Inscripción al programa formativo
Una vez que el interesado desee inscribirse a un programa formativo, el Equipo del Departamento de
Desarrollo de Negocio comunicará los requisitos necesarios para la inscripción que constan del pago de
los derechos de inscripción y la presentación de documentación necesaria para el proceso de admisión
como el curriculum vitae, cartas de motivación, DNI, acreditaciones de descuentos y otras de interés.
Una vez que se hayan recibido y sean correctos el interesado pasará a ser un inscrito en el programa
formativo.
Posteriormente se verificará que existan plazas disponibles en el programa para continuar con la
admisión.
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Versión
1.2
En caso de que no existan plazas disponibles, el Técnico/a Comercial comunicará al inscrito la situación
y le preguntarán si desea permanecer en espera a la liberación de una plaza. En el caso de que el
inscrito no desee estar en espera se lo reorientará a otro programa formativo y si no lo desea se
procederá a la devolución de los derechos de inscripción por parte del Equipo de Administración.
5.3.3. Acceso al programa formativo
El acceso del programa formativo consiste en revisar por parte del Equipo del Departamento de
Desarrollo de Negocio que el inscrito cumpla con los requerimientos de admisión especificados, y remitir
la documentación necesaria para que la revise el director de actividad y se decidan los candidatos más
aptos para realizar el programa formativo.
En el caso de que el inscrito sea un candidato se pondrá en contacto con el mismo para confirmar las
asignaturas del programa formativo y poder enviarle la carta de admisión correspondiente junto con los
requisitos necesarios para formalizar la matriculación.
PROCESO
En caso de que no sea un candidato, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comunicará
al inscrito la situación, se liberará la plaza y se lo reorientará a otro programa formativo, en caso de que
no lo desee se procederá a la devolución de los derechos de inscripción por parte del Equipo de
Administración.
5.3.4. Comprobación del cobro
El Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio se encargará de revisar en el sistema que se haya
efectuado el pago correspondiente para acceder a la matrícula y en el caso de que se haya efectuado
pasará a validación por parte del Equipo de Administración.
En caso de que no se haya efectuado el cobro del importe correspondiente se pondrán en contacto con
el admitido para verificar que lo realice, y a 7 días del el inicio del programa formativo se solicitará al
admitido el justificante del cobro para acelerar el proceso. En caso de que no lo haya efectuado el pago,
o que haya comunicado la decisión de no realizar el programa formativo se liberará la plaza.
5.3.5. Validación de Matrícula
La validación de la matrícula la realiza el Equipo de Administración y consiste en verificar las condiciones
de pago, el importe del curso, las justificaciones de descuentos, los datos de facturación y la
comprobación del nº de créditos y si son correctos se genera la factura y la matrícula que serán enviados
al pagador, y además, el Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio comunica al alumno por
medio de e-mail y de ‘sms’ su matriculación correspondiente.
En el caso de que sea incorrecto, se indicará al Equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio que
rectifique la matrícula para poder validarla.
En caso de que se requieran más pagos y no haya iniciado el curso, el Equipo de Administración es el
encargado de ponerse en contacto con el pagador para informar de su condición y asegurar que realice
los pagos y pueda estar matriculado para el programa formativo. En el caso de que ya haya comenzado
el curso y no haya realizado los pagos correspondientes, el alumno será moroso y la gestión de la
morosidad será llevada a cabo por el Equipo de Administración.
Una vez que no existan más pagos pendientes de cobrar, el alumno podrá continuar en el proceso de
acogida y orientación a los alumnos.
8
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5.4.
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Versión
1.2
Informe acceso, admisión y matriculación, y rendición de cuentas
El equipo del Departamento de Desarrollo de Negocio será el encargado de desarrollar el informe de
Acceso, admisión y matriculación y presentarlos a los grupos de interés.
PROCESO
En el caso de que los resultados no sean adecuados, el equipo del Departamento de Desarrollo de
Negocio será el encargado de elaborar un plan de mejora correspondiente.
9
6.
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Versión
1.2
Seguimiento y medida
PROCESO
Para el seguimiento personalizado de cada solicitante de inscripción a lo largo del proceso, la Fundació
Politècnica de Catalunya dispones de la Aplicación de ‘Gestió d’Admessos’ dentro de su CRM tal como
se muestra en la siguiente imagen.
En la misma, se recogen todas las acciones que se desarrollan junto con su fecha y responsable.
Además, se recoge el estado de cada solicitante de inscripción a lo largo del proceso.
Las actividades de seguimiento y medición del Proceso ‘Acceso, admisión y matriculación’ se encuentran
especificados en la evidencia ‘Listado de indicadores e informes’ (919.E.6.1.1) definida en el Proceso de
‘Análisis y utilización de los resultados’ (919.P.6.1).
10
7.
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Versión
1.2
Evidencias
Identificación
Expediente
Comunicación de derechos de inscripción
Comunicación lista de espera
Comunicación de no admisión
Carta de admisión y requisitos de matriculación
Factura
Matrícula
Listado de alumnos
Informe de acceso, admisión y matriculación
Plan de Mejora
Soporte
Sistema
Sistema
Sistema
Sistema
Sistema
Sistema
Sistema
Sistema
Papel
Papel
Responsable
Tiempo de
de la custodia conservación
DDN
5 años
DDN
5 años
DDN
5 años
DDN
5 años
DDN
5 años
DADM
5 años
DOP
5 años
DOP
5 años
DOP
5 años
DOP
5 años
PROCESO
919.E.3.2.1
919.E.3.2.2
919.E.3.2.3
919.E.3.2.4
919.E.3.2.5
919.E.3.2.6
919.E.3.2.7
919.E.3.2.8
919.E.3.2.9
919.E.3.2.10
Descripción
11
8.
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Versión
1.2
Roles y actividades
PROCESO
En la siguiente tabla se detallan los roles y las actividades que se desarrollan durante el proceso:
Rol
Actividades
Jefe de DDN
Analizar la información de in-put para la mejora del proceso cuando corresponda.
Especificar otras actividades si corresponde.
Equipo de DDN
Contactar directamente con el alumno potencial mediante correo electrónico, correo
postal, teléfono y otros medios de comunicación.
Registrar acciones de información y asesoramiento.
Brindar información personalizada.
Creación del expediente académico.
Gestionar el estado de los alumnos potenciales (Interesados – Matriculados).
Solicitar información adicional para las actividades de validación.
Informar sobre los derechos de admisión.
Enviar las cartas de admisión o de no admisión.
Mantener un registro de los inscritos en espera.
Envío de documentación al director de la actividad asociada al alumno.
Verificar el justificante de pago.
Informar al responsable del departamento.
Realizar seguimientos comerciales.
Reorientar a los alumnos potenciales en caso que corresponda.
Gestionar las reservas de plazas y confirmar plazas.
Matricular a los alumnos a las actividades del programa formativo.
Realización de informe de acceso, admisión y matriculación.
Rendición de cuentas a grupos de interés.
Elaboración del plan de mejora.
Director de Actividad
Revisión del currículum, cartas de motivación y otras actividades para validar la admisión
del inscrito dentro del programa formativo.
Equipo de Administración
Validación de los términos de pago contratados y efectuados.
Comprobación de los pagos realizados.
Conformación de las facturas.
Realización de devoluciones de derechos de admisión.
Generación de factura y matrícula y su envío al pagador.
Equipo de DOP
Comunicación al alumno de su matriculación.
Mantener actualizado el listado de alumnos del programa formativo.
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9.
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Versión
1.2
Ficha Resumen
Responsable del
Proceso

Responsable del Departamento de Desarrollo de Negocio.
Órgano Responsable

No Aplica.
PROCESO
Grupos de Interés
 UPC, FPC y Administraciones Públicas: elaboración de normativas y
marcos de referencia para el acceso y matriculación de alumnos.
 Alumnos: participación en la emisión de incidencias, reclamaciones y
sugerencias.
Implicados y
mecanismos de
participación
 PAS: resolución de incidencias, reclamaciones y sugerencias.
 Directores de Actividades, PAS y Alumnos: participación en los requisitos
admisión (entrevistas, evaluaciones) según el programa formativo. Aportación
de información en los procesos del SAIQ que se recoge mediante el proceso
919.P.6.1 (Análisis y Utilización de Resultados).
Rendición de
cuentas
 La rendición de cuenta a los grupos de interés queda definida en el proceso
919.P.7.1 (Publicación de Información sobre Titulaciones).
Mecanismos para la
toma de decisiones
 Se detalla en los puntos 5 (Desarrollo del Proceso) y 6 (Seguimiento y
Medición) del documento.
Recogida y análisis de
información
 Los indicadores del proceso se definirán y se recogerán de acuerdo en lo
establecido en el proceso 919.P.6.1 (Análisis y Utilización de Resultados).
Seguimiento, revisión y
mejora

El Responsable del Departamento de Desarrollo de Negocio será el
encargado de realizar el seguimiento anual, revisar el proceso e implantar
mejoras.
13
10.
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Página 14 de 18
Versión
1.2
Diagrama de Flujo
Elemento
Descripción
Inicio del proceso
Actividad a desarrollar
Punto de control/decisión
Enlace con otro proceso
PROCESO
Evidencia documental de la realización de una
actividad
Elementos del entorno que se han de considerar
para desarrollar una actividad
Inputs o entradas a un determinado proceso
Indicador de continuidad del proceso
Fin del proceso
14
Página 15 de 18
Versión
1.2
PROCESO
919.P.3.2.docx
15
Página 16 de 18
Versión
1.2
PROCESO
919.P.3.2.docx
16
Página 17 de 18
Versión
1.2
PROCESO
919.P.3.2.docx
17
Página 18 de 18
Versión
1.2
PROCESO
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18

proces o

Transcripción

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