Municipalidad de Alajuela - Archivo Nacional de Costa Rica

Municipalidad de Alajuela - Archivo Nacional de Costa Rica

Ministerio de Cultura de España
Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica
Fundación Pro-Rescate de Documentos
Nº de Formulario: 7
Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica
El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos
Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción
detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción
para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales
que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de
Costa Rica.
INFORMACIÓN GENERAL
DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO
(*) Nombre del Archivo: Archivo Central de la Municipalidad de Alajuela
Formas Excluídas: _____________________________________________________________
Nombre Paralelo: ______________________________________________________________
(*) Acrónimo del Archivo: CR- MUAL-AC
DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA
(*) Área Geográfica:
X Iberoamérica
(*) País: Costa Rica
(*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X”
Provincia de:
X
o
o
o
o
o
o
Alajuela
Cartago
Guanacaste
Heredia
Limón
Puntarenas
San José
Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central
1
(*) Municipio (Distrito): Primero
Núcleo de Población Menor:
Calle: Costado oeste del Parque Central de Alajuela, edificio Antiguo Palacio Municipal
Código Postal: 407-4050 Alajuela
DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO
Página Web:
http:// __No tiene__
Correo electrónico: No tiene.
Teléfono(s):
1. (506) 24-36-23-05
Fax:
1. (506) 24-36-23-05
DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO
Horario de Apertura: L-J: 7:30-16:30 horas y V: 7:30-15:30 horas
Horario de Cierre: Sábado, domingos y feriados de ley
Horas semanales de apertura: 48 horas
Marque con “X”
X
Acceso Libre
o Acceso restringido
DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Apellidos: Jiménez/ Alfaro
Nombre: Maricel
Cargo: Coordinadora del Archivo Central
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Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 16/07/2001
HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS
TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Titularidad:
Marque con “X”
X
Público
o Privado
Tipo de Archivo:
Marque con “X”
o Archivo General del Estado
o Archivo Notarial
X
Archivo Municipal
o Archivo de Registros Públicos
o Archivo Diocesano
o Archivo de Catedral o Colegiata
o Archivo Parroquial
o Archivo de Institución Penitenciaria
o Archivo de Asociación
o Archivo de Colegio Profesional
o Archivo de Partido Político
o Archivo Empresarial
o Archivo Hospitalario
o Archivo de Centro Benéfico
o Archivo de Centro Docente
o Archivo Universitario
o Archivo de Institución Científica y de Investigación
o Archivo de Medios de Comunicación
o Archivo de Organización Sindical
o Archivo de Organización Patronal
o Archivo de Organismo Internacional
o Archivo Bancario
o Archivo de Cámara Agraria
o Archivo de Derechos Humanos
Gestionado por:
Marque con “X”
X
Administración Autonómica / territorial
o Administración Central
o Administración Local
o Otras administraciones públicas
3
o
o
Poder Judicial
Poder Legislativo
Administración Central: _________________________
(*) Según el Ciclo Vital:
Marque con “X”
o Archivo Histórico
o Archivo Intermedio
X
Archivo Central
o Archivo de Gestión
DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA
Historia del Archivo:
El 11 de noviembre de 1824, Alajuela recibe el título de ciudad y el 7 de diciembre de 1848 el
de provincia y Cantón.
La relación documentada entre la Dirección General del Archivo Nacional y la Municipalidad
de Alajuela data del año 1967, cuando la primera brindó asesoría archivística a la segunda
sin resultados favorables por desinterés de las autoridades municipales.
En la década de 1990, como consecuencia de la aprobación de la Ley 7202 del Sistema
Nacional de Archivos, la Dirección General del Archivo Nacional restablece vínculos con el
municipio y lo insta a hacer las gestiones necesarias para cumplir y hacer cumplir esta
importante legislación.
En 1995 la Auditoría de la Municipalidad de Alajuela, realiza un estudio especial de
evaluación del archivo municipal, y determina la falta de una política archivística institucional.
En consecuencia el Concejo Municipal acuerda la creación de un Archivo Central y de la plaza
de Técnico de Archivo. De tal manera, a partir del 05 de julio del 1999 empieza a funcionar
la Oficina de Tramitación y Archivo, con las funciones de coordinación y organización del
Archivo Central. Sin embargo la propuesta concreta del Archivo Central es aprobada por el
Concejo Municipal en Sesión Ordinaria No 09-2001 de 27 de febrero del 2001.
De nuevo se reanuda la asesoría archivística por parte de la Dirección General del Archivo
Nacional. El Archivo Central se consolida y el año 2003 la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos aprueba la tabla de plazos de conservación de documentos, se
declaran algunas series documentales con valor científico cultural y el 2005 y 2006 se
transfieren al Archivo Nacional actas y expedientes de actas del Concejo Municipal del
periodo 1902-1986.
En la actualidad el Archivo Central se proyecta como el rector del sistema archivístico
institucional en cumplimiento de la legislación archivística vigente y otras leyes conexas.
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Fundación del Archivo:
Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 27/02/2001
Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Acuerdo del Concejo Municipal tomado en Sesión
Ordinaria No 09-2001 de 27 de febrero del 2001.
Supresión del Archivo
Fecha de Supresión: ______/_____/_____
Norma de Supresión:
EDIFICIO
Descripción del Edificio:
El Archivo Central de ubica en el edificio antiguo del Palacio Municipal, construido en 1907,
Su estructura es de ladrillo y cemento, los pisos son de mosaico, el cielo raso de cemento, y
las puertas son de madera.
El Archivo esta conformado por las áreas Administrativa y Depósito.
El Area de Depósito tiene aire acondicionado y estantería metálica.
Hay extintores de fuego distribuidos en zonas estratégicas del edificio, además de contar con
seguridad las 24 horas, aunque el acceso al edificio no es controlado.
Metros Cuadrados de Depósito: 72 m2
(*) Metros lineales de estantería: 518 m/l
(*) Número de puestos de sala: 3
Facilidades para discapacitados:
Marque con “X”
o Sí
X
No
DOCUMENTACIÓN
(*) Metros lineales de documentos: 315 m/l
GUÍAS DEL ARCHIVO
Guías: En proceso de elaboración.
5
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO
Estructura Administrativa:
6
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SERVICIOS TÉCNICOS
RESTAURACIÓN
Marque con “X”
Taller de restauración:
o Sí
X No
REPRODUCCIÓN.
Marque con “X”
Servicios de reproducción documental
X Sí
o No
Servicios de fotocopias
X Sí
o No
Servicios de fotografías
X Sí
o No
Servicios de microformas
o Sí
X No
Servicios de reproducciones digitales
X Sí
o No
BIBLIOTECA
Marque con “X”
Biblioteca auxiliar
o Sí
X No
8
Nº de monografías: 0
Nº de Títulos de publicaciones periódicas: 0
INFORMATIZACIÓN
Marque con “X”
Funciones informatizadas:
X Sí
o No
Gestión de usuarios:
X Sí
o No
Descripción de fondos
X Sí
o No
Lenguajes Documentales
X Sí
o No
Otra información:
Para la gestión de usuarios y la descripción de fondos, se utilizan plantillas en el programa
EXCEL utilizando elementos descriptivos propios de la Municipalidad.
Se utiliza una Base de Datos llamada Scan Visión 20/20, para la administración de
documentos, específicamente de actas digitalizadas del Concejo Municipal.
ESTRUCTURA DE LOS FONDOS
AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación
Denominación de la agrupación: Estructura orgánico-funcional
Agrupación Superior: Concejo Municipal
CUESTIONARIO
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DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO
Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 12/02/2008
Datos del informante:
Apellidos: Jiménez / Alfaro
Nombre: Maricel
Cargo: Encargada del Archivo Central
FUENTE EMPLEADA:
Entrevista a Maricel Jiménez Alfaro, Encargada del Archivo Central, Municipalidad de
Alajuela.
Expedientes del Departamento Servicios Archivísticos Externos, Dirección General del
Archivo Nacional.
Registro de transferencias y expedientes de asesoría y valoración de la Municipalidad de
Alajuela.
Censo elaborado por: Carolina Tenorio Picado.
OBSERVACIONES
Observaciones:
(*) Campos Obligatorios
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