Manual de Expositor
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Manual de Expositor
Estimado EXPOSITOR: Sea usted bienvenido al más grande movimiento de Bienestar en América Latina: EXPO SER 2010, que se llevará a cabo del día 14 al 16 de Mayo de 2010 en el World Trade Center Ciudad de México salón Mexica y en el que usted es parte fundamental de este evento. Este manual contiene información muy importante para la participación de su empresa y es necesario que lea todo su contenido; de esta manera quedarán resueltas las dudas más frecuentes que se presentan durante la planeación de su participación en el evento. Asimismo, le solicitamos que llene y regrese las formas de solicitud de servicios al contacto que se indica en cada una de ellas, antes de la fecha límite con el fin de brindar la atención y los servicios que Usted merece. En caso de tener alguna duda o pregunta adicional al contenido de este manual, favor de comunicarse con su Ejecutivo de Ventas a los teléfonos que aparecen en nuestro directorio. Es importante mencionar que este año tenemos grandes sorpresas que darán a nuestro público, a nuestros ponentes y sobre todo a ustedes grandes beneficios. ¡¡¡Te deseam os el m ejor de los éxitos !!!! ATENTAMENTE COMITÉ ORGANIZADOR 1 de 14 PUNTOS IMPORTANTES - Es importante a la brevedad posible enviar su formato de Antepecho y Gafetes (Mas info anexo I y II) - Montaje jueves 13 de mayo salón Mexica de 11:00 a 23:00 hrs, acceso por la calle de Dakota zona de carga y descarga (Mas info página 6) - Durante el montaje: (Mas info página 6) • Nada puede pegarse, clavarse, engraparse, atornillarse o adherirse a columnas, paredes, pisos, techos, cristales, vitrinas o cualquier estructura propiedad de WTC y/o mamparas o paredes. (Mas info página 7) • No se permite obstruir pasillos ni áreas comunes con decoración, equipo y productos a exhibir. - Será causa de rescisión del contrato en caso de Sorprender al Expositor compartiendo su Stand con otra Institución o Persona, de ser este el caso el Expositor pagará una penalidad del 40% adicional al pago realizado por la renta del Stand. (Mas info en Contrato) - Inauguración de la Expo Viernes 14 a las 11:00 hrs. Durante la exposición (Mas info página 7) • Horario a Expositores de 9:00 a 21:00 hrs. Es indispensable portar gafete con fotografía, una vez abierta la expo al público es indispensable que personal encargado del stand se encuentre en el mismo; no nos hacemos responsables por perdidas de ningún tipo. Horario a Público en General: 10:00 a 20:00 hrs. • El vendedor o cualquier otro personal que se sorprenda en áreas comunes tratando o promoviendo cualquier tipo de negocio le será retirada la papelería sin devolución alguna para el expositor. • No se permite obstruir pasillos ni áreas comunes con decoración, equipo y productos a exhibir. - Ceremonia de Clausura Domingo 16 de Mayo a las 18:00 hrs. Desmontaje domingo 16 a partir de las 19:00 hrs. y hasta las 24:00 hrs del mismo día. (Mas info página 9) 2 de 14 INDICE DIRECTORIO COMITÉ ORGANIZADOR 4 INFORMACIÓN GENERAL 5 REGLAMENTO GENERAL DE EXPOSICIÓN 7 DESCRIPCIÓN DE SU ESPACIO CONTRATADO 10 DIRECTORIO DE PROVEEDORES 12 FORMATOS BÁSICOS FORMATO DE ANTEPECHO Anexo 1 FORMATO DE GAFETES Anexo 2 3 de 14 DIRECTORIO COORDINACIÓN GENERAL DEL EVENTO Marilú Figueroa Altamirano Directora General del Evento [email protected] RELACIONES PUBLICAS Y PRENSA Ana Coello [email protected] LOGISTICA Y OPERACIÓN PROVEEDORES Miguel Cisneros [email protected] – SERVICIOS VENTAS Estela Carletti [email protected] ADMINISTRACION Y SERVICIOS AL EXPOSITOR Marisol Maciel Atención a Expositores [email protected] 4 de 14 – INFORMACIÓN GENERAL Estimado Expositor: EXPO SER se llevará a cabo el día Viernes 14, Sábado 15 y Domingo 16 de Mayo, y tendrá como sede el World Trade Center en los siguientes salones: Exposición: Conferencias Magistrales: Foro Expo Ser: Foro Abierto: Sala de Meditación: Salón Salones Salón Salón Salón Mexica Auditorio y Olmeca 1 Mexica Mexica Palenque A continuación se indican las actividades del evento, fechas de realización e información general de las operaciones del mismo. COMITÉ ORGANIZADOR EXPO SER, está listo para atenderlo de Lunes a Jueves de 10:00 a 18:00 hrs. y Viernes de 10:00 a 15:00 hrs. en los teléfonos 5395-1001 con 6 líneas ATENCION A EXPOSITORES A través de su departamento de Atención a Expositores y Operaciones, cuenta con personal especializado listo para atenderlo con el mejor servicio que usted contrate con su stand. Este mismo equipo lo atenderá también en el piso de exhibición desde el primer día de montaje y se ubicará físicamente en sala del Comité Organizador; también se contará con asistentes de piso los cuales, estarán debidamente capacitados para ofrecer una excelente atención. Todo el personal que lo atenderá estará debidamente uniformado y debidamente identificado. SEGURIDAD Nuestro dispositivo de seguridad comprende, únicamente las áreas generales y accesos, el cual dará principio a las 06:00 Hrs. del día Jueves 13 de Mayo y finalizará el día domingo 16 de Mayo a las 24:00 hrs. 5 de 14 MONTAJE La entrada para montaje será el día Jueves 13 de Mayo a partir de las 11:00 a.m. por la zona de carga y descarga cuyo acceso se localiza por la calle Dakota (calle lateral a World Trade Center), el horario de montaje será continuo hasta las 23 hrs. del mismo día, debiendo quedar montado en su totalidad el stand; a partir de esa hora no se permitirá el ingreso de ningún material y/o equipo ya que el salón permanecerá cerrado por seguridad y para la limpieza general del mismo. Es muy importante leer y seguir cuidadosamente los lineamientos marcados en el “Reglamento General de Exposición” contenido en este manual; esto le ayudará a conocer lo que puede y lo que no puede hacer en el montaje de su stand. MUY IMPORTANTE Este Manual es una herramienta para usted y para nosotros, ya que contiene información muy importante: En este Manual usted puede ahorrar dinero en la contratación de materiales y servicios por adelantado ya que resulta más económico y le permite mantenerse dentro de su presupuesto. Le permite aprovechar al máximo su inversión en EXPO SER ya que usted estará informado de la logística del evento y evitará sorpresas y retrasos de último momento. Nos permitirá atender sus necesidades y servirle con la máxima calidad una vez que nos envíe los formatos incluyendo esta guía. Todo el personal de EXPO SER está a su disposición para ayudarlo y hacer de este evento una experiencia exitosa para su empresa y agradable para todos los participantes. 6 de 14 REGLAMENTO GENERAL DE EXPOSICIÓN 1.El subarrendatario y/ó expositor se limitará a instalar y decorar su stand únicamente en el espacio contratado. 2.- Nada puede pegarse, clavarse, engraparse, atornillarse o adherirse a columnas, paredes, pisos, techos, cristales, vitrinas o cualquier estructura propiedad de WTC, Ciudad de México y/ó mamparas o paredes que delimiten el espacio para exposición del expositor el cual acepta cubrir los costos de reparación que se lleguen a ocasionar. 3.La decoración, equipo y productos a exhibir deberá permitir la circulación sobre los pasillos, sin obstruir otros módulos de exhibición ó áreas comunes. 4.Los elementos de decoración y componentes que excedan los 2.50 Pts. de altura, deberán de contar con los planos estructurales firmados por el expositor, así como también por parte del contratista, y en donde se indique que éstos son construidos ó ensamblados, en base a los detalles y especificaciones de los planos, y que garantizan la seguridad del evento y sus participantes. 5.El espacio para exposición deberá contar con los elementos de seguridad necesarios haciéndose responsable el expositor de los daños que se ocasionen por falta o fallas de éstos, o que no cumplan con las especificaciones que señalen en los planos estructurales solicitados en el punto 4. 6.Los espacios para exposición deberán de quedar concluidos con su decoración a más tardar el día jueves 13 de Mayo a las 23:00 hrs. 7.No se podrán construir puentes o uniones sobre los pasillos, salvo autorización por escrito del Comité Organizador. 8.Los módulos de exhibición podrán tener techo falso y/ó antepecho contando con los elementos de seguridad y soporte necesarios, que no excedan los 30 cms. de diámetro. 7 de 14 9.Las construcciones metálicas o de madera deberán de llegar al WTC Ciudad de México, en forma preconstruída, para eliminar los trabajos de soldadura y carpintería. 10.-Queda excluida la utilización de yeso y tablaroca o cualquier material de construcción que requiera de labores pesadas. 11.-El Comité Organizador tendrá el derecho de solicitar al expositor que modifique el diseño de su espacio si éste no cumple con los lineamientos de este reglamento de instalación y decoración. 12.-El expositor deberá entregar conforme al programa de fechas límite, la información de requerimientos adicionales solicitados en el Manual de Expositor, quedando el comité organizador libre de cualquier reclamación sobre requerimientos no solicitados en los cuestionarios y formatos, o que no se haya hecho dentro de este plazo. 14.-El expositor o su contratista no podrán tener acceso directo a las fuentes de suministro de energía eléctrica del WTC Ciudad de México. 15.-El Comité Organizador proporciona dentro del paquete de espacio de exposición un contacto doble monofásico por empresa contratante. Cualquier instalación adicional tendrá un cargo extra que deberá ser cubierto por el subarrendatario y/ó expositor por anticipado para su ejecución (se anexa formato de requerimiento adicional). 16.-El contratista del expositor y su personal deberán de presentar la orden de trabajo al personal del Comité para autorizar la entrada para iniciar sus labores. Solamente se dará acceso a su material, equipo y producto a partir del jueves 13 de mayo a partir de las 11:00 hrs. 17.-Cualquier material, equipo o producto que llegue anticipadamente a la fecha mencionada en el punto anterior le será negada la recepción, quedando el Comité Organizador y el WTC Ciudad de México, libre de cualquier reclamo que por robo, pérdida o daño que sufra lo enviado. 18.- Los espacios para exposición deberán de ser ocupados a más tardar el día jueves 13 de Mayo a las 23:00 hrs, o el Comité 8 de 14 podrá disponer en la forma que mejor considere de aquellos que después de esta hora se encuentren vacíos. 19.- Las áreas Generales del recinto de exposición quedan bajo resguardo de la empresa contratada por el Comité para la seguridad a partir del día 13 de Mayo a las 8:00 hrs. 20.- El desmontaje se podrá realizar el día 16 de Mayo a partir de las 19:00 hrs. y hasta las 24:00 hrs del mismo día obligándose el expositor a retirar todo el material, equipo, mercancía de su empresa dentro de este horario. Cualquier costo que este ocasiones a WTC Ciudad de México, la remoción de esto, será cobrado al subarrendatario y/o expositor. Después de este horario, el Comité no se hace responsable de ningún daño o pérdida que sufra el expositor. 21.- Todo personal de ventas y/o edecán deberá tratar cualquier negocio, distribución de folletería y/o promociónales dentro de su stand. El vendedor o cualquier otro personal que se sorprenda en áreas comunes tratando o promoviendo cualquier tipo de negocio le será retirada la papelería sin devolución alguna para el expositor. 22.-El World Trade Center (Hir Expo Internacional, S.A. de C.V.) es el único proveedor de alimentos y bebidas dentro de las instalaciones del CIEC/ WTC. Para cualquier servicio favor de comunicarse con ellos al teléfono No. 9000-9000. 23.- AUDIO Y VIDEO. El uso de equipos de audio y video dentro del evento estará sujeto a un margen de no más de 80 decibeles SPL a una distancia de 2 metros de la fuente emisora. 24.-TELECOMUNICACIONES: WTC tiene su propio sistema telefónico dentro de las salas de exposición para brindarle una red integral de telecomunicaciones. Usted puede ordenar los servicios directamente a la Gerencia de Operaciones del CIECWTC ( 52) 9000-9000 mediante formato correspondiente anexo. 25.- CONTROL DE ANDENES: El tiempo máximo de maniobras es de 30 minutos, después de ese tiempo se sancionará sin excepción alguna con una multa de $ 40.00 por cada 15 minutos o fracción. El Comité Organizador no tiene el control alguno sobre estas multas favor respetar el tiempo asignado por WTC. 9 de 14 ESPACIO CONTRATADO Le informamos lo que Usted ha adquirido en la compra de su espacio de exhibición: A.- Paredes limitantes perimetrales de 2.48 mts. de altura. B.- Iluminación del stand por medio de una lámpara slim-line 2 x 38 watts C.- Contacto eléctrico monofásico de 500 watts (1 paz por empresa) D.- Antepecho de 30 cms. de alto E.- Nombre de Expositor en tipografía Helvética color negro 10 de 14 F.- Limpieza en áreas comunes. G.- Gafetes Stand de 9 mts2. Stand de 6 mts2 Stand de 4 mts2. 6 Gafetes 4 Gafetes 3 Gafetes Costo de gafete adicional $ 200.00 (máximo 4 por Stand). I.Para poder entregar los gafetes a su debido tiempo, favor de entregar a mas tardar el 5 de mayo el formato anexo correspondiente, incluyendo los adicionales. En caso de requerir Gafetes posteriores a esta fecha se cobrará un excedente de $ 50.00 pesos por Gafete. J.- Alfombra de uso rudo. K.- Seguridad las 24 hrs. Durante el montaje y desmontaje en áreas comunes. L.La seguridad de sus equipos como: LAPTOP´S. y celulares son por cuenta del expositor. NO DUDE EN LLAMARNOS, CON GUSTO LO ATENDEREMOS AL TELEFONO. 5395-1001 con 6 líneas 11 de 14 DIRECTORIO DE PROVEEDORES 1.- EXPO SER. (COMITÉ ORGANIZADOR) Presa del Azúcar # 69 Col. Irrigación Polanco. México, D.F. C.P. 11500 Tel. 5395-1001 www.expo-ser.com 2.- HIR EXPO INTERNACIONAL, S.A. DE C.V. (W T C) Filadelfia Esq. Dakota Col. Nápoles México, D.F.C.P. 03810 Tel. 9000-9000 Fax. 9000-9103 www.exposwtc.com 3.- GRUPO ORMEX Av. Alta Tensión No. 106 Col. Molino de Rosas Deleg. Álvaro Obregón C.P. 01470 México, D.F Tel. 5660-7831 Fax 5593-4164 y 5593 www.ormex.com 5.- GRUPO DILME (SEGURIDAD) Canal de Miramontes 123 Col. Residencial Acoxpa C.P. 14300 México, D.F. Tel. 5684-5472, 5678-0806 www.dilme.com.mx 12 de 14 ANEXO 1 SOLICITUD DE RÓTULO DE MARQUESIA (ATEPECHO) LLEAR A MÁQUIA O LETRA DE MOLDE CLARA Y LEGIBLE. STAD # SOLICITO QUE SE ROTULE LA MARQUESINA (ANTEPECHO) DE LA SIGUIENTE MANERA: Máximo 38 Caracteres (los espacios cuentan como carácter) NOMBRE DE LA EMPRESA: RESPONSABLE: PUESTO: TELEFONO: E-MAIL: Enviar al fax al 5395-1001 o al correo direcció[email protected] FECHA LÍMITE PARA E&TREGAR: 05 DE MAYO 13 de 14 ANEXO 2 SOLICITUD DE GAFETES LLEAR A MÁQUIA O LETRA DE MOLDE CLARA Y LEGIBLE. STAD # OMBRE DE LA EMPRESA : SOLICITO GAFETES CO LOS SIGUIETES OMBRES: Le recordamos que el gafete es personalizado y con fotografía, para ofrecerle un mejor servicio es importante que llene esta solicitud y junto con ella envíe todas las fotografías de las personas anotadas, o en su defecto puede tomarse la foto durante el montaje en un horario de 11:00 a 15:00 hrs y de 16 a 19:00 hrs. y el viernes 14 de 8:30 a 15:30 hrs. ota: Stand 3x3 incluye 6 gafetes, 3x2 incluye 4 gafetes, 2x2 incluye 3 gafetes 1.- 4.- 2.- 5.- 3.- 6.- SOLICITUD DE GAFETES ADICIOALES: (Máximo 4 por stand costo c/u $ 200.00 (si requiere factura + iva) (Anexar comprobante de pago) 1.- 3.- 2.- 4.- Enviar al fax al 5395-1001 o al correo direcció[email protected] FECHA LÍMITE PARA E&TREGAR: 05 DE MAYO 14 de 14