manual de procedimiento para aprobación y pago de capacitación

manual de procedimiento para aprobación y pago de capacitación

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
PARA APROBACIÓN Y PAGO DE
CAPACITACIÓN
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION Y PAGO DE
CAPACITACION DEL PERSONAL”
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION Y EL
PAGO DE CAPACITACION DEL PERSONAL
1. OBJETIVO.Apoyar y estimular la capacitación y desarrollo integral de todo el personal de FIE GRAN
PODER S.A., mediante la otorgación de permisos para asistir a eventos de capacitación y la
financiación parcial del costo de los mismos, con el propósito de optimizar el desarrollo de
las funciones de sus empelados, bajo el marco de tres aspectos fundamentales: la
formación / educación, la actualización de conocimientos y el entrenamiento.
2. DEFINICIÓN.La capacitación es toda actividad o proceso mediante el cual los trabajadores adquieren
nuevos conocimientos, desarrollan habilidades y modifican actitudes, con el objetivo general
de mejorar constantemente el desempeño laboral, coadyuvando al cumplimiento de la
Misión y el logro de los objetivos de FIE GRAN PODER S.A.
3. REQUISITOS.El trabajador deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Contar con 6 meses de antigüedad como mínimo.
b) Contar con una evaluación de desempeño calificada como suficiente.
c) Contar con la autorización escrita del Jefe Inmediato Superior y cuando
corresponda con la del Gerente Regional.
d) Continuar prestando sus servicios por un tiempo no menor a 6 meses, después
del evento (Este tiempo podrá ser mayor, el cual estará determinado en el Comité
Gerencial de recursos humanos)
e) Estar a disposición de la empresa, para reproducir la capacitación recibida a
otros trabajadores y/o compañeros.
4. FINANCIAMIENTO.FIE GRAN PODER S.A. financiará los programas de capacitación con recursos provenientes
de su Presupuesto, en un monto igual al 50% (Cincuenta por ciento) del total del evento más
IVA.
Todo egreso realizado por concepto de capacitación será efectuado únicamente con
recursos de Caja.
5. PROCEDIMIENTO.a) Trabajador / Solicitante.
El solicitante puede ser todo trabajador de planta que tiene previsto participar en un evento
de capacitación relacionado con la tareas y funciones que desempeña dentro de la empresa
y se enmarque dentro de lo requisitos establecidos en el punto 3 del presente documento;
para este efecto, deberá cumplir con el siguiente procedimiento.
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION Y PAGO DE
CAPACITACION DEL PERSONAL”
-
Solicitar formulario de “Formación y Capacitación” al Jefe Inmediato Superior y
proceder a su llenado, completando la siguiente información:









Fecha de la solicitud
Nombre y Apellido.
Número de legajo según nómina.
Oficina a la cual depende.
Nombre del Curso
Instituto, Universidad o Centro de Capacitación
Fecha de realización del evento (Inicio y Fin)
Costo total del evento.
Firma.
Esta solicitud también podrá ser efectuada vía e-mail a Recursos Humanos, con
asunto de “Formación y Capacitación”, debiendo incluir necesariamente la
información señalada en los puntos anteriores.
-
Solicita la firma del formulario al Jefe Inmediato Superior y al Gerente Regional,
cuando corresponda; con la solicitud firmada el solicitante presenta el formulario a
Recursos Humanos. En el caso de efectuar la solicitud vía e-mail, el Jefe y Gerente
Regional deberán hacer conocer su visto bueno por el mismo medio, para efectos de
dejar constancia de este hecho.
-
Si su solicitud es rechazada, el trabajador recibe notificación escrita y debidamente
justificada de tal decisión, dentro de las 24 horas de concluido el Comité de Recursos
Humanos.
-
Si la solicitud se acepta, recibe notificación y autorización para asistir al evento.
-
Cuando el evento es programado en horarios de oficina el funcionario deberá
preveer esta situación dejando todo el trabajo al día y comunicando su ausencia con
24 horas de anticipación.
-
Una vez inscrito y recibida la Factura tipo “A” o “C” emitida por la institución
educativa a nombre de la empresa, con el número de CUIT y el concepto claramente
descrito, el empleado deberá apersonarse a Caja para retirar el total del costo del
evento de capacitación, previendo que esto sea autorizado por el Responsable
recursos Humanos.
-
En el plazo máximo de 24 horas el empleado beneficiado con el financiamiento del
50% más IVA, deberá efectuar el depósito por el 50% del costo del evento,
recibiendo en Caja la factura tipo “B” emitida e impresa por el controlador fiscal de la
empresa.
-
Una vez concluido el evento, el funcionario deberá presentar al Responsable de
Recursos Humanos la siguiente documentación como descargo:


Certificado de Asistencia y/o aprobación del evento (Fotocopia).
Factura tipo “B”, emitida por Caja de la empresa por el 50% más IVA del
costo total del evento.
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION Y PAGO DE
CAPACITACION DEL PERSONAL”
En el caso de no cumplir con la presentación de la documentación referida será
pasible a sanciones de acuerdo a proceso interno.
b) Responsable de recursos humanos.Recibe la solicitud completa y procede a:
-
Corroborar y verificar si el evento de capacitación esta relacionado con las
actividades y funciones desempeñadas dentro de la empresa por el solicitante.
-
Considerar y evaluar el costo del evento, de ser necesario consulta disponibilidad
presupuestaria a Contabilidad.
-
Prepara información y justificativos para ser tratados dentro del Comité de Recursos
Humanos.
c) Comité Gerencial de Recursos Humanos.Son parte del Comité de Recursos Humanos los siguientes funcionarios:





Presidente
Gerente General
Gerentes Regionales
Responsable de Recursos Humanos
Jefe Inmediato Superior
Los miembros del comité tendrán derecho a voto para la adopción de las resoluciones y
determinaciones sobre la participación del solicitante en el evento, para lo cual
consideraran los siguientes criterios:
-
La Solicitud del funcionario: Nombre del evento, contenido y el justificativo para su
asistencia.
-
Experiencia y conocimientos en el área o unidad a la cual pertenece el funcionario.
-
Desempeño del aspirante. El análisis de este factor se fundamentará en los informes
que presente el Jefe inmediato superior.
-
Motivación personal del candidato y requisitos mínimos que exige el evento.
-
Participación anterior en otros eventos de capacitación, dando prioridad a aquel que
no ha participado en otros eventos.
El Comité asignará un puntaje a cada uno de los criterios señalados anteriormente y
determinará a base de estos, la conveniencia del otorgamiento de la aprobación y
financiamiento respectivo.
Si no dan curso, notifican al solicitante el rechazo, caso contrario envían notificación,
indicándole que su solicitud fue aprobada y cuenta con el financiamiento del 50% más
IVA del costo total del evento.
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION Y PAGO DE
CAPACITACION DEL PERSONAL”
A través del Responsable de Recursos Humanos, comunican la autorización del
financiamiento y asistencia al Jefe inmediato Superior respectivo, Contabilidad y la
Jefatura de Agencia que corresponda para efectos del egreso a ser efectuado por Caja.
d) Caja.Egreso de Caja: Para efectos de pago al instituto, Universidad o Centro de
Capacitación, el egreso de Caja responderá al siguiente procedimiento:
-
Recibe autorización de Recursos Humanos para efectuar el egreso por el total del
costo del evento de capacitación más IVA; este documento deberá llevar el visto
bueno del Jefe de Agencia respectivo.
-
El empleado se apersona a Caja en una de las Agencias presentando la factura tipo
“A” o “C” emitida por la institución educativa a nombre de la empresa, con el número
de CUIT y el concepto claramente descrito.
-
El Cajero(a) registra en el sistema de Caja/Opción Egreso, el concepto del egreso y
el importe total a entregar al empleado.
-
Emite el comprobante de egreso completando toda la información predefinida en el
documento.
-
El comprobante de egreso es sellado y firmado por el Cajero (a), el empleado y el
Jefe de Agencia.
El Cajero(a) archiva toda la documentación hasta el cierre diario, para su remisión a
contabilidad.
-
Ingreso a Caja: Para el ingreso del 50% mas IVA devuelto por el empleado beneficiado,
el procedimiento es como sigue:
-
El empleado se apersona a Caja con la instrucción escrita por Recursos Humanos
señalando el importe que debe depositar, el cual será equivalente al 50% más IVA
del costo total del evento.
-
El Cajero(a) previamente al registro en el sistema recibe el dinero, lo recuenta, lo
revisa y guarda.
-
Registra toda la información en el Sistema de Caja/Opción Otros Ingresos, emitiendo
e imprimiendo la factura1 tipo “B” en original y copia en el controlador fiscal2. (Para
montos iguales o mayores a $1000 (un mil 00/100 pesos, en la factura será
necesario detallar el Nombre, apellido y numero de DNI o CUIL del empleado3).
1
En anexo se presenta un instructivo específico donde se establecen los procedimientos de facturación.
2
El controlador fiscal es un equipamiento electrónico (Impresora) homologado por la AFIP que procesa, registra
y emite comprobantes de venta. Posee una memoria inviolable donde se almacenan datos de interés fiscal.
Tanto para comunicar el alta del controlador fiscal como para informar la baja o recambio de memoria fiscal
existen procedimientos y plazos que el contribuyente deberá tener en cuenta.
3
En cumplimiento de la RG AFIP Nro. 1415 (Anexo II inc. d.-)
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APROBACION Y PAGO DE
CAPACITACION DEL PERSONAL”
-
Firma, coloca fecha y sello en la factura y entrega el original al empleado y la copia la
archiva y ordena en forma correlativa para su remisión a contabilidad juntamente con
el cierre diario.
e) Contabilidad.Toma conocimiento por parte de Recursos Humanos de la autorización de participación
del evento y espera la entrega de documentación de respaldo, la cual será remitida junto
con el cierre diario por Caja.
Efectúa el registro contable en los asientos que correspondan.
5