manual del expositor - Simposio y Exposición Manufactura de

Transcripción

MANUAL DEL EXPOSITOR
Versión: Mayo de 2016
Apreciado Expositor
En este documento entregamos información relevante a su participación como EXPOSITOR en el 5°
Simposio y Exposición Manufactura de Autopartes. A continuación relacionamos los temas
principales a tratar:
1. INFORMACIÓN GENERAL
a. Reglamento
b. Sede del evento
c. Horarios de exposición
d. Horarios de montaje y desmontaje
e. Características de stands
f. Acceso a internet
g. Seguridad
2. SOLICITUDES ESPECIALES ATENDIDAS POR LOS ORGANIZADORES DEL EVENTO
a. Solicitud de modificaciones al stand – Disponible hasta 22/07/2016
b. Solicitud de rótulo en el antepecho del stand – Disponible hasta 22/07/2016
3. REGLAMENTO DEL QUERÉTARO CENTRO DE CONGRESOS (QCC)
a. Reglamento de Operaciones
b. Proceso de contratación servicios adicionales provistos solo por QCC
c. Lista de precios servicios adicionales QCC
4. MANIOBRAS Y CARGAS DE MAQUINARIA PESADA PARA EXHIBICIÓN
5. REGISTRO PARA EXPOSITORES
6. PREGUNTAS FRECUENTES
7. HOTELES
8. OBLIGATORIO – CARTA DE ACEPTACIÓN DEL REGLAMENTO Y MANUAL DEL EXPOSITOR
9. INFORMACIÓN DE CONTACTO
5to. SIMPOSIO & EXPOSICIÓN MANUFACTURA DE AUTOPARTES pág. 1
1.
INFORMACIÓN GENERAL
a.
Reglamento:
1. Los Organizadores del Simposio y Exposición Manufactura de Autopartes rentan y dan
en concesión los espacios para exhibición dentro del recinto ferial escogido para tal
fin. Todos los diseños de las exhibiciones deberán acogerse a estándares normales de
construcción y decoración. Todas las actividades de venta, publicidad y promoción
que el Expositor realice deberán confinarse al espacio asignado. Cualquier promoción
fuera de este espacio requiere autorización expresa por parte de los Organizadores.
Está permitido el uso de sistemas de audio con volumen moderado que sea parte de
la exhibición considerando que el nivel del audio no afecte a los demás expositores y
visitantes. Los Organizadores prohíben el ingreso al recinto de exposición y
conferencias a cualquier persona que no tenga gafete y que no haya realizado su
proceso de registro.
2. Los Organizadores del Simposio y Exposición Manufactura de Autopartes no asumen
responsabilidad alguna sobre daño, lesión o pérdida a cualquier persona o bienes que
el Expositor pueda sufrir a causa de la ocupación del espacio rentado. Los
Organizadores se comprometen a tener a disposición de Expositores y Visitantes los
servicios médicos de emergencias, ambulancias y bomberos durante los horarios de
montaje, desmontaje y exposición tal como lo especifica la ley.
3. Los Organizadores del Simposio y Exposición Manufactura de Autopartes proveen el
servicio de seguridad necesaria para proteger el recinto ferial y sus asistentes durante
los días de montaje, desmontaje y exposición, las 24 horas, para control de acceso y
seguridad general. Cada Expositor tiene la responsabilidad de salvaguardar la
seguridad del espacio contratado así como la custodia de sus bienes, equipos y
herramientas usados en su stand. Los Organizadores no se hacen responsables de
pérdidas, robos, extravíos o daños causados a la maquinaria, herramientas, muestras
o material de trabajo dentro del recinto.
4. Los Organizadores del Simposio y Exposición Manufactura de Autopartes serán
responsables por la limpieza de los espacios comunitarios como pasillos y baños. Los
Expositores se encargan de la limpieza de su stand al menos 1 hora previa a la
apertura de la exposición al público. No está permitido dañar, maltratar, modificar el
recinto ferial en cualquiera de sus partes.
5. El desmontaje se realizará en los horarios establecidos en el numeral 1. d) Horarios
de Montaje y Desmontaje del presente Manual del Expositor. Ningún Stand o parte
del mismo, se podrá retirar durante la Exposición. El retiro de bienes del área se
deberá llevar a cabo por los andenes y no por la entrada principal sin excepciones.
Los gafetes y/o acreditaciones serán emitidos por los Organizadores solamente a los
Expositores que hayan realizado el pago total por la renta del espacio.
6. La altura máxima permitida es de 7 metros. El peso máximo permitido para la
exhibición de maquinaria requiere de validación previa por parte de los
Organizadores ya que se entiende que el recinto ferial tiene limitaciones en cuanto a
7.
8.
dichos pesos. En ningún caso se permitirá la exhibición de maquinaria sin previa
validación por parte de los Organizadores.
Para los trabajos en alturas se requiere seguir las siguientes reglas
7.1. Cumplir con los procedimientos de trabajos en alturas estipulados. Por favor
consulte la legislación vigente en esta materia. Los organizadores del Evento les
compartirán, en próximos días, información de referencia.
7.2. Para efectos del Evento, cualquier trabajo que requiera manejar una altura
superior a 3.0 metros se considera trabajo en alturas por lo que requerirá como
mínimo: cinturón de caída libre, arnés con doble bandola, guantes. Por favor
consulte la legislación vigente en esta materia.
7.3. Contar con un supervisor responsable.
7.4. Acordonamiento del área de trabajo y colocación de avisos de seguridad.
7.5. Mantener el orden y la limpieza del área de trabajo con el fin de minimizar
riesgos potenciales.
7.6. Los implementos para trabajo en alturas, así como cualquier equipo o maquinaria
de transporte vertical (Máquina elevadora Genie) no hacer parte del servicio
contrato. Si usted requiere líneas de vida y/o alquiler de Máquina elevadora
Genie, por favor consulte el numeral 3.b. Contratación servicios adicionales
provistos por el QCC e informe a los organizadores de su solicitud.
La decoración que este a la vista o que sobresalga de las mamparas propias o
contiguas deberá contar con el mismo acabado tanto en la parte delantera como en
las partes posteriores de tal forma que no afecte a los demás expositores y mantener
una vista uniforme de toda la exposición. Cualquier daño ocasionado al recinto, otro
expositor o visitante deberá ser cubierto, sin excepciones, por la empresa causante
del dicho daño.
b.
Sede del evento
La dirección de la sede del evento es:
QUERÉTARO CENTRO DE CONGRESOS
Calle Paseo de las Artes 1531-B, Josefa Vergara, 76090 Santiago De Queretaro, QRO,
México
Teléfono: +52 442 238 6400
c.
Horarios de la exposición
Los horarios de la exposición para cada día del evento se establecieron de la siguiente
forma:
Día 1, martes 23 de agosto – De 10:00 am a 7:00 pm
Día 2, miércoles 24 de agosto - De 10:00 am a 7:00 pm
Día 3, jueves 25 de agosto - De 10:00 am a 5:30 pm
Nota: Durante los 3 días del Evento, el ingreso al salón de conferencias para los
asistentes acreditados, se habilitará desde las 7:30 am.
d.
Horarios de Montaje y Desmontaje
LOS HORARIOS DE MONTAJE SON:
1. Para Expositores con maquinaria previa aprobación de los Organizadores:
A cada Expositor se le asignará una cita que debe ser de estricto cumplimiento
dentro del siguiente rango de horario:
 Presentación en sitio con el coordinador del piso de la expo:
Sábado 20 de agosto: 7:00 am
 Movimientos:
Sábado 20 de agosto: de 08:00 am a 04:00 pm
Una vez ubicada la maquinaria en el sitio contratado, los expositores
con maquinaria podrán iniciar el montaje de su stand.
2. Para montaje de stands sin maquinaria:
Se entiende por stands sin maquinaria, aquellos expositores con equipos y/o
materiales para su stand que no requieran de un montacargas para su movimiento
dentro del área de la expo.
 Domingo 21 de agosto: de 08:00 am a 06:00 pm
 Lunes 22 de agosto: de 08:00 am a 04:00 pm
 Bajo ninguna circunstancia se permite el movimiento de montacargas o
máquinas los días domingo 21 y lunes 22
 La hora máxima permitida para ingreso a montaje es el lunes 22 de agosto a la
4:00 pm. Después de este día y hora no se permite ingreso a montaje.
 Los organizadores del evento no ofrecen servicio de bodegaje o custodia de
máquinas, equipos o materiales de stand (ni antes, durante o luego del evento).
Tenga presente que cualquier necesidad de tiempo extra (por fuera de los
horarios establecidos en este manual) los debe consultar el expositor
directamente con el QCC.
 El incumplimiento a los horarios indicados en este manual, para cada actividad,
genera costos a cargo del expositor.
 Es de obligatorio cumplimiento, registrar ante los organizadores, los nombres
de las personas que realizarán su montaje. Este registro debe hacerlo ante los
organizadores del evento a más tardar el 22 de Julio. No se permite el ingreso
de personal de montaje que no esté registrado a dicha fecha.
 El día de su ingreso a montaje, usted deberá diligencia un formato en el que
relacione los elementos, equipos, maquinas, material promocional que ingresa
a su estand. Este formato será presentado a los organizadores para autorizar su
ingreso. Será requisito para el desmontaje. Si requiere el formato con
anticipación, puede solicitarlo a los organizadores.
LOS HORARIOS DE DESMONTAJE SON:
 Para stands: Jueves 25 de agosto de 06:00 pm a 10:00 pm
 Para movimientos con montacarga y retiro de maquinaria en
exhibición: de 10:00 pm del jueves 25 de agosto a 05:00 am del viernes
26 de agosto.
e.
Características de los stands
Los stands provistos por el evento constan de lo siguiente:
 Mampara básica plana en “U”. El tamaño estándar del stand es de 3x3
metros, el tamaño varía de acuerdo al espacio rentado por el Expositor
 Antepecho superior para ubicar nombre de empresa
 Dos (2) punto de energía, cada uno con 1 tomas a 120 v.
 Mesa tipo medio tablón
 Dos (2) sillas
f.
Acceso a internet
El evento ofrece a sus Expositores, de forma gratuita, acceso a internet a través de
una red wi-fi. Las claves de acceso e instrucciones serán informadas oportunamente.
g.
Seguridad
Por favor tenga presente que el QCC es un recinto público con accesos limitado, por lo
tanto el ambiente de la exposición no es un espacio 100% seguro y puede verse
vulnerado. Los Organizadores le solicitan NO dejar su área de exposición solo o sin
atender por personal de su confianza, especialmente si tiene equipos en exhibición o
computadoras, objetos personales de valor o cualquier otro elemento. Los
Organizadores no se hacen responsables por robos o pérdidas durante la exposición.
2.
SOLICITUDES ESPECIALES ATENDIDAS POR LOS ORGANIZADORES DEL EVENTO
a.
Solicitud de modificaciones al stand – Disponible hasta 22/07/2016
Es posible solicitar algunos cambios a la estructura estándar del stand, estos cambios
se debe solicitar a través de Daniel Céspedes ([email protected]).
b.
Solicitud de rótulo en el antepecho del stand – Disponible hasta 22/07/2016
La información que se coloca impresa en el antepecho de los stands estándar puede
ser modificada. Esta información debe ser gestionada a través de Daniel Céspedes
([email protected]).
c.
Si su stand requiere aire comprimido, consulte a Daniel Céspedes
([email protected]) antes de junio 30.
3.
REGLAMENTO DEL QUERÉTARO CENTRO DE CONGRESOS (QCC)
a.
Reglamento de Operaciones:
El reglamento de Operaciones de QCC, de obligatorio cumplimiento, hace parte
integral del presente Manual y lo encuentra anexo.
b.
Usted también puede descargarlo del siguiente link:
www.manufacturadeautopartes.com/manualdelexpositor/reglamentoqcc
Proceso de contratación servicios adicionales provistos solo por QCC:
Los servicios adicionales que, por reglamento, deben ser contratados directamente
con el QCC, sin intermediación del evento o sus Organizadores, incluyen entre otros:
mesas o tablones para el stand, sillas adicionales, servicios de limpieza y aseo, energía
eléctrica diferente a los dos tomacorriente de 120 V (220 V, chupones, etc).
Para cualquiera de los casos anteriores o preguntas referentes a la contratación de
estos servicios, por favor dirigir sus solicitudes a:
Att.: Pablo Diez Alanís - Operaciones
e-mail: [email protected]
T. 01 (442) 238 64 24
En cuanto a los servicios de alimentos y bebidas (A&B), diferentes a los ofrecidos por
los Organizadores dentro del programa del evento, por favor dirigir sus solicitudes a:
Att.: Sandra De Montanaro Vallejo - Banquetes
e-mail: [email protected]
T. 01 (442) 238 64 02
c.
4.
Lista de precios servicios adicionales QCC:
La lista de precios de los servicios adicionales puede ser descargada del siguiente link:
www.manufacturadeautopartes.com/manualdelexpositor/listadepreciosQCC
MANIOBRAS Y CARGAS DE MAQUINARIA PESADA PARA EXHIBICIÓN
Los Organizadores ponen a disposición de los Expositores el servicio de Montacargas desde
1 ton hasta 30 ton. Por favor contacte a los organizadores para determinar la logística y los
costos. La exhibición de maquinaria está sujeta a autorización por parte de los
Organizadores entendiendo que el piso del recinto ferial tiene algunas restricciones en
cuanto al peso que puede soportar y que requiere un estudio de la ubicación de la máquina.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ofrece el servicio únicamente a aquellas empresas a las
que se les autorice la exhibición de maquinaria y que se ajusten a los horarios estipulados
en el numeral 1. d.1. y 1. d.2.
5.
REGISTRO PARA EXPOSITORES
Con el fin de agilizar el proceso de registro durante los días de evento, ponemos a
disposición de los Expositores la opción de acreditarse y reclamar su gafete en los siguientes
horarios:
 Lunes 22 de agosto: de 12:00 am a 6:00 pm
 Martes 23 de agosto: a partir de las 07:00 am
6.
PREGUNTAS FRECUENTES
a.
Que incluye mi stand estándar?
El Expositor tiene la opción de montar su propio diseño de stand. En caso de querer
hacer uso del stand provisto por los Organizadores este cuenta con las siguientes
características:
- Mampara blanca
- Mesa tipo tablón
- Dos (2) sillas
- Dos (2) punto de energía, cada uno con 1 tomas a 120 v.
- Iluminación básica para el stand
- Impresión del nombre de la empresa en el antepecho del stand (Consulte
fechas en numeral 2.b.)
- Durante los días de la Expo, cualquier elemento promoción que sea ubicado
fuera del área contratada sin autorización, podrá ser removido por los
organizadores del evento.
b.
¿Cuál es el horario de exposición del evento?
Los horarios de la exposición para cada día del evento se establecieron de la
siguiente forma:
Día 1, martes 23 de agosto – De 10:00 am a 7:00 pm
Día 2, miércoles 24 de agosto - De 10:00 am a 7:00 pm
Día 3, jueves 25 de agosto - De 10:00 am a 5:30 pm
Nota: Durante los 3 días del Evento, el ingreso al salón de conferencias para los
asistentes acreditados, se habilitará desde las 7:30 am.
c.
Cuáles son las fechas y horarios de montaje y desmontaje?
LOS HORARIOS DE MONTAJE SON:
Para Expositores con maquinaria previa aprobación de los Organizadores:
A cada Expositor se le asignará una cita que debe ser de estricto cumplimiento
dentro del siguiente rango de horario:
 Presentación en sitio con el coordinador del piso de la expo:
Sábado 20 de agosto: 7:00 am
 Movimientos:
Sábado 20 de agosto: de 08:00 am a 04:00 pm
Una vez ubicada la maquinaria en el sitio contratado, los expositores
con maquinaria podrán iniciar el montaje de su stand.
Para montaje de stands sin maquinaria:
Se entiende por stands sin maquinaria, aquellos expositores con equipos y/o
materiales para su stand que no requieran de un montacargas para su movimiento
dentro del área de la expo.
 Domingo 21 de agosto: de 08:00 am a 06:00 pm
 Lunes 22 de agosto: de 08:00 am a 04:00 pm
 Bajo ninguna circunstancia se permite el movimiento de montacargas o
máquinas los días domingo 21 y lunes 22
 La hora máxima permitida para ingreso a montaje es el lunes 22 de agosto a la
4:00 pm. Después de este día y hora no se permite ingreso a montaje.
 Los organizadores del evento no ofrecen servicio de bodegaje o custodia de
máquinas, equipos o materiales de stand (ni antes, durante o luego del evento).
Tenga presente que cualquier necesidad de tiempo extra (por fuera de los
horarios establecidos en este manual) los debe consultar el expositor
directamente con el QCC.
 El incumplimiento a los horarios indicados en este manual, para cada actividad,
genera costos a cargo del expositor.
LOS HORARIOS DE DESMONTAJE SON:
 Para stands: Jueves 25 de agosto de 06:00 pm a 10:00 pm
 Para movimientos con montacarga y retiro de maquinaria en
exhibición: de 10:00 pm del jueves 25 de agosto a 05:00 am del viernes
26 de agosto.
7.
HOTELES
Los Organizadores han adelanto diversos convenios con hoteles de la ciudad de Querétaro
con el fin de ofrecer precios con descuento para nuestros Expositores y Visitantes. Toda la
gestión está en manos del operador turístico “GCI Grupos y Convenciones”. Invitamos a los
Expositores a adelantar su gestión de reservas hoteleras a través del siguiente link:
http://www.manufacturadeautopartes.com/hoteles.html
También pueden comunicarse a:
 Llamada sin costo:
01 800 83 83 100 (México)
Toll Free: 1 855 777 7173 (Estados Unidos y Canadá)
 Reservaciones en México: +52 (55) 8000 6579
 Reservaciones en Monterrey: +52 (81) 8000 6579 ó +52 (81) 8369 6868
Fax: +52 (81) 8369 6666
 Reservaciones en Guadalajara: +52 (33) 8000 6579
8.
OBLIGATORIO – CARTA DE ACEPTACIÓN DEL REGLAMENTO Y MANUAL DEL EXPOSITOR
Se adjunta carta de aceptación del reglamento y manual del expositor. Por favor diligencie,
firme y envíe a los Organizadores del evento esta carta. Esta carta firma debe estar en los
registro de los organizadores a más tardar en Julio 22 para habilitar el ingreso a montaje.
9.
CONTACTOS
Daniel Cespedes,
[email protected]
México: +52 555093 0000 Ext. 15043 - 15042
Latam: +57 (1) 294-0874 Ext. 15043 - 15042
USA: +1 (305) 448-6875 Ext. 15043 - 15042
www.manufacturadeautopartes.com

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