opiniones profesionales

OPINIONES PROFESIONALES
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Los proyectos son los viabilizadores en el diseño e implementación de cambios en
las organizaciones modernas. Estos proveen el medio para que las organizaciones
se orienten a la estrategia definida, focalizándose en la conceptualización, diseño y
creación de nuevos productos o servicios, o en cambios en los procesos de negocio.
Al mismo tiempo, cada vez más la dirección necesita estar informada sobre la
evolución de los proyectos y garantizar su alineamiento con la estrategia de negocio.
Es en este sentido que las organizaciones suelen recurrir al armado de un área
específica, llamada comúnmente Project Management Office (PMO), para estandarizar
y consolidar la información de los distintos proyectos, garantizando su evolución con
una dinámica que sería imposible de alcanzar por las distintas áreas operativas al
estar éstas inmersas en el día a día.
Los directivos que tienen la responsabilidad directa por el futuro de una organización,
deben habitualmente evaluar las oportunidades, su riesgo asociado y tomar
decisiones acerca de qué estrategias y proyectos preparan mejor a la misma para
enfrentar el futuro
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Administrar múltiples proyectos, donde uno impacta sobre otros y donde existen
recursos que participan en más de un proyecto, lleva a la necesidad de definir
procesos, funciones y herramientas que faciliten su gestión.
Bajo este contexto, y con el objetivo adicional de asegurar una consistencia en la
forma de administrar y controlar una gama amplia de proyectos, surge la necesidad
de implementar una Oficina de Proyectos (PMO).
La PMO puede ser entonces un área de servicios compartidos, diseñada dentro de
una organización para integrar la gestión de proyectos en todas sus fases prefactibilidad, factibilidad, diseño, construcción, puesta en marcha, etc. -. Sus
esfuerzos estarán orientados a la efectividad y productividad de los proyectos,
minimizando riesgos y fracasos.
Según el estilo organizacional de cada empresa, el nivel de integración requerido
entre los distintos proyectos, las facultades delegadas y la propia madurez de la PMO,
podemos encontrar los siguientes niveles:
Básico:
Actúa como referente de metodologías y estándares de “Project
Management”. El modelo, es aplicado generalmente como primer
paso hacia la consolidación de prácticas y estándares
administrativos. No se focaliza en el seguimiento y control de los
proyectos del negocio dado que los Project Managers reportan a las
áreas de negocio.
Medio:
Actúa como un entrenador, consultor y referente de las prácticas de
gerenciamiento y como una fuente de información para todos los
proyectos en curso. Generalmente colabora en la planificación y en el
control de un proyecto, quedando los PM’s bajo las distintas áreas de
negocio.
Alto:
Asiste en la planificación, seguimiento y control de todos los
proyectos que se desarrollan dentro de la organización. Como tal,
generalmente depende de un área de servicios compartidos y su
asistencia incluye la provisión de “Gerentes y Coordinadores de
Proyecto”. Su alcance incluye la administración directa y el
seguimiento de todos los proyectos que se desarrollan dentro de la
organización.
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A efectos de complementar el concepto de Oficina de Proyectos, resulta relevante
describir los procesos que deben llevarse a cabo para lograr el último nivel de
madurez descrito anteriormente:
Formulación y planeamiento del Master Plan de Proyectos
Contribuir en la formulación del Master Plan (Portafolio, Programas o
Proyectos puntuales según el alcance definido).
Asistir en el planeamiento y su priorización, y colaborar en el seguimiento
del Master Plan.
Asegurar el desarrollo de los proyectos de acuerdo a los planes y
prioridades establecidos.
Conocer el avance de los proyectos para identificar desvíos y asistir a los
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responsables de ejecutar las acciones correctivas.
Control de calidad en la gestión de proyectos
Efectuar revisiones de calidad para asegurar la utilización sistemática de los
estándares del proyecto (prácticas, metodologías de trabajo, herramientas,
etc.).
Administración del riesgo
Administrar la incertidumbre que genera todo evento o condición incierta, y
que de suceder, tendrá un efecto positivo o negativo en el proyecto.
Definición, seguimiento y publicación de indicadores e informes de gestión
Asistir en la definición de los indicadores y paquete de información de los
proyectos.
Administrar las herramientas de soporte a la gestión del proyecto.
Desarrollo de oportunidades
Asegurar que la organización conozca los servicios brindados y que la PMO
comprenda los requerimientos de la organización. Como toda área de
servicios, una PMO deberá contar con referentes o integradores enfocados a
los clientes internos para desarrollar este proceso.
Revisión y actualización del modelo operativo
Estos procesos son desarrollados internamente con el fin de incorporar mejoras en
las prácticas y en la metodología utilizada, asegurando de esta forma la mejora
continua del servicio brindado:
Confeccionar el inventario de Necesidades de Mejora.
Investigar y difundir mejores prácticas.
Actualizar metodologías, estándares y herramientas de soporte.
Administración de recursos, desarrollo y formación de PM’s
Corresponden a un conjunto de funciones que deben desarrollarse internamente en
vistas a asegurar la provisión de recursos en línea con los requerimientos existentes:
Gestionar la asignación de los recursos necesarios para los proyectos.
Gestionar las contrataciones.
Hacer el seguimiento y control de asignaciones de recursos en los
proyectos.
Definir planes de desarrollo de los recursos humanos del área, orientados a
la consolidación de las habilidades técnicas críticas para la gestión del sector.
Desarrollar habilidades individuales y grupales.
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Asistencia en la Gestión de Proyectos
Este servicio tiene por objetivo asistir a la gestión integral de los proyectos mediante
metodologías y prácticas que aseguren el cumplimiento de las metas definidas. La
asistencia podrá brindarse en distintos niveles, según el alcance definido:
Portfolio Management: :
asistir en la gestión integral de todos los proyectos en
ejecución y de los mecanismos de difusión de la
información al equipo de trabajo y a todos los
interesados.
Program Management:
brindar soporte y administrar coordinadamente
aquellos proyectos que por su alcance e impacto
presentan un nivel de integración relevante,
permitiendo una adecuada asignación de recursos,
manejo de prioridades, riesgos y la obtención de
beneficios no alcanzables sin una visión integral.
Project Management:
brindar soporte al líder de un proyecto específico
mediante la aplicación de conocimiento, habilidades,
metodologías, herramientas y técnicas.
De acuerdo a lo descrito, el servicio es aplicable a distintos tipos de proyecto, como
por ejemplo:
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Fusión de Áreas, Líneas de Negocios o Compañías.
Proyectos de Ingeniería.
Lanzamiento de nuevos productos o servicios.
Selección, Desarrollo e Implantación de Soluciones Informáticas.
Proyectos de Mejora de Procesos.
Complementariamente, la asistencia a la gestión de proyectos podrá cubrir las
siguientes funciones:
Administración del Cambio: facilitar la efectiva asimilación de cambios
organizacionales, de procesos y tecnológicos que afecten el comportamiento y
la cultura de los individuos.
Administración del Riesgo: planear y ejecutar las actividades de gestión de
riesgo del proyecto, maximizando la probabilidad y consecuencia de los
eventos positivos, y minimizando la probabilidad y consecuencia de los
negativos.
Diseño e Implantación de Oficinas de Proyectos
Consiste en el diseño e implantación de metodologías, prácticas y procesos de
Portfolio, Program y Project Management, pudiendo alcanzar la creación de una PMO
como área de servicios. Su misión, es proveer recursos, prácticas, metodologías y
procesos que garanticen el éxito de los proyectos y su alineamiento con el negocio.
Nuestros servicios pueden contemplar los siguientes frentes:
Definir los modelos operativos, de gestión y organizativo de una oficina de
proyectos.
Desarrollar el centro de competencias y de soporte de la PMO (área de
Procesos y Mejora).
Realizar un diagnóstico y definir el modelo de evolución propuesto,
acompañando a la organización en su proceso de aprendizaje y maduración.
Colaborar, entre otras cosas, en la generación de la Base de
Conocimientos, las Metodologías y Prácticas de Trabajo, el Programa de
formación de PM’s y la implantación de herramientas (portal y tablero de
control de la PMO).