Autocontrol

FUNDAMENTOS DEL
CONTROL INTERNO
• AUTORREGULACIÓN
• AUTOCONTROL
• AUTOGESTIÓN
AUTORREGULACIÓN
Capacidad institucional para
reglamentar los asuntos propios de su
función
AUTOCONTROL
Capacidad de cada servidor público de
considerar el control como inherente e
intrínseco a sus responsabilidades,
acciones, decisiones, tareas y
actuaciones.
AUTOCONTROL
Control realizado por uno mismo.
Implica dirigir la mirada hacia nosotros mismos, hacia
nuestros comportamientos y actitudes, dejar atrás la
tendencia de atribuir a las circunstancias externas, a las
demás personas, al destino y al azar de las causas de
nuestras decisiones, acciones y de los resultados que
alcanzamos.
Podría definirse el autocontrol como toda acción
operativa ejecutada por los funcionarios, en el marco
de la ética, la legalidad y la efectividad, tendiente a
garantizar el cumplimiento de las políticas y
estrategias de una organización
Es un compromiso que deben tener
todos los funcionarios para mejorar
el trabajo y los resultados
AUTOCONTROL
• Evaluar la propia
gestión
• Detectar
desviaciones
• Efectuar correctivos
• Mejorar
• Solicitar ayuda, si es
necesario
CARACTERÍSTICAS PERSONALES PARA
EL AUTOCONTROL
• CONCIENCIA
• COMPETENCIA
• RESPONSABILIDAD
• COMPROMISO
EL AUTOCONTROL
Genera convivencia
Regula y mejora los resultados
Es trabajar con responsabilidad
Es disciplina, organización y excelencia.
Genera calidad de vida personal y laboral
EL AUTOCONTROL
Es hacer las cosas bien para no tener que repetirlas.
Es el sello personal que usted le coloca a su trabajo.
Nos hace ser dueños y responder por nuestros actos.
Es el resultado de la aplicación de los principios y valores.
Es una filosofía de vida enmarcada en una actitud positiva y
permanente para hacer las cosas bien.
Es el mejoramiento continuo en la forma de realizar
nuestra labor diaria.
Implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar
los objetivos propuestos
EL AUTOCONTROL
La cultura del control promueve:
Hacer las cosas en condiciones de calidad, oportunidad, transparencia y
Participación.
Mejoramiento continuo en la forma de realizar nuestra labor diaria.
Desarrollo del talento humano.
La Protección del Patrimonio Público.
Legitimar el estado.
Respeto por las nomas.
Crecimiento y desarrollo personal.
Manifestaciones del autocontrol
en las entidades
Cumplimiento de las metas
•Talento humano participativo y proactivo
•Ambiente laboral en armonía
•Comunicación fluida y oportuna
•Respeto a las ideas de los demás
•Prestación de un buen servicio
CARACTERÍSTICAS DEL AUTOCONTROL
Es voluntario
Personal
Requiere de herramientas y medios para ejercerlo
Requiere parámetros de comparación
Promueve el mejoramiento y autoevaluación
REGLAS DE CONVIVENCIA PARA EL
AUTOCONTROL
Hable por usted
Escuche a los demás
No subestime las ideas de los demás
Ocúpese de usted mismo
Sea respetuoso
Aprenda a dialogar
FACTORES NEGATIVOS QUE AFECTAN EL
AUTOCONTROL
PERSONALES:
Pereza
Desconocimiento
Preocupación
Desorden
Incompetencia
Falta de metas
ORGANIZACIONES:
Improvisación
Carencia de objetivos
Incoherencia
administrativa
Ausencia de S.C.I.
Inadecuadas practicas
institucionales
Activismo
Falta de sentido de
pertenencia
COMO COMENZAR A TRABAJAR EL TEMA DEL
AUTOCONTROL EN LA ORGANIZACIÓN
Dando a conocerlo en la institución (Inducción y reinducción)
Generando espacios para la reflexión
Creando conciencia positiva (motivación, estímulos,
reconocimiento)
Siendo realistas (mi trabajo es lo que tengo ahora, aceptar las
condiciones)
Estableciendo metas claras (participar en el proceso de
planeación)
Estableciendo parámetros de rendimiento (trabajar con
indicadores)
Disciplina (establecer parámetros de autorregulación)
Los valores institucionales son base del
autocontrol
¿Qué valores facilitan la cultura del autocontrol?
Compromiso
Pertenencia
Responsabilidad
Solidaridad
Lealtad
Confianza
Participación
Honestidad
CICLO P.H.V.A
QUE?
Nuevos
procesos
Análisis de
causas
Lista de
control
Objetivo
CÓMO?
A
PP
V
H
Puntos de
control
Proceso
Entrenamiento
Ejecución
Consultores Asociados. A. Sierra G
“Las empresas son
sistemas vivos, comunidades
humanas en las que todos
construyen y en las que todos
toman decisiones.”
Peter Senge
PLANEAR
QUE?
Nuevos
procesos
Análisis de
causas
Lista de
control
1. Definir el Objetivo
Objetivo
CÓMO?
A
PP
V
H
Puntos de
control
Proceso
Entrenamiento
Ejecución
Consultores Asociados. A. Sierra G
• Recolección de datos
• Definir las gráficas de
control
• Definir la capacidad del
sistema.
• Definir metas.
PLANEAR
QUE?
Nuevos
procesos
Análisis de
causas
Lista de
control
A
V
Insumo
Objetivo
CÓMO?
Proceso
PP
H
Puntos de
control
Entrenamiento
Ejecución
Proceso
Materiales
Máquinas
Métodos
Personas
Medio ambiente
Producto
Especificaciones.
2. Definir el Proceso
•Normalizar el proceso: Cómo se
hace.
- Identificar el Producto-InsumoSecuencia. Diagrama de flujo de
procesos
- Escribir las norma
Consultores Asociados. A. Sierra G
DEFINICIÓN DE PROCESO
•Qué es un Proceso
Es la interacción dinámica de las Variables de Entrada y de los elementos del
sistema que generan la transformación de unos elementos en un resultado (Producto
o Servicio).
• Variables de Entrada:
•Materia prima
•Métodos
Materiales
Medio ambiente
Información
Maquinaria y Herramientas
personas.
Máquinas
Objetivo
Método
Personas
Medio Ambiente
Consultores Asociados. A. Sierra G
LO ESENCIAL
CONTROL VISUAL
1. Materiales
2. Maquinaría
3. Métodos
4. Personas
5. Medio ambiente
Lista de Control
Gráfico de control
Consultores Asociados. A. Sierra G
Descripción del flujo
del proceso
HACER
1. Capacitar y Entrenar:
•Conocer y Entender el objetivo.
•Conocer y desarrollar habilidad
en el procedimiento
QUE?
Nuevos
procesos
Análisis de
causas
Lista de
control
Objetivo
CÓMO?
A
PP
V
H
Puntos de
control
Proceso
Entrenamiento
Ejecución
Consultores Asociados. A. Sierra G
2. Ejecutar el Trabajo
•De acuerdo con las normas.
•De acuerdo con lo entrenado
•En forma voluntaria: Con ganas
de hacerlo.
LO ESENCIAL
DISCIPLINA
Consultores Asociados. A. Sierra G
VERIFICAR
1. Puntos de Control
QUE?
• Verificar por medio de efectos y
Nuevos
procesos
Análisis de
causas
Lista de
control
CÓMO?
Objetivo
A
PP
V
H
Puntos de
control
Proceso
2. Puntos de Inspección
Entrenamiento
Ejecución
Consultores Asociados. A. Sierra G
resultados no los resultados mismos.
•Variaciones en el resultado llevan a
mirar causas.
•Tomar datos sobre los insumos tal
como se previó en la planeación
•Tener en cuenta la estratificación en la
recolección de datos.
LO ESENCIAL
LA CONFIABILIDAD
DE LOS DATOS
ACTUAR
1. Análisis de Causas
Identificar causas de la variación
• Establecer prioridades de Acción.
• Ir a la raíz del problema.
QUE?
Nuevos
procesos
Análisis de
causas
Lista de
control
Objetivo
CÓMO?
2. Nuevos Procesos
A
PP
V
H
Puntos de
control
Proceso
Entrenamiento
Ejecución
Consultores Asociados. A. Sierra G
Definir las modificaciones al proceso.
•Definir la implementación del
Proceso: Qué, Cómo, Cuándo, Dónde,
Cuánto, Porqué?.
•Oficializar el cambio y reiniciar el
ciclo PHVA
MANTENIMIENTO
ESTANDARIZACIÓN
SEGUIMIENTO
•Cuando el resultado es igual al
esperado.
• Cuando no se estandariza, el
proceso
corre el riesgo de deteriorarse.
• Al proceso estandarizado y
a los resultados
SI
P
H
V
A
Estandarización
Seguimiento
Consultores Asociados. A. Sierra G
CORRECCIÓN
Cuando los resultados no son los esperados, se debe tomar medidas
para prevenir que el problema se repita.
• Encontrar causas
• Establecer prioridades
• Definir modificaciones al proceso y hacer un plan de acción
P
NO
H
V
A
Evitar que el
problema se
repita
Consultores Asociados. A. Sierra G
METODOS
• Diagrama
causa-efecto
• Gráfico de
Pareto
• Los cinco
Por Qué.
MEJORAMIENTO
• La situación está bien pero se necesita mejorarla, por ejemplo: en
Calidad, Costos y Cumplimiento.
• Los problemas a mejorar se hacen mediante el análisis de:
• Cuál es la situación actual y Qué es mejorable
• Qué quiere o necesita la empresa
• Qué quiere o necesita el cliente.
P
H
V
A
METODOS
Diagrama
causa-efecto
• Gráfico de
Pareto
• Los cinco
Por Qué.
Mantenimiento
Nuevo
Objetivo
Mejoramiento
Consultores Asociados. A. Sierra G
ACTUAR:
Establecer un plan de acción y las
modificaciones al proceso
Qué (se tiene que hacer)
Cuándo (se va a
hacer)
Cómo( Se va a hacer)
Por Qué ?
Quién (Lo va a
hacer).
Cuánto (vale
hacerlo)
Dónde ( se va a Hacer)
LO ESENCIAL
ESTABLECER
PRIORIDADES
Consultores Asociados. A. Sierra G
P-H-V-A
Nuevos
Procesos
Análisis de
Causas
Lista de
Control
A
V
Puntos
de
Control
Consultores Asociados. A. Sierra G
Objetivo
.
P
Proceso
H
Entrenamiento
Ejecución
AUTOGESTIÓN
Es la capacidad institucional de toda entidad pública
para interpretar, coordinar y aplicar de manera
efectiva eficiente y eficaz la función administrativa
que le ha sido delegada por la Constitución y la ley.
FÁBULA DEL RATÓN
Mirando por un agujero en la pared
el ratón ve a un granjero que está
colocando algo
Descubrió que era una trampa para ratones.
Fue corriendo al patio de la granja a advertir a todos: -¡Hay una
ratonera en la casa,! La gallina, que estaba cacareando y escarbando,
levanto la cabeza y dijo: - Discúlpeme Sr. Ratón, yo entiendo que es
un gran problema para usted, más no me perjudica en nada, no me
incomoda.
El ratón fue hasta el cordero y le dice: - ¡Hay una ratonera en
la casa, una ratonera! - Discúlpeme Sr. Ratón, mas no hay
nada que yo pueda hacer, solamente pedir por usted. Quédese
tranquilo que será recordado en mis oraciones.
El ratón se dirigió entonces a la vaca, y la vaca le
dijo: - Pero acaso, ¿estoy en peligro? Pienso que no
dijo la vaca
Aquella noche se oyó un gran barullo, como el de una ratonera
atrapando su víctima. La mujer del granjero corrió para ver lo que
había atrapado. En la oscuridad, ella no vio que la ratonera atrapó
la cola de una serpiente venenosa. La serpiente veloz picó a la
mujer. El granjero la llevó inmediatamente al hospital. Ella volvió
con fiebre alta.
Todo el mundo sabe que para reconfortar a alguien con fiebre,
nada mejor que una nutritiva sopa. El granjero agarró su cuchillo
y fue a buscar el ingrediente principal: la gallina. Como la
enfermedad de la mujer continuaba, los amigos y vecinos fueron
a visitarla. Para alimentarios el granjero mató el cordero
La mujer no mejoró y acabó muriendo. El granjero
entonces vendió la vaca al matadero para cubrir los
gastos del funeral.
MORALEJA: La próxima vez que escuches que
alguien tiene un problema y creas que como no
te afecta no es tuyo y no le prestas atención,
piénsalo dos veces...