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Transcripción

CONI® - Manual de Referencia
CONI
®
Sistema de Información para el Control de Inventarios
MANUAL DE REFERENCIA
Versión 3.2.8.4
Del 11/14/2011
Manual de Referencia
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Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
PROLOGO
PRE REQUISITOS PARA LA INSTALACIÓN
INSTALACIÓN DEL SISTEMA
LICENCIAMIENTO
ACTUALIZACIONES
MANEJO DE CORRECCIONES Y BUGS DE CORRECCIÓN
INGRESO AL SISTEMA
INICIAL
a. Parámetros Iniciales
b. Creación – Modificación de Artículos
c. Creación – Modificación de Proveedores
d. Creación – Modificación de Servicios
e. Registro de Inventario Inicial
9. INVENTARIOS
a. Entradas de Almacen
b. Consultar Entradas de Almacen
c. Salidas de Almacen
d. Consultar Salidas de Almacen
e. Ajustes de Inventario
f. Inventarios Finales
g. Reportes
i. Reportes de Inventario
1. Kardex
2. Inventario General
3. Inventario de Activos Fijos
4. Movimiento General de Kardex
5. Confrontación de Inventario
6. Informe de Productos Críticos
7. Inventarios de Periodos Anteriores
ii. Reportes de Compras
1. Compras por Proveedor
2. Compras por Producto
3. Comparativo Producto servicios
4. Variación de Precios
5. Relación de Facturas
6. Exportar facturas
10. VENTAS
a. Registro Diario de Ventas
b. Informe Diario de Costos
c. Informe de Ventas
d. Curva de Servicios
11. PRODUCCIÓN
a. Precosteo
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3
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7
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b. Orden de Compra
c. Cierres de Periodo
12. SISTEMA
a. Registro de Nuevos Usuarios
b. Modificación de Claves
c. Cambio de Usuario
d. Auditoria
e. Copia de Seguridad
f. Mantenimiento al Software
g. Recalcular
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1. PROLOGO
El sistema CONI® Sistema Administrativo para el control de Inventarios; es un aplicativo
diseñado y ajustado a la operación de casinos y campamentos acorde a la operación de
SERVIHOTELES S.A.
Es un sistema dinámico diseñado en ambiente Windows® y empleando como front el
Access 2007® de Officce®; el lenguaje de desarrollo es Visual Basic® por lo que para su
funcionamiento se requiere de las herramientas mencionadas.
El alcance está en construcción y se espera logre cubrir buena parte de los procesos
operativos y de control que se llevan a cabo en los centros de operación, por lo que
probablemente en cada versión se irán adicionando nuevas funcionalidades o mejoras
para el crecimiento del sistema.
2. PRE REQUISITOS PARA LA INSTALACIÓN:
Para la Instalación del Aplicativo CONI® se requiere contar con los siguientes elementos de
hardware y software:
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•
•
•
•
•
•
•
•
Computador Intel Core Duo o similar
Mínimo 1 Gb en Ram
1 GB en DD disponible
Windows XP o superior
Impresora en Línea
Configuración de Outlook con una cuenta de correo
Winrar instalado
Officce Profesional 2007 (incluido Access)
Conexión de Banda Ancha 2MB para soporte.
Licencia del Aplicativo CONI®
3. INSTALACIÓN DEL SISTEMA
Una vez verificado que se cumpla con las condiciones mencionadas anteriormente se
deberá proceder con las siguientes acciones para instalar el aplicativo:
•
Configuración del panel de Control: Cambiar el esquema de fecha en la
configuración regional de tal forma que aplique el formato mm/dd/yyyy contrario
al latinoamericano que es dd/mm/yyyy. De igual forma cambiar el punto decimal
por coma y la coma de separador de miles por punto.
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•
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•
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•
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Ingresar al Outlook y configurar la cuenta de correo establecida.
Instalar el aplicativo teamvier® de manera gratuita; el cual se puede descargar por
Internet con la ayuda de Google
Crear una Carpeta con el nombre CONI en la raíz C:\\
Dentro de la Carpeta c:\\CONI crear otra carpeta con el nombre Backups
En el paquete de instalación encontrará el archivo BarcodeFont copiarlo en la
carpeta c:\\windows\fonts
En el paquete de Instalación encontrará el archivo PDFCreator-0_9_5_setup;
ejecutar e instalar
En el paquete de Instalación encontrará el archivo SaveAsPDFandXPS; ejecutar en
Instalar.
Copiar la Carpeta BMP que se encuentra en el paquete de Instalación en la Carpeta
C:\\CONI
Copiar los archivos coni.mdb y sintab.mdb que se encuentran en el paquete de
Instalación en la carpeta C:\\CONI
Ingresar a Access 2007
En Access 2007 ir a Inicio – Opciones de Access – Avanzadas y desmarcar las
opciones de verificación - Aceptar.
Aceptar
En Access 2007 ir a Inicio – Opciones de Access – Centro de Confianza –
Configuración de Centros de Confianza - Configuración de macros y seleccionar
Habilitar todas las macros - Aceptar
En Access 2007 ir a Inicio – Opciones de Access – Centro de Confianza –
Configuración de Centros de Confianza - Barra de Mensajes y seleccionar No
mostrar nunca información sobre contenido Bloqueado - Aceptar
Para crear el icono de Acceso directo del sistema CONI; ir al Escritorio del
computador; en una parte de la pantalla en Blanco hacer Click con el botón
derecho, Seleccionar Nuevo – Acceso Directo.
Directo En donde solicita la ubicación del
elemento escribir C:\CONI\CONI.mdb – Aceptar
Hacer Click con el botón derecho sobre el icono que recién se ha creado;
seleccionar Propiedades – Cambiar Icono - En el espacio de buscar iconos en este
archivo escribir C:\CONI\BMP\2732.ico - Aceptar
Ingresar al sistema por el Icono Creado.
4. LICENCIAMIENTO
El proceso de licenciamiento corresponde a la activación del sistema mediante la
digitación de la licencia correspondiente; es de anotar que el sistema cuenta con un
número limitado de licencias y cada una de ellas corresponde a la activación en un
equipo específico; esto debe ser tenido en cuenta al momento de solicitar una licencia.
Una vez instalado el sistema al momento de arranque saldrá un aviso indicando que el
equipo no está registrado y que requiere licencia; en caso de registrarlo saldrá una
ventana con la siguiente solicitud de información.
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Inicialmente se encontrará que no tiene registro para lo cual es necesario hacer
Click en el Botón de Solicitar.
Solicitar Luego Click en aceptar de la ventana subsiguiente;
mediante este proceso se estará enviando un correo electrónico para solicitar la
clave o licencia para activar el equipo.
A vuelta de correo se recibe la clave la cual hay que digitarla en los cinco campos
dispuestos para ello y hacer Click en el botón de registro momento en el cual el
sistema valida la clave y otorga el permiso de registro. En la ventana de equipo
escribir un nombre con el cual se identificará el los procesos futuros. Volver a iniciar
el sistema.
5. ACTUALIZACIONES
El sistema CONI® constantemente se está actualizando; para ello, vía correo el
usuario recibirá el botón de descargar actualización; es muy importante tener
presente la versión que se tiene del sistema y confrontarla con la versión de la
actualización que se envía.
Los pasos para actualización son:
•
•
•
•
Sacar una copia del archivo coni.mdb que está en la carpeta c:\CONI y
renombrarlo con la fecha mm/dd/aaaa
Descomprimir el archivo que se descarga en la carpeta c:\CONI
reemplazando el archivo coni.mdb que existe allí
Entrar al sistema normalmente
Al aparecer la ventana de actualización, ejecutar la misma y continuar con el
uso normal del aplicativo
6. CORRECCIONES Y BUGS DE CORRECCIÓN
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Cuando se presentan situaciones puntuales se errores en la base de datos, se
tratara de brindar soporte vía Internet; sin embargo en algunos casos esto no es
posible por lo que es necesario que el usuario envíe la Base de Datos (BD) para el
soporte respectivo.
Los pasos para enviar la BD son los siguientes:
Cerrar el sistema CONI®
Ir a la carpeta c:\CONI
Seleccionar el Archivo SINTAB.mdb
Hacer Click con el Botón derecho
Seleccionar Añadir a “SINTAB.rar”
Una vez se cree el archivo .rar enviarlo por correo electrónico.
NOTA: Mientras la BD está en Soporte no se puede digitar nada en el sistema por que
se perderá esta información; si es necesario se podrá consultar.
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7. INGRESO AL SISTEMA:
Para ingresar al sistema CONI® es necesario que previamente se haya instalado
correctamente el aplicativo y el
usuario que vaya a ingresar este
registrado; de ser así digite el
número de identificación en el
campo Usuario la contraseña
correspondiente.
Una
vez
validada
la
información
correspondiente el Sistema brinda
la bienvenida al aplicativo e
ingresa al panel principal; en el
cual debe aparecer en la parte inferior derecha el nombre del Usuario que está activo en el
aplicativo.
Es importante tener presente que todas las operaciones que se realicen el en sistema
quedaran con el registro del usuario que las esta realizando.
Nombre de la Empresa
Centro de Trabajo
Versión
Módulos
Usuario Activo
Identificación del Modulo principal del sistema CONI®
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8. INICIAL
a. PARÁMETROS INICIALES
Corresponde a esta funcionalidad el registro de los parámetros necesarios requeridos para
la operación del sistema y que deben quedar registrados para poder determinar todos los
registros y operaciones. Para ello es necesario completar o modificar la información
solicitada
La ruta de Acceso es: INICIAL – PARÁMETROS INICIALES
b. CREACIÓN – MODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS
Por medio de esta funcionalidad se crean o modifican los artículos del inventario; para ello
es importante tener claro que antes de la creación del artículo se debe verificar que no
exista otro con similares características a fin de no duplicar la información creada. Para
ello se emplea el Botón de Filtro de Artículos el cual nos permite consultar por el nombre
del articulo cualquiera que se encuentre con las características dadas (podemos usar el *
entre la palabra dada para un mayor alcance de la búsqueda Ej. *azuc* traerá todas las
palabras o artículos que contengan las letras azuc.
La ruta de Acceso es: INICIAL – CREACIÓN MODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS
Cada artículo debe pertenecer a un grupo de inventario, y se debe consignar la siguiente
información:
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1. Grupo al cual pertenece el articulo a ingresar; una vez seleccionado el grupo el
sistema arroja el código asignado al artículo.
2. Unidad de presentación del artículo.
3. Nombre completo del articulo
4. IVA que corresponde a este producto
5. Retención en la fuente que debe hacerse a este producto; por lo general el 3.5%.
6. Stock Mínimo; cantidad mínima que se debe mantener en existencia para la
operación del artículo.
7. Stock máximo: Cantidad máxima permitida por almacenamiento para la operación.
La botonería corresponde en su orden:
a. Ir al primer registro
b. Ir al registro anterior
c. Ir al siguiente registro
d. Ir al Último registro
e. Insertar un nuevo registro
f. Vista previa del listado de artículos incluidos en orden alfabético
g. Buscar un articulo
h. Filtrar artículos
c. CREACIÓN MODIFICACIÓN DE
PROVEEDORES
Para una integración con los sistemas de
información contables de la compañía CONI® ha
establecido una funcionalidad para la creación de
proveedores en la siguiente ruta:
La ruta de Acceso es: INICIAL – CREACIÓN
MODIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Sin la información completa del proveedor no se
podrán hacer entradas de Almacen ni Órdenes de
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Compra.
La información que se debe diligenciar es:
a. Nombre completo del proveedor conforme aparece en la Cámara de
Comercio o registro comercial.
b. Numero de Nit sin puntos ni comas; el sistema calcula el digito de
verificación. Se requiere para los procesos contables
c. Dirección completa del proveedor; se requiere para las Órdenes de Compra
d. Seleccionar la Ciudad a la que corresponde la dirección; se requiere para las
Órdenes de Compra
e. Teléfono del proveedor; se requiere para las Órdenes de Compra
f. Persona de Contacto ; se requiere para las Órdenes de Compra
g. Correo electrónico; se requiere para las Órdenes de Compra
La botonería corresponde en su orden:
a. Ir al primer registro
b. Ir al registro anterior
c. Ir al siguiente registro
d. Ir al Último registro
e. Insertar un nuevo registro
f. Guardar la Información
d. CREACIÓN MODIFICACIÓN DE SERVICIOS
En esta funcionalidad de crean, modifican o adicionan los servicios que se van a prestar
conforme al contrato y los respectivos precios de los mismos
La ruta de Acceso es: INICIAL – CREACIÓN MODIFICACIÓN DE SERVICIOS
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Allí se debe colocar cada uno de los nombres estipulados y los valores acordes a lo
establecido en el contrato comercial en la Columna AC se marca si el servicio que se está
creando se puede acumular como indicador de servicios – Ej. Cuantos servicios se ofrecen
por mes – En la columna GR se marca si este servicio será un generador de requisición
independiente.
e. REGISTRO DE INVENTARIO INICIAL.
Esta funcionalidad solo será utilizada para el inicio del aplicativo y cuando el proyecto ya
venía operando; aquí se registrara entonces la información completa del Inventario de
Alimentos, Bebidas, Aseo y Suministros con los que se va a inicial el proceso en el sistema.
La ruta de Acceso es: INICIAL – REGISTRO DE INVENTARIO INICIAL
La fecha de Entrada corresponde a la fecha del inventario y el número puede ser 1. Luego
se digitan uno a uno los productos con la cantidad y valor unitario de los mismos. En el
campo de observaciones se puede digitar información adicional que competa y soporte el
mismo inventario. Una vez verificada la información la podemos guardar haciendo Click
en el botón
botón
y si se requiere una impresión del mismo (recomendado) se hace con el
y una vez se muestre en pantalla empleamos el Control + P.
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9. INVENTARIOS
a. Entradas de Almacen
Con la definición de los parámetros iniciales, la creación de los artículos, la creación de los
proveedores, el registro del inventario inicial y cierre inicial; se puede inicial el proceso de
entrada de almacen.
A través de las entradas de almacen se hace el ingreso de los artículos facturados y bajo las
siguientes modalidades: Entrada por Facturación o Entrada por Transferencia.
La ruta de Acceso es: INVENTARIOS
INVENTARIOS – Entradas de Almacen
El número de la entrada aparece en consecutivo una vez se haga doble Click en el campo
correspondiente; si la entrada es producto de una transferencia se debe habilitar el campo
y se activara un campo adicional para que se seleccione el contrato del cual enviaron la
mercancía.
mercancía En ambos casos se digita la fecha de entrada (por defecto el sistema muestra la
del día).
Si la entrada corresponde a una entrada por proveedor se debe seleccionar el proveedor;
en caso de no estar registrado se debe incluir primero. (Ver Creación- Modificación de
Proveedores). Se debe digitar el numero de la factura, y la fecha de la misma (por defecto
el sistema muestra la del día) y seleccionar la forma de pago.
En el cuerpo de la entrada se debe ir registrando uno a uno los artículos que vienen
reportados en la factura. Si el artículo no está registrado se debe registrar primero (Ver
Creación – Modificación de Artículos). Una vez seleccionado el articulo; el sistema coloca
el código del mismo y en la parte inferior en los campos sombreados de color verde
indicara la unidad de medida del articulo seleccionado, el stock, el valor actual conforme a
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la unidad de medida y las cantidades mínimas y máximas que se pueden tener de este
producto; todo lo anterior conforme a lo registrado al momento de crear el articulo.
En la columna de Cant-fac se digita lo que viene facturado mientras en la columna cant-rec
se digita lo que realmente se recibe. Si para el caso en la factura viene relacionado un
producto que no llego físicamente; éste se debe registrar y en cantidad facturada escribir lo
indicado y en cantidad recibida se coloca cero; en valor unitario el valor unitario del
producto – Para este caso no funciona si se coloca el valor total puesto que el sistema no
puede dividir por cero – de esta forma se creara una nota crédito NC y el valor de la
factura debe coincidir.
Se recomienda colocar primero el valor de la columna total para que el sistema determine
el valor unitario. IMPORTANTE. Tener presente la conversión de las cantidades y precios
facturados con respecto a las unidades de medida del sistema.
Digitado el valor total el sistema calcula el valor de IVA y Retención conforme a los datos
suministrados durante la creación del artículo; sin embargo si se requiere se podrá
modificar ya sea para esta entrada o para el artículo en general.
En la parte final de la entrada se va actualizando el valor subtotal, IVA, Retención y total. El
Campo TOTAL NC corresponde a aquellos valores que tendrán que manejarse como nota
crédito
b. Consultar Entradas De Almacen
Por esta funcionalidad el sistema permite que se revise la información concerniente a las
entradas registradas en periodos vigentes (no cerrados) y aun cuando no permite
modificar la información digitada, puede emplearse para imprimir la entrada e incluso una
nota crédito. Nótese que en la parte superior derecha aparece una nota en rojo que
indica que la entrada esta “CERRADA”. Con el Botón
se podrá hacer una búsqueda
rápida por Numero de la Entrada o por Fecha de Entrada; en este último caso se filtran
todas las entradas de las fechas seleccionadas.
c. Salidas de Almacén
Con la definición de los parámetros iniciales, la creación de los artículos, la creación de los
proveedores, el registro del inventario inicial y cierre inicial; y habiendo realizado las
entradas respectivas se puede inicial el proceso de despachos de almacen.
A través de las salidas de almacen se hace el despacho de materias primas a los centros de
costo definidos y para los servicios contemplados e incluso las Transferencias para otros
contratos.
La ruta de Acceso es: INVENTARIOS
INVENTARIOS – Salidas de Almacen
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Para el diligenciamiento del formulario se deben seguir los siguientes pasos:
Hacer doble Click en el campo número para que automáticamente el sistema
asigne el número consecutivo de la salida.
Digite la fecha de la salida – Recuerde que el formato es mm-dd-yyyy-.
Seleccione el tipo de salida los cuales pueden ser: Devolución, Operación,
Transferencia. EL normal para las salidas diarias es Operación. Para el caso al
seleccionar transferencia se habilita el campo para que se asigne el centro de
costo al cual se está transfiriendo la mercancía.
Seleccione el centro de costo para donde se despachara la materia prima, es decir;
si la MP va para el comedor, la cocina, lavandería, Aseo Externo etc.
Seleccione el servicio para el cual se despacha la MP
Seleccione cada uno de los artículos a despachar y la cantidad respectiva
Cuando se selecciona el artículo; el sistema mostrara en el campo stock la cantidad
disponible del producto, Recuerde que no puede sacar más de lo que tiene. El sistema
coloca el precio unitario, el valor total y totaliza la salida. Como ayuda para el almacenista
indica el número de registros que se han digitado en la salida correspondiente.
La botonería; en su orden corresponde a:
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Ir al primer registro
Ir al registro anterior
Ir al registro Siguiente
Ir al Último registro
Ingresar una nueva salida
Guardar la Salida
Ver el reporte de la salida
Botón bloqueado para corregir salida
Consultar el Kardex
Generar un listado de Inventario
d. INVENTARIOS FINALES
Esta funcionalidad permite el registro del Inventario Físico Final; para ello es necesario
apoyarse en el reporte de Confrontación de Inventarios.
Antes de digitar el inventario tenga presente hacer los siguientes pasos:
1. Haber realizado todas las operaciones del periodo (entradas y
salidas)
2. Recalcule
3. Verifique que no haya productos críticos y en caso de existirlos
corregir primero.
Una vez se ha realizado el inventario en el formato indicado; este se podrá digitar en el
sistema así:
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1. Seleccione el Modulo de Inventarios
2. Seleccione la Opción de Inventario Final
3. Digite la fecha del inventario la cual debe coincidir con la fecha del último día del
periodo.
4. Seleccione el Periodo
5. Hacer Click en el Botón Cargar con el cual el sistema presentara en la ventana de
trabajo todos los artículos que tienen existencia en el kardex del sistema
6. Hacer Click en la ventana de trabajo para que aparezca la información
7. Digitar la Cantidad Física en la columna Físico;
Físico el sistema calcula diferencias y valor
de la misma; así mismo en las celdas del formulario identificadas como Kardex,
Físico y Diferencia se acumularan los valores del inventario.
8. Para el caso de los productos que se encuentren en físico pero que no estén en el
kardex del sistema; éstos se deberán incluir al final de la información cargada
estipulando en Kardex 0 y en físico lo encontrado.
9. Una vez digitado el inventario físico; revise puntualmente las diferencias para ello se
puede apoyar en el botón Kardex y la revisión específica de cada producto.
10. Solo hasta cuando las diferencias sean mínimas o nulas podremos utilizar el botón
de Ajustar;
Ajustar con el cual el sistema llevará los ajustes correspondientes hasta lograr
que queden las cantidades realmente existentes y encontradas en el inventario
físico.
11. Cierre el formulario de Inventarios Finales y Continúe con el Cierre del Periodo.
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10. PRODUCCIÓN
a. PRECOSTEO
Esta función permite establecer el costo de operación antes de que el mismo ocurra, para
ello es necesario iniciar el proceso estimando la venta (Ver Ventas – Registro de Ventas).
Luego el precosteo nos permite el nivel de detalle tal que se puede estimar por cada
servicio y costo diario.
Al igual que una salida normal se registra uno a uno los productos necesarios para el
servicio detallado; el sistema mostrara el porcentaje de costo del servicio y el costo
acumulado del día.
Este precosteo se convierte luego en salida, en la función inventarios salidas de almacén,
para hacer los ajustes respectivos y grabar la información, asi no se tendrá que volver a
digitar la información.
b. CIERRE DE PERIODO.
Esta funcionalidad permite hacer el cierre de un
periodo correspondiente y no es posible volver
atrás una vez realizado por ello es importante
estas completamente seguro y haber realizado el
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Inventario Físico y Registrado las Ventas del periodo.
1.
2.
3.
4.
Seleccione el Modulo de Producción
Seleccione la Opción Cierres de Periodo
Seleccione el Periodo correspondiente
Hacer Click en el botón Cerrar
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