Manual Instrucciones para Justificaciones Proyectos I D

Transcripción

Manual de Instrucciones para la Justificación
Técnico- Económica vía Web
Proyectos de Investigación y Desarrollo
PID
Control de Versiones
Versión
Responsable Revisión
Responsable Aprobación
Fecha Aprobación
7.0
División de Control de
Proyectos
Director de Seguimiento,
Sistemas y Procesos
Noviembre 2015
ÍNDICE
ÍNDICE
1
1.
PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACIÓN DE PROYECTOS PID
2
2.
PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
3
2.1. INFORME TÉCNICO
6
2.2. MEMORIA ECONÓMICA
7
PERIODO DE EJECUCION DEL HITO/PROYECTO
AMORTIZACIÓN DE EQUIPOS
PERSONAL
MATERIALES
CENTROS DE INVESTIGACIÓN, CENTROS DE INNOVACIÓN Y OTRAS
COLABORACIONES
2.2.6. GASTOS GENERALES
2.2.7. OTROS GASTOS
2.2.8. COSTES DE GESTIÓN
2.2.9. PRESUPUESTO TOTAL
2.2.10.CREACION DE EMPLEO
19
21
21
23
23
23
2.3. FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
23
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
2.3.4.
24
24
24
24
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
2.2.5.
REGISTRO DE AUDITORES
DECLARACIÓN DE AYUDAS
CARTA FIN DE PROYECTO
ESTADO DE LA JUSTIFICACIÓN
8
10
11
16
2.4. GASTOS E INVERSIONES NO FINANCIABLES
27
3.
VERIFICACIÓN DEL PROYECTO PID
28
4.
DESEMBOLSO DE LA AYUDA
30
5.
REQUISITOS DEL AUDITOR
32
6.
ANEXOS
33
Manual de Instrucciones para la justificación técnico-económica de proyectos PID
Versión 7 (Noviembre 2015)
Pág.: 1
1. PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACIÓN DE
PROYECTOS PID
La justificación y seguimiento de los proyectos PID tiene como objetivo analizar la
realización técnica del proyecto, así como la verificación de los gastos imputados
por la empresa. El Técnico Responsable de Seguimiento del CDTI asignado (en
adelante TRS) podrá comprobar la exactitud de todos los datos mediante visita a
las instalaciones donde se ha ejecutado el proyecto. En la visita, el TRS verifica el
desarrollo de las actividades, el logro de los objetivos tecnológicos previstos y el
cumplimiento de las condiciones singulares establecidas en el contrato. También
aclara los extremos relativos a la verificación administrativa realizada por el
auditor que pudieran no haber quedado claros en el análisis documental previo a
la visita.
Las tareas de verificación administrativa, esto es la veracidad entre los gastos
realizados y los documentos acreditativos de los mismos, serán llevadas a cabo
por un auditor de cuentas inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de
Auditores de Cuentas dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de
Cuentas contratado por la entidad beneficiaria. Para ello el auditor deberá realizar
un informe sobre la Memoria Económica de la Cuenta Justificativa realizada por la
empresa según el mecanismo previsto y desarrollado en la Orden EHA/1434/2007
de 17 mayo. Las comprobaciones tienen un alcance del 100% de los gastos
detallados en la Memoria Económica. El auditor en su informe debe detallar las
comprobaciones realizadas y comenta todos aquellos hechos o excepciones que
pudieran suponer un incumplimiento por parte del beneficiario de la normativa
aplicable o de las condiciones impuestas.
Pág.: 2
2. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
La presentación de los resultados y justificaciones necesarias se realiza a través
de la sede electrónica de CDTI https://sede.cdti.gob.es/. Antes de la fecha de
vencimiento del plazo de justificación, en la sede electrónica del CDTI
https://sede.cdti.gob.es/,
las
empresas
beneficiarias
de
un
Proyecto
de
Investigación y Desarrollo (PID) deben presentar la siguiente documentación
según modelos y formatos facilitados por el CDTI:
Memoria económica de justificación de gastos (generado automáticamente
por la aplicación informática) firmado electrónicamente con certificado de
persona jurídica por la empresa beneficiaria y visado con efecto de
identificación por auditor.
Informe de revisión de la memoria económica de la cuenta justificativa
realizado por un/a auditor/a inscrito en ROAC como ejerciente (informe de
gastos auditados) firmado electrónicamente por el auditor. Únicamente
valido el informe de auditor cumplimentado sobre la aplicación CDTI.
Informe técnico, describiendo el progreso del proyecto, las conclusiones del
mismo y la consecución de los objetivos definidos para el hito, tanto para el
consorcio como para cada empresa beneficiaria de forma individual, según
modelo Anexo 1
Declaración de otras ayudas públicas complementarias a la concedida para
la realización del Proyecto, (generado automáticamente por la aplicación
informática) firmado electrónicamente con certificado de persona jurídica
de la empresa beneficiaria y visado con efecto de identificación por el
auditor.
Carta finalización de proyecto (en hito final) firmada electrónicamente con
certificado de persona jurídica por la empresa beneficiaria.
Certificado de estar al corriente de pago con Hacienda y/o Haciendas
Forales en vigor.
Certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social en vigor.
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Justificación del cumplimiento de condiciones contractuales adicionales
(Ej.: Ampliaciones de Capital, Avales, …)
Cuenta de resultados y balance: Se debe entregar el Impuesto de
Sociedades o copia de la auditoría para los años de los que el CDTI no
disponga de la información. Si la empresa pertenece a un grupo
empresarial, se adjuntarán los estados financieros del grupo referidos al
último ejercicio cerrado.
Copia digitalizada de toda la documentación justificativa de los gastos
realizados:
Amortizaciones:
Fichas
de
amortizaciones
de
los
equipos
aceptados.
Personal: Certificados de retenciones y/o nóminas, TC2 del personal
participante, partes horarios y/o declaración de horas incurridas y
convenio colectivo.
Materiales: Facturas y justificantes de pago.
Colaboraciones Externas: Facturas y justificantes de pago.
Otros Gastos: Factura y justificante de pago.
Costes de Gestión: Factura y justificante de pago para asesoría
externa y la misma documentación que en la partida de personal
cuando se impute personal de gestión e la empresa.
Nota importante: La documentación debe incorporarse agrupada por cada una
de las partidas de presupuesto y en el mismo orden en el que aparece en la
memoria económica. Se deben integrar todos los justificantes de forma correlativa
tal y como aparecen en la memoria económica en un solo fichero. Si el tamaño
del fichero supera los 30 Mb (máximo permitido por la aplicación) se incluirán
ficheros correlativos (Ej. personal 1, personal 2, etc.). Se debe escanear en
blanco y negro y con una resolución máxima de 300 dpi (ppp). Se incorporará a la
Carpeta “Otra documentación” que figura en la web de gestión.
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Nota importante: Los datos de la domiciliación bancaria se deben cumplimentar
en el menú DATOS BANCARIOS que está en la aplicación de Web de Gestión de
CDTI.
En proyectos con más de un hito es posible realizar la justificación simultánea de
varios hitos. Para ello la entidad debe solicitar al Técnico de Seguimiento dicha
opción, de forma que se proceda a la apertura simultánea de la justificación de los
hitos solicitados.
En la justificación conjunta de varios hitos la Web de Gestión de CDTI generará
tantas Memorias Económicas como hitos se hayan justificado. En este caso, el
auditor deberá realizar en la Web de Gestión de CDTI https://sede.cdti.gob.es/ un
informe por cada una de las memorias económicas generadas.
Desde la fecha de finalización del hito/proyecto a justificar la empresa
dispone de 3 meses para proceder al envío de la justificación. En caso de
retraso en la presentación de la justificación la empresa debe comunicar al TRS
las causas del mismo y solicitar la ampliación de plazo de justificación.
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2.1. INFORME TÉCNICO
En el Informe Técnico se debe:
- Detallar de forma clara y precisa las actividades realizadas durante el
periodo que se está justificando, ciñéndose a la descripción de actividades
especificada en el anexo del contrato firmado con el CDTI.
- Indicar qué desviaciones técnicas, económicas y temporales se han
producido durante el periodo justificado y, si el proyecto no ha finalizado,
cómo estas desviaciones pueden influir en el resto del desarrollo del
proyecto.
- Indicar si el lugar de desarrollo del proyecto difiere del previsto en el
contrato suscrito con CDTI.
Se sugiere el siguiente índice (según modelo):
1. Introducción. Resumen Técnico.
2. Objetivos del proyecto.
3. Descripción de las actividades realizadas, que incluirá:
3.1. Resumen de las actividades del proyecto (tanto las que están en fase de
ejecución como las terminadas) incluyendo detalle de la implementación
y/o utilización de la tecnología prevista, el cumplimiento de los objetivos
del proyecto y el lugar de desarrollo.
3.2. Descripción de las desviaciones técnicas, económicas y temporales, sus
motivos y sus consecuencias.
4. Resumen de progreso del proyecto y acciones correctoras si procede.
5. Conclusiones.
6. Anexos (fotos, vídeos, tablas comparativas de datos, resultados de pruebas y
ensayos, analíticas, informes de conclusiones de cada uno de los Organismos
Públicos de Investigación que participan en el proyecto, separatas explicativas
de actividades y resultados de las actividades realizadas por otros
colaboradores, etc.).
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El TRS del CDTI podrá solicitar la información adicional que considere necesaria
para aclarar y ampliar los aspectos técnicos reflejados en el Informe con el objeto
de poder verificar la consecución de los objetivos previstos.
2.2. MEMORIA ECONÓMICA
Esta memoria incluye:
1. Memoria económica de justificación de gastos (generado automáticamente por
la aplicación informática de la sede) firmado electrónicamente por la empresa
y visado con efecto de identificación por auditor.
2. Informe de revisión de la cuenta justificativa de gastos a emitir por auditor
registrado en el ROAC como ejerciente, con la firma electrónica del auditor.
El contenido del informe de auditor se detalla en el Anexo 2.
Cuando el importe del gasto financiable supere los 18.000 euros en el supuesto
de suministro de bienes de equipo o prestación de servicios, se debe aportar tres
presupuestos que justifiquen que la oferta es la económicamente más ventajosa
o, en caso contrario, incluir la justificación de dicha elección, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 31.3 de la Ley 38/2003. En todo caso los gastos
realizados deberán ajustarse a precios de mercado, salvo que por las especiales
características de los gastos financiables no exista en el mercado suficiente
número de entidades que lo suministren o lo presten. En aquellos casos en los
cuales el gasto se haya recogido expresamente en el presupuesto financiable
aprobado del proyecto no será necesaria su aportación.
El auditor deberá verificar el 100% de los documentos de gastos y pagos,
debiendo incluir en dicho informe un análisis detallado de los gastos que a juicio
del auditor, sean considerados no válidos o no sean aceptados, de acuerdo con
los criterios establecidos en el presente manual.
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Los gastos que el auditor haya validado deberán estar soportados por los
justificantes
oportunos:
facturas
y
extractos
bancarios
justificativos
del
desembolso de las mismas, acreditación de horas de dedicación al proyecto y
coste horario del personal investigador incluido en el proyecto (justificado
mediante doc. 190 y TC2), cumplimiento económico de los contratos, convenios,
acuerdos, etc., suscritos con los Organismos de Investigación y cualquier otra
documentación acreditativa de la aplicación concreta de los fondos concedidos.
Toda esta documentación deberá anexarse como documentación asociada
en la sede electrónica del CDTI https://sede.cdti.gob.es/.
Los originales de esta documentación deberán ser puestos a disposición del
auditor designado para verificar la realidad de las inversiones y gastos
presentados.
El auditor deberá conservar una copia de toda la documentación que utilice como
respaldo para la verificación de los gastos recogidos en la memoria económica a
la que se refiere su informe.
Esta documentación deberá conservarla por el periodo de tiempo durante el cual
el proyecto es susceptible de ser revisado por los diferentes organismos
españoles o europeos que tengan atribuidas competencias de control financiero
de la ayuda.
2.2.1. PERIODO DE EJECUCION DEL HITO/PROYECTO
Este es un apartado no modificable por la empresa. Es un apartado de consulta
en el cual se podrá visualizar el plazo de ejecución del hito/proyecto para el cual
se está realizando la justificación de gastos.
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Cuando el proyecto tenga varios hitos, únicamente se podrá solicitar aplazamiento
o prórroga de ejecución para el hito que se encuentra en justificación en ese
momento. El retraso o prórroga concedida para un hito no implica el retraso
automático en el siguiente o siguientes hitos del proyecto.
Cuando por motivos técnicos sea necesario un aplazamiento o retraso en el plazo
de ejecución del proyecto éste deberá ser comunicado al TRS, indicando los
motivos y especificando el nuevo plazo de ejecución requerido, el cual autorizará
o no dicho aplazamiento de conformidad con lo previsto en el contrato suscrito
entre CDTI y la empresa. Dicho retraso debe ser solicitado en el momento que se
conozca el mismo para su posible aprobación.
La fecha de las facturas de los gastos justificados debe encontrarse siempre
dentro del periodo de ejecución de proyecto establecido.
La presentación de la documentación de justificación de los gastos debe
realizarse en el periodo de los tres meses siguientes a la fecha de finalización del
hito/proyecto. En caso necesario, la empresa podrá solicitar al TRS una
ampliación del plazo de justificación.
La fecha de los documentos de pago relativos a los gastos imputados debe tener
como límite el último día del periodo de justificación, es decir, tres meses
posteriores a la fecha de finalización del hito/proyecto.
Como la justificación se presenta con aportación de informe de auditor, y al ser el
informe posterior a la finalización del hito/proyecto, la factura del gasto de
auditoría y el correspondiente pago en este concepto puede tener fecha posterior
a la finalización de la actividad.
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2.2.2.
AMORTIZACIÓN DE EQUIPOS
Únicamente se considerará financiable la amortización o el arrendamiento
financiero, este último sólo cuando haya sido recogido en el presupuesto
financiable, de los bienes de esa naturaleza correspondientes al periodo
financiable del proyecto. El cálculo de la amortización se realizará de acuerdo al
número de años y al porcentaje de amortización anual que la empresa determine.
Los campos que deberán quedar cumplimentados en la sede electrónica del CDTI
https://sede.cdti.gob.es/ son:
1. Nombre del equipo.
2. Importe de adquisición del equipo.
3. Fecha inicio de amortización de acuerdo con los criterios contables de la
empresa (aunque sea anterior a la fecha de comienzo del proyecto).
4. Cuota anual de amortización, según datos contables de la empresa.
5. Asignación del equipo a las actividades en las que se utiliza.
6. Porcentaje de dedicación del equipo a la actividad, en el hito justificado:
variará entre el 0% si el equipo no se dedica al proyecto en este hito y el
100% cuando el activo se dedica exclusivamente al proyecto.
7. Imputación al hito de los meses en que se ha utilizado el equipo.
El auditor elegido para la realización del Informe de Revisión de la Memoria
Económica de la Cuenta Justificativa del proyecto debe verificar que la cuota
anual de amortización, la fecha de inicio de la amortización y el importe de
adquisición de cada equipo es la reflejada en los registros contables de la
Sociedad.
No se podrá justificar amortización de aquellos equipos que hayan recibido
cualquier otra ayuda pública para su adquisición diferente del crédito CDTI que se
justifica (incluyendo cualquier otro proyecto CDTI donde se hubiese financiado su
adquisición). Con la firma electrónica de la memoria económica por parte de la
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empresa se está “certificando” que los activos fijos cuyas amortizaciones se
justifican no han recibido otras Ayudas Públicas”
Si se ha añadido una nueva partida en este grupo presupuestario o no se ha
justificado alguna de las existentes en la aprobación del proyecto, se deben
explicar los motivos de dichas desviaciones en el apartado habilitado para ello.
Nota informativa: El cálculo de la cuota de amortización de activos fijos que
realiza la web de gestión de CDTI es lineal.
2.2.3. PERSONAL
Tipo de personal que puede imputar gastos al proyecto:
1. Personal con contrato laboral.
2. Personal autónomo socio de la empresa. Ejerce funciones de dirección,
gerencia y presta servicios para la misma a título lucrativo y de forma
habitual, personal y directa. También se consideran así los socios
trabajadores de las Cooperativas de Trabajo Asociado, cuando se opte
por este régimen en sus estatutos.
3. Personal
autónomo
económicamente
dependiente,
según
lo
establecido en la ley 20/2007 de 11 de julio del Estatuto del trabajador
autónomo. Es aquel que realiza su actividad económica o profesional
para una empresa o cliente del que percibe al menos el 75 por ciento
de sus ingresos anuales.
Cálculo del coste hora:
1. En el caso de los trabajadores de los tipos 1 y 2 (personal con contrato
laboral, personal autónomo socio de la empresa y personal socio
trabajador de las Cooperativas de trabajo asociado:
Se imputará para cada trabajador el producto del coste-hora por el
tiempo en horas dedicado directamente al proyecto.
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2. En el caso de los trabajadores del tipo 3 (personal autónomo
económicamente dependiente): El cálculo del coste-hora se realizará
mediante el cociente entre las retribuciones satisfechas al trabajador y
las horas dedicadas al proyecto.
No se aceptan imputaciones de cuotas de seguridad social del trabajador
autónomo, salvo que exista una norma de rango legal que declare el coste de
seguridad social del autónomo exento de la base imponible del IRPF y sea la
entidad beneficiaria la que realice el ingreso de las cuotas en lugar del trabajador.
https://sede.cdti.gob.es/ para cada uno de los trabajadores que han participado en
el periodo justificado son:
1. Grupo (Doctor, titulado, no titulado)
2. NIF (código).
3. Nombre y apellidos.
4. Cargo en la empresa
5. Salario bruto: importe íntegro satisfecho obtenido del modelo 190
(Resumen Anual de Retenciones correspondiente al impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas) o del Certificado de Retenciones del IRPF
de Hacienda.
6. Coste Seguridad Social a cargo de la empresa.
7. Horas que comprende la jornada laboral anual según se indica en el
convenio colectivo al que esté acogido la empresa.
8. Asignación del trabajador a las actividades en las que ha participado.
9. Número de horas de dedicación del trabajador a la actividad, en cada
anualidad.
En este grupo presupuestario el cálculo del coste de cada trabajador se realiza
con los datos de cada anualidad. En el caso de que el periodo de desarrollo del
hito que se justifica abarque varias anualidades será necesario justificar los datos
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del trabajador (salario, coste SS) para cada uno de los años (el cálculo se
realizará tantas veces como años estén comprendidos en el hito).
Cuando el hito a justificar tiene una duración menor a un año natural o tiene fecha
de finalización dentro del año en curso (Ejemplo: Inicio hito 01/01/2014 – fin de
hito 31/10/2014), la fecha de fin a introducir para el cálculo del coste hora será
siempre la fecha fin de hito, (no se aceptan estimaciones a año completo), en este
caso se deberán introducir los datos de las nóminas y los TC2 de los meses
correspondientes.
En el caso de que el hito a justificar tenga fecha de comienzo durante el año y
fecha de finalización al cierre de año (Ejemplo: Inicio hito 5/04/2014 – fin de hito
31/12/2014), para el cálculo del coste hora se deberán introducir como fecha de
inicio 01/01/año y como fecha de fin 31/12/año, es decir, los datos anuales
completos del trabajador.
Para cada año a justificar, las fechas de “inicio” y “fin” son datos para el
cálculo del coste/hora e indican el periodo de tiempo durante el que la
persona en cuestión ha trabajado para la empresa en ese año.
El cálculo del coste/hora realizado por la web de gestión responde a la siguiente
fórmula:
(Salario bruto + Coste S.S.)
365
Coste/hora=
Horas Convenio
(fecha fin-fecha inicio)
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Ejemplo: para cada anualidad hay cuatro posibles casos:
-
Si el trabajador ha estado dado de alta en la empresa durante toda la
anualidad, la “fecha inicio” será 01/enero/año y la “fecha fin” será
31/diciembre/año.
-
Si el trabajador se incorpora a la empresa durante la anualidad, la “fecha
inicio” será la fecha de alta en la empresa y la “fecha fin” será
31/diciembre/año.
-
Si el trabajador causa baja en la empresa antes de finalizar el año, la
“fecha inicio” será 01/enero/año y la “fecha fin” será la fecha de baja de
la empresa.
-
Si el trabajador se incorpora a la empresa con el año iniciado y causa
baja en la empresa antes de finalizar ese año, la “fecha inicio” será la
fecha de alta en la empresa y la “fecha fin” será la fecha de baja de la
empresa.
En todos los casos en el campo “Convenio” se introducirán las horas anuales de
convenio. Como únicas excepciones se admite introducir horas diferentes al
convenio colectivo en el campo “Convenio”, en el caso de encontrarse la
Sociedad en un expediente de regulación de empleo ERE, para justificar el coste
hora de las personas que se encuentren en esta situación, se restan al número
total de horas de convenio las horas negociadas en el ERE,”, así como en las
bajas de maternidad y bajas laborales de larga duración durante el periodo
de ejecución del proyecto. En dichos casos se aportará la documentación
que acredite dicha jornada y que deberá haber sido verificada por el auditor.
En el caso que la persona que imputa horas al proyecto tenga una jornada laboral
diferente al convenio colectivo (jornada parcial o reducida) se aportará la
documentación que acredite dicha jornada.
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Si los trabajadores a imputar son Autónomos socios de la empresa o personal
autónomo económicamente dependiente, se debe aportar:
- El Modelo 190, Certificado de Retenciones o Ingresos a Cuenta del IRPF,
que pueden ser sustituidos por las correspondientes facturas y documentos
de pago, siempre y cuando dicho personal trabaje regularmente en la
entidad que imputa gastos, no tratándose de una contratación esporádica.
-
Pagos a la seguridad social sustituyendo los TC-2 correspondientes. Sólo
pueden imputar dicho gasto los autónomos que sean socios – accionistas
de la entidad, para lo cual deben aportar escritura notarial o cualquier otro
documento fehaciente donde conste esta vinculación con la entidad
beneficiaria.
El cálculo del coste-hora, para cada persona participante en el Proyecto, será
ejecutado automáticamente a través de la aplicación informática de la sede
electrónica del CDTI https://sede.cdti.gob.es/.
En la declaración del número de horas de dedicación de las personas que
imputan al proyecto, debe de figurar, como mínimo, un desglose mensual de cada
trabajador. El auditor en su informe debe de relacionar el documento verificado
describiendo este desglose.
En los casos en los que haya alguna desviación respecto a lo aprobado
inicialmente para el proyecto en este grupo presupuestario (número de personas
incluidas en el proyecto, número de horas dedicadas o coste horario del
personal), se deben explicar los motivos de dichas desviaciones en el apartado
habilitado para ello.
El auditor elegido para la realización de la auditoria del proyecto exigirá la
información necesaria para certificar la corrección de los datos justificados en este
grupo presupuestario (modelo 190 de la Agencia Tributaria o el certificado de
retenciones, nóminas si fuese necesario, modelos TC2 de la Seguridad Social,
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soportes justificativos semanales o mensuales de las horas incurridas por el
personal asignado al proyecto, Convenio Colectivo,…). Asimismo el auditor debe
comprobar que las personas relacionadas en esta partida son personal propio de
la empresa. Para ello utilizará los TC2, certificado de la mutualidad
correspondiente (por ej. Lagun Aro) o libro de matrícula si fuera necesario.
El auditor debe comprobar que está realizado el desembolso de los gastos de
personal imputados.
Para Empresas del País Vasco se aceptan como válidos el modelo 10-T en
sustitución del modelo 190 y el certificado de la mutualidad correspondiente (por
ej. Lagun Aro) en sustitución del TC2.
El auditor en su informe debe incluir una relación de los documentos verificados
en su revisión.
En el caso de que el proyecto esté financiado con cargo al Fondo Europeo de
Desarrollo Regional (FEDER), el auditor debe realizar la verificación mediante
TC2 de que las personas imputadas en Personal cotizan a la Seguridad Social en
las Comunidades Autónomas reflejadas en la Memoria Económica en el apartado
PERSONAL: COMUNIDAD AUTONOMA DEL CENTRO DE TRABAJO DEL
PERSONAL IMPUTADO.
2.2.4.
MATERIALES
https://sede.cdti.gob.es/ para cada uno de los materiales justificados son:
1. Partida dentro de la que se clasifica el material.
2. Número de la factura.
3. Concepto del gasto: se incluirá una descripción clara y comprensible del
gasto imputado.
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4. Nombre del proveedor.
5. CIF del proveedor.
6. Fecha de emisión de la factura.
7. Fecha del documento de pago. En los casos en los que el total de la
factura se haya pagado en varios pagos, se deberá incluir la factura varias
veces indicando en cada una de ellas la fecha de los diferentes pagos,
hasta completar el total de la factura. Sólo se aceptarán los pagos cuya
fecha sea posterior a la fecha de comienzo del proyecto.
8. Importe justificado: En caso de que el total de la factura sea imputable a la
ejecución del proyecto, se indicará el valor total de la factura sin IVA. En el
caso de que algunos de los materiales que se incluyen en la factura no
correspondan al proyecto, se indicará el importe, sin IVA, que realmente
corresponda al proyecto.
Económica de la Cuenta Justificativa del proyecto exigirá la información necesaria
para certificar la corrección de los datos justificados en este grupo presupuestario,
debiendo verificar siempre las facturas originales o documentos contables de
valor probatorio equivalente y los documentos de pago originales.
Sólo se considerarán admisibles como justificantes de pago los siguientes
documentos:
- Extractos o certificaciones bancarias (los pagarés no serán válidos).
- Depósitos en fedatarios públicos (notarios, etc.).
- Cualquier otro documento mercantil que permita verificar la trazabilidad
del pago.
En el caso de que la Sociedad utilice la banca electrónica, será válida la consulta
realizada, en la que aparezca la fecha del cargo y los datos correspondientes a la
factura, siempre que cumpla los requisitos exigidos para su aceptación en el
ámbito tributario.
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En el caso de pagos en efectivo, de escasa cuantía, la salida material de fondos,
se justificará mediante la presentación del documento acreditativo del recibí del
proveedor por parte del acreedor, debidamente firmado, con identificación del
sujeto deudor que efectúa el pago. Junto a este documento se acompañará
ineludiblemente copia del asiento contable de la cuenta de caja del citado pago,
por el beneficiario.
En caso que el justificante de pago incluya varias facturas, se acompañará una
relación de las mismas debidamente detallada, y en la que se pueda apreciar, de
forma clara, que el pago se corresponde con ellas.
Las facturas en moneda extranjera se acompañarán de fotocopias de los
documentos bancarios de cargo en las que conste el tipo de cambio utilizado.
En el caso de facturas pagadas conjuntamente con otras no referidas al proyecto,
la justificación del pago se realizará siempre mediante la aportación del
correspondiente extracto bancario acompañado de uno de los siguientes
documentos:
• Relación emitida por el banco de los pagos realizados.
• Orden de pago de la empresa, sellada por el banco.
• Recibí del proveedor (Gastos por importes de escasa cuantía).
Estas directrices se aplicarán igualmente para las demás partidas de la
justificación.
inicialmente para el proyecto en este grupo presupuestario (materiales previstos
no adquiridos, adquisición de nuevos materiales no previstos, desviaciones en el
gasto imputado,…), se deben explicar los motivos de dichas desviaciones en el
apartado habilitado para ello.
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2.2.5.
CENTROS DE INVESTIGACIÓN, CENTROS DE INNOVACIÓN Y
OTRAS COLABORACIONES
Los campos que deberán quedar cumplimentados la sede electrónica del CDTI
https://sede.cdti.gob.es/ para cada uno de los centros y colaboradores justificados
son:
1. Partida dentro de la que se clasifica el gasto.
gasto imputado.
ejecución del proyecto, se indicará el valor total de la factura sin IVA. En
caso de algunos de los conceptos que se incluyen en la factura no
debiendo de verificar siempre las facturas originales o documentos contables de
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inicialmente para el proyecto en este grupo presupuestario (centros o
colaboradores previstos que no han colaborado, centros o colaboradores nuevos
no previstos, desviaciones en el gasto imputado,…), se deben explicar los motivos
de dichas desviaciones en el apartado habilitado para ello.
Cuando se produzcan cambios sobre los Centros de Investigación o de
Innovación inicialmente presupuestados, se debe de adjuntar copia de los nuevos
contratos firmados y explicar los motivos de este cambio.
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2.2.6.
GASTOS GENERALES
Son aquellos que forman parte de los gastos imputables al proyecto, pero que por
su naturaleza no han podido justificarse en forma directa al no poder
individualizarse (por ejemplo, el consumo eléctrico, teléfono, etc.), estando
incluidos en el presupuesto financiable del proyecto.
https://sede.cdti.gob.es/ son los valores de las cuentas 621, 622, 624, 628, 629
(únicamente se aceptan Gastos de Transporte de Personal y Gastos de Oficina:
material de oficina y limpieza) 640, 642 y 649 (o cuentas cuyos conceptos sean
equivalentes a los de las cuentas del PGC) de la cuenta de pérdidas y ganancias
del último ejercicio cerrado durante la ejecución del hito.
Los Gastos Generales se calculan automáticamente por la web de gestión de
CDTI. El importe calculado para cada hito no superará el porcentaje establecido
en el momento de la aprobación del proyecto.
El auditor debe verificar que los importes imputados en la página correspondiente
a la cuenta 62 de la Memoria Económica son los detallados en las cuentas 621,
622, 624, 628, 629 (únicamente se aceptan Gastos de Transporte de Personal y
Gastos de Oficina: material de oficina y limpieza), 640, 642 y 649 (o cuentas
cuyos conceptos sean equivalentes a los de las cuentas del PGC) de la Cuenta
de Pérdidas y Ganancias del último ejercicio cerrado durante la ejecución del hito.
El auditor debe en su Informe identificar claramente el ejercicio sobre el que ha
realizado la verificación.
2.2.7.
OTROS GASTOS
Se deben cumplimentar en la sede electrónica del CDTI https://sede.cdti.gob.es/
los gastos correspondientes al Informe Especial de Justificación de Gastos
emitido por el auditor que son:
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1. Partida dentro de la que se clasifica el gasto.
gasto imputado.
ejecución del proyecto, se indicará el valor total de la factura sin IVA. En
caso de algunos de los conceptos que se incluyen en la factura no
debiendo de verificar siempre las facturas originales o documentos contables de
inicialmente para el proyecto en este grupo presupuestario, se deben explicar los
motivos de dichas desviaciones en el apartado habilitado para ello.
La factura del gasto de auditoría y el correspondiente pago en este concepto
puede tener fecha posterior a la finalización del periodo de ejecución del proyecto.
Pág.: 22
2.2.8.
COSTES DE GESTIÓN
Esta partida se justificará cuando esté incluida en el presupuesto aprobado
inicialmente.
Únicamente se admiten como gastos de gestión los gastos de personal propio
implicado en la gestión del proyecto y/o el coste de gestión de asesorías externas.
El auditor verificará estos gastos de forma semejante a la realizada para las
partidas de Personal, para los gastos de mano de obra propia implicada y como
en la partida de Otros Gastos para los costes de gestión de asesorías externas.
2.2.9.
PRESUPUESTO TOTAL
En este apartado, la entidad beneficiaria debe cumplimentar las desviaciones
económicas globales en las cuales se ha incurrido respecto al presupuesto
aprobado.
2.2.10. CREACION DE EMPLEO
En este apartado, la entidad beneficiaria debe cumplimentar los datos de creación
de empleo.
2.3. FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
Para la justificación telemática de los proyectos PID se emplearán medios
electrónicos, para lo cual es necesario que la presentación de documentos se
realice con un sistema de firma electrónica avanzada. El certificado electrónico
deberá cumplir dos requisitos:
a) Debe ser un certificado de persona jurídica de la entidad interesada.
b) Debe de corresponder a alguno de los certificados digitales admitidos en la
plataforma “@firma”, que podrán consultarse en la sede electrónica del
CDTI.
Pág.: 23
Los documentos que se deben de firmar electrónicamente son los siguientes:
- Memoria Económica
- Declaración de ayudas
- Informe de revisión realizado por Auditor de la cuenta justificativa.
- Carta fin de proyecto
2.3.1.
REGISTRO DE AUDITORES
La empresa beneficiaria deberá introducir en la sede electrónica del CDTI los
datos del auditor elegido para la realización de los informes de revisión de cuenta
justificativa.
2.3.2.
DECLARACIÓN DE AYUDAS
La empresa beneficiaria deberá cumplimentar la declaración de ayudas
concurrentes del proyecto.
2.3.3.
CARTA FIN DE PROYECTO
La empresa beneficiaria deberá cumplimentar la carta de fin de proyecto del
proyecto en el hito final del mismo.
2.3.4.
ESTADO DE LA JUSTIFICACIÓN
La empresa beneficiaria dispone de la opción de verificar la introducción de los
datos de justificación y visualizar el estado en el que se encuentra la justificación
de gastos.
La empresa beneficiaria debe marcar la finalización de la introducción de datos.
A continuación, se genera:
- La memoria económica para la empresa sin la marca borrador
Pág.: 24
- El documento de declaración de ayudas
- Carta fin de proyecto (solo en el hito final)
Una vez generado los documentos la empresa debe proceder a su firma
(mediante certificado de persona jurídica) en el apartado “firmar documentos”.
El informe de auditor deberá ser presentado a través de la sede electrónica de
CDTI (https://sede.cdti.gob.es/) con firma electrónica de dicho auditor.
Únicamente es válido el informe de auditor generado a través de la web de
gestión de CDTI.
El auditor que previamente ha sido registrado por la empresa beneficiaria dispone
de un apartado específico para la elaboración del informe de revisión en la sede
de CDTI. Una vez firmados la Memoria Económica, la Declaración de Ayudas y la
Carta de Finalización de Proyecto (sólo en el hito final) por la empresa
beneficiaria, se envía una notificación electrónica al auditor, dando un enlace o
URL de acceso a la sede electrónica del CDTI.
A través de sede electrónica del CDTI https://sede.cdti.gob.es/ el auditor puede
visualizar los documentos firmados por la empresa, esto es la Memoria
Económica, la Declaración de Ayudas y la Carta de Finalización de Proyecto.
También podrá visualizar el informe técnico.
El modelo de informe de revisión establecido se corresponde a las
comprobaciones que se deben de realizar siguiendo lo dispuesto en el contrato
CDTI y en las normas de actuación aprobadas mediante Orden EHA/1434/2007.
Para la realización del informe de revisión, el auditor debe cumplimentar, en la
sede electrónica del CDTI https://sede.cdti.gob.es/, únicamente los campos que
se corresponden con las partes dinámicas del modelo de informe establecido:
- Breve descripción de la actividad subvencionada
Pág.: 25
- los soportes donde se comprueba el alta de cada una de las personas
justificadas de la entidad correspondiente
- el soporte de comprobación utilizado para las horas imputadas
- el detalle de los documentos utilizados para la verificación del coste horario
- si es el mismo auditor de los estados financieros, y
- un apartado específico donde detallar las incidencias o salvedades que ha
detectado en la realización de su trabajo.
Una vez completado su informe, procederá a la firma electrónica (mediante
certificado digital) del mismo.
A continuación se envía una comunicación electrónica a la empresa beneficiaria
para informarle de la finalización de su trabajo.
En la sede electrónica del CDTI https://sede.cdti.gob.es/, el auditor dispone del
modelo de informe de auditor, las instrucciones de justificación de Proyectos de
Investigación y Desarrollo (PID) y el procedimiento para la presentación de gastos
por el auditor.
Pág.: 26
2.4. GASTOS E INVERSIONES NO FINANCIABLES
No serán válidos a efectos de justificación, los gastos e inversiones siguientes:
1. Los gastos que hayan sido realizados con anterioridad a la fecha de comienzo
del proyecto.
2. Los debidos a la aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) salvo en
la parte en que el beneficiario esté exento o no sujeto al pago de dicho
impuesto y pueda demostrarlo mediante la presentación de la documentación
oficial correspondiente.
3. La amortización de bienes inventariables / equipamiento de segunda mano.
4. Gastos financieros derivados del pago aplazado de inversiones o por otros
motivos.
5. Gastos asociados a personal que no impute horas directamente al proyecto.
6. Las cuotas mensuales de servicios, excepto si son recogidas en el
presupuesto financiable.
7. Los costes de mantenimiento de aplicaciones y equipamientos, excepto si son
recogidos en el presupuesto financiable.
8. Inversiones en terrenos, locales y obra civil.
9. Gastos de amortizaciones de inversiones financiadas mediante arrendamiento
financiero, excepto si están recogidos en el presupuesto financiable.
10. Gastos de promoción y difusión del proyecto excepto si están recogidas en el
presupuesto financiable.
11. Gastos excluidos expresamente en el presupuesto financiable del proyecto.
Pág.: 27
3. VERIFICACIÓN DEL PROYECTO PID
Una vez entregada por la empresa la documentación preceptiva de justificación, el
TRS realizará una visita/reunión (en general, en las instalaciones de la empresa)
con el/los Responsable/s de Proyecto para una verificación técnica y económica,
en la que:
- Se analizará la situación económica del proyecto.
- Se presentarán y discutirán los resultados técnicos alcanzados, el
cumplimiento de plazos, se analizarán las desviaciones y las medidas
correctoras adoptadas.
- Se verificarán físicamente los equipos implicados en la justificación y las
demostraciones de los trabajos realizados en el hito.
El TRS podrá solicitar la convocatoria de reuniones extraordinarias con el/los
Responsable/s de Proyecto cuando considere que el progreso del mismo
presenta desviaciones significativas de los objetivos previstos y/o modificaciones
o alteraciones de las condiciones iniciales relativas a la ejecución del proyecto
establecidas en su aprobación.
La empresa beneficiaria pondrá a disposición del TRS cualquier tipo de
información tanto técnica como económico-financiera que éste precise para el
control del desarrollo del proyecto, dándole libre acceso a los trabajos que
constituyan el desarrollo del mismo.
Cuando se producen cambios en alguna de las actividades técnicas propuestas
inicialmente en el proyecto, el Técnico de Seguimiento valora su incidencia en la
consecución de los objetivos propuestos, pudiendo aceptarse dichos cambios.
Pág.: 28
Siempre y cuando esté soportado técnicamente, y una vez valorado y aceptado
por el TRS, se podrán certificar gastos superiores a los previstos en el
presupuesto inicialmente aprobado para el proyecto para las partidas de
amortizaciones, personal, materiales, centros de investigación, centros de
innovación y otras colaboraciones.
En la partida de otros gastos y costes de gestión se aceptaran gastos siempre y
cuando estuviesen previstos en el proyecto inicialmente y no se certificará nunca
cantidad superior a la presupuestada inicialmente en el proyecto.
El TRS podrá aceptar un aumento del número de horas justificadas sobre las
previstas, siempre y cuando quede acreditada su necesidad debido a cuestiones
técnicas surgidas en el desarrollo del proyecto.
Para los proyectos cofinanciados con Fondos FEDER, la Sociedad debe disponer de
contabilidad separada o un código contable adecuado de las operaciones financiadas por
FEDER sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. Asimismo debe conservar y
custodiar toda la documentación justificativa de las operaciones certificadas y garantizar
que la misma será puesta inmediatamente a disposición de los órganos de control que la
soliciten.
De acuerdo con la normativa comunitaria que regula los Fondos Estructurales, los
beneficiarios de las ayudas deberán dar la adecuada publicidad de la financiación de los
proyectos cofinanciados. El beneficiario colocará una placa explicativa permanente y
visible, proporcionada por CDTI. Realizará una breve descripción del proyecto en su
página Web. Cualquier documento relativo a este tipo de operaciones, incluidos los
certificados de asistencia a ferias o de cualquier otro tipo, incluirá una declaración en la
que se informe de que el proyecto ha sido cofinanciado por el FEDER.
Las ayudas concedidas por el CDTI, cofinanciadas con Fondos FEDER, son
incompatibles con cualesquiera otras ayudas públicas que tengan por objeto la
financiación del proyecto.
Pág.: 29
4. DESEMBOLSO DE LA AYUDA
Una vez comprobada la documentación aportada y realizada la visita para
verificación del cumplimiento de los objetivos técnicos y la justificación económica,
el CDTI emitirá la Certificación de Pago, el Acta de Recepción Provisional del Hito
y el Acta de Recepción Definitiva en caso de finalización del proyecto. Con esto
se iniciarán los trámites para el desembolso de la aportación CDTI.
No se tramitarán Certificaciones con objeto de proceder a pagos en los siguientes
casos: (i) empresas morosas o en situación concursal, (ii) empresas que tengan
pendiente de justificar alguna condición establecida en el contrato firmado, que no
hayan presentado los certificados de estar al corriente de pagos a la Seguridad
Social y Hacienda Pública o Autonómicas, o que no hayan presentado el resto de
la información precisa para proceder al pago,
En caso de que los gastos aceptados por CDTI sean inferiores a los
presupuestados, o tenga otras ayudas concurrentes con el proyecto que haga
necesario reducir la aportación, CDTI minorará la cantidad a desembolsar en la
cuantía correspondiente. Por el contrario, si los gastos aceptados por CDTI
superan los previstos, en ningún caso la aportación CDTI será superior a la
prevista en el contrato.
El cálculo de la aportación CDTI para cada hito se realizará en función de los
gastos certificados acumulados a dicho hito, limitándose como máximo para su
cálculo a la cantidad prevista acumulada en el hito certificado. En ningún caso la
aportación CDTI aprobada podrá superar a la aportación prevista en contrato.
Cuando la cantidad total certificada en un proyecto sea menor que la aprobada en
contrato, quedará un remanente de la aportación CDTI, el cual se calculará en el
último hito del proyecto.
Pág.: 30
En caso de disconformidad con la certificación de los hitos del proyecto propuesta
por CDTI, el beneficiario tiene la posibilidad de presentar sus alegaciones. CDTI
procederá al estudio de dichas alegaciones y podrá modificar la certificación, si lo
entiende justificado. Si no acepta las alegaciones se lo comunicará a la empresa.
Los datos de la domiciliación bancaria en la cual se desea sea realizado el pago,
se deben cumplimentar en el menú DATOS BANCARIOS que está en la
aplicación de Web de Gestión de CDTI, en el momento de remitir la justificación
de gastos a CDTI.
Pág.: 31
5. REQUISITOS DEL AUDITOR
El auditor elegido para la realización del Informe de Auditor, conforme al modelo
facilitado por CDTI, debe estar inscrito como ejerciente en el Registro Oficial de
Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas
(ROAC).
El auditor deberá conservar una copia de toda la documentación que utilice como
respaldo para la verificación de los gastos recogidos en la memoria económica a
la que se refiere su informe.
Así mismo el auditor deberá facilitar copia de toda la documentación utilizada en
sus comprobaciones y ofrecer cualquier aclaración sobre el proceso de
verificación y los resultados derivados del mismo tanto a CDTI como a los
correspondientes organismos de control financiero, nacionales o europeos, si
éstos lo requirieran.
Pág.: 32
6. ANEXOS
•
Modelo Informe Técnico
•
Modelo Informe de Auditor - Versión 4 (15/11/2015)
•
Guía para la Justificación Vía Web de los Proyectos de Investigación y
Desarrollo (IDI) (Versión 1.2) 20/04/2010
Pág.: 33

Manual Instrucciones para Justificaciones Proyectos I D

Transcripción

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