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Módulo 3 - Lección 1
Aspectos específicos del sistema de facturación
electrónica
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Servicio de Impuestos Internos - Módulo 3 Lección 1
Módulo 3.
electrónica
Lección 1:
Sistema de facturación
electrónica propia o de
mercado
1. Procedimiento para emitir DTE con software
propio o de mercado
Los sistemas de “Facturación Electrónica Propio o de Mercado” son aquellos que se utilizan
en la emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), que puede haber desarrollado
el mismo contribuyente con sus propios recursos o bien lo pudo haber adquirido en el
mercado.
En el mercado, hay dos tipos de proveedores; los normales, que deben cumplir cuatro etapas
de certificación; y los proveedores acreditados ante el SII como “Prestadores de Servicios
Tributarios Electrónicos” también llamados proveedores “Fast Track”, que tienen la ventaja
de dar por certificadas las cuatro etapas del proceso de certificación, de acuerdo con lo
estipulado en Resolución Ex. SII N° 81, del 1 de agosto de 2005, que crea esta calidad de
proveedor de servicios electrónicos.
En general, un contribuyente que desea ser autorizado como emisor de DTE, debe cumplir
con un proceso de tres etapas, tal como se grafica a continuación:
La etapa 2 de “Certificación”, comprende cuatro pasos que son revisados manual o
automáticamente por el SII, siendo el último paso el que corresponde al “Envío de Muestras
Impresas”.
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Ambiente de certificacíón SII
2. ¿CÓMO SE REALIZA LA INCORPORACIÓN AL
SISTEMA?
Tanto la postulación como todo el proceso de certificación se realiza en forma electrónica:
Se postula en el sitio web del SII (www.sii.cl). Esto lo hace el propio contribuyente o
un representante legal en caso de personas jurídicas, para lo cual debe autenticarse
con certificado digital.
El sistema de postulación verifica que se cumplan los requisitos indicados.
Luego de la postulación, el contribuyente debe comenzar a realizar las pruebas
técnicas, las cuales permiten verificar que el postulante está capacitado para
emitir y recibir correctamente los DTE y los archivos obligatorios especificados en
la Resolución N° 45 de 2003. Todo este proceso es electrónico, sin intervención de
funcionarios del Servicio, siendo el propio contribuyente quien debe iterar con un
sistema automático dispuesto por el SII.
Una vez terminadas las pruebas técnicas respecto de la emisión y recepción de los
DTE, el contribuyente debe cargar sus archivos en el sitio web del SII, con muestras
de las representaciones impresas de los documentos, las cuales son revisadas
automáticamente por sistema para verificar que cumplen las exigencias.
El contribuyente realiza la “Declaración de Cumplimiento de Requisitos” y el SII lo
registra como emisor electrónico.
En el sitio web del SII, Factura Electrónica, opción “Consulta de empresas autorizadas”
se puede consultar un RUT o la lista completa de contribuyentes autorizados; pudiendo
visualizar, además, los documentos autorizados por el SII.
2.1 Pasos que debes seguir para la Postulación
La postulación solo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente
interesado, autenticado con certificado digital, en el sitio Web del SII, Factura Electrónica,
Sistema de Facturación Propio o de Mercado. Además, el contribuyente debe:
Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades[1].
Calificar como contribuyente de Primera Categoría.
Cumplido los requisitos, el contribuyente que utilizará software propio o adquirido en
el mercado, a través de un representante legal identificado con certificado digital debe
ingresar al Sistema de Facturación Propio o de Mercado, opción “Inscríbase aquí” y aceptar
las condiciones de postulación al modelo de factura electrónica.
[1]: Para emitir documentos tributarios electrónicos con IVA,
se requiere, además, ser contribuyente de IVA y contar con
verificación positiva de actividades.
Datos de encabezado
En la página de postulación que se desplegará, si se cumplen las condiciones, además se
solicitará al contribuyente los siguientes antecedentes:
RUT: Corresponde al RUT del contribuyente (empresa) para la cual se desea obtener
la autorización de emisor electrónico.
RUT Usuario-Administrador: Corresponde al RUT de la persona que pertenece a
la empresa que se ha nominado como Usuario-Administrador del contribuyente
postulante en el ambiente de Certificación. El Usuario-Administrador es la persona
autorizada por el contribuyente para ingresar y mantener en el sitio web del SII,
la identificación de los signatarios o firmantes autorizados para efectuar acciones
relacionadas con los DTE. El representante legal puede nombrarse a sí mismo como
Usuario-Administrador o bien nombrar alguna persona de su confianza.
E-mail Contacto SII: Dirección de correo electrónico del postulante donde el SII
enviará antecedentes con el resultado de la validación de la información que haya
sido enviada.
E-mail Usuario-Administrador: Dirección de correo electrónico donde el SII
informará al Usuario-Administrador información relevante relacionada con
Facturación Electrónica, que no corresponde a la operación habitual, la cual es
dirigida a “E-mail Contacto SII”.
E-mail Contacto Empresas: Dirección de correo electrónico del postulante donde los
demás emisores electrónicos (empresas) pueden enviar información relacionada con
la factura electrónica, especialmente de los DTEs que le serán generados.
URL: Dato opcional que registra la dirección del sitio web del postulante. Aplica solo
si en dicho sitio web se habilitarán servicios relacionados con la factura electrónica,
como web services para la recepción directa de documentos XML.
Nombre del software: Dato referencial que corresponde al software que se utilizará
para la emisión de DTEs. Aquí puede ingresar un texto explicativo del software
utilizado; puede indicar software “propio” o si es desarrollado por una empresa
prestadora de servicios de facturación, e indicar el nombre de dicha empresa.
Documentos a certificar: Corresponde a los DTEs con los cuales el contribuyente
postulante desea operar. El conjunto Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica
y Nota de Débito Electrónica es el mínimo obligatorio. Opcionalmente, se pueden
seleccionar otros documentos como Guía de Despacho Electrónica, Factura Exenta
o no Afecta Electrónica, Factura de Compra Electrónica, Liquidación Factura
Electrónica, Factura de Exportación Electrónica, Boleta de Ventas y Servicios
Electrónica y Boleta Exenta o no Afecta Electrónica (las boletas electrónicas siguen
un proceso diferente de postulación que podrá ver en el sitio web del SII.
Cuando el SII valida y acepta la postulación, inscribe automáticamente al contribuyente
postulante en ambiente de Certificación donde puede efectuar pruebas de envío de
documentos. Cuando se haya instruido cómo se construyen DTE, podrá construir los archivos
XML que obtendrá como Set de Pruebas en el ambiente de Certificación.
Luego de postular, los contribuyentes interesados en construir su propio sistema de
facturación electrónica deben seguir las especificaciones del “Instructivo Técnico” ubicado
en el recuadro Ayudas del sistema de facturación de mercado, donde encontrará
información respecto de las actividades previas a la emisión de documentos, las funciones
necesarias a incorporar en el sistema de facturación y, por último, una descripción sobre la
construcción de:
Código de Autorización de Folios.
Timbre Electrónico del DTE.
Uso de XML en Envíos de DTEs.
Intercambio de información entre contribuyentes.
Por otro lado, es fundamental que se consulte el Formato XML de Documentos Electrónicos,
también disponible dentro del instructivo técnico, en la opción “Descripción del formato
de Documentos Tributarios Electrónicos”.
Como documentación técnica adicional, se puede consultar la sección ayudas del menú
Factura Electrónica - opción “Instructivo técnico”, donde encontrará más información sobre
las especificaciones y requisitos técnicos del sistema de Factura Electrónica.
Específicamente se puede acceder a la descripción del formato XML de DTE en “Formato
XML de documentos electrónicos” donde encontrará archivos con la especificación del
schema XML y diagrama de visualización del schema XML de DTE, IECV y archivos de
intercambio entre Contribuyentes.
Por otro lado, un contribuyente que haya optado por la adquisición de un producto disponible
en el mercado o la contratación de la consultoría para la implementación de un software
de facturación electrónica disponible en el mercado, es recomendable que previamente
lea la “Guía para la Elección de una Solución de Factura Electrónica”, disponible en el
recuadro de “Sistema de facturación propia o de mercado - ¿Cómo elegir un software de
mercado - Guía para la elección de una Solución de factura Electrónica”.
En esa misma opción, se puede acceder a la nómina de “Empresas preoveedoras de
soluciones de facturación electrónicas”.
Una vez inscrito como postulante, independiente de si el contribuyente utilizará un software
propio o adquirido, debe completar el proceso de certificación y obtener la autorización
del SII para operar con factura electrónica. Mientras se encuentre completando el proceso
de certificación, el contribuyente debe utilizar las opciones disponibles en el “Menú
Postulantes”, opción “Ambiente de certificación y prueba”.
2.2. Pasos de la Certificación
La certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en cada uno de los cuales los
postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su avance al SII. Una
vez terminadas las pruebas, el postulante debe efectuar una declaración en donde señala
que junto con las pruebas exitosamente efectuadas, cuenta en su instalación con los
procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente
DTEs.
La etapa de certificación contempla los siguientes pasos:
Set de prueba, asignado por el SII.
Simulación.
Intercambio de información.
Envío de muestras de impresión.
Este proceso culmina con la etapa de Autorización, que consta de:
Declaración de cumplimiento de requisitos.
Autorización del contribuyente.
A continuación, se describen en detalle los pasos de certificación:
2.2.1. Set de prueba asignado por el SII
El paso de “Set de Prueba” corresponde a la recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de
un envío de documentos que el postulante construye sobre la base de un archivo con datos
de prueba, que el SII genera en forma única para cada postulante, en función de su giro y de
los documentos que desea certificar.
Para completar el proceso de certificación, es recomendable que el contribuyente lea previamente los documentos disponibles en la opción Instructivo técnico:
Instrucciones para la construcción del set de prueba.
Manual de operación ambiente certificación.
2.2.1. Set de prueba asignado por el SII
La “Simulación” es una etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII
sin rechazos ni reparos, de cierto número de documentos con datos representativos de la
operación real del contribuyente que desea certificarse. En este caso, el contribuyente debe
incluir variables que son propias de su operación como son impuestos específicos, recargos
o descuentos especiales, etc.
De tal forma, los documentos a construir para la simulación son provistos por la misma
empresa postulante.
2.2.3. Intercambio de información
En esta etapa el SII envía DTEs al contribuyente postulante para comprobar que éste entrega
un acuse de recibo y la aceptación o rechazo de los documentos enviados, de acuerdo
con las definiciones que el SII ha establecido para el intercambio de información entre
contribuyentes autorizados. De tal forma, en este caso, se invierten los papeles, actuando el
SII como emisor del DTE y el contribuyente haciendo el papel de receptor de DTE.
2.2.4. Envío de muestras de impresión
Esta etapa considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos, con un máximo
de veinte, de acuerdo con la normativa y que incluyan el timbre electrónico en representación
PDF417. Estos se pueden entregar en un archivo con imágenes según especificación del SII.
Para más detalle sobre este tema, puede consultar en Factura Electrónica, sección Ayudas,
enlace “Manual de Muestras Impresas”.
2.3. Autorización
A continuación se describe en detalle el proceso de registro de los contribuyentes en la
nómina de emisores electrónicos con software propio o de mercado:
2.3.1. Declaración de cumplimiento de requisitos
Una vez realizadas correctamente todas las pruebas de certificación, el contribuyente
deberá declarar en el sitio web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos
formales y establecidos, que podrán ser auditados por el SII, y que realizan adecuadamente
las siguientes funciones, estimadas como críticas:
Gestión de Códigos de Autorización de Folios (almacenamiento y control de acceso).
Foliación controlada (asignación única de cada folio autorizado por el SII).
Respaldo de los documentos e información generada.
Envío de documentos al SII.
Intercambio (envío y recepción) de documentos con otros contribuyentes.
Set de Prueba asignado por el SII.
Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con reparos por el SII.
Administración de contingencias.
2.3.1. Declaración de cumplimiento de requisitos
Si todas las pruebas de certificación se completan exitosamente, y el postulante efectúa la
“Declaración de Cumplimiento de Requisitos”, el SII lo incorpora al sistema para comenzar a
generar DTEs, legalmente válidos a partir del período tributario que indique.
Junto con su registro para emitir DTE, nace la obligación del contribuyente de enviar su
información electrónica de compra y ventas mensualmente, con plazo hasta el último día
del mes siguiente al que está declarando, haya tenido o no movimiento de compra y/o
venta. En caso que no haya documentos para informar, enviará su IECV sin movimientos.
2.4. Usuarios del sistema
En este caso los usuarios se clasifican de la siguiente manera:
Un Representante Legal utilizando un certificado digital, designa al “UsuarioAdministrador” que tiene todos los privilegios, incluso administrar Usuarios.
Un Usuario Administrador designa a Signatarios o Firmantes que podrán realizar
las siguientes tareas:
Solicitar folios.
Anular documentos.
Firmar documentos.
Enviar documentos.
O una combinación de los puntos anteriores.
3. REVOCAR SUSCRIPCIÓN AL SISTEMA DE
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
3.1. Formas de “desafiliación” al sistema
El contribuyente puede desafiliarse del sistema, por:
Acción del contribuyente
El contribuyente solicita desafiliación mediante Formulario N° 2117, siempre y
cuando no se hayan cumplido los plazos para incorporarse de manera obligatoria
según lo establece la Ley 20.727 del 2014.
El contribuyente debe estar al día con su envío de IECV.
El SII debe proceder con la solicitud según lo establecido en el Oficio Circular N°26
del 11 de noviembre del 2009.
El SII tiene 30 días hábiles para pronunciarse al respecto. Si se extiende en este plazo,
se entenderá aceptada la solicitud en los términos planteados por el contribuyente.
Acción del SII
El SII se reserva el derecho de suspender la autorización para operar en el Sistema
de Facturación Electrónica, en los casos que:
No se cumplan las obligaciones de Res Ex N°45 / 2003.
Si en un año no se generan en forma permanente DTEs.
Además, en el caso de la obligatoriedad de la emisión de DTEs según lo establecido
en la Ley N° 20.727, el SII dictará de oficio la(s) Resolución(es) que exceptúen a los
contribuyentes que:
Se encuentren domiciliados en un lugar sin cobertura de datos móviles o fijos de
operadores de telecomunicaciones con infraestructura, según información del
organismo técnico respectivo.
Se encuentren domiciliados en un lugar sin acceso a energía eléctrica, según
información del organismo técnico respectivo.
Se encuentren domiciliados en un sector decretado zona de catástrofe según la
Ley N° 16.282 o cuando se decrete zona de catástrofe por terremoto o inundación.
En todos estos casos el SII publicará la fecha de desautorización en el Diario Oficial.
Se puede encontrar mayor información en la Resolución Ex. N° 72 de 2014.
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