011 prima semestral y navidad a-gdh-in-011

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PROCESO
GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO
CÓDIGO
A-GDH-IN-011
SUBPROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
VERSIÓN
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INSTRUCTIVO
PRIMA SEMESTRAL Y NAVIDAD
VIGENTE DESDE:
21/07/2011
1. OBJETIVO
Documentar los pasos a seguir para realizar la liquidación de la prima semestral y la prima de Navidad.
2. ALCANCE
Inicia con la generación de las consultas y culmina con la prima semestral o de Navidad lista para ser pagada.
3. DESCRIPCIÓN
3.1 GENERAR CONSULTAS
En la aplicación, deben generarse seis (6) consultas, las cuales deben contener la información de la prima de
vacaciones y de la bonificación por servicios prestados.
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
Borrador de las
consultas
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
N/A




Consulta 1: Prima de vacaciones (Cn 155) cancelada en diciembre del año inmediatamente anterior
Consulta 2: Prima de vacaciones cancelada durante el año en que se va a liquidar la prima de Navidad
Consulta 3: Retroactivo por prima de vacaciones (Cn 525)
Consulta 4: Bonificación por servicios prestados (Cn 150) cancelada durante diciembre del año
inmediatamente anterior
 Consulta 5: Bonificación por servicios prestados cancelada durante el año en el que se va a cancelar la prima
de semestral o la de Navidad
 Consulta 6: Retroactivo (Cn 528) por bonificación por servicios prestados.
Todas las anteriores utilizan la tabla Personal, de la cual se extrae el nombre de los funcionarios y la tabla
Históricos, de la cual se obtiene el año, el mes, el concepto y el valor.
Se debe imprimir el resultado de las consultas y se debe revisar que lo que arroje el sistema en estas consultas
coincida con el archivo de vacaciones y bonificaciones existente, el cual corresponde a los borradores de
liquidación de vacaciones y bonificación revisados que se han guardado a lo largo del año.
3.2 ACTUALIZAR LOS INDICADORES
Por el menú Procesos y la opción Novedades Generales, se selecciona la opción *Al periodo para todos los
empleados en el extremo superior derecho de la ventana que aparece y se establecen los siguientes indicadores,
de acuerdo a la normatividad vigente:
090
166 ó 039
401 ó 402
067
Días pactados prima semestral
Días prima de vacaciones (Prima semestral) / (Navidad)
Indicador de liquidar prima semestral / Navidad
Límite auxilio de transporte régimen antiguo
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3.2 ACTUALIZAR LOS INDICADORES
066
Límite bonificación anual por servicios prestados
068
Límite subsidio de alimentación régimen antiguo
069
Límite subsidio de alimentación régimen nuevo
201
Salario mínimo
082
Tarifa auxilio de alimentación
081
Tarifa auxilio de transporte
3.3 DESCUENTOS DE FONIDIPRON
Los descuentos a realizar por concepto del Fondo de Empleados del IDIPRON – FONIDIPRON, con cargo a la
prima semestral o de Navidad, deben incluirse de manera manual ingresando a la ventana de Novedades por el
menú Procesos y seleccionando Novedades generales, allí se busca uno a uno el funcionario al cual se le aplicará
descuento y se digita el valor en el concepto 250.
3.4 LIQUIDAR VACACIONES Y BONIFICACIONES CORRESPONDIENTES AL MES DE JUNIO (Únicamente
cuando se va a liquidar la prima semestral o de servicios)
Las vacaciones que deban reconocerse o se disfruten en el mes de junio del año dentro del cual se está liquidando
la prima semestral deben liquidarse, por cuanto dichos pagos se constituyen en factor de liquidación de la prima,
por lo tanto se debe ingresar al mes de junio en la aplicación y liquidar las vacaciones y bonificaciones
correspondientes.
3.5 CÁLCULO DE PRENÓMINA
Luego, se debe hacer el cálculo de prenómina a través de
A partir de este momento, se debe ingresar
a la aplicación tal como lo muestra la siguiente pantalla: siguientes opciones:
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
N/A
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
N/A
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
Borrador de las
vacaciones y las
bonificaciones
RESPONSABLE
las
REGISTRO
Profesional
N/A
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3.6 REVISAR RETENCIÓN EN LA FUENTE
Para el caso de los funcionarios a los cuales se les aplica retención en la fuente y que llevan más de un año al
servicio del Instituto, se debe verificar que el porcentaje sobre el cual se está realizando la retención, corresponda
al vigente, es decir, el mismo porcentaje de la nómina. Para el caso de los funcionarios a los cuales se les aplica
retención en la fuente y que aún no cumplen un año al servicio del Instituto, se debe realizar el cálculo, de acuerdo
a la normatividad vigente e introducir el valor de la retención a la aplicación de manera manual.
3.7 GENERAR PLANILLA
Por el menú que muestra la siguiente pantalla, se genera la planilla de devengos por concepto de prima de
Navidad.
3.8 REVISAR PLANILLA
La planilla obtenida debe ser revisada teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
 Sueldos de encargos: Verificar todos los sueldos y especialmente los sueldos de los encargos vigentes.
 Auxilio de transporte, alimentación y gastos de representación: Verificar que aparezcan para los funcionarios
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
Retención en la
fuente
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
Factores
Liquidación de
Prima
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
N/A
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que tengan el derecho.
 Doceava de la prima de vacaciones: La cual se compara con los valores (también ya revisados) de las
consultas realizadas anteriormente.
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3.8 REVISAR PLANILLA
 Porcentaje de la prima técnica: Verificar que corresponda a los porcentajes vigentes y que se esté liquidando
para todo el personal que tenga el derecho
 Doceava de la bonificación por servicios prestados: La cual se compara con los valores (también ya revisados)
de las consultas realizadas anteriormente.
 Doceava de la prima semestral: La cual se compara con los valores (también ya revisados) de las consultas
realizadas anteriormente. Sólo para la prima de Navidad
 Deben aparecer todos los funcionarios activos y ningún retirado
 Base: Suma de todos los factores que entran en la prima semestral
 Para la prima de Navidad debe observarse que las doceavas estén correctas; son menores de doce para
personas que hayan tenido licencias no remuneradas, sanciones o que lleven un tiempo de trabajo inferior a un
año.
 Para la prima semestral debe observarse que los días a liquidar sean 180 para las personas que han trabajo la
totalidad del tiempo, y sólo deben tener menos de 180 días aquéllos que llevan menos tiempo trabajando o que
presentan licencias no remuneradas o sanciones.
 Ningún funcionario puede tener una prima negativa
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
N/A
4. CONTROL DE CAMBIOS
No. Versión
Fecha
(DD/MM/AA)
01
21/07/2011
Descripción de Cambios
Se generan las instrucciones específicas para el reconocimiento de la prima semestral y de Navidad.
5. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA (DD/MM/AÑO)
ELABORÓ
REVISÓ
Mónica Patricia Rincón Velandia
Esperanza Arenas
Profesional Universitario
Responsable Área de Nómina y Liquidaciones
29/04/2011
29/04/2011
APROBÓ
Gloria Stella Gutiérrez Ortega
Subdirectora Técnica de Desarrollo Humano
21/07/2011
FIRMA