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Técnicas y herramientas web para la
gestión de projectos
Técnicas y herramientas web para la
gestión de projectos
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Introducción a la gestión de proyectos ................................................................
....................................................................
.................................... 3
¿Qué es un proyecto? .............................................................................................. 4
2. Fases en la gestión de proyectos: planificación, seguimiento y control, y
comunicación.................................................................
................................................................................................
.............................................................................
............................................. 5
Análisis y planificación del proyecto ....................................................................... 6
Seguimiento y control del proyecto ......................................................................... 7
Comunicación del proyecto ..................................................................................... 8
3. La figura del jefe de proyectos ................................................................
.............................................................................
............................................. 10
Características ...................................................................................................... 10
Guía para los jefes de proyecto ............................................................................ 12
4. Tipos de gestores de proyectos ................................................................
............................................................................
............................................ 13
Software desktop vs workgroup ........................................................................... 13
Gestores de proyectos 2.0 .................................................................................... 14
Criterios para elegir un determinado programa .................................................. 18
5. Pasos para la planificación de un proyecto con un gestor de proyectos desktop . 21
Cómo se planifica con un gestor de proyectos .................................................... 21
Cómo realizar el seguimiento de un proyecto...................................................... 32
6. El entorno de trabajo en los gestores de trabajo en grupo. ..................................
.................................. 33
PHProjekt .............................................................................................................. 33
DotProject ............................................................................................................. 38
PhpCollab .............................................................................................................. 42
Visita guiada a un gestor de proyectos 2.0: qdPM ............................................... 47
7. Guia de recursos ................................................................
................................................................................................
..................................................................
.................................. 51
2
La gestión de proyectos es una actividad fundamental dentro el mundo laboral
actual. Saber gestionar y administrar los recursos destinados a la materialización
de un proyecto o idea es vital para que el resultado sea satisfactorio. En la
actualidad existe software gratuito que nos puede facilitar la planificación, el
seguimiento y el control en la gestión de un proyecto.
Este seminario está pensado para mostrar a los alumnos los diferentes tipos de
gestores de proyectos y el funcionamiento esencial de este tipo de software.
Objetivos de la Cápsula
Dar a conocer diferentes tipos de software específico para ayudar a la gestión
de un proyecto.
Mostrar las dos grandes tipologías de este software (workgroup y desktop)
para que el usuario sea capaz de discernir aquella que más conviene a su
equipo de trabajo.
Practicar con un programa desktop y otro workgroup para conocer el entorno
de trabajo de este tipo de software y aprender a manejarlo.
Conocer los pasos necesarios para planificar un proyecto.
Aprender los conceptos básicos sobre gestión de proyectos.
3
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una idea que se quiere materializar y, para conseguirlo, se
establece un proceso que necesita recursos humanos, temporales y materiales.
Para poder aplicar una metodología de gestión de proyectos, el proyecto debe
poderse dividir en tareas que no sean repetitivas, que estén relacionadas entre
ellas, que tengan una duración determinada y que necesitan de recursos para su
materialización.
La gestión de un proyecto implica negociar la dimensión, la calidad, el tiempo de
desarrollo y el coste del proyecto para que todas las partes involucradas estén
conformes.
La Wikipedia1 define la gestión de proyectos como “la disciplina de la
organización y la gestión de recursos de forma que el proyecto sea llevado a cabo
dentro de las restricciones de alcance, calidad, tiempo y coste. Un proyecto es un
esfuerzo temporal y de un solo golpe asumido para crear un producto o servicio
único, que trae cambios beneficiosos o valor añadido.
El primer reto de la gestión de proyectos es estar seguro de que un proyecto será
entregado dentro de las restricciones definidas. El segundo reto, más ambiguo, es
la ubicación e integración óptima de los recursos necesarios (dinero, personas,
materiales, energía, espacio, suministros, comunicación, etc.) para lograr los
objetivos predefinidos.
Los proyectos necesitan ser realizados y entregados bajo ciertas restricciones.
Tradicionalmente, estas restricciones han sido el alcance, el tiempo, y el coste.
Estas son conocidas también como El triángulo de la gestión de proyectos,
proyectos donde
cada lado representa una restricción. Un lado del triángulo no puede ser cambiado
sin afectar a los otros.
1
http://ca.wikipedia.org/wiki/Gestió_de_proyectos
4
La restricción del alcance hace referencia a qué debe hacerse para producir el
resultado final del proyecto.
La restricción del tiempo hace referencia a la cantidad de tiempo
disponible para completar un proyecto.
La restricción del coste hace referencia a la cantidad presupuestada
disponible para el proyecto.
Estas tres restricciones compiten a menudo entre ellas:
El aumento del alcance generalmente implica el aumento del tiempo y el
aumento del coste.
La reducción del tiempo puede implicar el aumento del coste y la reducción
del alcance.
La reducción del presupuesto puede implicar el aumento del tiempo y la
reducción del alcance.
La disciplina de la gestión de proyectos trata sobre el las herramientas y técnicas
que posibilitan que el equipo del proyecto organice su trabajo para adecuarse a
estas restricciones.”
2. Fases en la gestión de proyectos: planificación, seguimiento y control, y
comunicación.
comunicación.
Los proyectos se dividen en las siguientes fases:
Análisis y planificación del proyecto
Seguimiento y control del proyecto
Comunicación del proyecto
Las fases de planificación y control se producen en etapas diferentes de la vida del
proyecto, a diferencia de la comunicación, que se un elemento imprescindible
durante toda la vida del proyecto.
5
Análisis y planificación del proyecto
Para gestionar un proyecto de forma eficaz y eficiente necesitamos planificarlo
correctamente. La planificación detallará los objetivos y/o resultados del proyecto,
el modo de conseguirlo y los recursos humanos y materiales que necesitamos
para ello. Toda esta información la plasmaremos en el plan de trabajo,
trabajo un
documento básico para el desarrollo y ejecución del proyecto. Este documento es
fundamental
para apoyar al jefe del proyecto y su equipo durante la ejecución del proyecto.
Una vez aprobada la propuesta, el plan previo se detallará mucho más e incluirá
las tareas asignadas a los diversos miembros que componen el equipo de trabajo
y la identificación de hitos. El documento de la planificación (plan de trabajo) debe
de estar al alcance de cualquier persona implicada en el proyecto y no sólo del
jefe, de modo que si se produce alguna modificación, actualización o cambio se
puedan tomar las medidas pertinentes y todos los componentes del equipo estén
enterados.
Tras la planificación detallada de un proyecto y su revisión, pasamos a la
ejecución o puesta en marcha del proyecto.
proyecto El plan de trabajo se consultará para
seguir la secuencia de tareas y para asignar las mismas a los distintos miembros
del equipo de trabajo.
Diseño del plan de trabajo
Una vez tomada la decisión de poner en marcha el proyecto (con una autorización
formal por parte del cliente), los pasos a seguir son:
Diseño de un plan de trabajo
Distribución del trabajo
Presentación del calendario y planificación para la aprobación formal
6
Inicio de la ejecución o desarrollo del plan de trabajo
Las actividades básicas implicadas en la planificación de un proyecto son las
siguientes:
Identificar las tareas o subtareas asociadas: prioridad máxima a la hora de
lograr los objetivos deseados.
Representarlo todo mediante un diagrama para poder determinar la
secuencia de tareas más eficaz.
Estimar el grado de esfuerzo requerido en días y la duración de cada tarea
y subtarea.
Identificar recursos de apoyo y disponibilidad (tiempo, cómo y cuándo).
Establecer un presupuesto para todo el proyecto, para las fases de que
conste y para las tareas más específicas.
Especificar los hitos u objetivos parciales (fechas de finalización de las
tareas).
Elaborar una lista de los "entregables", algunos de los cuales coincidirán
con los hitos.
Si formamos parte de una empresa: obtener el visto bueno de nuestros
superiores al plan.
Seguimiento y control del proyecto
Una vez iniciado el proyecto, la principal tarea del jefe de proyecto es evaluar y
gestionar el progreso del mismo. Un director o jefe de proyecto eficaz es aquel que
examina todas y cada una de las tareas y subtareas realizadas hasta el momento,
el progreso realizado en el tiempo previsto, el solapamiento de tareas y cómo
encajan entre ellas, qué modificaciones se deben efectuar y cómo deben
realizarse, los problemas que pueden ir surgiendo, el control del presupuesto y la
motivación del equipo.
7
Veamos en una lista más detallada una serie de responsabilidades:
responsabilidades
Anotar o registrar cualquier variación respecto al desarrollo y planificación
de un proyecto.
Modificar la descripción de las tareas según las necesidades y a medida
que progrese el proyecto. Cuando el proyecto se desvía, hay que corregir de
inmediato cualquier tarea manteniéndose dentro de los límites de tiempo y
presupuesto.
Acompañar a los miembros del equipo, trabajar con ellos, construir un
ambiente de equipo, ofreciendo críticas y alabanzas, escuchándoles y
dotándoles de responsabilidad.
Controlar el ámbito del proyecto, asegurarse de que se emplean los
recursos necesarios.
Asegurarse de que se superan eficazmente los obstáculos.
Mantener buenas relaciones con nuestros superiores y el cliente,
manteniéndoles informados, evitándoles las sorpresas y estar pendiente a
sus reacciones.
Comunicación del proyecto
La comunicación es un proceso esencial de la gestión de proyectos, del principio
hasta el final del mismo. Hay que determinar:
a quién se comunica qué información
de qué manera se le comunica la información
con qué frecuencia
con qué grado de detalle
El objetivo es mantener informados a todas las personas implicadas de la
evolución del proyecto, así como intercambiar información y opiniones sobre su
evolución. La comunicación formal se realiza mediante informes y reuniones, y la
informal mediante conversaciones, mails, etc.
8
El contenido de los informes dependerá del destinatario del informe: la dirección,
el responsable del proyecto, el equipo, el cliente2.
Los informes para la dirección contienen la siguiente información:
Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto
Puntos de control definidos
Recursos necesarios para una correcta ejecución del proyecto
Coste del proyecto
Los informes para el responsable del proyecto contienen la siguiente información:
Organización del trabajo
Flujo de trabajo e información
Fecha de inicio de cada actividad
Recursos implicados en cada actividad del proyecto
Los informes para el equipo contienen la siguiente información:
Actividades asignadas a cada recurso
Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad
Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general
Los informes para el cliente contienen la siguiente información:
Situación real del proyecto
Desviaciones respecto a la planificación o el coste previstos
2
Información procedente del Centro de Estudios Superiores (IUSC) sobre Gestión
de proyectos desarrollada por ADA Consultores:
http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html
9
3. La figura del jefe de proyectos
Características
Un jefe de proyecto es un elemento activo, incentivador y motivador. Su
responsabilidad pasa por la planificación de las acciones a seguir, anticipando los
obstáculos, ajustando el desarrollo del proyecto y realizando un seguimiento
continuo de la distribución de los recursos humanos, tecnológicos y económicos. A
medida que el proyecto avance, el jefe de proyecto deberá prestar atención a la
formación, motivación, cohesión e información proporcionada a los componentes
del equipo de trabajo.
Además del seguimiento del proyecto y de las responsabilidades comentadas en
el párrafo anterior, el jefe de proyecto será el contacto con el cliente y sus
interlocutores (los proveedores, los equipos subcontratados, la dirección de su
empresa –si no se trata de un profesional autónomo– y personal interno para
colaboraciones administrativas o de otra índole –aunque sea puntualmente).
Un jefe de proyecto tiene que tener la capacidad de adaptarse a los cambios
constantes en la vida de un proyecto, a veces estos cambios no se habrán tenido
en cuenta ni tan siquiera como imprevistos. Tendrá pues que improvisar, reajustar
y superar situaciones no previstas al inicio del proyecto.
Las responsabilidades de un jefe de proyecto son:
Diseñar el plan de proyecto, presentarlo y defenderlo ante terceros (sus
superiores cuando los tiene, el equipo y el cliente).
Relacionarse con sus superiores, los miembros del equipo del proyecto,
personal de administración y de apoyo, con los clientes, otros jefes de
proyecto y empleados de la empresa.
Distribuir, coordinar y gestionar los recursos disponibles para la realización
y el desarrollo correcto del proyecto.
Iniciar e impulsar la puesta en marcha del proyecto.
Supervisar diariamente el progreso del proyecto, revisar los objetivos
intermedios, realizar ajustes sobre la marcha, revisar los presupuestos y
evaluar los recursos necesarios para el proyecto.
10
Supervisar y dirigir a los miembros del equipo, delegar tareas y revisar la
ejecución de las mismas.
Proporcionar apoyo y respuestas a los miembros del equipo y otros
empleados (administración, etc.)
Identificar nuevas oportunidades, problemas y realizar los ajustes
adecuados.
Minimizar o evitar conflictos, crear y motivar un buen ambiente.
Preparar informes de seguimiento, resumen y presentaciones.
Incorporar al proyecto las ideas que le proporcionen los miembros del
equipo, hacer ajustes sobre la marcha y revisar los resultados intermedios
con los colaboradores.
Tomar decisiones e iniciativas del tipo: solicitar a los miembros del equipo
que trabajen más horas, reasignar responsabilidades y tareas, resolver
problemas de actitudes que afecten al equipo.
Asesorarse, examinar los resultados de
aprovecharlos en beneficio del propio proyecto.
proyectos
anteriores
y
En resumen, los jefes de proyectos son los responsables de la planificación,
supervisión, administración, motivación, formación, coordinación, comunicación,
reajustes y logros del proyecto.
11
Guía para los jefes de proyecto
J.D. Frame, en su libro Managing Projects in Organizations, identifica cinco
principios básicos parar ayudar a los jefes de proyecto en la consecución de sus
objetivos.
No improvisar:
improvisar la improvisación sólo es válida en tareas muy cortas y en
proyectos que se realicen en solitario. En proyectos a medio o largo plazo y
dónde esté implicado un equipo con un presupuesto y unos plazos de inicio
y terminación, la improvisación siempre significará un problema. La
responsabilidad de un jefe de proyecto significa elaborar un plan de
proyecto eficaz y emplearlo como un documento vivo y activo.
No precipitarse:
precipitarse organizarse con tiempo significará hacer un buen trabajo.
Cuidar el inicio de un proyecto y reflexionar sobre la estructura de tareas
más adecuada, nos da muchas posibilidades de que todo salga bien.
Anticiparse a los problemas:
problemas podemos prever problemas del tipo: ignorar
los objetivos o hitos intermedios, agotar recursos antes de tiempo, tener
personas en el equipo que no tengan la preparación suficiente para
abordar las tareas asignadas, cambio en los objetivos del proyecto, ir
retrasado con respecto a la fecha de finalización, excederse en el
presupuesto, pérdida de la motivación en el equipo. Al anticiparnos a lo
seguramente inevitable, nos encontraremos en mejor posición para
resolver los imprevistos o problemas. Podemos incluso aprender de dichas
situaciones y aprovecharlas en un futuro en nuestro beneficio.
Ser objetivos.
objetivos No podemos "inventar" o "imaginar" lo que quieren los
clientes, es él el que debe indicarnos qué necesita y cómo y nuestra
obligación, como jefes de proyecto, es averiguar la situación real, de la cual
dependerá la consecución positiva del proyecto y la administración de los
recursos necesarios para ello. Para conocer la realidad del proyecto
necesitamos identificar a todos los participantes en el proyecto, las metas
de cada uno de ellos para completarlo felizmente y los puntos fuertes y
débiles del plan de proyecto y de su equipo (factores críticos de éxito)
La flexibilidad es fundamental.
fundamental Un jefe de proyecto eficaz debe mantener
un control exhaustivo del plan detallado del proyecto, intercambiando
información, respondiendo adecuadamente y evitando la rigidez de una
burocracia a veces asfixiante.
12
4. Tipos de gestores de proyectos
Software desktop vs workgroup
Podemos dividir los gestores de proyectos en dos grandes grupos: los de tipo
desktop y las herramientas workgroup. El software desktop o de escritorio es
aquel que se instala en un ordenador y únicamente se puede usar en aquel
ordenador donde se haya instalado previamente.
El software workgroup es aquel pensado para trabajar de manera colaborativa a
través de la red. Existen dos posibilidades cuando se quiere utilizar una aplicación
colaborativa para la gestión de proyectos:
Servicios de entorno web.
web Si contratamos un servicio de entorno web
dispondremos de una aplicación online que nos dará soporte en la gestión
de proyectos. Estas aplicaciones suelen ser comerciales y de pago. Los
precios son muy asequible e incluyen todos los conceptos: alojamiento,
backups, actualizaciones, etc. Ejemplos: Basecamp, activeCollab,
iTeamWork (http://www.iteamwork.com/)
Sistemas de entorno web.
web Este software se debe instalar en un servidor de
Internet y es consultable desde cualquier ordenador con conexión a la red.
En este tipo de aplicaciones existe una gran oferta de programas de código
libre: dotProject, Egroupware, PHPProject (www.phprojekt.com), qdPM
(http://qdpm.net/)...
La diferencia fundamental entre los dos tipos de proyectos es de filosofía: el
software desktop está pensado para visualizar la planificación y seguimiento de
un proyecto, mientras que el software workgroup está pensado para cubrir las
necesitados de un equipo que trabaja en red. Los dos disponen de herramientas
para visualizar el estado del proyecto, pero en el caso de los gestores workgroup
son una funcionalidad importante, mientras que en los gestores desktop son la
funcionalidad principal.
Ambos grupos cuentan con programas sencillos y otros más completos. En el caso
del software desktop, Microsoft Project sería el mejor ejemplo de un software muy
completo y potente para gestionar proyectos. Este programa es propietario y ha
sido la referencia de este tipo de herramientas durante muchos años.
Para encontrar alternativas libres a este software podemos ir al directorio
Alternativas libres (www.freealts.com) e introducir la palabra “Project” dentro el
campo de texto bajo “Aplicación privativa”.
13
La pantalla resultante es un listado ordenado y
categorizado de software libre de características
similares. El software libre más similar a Microsoft
Project
sería
Open
Workbench
(www.openworkbench.org). En nuestro caso usaremos
un gestor de proyectos desktop más sencillo pero muy
popular
por
su
usabilidad:
Gantt
Project
(www.ganttproject.biz).
Para estar al día de los nuevos proyectos en software
libre en este ámbito y en muchos otros visitar la web de
sourceforge.net: http://sourceforge.net/, la mayor base
de datos de software libre que existe en la actualidad.
Dentro este sitio web debemos buscar en el árbol de
categorías y allá seleccionar Project Management,
Management que
se encuentra dentro la categoría Office/Business.
Office/Business.
Gestores de proyectos
proyectos 2.0
Denominamos gestores de proyectos 2.0 aquel software workgroup donde las
aplicación.
herramientas comunicativas son las que tienen más peso dentro de la aplicación
Este tipo de gestores de proyectos integran herramientas propias de la web 2.0
pero, sobre todo, responden a la filosofía 2.0 de enfatizar la comunicación entre
los miembros del grupo por encima del resto de funcionalidades.
Los gestores de proyectos 2.0 disponen de varias herramientas para la
comunicación como el wiki, listado de contactos, listado de tareas pendientes
(ToDo), tracker, foros, mensajería… Estos gestores ponen al alcance del grupo de
trabajo herramientas para que la comunicación por diferentes vías entre el equipo
de trabajo permanezca dentro el gestor de proyectos y no se disperse por otros
canales.
Existen muchas aplicaciones que ofrecen la posibilidad de gestionar proyectos de
una manera intuitiva y ordenada, pues la usabilidad de las interfaces de los
gestores 2.0 suele ser uno de sus fuertes. Algunas de estas aplicaciones son
comerciales, otras son gratuitas y algunas del tipo libre u open source. Las
aplicaciones más conocidas son Basecamp (http://basecamphq.com/) y
activeCollab (www.activecollab.com/), ambas son software propietario.
14
Project
Project HQ (http://qdpm.net/) es una aplicación open source que permite
gestionar proyectos de manera colaborativa, sus principales funciones son:
gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de
tareas, sistema de seguimiento...
Los gestores de proyectos 2.0 están pensados para dar respuesta a las
metodologías ágiles de desarrollo de software. Este tipo de metodologías de
programación (existen diversas: Programación Extrema, SCRUM...) están
concebidas para poder integrar nuevos requisitos del producto a lo largo del
proceso de desarrollo. Se prima la flexibilidad y la comunicación ante la
estructuración, rigidez y burocratización de las metodologías de programación
más clásicas. El objetivo es ser capaces de entregarle al cliente una beta que
funcione para que el usuario pueda probarla y se introduzcan los cambios
necesarios. Cada requisito del producto que se implementa es testado por el
cliente para su mejora o aprobación definitiva.
Este cambio de filosofía en las metodologías de producción viene marcado por un
mercado que exige ciclos de desarrollo cada vez más cortos.
Pero los gestores de proyectos 2.0 también tienen críticas. En la publicación
electrónica eHub podemos encontrar un interesante artículo al respecto de
Thomas
Scovell:
“Project
Management
2.0”
(http://emilychang.com/ehub/app/project-management-2-0/)
Thomas Scovell explica que aun cuando el conjunto de características de
Basecamp es aparentemente muy útil (mensajería, éxitos, compartir archivos ...) y
que los miembros de un equipo de proyecto pueden utilizar estas características
para asignar tareas a otras personas y hacer un seguimiento de los proyectos, el
software tiene el inconveniente de ser demasiado igualitario para permitir que los
directores de proyectos hagan bien su trabajo. Y por otra parte, las tareas de
planificación y seguimiento de un proyecto el jefe de proyectos las debe hacer
fuera del programa.
El uso de Basecamp en la gestión de proyectos tradicionales puede resultar
inadecuado. Usarlo como una herramienta para que los miembros del equipo
colaboren y se comunicen es una buena idea, pero usarlo como herramienta para
gestionar el proyecto ya no es tan buena idea.
15
Aún así, Basecamp brilla en su capacidad por involucrar a clientes y otras partes
interesadas y es muy fácil de utilizar.
La Wikipedia ofrece un listado de aplicaciones de gestión de proyectos
(http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gesti%C3%B3n_de_proyectos):
Aplicaciones de código abierto de escritorio
PM C IT PPM RM DM
GanttProject
RM
KPlato
PM
RM
OpenProj
PM
RM
Open Workbench
PM
RM
Aplicaciones de código abierto tipo web
PM C IT PPM RM DM
Bugzilla
dotProject
IT
PM
IT
DM
eGroupWare
PM C IT PPM RM DM
Project.net
PM C IT PPM RM DM
Redmine
PM C IT
Trac
PM C IT
Aplicaciones propietarias de escritorio
Artemis
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM
MatchWare MindView Business
PM
PPM RM
Microsoft Project
PM
RM
TOTVS Project Planner (se sincroniza con Project de PM C IT PPM RM DM
16
Microsoft)
http://www.totvs.com/construcao-e-projetos
Primavera Project Planner
PM C IT PPM RM DM
Aplicaciones propietarias tipo web
PM C IT PPM RM DM
@task
PM C IT PPM RM DM
Basecamp
PM C
Clarity
PM C IT PPM RM DM
Daptiv
PM C IT PPM RM DM
JIRA
Microsoft Office Project Server
PM C IT
PM C IT PPM RM DM
Mingle
PM C IT
OpenAir
PM C IT PPM RM DM
Oracle Project Portfolio Management
PM C IT PPM RM DM
ProactiveOffice
PM C
PPM RM DM
Project Insight
PM C IT PPM RM DM
TargetProcess
PM C IT PPM RM
Leyenda:
PM:
PM Getión de proyectos; C: Software Colaborativo; IT:
IT Sistema de seguimiento de
temas; PPM:
PPM Gestión de la cartera de proyectos; RM:
RM Gestión de recursos; DM:
Gestión de documentos.
17
Criterios para elegir un determinado programa
En el momento de escoger un determinado software, en el primero que hay que
pensar es en el equipo de trabajo que se debe coordinar:
1. ¿El equipo de trabajo está familiarizado con la informática? ¿Los miembros
del equipo trabajan la mayor parte de su jornada laboral delante del
ordenador?
Si la respuesta es sí, la mejor opción será un software workgroup porque el
seguimiento del proyecto será realizado por todos los miembros del equipo,
que introducirán el avance en las tareas que les han sido asignadas, y todo
el mundo podrá consultar en cualquier momento la evolución del mismo.
Pero si la respuesta es negativa, la mejor opción será un software desktop
donde el seguimiento del proyecto sea responsabilidad de el jefe de
proyectos. En este caso se debe tener en cuenta el formado de exportación
que haría falta para dar a conocer a todos los miembros del grupo la
planificación prevista.
2. ¿Qué funcionalidades necesitamos para realizar la planificación y
seguimiento de nuestros proyectos? ¿Alguna otra persona de la empresa
(director, gerente, etc.) consultará de manera habitual el gestor de
proyectos para hacer un seguimiento de la actividad? ¿El grupo de trabajo
lo usará para priorizar sus tareas diarias? Necesitan alguna funcionalidad
determinada que podríamos añadir a la lista..
3. El departamento de sistemas ¿qué requisitos/restricciones impone?
Servidor propio de la empresa con una configuración determinada, etc.
4. El resultado final del proceso debe ser un listado de requisitos organizado
por relevancia que deseamos que tenga nuestro gestor de proyectos. Una
vez lo tengamos claro, ya es cuestión de buscar en la red si aquello que
queremos existe: podemos ir a directorios donde encontraremos toda la
información organizada y filtrada (Ej. Alternativas libres -www.freealts.com)
o a la mayor de base de datos de software libre que existe en la actualidad:
Sourceforge (http://sourceforge.net/). Dentro de este sitio web debemos
buscar el árbol de categorías y allá seleccionar Project Management, que
se encuentra dentro la categoría Office/Business.
18
La Wikipedia proporciona una lista de aplicaciones de gestión de proyectos
(http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gesti%C3%B3n_de_proyectos):
Aplicaciones de código abierto de escritorio
PM C IT PPM RM DM
GanttProject
RM
KPlato
PM
RM
OpenProj
PM
RM
Open Workbench
PM
RM
Aplicaciones de código abierto tipo web
PM C IT PPM RM DM
Bugzilla
dotProject
IT
PM
IT
DM
eGroupWare
PM C IT PPM RM DM
Project.net
PM C IT PPM RM DM
Redmine
PM C IT
Trac
PM C IT
Aplicaciones propietarias
propietarias de escritorio
Artemis
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM
MatchWare MindView Business
PM
PPM RM
Microsoft Project
PM
RM
TOTVS Project Planner (se sincroniza con Project de
PM C IT PPM RM DM
Microsoft)
http://www.totvs.com/construcao-e-projetos
Primavera Project Planner
PM C IT PPM RM DM
Aplicaciones propietarias tipo web
PM C IT PPM RM DM
19
@task
Basecamp
PM C IT PPM RM DM
PM C
Clarity
PM C IT PPM RM DM
Daptiv
PM C IT PPM RM DM
JIRA
Microsoft Office Project Server
PM C IT
PM C IT PPM RM DM
Mingle
PM C IT
OpenAir
PM C IT PPM RM DM
Oracle Project Portfolio Management
PM C IT PPM RM DM
ProactiveOffice
PM C
PPM RM DM
Project Insight
PM C IT PPM RM DM
TargetProcess
PM C IT PPM RM
Leyenda:
PM:
PM Getión de proyectos; C: Software Colaborativo; IT:
IT Sistema de seguimento de
temas; PPM:
PPM Gestión de la cartera de proyectos; RM:
RM Gestión de recursos; DM:
Gestión de documentos.
20
5. Pasos para la planificación
planificación de un proyecto con un gestor de proyectos desktop
El gestor de proyectos desktop con el que vamos a trabajar es el Gantt Project
(www.ganttproject.biz). Este gestor es software libre, es multiplataforma y es uno
de los gestores más populares por su usabilidad y fiabilidad. Tiene las opciones
básicas que debe tener un gestor de proyectos y nos permitirá centrarnos con los
pasos más importantes a la hora de planificar un proyecto.
Cómo se planifica con un gestor
gestor de proyectos
Lo primero que se debe tener claro es que un proyecto es un conjunto de
actividades entrelazadas orientadas a la consecución de un objetivo en un tiempo
determinado y con unos recursos asignados.
1. Lo primero a definir es el calendario
calendario del proyecto:
proyecto
Fecha de inicio
Fecha de finalización
Horario de trabajo
Días festivos y vacaciones
Actividad:
El proyecto que vamos a planificar es la creación de un website corporativo
pequeño con un gestor de contenidos para los apartados de noticias y productos.
La fecha de inicio de todos los proyectos es por defecto la del día que se crea el
proyecto, si la fecha debe ser otra se debe cambiar. La duración del proyecto será
de dos meses, y deberemos tener en cuenta si durante este periodo de tiempo hay
algún día festivo.
Lo primero es crear un nuevo proyecto: Menú Proyecto > Nuevo.
21
La ventana nueva que aparecerá nos pide información que hemos de ir
introduciendo: Nombre, organización, web y descripción del proyecto. En el
siguiente paso debemos seleccionar la opción “Desarrollo de software” porque nos
facilitará el trabajo en este caso al definir una serie de perfiles profesionales
habituales en este tipo de proyectos. El último paso será definir el calendario de
festivos por defecto, pues, si hay algún festivo más que queramos reflejar en el
calendario se puede hacer después.
22
Ahora nos encontramos en la interfaz del GanttProject, donde podemos observar
las siguientes áreas:
Ejemplo de un proyecto El menú del GanttProject solo se usa para importar o
exportar archivos (Menú Proyecte) y para configurar algunos parámetros del
23
proyecto (Editar > Configuración). Normalmente se trabaja con el menú contextual
del programa (botón derecho del ratón sobre el elemento que nos interese) y las
herramientas.
Los tres grupos de herramientas propias del GanttProject: tareas, opciones de
visualización del proyecto y seguimiento del mismo.
2. Ahora definiremos el esquema del proyecto:
proyecto
División del proyecto en fases o etapas
División de las fases en tareas (un paso concreto para la consecución de un
determinado objetivo del proyecto).
División de las tareas en subtareas o actividades más elementales.
Les fases en este caso concreto son: documentación, diseño, programación e
integración.
Las fases, las tareas y las subtareas se generan todas con la herramienta
de Crear “tareas”, y la manera de indicar la jerarquía entre ellas es
mediante el sangrado que se realiza con las flechas que se encuentran en las
pestañas de vistas y que permiten organizar las tareas.
La cadena que hay a su lado permite vincular unas
tareas con otras.
24
Una vez definidas las fases hemos de añadir la tarea de coordinación: la
incluiremos la primera y abarcará todo el proyecto. Modificaremos la fecha de
finalización haciendo doble clic sobre el campo correspondiente.
A continuación crearemos las tareas específicas de cada una de las fases:
Ponernos sobre la fase y crear una nueva tarea. Una vez denominada la
sangraremos con la flecha derecha.
Tareas que se deben generar:
Documentación: Estructuración contenidos, Recopilación material.
Diseño: Diseño interfaz, Pantallas modelo.
Programación: Estructuración datos, Programación módulo noticias,
Programación módulo productos.
Integración: Maquetación, Carga de información, Pruebas y correcciones.
Una vez introducidas las tareas debemos pensar si alguna de ellas se debe dividir
en tareas más elementales. Cuidado con hacer una subdivisión excesiva del
trabajo que pueda angustiar las personas implicadas en el proyecto.
3. Ahora es el momento de definir las propiedades de cada una de las tareas:
tareas
colocarnos sobre la tarea en cuestión
y pulsar el botón
derecho para activar el menú
25
En la ventana de propiedades de las tareas es donde las debemos definir: fecha
de inicio y de finalización. Aquí también es donde marcaremos el porcentaje de
progreso realizado de una tarea durante el seguimiento del proyecto.
La mejor manera de calcular la duración de una tarea es pedirle una estimación al
profesional que la llevará a término.
4. A parte de las tareas existen otros elementos que debemos tener en cuenta a la
hora de planificar un proyecto: las fechas clave o hitos que se usan como puntos
de control y los “entregables
entregables”.
entregables Un hito es una actividad de duración nula.
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La ventana de propiedades de una tarea tiene cuatro pestañas:
Pestaña “Antecesores” donde se definen las dependencias entre
actividades (si una actividad determinada no puede empezar antes de que
otra finalice, por ejemplo).
Pestaña “Recursos” permanecerá vacía hasta que vayamos a la vista
recursos y listemos los miembros del equipo.
Pestaña “Editar notas” sirve para anotar comentarios sobre la tarea. El
problema es que no se visualiza como Microsoft Project que hay una
anotación hecha.
Pestaña “Columnas personalizadas” por si queremos añadir alguna
columna más a las ya existentes y que podéis visualizar al clicar con el
botón de la derecha sobre la fila de los títulos del listado de las tareas.
Añadiremos la columna coste y el tipo de datos será “real”.
5. Pasamos a definir los recursos humanos necesarios para llevar a término el
proyecto: Pestaña Recursos y crear los siguientes recursos con la herramienta de
crear tareas:
Documentalista
Diseñador
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Programador
Maquetador
Jefe del proyecto
Para introducir estos perfiles laborales o las funciones, como las llama el
GanttProject, hay que acudir al Menú Editar > Configuración. Aquí podemos
cambiar el idioma del programa, introducir los perfiles profesionales que nos
interesen así como configurar los parámetros de visualización de nuestros
proyectos.
Un recurso es un profesional que puede realizar una determinada tarea incluida
en un proyecto. Un recurso también es el tiempo, el espacio de que se dispone, la
tecnología, el dinero y el material que se puede usar para desarrollar una
determinada tarea.
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Un factor crítico en cualquier proyecto es conseguir hacer una estimación precisa
del tipo y cantidad de recursos necesarios para materializarlo.
A la hora de planificar el tiempo de duración de una tarea es muy importante
tener en cuenta que del 10 al 20% de la jornada laboral se pierde en
interrupciones (teléfono, pausas, conversas, correo, etc.)
Vamos a determinar las características de cada actividad de nuestro proyecto:
Documentación: Estructuración contenidos (3 días), Recopilación material
(1 semana vinculada a la estructuración de contenido).
Diseño: Diseño interfaz (10 días) + aprobación cliente (hito) + Pantallas
modelo (6 días) + aprobación cliente (hito). Todas las tareas dependientes.
Programación: Estructuración datos (2 días), Programación módulo noticias
(8 días), Programación módulo productos (5 días).
Programación
dependiente estructuración datos y lineal porque soles disponemos de un
programador.
Integración: Maquetación (15 días), carga información (4 días), Pruebas y
correcciones (8 días). Cargaremos la información una vez maquetada la
web y las pruebas se comenzarán a realizar al tiempo que se carga la
información.
Lo primero de todo será la estructuración de contenidos, luego la recopilación del
material, el diseño y la programación pueden ir en paralelo (aunque lo mejor
siempre es esperar el visto bueno del cliente sobre los diseños antes de
programar los módulos). La integración debe empezar una vez diseño y
programación estén terminados.
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A continuación lo que haremos será añadir información al diagrama Gantt del
proyecto porque es una manera muy práctica y atractiva de presentar y visualizar
la planificación del proyecto.
Para hacerlo nos debemos colocar sobre la zona donde se dibuja el diagrama de
Gantt, botón derecho > Propiedades del gráfico. Entonces accederemos al cuadro
de diálogo siguiente que nos permitirá escoger qué campos queremos visualizar
alrededor de las barras del diagrama.
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El resultado final será el siguiente:
Una vez enriquecido el gráfico de las tareas hemos de ir a la pestaña recursos
para asegurarnos de que no hemos sobrecargado de trabajo a alguna persona del
equipo, como en el supuesto de que se muestra:
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Cómo realizar el seguimiento de un
un proyecto
Una vez diseñado el plan de trabajo, se debe hacer accesible a todas las personas
involucradas en el proyecto. Para conseguir este objetivo se deberá exportar el
plan de trabajo del proyecto que tenemos en el GanttProject em algún otro tipo de
formato que todo el equipo pueda leer o imprimirse. En este punto el GanttProject
es un programa muy flexible, pues permite exportar en diferentes tipos de
formatos: pdf, jpg, html, texto csv...
Este documento de gestión debe servir para realizar un buen seguimiento de la
ejecución del proyecto: supervisión de las tareas y verificación del cumplimiento
de los objetivos y plazos planificados, así como detección de las desviaciones y
corrección de las mismas.
Para hacer esta tarea de seguimiento lo que hay que hacer es consultar el
calendario del proyecto marcado y la evolución real del mismo y vigilar que no se
produzca un desfase en alguna tarea determinada o en más de una. Y en el caso
de que se produzca alguna desviación de la planificación hecha, tomar medidas al
respeto para corregirla.
El GanttProject nos ayuda en esta tarea al marcar con una raya roja vertical el día
en que nos encontramos, y con una línea negra horizontal el progreso realizado
dentro cada una de las tareas planificadas.
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El progreso lo hemos de introducir nosotros manualmente. De la comparativa
entre la línea roja y el progreso se visualizará si vamos sobre calendario o nos
estamos desviando.
Una vez conseguidos los objetivos del proyecto, este se debe cerrar. El cierre de un
proyecto significa revisar cómo ha ido el proyecto y si se han producido
desviaciones entre su ejecución real y aquello planificado de buen comienzo. De
esta comparativa es de donde hemos de extraer el conocimiento y la experiencia
para mejorar como jefes de proyectos.
6. El entorno de trabajo en los gestores de trabajo en grupo.
Algunos de los gestores de proyectos workgroup de código libre más conocidos
son PHProjekt (www.phprojekt.com), DotProject (www.dotproject.net/) y PhpCollab
(www.php-collab.com). Estas aplicaciones se instalan en servidor y están
concebidas para dar soporte a un equipo que trabaja en red de manera
colaborativa. La interfaz de PhpCollab es la más limpia y amable, es decir, tiene
más diseño, pero PHProjekt y DotProject son más populares porque son
herramientas más potentes y están más actualizadas, especialmente el
PHProjekt. Para saber cuáles son los programas más descargados dentro del en
torno al software libre debemos ir a la web de Sourceforge.net y en nuestro caso
buscar el concepto Project Management.
PHProjekt
Sistema modular para facilitar su ampliación.
Diferentes niveles de privilegios.
S porta 19 lenguas: català, castellano ...
Calendario para usuarios y grupos, eventos, reserva de recursos, etc.
Gestión de contactos: importación, exportación, contactos personales y
públicos.
Time card. Para controlar las horas de trabajo de los empleados.
Estadísticas, etc.
Gestión básica de proyectos: definición de tareas y subtareas con una
profundidad ilimitada, visor tipo árbol, estado del proyecto, estadísticas,
etc.
Request tracker: sistema de gestión de peticiones.
Cliente de email integrado.
Gestión de ficheros.
Gestión de notas, to do list, etc.
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Gestión de bookmarks.
Administración.
Búsquedas de texto.
Acceso WAP y PDA.
Para la utilización de una aplicación así es imprescindible analizar previamente
nuestras necesidades, y luego determinar qué elementos utilizaremos del
programa y cuáles no, ya que podemos caer en la tentación de utilizar recursos
que no son realmente necesarios, y que la única cosa que harán es disminuir el
uso del programa una vez haya pasado el período de "novedad".
La interfaz de PHProjekt está estructurada de la siguiente manera:
El logo que nos lleva al directorio raíz del árbol de proyectos.
El menú izquierdo que es el árbol de proyectos y nos permite movernos por
los proyectos y subproyectos
El menú superior de la aplicación con las siguientes funcionalidades:
o Calendario personal y del grupo
o Listado de contactos
o Estadísticas de horas trabajadas por persona en cada tarea. Las
estadísticas toman la información de la herramienta Asistencia.
34
o Asistencia es la herramienta que permite hacer el seguimiento del
grupo de trabajo e introducir las horas trabajadas en cada tarea del
proyecto.
o Configuración, donde cada usuario puede cambiar su contraseña y
establecer si quiere recibir notificaciones o no y seleccionar las
tareas donde está involucrado para hacer el seguimiento.
o Administración nos permite eliminar o añadir módulos y editarlos,
definir nuevos usuarios y los módulos que verán a través de la
pestaña roles.
o Buscador y ayuda contextualizada en inglés.
En la parte derecha de la pantalla encontramos el área de contenidos donde
siempre aparecerá el menú principal del Proyecto seleccionado (en el árbol de
proyectos) y el submenú contextual, que cambiará en función de la pestaña
seleccionada del proyecto:
El menú principal de un Proyecto dispone de los módulos o pestañas que le
hemos activado al proyecto en cuestión. Este mismo menú aparecerá tanto en el
proyecto padre como para las tareas que lo integran (aquí se denominan
subproyectos). En este caso disponemos de las siguientes pestañas:
Información básica, donde se introduce la información del proyecto que
queremos planificar.
Proyecto, donde podemos añadir subproyectos o subtareas al indicar
dentro del campo “proyecto” el padre de la subtarea.
El diagrama Gantt que es bastante sencillo, permite cambiar la fecha de
inicio y final de manera interactiva y visualizar la estructura de tareas y
subtareas.
Tarea es para organizarse el trabajo los miembros del equipo. No aparece
reflejado en el Gantt, así que se utiliza como un organizador del trabajo
existente en cada proyecto, tarea o subtarea.
Nota sirve para hacer anotaciones. Tiene un editor HTML que está bastante
bien.
Archivo nos permite subir archivos. Por defecto de medio mega
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Minuta sirve para llevar un control de las horas invertidas en reuniones y
organizarlas por temas o tipos.
Incidencias permite reportar incidencias a los miembros del grupo.
Cada una de las pestañas tiene su propio submenú, que suele estar compuesto
por las siguientes opciones:
Datos básicos.
Accesos: personas que pueden acceder para ver y o/modificar el proyecto.
Previamente se han tenido que dar de alta en la opción Administración >
Usuario del menú superior.
Notificaciones: sirve para notificar por correo electrónico a los participantes
se un proyecto las novedades que se introducen en el gestor (nuevas
tareas, etc.)
También son habituales las opciones de:
Módulo: los módulos que queremos activar para cada.
Rol: sirve para definir los módulos que los diferentes tipos de usuarios pueden
visualizar. Los tipos de rol se definen desde la opción Administración > Rol del
menú superior.
Historial: informa de la actividad que se ha realizado en aquella entrada en
cuestión a lo largo del tiempo.
Por otra parte también encontramos en la parte superior izquierda del área de
contenidos el botón para añadir un nuevo ítem y la posibilidad de exportar en
formato csv los datos que estamos viendo en pantalla. En el caso del ejemplo
también se pueden filtrar los elementos de la tabla mediante tipo de campos.
36
Para generar subtareas éstas deben ser creadas desde la pestaña proyecto e
indicar al programa que son hijas de otra tarea o proyecto. En el listado que se
puede ver en la imagen superior no se dibujan jerarquías, éstas se pueden
visualizar únicamente en el árbol de contenidos del menú izquierdo de la interfaz
o en el diagrama Gantt.
ara asignar los recursos, hay que usar la pestaña accesos, y aquí darle acceso al
miembro del equipo que se encargará de llevar a término la tarea. También
podéis dar acceso a otros integrantes del grupo de trabajo o al cliente.
PHProjekt dispone de un chat y de foros de apoyo para los usuarios, también
ofrece a los interesados en su producto una demo para probar la aplicación antes
de instalarla en el servidor: www.phprojekt.com/demo
PHProjekt es más sencillo de utilizar que el dotProjekt, queda algo cojo en la
funcionalidad de las tareas (a la hora de hacer dependencias entre tareas o hacer
tareas dinámicas) o los recursos (no se puede definir la jornada laboral de un
recurso determinado y confunde algo que se gestione todo a través de los
accesos). Una de sus funcionalidades más interesantes es la de dar acceso al
cliente a determinados módulos de manera sencilla.
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DotProject
La interfaz del DotProject es dura, pero la aplicación permite hacer un buen
seguimiento del proyecto por parte del equipo, que dispone de muchos
parámetros a la hora de introducir el tiempo destinado a cada tarea. Además de
esta característica que DotProject tiene muy desarrollada, esta aplicación también
permite filtrar mucho más los datos y, por lo tanto, hacer una explotación más
intensiva de la información.
El DotProject es un framework formado por módulos:
Empresas
Proyectos
Tareas (con diagramas Gantt)
Foros
Archivos
Calendarios
Contactos
Tickets (helpdesk)
Permisos de usuarios configurables
Desde un punto de vista técnico, DotProject es una aplicación que da más juego
que el PhpCollab porque es un framework con bastantes módulos disponibles,
pero es más duro de usar que PhpCollab que está más pensado desde el punto de
vista de la usabilidad.
En el Dotproject lo primero que hay que hacer es generar una empresa, porque de
lo contrario no te deja crear proyectos.
En el menú superior encontramos las diferentes “vistas”:
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La Vista Compañías
proveedores…
te
permite
definir
diferentes
empresas,
clientes,
Vista Proyectos te facilita la visualización de todos los proyectos de una
determinada empresa o cliente. Organizados por activos, en planificación,
completados, plantillas… y ver el Gantt de todos los proyectos al mismo tiempo.
Esta vista es óptima para directivos, jefes de departamento, etc., pues, les permite
saber qué proyectos se están realizando, cuáles están previstos para los próximos
meses para hacer previsiones.
Gantt de los proyectos:
Para introducir las tareas de un determinado proyecto debemos seleccionar el
nombre del proyecto en la vista proyectos y cuando entramos en su descripción,
entonces hemos de ir añadiendo tareas desde el botón que encontramos en la
parte superior derecha de la interfaz. En esta parte siempre encontraremos los
botones para crear o borrar elementos.
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Cuando añadimos una nueva tarea a un determinado proyecto fijaros que los
parámetros para definirla cambian muy poco de los existentes en el GanttProject.
La base siempre es la misma: crear un proyecto, las tareas del proyecto y
definirlas (cuando se hará, quién la hará…).
En el proyecto se ha de introducir la fecha de comienzo y finalización de cualquier
tarea, sea una etapa o una tarea.
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En el DotProject, como en el PhpCollab, la ruta se usa para moverse por las
pantallas, pues los dos tienen diferentes niveles de profundidad.
El seguimiento es una funcionalidad que el DotProject tiene bien resuelta. Para
hacer el seguimiento del proyecto, existe la pestaña de los Logs de cada tarea,
como se puede ver en la siguiente imagen, que cada miembro del equipo se
encargará de llenar diariamente cuándo acaba de trabajar con una tarea y se
pone con otra.
Pera más información sobre dotProjekt podéis consultar este manual en
castellano: http://tutoriales.innox.com.mx/vhost/tutoriales/completo/index.html
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PhpCollab
En el caso del PhpCollab nos encontramos una interfaz limpia y la posibilidad que
nos ofrece el programa de hacer visible para los clientes aquellos elementos que
nosotros elijamos previamente. Las características más destacadas son:
una vista para el equipo
otra para el cliente
asignación de fases, tareas y subtareas
repositorio de documentos
diagramas Gantt
calendario
notas
envío de incidencias por parte del equipo o el cliente
bookmarks
discusiones
noticias
La pantalla de inicio que los miembros del equipo ven sirve para organizar y
gestionar el trabajo diario de cada persona siempre y cuando esté relacionada con
un determinado proyecto dado de alta en el gestor. En esta pantalla de inicio
aparecen los proyectos que tenemos asignados, las tareas que debemos hacer,
las discusiones que hay abiertas, las notas que pueda haberme puesto para
recordatorio...
Desde esta pantalla podemos ir a cualquiera de las funcionalidades que nos
muestra, bien seleccionando el concepto que nos muestra o bien editándolo con
el icono de la hoja y el lápiz. Cuando pasas por encima de los iconos aparece una
etiqueta explicativa de sus funciones y la aplicación es bastante usable.
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Lo primero que se debe hacer para empezar a trabajar es crear un cliente y
asignarle uno o más proyectos. Después entramos a editar los proyectos de una
manera similar a como lo hemos hecho con el GanttProject. Pensad que la parte
que hace referencia al proyecto es la misma, lo que pasa es que aquí tenemos
más funcionalidades para trabajar con el resto de compañeros y comunicarnos
dudas, incidencias y la nueva información que se pueda ir generando a lo largo del
proyecto
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Al seleccionar un proyecto en la pantalla principal entramos en su pantalla, donde
podemos visualizar toda la información relaciona con el proyecto. Y cuando
seleccionamos una tarea entramos en la pantalla de la tarea y allá podemos ver si
hay subtareas o información relacionada con esta actividad.
44
Vamos profundizando a medida que queremos enterarnos de más información o
queremos introducirla de nuevo. Las diferentes funcionalidades se pueden
replegar al clicar el triángulo, lo que nos permite personalizar la vista de la
pantalla.
45
En la parte superior de la aplicación disponemos del menú principal que permite
acceder a las diferentes vistas de la aplicación. En la parte inferior tenemos la ruta
para saber en todo momento dónde nos encontramos y qué camino hemos
seguido (recordar que hay diferentes niveles de profundidad).
En la parte derecha superior y sobre el recuadro azul del menú principal
disponemos de las utilidades de la aplicación para salir de la misma, cambiar
nuestras preferencias o ir al sitio del proyecto,
Si el sitio del proyecto no está creado el cliente no puede verlo y, por lo tanto, no
nos puede reportar las incidencias o correcciones a lo que se está haciendo, como
se puede ver en la imagen adjunta.
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Las ventajas del PhpCollab frente al DotProject son su interfaz fácil de utilizar, el
hecho que puedes disponer de una “extranet” porque los clientes puedan hacer un
seguimiento de su proyecto y donde sólo se muestra aquello que se quiere
mostrar.
Visita guiada a un gestor de proyectos 2.0: qdPM
Link: http://basecamphq.com/
Se puede probar con 1 proyecto y una cantidad ilimitada de usuarios sin la
posibilidad de compartir ficheros:
http://basecamphq.com/signup
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Link: http://www.activecollab.com/
Se puede probar con todas sus funcionalidades durante 7 días.
qdPM:
qdPM http://qdpm.net/
Existe una demo para probar este gestor de proyectos 2.0 de software libre:
http://qdpm.net/?page_id=250
QdPM es una aplicación de software libre que permite gestionar proyectos de
manera colaborativa. Está especialmente indicada para equipos pequeños. Este
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gestor pertenece a los denominados gestores 2.0 por su usabilidad y la manera
como están integradas las herramientas de comunicación: tickets, reports, foros,
notas...
Para visualizar pequeños videotutoriales de las características más destacadas de
qdPM podéis ir a: http://qdpm.net/?page_id=9
Las características de esta aplicación son las siguientes:
Home personalizable para poder mostrar aquella información que interese al
usuario en la pantalla de inicio mediante la opción Reports > New Report y
seleccionar la opción mostrar en la home.
Aplicación muy configurable porque se pueden editar las opciones
existentes y añadir nuevas. Desde la opción del menú principal
Configuración.
Software disponible en numerosos idiomas,
idiomas entre ellos el castellano.
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Control de acceso de usuarios.
usuarios Se definen grupos con sus respectivos
permisos configurables y cada usuario se asocia a un grupo preexistente.
Podemos definir un grupo “cliente” que acceda únicamente a algunos
módulos.
Sistema de tickets para el cliente y el grupo con la posibilidad de asociarlos
a tareas. Con esta funcionalidad el cliente puede reportarnos errores y
cambios y estar informado permanentemente del estado de los mismos.
Generación de informes personalizados desde la opción Report y
posibilidad de exportar a Excel la información de las diferentes tablas de la
aplicación (tareas, proyectos, etc.)
Notificaciones por correo electrónico a los miembros del equipo de cada
proyecto por defecto.
Las tareas se pueden jerarquizar si las asociamos a fases o versiones.
Aunque no se pueden enlazar.
Diagrama Gantt del proyecto.
Foros de discusión a los que se les pueden asociar tareas.
Se puede realizar seguimiento de las tareas y de las horas trabajadas
(estimadas y reales) de cada miembro del equipo. En la demo de la web no
se puede apreciar porque falta una opción de menú que es la encargada de
gestionar este parámetro. Podéis ver su funcionamiento aquí:
http://qdpm.net/?page_id=297
Dispone de un calendario para que cada usuario anote sus actividades. El
calendario es de cada usuario, no del proyecto o grupo.
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Permite subir adjuntos.
adjuntos Tantos como se quiera.
La personalización gráfica de los temas y colores es muy sencilla.
7. Guia de recursos
Gantt Project:
Project http://ganttproject.sourceforge.net
Un gestor de proyectos muy usable y con las funcionalidades básicas. Este
programa se instala en el ordenador y está pensado para que una persona diseñe
el plan de trabajo y haga el seguimiento del mismo. No está pensado para que los
miembros del grupo se conecten y apunten sus horas y cómo evoluciona su
trabajo.
DotProject:
DotProject www.dotproject.net
Este gestor de software libre es muy completo, está traducido a bastantes idiomas
y posibilita trabajar de manera colaborativa a través de Internet. Este programa sí
que está pensado para que los miembros del grupo se conecten y apunten las
horas trabajadas, el tanto por ciento del trabajo realizado, el tipo de tarea hecha,
las incidencias, etc.
PHProjeckt: www.phprojekt.com
Un gestor de proyectos de software libre para trabajar de manera colaborativa a
través de Internet. Es uno de los gestores de proyectos workgroup más utilizados y
dispone de muchas funcionalidades de planificación y seguimiento de los
proyectos por parte del jefe de proyectos y de los miembros del equipo.
PhpCollab:
PhpCollab www.php-collab.com/blog
Un gestor workgroup de software libre con bastantes funcionalidades y una
interfaz muy usable. Permite configurar de manera rápida una “extranet” para que
los clientes puedan seguir su proyecto y reportar incidencias y dudas.
EgroupWare:
EgroupWare www.egroupware.org
Suite de programas libres para la empresa que están listos para el trabajo en
grupo en su red corporativa. Los módulos disponibles permiten: correo electrónico,
libreta de direcciones, calendario, INFOLOG (notas, tareas por realizar, llamadas
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telefónicas), gestión de contenidos, wikis, gestión de proyectos, seguimento, hojas
de cálculo, la base de conocimientos.
qdPM:
qdPM http://qdpm.net/
Aplicación de software libre que permite gestionar proyectos de manera
colaborativa. Este gestor pertenece a los llamados gestores 2.0 por su usabilidad y
la manera como están integradas las herramientas de comunicación: tickets,
reports, foros, notas...
Sourceforge
Para estar al día de los nuevos proyectos de software libre en este ámbito y en
muchos otros visitad el web de sourceforge.net: http://sourceforge.net/
En este sitio web encontraréis una extensa lista de los proyectos existentes en
software libre así como una pequeña descripción de los mismos, la posibilidad de
ampliar información y de descargar el ejecutable. Buscar este tipo de programas
de gestión en la categoría “Project Management”.
Alternativas libres
Directorio de software libre donde las alternativas libres a los programas
propietarios son muy fáciles de encontrar y están valoradas y explicadas con una
pequeña ficha. Link: http://www.freealts.com/
Presentación muy clara y concisa sobre la disciplina de Gestión de proyectos del
Centro de Estudios Superiores (IUSC); ADA Consultores:
http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html
Gestores de proyectos 2.0
Los más conocidos son Basecamphq (http://basecamphq.com/) y activeCollab
(www.activecollab.com). Pero hay otros como qdPM (http://qdpm.net) o
iTeamWork (www.iteamwork.com) que son gratuitos.
Interesante y completo artículo sobre gestores de proyectos 2.0 de Thomas
Scovell en la publicación eHub: http://emilychang.com/ehub/app/projectmanagement-2-0/
Lista de aplicaciones de Gestión de proyectos de la Wikipedia:
http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gesti%C3%B3n_de_proyectos
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