Procedimiento Entrega de Correspondencia Interna
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Procedimiento Entrega de Correspondencia Interna
Código: 09-004-PG-003-1 Liberado: 2011-05-25 ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA 1. Propósito y Alcance PROPÓSITO Entregar oportuna y correctamente la correspondencia que se genera al interior de la empresa por medio electrónico y físico. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la generación del radicado interno en todas las áreas de la empresa, hasta la notificación electrónica o física del destinatario. Aplica para todas las áreas de la Empresa y el Equipo de Servicios Administrativos. 1. Definiciones DIGITALIZAR Escanear los documentos recibidos y cambiar datos de referencia. DOCUMENTO Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Para efectos de este procedimiento es la documentación recibida internamente. INDEXAR Subir la información digitalizada al aplicativo de gestión documental (Mercurio). MERCURIO Es el software de Gestión Documental que maneja la empresa. OFICINA PRODUCTORA Es la oficina que genera el documento original. Por ejemplo, la oficina productora de las directivas de la empresa es Secretaría General. OFICINA RECEPTORA Es la oficina a la cual va dirigido el documento original. PLANILLA DE MENSAJERIA Formato donde se relaciona los documentos físicos que recibe y envía cada área de forma interna y/o externa. Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 3 Página 1 de 5 “Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de Documentos, se considera inválida” Código: 09-004-PG-003-1 Liberado: 2011-05-25 RADICACIÓN DE DOCUMENTOS Es la asignación de un número consecutivo (radicado) a las comunicaciones recibidas o producidas en la empresa, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envío. RUTA DE MERCURIO. Lista de pasos y tareas que tiene un documento para su gestión. 3. Procedimiento. 3.1 Diagrama de Flujo Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 3 Página 2 de 5 “Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de Documentos, se considera inválida” Código: 09-004-PG-003-1 Liberado: 2011-05-25 PROCEDIMIENTO: ENTREGA CORRESPONDENCIA INTERNA COORDINACIÓN ARCHIVO Y CENTRO DE INFORMACION TODAS LAS ÁREAS INICIO Documento Físico Clase de Documento Documento Magnético 6. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Registrar documentos en Planilla de Mensajeria 7. AUXILIAR DE SERVICIOS Recoger y verificar Correspondencia 5 de la carpeta minutos 1 minuto 8. AUXILIAR DE SERVICIOS 1. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA N ¿Ok.? Generar Radicado Interno 1 Anotar inconsistencia en la planilla 2 minutos S minuto 9. AUXILIAR DE SERVICIOS 2. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Elaborar documento Firmar Planilla 10 minutos 0.5 minutos 10. AUXILIAR DE SERVICIOS 3. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Recibir y Distribuir documentos Indexar imagen al radicado 5 15 minutos minutos 11. AUXILIAR DE SERVICIOS 4. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Registrar documentos en Planilla de Mensajeria Asignar Ruta de Mercurio 1 minuto 5 minutos 5. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Revisar Ruta de Mercurio 5 12. AUXILIAR DE SERVICIOS minutos Entregar Carpetas en cada área 13. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA 10 a 40 minutos Verificar Correspondencia de la carpeta 5 minutos 14. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA N ¿Ok.? Anotar inconsistencia en 2 la planilla minutos S 15. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Firma Planilla 0.5 minutos 16. ASISTENTE/ AUXILIAR DE OFICINA Entregar documentos 2 minutos FIN Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 3 Página 3 de 5 “Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de Documentos, se considera inválida” Código: 09-004-PG-003-1 Liberado: 2011-05-25 3.2 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Descripción de Diagrama de Flujo DESCRIPCIÓN Generar radicado interno a través de Mercurio, ingresando los datos básicos del documento. Elaborar el documento que se envía, indicando el radicado. Indexar la imagen del documento a la respectiva radicación, con sus anexos si los tiene. Asignar Ruta de Mercurio y/o Enviar por correo electrónico al área correspondiente. RESPONSABLE ANS Asistente/ auxiliar de oficina 1 minuto Asistente/ auxiliar de oficina 10 minutos Asistente/ auxiliar de oficina 5 minutos Asistente/ auxiliar de oficina – oficina productora Asistente/ auxiliar de oficina – oficina receptora Leer el documento recibido y enviar por correo electrónico o a través de Mercurio a la persona que debe realizar la gestión. Registrar en la Planilla de Mensajería, el documento que se envía físicamente, Asistente/ auxiliar de indicando fecha, hora y persona que oficina registra. Recoger la correspondencia y verificar que los documentos relacionados se encuentren Auxiliar de servicios en la carpeta. Realizar anotaciones en la Planilla de Auxiliar de servicios Mensajería. Firmar la Planilla Mensajería. Auxiliar de servicios Versión: 3 5 minutos 1 minuto 5 minutos 2 minutos 0.5 minutos Distribuir los documentos en las carpetas Auxiliar de servicios de las diferentes áreas de la empresa. Relacionar los documentos en las Planilla Auxiliar de servicios de Mensajería de cada área. Entregar la carpeta de correspondencia en cada oficina. • Oficina en la misma edificación Auxiliar de servicios Otra edificación: • Pereira y Dosquebradas • Cuba Verificar que los documentos relacionados Asistente/ auxiliar de se encuentren en la carpeta. oficina Realizar anotaciones en la Planilla de Asistente/ auxiliar de Mensajería. oficina Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información 1 minuto 15 minutos 5 minutos 10 minutos 20 minutos 40 minutos 5 minutos 2 minutos Página 4 de 5 “Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de Documentos, se considera inválida” Código: 09-004-PG-003-1 Liberado: 2011-05-25 Asistente/ auxiliar de oficina Entregar a la persona que debe realizar la Asistente/ auxiliar de gestión. oficina 15 Firmar la Planilla Mensajería. 16 0.5 minutos 2 minutos 4. Documentos 4.1 Procedimientos relacionados • 4.2 No aplica. Registros generados • 4.3 Planilla de Mensajería Interna. Actividad 6 y 11. Documentos de referencia • “Manual para la elaboración y trámite de correspondencia en la Empresa de Telecomunicaciones de Pereira S.A. ” 5. Consideraciones • • • • • • Si la persona interesada o responsable de generar el documento, no tiene Mercurio, debe solicitar el radicado a la Asistente o Auxiliar de Oficina del área, y hacer llegar a través del correo electrónico el documento y soporte del caso para incluirlo en Mercurio. Los documentos no radicados en Mercurio, serán radicados en la Planilla de Mensajería. Los documentos relacionados con la notificación de terminación de contrato laboral, se deben imprimir y obtener el acuse de recibido, original que reposa en la hoja de vida. Con el fin de minimizar el consumo de papelería, se implementa el uso de la firma digital en el documento y la notificación por correo electrónico. Sólo se imprimen documentos dirigidos al personal que no tenga correo electrónico. Para el manejo de la correspondencia interna física, cada área tiene asignadas 2 carpetas de diferente color, donde una de ellas siempre estará en la oficina productora y la otra en la Oficina de Servicios Administrativos. La Planilla de Mensajería se diligencia con letra legible y lapicero tinta negra. Aprobado por: Coordinador de Archivo y Centro de Información Versión: 3 Página 5 de 5 “Toda copia electrónica o física que NO se encuentre registrada en el Formato de Control de Documentos, se considera inválida”