Exportación de catalogo e importación de polizas de aspel Coi

Exportación de catalogo e importación de polizas de aspel Coi

Exportación de cuentas contables del programa Aspel Coi
Exportación del catalogo de cuentas contables del programa Aspel coi 5.00
VSCTotal es un sistema que se relacionan con otros sistemas del mercado, en este caso nos
referimos al programa Aspel coi 5.00. El enlace con el programa Aspel coi 5.0 se hace para
obtener / exportar el catálogo de cuentas contables, para posteriormente importar dicho catálogo al
sistema VSControlTotal. Este proceso evita tener que definir manualmente las cuentas contables
en el sistema.
Es importante saber que para poder hacer la exportación del catálogo de cuentas contables desde
Aspel coi 5.0 se necesita de un archivo de nombre Bgralw2.fto Sin este archivo no podrá exportar
el catálogo de cuentas contables. Habiendo considerado el comentario anterior, a continuación se
describen los pasos a seguir para el proceso de exportación del catálogo de cuentas contables.
1.- Debe solicitar el archivo Bgralw2.fto a su distribuidor de sistemas Vision Systems,
Posteriormente debe indicar el directorio donde desea guardar dicho archivo, este archivo debe
estar en el mismo directorio donde se encuentra la base de datos de Aspel coi 5.0, por lo que el
archivo Bgralw2.fto se debe guardar en el siguiente directorio: C:\Archivos de programas\archivos
comunes\Aspel\Sistemas Aspel\COI5.00\ejemplos (Anteponiendo que esta sea la dirección de la
empresa creada por Aspel Coi)
2.- Debe descomprimir el archivo que se le envió en la ubicación de la empresa creada por el
programa contable.
3.- Inicie sección en su programa Aspel coi 5.0, y diríjase al menú Reportes -> Balance general ->
Moneda contable, para empezar el proceso de exportación del catálogo de cuentas contables.
Fig. 1 Menú Reportes.
4.- Seleccionando la opción “Moneda contable” visualizará la pantalla que se representa en la Fig.
1, en ella podrá renombrar el archivo con el nombre de Bgralw2.fto.
Fig.2 Opción balance general.
5.- Como resultado visualizará la pantalla que se representa en la Fig. 2, en ella podrá especificar
el directorio donde se guardará el archivo que se generará con las cuentas contables. También
desde esta misma pantalla especifica el nombre del archivo que contendrá las cuentas contables a
exportar.
Fig. 2 Exportar catalogo de cuentas contables.
6.- Al finalizar el proceso de exportación obtendrá un archivo en formato TXT el cual tendrá las
cuentas contables exportadas desde el programa Aspel coi 5.0 Este archivo se podrá utilizar para
importarlo a VSCTotal, VSMantenimiento, y VSConcretos.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA CONEXIÓN CON ASPEL COI 5.0
El programa contable Aspel Coi 5.0 ha determinado quitar opciones que permitían importar como
exportar información del programa contable. Actualmente para poder interactuar con la información
que genera los sistemas de Vision Systems se utilizan procedimientos para exportar el catalogo de
cuentas así como para importar las pólizas al programa contable.
Esta guía detalla claramente como se debe configurar el enlace entre los sistemas de Vision
Systems y el sistema contable Aspel Coi 5.0. Es de importancia que sea configurada toda aquella
computadora que tenga instalado el programa contable que interactúe con Aspel Coi 5.0
¿Qué debe hacer para iniciar?
Configuración de cada computadora que tenga instalado el programa contable así como las
estaciones de trabajo que interactúen con él. Haciendo una conexión de base de datos en cada
una de las maquinas, para esto se debe desplazarse al Panel de control y elegir Herramientas
administrativas (ver Fig. 1)
Fig. 1 Panel de control (Selección de herramientas administrativas)
Le mostrara la siguiente pantalla (ver Fig. 2) de donde seleccionara la opción “orígenes de
datos(ODBC)” presione doble clic sobre la opción seleccionada para que le permita continuar con
la configuración.
Fig. 2 Creando un enlace a base de datos.
Seleccionando la opción correcta visualizara la siguiente pantalla (ver Fig. 3) de donde debe
seleccionar la pestaña “DSN de sistema” para después presionar el botón “agregar” para poder
insertar de un listado de controladores el que lleve por nombre “ Microsoft Paradox Driver (*.db) “.
Fig. 3 Insertar el controlador indicado.
En el momento que seleccione el controlador y presione el botón “Finalizar” le mostrara la siguiente
pantalla (ver Fig. 4). De donde debe hacer los siguientes puntos:
Fig. 4 Directorio origen de la base de datos de Aspel Coi. 5.0
1.- Escribe el nombre del origen de datos, debe ser exactamente el siguiente nombre ODBCPxCOI.
2.- Seleccione el directorio en donde se encuentre la base de datos del sistema contable Aspel Coi
5.0.
3.- En el momento que seleccione el directorio correcto de la base d e datos presione el botón
“aceptar” para finalizar la ubicación del directorio origen.
4.- Si se encuentra en una estación de trabajo lo correcto es que tenga que acceder por la red local
de la empresa para encontrar el directorio origen.
5.- Finalice la configuración del controlador que selecciono, para regresar a la primera pantalla de
configuración en donde podrá visualizar el nuevo controlador agregado, presione el botón “Aceptar”
para Terminar con toda la configuración.
Fig. 5 Termino del enlace de base de datos.
EXPORTACIÓN DE PÓLIZAS DESDE EL SISTEMA VSCTOTAL.
En el sistema VSCTotal se hace el procedimiento de exportación de asientos contables desde él
modulo de pólizas contables, para accedes a este modulo debe dirigirse a Módulos >
Administración > Pólizas contables, lo que se necesita previó a enviar todos los asientos contables
al sistema de contabilidad es la revisión de pólizas.
Fig.1 Modulo contable
Fig.2 Filtro de búsqueda de pólizas.
1.- Seleccione el periodo para localizar las pólizas a exportar.
2.- Seleccione el tipo de póliza.
3.- Seleccione el estado de la póliza.
4.- Presione el botón “Actualizar” para enlistar todas las pólizas del periodo y estado
seleccionados.
5.- Listado de pólizas.
En el momento que se pueda ver el listado de pólizas de la búsqueda, puede seleccionar una por
una o seleccionar todas las pólizas enlistadas, esto lo puede hacer seleccionando las pólizas y
manteniendo presionado el botón CTRL. Una vez seleccionadas las pólizas deberá localizar el
botón (
) exportar pólizas, para que le permita visualizar una pantalla que le permita exportar las
pólizas.
Figura 3.- Exportar Pólizas
6.- Seleccione el sistema contable.
7.- Escriba el inicio del periodo contable.
8.- En esta opción puede indicar al sistema que debe hacer con las pólizas repetidas, “Saltar o
Sobrescribir” la póliza repetida.
9.- Es la ruta de un archivo TXT donde podremos revisar el seguimiento que se le da a la
exportación de la póliza
10.- Presione el botón “Exportar” para iniciar el proceso de exportación.
CONFIGURACIÓN PARA LA IMPORTACIÓN DE PÓLIZAS EN ASPEL COI 5.0
Los sistemas de Vision Systems necesitan interactuar con programas como Aspel Coi 5.0 y en
específico con esta versión, se tiene que llevar acabo una previa configuración que permite la
importación de pólizas. El procedimiento inicia en el menú configuración en donde tendrá que
ajustar los parámetros para la opción de pólizas.
Fig. 1 Parámetros del sistema.
Este opción le mostrara la siguiente pantalla (Ver Fig. 2) Los parámetros de configuración le
permitirá manipular el numero consecutivo que se desea importar desde cualquier sistema de
Vision Systems.
Fig. 2 Parámetros de configuración para las pólizas
1.- Seleccione la opción de pólizas.
2.- Quite la selección de la opción “Numero secuencial”
Presione el botón “Aceptar” para guardar los cambios.
¿Qué función tiene los parámetros del sistema para las pólizas?
Los parámetros mostrados en la figura 2 permiten importar el número de póliza siguiente a la última
captura por su sistema Aspel Coi. 5.0 ejemplo:
Se mostrara un ejemplo de los últimos consecutivos capturados para las pólizas creadas en Aspel
Coi. 5.0
Póliza Egresos No.
Póliza Ingresos No.
Póliza Diario No.
17
20
10
18
21
11
Con la configuración previamente asignada cualquier sistema de Vision Systems puede importar
siguiendo los siguientes consecutivos.
Importante: Es necesario modificar el folio de las pólizas en el sistema VS antes de importar
Póliza Egresos No. VS
Póliza Ingresos No. VS
Póliza Diario No. VS
19
22
12
20
23
13
Una vez que se llevo a cabo la importación usted puede volver a dejar los parámetros para su
sistema Aspel Coi 5.0 de forma consecutiva, solo recuerde que cada que desee importar del
sistema
VS
deberá
volver
a
cambiar
estos
parámetros.
Cuando interactúan en la importación de pólizas los sistemas Aspel Coi. 5.0 y Vision Systems no
se calcula de inmediato los saldos de las cuentas contables, para realizar el cálculo debe
desplazarse al menú utilerías.
Fig.3 Opción para calcular los saldos en las cuentas
Al selecciona la opción “Control de archivos” le mostrara la siguiente figura no. 4 en donde podrá
recalcular os saldos de las cuentas.
Fig.4 Recalcular los saldos.
1.- Seleccioné la opción “Pólizas”
2.- Manteniendo seleccionada la opción presioné el botón “Recupera”
Para finalizar el proceso presioné el botón “Salir”