Elaborado por los Delegados Roger G. Ochoa CCI 5.742

Transcripción

CAJA DE AHORROS DE LOS FUNCIONARIOS DEL
INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES AGRÍCOLAS
CAFINIA
Elaborado por los Delegados
Roger G. Ochoa C. C.I. 5.742.050 (INIA –Táchira)
Marvin D. Arenas M. C.I. 12. 272.640 (INIA – Sucre)
José D. Solarte G. C I. 10.433.146 (INIA – Trujillo)
Maracay, Diciembre de 2014
i ÍNDICE
Pág.
Introducción………………………………………………………………………………...
1
Objetivos……………………………………………………………………………………
2
Metodología………………………………………………………………………………...
3
Revisión de Presupuesto de Gastos e Inversiones……………………………………..
6
Revisión de Trámites Administrativos……………………………………………………
9
Revisión de Procedimientos y Normativas……………………………………………...
11
Trámites Financieros………………………………………………………………………
12
Revisión del Sistema FIGS……………………………………………………………….
13
Análisis e Interpretación del Cuestionario y Entrevista Personal a Empleados……...
15
Recomendaciones Globales………………………………………………………………
19
Conclusiones……………………………………………………………………………….
20
Anexos………………………………………………………………………………………
21
ii INTRODUCCIÓN
El Consejo de Vigilancia de la Caja de Ahorros de los Funcionarios del Instituto
Nacional de Investigaciones Agrícolas (CAFINIA), vela por el normal funcionamiento de la
misma, dentro del marco legal vigente. Entre sus atribuciones por estatutos y reglamentos
le contempla la ejecución y solicitud de una auditoría externa e interna anual que verifique
que se está cumpliendo con lo establecido en los mismos.
El objetivo de la auditoría es validar el cumplimiento de las normas establecidas
dentro del marco legal, así como en los estatutos y reglamentos vigentes, permitiendo
verificar, mantener y corregir fallas que se detecten durante la ejecución de la misma, las
cuales coadyuvarán a mejorar el desenvolvimiento de nuestra Caja de Ahorros.
El sistema de control integral, apoyado en la información generada con criterios de
eficiencia y efectividad, es una herramienta clave para el proceso en la toma de
decisiones, por cuanto al controlar la evolución de las variables en un determinado
proceso u operación, se reportan resultados de la evaluación conjuntamente con
recomendaciones para el mejoramiento de la organización, permitiendo así una
retroalimentación que ayude a proporcionar sugerencias y estrategias de acción para
maximizar las características que identifiquen su óptica de calidad. Estando capacitada
para dar respuesta inmediata al entorno cambiante, seguir siendo competitiva y no
fenecer.
Por tal motivo, el Consejo de Vigilancia solicitó ante la Asamblea Nacional de
Delegados Regionales el nombramiento de una Comisión que realizará la Auditoría
Interna a nuestra Caja de Ahorros para el año 2014, la cual fue aprobada por mayoría.
Habiendo sido seleccionados los siguientes Delegados: Coordinador Ing. Roger Ochoa
(INIA-Táchira), Lcdo. Marvin Arenas (INIA–Sucre) y el Ing. José Solarte (INIA–Trujillo). La
auditoría fue realizada del 01 al 05 de diciembre de 2014, en la Sede Administrativa de
CAFINIA.
Durante el desarrollo de dicha auditoría, se conto con la colaboración amena y
apoyo del personal que labora en CAFINIA para el suministro de archivos y soportes de
los diferentes asociados, sistemas administrativos y computarizados de la Caja de
Ahorros, a pesar que también para ese lapso se encontraban los auditores externos
realizando su trabajo.
1 OBJETIVOS
1.
Comparar el informe financiero año 2013 realizado por la administración de
CAFINIA y el contador colegiado independiente.
2.
Revisar presupuesto de gastos e inversión, trámites administrativos, gastos
operativos, de funcionamiento, beneficios y sueldos.
3.
Analizar los procedimientos, normativas y trámites financieros.
4.
Considerar acciones ante SUDECA para la aprobación de las Actas de las
Asambleas Ordinarias de Delegados Regionales realizadas.
5.
Realizar seguimiento al nuevo sistema computarizado administrativo FIGS.
6.
Obtener información fehaciente sobre las inquietudes y sugerencias por el
personal que labora en Cafinia, a través de cuestionarios y entrevistas personales.
2 METODOLOGÍA APLICADA
La auditoría interna se realizó en la Sede de CAFINIA, por los Delegados
Regionales seleccionados en la Asamblea Nacional, realizada el día jueves 10 de abril de
2014 y solicitada por el Consejo de Vigilancia desde el día martes 20 de mayo de 2013.
Se procedió a:
1.- Revisión de Presupuestos de Gastos e Inversiones:
1.1.- Préstamos Tramitados y Otorgados
1.2.- Créditos Tramitados y Otorgados
1.3.- Retiros Parciales Otorgados
2.- Revisión de Trámites Administrativos:
2.1.- Gastos Operativos y de Funcionamiento
2.2.- Beneficios y Nóminas
3.- Revisión de Procedimientos y Normativas:
3.1.- Trámites ante la Notaría
3.2.- Trámites ante Terceros (Pólizas de Riesgos y de Vida)
3.3.- Convenios con Casa Comerciales
4.- Trámites Financieros:
4.1.- Colocaciones Bancarias
4.2.- Fideicomisos
4.3.- Transferencias y Pagos Diversos
5.- Revisión del sistema Figs
6.- Aplicación de cuestionario al personal que labora en la Sede de CAFINIA.
El trabajo comenzó con el recibimiento y bienvenida por parte del Consejo de
Vigilancia para con la Comisión de Auditoría Interna del año 2014. Seguidamente se
procedió a elaborar el cuestionario que se aplicó al personal que labora en la Sede
Administrativa de CAFINIA, después se continuo con la revisión de documentos, archivos
y conversatorios con el personal a objeto de recabar la información y elaborar el informe
final con las observaciones, resultados, recomendaciones parciales/globales y
conclusiones.
Para realizar la auditoría de los gastos operativos, prestamos y retiros parciales se
seleccionó al azar cuatro meses del año de gestión que corresponden al 33.3 %, luego se
procedió a tomar de manera aleatoria una muestra del 10% de asociados por cada uno de
los meses seleccionados.
TIPO DE AUDITORÍA
La auditoría tuvo la modalidad de estudio de campo, puesto que se requirió
recolectar información directamente de la realidad, con carácter descriptivo y cuantitativo,
por cuanto estuvo dirigida a caracterizar los rasgos distintivos del fenómeno objeto de
3 estudio, es decir, en este caso se recabó información relativa a las funciones y objetivos
del Departamento de Administración, específicamente al proceso operativo de la
organización, indicando recursos materiales y humanos utilizados. La recolección de
información se llevó a cabo a través de la técnica de observación directa, mediante la
consulta de fuentes de información primaria (personales, reportes, registros, entre otros),
y mediante la elaboración y aplicación de cuestionarios al personal seleccionado. Con la
información recolectada se aplicó la metodología seleccionada, y con los resultados del
análisis, se procedió a señalar una serie de recomendaciones parciales y globales
esenciales para coadyuvar en el control de nuestra Caja de Ahorros y el mejoramiento del
área administrativa.
Ahora, según la auditoría interna por evolución del fenómeno, es de tipo
transversal, ya que las variables de estudio fueron medidas y analizadas en un momento
único de tiempo a través de: cuestionario, entrevista, revisiones, reportes, registros, entre
otros. Según algunos autores, indican que el propósito es transversal cuando se
describen variables y analizan la incidencia e interrelación en un momento dado.
DISEÑO DE LA AUDITORÍA
Partiendo del desarrollo de los datos aportados por la auditoría interna, ella se
enmarca dentro de un contexto no experimental. Según algunos autores “la investigación
no experimental en ningún momento ni a través de ningún método manipula la (s) variable
(s) objeto de estudio”, es decir, las variables Proceso Funcional y Administrativo de las
Diferentes Actividades Operativas (préstamos, créditos, retiros parciales, gastos
operativos, beneficios y nóminas, trámites notariales, trámites ante terceros, convenios
con casas comerciales, colocaciones bancarias, fideicomisos, transferencias y pagos
diversos) realizadas por la Caja de Ahorros son verificadas sin incidencia alguna del
entorno científico del hecho o fenómeno.
También otros autores señalan que una auditoría interna no experimental “es
aquella que surge sin la previa comprobación de una hipótesis”, es decir, no requiere la
manipulación del hecho o fenómeno objeto de estudio, el respecto surge con la
transversabilidad de la misma, ya que los datos se recolectan en un mismo tiempo y en un
mismo espacio. Otros autores consideran que la auditoría no experimental, se realiza sin
manipular deliberadamente las variables. Los fenómenos se observan tal y como se dan
en su contexto natural, para después analizarlos. Consideran además estos autores, que
los estudios transicionales descriptivos, presentan un panorama del estudio de una o más
variables en uno o más grupos de personas, objetivos e indicadores en determinado
momento.
Por otra parte, el diseño de ésta se cataloga como descriptivo transicional, ya que
la misma conlleva a la caracterización de la situación actual de la Caja de Ahorros. Dicha
auditoría se realizó directamente en la Sede de la Unidad Administrativa de CAFINIA,
trabajando con cada una de las personas que laboran dentro de la misma, observando
procedimientos que allí se realizan y la relación entre sí, de modo, que se logró recopilar
la información suficiente para el desarrollo de la misma.
4 POBLACIÓN DE LA AUDITORÍA
Es definida por algunos como “El conjunto de todos los casos que concuerdan con
una serie de especificaciones”. También la definen otros como “El universo general de las
unidades estudiadas”, siendo considerada para esta auditoría interna una población
accesible y finita, integrada por siete (07) personas, que desempeñan funciones en la
Unidad de Administración de la Caja de Ahorros, por tal motivo no fue necesaria la
utilización de muestras para definir dicha población.
5 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
1.- REVISIÓN DE PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES:
1.1.- Préstamos Cortos, Medianos, Especiales, Largos, Bienes/Servicios y HC
Complementario.
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De los 2.690.811,05 Bs. presupuestados para préstamos cortos en el 2014, que
representa el 5% de la inversión total en las diferentes modalidades de préstamos
y créditos, se han ejecutado 1.751.510,72 Bs., lo que representa hasta el momento
un 65,1% para esta modalidad, habiendo sido beneficiados 222 asociados.
De los 9.686.911,78 Bs. presupuestados para préstamos medianos en este año,
que representa el 18% de la inversión total en las diferentes modalidades de
préstamos y créditos, se han ejecutado 9.992.731,00 Bs., lo que representa hasta
el momento un 103,2% para esta modalidad, habiendo sido beneficiados 551
asociados.
De los 10.763.244,20 Bs. presupuestados para préstamos especiales en el 2014,
préstamos y créditos, se han ejecutado 7.435.252,00 Bs., lo que representa hasta
el momento un 69,1% para esta modalidad, habiendo sido beneficiados 239
asociados.
De los 3.228.973,26 Bs. presupuestados para préstamos largos en este año, que
representa el 6% de la inversión total en las diferentes modalidades de préstamos
y créditos, se han ejecutado 1.564.829,00 Bs., lo que representa hasta el momento
un 48,5% para esta modalidad, habiendo sido beneficiados 77 asociados.
De los 1.614.486,63 Bs. presupuestados para préstamos de bienes/servicios en el
2014, que representa el 3% de la inversión total en las diferentes modalidades de
préstamos y créditos, se han ejecutado 207.550,00 Bs., lo que representa hasta el
momento un 12,9% para esta modalidad, habiendo sido beneficiados 41
asociados.
De los 1.076.324,42 Bs. presupuestados para préstamos de HC Complementario,
préstamos y créditos, se han ejecutado 531.846,53 Bs., lo que representa hasta el
momento un 49,4% para esta modalidad, habiendo sido beneficiados 72
asociados.
En la mayoría de las planillas de préstamos de las diferentes modalidades, se
observa que los asociados no llenan todos los campos, habiendo casos en los
cuales no se encuentra ni la firma del asociado solicitante y estos tampoco son
revisados por los Delegados Regionales.
En el caso de los especiales y largos, no se refleja el motivo de la solicitud de los
préstamos, sin embargo, los mismos fueron concedidos sin saber si fueron
utilizados para remodelación de vivienda, aún cuando para este momento se
eliminó el artículo de los estatutos donde se reflejaba las justificaciones y soportes
para otorgarlos (artículo 103).
En algunos préstamos especiales y largos que fueron solicitados para la
reparación de vivienda de los asociados, no aparecieron los documentos de la
misma.
6 
En algunos de los oficios enviados por la Junta Administradora a la Tesorera de
CAFINIA para realizar las transferencias bancarias electrónicas de las diferentes
modalidades de préstamos y retiros parciales, se observó que en dicho oficio
aparece un monto que no concuerda con el reflejado en el reporte de cada uno de
los préstamos y retiros parciales otorgados. Ej. Algunos con unos céntimos de más
o de menos y en otros casos con unos bolívares de más o de menos.
1.2.- Créditos Hipotecarios.
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De los 12 créditos hipotecarios aprobados y ejecutados en total, 7 fueron para la
modalidad de Ampliación, Remodelación y Mejoras (ARM) y 5 bajo la modalidad
de Adquisición. Habiendo sido otorgados hasta el momento a 6 de la primera
modalidad el 50% del monto solicitado, debido a que no han rendido la facturación
y documentación respectiva junto con el informe del Delegado Regional
correspondiente a ese primer monto ejecutado.
Se observa que del monto máximo presupuestado que fue de 9.148.757,57 Bs.,
fue aprobado 2.738.578,00 y solamente ejecutado 2.039.856,00 Bs.; los cuales
representan el 29,94% y 22,3% respectivamente. Dentro de lo ejecutado, bajo la
modalidad de Ampliación, Remodelación y Mejoras, se invirtió la cantidad de
834.770 Bs. y para Adquisición de Vivienda la cantidad de 1.069.038,
representando el 40,98% y 52,12% respectivamente.
De los 12 créditos hipotecarios aprobados y ejecutados en total, solamente 2
expedientes (1 por Ampliación, Remodelación y Mejoras y otro para Adquisición),
presentaron copia del cheque por el monto total otorgado.
1.3.- Créditos para la Adquisición de Vehículos Nuevos o Usados.
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De los 9 créditos aprobados para la adquisición de vehículos, solo 3 fueron
ejecutados para la compra de vehículos usados, por un monto de 418.000,00 Bs.,
el cual representa el 41,7% del monto aprobado.
Se observa que del monto máximo presupuestado que fue de 11.314.271,68 Bs.,
se aprobó 1.003.097,15 y solamente se ejecutó 418.000,00 Bs. los cuales
representan el 8,9 % y 3,7 % respectivamente.
Se observa que en 2 de los expedientes, le falta planilla de experticia por tránsito
terrestre.
Todos presentan el seguro de vida y riesgo de los asociados, pero solamente 1
presenta el seguro de vehículo actualizado, el cual vence el 27-01-2015.
1.4.- Retiros Parciales.

Se observó que se encuentran en todos los expedientes la nota de aprobación del
retiro parcial, más sin embargo, no se refleja el cheque o la transferencia del
mismo a favor del asociado. Solamente el 5% refleja la documentación completa
en los expedientes.
7 1.5.- Retiros Totales.

Se observó que este año han ocurrido gran cantidad de retiros voluntarios e
involuntarios, motivado a diferentes causas o variables económicas por la cual
atraviesa el país.
RECOMENDACIONES:
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
Se sugiere aumentar el % destinado a préstamos medianos, especiales y largos
para el año 2015, debido a que el primero fue el más solicitado por los asociados
para este año y los otros restantes se espera que aumenten debido a que fueron
eliminados los recaudos para su solicitud (artículo 103).
Reiterar el llamado de atención a todos los asociados y delegados regionales, que
es de carácter obligatorio llenar cada uno de los campos en las planillas de
préstamos para las diferentes modalidades.
Tomar acciones inmediatas para que el INIA pague los aportes retenidos de los
asociados (agosto-diciembre 2014) y patrono (enero-diciembre 2014), junto con
los intereses de mora de los años 2008, 2011, 2012, 2013 y 2014
respectivamente.
Para la obtención de los créditos de adquisición de vehículos nuevos y usados, se
debe tomar en cuenta que los salarios de los asociados son bajos y el bien en
cuestión posee altos costos, lo que da como resultado que no se pueda optar a
dicho beneficio, se sugiere buscar la manera de reformar los estatutos y
reglamentos referidos a este tipo de crédito con otro tipo de garantía diferente al
establecido en los estatutos, a objeto de poder financiar repuestos y reparaciones
de los mismos ya que actualmente son onerosos.
Se debe exigir a todos los asociados beneficiados por créditos para la adquisición
de vehículos usados, la planilla de experticia emitida por tránsito terrestre.
En los expedientes de asociados beneficiados, ya sea con préstamos o créditos,
debe reposar las copias de las transferencias o cheques emitidos.
En los expedientes de asociados que solicitan retiros parciales, debe reposar copia
del oficio donde se autoriza realizar las transferencias, ya que estas sí aparecen
cuando son solicitados los prestamos.
Tratar en lo posible, que el monto reflejado en los oficios emitidos para la
autorización de transferencias electrónicas sea igual al monto de los reportes
físicos de préstamos y retiros.
8 2.- REVISIÓN DE TRÁMITES ADMINISTRATIVOS:
2.1.- Gastos Operativos y de Funcionamiento.
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Para los gastos operativos en el renglón de papelería se observó un cheque por un
monto de 77.470,64 Bs. y una transferencia bancaria de 5.646,72 Bs. dando como
resultado la cantidad de 83.117,36 Bs., siendo el 63,1% de la partida asignada.
Aunque se presume que el resto de papelería ha salido por la partida de Caja
Chica. Con respecto a la partida para el pago de electricidad, agua y aseo urbano,
solamente apareció un recibo de electricidad con fecha 14/05/14 por un monto de
298,52 Bs. Con respecto a servicio telefónico se ha cancelado un monto de
6.143,49 Bs. de 13.813,38 Bs. aprobados para el presente año.
La partida de condominio se encuentra en regla con el pago y las facturas emitidas
por la junta de condominio, cabe destacar que lo presupuestado de 27.325,97 Bs.
ha sido sobrepasado por un monto de 4.578,52 Bs. Así mismo el dinero aprobado
para las publicaciones en diarios e impresiones fue rebasado por un monto de
2.977,68 Bs.
Se observó que el técnico de la empresa INFOLIBRE cada vez que se apersonó a
realizarle mantenimiento a los computadores, se reflejó en el control de visitas que
ellos emiten, la cantidad de 20 Bs. por concepto de viáticos, habiendo un contrato
de mantenimiento suscrito entre esta empresa y CAFINIA, donde se supone que
este tipo de actividad debe estar estipulada en el mismo.
La factura # 138.070 de la empresa SISTEQUIPOS C.A. reflejó un mantenimiento
y servicio técnico del periodo 14-10-2013 al 13-04-2013, cuya factura fue pagada
el 22-07-2014 según cheque # 23436641. Igual situación sucedió con la factura
# 130.504 emitida el 04-09-2013, reflejando un mantenimiento realizado del
periodo 06-09-2013 al 05-04-2014.
Se pudo observar que en otros gastos que incurrió CAFINIA para su normal
funcionamiento, como el pago a otras empresas y servicios eventuales, causados
por eventos y asambleas, traslados, publicidad, uniformes entre otros, le hace falta
facturas originales o copias, presupuestos, justificación y soportes de tales
erogaciones. Igualmente se observó la falta de soportes del segundo desembolso
según proformas emitidas por empresas para tales gastos, habiendo emitido
CAFINIA el primer 50% del mismo.
Se constató que los contratos con las empresas de encomiendas (ZOOM y
DOMESA) están actualizados.
CAFINIA, ha cancelado a ZOOM la cantidad de 91.089,58 Bs. y a DOMESA
186.278,19 Bs., habiendo realizado el último pago a ZOOM por 21.175 Bs. el 2309-14 y a DOMESA por 19.731,83 Bs. el 12-11-14. La suma de estas cantidades
(277.367,77 Bs.), hasta las fechas respectivas ha sobrepasado un 20% de lo
aprobado en el presupuesto 2014 el era 231.203,03 Bs.
Se observó que hasta el momento han habido 23 reposiciones de la Caja Chica, la
cual ha variado como monto máximo entre 4.280 a 10.160 Bs., desde enero a
noviembre/2014, habiéndose erogado a través de cheques para su reposición la
cantidad de 145.862,23 Bs. Es de resaltar que los comprobantes de pago que van
de enero a septiembre no aparecen firmados por la responsable de la Caja Chica.
Al realizar el arqueo de Caja Chica, se constató que todo se encontraba en orden y
sin novedad.
9 2.2.- Beneficios y Nóminas.
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El personal que labora en CAFINIA está cubierto con pólizas HCM de Seguros La
Vitalicia, vigentes hasta mayo/2015, la mayoría con reaseguro de cobertura por
250.000,00 Bs.; 100.000,00 Bs. para Accidentes Personales, 30.000,00 Bs. para
Maternidad, 50.000,00 Bs. para Gastos Funerarios y 2.750.000,00 Bs. para Gastos
Mayores, teniendo estas personas que cancelar entre 2.000-4.000 Bs./año
adicionales, a partir del 03 de julio de 2014, por resolución de Junta Directiva Nº
1344. Habiendo otras solamente con cobertura por 150.000,00 Bs.
CAFINIA para este año, presupuestó la cantidad de 99.747,90 Bs., pero el monto a
cancelar a la Casa Aseguradora es de 136.706,00 Bs., sobrepasándose en un
37,1% de lo aprobado para el año 2014 y en la actualidad solo se ha cancelado
127.484,00 Bs.
Solamente una persona que labora en CAFINIA ha realizado un curso, el cual tuvo
un costo de 672,00 Bs., habiéndose presupuestado para este año la cantidad de
9.615,14 Bs.
Se pudo notar que en los archivos no están los recibos de pago del personal de la
caja.
RECOMENDACIONES:
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Sincerar y especificar las diferentes actividades del contenido o alcance de los
contratos de mantenimiento a los equipos de computación, suscritos con las
empresas del ramo en referencia.
Clarificar la justificación, bien sea a través de coletillas o notas, el pago de facturas
de cualquier índole con fecha de años anteriores y verificar que tanto las facturas
como las proformas contengan la misma descripción del servicio para no crear
confusiones a la hora de auditar.
Archivar en las carpetas de gastos con otras empresas, todos los soportes
generados por este concepto, como facturas originales, presupuestos y
justificación de tales egresos. En caso de que un proveedor genere varios bienes y
servicios debe reposar en las diferentes carpetas original o copia de los mismos.
Se sugiere modificar el punto “C”, de las Normas y Reglamentos de Beneficios del
Personal: HCM para todo el núcleo familiar (trabajador, padre, madre, conyugue e
hijos hasta 25 años). Con respecto a otros beneficios, la bonificación por
alimentación (cesta ticket) llevarla a 30 días mensual y además, en diciembre se le
paguen 2 meses.
Se sugiere realizar un aumento salarial del 15%, de acuerdo a la inflación a todo el
personal que labora en CAFINIA, independientemente de los aumentos por
decretos presidenciales. Esto motivado al volumen de trabajo, esfuerzo y
dedicación que ellos realizan para dar respuestas concretas a las necesidades de
los asociados.
Se debe capacitar y/o formar a todo el personal de CAFINIA en sus áreas de
trabajo y en otras que se consideren importantes para el buen desarrollo de la
institución y crecimiento profesional; trayendo como consecuencia dar un mejor y
eficaz servicio a los asociados.
La persona responsable de la Caja Chica y su supervisor inmediato, debe firmar y
velar porque se cumpla con tal requisito en el comprobante de pago.
10 3.- REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS:
3.1.- Trámites ante Notaría.

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Con respecto a las Actas de Asambleas de Delegados Regionales, se observa que
presentan tardanza ante la Oficina de Registro respectivo, debido a que SUDECA
se encuentra retardada en cuanto a su aprobación.
Se observa que las Actas de las Asambleas de Delegados Regionales de los años
2011 y 2012, fueron registradas a mediados del presente año.
Con respecto a los Créditos Hipotecarios otorgados, los cuales deben ser
registrados ante las respectivas Oficinas donde se encuentran los inmuebles, los
mismos están en orden. Ahora, en el caso de los Créditos para la Adquisición de
Vehículos Nuevos o Usados, la documentación de Reserva de Dominio a favor de
CAFINIA, se encuentra debidamente notariada ante la Oficina respectiva.
3.2.- Trámites ante Terceros (Pólizas de Riesgo y de Vida).

Se observó que las diferentes pólizas de riesgo y de vida de los diferentes
asociados beneficiados por Créditos Hipotecarios y/o Adquisición de Vehículos
Nuevos o Usados, se encuentran actualizadas.
3.3.- Convenios con Casas Comerciales.

Se observó que de los tres (03) convenios realizados, en uno de ellos falta el
contrato firmado entre las partes (CAFINIA y Casa Comercial).
RECOMENDACIONES:



Se debe solicitar por escrito a SUDECA que de celeridad a la aprobación de las
Actas de Asambleas de Delegados Regionales, para que las mismas sean
registradas en las oficinas correspondientes en su debido tiempo.
Verificar que los contratos o convenios realizados con las casas comerciales estén
debidamente firmados y sellados por las partes.
CAFINIA, debe agilizar la tramitación y envió de los contratos o convenios
suscritos con las casas comerciales realizados a través de las diferentes Unidades
Ejecutoras.
11 4.- TRÁMITES FINANCIEROS:
4.1.- Colocaciones Bancarias.

Las colocaciones bancarias coinciden con lo presupuestado para este año en la
memoria y cuenta. Sin embargo, estas se encuentran estancadas debido a que las
políticas internas de los bancos no las están aceptando.
4.2.- Fideicomisos.

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Actualmente existen dos (02) fideicomisos, uno con el Banco Exterior y otro con el
Banco Mercantil.
Se pudo observar que con el Banco Exterior, el mismo es el Fondo Nº 940370,
encontrándose en la carpeta solo el invertido en el mes de septiembre, con un
saldo final en efectivo de 5.392.741,70 Bs. a una tasa de inversión del 9,29%.
Ahora, para el Banco Mercantil, el número es el 1-02198-6, con una inversión de
7.510.127,37 Bs, a una tasa del 13,51% hasta el mes de agosto.
4.3.- Transferencias y Pagos Diversos.

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Se observó que en las transferencias bancarias electrónicas aparecen las órdenes
u oficios de pago, más no, copias de transacciones generadas correspondientes a
vacaciones, dietas, fideicomisos, cesta tickets, entre otras.
Se observó que algunos de los recibos emitidos para el pago de las dietas y
viáticos para la Junta Directiva y Delegados Regionales, no están firmados por sus
respectivos beneficiarios.
RECOMENDACIONES:
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
CAFINIA, debe abrir nuevos horizontes o aristas de inversión, por ej. Flotilla de
motos, materiales de construcción no deteriorables (cabillas, cerámica, juegos de
sanitarios, tubos estructurales, vigas, entre otros), para ser vendidas a precios
módicos entre sus asociados.
Estudiar la posibilidad de adquirir paquetes turísticos de manera global y
directamente con hoteles y empresas consolidadas en el ramo para que sean
ofertados entre los asociados.
Adquirir repuestos menores de vehículos al mayor, de las marcas más comerciales
para ser vendidos a los asociados.
12 5.- REVISIÓN DEL SISTEMA FIGS
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
Se observó que el sistema Figs no ha estado en funcionamiento al 100% y le faltan
algunos detalles importantes para almacenar y validar todos los préstamos en sus
diferentes modalidades, lo que genera retraso al personal de Cafinia en procesar
los mismos para sus asociados, aunado a esto se suma la falta de responsabilidad
y seriedad de la empresa que lo ofertó e instaló, al hacer caso omiso, de parte del
dueño a los llamados del personal de Cafinia para que se apersonen a resolver los
detalles. En vista de esto los empleados de Cafinia optaron por almacenar los
préstamos y demás procesos en el anterior sistema, SINCA, para solucionar y
resolver los inconvenientes causados por el sistema FIGS y darle respuesta
oportuna a las necesidades manifestadas por los asociados, a pesar de las
limitaciones que tiene este software por no estar actualizado.
Se observó que los servidores de datos que contienen los sistemas FIGS y SINCA,
se encuentran operativos y protegidos por UPS, esto para evitar cualquier
problema eléctrico que pueda surgir. De igual forma se constató que el respaldo
de la información de la base de datos de los mismos, son realizados diariamente al
terminar la jornada laboral.
RECOMENDACIONES:

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
En vista de la negativa manifestada por el dueño de la empresa FIGS, en culminar
con la puesta en marcha del nuevo sistema que automatice los procesos
administrativos de Cafinia y al escuchar los alegatos negativos de incumplimiento,
hacia la empresa, de parte de la Junta Directiva, se sugiere no continuar con esta
empresa, demandarla por incumplimiento de contrato y daños/perjuicios contra el
patrimonio de la Caja de Ahorros. Esta demanda debe ser gestionada ante
ANCAHOVEN para realizarla de manera colectiva o mancomunada con otras cajas
de ahorros que fueron embaucadas por esta empresa.
Continuar con el sistema SINCA y solicitar una actualización del mismo a la
empresa proveedora, donde se especifiquen todos los beneficios y bondades que
esta actualización traerá para el mejoramiento de los procesos administrativos,
incluyendo la migración de la data de los años anteriores.
Contratar los servicios de un programador, preferiblemente con conocimientos en
PHP, HTML, Java y base de datos por tiempo determinado de 1 año renovable,
mientras se siga con el SINCA, para elaborar un sistema automatizado que cubra
las necesidades exigidas por la Caja de Ahorros. Una vez culminado con el
sistema, esta persona quedaría trabajando para CAFINIA como personal fijo para
hacerle mantenimiento a los equipos de computación, al mismo sistema como tal y
si es posible crear la página Web de la institución. Se debe ver esta erogación
desde la perspectiva de una inversión propia de la caja, al tener a este personal
disponible y a tiempo completo para resolver, al momento, cualquier eventualidad
que pueda surgir con el sistema y los equipos de computación y no tener que
depender de personal externo.
El respaldo de la base de datos de los servidores debe ser resguardado en varios
sitios o mecanismos electrónicos, para evitar la pérdida de la data en caso de
dañarse el pendrive donde lo alojan.
13 
Se sugiere que todos los usuarios que tengan acceso al sistema que lleva los
procesos administrativos de CAFINIA, contengan claves de accesos para ingresar
al mismo.
14 6.- ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL CUESTIONARIO Y ENTREVISTA PERSONAL
A LOS EMPLEADOS DE CAFINIA.
El análisis: “se efectúa por medio de la codificación, que es el proceso a través del
cual las características relevantes del contenido de un mensaje son transformadas a
unidades que permitan su descripción y análisis preciso”. De esta manera una vez
aplicado el instrumento de recolección (cuestionarios) a los sujetos objetos de estudio,
para la recolección de la información inherente a la investigación, se procedió a realizar el
análisis de los datos.
El análisis de los datos fue realizado ítem por ítem, procediendo a tabularlos y a
colocar las frecuencias absolutas de las respuestas de acuerdo a las alternativas
estipuladas; realizando a la vez el cálculo de la frecuencia relativa o relación porcentual e
interpretando los resultados de cada uno de los ítem por separado, guiada como una
auditoría descriptiva y apoyada en una investigación de campo.
CUESTIONARIO APLICADO EN LA AUDITORÍA INTERNA AL PERSONAL QUE
LABORA EN LA CAJA DE AHORROS. DICIEMBRE 2014. Roger Ochoa, Marvin
Arenas y José Solarte.
1.
¿Conoce usted la misión y visión de CAFINIA? Si: 100% No: 0%
Como se aprecia, el 100% de las personas que trabajan en el área administrativa
respondió que conocen la misión y visión de CAFINIA.
2.
¿En su área de trabajo le fijan metas? Si: 28,6% No: 71,4%
Se observa que solamente un 28,6% opino que le fijan metas en su área de
trabajo y el otro 71,4% respondió que no le son fijadas metas en sus diferentes
áreas de trabajo.
3.
¿Cada cuanto tiempo?
De este 28,6% de las personas que opinaron que se le fijan metas en su área de
trabajo, el 100% opinó que son de manera mensual.
4.
¿Es usted evaluado(a)? ¿ Si: 100% No: 0%
Se aprecia, que el 100% de las personas trabajadoras en el área administrativa de
CAFINIA, respondió que son evaluados (as).
5.
¿Existen normas y procedimientos descritos en un manual para las diferentes
actividades ordinarias en su área? Si: 42,9%
No: 57,1%
Un 57,1% opinaron que no existen normas y procedimientos dentro de un manual
para las diferentes actividades ordinarias y el otro 42,9% respondieron que si
existe un manual de referencia.
6.
¿Las operaciones de otorgamiento y recuperación de préstamos personales,
bienes y servicios, créditos hipotecarios y de vehículos, se realizan con base en
los lineamientos del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y
control?
Si: 100%
No: 0%
15 El 100% de las personas que laboran en el área administrativa de CAFINIA,
opinaron que las operaciones de otorgamiento y recuperación de préstamos y
créditos se realizan con base al proceso administrativo.
7.
¿Las operaciones de la función de otorgamiento y recuperación de préstamos
personales, bienes y servicios, créditos hipotecarios y de vehículos, se ejecutan de
acuerdo con eficacia y efectividad?
Si: 100%
No: 0%
El 100% de las personas que laboran en el área administrativa de CAFINIA,
opinaron que las operaciones de la función de otorgamiento y recuperación de
préstamos y créditos se ejecutan con eficacia y efectividad.
8.
¿Es el proceso operativo de otorgamiento y recuperación préstamos personales,
bienes y servicios, créditos hipotecarios y de vehículos, debidamente controlados?
Si: 100%
No: 0%
opinaron que el proceso operativo de otorgamiento y recuperación de préstamos y
créditos son debidamente controlados.
9.
¿Considera usted que es oportuna la comunicación entre el personal que labora
en el área administrativa y las diferentes unidades que intervienen en el proceso
de trabajo y gestión? Si: 85,7%
No: 14,3%
El 85,7% opino que si es oportuna la comunicación entre el personal que labora en
el área administrativa con las diferentes unidades que intervienen en el proceso de
trabajo y gestión, aunque un 14,3% opina que no lo es.
10.
¿Se encuentra automatizado el proceso de otorgamiento y cobranza de préstamos
personales, bienes y servicios, créditos hipotecarios y de vehículos?
Si: 100%
No: 0%
opinaron que se encuentra automatizado el proceso de otorgamiento y cobranza
de préstamos y créditos.
11.
¿Se cuenta con un servidor de datos que contenga la información de los
préstamos y créditos en sus diferentes modalidades? Si: 100% No: 0%
opinaron que se cuenta con un servidor de datos que contiene la información de
préstamos y créditos en sus diferentes modalidades.
12.
¿Se realizan mantenimientos periódicos a los equipos de computación?
Si: 100%
No: 0%
opinaron que sí se realizan mantenimientos periódicos a los equipos de
computación.
13.
¿Son utilizadas claves de accesos a los equipos de computación del personal
responsable del otorgamiento y recuperación de préstamos y créditos en sus
diferentes modalidades? Si: 100% No: 0%
opinaron que si se utilizan claves de acceso en los equipos de computación del
16 personal responsable del otorgamiento y recuperación de préstamos y créditos en
sus diferentes modalidades.
14.
¿Se realizan respaldos periódicos a la información contenida en el servidor o en
los equipos de computación? Si: 100%
No: 0%
opinaron que sí se realizan respaldos periódicos a la información contenida en el
servidor o en los equipos de computación.
15.
¿El sistema de préstamos y créditos en sus diferentes modalidades, está en
capacidad de validar los datos incorporados en el mismo?
Si: 100%
No: 0%
opinaron que el sistema de préstamos y créditos en sus diferentes modalidades se
encuentra en capacidad de validar los datos incorporados en el mismo.
16.
¿Se cuenta con programas de capacitación o formación para el personal que
labora en el área administrativa? Si: 28,6% No: 71,4%
Un 71,4% de las personas que laboran en el área administrativa de
CAFINIA, opinaron que no se cuenta con programas de capacitación o formación
para ellos mismos y el otro 28,6% respondieron que si lo existen.
17.
¿Está usted de acuerdo con su desempeño laboral dentro de su área de trabajo?
Si: 100%
No: 0%
opinaron que están de acuerdo con su desempeño laboral dentro de su área de
trabajo.
18.
¿Considera usted que existe un ambiente laboral armónico y ameno dentro del
área administrativa?
Si: 85,7%
No: 14,3%
El 85,7% de las personas que laboran en el área administrativa de CAFINIA,
opinaron que existe un ambiente laboral armónico y ameno dentro del área de
trabajo.
RESULTADOS:



Conocen la misión y visión, no le fijan metas de trabajo, son evaluados, existe
oportuna comunicación interpersonal en los diferentes procesos administrativos y
de gestión, no cuentan con programas de capacitación o formación, pero están de
acuerdo con su desempeño laboral porque existe un ambiente armónico y ameno,
aunque existe opinión dividida en la aplicación de normas y procedimientos para
las actividades ordinarias de CAFINIA.
Consideran que las operaciones para otorgar y recuperar préstamos y créditos son
automatizadas, eficaces, efectivas y controladas con base al proceso
administrativo.
Existe un servidor de datos y equipos de computación con capacidad de validar la
información almacenada, los cuales tienen claves de acceso secretas por el
personal responsable que maneja la información de préstamos y créditos,
realizándole respaldos periódicos a la data.
17 RECOMENDACIONES:

Se debe planificar la ejecución de metas de trabajo al personal, cumplir con los
programas de capacitación y formación, así como realizar jornadas de trabajo
semestral para profundizar las normas y procedimientos de las diferentes
actividades ordinarias de Cafinia.
18 RECOMENDACIONES GLOBALES:











Este informe de auditoría interna 2014, debe ser enviado a los Delegados
Regionales y colocado en la página Web de CAFINIA e inserto en la agenda de la
asamblea ordinaria a efectuarse el próximo año 2015, para que sea presentado
por la comisión y analizado en dicho evento.
Permitir la presencia de todo el personal que labora en CAFINIA, en las próximas
asambleas ordinarias y extraordinarias, a razón de involucrarlos como asociados y
beneficiarios para que demuestren el sentido de pertenencia, con la Caja, a través
del esclarecimiento de dudas e incertidumbres que surjan en la reunión.
Emitir circular donde se exhorte a todos los asociados que hayan cambiado de
Unidad Ejecutora de Adscripción, notificarlo por escrito a la Junta Administradora a
través del Delegado Regional respectivo.
Buscar los mecanismos a través de las distintas herramientas tecnológicas, para
agilizar la tramitación de los préstamos de bienes y servicios realizados por los
asociados del interior del país.
Emitir circular donde se exhorte a los asociados jubilados, que padezcan alguna
discapacidad o enfermedad, que les impida realizar trámites ante CAFINIA,
autorizar por escrito a algún familiar o persona de confianza para que lo
represente.
Es necesario e imperante la adquisición de la nueva Sede para CAFINIA, ya que la
estructura actual presenta deterioro en sus instalaciones, y hay hacinamiento para
el personal y archivos existentes actualmente.
Digitalizar los archivos de la data más vieja que reposa en CAFINIA, para ganar
espacio y asegurar el resguardo de la información en caso de presentarse eventos
inesperados.
Semestralmente realizar jornadas o conversatorios sobre los manuales de normas
y procedimientos entre el personal que labora en CAFINIA junto con la Junta
Directiva.
Incluir en la agenda de la próxima Asamblea de Delegados Regionales del año
2015, la normativa de pago de gastos de alimentación, movilización interna y pago
por kilometraje recorrido.
Se sugiere cargar información actualizada y relevante en la página Web y no de
vieja data, ya que tiende a confundir a los asociados al momento de consultar esta
herramienta. Sino no se cuenta con la información disponible, mejor no cargarla.
Por ejemplo: los estatutos del año 2004 actualmente se encuentran alojados en la
página sin sus respectivas modificaciones hechas los posteriores años.
Se sugiere que al presentarse una vacante o se vaya a crear un cargo nuevo
dentro de la estructura administrativa en CAFINIA, se tome en cuenta
primeramente al personal que allí labora para el momento.
19 CONCLUSIONES:







La Comisión quiere manifestar el buen trato, respeto, cordialidad y disposición por
parte del personal que labora en la Sede Administrativa de CAFINIA para
facilitarnos los archivos y recaudos contentivos de la información.
La auditoría realizada nos deja un crecimiento o experiencia de trabajo sobre
nuestra Caja, además, relaciones interpersonales amenas con los empleados que
laboran en la Sede Administrativa de CAFINIA.
CAFINIA cuenta un personal humano entregado con responsabilidad y sentido de
pertenencia para con sus diferentes actividades ordinarias.
El personal se desempeña de manera armónica y amena entre y dentro de las
diferentes unidades de trabajo.
El trabajo fue arduo pero satisfactorio porque se cumplió con una normativa
exigida por SUDECA y atribución del Consejo de Vigilancia. Para darle a conocer
a los asociados las fortalezas, debilidades y oportunidades para el buen
desenvolvimiento de CAFINIA.
A pesar de la situación socio-económica del país, la Junta Directiva ha realizado
un gran esfuerzo para solventar obstáculos y mantener el patrimonio de CAFINIA.
CAFINIA cumple con los procesos administrativos y de gestión pertinentes para la
tramitación de préstamos y créditos de los asociados.
20 ANEXOS
21 CUESTIONARIO APLICADO EN LA AUDITORÍA INTERNA AL PERSONAL QUE LABORA EN LA CAJA
DE AHORROS. DICIEMBRE 2014. Roger Ochoa, Marvin Arenas y José Solarte.
1.
¿Conoce usted la misión y visión de CAFINIA?
Si:___
No:___
2.
¿En su área de trabajo le fijan metas?
Si:___
No:___
3.
¿Cada cuanto tiempo? __________________________________________________
4.
¿Es usted evaluado(a)? ¿
5.
¿Existen normas y procedimientos descritos en un manual para las diferentes actividades ordinarias
en su área?
Si:___ No:___
6.
¿Las operaciones de otorgamiento y recuperación de préstamos personales, bienes y servicios,
créditos hipotecarios y de vehículos, se realizan con base en los lineamientos del proceso
administrativo: planeación, organización, dirección y control?
Si:___ No:___
7.
¿Las operaciones de la función de otorgamiento y recuperación de préstamos personales, bienes y
servicios, créditos hipotecarios y de vehículos, se ejecutan de acuerdo con eficacia y efectividad?
Si:___ No:___
8.
¿Es el proceso operativo de otorgamiento y recuperación préstamos personales, bienes y servicios,
créditos hipotecarios y de vehículos, debidamente controlados?
Si:___ No:___
9.
¿Considera usted que es oportuna la comunicación entre el personal que labora en el área
administrativa y las diferentes unidades que intervienen en el proceso de trabajo y gestión?
Si:___ No:___
Si:___
No:___
10. ¿Se encuentra automatizado el proceso de otorgamiento y cobranza de préstamos personales,
bienes y servicios, créditos hipotecarios y de vehículos?
Si:___ No:___
11. ¿Se cuenta con un servidor de datos que contenga la información de los préstamos y créditos en sus
diferentes modalidades?
Si:___ No:___
12. ¿Se realizan mantenimientos periódicos a los equipos de computación?
Si:___
No:___
13. ¿Son utilizadas claves de accesos a los equipos de computación del personal responsable del
otorgamiento y recuperación de préstamos y créditos en sus diferentes modalidades?
Si:___ No:___
14. ¿Se realizan respaldos periódicos a la información contenida en el servidor o en los equipos de
computación?
Si:___ No:___
15. ¿El sistema de préstamos y créditos en sus diferentes modalidades, está en capacidad de validar los
datos incorporados en el mismo?
Si:___ No:___
16. ¿Se cuenta con programas de capacitación o formación para el personal que labora en el área
administrativa?
Si:___ No:___
17. Está usted de acuerdo con su desempeño laboral dentro de su área de trabajo?
Si:___
No:___
18. Considera usted que existe un ambiente laboral armónico y ameno dentro del área administrativa?
Si:___ No:___
22 COMISIÓN DE AUDITORÍA INTERNA EN CAFINIA. AÑO 2014, INTEGRADA POR LOS
DELEGADOS REGIONALES, DE IZQUIERSA A DERECHA: ROGER OCHOA (TÁCHIRA),
MARVIN ARENAS (SUCRE) Y JOSÉ SOLARTE (TRUJILLO).
23

Elaborado por los Delegados Roger G. Ochoa CCI 5.742

Transcripción

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