Manual Excel XP

Transcripción

Manual Excel XP

Excel XP-Nivel Básico
Expositor: Daniel Alvarez Bravo
dab.consultas@ gmail.com
CONCEPTOS GENERALES
INTRODUCCIÓN
El presente manual ha sido preparado haciendo hincapié sobre todo en los procedimientos, sin embargo
usted encontrará el suficiente marco teórico de cada tema, el que será ampliado por el instructor mediante
las Práctica Dirigidas.
PRESENTACIÓN
Microsoft Excel para Windows es una hoja electrónica de cálculo diseñada para trabajar en un ambiente
gráfico combinando tres tipos de programas: Hoja de Cálculo, Gráficos y Gestión de Base de Datos. Es una
herramienta de pronóstico empresarial y análisis financiero que le permitirá tomar decisiones basándose en
la evaluación de resultados obtenidos.
INICIO DE TRABAJO EN MICROSOFT EXCEL
• Prender la computadora, se cargará el programa MS-Windows.
• Hacer un Clic en INICIO, seleccionar la opción Programas, luego hacer un Clic en la opción Microsoft
Excel. (Si está en red, deberá ingresar nombre, contraseña y dominio)
PANTALLA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL
Menú de Control de Programa
Utilice este Menú para mover, cambiar el tamaño, restaurar, maximizar, minimizar y cerrar la ventana, así
como también para cambiar de aplicación.
Barra de Títulos
Barra situada en la parte superior de la ventana de Excel, presenta el nombre de la aplicación y de la hoja
activa. Después de cargar Excel, se leerá por primera vez Microsoft Excel-Libro 1. Como la hoja no tiene
nombre todavía, Excel lo llamará por ahora Libro1.
Barra de Menú Principal
Es el Menú Principal de Excel, contiene las diferentes opciones que puede usar (8 opciones). Cada una
tiene una lista de opciones que cae como una persiana en la pantalla.
Manual Excel Básico
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[email protected]
Botones de Minimizar, Maximizar y Restaurar
Permiten cambiar el tamaño de la ventana activa utilizando el Mouse. La flecha hacía arriba maximiza la
ventana, la flecha hacía abajo la minimiza y ambas flechas restaura la ventana.
Barras de Herramientas
Barras con botones que permiten el acceso rápido e instantáneo a los comandos más frecuentes de Excel
utilizando el Mouse. Tiene disponible las siguientes barras: Estándar, Formato, Query y Tabla Dinámica,
Gráfico, Dibujo, Asistente de Ideas, Diálogo, Finalizar Grabación, Visual Basic para Excel, Auditoría,
Grupo de Trabajo, Aplicaciones de Microsoft y Pantalla Completa.Las Barras Estándar y Formato
aparecerán cada vez que se trabaje con Excel, las demás se podrán activar según propias necesidades.
Además podrá crear su propia Barra de Herramientas.
Indicador de Columna o Fila
Indicador visual de columnas o filas. Permite determinar cual es la columna o fila sobre la que se encuentra
la celda activa. Con el Mouse se puede utilizar para cambiar el ancho y alto de una o más columnas o filas.
Celda activa
Es la celda donde esta ubicado el cursor. Su denominación es la composición de la columna (1 ó 2 letras
desde la A a la IV) y la fila (número entre 1 y 65,536) sobre la que se encuentra ubicada.
Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical
Situadas en el lado derecho y en la parte inferior de una ventana. Se utilizan para desplazarse a las
diferentes secciones de un archivo haciendo Clic en las flechas de la Barra o arrastrando el cuadro de
desplazamiento. Para desplazarse grandes trechos utilice la tecla [SHIFT] mientras arrastra el cuadro de
desplazamiento.
Cuadro de División Horizontal y Vertical
Permite dividir una hoja en dos secciones separadas en forma horizontal o vertical. Sirve para ver dos
partes de una hoja en forma simultánea.
Barra de Estado
Situada en la parte inferior, presenta información acerca de un comando seleccionado o una operación en
curso. El lado derecho de la barra de estado muestra si las teclas como [CAPS LOCK], [SCROLL LOCK] o
[NUM LOCK] están activadas.
Barra de Fórmulas
Situada en la parte superior de la ventana, muestra el valor constante o la fórmula utilizada en la celda
activa. Cuenta además con botones para ingresar o cancelar una entrada y el Asistente de Funciones. En
el lado izquierdo se encuentra el "Cuadro de Nombres" que se usa para identificar una celda seleccionada,
un elemento de un gráfico o un objeto de dibujo. Podrá utilizar este cuadro para asignar un nombre a una
celda o rango previamente seleccionado, y para ir hacía una celda o rango con un nombre asignado
previamente.
Etiqueta de la Hoja
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Etiquetas ubicadas en la parte inferior de una ventana del libro de trabajo. Haga un Clic en una etiqueta de
la hoja y esta se transformará en la hoja activa.
Barra de División Horizontal
Barra que se encuentra entre las etiquetas de la hoja y la barra de desplazamiento horizontal, permite
mostrar más etiquetas de la hoja o un porcentaje mayor de la barra de desplazamiento horizontal.
Botón Seleccionar Todo
Rectángulo gris que se encuentra en la esquina superior izquierda de una hoja de cálculo, en la intersección
de los encabezados de filas y columnas. Cuando hace Clic en este botón, selecciona todas las celdas de la
hoja de cálculo.
Botones para desplazar Etiquetas
Situadas en la parte inferior, se utilizan para desplazarse entre una etiqueta y otra, también para ir hacía la
última hoja o la primera en forma directa.
USO DEL MOUSE
El Mouse es un dispositivo manual con botones que se utiliza para introducir datos. Por medio de él, es
posible señalar una zona de la pantalla y seleccionar o ejecutar un comando. Un Mouse tiene
generalmente 2 botones (si el Mouse tiene 3, ignore el botón central). El botón izquierdo se ha fijado como
Primario y el derecho como Secundario.
VENTANAS DE DIÁLOGO
Se utilizan para obtener información complementaria de un comando. Permiten seleccionar opciones
excluyentes o complementarias, agrupando en una sola pantalla información vinculada entre si. Cada
ventana tiene un título y puede ser cambiada de posición. Aunque las ventanas de diálogo son más fáciles
de utilizar con el Mouse, también es posible seleccionar opciones o especificar información con el teclado.
Por ejemplo para desplazarse de una opción a otra, utilice la tecla [TAB], para elegir el botón ACEPTAR use
la tecla [ENTER] y para elegir el botón CANCELAR use la tecla [ESC].
COMANDOS DE MICROSOFT EXCEL
Un comando es una instrucción que indica a Excel lo que debe hacer. Para elegir un comando puede:
• Hacer un clic en un botón de la Barra de Herramientas. Las Barras de Herramientas proporcionan
acceso instantáneo a muchas tareas, bastará hacer un clic en un botón para ejecutar una determinada
acción.
• Usar un Menú Contextual, para activarlo haga un clic con el botón derecho o pulse las teclas [SHIFT] +
[F10].
• Usar las teclas de Método Abreviado, que proporcionan acceso rápido a los comandos más comunes.
Elegir un comando de un Menú.
Para seleccionar una opción del Menú:
1. Coloque el puntero del Mouse sobre la Barra de Menú Principal y haga un clic sobre la opción que desea
ejecutar. También podrá pulsar la tecla [ALT] más la letra subrayada correspondiente a la opción que
desee ejecutar.
2. Aparecerá una persiana con la lista de opciones disponibles.
3. Coloque el puntero sobre la opción que desea ejecutar y haga un clic.
Para cancelar una opción del Menú:
Haga un clic sobre cualquier área fuera del Menú.
USO DE LA AYUDA
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[email protected]
Mediante el Menú de Ayuda se puede obtener de manera rápida información acerca de cualquier comando,
opción de un comando y sus alternativas. Puede obtener la definición de términos que no entienda, obtener
información si aparece un mensaje de error, obtener más información sobre una opción en una Ventana de
Diálogo o sobre alguna parte de la pantalla de Excel.
El nuevo Asistente para Ayuda le permitirá determinar el tipo de ayuda necesaria. Podrá preguntar con
sus propias palabras en la ficha “Asistente para Ayuda”, quién le ofrecerá respuestas que le ayudarán a
concluir más rápido su trabajo. Podrá utilizar el botón INTERROGACIÓN para averiguar que hace cada
elemento de una ventana de diálogo. En la ventana AYUDA podrá obtener asistencia con las fichas
“Contenido” e “Índice”, y, para encontrar palabras o expresiones específicas podrá utilizar la ficha
“Buscar”.
Para visualizar alguna sugerencia acerca de un comando o elemento de la pantalla, podrá hacer Clic en el
botón AYUDA de la Barra Estándar o pulsar la tecla [F1]. Contará además con explicaciones y respuestas
visuales que le informarán los tipos de documentos que se pueden crear. También con una sección
llamada “Procedimientos del Asistente” donde encontrará sencillas instrucciones que le mostrarán la
mejor forma de completar una tarea.
CONFIGURAR LA PANTALLA DE MICROSOFT EXCEL
MOSTRAR LA BARRA DE FÓRMULAS
1. Seleccione la secuencia VER, BARRA DE FÓRMULAS.
2. Si desea ocultar la Barra de Fórmulas seleccione la misma secuencia nuevamente.
MOSTRAR LA BARRA DE ESTADO
1. Seleccione la secuencia VER, BARRA DE ESTADO.
2. Si desea ocultar la Barra de Estado seleccione la misma secuencia nuevamente.
VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO
1. Seleccione la secuencia VER, ZOOM o haga un Clic en el botón ZOOM de la Barra Estándar.
2. Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones:
Ampliación
200%.......................... Permite visualizar la hoja al doble de su tamaño normal.
100%.......................... Permite visualizar la hoja al tamaño normal.
75%............................ Permite visualizar la hoja a 3/4 de su tamaño normal.
50%............................ Permite visualizar la hoja 1/2 de su tamaño normal.
25%............................ Permite visualizar la hoja a 1/4 de su tamaño normal.
Haga un Clic en el botón ACEPTAR una vez hechos todos los cambios.
SALIR DE MICROSOFT EXCEL
Seleccione la secuencia ARCHIVO, SALIR.
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INGRESO Y CORRECCIÓN DE DATOS
INTRODUCCIÓN DE DATOS
1.
2.
3.
Hacer un Clic o colocar el cursor sobre la celda donde desea ingresar la información.
Escribir la información correspondiente. Si comete algún error utilizar la tecla [BACKSPACE] para
corregir.
Hacer un Clic sobre el símbolo 9, pulsar la tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor. Si hace un
Clic sobre el símbolo 9, la información ingresará y el indicador se quedará en dicha celda. Si pulsa la
tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor, la información ingresará y el indicador se desplazará a
la siguiente celda en dirección de la flecha.
Para evitar el movimiento del cursor después de la tecla ENTER
1.
2.
3.
4.
Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Editar.
Haga un Clic en la casilla de verificación "Mover selección después de ENTRAR" y luego en el botón
ACEPTAR.
Si desea cancelar un ingreso antes de pulsar la tecla [ENTER], pulse la tecla [ESC] o bien haga un
Clic sobre el símbolo x.
Podrá efectuar cálculos antes de ingresarlos. Tipee la fórmula en la Barra de Fórmulas y pulse la
tecla [F9]. El resultado aparecerá sobre la Barra de Fórmulas, finalice haciendo un Clic sobre el
símbolo 9 o pulse la tecla [ENTER].
TIPOS DE DATOS
En una celda se pueden introducir básicamente dos tipos de datos: Constantes y Fórmulas.
Valor Constante: Se refiere a los datos que se introducen directamente en una celda; ya sea un valor
numérico, una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fracción, una notación científica, un
valor lógico o un texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor
directamente. Los valores constantes más frecuentes son los valores y los literales.
Un Valor es cualquier información que pueda ser evaluada numéricamente, incluyendo
números, fechas y fórmulas matemáticas. La fechas se consideran valores porque se
almacenan como tal, y Excel puede llevar a cabo operaciones aritméticas con ellas.
Una expresión literal es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un texto
descriptivo, tales como títulos de informes, cabeceras de columnas o nombres de ítems. Se
puede incluir cualquier combinación de letras, números y signos especiales hasta un máximo
de 255 caracteres.
Fórmula: Es la secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores,
que producen valores nuevos de valores ya existentes. Un valor que es producido como resultado de una
fórmula puede cambiar cuando cambian los valores de las celdas que se incluyen en la fórmula.
Las fórmulas siempre comenzarán con el signo = (igual).
INGRESO DE NÚMEROS
Características
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[email protected]
1.
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Un número no podrá empezar con ningún carácter que no sea un dígito entre 0 y 9, un punto decimal,
un signo más (+) o un signo menos (-). El signo más (+) delante será ignorado.
El número podrá terminar con un signo de porcentaje (%) el cual aparecerá junto al número ingresado
y Excel configurará automáticamente la celda con dicho formato y el número será dividido por 100.
En Microsoft Excel, un número sólo puede contener los siguientes caracteres: 1 2 3 4 5 6 7 8 9
+ - ( ) , / $ % . E e y estarán alineados a la derecha.
Podrá anteponer un signo monetario el cual aparecerá en la celda junto al número ingresado y Excel
configurará automáticamente la celda con dicho formato.
Para ingresar números negativos podrá utilizar el signo menos (-) o bien los paréntesis ().
Se podrá introducir un número configurado en notación científica.
Podrá incluir comas (,) o puntos (.) en el ingreso de números constantes como separador de miles y
millones y Excel configurará automáticamente la celda con dicho formato.
Excel justificará automáticamente a la derecha todos los números que se introduzcan en una celda, y
no permitirá utilizar ningún carácter de alineación (cualquier carácter de alineación lo convertirá en un
literal).
Se deberá tener cuidado de no sustituir la letra "i" mayúscula o la letra "l" (ele) minúscula por el
número 1, así como la letra "o" mayúscula por el número 0. Si sucede Excel lo interpretará como
texto.
Si algún dato contiene algún carácter que no sea un número o carácter especial anteriormente
nombrado, Excel lo interpretará como texto.
Un número no podrá tener más de 255 dígitos de largo. Sin embargo si un número no cabe dentro de
los límites de una celda, lo visualizará en notación científica, o bien con signos de número (#####),
dependiendo del formato que tenga la celda.
Excel almacena los números con 15 dígitos de precisión, los cálculos se hacen en base a estos
dígitos, y no con los que presenta la celda. Al realizar cálculos con estos números, se utilizará el
número almacenado, independientemente de la cantidad de decimales que se muestre en pantalla. Si
desea que Excel calcule de acuerdo a la cantidad de decimales que visualiza en pantalla, seleccione
la celda o bloque de celdas y luego de la barra de menús, seleccione Herramientas / Opciones /
calcular / Precisión de pantalla.
Para ingresar fracciones anteponga al número el signo igual. Ejemplo : =3/4. Si ingresa ¾, el Excel
asignará automáticamente el formato de fecha a esta celda.
Al crear una nueva hoja de trabajo, todas las celdas utilizan el formato numérico "General". En este
formato, Excel despliega los números tan precisamente como sea posible.
Para dar formato de texto a números como códigos postales y números de serie, cambie el formato
de número de la celda por el de texto. Puede resultar conveniente, por ejemplo, para ordenar una
columna de datos que incluye números y texto. Para asegurar el orden correcto, dé formato de texto
a todas las celdas de la columna.
También puede situar un apóstrofo (') delante del número. Sin embargo, esta técnica no es muy
recomendable si va a usar los datos de Microsoft Excel con otras aplicaciones.
Para establecer el número fijo de decimales:
1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Modificar.
2. Haga un Clic en la casilla de verificación "Número Fijo de Decimales", especifique el número de
decimales que desea y haga un Clic en el botón ACEPTAR.
3. Inmediatamente proceda a ingresar los valores utilizando el teclado numérico.
4. Para trabajar con los valores en pantalla en lugar de los valores almacenados:
5. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Calcular.
6. Haga un Clic en la casilla de verificación "Precisión de Pantalla" y luego en el botón ACEPTAR.
7. En adelante Excel efectuará los cálculos considerando solamente los valores en pantalla. Cuando se
desactive esta casilla no reaparecerán los valores originales.
INGRESO DE LITERALES Y ALFANUMÉRICOS
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Un texto estará compuesto de letras o cualquier combinación de números y letras hasta 255 caracteres. Un
conjunto de caracteres introducidos en una celda y que Excel no interprete como número, fórmula, fecha,
hora, valor lógico o de error, será interpretado como texto.
Si el literal es demasiado largo para encajar dentro de una celda, para efectos de despliegue, el literal
continuará a través de las celdas ubicadas hacia la derecha (siempre y cuando estén vacías), hasta que su
visualización sea completa. Si las celdas ubicadas a la derecha contienen información, la visualización
quedará truncada.
Para evitar tener largar hileras de caracteres que sobrepasen el ancho de la celda, se podrá desplegar el
texto en varias líneas dentro de la misma celda. Excel permite alinear o justificar los literales a la izquierda,
al centro, o a la derecha de cada celda. Por definición cuando se introduce un texto, Excel los alinea a la
izquierda dentro de la celda. Podrá introducir un número como texto, por ejemplo una lista de códigos
postales, aplicando primero el formato de texto a las celdas en blanco o bien poniendo un apóstrofe delante
de la entrada. También podrá introducir textos en fórmulas, gráficos y cuadros de texto. Para introducir un
texto en las fórmulas, deberá poner los caracteres entre comillas. Los rótulos que aparecen en los gráficos
serán considerados como texto. Los cuadros de texto son objetos gráficos que contienen texto.
INGRESO DE FECHAS Y HORAS
En Excel una fecha o una hora se considera como número y se podrá mostrar en alguno de los formatos
proporcionados por Excel. Para introducir fechas, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-).
• Aunque es posible mostrar las fechas y las horas con varios formatos estándar, Excel almacena todas
las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y
las horas se consideran números, se pueden sumar, restar y agregar a otros cálculos.
• Podrá escribir una fecha y una hora en la misma celda separados con un espacio.
• No se podrá ingresar directamente en las fórmulas números en formatos de fecha u hora, se tendrán que
ingresar como texto encerrados entre comillas. Excel convertirá el texto al número correspondiente
cuando calcule la fórmula.
• Si desea mostrar la hora usando el formato de 12 horas, escriba a.m. o p.m., de lo contrario Excel
mostrará automáticamente la hora con el formato de las 24 horas
• Para ingresar una fecha como literal introduzca en primer lugar un prefijo de alineación. Este método es
perfecto cuando se desea utilizar la fecha simplemente como un texto descriptivo.
• Excel le permitirá efectuar cálculos aritméticos con las fechas y horas, tales como añadir un número de
días a una fecha o determinar el tiempo transcurrido entre dos fechas.
• La fecha actual se podrá ingresar en una celda pulsando las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [;]. La hora
actual pulsando las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [:].
INGRESO DE FÓRMULAS
Una Fórmula es un conjunto de instrucciones que determinan el contenido de una celda. Combina valores y
operadores, que calculan un único resultado final (conjunto de cálculos que dicta la fórmula) que se
visualiza en la celda. Una fórmula puede ayudarle a analizar datos en la hoja de cálculo. Utilice una
fórmula cuando desee introducir valores calculados en una hoja de cálculo.
Reglas para el ingreso de una fórmula:
Toda fórmula podrá empezar con alguno de los siguientes símbolos:
•
•
•
•
•
Un signo más (+) o un signo menos (-).
Un dígito entre 0 y 9.
Un punto decimal.
Un paréntesis abierto (.
Un carácter =.
◊ Una fórmula podrá tener hasta 1024 caracteres de longitud. Si se escribe una función en minúsculas,
Excel lo convertirá a mayúsculas.
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[email protected]
◊ Las fórmulas podrán incluir números, operadores, valores, direcciones de celdas únicas, rangos de
celda, nombres de rango y funciones. No se permiten espacios en blanco.
◊ Los números de las fórmulas pueden ser positivos o negativos, pueden estar escritos como números
enteros, decimales o en forma exponencial.
◊ Cuando la Barra de Fórmulas esté activa, se podrá digitar una fórmula, pegar funciones y nombres
dentro de la fórmula o insertar referencias seleccionando las celdas.
◊ Excel tiene capacidad de Recálculo Automático, esto significa que un cambio en una celda incluida en
una fórmula, modificará automáticamente el resultado final de la fórmula.
Para controlar la manera en que aparecerán las fórmulas:
1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Ver.
2. Haga un Clic en la casilla de verificación "Fórmulas" y luego en el botón ACEPTAR.
FÓRMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR
#¡DIV/0!
Esta tratando de dividir entre cero.
#N/A
Se refiere a un valor que no está disponible.
#¿NOMBRE?
Usa un nombre que Excel no reconoce.
#¡NULO!
Especifica una intersección inválida de 2 áreas.
#¡REF!
Se refiere a una celda que no es válida.
#¡VALOR!
Usa un argumento u operando equivocado.
#####
Produce un resultado que es demasiado largo para
la celda. También ocurre cuando un valor numérico
constante es demasiado largo.
OPERADORES ARITMÉTICOS
Son caracteres que indican a Excel el tipo de cálculo que debe realizar. Son los siguientes:
+
Adición.
Sustracción.
*
Multiplicación.
/
División.
%
Porcentaje.
^
Potenciación.
OPERADORES DE COMPARACIÓN
Comparan dos o más valores mediante una condición determinada con el fin de producir un valor lógico de
verdadero o falso. Son los siguientes:
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o Igual que
<=
Menor o Igual que
=
Igual que
<>
diferente de
OPERADOR DE TEXTOS
Concatena (junta) dos valores de texto para producir uno solo. Si un operando es una referencia a una
celda y la celda referenciada contiene una fórmula, este operador une el valor producido por la fórmula en la
celda referenciada como un valor de texto.
&
Concatenar (Juntar dos o más valores).
• Excel calcula de izquierda a derecha, y efectúa las multiplicaciones y divisiones antes que las sumas y
restas.
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• Las fórmulas que contienen más de un operador están sujetas a reglas estrictas que deciden el orden en
que se van a calcular. En algunos casos esas reglas harán que Excel evalúe una fórmula en una
secuencia distinta a la esperada, pero sujeto a las reglas aritméticas.
• Cuando una fórmula incluye más de un operador de la misma prioridad, se evalúan de izquierda a
derecha.
• Para que las operaciones que haya en una fórmula se lleven a cabo en una secuencia distinta, se deben
utilizar los paréntesis para agrupar conjuntos de números y operadores.
• Los paréntesis siempre tienen prioridad sobre cualquiera de los operadores aritméticos. Cualquier
expresión entre paréntesis se evalúa primero. Si tiene conjuntos de paréntesis dentro de otros
paréntesis, se evalúa primero el conjunto más interno.
REFERENCIAS DE UNA CELDA
Excel permite referirse a una celda como Relativa, Absoluta o Mixta. Una vez definida una celda en uno de
los tres modos, Excel se ocupará automáticamente de su tratamiento correcto en los comandos copiar o
mover. Esto quiere decir que cuando usted copie una fórmula hacia la derecha o izquierda, cambias las
letras de las columnas, y si las copia hacia arriba o hacia abajo, cambia automáticamente el número de las
filas.
REFERENCIA RELATIVA
Todos los libros de cálculo están diseñados bajo la teoría de Matrices, lo cual nos permite manipular
independientemente cada elemento de la matriz al crear y copiar fórmulas.
Veamos el siguiente ejemplo :
• Sólo deberá ingresar la fórmula de la celda E4, las demás fórmulas deberán ser copiadas.
• Observe que cuando usted copia las fórmulas, automáticamente cambia el número de fila en orden
ascendente de la fórmula original, esto en la práctica se denomina referencia relativa.
REFERENCIA ABSOLUTA
Se utiliza cuando se desea hacer referencia a una celda y no se desea que esta varíe cuando la fórmula a
la que pertenece sea copiada. Para convertir una celda en absoluta anteponga el símbolo de dólar ($)
delante de la columna y/o delante de la fila.
Veamos el siguiente ejemplo:
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[email protected]
Si en la celda F4, ingresamos: =E4*$F$3 y la copiamos hacia abajo, observe que la referencia a la celda F3
no varía. Esto es lo que justamente deseamos.
CELDA MIXTA
Una Celda Mixta es aquella que combina referencias relativas y absolutas, de modo que la columna es
relativa y la fila absoluta o viceversa. Los ingresos posibles son: $ColumnaFila o Columna$Fila. Para
modificar el tipo de referencia de una celda:
Coloque el cursor sobre la celda cuya referencia desea modificar.
Haga un Clic sobre la Barra de Fórmulas o bien pulse la tecla [F2].
Coloque el cursor sobre la dirección de celda que desea modificar y pulse la tecla [F4] para pasar por las
referencias absoluta, relativa y mixta hasta que encuentre la que desea.
Haga un Clic sobre el símbolo 9 o pulse la tecla [ENTER].
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial preescrita que toma un valor o conjunto de valores, realiza una
operación y retorna un valor o conjunto de valores. Las funciones pueden ser utilizadas en forma individual
o como un bloque en otras fórmulas. Excel proporciona más de 100 funciones que se pueden utilizar en
diferentes operaciones. Todas las funciones tienen la siguiente sintaxis:
Nombre de la Función(Arg1,Arg2,Arg3,...,ArgN)
Los valores que se den a una función se llaman Argumentos. Los valores que regresa la función se llaman
Resultados de la Función. Los paréntesis informan al programa del comienzo y fin de los argumentos. Los
argumentos pueden ser números, textos, valores lógicos, valores de error o referencias. Además los
argumentos pueden ser constantes o fórmulas, las cuales pueden contener otras funciones, lo que se
conoce como Funciones Anidadas (se pueden anidar hasta 7 niveles).
USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES
Coloque el cursor en la celda donde desea ingresar la función.
Seleccione la secuencia INSERTAR, FUNCIÓN o haga un Clic en el botón ASISTENTE PARA FUNCIONES
de la Barra Estándar. También puede pulsar las teclas [SHIFT] + [F3].
Seleccione la categoría de la función que desea utilizar en el cuadro "Categorías de Funciones".
Seleccione el "Nombre de la Función" que desea utilizar y haga un Clic en el botón SIGUIENTE.
Introduzca los valores para los argumentos (puede introducir valores, referencias, nombres, fórmulas y otras
funciones). Si requiere más de un argumento utilice el punto y coma (;) para separarlos. Luego haga un
Clic en el botón TERMINAR.
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FUNCIONES MÁS UTILIZADAS EN MICROSOFT EXCEL
Función
Realiza lo siguiente :
SUMA(número1; número2; ...)
Devuelve la suma de todos los números en la lista de
argumentos.
PROMEDIO(número1; número2; ...)
Devuelve el promedio (media aritmética) de los
argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos.
MAX(número1;número2; ...)
Devuelve el valor máximo de una lista de
MIN(número1; número2; ...)
Devuelve el valor mínimo de una lista de
MODA( rango)
Devuelve el valor mas frecuente en un rango de
celdas
MEDIANA(rango)
Devuelve el valor central de un rango de celdas
CONTAR.SI(rango ; criterio)
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el
argumento criterio.
SUMAR.SI(rango;criterio;rango suma)
Suma las celdas que coincidan en el rango criterio.
CONTARA(valor1; valor2; ...)
Cuenta los valores que hay en la lista de
CONTAR(ref1; ref2; ...)
Cuenta los números que hay en la lista de
SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Devuelve un valor si el argumento Prueba_lógica es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Será posible anidar hasta 7 funciones SI
para pruebas más elaboradas.
HOY( )
Devuelve el número de serie de la fecha actual.
CREACIÓN DE TOTALES AUTOMÁTICAMENTE
Excel incluye el botón AutoSuma en la Barra Estándar que le permite calcular sumatorias rápidamente tanto
de columnas como de filas de valores. Podrá utilizarlo para calcular totales de una o más columnas o filas.
1. Coloque el cursor inmediatamente debajo del rango de celdas que desea totalizar.
2. Haga un Clic en el botón AUTOSUMA de la Barra Estándar o pulse las teclas [ALT] + [=] y pulse la tecla
[ENTER].
3. Para agregar la fórmula de sumatoria automáticamente seleccione el rango de celdas que desea
totalizar más una celda en blanco.
EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA
INGRESAR INFORMACIÓN NUEVA
1. Coloque el cursor sobre la celda cuyo valor desea modificar.
2. Ingrese el nuevo dato y pulse la tecla [ENTER].
3. El nuevo dato reemplazará el dato anterior.
MODIFICAR LA INFORMACIÓN EXISTENTE
1. Coloque el cursor sobre la celda cuyo valor desea modificar.
2. Pulse la tecla [F2]. La información aparecerá en la Barra de Fórmulas. En la Línea de Estado aparecerá
el indicador EDITAR. También hacer Doble-Clic sobre la celda.
3. Efectúe las modificaciones que desea y termine pulsando la tecla [ENTER].
GRABAR Y CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
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[email protected]
FUNCIONAMIENTO DE UN LIBRO DE TRABAJO
Se denomina Libro de Trabajo al archivo donde se trabaja y se almacenan datos. Cada libro contiene
muchas hojas y es posible tener distintos tipos de hojas en un libro. El libro de trabajo predeterminado se
abre con 16 hojas tituladas del 1 al 16. Los nombres de las hojas aparecen en la etiquetas situadas en la
parte inferior de la ventana del libro. Podrá desplazarse de una hoja a otra haciendo Clic en las etiquetas o
bien con las teclas [CTRL] + [PGDN] y [CTRL] + [PGUP].
Para modificar el número de hojas:
1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha General.
2. Ingrese el número de hojas que desea en la casilla "Número de Hojas en Libro Nuevo" y haga un Clic en
el botón ACEPTAR.
3. Si las etiquetas no aparecen en el libro de trabajo:
4. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Ver.
5. Haga un Clic en la casilla de verificación "Etiquetas de Hojas" y luego en el botón ACEPTAR.
GRABAR UN LIBRO POR PRIMERA VEZ
Seleccione la secuencia ARCHIVO, GUARDAR COMO o pulse la tecla [F12]. También podrá pulsar las
teclas [ALT] + [F2].
Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones:
Nombre de Archivo
Escriba un nombre o acepte el nombre propuesto, Excel le agregará la extensión .XLS.
Guardar en
Utilice esta opción para seleccionar la unidad y carpeta en la que desea guardar el libro de trabajo.
Guardar como tipo
Mostrará los formatos de archivo disponibles que le permiten guardar un libro de trabajo de modo que se
pueda usar en otra aplicación.
Herramientas
Permite abrir una ventana de diálogo donde se podrá elegir que se haga la copia de seguridad de un
archivo, se proteja un archivo mediante una contraseña o se establezca que un archivo sea de sólo lectura.
Para grabar las modificaciones efectuadas:
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Seleccione la secuencia ARCHIVO, GUARDAR o pulse las teclas [CTRL] + [G]. También podrá hacer un
Clic en el botón GUARDAR de la Barra Estándar.
Nota:
Podrá configurar Excel para que guarde el trabajo automáticamente en intervalos de tiempo determinados.
Para ello seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, GUARDADO AUTOMÁTICO. Si no esta disponible,
deberá instalar la macro automática “Guardado Automático”.
CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
Seleccione la secuencia ARCHIVO, CERRAR.
SELECCIÓN DE CELDAS Y RANGOS
Rango se llama al conjunto de celdas sobre las que se pueden efectuar modificaciones de algún tipo. Para
realizar algún cambio MS-Excel necesita seleccionar la celda, rango, rangos, hoja u hojas correspondientes.
SELECCIONAR UNA CELDA
Haga un Clic sobre la celda que desea seleccionar o pulse una de las teclas del cursor para ir hasta ella.
SELECCIONAR UN RANGO DE CELDAS
1. Coloque el cursor sobre la primera celda del rango que desea seleccionar.
2. Haga un Clic y sin soltar arrastre hasta la última celda de dicho rango. Si desea utilizar el teclado pulse
la tecla [SHIFT] y una de las teclas del cursor.
SELECCIONAR CELDAS O RANGOS NO ADYACENTES
1. Seleccione la secuencia EDICIÓN, IR A o pulse las teclas [CTRL] + [I].
2. Aparecerá una ventana de diálogo, en la opción: "Referencia" ingrese las celdas o rangos que desea
seleccionar separados por punto y coma (;) y luego haga un Clic en el botón ACEPTAR.
Método Abreviado:
Seleccione la primera celda o rango. Pulse la tecla [CTRL] y sin soltar haga un Clic con el Mouse y arrastre
por las celdas que desea seleccionar.
Para Seleccionar un rango grande de celdas:
Haga un Clic en la primera celda del rango.
Pulse la tecla [SHIFT] mientras hace Clic en la última celda del rango.
SELECCIONAR UNA FILA O COLUMNA
1. Haga un Clic sobre el encabezado de la fila o columna que desea seleccionar. Puede pulsar las teclas
[SHIFT] + [SPACEBAR] para seleccionar una fila completa o las teclas [CTRL] + [SHIFT] +
[SPACEBAR] para una columna completa.
2. Para filas o columnas adyacentes arrastre por los encabezados de fila o columna.
SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA
Haga un Clic sobre el botón SELECCIONAR TODO (rectángulo de la esquina superior izquierda de la hoja
de cálculo). También puede pulsar las teclas [CTRL] + [SHIFT] + [T].
T
BORRAR INFORMACIÓN DE CELDAS Y RANGOS
BORRAR CELDAS Y RANGOS
1. Seleccione la celda o rango que desea borrar. Si desea eliminar la información de toda la hoja, haga un
Clic en el botón "Seleccionar Todo".
2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, TODO para borrar el contenido, el formato aplicado y las
notas de la celda o rango seleccionado.
3. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, CONTENIDO para borrar solamente el contenido de la
celda o rango seleccionado. También podrá pulsar la tecla [].
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[email protected]
4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, FORMATOS para borrar solamente el formato asignado a
la celda o rango seleccionado.
5. Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, NOTAS para borrar solamente las notas de la celda o
rango seleccionado.
BORRAR ARRASTRANDO
1. Seleccione la celda o el rango que desea borrar.
2. Para borrar solamente el contenido, haga un Clic sobre el "Cuadro de Llenado" y soltar arrastre hacía
adentro hasta que la celda o rango quede de color gris.
3. Si desea borrar el contenido, los formatos aplicados y las notas, pulse la tecla [CTRL] mientras arrastra
el Mouse.
ELIMINAR CELDAS
Seleccione la celda o rango que desee eliminar.
Seleccione la secuencia EDICIÓN, ELIMINAR o pulse las teclas [CTRL] + [-].
Haga un Clic en la opción "Desplazar las Celdas hacía la Izquierda" o "Desplazar las Celdas hacía
Arriba" y luego en el botón ACEPTAR.
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Seleccione las filas o columnas que desea eliminar y seleccione la secuencia EDICIÓN, ELIMINAR.
COPIAR Y MOVER INFORMACIÓN
COPIAR INFORMACIÓN DE UNA CELDA O RANGO
1. Coloque el cursor sobre la celda respectiva o seleccione el rango.
2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] + [C]. También podrá hacer un
Clic en el botón COPIAR de la Barra Estándar.
3. Las celdas quedarán circundadas con un borde móvil. Coloque el cursor en la posición donde desea
ubicar la copia.
4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] + [V]. También podrá hacer un
Clic en el botón PEGAR de la Barra Estándar.
5. Pulse la tecla [ESC] para desactivar el borde móvil.
Si desea copiar celdas o rangos a distancias cortas, coloque el cursor en el "Cuadro de Llenado" y
arrastre el Mouse.
MOVER INFORMACIÓN DE UNA CELDA O RANGO
2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, CORTAR o pulse las teclas [CTRL] + [X]. También podrá hacer un
Clic en el botón CORTAR de la Barra Estándar.
3. Coloque el cursor en la posición donde desea ubicar la información.
4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] + [V]. También podrá hacer un
Clic en el botón PEGAR de la Barra Estándar.
Si desea mover celdas o rangos a distancias cortas, coloque el cursor en el borde de la selección y
arrastre el Mouse.
COPIAR SÓLO CELDAS VISIBLES
2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, IR A o pulse las teclas [CTRL] + [I].
3. Haga un Clic en el botón "Especial", luego en la opción "Celdas Visibles Solamente".
4. Haga un Clic en el botón ACEPTAR.
5. Seleccione la secuencia EDICIÓN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] + [C].
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6. Coloque el cursor en la celda donde desea ubicar la copia.
7. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] + [V].
COPIAR SÓLO CELDAS CON CONTENIDO
1. Coloque el cursor en la celda que contenga la información que desea copiar o seleccione el rango.
2. Seleccione la secuencia EDICIÓN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] + [C].
3. Coloque el cursor en la celda donde desea ubicar la copia.
4. Seleccione la secuencia EDICIÓN, PEGADO ESPECIAL.
5. Haga un Clic en el botón "Saltar Blancos" y luego en el botón ACEPTAR.
DESHACER Y REPETIR EL ÚLTIMO COMANDO
Para deshacer un comando recién ejecutado:
Seleccione la secuencia EDICIÓN, DESHACER o pulse las teclas [CTRL] + [Z]. También podrá hacer un
Clic en el botón DESHACER de la Barra Estándar.
Para repetir un comando:
Seleccione la secuencia EDICIÓN, REPETIR o pulse la tecla [F4]. También podrá hacer un Clic en el
botón REPETIR de la Barra Estándar.
INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS
INSERTAR FILAS O COLUMNAS
1. Coloque el cursor en la fila o columna donde desea insertar. Si son varias seleccione el número de filas
o columnas que desee insertar.
2. Seleccione la secuencia INSERTAR, FILAS para insertar una o más filas.
3. Seleccione la secuencia INSERTAR, COLUMNAS para insertar una o más columnas.
INSERTAR CELDAS
1. Coloque el cursor en la celda donde desea insertar. Si son varias deberá seleccionarlas.
2. Seleccione la secuencia INSERTAR, CELDAS.
Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones:
Desplazar celdas a la derecha
Desplaza las celdas existentes a la derecha cuando inserta celdas.
Desplazar celdas hacia abajo
Desplaza las celdas existentes hacia abajo cuando inserta celdas.
Toda la fila
Inserta una fila completa sobre la selección.
Toda la columna
Inserta una columna completa a la izquierda de la selección.
Haga un Clic en el botón ACEPTAR.
INSERTAR CELDAS EN BLANCO ARRASTRANDO
1. Seleccione una celda o rango por encima o a la izquierda de donde desea insertar las nuevas celdas en
blanco.
2. Coloque el cursor en el "Cuadro de Llenado", pulse la tecla [SHIFT] y arrastre hacía abajo o hacía la
derecha.
Nota :
• MS-Excel incorpora la acción de animación durante la inserción o eliminación de filas y columnas.
• Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la ficha Editar. Luego haga
un Clic en la casilla de verificación “Animar inserción y eliminación” y luego en el botón ACEPTAR.
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FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO
FORMATOS PARA INFORMACIÓN NUMÉRICA
Seleccione la celda, rango o rangos que contienen la información que desea formatear.
Seleccione la secuencia FORMATO, CELDAS o pulse las teclas [CTRL] + [1].
Haga un Clic en la ficha "Número" y seleccione el formato que desea en el cuadro "Códigos de Formato".
Luego haga un Clic en el botón ACEPTAR.
CÓDIGOS DE FORMATO PARA NÚMEROS
Símbolo
GENERAL
#
0 (CERO)
?
COMA (,)
%
PUNTO (.)
Significado
Presenta el número en formato General.
Marcador de lugar para dígitos. Si el número tiene
más dígitos a la derecha de la coma decimal que la
cantidad de números a la derecha en el formato, MSExcel redondeará el número agregando lugares
decimales según la cantidad de números que haya a
la derecha. Si el número tiene más dígitos a la
izquierda de la coma decimal que la cantidad de
números a la izquierda en el formato, MS-Excel
mostrará los dígitos adicionales.
Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas
reglas definidas anteriormente para el marcador #,
excepto si el número tiene menos dígitos que la
cantidad de ceros en el formato, MS-Excel mostrará
los ceros adicionales.
Marcador de lugar para dígitos. Sigue las mismas
reglas definidas anteriormente para el marcador 0,
excepto que MS-Excel colocará un espacio para los
ceros no significativos a cualquiera de los lados de la
coma decimal, para que las comas decimales
queden alineadas. También se puede utilizar este
símbolo para fracciones que tengan cantidades
variables de dígitos.
Coma decimal. Este símbolo determina cuántos
dígitos (ceros o números) mostrará MS-Excel a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el
formato contiene sólo números a la izquierda de este
símbolo, MS-Excel iniciará los números menores que
1 con una coma decimal. Para evitar que esto
ocurra, use 0 como primer marcador de lugar para
dígitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del
número. También se puede usar la coma decimal
para crear formatos de hora con fracciones de
segundo.
Porcentaje. MS-Excel multiplica por 100 y agrega el
carácter %.
Separador de millares.
MS-Excel separa los
millares con puntos, si el formato contiene un punto
rodeado de números o ceros. Un punto después del
marcador de lugar para dígitos mide al número por
un millar.
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Con el símbolo [Condición Valor], se puede establecer un criterio propio para cada sección de un formato de
número.
GRÁFICOS
DEFINICIÓN DE GRÁFICO
Un gráfico es una representación gráfica de datos de una hoja de cálculo. Los valores de las celdas
(puntos de datos) aparecerán en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas, secciones o como otras
formas. Los puntos de datos se agruparán en series de datos que se podrán distinguir con diferentes
colores o diseños. Un gráfico le ayudará a evaluar los datos pues se podrán presentar en forma clara e
interesante y además podrá comparar entre los distintos valores de la hoja.
TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN LA GESTIÓN DE GRÁFICOS
Gráfico Flotante
Es un gráfico insertado en la hoja de cálculo, que está en lazado dinámicamente con los datos de la hoja de
cálculo. Si se modifican los datos de donde se generó el gráfico, el gráfico cambiará, esto implica un en lace
dinámico.
Serie de datos
Es un conjunto de números que pertenecen a un mismo grupo. Ejemplo : las ventas realizadas en el mes de
Enero es una primera serie, las ventas realizadas en el mes de Febrero es una segunda serie de datos, etc.
Punto de datos
Cada uno de los datos de una serie de datos. Un punto de datos es la intersección de un valor y una
categoría (grupo).
TIPOS DE GRÁFICO
Gráfico de áreas
Gráfico de Barras
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Gráfico de Columnas
Gráficos circulares y de anillo
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Gráfico de líneas
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Gráficos XY (Dispersión)
Subtipos Máx-Min-Cierre
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[email protected]
Gráfico Radar
Gráfico Superficie 3D
ASISTENTE PARA GRÁFICOS
Está formado por una serie de ventanas de diálogo cuya finalidad es simplificar la creación de un gráfico.
Le guiará paso a paso permitiendo que pueda elegir el tipo de gráfico, añadir otros elementos como los
títulos y la leyenda. Al finalizar mostrará un ejemplo del gráfico para que pueda realizar los cambios que
sean necesarios.
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• Podrá crear un Gráfico Incrustado (como un objeto) en una hoja de cálculo cuando desee mostrar el
gráfico junto con los datos a los que está asociado.
• Podrá crear un Gráfico en una Hoja Individual de un Libro cuando desee mostrar el gráfico separado
de los datos a los que esté asociado.
• En cualquiera de las dos formas, los datos del gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo
utilizada para su creación, de tal manera que siempre que cambie los datos de la hoja, dichos cambios
se reflejarán en el gráfico.
MANEJO DE BASES DE DATOS
DEFINICIÓN Y CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos es una colección de información agrupada por un tema común. Para MS-Excel una
base de datos es una “Lista” que consta de filas con encabezados que contienen conjuntos de
información similares. La Lista se considera como una simple base de datos donde las filas son los
registros (conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los conceptos en
que se descompone un conjunto de información).
Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access, dBase, Paradox, FoxPro,
Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de datos que residen en las hojas de trabajo. El
presente manual mostrará como trabajar con bases de datos internas.
Muchos usuarios sienten indiferencia hacia las características relacionadas con bases de datos de MSExcel, sencillamente porque el término “bases de datos” implica algo complejo y difícil de aprender.
Esta percepción fue reforzada por el hecho que las primeras versiones de MS-Excel eran realmente
complejas. A partir de MS-Excel para Windows, se han simplificado mucho las características de las
bases de datos convirtiéndose en una herramienta poderosa, a la vez que sencilla, para resolver, casos
verdaderamente complejos. Las siguientes son algunas razones por las que conviene conocer como
administra Excel sus bases de datos internas:
• Buena parte de la funcionalidad de bases de datos en Excel se aprende con mucha facilidad.
• Las características de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir, analizar y producir
informes aunque los datos estén almacenados en una base externa.
• Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar como bases de datos.
LIMITACIONES
MS-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar y manejar los datos,
sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de cálculo de las que se
debe tomar nota antes de seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como el sitio adecuado para almacenar
datos:
• Una hoja de trabajo está limitada a 256 columnas y 65,536 filas.
• Sólo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez.
• Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numéricas) requiere de macros y
cajas de diálogo personalizadas.
• Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se esté accesando a una base de datos
externa).
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[email protected]
• Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho más espacio en disco que
los almacenados en bases de datos externas (una hoja de trabajo almacena fórmulas, formatos,
gráficos, etc.) mientras que los manejadores de bases de datos (DBMS - DataBase Manager
System) convencionales almacenan datos puros.
CREAR UNA LISTA EN LA HOJA DE CÁLCULO
MS-Excel cuenta con una serie de características automáticas que facilitan la administración y el
análisis de los datos de una lista. Para aprovechar al máximo introduzca la información considerando
lo siguiente:
• La lista puede tener como máximo 256 columnas y 65,536 filas.
• Los títulos de columna deben ser ingresados en la primera fila, MS-Excel utilizará dichos títulos
para crear informes, buscar y organizar datos.
• No se debe tener más de una lista en la hoja de cálculo ya que algunas características de
administración como el filtrado sólo pueden usar una sola lista.
• Se debe dejar por lo menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la
hoja, ello permitirá que MS-Excel pueda seleccionar la lista automáticamente cuando ordene, filtre
o inserte subtotales automáticos.
• Para obtener mejores resultados, evitar guardar datos importantes a la izquierda o derecha de la
lista ya que podrían ocultarse al filtrarla.
• Se debe utilizar bordes de celdas para insertar líneas debajo de los títulos de columna, no filas en
blanco o filas que contengan líneas punteadas.
• Utilice un formato para los títulos de columna y otro para los datos.
• La lista debe ser diseñada de tal modo que todas las filas tengan elementos similares en la misma
columna.
• No se debe agregar espacios extra al principio de una celda porque afectarían los procesos de
búsqueda y ordenamiento.
ORDENAR UNA BASE DE DATOS
MS-Excel permite reorganizar las filas de una lista según el contenido de una o más columnas.
• Colocar el cursor en cualquier celda de la lista.
• Seleccionar la secuencia DATOS, ORDENAR, MS-Excel seleccionará automáticamente toda la lista.
En caso de que desee ordenar sólo una parte de la lista deberá seleccionar dicho rango.
• Elija la columna que desea utilizar como "Primer Criterio" indicando si desea que el ordenamiento
sea ascendente o descendente.
• Haga lo mismo para el "Segundo Criterio" y "Tercer Criterio".
• Haga un Clic en el botón ACEPTAR.
Método Abreviado:
• Si solamente necesita ordenar por una sola columna, coloque el cursor en una celda de la
columna que desea ordenar y haga un Clic en el botón ORDEN ASCENDENTE o el botón
ORDEN DESCENDENTE.
CRITERIOS DE ORDENACIÓN
Podrá ordenar una lista en orden ascendente, descendente o usando un criterio de ordenación
personalizado. El contenido y los tipos de datos determinarán cómo se ordena un valor.
Criterio de Ordenación Ascendente:
• Números, del menor número negativo al mayor número positivo; fechas y horas, de la más
antigua a la más reciente.
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• Valores de Texto, se ordenan los números introducidos como texto primero y luego el texto
normal.
• Valores lógicos, FALSO y luego VERDADERO.
• Valores de error, como #¡VALOR¡ o #¿NOMBRE?, en el orden en que fueron encontrados.
• En blanco.
Criterio de Ordenación Descendente:
Cuando se seleccione el criterio de ordenación descendente, MS-Excel ordenará los valores en el
orden contrario al ascendente, salvo en el caso de las celdas en blanco, que siempre se ordenan al
final.
FILTRAR DATOS DE UNA LISTA
El filtrado constituye un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de datos en una lista y
trabajar con ellos. A diferencia de los ordenamientos, el filtrado no reorganiza los datos, sólo oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
USO DE FILTROS AUTOMÁTICOS
• Coloque el cursor dentro de la base de datos.
• Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMÁTICO.
• MS-Excel colocará flechas desplegables directamente en todos los títulos de columna de la lista. Si
desea filtrar una lista usando ciertas columnas, deberá seleccionarlas antes.
• Haga un Clic en la flecha de una de las columnas y aparecerá una lista de todos los elementos
únicos de la columna.
• Seleccione un Elemento de la Lista (se llama "Criterio del Filtro"), MS-Excel ocultará todas las filas
que no contienen el valor seleccionado.
• Para mostrar todos las filas ocultas de una lista seleccione la secuencia DATOS; FILTROS,
MOSTRAR TODO.
• Para mostrar todas las filas ocultas y eliminar las flechas del filtro automático seleccione la
secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMÁTICO.
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USO DE CRITERIOS PERSONALIZADOS
• Haga un Clic en la opción "Personalizadas" de la lista desplegable.
• Aparecerá la ventana de diálogo "Filtros Personalizados", ingrese los criterios que desee especificar y
haga un Clic en el botón ACEPTAR.
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Manual Excel XP

Transcripción

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