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[Casos prácticos]
14 3 noviembre 2010
Con BI4Web elabora y difunde informes en tiempo real a partir de los ingentes datos de su entorno AS/400
Salerm Cosmetics se aplica un tratamiento BI intensivo
En una clara apuesta por sacar partido de los origen español especializada en la fabricación y solución BI4Web, beneficiándose de las ventajas
grandes volúmenes de datos del entorno AS/400 comercialización de productos de peluquería y inherentes al sistema cien por cien web que peren el que basa su actividad, la multinacional de cosmética, Salerm Cosmetics, ha desplegado la mite una fácil elaboración y difusión de informes.
LOLA SÁNCHEZ
Con una historia acumulada de más de 55 años en el
mercado, Salerm Cosmetics es
una multinacional de origen
español especializada en la fabricación y comercialización
de productos de peluquería y
cosmética. Con una plantilla
de 700 empleados -250 en España-, Salerm Cosmetics tiene su sede central en Liçca de
Vall (Barcelona) y cuenta con
centros de producción en la
citada localidad barcelonesa y
en Venezuela, así como con
presencia en 14 países de los
cinco continentes a través de
42 subsedes, que se suman a
sus ocho delegaciones localizadas en el territorio nacional.
Conocida en el mundo de
la cosmética por ser la primera firma en lanzar al mercado
un tinte capilar en crema con
propiedades tratantes, Salerm
Cosmetics comercializa una
amplia gama de productos de
acabado y tratamiento para el
cabello de cara a satisfacer las
necesidades de sus clientes, el
profesional de la peluquería y
la cosmética que, a su vez,
constituye el canal para hacer
llegar los productos de la empresa a los clientes finales.
Salerm Cosmetics lanzó en
2008 una nueva línea de productos de cosmética facial
orientada al público masculino que incluye productos de
higiene personal y peluquería;
pero su último y más notable
lanzamiento se enmarca en el
mundo de los tintes para el
cabello y se trata de la línea Iridia de productos de coloración
por oxidación sin amoníaco ni
PPD, un componente químico agresivo que provoca la mayoría de las alergias.
En materia TIC y desde hace más de dos décadas, el núcleo de la operativa de Salerm
Cosmetics descansa en un ser-
vidor AS/400 de IBM, una
plataforma que recientemente
se ha renovado y que proporciona a la firma la seguridad de
contar con la capacidad de llevar a cabo una gestión global
desde su sede central. “Esta era
una de las principales premisas que tenía que cumplir el
sistema de información, de
modo que todas nuestras sedes
localizadas en las principales
ciudades de Estados Unidos y
Latinoamérica disponen de
conexión al servidor, que está
instalado en la sede central”,
explica el responsable de Medios y Gestión de Salerm Cosmetics, Raúl Gómez.
Las comunicaciones son,
por tanto, altamente críticas
para Salerm Cosmetics, que
tiene a MoviStar como proveedor de referencia en España, coincidiendo éste en determinados países mientras
que en otros se trata de proveedores locales.
Sobre el AS/400, Salerm
Cosmetics corre el ERP IPG
400 que “cubre todas nuestras
necesidades a nivel de ventas,
compras, contabilidad, activos
fijos, etc.”, indica Gómez. Se
trata de un estándar con mantenimiento de la empresa INSA que ataca DB2 y se ha
adaptado a la medida de la
empresa.
En este escenario y dadas las
específicas características de
las ventas que realiza Salerm
Cosmetics, su sistema ERP
genera un volumen ingente de
información que hace unos
años la empresa decidió explotar para ganar en inteligencia. “Dado que nuestros
clientes son pequeños, nuestras ventas son también en pequeñas cantidades, de modo
que en un año podemos generar millones de registros y
necesitábamos una herramienta capaz de estructurar de
forma rápida esa enorme cantidad de información”, explica Gómez, para añadir que
“requeríamos una solución
que nos permitiese extraer información valiosa para nosotros y para nuestros clientes,
que son los peluqueros; y precisábamos específicamente extraer información válida del
departamento de pedidos, que
genera del orden de siete millones de registros en menos
de un año”.
Ciertamente, el hecho de
disponer de un repositorio de
datos de tal volumen implicaba problemas a la hora de
explotar toda la información
operativa que Salerm Cosmestics generaba diariamente
en el desarrollo de su actividad. “La preocupación principal”, señala Gómez, “era saber cómo hacer accesible la
información que necesitaba
cada usuario y eliminar la dependencia histórica de tener
que solicitar la elaboración de
informes a los informáticos,
que podían así dedicarse al
mantenimiento del sistema y
a garantizar que los datos fluctuasen allá donde tenían que
estar situados de manera automática”.
En esta tesitura, la necesidad de Salerm Cosmetics pasaba por dotarse de una solución de BI rápida y ágil que le
permitiera llevar a cabo una
explotación del sistema de gestión de la información a la
medida de los requerimientos
de los distintos perfiles de
usuarios, facilitando asimismo
la elaboración autónoma de
informes, fueron éstos estándares o específicos.
Así, pues, en 2007 la empresa aborda un proyecto de
BI apostando por la herramienta ProOlap del proveedor RCM Software que, si
bien supuso un avance importante, tras su uso durante
casi tres años por parte de la
empresa, “se nos quedó justa
y RCM Software nos propuso evolucionar hacia su nuevo sistema basado en web,
BI4Web”. La aplicación se ha
instalado en un servidor virtual y actúa como plataforma
de gestión remota para la explotación de los datos.
Conocimiento al instante
Con la implantación de
BI4Web, que se inició a principios de 2010, Salerm Cosmetics ha dado un importante paso hacia delante en
materia de BI y ha cumplido
con su objetivo de disponer de
información del estado general de la compañía al instante,
incluyendo el conocimiento
detallado y al día de la situación de cualquiera de sus sedes, independientemente de
su localización. “Gracias al excelente sistema de gestión de
bases de datos y a la nueva herramienta de Business Intelligence BI4Web, que trabaja en
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Más inteligencia y más movilidad
La expansión de los niveles de explotación
del nuevo sistema de BI, BI4Web, en Salerm
Cosmetics es uno de los objetivo de la firma,
que también contempla la próxima creación
de un almacén automático que incorpore un
sistema de pistolas de lectura en fracciones
de segundo para el control del stock disponible y la incorporación de dispositivos de tipo PDAs conectables al AS/400, de manera
que todos los vendedores automaticen mu-
la extracción de información
valiosa para dirigir y corregir la
operatividad de la compañía,
tenemos la seguridad de que
los datos que se introducen
desde cualquier punto de
nuestras sedes repartidas por el
mundo pueden ser visualizados aquí de forma inmediata”.
El nuevo software permite
asimismo a los diferentes
usuarios la elaboración de informes de manera muy sencilla. “Con BI4Web”, apunta Gómez, “ya no necesitamos
de la intervención de un informático para realizar informes, sino que lo puede hacer
un analista de datos localizando fácilmente la información que necesita dentro del
sistema”.
En este sentido, BI4Web se
sitúa entre el informático y el
analista de sistemas en Salerm
Cosmetics, de forma que incluso aquellos usuarios sin conocimientos informáticos
pueden manejar la información de una forma más productiva y ponerla a disposición de otros usuarios. “Con
la herramienta de RCM Software hemos ido un paso más
allá en el proceso de explotación y análisis de la información ya que podemos adaptar
los informes a las necesidades
específicas de los usuarios y
además ponemos éstos a disposición de cualquier persona en cualquier parte del
mundo”, destaca el directivo.
Se trata de un avance importante teniendo en cuenta
que la herramienta ProOlap
anteriormente utilizada por
la empresa permitía ciertamente la realización de informes a medida sin la intervención de expertos en TI, pero
sin embargo no ofrecía la posibilidad de hacer de forma inmediata disponibles los informes a través de Internet.
Además, la herramienta ProOlap, desarrollada también
por RCM Software, exigía su
instalación en cada uno de los
PCs e implicaba por tanto un
cho más sus procesos comerciales en las peluquerías desde las ventas, hasta la generación de recibos, pasando por el envío de pedidos, así como el suministro y cobro de los
productos. “Con estas dos mejoras en nuestros sistemas de información”, concluye el
directivo, “conseguiremos ahorrar en recursos administrativos y agilizar los procesos de
verificación de cobros, en especial los que
proceden del otro lado del Atlántico”.
incremento de las necesidades
de administración. “Con una
arquitectura cien por cien basada en web como la de
BI4Web se elimina el tedioso
trabajo de instalar el software
en cientos de PCs y tenemos
la posibilidad de abordar cualquier proyecto de BI con independencia de la plataforma
de gestión que lo soporte”.
Estas ventajas, sumadas al
periodo de aprendizaje de
tan sólo 15 días para manejar el sistema, fueron las que
determinaron la decisión final de Salerm Cosmetics para implementar la nueva solución de RCM Software,
que se impuso a otras alternativas. “Barajamos varias
opciones de aplicaciones de
Business Intelligence”, indica Gómez, “pero nos parecieron demasiado complicadas, implicaban procesos de
implantación y aprendizaje
muy largos, y requerimientos
laboriosos que precisaban la
estructuración de la base de
datos y el cambio de plataforma de gestión”.
El responsable de Medios
y Gestión de Salerm Cosmetics llama también la atención
sobre otro aspecto fundamental de la solución Bi4Web como es la inexistencia de un pa-
Localizaciones: sede central en Liçca de Vall
(Barcelona), ocho delegaciones nacionales y
presencia en 14 países a través de 42 subsedes
Empleados: 700 empleados -250 en EspañaFacturación 2009: 100 millones de euros
Presupuesto TIC 2010: N/F
Principales proveedores TIC: IBM, Ilmit y
Admitelsa
go por licencias. “La inversión
inicial que se requiere no es
muy elevada, se ajusta bastante a lo que podría ser una
pyme y la solución no exige
el pago de licencias sino de
un mantenimiento”, destaca
Gómez, para apostillar que
“en este proyecto la mayor inversión no es la inversión económica sino la que se tiene
que destinar a la formación
del personal encargado de diseñar los informes”.
Expansión BI
El nuevo sistema BI4Web entró en explotación en Salerm
Cosmetics coincidiendo con
el traslado de la firma el pasado febrero a una nueva sede y
nemos presencia tengan la posibilidad de acceder y visualizar los informes a través de
Internet identificándose con
su usuario y contraseña”.
Se trata de ganar agilidad y
de eliminar información redundante e inexacta, sin olvidar la consecuente reducción
en el manejo de papel. “Queremos canalizar toda la información interna del grupo a
través de este sistema de forma
que, en lugar de manejar diferentes informes en Excel, la información común de ventas,
compras, consumos, gastos en
general y cuenta de resultados
sea la misma para otros y esté
accesible en tiempo real”.
El mismo objetivo tiene la
“En este proyecto, la mayor
inversión es la destinada a la
formación del personal”
en la actualidad hay cinco personas dedicadas a la elaboración de informes, de los que
ya están sacando partido alrededor de 20 profesionales. “La
idea es que los directores de
nuestras compañías en cada
uno de los países en los que te-
apuesta de Salerm Cosmetics
por la virtualización, de la que
está haciendo un uso intensivo desde principios de 2010.
“Al disponer de servidores virtualizados hemos ganado en
agilidad y hemos podido automatizar funciones para las
“Con BI4Web
hemos ido un
paso más allá en
el proceso de
explotación y
análisis de la
información”
que antes tenía que buscarse
tiempo como la realización de
las copias de seguridad”. Ahora, sin embargo, el empleo de
servidores virtuales le permite
realizar backups de forma automática sobre otro servidor
redundante, para regresar a la
plataforma habitual asignada
en cuanto ha terminado de realizar las copias de seguridad.
”La virtualización nos permite tener en una misma máquina varios servidores trabajando y al tiempo tener otra
máquina que replica éstos; de
este modo ya no hemos de detener el flujo de trabajo habitual teniendo en cuenta, por
ejemplo, que las cuatro de la
tarde es para nosotros una hora punta en la que pueden estar conectados alrededor de
500 puestos de trabajo de forma simultánea transfiriendo
información”.
En esta misma línea de incremento de los niveles de agilidad y coincidiendo con una
remodelación organizativa en
el departamento financiero, el
sistema BI4Web se encuentra
en fase de expansión en la firma cosmética. Así, pues, Gómez reconoce que la compañía aún no ha alcanzado el
objetivo de que los 700 empleados de Salerm Cosmetics
Raúl Gomez, responsable de Medios y
Gestión de Salerm Cosmetics.
dispongan de un óptimo nivel
de acceso, explotación y difusión.
A día de hoy, el nivel de explotación del sistema de BI
por parte de Salerm Cosmetics está en la actualidad a
aproximadamente un 15 por
ciento de su potencial y Gómez reconoce su impaciencia
por elevar ese porcentaje.
“Nos faltan algunos meses para conseguir esta objetivo porque si bien es una herramienta fácil de usar y explotar, es
necesario poder llegar a alcanzar un nivel de complejidad muy elevado”. Con el
punto de mira puesto en esa
progresión, RCM Software
realizará en breve un proceso
formativo que les permitirá
conocer y optimizar la explotación del sistema por encima
del 60 por ciento y obtener
información detallada en modo gráfico -mapas, KPIs…- a
nivel de países.
Puntos claves
Salerm Cosmetics ha encontrado en la solución BI4Web de
RCM Software la respuesta a su
necesidad de extraer y poner a
disposición de la empresa información valiosa a partir de
los ingentes volúmenes de datos de su entorno AS/400.
Tras abordar en 2007 un pro-
yecto de BI apostando por la herramienta ProOlap de RCM Software, Salerm ha evolucionado a
principios de este año con el
despliegue del nuevo sistema
BI4Web del mismo proveedor.
Sin requerir la compra de licencias por usuario ni de instalar software en sus equipos,
BI4Web permite a Salerm Cosmetics el acceso, en base a perfiles, a informes para cuya elaboración no es necesario un
conocimiento experto.