solicitud de alojamiento para grupos

ES—(216)
SOLICITUD DE ALOJAMIENTO
PARA GRUPOS
Convención de Rotary International de 2016
Corea
28 de mayo al 1 de junio de 2016
INSTRUCCIONES
Los grupos que necesiten 15 o más habitaciones podrán remitir el formulario [email protected]. Para información sobre
reservas de alojamiento individual, visita https://registration.experientevent.com/showROT161. Experient, proveedor oficial de alojamiento
de RI, tramitará las solicitudes por orden de llegada. Para evitar demoras o cancelaciones, proporciona todos los datos solicitados.
•Una vez recibida la solicitud, recibirás la Oferta oficial de habitaciones, la cual deberás devolver dentro del PLAZO ESTABLECIDO.
Las ofertas que no sean aceptadas y devueltas para esa fecha serán canceladas.
•
Debe proporcionarse una tarjeta de crédito como garantía al momento de aceptarse la oferta.
•
El número de habitaciones podrá modificarse sin recargos hasta el 1 de diciembre de 2015.
•
Para el 1 de diciembre deberá abonarse el pago correspondiente (no reembolsable) a dos noches de alojamiento.
•
Para más detalles, consulta las Pautas de alojamiento para grupos en la página 2.
1. DATOS DEL GRUPO
3. OPCIONES DE HOTELES
Enumera un máximo de tres hoteles en orden de preferencia. Aunque se hará todo lo posible por dar curso a tu pedido, si no hubiera
plazas en los hoteles indicados, Expirience asignará otro distinto.
Nombre del grupo
Domicilio o apartado postal
1.
Ciudad
Estado/Prov./Dpto Código postal País
2. 3. DEPÓSITO
2. REPRESENTANTE
No es necesario hacer pagos por el momento. Después de aceptar
la oferta oficial de habitaciones, se deberá proporcionar el número de una tarjeta vigente y la fecha de caducidad para garantizar
las habitaciones. Aproximadamente tres semanas antes del 1 de
diciembre de 2015, Experient enviará la factura por el monto adeudado. El monto correspondiente a dos noches de alojamiento más
impuestos, por cada habitación, se abonará en wones coreanos
por transferencia bancaria al hotel donde se reservaron las habitaciones. No se aceptarán pagos con tarjetas de crédito ni débito.
De no remitirse el importe de las dos noches de alojamiento más
impuestos por cada habitación para el 1 de diciembre de 2015, con
copia al coordinador de Experient a cargo del grupo, se cancelarán
las habitaciones. Para más detalles, consulta las Pautas de alojamiento para grupos. Los cargos correspondientes a la transferencia
bancaria serán responsabilidad exclusiva del grupo.
Apellidos
Nombres
Empresa
Teléfono (incluir código de país y prefijo)
Fax (incluir código de país y prefijo)
Correo electrónico
Mediante esta solicitud acepto que Experient comparta mis datos
con el hotel asignado, de conformidad con la política de privacidad
de dicho hotel.
REMITE EL FORMULARIO A:
Experient, Attn: Rotary Group Coordinator
568 Atrium Drive
Vernon Hills, IL 6006, USA
[email protected]
Fax: +1-847-996-5401
Indica las habitaciones en el espacio provisto. Nota: Si vas a solicitar habitaciones en distintos hoteles, envía una solicitud por separado para cada bloque de habitaciones (por ejemplo, una solicitud por 20 habitaciones en el Hotel A y otra por 15 habitaciones en el Hotel B).
Fechas
Número de
habitaciones
Do
22
mayo
Lu
23
mayo
Ma
24
mayo
Mi
25
mayo
Ju
26
mayo
Vi
27
mayo
Sa
28
mayo
Do
29
mayo
Lu
30
mayo
Ma
31
mayo
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1
junio
Ju
2
junio
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3
junio
Sa
4
junio
Do
5
junio
Lu
6
junio
Ma
7
junio
Total
de
noches
SOLICITUD DE ALOJAMIENTO
PARA GRUPOS
Convención de Rotary International de 2016
Corea
28 de mayo al 1 de junio de 2016
PAUTAS
Rotary International (RI) agradece tu interés en la Convención de Corea 2016. En vista de los arreglos contractuales suscritos con
hoteles de la sede, RI está comprometido a ocupar un número mínimo de plazas, de lo contrario podría incurrir en multas y recargos.
Para evitar esta situación y asegurar que todos los grupos reserven un número realista de habitaciones, RI exige que éstos paguen por
adelantado el importe de dos noches de alojamiento más los impuestos correspondientes por cada reserva de habitación. Para más
detalles, consulta la factura, puesto que varían según el hotel.
A fin de garantizar sus habitaciones, los grupos que reserven 15 o más habitaciones deben observar los plazos establecidos más adelante.
Solo se darán curso a los documentos debidamente cumplimentados que se reciban dentro de los plazos indicados.
Antes de septiembre de 2015: Aceptación de solicitudes de alojamiento
•Experient, proveedor oficial de alojamiento, tramitará las solicitudes y pedidos electrónicos por orden de llegada. Las solicitudes
que se reciban a partir del 1 de septiembre de 2015 se tramitarán según la disponibilidad de plazas. No se atenderán por teléfono
pedidos de reservas para grupos.
•A los diez días laborables de recibir la solicitud, se enviará al representante del grupo una oferta oficial de habitaciones. Todas las
ofertas deberán ser devueltas a Experient dentro del plazo indicado, y deberá indicarse si se acepta, modifica o declina la oferta.
Se debe incluir información sobre la tarjeta de crédito que se empleará para pagar el depósito por cada habitación aceptada.
•
De no aceptarse, modificarse o declinarse la oferta oficial de habitaciones dentro del plazo establecido, la oferta quedará anulada.
•Después de recibida la aceptación de la oferta y de haberse verificado la información de la tarjeta de crédito, un coordinador de
Experient comunicará los próximos plazos al representante del grupo.
•Es posible que el hotel asignado remita también su política de alojamiento, la cual deberá firmar el representante del grupo.
1 de diciembre de 2015: Plazo para abonar el depósito o realizar ajustes al bloque de habitaciones
•Se harán modificaciones o ajustes a las reservas en bloque sin recargos hasta el 1 de diciembre de 2015. Experient remitirá la factura
del saldo tres semanas antes de vencer el plazo. El depósito de dos noches más impuestos debe hacerse en wones coreanos por
transferencia bancaria, pagadero al hotel, y remitirse directamente a éste con copia al coordinador de grupos de Experient. No se
aceptarán pagos con tarjetas de débito ni de crédito. Remita la transferencia bancaria con la debida anticipación a fin de que obre
en poder del hotel para el 1 de diciembre. Los cargos correspondientes a la transferencia bancaria serán responsabilidad exclusiva
del grupo.
•De no remitirse el total del pago adelantado para el 1 de diciembre de 2015, con copia al coordinador de Experient, se cancelarán
las reservas para las cuales no se envió el pago correspondiente.
•Si a partir de esta fecha, se redujera el número de noches reservadas o se cancelara una reserva, no se reembolsará el depósito.
Toda modificación o cancelación deberá realizarse por intermedio del coordinador de Experient. El hotel asignado retendrá el pago
adelantado por concepto de cancelación.
31 de marzo de 2016: Nombre de los huéspedes
•Último día para proporcionar los nombres de los huéspedes de las habitaciones reservadas. Se cancelarán las habitaciones sin
asignar y el hotel retendrá el depósito por concepto de cancelación. Los grupos podrán cambiar los nombres en las reservas hasta
el 15 de abril, pero todas las habitaciones deberán estar asignadas por nombre para el 31 de marzo.
Consulta el plazo correspondiente a cada hotel para que
el representante de grupos notifique directamente al hotel
todo cambio o arreglo especial.
Dirige tus consultas a:
Experient
Rotary Group Coordinator
568 Atrium Drive
Vernon Hills, IL 6006, USA
[email protected]
Fax: +1-847-996-5401
Para uso exclusivo de Experient:
Received:
Agent:
Hotel:
Offer:
Acc:
Deposits:
Rooms:
Total paid:
ID:
SOLICITUD DE ALOJAMIENTO
PARA GRUPOS
Convención de Rotary International de 2016
Corea
28 de mayo al 1 de junio de 2016
ALOJAMIENTO EN COREA
Rotary International añadirá hoteles a la lista, según sea necesario para satisfacer la demanda de habitaciones. Para ver la información
más actualizada sobre precios y disponibilidad, consulta el sitio web de Experient: https://registration.experientevent.com/showROT161.
Hotel
Hotel
1
Aloft Seoul Gangnam
30
JW Marriott Seoul
2
Benikea Premier Hotel Bernoui
31
KY-Heritage Hotel Dongdaemun
3
Best Western Premier Gang Nam Hotel
32
Mayfield Hotel & Resort
4
Best Western Premier Seoul Garden Hotel
33
Millennium Seoul Hilton
Conrad Seoul
34
Nest hotel Incheon
Courtyard by Marriott Seoul Times Square
35
New Kukje Hotel
7
Four Points by Sheraton Seoul, Namsan
36
Novotel Ambassador Seoul Gangnam
8
Four Seasons Hotel Seoul
37
Orakai Songdo Park Hotel
9
Fraser Place Central Seoul
38
Ramada Hotel & Suites Seoul Namdaemun
10
Fraser Place Namdaemun Seoul
39
Ramada Seoul Jongno
11
Gangnam Serviced Residences
40
Sheraton Seoul D Cube City Hotel
12
GLAD Hotel Yeouido
41
Shilla Stay Guro
13
Golden Seoul Hotel
42
Shilla Stay Gwanghamun
14
Grand Ambassador Seoul
43
Shilla Stay Mapo
15
Grand Hilton Seoul
44
Shilla Stay Seodaemun
16
Grand Hyatt Incheon
45
Shilla Stay Yeoksam
17
Grand Hyatt Seoul
46
Somerset Palace Seoul
18
Grand InterContinental Seoul Parnas
47
Stanford Hotel Seoul
Holiday Inn Incheon Songdo
48
Staz Hotel Myeongdong I
20
Hotel ShinShin
49
Staz Hotel Myeongdong II
21
Hotel The Designers Dongdaemun
50
Stellar Marina Hotel
Hotel the Designers LYJ Gangnam Premier
51
The Central Park Hotel Songdo
23
Hotel The Designers Samseong
52
The MVL Goyang
24
Ibis Ambassador Insadong
53
The Palace Seoul
25
Ibis Ambassador Myeong-dong
54
The Plaza Hotel
26
Ibis Budget Ambassador Dongdaemun
55
The Ritz-Carlton Seoul
27
Ibis Styles Ambassador Seoul Gangnam
56
The Westin Chosun Seoul
28
Imperial Palace Seoul
57
Urban Place
29
Intercontinental Seoul COEX
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pHotel oficial para los líderes sénior de Rotary
Las tarifas de las habitaciones sencillas o dobles, a menos que
se especifique lo contrario, se indican en wones coreanos e incluyen
los impuestos correspondientes y 7% de comisión para Experient.
Es probable que se cobre un suplemento por más de dos personas
en una habitación. Salvo que se indique lo contrario, el desayuno
está incluido.
Aunque el nombre de los tipos de habitación puede variar, son equivalentes a las habitaciones estándar.
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