SIT v.12: Iniciación

SIT v.12: Iniciación SIT v.12: Iniciación 2 2
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Edición: diciembre de 2012. MANUALES SIT SIT v.12: Iniciación 3 3
Contenido SIT v.12: Iniciación _____________________________________________________________ 5 Capítulo 1. Cómo funciona __________________________________________________________ 6 ¿Qué es un ERP? ___________________________________________________________ 6 Objetivos _______________________________________________________________ 6 Principales Características __________________________________________________ 6 Otras características destacables _____________________________________________ 7 Consideraciones a tener en cuenta ___________________________________________ 7 Claves para el éxito _______________________________________________________ 8 El SIT V12 _________________________________________________________________ 8 Capítulo 2. Instalación y Actualización _______________________________________________ 11 Pasos previos _____________________________________________________________ 11 Instalación Monousuario ____________________________________________________ 11 Abrir SITeleGestión por primera vez. _________________________________________ 12 Instalación Multiusuario ____________________________________________________ 13 Descargas ______________________________________________________________ 13 Instalación de Licencias: __________________________________________________ 14 Instalación Aplicación Servidor _____________________________________________ 14 Ejecutar SITeleGestión Server por primera vez. _______________________________ 15 Ejecutar el SIT Cliente: ____________________________________________________ 17 Cambiar de Archivo de Datos ________________________________________________ 18 Instalación _______________________________________________________________ 19 Tablas y Países __________________________________________________________ 19 Módulo _________________________________________________________________ 20 Prestación ______________________________________________________________ 20 Notas Técnicas __________________________________________________________ 20 Ruta ____________________________________________________________________ 21 Localizar información en el SIT _______________________________________________ 21 Entrada de datos __________________________________________________________ 22 Navegación ______________________________________________________________ 22 Paleta Acceso ___________________________________________________________ 23 Ventanas de Registros ____________________________________________________ 24 Ruta de la Ventana _______________________________________________________ 25 Registros _______________________________________________________________ 25 ¿Seleccionar o Modificar? _________________________________________________ 26 Menús de Selección ______________________________________________________ 27 Ventanas Formulario _____________________________________________________ 27 Ventanas _______________________________________________________________ 27 Botones _________________________________________________________________ 29 Paleta de Botones _______________________________________________________ 29 Ayuda en forma de texto emergente ________________________________________ 31 Desplazamiento entre Registros ____________________________________________ 31 MANUALES SIT SIT v.12: Iniciación 4 4
Selección manual de Registros _____________________________________________ 31 Botones de Operación ____________________________________________________ 33 Botones de Acceso a Datos adicionales _______________________________________ 34 Otros Botones __________________________________________________________ 34 Capítulo 3. Utilidades _____________________________________________________________ 37 Copia de Seguridad manual __________________________________________________ 37 Copias de Seguridad automático ______________________________________________ 37 Iniciar una Copia de Seguridad desde SIT _____________________________________ 39 Automatización de Copias de Seguridad ______________________________________ 39 Restauración de una Copia de Seguridad _____________________________________ 40 Resolución de Incidencias ___________________________________________________ 41 Reparación del Fichero de Datos ____________________________________________ 41 Capítulo 4. Usuarios ______________________________________________________________ 42 Introducción a los usuarios __________________________________________________ 42 Definición ______________________________________________________________ 42 Tipo de Usuarios _________________________________________________________ 43 Datos Generales _________________________________________________________ 45 Privilegios de Acceso _____________________________________________________ 45 Acceso Empresas ________________________________________________________ 47 Preferencias ____________________________________________________________ 47 Pestaña TPV ____________________________________________________________ 48 Capítulo 5. Empresas _____________________________________________________________ 49 Introducción a Empresas ____________________________________________________ 49 Pestaña “Generales” _____________________________________________________ 49 Pestaña “Contabilidad” ___________________________________________________ 54 Pestaña “Cuentas” _______________________________________________________ 54 Pestaña “Gestión” _______________________________________________________ 55 Pestaña “Laboral” ________________________________________________________ 57 Pestaña “Hacienda” ______________________________________________________ 58 Pestaña “Acceso” ________________________________________________________ 58 Pestaña “Cargos” ________________________________________________________ 58 Pestaña “Comunic” ______________________________________________________ 58 Donde quedan registrados modelos y comunicados enviados (módulo CRM). ________ 58 Pestaña “TPV”, “S.A.T”, “Tareas” ____________________________________________ 58 Pestaña “Miscelánea” ____________________________________________________ 58 Listado de Empresas _____________________________________________________ 59 Capítulo 6. Preferencias ___________________________________________________________ 60 Introducción a Preferencias _________________________________________________ 60 Pestaña “Generales” _____________________________________________________ 60 Pestaña “Comercial” _____________________________________________________ 60 Pestaña “Supervisor” _____________________________________________________ 60 Pestaña “Comunicaciones” ________________________________________________ 61 MANUALES SIT SIT v.12: Iniciación 5 5
Capítulo 7. Exportación de la información desde el SIT __________________________________ 63 Exportar _________________________________________________________________ 63 Exportación de Clientes: __________________________________________________ 64 Exportación de Facturas __________________________________________________ 66 Exportación de Vencimientos ______________________________________________ 66 Herramienta para elaborar modelos de exportación ______________________________ 69 SIT v.12: Iniciación
MANUALES SIT SIT v.12: Iniciación Cómo funciona 6 CAPÍTULO 1. CÓMO FUNCIONA SIT (Sistema Integrado de TeleGestión), es una aplicación Informática para la Gestión Integral de la Empresa creada por TeleGestión. SIT se presenta en 4 versiones: Configuración Monousuario y Multiusuario para plataformas Macintosh y Windows. Técnicamente, SIT es una aplicación única y su instalación es idéntica en todos los usuarios según su plataforma y configuración. A nivel de distribución, SIT está dividido en Módulos. El usuario adquiere, mediante la Licencia de Uso, el derecho a utilizar determinados Módulos SIT. Los módulos no adquiridos forman parte de la instalación, pero su funcionamiento se realiza en modo “Demostrativo”. Esto quiere decir que su uso está limitado en el número de registros que se pueden crear, así como en otras limitaciones operativas. ¿Qué es un ERP? SIT es una aplicación para la planificación de recursos empresariales, también llamado ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning). Los ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo en todo momento". Objetivos 1.
Optimización de los procesos empresariales (aumentar su productividad). 2.
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). 3.
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización (colaboración). 4.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Principales Características Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables: −
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobros, y por supuesto sus MANUALES SIT SIT 2012 6
SIT v.12: Iniciación Cómo funciona 7 respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. −
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: gestión, contabilidad, control presupuestario, comercial, recursos humanos, etc. −
Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. Otras características destacables −
Base de datos centralizada. −
Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. −
En un sistema ERP los datos se introducen sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. −
La importancia de la visibilidad de la información introducida en el sistema por los distintos usuarios. Los datos que un usuario introduce en la aplicación, lo van a ver o lo pueden ver en el futuro otros usuarios. Además, cualquier dato introducido tiene o puede tener numerosas implicaciones en otros módulos o prestaciones del ERP. Por este motivo es muy importante introducir los datos correctamente, para que incluso resulten comprensibles para alguien que a priori no conoce la empresa o actividad que se está desarrollando. −
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario. −
Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de módulos, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión (programa basado en múltiples aplicaciones independientes o modulares que duplican la información -­‐aún cuando la enlacen automáticamente-­‐ o no la centralizan en una única base de datos). −
La tendencia actual es la de ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados). Consideraciones a tener en cuenta −
Su éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos limitando la formación, lo que redunda negativamente en el rendimiento del sistema. −
Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros usuarios. MANUALES SIT SIT 2012 7
SIT v.12: Iniciación Cómo funciona 8 −
Los "datos sucios" (dato introducidos inexactos o no verificados) pueden reducir la confianza en el sistema. −
Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios pueden ser muy altos (reduciendo la flexibilidad). −
La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del ERP. Claves para el éxito SIT, como completo sistema ERP, juega un papel clave para la comunicación dentro de la empresa: ya no hay que contarse las cosas, anotarlas en cualquier sitio o memorizarlas. Únicamente hay que dejarlas escritas en SIT. Con ello, cada usuario se libera de la información a medida que la va “soltando” a la aplicación. Esta información podrá recuperarse en el momento adecuado, cuando realmente sea necesaria. Para la consecución de este importante objetivo, es necesario un esfuerzo por parte de todos los usuarios: 1.
Por conocer la aplicación en aquellos aspectos vinculados a su trabajo (Formación). 2.
Por introducir en SIT toda la información que tanto ellos como otros usuarios puedan necesitar (Compromiso). 3.
Los usuarios se hagan responsables de toda la información que aportan a SIT (Responsabilidad). 4.
Y tomen decisiones basadas en los datos contenidos en SIT (Confianza). El SIT V12 Con SIT v11 se abrió el abanico de posibilidades que permitían acceder al usuario a todas las funciones, y muy especialmente a la información almacenada día a día en la aplicación. Las principales características que favorecen la navegabilidad por SIT v11 : 1. Libre disposición de ventanas SIT en su escritorio (incluso la Ventana Principal), que se mantendrá para cada usuario de la aplicación, aún después de haberla cerrado. Cuando vuelva a acceder al programa, sus principales ventanas se mostrarán en el lugar donde previamente las había dejado. 2. Puede modificar el tamaño de la mayoría de las ventanas SIT, manteniéndose así cada vez que la vuelva a abrir, aún después de haber cerrado su sesión. Para restablecer el tamaño original, sólo tendrá que ir a [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS: seleccionar el usuario: PRIVILEGIOS DE ACCESO: Procesos : Regenerar Ventanas]. 3. Es posible modificar el ancho de las columnas dentro de las ventanas de trabajo. SIT guardará los cambios aún después de salir de la aplicación. 4. Se ha completado el número de atajos de teclado SIT (verá una descripción de ellos en la sección donde se explica el funcionamiento de los Botones). 5. Se han mejorado las herramientas para facilitar la búsqueda de datos en SIT. No obstante, es muy recomendable que todos los usuarios sean rigurosos en la forma en que teclean cualquier dato introducido en la aplicación. 6.
SIT informa de la ruta que ha seguido hasta llegar a la ventana abierta en ese momento. A todo lo anterior, debemos sumar las nuevas prestaciones incluidas en el SIT v12: MANUALES SIT SIT 2012 8
SIT v.12: Iniciación Cómo funciona 9 1. Módulo de Producción: Análisis de Ventas por proyectos o Analítica siendo posible su exportación. 2. Modelos HTML: más fáciles de configurar, permiten insertar imágenes, campos, códigos de manera más sencilla. 3. Nuevas prestaciones en el control de números de serie y lotes y caducidad. 4. Gestión automática de existencias mínimas por almacén y previsión de compras. 5. Incorporación de Ruptura en hoja de carga y facturas por Albaranes, comentarios, familias y subfamilias. 6. Impresión de Agrupación de la carga: suma los artículos de varios albaranes para calcular la carga total. 7. Transacciones. 8. Gestión de precios FOB y FIC en portes y en la emisión de Facturas. 9. Inclusión de Código EAN13. 10. Creación automática y rápida de nuevos artículos desde cualquier lugar (Nuevo comando "*NA"). 11. Introducción de divisa de compra. 12. Desde la generación de un pedido de Compra generación de un pedido de cliente en una empresa del Grupo. 13. Asociación de operarios desde la ficha del artículo. 14. Envío de correos por cuenta genérica. 15. Inclusión de nuevo calculo de comisiones. 16. SSL: protocolo de seguridad en el envío de correos electrónicos. 17. Realización de nóminas con carácter quincenal y semanal. 18. Incorporación de Becarios. 19. AYUDA ON-­‐LINE: nos da acceso a información sobre el lugar donde estamos situados. 20. Comunidad Social: A través de ella podemos tener acceso a manuales, enlaces de descargas, información que se publica desde TeleGestión, conocimiento de últimas noticias, acceso a descargas e incorporación al SIT de nuevas Tablas, acceso a los últimos correos enviados a Soporte y la respuesta obtenida, información sobre las Actualizaciones del SIT… 21. Asignación de Almacenes: En la cuenta de proveedor, solapa Gestión, se puede determinar a qué almacén debe enviar la mercancía. Esto sirve para que, aunque el pedido que haga tenga un destino concreto (determinado almacén), a la hora de imprimir, el PROVEEDOR vea en el pedido la dirección de otro almacén. Por ejemplo, sirve para proveedores extranjeros que deben entregar la mercancía en una agencia en su propio país. 22. Envases y embalajes – Packing list. MANUALES SIT SIT 2012 9
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Como siempre, no olvide anotar cualquier duda que surja y reportarla al momento a través del nuevo sistema REPORTAR UN PROBLEMA: Envía un correo electrónico a la cuenta de Soporte, sin necesidad de indicar ruta, hora, ni versión de la que disponemos. Esta información la suministra directamente el SIT a Soporte. Nuestras respuestas le ayudarán a obtener el máximo provecho de la aplicación. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 11 Instalación y Actualización 1
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CAPÍTULO 2. INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Pasos previos Antes de iniciar la instalación, consulte nuestra página web: www.telegestion.com, en RECURSOS, USUARIOS: ACTUALIZACIONES (mono/multiusuario). Obtendrá información actualizada sobre los requisitos mínimos y procedimientos para la instalación y actualización de las versiones mono y multiusuario de SIT. También podrá descargar la versión más actual de SIT. V12 hace referencia al motor de base de datos que hemos instalado y actualizado. Instalación Monousuario www.telegestion.com, en RECURSOS, USUARIOS: ACTUALIZACIONES (monousuario). Windows El archivo se descargará en su ubicación de descargas (SITeleGestionB12SQL.exe). El archivo descargado es de tipo "Instalador". Ejecutar el Instalador. La ubicación que indica el instalador es la ubicación "recomendada", en este caso, en C:/, pero la aplicación puede ser ubicada por cada usuario en el lugar que prefiera. En el Instalador de Windows debemos respetar todos los parámetros que vienen predefinidos. El instalador habrá colocado los archivos de la aplicación en C:/SITeleGestionB12SQL. Macintosh El archivo se descargará en su ubicación de descargas y tendrá extensión. Dmg (SITeleGestionBSQL.dmg). Dicha imagen se mostrará como un disco externo en su escritorio. En su interior encontrará el archivo de la aplicación. 1) Doble clic para descomprimir: 2) Hecho esto se mostrará: MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 12 Instalación y Actualización 1
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Copie dicho archivo dónde prefiera (normalmente a la carpeta "Aplicaciones", simplemente arrastrando el icono de la aplicación sobre su carpeta de aplicaciones). Se copiará la aplicación en el lugar correspondiente. 3) Una vez copiado, abra su carpeta de aplicaciones y arrastre el icono de la aplicación que acaba de copiar sobre su dock de tal manera que pueda acceder a la aplicación de una manera sencilla. Abrir SITeleGestión por primera vez. Para abrir la aplicación: pulse sobre ese acceso directo que acaba de copiar en su Dock o escritorio SIT le mostrará el siguiente mensaje: Pulse abrir . Ahora el SIT, solicitará el fichero de datos, seleccionar: CREAR en caso de instalación nueva, ABRIR en caso de actualización (disponiendo previamente de copia de seguridad del fichero de datos: El archivo de datos se encarga de almacenar toda la información que día a día los usuarios van registrando en SIT. Por esta razón, su importancia es vital y es responsabilidad del administrador de SIT la realización periódica de copias de seguridad de dicho fichero. El nombre recomendado para utilizar en el fichero de datos sería "nombredelaempresaDatosSIT.4DD", pero tanto el nombre de dicho archivo como la ubicación del mismo la decide el propio usuario. Al ejecutar SIT, por defecto, siempre se abre el último fichero de datos utilizado y no le preguntará su ubicación cada vez que se abra nuevamente el programa. Si no recuerda su "nombre" o "ubicación", desde la ventana principal del programa en el botón [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: PREFERENCIAS: PESTAÑA GENERALES: DATOS] podrá ver dónde se encuentra su directorio. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 13 Instalación y Actualización 1
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La carpeta de "Documentos/Mis Documentos" es un buen lugar. EL FICHERO DE DATOS NUNCA DEBE ENCONTRASE EN LA MISMA CARPETA QUE LA APLICACIÓN "SIT" YA QUE UNA ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA PROCEDERÁ A "SUSTITUIR" LOS ARCHIVOS DE DICHA CARPETA POR OTROS NUEVOS, ELIMINANDO TAMBIÉN SU FICHERO DE DATOS. Siempre deberemos abrir el programa desde el icono de la aplicación, nunca desde el fichero de datos. El SIT siempre abrirá el último fichero de datos utilizo, independientemente si ejecutamos el programa haciendo "doble clic" sobre un fichero de datos distinto. Transcurridos unos segundos, la aplicación le solicitará, en primer lugar, un número de "Licencia de Uso". Copiar y pegar el número remitido por Telegestión donde pone "Versión Demo” . Una vez creado este nuevo fichero y antes de comenzar a trabajar con él, el SIT actualizará los ficheros de tablas SIT y Tabla de países. Si en posteriores instalaciones resulta necesario volver a introducir el número de licencia, dirigirse a [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISOR: Cambio de Licencia]. Instalación Multiusuario Descargas www.telegestion.com, en RECURSOS, USUARIOS: ACTUALIZACIONES multiusuario). Descarga del servidor (descargar la versión que corresponda) : Descargar Versión Os X Multiusuario. Descargar Windows Multiusuario. Descargar aplicaciones Cliente: SIT Cliente Mac Os X SIT Cliente Windows MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 14 Instalación y Actualización 1
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Instalación de Licencias: Antes de Ejecutar SiteleGestión Server debemos situar los archivos de licencias en su ubicación. Esta operación únicamente es necesaria la primera vez que instalamos SITeleGestiónServer v12 SQL. En posteriores actualizaciones no será necesario este paso. Dichos números de licencia son proporcionados por TeleGestión en forma de Ficheros XML. Cada uno de ellos contendrá un número de licencia necesario para cada activación. Es necesario que ubiquemos los archivos de licencia en su ubicación correcta. Dichos archivos de licencia deben situarse en: Windows Vista/7/2008 C:\Users\{user_name}\AppData\Local\4D\Licenses Mac OS X /users/{user_name}/library/Application Support/4D/Licenses * A partir de MacOS 10.7 la librería del usuario se encuentra oculta. Para acceder a la misma: desde el Finder, Menú Ir -­‐> Ir a la carpeta: /Users/{nombreusuario}/Library Es posible que al ejecutar SITeleGestión Server éste nos muestre una ventana solicitándonos unos números de licencia para activar el servidor. Si esto ocurre es porque SITeleGestión Server no ha detectado los archivos .xml dónde se incluyen estas. Deberemos "SALIR" y comprobar que estos archivos están en la ubicación correcta. Instalación Aplicación Servidor Para Servidor Mac: El archivo se descargará en su ubicación de descargas y tendrá extensión. Dmg (SITeleGestionBSQL_Server.dmg). Dicha imagen se mostrará como un disco externo en su escritorio. En su interior encontrará el archivo de la aplicación Servidor. 1) Doble clic para descomprimir: 2) Hecho esto se mostrará: Copie dicho archivo dónde prefiera (normalmente a la carpeta "Aplicaciones", simplemente arrastrando el icono de la aplicación sobre su carpeta de aplicaciones). Se copiará la aplicación en el lugar correspondiente. 3) Una vez copiado, abra su carpeta de aplicaciones y arrastre el icono de la aplicación que acaba de copiar sobre su dock de tal manera que pueda acceder a la aplicación de una manera sencilla. Para Servidor Windows: debemos respetar todos los parámetros que vienen predefinidos y tan solo pulsar el botón "Descomp." en SITServidorB12SQL . El instalador habrá colocado los archivos de la aplicación en C:/ SITServidorB12SQL MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 15 Instalación y Actualización 1
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Ejecutar SITeleGestión Server por primera vez. Al ejecutar SITeleGestión Server v12 SQL por primera vez, éste nos solicitará que indiquemos con qué fichero de datos queremos trabajar. Para abrir la aplicación: pulse sobre ese acceso directo que acaba de copiar en su Dock o escritorio SIT le mostrará el siguiente mensaje: Ahora el SIT, solicitará el fichero de datos. El archivo de datos se encarga de almacenar toda la información que día a día los usuarios van registrando en SIT. Por esta razón, su importancia es vital y es responsabilidad del administrador de SIT la realización periódica de copias de seguridad de dicho fichero. Pulsaremos "Crear" en los caso de instalación nueva: El nombre recomendado para utilizar en el fichero de datos sería "nombredelaempresaDatosSIT.4DD", pero tanto el nombre de dicho archivo como la ubicación del mismo la decide el propio usuario. Después de seleccionar y abrir el fichero de datos, el SIT puede indicar la necesidad de crear un "Historial". Debes crearlo. En la ventana de navegación para buscar el fichero historial, pulsa el botón "Nuevo" y guarda dicho archivo en el mismo lugar dónde tengas el fichero de datos (El nombre que sugiere para el Archivo historial es adecuado, pero puedes cambiarlo por el que prefieras para evitar confundirlo con el fichero de datos. La extensión del Archivo Historial será .4DL). El SIT procederá a realizar una copia de seguridad automática y después abrirá SITeleGestión Server con normalidad. A continuación, desde cualquier equipo cliente ejecuta "SITeleGestión Client". Al ejecutar SIT, por defecto, siempre se abre el último fichero de datos utilizado y no le preguntará su ubicación cada vez que se abra nuevamente el programa. Si no recuerda su "nombre" o "ubicación", desde la ventana principal del programa en el botón [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: PREFERENCIAS: PESTAÑA GENERALES: DATOS] podrá ver dónde se encuentra su directorio. La carpeta de "Documentos/Mis Documentos" es un buen lugar. EL FICHERO DE DATOS NUNCA DEBE ENCONTRASE EN LA MISMA CARPETA QUE LA APLICACIÓN "SIT" YA QUE UNA ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA PROCEDERÁ A "SUSTITUIR" LOS ARCHIVOS DE DICHA CARPETA POR OTROS NUEVOS, ELIMINANDO TAMBIÉN SU FICHERO DE DATOS. Siempre deberemos abrir el programa desde el icono de la aplicación, nunca desde el fichero de datos. El MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 16 Instalación y Actualización 1
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SIT siempre abrirá el último fichero de datos utilizo, independientemente si ejecutamos el programa haciendo "doble clic" sobre un fichero de datos distinto. Pulsaremos "Abrir" en los casos de actualización Al ejecutar SITeleGestión Server v12 SQL por primera vez, éste nos solicitará que indiquemos con qué fichero de datos queremos trabajar. Pulsaremos "Abrir" para localizar un fichero de datos (el famoso .4DD del que, por supuesto, tenemos una copia de seguridad, acompañado por otro con el mismo nombre pero con la extensión .4Indx. Ambos deben estar siempre juntos.). Y nos propondrá su conversión. Únicamente es necesario pulsar "Conversión de la Base". El proceso de Conversión del fichero de datos transforma la estructura del fichero. Por seguridad, antes de iniciar el proceso y de forma automática se creará una nueva carpeta con el nombre "Replace Files" dónde se mantendrá una copia del fichero de datos original. La conversión conlleva: Conversión del fichero al formato SQL (manteniendo la extensión ".4DD") Creación de fichero "Índices" (un fichero con el mismo nombre con la extensión ".4DIndx". Es importante que este proceso no se interrumpa ya que el fichero de datos puede resultar dañado. Si así ocurriera habría que iniciar el proceso desde el principio, recuperando el fichero original desde la ubicación "Replace Files". A partir de este momento, el fichero de datos se compondrá de: ficherodedatos.4DD ficherodedatos.4DIndx Este procedimiento solamente será necesario la primera vez que se abra un fichero de datos de la versión 2004 con la nueva versión 12 SQL. Después de seleccionar, abrir y convertir el fichero de datos, el SIT podría indicar la necesidad de crear un archivo "Historial". El archivo "Historial" (con la extensión ".4DLog" es una archivo de respaldo para la copia se seguridad automática que realiza el SIT. En la ventana de navegación para buscar el fichero historial, pulsar el botón "Nuevo" y guarda dicho archivo en el mismo lugar dónde esté ubicado el fichero de datos (El nombre que sugiere para el Archivo historial es adecuado, pero se puede cambiar por cualquier otro para evitar confundirlo con el fichero de datos. El SIT procederá a realizar una copia de seguridad automática y después abrirá SITeleGestión Server con normalidad. El Servidor no volverá a solicitar nuevamente el fichero historial o el fichero de datos nuevamente, a menos que se actualice la versión del SIT. Al "Salir" y MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 17 Instalación y Actualización 1
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volver a "Entrar" tomará el fichero de datos e historial que utilizó la última vez que se abrió. El interface de SITeleGestión Server ha cambiado sustancialmente respecto a la versión anterior. Ejecutar el SIT Cliente: Para Mac: Copie la aplicación de la imagen de disco (.dmg) a la carpeta de Aplicaciones. Para Windows: Ejecute el instalador y siga las instrucciones. La aplicación se instalará en C:/, sustituyendo cualquier versión anterior, si existiera. En el instalador es posible modificar esta ubicación antes de instalar. SIT Cliente intentará conectarse automáticamente al servidor. Si todas las conexiones de red e instalación del servidor son correctas lo hará sin mayor problema. Si fallara el primer intento de Conexión el SIT mostrará el Mensaje: de Error. La Base de datos no puede ser usada. Entonces nos mostrará la ventana de conexión con un mensaje de bienvenida. Si nos situamos en la Solapa "TCP/IP" de dicha ventana, se nos mostrarán los servidores del SIT disponibles. Solamente deberemos seleccionar el que nos muestre y pulsar "Aceptar" para conectar con nuestro servidor del SIT. Es posible que dicha ventana no se muestra por si misma cuando falla la conexión. Es posible "forzar" su aparición al iniciar el SIT Cliente: Para ello, al hacer doble click sobre el SITelegestión Client he inmediatamente después mantén pulsada la tecla "alt" del teclado hasta que aparezca la "Ventana de conexión". En la Solapa "TCP/IP" te mostrará el servidor que se está publicando. Marca la opción "√ Mostrar este diálogo en el próximo inicio", para que lo muestre nuevamente si la conexión falla. Selecciona tu servidor en la solapa "TCP/IP" y pulsa "Aceptar". Si en el siguiente inicio de sesión vuelve a fallar, te mostrará la ventana de conexión para que puedas seleccionarlo. Si en un segundo inicio del Cliente, después de haber conectado la primera vez, continúa fallando, entonces será necesario eliminar un archivo de configuración: Localiza la carpeta del SITelegestión ßeta Client/Database y elimina el archivo que contiene. El Cliente lo creará nuevamente al abrirse. Si en la Ventana de Conexión no se mostrara servidor alguno, esto puede ser debido a varias causas: -­‐
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El "puerto por defecto" de SITelegestión server no es correcto: Se debe cambiar el "Puerto Por defecto" de SITeleGestión Server... hazlo en el menú "SITeleGestión Server/Preferencias/ Cliente -­‐ Servidor/ Número de Puerto, debes poner 19813. Sal de SITelegestión Server y vuelve a entrar. La configuración de red de los equipos no es similar (el Rango de IPs es distinto, la máscara de subred, etc). Hay un problema de Red (router, swicht, cableado, tarjetas, etc)... comprobar que funcionan el resto de servicios de red. Hay un antivirus o cortafuegos en el cliente o en el servidor que impide la conexión. Existe un problema conocido en sistema Windows XP, 2003 Server y 2008 Server en relación a la disponibilidad de ciertos puertos, necesarios para la publicación de la base de datos del SIT: Hay una nota técnica que habla de un problema con una actualización de seguridad de Microsoft y que afecta a la publicación por determinados puertos: (Microsoft Security Update 953230), En este caso, es necesario que en el servidor estén abiertos los puertos del servidor y/o cliente: Puertos TCP: 19812 19813 19814 Puertos UDP: 49157 Repetir este proceso en cada equipo "Cliente". El primer cliente (Usuario) que se conecte deberá introducir el número de licencia del SIT para entrar. A partir de ahí, los demás usuarios no tendrán que volver a introducir más licencias. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 18 Instalación y Actualización 1
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Ubicación de Preferencias 4D(*): C:\Users\{user_name}\AppData\Roaming\4D (VISTA) /users/{user_name}/library/Preferences/4D (OSX) Preferencias de Usuario: C:\Users\{user_name}\AppData\Roaming\4D (VISTA) /users/{user_name}/library/Preferences/4D (OSX) Carpeta de Usuario para conexión remota (Preferencias del SITCliente): C:\Users\{user_name}\AppData\Local\4D (VISTA) C:\Documents and Settings\{user_name}\Local Settings\Application Data (XP) /users/{user_name}/library/Cache/4D (OSX) Otras Preferencias: (Dónde guarda la ubicación por defecto del fichero de datos y copia de seguridad): /users/{user_name}/library/Preferences/4D.SITeleGestonSQL Server.plist(OSX) (*) Es posible que algunas de las carpeta mencionadas en WindowsXP o Windows Vista se encuentren ocultas. Para ver carpetas y archivos ocultos debe ir a Herramientas/Opciones de Carpeta/Ver/Mostrar Todas las carpetas y Archivos Ocultos Cambiar de Archivo de Datos Si por cualquier motivo necesita cambiar la ubicación del fichero de datos, siga los siguientes pasos: 1.
Cierre la aplicación SIT (en multiusuario cerrar clientes y servidor). 2.
Guarde los ficheros de datos (extensión 4DD) en su nueva ubicación. 3.
Abra la aplicación SIT. El programa solicitará la ruta donde se encuentran los ficheros de datos. Si necesita que SIT ejecute otro archivo de datos distinto del que ahora tiene por defecto, siga uno de los siguientes pasos: 
Cierre la aplicación SIT y elimine o cambie de ubicación el actual archivo de datos. Al ejecutar nuevamente SIT, éste le preguntará qué archivo de datos quiere utilizar. 
O bien: cierre SIT, pulse la tecla "ALT" y sin soltarla, ejecute la aplicación SIT (si utiliza "Windows", primero debe ejecutar la aplicación e inmediatamente después pulse la tecla "ALT"). SIT le mostrará la siguiente ventana: Escoja una de las tres primeras opciones. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 19 Instalación y Actualización 1
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Instalación Para poder instalar y configurar su aplicación SIT, siga los siguientes pasos. 1.
Comprobar el correcto funcionamiento de los periféricos que pueda utilizar SIT: impresora, lector código de barras, etcétera, antes de ejecutar la aplicación SIT. 2.
Instalación de SIT: descargar e instalar el fichero de la aplicación (carpeta aplicaciones) y los ficheros de datos (extensiones .4DD), tal y como le indicamos al inicio de este capítulo. 3.
Mantener actualizada la versión de la aplicación (descargando la última actualización disponible desde la Web www.telegestion.com, pestaña RECURSOS, USUARIOS, ACTUALIZACIONES). 4.
Realizar regularmente una copia de seguridad de los ficheros de datos (su valor para la empresa irá en aumento con el uso de la aplicación). 5.
Descargar regularmente los ficheros de Tablas y Países desde www.telegestion.com, pestaña RECURSOS, USUARIOS (DocsAuxiliares: Tablas sit y Tabla de países). Tablas y Países Debido a los cambios que periódicamente realiza SIT para adaptarse a la normativa legal vigente, es muy importante que importe regularmente los ficheros de tablas y países. 1.
Fichero de Tablas: PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISOR: BAJAR TABLAS el SIT procederá a descargar de nuestra web: www.telegestion.com (página de RECURSOS, USUARIOS, DocsAuxiliares: Tablas) las tablas actualizadas y nos dará la opción de importarlas en el mismo proceso. Es imprescindible que este fichero esté actualizado para la nueva gestión de operaciones del IVA, declaraciones de Hacienda, etc. Es necesario para todos los usuarios de TeleGest, TeleConta y/o TeleNómina 2.
3.
Si su versión de SIT acaba de ser actualizada, puede hacer clic en el botón PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: PREFERENCIAS y a continuación en "Carpeta Extras". SIT le mostrará en el escritorio la carpeta extras. Localice y abra la carpeta Accesorios y copie en el escritorio los ficheros "Países" y "Tablas". En PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISOR: IMPORTAR TABLAS, indicar el fichero localizado en la ruta anterior de Tablas. En PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: PAÍSES/PROVINCIAS: BOTÓN PROCESOS: IMPORTAR PAÍSES, indicar el fichero localizado en la ruta anterior Países. Fichero de Países: Ir a PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISOR: BAJAR TABLA PAISES. SIT descargara un archivo comprimido, descomprimir este y en PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: PAÍSES/PROVINCIAS: BOTÓN PROCESOS: IMPORTAR PAÍSES, indicar dicho fichero. Asegúrese que tiene seleccionado el país "España" (o el que corresponda) en [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : modificar empresa : Pestaña Generales : Campo "País"]. Ahora su empresa estará adaptada a la normativa estatal vigente. El fichero de "Tablas" contiene información necesaria para el correcto funcionamiento de SIT. En dicho fichero, TeleGestión pone a disposición del usuario la siguiente información: 1.
Tablas de cálculo del I.R.P.F. 2.
Bases y tipos de cotización de Nóminas 3.
Modelos de contratos laborales MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 20 Instalación y Actualización 2
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4.
Tipos de riesgos laborales 5.
Actividades por CNAE 6.
Mutuas laborales 7.
Calendarios laborales 8.
Incoterms 9.
Tipos de Sociedades 10. Etcétera Módulo Un módulo es un conjunto de Prestaciones dirigidas a satisfacer las necesidades de un área de la gestión de la empresa. El documento de venta SIT (factura de compra de SIT) o el contrato de mantenimiento especifican qué Módulos han sido adquiridos por el usuario. El número de licencia que se le entrega al usuario lleva encriptada la información sobre qué Módulos han sido adquiridos. En su funcionamiento, SIT limita el uso de las prestaciones que no pertenecen a ningún Módulo de los adquiridos por el usuario. Ejemplos de Módulos: TeleCONTA, CRM, TeleGEST+, TeleNOMINA, etc. SIT, tal y como hemos explicado, es un sistema integrado a su vez de varias aplicaciones o módulos, cada uno con una función muy definida. Prestación Es un conjunto de Ficheros, Procedimientos, Informes, Utilidades, etc. que satisfacen una necesidad concreta en la gestión de la empresa. Cada Prestación pertenece a un Módulo. Se puede dar la circunstancia de que una Prestación esté incluida en distintos módulos. Ejemplo de Prestaciones: Gestión de Ventas, Gestión de Compras, Contabilidad, Financiera, etc. SIT es una base de datos con multitud de tablas relacionadas entre sí. Cada tabla está compuesta de registros. En síntesis, el trabajo de cada usuario consiste en crear, eliminar o modificar esos registros. Para conocer todas sus prestaciones, le recomendamos continuar con la lectura de los distintos Manuales en formato PDF que día a día mantenemos actualizados en nuestra web: www.telegestion.com. Haga clic en RECURSOS, USUARIOS, "Manuales de SIT". Notas Técnicas Como complemento a los Manuales, desde nuestra Web www.telegestion.com (RECURSOS, USUARIOS, “Notas Técnicas”) ofrecemos una serie de documentos breves orientados a solucionar dudas y facilitar el trabajo con SIT. Además, puntualmente comunicamos a nuestros usuarios cualquier cambio o novedad que afecte a SIT mediante la publicación de nuevas Notas Técnicas. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 21 Instalación y Actualización 2
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Ruta Tanto en la Base de Conocimientos (www.telegestion.com), como en los distintos manuales SIT, se menciona la Ruta como el camino o pasos que debe seguir el usuario para poder utilizar una determinada utilidad del programa. Partiendo de la ventana principal, el usuario se desplaza por el programa haciendo clic sobre los distintos botones. La “Ruta” se representa de la siguiente forma: [OPCIÓN PRINCIPAL (perteneciente a la Paleta Principal) : OPCIÓN SECUNDARIA: etc.]. De esta forma, haciendo clic en las opciones indicadas, le llevaremos hasta la ventana objeto de la explicación. Cuando llegue a una lista de registros podrá: 
Crear un nuevo registro, modificar el registro, cambiar la selección de registros (ver botones de selección). 
Utilizar cualquier otro botón para realizar una determinada acción (imprimir, borrar, exportar, etc.). SIT es una aplicación multiproceso. Es decir, sin necesidad de salir de un determinado registro, puede acceder a otras ventanas: 
Sólo estará activa la última ventana abierta en cada proceso. 
Si el cursor se convierte en un icono con forma de caja, significa que el usuario ha hecho clic en una ventana inactiva, ocultando la activa. Basta con pulsar cualquier tecla para que la ventana activa del proceso se sitúe en primer término. Localizar información en el SIT Para las búsquedas o selección de registros donde existan intervalos “desde – hasta”, por defecto se mostrarán desde el primer hasta el último registro. Al introducir datos en una búsqueda, tenga en cuenta que ésta se realizará cumpliendo las condiciones indicadas en todos los intervalos. Todas las condiciones se yuxtaponen, funcionando como “y”. Sugerimos únicamente acotar el criterio deseado, dejando los demás con los datos por defecto sugeridos por el SIT. Ventana ejemplo para facilitar la búsqueda y selección de Documentos. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 22 Instalación y Actualización 2
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Entrada de datos Cada vez que desde la ventana de selección de registros hacemos clic en “Nuevo” o modificamos uno de los registros (usualmente mediante un doble clic), se abre una ventana de “Entrada de datos”. Estas ventanas de tipo formulario, se componen de un conjunto de campos que es preciso rellenar o modificar. El SIT situará el cursor en el primer campo, por lo que se recomienda no usar el ratón y moverse con el teclado de la siguiente forma: escribir o modificar directamente el contenido del campo y pulsar la tecla “tabulador” de su teclado. De esta manera, el SIT colocará el cursor en el siguiente campo pasando a estar activo a la espera de introducir nuevos datos o modificar los existentes. Muchos campos hacen referencia a otras tablas (información previamente registrada en el SIT, como por ejemplo: clientes, artículos, etc.) o listas (valores posibles para un determinado campo, como por ejemplo, tipo de documento o tipo de sociedad). −
Cuando el SIT le solicite que introduzca este tipo de información, puede teclear el signo "?" y a continuación, pulsar la tecla "tabulador". El SIT mostrará todas las opciones posibles para este campo. −
Cuando el SIT le solicite que introduzca una descripción (de cuenta, de artículo, etc.), puede escribir aquellos caracteres que conozca (por ejemplo, si quiere seleccionar "Telegestión Informática" es suficiente con introducir "teleges"). A continuación, pulse la tecla "tabulador". SIT mostrará todas las cuentas que contengan la palabra "teleges". −
El SIT permite realizar búsquedas de registros, códigos… por parte de su contenido (por ejemplo, todos los que lleven los caracteres "MINI": miniordenador, minicadena…). IMPORTANTE: existen ciertos campos (fechas, códigos de cuenta corriente, números de identificación, etc.) en los que no debe introducir el carácter separador (usualmente un guión o una barra inclinada). Teclee los números sin estos caracteres. Ventana ejemplo de Entrada de Datos. Navegación Es muy importante que los usuarios adquieran destrezas que faciliten la navegación por los distintos módulos de la aplicación. Desde el primer momento deben aplicarse las siguientes normas, las cuales facilitarán la usabilidad de la aplicación. 1.
El concepto de escenario como la disposición de ventanas del SIT en nuestro escritorio. Este escenario quedará guardado cuando salgamos del SIT. 2.
Puede modificar el tamaño de la mayoría de las ventanas del SIT. Para restablecer el tamaño original, o si la información no se visualiza correctamente, ir a [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS: entrar en el usuario : PRIVILEGIOS DE ACCESO : botón Regenerar Ventanas]. 3.
Los usuarios tienen a su disposición una página de ayuda en www.telegestion.com: Pestaña RECURSOS-­‐
USUARIOS, en donde tienen acceso a las ACTUALIZACIONES, BASE DE CONOCIMIENTOS, MANUALES, NOTAS TÉCNICAS y DOCUMENTOS AUXILIARES. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 23 Instalación y Actualización 2
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4.
Asegurarse de que todos los usuarios conocen el funcionamiento de los comandos (atajos del teclado) del SIT: Aceptar (“intro” del teclado numérico, Cancelar (comando/ctrl + .), Nuevo (comando/ ctrl + N), etc. 5.
Procurar ser exquisito a la hora de introducir información en el SIT. Es la mejor manera para obtener la máxima productividad a la aplicación. 6.
Todos los usuarios deben guardar una uniformidad cada vez que introduzcan información en los distintos campos. Prestar atención al uso de mayúsculas, nombres propios, etc. Anotar cualquier duda que surja, indicando la ruta completa y comunicarla a la mayor brevedad a: [email protected] o bien a través del nuevo sistema REPORTAR UN PROBLEMA: Paleta Acceso La primera ventana de la aplicación, la que se abre nada más ejecutar SIT, consta de una paleta alargada que se sitúa en la parte izquierda de su escritorio. Desde ella de forma rápida, podrá tener acceso a otras ventanas (existencias, contactos, apuntes, etc.), dependiendo de la configuración de cada usuario. Se puede mover la Paleta Acceso a cualquier posición de la pantalla, volviendo a su posición original al salir de la aplicación. Accesos en forma de texto. Accesos limitados: por ejemplo, si no tienes licencia o permiso a TPV no se verá este ACCESO en la paleta acceso. Es decir, sólo se ven las opciones a las que se tiene permiso/licencia. La cabecera de las agrupaciones aparece en azul (Generales, Gestión Comercial, Logística….), los subgrupos en azul más clarito y un tercer nivel en verde. Pinchando en ellos se permiten al usuario acceder al resto de la aplicación. El acceso a cada uno de estas áreas dependerá de los módulos que previamente haya contratado. Su importancia es tal, que todas las rutas que en éste y otros manuales se indican, comienzan siempre por una de estas agrupaciones en azul. Además cuenta con un diseño completamente nuevo de sus botones, facilitando aún más el reconocimiento de sus funciones NO ES POSIBLE CERRAR LA VENTANA PRINCIPAL, SALVO QUE SE CIERRE LA APLICACIÓN. Desde la ventana principal puede realizar las siguientes acciones: Barra de Menús: en la parte superior izquierda se encuentra la barra de menús con tres opciones: 
Archivo: Salir SIT, aunque recomendamos utilizar la combinación de teclas CMD/CTRL + Q. 
Edición: opciones Deshacer, Copiar, Cortar, Pegar, Borrar y Seleccionar Todo. Estas opciones sólo están activas cuando trabaje con registros. 
Ayuda Seleccionar empresa: SIT es una aplicación multiempresa. Esto significa que podrá llevar la gestión de más una empresa sin salir de la aplicación y con un único fichero de datos. Para cambiar de empresa, sólo tiene que seleccionarla en el desplegable que encontrará en la parte superior de la paleta principal. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 24 Instalación y Actualización 2
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Año y Fecha de Operación: en el desplegable del año, seleccione el año por defecto para poder trabajar con sus datos. Si hace clic en la fecha, podrá seleccionar manualmente un día concreto. Esa será la fecha con la que SIT trabajará ese día, sin perjuicio de que el usuario pueda cambiarla en todo momento al introducir o modificar registros. Grupo: Acceso a los módulos contratados Subgrupo: Si el primer paso consiste en seleccionar un grupo en la Paleta de Acceso, el segundo paso consiste en hacer clic en uno de los subgrupos pertenecientes a cada agrupación. Haga clic en un subgrupo para ejecutar aquella parte SIT con la que desee trabajar. Al hacerlo, se abrirá un tercer nivel que dará acceso a la Ventana de Registros. Ventanas de Registros TODOS LOS BOTONES DISPONEN DE AYUDA EMERGENTE. NUEVOS BOTONES, AHORA EN LA PARTE SUPERIOR DE LA VENTANA. BÚSQUEDAS MÁS POTENTES Y RÁPIDAS, CON MÚLTIPLES OPCIONES PARA ORDENAR SUS REGISTROS. BOTÓN “PROCESOS”. OPCIONS ORDENADAS ALFABÉTICAMENTE. BUSQUE AHÍ TODAS LAS HERRAMIENTAS DISPONIBLES PARA LA VENTANA ACTIVA. CONOZCA SIEMPRE DÓNDE SE ENCUENTRA CON LA RUTA DE LA VENTANA. MODIFIQUE EL ANCHO DE LAS COLUMNAS, PARA UNA CONSULTA MÁS FÁCIL Y RÁPIDA. SIT v12 incorpora un nuevo interfaz. Mejoran la accesibilidad y resultan mucho más navegables, especialmente cuando se trabaja con un gran número de datos. Los nuevos botones ofrecen información de ayuda sobre su funcionamiento en forma de texto emergente. Se han mejorado los iconos para que su acceso resulte mucho más fácil y rápido, ejecutándose con más celeridad los distintos comandos que nos ofrece SIT. También se han mejorado y/o ampliado aquellas funciones más utilizadas, como la búsqueda de registros. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 25 Instalación y Actualización 2
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SIT v12 no sólo es más potente, sino que también es más intuitivo. La experiencia de trabajar con SIT resultará mucho más gratificante para el usuario, que obtendrá información más precisa, de mayor valor y en menor tiempo, incluso en aquellas tareas más repetitivas. Las Ventanas de Registros de SIT tienen ahora una nueva disposición, más clara y funcional: Ruta de la Ventana Justo debajo de la Paleta de Botones, se encuentra la ruta de la ventana activa. Es una valiosa información de los pasos dados hasta llegar a la actual ventana, con una doble utilidad: 1.
En los distintos manuales SIT, se menciona la Ruta como el camino o pasos que debe seguir el usuario para poder usar una determinada utilidad del programa. Partiendo de la paleta principal, el usuario se desplaza por el programa haciendo clic sobre los distintos botones. La “Ruta” se representa de la siguiente forma: [AGRUPACIÓN (de la PALETA PRINCIPAL) : SUBGRUPO (SEGUNDO NIVEL) : OPCIÓN (TERCER NIVEL) : etc.]. 2.
La ruta es una información clave para comunicar cualquier duda o incidencia a nuestro Soporte Técnico. Indíquenos la ruta completa a: [email protected] Registros Para introducir registros sólo tiene que hacer clic en Nuevo. SIT PERMITE LA INTRODUCCIÓN CONTINUA DE REGISTROS, DE TAL FORMA QUE PODEMOS AGREGAR NUEVOS REGISTROS SIMPLEMENTE CONFIRMANDO (PULSANDO LA TECLA INTRO O ENTER DE SU TECLADO) TRAS CADA NUEVO REGISTRO. CUANDO ALCANZAMOS EL ÚLTIMO REGISTRO QUE DESEAMOS AGREGAR, TENEMOS DOS OPCIONES: PULSAR LA TECLA “MAYÚSCULAS” A LA VEZ QUE CONFIRMAMOS, O BIEN “CONFIRMAR” Y A CONTINUACIÓN “SALIR”. En la parte central de la ventana se encuentran las distintas filas con información relativa a cada registro o conjunto de datos relacionados entre sí. A su vez, cada registro está dividido en campos (por ejemplo: código, descripción, localidad, etc.): MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 26 Instalación y Actualización 2
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En la parte superior de cada columna (o “campo”) se muestra su nombre, y debajo de éste el dato correspondiente a cada registro. Puede interactuar con la barra de los nombres de los campos. Esto le permitirá: 
Ordenar los registros por una determinada columna: haga un clic de ratón encima del nombre de la columna deseada. 
Ordenar en orden ascendente o descendente: si ha hecho previamente clic en el nombre de una columna (por ejemplo, en C.P.), se visualiza una flecha en su parte derecha. Si la flecha está hacia arriba, ordenará los registros de menor a mayor. Si por el contrario, la flecha está hacia abajo, los registros tendrán un orden descendente (de mayor a menor), siempre según la columna seleccionada. 
Búsqueda directa de registros: Pinchando sobre el campo búsqueda introducir el valor que desea buscar en las distintas columnas columna. podrá Este texto puede ser una palabra, varias palabras o sólo parte de una palabra. SIT buscará, en el campo previamente seleccionado, en todos los registros y mostrará aquellos que se ajusten al texto de búsqueda introducido. Si posteriormente quiere realizar una nueva búsqueda, simplemente escriba la nueva palabra. 
Ajuste del ancho de columna: situando el cursor del ratón justo en el límite entre dos campos, el cursor cambia de forma. Haga clic y manténgalo, desplazando el ratón suavemente hacia la derecha o izquierda. Suelte el clic para guardar el nuevo ancho de columna Este ajuste se mantendrá cuando cierre la ventana e incluso cuando cierre su sesión con SIT. 
Mover columnas: pinchando sobre el nombre de la columna sin soltar, puede arrastrar esta y modificar su posición, ordenando las columnas como desee. ¿Seleccionar o Modificar? Seleccione registros (haciendo un único clic sobre el mismo) cuando necesite: 
Ejecutar Procesos Automáticos (por ejemplo: dar de Alta o Baja, obtener Extractos, Exportar datos, etc.). 
Duplicar registros. 
Imprimir registros. 
Borrar registros. En cambio, modifique un registro (haciendo doble clic sobre el mismo) para ver o editar la información contenida en dicho registro. SIT muestra en la parte central de la Ventana de Registros todos los registros de la tabla activa, o los correspondientes a una selección efectuada previamente por el usuario. A continuación, puede seleccionar uno o varios registros utilizando alguno de los siguientes métodos: 1.
Selección de un único registro: haga un clic en el registro. 2.
Selección de varios registros correlativos: si los registros que quiere seleccionar se encuentran uno a continuación del otro, haga un clic en el primer registro, pulse la tecla mayúsculas y sin soltarla, haga clic en el último registro que quiere seleccionar. 3.
Selección de varios registros no correlativos: pulse la tecla CTRL (PC) o CMD (Mac) y sin soltarla, haga un clic en cada uno de los registros que quiere seleccionar. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 27 Instalación y Actualización 2
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SI QUIERE QUE SIT LE MUESTRE SÓLO LA SELECCIÓN REALIZADA, PULSE EL BOTÓN “AISLAR” Menús de Selección La información contenida en la parte superior de la Ventana de Registros varía dependiendo de la ruta en la que se encuentre. Está formada por menús desplegables (normalmente de campos de la tabla activa) con información relativa a los distintos registros almacenados en SIT. También puede contener casillas de verificación e incluso botones. Su funcionamiento es el mismo en todos los casos: al seleccionar un valor (bien en un desplegable o bien activando una casilla de verificación o haciendo clic en un botón), SIT filtra los registros mostrados en la ventana superior dependiendo del valor o valores seleccionados. En este último caso, las condiciones se yuxtaponen, funcionando como “y”, en el momento de filtrar la tabla para localizar los registros correspondientes a la nueva condición. 
Para cambiar las condiciones de selección, sólo tiene que seleccionar nuevos valores en los menús. 
Para volver a ver todos los registros, sólo tiene que hacer clic en el botón “Todos” en la paleta de botones superior. 
Si quiere eliminar una condición, sólo tiene que hacer clic en el menú desplegable por el que ya no quiere filtrar sus registros, manteniendo pulsada la tecla mayúscula. El valor seleccionado previamente, desaparecerá. Los menús de selección tienen otra importante función, y es la de permitir modificar un valor en uno o varios registros en bloque. Para ello, sólo tiene que tener previamente seleccionados sus registros, tal y como hemos visto en el apartado anterior “Selección de Registros”. A continuación, pulse la tecla mayúscula, y sin soltarla, seleccione un valor en cualquier menú desplegable. SIT le pedirá confirmación del cambio que va a realizar (no olvide que este cambio no se puede deshacer): Ventanas Formulario NUEVO DISEÑO, MÁS CLARO E INTUITIVO. RÁPIDO ACCESO DESDE LA PALETA PRINCIPAL. BOTONES, CAMPOS Y OTROS DATOS AGRUPADOS POR CONTENIDO. Ventanas 
Búsqueda rápida de contactos/operaciones: Es una pequeña ventana que siempre permanecerá visible en la parte inferior de la paleta principal. Le permitirá introducir la información sobre un determinado contacto u operación, de tal manera que SIT le mostrará toda la información relativa al dato solicitado: MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 28 Instalación y Actualización 2
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
Ventana TPV al inicio: Si desea que un usuario vendedor ejecute SIT con la ventana TPV (únicamente usuarios con licencia de módulo TPV). 
Ventana de información de existencias: Si para su gestión es importante conocer en todo momento el estado de sus existencias de almacén y los distintos movimientos realizados o pendientes de ejecutar: 
Ventana de apuntes: Para usuarios del módulo TeleCONTA, les permitirá localizar rápidamente sus asientos. Podemos acceder a ellas pinchando sobre el icono correspondiente ubicado en la paleta principal izquierda: SIT cuenta además con ventanas con información detallada de cada registro (ya sea de una cuenta, artículo, documento de gestión, asiento, etc.) y ventanas únicamente con botones con acceso a funciones concretas. Con el fin de mejorar la claridad y visibilidad de este tipo de ventanas con gran información, hemos agrupado los distintos campos, desplegables, casillas de selección, “check-­‐box” y botones en recuadros a los que le hemos dado nombres. Por ejemplo, en la ventana GENERALES : CUENTAS : CLIENTES: dentro de un cliente: PESTAÑA CONTABLE: los campos están agrupados por “Cuentas Contables”, “Plan Contable”, “Aplicar a Documentos”, etc.): MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 29 Instalación y Actualización 2
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En la ventana: ADMINISTRACIÓN: MÁS: INFORMES : INFORMES Contabilidad], los distintos botones se agrupan según el tipo de información contenida: “Cuentas”, “Libros”, “Facturas”, “IVA e IRPF”, etc.: Botones Paleta de Botones Se encuentra en la parte superior de la ventana, y agrupa los comandos más habituales: 
Procesos: En este botón se agrupan funciones específicas para la ventana activa. Sólo hay que hacer clic sobre él para que en un desplegable queden visibles las principales opciones. 
Ayuda. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 30 Instalación y Actualización 3
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
Botones de selección: permite trabajar de forma segura y rápida con un grupo reducido de registros. 
Búsqueda rápida: permite localizar rápidamente registros dentro de la actual área de trabajo. SIT buscará en los campos nombre de Entidad, Cuenta o Contacto, teléfono y correo electrónico un texto que coincida con el que haya escrito en “búsqueda rápida”. 
Botones de herramientas: agrupa las herramientas esenciales de la aplicación, como búsqueda avanzada, duplicar, imprimir, borrar o crear un determinado registro. La nueva versión dispone de un “motor” de su base de datos más rápido y fiable. Además cuenta con nuevos botones que incorporan nuevas imágenes para que resulte más rápido e intuitivo el acceso a todas sus funciones. Como ya hemos visto, los botones más utilizados están siempre situados en el mismo lugar en cada una de las ventanas y tienen la misma disposición, facilitando su acceso. A continuación detallamos el funcionamiento de los principales botones que encontrará en SIT: UTILIZACIÓN DE TEXTO FACILITANDO SU ACCESO UBICACIÓN MEJORADA: ORGANIZACIÓN Y CLARIDAD. NUEVOS BOTONES CON AYUDA EN FORMA DE “TEXTO EMERGENTE”, AL APROXIMAR EL CURSOR DEL RATÓN AL BOTÓN. SUSTITUCIÓN DEL ICONOS EN SU MAYORÍA POR TEXTO Por otra parte, SIT cuenta con una amplia variedad de funciones que ahora se agrupan bajo dos únicos botones: “Procesos” y “Operaciones sobre líneas”: PROCESOS MANUALES SIT Agrupa procesos permitidos desde la ventana activa, como por ejemplo: 
Extracto (Comercial, Contable, …) 
Modificar Cabecera 
Exportar Fichero 
Generar Comunicados 
Procesos Automáticos SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 31 Instalación y Actualización 3
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OPERACIONES SOBRE LAS LÍNEAS Permite ejecutar distintas operaciones sobre un artículo perteneciente a un determinado documento de gestión, movimiento de almacén, etc. Primero seleccione un artículo (con un clic) y a continuación clic en este botón para ver las distintas opciones permitidas. VER Abre la ventana correspondiente a la Cuenta o Entidad, de tal forma que pueda ver la ficha completa Podrá modificarla, ver extractos comerciales, contables, vencimientos… Ayuda en forma de texto emergente SIT 2012 dispone de accesos en forma de texto. Las ventanas son más sencillas y rápidas de ver, lo que mejorará su experiencia con SIT. No obstante, y con el fin de hacer comprensible su funcionamiento, los botones de SIT ahora incorporan una sencilla ayuda en forma de texto emergente. Es decir, con sólo aproximar el cursor del ratón al botón, verá un texto corto con una breve explicación de su utilidad: Ejemplo de ayuda con texto emergente para el botón “Inversa”. Desplazamiento entre Registros FLECHAS DE DESPLAZAMIENTO Se utilizan para moverse por los registros de una selección: 
Primer registro 
Anterior registro 
Siguiente registro 
Último registro Selección manual de Registros SIT está compuesto de múltiples ficheros, agrupados por áreas de trabajo (Contable, Documentos de Gestión, Comercial, Producción, etc.). Al acceder a cualquier fichero SIT, éste hace una selección de los registros contenidos para permitir el trabajo del usuario en ficheros con muchos registros. A esta selección de registros la llamamos "Selección Inicial". Posteriormente, el usuario, para facilitar aún más su trabajo, selecciona mediante búsquedas o manualmente, el conjunto de registros sobre el que quiere trabajar. Lo recomendable es iniciar esta selección mediante cualquiera de las técnicas de búsqueda SIT: botón de búsqueda rápida, menús de selección, etc. Si la nueva selección abarca una cantidad excesiva de registros, el usuario dispone de los botones de selección manual. Con este conjunto de botones, podrá trabajar con grupos de registros más reducidos, pudiendo regresar en cualquier momento a la selección que previamente tenía. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 32 Instalación y Actualización 3
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A continuación se describe el funcionamiento de este grupo de botones: TODOS/SELECCIÓN INICIAL Es el estado en el que SIT muestra un listado de registros al entrar en cada área de trabajo. Si accede a "Presupuestos", “Todos” seleccionará todos los presupuestos (en cualquier estado, del año actual). * Si abre una ventana mientras mantiene pulsada la tecla mayúscula del teclado, SIT mostrará sólo los registros con estado "pendiente". ** Si mantiene pulsada la tecla mayúsculas mientras accede a [PROMOCIÓN CRM : Además, el botón "Todos" reinicia los ARCHIVOS: PROCESOS COMERCIALES], menús de selección (se suprime cualquier visualizará solamente registros (procesos selección previa). comerciales) pertenecientes al usuario activo. AISLAR DESTACADOS Aísla los registros destacados. ** Si solamente selecciona un registro y hace clic en este botón mientras mantiene pulsada la tecla mayúscula, aislará este registro junto con los que existan con su misma "cuenta" o dato más relevante. OMITIR DESTACADOS Omite los registros destacados. INVERTIR SELECCION Muestra la selección actualmente en pantalla. inversa a la BUSCAR OMITIDOS: muestra los registros previamente omitidos. REDUCIR SELECCIÓN MANUALES SIT Reduce la selección a lo actualmente en ** REDUCIR SELECCIÓN: si no pantalla. seleccionamos ningún registro y accionamos este botón convierte la selección "actual" en "inicial". Todas las selecciones posteriores se harán sobre esta nueva "Selección de Trabajo". Deberá salir (cerrar) la ventana en la que se encuentre y volver a abrirla para recuperar todos los registros. SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 33 Instalación y Actualización 3
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Botones de Operación CONFIRMAR Guarda los cambios realizados en el registro y cierra la ventana. ** Intro (Enter del teclado numérico). CANCELAR Cierra la Ventana o Registro sin guardar los cambios realizados. ** (Crtl/cmd + . ). PROCESOS Se abre un desplegable con distintas herramientas disponibles para esa ventana. BORRAR Elimina el registro/s seleccionados. ** (Crtl/cmd + Borrador). BUSCAR Muestra la ventana de "Opciones de búsqueda". IMPRIMIR Imprimir el/los registros seleccionados. ** (Crtl/cmd + P). NUEVO Nuevo registro. ** (Crtl/cmd + N). ORDENAR Ordena subregistros manualmente. Desplaza subregistros a una posición anterior o posterior. AÑADIR Añade subregistros. ** (Crtl/cmd + +). MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 34 Instalación y Actualización 3
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ELIMINAR Elimina subregistros. ** (Crtl/cmd + -­‐). DUPLICAR Duplica el/los registros seleccionados. ** (Crtl/cmd + D). Botones de Acceso a Datos adicionales Este tipo de botones dan acceso a registros asociados al registro principal. Estas ventanas no "bloquean" el registro original y se actualizan con la información del registro activo en cada momento. Si se mantienen abiertas su actualización será automática. ADJUNTOS Acceso a la Ventana de "Documentos Adjuntos". Esta ventana está disponible en la mayor parte de registros del SIT y se utiliza para incluir imágenes asociadas a un registro. COMENTARIOS Acceso a la Ventana de "Comentarios". Esta ventana está disponible en la mayor parte de registros del SIT y se utiliza para "comentar" aspectos relacionados con el registro actual (un cliente, una factura, etc.). Dispone de botones configurables para la introducción automática de texto e indicará al usuario la fecha en la que se produjo dicho comentario. Otros Botones AVISOS Acceso a la Ventana de "Avisos". Cualquier registro del SIT es susceptible de incorporar uno o varios avisos. Solamente el usuario que publicó el aviso podrá anular o modificar el mismo. Se mostrarán de forma automática cada vez que cualquier usuario acceda a dicho registro. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 35 Instalación y Actualización 3
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CIERRE DE SESIÓN Cierra y abre sesiones de distintos usuarios. En puestos de trabajo donde trabajan distintas usuarios, cuando una termina, cierra sesión y la siguiente la abre. De esa manera, se evita que un usuario trabajo habiendo abierto el programa otro usuario LLAMÓ Acceso a la Ventana de "LLAMÓ". Funcionalidad que nos permite dejar un mensaje de un determinado contacto a uno de los usuarios del SIT. COPIAR/PEGAR Copia/pega contactos, artículos… Resaltar el registro con u click y pinchar en copiar o pegar. ESCRIBIR CARTA Acceso a la Ventana de Escribir Mensaje Podemos escribir cartas/fax… a un contacto e imprimirlas. Se podrá enviar e-­‐mail si se dispone del módulo CRM. ASOCIAR CUENTA Asocia un contacto a una cuenta Resaltar previamente con un clic el contacto clic en "Asociar Cuenta" (un clic para asociar, un nuevo clic para eliminar asociación). COPIAR DIRECCIÓN Copia la dirección del contacto o entidad Sí tenemos seleccionado un contacto copia la dirección de este, sino copia la de la entidad. IMPRIMIR SOBRE MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 36 Instalación y Actualización 3
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Imprime sobre con la dirección Sí tenemos seleccionado un contacto imprime la dirección de este, sino imprime la de la entidad. ABRIR CORREO EXTERNO Nuevo correo electrónico. MANUALES SIT Introduce el e-­‐mail del contacto y abre un nuevo correo en nuestra aplicación de correo (mail, Outlook….) SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 37 Utilidades 3
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CAPÍTULO 3. UTILIDADES Existen dos sistemas: 1.
Manual. 2.
Programado. Copia de Seguridad manual Manualmente, realizando una copia del fichero de datos (es el archivo con la extensión .4DD) en disco o soporte externo. Todos los datos introducidos por los usuarios se encuentran en un solo fichero. Por ello es muy sencillo copiar dicho fichero en cualquier soporte como medida de precaución. Éste método consiste simplemente en realizar una copia manual del fichero de Datos de SIT en una ubicación diferente al directorio/disco de Trabajo (copiando y pegando el archivo). El fichero de datos de SIT tiene la extensión “.4DD”. Desde el propio programa, en [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: PREFERENCIAS: pestaña Generales], haga clic en “Datos” para conocer el directorio dónde se encuentra su actual fichero de datos. Copias de Seguridad automático A menudo, las empresas disponen de un software de backup que con una determinada frecuencia ejecuta una copia de todos nuestros archivos en un disco o soporte externo. Es una forma de "automatizar" la copia de seguridad manual, vista en el apartado anterior. No obstante, SIT incluye un módulo completo de backup y restauración en: 1.
Versión Monousuario: [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR : UTILIDADES SUPERVISOR: Botón "Utilidades Mantenimiento"]. 2.
Versión Multiusuario: desde la aplicación Servidor, clic en "Mantenimiento". Ya sea la opción 1 o 2, a continuación, hacer clic en "Backup". Si pinchamos en Preferencias: se encuentran las opciones de configuración necesarias para crear y programar copias automáticas y regulares del fichero de datos de SIT. 1.
Configuración: Seleccionamos el contenido del backup, ubicación de las copias de seguridad (disco duro externo, carpeta especifica para copias de seguridad…), disponemos de la información del último backup (fecha de cuando se realizó, fecha del próximo backup, nombre del archivo backup… Igualmente, el módulo de backup integrado puede tomar ventaja del archivo de historial. Este archivo conserva un registro de todas las operaciones realizadas con los datos e igualmente garantiza seguridad total entre los dos backups. En caso de problemas con una base de datos en uso, las operaciones faltantes en el archivo de datos, son automáticamente reintegradas la próxima vez que se abra la base de datos. Una ventana especifica le permite visualizar el contenido del archivo de historial en cualquier momento. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 38 Utilidades 3
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2.
Planificador: Los backups se pueden iniciar manualmente o automáticamente a intervalos regulares y sin la intervención del usuario. Podemos programar la frecuencia, día, hora…. 3.
4.
Backup: Parámetros generales: en el podemos elegir número de backups a guardar, borrado de copias antiguas… Restauración: Las bases de datos pueden ser restauradas automáticamente cuando se abre una base de datos dañada. Si pinchamos en Backup (este módulo funciona con SIT Monousuario y con SITelegestión Server), podemos hacer una copia de seguridad de una base de datos en uso sin tener que salir de la aplicación. Cada backup puede incluir el archivo de estructura, el archivo de datos (como también eventuales segmentos) y todo MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 39 Utilidades 3
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archivo o carpeta adicional. Estos parámetros son definidos en el paso anterior en Preferencias de la aplicación. Por tanto, el módulo de backup integrado en SIT le permite: 1.
Iniciar en cualquier momento un backup completo de archivos de la base (archivo de estructura, archivo de datos, archivo de historial, archivos asociados, etc.). 2.
Establecer backups automáticos a intervalos regulares (por ejemplo: cada hora, día, semana o mes). 3.
Definir parámetros avanzados para backups (número de conjuntos, compresión de los archivos, opciones para iniciar después de una restauración, etc.), 4.
Restaurar automáticamente una base de datos y sus archivos adjuntos en caso de incidente. 5.
Integrar automáticamente en una base de datos restaurada las operaciones faltantes guardadas en el archivo historial. Iniciar una Copia de Seguridad desde SIT Una vez iniciado el backup, SIT muestra un diálogo indicando el progreso de la operación. El botón "Detener" le permite al usuario utilizar interrumpir el backup en cualquier momento. El resultado del último backup (exitoso o fallido) es guardado en el área "Informaciones del último backup" de la página Backup/Configuración de las Preferencias o en la ventana principal de SITelegestión Server. Por defecto, SIT guarda estos archivos junto al archivo de datos de la base. Se recomienda especialmente establecer una ubicación distinta en otro disco con el fin de reducir el riesgo de pérdida de datos en caso de falla del disco que contiene la base. Observe que los archivos de backup de los archivos de historial comienzan en 0 mientras los backups de los archivos de la base comienzan en 1. El primer backup de los archivo de la base (backup[0001].4BK por ejemplo), el backup de historial se llama Historial[0000]: representa los cambios realizados en el archivo de datos comenzando en su estado "vacío" y sólo puede integrarse a un archivo de datos vacío. Por lo tanto, un backup de historial llamado por ejemplo Historial[0025].4BL debe ser interpretado como el "backup número 26 del archivo de historial, correspondiente a las operaciones efectuadas entre el backup de la base número 25 y 26". Historial[0025].4BL corresponde entonces al backup[0025].4BK. Automatización de Copias de Seguridad Puede automatizar los backups de las bases abiertas con SIT Monousuario o SIT Server (incluso cuando no hay máquinas cliente conectadas). El principio consiste en definir una frecuencia de backup (en horas, días, semanas o meses) para cada sesión. SIT inicia automáticamente un backup utilizando los parámetros de backup definidos en las Preferencias. Si la aplicación no fue lanzada en el momento teórico del backup, la próxima vez que se lance SIT, considera que el backup ha fallado y aplica la configuración apropiada, definida en las Preferencias de la base. Los parámetros de backups programados se definen en la pestaña Planificador de las Preferencias de la aplicación: 
Escala de frecuencia (días, semanas, etc.): haciendo clic en el botón de selección correspondiente. Debe entonces especificar cuando efectuar el próximo backup. 
Sin backup automático: la función de backup programado está desactivada. 
Cada X hora(s): esta opción permite programar los backups sobre una base horaria. Puede introducir un valor entre 1 y 24. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 40 Utilidades 4
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
A partir de: permite definir la hora a la que comenzará el primer backup. 
Cada X día(s) a las x: esta opción permite backups con una base horaria. Introduzca 1 si quiere efectuar un backup diario. Cuando esta opción está seleccionada, debe indicar la hora a la que debe iniciar el backup. 
Cada X semana(s) día a las x horas: esta opción le permite programar backups con base semanal. Introduzca 1 si quiere efectuar un backup por semana. Cuando esta opción está marcada, debe indicar el día (s) de la semana y la hora a la que debe comenzar el backup. Puede seleccionar 
Varios días de la semana: por ejemplo, puede utilizar esta opción para definir dos backups semanales: uno el miércoles y otro el viernes. 
Cada X mes(es), X Día(s) a las x horas: esta opción permite programar backups con base mensual. Introduzca 1 si quiere efectuar un backup mensual. Cuando esta opción está seleccionada, debe indicar el día del mes y la hora a la que debe comenzar el backup. Restauración de una Copia de Seguridad Antes de restaurar una copia de seguridad porque su actual fichero de datos no se puede abrir, le recomendamos ver el apartado "Reparación del Fichero de Datos" en "Resolución de Incidencias" al final de este Manual. Para recuperar cualquier archivo de copia de seguridad (extensión .4BK), bastará con abrir dicho fichero con cualquier versión de SIT, como si de un fichero de datos se tratara. La herramienta de Backup integrada de SIT recuperará el fichero creando un nuevo fichero de datos .4DD. En este momento, también será posible integral el archivo "Historial". Si su actual fichero de datos no se puede recuperar, realizar los siguientes pasos: 1.
Versión Monousuario: [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR : UTILIDADES SUPERVISOR: Botón "Utilidades Mantenimiento"]. 2.
Versión Multiusuario: desde la aplicación Servidor, clic en "Mantenimiento". En ambos caso, hacer clic en "Backup" y a continuación en el botón "Preferencias". Se abre una nueva ventana y hacer clic en la pestaña "Restauración". Tiene dos opciones: 
Restaurar el último backup si la base de datos está dañada. 
Integrar el último historial si la base está incompleta. Recomendamos marcar ambas opciones y "Aceptar". MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 41 Utilidades 4
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Resolución de Incidencias Reparación del Fichero de Datos Todas las bases de datos son susceptibles de sufrir daños, sobre todo en aquellas instalaciones con deficiencias en el suministro eléctrico. Por ello, disponen de una herramienta de reconstrucción de la “integridad” de los ficheros de bases de datos. Decimos “integridad” porque los datos perdidos (eliminados, borrados) son imposibles de recuperar. Lo que hacen estas herramientas es intentar reconstruir las relaciones existentes entre unos datos y otros. Pero el usuario no debe nunca confiar en la existencia de esta herramienta y descuidar la protección de sus datos de situaciones potencialmente peligrosas. En muchas ocasiones, la herramienta de recuperación no podrá recuperar la integridad de los datos y el usuario se verá obligado a recuperar la última copia de seguridad que conserve. SIT incluye un módulo de reparación de ficheros de datos: 1.
Versión Monousuario: PANEL DE MANDO: SUPERVISOR : UTILIDADES SUPERVISOR: Botón "Utilidades Mantenimiento"]. Se abre el módulo "Centro de seguridad y mantenimiento" y hacer clic en "Reparar". Aceptar en la zona de "Reparar el archivo de datos": NO UTILIZAR LA OPCIÓN "REPARAR EL ARCHIVO DE ESTRUCTURA" YA QUE ES INCOMPATIBLE CON LA BASE DE DATOS DE SIT (APARECE DESACTIVADA). 2.
Versión Multiusuario (asegurarse de que todos los usuarios estén desconectados del Servidor): desde la aplicación Servidor, clic en "Ayuda" y a continuación en "Centro de seguridad y mantenimiento". Hacer clic en "Reparar". Aceptar en la zona de "Reparar el archivo de datos". MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 42 Usuarios 4
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CAPÍTULO 4. USUARIOS Introducción a los usuarios Definición GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS Usuario es cada una de las personas que utiliza SIT. Por motivos de productividad y seguridad, se hace necesario que cada usuario esté identificado en el programa. Por ello, al entrar en SIT, cada usuario debería identificarse mediante su nombre y contraseña. Los objetivos de esta identificación son: 1.
Control de la responsabilidad sobre la veracidad de los datos introducidos (cada nueva entrada en SIT registrará quién la creo y quién la modificó por última vez). 2.
Control sobre el acceso a la información contenida en el sistema (en cada uno de sus módulos). 3.
Solución de conflictos en la información: conocer el origen de la información es la mejor técnica para solventar los conflictos. 4.
Reducción de errores, limitando el acceso a prestaciones cuyo manejo el usuario todavía desconoce. Por estos motivos, es un error actuar de alguna de las siguientes maneras: 1.
Que varias personas utilicen el mismo nombre de usuario y contraseña para acceder a SIT. 2.
Permitir que un usuario trabaje en la misma sesión de SIT que otro usuario abrió anteriormente. 3.
Dar de alta usuarios otorgándole, por defecto, todos los "Privilegios de Acceso". 4.
Utilizar usuarios anónimos tipo "Compras", etc. OPCIÓN BOTÓN PROCESOS: GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS: BOTÓN PROCESOS: CAMBIAR VERSIÓN FICHERO SÓLO REALIZAR POR INDICACIÓN DE TELEGESTIÓN. AL ENTRAR SE VUELVEN A ACTUALIZAR LOS DATOS SEGÚN LA VERSIÓN. Por tanto, el trabajo de un usuario en SIT está condicionado por tres factores: 1.
Tipo de usuario. 2.
Privilegios de acceso. 3.
Preferencias. El Tipo de Usuario permitirá que éste utilice o no determinadas prestaciones de SIT que, por su naturaleza, están reservadas a los usuarios responsables de cada área. Los Privilegios de Acceso constituyen la capacidad del usuario para entrar en los distintos ficheros del programa, en cierto grupo de registros de esos ficheros o su capacidad para modificar o visualizar los registros. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 43 Usuarios 4
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Las Preferencias del Usuario indican al programa cómo comportarse en ciertas ocasiones para adaptarse al gusto o necesidades del usuario. A continuación, analizaremos punto por punto estos tres factores. Tipo de Usuarios GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS En esta sección se pueden configurar los distintos perfiles de usuario SIT. Cada perfil debe asignarse a una persona usuaria, aunque una persona puede tener más de un perfil (por ejemplo, uno como contable y otro como usuario de TPV). Para crear un nuevo usuario, ir a [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS] y pulsar Comando/CTRL+N o hacer clic en Nuevo: Se abre la ventana de usuarios. Seleccione el desplegable “Tipo Usuario” que encontrará en la parte inferior derecha: Tanto si crea un usuario como si hace doble clic en un usuario existente para modificarlo, SIT le solicitará asignar un nombre de usuario y una contraseña para impedir que accedan al programa personas no autorizadas. DESDE LA PALETA PRINCIPAL, PULSE LA TECLA “MAYÚSCULAS” A LA VEZ QUE HACE CLIC EN [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS] PARA EDITAR SU PERFIL DE USUARIO, O BIEN MAYÚSCULAS Y PINCHANDO SOBRE EL INCONO DE SU AVATAR MANUALES SIT EN LA PALETA PRINCIPAL. SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 44 Usuarios 4
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No obstante, si no quiere que SIT solicite la identificación del usuario cada vez que inicie el programa, puede crear un usuario “nombre” con la contraseña “nombre”: A la derecha de la contraseña, encontrará el nº del registro y la casilla de alta (recomendamos desmarcar esta casilla cuando ya no quiere que este usuario tenga acceso al SIT, en lugar de “borrar” dicho usuario). En Tipo de usuario podrá optar por varias opciones: supervisor, vendedor, etc. Como mínimo, deberá dar de alta un usuario “supervisor”, que será el usuario administrador de la aplicación. Sería imposible poner una lista interminable de permisos, así que el Perfil del usuario permite realizar ciertas operaciones más arriesgadas al personal propio del área. Siempre que haya un permiso específico para algo, no se pedirá además un perfil concreto. Dispondrá de distintas opciones. SUPERVISOR Un usuario puede ser supervisor pero tener los accesos limitados. Todo ello implica que ese usuario tiene "calidad de supervisor", pero sólo en aquellas partes de SIT dónde se le permite el acceso porque dispone de privilegios para ello. Por lo tanto, un usuario "Supervisor" simplemente tiene alguna atribución especial, pero siempre dentro de los privilegios que le han sido asignados. El usuario "Supervisor" es un usuario que puede realizar ciertas acciones "inusuales" que precisan de un mayor control. Una acción es inusual cuando su necesidad es síntoma de que el proceso de la gestión no está suficientemente protocolarizado. En un sistema de Gestión, esas acciones inusuales deben ser reducidas al mínimo. Si una acción "inusual" es muy frecuente, es señal de que se producen desajustes en el sistema de gestión que es preciso solventar. Para el buen funcionamiento del sistema de gestión, es necesario que siempre exista un usuario supervisor disponible para llevar a cabo estas operaciones inusuales. Como norma, el usuario "Supervisor" debe valorar si la incidencia que atiende es susceptible de ser estudiada o reportada a los responsables correspondientes. Algunas de esas acciones inusuales que únicamente podrán realizar determinados tipos de usuario pueden ser: 1.
Modificación de cabeceras (por ejemplo: número de factura, cuenta de cliente o proveedor, fecha, etc.) de documentos comerciales. 2.
Fusionar series de facturas con el mismo nombre. 3.
Eliminación de apuntes contables desde extractos de cuentas. 4.
Cambiar el estado de un vencimiento ya comprometido. 5.
Eliminar vencimientos ya comprometidos. 6.
Eliminar mensajes ya enviados. 7.
Cambiar de fecha un movimiento. 8.
Eliminar movimientos de TPV. 9.
Eliminar comentarios Ajenos. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 45 Usuarios 4
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10. Anular Avisos ajenos. 11. Traspasar documentos comerciales de una empresa a otra. 12. Modificar contraseñas: Dentro de la ficha de otro usuario botón procesos: eliminar contraseña… Datos Generales [GENERALES : CONFIGURACIÓN: USUARIOS : Modificar Usuario : DATOS GENERALES] En esta ventana se dan de alta datos personales para este perfil de usuario. Cuenta: Cuando realizamos una venta a través del TPV y queremos que nos muestre el vendedor, tenemos que poner en Cuenta: Cuenta contable del vendedor y su nombre en Nombre completo, de esta forma se imprime el nombre del vendedor en el ticket. Además, puede incluir la siguiente información del usuario: 
Firma digitalizada (utilice “Edición / Pegar” para guardar una imagen de la firma). 
Correo electrónico (con este apartado correctamente cumplimentado, podrá enviar correos electrónicos de forma individual o en bloque, a cualquiera de sus cuentas abiertas en SIT: clientes, proveedores, etc. 1
Privilegios de Acceso [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS : Modificar usuario : pestaña Privilegios Acceso] Usuarios de TeleGEST: en esta ventana, en “Accesos por Series”, deberá seleccionar las SERIES DE FACTURA a las que tendrá acceso el actual usuario. En accesos por almacenes, deberá seleccionar al menos un almacén al que tendrá acceso al usuario. Si no están marcadas las casillas de Series, el usuario no podrá ver, modificar o registrar facturas. Haga doble clic para activar o desactivar una determinada Serie. Haciendo doble clic en “Todas”, marcará o desmarcará todas las series a la vez o almacenes. Usuarios de TeleCONTA: en esta ventana, en “Accesos por Diarios”, deberá seleccionar los DIARIOS CONTABLES a los que tendrá acceso el actual usuario. Si no están marcadas las casillas de Diarios, el usuario no podrá ver, modificar o registrar asientos contables. Haga doble clic para activar o desactivar un determinado Diario. Haciendo doble clic en “Todos”, marcará o desmarcará todos los diarios a la vez. 1
El envío de correos electrónicos dependerá de los módulos de SIT instalados. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 46 Usuarios 4
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A la izquierda de la ventana encontrará la lista de Privilegios de acceso y Permisos: Determinará los diferentes privilegios y permisos que deberá tener cada usuario para acceder, visualizar o modificar registros. Para ello, deberá hacer doble clic sobre el privilegio o permisos que necesite modificar. Si selecciona la casilla “Acceso Total” o “Permiso Total”, el usuario tendrá un acceso completo a toda la información almacenada en SIT. 
Únicamente los usuarios con el privilegio: *Usuarios" en verde, podrán modificar los privilegios (suyos o de otros usuarios). SI QUIERE QUE UN USUARIO NO PUEDA MODIFICAR SUS PRIVILEGIOS O LOS DE OTROS USUARIOS, DEBERÁ SELECCIONAR DICHO USUARIO (POR EJEMPLO, DESDE UN USUARIO ADMINISTRADOR), Y PONER LA OPCIÓN “01: *USUARIOS” EN COLOR ROJO. 
El color determina el acceso de un determinado usuario a un privilegio (los privilegios con un asterisco (*) tienen 3 opciones: rojo, verde y naranja. El resto de privilegios cuentan con dos opciones: rojo y verde). 
Rojo: sin acceso. 
Verde: con acceso. 
Naranja: acceso restringido a una determinada opción (las opciones rojo y naranja se describen entre paréntesis a continuación de cada opción. La opción naranja va en segundo lugar). A modo de ejemplo, todas las opciones que comienzan por 6 otorgan o deniegan privilegios a los usuarios del módulo TPV. Para aquellos usuarios sin privilegios de administrador o supervisor, se recomienda poner en rojo (denegar) las siguientes opciones: preferencias, listas, informes, etc. SIT puede delimitar el acceso de usuarios a determinados documentos (Entidades, Cuentas, Tareas y Documentos Comerciales). Este permiso controla la visualización de dichos documentos. No evita trabajar con ellos, sino que, al entrar en su ficha, los datos no resultan visibles. De esta manera, el usuario conoce que un determinado documento existe, pero no accede a su contenido. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 47 Usuarios 4
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Para ello, primero hay que configurar la preferencia 0102 “Acceso a confidenciales” para establecer los privilegios de cada usuario [USUARIOS : Privilegios Acceso]: 
Verde: acceso libre a todos los documentos. 
Rojo: sin acceso. 
Naranja: acceso restringido únicamente a los documentos de las cuentas propias. PREFERENCIA “OBVIAR LÍMITE DE FECHAS” [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS : Modificar usuario : pestaña Privilegios de acceso] La preferencia "*Obviar límite de fechas (Según empresa; sólo hoy)" se aplica a los campos de fecha de los documentos de gestión, asientos contables, etc. y tiene un funcionamiento específico, ya que dispone de tres opciones o colores: −
Verde: el usuario podrá introducir cualquier fecha. −
Naranja: el usuario podrá introducir únicamente una fecha comprendida en el rango de fechas definido en la ventana [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : PESTAÑA ACCESO]. −
Rojo: sólo se permite la fecha de trabajo de SIT (ventana principal). Acceso Empresas Seleccione con un doble clic las empresas a las que podrá tener acceso este usuario. Si hace clic en “Activar”, seleccionará todas las empresas, mientras que un clic en “Desactivar”, desmarcará todas las empresas. En [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS], puede crear las empresas para las que SIT le llevará su gestión, contabilidad, etc. Preferencias [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS : Modificar usuario : pestaña Preferencias] Cada usuario podrá personalizar la forma en la que SIT abre sus distintas ventanas o le muestra los avisos. Solo tendrá que hacer doble clic en las opciones de esta ventana para que cambien de color: verde para activar o rojo para desactivar. Recuerde que más adelante el mismo usuario podrá modificarlas de acuerdo a sus necesidades. Adicionalmente, en esta misma pestaña, puede elegir el formato de fechas y la serie que por defecto utilizará este usuario en las facturas (aunque dispondrá de las series que tenga activadas en la pestaña “privilegios”. Cuenta de pagos: Introducir la cuenta del banco por defecto. Y la serie de facturas por defecto. Para usuarios del módulo TPV: Si quiere que un usuario vendedor, al abrir SIT vaya directamente a la ventana de TPV (cuando este módulo se encuentra habilitado), ponga en verde la opción “Ventana TPV al inicio”. Formato de Fechas: si se elige la opción de fechas de dos dígitos para el año, tenga en cuenta que si el año es inferior a 40, SIT lo va a asociar al siglo XXI (por ejemplo: 19/12/38, SIT lo entiende como 2038). En cambio, para años iguales o superiores a 40, SIT lo asocia al siglo XX (por ejemplo: 19/12/41, SIT lo entiende como 1941). MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 48 Usuarios 4
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Los registros utilizan distintos colores, que en líneas generales representan: Esta clasificación la puede cambiar cada usuario en GENERALES: USUARIOS: PREFERENCIAS haciendo doble click sobre cada color aparece la paleta que podemos modificar. Pestaña TPV En el caso de disponer del módulo TPV, tendrá que asignar en esta pestaña la caja a la cual este usuario ha sido asignado y el almacén correspondiente. NO ACTIVAR LA INTRODUCCIÓN GRÁFICA DE ARTÍCULOS SALVO QUE SE UTILICEN PANTALLAS DE TIPO TÁCTIL. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 49 Empresas 4
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CAPÍTULO 5. EMPRESAS Introducción a Empresas [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS] En esta sección se pueden configurar las distintas empresas que gestionará a través SIT. SIT es un sistema “multiempresa”, es decir, le permitirá llevar la contabilidad, gestión, nóminas, etc., de un ilimitado número de empresas en un único fichero de datos. Las opciones seleccionadas en Empresas afectarán a todos los usuarios con acceso a dichas empresas (ver [GENERALES: CONFITURACIÓN: USUARIOS : Seleccionar Empresa : Pestaña Acceso Empresas]). Comando/CTRL+N o hacer clic en Nuevo. Ahora empezamos a completar toda la información requerida en las solapas correspondientes. Es recomendable llenar todos y cada uno de los campos con la información correcta para que no existan errores en el futuro. Servirán para automatizar después muchos procesos del programa. En esta opción se encontrará con diversas pestañas: Pestaña “Generales” Consigne todos los datos fiscales y de funcionamiento de la empresa. Es muy recomendable actualizar periódicamente (al menos una vez por trimestre) los ficheros de Tablas y Países (los podrá descargar de la página de www.telegestion.com). En nuestra Web podrá obtener toda la información necesaria para actualizar estos ficheros. Ver apartado INSTALACIÓN: TABLAS Y PAÍSES de este manual. No olvide seleccionar el país "España" en [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS] para acceder a los tipos de sociedades, tipos de documentos y normativa contable y fiscal actualmente vigente para España. Puede hacer lo mismo para aquellos países para los que SIT está adaptado. ES MUY IMPORTANTE QUE ESCRIBA EL PAÍS EN EL QUE DESARROLLA LA ACTIVIDAD LA ACTUAL EMPRESA. DE NO HACERLO ASÍ, NO SE APLICARÁN CORRECTAMENTE LAS OPCIONES Y NORMAS DE GESTIÓN Y CONTABILIDAD PROPIAS DE CADA PAÍS. Para escribir el país, recomendamos introducir los primeros caracteres y pulsar la tecla Tabulador. SIT mostrará varios países coincidentes con los caracteres introducidos, o lo seleccionará directamente. Si al cerrar esta ventana y volverla a abrir se despliegan correctamente las distintas opciones de “Documento de Identificación”, el país estará correctamente introducido. Si dispone de un servidor Web y de correo electrónico para la empresa, puede indicarlos en esta pestaña. Si dispone de un logo en formato JPEG o GIF con un tamaño no superior a 300Kb, lo podrá importar para que se imprima en los documentos comerciales. Haga clic en Importar y seleccione el fichero con la imagen: MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 50 Empresas 5
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En [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS] dispone del campo "Código EAN Propietario Marca", este campo es el número de identificación que se le da a la empresa para poder generar códigos de barras. No confundir código de empresa con Código propietario Marca, el primero lo generamos automáticamente y el segundo lo asignan cuando pides ser propietario de códigos EAN (existe un organismo para ello). Las preferencias de la empresa serán configuradas de acuerdo a las necesidades de la misma y teniendo en cuenta el/los tipos de módulos adquiridos. El color rojo significa que no está activa la preferencia, para ninguno de los módulos en la actual empresa, independientemente del usuario. Con doble clic se puede activar, cambiando a color verde el texto de la preferencia. Dentro de las preferencias de la empresa dispone de distintos grupos de opciones: 1.
Opciones predefinidas: opciones que se establecerán por defecto facilitando, por ejemplo, la impresión de documentos. No obstante, el usuario podrá modificarlas a lo largo del programa si lo estima conveniente. 2.
Forzar (obligar) o Autorizar una determinada acción: como por ejemplo, la necesidad de incluir el nombre de un comercial, la obligación de que todas las operaciones lleven una trazabilidad o autorizar los pagos. 3.
Procesos automáticos: determinados procesos que SIT podrá o no realizar, como el recalculo IRPF en nóminas, actualización de existencias, vencimientos automáticos en facturas y nóminas o los precios de compra. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 51 Empresas 5
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4.
Activación de Módulos: si se dispone de determinados módulos, aquí puede definir si se ejecutan o no para esta empresa. Este es el caso de la Contabilidad Analítica, la Gestión Multisede o la Producción Externa. 5.
Advertencias: para que SIT muestre determinados avisos, como “existencia de artículos en depósito”. En la ficha de la empresa el usuario puede activar o desactivar ciertas preferencias de funcionamiento haciendo doble clic sobre la preferencia activando (color verde) o desactivando (color rojo). GENERALES 0101 Imprimir logo en informes Permite distinguir fácilmente los informes impresos de empresas diferentes gracias a la impresión del logotipo. 0102 Imprimir nombre usuario en informes Permite distinguir el usuario que mandó imprimir el informe 0103 Autorizaciones por proyectos Será necesaria la autorización de un responsable para la generación de anticipos de producción. 0104 Autorizaciones Incidencias por Mandos Será necesaria la firmar de autorizaciones/incidencias a través de una una relación de mandos (relación responsable-­‐personal a su cargo) CONTABILIDAD 0201 Usar apuntes con importes negativos Si se desactiva, los importes negativos se cambian a positivos en el campo contrario (Debe/Haber) 0202 Contabilidad Analítica Al activarse, controla que cada apunte de Gasto/Ingreso esté debidamente analizado 0203 Inventario Perpetuo Al contabilizar facturas de compras, utiliza la cuenta de inventario en vez de la de gastos En las facturas de ventas, añade dos apuntes de costo de venta (+Gasto – Inventario), es decir añade una partida/contrapartida por el coste de la venta entre la cuenta de coste y la cuenta de inventario. 0204 Partida/Contrapartida Impuestos en Pagos Las facturas recibidas y expedidas contabilizan el IVA en determinada cuenta. Cuando se paga la factura, se realiza automáticamente una partida contrapartida entre la cuenta de IVA anterior y una cuenta de IVA "pagado". Esto sirve para el sistema por el cual sólo se declara el IVA efectivamente pagado, no el devengado. 0205 Usar apuntes con importes 0 Permite introducción de apuntes con importe 0 GESTION 0301 Gestión Multisede Al imprimir documentos, utiliza la imagen (logo y membrete) de la sede del usuario. La sede es el centro de trabajo asociado en la cuenta de personal del usuario 0302 Imprimir logo en Documentos Comerciales Imprime el logotipo de la empresa en todos los documentos MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 52 Empresas 5
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0303 Forzar Proyecto en Documentos Comerciales Fuerza al usuario a utilizar introducir un proyecto en cualquier documento 0304 Forzar Comercial en Documentos Comerciales Fuerza al usuario a introducir una comisión en todas las líneas de documentos 0305 Forzar Trazabilidad en Operaciones No permite generar nuevos documentos sino a partir de otros documentos 0306 Forzar Costes en Presupuestos Fuerza al usuario a calcular los precios de venta a partir de un coste y un margen 0307 Obviar ofertas en costos en Presupuestos/Pedido En el cálculo de ventas (presupuestos a clientes), el costo sugerido será siempre e Coste Futuro del artículo, obviando posibles ofertas de proveedores. 0308 Gestión de Cantidad en Comentarios Al calcular los comentarios (Subtotales) del documento, pondrá como cantidad la cantidad de la primera línea siguiente al comentario 0309 Actualizar existencias en vivo Actualiza existencias de los artículos siempre que se utilicen 0310 Advertir de artículos en depósito Al introducir un cliente en un documento, muestra si tiene artículos en depósito 0311 Contabilización “Inteligente” de facturas 1. Si el proveedor/cliente tiene en su ficha una cuenta de gasto/ingreso, se usa esa cuenta 2. Si la Serie de facturas tiene una cuenta, entonces se usa esa cuenta 3. Si no existe, se utiliza la cuenta de la familia del artículos 4. Si no existe cuenta en una familia, se usa la cuenta introducida manualmente 0312 Activar producción externa Muestra en los pedidos del cliente las pestañas de costos y Plan de Trabajo 0313 Imprimir datos registrales en D. Comerciales Muestra una línea con los datos del Registro oficial de la empresa 0314 Imprimir Condiciones Generales en D. Comerciales Imprime al final de cada documento, el texto previsto en la ficha de la empresa para cada tipo de documento 0315 Imprimir Columna Descuentos en D. Comerciales Si se desactiva se oculta la columna descuento y se muestran los precios unitarios netos 0316 Imprimir nombre de la Serie en Facturas Exp. Imprime en las facturas el nombre de la serie 0317 Imprimir Prefijo en Nº de Documento Se imprime el código asignado a la serie de facturas en Generales: configuración: empresas: gestión: código 0318 No valorar Albaranes de ventas y traspasos Al imprimir estos documentos, desactiva la opción de mostrar importes MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 53 Empresas 5
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0319 Gestión automática precios en compra Siempre que se utilice una combinación de Proveedor/artículo/precio, se guarda en las ofertas del proveedor/artículo para futuros usos. El programa registra los últimos precios de compra y los aplica dependiendo del proveedor. Si el proveedor tiene compras, toma el precio de la última. -­‐ Eliminar las líneas de "Precios/Cuenta", de los proveedores, si realmente no se quiere utilizar. -­‐ Desactivar esta preferencia. 0320 Heredar Observaciones en docs. Comerciales Al generar un documento desde otro, se copian las observaciones del documento 0321 Comisiones Orgánicas Al generar comisiones, se generan tantas como este fijado en el cuadro orgánico. Agente de ventas, jefe de área, director comercial 0322 Control IVA Al generar un documento, se confirma si la aplicación de IVA es correcta 0323 Control Matrículas En los artículos con número de serie, gestiona, además el número de matrícula 0324 Control Crítico de Lotes/Series Si se activa, obliga a introducir Serie/lote en lugares críticos del programa (entradas y salidas de almacén, confirmación de albaranes de ventas y facturación de albaranes.
0325 Condiciones Documentos SAT diferentes Se creará por defecto en verde dejando el nº de vencimientos y los plazos a 0. Aquellos que quiere que le respete los datos del cliente lo pondrán en rojo. 0326 Imprimir Precios con Impuestos Incluidos Imprime los precios con IVA incluido 0327 Forzar entrada Accesorios en Ventas En caso de tener accesorios los artículos serán introducidos de forma automática. IMPRESIÓN DOCUMENTOS 0401 Imprimir rayado en docs. Comerciales Imprime rayados y cabeceras en los documentos 0402 Imprimir origen en D. Comerciales Imprime el documento del cual proviene el documento actual 0403 Impresión multilingüe de Documentos Traduce el documento al idioma de la Persona de contacto 0404 Imprimir analítica en documentos comerciales Imprime el Proyecto en el documento 0405 Imprimir observaciones de artículos en D. Comerciales Imprime en cada línea, las observaciones concretas del artículo 0406 Imprimir info de partes de ejecución MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 54 Empresas 5
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Si la línea impresa proviene de un parte de ejecución, imprime sus datos 0407 Imprimir observaciones de artículos en TPV Imprime las observaciones del artículo en el Ticket de TPV 0408 Imprimir membrete en Documentos Comerciales Imprime el Membrete de la empresa en los documentos 0409 Imprimir Referencia Fabricante Imprime, debajo de cada línea la referencia del artículo publicada por su fabricante 0410 Imprimir nombre del documento comercial Imprime, para evitar confusiones, el nombre del documento NOMINAS 0501 Sistema RED de la Seguridad Social Activa el sistema RED (Sólo España) 0502 Cuentas Contables de Anticipos/Costes de personas Crea de forma automática, las cuentas contables cuando las necesita 0503 Imprimir desglose de billetes en nóminas Imprime el número de billetes y monedas necesarios para el pago 0504 Recalculo I.R.P.F. en nóminas Recalcula la retención del IRPF en cada nómina (Sólo España) 0505 Analítica Nóminas s/incidencias horas Al generar la contabilidad analítica de una nómina, distribuye el coste proporcionalmente a los partes horarios de cada proyecto 0601 Autorizar pagos Se necesita la autorización de un usuario para poder practicar pagos 0602 Vencimientos automáticos en facturas/nóminas Genera de forma automática los vencimientos de facturas y nóminas 0701 Priorizar Comisionista al asignar tareas desde Producción / SAT Al generar un plan de trabajo de SAT, prioriza al comisionista de la línea por delante del responsable del artículo 0702 Imprimir firma en correspondencia Al imprimir comunicados, imprime la firma digitalizada del usuario Pestaña “Contabilidad” En esta sección podemos añadir los diarios que se necesite. Datos específicos de contabilidad y gestión de vencimiento Pestaña “Cuentas” Donde se introducen las cuentas que, por defecto, ha de utilizar SIT en la contabilización MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 55 Empresas 5
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automática. Para que de forma automática aparezca nuestro número de cuenta en los documentos de gestión lo primero sería crear la cuenta en: Generales: cuentas: bancos Después ir a GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: CUENTAS, campo "Su cuenta de pagos" (será su cuenta de pagos por defecto para todos los clientes y proveedores). Pestaña “Gestión” Podrá definir las distintas series de facturas expedidas con las que se puede trabajar, los decimales y el modelo de factura elegido. Para crear una serie, haga clic en esta parte de la ventana y a continuación en el signo “+”. Para eliminar una serie, seleccionarla y hacer clic en el signo “-­‐“: Complete el campo código cuando quiere que la numeración de la serie vaya precedida de un código (por ejemplo: AB001). Disponemos de unos check que debemos marcar o no en función de cada serie de factura: FE, FR, DED, IVA, NEG y FAC. FE y FR: Especifique si se va a aplicar a facturas emitidas (doble clic en la casilla FE) y/o facturas recibidas (doble clic en la casilla FR). Marque esta casilla “F” si quiere emitir una factura legal, donde conste el NIF de la empresa, además de otros datos obligatorios. Si tiene más de una serie de facturas con el mismo nombre, puede hacer clic en “Fusionar” (icono debajo del signo “-­‐“) para tener una única serie para cada nombre. LA NUMERACIÓN DE LAS SERIES SE REINICIARÁ CON CADA NUEVO AÑO, POR LO QUE NO HARÁ FALTA CREAR UNA NUEVA SERIE POR CADA AÑO. Si dispone del módulo de TPV, podrá configurar una serie especial para las facturas relacionadas con las ventas a través de su Terminal (ir a la pestaña TPV). DED: Impuesto deducible o no deducible. Marque esta casilla si el impuesto soportado asociado a una determinada serie de factura recibida es deducible. IVA: Admite el impuesto NEG: Admitir líneas en negativo. Marcada esta casilla SIT permitirá añadir líneas con artículos en negativo MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 56 Empresas 5
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FAC: Factura oficial: En cualquier país: 1. Todos los albaranes deben ser facturados. 2. Los albaranes que no constituyen un documento de venta real deberían ser facturados en una serie diferente. 3. Puede ser que esa serie, al no ser una factura legal, interese que no se registre el IVA 4. Una serie de factura que no está marcada como "Factura", al ser impresa, no muestra la palabra la palabra "factura" porque esto supondría que se trata de una factura con valor legal. También incorporará los textos de las Condiciones Generales que deberán incluir sus Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas. Deberá introducir además: Datos que aparecen en el Membrete, decimales en: , modelo más utilizado para documentos de gestión, idioma … Igualmente en esta ventana marcaremos el IVA POR DEFECTO DE LA EMPRESA, es decir, si nuestra facturación generalmente es con el 21% de IVA, marcaremos este como el IVA por defecto y cuando creemos un artículo este será el IVA que nos sugiera el SIT: Ruptura por: A la hora de imprimir o pre visualizar la factura la muestra subtotalizada por una de estas opciones: MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 57 Empresas 5
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Por Comentario: subtotaliza por cada línea de comentarios, muestra debajo los artículos que lo componen. Más información sobre comentarios: http://telegestion.com/base_comp.php?q=5848 Por Albarán: subtotaliza por cada albarán mostrando debajo los artículos que lo componen. Por Familias: subtotaliza por familias y muestra debajo todos los artículos pertenecientes a esta. Por tanto, si seleccionamos en Empresas/preferencias/gestión una de estas tres opciones, siempre que imprimamos una factura, seguirá este criterio y sólo será aplicable para clientes no para proveedores. Pestaña “Laboral” Esta pestaña afecta principalmente a los usuarios del Módulo de Laboral (ver Manual Módulo Laboral). Tiene la posibilidad de configurar distintas Sedes Comerciales, cada una con su membrete y logotipo, de tal forma que puedan ser incluidas en sus Documentos de Gestión. En “Sedes”, hacer clic en el signo “+”. A continuación se abre una ventana donde deberá hacer clic en la pestaña “Comercial”. Ahí puede rellenar el campo “Membrete” y pegar un logotipo correspondiente a la nueva sede creada. Para imprimir los datos y logotipo de una determinada Sede en un documento comercial, ir a [COMPRAS O VENTAS: ARCHIVOS: PPTO/PEDIDO….: SELECCIONAR : Botón IMPRIMIR]. Se abre una ventana donde puede seleccionar, en el desplegable inferior, la Sede. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 58 Empresas 5
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Calendario Laboral: GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: LABORAL puede crear un calendario laboral de su Sede. Haga doble clic en la Sede y cumplimente la pestaña “Laboral”. Acepte para cerrar la ventana, seleccione con un clic la Sede y haga clic en Impresora en el apartado “Sedes”: CNAE (Actividad Principal): en este campo si escribimos “?” aparece un desplegable donde podremos seleccionar el código CNAE de nuestra empresa. Pestaña “Hacienda” Introducir los datos de la empresa en su relación con Hacienda: epígrafe del IAE con su fecha de alta (y de baja), delegación de Hacienda correspondiente a la empresa, teléfono, etc. Pestaña “Acceso” Especifique en este apartado qué usuarios tendrán acceso a esta Empresa. También podrá acotar las fechas en que esta Empresa estará visible para todos los usuarios. Pestaña “Cargos” Mediante un clic en el signo “+” o “-­‐“, podrá añadir o quitar personas a quienes designar uno de los siguientes cargos: 
Administrador. 
Firma en Contratos Laborales. 
Responsable de Prevención. Quedarán incluidos como firma en los respectivos Documentos que genere SIT. Pestaña “Comunic” Donde quedan registrados modelos y comunicados enviados (módulo CRM). Pestaña “TPV”, “S.A.T”, “Tareas” Especificaciones para esos módulos. Pestaña “Miscelánea” Aquí configurará datos de diversa índole, tales como: MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 59 Empresas 5
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1.
Tipografía corporativa a utilizar en sus Documentos: 2.
Medio utilizado para los mensajes por defecto (C. Electrónico, Carta, Fax, SMS, etc.). 3.
Extensión de los ficheros de exportación para Mac y PC (dependiendo de su versión instalada) *.txt. Listado de Empresas GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESA: BOTÓN PROCESOS: ACTUALIZAR EMPRESA A LA CENTRAL Sólo para Empresas con Telecomandas. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 60 Preferencias 6
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CAPÍTULO 6. PREFERENCIAS Introducción a Preferencias [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR : PREFERENCIAS] Encontraremos el lugar dónde configurar aspectos técnicos que afectan a varias funcionalidades genéricas del SIT. Pestaña “Generales” Versión de SIT: en la parte superior de la ventana. Textos Legales: si emite facturas para la exportación o en operaciones intercomunitarias, debe especificar el texto legal que se imprimirá con dichas facturas (puede copiarlo de otra aplicación y pegarlo aquí). Empresa Principal: indique la empresa principal (por defecto) para SIT. Preavisos: para contratos comerciales, laborales y audiovisuales. Preferencias Visuales: la opción “Documentos comerciales a mostrar” le permitirá seleccionar el número máximo de registros que se visualiza al abrir cualquiera de las ventanas de [VENTAS: ARCHIVOS: PPTO/PEDIDOS….]. Si el número de registros supera la cantidad introducida en este campo, se muestran sólo los que tienen estado "Pendiente". Otras: indique la caducidad para presupuestos de clientes y solicitudes de reparación. Ubicación de Ficheros (parte inferior de la ventana): conozca la ubicación de su fichero de datos y de la carpeta de extras (versiones monousuario). Puede hacer clic en las ubicaciones para que se muestre la ventana de selección de ficheros: Pestaña “Comercial” Cuando realice documentos de gestión (presupuestos y pedidos), puede añadir comentarios (icono globo de texto) para hacer más fácil su seguimiento. Estos comentarios vienen con unos botones que se pueden definir en esta pestaña (apartado comentarios automáticos). Haga clic sobre un botón e introduzca el texto. Si deja un espacio al final, al hacer clic en ese botón cuando inicie un comentario, tiene la posibilidad de añadir más texto. Si dispone del módulo de tareas, en esta pestaña puede realizar la misma operación para sus comentarios sobre tareas. Configure en esta pestaña su servidor SMS y de CORREO SALIENTE, así como el dominio de su servicio de mensajería SMS (sólo con el módulo CRM). Web Códigos Postales: Es la Web dónde se encuentra un procedimiento para consultar Códigos Postales. Se accederá a esta Web desde la dirección de cualquier cuenta. Pestaña “Supervisor” Para disponer de acceso a la Solapa Supervisor es necesario tener privilegios para ello: [GENERALES: CONFIGURACIÓN: USUARIOS : PRIVILEGIOS DE ACCESO : TIPO DE USUARIO: SUPERVISOR] . MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 61 Preferencias 6
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Preferencias 4D: Acceso a las preferencias de 4D. Nos dará acceso a ciertas preferencias "avanzadas" de configuración del SIT (Memoria, caché, acceso al disco, etc.). Desde aquí podremos configurar también la utilidad de COPIAS DE SEGURIDAD automáticas. Gestor de Eventos: Con esta opción se activará [PANEL DE MANDO : SUPERVISOR : UTILIDADES SUPERVISOR: GESTOR DE EVENTOS] dónde el SIT creará un registro de entrada / salida del SIT por cada usuario. Generar Estadística Diaria: El SIT creará un archivo de texto, a nivel del fichero de datos dónde irá anotando, siempre que tenga activados los Procesos Remotos, una estadística de las tareas pendientes y en curso. La estadística se consulta en [COLABORACIÓN: GESTIÓN DE TAREAS: ESTADÍSTICAS TAREAS: BOTÓN PROCESOS: GENERAR ESTADÍSTICA] Activar Procesos Remotos: Con esta opción activada, el SIT lanzará un proceso con el que se comprueban automáticamente las cuentas de correo de "Recepción de Tareas" y "Correo Electrónico". Todos estos procesos remotos recibidos por el SIT se archivan en [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISO: PROCESOS REMOTOS] Procesar mensajes automáticamente: En el caso que esta opción esté activada, el SIT realizará el proceso previsto para cada mensaje recibido de forma automática. Si esta opción no estuviera activada, sería posible procesar estos mensajes de forma manual desde [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISO: PROCESOS REMOTOS] Versión del Fichero: Nº Versión Fichero Datos: Ubicación y nombre del Fichero de Datos del SIT. En instalaciones Multiusuario hará referencia a una ubicación en el Servidor. Pulsando la barra dónde nos muestra el texto nos mostrará dicha carpeta en nuestro escritorio, sólo en versión Monousuario. Carpeta Extras: Es la ubicación de la Carpeta "Extras" que acompaña al SIT. Siempre estará ubicada en el equipo Local. En Versiones Multiusuario del SIT, ésta se actualiza automáticamente con la que se encuentra en el servidor cada vez que SITCliente conecta con el Servidor. Pestaña “Comunicaciones” Se configuran servicios avanzados de SIT, como los directorios donde se ubican los archivos de: 1.
Directorio WEB: Dirección ftp dónde el SIT subirá una página html cuando utilicemos la opción [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS: Modificar : BOTÓN PROCESOS: PUBLICAR EN INTERNET], basando el diseño de la página en Modelos HTML. 2.
Documentos adjuntos: Es la ubicación dentro del equipo (nuestro propio equipo si es una versión monousuario o en el servidor, si es una versión multiusuario), dónde el SIT guardará los archivos que se incorporen a cualquier registro mediante el módulo de Gestión Documenta. 3.
Sistema RED: Es la ubicación en el equipo local dónde se generará el fichero .FAN del Sistema Red de la Seguridad Social desde el Módulo de Laboral. 4.
Histórico: Ubicación del un fichero "histórico" dónde el SIT anotará ciertas operaciones. También se configuran los datos relativos a: 1.
Directorio FTP: (Usuario y Contraseña). Es el directorio FTP por defecto al que se subirán archivos desde los lugares previstos para la generación de archivos. 2.
Bandeja de entrada de correo electrónico (POP3): Usuario y Contraseña): Es la configuración de correo entrante para el SIT para recibir determinados procesos por este medio. Actualmente se puede configurar para recibir, mediante el envío de un mensaje de correo electrónico desde un formulario de Internet, el procedimiento de "Alta Contacto" y "Alta Candidato", dónde el SIT, una MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 62 Preferencias 6
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vez procesado el mensaje, creará una nueva Cuenta de Contacto y un nuevo Proceso Comercial, en el caso de "Alta Contacto". 3.
Recepción de Tareas (módulo de Tareas): Servidor Pop3: (Usuario y Contraseña): Configuración de correo entrante para la cuenta de correo reservada para la recepción de Tareas. El SIT recibirá un correo electrónico con un determinado formato y creará una Tarea con el contenido del mismo. Se enviará un mensaje interno al Usuario que conste en esta misma ventana como "Responsable". 4.
Prefijo Asunto: Es un texto que incluirá delante de los mensajes recibidos en la cuenta de Recepción de Tareas para identificar su origen. 5.
Buscar Cada...: El tiempo que debe trascurrir en cada consulta de los buzones de correo pop3. 6.
Servidor SOAP MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 63 Exportación de la información desde el SIT 6
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CAPÍTULO 7. EXPORTACIÓN DE LA INFORMACIÓN DESDE EL SIT El SIT pretende ser una herramienta completa de Gestión de la empresa. La riqueza de la información introducida en el SIT depende de su relación con otras informaciones introducidas en el mismo SIT. Siempre que el usuario necesita exportar la información y, por tanto, renunciar a esa "riqueza" es porque el propio SIT no ofrece al usuario el formato de información o la combinación de informaciones que éste desea. Esta situación puede ser debida a dos motivos: El SIT no tiene el informe que contenga la información que el usuario necesita. El SIT tiene el informe pero el usuario desconoce donde está o como pedirlo. En ambas situaciones, el Servicio de Asistencia Técnica del SIT está interesado en conocer la necesidad concreta del usuario para indicarle desde dónde puede exportar la información, dónde tiene el informe que satisfaga su necesidad o bien, para incorporar al programa un sistema de exportación o el informe correspondiente. No obstante disponemos del varias opciones que explicamos a continuación: Exportar Lo primero para este tipo de exportación es ser tipo de usuario Supervisor, pues son datos susceptibles en una empresa. Si no eres "Supervisor" no verás las opciones de Exportación. ¿Cómo ser supervisor? Pide a tu responsable que en tu ficha de usuario te marque como usuario tipo "Supervisor", CONFIGURACIÓN: USUARIO. A lo largo de todo el S.I.T., en las distintas ventanas, es posible encontrar “Botón Procesos: Exportar”. Éste es un botón estándar de la base de datos 4th Dimensión por lo que TeleGestión no interviene en su funcionamiento. En cualquier caso es un botón muy práctico puesto que permite exportar la información del fichero en el que estamos trabajando así como el de los ficheros "padre" correspondientes. Si desea exportar datos del archivo donde se encuentra, haga clic en el botón “Botón Procesos: Exportar”. Seguidamente, haga doble clic en cada campo de la lista de campos que desee exportar. Tenga en cuenta que los nombres de los campos pueden resultar un poco crípticos, dado que han sido llamados de esa manera para facilitar la programación del SIT. En realidad, este procedimiento está preparado tanto para elaborar un informe personalizado por el usuario como para la exportación de datos. La única diferencia de los dos usos es la selección que el MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 64 Exportación de la información desde el SIT 6
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usuario haga en ARCHIVO : DESTINO : Archivo en Disco (archivo de texto para exportar a excel). Una vez conseguido un orden de exportación óptimo y de elegir el destino del informe (Impresora, Fichero, Html, etc.) se puede guardar dicho modelo de exportación con el comando ARCHIVO : GUARDAR. Posteriormente, si queremos exportar en el mismo orden anterior, sólo debemos elegir dicho orden mediante el comando ARCHIVO : ABRIR. Para crear el fichero de texto resultante vaya a ARCHIVO : GENERAR Exportación de Clientes: Desde CONFIGURACIÓN: CUENTAS: Clientes. Seleccionamos los clientes que queremos exportar, por ejemplo podemos seleccionar los de un vendedor en cuestión. Una vez se muestren los clientes de ese vendedor, seleccionamos la lista encontrada en negrita BOTÓN PROCESOS: EXPORTACIÓN GENÉRICA. En el recuadro Azul de la parte inferior aparece un despegable que pone "La tabla actual". Donde pone "La tabla actual", elegir “Las Tablas Relacionadas”. Si bajamos por el despegable donde pone “Entidad” aparece ahora la tabla “Entidades”. Pinchando sobre la tabla [ENTIDADES], se despliegan los campos de Entidades. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 65 Exportación de la información desde el SIT 6
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Seleccionamos en [ENTIDADES], los campos Descripción, teléfono, etc, haciendo doble clic sobre el campo correspondiente se sitúa en la parte superior.
Una vez seleccionados los campos correctos, en el Menú “Archivo”:“Archivo en Disco”
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El archivo que se genera es un TXT que se puedes abrir por ejemplo con Excel. Exportación de Facturas 1.
Ir a [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISOR]. 2. Clic en botón "Exportar Ficheros" 3. Se abre la ventana "Exportación genérica". Seleccionar Fichero principal exportación: LÍNEAS. 4. De los campos que aparecen, puede quitar los que no le interese exportar (seleccionar campo y clic en signo "-­‐" a la izquierda). 5. Puede modificar el orden de aparición de los campos (seleccionar campo y clic en flechas arriba o abajo). 6. Seleccione "Delimitado". 7. Confirmar. Le preguntará si quiere guardar el orden de Exportación (para poder realizar nuevas exportaciones en el futuro). Contestar sí (le pedirá un nombre para este modelo de exportación) o no (para no guardar). 8. A continuación escriba el nombre del fichero con los datos exportados. Aceptar. 9. Abra el fichero recién creado con una Hoja de Cálculo, o mueva el fichero al icono de la Hoja de Cálculo. Exportación de Vencimientos Ir a [ADMINISTRACIÓN: TESORERÍA: PREVISIÓN TESORERÍA y a continuación hacer clic en el BOTÓN PROCESOS: EXPORTACIÓN GENÉRICA Siga las siguientes instrucciones: 1. Elija los campos que le interese exportar haciendo doble clic sobre ellos. a. Algunos campos dependen no de Vencimientos, sino de Facturas, que es donde realmente figura la información a que hace referencia. b. Para seleccionar estos campos, sólo tiene que hacer clic en el desplegable debajo de "Parámetros del informe", y elegir la opción "Las tablas relacionadas". c. Buscar la tabla “[Facturas]” y hacer clic para ver todos sus campos. A continuación elegir aquellos que le interesen (mediante doble clic). d. Por último comentar que en ciertos campos, como Forma de Pago y Estado, aparece un número, y este debe ser sustituido en la hoja de cálculo. 2. Puede editar el orden en el que se mostrarán los campos. 3. Ir al menú y seleccionar [ Archivo -­‐ Destinos -­‐ Archivo en disco (creará un fichero en formato TXT) o Imprimir ]. 4. Por último, genere el informe para su impresión o exportación: [ Archivo -­‐ Generar ]. El fichero generado podrá ser importando desde una aplicación de Hoja de Cálculo. Exportación de Cuentas Ir a Administración » Contabilidad » Cuentas Varios. Una vez estés en la lista de "Cuentas Varios", tienes el botón "Procesos" en la parte superior izquierda, dentro de "Procesos" tienes la opción de "Exportación Genérica". MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 67 Exportación de la información desde el SIT 6
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Si eliges la opción de "Exportación Genérica", te mostrará una ventana donde podrás diseñar tu informe. Este informe lo podrás imprimir o exportar. Cualquier exportación podrás abrirla con Excel. Puedes guardar el modelo y utilizarlo siempre que quieras. Los campos que tienes que elegir son: [Cuentas]Descripción y [Cuentas]CContable7Es2008PY Para elegir un campo y que te lo coloque en la parte superior, elige el campo en el recuadro de [La Tabla Actual] y a continuación pulsas el botón "»" que está en verde. Elige los dos campos y verás se colocan en la parte superior. Una vez elegidos los dos campos, en el menú "Archivo" tienes una opción "Destinos" y elegir "Archivo de Disco" MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 68 Exportación de la información desde el SIT 6
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Una vez elegido "Archivo de Disco" veras que en apariencia no hace nada, en realidad lo único que haces es decirle que no quieres imprimir que quieres exportar. Vuelves a ir al menú "Archivo" y eliges la opción "Generar". Observarás que te sale una ventana para guardar dicha exportación. Como en casos mencionados antes, podrás abrir el fichero en excell…. MANUALES SIT SIT 2012 SIT v.12: Iniciación 69 Exportación de la información desde el SIT 6
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Herramienta para elaborar modelos de exportación <PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: UTILIDADES SUPERVISOR : SUPERVISOR : EXPORTAR FICHEROS > También: Cualquier informe generado por el SIT es susceptible de ser convertido en un fichero .pdf (Acrobat). Este formato es el ideal para el intercambio electrónico de documentos: es inviolable por parte del receptor del documento. Los usuarios de Macintosh OSX tienen, de forma nativa, la posibilidad de crear ficheros Acrobat. Los usuarios de Windows tienen varias utilidades que le permiten hacer lo mismo. Si el destinatario del documento Acrobat lo desea manipular, tendrá primero que copiar y pegar la información a otro documento. De esta manera, la fiabilidad del documento original queda a salvo. MANUALES SIT SIT 2012