Guía de afiliación

Guía de afiliación
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Guía de afiliación
Tarjeta de afiliación
Es un documento que Comfama expide a sus afiliados (trabajadores, cónyuge o compañero
(a) permanente, a sus personas a cargo mayores de 10 años y pensionados) debidamente
identificados. La tarjeta permite prestar los servicios de una manera más segura y cómoda.
Se genera o activa desde el momento en que se hace efectivo el registro de la afiliación y se
debe conservar por toda la vida de la persona, aún cuando cambie de empleador o varíe el tipo
de afiliación.
Este documento es personal e intransferible y tiene una banda magnética y un número financiero
que permite la identificación completa e inmediata de nuestros afiliados. Debe ser presentada
cuando solicite un servicio en cualquiera de las sedes de la Caja, para verificar la vigencia de los
derechos del afiliado.
También debe presentarse cada vez que se vaya a utilizar el Crédito Inmediato Comfama, para
obtener descuentos al comprar un bien o un servicio a través de la red de establecimientos con
los cuales la Caja tiene convenios comerciales, para retirar la cuota monetaria y el comprobante
nutricional.
Para consultar los descuentos y promociones comerciales con la Tarjeta de Afiliación, consulte
nuestra página en Internet www.comfama.com
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El subsidio familiar
El subsidio familiar es una prestación social que se paga en dinero, especie y servicios a los
trabajadores afiliados por sus personas a cargo. Su objetivo es aliviar las cargas económicas que
representan el sostenimiento de la familia.
¿Cuáles son las modalidades del subsidio?
• Cuota monetaria: es el dinero que mensualmente se entrega por cada persona a cargo del
trabajador que devengue hasta cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes (s.m.m.l.v.).
• En especie: es el reconocimiento de un comprobante nutricional a los menores de cinco años
y a las madres lactantes y gestantes de los trabajadores con ingresos que no sobrepasen los
tres s.m.m.l.v.
• En servicios: es aquel que se reconoce a todos los trabajadores afiliados cuando acceden a
los servicios de salud, educación, cultura, turismo, vivienda, recreación y crédito.
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La cuota monetaria
¿Cuáles condiciones debe reunir un trabajador para recibir cuota monetaria?
• Tener una remuneración mensual, fija o variable, menor o igual a cuatro salarios mínimos
mensuales legales vigentes (s.m.m.l.v.), y que sumados con los ingresos de su cónyuge o
compañero (a) permanente, no superen los seis s.m.m.l.v.
• Laborar un mínimo de 96 horas durante el mes.
• Tener personas a cargo.
¿La cuota monetaria es embargable?
La cuota monetaria es inembargable, salvo en los siguientes casos:
• En los procesos de alimentos, es decir cuando uno de los cónyuges o compañera (o) permanente
demanda al otro por incumplimiento de sus obligaciones con las personas a cargo.
• En los procesos de ejecución que se instauren por el incumplimiento de las obligaciones
originadas en la adjudicación de vivienda.
¿El empleador puede retener la cuota monetaria de un trabajador?
El empleador no puede compensar, deducir, ni retener la cuota monetaria, salvo autorización
expresa del trabajador.
¿Se puede entregar la cuota monetaria a una persona diferente al trabajador?
Las cajas de compensación familiar pueden entregar la cuota monetaria a una persona diferente
al trabajador, siempre y cuando ésta ofrezca mejores garantías en cuanto a la utilización de la
prestación social.
¿Se puede reclamar la cuota monetaria simultáneamente por los mismos hijos?
Cuando la suma de los salarios del trabajador y su cónyuge o compañero (a) permanente, en
calidad de padre y madre, no supera los cuatro s.m.m.l.v., ambos pueden reclamar subsidio
monetario por los mismos hijos. Si la suma de los salarios excede este tope y no supera los 6
s.m.m.l.v., sólo se pagará la cuota a uno de los dos.
¿Qué pasa con la cuota monetaria cuando muere el trabajador beneficiario?
Se le paga a la familia un auxilio por muerte equivalente a 12 cuotas de subsidio monetario que
venía recibiendo por todas sus personas a cargo. Es necesario acreditar la partida de defunción.
¿Qué pasa cuando muere una persona a cargo del trabajador beneficiario por quien
recibía cuota monetaria?
Se le paga al trabajador un auxilio equivalente a 12 cuotas monetarias que venía recibiendo por
la persona fallecida. Es necesario acreditar la partida de defunción.
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¿Qué pasa con la cuota monetaria de los trabajadores beneficiarios cuando se presentan
condiciones especiales?
Los trabajadores en huelga, en licencia no remunerada o suspendidos, tienen derecho a la cuota
monetaria, si durante el mes en el cual se presenta alguna de estas situaciones laboraron más
de 96 horas.
¿Se pierde la cuota monetaria por incapacidad o vacaciones?
Los trabajadores con incapacidad hasta por seis meses o en vacaciones, tienen derecho al pago
del subsidio - cuota monetaria. En el caso de incapacidad, el empleador debe reportarla.
¿Qué pasa cuando un trabajador labora con varios empleadores?
Tiene derecho a recibir la cuota monetaria por intermedio de la Caja a la cual esté afiliado el
empleador que le pague mayor remuneración. Para determinar si tiene derecho a la cuota
monetaria, se suma lo devengado con cada empleador y el tiempo que labora con cada uno.
¿Cuándo prescribe el subsidio familiar?
Todas las reclamaciones sobre el subsidio familiar prescriben a los tres años, los cuales se
cuentan a partir de cuando la obligación se haga exigible.
¿Cuál es la caducidad de la cuota monetaria?
Si un trabajador ingresa a una empresa en un determinado mes y el empleador lo afilia
después de transcurridos dos meses, se pierde la cuota monetaria correspondiente al tiempo
que exceda el límite.
Sólo se reconoce la cuota monetaria correspondiente a los dos meses anteriores al mes de afiliación.
¿Se puede cobrar judicialmente la cuota monetaria?
Los trabajadores pueden exigir judicialmente al empleador el pago de la cuota monetaria,
cuando la empresa se ha desafiliado por mora en el pago de sus aportes o inexactitud en el
pago de los mismos. De igual forma, cuando no se afilia el empleador ni sus trabajadores a
una caja de compensación, el trabajador puede exigir judicialmente al empleador, el pago de la
prestación social.
¿El pago de la cuota monetaria puede ser retroactivo?
El pago de la cuota monetaria se realiza en forma retroactiva cuando el empleador cancela los
aportes correspondientes.
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Formas de pago de la cuota monetaria
Pago global para empleadores. El valor mensual de la cuota monetaria de los trabajadores
se consigna en una cuenta del empleador en una de las entidades financieras con las cuales
Comfama tenga convenio. La relación de los valores girados se le entrega al empleador, bien sea
en papel o en medio magnético.
Consignación en la cuenta del trabajador. Con previa autorización escrita del trabajador, el
valor mensual de la cuota monetaria se le consigna en una cuenta personal de una de las
entidades financieras con las cuales Comfama tenga convenio.
Entrega a través de la tarjeta de afiliación. Los trabajadores beneficiarios de la cuota monetaria
podrán redimir este subsidio que la Caja les entrega mensualmente, en productos o dinero
en efectivo, de manera total o parcial, utilizando la tarjeta de afiliación en los establecimientos
comerciales con los cuales Comfama tenga convenio. También podrán redimir este subsidio y
pagar con él los diferentes servicios que presta la Caja en todas las sedes. Los trabajadores que
sean beneficiarios del comprobante nutricional, también podrán redimirlo utilizando la tarjeta en
los puntos de venta autorizados.
Pago de la cuota monetaria retenida. Los cheques retenidos, es decir aquellos que se entregan
a una persona diferente al trabajador, se pagan en las sedes según calendario establecido,
excepto en las de San Ignacio y Buenos Aires.
Entidades financieras en convenio con Comfama para consignación de cuota monetaria
Con el fin de agilizar trámites y de ofrecer un mejor servicio a sus afiliados, Comfama ha establecido
convenios con diversas entidades financieras para el pago de la cuota monetaria a través de
consignación, ya sea en la cuenta del empleador o en la cuenta del trabajador.
En el Banco Agrario se paga la cuota monetaria a los trabajadores de los empleadores que
estén ubicados fuera del Área Metropolitana, que hayan cancelado los aportes y que no pueden
reclamarlo en Comfama. No requiere que el empleador o trabajador suministre número de cuenta
alguno, ya que la cuota monetaria se paga directamente a cada trabajador.
Una vez Comfama le gire la cuota monetaria al Banco Agrario, los trabajadores disponen de un
plazo de 90 días para reclamarla en la oficina local del banco; si pasado ese tiempo esta no ha
sido entregada, el banco devuelve a Comfama el valor de la cuota no reclamada.
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Pago de la cuota monetaria a través de Edatel. En ésta entidad se paga la cuota monetaria a
los trabajadores de los empleadores que así lo soliciten, donde quiera que ella tenga presencia,
para pago directo a cada trabajador. También opera el límite de tiempo de 90 días para reclamar
las cuotas allí consignadas, antes de ser devueltas a Comfama.
Pago de la cuota monetaria a trabajadores retirados
Lo realiza directamente Comfama en las taquillas de Tesorería ubicadas en el primer piso del
Edificio Central, según calendario establecido para ello.
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Subsidio en especie
El subsidio en especie, comprobante nutricional, está dirigido a los trabajadores que
devenguen hasta tres s.m.m.l.v., se reconoce por las siguientes personas:
• Cónyuge o compañera permanente que presente certificado de embarazo, durante
la gestación y los primeros seis meses de lactancia.
• Hijos desde los seis meses hasta los cinco años de edad, previa evaluación
nutricional efectuada por el área de Salud de Comfama.
• Trabajadoras afiliadas en estado de gestación o lactancia, que presenten el
certificado de embarazo.
• Hijas embarazadas, hasta los 18 años, que convivan y sean asistidas
económicamente por el trabajador, que presenten el certificado de embarazo.
Subsidio en servicios
Todos los afiliados tienen derecho a acceder a los programas y servicios de
Comfama (salud, educación, recreación, turismo, cultura, vivienda y crédito),
con tarifas diferenciales.
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La afiliación
La afiliación de empleadores
Las cajas de compensación familiar cuentan con un término no superior a 30 días para aceptar
o rechazar la solicitud de afiliación de un empleador (art. 57 de la Ley 21 de 1982).
Por ley, todo empleador, persona natural o jurídica, que tenga trabajadores a su servicio debe
afiliarse a una Caja de compensación familiar.
La afiliación de empleadores, deberá hacerse a una caja de compensación que funcione dentro
de la localidad o ciudad, donde se caucen los salarios, de acuerdo con el artículo 15 de la ley
21 de 1982.
El Departamento de Subsidio o las sedes de Servicio entregan los formularios de afiliación y los
respectivos requisitos al empleador que desee afiliarse a Comfama. También puede acceder a
ellos a través de www.comfama.com, en el subsitio, Subsidio.
¿Cuáles documentos debe presentar el empleador?
Si es persona natural
• Diligenciar la solicitud de afiliación de empleador.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del empleador. Si declara renta debe presentar fotocopia del RUT.
• Nómina que incluya el detalle de los trabajadores y sus salarios.
• Certificado de paz y salvo en caso de haber estado afiliado a otra caja de compensación familiar.
Si es persona jurídica
• Diligenciar Solicitud de afiliación de empleador.
• Certificado de existencia y representación legal y fotocopia del RUT.
• Si se trata de una entidad sin ánimo de lucro, fotocopia de la personería jurídica.
• Si es una cooperativa, certificado de la Superintendencia de Economía Solidaria.
• Si es propiedad horizontal, el acta de nombramiento del administrador actual.
• Si el empleador es consorcio o unión temporal, documento o acta de acuerdo de la
conformación del mismo.
• Nómina con el detalle de los trabajadores y sus salarios.
• Certificado de paz y salvo, en caso de haber estado afiliado a otra caja de compensación
familiar.
¿Cómo sabe el empleador que es afiliado?
Comfama, mediante carta, comunica la fecha a partir de la cual es vigente la afiliación.
¿Cuándo se suspende o pierde la calidad de afiliado?
Se suspende desde el primer mes de mora en el pago de los aportes.
Se pierde por retiro voluntario, mora en aportes, por causa grave o mediante resolución del
Consejo Directivo de Comfama.
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¿Qué se entiende por causa grave?
Habrá lugar a la expulsión cuando el afiliado incurra, entre otras, en alguna de las siguientes
causas graves:
- Reincidencia en la mora del pago de aportes.
- Suministro de datos falsos por parte del afiliado que den lugar a un menor pago de aportes
y que lleven o induzcan a error a la Caja en el pago de subsidios.
- Violación de las normas sobre salarios mínimos.
- Envío de informes u omisión de los mismos, que den lugar a la disminución de aportes
o al pago fraudulento del subsidio familiar. Así como la omisión y envío inoportuno de las
novedades del trabajador o persona a cargo, que tenga relación con el reconocimiento o
no de la prestación social del subsidio familiar.
- No suministrar ni permitir la revisión de la información que le sea solicitada por la Caja
para verificar la nómina de salarios y trabajadores afiliados. Así como el no suministro de
la información contable de conformidad con lo establecido en el Decreto 562 de 1990,
y cuando la empresa aduzca el extravío de los documentos, base de la liquidación, y no
cuente con el soporte legal sobre la pérdida.
- Presentar nóminas en las cuales no se registre el valor real del salario del trabajador,
disminuyendo la base de aportes.
- Cuando no realice aportes sobre la totalidad de los trabajadores con vínculo laboral.
- No incluir los diferentes factores salariales en las nóminas mensuales, de acuerdo con las
normas laborales que regulen la materia.
- Afiliar al Sistema de Compensación Familiar al personal que preste servicios al empleador
sin que tenga vínculo laboral con éste.
- Reportar u omitir novedades para la afiliación o desafiliación a la Caja, que no correspondan
a la realidad.
- No entregar oportunamente el subsidio monetario y cualquier otro pago que realice la Caja
con destino al trabajador inscrito, y apropiarse del subsidio monetario y cualquier otro
pago que realice la Caja a favor de un trabajador.
- No devolver a la Caja los subsidios en dinero o cuotas monetarias, o cualquier otro pago
que realice a favor de un trabajador, cuando éste no tenga derecho a recibirlo.
- Cuando entregue documentos de pago del subsidio familiar a una persona diferente al
titular del documento.
- Las demás conductas que afecten la normal afiliación de las personas obligadas o
facultadas para ello, el pago de aportes o el de la cuota monetaria. De conformidad con lo
establecido en las normas legales sobre subsidio familiar, la liquidación o comunicación de
causa grave que conlleve una suma de dinero a favor de la Caja, prestará mérito ejecutivo.
En todos los casos de expulsión de los afiliados, la Caja informará la decisión por escrito a la
Superintendencia del Subsidio Familiar, al Inspector del Trabajo que tenga competencia en el
domicilio del afiliado y a las demás entidades o autoridades que por ministerio de la ley se les
deba dar información sobre estos hechos, indicando las mensualidades adeudadas y las causas
graves que dieron lugar a la decisión, con el fin de que se adopten las medidas del caso.
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De conformidad con el artículo 24, numeral 18 de la Ley 789 de 2002, son funciones de la
Superintendencia del Subsidio Familiar, entre otras:
“Sancionar con multas sucesivas hasta de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales
vigentes a favor del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleo previsto en
la presente Ley, a los empleadores que incurran en cualesquiera de las siguientes conductas:
no inscribir en una caja de compensación familiar a todas las personas con las que tenga
vinculación laboral, siempre que exista obligación; no pagar cumplidamente los aportes de las
Cajas y no girar oportunamente los aportes y cotizaciones a la caja de compensación familiar de
acuerdo con las disposiciones legales; no informar las novedades laborales de sus trabajadores
frente a las Cajas”
La afiliación de trabajadores y personas a cargo
¿Quién afilia y a quién?
El empleador debe afiliar a todos los trabajadores de la nómina de la empresa y a las personas a
cargo de los mismos. El trabajador recibe cuota monetaria por las siguientes personas a cargo:
• Por los hijos e hijastros hasta los 23 años de edad cumplidos, siempre y cuando desde los 12
hasta los 18 años de edad, acrediten que se encuentran estudiando en un establecimiento
docente debidamente aprobado en Colombia, y desde los 19 hasta los 23 años de edad
cumplidos, que se encuentren cursando un programa de Educación para el Trabajo y el
Desarrollo Humano en Colombia, cuya duración no sea inferior a 600 horas anuales.
• Por los padres mayores de 60 años que dependan económicamente del trabajador. Estos no
podrán recibir salario, renta o pensión alguna. No podrán cobrar simultáneamente por ellos
dos o más hijos.
• Por los hermanos huérfanos de ambos padres hasta los 23 años de edad cumplidos, siempre
y cuando desde los 12 hasta los 18 años de edad, acrediten que se encuentran estudiando
en un establecimiento docente debidamente aprobado en Colombia, y desde los 19 hasta los
23 años de edad cumplidos, que se encuentren cursando un programa de Educación para
el Trabajo y el Desarrollo Humano en Colombia, cuya duración no sea inferior a 600 horas
anuales, que convivan y dependan económicamente del trabajador.
Discapacidad
El trabajador beneficiario recibirá doble cuota monetaria del Subsidio Familiar por sus hijos,
hijastros, padres y hermanos huérfanos de ambos padres, sin importar su edad, que presenten
capacidad física y/o mental disminuida que les impida trabajar. Para ello, el trabajador debe
demostrar la convivencia y dependencia económica de la persona a cargo discapacitada,
además presentar constancia emitida por una Entidad Promotora de Salud - EPS, por una IPS
de la red pública de salud (decretos 1355 de 2008 y 4942 de 2009), o por la Junta Regional de
Calificación de Invalidez de Antioquia (decreto 2463 del 20 de noviembre de 2001).
La junta Regional de Calificación de Invalidez de Antioquia, está ubicada en la Carrera 76A 49A
18 Medellín, teléfono 264 44 48.
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¿Cuándo se afilian los trabajadores y sus personas a cargo?
Inmediatamente el trabajador firma el contrato laboral, así no haya transcurrido el período
de prueba.
¿Cómo se afilia?
Se diligencia el formulario “Afiliación trabajador y su grupo familiar”. Las afiliaciones
también se pueden hacer en el aplicativo para registro de novedades de la página
web: www.comfama.com
¿Cuáles documentos se deben anexar para la afiliación del trabajador y de sus
personas a cargo?
Del trabajador:
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Si éste es menor de edad, fotocopia del folio
del registro civil de nacimiento o de la tarjeta de identidad.
De las personas a cargo:
Cónyuge
Fotocopias de:
• Folio del registro civil o partida eclesiástica de matrimonio del trabajador.
• Cédula de ciudadanía del cónyuge. Si éste (a) es menor de edad, fotocopia de la
tarjeta de identidad.
Si el trabajador ya tiene registrado a su cónyuge y está afiliando una nueva pareja, deberá presentar constancia de divorcio.
Compañero (a) permanente
Fotocopia de:
• Cédula de ciudadanía del compañero (a) permanente. Si éste (a) es menor de edad, fotocopia de la tarjeta de identidad.
• Acreditación como compañero (a) permanente. Podrá diligenciar el formato que
Comfama tiene establecido para tal fin.
Si el trabajador ya tiene registrado a su cónyuge o compañero (a) y está afiliando a
una nueva pareja, deberá presentar constancia de divorcio. Si vive en unión libre, carta
personal firmada bajo gravedad de juramento, en la cual manifieste con quién está
conviviendo en forma permanente.
Hijos e hijastros
Fotocopias de:
• Folio del registro civil de nacimiento de los hijos.
• Tarjeta de Identidad de los hijos o de la Cédula de ciudadanía cuando sean mayores
de 18 años de edad.
• Certificado de escolaridad de establecimiento docente colombiano debidamente
aprobado, para los hijos entre los 12 y 18 años de edad. Para los hijos desde los
19 hasta los 23 años de edad cumplidos, que estén estudiando algún programa de
Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano - ETDH, certificado de la respectiva
institución educativa colombiana que brinde estos programas, con fecha de expedición
no superior a seis (6) meses, cuya duración no sea inferior a 600 horas anuales.
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Nota: el certificado de escolaridad sólo se requiere para los hijos por quienes el trabajador vaya
a recibir cuota monetaria. Si el trabajador los está afiliando sólo para recibir servicios de la Caja,
no se requiere.
En el caso de hijastros además tener en cuenta estos documentos:
• Constancia de dependencia económica o convivencia.
Podrá diligenciar el formato establecido por Comfama, para tal fin.
• Acreditación del compañero (a) permanente del trabajador.
Podrá diligenciar el formato que Comfama tiene establecido para tal fin.
Para hijos e hijastros con discapacidad ver tema en la página 12
Hermanos huérfanos de padres
Fotocopias de:
•Folio del registro civil de nacimiento del trabajador.
•Folio del registro civil de nacimiento de los hermanos huérfanos de padres.
• Tarjeta de Identidad de los hermanos huérfanos de padres o de la Cédula de ciudadanía
cuando sean mayores de 18 años de edad.
•Partida eclesiástica de defunción o registro civil de defunción de los padres del hermano (a)
huérfano (a) a quien va a afiliar.
•Constancia de dependencia económica o convivencia para hermanos huérfanos de padres y
que ninguno otro hermano los tenga afiliados a Comfama, a otra caja de compensación familiar
o entidad similar. Podrá diligenciar el formato que Comfama tiene establecido para tal fin.
• Certificado de escolaridad de establecimiento docente colombiano debidamente aprobado,
para los hijos entre los 12 y 18 años de edad. Para los hijos desde los 19 hasta los 23 años
de edad cumplidos, que estén estudiando algún programa de Educación para el Trabajo y el
Desarrollo Humano - ETDH, certificado de la respectiva institución educativa colombiana que
brinde estos programas, con fecha de expedición no superior a seis (6) meses, cuya duración
no sea inferior a 600 horas anuales.
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Nota: el certificado de escolaridad sólo se requiere para los hermanos huérfanos de padres por
quienes el trabajador vaya a recibir cuota monetaria. Si el trabajador los está afiliando sólo para
recibir servicios de la Caja, no se requiere.
Por los hermanos huérfanos de padres con discapacidad ver tema en la página 12
Padres
Fotocopias de:
• Folio del registro civil de nacimiento del trabajador en el que conste el nombre de sus padres.
• Cédula de ciudadanía de los padres del trabajador.
• Certificado de supervivencia de los padres mayores de 60 años, expedido por la autoridad
competente (juez, notario, alcalde) con fecha no superior a tres meses.
• Constancia de convivencia o de dependencia económica con el trabajador para padres que
no reciban salario, renta o pensión de jubilación alguna, y que ningún hijo los tenga afiliados a
Comfama, a otra caja de compensación familiar o entidad similar. Podrá diligenciar el formato
que Comfama tiene establecido para tal fin.
Para padres con discapacidad ver tema en página 12.
Afiliación como trabajador de una persona socia de una sociedad comercial
La persona socia de una sociedad comercial sólo podrá afiliarse como trabajador cuando hace
parte de la nómina de la misma o de un establecimiento de comercio de propiedad de ésta. Para
tal efecto se afilia como cualquier trabajador. Comfama se reserva la facultad de requerir otros
documentos probatorios.
No aplica para persona natural que sea propietaria de un establecimiento de comercio o de una
empresa unipersonal, por cuanto actúa en calidad de propietaria y no de trabajadora del mismo.
¿Qué pasa cuando un empleador solicita la afiliación de un trabajador y su grupo familiar,
que ha estado anteriormente afiliado?
Al trabajador se le solicitarán los certificados de supervivencia, escolaridad y discapacidad por
sus personas a cargo, siempre y cuando Comfama tenga digitalizados los demás documentos
probatorios y pueda consultarlos en el momento de la revisión de la información. De lo contrario,
debe presentar los documentos probatorios aquí descritos según el caso.
¿Cómo se afilia una nueva persona a cargo?
Debe diligenciar la afiliación y presentar todos los documentos probatorios exigidos para la
afiliación de personas a cargo, de acuerdo con su condición.
¿Con qué salario se afilia a un trabajador que tiene la modalidad de salario variable?
El trabajador que tiene la modalidad de salario variable debe registrarse en la afiliación con el
salario promedio devengado en el año inmediatamente anterior, o durante el tiempo que hubiera
laborado, cuando sea inferior a dicho lapso. Si el trabajador se afilia dentro de los dos primeros
meses de labor, se reportará con el salario básico acordado. Para mayor información véase
las instrucciones de diligenciamiento al respaldo del formulario de Afiliación del Trabajador y su
Grupo Familiar.
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Si un trabajador con un salario variable es afiliado para la cuota monetaria, en el
mismo mes de ingreso a la empresa, es obligación del empleador informar, al final de
ese año el promedio devengado durante dicho período, para definir el derecho a la
cuota monetaria en el año siguiente.
La afiliación de pensionados
¿Cómo se afilian los pensionados?
Los pensionados que deseen afiliarse a la Caja pueden tramitar su solicitud en la siguiente forma:
• Mediante solicitud individual del interesado.
• Solicitud colectiva de la asociación de jubilados a la cual pertenezca el pensionado, con previa
autorización escrita.
• Solicitud del empleador o entidad de seguridad social que tenga a su cargo el pago de las
pensiones con previa autorización escrita del interesado.
Documentos que se deben anexar para la afiliación de pensionados
El pensionado que solicite la afiliación a la Caja debe presentar los siguientes documentos
probatorios:
• Formulario para la Afiliación de Pensionados.
• Fotocopia de la resolución de pensión de jubilación y colilla de pago de la última mesada del
pensionado.
• Los documentos probatorios de las personas a cargo que va a afiliar, son los mismos
documentos solicitados a los trabajadores.
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¿Quién aporta?
Los aportes los efectúa la entidad pagadora mediante deducción del 2% de la mesada del
pensionado, previa autorización escrita del mismo. En algunos casos, los pensionados asumen
el pago de sus aportes.
Las personas mayores de 60 años siempre pagarán la tarifa más baja.
¿Cuáles son los derechos del pensionado afiliado?
• El pensionado no recibirá cuota monetaria.
• Un pensionado puede afiliar a las mismas personas a cargo que los trabajadores laboralmente
activos.
• El pensionado sólo tiene derecho a servicios, educación, recreación, turismo, crédito, cultura,
salud, vivienda, con las tarifas que se aplican para los trabajadores dependientes.
El artículo 9° de la Ley 789 del 2002, en el parágrafo 2 preceptúa:
“Los trabajadores que hubieren acreditado veinticinco (25) o más años al Sistema de cajas
de compensación familiar y se encuentren pensionados tendrán derecho a los programas
de capacitación, recreación y turismo social con las tarifas más bajas de cada caja de
compensación”.
Afiliación voluntaria para expansión de cobertura de servicios sociales
¿Quiénes pueden afiliarse voluntariamente?
Los trabajadores independientes
La base sobre la cual se aplica el porcentaje de aportes que elija el trabajador independiente
(0,6% ó 2%) es el ingreso declarado por el trabajador independiente ante la E.P.S. y el fondo
de pensiones.
Si el trabajador no efectúa el pago, incurre en mora y no puede utilizar los servicios.
El trabajador independiente que se afilie tiene derecho a los servicios, según el porcentaje que
elija aportar: los trabajadores independientes que aportan el 0,6% tienen derecho a recreación,
capacitación y turismo. Los trabajadores independientes que aportan el 2% tienen derecho a
todos los servicios que ofrezca la Caja a sus afiliados: crédito, recreación, capacitación, turismo,
salud, vivienda, cultura. El trabajador independiente no tiene derecho a cuota monetaria.
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¿Cómo se puede afiliar?
El trabajador independiente se puede afiliar sólo o con su grupo familiar. La afiliación del grupo
familiar solamente se da si el trabajador independiente y los integrantes de su grupo están
afiliados a una E.P.S.
Para la afiliación se diligencia el formulario Afiliación del Trabajador Independiente y su Grupo
familiar y se anexan los medios probatorios. Estos se detallan al respaldo del formulario.
Para la afiliación del trabajador independiente sin grupo familiar se requiere fotocopia del
documento de identidad (cédula, o tarjeta de identidad, según sea mayor o menor de edad) y
los certificados de afiliación como cotizante independiente a la E.P.S. y al fondo de pensiones.
Para la afiliación del grupo familiar se requiere, adicionalmente, el certificado de afiliación de
ellos a la E.P.S. y los documentos probatorios de los miembros del grupo familiar, que son
los mismos que se requieren para la afiliación de las personas a cargo, de un trabajador
dependiente.
¿Qué obligaciones adquiere?
El pago del aporte de conformidad con la reglamentación. Adicionalmente, el trabajador
independiente debe reportar a Comfama todas las novedades que afecten la afiliación y la
prestación del servicio: dirección y teléfono, ingreso o retiro de personas a cargo de su grupo
familiar, retiro como trabajador independiente por adquirir vínculo laboral con un empleador o
cualquier otro motivo.
Los desempleados ex - afiliados a cajas
Pueden aportar el 0,6% sobre una base de un s.m.m.l.v., al vencer el período de protección
contemplado en la Ley. Si aportan el 2% sobre la base de dos s.m.m.l.v., tendrán junto con sus
personas a cargo, los mismos derechos que tienen los demás afiliados, salvo la cuota monetaria
del subsidio.
Nota: los aportes voluntarios a las cajas de compensación familiar, conforme con el régimen
de excepción, se regirán por las reglas tributarias dispuestas para los aportes obligatorios en
materia de impuesto de renta.
Los desempleados con vinculación anterior a las Cajas tendrán derecho a los programas de
educación, capacitación, recreación y turismo, durante un (1) año a partir de su acreditación
como desempleados en la última Caja en la que estuvieron afiliados, siempre y cuando la
desvinculación haya sido dentro del último año.
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Los aportes
¿Sobre qué se aporta?
Los empleadores deben aportar sobre la totalidad de los pagos hechos por concepto de los
diferentes elementos que integran el salario, en los términos de la ley laboral, incluidos descansos
remunerados de ley y convencionales o contractuales.
¿Cuáles son los factores de liquidación de aportes?
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El pago de aportes
El Gobierno Nacional, mediante el Decreto 1931 de junio del 2006, obliga a todos los empleadores
a realizar el pago de los aportes parafiscales a las Administradoras del Sistema de Seguridad
Social, mediante el uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, conocida como PILA.
Para empleadores y trabajadores independientes que no tienen manera de pagarlos por Internet,
hay un sistema denominado Pago por Planilla Asistida de Aportes.
Comfama, su caja de compensación familiar, le ofrece la posibilidad, segura y práctica, de realizar
el pago de aportes ingresando a nuestro sitio de Internet www.comfama.com, en la pestaña
‘Empresas’, seleccione Servicios en Línea - Pago de aportes - Planilla Integrada de Liquidación
de Aportes. Para mayor información, puede contactarnos en el teléfono 360 70 80, opción 1 - 2.
Para empleadores ubicados fuera de Medellín está disponible la línea gratuita 01 8000 400 650.
Los siguientes son los operadores de información disponibles para efectuar este trámite:
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Los aportes pagados por los meses de mora
Cuando el empleador cancela los aportes pendientes de determinado período, Comfama
reconoce a sus trabajadores la cuota monetaria correspondiente a dicho tiempo.
¿Cómo se distribuyen los aportes?
Los empleadores deben aportar el 9% de la nómina mensual pagada a los trabajadores.
¿En dónde se hacen los aportes?
El pago de aportes se hace mediante el sistema PILA, Planilla Integrada de Liquidación de
Aportes a la Seguridad Social, utilizando cualquiera de los operadores de información.
Con este medio de pago, cada administradora recibe sus respectivos aportes. Comfama sólo
recibe los aportes que corresponden al 4% con destino al subsidio familiar.
¿Cuándo se hace el pago de los aportes?
El pago unificado de aportes establece la cancelación simultánea de todos los aportes a la
seguridad social y los parafiscales. El decreto 1670 del 14 de mayo de 2007 establece el nuevo
calendario para el pago de aportes a los subsistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales
del sistema de seguridad social integral, al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, al Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, a las cajas de compensación familiar, a la Escuela
Nacional de Administración Pública, ESAP, escuelas industriales e institutos técnicos nacionales,
departamentales, distritales y municipales, de las nóminas de trabajadores activos o pensionados
en las siguientes categorías: empresas con 200 o más trabajadores, empresas con menos de
200 y trabajadores independientes.
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En todos los casos, los plazos dependen de los últimos dígitos del NIT, así:
Plazos de pago de aportes para empleadores de 200 o más trabajadores
Plazos para empleadores con menos de 200 trabajadores
Plazos para trabajadores independientes
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Deducción de salarios por aportes
El Estatuto Tributario normatiza que para la deducción de salarios y descansos
remunerados de ley, convencionales y contractuales, los empleadores deben
estar a paz y salvo con los aportes a la caja de compensación familiar, SENA e
ICBF, antes de presentar la declaración de renta. Los recibos expedidos por estas
entidades son la prueba para dicha deducción. El artículo 25 de la Ley 788 del
2002 modificó el artículo 644° del Estatuto Tributario el cual quedó así:
Sanción por no acreditar el pago de los aportes parafiscales
“El desconocimiento de la deducción por salarios, por no acreditar el pago de los
aportes al Instituto de Seguros Sociales y a las entidades a que se refiere la Ley 100
de 1993, al Servicio Nacional de Aprendizaje, al Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar y a las cajas de compensación familiar, de quienes estén obligados a
realizar tales aportes, se efectuará por parte de la Administración de Impuestos,
si no se acredita que el pago fue efectuado previamente a la presentación de la
correspondiente declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, desarrollará programas de
fiscalización, para verificar el cumplimiento de los contribuyentes con los aportes
parafiscales y proceder al rechazo de costos y deducciones, de conformidad con
lo establecido en este artículo.”
Régimen especial de exención de aportes a las Cajas, SENA e ICBF
Derivado de la Ley 789 del 2002 y de los decretos reglamentarios 827 del 3 de abril del 2003,
2286 del 12 de agosto del 2003 y del 2340 del 19 de agosto del 2003, se establecen las
siguientes exenciones a los aportes:
1. Pensionados: Por haber pertenecido 25 años o más al sistema de cajas de compensación
familiar, tendrán derecho a los programas de capacitación, recreación y turismo a las tarifas más
bajas de cada caja de compensación.
2. Por estudiantes trabajadores: menores de 25 años y mayores de 16 años con jornada de
estudio diaria no inferior a cuatro horas, que a su vez trabajen en jornadas hasta de cuatro horas
diarias o jornadas flexibles de veinticuatro horas semanales, sin exceder la jornada diaria de seis
horas. No más del 10% del valor de la nómina del empleador. Deben estar afiliados a salud,
pensiones y riegos profesionales.
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Novedades que deben reportar empleadores y trabajadores
¿Qué debe reportar e informar el empleador?
• Actualización salarial: cuando se presenten cambios en la nómina de la empresa o de cualquiera
de sus trabajadores, para determinar quienes tienen derecho a recibir cuota monetaria.
• Terminación de contratos: si se trata del fallecimiento del trabajador debe presentar el folio del
registro civil o partida eclesiástica de defunción.
• Licencias no remuneradas
• Incapacidades: cuando un trabajador se incapacita se debe informar a Comfama, pues como
en esta eventualidad no se aporta por él, sí la Caja desconoce esta situación le suspende el
pago de la cuota monetaria del subsidio a la cual tiene derecho.
• Inconsistencia: cuando se presenta una inconsistencia en el pago de la cuota monetaria o en
la entrega de las Tarjetas de Afiliación.
• Devolución inmediata: cheques girados a trabajadores retirados o sin derecho a la cuota
monetaria, debidamente anulado utilizando el formato “Relación Subsidios Devueltos” o
carta del empleador con la información completa del motivo de la devolución y la fecha a
partir de la cual se presenta la novedad y las tarjetas de afiliación
• Afiliación oportuna: por ley todo empleador debe afiliar a los trabajadores inmediatamente
inician labores, así no haya transcurrido el período considerado de prueba.
• Todo cambio de dirección, teléfono, representante legal, Nit o razón social del empleador, se debe reportar tan pronto ocurra.
• Cuando retira a todos los trabajadores, si va a continuar con su objeto social o se debe hacer
el trámite de retiro del empleador.
¿Qué debe reportar e informar el trabajador?
• La escolaridad de sus personas a cargo, que tengan entre 12 y 23 años de edad cumplidos.
Es indispensable presentar la certificación de escolaridad cuando Comfama la solicite y así
continuar recibiendo el subsidio - cuota monetaria.
• La supervivencia de los padres. Los trabajadores que reciben cuota monetaria por los padres
deben presentar la certificación de supervivencia de los mismos cuando Comfama la solicite.
Esto con el fin de que no se les suspenda el pago de la prestación social.
• Nuevas personas a cargo del trabajador. Se deben presentar los documentos probatorios
exigidos para la afiliación de las mismas de acuerdo con el parentesco.
• Muerte de persona a cargo. Cuando se registra el fallecimiento de una persona a cargo de un
trabajador es requisito presentar la correspondiente partida eclesiástica o folio del registro civil
de defunción.
• Independencia económica. Cuando una persona a cargo del trabajador ya no depende de él
es necesario informarlo a Comfama.
• Tope salarial. Se debe reportar la suma de los salarios del trabajador y del cónyuge o compañero
(a) permanente para determinar el derecho a la cuota monetaria, pues si entre ambos superan
los seis s.m.m.l.v. se le suspende este derecho.
• La condición de discapacidad de sus personas a cargo.
• Cambios en el tipo de salario.
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Subsidio al desempleo
¿Qué es el subsidio al desempleo?
Es un apoyo que otorgan las cajas de compensación familiar, por una sola vez, a las personas
jefes cabeza de hogar que hayan perdido su empleo.
¿A cuánto equivale el apoyo?
Este apoyo equivale a 1,5 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Se entrega en seis
cuotas mensuales iguales que pueden utilizarse para lo siguiente:
• Pago de aportes al sistema de salud (E.P.S)
• Pago de alimentos
• Pago de educación
¿Quiénes tienen derecho al subsidio?
Sólo pueden acceder a este beneficio quienes sean jefes cabeza de hogar.
¿Qué se entiende por jefe cabeza de hogar?
Es la persona desempleada que demuestre haber sido afiliada anteriormente como cotizante a
una EPS o como trabajadora a una caja de compensación familiar, con personas a cargo y que
al momento de recibir el subsidio al desempleo no sea empleada ni esté afiliada a una EPS o a
una caja de compensación, ni como cotizante ni como beneficiaria. El grupo familiar lo conforma
el cónyuge o compañero (a) permanente, las personas a cargo con quienes conviva y dependan
económicamente del desempleado y que la ley le permita afiliarlas a una caja de compensación
familiar en calidad de hijos, hijastros, padres y hermanos huérfanos de padres.
¿Cómo postularse?
• Entregar el formulario respectivo completamente diligenciado en la caja de compensación
familiar.
• Presentar carta de desvinculación de la última empresa donde trabajó, en la que conste la
causa de terminación de contrato.
a. Desempleados con vinculación anterior a una caja de compensación familiar:
• Entregar el formulario completamente diligenciado.
• Haber estado afiliado al sistema de cajas de compensación familiar por un período no inferior
a 1 año dentro de los 3 años anteriores a la solicitud del subsidio.
• Participar en los programas de inserción laboral de la Caja donde solicita el subsidio.
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Anexar:
• Carta, decreto o resolución de entidad pública o privada donde conste la causal de terminación
del contrato; en especial, debe constar que no haya sido despedido como consecuencia de
conducta delictiva o contravencional.
• Certificado de afiliación anterior a una caja de compensación familiar, cuando la solicitud para
el subsidio se haga en una entidad diferente a la que estuvo afiliado.
• Presentar el documento original de identificación.
b. Desempleados sin vinculación anterior a una caja de compensación familiar:
• Entregar el formulario completamente diligenciado.
• De acuerdo con la ley, se dará prioridad a quienes tengan la calidad de artistas, deportistas o
escritores.
Anexar:
• Certificación expedida por la respectiva asociación, agremiación o liga que los agrupa. Si no
pertenece a alguna de estas clases de instituciones, la acreditación de esa condición deberá
hacerla mediante declaración juramentada con dos testigos ante juez o notario público.
• Presentar el documento original de identificación.
¿Quiénes no pueden acceder al subsidio al desempleo, aún siendo jefes cabeza de hogar?
• Aquellos que estén afiliados a una caja de compensación familiar o a una EPS en calidad de
empleado, cotizante o beneficiario.
• Quien haya recibido anteriormente este beneficio.
• Quien haya sido despedido por conductas delictivas o contravencionales.
• Quien tenga el carácter de servidor público de elección popular o de período fijo.
• Quien cumpla los requisitos para la pensión de jubilación, invalidez, vejez o sobrevivencia.
¿Cuándo se pierde el derecho al subsidio de desempleo?
• Por obtener un empleo u otra forma de remuneración por trabajo.
• Por reincorporación al trabajo.
• Por el rechazo de una oferta de trabajo adecuada a su formación.
• Por el llamado a prestar servicio militar obligatorio.
• Por condena penal con privación de la libertad.
• Por muerte de la persona a quien se le asignó el subsidio.
• Por cumplir seis meses de recibir el subsidio.
• Por presentar documentos falsos para acreditar el derecho.
Más información en las sedes de Comfama, en el teléfono 576 54 24, en
Medellín, en la línea gratuita 01 8000 400 650 para llamar desde municipios
ubicados fuera del área metropolitana y en Apartadó en el teléfono 829 01 10.
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Estímulos para la creación de empresas
Ley 590 de 2000
(Ley Mipyme)
¿En qué consiste el beneficio?
El beneficio consiste en la posibilidad para las micro, pequeñas y medianas
empresas, que cumplan con los presupuestos señalados en el artículo
43° de la Ley 590 de julio 10 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004
y reglamentada por el Decreto 525 del 23 de febrero de 2009, de una
reducción de los aportes parafiscales así:
1. Reducción del setenta y cinco por ciento (75%) para el primer año de operación;
2. Reducción del cincuenta por ciento (50%), para el segundo año de operación; y
3. Reducción del veinticinco por ciento (25%), para el tercer año de operación.
De acuerdo con el artículo 1° del Decreto Reglamentario 525 del 23
de febrero de 2009, el primer año de operación se contará a partir de
la fecha de inicio de la actividad económica principal, reportada en el
Registro Único Tributario (RUT).
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Ley 1429 de 2010
(Beneficios para la formación y generación de empleo)
¿En qué consisten los beneficios para la formalización?
Son incentivos para las pequeñas empresas que cuenten con nómina no superior a 50
trabajadores y activos que no superen los 5.000 smlmv, que se creen a partir de la promulgación
de la Ley 1429 de 2010 o que hayan operado como empresas informales y decidan formalizarse.
Uno de los incentivos, es el pago progresivo de los aportes parafiscales, el cual está establecido
en el artículo 5º de la Ley 1429 de 2010, así:
Los trabajadores de las empresas beneficiarias a este régimen de progresividad tendrán derecho
a los siguientes servicios:
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¿En que consisten los beneficios para la generación de empleo?
Es un estímulo dirigido a todos los empleados, sin importar si se trata o no de pequeñas empresas,
que vinculen laboralmente nuevos trabajadores en alguna de las siguientes categorías:
• Jóvenes menores de 28 años.
• Mujeres mayores de 40 años y que durante los últimos 12 meses hayan estado sin contrato
de trabajo.
• Personas en situaciones de desplazamiento, en proceso de reintegración o en condición de
discapacidad.
• Trabajadores que deveguen menos de 1.5 SMMLV (sólo aplica para los empleados que
aparecen por primera en la base de datos del PILA) y cabezas de familia del nivel 1 y 2 del
SISBEN.
El beneficio consiste en que el empleador podrá tomar los aportes al SENA, ICBF y Cajas de
Compensación Familiar, así como el aporte en salud a la subcuenta de solidaridad del FOSYGA
y el aporte al Fondo de Garantía de Pensión Mínima correspondientes a los nuevos empleos
ocupados por trabajadores en las situaciones indicadas, como descuento tributario para efectos
de la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios.
Los descuentos tributarios solo se podrán solicitar cuando los aporte al SENA, ICBF y Cajas de
Compensación hayan sido oportunamente pagados.
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Para mayor información puede comunicarse con nuestra central
de llamadas, teléfono 360 70 80, opción 1-2 o en la línea gratuita
01 8000 400 650 para empleadores ubicados en municipios fuera
del área metropolitana.
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