informe de autoevaluación - Biblioteca de la Universidad de Zaragoza

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INFORME DE AUTOEVALUACIÓN BIBLIOTECA UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA Diciembre 2015 1
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 1. INTRODUCCIÓN La Biblioteca, según establecen los Estatutos de la Universidad de Zaragoza (Artículo 188 de los Estatutos de la UZ, 2004), es la unidad de gestión que tiene como misión la conservación, incremento, acceso y difusión de los recursos de información, entendiendo como tales los que se utilizan para el aprendizaje, la formación continua y la investigación, así como la colaboración en los procesos de creación del conocimiento a fin de contribuir a la consecución de los objetivos de la Universidad. La Biblioteca de la Universidad de Zaragoza (BUZ) presta sus servicios a través de una red compuesta por bibliotecas de campus, intercentros, de centro y otras unidades de tipo general o especializado, hasta un total de 22 puntos de servicio, repartidos a lo largo de los 6 campus ubicados en las ciudades de Zaragoza, Huesca y Teruel La política de calidad de la BUZ La idea de la calidad, en la BUZ, ha estado presente dese el año 2004, fecha en el que se inicia la 1ª autoevaluación siguiendo la metodología recogida en la “Guía de evaluación de Bibliotecas” incluida dentro del II Plan de la calidad de las Universidades. Fruto de ese proceso es el I Plan de Mejora de la BUZ 2006‐2009. Este Plan de Mejora, junto con el Plan estratégico 2009‐2012, supondrá un cambio total en el modelo de gestión de la BUZ y se va a desarrollar la idea‐fuerza “ventanilla única” en todos los servicios que se prestan en la BUZ. La adopción de un sistema de gestión de calidad se formaliza organizativamente con la creación del Comité de Calidad de la BUZ (2006) y la figura, en plantilla, del puesto de coordinación de calidad de la BUZ (año 2007). También es importante señalar que una de las bibliotecas de la BUZ, la biblioteca Hypatia de Alejandría, obtiene en 2006 la certificación ISO 9001:2008. A finales de 2009, de acuerdo con el objetico estratégico 4.1: Conseguir la acreditación externa de la BUZ en materia de calidad, se decide adoptar el modelo EFQM como sistema de Gestión de Calidad (Acta Reunión Comité de Calidad y Comisión Técnica de febrero 2009). Durante el año 2010 se efectúa la 2º autoevaluación y la posterior solicitud del reconocimiento por parte del Club Excelencia y Gestión (CEG) del sello EFQM +400. Este proceso conlleva un segundo Plan de Mejora cuyas acciones han estado integradas, en su mayor parte, dentro de los objetivos anuales de la biblioteca (ver Anexo 1: Proceso de autoevaluación 2012. Mejoras). En 2013 se realiza la 3ª autoevaluación y se revalida el sello EFQM 400+. Con el presente Informe de Autoevaluación se da comienzo al 4º ciclo de mejora continua en el camino hacia la excelencia. Paralelamente a los reconocimientos EFQM por parte del Club Excelencia en Gestión, el Instituto Aragonés de Fomento (IAF) ha reconocido a la BUZ como miembro del Club Empresa 400 en 2012 y tras ser evaluado el servicio en septiembre de 2013 la BUZ pasa a ser organización fundadora del Sello de Excelencia Aragón Empresa. 2
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 2. OBJETIVOS DE LA AUTOEVALUACIÓN Con este proceso de autoevaluación se quiere obtener un diagnóstico global y sistemático de la BUZ, siguiendo los criterios establecidos en el modelo EFQM. La parte más importante de este proceso ha sido la identificación de los puntos fuertes y de las áreas de mejora, ya que éstas sirven para diseñar nuevas estrategias y avanzar en la mejora continua y en la consecución de la excelencia en la gestión, productos y servicios de la BUZ. Este proceso es parte tanto del Plan estratégico de la BUZ como del Plan de la Gerencia de la UZ. El Comité de Calidad en su reunión de 26 de enero de 2015 planifica este proceso, establece un calendario y fija sus objetivos al respecto. Al igual que en las anteriores autoevaluaciones, se han evaluado todas las bibliotecas BUZ y todos los servicios que éstas prestan. (Anexo 1: relación de bibliotecas y servicios BUZ) Además de esto, también hay que señalar otros objetivos que se persiguen en este proceso como: • Obtener una visión realista de la BUZ • Sistematizar la recogida de información • Mostrar la evolución en el proceso de mejora a lo largo del tiempo lo que posibilita una toma de decisiones fundamentada en hechos y datos Esta autoevaluación se ha realizado de acuerdo con el modelo EFQM 2013, en el que el Comité de Autoevaluación tiene formación. Durante el año 2015 se ha realizado una actividad formativa sobre el modelo de gestión de calidad de la biblioteca, dirigido a todo el personal. Tras realizar la autoevaluación se decide solicitar la CEG el reconocimiento del Sello EFQM. 3. METODOLOGÍA DE TRABAJO 3.1. Selección y formación del equipo evaluador El primer paso en este proceso de autoevaluación fue la selección del equipo evaluador. Esta selección se llevó a cabo teniendo en cuenta los siguientes aspectos: • Los participantes deben tener un alto nivel de información sobre las distintas áreas de trabajo de la BUZ. • Además, se ha querido incluir a representantes de otros grupos de interés, que han enriquecido la autoevaluación expresando nuevos puntos de vista que el personal BUZ no hubiera podido aportar. • El número de personas no debía ser menor de 10, ni mayor de 15. Desde la Dirección BUZ se contactó con los posibles integrantes del Comité para que, de modo voluntario, formaran parte de éste. Finalmente el Comité de Autoevaluación ha quedado formado por: 3
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 Ramón Abad Alejandrina Aguas Gemma Barrio Celia Cañadas Inmaculada Cantín Elena Escar Natividad Herranz Miguel Ángel Lope Cristina Seguí Roberto Soriano José Manuel Ubé Director de la BUZ Auxiliar de Bibliotecas de la Biblioteca María Moliner Técnico de la Unidad de Calidad de la UZ Responsable de la Unidad de Calidad de la UZ Responsable de la Unidad de Automatización de la BUZ Directora de la Biblioteca de la EPS (Huesca) Directora de la Biblioteca Hypatia de Alejandrina Profesor Titular del Departamento de Ingeniería de Diseño y Fabricación Coordinadora de Calidad de la BUZ Director de la Biblioteca de la Facultad deCiencias Director de la Biblioteca de Facultad de Empresa y Gestión Pública Director del Centro de Documentación Científica Agustín Urdangarín José Antonio Yagüe Profesor Titular del Departamento de Ingeniería de Diseño y Fabricación El Comité de Autoevaluación quedó formalmente constituido en la reunión de 22 de septiembre de 2015. Formación del Comité de Autoevaluación: Todos los miembros del Comité de Calidad tienen una sólida formación en temas de calidad: dos de sus miembros forman parte de la Unidad de Calidad UZ. Los profesores imparten clases sobre temas de calidad en el desarrollo de su actividad docente y dirigen y coordinan proyectos sobre esta temática. El personal de la biblioteca desde el año 2001 recibe periódicamente formación sobre calidad dentro del Plan de Formación anual de la UZ: El modelo Libqual: la satisfacción de los usuarios en las bibliotecas universitarias (2011); Sistemas de garantía de calidad (2010); Mejora de la calidad: instrumentos e indicadores (2006); Dirección y gestión de bibliotecas: una apuesta por la calidad (2004); Calidad y biblioteca universitaria (2003); Gestión de la calidad en bibliotecas y centros de documentación: evaluación de los servicios (2001). Si nos centramos en la formación en evaluación, varios miembros del Comité son evaluadores reconocidos por el CEG en el Modelo EFQM, y pertenecen al banco de evaluadores de la ACPUA (Agencia de Calidad y Prospectiva de Aragón). Además de esta formación como evaluadores EFQM, también la tienen en la norma ISO 9001:2008. La experiencia profesional se desarrolla, para muchos de los miembros del Comité, en el terreno de la evaluación formando parte de distintos Comités de evaluación, Comisiones de Garantía de la Calidad, Comités ANECA para las verificaciones de grado, máster… 4
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 En cuanto a la formación para realizar la autoevaluación según el modelo EFQM, en el año 2009, todos los directores y responsables de la biblioteca realizaron un curso sobre el modelo EFQM, que incluía un taller práctico sobre la autoevaluación de la biblioteca. En el año 2015 el programa de formación de la biblioteca incluía un curso de formación sobre el modelo de gestión de calidad de la BUZ, dirigido a todo su personal. En la reunión de constitución del Comité de autoevaluación se presentó la información con las variaciones del modelo EFQM 2013 respecto al modelo de 2010 y sobre el uso de la herramienta Perfil v06 Cloud. El Comité de Autoevaluación dispuso de todos los manuales de ayuda para realizar la autoevaluación con la herramienta Perfil en el espacio de trabajo colaborativo con la herramienta Alfresco. 3.2. Herramientas de trabajo del Comité de Autoevaluación: La autoevaluación se ha realizado con la Herramienta Perfil, lo que ha facilitado y simplificado el proceso. Se ha utilizado la versión Perfil v6.0 Cloud, que constaba de un cuestionario con 90 preguntas. Se ha trabajado en red y cada evaluador debía puntuar e identificar las evidencias de cada una de las preguntas del cuestionario. El comité de autoevaluación también disponía para su trabajo de un espacio en la herramienta BSCW para trabajo compartido en el que se han ido relacionando las evidencias para la justificación de las puntuaciones del cuestionario 3.3. El proceso de autoevaluación ha tenido lugar durante los meses de octubre a diciembre de 2015. Una vez finalizada el trabajo individual de los evaluadores, se convocó al Comité de Autoevaluación para celebrar la reunión de consenso (5 de noviembre de 2015) Tras esta reunión de consenso, el Comité de Autoevaluación se reúne el 27 de noviembre para consensuar los puntos fuertes y áreas de mejora. Tras este análisis el 14 de diciembre se aprueba en la reunión del Comité de calidad de 14 de diciembre el Plan de mejora que se va a desarrollar durante los años 2015‐2016 3.4. Difusión del proceso de autoevaluación • El proceso de Autoevaluación se ha difundido, siguiendo el procedimiento descrito en el Plan de comunicación interna, a través de las reuniones. La planificación de este proceso se aprueba en la Reunión de Comité de Calidad de 26 de enero de 2015 como una de las acciones a realizar durante el año 2015. • El 24 de septiembre aparece la noticia de la constitución del Comité de Autoevaluación y del inicio del proceso de acreditación/reconocimiento EFQM en el Boletín de la Universidad iUnizar y en el de la biblioteca iBUZ. • En el blog de la biblioteca “Tirabuzón ”aparece un post de 26 de febrero con el título Renovación del Sello EFQM 400+ de la BUZ • A través de estos de canales se seguirá la difusión de todo el proceso: homologación, visita del Comité externo, etc., siguiendo las recomendaciones del Plan de Comunicación de la biblioteca 5
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 4. RESULTADOS DE LA AUTOEVALIACIÓN 4.1. RESUMEN DE RESULTADOS Tras la autoevaluación la BUZ ha obtenido 497 puntos, lo que manifiesta una tendencia positiva desde la primera autoevaluación en 2001 con 406 puntos y con los 467 puntos obtenidos en 2013 Como puede apreciarse en la gráfica todos los criterios tiene una puntuación muy homogénea, salvo en el criterio de “Resultados en la sociedad”. 6
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 4.2. Gráficos de resultados por criterios 7
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 8
Informe Puntos Fuertes, Planes de Acción y
Áreas de Mejora
Liderazgo
Los líderes desarrollan la misión, visión, valores y principios éticos y actúan como modelo de referencia.
Planes Estratégicos de la BUZ: 2009-2012 y 2013-2016 - Mapa de procesos y sistema de gestión por procesos - Política de Calidad de la BUZ Definición del equipo líder en PG PE 01-2
Curso de formación específico para el equipo líder (2014: Curso sobre Teletrabajo; 2015 sobre estilos de liderazgo. Autoevaluación y acciones de
mejora)
Puntos fuertes
Plan de Comunicación interna (reuniones de cadda dirección con su personal para transmisión de objetivos y resultados de las Comisiones
Técnicas y política bibliotecaria); Participación horizontal de la BUZ en órganos de la UZ
Funcionamiento mediante PE desde 2009. La BUZ como modelo en la UZ sobre sistemas de gestión de calidad. Modelo participativo en la gestión
y toma de decisiones. Plan de Comunicación Externa y Márketing relacionado con el PE en vigor. Plan de Comunicación Interna convenientemente
desarrollado a todos los niveles.
O del Plan de responsabilidad social de la BUZ 2015
Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 - DAFO
Areas Mejora
Completar el Plan de Responsabilidad social corporativa. Extender la filosofía de la gestión de calidad a todos los niveles del personal de la BUZ.
Realizar un benchmarking que permita obtener conclusiones y decisiones de mejora posibles y coherentes en materia de liderazgo y organización
estratégica.
SIstematizar objetivos anuales relacionados con el liderazgo
Elaborar un código ético
Pla
an de
Accción
SIstematizar objetivos anuales relacionados con el liderazgo.
Elaborar planes personales de mejora para los líderes
Los líderes definen, supervisan, revisan e impulsan tanto la mejora del sistema de gestión de la organización como su rendimiento.
Funcionamiento mediante PE desde 2009. La BUZ como modelo en la UZ sobre sistemas de gestión de calidad.
Consideración de la biblioteca en las Encuestas de usuarios. Satisfacción del personal en las encuestas de clima.
Puntoss fuertes
Revisión de los cronogramas de hojas de control de proyectos y acciones de mejora para detectar posibles riesgos en las reuniones de los grupos y
CC y CT para una mejor toma de decisiones
Cuadro de mando integral (aprobado en CT 17/12/2014), mapa de procesos y desarrollo de objetivos anuales
Modelo participativo en la gestión y toma de decisiones.
Gestión de Riesgos: Plan de identificación y análisis de riesgos a nivel global de la BUZ (actualmente sólo se contempla en el Plan de
comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016)
Areas Mejora
M
g p de interés (de
( usuarios reales y potenciales)
p
)
Plan de Detección de las necesidades de los grupos
Establecer comparaciones con servicios similares bibliotecas REBIUN
Elaborar planes personales de mejora para los líderes
Plan
de
Acción
Gestión de Riesgos: Plan de identificación y análisis de riesgos a nivel global de la BUZ
Los líderes se implican con los grupos de interés externos.
Mapa de alianzas y base de datos de alianzas. Creación de una Subcomisión específica para su desarrollo (COALBE). Convenios establecidos
para usuarios
i externos.
t
Puntos fuertes
Participación en grupos transversales de la UZ para la implicación de la BUZ en programas externos. Colaboración con otras unidades UZ:
Servicio/producto Formación CI. Participación activa en grupos mixtos docentes-bibliotecarios de innovación docente. En algunos casos, grupos
liderados por la biblioteca. Colaboración con otras unidades UZ: ICE, ED, ADD
Afiliaciones de la BUZ, profesionales (IFLA, LIBER, REBIUN, FESABID...) y de cooperación (Consorcio G-9. Campus Iberus, DOCUMAT,
DIALNET...). Colaboraciones en Jornadas, congresos, seminarios...
Se conocen y comprenden necesidades y expectativas de todos los clientes y proveedores, con encuestas y planes de mejoras.
9
La mayor parte de los líderes clave de la Unidad están implicados para analizar necesidades organizativas y estratégicas a resolver mediante
alianzas. La mayor parte de las alianzas sirven para complementar las fortalezas y capacidades.
Desplegar sistemáticamente los procedimientos de detección y respuesta a las necesidades y expectativas de los grupos de interés
Areas Mejora
a
Completar el mapa de alianzas y la base de datos de alianzas con un programa desarrollado en el nuevo plan estratégico.
Análisis de proveedores de la BUZ, según criterios establecidos
Mayor concienciación de los líderes en la importancia de generar sinergias
Ejección Plan Responsabilidad Social
Plan
de
Acción
Desarrollo Plan de Responsabilidad Social
Los líderes refuerzan una cultura de excelencia entre las personas de la organización.
Plan Comunicación Interna
Plan Comunicación Externa y Marketing (reconocimiento
(reconocimiento, motivación)
Encuesta de Clima Laboral.
Puntos fuertes
PLan Estratégicos, que favorece trabajo colaborativo, fomentando flexibilidad y desarrollo de capacidades. Herramientas para fomentar el trabajo
en equipo "autogestionado"; herramientas para resolución problemas y gestión de proyectos (hojas control de proyectos y acciones de mejora,
Trello)
Alta participación del personal en Subcomisiones y grupos de trabajo
Implantación del plan de comunicación interna y del plan de comunicación externa y marketing
Posibilidad de propuesta de mejoras: foro, listas, reuniones
Participacion de la BUZ en proyectos del vicerrectorado de investigación: SIDERAL - KAMPAL - OPEN ACCESS - TESIS EN RED; Proyectos con
Vicerrectorado Planificación Académica: CC II, BR; Participación de la BUZ como consultora en numerosas tomas de decisiones del equipo de
gobierno UZ (participación en Grupo Gobierno de las TIC, Comité de Gestión de Gerencia)...
Sistematizar presentaciones de buenas prácticas. Fomentar la difusión de “buenas prácticas” entre bibliotecas
Extender la filosofía de la gestión de calidad a todos los niveles del personal de la BUZ
A
Areas
Mejora
Estudio de un nuevo reconocimiento desde Gerencia por la participación en grupos de mejora, subcomisiones, etc.
Extender el uso de herramientas tipo “Trello” para equipos autogestionados.
Implantar una mayor sistematización en la detección de problemas y en la implementación de soluciones, así como un mayor control de su puesta
en marcha y ejecución.
Plan de
e
Acción
n
Extender el uso de herramientas colaborativas (tipo “Trello”) para equipos autogestionados.
Los líderes se aseguran de que la organización sea flexible y gestionan el cambio de manera eficaz.
La BUZ como modelo en la UZ sobre sistemas de gestión de calidad: modelo participativo en la gestión y toma de decisiones; cuadro de mandos
integral, mapa de procesos y desarrollo de objetivos anuales
Pun
ntos fuertes
Vigilancia del rumbo de las acciones: hay una sistemática en la revisión trimestral de las hojas de proyecto y de mejora que se realizan en las
reuniones del Comité de calidad → está especificado en el procedimiento general PE 01-2
Vinculación de los factores críticos de éxito en los compromisos de la carta de servicios y en indicadores de Cuadro de mandos
Se definen objetivos y se evalúan los resultados para todos los cambios, que se comunican en cascada a todos los grupos de interés implicados
(acción cumplida de potenciar coordinación y crear entornos para comunicación directa y permanente del personal)
En la “revisión por la dirección” (otro PG, el PE-01-1) se incluyen y vinculan las acciones de mejora surgidas en el proceso EFQM y pasan a ser
objetivos operativos anuales, integrándose en la planificación anual de la biblio.
AM : Gestión de Riesgos: Plan de identificación y análisis de riesgos a nivel global de la BUZ (actualmente sólo se contempla en el Plan de
Areas Mejora
AM: Desplegar las acciones que incluye este punto del Plan Estratégico
AM: Formación sobre la gestión del cambio / innovación
AM: Difusión de las actas de la CT
Mejora: Gestión de riesgos
V l
ió encuestas
t
Valoración
Plan de
Acción
10
1
Estrategia
La estrategia se basa en comprender las necesidades y expectativas de los grupos de interés y del entorno externo.
Los grupos de interés están identificados y la detección de necesidades y expectativas es parte fundamental objetivos PE. Se hace con indicadores
y con los resultados de las encuestas de usuarios y de clima.
Procesos complementarios a las encuestas de satisfacción que nos permiten conocer las expectativas y necesidades.( Subcomisión 2.0. Redes
sociales; Encuestas cursos de formación: tanto al PDI como a los alumnos; Portal el investigador ; Foros de Moodle en CCII
CCII, encuesta satisfacción
por apertura sala biblioteca Fac Gestión y Empresa)
Entorno externo: análisis mediante DAFO. Participación en organismos UZ y externos que permite conocer eel entorno
Puntos fuertes
Servicio/producto Formación CI. Participación sistemática de todos los grupos de interés en la mejora de los productos a partir encuestas
satisfacción/valoración de todos los agentes implicados (alumnos, profesorado, formadores). Datos evolución 2010-2015
Participación en grupos de trabajo de bibliotecas a nivel nacional (REBIUN) e internacional (IFLA) y también en grupos de trabajo de prospectiva
(editores, …)
Inicio de las actividades de la Subcomisión COALBE (cooperación, benchmarking, alianzas...)
Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 (indicadores)
Carta de servicios, con compromisos segmentados por grupos de interés
Participación en programas de intercambio o estancias de personal: nacional e internacional
Completar el mapa de alianzas y la base de datos de alianzas con un programa desarrollado en el nuevo plan estratégico
Fomentar la difusión de “buenas prácticas” entre bibliotecas
Areas Mejora
Completar el Plan de Responsabilidad social corporativa
Sistematizar procesos de recogida de información: focus groups...
Crear guías o manuales de procedimiento sobre aspectos normativos de obligado cumplimiento (protección datos, propiedad intelectual, sanciones,
protección medioambiental…)
Establecer procesos sistemáticos para obtener información y datos externos (actuales y tendencias) más importantes
Plan de
P
A
Acción
Sistematizar mejorar y completar los procesos de recogida de información (focus groups…). Plan de Detección de las necesidades de los grupos
de interés (de usuarios reales y potenciales)
La estrategia se basa en comprender el rendimiento de la organización y sus capacidades.
Los objetivos establecidos en los PE tienen indicadores de rendimiento: se analizan sistemáticamente en Informes de Resultados de Desarrollo de
los Planes Operativos Anuales. Revisión por la Dirección. Carta de Servicios, Indicadores, revisión compromisos. Informes de Subcomisiones y
grupos de mejora. Informes de Autoevaluación. Informes Económicos
CMI
Puntos fuertes
Informes de Resultados Encuestas de usuarios y de clima
Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 (indicadores)
Subcomisión que trabaja esta línea estratégica (Cooperación Alianzas y Benchmarking)
Proceso Benchmarking: incorporado en la sistemática de trabajo de grupos
REBIUN como benchmarking
este
de
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ki ; Recolecta
R
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i
d mejora
j
Implantación Plan de Gobierno de las TIC, participación BUZ
Fichas de indicadores para el seguimiento de los resultados/objetivos
Sistematizar las distintas comparaciones y referencias
Areas
s Mejora
Desarrollo de las actividades de los grupos de trabajo dedicados a las nuevas tecnologías (libro electrónico, repositorio acceso abierto, nueva web,
dispositivos móviles)
Sistematizar benchmarking: completar ciclos
Completar el mapa de alianzas y la base de datos de alianzas con un programa desarrollado en el nuevo plan estratégico
Desarrollo de las actividades de la Subcomisión COALBE (cooperación, benchmarking, alianzas...)
Plan de
Acción
Cuadro de mando debe constar los resultados esperados en los indicadores establecidos
L estrategia
La
t t i y sus políticas
líti
d
de apoyo se desarrollan,
d
ll
revisan
i
y actualizan.
t li
Se tiene una estrategia clara, desarrollada en políticas de calidad y dirigida a su misión y visión: Planes estratégicos y Política de calidad de la BUZ
(mapa de procesos, cuadro de mandos...) Revisión por la Dirección y análisis de resultados.
Usuario: csegui Proyecto: Autoevaluación
Autoevalu
BUZ 2015 11
1
Objetivos establecidos en el PE y desarrollados en planes operativos, que cuentan con indicadores de rendimiento y comparativa con otras
instituciones (benchmarking). En su discusión se tienen en cuenta factores internos y externos y las necesidades de los grupos de interés.
Puntos fuertes
Mejora posicionamiento estratégico BUZ como servicio apoyo a la investigación
Revisión carta de servicios. Nueva edición: revisión de todos los indicadores y compromisos de calidad (Se ha participado en la Guía de
elaboración a nivel UZ)
Política de sostenibilidad económica (informes económicos, uso revistas para mantenimiento suscripciones….) mediomabiental (acorde con Oficina
(
p g
verde)) y social (colaboración
en “extensión cultural”,, programas
solidarios,, etc))
Revisión y mejora de procedimientos: catalogación / bibliografía recomendada (BR), gestión de la Web, gestión de noticias BUZ
Alineamiento de los planes operativos anuales con el Plan del Rector ; Carta de servicios alineada con el resto de la UZ
DAFO de responsabilidad social corporativa (inicio de las actividades de forma programada en este campo)
Completar el Plan de Responsabilidad social corporativa. Desarrollar las políticas institucionales de sostenibilidad económica, social y ambiental
Areas
s Mejora
Revisión de la misión y visión de la biblioteca para el desarrollo del nuevo PE.
Gestión de Riesgos: Plan de identificación y análisis de riesgos a nivel global de la BUZ (actualmente sólo se contempla en el Plan de
Plan de
Acción
Sistematizar benchmarking: completar ciclos. Comparativas con bibliotecas 500+ y otras unidades UZ. Comparativas con otras bibliotecas o
Universidades.
Elaborar Plan de Gestión del cambio definiendo indicadores
La estrategia y sus políticas de apoyo se comunican, implantan y supervisan.
Plan de Actuación del Rector. Plan Estratégico de la Biblioteca. Planes Operativos Anuales
Plan de comunica interna: Reuniones periódicas en los centros y con todo el personal BUZ
Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 (indicadores de rendimiento y comparativa con otras instituciones (benchmarking)
Puntos fue
ertes
La misión, los objetivos y los indicadores que verifican el grado de consecución están definidos en los PE y en los planes operativos. Se introducen
innovaciones por parte de los grupos de trabajo
Se evalúa el conocimiento de la estrategia BUZ en encuesta de clima (los datos de 2015 tendencia al alza es este ítem)
Intranet con documentación relevante, información del desarrollo del PE
La BUZ desarrolla canales de comunicación: página web, intranet, boletines electrónicos propios y UZ, listas de distribución de correos… Cuenta
también con herramientas de las redes sociales, web 2.0
Extender la filosofía de la gestión de calidad a todos los niveles del personal de la BUZ
Are
reas Mejora
Desarrollo de las actividades de la Subcomisión COALBE. Falta desplegar el benchmarking en todas las áreas de mejora
Planes sistemáticos de difusión de recursos y servicios de la biblioteca (Nuevo Plan de Comunicación y Marketing dentro del futuro PE de la BUZ)
Formación en márketing y comunicación para el personal BUZ
Cuadro de mando debe constar los resultados esperados en los indicadores establecidos
Plan de
Acción
Impulso de nuevas tecnologías a través de las actividades de los grupos de trabajo (libro electrónico, repositorio acceso abierto, nueva web,
Personas
Los planes de gestión de las personas apoyan la estrategia de la organización.
Relación de Puestos de Trabajo. Procedimiento propuestas de modificación RPT. Normativa provisión puestos de Trabajo
Plan de Gerencia con una línea para “Personal”: carrera profesional e evaluación del desempeño (participación en el plan de gerencia, en el Comité
de calidad). Los planes de recursos humanos están alineados con la estrategia UZ → planes de acogida UZ; planes de carrera profesional;
evaluación del desempeño; planes de igualdad; plan concilia...
Puntos fuertes
Puesta en marcha de la Evaluación del Desempeño en la UZ. Manual de Funciones de Puestos de Trabajo. Actualización de Fichas de Funciones
en proceso, con participación del personal
Participación de todo el personal en la elaboración de los Planes Estratégicos de la BUZ y en las diferentes Subcomisiones y grupos de mejora.
Plan Concilia, Teletrabajo
Resultados de las encuestas de clima laboral.
Plan Estratégico
BUZ 2013-2016. Línea 4. Organización
g
g
Apuesta por el trabajo en grupo: indicador del Cuadro de mando Integral % de personal en grupos de trabajo (pieza clave estrategia BUZ)
Completar las acciones del grupo de trabajo sobre las funciones y de la plantilla de referencia.
Usuario: csegui Proyecto: Autoevaluación BUZ 2015 12
1
Areas Mejora
Creación del Código Ético de la BUZ, dentro del Plan de Responsabilidad Social Corporativa
Completar registro de preferencias y cualidades del personal en la base de datos
Definir claramente los diferentes niveles de resultados que deben alcanzar las personas para lograr los objetivos estratégicos. Sistema de medición
y recompensas
Plan de
Acción
ón
Elaborar un plan integral de sucesión o trasvase de conocimiento, que permita resguardar el capital humano, estructural y relacional.
Fomentar la participación de los puestos básicos en los grupos de mejora. Aumentar la participación en los grupos y mayor rotación en las
responsablidades
blid d
Se desarrolla el conocimiento y las capacidades de las personas.
Manual de Funciones. Actualización de Fichas de Puestos de Trabajo en proceso
Plan de Formación UZ y BUZ. Asistencia a Congresos, Jornadas, actividades profesionales
P
Puntos
fuertes
Base de datos de personal BUZ con recogida de habilidades y capacidades. Identificación de necesidades de formación en fichas de revisión de
objetivos
opertativos.
j
p
Encuestas de clima y encuestas de satisfacción de los cursos de formación.
Intranet con información, guías, tutoriales, etc.
Trabajo en Subcomisiones y grupos de trabajo.
Planes de formación BUZ con acciones formativas vinculadas a objetivos estratégicos.: En las fichas de acción se propone la formación que se
debe impartir para poder llevar a cabo los proyectos/acciones (por ejemplo formación en Moddle para cursos en competencias informacionales)
Mejorar la alineación de los objetivos individuales con los de la organización y clarificar las competencias necesarias para alcanzar los objetivos
estratégicos (elaborar estándares de perfiles, capacidades, conocimientos, habilidades…)
Elaborar un plan integral de sucesión o trasvase de conocimiento, que permita resguardar el capital humano, estructural y relacional.
Areas Mejora
No hay análisis sistemático de la formación recibida
Indicador de impacto de la formación
Implantar
sesiones de buenas prácticas
p
p
Completar las acciones del grupo de trabajo sobre las funciones y de la plantilla de referencia.
Revisión cumplimiento de objetivos grupos de mejora establecidos, pero no a nivel individual
Analizar sistemáticamente la formación recibida y definir claramente los diferentes niveles de resultados que deben alcanzar las personas tras los
cursos de formación. Indicador de impacto de la formación
Plan de A
Acción
Extender la filosofía de la gestión de calidad a todos los niveles del personal de la BUZ.
Formación sobre la gestión del cambio / innovación
Formación en márketing y comunicación para el personal BUZ. Desarrollo del PCEM. Concienciación del personal de la BUZ de su labor como
agentes de marketing y de imagen de la BUZ.
Las personas están alineadas con las necesidades de la organización, implicadas y asumen su responsabilidad.
Participación de todo personal en la planificación estratégica: participación en DAFO para en Plan estratégico
Participación en grupos de trabajo y subcomisiones (Procedimiento de G. de M. que regula, define y documenta la participación del personal en
grupos de trabajo.)
Sesiones sobre calidad dadas a todo el personal
Puntos fuertes
Participación en grupos de trabajo y subcomisiones. Sesiones sobre calidad dadas a todo el personal.
Canales de participación
Comunicación pública de todos los planes y proyectos
P bli id d de
d buenas
b
á ti
i
d grupos y subcomisiones
b
Publicidad
prácticas,
acciones
de
i i
a través
t é de
d las
l redes
d sociales,
i l
blog
bl tirabuzón,
ti b ó etc.
t
Apoyo a participación en Congresos, Jornadas y Formación experta
A a raíz de la última encuesta de clima: Revisión-actualización, la base de datos del personal, competencias y capacidades (bolsa de voluntarios)
responsablidades
Are
eas Mejora
prácticas").
Desarrollo de las actividades de la Subcomisión COALBE (especialmente "buenas
buenas prácticas
). Buenas prácticas (a desarrollar...). Más difusión
buenas prácticas o nuevas iniciativas, así como las mejoras que han supuesto.
Fomento herramientas de gestión del trabajo local/general tipo Trello
1
Mejorar delegación de tareas o autonomía (encuesta clima)
Creación del Código Ético de la BUZ
Plan de
Acción
responsablidades
Mejorar delegación de tareas o autonomía (encuesta clima)
Las personas se comunican eficazmente en toda la organización.
Plan de Comunicación Interna: consensuado, procedimentado y consensuado en todos los niveles. El Plan está implantado, desplegado, evaluado,
mejorado.
Puntos fuertes
Boletín iBUZ con una nueva sección “la BUZ al día” para difundir noticias internas de la BUZ, como por ejemplo las reuniones de personal
Plan Comunicación integrado en el canal de comunicación institucional
Reuniones de personal, Intranet. espacios colaborativos de trabajo en grupo (BSCW, Trello...)
PE 2013-2016 acción 4.2.3. Desarrollar canales transversales de comunicación interna que potencien el trabajo cooperativo
Desarrollo de las nuevas tecnologías para mejorar la eficacia y frecuencia de las reuniones y otros procesos de comunicación interna
Areas Mejora
Medir el uso y eficacia de la comunciación
Generalizar dIfusión de buenas prácticas
Hacer hincapié en bibliotecas con dificultades en la implantación del plan de comunicación interna.
Implantar sesiones de buenas prácticas
Plan de
d
Acció
ón
Mejorar la alineación de los objetivos individuales con los de la organización y clarificar las competencias necesarias para alcanzar los objetivos
estratégicos
t té i
(elaborar
( l b
estándares
tá d
de
d perfiles,
fil
capacidades,
id d
conocimientos,
i i t
habilidades…)
h bilid d
)
Recompensa, reconocimiento y atención a las personas de la organización.
Normativas de vaciones, licencias y permisos, Plan Concilia, Procedimiento Teletrabajo.
Beneficios sociales: Intercambio de vacaciones, actividades culturales, campamentos, convenios con entedidas con beneficios para pas y pdi
P
Puntos
fuertes
Servicio de Actividades Deportivas / Oficina de Atención a la discapacidad / Oficina Verde, protección del medio ambiente / Responsabilidad Social
Corporativa UZ Solidaria / UPRL (reconocimientos médicos)
Corporativa.
Evaluación del desempeño, en marcha
Reconocimiento formal parcial para algunos grupos
reconocimiento en noticias y publicidad interna y externa, actividades...
Reconocimiento horas formación y deporte
Creación del Código Ético de la BUZ.
Desarrollo del Plan de Responsabilidad Social Corporativa.
Areas Mejora
Generalizar buenas prácticas ; extender recompensas a todos los participantes ; Mayor difusión por los medios de comunicación externa del
reconocimiento del personal por sus actividades y resultados.
Convertir el boletín ibuz en una base de datos consultable similar al iUnizar
Comparación otras bibliotecas
Plan
de
Acción
A
Revisión de las medidas de recompensa
recompensa, reconocimiento y atención a las personas de la organización
organización. Sistema de medición y recompensas
Alianzas y Recursos
Gestión de partners y proveedores para obtener un beneficio sostenible.
Mapa de alianzas y base de datos de alianzas y cooperación.
Pl de
Plan
d Comunicación
C
i
ió Externa
E t
y márketing
á k ti
Subcomisión COALBE; Convenios establecidos ; grupos de usuarios ; actividades y contactos con proveedores ; Convenios para acciones
(Formación ALFIN, Dialnet...)
Puntos fuertes
s
Colaboración con otras unidades UZ (ADD; ICE; ED, Unidad Calidad y Racionalización). Participación en proyectos de innovación docente UZ.
Jornadas de Innovación Docente, formación de profesorado ICE, Taller de autores con editoriales...
Convenios con diferentes bibliotecas y organismos (DIALNET, DOCUMAT, G-9, CDAMA, AGRALUZ...).
Servicio-producto Formación CI. Grupo interbibliotecario UniCI2" para la formación en competencias informacionales.
Participación de profesores y estudiantes en diversos grupos de trabajo y subcomisiones BUZ.
1
Colaboración transversal on agentes externos (VR Investigación - VR Internacionales)
Participación institucional en organismos e instituciones profesionales, etc.
Sistematizar la evaluación de la eficacia de las alianzas: Establecer un proceso de evaluación y revisión periódica de los acuerdos de alianzas con
proveedores y partners
Areas Mejora
a
Desarrollo de las acciones de la Subcomisión COALBE.
Desarrollar indicadores con proveedores y aliados
Incluir procedimiento para medir la satisfacción de colaboradores y aliados
Plan de Acción
Sistematizar la evaluación de la eficacia de las alianzas: Establecer un proceso de evaluación y revisión periódica de los acuerdos de alianzas con
proveedores y partners. Desarrollo de las acciones de la Subcomisión COALBE (base de datos de Alianzas). Incluir procedimiento para medir la
satisfacción de colaboradores y aliados
Completar el Plan de Responsabilidad social corporativa.
Gestión de los recursos económico-financieros para asegurar un éxito sostenido.
Normativa Gestión Económica UZ. Plan de Racionalización Gestión Económica. Informes de Contabilidad Analítica
Presupuesto UZ. Memorias Económicas UZ.
Presupusto Anual BUZ. Informes Económicos BUZ. Memorias Económicas UZ.
Informes Económicos BUZ. Informes Económicos anuales de la BUZ.
Pu
untos fuertes
Análisis del uso de las publicaciones electrónicas: Análisis coste - uso. Licencias a medio plazo solos o en cooparación - licencias nacionales .
Cooperación con Departamentos para adquisiciones (Jstor)
Estudios de viabilidad del libro electrónico (grupo de trabajo en marcha). Plan con PUZ para compartir libros electrónicos
Presupuesto de adquisición de monografías en los centros vinculadas a obtener cumplir con el objetivo de disponer de toda la BBR (herramienta
para el control de su gestión → eficiencia en la adquisición)
Informes y análisis de nuevos productos con proveedores (EBSCO Alcorze) con ventajas presupuestarias
Política de ahorro UZ ; Plan sostenibilidad ; Cartera de proyectos para planes TIC
Falta una previsión de gastos y mantenimiento de recursos a medio y largo plazo.
Aumentar la búsqueda de colaboración externa, subvenciones, financiación privada, etc.
Areas Mejora
Más coodinación con departamentos para adquisiciones
Elaborar un Plan económico, con recursos a corto, medio y largo plazo con mecanismos e indicadores (“cuadro de mandos financiero”)
Utilización datos contabilidad analítica para toma decisiones
Unificación presupuestos y vías de financiación para mayor eficacia gasto, especialmente en fondo bibliográfico.
Comparativas con bibliotecas 500+ y otras unidades UZ
Plan de
Acción
Desarrollar plan para optimizar el gasto en adquisiciones en coordinación con los departamentos
Incluir indicadores económicos en el cuadro de mando integral
Gestión sostenible de edificios, equipos, materiales y recursos naturales.
Normtaivas y Procedimientos sobre seguridad e higiene en el trabajo ( Unidad de Prevención de Riesgos Laborales) Protocolos de simulacros de
emergencia, formación en evacuación de edicificios. Unidad de Seguridad
Contratos de mantenimiento, incluyendo equipos informáticos. Unidad Técnica de Construcciones y Energía UZ. Unidad de Ingeniería y
Mantenimiento UZ. Participación BUZ en proyectos nuevos edificios e instalaciones y en especificaciones técnicas.
Política medio ambiental: Oficina Verde, ahorro de consumos de energía..- Sistemas control de consumo y gasto energético - - UZ referente
internacional medioambiental: Universidad Sostenible: la UZ ocupa el puesto 22 en Ranking Mundial
Puntos fuertes
P
Proyecto Plan Responsabilidad Social BUZ. - Actividades en colaboración OUAD con BUZ
Gestión de Compras / Gestión de inventario
Plan de desastres de la BUZ
Nuevos espacios para trabajo en grupo de las bibliotecas (reconversión de espacios).
Plan expurgo BUZ: Recuentos, expurgo de la BUZ : "IT-3-b3 Plan de expurgo y gestión de duplicados" (reutilización fondos expurgados en
campañas de promoción redes sociales, campañas solidarias en algunas bibliotecas de la BUZ como "1 libro = 1 kg", etc...
Preocupación contaminación acústica EPS y campaña silencio BUZ, referente internacional, proyecto fin de grado y campañas sistemáticas silencio
Repositorio institucional Zaguan para guardar digitalizada la producción científica de la UZ.
1
Desarrollo del Plan de Responsabilidad social corporativa de la BUZ en el nuevo PE.
Atención a la discapacidad en las bibliotecas BUZ.
Areas Mejora
Desarrollo del Plan de Desastres BUZ
Aumentar la difusión de las iniciativas de ahorro y sostenibilidad
Desplegar en BUZ las medidas grals UZ de sensibilización, ahorro, discapacidad, responsabilidad social.
Desplegar las medidas propias de BUZ en todas las bibliotecas
Comparativas con otras bibliotecas o Universidades.
Pla
n
de
Acci
Establecer un "Plan Renove Tecnológico" con acciones corto, medio y largo plazo (Gobierno de las TIC)
Gestión de la tecnología para hacer realidad la estrategia.
Plan Estratégico BUZ 2013-2016. Línea 3. Biblioteca digital
Plan de actuación del Rector. Administración electónica. Gestión TIC: Participación en la elaboración Plan de Gobierno de las TIC/Proyecto Alfresco
Oficina de software libre de la UZ. - Implantación Admon. Electrónica
Indicadores de las redes sociales de la BUZ.
Puntos fuertes
Política de Open Access. Repositorio Zaguán.
Procesos y servicios basados en nuevas tecnologías: Millennium, GTBib DOD, tecnología EZProxy, herramientas colaborativas (BSCW, Trello).
Biblioteca Digital de Fondo Antiguo, AlcorZe, revistas electrónicas, bases de datos, libro electrónico... Análisis antes implantación nuevas
herramientas y productos y posterior evaluación (web 2.0, Metabuscador Discovery…)
Apoyo tecnológico a los diferentes grupos y subcomisiones y nuevas acciones y proyectos por parte del CDC que ejerce la “vigilancia tecnológica”
La pertenencia a REBIUN permite estar al día en innovación tecnológica. Participación en Jornadas, conferencias y grupos de trabajo
Base de datos de incidencias de la BUZ (fase piloto)
Nueva web de la BUZ. - Desarrollo pag web estándares internaciones W3C/ Accesibilidad. Desarrollo del Portal de Investigador.
Desarrollo de aplicaciones para móviles (web y otros recursos).
Desarrollo de la Administración electrónica en la UZ (y sus implicaciones en la BUZ).
Areas Mejora
Establecer un "Plan Renove Tecnológico" con acciones corto, medio y largo plazo
Desarrollo de la Base de datos de incidencias BUZ.
Desplegar en todas las actividades de la BUZ la evaluación prospectiva del impacto d nuevas tecnologías, así como de la eficacia de las
tecnologías adoptadas después de un tiempo de implantación
Desplegar el plan de accesibilidad de la UZ en la gestión de las TIC
Plan
de
A
Acción
IImpulso
l de
d nuevas tecnologías
t
l í a través
t é de
d las
l actividades
ti id d de
d los
l grupos de
d trabajo
t b j (libro
(lib electrónico,
l tó i
repositorio
it i acceso abierto,
bi t nueva web,
b
Gestión de la información y el conocimiento para apoyar una eficaz toma de decisiones y construir las capacidades de la organización.
La BUZ da información por diferentes canales a todos los clientes y grupos de interés: Encuestas y canales de información para sugerencias,
quejas y necesidades
Impulso del repositorio tras el mandato de acceso abierto de la UZ.
Intranet con manuales de procedimiento, normativa, guías, etc. - Intranet con información institucional, instrucciones y pautas de trabajo.
Sistemática alta a nuevos trabajadores Participación de grupos de mejora de desarrollo tecnológico UZ (Alfresco, Repositorio Zaguán,
administración electrónica...)
Participación en el grupo de trabajo de propiedad intelectual: se ha creado una red de expertos en las bibliotecas para asesorar sobre este tema
Punttos fuertes
Seguridad informática en la UZ: control de la seguridad de las bases de datos y protección de los datos personales. Desplegado y lo garantiza la
organización. Recientemente una auditoría interna. Se siguen estándares internacionales. Licencias, instalación y mantenimiento de productos
informáticos a través del SICUZ
Unidades específicas para la gestión de la Automatización, el Repositorio y las Adquisiones, además de Grupos (Redes Sociales, etc.):
Estadísticas pormenorizadas del funcionamietno y rendimiento de todos los productos y usos
Atención al serivicio al usuario final, mediante ayudas, formación, resolución de dudas en formularios; encuestas con preguntas abiertas
Indicadores del Plan de Comunicación Externa y Marketing - Gestión de noticias BUZ y Boletín iBuz. - Sistema automatizado de gestión de las
noticias y de la información externa a los usuarios (procedimiento de noticias en la web, colaborativo y distribuido.
Tratamiento información de acuerdo a estándares internacionales (MARC, ISBD, metadatos…). Herramienta BSCW para gestionar trabajo de
g
p y comisiones. Ahora también Alfresco
grupos
1
Servicio/producto Formación CI. Trabajo colaborativo red formadores BUZ a traves aula virtual en ADD. Encuentros presenciales formadores para
compartir lecciones aprendidas y buenas prácticas (7 ediciones). Con aliados UniCI2rabajo colaborativo mediante Moodle. Reuniones anuales
BBPP (5 ediciones). Impulso creación grupos misxtos docentes-bibliotearios-alumnos para identificar oportunidades y necesidades.
Evaluar y preveer con antelación las oportunidades de innovación y presencia de la BUZ para sus usuarios.
Areas Mejo
ora
Desarrollo de la administración electrónica en la UZ y sus implicaciones en la BUZ.
Mayor uso de las herramientas de uso colaborativo en el personal (Alfresco, Trello...)
Desarrollar y desplegar los sistemas de seguridad de la información en el área de la Biblioteca
Procesos, Productos y Servicios
Los Procesos se diseñan y gestionan a fin de optimizar el valor para los grupos de interés.
Mapa de procesos, carta de servicios, que se revisa y se adapta a la normativa UNE y a los requerimientos UZ y está segmentada por grupos de
interés.. Cuadro de mando integral con objetivos 2015
Plan Estrtaégico conectado con el Plan del Rector ; Estándares técnicos y profesionales para los procesos. los indicadores de los procesos (se
cumplen objetivos) (mejoras en expurgo, catalogación…)- normalización nacional e internacional. Reconocimiento ISO Hypatia
Puntos fuertes
s
Mejora de procesos tras el análisis de los indicadores, evaluación de los procesos y benchmarking (Jornadas de las bibliotecas grupo G9:
asignación nº ORCID). Buenas prácticas internas para la mejora de los procesos. Feedback recibido de usuarios: Redes Sociales, Comisiones de
Usuarios
Procesos documentado y Procedimientos. Indicadores cuantitativos y de rendimiento ; indicadores cualitativos usuarios y servicios ; revisión por la
dirección anualmente: PG
PG_PE
PE O1
O1_1
1 Revisión por la Dirección y PG
PG_PE
PE O2:2011 Planificación
Planificación, gestión y seguimiento de los proyectos y acciones
de mejora
Comparativa indicaddores clave REBIUN, bibliotecas cluster/Ejemplo buenas prácticas, participación premio Foro Club
Modelo participativo en la gestión y toma de decisiones. La BUZ como modelo en la UZ sobre sistemas de gestión de calidad.
Los procesos se mejoran tras la evaluación que de ellos hacen los usuarios y los propietarios de los procesos (CCII; BR…)
Mejorar el sistema de seguimiento y pertinencia de todos los indicadores.
Gestión de Riesgos:
Plan de identificación y análisis de riesgos
de la BUZ
g
g a nivel global
g
Areas Mejora
Avanzar en el desarrollo de la página web por grupos de interés (especialmente desarrollo de la página web en inglés para los usuarios
extranjeros, reales y potenciales)
Auditorías internas de calidad
Identificación de responsabilidades en todos los procesos y cadena de toma de decisiones
Plan
an de Acción
Sistematizar mejorar y completar los procesos de recogida de información (focus groups…). Plan de Detección de las necesidades de los grupos
de interés (de usuarios reales y potenciales)
Sistematizar la puesta al día del conocimiento de los avances en el entorno de la biblioteca (por ejemplo una Comisión de Vigilancia y Prospectiva)
A nivel local, elaborar base de datos que integre y relaciones necesidades recogidas, propuestas y acciones de respuesta para satisfacerlas.
Los Productos y Servicios se desarrollan para dar un valor óptimo a los clientes.
Resultados e Informes de las encuestas de satisfacción de PDI, alumnos y clima con acciones de mejora derivadas.
En algunos
E
l
productos
d t y servicios
i i se han
h interiorizado
i t i i d las
l expectativas
t ti
de
d los
l clientes
li t para mejorar
j
las
l acciones;
i
por ejemplo
j
l en BR (F
(Formularios)
l i )
CCII (se acreditan competencias transversales) Portal del investigador (centrado en temas bibliométricos para la solicitud de sexenios….
Prospectiva antes de emprender cada acciónd e mejora
Puntos fuertes
s
Servicio/producto Formación CI. Participación en grupos de trabajo mixtos docentes-bibliotecarios en el marco de proyectos anuales de innovación
(PIIDUZ, PIET, PRAUZ). Participación en reuniones grupos de interés específicos: Dirección ICE (para formación PDI), Dirección Escuela
Doctorado (para formación ED)
Múltiples canales de comunicación y recogida de propuestas por parte de los usuarios: Comisiones de la BUZ y de Usuarios ; formularios web de
usuarios Incidencias en mostrador
usuarios.
mostrador...
Prospectiva y conocimiento procedente de la cooperación (REBIUN y sectoriales CRUE, G9, etc.) ; convenios con otras universidades (Alfin,
Dialnet etc.), cooperación y participaciónen foros para puesta al día y compartir experiencias ; planes piloto, p.e. libro electrónico (Odilo)
Acciones de mejora derivadas de quejas y sugerencias
Procedimiento y desarrollo de la Gestión del Riesgo en todos los procesos, servicios y recursos BUZ.
Areas Mejor
Seguir
de las necesidades de los usuarios por
reajustar
y mejorar
los procesos
g sistematizando el seguimiento
g
p grupos
g p de interés,, para
p
j
j
p
y acciones
que desarrolla la BUZ
"Calendario de obsolescencia"; -Establecer sistema de gestión del ciclo de vida de servicios y productos.
1
a
Mayor participación en Jornadas, congresos, o visitas que fomenten la innovación y mejora de los procesos y servicios de la BUZ.
Gestionar sistemáticamente la innovación y la creatividad
Plan de
Acción
Desarrollo de la Base de datos de incidencias.
Los Productos y Servicios se promocionan y ponen en el mercado eficazmente.
Existe una sistemática de difusión interna y externa de productos y servicios, a través de los distintos canales de comunicación de la BUZ y de la
UZ.
Plan de Comunicación Externa y Marketing 2014-2016 que incluye estrategias de marketing y disfusión
Plan estratécico con una línea de usuarios. DIversificación por categorías de usuarios ; Ejes docencia - invstigación - extensión
Se elaboran guías y tutoriales sobre servicios y productos dirigidos a distintos tipos de usuarios: Guías y tutoriales en la web. Cursos de formación
en competencias informacionales (niveles básico y avanzado).
Pun
ntos fuertes
Se diseñan productos y servicios atendiendo a las necesidades de los usuarios : Portal investigador, Formación a la carta, Web de la BUZ por
perfiles
fil de
d usuarios,
i
Mi cuenta
t de
d usuario
i en roble,
bl Mostrador
M t d de
d ayuda,
d Redes
R d sociales
i l de
d la
l BUZ,
BUZ materiales
t i l para asesoría
í Propiedad
P i d d
intelectual...
Plan de Comunicación y Marketing de las Competencias Informacionales (en fase de desarrollo). Elaborado por un grupo mixto docentes y alumnos
Periodismo y MIM y bibliotecarios, en el marco de un proyecto de innovación UZ.
Exposiciones en el Paraninfo y en otras bibliotecas. participación en la Feria del Libro de Huesca.
Procedimiento de noticias en la web de la BUZ y en iUnizar. Se ha centralizado la gestión de la misma y se gana en eficiencia.
Estudio de la viabilidad del libro electrónico para adquirir la bibliografíia recomendada
Manual de uso y estilo de las redes de la BUZ
Desarrollo de las acciones del Plan de Comunicación Externa y márketing.
Aumento de la presencia de la BUZ en You Tube, especialmente para difundir tutoriales y guías.
Mejorar la comunicación segmentada por categorías
Areas Mejora
M
Desarrollo de la web por grupos de usuarios.
M
ió de
d la
l BUZ en los
l medios
di de
d comunicación
i
ió
Mayor
proyección
Potenciar la prestación y uso de los servicios y productos a través de la promoción de los mismos (proactividad)
Revisar la eficiencia de los canales de comunicación utilizados, detectando los riesgos que pueden impedir o distorsionar esta comunicación y los
factores de éxito que pueden mejorarla.
Plan
de
Acción
Desarrollo del Plan de Marketing: Potenciar la prestación y uso de los servicios y productos a través de la promoción de los mismos (proactividad).
Los Productos y Servicios se producen, distribuyen y gestionan.
Enfoque al usuario (Política de Calidad) y línea específica del PE Línea estratégica del PE para la detección de necesidades de los grupos de
interés. Informes de Encuestas de Satisfacción
Carta de Servicios revisada y actualizada anualmente
Informes anuales Subcomisiones. fichas proyecto. Resultados y acciones de mejora.PG_PE O2:2011 Planificación, gestión y seguimiento de los
proyectos y acciones de mejora. Procedimiento de Revisión por la dirección/ Plan de desastres
Puntos fuertes
Alianzas con proveedores para impartición de cursos (escuela de doctorado) y para la implantación de nuevas herramientas Alcorze
Base de datos de incidencias en mostradores: se ha tomado como canal de información los mostradores de la biblioteca y se ha sistematizado la
toma de datos para el análisis
Estudio viabilidad libro electrónico
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo en la intranet.
La adquisición de recursos a proveedores, puesta a disposición y la prestación de servicios a los usuarios, sometidos a procesos de normalización,
ajuste a normas de la BUZ y evaluación rendimiento
Formulario BR
Acciones Preventivas no están establecidas
Integrar la detección de necesidades de los usuarios en todas las acciones de mejora y a todos los niveles
Incluir en el plan de detección de las necesidades de los usuarios las medidas prospectivas y de prevención de riesgos relacionadas con la
satisfacción
ti f
ió de
d los
l usuarios
i
Area
1
as Mejora
Ciclo de vida de los servicios : procesos para la entrega, así como controles de calidad previos a la prestación y entrega de servicios y/o productos
al cliente, y en el proceso de recepción desde el cliente. Establecer sistema de gestión del ciclo de vida de servicios y productos
Desarrollo de un sistema de gestión de riesgos de servicios y productos.
Desarrollo de la Base de datos de incidencias.
Mejorar en los contratos con proveedores la parte de condiciones de prestación de los servicios
Pla
a
n
e
de
Acc
ci
Las relaciones con los clientes se gestionan y mejoran.
Encuestas sistemáticas por grupos de interés, novedad postgrados. Informes de Encuestas de Satisfacción de usuarios. Grupos de usuarios
identificados (Estatutos, Reglmento, Plan Estratégico, Carta servicios....)
Procedimiento de Quejas y Sugerencias. Gestión sistemática de las sugerencias con acciones de mejora derivadas de ellas
Contactos con los usuarios en Comisiones de la BUZ y de Usuarios
P
Puntos
fuertes
Redes Sociales de la BUZ
Formulario web de usuarios, Formulario de Bibliografía Recomendada
Foros con profesores o proveedores
Plan de Comunicación Interna desarrollado.
Base de datos de incidencias en mostradores: se ha tomado como canal de información los mostradores de la biblioteca y se ha sistematizado la
toma de datos para el análisis
Implicación en las actuaciones en materia de derecho de autor
Desarrollo de la base de datos de incidencias.
Areas Mejora
Integrar la detección de necesidades de los usuarios en todas las acciones de mejora y a todos los niveles
Ampliar/mejorar sistemática encuestas y preguntas
Elaborar base de datos que integre y relaciones necesidades recogidas, propuestas y acciones de respuesta para satisfacerlas.
Establecer un procedimiento de auditoría para resolver anomalías
P
Plan
de Acción
Establecer sistema de gestión del ciclo de vida de servicios y productos
Crear guías y/o manuales de procedimiento sobre aspectos normativos de obligado cumplimiento (protección datos, propiedad intelectual,
sanciones, protección medioambiental…). Desarrollar y desplegar los sistemas de seguridad de la información en el área de la Biblioteca
Resultados en los Clientes
Percepciones
La identificación y el conocimiento del grado de satisfacción se obtienen a través de encuestas bienales que recogen la opinión sobre el servicio de
PDI, postgrados y estudiantes. Mayor segmentación de los resultados. Se incluye valoración de la "importancia" de los productos y servicios.
Tendencia positiva
Hay espacio en las encuestas para expresar libremente cuestiones sobre las que no se ha preguntado. Se categorizan, segmentan…
Base de datos de Sugerencias, felicitaciones y quejas: Informes
En la carta de servicios se marcan objetivos/compromisos de calidad respecto a los niveles de satisfacción de algunos procesos clave
Redes sociales. Datos de las Redes Sociales BUZ (índice klout). Foros con profesores y proveedores
Puntos fuertes
En los objetivos operacionales anuales se incluyen acciones de mejora derivados de las encuestas realizadas, aspectos que se descubren más
importantes en las encuestas para los usuarios (ej. PDI recursos para labor docente i investigación, AM tras última encuesta mejorar difusión y
potenciar herramienta ALCORZE, en alumnos potenciar salas trabajo en grupo y época de exámenes campañas del silencio.)
Servicio/producto Formación CI. Participación en grupos de trabajo mixtos docentes-bibliotecarios en el marco de proyectos anuales de innovación
(PIIDUZ, PIET, PRAUZ). Papel focus group
Servicio/producto Formación CI: participación sistemática de todos los grupos de interés en la mejora de los productos a partir encuestas
Servicio/producto Formación CI. Aliados UniCI2. Trabajo colaborativo responsables plan formación de cada universidad a través aula virtul moodle.
Reuniones anuales presenciales para compartir compartir lecciones aprendidas y buenas prácticas (5 ediciones). Comparación resultados
satisfacción alumnos y profesorado.
Desarrollo de los objetivos de la Subcomisión COALBE: Comparativa con otras bibliotecas en diversos servicios y uso de recursos.
Mejorar la aplicación de la base de datos de alianzas
alianzas.
Areas Me
Desarrollar la base de datos de incidencias (actualmente en pruebas)
Mejorar identificación de clientes
1
ejora
Estudios basados en grupos focales
Realizar estudios comparativos
Mejorar la gestión de la información disponible, a través de quejas y sugerencias, encuestas y Comisiones, segmentación.
Plan de
Acción
Desarrollar el benchmarking en todos los objetivos relevantes
Establecer los valores de los indicadores a alcanzar en todos los objetivos
Indicadores de rendimiento
La biblioteca en cifras. Datos y sus evoluciones en Memorias de calidad. Memorias BUZ
Indicadores en los procesos y servicios fundamentales de la BUZ. Tendencia positiva continuada en el tiempo que pronostica buenos resultados
Puntos fuertes
Indicadores de las Subcomisiones y grupos de trabajo en la revisión por la dirección
Comparativas con indicadores REBIUN, datos y gráficas. Participación en grupos de trabajo de REBIUN
Objetivos en el cuadro de mando integral para todos los procesos
Benchmarking con empresas
La Biblioteca en cifras. Memorias de calidad, memorias BUZ
Areas Mejora
Indicadores en los procesos y servicios fundamentales de la BUZ. Tendencia positiva continuada en el tiempo que pronostica buenos resultados
Subcomisiones de Trabajo: Grupos de Mejora y Trabajo. Indicadores de Subcomisiones y Grupos de Trabajo en la Revisión por la Dirección.
Comparativa indicadores REBIUN, Datos y Gráficas. Participación en grupos de trabajo de REBIUN
Pl
Pla
n
de
Ac
cci
Resultados en las Personas
Percepciones
Encuestas de clima interno desde 2008, segmentadas por categoría. Encuestas de satisfacción del Plan de Formación
Plan de Comunicación Interna desarrollado. Intranet. Participación del personal en la confección del Plan Estratégico.
Puntos fuertes
Planes de acciones de mejora tras el tratamiento de quejas y sugerencias.
Objetivo en el cuadro de mando para la encuesta de clima para la satisfacción del personal
Hay diversos instrumentos para recoger la opinión del personal. Recogen la información que se considera más relevante en relación con los
objetivos de la institución y de forma periódica
Reunión General y en cada biblioteca que informan de los objetivos anuales y planes operativos
Establecer objetivos
j
concretos, cuantificables sobre el nivel de satisfacción y percepción
p
p
en todas las áreas.
Desarrollo de las acciones de la Subcomisión COALBE
No hay comparación en datos de satisfacción. Realizar estudios comparativos de medición de satisfacción con otra bibliotecas (coincidiendo con
encuesta clima laboral)
Areas Mejo
ora
Grupo Libqual
Evaluar resultados de la formación tanto en su relación con los objetivos estratégicos como en los índices de satisfacción del personal
Completar el sistema de evaluación del desempeño
desempeño, reconocimiento y promoción
Establecer un sistema interno de reconocimiento del personal
Seguimiento repercusión sugerencias personal en los objetivos y planes de mejora.
Establecer objetivos concretos, cuantificables sobre nivel de satisfacción y percepción en todas las áreas
Plan de
d Acción
Evaluar los objetivos de la formación del personal en relación con los objetivos estratégicos y con los índices de satisfacción del personal.
Establecer objetivos concretos, cuantificables sobre el nivel de satisfacción y percepción en todas las áreas.
Seguimiento repercusión sugerencias personal en los objetivos y planes de mejora.
Resultados de las encuestas de clima y encuestas de satisfacción
BD control reuniones y trabajo en grupo: nivel de participación del personal. Participación del personal en la gestación y el desarrollo de los planes
estratégicos.
Base de datos de perosnal BUZ
Puntos f
Planes de acciones de mejora tras el tratamiento de quejas y sugerencias.
Cumplimiento de los indicadores de los objetivos del PE.
1
fuertes
Buenas prácticas (generan confianza)
Formación vinculada a objetivos estratégicos/operativos. Derivan fichas de seguimiento proyectos
Planes formación específicos sobre liderazgo
Experiencia EPS. Planificación por objetivos, individuales y de equipo (desde 2011). Indicadores de rendimiento por proceso/tarea e individuales
(desde 2014)
Hay un estudio cargas de trabajo con análisis de indicadores de rendimiento y eficiencia
E bl
Establecer
i di d
indicadores
d rendimiento
de
di i
del
d l personall para procesos clave
l
y de
d eficiencia
fi i
i en la
l prestación
ió del
d l servicio
i i (tiempo/servicio,
(i
/
i i coste
personal/servicio)
Evaluar los objetivos de la formación del personal en relación con los objetivos estratégicos y con los índices de satisfacción del personal. Establecer indicadores para hacer seguimiento de repercusión de la formación en la consecución de objetivos
Areas Mejora
Desarrollo de las actividades de la Subcomisión COALBE
Desarrollar el benchmarking en todos los objetivos.
No se dispone de datos de otras Unidades UZ
No hay objetivos establecidos como tal.
Recoger datos sobre quejas/sugerencias/absentismo/rotación de personal
Pla
n
de
Acci
Establecer indicadores para hacer seguimiento de repercusión de la formación en la consecución de objetivos
Resultados en la Sociedad
P
Percepciones
i
Plan de Comunicación Externa y Marketing de la BUZ. Informes de la Subcom. de Comunicación 2.0
Impacto en los medios de comunicación por exposiciones, actividades culturales, etc: o ACPUA, Grado Información y Documentación, Practicum,
Congresos y Foros. Participación en Jornadas, Congresos..
Indicadores de las redes sociales. Estadísticas REBIUN. Redes Sociales -- Feedback -- Percepción
Acreditaciones logradas por la BUZ: Sello EFQM 400+ en 2011; renovado en 2013 / Sello Excelencia Aragón Empresa en 2013 / Galardón Club
Empresa 400 en 2012 / Certificación ISO 9001 de la Biblioteca Hypatia de Alejandría 2006 - 2009
Puntos fuertes
Plan de Comunicación y Marketing de las Competencias Informacionales (en fase de desarrollo). Elaborado por un grupo mixto docentes y alumnos
Periodismo y MIM y bibliotecarios, en el marco de un proyecto de innovación UZ.
Carta de Servicios de la BUZ se contempla la sociedad. - Carta de servicios (compromisos con la sociedad). Revisión anual compromisos
Puesta en práctica de recomendaciones o valores éticos y compromisos medioambientales UZ
Documento previo Plan RSC
Donaciones que permiten difusión fondos en entorno social
Servicio/producto Formación CI. Participación anual Jornadas Orientación Académica y Profesional. Grupo de interés alumnos bachiller y ciclos
formativos grado superior (sistemática en provincia Huesca desde 2005). Desde 2012 metodología "metaplan"
Participación 2015 Feria de Asociacioneismo. Colaboraciones en Máster de Gestión Pública
Estudios sistemáticos de los grupos de interés externos (usuarios potenciales)
Areas
as Mejora
Servicios específicos a usuarios discapacitados
D
Desarrollo
ll d
dell PCEM
PCEM. C
Concienciación
i
i ió d
dell personall de
d la
l BUZ de
d su labor
l b como agentes
t de
d marketing
k ti y de
d imagen
i
de
d la
l BUZ.
BUZ
Implantación del Plan de Responsabilidad Social Corporativa
Sistemas de medición satisfacción: encuestas tras actos culturales y percepción de la sociedad.
Plan de
Acción
Estudios sistemáticos de los grupos de interés externos (usuarios potenciales). Sistemas de medición satisfacción (encuestas tras actos culturales
y percepción de la sociedad) y de rendimiento (Ej. exposiciones, nº visitantes)
Indicadores y participación de los usuarios en las Redes Sociales BUZ. Redes Sociales (aumenta impacto, seguidores). Informe de evolución, klout
posicionamiento en Redes Sociales (comparativamente positivo de la BUZ)
Noticias prensa BUZ. Impacto en medios de comunicación
Puntos
s fuertes
Indicadores REBIUN, que permiten evaluar ciertos aspectos del impacto de la BUZ en la sociedad (% donaciones fondos, % usuarios externos,
préstamo interbibliotecario
interbibliotecario, nº registros propios en catálogos colectivos) - Comparativas REBIUN sobre aportaciones da Dialnet
Dialnet, CCPB
CCPB,
donaciones, préstamo interbibliotecario…
Buenos datos UZ en gestión ambiental: reconocimiento internacional. Planes de ahorro energético.
Premios, Sellos Reconocimiento..
1
Indicador en el cuadro de mando
Desarrollo del Plan de Responsabilidad Social Corporativa y del Plan de Comunicación Externa y Márketing de la BUZ. (indicadores de rendimiento
del impacto en la sociedad)
Areas Mejora
Establecer indicadores de rendimiento para evaluar el impacto en la sociedad (Ej. exposiciones, nº visitantes)
Planificar acciones concretas con objetivos mensurables
Realizar estudios comparativos
Plan de
Acción
Estudios sistemáticos de los grupos de interés externos (usuarios potenciales). Sistemas de medición satisfacción (encuestas tras actos culturales
y percepción de la sociedad) y de rendimiento (Ej. exposiciones, nº visitantes)
Planificar acciones concretas con objetivos mensurables
Resultados Clave
Resultados Clave de la Actividad
Objetivos lógicos y derivan en primer lugar del papel que se asigna a la BUZ en los Estatutos UZ, que es acorde con el que corresponde a
cualquier biblioteca universitaria. Estos objetivos se concretan en documentos programáticos fundamentales, de carácter público, como el PE o la
Carta de Servicios.
Los resultados vinculados a procesos y servicios clave se analizan de forma sistemática. Los resultados estratégicos se evalúan y analizan a través
de diversos estudios e informes: informe final de resultados del PE, revisión del sistema de calidad, revisión anual de la dirección, revisión
compromisos calidad de la Carta de Servicios, Memorias de calidad.
Puntos fuertes
Existe un análisis y revisión de los resultados de cada período y en función de los mismos, se puede evaluar el grado de consecución de los
objetivos estratégicos lo que da origen a correcciones o acciones de mejora.
Evolución positiva en resultados estratégicos clave, constatada en las estadísticas periódicamente realizadas (de formación, BR, préstamo o PI).
También en las encuestas de satisfacción que miden los resultados en los diferentes tipos de usuarios de la biblioteca
Cuadro de mando integral
Informes anuales de las Subcomisiones donde analizan los resultados obtenidos en base a los objetivos marcados
marcados.
DAFO RSC
Objetivos lógicos y derivan en primer lugar del papel que se asigna a la BUZ en los Estatutos UZ, que es acorde con el que corresponde a
cualquier biblioteca universitaria. Estos objetivos se concretan en documentos programáticos fundamentales, de carácter público, como el PE o la
Carta de Servicios. Plan Estratégico e Informes de Resultados de los planes operativos anuales. Planificación estratégica y revisión de los objetivos.
Informes anuales subcomisiones donde analizan los resultados obtenidos en base a los objetivos marcados. - Existe un análisis y revisión de los
resultados de cada período y en función de los mismos, se puede evaluar el grado de consecución de los objetivos estratégicos lo que da origen a
correcciones o acciones de mejora
Carta de Servicios: Revisión de indicadores y cumplimiento de compromisos
Areas Mejora
a
Informe Económico BUZ: Informe de la evolución en la BUZ del gasto de adquisiciones. Otros informes económicos de evolución del gasto
Evolución positiva en los indicadores de las actividades BUZ y en las encuestas de satisfacción. - Evolución positiva en resultados estratégicos
clave, constatada en las estadísticas periódicamente realizadas (de formación, BR, préstamo o PI). También en las encuestas de satisfacción que
miden los resultados en los diferentes tipos de usuarios de la biblioteca
Cuadro de mandos integral de la BUZ.
Benchmarking de las Subcomisiones y grupos de mejora
DAFO RSC
Los resultados vinculados a procesos y servicios clave se analizan de forma sistemática. Los resultados estratégicos se evalúan y analizan a través
de diversos estudios e informes: informe final de resultados del PE, revisión del sistema de calidad, revisión anual de la dirección, revisión
compromisos calidad de la Carta de Servicios
Servicios, Memorias de calidad
Plan de Acción
Establecer en todos los objetivos los umbrales “a priori” alcanzar, según los indicadores utilizados en cada uno de ellos.
Identificar los factores críticos de éxito en cada uno de los objetivos estratégicos
Comparaciones sistemáticas de los indicadores propios con los de las organizaciones referentes en cada área (benchmarking)
Indicadores Clave de Rendimiento de la Actividad
- Los indicadores clave están asignados a objetivos (PE, carta de Servicios) y a las acciones procesos y servicios asociados. Estos indicadores se
revisan regularmente, a través de la memoria de calidad o de los informes de los distintos grupos de trabajo. Los objetivos se fijan de forma lógica,
en consonancia con la naturaleza y papel de la BUZ como servicio universitario
1
Puntos fuertes
Los objetivos se alcanzan a través de planes operativos que ponen en marcha acciones concretas, cuyo resultado se mide a través de indicadores
que se gestionan y revisan según un procedimiento propio del SGC: Procedimiento sistemático a análisis y revisión de los resultados estratégicos
vinculados a los objetivos, formalizado en un documento en el que se establece el papel de cada instancia implicada y las fases de dicho proceso
(Revisión por la Dirección- Revisión del Sistema de Calidad)
Tendencia positiva en los indicadores de los diferentes procesos. Se tienen en cuenta su evolución y su posición con respecto a otras instituciones
análogas.
Planificación estratégica y revisión de los objetivos. Cuadro de mandos integral de la BUZ.
p
j
Evolución positiva
en los indicadores de las actividades BUZ y en las encuestas de satisfacción. Acciones de mejora
derivadas de los tratamientos
de quejas y sugerencias.
Indicadores clave marcados por cada Subcomisión para el cumplimeinto de objetivos del Plan estratégico. Revisiones periódicas
Identificar los factores críticos de éxito en cada uno de los objetivos estratégicos y cruzar los datos con los anteriores indicadores. Asignar los
recursos adecuados para su realización.
Comparaciones sistemáticas de os indicadores propios con los de las organizaciones referentes en cada área (benchmarking)
Are
eas Mejora
Establecer un cuadro de indicadores clave de rendimiento que cubra sistemáticamente la mayoría de las áreas relevantes de la organización
organización,
revisado periódicamente
Planificación de la gestión de riesgos en todos los objetivos.
Desarrollo de las actividades de la Subcomisión COALBE.
Cuadro de Mando (desarrollarlo)
Plan
n de
Accción
Establecer en todos los objetivos los umbrales “a priori” alcanzar, según los indicadores utilizados en cada uno de ellos.
Revisión períodica del cuadro de indicadores clave de rendimiento
23
PLAN DE MEJORA 2016-2017
total 2016 2017 Observaciones
Liderazgo
SIstematizar objetivos anuales relacionados con el liderazgo.Elaborar planes personales de mejora para los líderes
5
4
Gestión de Riesgos: Plan de identificación y análisis de riesgos a nivel global de la BUZ
8
Extender el uso de herramientas colaborativas (tipo “Trello”) para equipos autogestionados.
2
Responsable
Dirección
Ya en marcha
Grupo de trabajo
Comité Calidad
COALBE
Prioritario. Comité Calidad
Prioritario. Formación
Estrategia
Sistematizar mejorar y completar los procesos de recogida de información (focus groups…). Plan de Detección de
las necesidades de los grupos de interés (de usuarios reales y potenciales)
Sistematizar benchmarking: completar ciclos. Comparativas con bibliotecas 500+ y otras unidades UZ. Comparativas
con otras bibliotecas o Universidades.
Cuadro de mando debe constar los resultados esperados para los indicadores establecidos
Elaborar Plan de Gestión del cambio definiendo indicadores
28
10
COALBE
Comité Calidad
Comité Calidad
5
4
Personas
Fomentar la participación de los puestos no directivos en los grupos de mejora. Aumentar la participación en los
grupos y mayor rotación en las responsablidades
Implantar sesiones de buenas prácticas
6
Reformular
10
Analizar sistemáticamente la formación recibida y definir claramente los diferentes niveles de resultados que deben
alcanzar las personas tras los cursos de formación. Indicador de impacto de la formación
7
Revisión de las medidas de recompensa, reconocimiento y atención a las personas de la organización. Sistema de
medición y recompensas
Elaborar un plan integral de sucesión o trasvase de conocimiento, que permita resguardar el capital humano,
estructural y relacional.
7
2
Formación sobre la gestión del cambio / innovación
1
Formación en márketing y comunicación para el personal BUZ. Desarrollo del PCEM. Concienciación del personal
de la BUZ de su labor como agentes de marketing y de imagen de la BUZ.
4
Directores
COALBE
Grupo para analizar: prospectiva de areas de formación; indicadores ; hrramienta evaluación a discutir en CT
Comité Calidad
1
Directores
Comité Calidad
Comité Calidad
Comité Calidad
Alianzas y recursos
Establecer un "Plan Renove Tecnológico" con acciones corto, medio y largo plazo (Gobierno de las TIC)
5
Desarrollo de las acciones de la Subcomisión COALBE (base de datos de Alianzas)
Desglosada
Sistematizar la evaluación del rendimiento y eficacia de las alianzas con proveedores y partners. Incluir
procedimiento para medir la satisfacción de colaboradores y aliados
Desarrollar plan para optimizar el gasto en adquisiciones en coordinación con los departamentos
24
9
Modificada
3
Grupo de trabajo
COALBE
COALBE
Unidad Gestión Servicios
Incluir indicadores económicos en el cuadro de mando integral
2
11
Elaborar el Plan de Responsabilidad social corporativa.
Plan estratégico
Comité Calidad
Comisión Técnica
Procesos, productos y servicios
Identificación de responsables en las tareas y procesos
6
Desarrollo del Plan de Marketing: Potenciar la prestación y uso de los servicios y productos a través de la promoción
de los mismos (proactividad).
3
Establecer un procedimiento de auditoría para resolver anomalías
2
Establecer sistema de gestión del ciclo de vida de servicios y productos
1
Sistematizar la puesta al día del conocimiento de los avances en el entorno de la biblioteca
1
A nivel local, elaborar base de datos de incidencias que integre y relaciones necesidades recogidas, propuestas y
acciones de respuesta para satisfacerlas.
1
Articular un procedimiento que asegure la inmediata actualización y efectos de las normas generadas por la BUZ
4
5
Automatización
8
Desarrollar el benchmarking en todos los objetivos relevantes
5
Comité Calidad
COALBE
Comisión Técnica
Subcomisión Comunicación
Comité de Calidad
Comité de Calidad
presentaciones (REBIUN, estancias, etc.) Extensión base de datos de incidencias
Comisión Técnica
Comité Calidad / Directores
Comité de Calidad
Resultados en los clientes
Resultados en las personas
Evaluar los objetivos de la formación del personal en relación con los objetivos estratégicos y con los índices de
satisfacción del personal. - Establecer indicadores para hacer seguimiento de repercusión de la formación en la
consecución de objetivos
7
Relacionado con impacto formación
7
Evaluar la repercusión de las sugerencias personal en los objetivos y planes de mejora.
3
Grupo para analizar: prospectiva de areas de formación; indicadores ; herramienta evaluación a discutir en Comisión Técnica
Comité Calidad
Comité Calidad
Resultados sociedad
Estudios sistemáticos de los grupos de interés externos (usuarios potenciales). Sistemas de medición satisfacción
(encuestas tras actos culturales y percepción de la sociedad) y de rendimiento (Ej. exposiciones, nº visitantes)
25
10
COALBE / Comunicación 2.0
4
Desarrollo proyectos concretos
Resultados Clave
Establecer en todos los objetivos los umbrales “a priori” alcanzar, según los indicadores utilizados en cada uno de
ellos.
Comparaciones sistemáticas de los indicadores propios con los de las organizaciones referentes en cada área
(benchmarking)
5
Identificar los factores críticos de éxito en cada uno de los objetivos estratégicos
2
26
Comité Calidad
3
COALBE
Comité Calidad
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN 2015 ANEXO 1 Las Bibliotecas BUZ y sus servicios a los usuarios •
En Zaragoza • Biblioteca Biomédica (Facultad de Ciencias de la Salud) • Biblioteca Biomédica (Facultad de Medicina) • Biblioteca de Humanidades "María Moliner" • Biblioteca de la Facultad de Ciencias • Biblioteca de la Facultad de Ciencias Sociales y del Trabajo • Biblioteca de la Facultad de Derecho • Biblioteca de la Facultad de Economía y Empresa. Campus Paraiso (Ignacio Jordan de Asso) • Biblioteca de la Facultad de Economía y Empresa. Campus Río Ebro • Biblioteca de la Facultad de Educación • Biblioteca de la Facultad de Veterinaria • Biblioteca Hypatia de Alejandría • Biblioteca CAI‐Universidad) •
En Huesca •
•
•
•
Biblioteca de la Escuela Politécnica Superior Biblioteca de la Facultad de Ciencias de la Salud y del Deporte Biblioteca de la Facultad de Ciencias Humanas y de la Educación Biblioteca de la Facultad de Empresa y Gestión Pública •
En Teruel • Biblioteca del Campus de Teruel Servicios que se prestan en las todas las bibliotecas BUZ y que están descritos en la Carta de Servicios • Consulta en sala • Préstamo a domicilio • Gestión de la Bibliografía recomendada • Información/orientación usuario • Formación de usuarios/Competencias informacionales • Extensión bibliotecaria • Recursos de apoyo a la docencia e investigación • Obtención de documentos • Gestión y mantenimiento del repositorio institucional 27
ANEXO II: Preguntas con sus puntuaciones y evidencias
Informe resumen por
preguntas
Liderazgo
1
¿Han establecido y comunicado los líderes una clara dirección y orientación estratégica? ¿Se ha identificado quiénes
son los líderes del proyecto y cómo debe ser su estilo de liderazgo? ¿Actúan sus líderes como modelos de
referencia?
59
Los líderes de la Unidad Organizativa
g
¿
¿revisan y mejoran
j
la eficacia de sus comportamientos
p
como líderes y
desarrollan una cultura de liderazgo compartido? ¿Se aseguran de que las personas de la Unidad Organizativa
actúen con integridad y según un comportamiento ético?
49
52
1a
2
52
1a
Evaluador 1: Misión definidad en Estatutos UZ/ Reglamento BUZ, PE . Plan Estratégico BUZ 2013-2016
Evaluador 1: Carta de servicios
Evaluador 1: Documentación procesos estratégicos: Revisión por la Dirección; Planificación, gestión... acciones de mejora; Funcionamiento grupos de mejora
Evaluador 1: Formación sobre liderazgo para miembros Comisión Técnica
Evaluador 1: elaboración/ Carta de Servicios y revisiones/ Memorias anuales BUZ/ Memorias de Calidad/ Encuestas clima
Evaluador 12: : Actas Comisión biblioteca/ Política de Calidad/ Plan de Comunicación interna/ Tratamiento sugerencias personal/ Procedim. grupos de
trabajo
Evaluador 12: : Formación en técnicas de calidad y EFQM/ Procedimiento revisión por la Dirección/ Mapa de Procesos/
Evaluador 12: : Subcomisiones y grupos mejora/ Comisiones de usuarios
Evaluador 12: : Plan de Comunicación externa y marketing( prin. éticos)/ Estudio previo al Plan de RSC (DAFO)
Evaluador 12: : Definición equipo líder/ Curso formación específico para líderes
Evaluador 2:Plan Estratégico BUZ, DAFO metodología de elaboración participativa
Evaluador 2:Carta de Servicios actualizada de la BUZ (se revisa anualmente)
Evaluador 2:Memoria Anual, Memoria de Calidad desde 2007
Evaluador 2:Encuestas de clima laboral
Evaluador 2:Procedimiento de revisión por
p la dirección PG_PE_1
_ _
Evaluador 2:Subcomisiones y Grupos de Mejora de la BUZ
Evaluador 3:Plan estratégico
Evaluador 3:Carta de servicios
Evaluador 3:Encuesta de clima laboral
Evaluador 3:Actas de las reuniones
Evaluador 3:Subcomisiones de la BUZ
Evaluador 4:Planes Estratégicos de la BUZ: 2009-2012 y 2013-2016 - Mapa de procesos y sistema de gestión por procesos - Política de Calidad de la BUZ Definición del equipo líder en PG PE 01-2 - Cursos de formación específicos para el equipo líder (2014-2015)
Evaluador 4:Carta de Servicios de la BUZ. Revisiones anuales 2011-2015 - Memorias anuales de la BUZ
Evaluador 4:Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 - DAFO del Plan de responsabilidad social de la BUZ 2015
Evaluador 4:Plan de comunicación interna de la BUZ, Reuniones de personal y Encuestas de clima 2008-2015
Evaluador 5: Plan de Comunicación externa y marketing
Evaluador 5: Definición del equipo líder en PG PE 01-2
Evaluador 5: Evidencias autoevaluación 2013
Evaluador 6: Evidencias Autoevaluación 2013
Evaluador 6: Definición equipo lider
Evaluador 6: Plan de Comunicación externa y marketing
Evaluador 6: Plan de Responsabilidad Social
Evaluador 7: Misión, visión, valores establecida
28
Evaluador 7: Planes Estratégicos de la BUZ
Evaluador 7: Implicación de los líderes en las acciones de mejora, grupos de trabajo de la BUZ (actuando como modelo o referencia)
Evaluador 8: Evidencias: Plan estratégico ; Política de calidad ; Plan de Comunicación ; Participación horizontal de la BUZ en órganos de la UZ
Evaluador 9: Plan estratégico
Evaluador 9: Documento de Política de calidad
Evaluador 10: Número de reuniones de cadda dirección con su personal para transmisión de objetivos y resultados de las Comisiones Técnicas y política
bibliotecaria
Evaluador 10: Desarrollo de los grupos de mejora a traves de las actas de sus reuniones
Evaluador 10: Resultado de la encuesta de clima respecto del lliderazgo en las bibliotecas y de la transmisión de la politica estratégica de la BUZ
Evaluador 11: Estatutos de la UZ (Art. 3, Art. 4a, Art. 188.2)
Evaluador 11: Reglamento de la BUZ
Evaluador 11: Carta de servicios de la BUZ 2015
Evaluador 11: Plan estratégico de la BUZ 2013-2016
1
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿han desarrollado e implantado un sistema de gestión que permita desplegar
la estrategia? ¿Se revisa y mejora? ¿Se utiliza un conjunto equilibrado de resultados clave para seguir la evolución
de la gestión?
59
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿se aseguran de que se implanta un sistema de medición, revisión y mejora de
los resultados y de que sus decisiones se fundamentan en información y datos fiables?
54
52
1b
2
52
1b
Evaluador 1:Plan Estratégico 2013-2016 y planes operativos anuales
Evaluador 1:Cuadro de mandos integral
Evaluador 1:Carta de Servicios
Evaluador 1:Revisión por la Dirección
Evaluador 1:Memorias anuales BUZ
Evaluador 12: : PE y desarrollos anuales
Evaluador 12: : Carta de servicios y revisiones anuales
Evaluador 12: : Memoria anual BUZ/ Memorias Calidad BUZ
Evaluador 12: : Planes operativos anuales. Resultados
Evaluador 12: : Cuadro de mando integral y objetivos 2015
Evaluador 2:Plan Estratégico BUZ
Evaluador 2:Carta de Servicios BUZ, actualizada anualmente
Evaluador 2:Planes operativos anuales
Evaluador 2:Resultados de los Planes Operativos
Evaluador 2:Cuadro de Mando Integral
Evaluador
E al ador 2:Gestión
2 Gestión de Riesgos incluido
incl ido en Plan de Comunicación
Com nicación Externa
E terna y Marketing
Evaluador 3:Planes operativos anuales
Evaluador 3:Resultados de los planes operativos
Evaluador 3:Memorias anuales
Evaluador 3:Informes de las subcomisiones
Evaluador 4:Planes Estratégicos de la BUZ: 2009-2012 y 2013-2016 - Mapa de procesos y sistema de gestión por procesos + Cuadro de mando integral (CT
17/12/2014) - Política de Calidad de la BUZ - Definición del equipo líder en PG PE 01-2 - Cursos de formación específicos para el equipo líder (2014-2015)
Evaluador 5: Cuadro de mando integral (aprobados en CT 17/12/2014)
Evaluador 5: Objetivos
2015 aprobados
en CC de 26/01/2015
j
p
Evaluador 6: Cuadro de mando integral
29
Evaluador 6: Objetivos 2015
Evaluador 7: Procedimientos comunes desplegados a toda la organización a través de procedimientos con indicadores comunes y conocidos (intranet de la
BUZ)
Evaluador 8: Cuadro de Mandos; Mapa de procesos; Plan Estrtaégico-Operativos Anuales
Evaluador 8: Mejoras: Plan de Identificación y Gestión de riesgos ;
1
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿se implican personalmente en los procesos para entender, anticipar y dar
respuesta a las necesidades y expectativas de los grupos de interés externos (clientes, aliados y proveedores, entre
otros)?
51
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿identifican alianzas estratégicas y operativas en función de las necesidades
organizativas y estratégicas de la Unidad, y de la complementariedad de fortalezas y capacidades tanto de la Unidad
como de los aliados?
53
52
1c
2
52
1c
Evaluador 1:Encuestas satisfacción PDI y alumnos. Acciones de mejora
j y sugerencias.
g
j
Evaluador 1:Procedimiento tratamiento q
quejas
Acciones de mejora
Evaluador 1:Participación en organismos, instituciones, redes, etc. de ámbito bibliotecario. Colaboración con otras unidades UZ
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI. Participación activa en grupos mixtos docentes-bibliotecarios de innovación docente. En algunos casos, grupos
liderados por la biblioteca. Colaboración con otras unidades UZ: ICE, ED, ADD
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI. Participación activa en grupos mixtos docentes-bibliotecarios de innovación docente. En algunos casos, grupos
liderados por la biblioteca
Evaluador 1:Mapa de alianzas y Catálogo de Proyectos BUZ (en marcha)
Evaluador 12: : Encuestas PDI y alumnos/ Tratamiento sugerencias/ Planificación, gestión y seguimiento de proyectos y AM/ Sesiones DAFO para PE
Evaluador 12: : Grupos de trabajo de REBIUN, ALFIN/ Participación institucional en Com. Asesoras de Bcas. y CSICU Colaboraciones FESABID 2009,
Jornadas Cádiz 2008, Evaluación proy invest MCIN 2010
Evaluador 12: : Buzón sugerencias BUZ/ PG Gestión de usuarios/ Convenios para uso BUZ/ Actividades con proveedores (cursos y seminarios)/ Actas
Comisiones Usuarios y Comisión BUZ
Evaluador 12: : Reuniones coordinadores docentes/ Comisión Valoración Documentos UZ/ Colaboración Innovación Docente (BR, CI)/ Colaboración UCR
Evaluador 12: : Participación grupos trabajo de REBIUN
Evaluador 12: : Mapa de Alianzas/ Base de datos de Alianzas/ Documento previo al Plan de RSC (DAFO)
Evaluador 2:Planificación, gestión y seguimiento de proyectos y acciones de mejora
Evaluador 2:PEB: DAFO
Evaluador 2:Plan de Responsabilidad Social: DAFO
Evaluador 2:Grupos de Trabajo REBIUN, ALFIN,
Evaluador 2:Participación Institucional en Comisiones Asesoras de bibliotecas, Colaboraciones FESABID, Jornadas de Gestión y Calidad...
Evaluador 2:Actividades con proveedores, comsiones de usuarios...
Evaluador 3:Encuestas de satisfacción usuarios PDI y alumnos
Evaluador 3:Sugerencias
Evaluador 3:Incidencias
Evaluador 3:Grupos de trabajo Rebiun
Evaluador 3:Grupo de usuarios GEUIN
Evaluador 4:Convenios para el uso de la BUZ por parte de diferentes instituciones, asociaciones, etc.
Evaluador 4:Actividades con proveedores (cursos, seminarios...)
Evaluador 4:Participación en grupos de trabajo y seminarios de REBIUN, colaboraciones en Jornadas, Congresos, etc. Participación institucional (Comisión
seso a de Bibliotecas
b o ecas de
e o de Aragón,
agó , de
a Estretégico
s e ég co de
C )
Asesora
del Gob
Gobierno
del Plan
del CS
CSIC...)
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción (PDI, estudiantes) + Tratamiento de sugerencias. Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016
Evaluador 5: Plan de responsabilidad social de la biblioteca mediante un DAFO
Evaluador 5: Mapa de Alianzas
Evaluador 5: Base de datos de alianzas
Evaluador 6: Plan de RSC
30
Evaluador 6: DAFO
Evaluador 7: Plan de Comunicación Externa y Marketing 2014-16
Evaluador 7: Carta de Servicios BUZ 2015
Evaluador 8: Contratos y licencias con proveedores ; Otros marcos de contacto con proveedores: REBIUN, G9 y Mesa Consorcios; Convenios usuarios
externos; Canales establecidos para conocer su opinión y expectativas; COALBE
Evaluador 8: Mejora: Ejección Plan Responsabilidad Social; Mapa de Alianzas;
Evaluador 10: Participación en grupos de mejora de diferentes servicios y grupos externos de la UZ: - GtBIB - Préstamo - Silencio - Suscripciones
Evaluador 10: Memorias y evaluaciones periódicas de los servicios para la introducción de mejoras
Evaluador 10: Consulta-Evaluación periódica de las opiniones y sugerencias de los usuarios
Evaluador 11: Encuestas de satisfacción de alumnos y PDI
Evaluador 11: Participación en Grupos de trabajo REBIUM
Evaluador 11: Plan estratégico 2013-2016
2013 2016 (punto 4.3)
1
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿generan una cultura emprendedora, de implicación y compromiso, mejora
continua y responsabilidad ante los resultados? ¿Fomentan una cultura que apoye la generación y desarrollo de
ideas y modos de pensar que impulsen la innovación y la mejora?
53
Los líderes de la Unidad Organizativa o, en su caso, de la Universidad ¿apoyan a las personas para que hagan
realidad sus planes, objetivos y metas, reconociendo sus esfuerzos oportuna y adecuadamente?
43
52
1d
2
52
1d
Evaluador 1:Plan Comunicación Interna
Evaluador 1:PG_PE 01_2 Planificación, gestión... de los proyectos y acciones de mejora
Evaluador 1:PG_PE 01_2-1 Funcionamiento de los grupos de mejora. PG_PE 01_2-2 Metodología de trabajo en grupo
Evaluador 1:PG_PE 02_1 Tratamiento de las sugerencias del personal
Evaluador 1:Plan Comunicación Externa y Marketing (reconocimiento, motivación)
Evaluador 12: : Encuesta clima/ Reconocimiento buenas prácticas/ Plan Comunicación interna/ iBUZ, noticias tirabuzón, web 2.0/ Grupos Mejora:
reconocimiento/PG_PE_01_2 Proy Mejora, trabajo en grupo...
Evaluador 12: : PG_PE_02-1 Tratamiento sugerencias personal/Base de datos formación, potencial y logros del personal/ Estudio cargas trabajo/ Plan de
Formación
Evaluador 12: : Reconocimiento participación sello EFQM
Evaluador 12: : Presentación actividades grupos mejora/ Informes Comisión Técnica
Evaluador 12: : Nuevas herramientas para resolución problemas y gestión de proyectos (hojas control de proyectos y acciones de mejora, Trello)
Evaluador 2:Encuesta de Clima Laboral
Evaluador 2:Plan de Comunicación interna
Evaluador 2:Reconocimiento participación en grupos de mejora, buenas prácticas...
Evaluador 2:Plan de Formación
Evaluador 2:Herramientas para fomentar el trabajo en equipo "autogestionado"
autogestionado
Evaluador 2:Procedimientos para la planificación, gestión y seguimiento de acciones de mejora, metodología de trabajo en grupo, funcionamiento grupos de
Mejora...
Evaluador 3:Encuesta de clima
Evaluador 3:Informes de los grupos de mejora y de las subcomisiones
Evaluador 4:Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 – Encuestas de usuarios (PDI, estudiantes 2008-2015) - Plan de
comunicación interna de la BUZ, Reuniones de personal y Encuestas de clima 2008-2015 - Tratamiento de sugerencias
Evaluador
4:Planes
Estratégicos
de
de
de
de C
Calidad
de lla BUZ E l d 4
Pl
E
é i
d la
l BUZ:
BUZ 2009-2012
2009 2012 y 2013-2016
2013 2016 - Mapa
M
d procesos y sistema
i
d gestión
ió por procesos - Política
P lí i d
lid d d
Definición del equipo líder en PG PE 01-2 - Cursos de formación específicos para el equipo líder (2014-2015)
Evaluador 4:Desarrollo de objetivos a través de Subcomisiones y Grupos de Trabajo. Plan de formación del personal
Evaluador 5: Actas subcomisiones y grupos de mejora
Evaluador 5: Hojas de control de proyectos
Evaluador 5: Hojas de acciones de mejora
31
Evaluador 6: Creación de manera sistemática de los grupos de trabajo
Evaluador 6: Metodologías para la resolución de problemas y la gestión de proyectos
Evaluador 6: Nuevas herramientas en exploración
Evaluador 7: Grupos existentes en la BUZ y la participación del personal
Evaluador 7: 4.2. Plan Estratégico BUZ
Evaluador 8: Base datos de personal ; Grupos de trabajo ; Plan Comunicación ; Sugerencias del personal ; Reuniones de personal y encuestas de clima con
preguntas abiertas ; sesiones de liderazgo para equipo directivo ;
Evaluador 8: Completar base de datos del personal con info sobre conocimiento organizacional ;
Evaluador 11: Encuestas de clima laboral
Evaluador 11: Plan de comunicación interna
Evaluador 11: PG PE 02-1:2010 Tratamiento de las sugerencias del personal de la BUZ
1
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿comprenden e impulsan los cambios necesarios para adecuar la Unidad
Organizativa? ¿Toman decisiones fundamentadas y oportunas?
48
Los líderes de la Unidad Organizativa ¿revisan, adaptan y corrigen el rumbo de la Unidad cuando es necesario,
inspirando confianza en todo momento? ¿Mantienen unos niveles de calidad sostenidos aprendiendo rápidamente y
respondiendo con prontitud?
51
52
1e
2
52
1e
Evaluador 1:Plan Estratégico 2013-2016.
2013-2016 Planes operativos anuales
Evaluador 1:Política de Calidad
Evaluador 1:Plan de Comunicación Interna
Evaluador 12: : Planes estratégicos y desarrollos anuales objetivos. Informes finales de Acciones y Resultados/ Sesiones DAFO y Metaplan/ Política
Calidad BUZ
Evaluador 12: : Carta de Servicios. Revisión compromisos Calidad/ Actas Comisión Técnica/ PG_PE_012:2011 Planificación, gestión y seguim.proy y
AM/Grupos Mejora/ Análisis entorno-Evaluación de resultados
Evaluador 12: : Revisión por la dirección/ Plan de Comunicación interna/Participación personal de centros para objetivos comunes/ Organigrama y mapa de
procesos BUZ
Evaluador 12: : Encuestas clima/
Evaluador 12: : Noticias web, redes sociales, listas distribución/ Plan de comunicación relacionado con los de formación implementación nuevas
h
herramientas
i t
Evaluador 12: : Informes Gestión y programas actuación Rector
Evaluador 2:DAFO participativo para la elaboración PEB
Evaluador 2:DAFO participativo para la elaboración del Plan de Responsabilidad Social de la Biblioteca
Evaluador 2:Revisión de la Dirección de resultados
Evaluador 2:PE_01_2 Planificación, gestión y seguimiento de los proyectos y acciones de mejora: Comisión Técnica, Subcomisiones, Grupos de Mejora y
Comité de Calidad
Evaluador 2:Organigrama y Mapa de Procesos BUZ
Evaluador 2:Política de Calidad de la BUZ
Evaluador 3:Carta de servicios. Revisión de compromisos de calidad.
/ / 0 ) + Revisión
e s ó por
po la
a Dirección
ecc ó de resultados
esu ados - Política
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Ca dad de la
a BUZ
U
17/12/2014)
Evaluador 4:Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 (indicadores) – Encuestas de usuarios (PDI, estudiantes 2008-2015) - Plan de
comunicación interna de la BUZ, Reuniones de personal y Encuestas de clima 2008-2015
Evaluador 5: Revisión trimestral de las hojas de proyecto y de mejora que se realizan en las reuniones del Comité de calidad → está especificado en el
01-2
2
procedimiento general PE 01
Evaluador 5: Revisión por la dirección (PE-01-1)
32
Evaluador 6: Gestión del cambio y vigilancia del rumbo de las acciones: hay una sistemática en la revisión trimestral de las hojas de proyecto y de mejora
que se realizan en las reuniones del Comité de calidad → está especificado en el procedimiento general PE 01-2
Evaluador 6: En la “revisión por la dirección” (otro PG, el PE-01-1) se incluyen y vinculan las acciones de mejora surgidas en el proceso EFQM y pasan a ser
objetivos operativos anuales, integrándose en la planificación anual de la biblio.
Evaluador 7: 1.1. Plan Estratégico BUZ : Diseño de nuevos mecanismos de detección de las necesidades de los usuarios
Evaluador 7: Creación grupos para implementar novedades como por ejemplo: Grupo de Libro-e de la BUZ
Evaluador 8: Planes estsratégicos ; Revisión por la Dirección ; Ajuste objetivos operativos al Plan del Rector ; Plan Comunicación ;
Evaluador 10: Comisiones técnicas
Evaluador 10: Comité de calidad de la BUZ
Evaluador 11: Planes estratégicos y desarrollos anuales de objetivos
Evaluador 11: Carta de servicios y revisiones periódicas
Evaluador 11: Politica de Calidad de la BUZ
Estrategia
1
La Unidad Organizativa ¿identifica cuáles son sus grupos de interés, recoge las necesidades y expectativas de los
mismos y las tiene en cuenta a la hora de establecer su estrategia?
57
La Unidad Organizativa ¿identifica y recoge información procedente de su entorno externo que le permita conocer la
situación y evolución del mismo?
50
La Unidad Organizativa ¿identifica, comprende y se anticipa a sus oportunidades y amenazas a partir de la
información procedente de los grupos de interés y otras informaciones y análisis externos, incluidos los normativos?
47
53
2a
2
53
2a
3
53
2a
Evaluador 1:Encuestas satisfacción PDI y alumnos. Acciones de mejora derivadas
Evaluador 1:Informes de quejas y sugerencias. Acciones de mejora derivadas
Evaluador 1:Informes encuestas clima laboral. Acciones de mejora derivadas
Evaluador 1:Plan de Comunicación Externa y Marketing 2014-2016
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI. Participación sistemática de todos los grupos de interés en la mejora de los productos a partir encuestas
Evaluador 12: : Política Calidad BUZ/ Reglamento BUZ/ Encuestas satisfacción PDI, Postgrados, alumnos/ Encuestas clima/Informes encuestas/AM
derivadas
Evaluador 12: : Procedim. Quejas y Sugerencias/ Normativa gestión usuarios externos. Convenios/ Comisiones Usuarios/ Carta de Servicios. Revisiones.
Compromisos segmentados/ Formulario ayuda mostrador
Evaluador
12: : C
Contactos
periódicas
proveedores/
Plan d
de
E l d 12
t t y reuniones
i
iódi
d
/ Redes
R d sociales
i l BUZ/ iBUZ.
iBUZ Información
I f
ió sectorizada
t i d (PAS,
(PAS PDI,
PDI estudiantes)/
t di t )/ Pl
comunicación interna/ Plan de Marketing y com. externa
Evaluador 12: : Sesiones DAFO
Evaluador 12: : Organigrama y mapa de procesos
Evaluador 2:Carta de servicios actualizada (anualmente), incluyendo compromisos por tipo de usuario
Evaluador 2:Encuestas de clima laboral, de satisfacción de usuarios
Evaluador 2:Procedimiento de quejas y sugerencias
Evaluador 2:Acciones de Mejora derivadas de las encuestas. Informes de Resultados
Evaluador 2:Comisiones de Usuarios. Actas
Evaluador 2:Contactos y reuniones periódicas con proveedores
Evaluador 3:Reglamento BUZ
Evaluador 4:Planes Estratégicos de la BUZ: 2009-2012
2009 2012 y 2013-2016
2013 2016 - Mapa de procesos y sistema de gestión por procesos + Cuadro de mando integral (CT
17/12/2014) + Revisión por la Dirección de resultados - Política de Calidad de la BUZ - Planes de mejora tras la evaluación EFQM - Carta de Servicios de la
BUZ. Revisiones anuales 2011-2015
33
Evaluador 4:Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 – Encuestas de usuarios (PDI, estudiantes 2008-2015) - Plan de comunicación
interna de la BUZ, Reuniones de personal y Encuestas de clima 2008-2015 - Tratamiento de sugerencias
Evaluador 4:Participación en grupos de trabajo mixto con PDI, con la institución, a nivel nacional (REBIUN), internacional (IFLA)...
Evaluador 5: Procesos complementarios a las encuestas de satisfacción que nos permiten conocer las expectativas y necesidades.( Subcomisión 2.0. Redes
sociales; Encuestas cursos de formación: tanto al PDI como a los alumnos; Portal el investigador ; Foros de Moodle en CCII, encuesta satisfacción por
apertura sala biblioteca Fac Gestión y Empresa)
Evaluador 5: Nueva carta de servicios de la BUZ
Evaluador 6: Nueva carta de servicios de la BUZ: los compromisos de calidad se han segmentado según grupos de interés atendiendo a sus criterios de
calidad esperados.
Evaluador 6: - Procesos complementarios a las encuestas de satisfacción que nos permiten conocer las expectativas y necesidades.( Subcomisión 2.0.
Redes sociales; Encuestas cursos de formación: tanto al PDI como a los alumnos; Portal el investigador ; Foros de Moodle en CCII, encuesta satisfacción
por apertura sala biblioteca Fac Gestión y Empresa)
Evaluador 6: Segmentación de los resultados por centros
Evaluador 6: Contactos con Delegación y participación con PDI y grupos de trabajo de gestión de la UZ
Evaluador 7: Encuestas (PDI, Alumnos)
Evaluador 7: Carta de Servicios BUZ
Evaluador 7: Procedimiento Quejas y Sugerencias
Evaluador 7: Comisiones de Usuarios Bibliotecas
Evaluador 7: Comisión Biblioteca (BUZ)
Evaluador 8: Reglamento ; Estatutos ; Planes estratégicos... Acciones de mejora incluyen análisis del entorino ; Carta de servicios ;
Evaluador 10: Comisiones de usuarios
Evaluador
a uado 10:
0 Mostrador
os ado de suge
sugerencias
e c as y ayuda e
en línea
ea
Evaluador 10: Ayudica
Evaluador 10: Encuestas de estudiantes y PDI
Evaluador 11: Reglamento BUZ
Evaluador 11: Plan de Marketing de la BUZ
Evaluador 11: Carta de Servicios 2015
1
La Unidad Organizativa ¿analiza las tendencias del rendimiento de sus actividades
actividades, sus competencias
competencias clave
clave yy sus
sus
resultados finales a fin de comprender sus capacidades actuales y potenciales?
57
La Unidad Organizativa ¿compara su rendimiento con indicadores/resultados de referencia relevantes para
comprender sus fortalezas y debilidades?
47
La
Unidad
Organizativa
Universidad
datos
determinar
L U
id d O
i ti o, en su caso, lla U
i
id d ¿analiza
li llos d
t y lla iinformación
f
ió necesaria
i para d
t
i
de qué manera afectan las nuevas tecnologías y los modelos de gestión al rendimiento de la Unidad?
47
53
2b
2
53
2b
3
53
2b
Evaluador 1:Cuadro mandos integral. Objetivos 2015
Evaluador 1:Informes anuales Subcomisiones
Evaluador 1:Plan Estratégico. Planes operativos anuales. Revisión por la Dirección de resultados (2008-2014)
Evaluador 12: : PE, objetivos e indicadores rendimiento. Revisiones/ Memorias, memorias de calidad, informes grupos mejora y subcomisiones, encuestas,
estadísticas Servicio Automatización... indican grado ejecución resultados
Evaluador 12: : Procedimiento Benchmarking/ Estadísticas REBIUN. Cluster bibliotecas
Evaluador 12: : Carta de Servicios. Indicadores, revisión carta y revisión compromisos
Evaluador 2:Informes de Resultados de Desarrollo de los Planes Operativos Anuales. Revisión por la Dirección
Evaluador 2:Carta de Servicios, Indicadores, revisión compromisos
Evaluador 2:CMI
Evaluador 2:Informes de Resultados Encuestas. Informes de Subcomisiones y grupos de mejora. Informes de Autoevaluación. Informes Económicos
1
Evaluador 2:Estadísticas REBIUN, la Biblioteca en cifras
Evaluador 2:Fichas de indicadores resultados / objetivos
Evaluador 3:Estadísticas circulación, consultas webopac, producción científica, catalogación, (intranet)
Evaluador 3:Informes de producción científica Sideral-BUZ
Evaluador 3:Indicadores y acciones de mejora
Evaluador 3:Informes de las subcomisiones y grupos de mejora
Evaluador 3:Memorias de la BUZ
17/12/2014) + Revisión por la Dirección de resultados - Política de Calidad de la BUZ - Planes de mejora tras la evaluación EFQM
Evaluador 4:Carta de Servicios de la BUZ. Revisiones anuales 2011-2015. Memorias de la BUZ.
Evaluador 4:Plan de comunicación externa y márketing de la BUZ 2013-2016 – Encuestas de usuarios y de clima – Tratamiento de sugerencias.
Evaluador 5: Comparaciones sistemáticas con datos REBIUN en todos los procesos
Evaluador 5: Fichas de indicadores para el seguimiento de los resultados/objetivos
Evaluador 5: Subcomisión que trabaja esta línea estratégica (Cooperación Alianzas y Benchmarking)
Evaluador 6: Proceso Benchmarking: incorporado en la sistemática de trabajo de grupos
Evaluador
6: - C
Comparaciones
sistemáticas
con d
datos
E l d 6
i
i t áti
t REBIUN en ttodos
d los
l procesos
Evaluador 6: - Fichas de indicadores para el seguimiento de los resultados/objetivos
Evaluador 6: - Hay una Subcomisión que trabaja esta línea estratégica (Cooperación Alianzas y Benchmarking)
Evaluador 7: Plan Estratégico. Planes operativos anuales. Acciones de Mejora
Evaluador 7: Cuadro de mando con indicadores de rendimiento
Evaluador 7: Carta de Servicios con indicadores y compromisos establecidos
Evaluador 8: Mapa de procesos ; cuadro de mandos con indicadores ; Revisión por la dirección anual ; Indicadores bibliotecarios de REBIUN, Recolecta, etc.
Evaluador 8: Mejoras: Completar mapa de alianzas y benchmarking ; sistematizar la muestra de buenas prácticas
Evaluador 10: El análisis EFQM....
Evaluador 11: Planes estratégicos y sus revisiones
Evaluador 11: Cartas de servicios, indicadores y revisiones de la carta
Evaluador 11: Informes de las subcomisiones y de los grupos de mejora
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad, a la hora de formular, revisar y actualizar su estrategia,
¿identifica y tiene en cuenta los resultados clave necesarios para alcanzar su misión y que le permiten conocer su
progreso hacia su visión y alcanzar sus objetivos estratégicos?
56
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿crea y mantiene una estrategia y un conjunto de políticas de
apoyo claras, que le permitan hacer realidad su misión y visión?
52
53
2c
2
53
2c
Evaluador 1:Cuadro mandos integral. Objetivos 2015
Evaluador 1:Plan Estratégico 2013-2016. Planes operativos anuales.
Evaluador 1: Revisión por la Dirección de resultados
Evaluador 12: : Política de Calidad/ Planes Estratégicos y operativos. Elaboración. Resultados
Evaluador 12: : Informes resultados Subcomisiones y grupos mejora, actualización objetivos. / Revisión por la dirección. Resultados/ Carta de Servicios.
Revisión compromisos
Evaluador 12: : Mamorias anuales y la Calidad / Encuestas, informes, resultados y acciones derivadas/ Mapa de procesos. Revisión/
Evaluador 12: : Estadísticas REBIUN. Comparativa indicadores clave, bibliotecas cluster. Datos y gráficos
Evaluador 12: : Plan actuación Rector/ Plan Racionalización UZ. Acciones BUZ/ Oficina Verde: Política Medioambiental/ Informes económicos/ Memorias
anuales y Calidad
Evaluador 12: : Actas Comisiones de biblioteca y usuarios
Evaluador 2:Informes de Resultados Planes Operativos. Informes de Resultados de las Subcomisiones y grupos de mejora.
1
Evaluador 2:Carta de Servicios, revisión compromisos, cumplimiento objetivos
Evaluador 2:Encuestas de los diferentes grupos de interés, de clima laboral... Informes de Resultados
Evaluador 2:Estadísiticas REBIUN
Evaluador 2:Cuadro de Mando
Evaluador 3:Política de calidad
Evaluador 3:Planes estratégicos
Evaluador 3:Memoria de calidad
Evaluador 3:Revisión de indicadores
Evaluador 4:Carta de Servicios de la BUZ. Revisiones anuales 2011-2015. Memorias de la BUZ. Datos comparativos de REBIUN
E l d 5
Evaluador
5: E
Evidencias
id
i autoevaluación
t
l
ió 2013
Evaluador 5: Análisis indicadores en Revisión por la dirección. Revisión de la estrategia según resultados
Evaluador 5: Revisión carta de servicios
Evaluador 6: Análisis indicadores en Revisión por la dirección. Revisión de la estrategia según resultados
Evaluador 6: - Revisión carta de servicios. Nueva edición: revisión de todos los indicadores y compromisos de calidad (Se ha participado en la Guía de
elaboración a nivel UZ)
Evaluador 6: - Política de sostenibilidad económica (informes económicos, uso revistas para mantenimiento suscripciones….) mediomabiental (acorde con
Oficina verde) y social (colaboración en “extensión cultural”, programas solidarios, etc)
Evaluador 6: Gestión de riesgos
Evaluador 7: Planes Estratégicos
Evaluador
a uado 7: Planes
a es ope
operativos
at os a
anuales
ua es 2014-15
0
5
Evaluador 7: Informe de resultados de los planes operativos anuales y revisión de la Dirección
Evaluador 7: Objetivos 2015 aprobados en CC de 26/01/2015
Evaluador 8: Cuadro de Mandos - Mapa de procesos con Indicadores ; Alineamiento de los planes operativos anuales con el Plan del Rector ; Carta de
servicios alineada con el resto de la UZ ; revisión de indicadores
Evaluador 10: Procesos de la Unidad de Racionalización
Evaluador 10: DATUZ
Evaluador 10: Plan Estrategico UZ
Evaluador 10: Planes de mejora UZ
Evaluador 11: Informes de resultados de las subcomisiones y grupos de mejora
Evaluador 11: Procedimiento de gestión del Benchmarking
Evaluador 11: Memorias anuales
Evaluador 11: Revisión Carta de Servicios y revisión de sus indicadores y compromisos de calidad
1
La Unidad Organizativa ¿define los resultados finales requeridos, los indicadores y los objetivos a alcanzar, en
función de su misión y visión y de la comparación con referencias externas? ¿Despliega dichos requerimientos y las
estrategias en los distintos procesos y equipos responsables de la Unidad?
51
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿comunica de manera eficaz su estrategia y políticas de apoyo
a sus grupos de interés?
60
53
2d
2
53
2d
Evaluador 1:Plan de Actuación del Rector. Informes de gestión y Programas de actuación de la UZ
Evaluador 1:Plan Estratégico de la BUZ 2013-2016 y objetivos operativos anuales
Evaluador 1:PG_PE
01-2:2011 Planificación, g
gestión y seguimiento
de p
proyectos
_
g
y
y acciones de mejora
j
Evaluador 12: : PE, aprobados por UZ, planes operativos anuales y revisones. Informes finales/ Plan acción Rector/ Mapa de procesos y organigrama/
Revisión por la dirección
36
Evaluador 12: : Plan de Comunicación y Marketing/ Procedimiento Benchmarking/ Comparativa REBIUN. Cluster. Datos y gráficos
Evaluador 12: : Carta de Servicios. Compromisos Calidad. Revisión/ Encuestas. Informes y Acciones de Mejora/ Memorias Anuales y Calidad
Evaluador 12: : PG_PE_01-2 planificación, gestión y seguimiento proyectos y acciones mejora
Evaluador 2:Plan de Actuación del Rector. Plan Estratégico de la Biblioteca. Planes Operativos Anuales
Evaluador 2:Organigrama y Mapa de Procesos. Revisión y actualización de procesos clave
Evaluador 2:Carta de Servicios, compromisos
Evaluador 2:CMI
Evaluador 2:Encuestas de clima laboral y de satisfacción de usuarios. Resultados. Acciones de Mejora
Evaluador 2:Plan de comunicación externa y Marketing 2014/16
Evaluador 3:Organigrama y mapa de procesos
Evaluador 3:Informe de las subcomiones de objetivos alcanzados.
Evaluador 4:Carta de Servicios de la BUZ. Revisiones anuales 2011-2015. Memorias de la BUZ.
Evaluador 5: Indicadores
E l d 5
Evaluador
5: S
Se evalúa
lú ell conocimiento
i i t d
de lla estrategia
t t i BUZ en encuesta
t d
de clima
li
Evaluador 6: - Existen indicadores con objetivos en todos los procesos
Evaluador 6: - Se evalúa el conocimiento de la estrategia BUZ en encuesta de clima (los datos de 2015 tendencia al alza es este ítem)
Evaluador 7: Cuadro de mando / Carta de Servicios (especifica el compromiso de calidad)
Evaluador 8: Cuadro de mandos ; Carta de Servicios ; Revisión por la Dirección ; Plan Estratégico y Planes operativos anuales ; establecimiento de
Subcomisiones y Grupos de Trabajo ; Buenas prácticas
Evaluador 10: Objetivos definidos
Evaluador 11: Revisión y actualización de procesos clave. (Revisión por la Dirección)
P
Personas
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿alinea los planes de gestión de las personas con su estrategia
y estructura y se contemplan implicaciones como políticas de remuneración, reorganización, promociones,
reconocimientos, conciliación, no discriminación…?
42
La Unidad Organizativa y la Universidad ¿implican a las personas y a sus representantes en el desarrollo y revisión
de la estrategia, políticas y planes de gestión de las personas? ¿Se gestiona la selección, desarrollo de carreras o
q
g
p
para g
garantizar la equidad
e igualdad
de oportunidades?
movilidad p
48
47
3a
2
47
3a
Evaluador 1:Relación de puestos de trabajo (RPT). Normativas provisión puestos de trabajo, oposiciones y concursos
Evaluador 1:Manual de bienvenida UZ
Evaluador 1:Plan Concilia
Evaluador 1:Procedimiento teletrabajo
Evaluador 1:Plan Estratégico
g
BUZ 2013-2016. Línea 4. Organización
g
Evaluador 1:PG_PE_01:2011 Planificación, gestión,... Regulación participación en grupos de mejora. Reconocimientos y recompensas.
Evaluador 12: : RPT y modificaciones/Normativa oposiciones, baremos... / Manual de funciones de los puestos/ Pacto-convenio/ Estatuto básico del
empleado público/Normativa Gerencia provisión de puestos de trabajo en la BUZ/ Instrucción Gerencia reconocimiento horas formación
Evaluador 12: : Planes Estratégicos BUZ (elaboración y líneas sobre personal)/ Planes de formación (general y específica BUZ)
Evaluador 12: : Estudio cargas de trabajo/ Buzón de sugerencias/ Procedim. uso y actualización datos Intranet.
Evaluador 12: : Plan concilia/Teletrabajo (adaptación BUZ)/Plan igualdad/ Actividades deportivas/ Beneficios sociales UZ/ Cursos iniciación personal nuevo
ingreso/ Normativa Prevención Riesgos Laborales.
Evaluador 12: : Procedimiento de reconocimientos y recompensas/ IT trabajo en grupo/subcomisiones y grupos de trabajo/ IT mnto. pag web/ ITs y
procedim. trabajo.
37
Evaluador 12: : Plan de Comunicación Interna, AM potencias reuniones den los centros, Boletín iBUZ/ Encuesta de clima interno/ Estadísticas REBIUN/
Biblioteca en cifras
Evaluador 2:Relación de Puestos de Trabajo. Procedimiento propuestas de modificación RPT. Normativa provisión puestos de Trabajo
Evaluador 2:Manual de Funciones de Puestos de Trabajo. Actualización de Fichas de Funciones en proceso, con participación del personal
Evaluador 2:Procedimiento PG_PE _01-2 Reconocimientos y recompensas
Evaluador 2:Puesta en marcha de la Evaluación del Desempeño en la UZ
Concilia, Teletrabajo
Evaluador 2:Plan de Igualdad
Evaluador 3:RPT
Evaluador 4:RPT – Convenio/Pacto del personal y normativa relacionada – Estatuto básico del empleado público. Teletrabajo, plan concilia.
Evaluador 4:Plan Estratégico de la UZ. Plan Estratégico de la BUZ (líneas estratégicas sobre personal).
Evaluador 4:Cuadro de mandos. Datos del Plan de Comunicación Interna. Encuestas de clima laboral.
Evaluador 5: Plan de Gerencia con una línea para “Personal”
Evaluador 5: Planes de formación BUZ con acciones formativas vinculadas a objetivos estratégicos
Evaluador 6: - Plan de Gerencia con una línea para “Personal”: carrera profesional e evaluación del desempeño (participación en el plan de gerencia, en el
Comité de calidad). Los planes de recursos humanos están alineados con la estrategia UZ → planes de acogida UZ; planes de carrera profesional;
Evaluador 6: - Planes de formación BUZ con acciones formativas vinculadas a objetivos estratégicos.
Evaluador 7: Plan Concilia UZ
Evaluador 7: Procedimiento de Teletrabajo BUZ y UZ
Evaluador 7: Carrera horizontal (inicio UZ)
Evaluador 8: Convenio-Pacto ; Normativa de RRHH uniforme ; Plan de calidad de la Gerencia ; Plan del Rector ; Todo pormenorizado ; Plantilla de
Referencia ; Evaluación del desempeño ; Funciones ;
Evaluador 8: Insertar participación en calidad en la evaluación del desempeño
Evaluador 10: RPT
Evaluador 10: Reconocimientos formales (sin retribución)
Evaluador 11: Relación de puestos de trabajo (RPT)
E l d 11
t d
difi
ió RPT
Evaluador
11: P
Propuesta
de modificación
Evaluador 11: Subcomisión Funciones BUZ
1
La Unidad Organizativa ¿identifica las competencias necesarias que han de tener las personas para alcanzar la
misión, visión y objetivos estratégicos? ¿Hay planes de formación y desarrollo para ayudar a conseguir las
habilidades y capacidades necesarias?
47
La Unidad Organizativa ¿establece, acuerda y revisa regularmente los objetivos individuales y de equipo y se alinean
con los de la Unidad y los de la Universidad? ¿Se evalúa el rendimiento de las personas y los resultados alcanzados
y se acuerdan acciones de mejora?
31
47
3b
2
47
3b
Evaluador 1:Plan Formación PAS. Area Biblioteca
Evaluador 1:Detección necesidades formativas procesos desde Subcomisiones y grupos de mejora
Evaluador 1:Plan Estratégico BUZ 2013-2016. Línea 4. Organización
Evaluador 1:Encuestas clima. Preguntas sobre necesidades formación
Evaluador 1:Encuestas Plan Formación PAS. Preguntas sobre necesidades formación
Evaluador 12: : RPT y modificaciones/Normativa oposiciones, baremos... / Manual de funciones de los puestos/ Pacto-convenio/ Estatuto básico del
empleado público/Normativa Gerencia provisión de puestos de trabajo en la BUZ/ Instrucción Gerencia reconocimiento horas formación
Evaluador 12: : Planes Estratégicos BUZ (elaboración y líneas sobre personal)/ Planes de formación (general y específica BUZ)
Evaluador 12: : Plan concilia/Teletrabajo (adaptación BUZ)/Plan igualdad/ Actividades deportivas/ Beneficios sociales UZ/ Cursos iniciación personal nuevo
ingreso/ Normativa Prevención Riesgos Laborales.
procedim. trabajo.
38
Evaluador 12: : Plan de Comunicación Interna, AM potencias reuniones den los centros, Boletín iBUZ/ Encuesta de clima interno/ Estadísticas REBIUN/
Biblioteca en cifras
Evaluador 2:Manual de Funciones. Actualización de Fichas de Puestos de Trabajo en proceso
Evaluador 2:Plan de Formación UZ y BUZ. Asistencia a Congresos, Jornadas, actividades profesionales
Evaluador 2:Base de datos de personal BUZ con recogida de habilidades y capacidades. Identificación de necesidades de formación en fichas de revisión de
objetivos opertativos.
Evaluador 2:Encuestas de Clima Laboral. Informes de Resultados
Evaluador 2:PE, 4.5: Rediseño de perfiles y competencias profesionales adaptándolas a las nuevas demandas
Evaluador 2:Análisis de Formación de Personal. Encuestas cursos de formación
Evaluador 3:Plan de formación UZ/BUZ
Evaluador 4:Planes estratégicos (sección de personal y Formación del personal). Encuestas de clima y encuestas de satisfacción de los cursos de formación.
Evaluador 5: Evaluación de la formación en encuesta clima y en encuestas satisfacción tras cursos
Evaluador 5: Plan de Gerencia con una línea para “Personal”
Evaluador 5: Planes de formación BUZ con acciones formativas vinculadas a objetivos estratégicos
Evaluador 6: - Plan de Gerencia con una línea para “Personal”: carrera profesional e evaluación del desempeño (participación en el plan de gerencia, en el
Comité de calidad). Los planes de recursos humanos están alineados con la estrategia UZ → planes de acogida UZ; planes de carrera profesional;
Evaluador 6: - Planes de formación BUZ con acciones formativas vinculadas a objetivos estratégicos.
Evaluador 6: - En las fichas de acción se propone la formación que se debe impartir para poder llevar a cabo los proyectos/acciones (por ejemplo formación
en Moddle para cursos en competencias informacionales)
Evaluador 6: Cursos de formación
Evaluador 7: Plan Formación RRHH de la UZ // RPT de la UZ (funciones)
Evaluador 8: Además de lo anterior... Plan de Formación ; Funiones de los puestos ;
Evaluador 8: Indicador de impacto de la formación ; Implantar sesiones de buenas prácticas
Evaluador 10: Planes de formación
Evaluador 10: Diseño de los puestos
de trabajos
RPT
p
j para
p
Evaluador 11: Plan de formación UZ y BUZ
Evaluador 11: Grupo de trabajo Funciones
Evaluador 11: Encuestas clima laboral
2
La Unidad Organizativa ¿se asegura de que el comportamiento de las personas tanto individualmente como en
equipo, esté alineado con su misión, visión y objetivos estratégicos? ¿Se fomenta la asunción de responsabilidades
y se facilita la autonomía para desarrollarse profesionalmente?
44
La Unidad Organizativa ¿fomenta y apoya la implicación de las personas en la revisión y mejora de la eficacia y
eficiencia de los procesos? ¿Se valora su dedicación, talento y creatividad? ¿Se crea una cultura emprendedora y de
participación que posibilite la innovación?
48
47
3c
3
47
3c
Evaluador 1:Encuestas de clima
E l d 1:PG
Evaluador
1 PG PE 02-1:2010
02 1 2010 Tratamiento
T t i t sugerencias
i personall BUZ
Evaluador 1:PG PE 01-2:2011 Planificación, gestión y seguimiento... Apartado reconocimientos y recompensas
Evaluador 12: : Planes Estratégicos BUZ (elaboración y líneas sobre personal)/ Planes de formación (general y específica BUZ)/Reconocimiento Gerencia
horas formación
procedim trabajo.
procedim.
trabajo
Evaluador 12: : Plan de Comunicación Interna, AM potencias reuniones den los centros, Boletín iBUZ/ Encuesta de clima interno
Evaluador 12: : Base de datos del personal con intereses y capacidades.
39
Evaluador 12: : Presentación buenas prácticas
Evaluador 2:Funciones Puestos de Trabajo
Evaluador 2:Procedimientos y revisión de los mismos, incluyendo propietarios, objetivos... Carta de Servicios actualizada todos los años
Evaluador 2:Normativa de Grupos de mejora y trabajo: Fichas de seguimiento. Participación en Grupos de Trabajo 2015: Objetivos anuales, informes,
revisiones trimestrales.
Evaluador 2:Sesiones DAFO
Evaluador 2:Publicidad de Buenas Prácticas
Evaluador 2:Herramientas de autogestión: Trello
Evaluador 3:Plan de comunicación interna
Evaluador 3:Grupos de trabajo
Evaluador 4:Plan de Comunicación Interna de la BUZ. Encuestas de clima. Tratamiento de sugerencias.
Evaluador 5: Objetivos de los grupos y subcomisiones con responsabilidades específicas de cada participante (cronogramas…)
Evaluador 5: Aplicación de Trello como herramienta para la autogestión en las tareas tanto locales como de grupos
E l d 6
Evaluador
6: Obj
Objetivos
ti
de
d los
l grupos y subcomisiones
b
i i
con responsabilidades
bilid d específicas
ífi
de
d cada
d participante
ti i
t (cronogramas…)
(
)
Evaluador 6: Aplicación de Trello como herramienta para la autogestión en las tareas tanto locales como de grupos
Evaluador 6: - Curso de formación al personal en 2015 de los puestos básicos sobre el “día a día” en la gestión de calidad y el papel del personal en la
consecución de objetivos
Evaluador 7: Reuniones periódicas de personal. Actas de estas reuniones y reunión anual buz
Evaluador 7: Comisiones Técnicas BUZ. Actas
Evaluador 7: Plan Estratégico BUZ
Evaluador 8: Plan Estratégico - participación de todos ; grupos de trabajo ; Plan Comunicación ; Sesiones para equipo directivo todos los años ; Liderazgo
subcomisiones y grupos de trabajo ;
Evaluador 8: DIfusión buenas prácticas: generalizar ; Aumentar la participación en los grupos y mayor rotación en las responsablidades ; fomento
herramientas de gestión del trabajo local/general tipo Trello ; Indicadores participación personal
Evaluador 10: Cierta flexibilidad a nivel de equipos: Grupos de trabajo y mejora...
E
l d 11
t t i 2013
2016 ((punto
t 4
2)
Evaluador
11: Pl
Plan estrategico
2013-2016
4.2)
Evaluador 11: Participación en grupos de mejora y trabajo
Evaluador 11: Participación del personal en la elaboración del plan estrategico
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿identifica y entiende las necesidades y expectativas de
comunicación de las personas y se desarrolla la estrategia de comunicación y sus políticas, planes y canales de
comunicación?
60
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿dispone de canales de comunicación eficaces que se utilizan
para compartir información, conocimiento y mejores prácticas? ¿Se asegura de que las personas comprenden la
misión, visión, valores y objetivos?
58
47
3d
2
3d
Evaluador 1:Encuestas clima
Evaluador 1:PG PE 02-1:2010 Tratamiento sugerencias personal BUZ
Evaluador 1:Buenas prácticas
Evaluador 12: : Plan de Comunicación Interna, AM potencias reuniones den los centros, Boletín iBUZ/ Encuesta de clima interno
Evaluador 12: : Plan de marketing
Evaluador 12: : Encuestas, clima laboral
Evaluador 12: : Buenas prácticas
Evaluador 12: : Tto. quejas y sugerencias
Evaluador 12: : Redes sociales
40
47
Evaluador 2:Listas de distribución BUZ, BUZ al día, iUnizar,
Evaluador 2:Boletín semanal iBuz.
Evaluador 2:Tratamiento sugerencias personal BUZ
Evaluador 2:Plan de Marketing
Evaluador 2:Noticias BUZ
Evaluador 3:Plan de Comunicación
Evaluador 3:Intranet
Evaluador 3:Cuentas de correo institucionales: buz todos, buz bib, buz dir.
Evaluador 4:Plan de Comunicación Interna. Encuestas de clima. Tratamiento de sugerencias
Evaluador 4:Plan de comunicación externa y márketing. iBuz
Evaluador 5: Boletín iBUZ con una nueva sección “la
la BUZ al día”
día para difundir noticias internas de la BUZ, como por ejemplo las reuniones de personal
Evaluador 5: Plan de marketing
Evaluador 6: - Boletín iBUZ con una nueva sección “la BUZ al día” para difundir noticias internas de la BUZ, como por ejemplo las reuniones de personal
Evaluador 6: - Plan de marketing- Procedmiento de noticias tanto internas como externas. Gran importancia en la nueva web de la biblioteca de esta sección.
Evaluador 7: Plan de Comunicación interna
Evaluador
Reuniones
de personall
E l d 7:
7 R
i
d
Evaluador 7: Reunión Comisión Técnica BUZ
Evaluador 7: Encuesta de Clima de la BUZ
Evaluador 8: Plan de Comunicación ;
Evaluador 10: Encuesta de clima
Evaluador 10: Desarrollo de canales de comunicación BUZ
Evaluador 11: Reuniones del personal en los centros
Evaluador 11: Reunión general BUZ
Evaluador 11: Listas de distribución BUZ
Evaluador 11: Plan de Marketing
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿se asegura de aplicar adecuadamente sus políticas de
remuneración, beneficios, traslados, despidos y otros asuntos laborales para fomentar y mantener el nivel de
implicación? ¿Aplica adecuadamente las prácticas de conciliación de la vida familiar
familiar, personal y laboral?
48
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿fomenta una cultura de apoyo y reconocimiento entre
individuos y equipos? ¿Se dispone de un entorno seguro y saludable?
46
47
3e
2
47
3e
Evaluador 1:Normativa UZ vacaciones, licencias, etc.
Evaluador 1:Teletrabajo
Evaluador 12: : Normativa vacaciones y licencias/ Plan concilia/ Normativa adaptación edad avanzada/ teletrabajo/ anticipos y préstamos/ UPRL Planes de
prevención, protección y salud. Normativa IT y accidente de trabajo
Evaluador 12: : Reconocimiento horas formación y deporte/ Beneficios sociales, intercambio vacaciones, actividades culturales, campamentos
Evaluador 12: : Informe encuesta clima laboral/ Plan desastres BUZ
E al ador 12:
Evaluador
12 : OUAD/ Oficina Verde
Verde-RSC/
RSC/ UZ solidaria
Evaluador 2:Normativas de vaciones, licencias y permisos, Plan Concilia, Procedimiento Teletrabajo.
Evaluador 2:Beneficios sociales: Intercambio de vacaciones, actividades culturales, campamentos, convenios con entedidas con beneficios para pas y pdi
Evaluador 2:Servicio de Actividades Deportivas
Evaluador 2:Evaluación del desempeño, en marcha
Evaluador 2:Presentación pública de Informes de Subcomisiones y Grupos de Mejora
Evaluador 3:Plan concilia
Evaluador 3:Normativa vacaciones
41
Evaluador 3:Teletrabajo
Evaluador 4:Unidad de Prevención de RR. Laborales. Unidades y servicios de acción social y solidaria de la UZ.
Evaluador 4:Plan de Comunicación Externa y Márketing. Plan de comunicación interna.
Evaluador 5: Teletrabajo: procedimiento UZ y procedimiento específico para BUZ
Evaluador 6: - Teletrabajo: procedimiento UZ y procedimiento específico para BUZ
Evaluador 7: Plan Concilia UZ
Evaluador 7: Teletrabajo procedimiento BUZ y UZ
Evaluador 8: Convenio - Pacto ; Evaluación del desempeño ; Plan concilia ; teletrabajo ;
Evaluador 10: Conciliación
Evaluador 10: Teletrabajo
Evaluador 10: Encuestas de clina laboral
Evaluador 10: Información institucional, sindical....
Evaluador 11: Normativa de vacaciones, licencias, etc
Evaluador 11: Plan Concilia de la UZ
E l d 11
Evaluador
11: T
Teletrabajo
l t b j
Evaluador 11: Beneficios sociales: intercambio vacaciones, actividades culturales, campamentos, ayudas al estudio, etc.
Alianzas y Recursos
1
La Unidad Organizativa ¿identifica a los aliados (clientes, otras unidades u organizaciones) y proveedores
necesarios para asegurar el cumplimiento de su estrategia, y se establecen con ellos alianzas y acuerdos de
colaboración, fomentando la transferencia de conocimientos y el aprovechamiento de sinergias?
55
En la Unidad Organizativa ¿la política de alianzas se basa en la búsqueda de un desarrollo mutuo, la transferencia
de conocimientos, la mejora de los procesos por medio del aprovechamiento de las sinergias, y el apoyo a una
relación innovadora y creativa?
50
49
4a
2
49
4a
Evaluador 1:Mapa de alianzas (en marcha). Subcomisión COALBE
Evaluador 1:Colaboración con otras unidades UZ (ADD; ICE; ED, Unidad Calidad y Racionalización). Participación en proyectos de innovación docente UZ
Evaluador 1:Convenios con diferentes bibliotecas y organismos (DIALNET, DOCUMAT, G-9, CDAMA, AGRALUZ...). Participación institucional en
organismos e instituciones profesionales, etc.
Evaluador 1:Grupos de trabajo REBIUN
Evaluador 1:Servicio-producto Formación CI. Grupo interbibliotecario UniCI2" para la formación en competencias informacionales.
Evaluador 12: : REBIUN/ Participación institucional Comisiones/ Colaboración otras unidades UZ/ Proyectos Innovación Docente /Convenios otras Univ. y
otras biblio.
Evaluador 12: : Organizaciones Profesionales (IFLA LIBER...)/ Patrocinio Jornadas Calidad /Proveedores libros, revistas y bases de datos/ Ciclos
conferencias/ Subvenciones y ayudas
Evaluador 12: : Normativa económica UZ/ Prescripciones técnicas
Evaluador 12: : Procedimiento Benchmarking/ Gestión usuarios/ Subcomisiones: identificación alianzas
Evaluador 12: : Mapa de alianzas
Evaluador 12: : Base de datos alianzas/ Formación sobre alianzas
Evaluador 2:Mapa de Alianzas
Evaluador 2:Base de datos para el seguimiento y control de alianzas.
Evaluador 2:REBIUN: participación en grupos de trabajo. Participación institucional en diferentes Comisiones. Presencia en organizacionel profesionales.
Evaluador 2:Convenios con otras Universidades, Bibliotecas, organismos, con otras unidades de la Universidad
Evaluador 2:Patrocinio de proveedores en diversas actividades. Colaboración con proveedores, cursos de formación, jornadas,
Evaluador 2:Colaboraciones y alianzas de las subcomisiones: Fichas de acciones de mejora, identificación de alianzas
Evaluador 3:Convenios con otras bibliotecas y Centros de Documentación (CDAMA)
Evaluador 3:Rebiun
Evaluador 3:Gestión de usuarios externos (circulación )
42
Evaluador 4:Plan Estratégico. Mapa de alianzas. Base de datos de alianzas y cooperación.
Evaluador 4:Participación en foros y redes (REBIUN, Gobierno de Aragón, CSIC...), organizaciones profesionales (IFLA, LIBER, FESABID, ANABAD,
REBIUN...) y colaboración con proveedores (jornadas, formación...)
Evaluador 5: Base de datos de alianzas
Evaluador 5: Mapa de alianzas
Evaluador 6: BAse de datos de alianzas y cooperación para el seguimiento y control de las mismas
Evaluador 6: - Mapa de alianzas.
Evaluador 7: Subcomisión de Cooperación, Alianzas y Benchmarking de la BUZ
Evaluador 7: REBIUN
Evaluador 7: Convenios establecidos: biblioteca CAI, etc...
Evaluador 7: Campus Iberus (institucional)
Evaluador 7: Plan Estratégico 2013-16 (4.3. Potenciar alianzas internas y externas)
Evaluador 8: Plan estratégico: COALBE; Convenios establecidos ; grupos de usuarios ; actividades y contactos con proveedores ; Convenios para acciones
(Formación ALFIN, Dialnet...)
Evaluador 10: REBIUN
E l d 10
Evaluador
10: C
Colaboración
l b
ió ttransversall y d
de paso con agentes
t externos
t
(VR Investigación
I
ti
ió - VR Internacionales)
I t
i
l )
Evaluador 10: Politica universitaria de relaciones externas
Evaluador 11: Participación en grupos de trabajo REBIUN: patrimonio, Calidad, préstamo interbibliotecario,
Evaluador 11: Presencia en organizaciones profesionales españolas (ANABAD, IFLA, FESABID, REBIUN, etc.9
Evaluador 11: Plan Estratégico 2013-2016 y en concreto en punto 4.3
Evaluador 11: Colaboración con proveedores de libros/revistas/bases de datos. Cursos de formación Elsevier, Thompson, etc.
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿ha definido e implantado una estrategia económico-financiera
en el corto, medio y largo plazo, así como los planes y procesos que la desplieguen, alineada con su propia
estrategia?
39
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿define y gestiona las inversiones de acuerdo con la estrategia,
para hacerla realidad y como apoyo a los principios de la mejora continua?
38
49
4b
2
49
4b
Evaluador 1:Plan Racionalización Gestión Económica UZ
Evaluador 1:Memorias económicas UZ
Evaluador 1:Gestión suscripciones BUZ
Evaluador 12: : Presupuesto UZ/ Solicitud estimación de presupuesto anual para la BUZ/ Presupuestos anual BUZ/ Asignación anual de presupuesto de los
centros a sus bibliotecas
Evaluador 12: : Normativa gestión económica UZ/ Plan racionalización gestión exonómica UZ/ Prescripciones técnicas de concursos/ Memorias económicas
UZ
Evaluador 12: : Negociaciones licencias medio plazo entorno cooperativo (G9, GCL)
Evaluador 12: : Informe contabilidad analítica 2012
Evaluador 12: : Informes econóicos anuales BUZ, informes evolución gasto adquisiciones/ Informe coste-uso publicaciones periódicas: criterios para las
bajas subcripción
Evaluador 12: : Subvenciones DGA y Ministerio/ Contratos licencias proveedores corto medio plazo/ Ayudas planes mejora.
Evaluador
E l d 2:Presupuesto
2P
t UZ
Evaluador 2:Presupusto Anual BUZ
Evaluador 2:Normativa Gestión Económica UZ. Plan de Racionalización Gestión Económica. Informes de Contabilidad Analítica
Evaluador 2:Negociaciones de licencias a medio plazo en entorno cooperativo.
Evaluador 2:Informes Económicos anuales de la BUZ. Informes de Evolución del gasto de adquisicones. Seguimiento mensual Presupuesto en
determinados sectores.
Evaluador 2:Informe coste/uso publicaciones periódicas: criterios para las bajas de suscripción
Evaluador 3:Presupuesto UZ
Evaluador 3:Presupuesto anual para las bibliotecas de los centros
43
Evaluador 3:Contratos de mantenimiento, revisión anual (ejemplo Innovative para Millennium
Evaluador 4:Presupuestos de la UZ. Plan de Racionalización Económica de la UZ. Sugerencia de presupuesto económico para la BUZ. Normativa de
gestión económica de la UZ.
Evaluador 4:Memorias e Informes Económicos de la BUZ. Prescripciones técnicas de los concursos de adquisiciones (revistas, bases de datos...). contratos
de licencias de proveedores.
Evaluador 5: Memorias económicas anuales y análisis del gasto
Evaluador 5: Procesos de racionalización del gasto
Evaluador 5: Seguimiento mensual del presupuesto en publicaciones periódicas / cdc / gastos generales
Evaluador 5: Presupuesto de libros en los centros vinculados a la bibliografía recomendada (herramienta para el control de su gestión) → eficiencia en la
adquisición
Evaluador 6: - Memorias económicas anuales y análisis del gasto
Evaluador 6: - Procesos de racionalización del gasto:
Evaluador 6: - Seguimiento mensual del presupuesto en publicaciones periódicas / cdc / gastos generales
Evaluador 6: - Presupuesto de libros en los centros vinculados a la bibliografía recomendada (herramienta para el control de su gestión) → eficiencia en la
adquisición
Evaluador 6: - Informes y análisis de nuevos productos con proveedores (EBSCO Alcorze) con ventajas presupuestarias
Evaluador 7: Presupuesto UZ
Evaluador 7: Normativa de gestión económica de la UZ
Evaluador 8: Presupuestos anuales ; Política de ahorro UZ ; Plan sostenibilidad ; Normativa gestión económica ; Licencias a medio plazo solos o en
cooparación - licencias nacionales ; Cartera de proyectos para planes TIC ; estudios coste-uso
Evaluador 10: Presupuesto BUZ
Evaluador 11: Presupuesto UZ
Evaluador 11: Presupuesto anual BUZ
Evaluador 11: Normativa Gestión Económica de la UZ
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿gestiona eficientemente sus activos (edificios, equipos e
instalaciones), teniendo en cuenta su impacto en las personas y en la comunidad, optimizando su rendimiento y ciclo
de vida, y garantizando su seguridad?
45
La Unidad Organizativa ¿optimiza los inventarios, consumos de materias primas y/o energías, y reduce o recicla los
residuos?
50
49
4c
2
49
4c
Evaluador 1:Unidad Técnica de Construcciones y Energía UZ. Unidad de Ingeniería y Mantenimiento UZ. Unidad de Seguridad. Oficina Verde
Evaluador 1:Unidad de Prevención de Riesgos Laborales
Evaluador 1:Plan Racionalización Gestión Económica UZ
Evaluador 1:Servicio de Informática y Comunicaciones
Evaluador 12: : Gestión de Compras/ Gestión de inventario/ plan de racionalizacón / UTC y Mnto.
Mnto contratos de mnto./
mnto / UPRL normas y procedim.
procedim Protocolos
actuación
Evaluador 12: : Oficina verde UZ: política medioambiental/ Proyecto Plan Responsabilidad Social BUZ
Evaluador 12: : Plan de desastres de la BUZ/ Grupos y Acciones de Mejora/Unidades de planificación de la biblioteca/ PE Adecuación espacios/Plan
expurgo
Evaluador 12: : Uso medios electrónicos para comunicarse
Evaluador 12: : Zaguán y digitalización documentos
Evaluador 12: : Estudio libro electrónico
Evaluador 2:Contratos de mantenimiento, incluyendo equipos informáticos. Gestión de Compras.
Evaluador 2:Normtaivas y Procedimientos sobre seguridad e higiene en el trabajo. Protocolos de simulacros de emergencia, formación en evacuación de
edicificios.
Evaluador 2:Política medio ambiental: Oficina Verde, ahorro de consumos de energía...
Evaluador 2:Grupos de Mejora, informes y recomendaciones. Ej: Unificación de puntos de servicios en Biblioteca Central, recomendaciones de
señalización...
Evaluador 3:Normativas y Procedimientos de la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales
Evaluador 3:Plan de desastres de la BUZ
Evaluador 4:Normas y procedimientos de la UPRL y de la UTC. Oficina Verde UZ. Plan de Racionalización de la UZ.
Evaluador 4:DAFO del Plan de Responsabilidad social corporativa de la BUZ.
44
Evaluador 4:Plan de Desastres BUZ
Evaluador 5: Plan de responsabilidad social
Evaluador 5: Alianza Oficina Verde (auditorías de gestión ambiental)
Evaluador 5: Nuevas sedes: Centro de Documentación Europea, Biblioteca de la Facultad de Educación
Evaluador 5: Planes de ahorro energético
Evaluador 5: Nuevos espacios para trabajo en grupos (reconversión de las hemerotecas)
Evaluador 6: Plan de RSC
Evaluador 6: - Alianza Oficina Verde (auditorías de gestión ambiental)
Evaluador 6: - La universidad está entre las mejores a nivel mundial desde un punto de vista medioambiental
Evaluador 6: - Nuevas sedes: Centro de Documentación Europea, Biblioteca de la Facultad de Educación
Evaluador 6: - Planes de ahorro energético
Evaluador 7: Plan Estratégico BUZ . 4.4.
Evaluador 8: Cartera de proyectos TIC ; Ofician Verde ; Unidad de Prevención y Riesgo ; Atención a la Discapacidad y Diversidad ;
Evaluador 10: Hasta donde se puede se asignan recursos de mantenimiento y mejora básicas
Evaluador 10: Gestión de reprografía, mantenimiento informático
E l d 10
id
t l SICUZ
Evaluador
10: S
Servidores
centrales
Evaluador 11: Unidad técnica de construcciones y mantenimiento: contratos de mantenimiento, incluyendo equipos informáticos
Evaluador 11: Gestión de compras
Evaluador 11: Gestión de inventarios
1
La Unidad Organizativa ¿identifica las tecnologías más adecuadas para cubrir sus necesidades y las de sus clientes?
54
49
4d
2
La Unidad Organizativa ¿promueve activamente la gestión de la tecnología existente, incluyendo las nuevas
tecnologías, de forma que apoyen la mejora de los sistemas de información y de los procesos, en línea con su
estrategia?
53
49
4d
Evaluador 1:Plan de actuación del Rector. Administración electónica. Gestión TIC
Evaluador 1:Gestión software específico BUZ (catálogo, repositorio, buscador integrado, SOD, etc.)
Evaluador 1:Nueva web BUZ
Evaluador 1:Plan Estratégico BUZ 2013-2016. Línea 3. Biblioteca digital
Evaluador 12: : UZ Gab Com e Imagen/ Neuva Pas web/ iUnizar/ Plan de Gobierno de las TIC/ Admon. Electrónica/ Peoplesoft
Evaluador 12: : BUZ Software procesos técnicos: Millennium/ Innopac, Catálogo Roble, Mi cuenta usuario, GTBib DOD, EZProxy, repositorio,
metabuscadores
Evaluador 12: : Redes sociales/ Portal de servicios al investigador
Evaluador 12: : Informe Grupo trabajo página web (Formularios)/ Bases datos uso interno/ Biblioteca digital fondo antiguo/ Alertas RSS/ Subcomisión web
20
Evaluador 12: : Blog/ Moodle/ Tutoriales/ Servicio refencia virtual BUZÖN/ Zaguán
Evaluador 2:Software procesos técnicos... Evaluación software automatización
Evaluador 2:Redes sociales...
Evaluador 2:Portal de servicios al investigador UZ en la Web
Evaluador 2:Biblioteca Digital Fondo Antiguo. Potenciación Repositorio Zaguan. Proyecto Alfresco para gestión documental...
E l d 2:Formularios...
2F
l i
B
t de
d uso interno
i t
Evaluador
Bases d
de d
datos
Evaluador 2:Subcomisión Web 2.0...
Evaluador 3:Nueva página web
Evaluador 3:Redes sociales
Evaluador 3:Gestores bibliográficos nuevos: Mendeley
Evaluador 3:Orcid
Evaluador 3:Estudio software de gestión de biblioteca
Evaluador 3:Acceso a recursos electrónicos de forma remota (Alcorze, Roble, EZProxy)
45
Evaluador 4:Web de la BUZ. Plan de comunicación Externa y márketing de la BUZ.
Evaluador 4:Procesos basados en nuevas tecnologías: Millennium, GTBib DOD, tecnología EZProxy, herramientas colaborativas (BSCW, Trello). Biblioteca
Digital de Fondo Antiguo, AlcorZe, revistas electrónicas, bases de datos, libro electrónico...
Evaluador 5: Alfresco
Evaluador 5: Tramitación quejas a través de la Admón electrónica UZ
Evaluador 5: Implantación de herramientas nuevas para la autogestión de los equipos de trabajo (trello)
Evaluador 5: Formularios electrónicos en la web para los usuarios
Evaluador 5: Accesibilidad de la nueva página web
Evaluador 6: - Participación en grupos de mejora de la UZ del Proyecto Alfresco para la gestión documental de la UZ
Evaluador 6: - Tramitación quejas a través de la Admón electrónica UZ.
Evaluador 6: - Implantación de herramientas nuevas para la autogestión de los equipos de trabajo (trello)
Evaluador 6: - Gran crecimiento del Repositorio ZAguán
Evaluador 6: - Formularios electrónicos en la web para los usuarios (se han unificado en el nuevo servicio de la páginas de la biblioteca “pregúntanos” el
buzón, sugerencias e incidencias en recursos y servicios)
Evaluador 7: Alcorze (Discovery de EBSCO) implantado
E l d 7
Evaluador
7: II Pl
Plan E
Estratégico
t té i 2013
2013-16
16 (iii
(iii. D
Desarrollar
ll lla Bibli
Biblioteca
t
Di
Digital)
it l) - N
Nueva W
Web
bd
de lla BUZ
Evaluador 7: Ayudica (P. I.) .- Moodle en el ADD (Cursos Gestión de la Información...)
Evaluador 8: Participación Comité Gobierno TIC ; Pertenencia a REBIUN: al día en innovación tecnológica; Grupos de usuarios ; Participación en Jornadas,
conferencias y grupos de trabajo ; Grupo Libro electrónico / Alcorze / Web 2.0, Repositorio... BR.. Innovación...
Evaluador 10: Plan de comunicaciones
Evaluador 10: Plan de renovación de impresoras UZ
Evaluador 10: Sistemas centrales SICUZ...
Evaluador 10: Estudio de nuevos recursos y herramientas: Mendeley, Discovery, ALMA....
Evaluador 11: UZ: Gabinete de comunicación e imagen
Evaluador 11: Nueva pagina web de la BUZ
Evaluador 11: Metabuscador Discovery
Evaluador 11: Redes sociales de la BUZ
1
La Unidad Organizativa ¿recoge y gestiona adecuadamente toda la información pertinente para el cumplimiento de
sus fines?
55
La Unidad Organizativa ¿recopila, estructura y gestiona el conocimiento para mejorar y optimizar los sistemas de
gestión, rendimientos, productos o servicios, como apoyo a su estrategia?
53
49
4e
2
49
4e
Evaluador 1:Encuestas satisfacción PDI y alumnos
Evaluador 1:Encuestas clima
Evaluador 1:Repositorio institucional. Reglamento publicación en abierto
Evaluador 1:Plan de Comunicación Externa y Marketing
Evaluador 1:Sistema Calidad BUZ. Gestión documentación procesos
Evaluador 1:Grupo Propiedad Intelectual BUZ
BUZ. Participación en el Grupo UZ
UZ.
Evaluador 12: : Encuestas satisfacción PDI, alumnos, postgrados/ clima laboral/ Boletín iUnizar/ Quejas y sugerencias/ Redes sociales/ Informes CI Moodle
Evaluador 12: : Información bibliográfica, el buzón/ Base de datos BR/ Propiedad intelectual SOD, tesis proyectos convenio CEDRO
Evaluador 12: : Formularios pag web
Evaluador 12: : Zaguán formularios entrada de datos/Acceso recursos electrónicos según licencias/ Base de Datos Magnífica/ Planes mejora/ PE líneas 1 y
2
Evaluador 12: : Intranet: análisis información procesos clave, manuales procedimiento Informes ejecución planes operativos/Memorias anuales/Procedim.
Benchmarking
Evaluador 12: : Carta de Servicios Revisión objetivos/ Estadísiticas REBIUN, comparativa cluster bibliotecas
Evaluador 2:Encuestas de satisfacción, Encuestas de clima laboral
46
Evaluador 2:Quejas y Sugerencias. Tratamiento de sugerencias del personal.
Evaluador 2:Redes sociales de la BUZ. Gestión de noticias
Evaluador 2:Informes anuales Plan de Formación
Evaluador 2:Formularios Página web biblioteca
Evaluador 2:Planes de Mejora
Evaluador 3:Encuestas de usuarios
Evaluador 3:Intranet buz: informes y manuales de procedimiento, estadísticas BUZ, memorias
Evaluador 3:Grupo de propiedad intelectual
Evaluador 3:Formulario quejas y sugerencias
Evaluador 3:Formulario incidencias
Evaluador 4:Plan de comunicación interna. encuestas de satisfacción y encuestas de clima. Tratamiento de quejas y sugerencias.
Evaluador 4:Plan de Comunicación Externa y Marketing BUZ. iBuz. Blog Tirabuzón y Redes sociales BUZ. Gabinete de Comunicación de la UZ. iUnizar.
Evaluador 4:Revisiones de las Cartas de Servicios. Revisión de objetivos y resultados por al Dirección.
Evaluador 5: Intranet de la biblioteca
Evaluador 5: Uso de entornos colaborativos de trabajo (Foros de Alfresco)
Evaluador 5: Sistema automatizado de gestión de las noticias y de la información externa a los usuarios
E l d 6
Evaluador
6: E
Evidencias
id
i Autoevaluación
A t
l
ió 2013
Evaluador 6: - Intranet de la biblioteca: sistemática de dar de alta a los nuevos trabajadores, de este modo se tiene acceso a la información BUZ.
Evaluador 6: - Gestión distribuida de la web 2.0
Evaluador 6: - Sistema automatizado de gestión de las noticias y de la información externa a los usuarios (procedimiento de noticias en la web, colaborativo
y distribuido)
Evaluador 6: - Uso de entornos colaborativos de trabajo: BSCW. Ahora se está explorando Alfresco (la BUZ participa en el grupo de trabajo)
Evaluador 6: - Participación en grupos de mejora de desarrollo tecnológico en uz como administración electrónica, Proyecto Alfresco para la gestión
documental,
d
t l Repositorio,
R
it i Producción
P d
ió científica
i tífi UZ
Evaluador 7: Web e Intranet de la BUZ (nueva)
Evaluador 8: Normativa sobre confidencialidad y seguridad de datos informáticos ; Análisis previos a las realizaciones de acciones de mejora (encuestas,
etc) ; Plan comunicación - prospectiva... Grupo e Propiedad Intelctual ; Licencias, instalación y mantenimiento de productos informáticos a través del SICUZ ;
Evaluador 10: DATUZ
Evaluador 10: Encuestas PDI
Evaluador 10: Estadísticas REBIUN
Evaluador 11: Encuestas de satisfacción PDI y alumnos
Evaluador 11: Gestión de quejas y sugerencias
Evaluador 11: Formularios de la pagina web de la biblioteca: Sugerir una adquisición, solicitud de cursos de formación, solicitud de prestamo
interbibliotecario, etc
Procesos, Productos y Servicios
1
La Unidad Organizativa ¿ha implantado un sistema de gestión por procesos que asegure que todas las actividades
relevantes, a todos los niveles (estratégico, operativo y de soporte) se diseñan, se documentan, se desarrollan, y se
ejecutan sistemáticamente para dar respuesta a los requisitos de los grupos de interés?
62
La Unidad Organizativa ¿ha implantado un sistema de innovación y mejora que permita optimizar el valor añadido a
todos los grupos de interés?
53
53
5a
2
5a
Evaluador 1:Mapa de procesos. Revisión mapa de procesos, con definición indicadores de rendimiento.
Evaluador 1:PG_PE O1_1 Revisión por la Dirección
Evaluador 1:PG_PE O2:2011 Planificación, gestión y seguimiento de los proyectos y acciones de mejora
Evaluador 1:PG_PE
1:PG PE O3_01:2012
O3 01:2012 Gestión de acciones de Benchmarking para implantar en las diferentes acciones emprendidas (borrador)
Evaluador 1:PG_PE O2_: 2010 Tratamiento de las sugerencias del personal de la BUZ
47
53
Evaluador 12: : Mapa de Procesos/Carta de Servicios/Revisiones/Reconocimiento ISO Hypatia
Evaluador 12: : Normalización técnica, estándares catalogación
Evaluador 12: : PE 2013-2016, desarrollo-DAFO, objetivos operacionales, informe final PE 2009-2012/Revisión por la dirección/
Evaluador 12: : Subcomisiones y grupos de mejora/Informes/Indicadores/Planificación, gestión y seguimiento proyectos y acciones mejora/ informes
anuales Plan de Formación, Datos satisfacción, valoración y sugerencias
Evaluador 12: : Tratamiento sugerencias personal/ Procedimiento Benchmarking
Evaluador 12: : Comparativa indicaddores clave REBIUN, bibliotecas cluster/Ejemplo buenas prácticas, participación premio Foro Club
Evaluador 2:Mapa de Procesos
Evaluador 2:Manual de Procedimientos, Instrucciones de trabajo en intranet
Evaluador 2:Carta de Servicios actualizada
Evaluador 2:Normalización técnica, estándares catalogación...
Evaluador 2:ISO 9001 Biblioteca Hypatia
Evaluador 3:Mapa de procesos
Evaluador 3:Grupos de mejora y subcomisiones, informes de los mismos.
Evaluador 4:Cuadro de mandos integral, Mapa de procesos y sistema de gestión por procesos - Política de Calidad de la BUZ
Evaluador 4:Carta de Servicios de la BUZ. Revisiones anuales 2011-2015 - Revisión por la Dirección de objetivos anuales.
E l d 5:
Evaluador
5 Nueva
N
carta
t de
d servicios
i i
Evaluador 5: Página web personalizada para los grupos de interés
Evaluador 6: - Nueva carta de servicios con nuevos estándares de calidad y nuevos indicadores con informes de revisión anuales. Segmentada por grupos
de interés. Adaptada a la norma une y al procedimiento de la UZ
Evaluador 6: - Los procesos se mejoran tras:
- los indicadores de los procesos (se cumplen objetivos) (mejoras en expurgo
expurgo, catalogación
catalogación…))
- la evaluación que de ellos hacen los usuarios y los propietarios de los procesos (CCII; BR )
Evaluador 6: -Benchmarking para mejorar los procesos: Jornadas de las bibliotecas grupo G9: asignación nº ORCID.
Evaluador 7: Mapa de Procesos de la BUZ
Evaluador 7: Planes de mejora diseñados sobre Acciones de Plan Estratégico
Evaluador 7: Revisión y mejora de procedimientos: BR, etc...
Evaluador 7: Cuadro de Mando / Indicadores
Evaluador 8: Mapa de procesos ; Cuadro de mandos integrado ; Carta de servicios ; Plan Estrtaégico conectado con el Plan del Rector ; Estándares técnicos
y profesionales para los procesos - normalización nacional e internacional ; Indicadores cuantitativos y de rendimiento ; indicadores cualitativos usuarios y
servicios ; revisión por la dirección anualmente ;
Evaluador 8: Mejoras: identificación de responsabilidades y cadena de toma de decisiones ;
Evaluador 10: Mapa de procesos
Evaluador 10: Diagramción de procesos: Web, SOD, Consultas, Noticias, ...
Evaluador 11: Mapa de procesos
Evaluador 11: Plan estrategico 2013-2016
54
5b
La Unidad Organizativa ¿utiliza informaciones procedentes de estudios del entorno, del sistema universitario, de
sugerencias innovadoras y creativas, así como de los requisitos, necesidades, expectativas y percepciones de
clientes y otros grupos de interés, y se usan como base para definir o mejorar los nuevos servicios que han de
prestarse y, en su caso,, de los productos?
p
p
¿
¿Implica
p
a los diferentes grupos
g p de interés en esa definición o mejora?
j
2
La Unidad Organizativa ¿ha implantado un proceso de gestión del ciclo de vida de los servicios y, en su caso, de los
productos, que asegure que éstos aportan un valor óptimo a los clientes?
43
1
53
5b
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI. Participación en grupos de trabajo mixtos docentes-bibliotecarios en el marco de proyectos anuales de
innovación (PIIDUZ, PIET, PRAUZ). Participación en reuniones grupos de interés específicos: Dirección ICE (para formación PDI), Dirección Escuela
48
53
Evaluador 1:Informes Subcomisiones. Análisis del entorno y benchmarking
Evaluador 12: : Informes encuestas satisfacción PDI, alumnos y clima. AM derivadas/ Revisión por la dirección/AM derivadas de quejas y sugerencias
Evaluador 12: : Planificación, gestión y seguimiento proyectos y AM/ informes subcomisionesanálisis entorno poryctos y benchmarking
Evaluador 12: : PE/Elaboración/Mapa procesos/Carta servicios/Revisiones
Evaluador 12: : Encuestas cursos formación/ Subcomisión CI (reuniones anuales diversas)/ Grupos de trabajo con Innovación Docente
Evaluador 12: : Compartiva indicadores clave REBIUN, bibliotecas cluster
Evaluador 12: : Redes sociales BUZ
Evaluador 2:Informes de encuestas de satisfacción. Acciones de Mejora derivadas del análisis
Evaluador 2:Tratamiento de quejas y sugerencias
Evaluador 2:Formularios web de usuarios. Incidencias en mostrador...
Evaluador 2:Otras encuestas: cursos de formación...
Evaluador 2:Reuniones periódicos con aliados y otros grupos de interés
Evaluador 2:Grupos de Trabajo con usuarios para recopilar y analizar necesidades (PIECYT, PIET, PIIDUZ...)
Evaluador 3:Infomes y encuestas de satisfacción de usuarios
Evaluador 3:Sugerencias de usuarios: revisión y estudio
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción de usuarios. Tratamiento de quejas y sugerencias. Revisión por la Dirección de Objetivos y procesos. Revisiones de
la Carta de Servicios.
Evaluador 4:Comparativa de indicadores clave REBIUN, bibliotecas cluster, redes sociales...
Evaluador 4:Prescripciones técnicas de los concursos de suministradores (revistas, bases de datos, otros productos)
Evaluador 5: Grupos de trabajo y subcomisiones
Evaluador 6: - En algunos productos y servicios se han interiorizado las expectativas de los clientes para mejorar las acciones; por ejemplo en BR
(Formularios) CCII (se acreditan competencias transversales) Portal del investigador (centrado en temas bibliométricos para la solicitud de sexenios….
Evaluador 7: Carta de Servicios BUZ
Evaluador 7: Comisiones de Usuarios
Evaluador 7: Encuestas BUZ al pdi y estudiantes UZ
Evaluador 7: Comités de Autoevaluación en los procesos de certificación de la BUZ, con participación de representantes de los grupos de interés
Evaluador 8: Canales de comunicación y recogida de propuestas por parte de los usuarios, incluyendo Comisiones de la BUZ y de Usuarios ; REBIUN y
sectoriales CRUE ; Prospectiva antes de emprender cada acciónd e mejora ; Plan estratégico y plans operativos anuales ; Plan de Comunicación ;
Encuestas de satisfacción por grupos de usuarios ; Acciones de mejora ; Carta de servicios
Evaluador 11: Encuestas de satisfacción de PDI, PAS y alumnos
Evaluador 11: Tratamiento de quejas y sugerencias
Evaluador 11: Encuestas curso de formación
Evaluador 11: Reuniones periodicas en cada biblioteca
2
La Unidad Organizativa ¿dispone de procesos eficientes para potenciar la prestación y uso de los servicios y
productos a los clientes actuales y potenciales y, en su caso, de comercialización y venta?
5c
Evaluador 2:Página web de la Biblioteca
Evaluador 2:Redes sociales BUZ
Evaluador 2:Moodle, Bibliografía Recomendada, Netvibes... Colaboraciones con PDI
Evaluador 2:Plan de Formación de usuarios
Evaluador 2:Participación en Proyectos de Innovación Docente, en Jornadas de Innovación Docente y de Orientación Académica y Profesional
Evaluador 3:Página web
Evaluador 3:Folletos informativos
49
51
53
Evaluador 3:Boletín semanal Ibuz
Evaluador 4:Plan de Comunicación Externa y Márketing de la BUZ. Cursos de Competencias Informacionales.
Evaluador 4:PE (línea de usuarios). Web de la BUZ. Mi cuenta de usuario en roble. Mostrador de ayuda. Guías y tutoriales de servicios y recursos.
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción, Comisión de usuarios de la biblioteca. Colaboraciones con el PDI, participación en jornadas de innovación docente.
Evaluador 5: Web 2.0 y procedimientos. Manual de uso y estilo de las redes de la BUZ
Evaluador 5: Plan de comunicación y marketing
Evaluador 6: - Plan de comunicación y marketing
Evaluador 6: - Web 2.0 y procedimientos. Manual de uso y estilo de las redes de la BUZ
Evaluador 6: - Formulario para la bibliografía recomendada
Evaluador 6: - Estudio de la viabilidad del libro electrónico para adquirir la bibliografíia recomendada
Evaluador 7: Carta de Servicios revisada y actualizada 2015
Evaluador 8: Carta de servicios ; Mapa de procesos ; DIversificación por categorías de usuarios ; Ejes docencia - invstigación - extensión ; Plan de
comunicación incluye estrategias de marketing y disfusión ; Grupos de usuarios, convenios de cooperación ; Planes a la carta (p.e. formación) ;
Evaluador 8: Mejorar la comunicación segmentada por categorías ;
Evaluador 11: Pagina web de BUZ
E l d 11
Evaluador
11: C
Cursos d
de fformación
ió " a lla carta"
t "
Evaluador 11: Plan de marketing: carteles, folletos, etc.
1
La Unidad Organizativa ¿se asegura de que las características y prestaciones de los servicios y, en su caso, de los
productos respondan a las necesidades expresadas por los clientes y a los términos que, en su caso, vengan
especificados por la normativa o directrices que los regulen?
50
La Unidad Organizativa ¿dispone de procesos eficientes de entrega, prestación y gestión del ciclo de vida de los
servicios yy, en su caso
caso, de los productos a los clientes actuales y/o potenciales?
45
53
5d
2
53
5d
Evaluador 1:PG_PE O2:2011 Planificación, gestión y seguimiento de los proyectos y acciones de mejora
Evaluador 1:Informes anuales Subcomisiones. Resultados y acciones de mejora
Evaluador 1:Relación con proveedores
Evaluador 12: : Proc. Planificación, gestión y seguim proy y AM/ Revisión por la dirección/Informaes subcomisiones, fichas proyecto/ Plan de desastres
Evaluador 12: : Política de Calidad/ Carta de servicios, revisión compromisos/Plan formación/Producto curso virtual/ valoración usuario/Atención post-curso
Evaluador 12: : Normativa préstamos, consulta fondo antiguo/ Procedim. e IT Intranet/ Tratamiento de quejas y sugerencias/Informes encuestas
Evaluador 12: : Estándares catalogación y de intercambio/ Normativa económica y publicaciones perioódicas/Oficina verde/Gestión fondo antiguo/ Zaguán
Evaluador 12: : Vinculación Innovación Docente y UCR para implantación acciones
Evaluador 12: : Mostrador de ayuda/ consulta en la web de la BUZ/Base de datos incidencias mostradores/Formulario BR/ Estudio viabilidad libro
electrónico/ Alianzas proveedores cursos (escuela doctorado) y nuevas herramientas (ALCORZE)
Evaluador 2:Carta de Servicios revisada y actualizada anualmente
Evaluador 2:Informes de Encuestas de Satisfacción
Evaluador 2:Estándares de catalogación y de intercambio, Prescripciones técnicas, normativa económica, normativas de uso (préstamo, consulta en sala...)
Evaluador 2:Procedimientos e Instrucciones de Trabajo en la intranet
Evaluador 2:Informes finales de las Subcomisiones (fichas de proyecto de productos y servicios, acciones correcivas y preventivas)
Evaluador 3:Normativa de préstamo
Evaluador 3:Procedimientos e instrucciones de trabajo
j en intranet.
Evaluador 3:Estadísticas de préstamo y consulta en intranet.
50
17/12/2014) + Revisión por la Dirección de resultados - Política de Calidad de la BUZ
Evaluador 4:Carta de servicios y revisiones de la misma
Evaluador 4:Contratos con los proveedores
Evaluador 5: Base de datos de incidencias en mostradores
Evaluador 5: Formulario para la bibliografía recomendada
Evaluador 5: Estudio de la viabilidad del libro electrónico
Evaluador 6: - Base de datos de incidencias en mostradores: se ha tomado como canal de información los mostradores de la biblioteca y se ha
sistematizado la toma de datos para el análisis
Evaluador 6: - Formulario para la bibliografía recomendada
Evaluador 6: - Estudio de la viabilidad del libro electrónico para adquirir la bibliografíia recomendada
Evaluador 7: Procesos documentados e implantados. Permiten cambios y cierta flexibilidad
Evaluador 7: Indicadores establecidos
Evaluador 7: Carta de Servicios
Evaluador 8: Todos los anteriores... revisión anual de los compromisos y de los indicadores (carta de servicios, revisisión por la dirección... ; normativa de
contratos para proveedores ; condiciones de seguridad, prespeto a la privacidad, etc.. ; Auditorías propiedad intelectual ;
Evaluador 10: Encuestas de usuarios
Evaluador 10: Ayudica - mostrador de ayuda
Evaluador 11: Informes anuales de las subcomisiones
Evaluador 11: Carta de servicios de la BUZ y revisiones de los compromisos de calidad de dicha carta
Evaluador 11: Tratamiento de quejas y sugerencias
1
La Unidad Organizativa ¿dispone de un proceso sistemático de recogida y evaluación de requisitos, necesidades y
expectativas de sus clientes, tanto procedentes de canales formales como informales, y extrae y utiliza toda la
información que pueda resultar útil de sus históricos de quejas, reclamaciones, etc.?
56
La Unidad Organizativa ¿dispone de mecanismos de seguimiento que, a partir de las informaciones recibidas de los
clientes, permitan determinar y gestionar su nivel de satisfacción con los diferentes aspectos de su relación con la
Unidad Organizativa, así como su fidelidad?
56
53
5e
2
53
5e
Evaluador 1:Procedimiento de quejas y sugerencias. Informes de quejas y sugerencias. Acciones de mejora derivadas
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI. Resultados Encuestas satisfacción agentes implicados (alumos, profesorado, formadores)
Evaluador 12: : Procedim. Quejas y sugerencias. Informes/ Base de datos acciones correctoras
Evaluador 12: : PE/Informe final/ Informes subcomisiones y grupos de mejora/ Encuestas e informes, acciones de mejora derivadas/ Encuestas cursos
formación/ Reunión con PDI de ADE
Evaluador 12: : Carta de servicios y revisiones/ Plan de formación
Evaluador 12: : Buzón sugerencias web/ Redes sociales/ mostrador de ayuda/ guías de ayuda
Evaluador 2:Informes de Encuestas de Satisfacción de usuarios
Evaluador 2:Procedimiento de Quejas y Sugerencias. Base de datos de Incidencias en mostradores
Evaluador 2:Procedimiento de Tratamiento de Sugerencias
Evaluador 2:Redes Sociales de la BUZ
Evaluador 2:Formulario web de usuarios, Formulario de Bibliografía Recomendada
Evaluador 2:Foros con profesores o proveedores
Evaluador 3:Informes Encuesta de satisfacción
Evaluador 3:Buzón de sugerencias
Evaluador 3:acciones de mejora
Evaluador 4:Plan de comunicación interna. Procedimiento de quejas y sugerencias. Plan de comunicación externa y márketing. Redes sociales.
Evaluador 4:Revisión por la Dirección. Cartas de servicios. revisiones.
51
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción y de clima.
Evaluador 5: Base de datos incidencias en mostrador
Evaluador 5: Sugerencias
Evaluador 6: - Base de datos de incidencias en mostradores: se ha tomado como canal de información los mostradores de la biblioteca y se ha
sistematizado la toma de datos para el análisis
Evaluador 6: - Gestión de las sugerencias sistemática
Evaluador 7: Procedimiento de Quejas y Sugerencias
Evaluador 7: Redes Sociales
Evaluador 7: Encuestas BUZ al pdi y alumnos
Evaluador 8: Grupos de usuarios identificados (Estatutos, Reglamento, Plan Estratégico, Carta servicios....) ; Contactos con los usuarios en Comisiones de
la BUZ y de Usuarios ; Plan de comunicación ; encuestas ; portal de transparencia ; quejas y suferencias ; formación de usuarios ; implicación en las
actuaciones en materia de derecho de autor
Evaluador 8: Mejoras:
Evaluador 10: Encuestas de usuarios
Evaluador 10: Encuestas de cursos
Evaluador 10: Evaluación de servicios
Evaluador 11: Redes sociales
Evaluador 11: Procedimiento de quejas y sugerencias
Resultados en los Clientes
1
La Unidad Organizativa ¿identifica, revisa y mide de forma sistemática y segmentada, cuáles son aquellos aspectos
más valorados por sus clientes y que inciden directamente en su nivel de satisfacción? ¿Son útiles los resultados?
63
La tendencia de los resultados de los indicadores relativos a la percepción que tienen los clientes, ¿muestra una
evolución positiva?
60
Los resultados clave de los indicadores relativos a la percepción que tienen los clientes ¿cumplen los objetivos
marcados para cada período y, frecuentemente, los superan?
55
En la Unidad Organizativa, y respecto de los resultados clave referidos a los niveles de percepción de la satisfacción
de los clientes, ¿se recogen y comparan, periódica y sistemáticamente, con los de Unidades Organizativas de la
misma o distinta Universidad o de otras organizaciones de referencias líderes? Teniendo en cuenta los objetivos
estratégicos de clientes y los resultados de estas comparaciones, ¿en qué posición relativa se encuentra la Unidad
Organizativa?
Los resultados de los indicadores relativos al nivel de satisfacción de los clientes ¿son consecuencia de las
estrategias, políticas, procesos y prácticas, y de las acciones de mejora emprendidas, y además aportan confianza
en un rendimiento positivo en el futuro?
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56
6
6a
2
56
6a
3
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6a
4
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5
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innovación (PIIDUZ, PIET, PRAUZ). Papel focus group
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI: participación sistemática de todos los grupos de interés en la mejora de los productos a partir encuestas
ti f
ió / l
ió de
d todos
t d los
l agentes
t implicados
i li d (alumnos,
( l
f
d formadores).
f
d
) Datos
D t evolución
l ió 2010-2015
2010 2015
satisfacción/valoración
profesorado,
Evaluador 1:PG_PE O3_01:2012 Gestión de acciones de Benchmarking para implantar en las diferentes acciones emprendidas (borrador)
Evaluador 12: : Encuestas satisfacción PDI/Posgrados/alumnos. Informes datos totales y segmentados. Varios ciclos, comparativa. AM a partir de resultados
Evaluador 12: : Procedim. quejas y sugerencias. Base de datos. Informes/ Actas comisiones usuarios/ Foros con profesores o proveedores./ Redes sociales
Evaluador 12: : Carta de servicios. Revisiones y compromisos/ Encuestas cursos de formación/ Valoración PDI trabajo Rafael Bravo Gil
Evaluador 12: : PE/ Fichas proyecto e informes subcomisiones y grupos de trabajo/ Revisión por la dirección/ Benchmarking
Evaluador 12: : Alianzas con otras bibliotecas, comparaciónes con REBIUN, cluster. Datos y gráficos/ Proyecto UniCI2
52
Evaluador 2:Encuestas de Satisfacción de usuarios bienales (incluyen valoración de la "importancia" de los productos y servicios)
Evaluador 2:Base de datos de Sugerencias, felicitaciones y quejas: Informes
Evaluador 2:Foros con profesores y proveedores
Evaluador 2:Carta de Servicios. Revisión de compromisos
Evaluador 2:Otras encuestas: Cursos...
Evaluador 3:Informes de las encuestas de satisfacción del PDI y de los alumnos
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción. Redes sociales BUZ. Comisión de la biblioteca y de usuarios.
Evaluador 4:Cartas de servicios, revisión de compromisos de calidad. Revisión de objetivos operacionales. Memorias de la BUZ.
Evaluador 4:Revisión por la Dirección. Informes de Subcomisiones y Grupos de mejora. Procedimiento de benchmarking. Datos REBIUN
Evaluador 5: Se ha ampliado la encuesta de satisfacción también al grupo de los posgrados. Mayor segmentación de los resultados
Evaluador 5: En los objetivos operacionales anuales se incluyen acciones de mejora derivados de las encuestas realizadas
Evaluador 6: - Se ha ampliado la encuesta de satisfacción también al grupo de los posgrados. Mayor segmentación de los resultados
Evaluador 6: - En los objetivos operacionales anuales se incluyen acciones de mejora derivados de las encuestas realizadas La estrategia responde a los
aspectos que se descubren más importantes en las encuestas para los usuarios (por ejemplo PDI los recursos para su labor docente y de investigación
estratégico. En
acción de mejora tras última encuesta: mejorar la difusión de los mismos + Potenciar la herramienta ALCORZE en consonancia con plan estratégico
alumnos se potencia la sala como lugar de trabajo en grupo y e
Evaluador 7: Indicadores y estadísticas en Intranet
Evaluador 7: Informes de los grupos de mejora de la BUZ
Evaluador 8: Estatutos; Reglamento; Crata de Servicios; Plan Estratégico; Coalbe; Paln Comunicación; Encuestas de Satisfacción; Quejas y sugerencias;
Informes y accioens de mejora asociados;
Evaluador 10: Idem
Evaluador 11: Carta de Servicios de la BUZ y sus revisiones
Evaluador 11: Encuestas de satisfacción PDI y alumnos y sus comparativas por años
Evaluador 11: Procedimiento de quejas y sugerancias
Evaluador 11: Encuestas de los cursos de Formación de usuarios
Evaluador 11: Valoración del PDI sobre los cursos de formación en CI
1
La Unidad Organizativa ¿identifica, revisa y mide de forma sistemática y segmentada los indicadores de rendimiento
que pueden servirle para supervisar, entender, predecir y mejorar el rendimiento de la gestión de clientes, y para
predecir sus percepciones? ¿Son útiles los resultados?
56
La tendencia de los resultados de los indicadores clave de rendimiento relativos a la gestión de clientes de la Unidad
Organizativa ¿muestra una evolución positiva?
57
Los resultados clave de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de clientes de la Unidad Organizativa
¿cumplen los objetivos marcados para cada período y, frecuentemente, los superan?
48
En la Unidad Organizativa, y respecto de los resultados clave referidos a los niveles de percepción de la satisfacción
de los clientes, ¿se recogen y comparan, periódica y sistemáticamente, con los de Unidades Organizativas de la
misma o distinta Universidad o de otras organizaciones de referencias líderes? Teniendo en cuenta los objetivos
g
de clientes y los resultados de estas comparaciones, ¿
¿en qué posición relativa se encuentra la Unidad
estratégicos
Organizativa?
Los resultados de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de clientes ¿son consecuencia de las
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2
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3
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4
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Evaluador 1:Cuadro de mando integral
53
56
48
56
Evaluador 12: : Encuestas PDI y alumnos/ Estadísticas REBIUN y participación en grupos de trabajo/ Carta de servicios. Revisión objetivos operacionales/
Revisión por la Dirección/ La biblioteca en cifras
Evaluador 12: : Memorias de calidad y anuales BUZ/ Informes y fichas de proceso y AM/ PE: Informe final subcomisiones y Grupos de mejora
Evaluador 12: : Procedimiento Benchmarking/ Benchmarking interno y externo con Empresas sello Aragón Empresa/ Comparativa indicadores clave
REBIUN, bibliotecas cluster. Datos y gráficos
Evaluador 12: : Cuadro de mando integral
Evaluador 12: : Tendencia positiva continuada en el tiempo
Evaluador 2:La Biblioteca en cifras
Evaluador 2:Memorias de calidad, memorias BUZ
Evaluador 2:Subcomisiones de Trabajo: Grupos de Mejora y Trabajo
Evaluador 2:Revisión objetivos operacionales
Evaluador 2:Comparativa indicadores REBIUN, Datos y Gráficas
Evaluador 3:Indicadores de procesos y servicios
Evaluador 4:Indicadores de Subcomisiones y Grupos de Trabajo. Revisión por la Dirección. Objetivos del cuadro de mandos integral.
Evaluador 4:Carta de servicios, revisiones de los compromisos de calidad.
Evaluador 5: Objetivos para todos los procesos en el cuadro de mando integral
Evaluador
5: T
Tendencia
que pronostica
resultados
E l d 5
d
i positiva
iti continuada
ti
d en ell tiempo
ti
ti buenos
b
lt d
Evaluador 6: - Objetivos para todos los procesos en el cuadro de mando integral
Evaluador 6: - Tendencia positiva continuada en el tiempo que pronostica buenos resultados
Evaluador 7: Indicadores y Cuadro de Mando
Evaluador 7: Informes de grupos de mejora
Evaluador 8: Informes y memorias;
Evaluador 11: Informes de las encuestas de satisfacción del PDI y alumnos
Evaluador 11: Actas de las comisiones de usuarios
Evaluador 11: Revisión por la dirección de resultados
Resultados en las Personas
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿identifica, revisa y mide de forma sistemática y segmentada,
cuáles son aquellos aspectos más valorados por sus personas y que inciden directamente en su nivel de
satisfacción? ¿Son útiles los resultados?
65
La tendencia de los resultados de los indicadores relativos a la percepción que tienen las personas
personas, ¿muestra una
50
Los resultados clave de los indicadores relativos a la percepción que tienen las personas, ¿cumplen los objetivos
marcados para cada período y, frecuentemente, los superan?
45
En la Unidad Organizativa
Organizativa, y respecto de los resultados clave referidos a los niveles de percepción de la satisfacción
de las personas, ¿se recogen y comparan, periódica y sistemáticamente, con los de Unidades Organizativas de la
misma o distinta Universidad o de otras organizaciones de referencia líderes? Teniendo en cuenta los objetivos
estratégicos de las personas y los resultados de dichas comparaciones, ¿en qué posición relativa se encuentra la
Unidad Organizativa?
Los resultados de los indicadores relativos al nivel de satisfacción de las personas ¿son consecuencia de las
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7a
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Evaluador 1:PG_PE O2_: 2010 Tratamiento de las sugerencias del personal de la BUZ
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Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI: valoración-satisfacción formadores con Plan CI. Datos evolución 2010-2015
innovación (PIIDUZ, PIET, PRAUZ). Participación en reuniones grupos de interés específicos: Dirección ICE (para formación PDI), Dirección Escuela
Evaluador 1:Servicio Formación CI: participación sistemática de todos los grupos de interés en la mejora de los productos a partir encuestas
Evaluador 12: : Encuestas de clima de varios años, segmentadas por categoría. AM derivadas. Ej. Sesión formativa bibliotecarios ayudantes
Evaluador 12: : Buzón de sugerencias (con tratamiento de Acción de mejora o correctiva/ Foros de opinión/ Listas de distribución/ Reunión General de
Personal de la BUZ y reuniones de cada biblioteca (Actas)
Evaluador 12: : PG_PE_02-1 Tratamiento sugerencias personal/ Base de datos personal con intereses y habilidades (Revisión)/
Evaluador 12: : Espacion Moodle para formadores virtuales (foro)/ Encuestas satisfacción Plan Formación PAS/ Plan Comunicación interna/ PE, elaboración
(DAFO)
Evaluador 12: : Estadísticas REBIUN/ Comparativa indicadores clave REBIUN
REBIUN, bibliotecas cluster
cluster. Datos y gráficos
Evaluador 12: : Revisión por la dirección análisis de los objetivos operativos/ Evaluación del desempeño en la UZ/ Cuadro de mandos (objetivo satisfacción
personal)
Evaluador 2:Encuestas de clima interno desde 2008, segmentadas por categoría. Encuestas de satisfacción del Plan de Formación
Evaluador 2:Buzón de sugerencias, lista de distribución, foros de opinión...
Evaluador 2:Base de datos del personal con intereses y habilidades
Evaluador 2:Reunión General de Personal, y resuines de personal en cada biblioteca
Evaluador 2:Tratamiento de sugerencias
Evaluador 2:Acciones de Mejora derivadas de las encuestas, sugerencias...
Evaluador 3:Encuestas de satisfacción
Evaluador 3:Reuniones de personal
Evaluador 3:Quejas y reclamaciones
Evaluador 3:encuesta de clima
Evaluador 4:Plan de comunicación interna. Encuestas de clima. Reuniones de personal (generales y por biblioteca)
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción. Tratamiento de quejas y sugerencias.
Evaluador 5: Las sugerencias del personal llevan un tratamiento de Acción de mejora/correctiva
Evaluador 5: Objetivo en el cuadro de mando para la encuesta de clima para la satisfacción del personal
Evaluador 6: - Objetivo en el cuadro de mando para la encuesta de clima para la satisfacción del personal
Evaluador 6: - Se está trabajando en la evaluación del desempeño (en la UZ)
Evaluador 6: - Las sugerencias del personal llevan un tratamiento de Acción de mejora/correctiva
Evaluador 7: Encuestas de Clima BUZ
Evaluador 8: Encuesta de clima; Plan Estratégico ; Plan de Formación ; reuniones sistemáticas del personal (general y por unidades)
E
l d 11
t d
li
iinterno
t
Evaluador
11: E
Encuestas
de clima
Evaluador 11: Foros de opinión en la Intranet
Evaluador 11: Reunión general de personal de la BUZ y reuniones de personal en los distintos centros de la BUZ
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿identifican, revisan y miden de forma sistemática y
segmentada los indicadores de rendimiento que pueden servirles para supervisar, entender, predecir y mejorar el
rendimiento de la gestión de personas, y para predecir sus percepciones?
41
La tendencia de los resultados de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de personas de la Unidad
Organizativa ¿muestra una evolución positiva?
39
Los resultados de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de personas de la Unidad Organizativa
¿cumplen los objetivos marcados para cada período y, frecuentemente, los superan?
35
En la Unidad Org., y respecto de los datos más relevantes referidos a los resultados clave de los indicadores de
rendimiento que inciden en el nivel de satisfacción de las personas, ¿se recogen y comparan, periódica y
sistemáticamente, con los de Unidades Org. de la misma o distinta Universidad o de otras organizaciones de
referencia líderes? Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de las personas y los resultados de dichas
comparaciones, ¿en qué posición relativa se encuentra la Unidad?
29
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7b
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7b
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5
Los resultados de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de personas ¿son consecuencia de las
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Evaluador 1:Experiencia EPS. Planificación por objetivos, individuales y de equipo (desde 2011). Indicadores de rendimiento por proceso/tarea e individuales
(desde
(d
d 2014)
Evaluador 12: : Participación en cursos formación, gurpos de mejora, subcomisiones, otros grupos de trabjo, elaboración PE, encuestas de clima
Evaluador 12: : Memorias de Calidad y BUZ/ Estadísticas REBIUN/ Reunión gral. y reuniones de cada biblioteca.
Evaluador 12: : Informes encuestas clima, resultados y análisis. Acciones de Mejora/ Plan de Comunicación interna/ Quejas y reclamaciones/ Asistencia a
congresos
Evaluador 12: : Estudio de cargas de trabajo/ PG_PE_02-1 Tratamiento sugerencias personal/ Revisión por la dirección
Evaluador 12: : Informes anuales Subcomisión Cargas de Trabajo/ Comparativa indicadores clave REBIUN, biblotecas cluster. Datos y gráficos
Evaluador 12: : BD control reuniones y trabajo en grupo: nivel de participación del personal/ Plan de mejora/ Base de datos de perosnal BUZ/Formación
vinculada a objetivos estratégicos/operativos. Derivan fichas de seguimiento proyectos Planes formación específicos sobre liderazgo
Evaluador 2:Participación del personal en grupos de mejora, cursos de formación, subcomisiones...
Evaluador 2:Participación en la elaboración de la encuesta de clima
Evaluador 2:Participación en sesiones DAFO, metaplan, Jornadas...
Evaluador 2:Memorias de Calidad
Evaluador 2:Memorias BUZ
Evaluador 2:Base de datos de control de reuniones y trabajo en grupo: nivel de participación del personal
Evaluador 3:Infomes encuestasf
Evaluador 3:Participación en grupos de mejora y en subcomisiones
Evaluador 3:Plan de formación
Evaluador 4:Plan de comunicación interna. Encuestas de clima. Reuniones de personal (generales y por biblioteca)
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción. Tratamiento de quejas y sugerencias. Informes de la Subcomisión de Cargas de Trabajo.
Evaluador 5: Aumento en la participación del personal en grupos de mejora/Subcomisiones
Evaluador 6: - Formación vinculada a objetivos estratégicos / operativos. Derivan de las fichas de seguimiento de proyectos. Planes de formación
específicos sobre liderazgo
Evaluador 6: - Cumplimiento del Plan de Comunicación interna. Acciones de mejora. Se amplía la difusión en iBUZ
Evaluador 7: Encuestas de Clima varios ciclos
Evaluador 7: Plan de Comunicación interna
Evaluador 8: Indicadores procesos; Informes ALFIN; Estudio de cargas
Evaluador 11: Participación en foros de opinión
Evaluador 11: Buzón de sugerencias
Evaluador 11: Actas de las reuniones generales de la BUZ y de las reuniones de centros
Resultados en la Sociedad
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿identifica, revisa y mide de forma sistemática y segmentada,
cuáles son aquellos aspectos más valorados que tienen los grupos de interés relevantes que conforman el entorno
social y que inciden directamente en su nivel de aceptación y reconocimiento? ¿Son útiles los resultados?
35
La tendencia de los resultados de los indicadores relativos a la percepción que tienen los grupos de interés
relevantes que conforman el entorno social, ¿muestra una evolución positiva?
31
Los resultados clave de los indicadores relativos a la percepción que tienen los grupos de interés relevantes que
conforman el entorno social ¿cumplen los objetivos marcados para cada período y, frecuentemente, los superan?
29
34
8a
2
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8a
3
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56
34
4
8a
5
En la Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad, y en relación con los resultados clave referidos a los niveles
de percepción que tienen los grupos de interés relevantes que conforman el entorno social, ¿se recogen y comparan,
periódica y sistemáticamente, con los de Unidades Organizativas de la misma o distinta Universidad o de otras
organizaciones de referencia líderes? Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de los grupos de interés
relevantes de la sociedad y los resultados
Los resultados de los indicadores relativos al nivel de percepción que tienen los grupos de interés relevantes que
conforman el entorno social ¿son consecuencia de las estrategias, políticas, procesos y prácticas, y de las acciones
de mejora emprendidas, y además aportan confianza en un rendimiento positivo en el futuro?
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34
29
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8a
Evaluador 1:Plan de Comunicación y Marketing de las Competencias Informacionales (en fase de desarrollo). Elaborado por un grupo mixto docentes y
alumnos Periodismo y MIM y bibliotecarios, en el marco de un proyecto de innovación UZ.
Evaluador 1:Servicio/producto Formación CI. Participación anual Jornadas Orientación Académica y Profesional. Grupo de interés alumnos bachiller y ciclos
formativos grado superior (sistemática en provincia Huesca desde 2005). Desde 2012 metodología "metaplan"
Evaluador 1:Actividades para conocer opinión y valoración ciudadanía oscense sobre la Biblioteca (encuesta, biblio-muro, etc.) " en la Feria del Libro de
Huesca (datos desde 2013)
Evaluador 12: : PG_P2_01 Gestión de usuarios (externo)/ Convenios uso de servicios/ Carta de Servicios (para la "sociedad en general")/ Actividades
ExLibris/ Exposiciones
Evaluador 12: : Participación en consorcios, organizaciones profesionales.../ Noticias de prensa, impacto en los medios/ Memorias anuales/ Estadísicias
REBIUN (% donaciones fondos, % usuarios externos)
Evaluador 12: : Redes sociales/ iBUZ, informes subcomisión web 2.0 (datos seguidores y posicionamiento)/ Cooperación desarrollo y otras unidades
(Cederul, observatorio igualdad)
Evaluador 12: : Participación Feria Libro, Jornadas puertas Abiertas centros, Jornadas Orientación Académica y Profesional
Evaluador 12: : Acreditación EFQM 400+, ISO 9001 Hypatia, IAF Club Empresa 400/ Valoración ACPUA, colaboraciones en Seminarios Calidad
Evaluador 12: : Planes operativos anuales, desarollos PE/ Ayudas 2006-2008 VR Planificación, Calidad y Recursos/ Documento previo Plan RSC/ Plan
Com. Ext. y marketing
Evaluador 2:Actividades de Extensión Bibliotecaria. Planificación de Actividades culturales: Programa de exposiciones vinculadas a efemérides UZ. Otras
exposiciones en la UZ y fuera de la UZ: convenios de uso
Evaluador 2:Carta de Servicios (servicios y compromisos para la sociedad en general)
Evaluador 2:Noticias en prensa
Evaluador 2:Plan de Comunicación Externa y Marketing
Evaluador 2:Plan de acción social: DAFO
Evaluador 2:Participación en Ferias del Libro, Jornadas de Puertas Abiertas, Orientación Académica y Profesional
Evaluador 3:Impacto en medios de comunicación
Evaluador 4:Plan de Comunicación Externa y Marketing de la BUZ. Informes de la Subcom. de Comunicación 2.0
Evaluador
servicios
compromisos
calidad.
con se
sellos
calidad,
a uado 4:Carta
Ca a de se
c os y revisiones
e s o es de los
os co
p o sos de ca
dad Acreditaciones
c ed ac o es co
os de ca
dad, reconocimientos.
eco oc e os
Evaluador 4:Exposiciones y Actividades culturales y sociales de la BUZ.
Evaluador 5: Plan de Comunicación Externa y Marketing
Evaluador 6: - Documento previo a un plan de responsabilidad social, con acciones a realizar integradas en los objetivos operativos anuales. El Plan de
responsabilidad social se desarrollará conjuntamente con el futuro plan estratégico
Evaluador 7: Redes Sociales BUZ y UZ
Evaluador 7: Nuevo Boletín iBUZ
Evaluador 8: Plan estratégico; Reglamento; Estatutos: COALBE; Plan Comunicación ; Convenios ;
Evaluador 11: Carta de Servicios de la BUZ y sus revisiones
Evaluador 11: Redes sociales de la BUZ
Evaluador 11: Revisión del plan estratégico 2014 y objetivos 2015
1
La Unidad Organizativa o, en su caso, la Universidad ¿identifican, revisan y miden, de forma sistemática y
segmentada los indicadores de rendimiento que pueden servirles para supervisar, entender, predecir y mejorar el
rendimiento de la gestión de los grupos de interés relevantes que conforman el entorno social, y para predecir sus
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8b
percepciones?
2
La tendencia de los resultados de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de los grupos de interés
relevantes que conforman el entorno social ¿muestra una evolución positiva?
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Los resultados clave de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de los grupos de interés relevantes de la
sociedad ¿cumplen los objetivos marcados para cada período y, frecuentemente, los superan?
34
En la Unidad Organizativa, y en relación con los resultados clave de los indicadores de rendimiento relativos a la
gestión de los grupos de interés relevantes que conforman el entorno social, ¿se recogen y comparan, periódica y
sistemáticamente, con los de Unidades Organizativas de la misma o distinta Universidad o de otras organizaciones
de referencia líderes? Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de los grupos de interés relevantes de la
sociedad y los resultados de estas comparaci
Los resultados de los indicadores de rendimiento relativos a la gestión de los grupos de interés relevantes que
conforman el entorno social ¿son consecuencia de las estrategias, políticas, procesos y prácticas, y de las acciones
de mejora emprendidas, y además aportan confianza en un rendimiento positivo en el futuro?
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Evaluador 1:Estadísticas REBIUN. Comparativa algunos indicadores
Evaluador 12: : Indicador cuadro de mando/ Indicadores participación redes sociales/ Comparativas REBIUN en datos sobre aportaciones a Dialnet, CCPB,
donaciones, préstamo interbibliotecario..., bibliotecas cluster. Datos y gráficos/ Buenos datos gestión medioambiental: reconocimiento internacional. Planes
de ahorro energético.
Evaluador 12: : Memorias anuales BUZ, actividades profesionales y culturales, colaboraciones prácticas alumnos,
alumnos, participación
participación órganios
órganios interinstitucionales
interinstitucionales
y de coordinación bibliotecaria GBA, MEC, ANECA; ACPUA, CRUE (SIIU), organizaciones profesionales
Evaluador 12: : Convenios e integración, CAI, CDC, Ayto./ Convenios uso servicios/ Actividades sistemáticas extensión universitaria: EXLibris, exposiciones
dentro y fuera
Evaluador 12: : Estrtegias de alianzas con proveedores: sesiones formativas, organización de actos/ Indicadores Oficina Verde, UPRL, Igualdad de Género,
OUAD, Admon. Electrónica, OTRI (spin-off)...
Evaluador 12: : Revisiones Tribunal y Cámara de Cuentas/ Carta de Servicios
Servicios, revisión compromisos calidad/ noticias de prensa/ Informes Subcomisión web
2.0/ Zaguán, CI
Evaluador 12: : PE (revisiones anuales)/ procedimiento Benchmarking/Colaboración proyectos cooperación implantar acciones BUZ (campaña silencio)
Evaluador 2:Noticias prensa BUZ. Impacto en medios de comunicación
Evaluador 2:Estadísticas REBIUN: %donaciones fondos, % usuarios externos
Evaluador 2:Redes Sociales del BUZ
Evaluador 2:Premios, Sellos Reconocimiento...
Evaluador 2:Participación de la BUZ en consorcios, organizaciones profesionales...
Evaluador 2:Participación en Jornadas Puertas Abiertas de los centros, Ferias del Libro, Jornadas de Orientación Académica y Profesional...
Evaluador 3:Memorias
Evaluador 3:Informes subcomisión web 2.0
Evaluador 4:Plan de Comunicación Externa y Marketing de la BUZ. Informes de la Subcom. de Comunicación 2.0
Evaluador 4:Encuestas de satisfacción. Encuestas cursos de formación
Evaluador 4:DAFO Plan de Responsabilidad Social Corporativa
Evaluador 5: Indicador en el cuadro de mando UZ
Evaluador 5: Indicadores participación en redes sociales BUZ
Evaluador 6: - Comparativas con REBIUN en datos sobre aportaciones a Dialnet, CCPB, donaciones, préstamo interbibliotecario…
Evaluador 6: - Indicador en el cuadro de mando UZ
Evaluador 6: - Indicadores participación en redes sociales BUZ
Evaluador 6: - Informes anuales de las Subcomisiones donde analizan los resultados obtenidos en base a los objetivos marcados.
Evaluador 7: Plan de Marketing con sus indicadores
Evaluador 7: Redes Sociales (percepción) Son activas y bien posicionadas
Evaluador 7: Encuestas PDI y estudiantes UZ
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Evaluador 8: Indicadores mapa de procesos; Datos estadísticos; Plan estratégico;
Evaluador 11: Memorias anuales BUZ
Evaluador 11: Carta de servicios de la BUZ y sus revisiones
Evaluador 11: Plan estratégico de la BUZ y sus revisiones
Resultados Clave
La Unidad Organizativa ¿identifica, revisa y mide de forma sistemática y segmentada sus resultados clave de la
actividad, económico-financieros y no económicos, que demuestran el éxito alcanzado en la implantación de su
estrategia? ¿Son útiles los resultados?
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La tendencia de los resultados clave de la actividad, económico-financieros y no económicos ¿muestra una
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Los resultados clave de la actividad ¿cumplen los objetivos marcados para cada período y, frecuentemente, los
superan?
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Respecto de los datos correspondientes a los resultados clave de la actividad, ¿se recogen y comparan, periódica y
sistemáticamente, con otras Unidades Organizativas de la misma o distinta Universidad o de otras organizaciones de
referencia líderes? Teniendo en cuenta los resultados de estas comparaciones, ¿en qué posición relativa se
encuentra la Unidad Organizativa?
5
Los resultados clave de la actividad ¿son consecuencia de las estrategias, políticas, procesos y prácticas, y de las
acciones de mejora emprendidas, y además aportan confianza en un rendimiento positivo en el futuro?
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Evaluador 1:Plan Estratégico 2013-2016. Informes resultados planes operativos anuales
Evaluador 1:Carta de servicios. Revisión de compromisos
Evaluador 1:Revisió por la Dirección
Evaluador 1:Cuadro de mando integral
Evaluador 1:Informes Subcomisiones y Grupos Mejora
Evaluador 12: : Cuadro mando integral / informes anuales subcomisiones donde analizan los resultados obtenidos en base a los objetivos marcados/ DAFO
RSC
Evaluador 12: : PE informe final/ informes resultados planes operativos anuales/ REvisión por la dirección. Resultados/ Cartad de Servicios Revisión
indicadores y cumplimiento de objetivos/ Planes de mejora: informes de revisión
Evaluador 12: : Memorias anuales BUZ/ La biblioteca en cifras/ informe Econóimico BUZ: informe evolución gasto adquisiones/ Sugerencia presupuesto
económico para Biblioteca (anual)
Evaluador 12: : Informes Encuestas/ Estadísticas REBIUN, INE, circulación y catalogación (millenium en Intranet)/ Análisis de información de procesos clave
en la intranet (Formación, BR, Gasto en adquisiones)/
Evaluador 12: : Informes Subcomisiones. Fichas proyectos de los procesos clave/ PG_PE_01 Planificación, gestión y seguimiento proyectos y acciones de
mejora
Evaluador 12: : Datos comparativas: competencia informacinales, repositorios, acceso al documento, web 2.0
Evaluador 2:Plan Estratégico e Informes de Resultados de los planes operativos anuales
Evaluador 2:Revisión por la Dirección: Resultados
Evaluador 2:Carta de Servicios: Revisión de indicadores y cumplimiento de compromisos
Evaluador 2:Memorias anuales de la Biblioteca
Biblioteca. La Biblioteca en cifras
Evaluador 2:Informes de Subcomisiones y Grupos de Mejora
Evaluador 2:Informes Económicos de Evolución del gasto de la BUZ
Evaluador 3:Informes de las subcomisiones
Evaluador 4:Planes estratégicos. Revisión por la Dirección. Informes de subcomisiones y grupos de mejora. Cuadro de mandos integral.
Evaluador 4:Memorias BUZ. Informes económicos BUZ. Solicitud de presupuesto económico BUZ.
Evaluador 4:Estadísticas REBIUN.
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Evaluador 5: Cuadro de mando integral
Evaluador 5: DAFOs
Evaluador 6: - Cuadro de mando integral
Evaluador 6: - Informes anuales de las Subcomisiones donde analizan los resultados obtenidos en base a los objetivos marcados.
Evaluador 7: Encuestas de Rebiun
Evaluador 7: Memoria anual
Evaluador 7: Informes de grupos de trabajo establecidos en la BUZ (análisis segmentado, coherente con las estrategias y acciones del Plan Estratégico
BUZ)
Evaluador 8: Plan estratégico ; resultados anuales ; Indicadores cuadro de mandos
Evaluador 11: Informes de resultados de los planes operativos anuales
Evaluador 11: Revisión por la Dirección. Resultados
1
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2
La Unidad Organizativa ¿identifica, revisa y mide de forma sistemática y segmentada los indicadores clave
económico-financieros y no económicos relativos a su rendimiento operativo? ¿Los analiza adecuadamente,
especialmente aquellos que le ayudan a supervisar, entender, predecir y mejorar los posibles resultados clave de la
actividad? ¿Son útiles los resultados?
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La tendencia de los indicadores clave de rendimiento de la actividad ¿muestra una evolución positiva?
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3
Los resultados de los indicadores clave de rendimiento de la actividad ¿cumplen los objetivos marcados para cada
período y, frecuentemente, los superan?
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Los resultados de los indicadores clave de rendimiento de la actividad ¿se recogen y comparan, periódica y
de la misma o distinta Universidad o de otras
sistemáticamente,, con los de otras Unidades Organizativas
g
organizaciones de referencia o líderes? Teniendo en cuenta los resultados de estas comparaciones, ¿en qué
posición relativa se encuentra la Unidad Organizativa?
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Los resultados de los indicadores clave de rendimiento de la actividad ¿son consecuencia de las estrategias,
políticas, procesos y prácticas, y de las acciones de mejora emprendidas, y además aportan confianza en un
rendimiento positivo en el futuro?
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Evaluador 1:Plan Estratégico 2013-2016
Evaluador 1:Carta de Servicios. Indicadores seguimiento
Evaluador 1:Informes económicos
Evaluador 1:Subcomisiones. Indicadores clave en ficha proyecto
Evaluador 12: : PE e informes finales/ Revisión por la dirección de resultados/ Informes Subcomisiones y grupos de mejora, indicadores clave marcados por
cada Subcomisión para el cumplimiento de objetivos del PE. Revisiones periódicas
Evaluador 12: : Carta de Servicios. Revisiones indicadores Calidad/ Memorias anuales BUZ
Evaluador 12: : Análisis de información de procesos clave (intranet): formación usuarios, Información y referencia, BR, Circulación y catalogación (Millenium)
Evaluador 12: : Informes económico de evolución del gasto de la BUZ/ Criterios de cancelación de revistas/ la biblioteca en cifras/ Estadísticas REBIUN, INE
Evaluador 12: : Comparativas REBIUN, Benchmarking competitivo: comparación datos con bibliotecas REBIU top-calidad
Evaluador 2:Análisis de información de procesos clave
Evaluador 2:Memorias Anuales de la BUZ. La Biblioteca en Cifras
Evaluador 2:Informes Económicos de evolución del gasto. Presupuesto
Evaluador 2:Estadísiticas REBIUN
Evaluador 3:Memoria de calidad
Evaluador 3:Informes de los grupos de trabajo y subcomisiones
Evaluador 4:Planes estratégicos. Revisión por la Dirección. Informes de subcomisiones y grupos de mejora. Cuadro de mandos integral.
Evaluador 4:Memorias BUZ.
BUZ Análisis de información de indicadores de los procesos clave (intranet)
Evaluador 4:Estadísticas REBIUN.
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Evaluador 5: Indicadores clave marcados por cada Subcomisión para el cumplimeinto de objetivos del Plan estratégico. Revisiones periódicas
Evaluador 7: Memorias anuales
Evaluador 7: Estadísticas Rebiun, etc...
Evaluador 7: Cuadro de Mando
Evaluador 11: Planes estratégicos y sus revisiones
Evaluador 11: Carta de Servicios de la BUZ y revisiones de indicadores de calidad
Evaluador 11: Informes de las subcomisiones y grupos de mejora
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informe de autoevaluación - Biblioteca de la Universidad de Zaragoza

Transcripción

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