Gestión Techni-Web
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Gestión Techni-Web
Gestión Techni-Web Copyright 1998-2006 1 Gestión Techni-web Gestión Techni-Web • • • • • • • • • • • • • • • • Introducción Empresas Artículos Agentes Clientes/Proveedores Cuentas Almacén Ventas Compras Vencimientos Asientos TPV Consultas Seguridad Otros módulos Configuración Gestion.ini 2 Introducción Indice • • • • • • • Objetivo de la aplicación Requisitos de hardware y software Características Instalación Archivos de datos Documentos mercantiles Mantenimiento de pedidos, albaranes, facturas... 3 Introducción Objetivo de la Aplicación La aplicación Gestión Techni-Web está diseñada para resolver de manera rápida y sencilla la gestión de facturación (compras y ventas), stock y contabilidad de una empresa. Está preparada para funcionar tanto en pequeñas empresas como en grandes empresas con redes distribuidas con gran cantidad de usuarios. Vea también Introducción-Características. 4 Introducción Requisitos de Hardware y Software El hardware y software mínimo recomendado para la instalación de un servidor de la aplicación es el siguiente. • Ordenador Pentium 200 o superior • Windows 95,98 o NT • 64 Megabytes RAM, 250 Mb HD aprox. • Con Internet Explorer 5.0 o superior El hardware y software mínimo recomendado para la instalación de un cliente de la aplicación es el siguiente. • Ordenador Pentium 75 • Windows 95,98 o NT • 32 Megabytes RAM, 40 Mb HD libre • Con Internet Explorer 5.0 o superior Un servidor con más de 5 clientes simultáneos debería ser dedicado y utilizar Windows NT Server. Para instalar la aplicación en un sistema de más de un ordenador se debe haber instalado previamente la red. En la máquina servidor se almacenarán los datos entrados, por lo que es recomendable disponer de un SAI (sistema de alimentación ininterrumpida) para prevenir problemas en caso de un corte repentino del suministro eléctrico con la posibilidad de pérdida de información. Vea también Introducción-Características 5 6 Introducción Características de Gestión Techni-Web Aquí se detallan de forma general las principales características en cuanto a gestión: Generales Multiempresa Sin límite en el número de empresas a gestionar Tiempo real En todo momento se tiene información real sin necesidad de traspasos a contabilidad o regeneración de archivos. Informes Siempre con opción de vista previa y configurables para cada empresa. Copias de seguridad Duplicados y copias de seguridad integrados en la aplicación Multilingüe Impresos en Castellano, Catalán, Ingles y ampliable a otros idiomas. Detallado Campos observaciones e imágenes en todos los archivos Estructura cliente / servidor Datos centralizados en el servidor para aplicación en red Seguridad Control de usuarios configurable por el usuario Administrador, pudiendo dar o quitar privilegios en cada una de las operaciones. Organización en grupos de usuarios predefinidos (contables, vendedores,...) Multiejercicio Los datos de los anteriores ejercicios se almacenan aparte para su utilización en estadísticas y previsión y comparación de compras y ventas. Moderno Preparado para el año 2000 y el Euro. Facturación Contabilización automática Contabiliza facturas en varios canales de facturación automáticamente Multicentro Múltiples series de facturas en diferentes canales contables. 7 Flexibilidad Múltiples comisiones, descuentos, tarifas... Stock automático Stock en facturas y albaranes automático Facturación de albaranes Presupuestos, pedidos, albaranes con posible agrupación. Cartera automática Formas de pago, vencimientos automáticos, remesas... Números de serie Control de números de serie de los artículos vendidos Multiformato Configuración del formato y los campos que deseemos entrar en la factura albarán o presupuesto Un usuario puede ser configurado como un Terminal punto de venta vendedor de mostrador accediendo sola a las operaciones permitidas. Multicaja. Control de mínimos y múltiplos En artículos que se venden en cajas o paquetes con mínimos se configura como aviso o como obligación. Control de tarifas Incrementos automáticos por familia, subfamilia, marca, por margen sobre el precio de compra o el de venta, con iva incluido o no. Artículos Los artículos se pueden agrupar por familias, subfamilias, marcas, modelos, con número identificativo, identificación alfanumérica y código de barras. Periféricos Acepta lectores de código de barras, visores de punto de venta, impresoras de tickets, cajón de monedas... Stock Multialmacén Sin límite en el número de almacenes Configurable Cada artículo tendrá su forma de contabilizar el stock Avisos Aviso automático de stock en albaranes y facturas configurable. Flexibilidad Stock reservado, pendiente de servir, entregado, recibido... Automático Generación de movimientos y reservas de almacén a partir de pedidos, albaranes o facturas. 8 Contabilidad Multicanal Diferentes canales, en todos los informes se pueden seleccionar los canales implicados. Asientos predefinidos Con un formulario se crea el asiento y se calculan automáticamente las líneas, definibles por el usuario. Numeración de cuentas Selección por subcuenta, número, sin límites en la numeración. Libros oficiales Declaraciones de IVA, balances... Renumeración Renumeración de asientos automática por canales para libros oficiales Extractos inmediatos En pantalla se visualizan y se modifican los extractos de las cuentas Vea también los requisitos mínimos para la instalación de la aplicación. 9 Introducción Instalación Básicamente hay dos tipos de instalación: Instalación del servidor o monopuesto La instalación servidor o monopuesto se utiliza cuando ha de instalarse la aplicación en un sistema informático de un solo puesto (ordenador) o cuando se desea instalar el servidor de datos en un sistema multipuesto. Instalación del cliente Sólo se realiza la instalación cliente en un sistema multipuesto, en los ordenadores cliente. Antes de proceder con la instalación debe comprobar que su sistema cumple con los requisitos mínimos. 10 Introducción Instalación Monopuesto o Servidor 1.-Debe insertar el disco de instalación Gestión Techni-Web. 2.- Si no aparece la pantalla inicial de instalación debe dirigirse al explorador de Windows, hacer clic en la unidad correspondiente al disco insertado y abrir el archivo instalar. 3.- Siga las instrucciones de instalación. 4.- Reinicie el ordenador.. 5.- Ya puede ejecutar la aplicación desde el Menú inicio->Programas->Techni-Web>Gestión Si sólo dispone de un puesto de trabajo no necesita ejecutar la instalación cliente. 11 Si dispone de varios puestos de trabajo debe ejecutar la instalación cliente en cada uno de ellos. 12 Introducción Instalación Cliente Si sólo dispone de un puesto de trabajo debe realizar la instalación Monopuesto o servidor. Si dispone de varios puestos conectados en red debe realizar la instalación Monopuesto o servidor en el ordenador servidor (donde se almacenarán los datos) y la instalación cliente en los demás puestos. Antes de comenzar la instalación de un cliente se debe revisar la configuración de la red. Una vez realizada dicha configuración se procede con la instalación. 1.-Debe insertar el disco de instalación Gestión Techni-Web. 2.- Si no aparece la pantalla inicial de instalación debe dirigirse al explorador de Windows, hacer clic en la unidad correspondiente al disco insertado y abrir el archivo instalar. 13 3.- Siga las instrucciones de instalación. 4.- Ya puede ejecutar la aplicación desde el Menú inicio->Programas->Techni-Web>Gestión 5-. La primera vez que ejecute la aplicación cliente se le pedirá el nombre del servidor (nombre de la máquina donde se realizó la instalación servidor). 14 Introducción Configuración de la Red • • Windows 98 Windows XP Windows 98 Debe comprobar los protocolos de red a utilizar tanto en el cliente como en el servidor. Para ello siga los siguientes pasos. Configuración del servidor 1. Diríjase al panel de control y abra el icono red , aparecerá la siguiente pantalla: 15 2. En caso de estar en la lista el protocolo TCP/IP para su adaptador de red de área local diríjase al paso 4. 3. Instale el protocolo TCP/IP con la opción agregar..., protocolo A continuación Microsoft, TCP/IP 4. Seleccione el protocolo TCP/IP en la red de área local y haga clic en propiedades, aparecerá la siguiente pantalla. 16 Debe seleccionar una dirección IP para el servidor, la del ejemplo sería válida, sino modifique el 1 por otro número único para su red. En caso de disponer del Sistema Windows NT podrá configurarse la asignación dinámica de direcciones IP configurando el servidor DHCP de Windows NT. Este paso no es obligatorio. 5.- Activación de DNS: Debe seleccionar la ficha DNS y debe especificar como host el nombre del ordenador dentro de la red. 17 Si el servidor es Windows NT y controlador principal del dominio se especificará el dominio. Configuración del cliente 1. Diríjase al panel de control y abra el icono red aparecerá la siguiente pantalla: 18 2. En caso de estar en la lista el protocolo TCP/IP para su adaptador de red de área local diríjase al paso 4. 3. Instale el protocolo TCP/IP con la opción agregar..., protocolo A continuación Microsoft, TCP/IP 19 4. Seleccione el protocolo TCP/IP en la red de área local y haga clic en propiedades, aparecerá la siguiente pantalla. 20 Debe seleccionar una dirección IP para el cliente, diferente de todos los demás clientes, la del ejemplo seria válida, sino modifique el 6 por otro número único para su red. En caso de disponer de un servidor DCHP en la red no es necesario especificar una dirección IP en el cliente. Windows XP Debe comprobar los protocolos de red a utilizar tanto en el cliente como en el servidor. Para ello siga los siguientes pasos. Configuración del servidor 1. Diríjase al panel de control y abra el icono conexiones de red , aparecerá en la siguiente pantalla: Haga click con el botón derecho sobre Conexión de área local y seleccione Propiedades Aparecerá la ventana de Propiedades de Conexión de área local: 21 seleccione Protocolo Internet (TCP/IP) y haga click en Propiedades. Le aparecerá la siguiente ventana: 22 Debe seleccionar una dirección IP para el servidor, la del ejemplo sería válida, sino modifique el 1 por otro número único para su red. En caso de disponer del Sistema Windows NT podrá configurarse la asignación dinámica de direcciones IP configurando el servidor DHCP de Windows NT. Este paso no es obligatorio. 23 Introducción Archivos de Datos • • • • • • Descripción técnica Mantenimiento de fichas Navegador Localización de fichas Listados e informes Teclas de función y del sistema 24 Introducción Archivos de Datos Descripción Técnica Un archivo de datos, también llamado una tabla consta de varias fichas, y cada ficha consta de varios campos. Representación de un archivo en forma de tabla: Cada línea es una ficha y cada columna nos indica las propiedades de la ficha. En ocasiones se puede representar una línea de la tabla como un formulario para rellenar: 25 En este caso queda claro que debemos modificar las fichas una por una. 26 Introducción Archivos de Datos Mantenimiento de Fichas Todos los archivos de la aplicación (clientes, artículos) se pueden modificar mediante un formulario llamado generalmente mantenimiento. En dicho formulario se pueden añadir (alta), eliminar (baja) y modificar fichas. Título Indica el archivo con el que estamos trabajando (en el ejemplo artículos). Menús 27 Los menús nos ayudan a realizar acciones, normalmente estas opciones ya se encuentran en los botones de la pantalla y el navegador. Para acceder a los menús se puede pulsar la tecla ALT. Navegador El navegador nos permite recorrer las fichas una a una, aceptar o cancelar los cambios, insertar, eliminar fichas etc.. Si desea obtener información acerca del navegador vea Introducción-Archivos de datosNavegador Búsqueda Pulsando este icono aparacerá un diálogo especializado en localizar registros. Si desea más información acerca de este diálogo vea Información general-Archivos de datos-Localización de fichas Imprimir Con la opción imprimir podemos seleccionar un listado relacionado con las fichas que estamos editando e imprimirlo, para mas información vea Introducción-Archivos de datosListados e informes. Campos Los campos son los datos que corresponden a cada ficha, cada campo tiene su propio estilo, de manera que puede estar representado por una lista, una caja combinada, una caja de texto, un conjunto de opciones... Páginas En el caso que una ficha posea muchos campos, estos se distribuyen en páginas, todas las páginas pertenecen a la misma ficha, normalmente cada ficha tiene un código único que la identifica. Para pasar de página se utiliza el ratón o CTRL + TAB. Edición global Mediante la edición global podemos ver más de una ficha en pantalla con el objetivo por ejemplo de buscar una ficha o realizar modificaciones de manera global. De esta forma cada ficha está representada por una línea y dividida en columnas, que son los campos. Un ejemplo: 28 Pulsando Ctrl+Supr eliminamos una fila de la rejilla. Este modo es muy útil para la localización de fichas utilizando un orden determinado. 29 Introducción Archivos de Datos Navegador Mediante el navegador se pueden añadir (alta), eliminar (baja) y modificar fichas. Descripción: • Primera Se sitúa al principio del archivo de fichas. • Anterior Se sitúa en la ficha anterior. • Siguiente Se sitúa en la siguiente ficha. • Última Se sitúa al final del archivo de fichas. • Insertar / Añadir Añade una ficha al archivo de fichas, se nos pedirán los campos correspondientes y deberemos aceptar o cancelar la operación. • Eliminar Elimina la ficha activa, nos pedirá confirmación. En ciertas ocasiones no se puede dar de baja una ficha: por ejemplo no se puede eliminar un cliente que tenga facturas o albaranes pendientes de facturar. • Aceptar Cuando añadimos o modificamos una ficha debemos pulsar este botón para aceptar los cambios (si no lo hacemos se nos avisará). • Cancelar Cuando añadimos o modificamos una ficha podemos cancelar los cambios efectuados con este botón. • Actualizar Este botón se utiliza pocas veces, si estamos consultando una ficha y es posible que otro usuario la haya modificado, pulsando este botón veremos los cambios efectuados. 30 El navegador de las pantallas de mantenimiento puede funcionar con el teclado, la definición de las teclas está en Introducción-Archivos de datos-Teclas de función y del sistema. 31 Introducción Archivos de Datos Localización de Fichas Cuando nos encontramos en el mantenimiento de cualquier archivo (clientes, artículos) disponemos de la opción Buscar ( ) situada al lado del navegador. Pulsando este botón se nos muestra un diálogo especializado en la localización de fichas, esto es útil cuando disponemos de gran cantidad de fichas por ejemplo 1.000 artículos y no recordamos el código o la identificación. Mediante la lista desplegable de la parte superior seleccionamos el campo por el que deseamos realizar la búsqueda, por ejemplo 'Descripción'. A continuación escribimos el patrón de búsqueda, pulsando INTRO o esperando unos segundos se nos mostrarán las líneas que coincidan con el patrón. Opciones avanzadas 32 Las opciones avanzadas nos permiten especificar más la forma en que se interpretará el patrón. • Distinguir mayúsculas y minúsculas • Empiece igual Diferencia las mayúsculas de minúsculas en la búsqueda Se comparará de izquierda a derecha • Termine igual Se comparará de derecha a izquierda • Cualquier posición Se buscará el patrón en cualquier posición • Más grande Se mostrarán las filas tales que comparadas con el patrón son mayores • Más pequeño Se mostrarán las filas tales que comparadas con el patrón son menores • Igual Se mostrarán sólo las filas que coincidan exactamente con el patrón • Ver todos Cancela el patrón de búsqueda y mostrando todas las filas Una vez localizada la ficha deseada se pulsará aceptar. 33 Introducción Archivos de Datos Listados e Informes Todos los archivos de la aplicación (clientes, artículos) se pueden listar por impresora y pantalla pudiendo seleccionar las fichas a listar. Mediante el mantenimiento de fichas podemos seleccionar la opción imprimir. Entonces aparecerá un diálogo como el siguiente: Debe seleccionar un informe y pulsar aceptar. Si el informe necesita datos adicionales se le requerirá la entrada de los mismos. Por ejemplo: 34 En este caso se trata de un listado de cuentas con sus saldos, para ello se tendrán en cuenta los asientos desde el 01/01/98 hasta el 12/11/98 y se listarán todas las cuentas. Si pulsamos aceptar nos aparecerá la pantalla con el informe construido. A continuación se detallan las características principales del visualizador de listados. • Primera Nos sitúa el la primera página del informe. • Anterior Nos sitúa en la anterior página del informe 35 • Siguiente Nos sitúa en la siguiente página del informe. • Última Nos sitúa en la última página del informe. • Reducir Reduce la visualización en un 10%. • Ampliar Amplia la visualización en un 10%. • Pág. Completa Nos permite visualizar toda la página dentro de la ventana. • Ancho de página Ajusta la visualización de la página al ancho de la ventana. • Normal • Conf. Impresora Abre el diálogo de configuración de impresora. Imprimir Abre el diálogo de impresión pudiendo seleccionar las páginas a imprimir, la impresora, el número de copias... Exportar En algunos informes, se nos permite guardar la información en disco. No todos los informes pueden ser guardados a disco. Reiniciar Nos permite cambiar los parámetros del informe para que este sea reejecutado. • • • Se visualiza la página en escala normal (100%). Nota: Mediante la caja de edición situada entre anterior y siguiente podemos especificar el número de página a visualizar, escribiremos el números y pulsaremos intro. Además disponemos del menú edición para la copia de una página en el portapapeles (en formato gráfico) y podemos guardar una página como un archivo emf (enhaced windows metafile) o wmf (windows metafile) o Word 2000. Mediante la barra de menús también se tiene acceso a las opciones descritas anteriormente. En el menú ver podemos encontrar dos opciones que nos facilitan el visionado del documento: Línea de ayuda Nos proporciona una línea horizontal de seguimiento para facilitar la lectura de líneas. Área no imprimible 36 Dibuja un marco en la página que indica el área que la impresora no puede imprimir por limitaciones de tracción o anchura de carro, este marco es diferente para cada impresora. Opciones Con la selección de opciones en el menú archivo, podremos cambiar los márgenes, el idioma, y algunos ajustes más. Aquí se muestra el formulario de opciones: Podemos seleccionar el tipo de papel (y color), los márgenes de página, el idioma, número de copias..., los cambios realizados aquí no serán permanentes. En este formulario tenemos acceso a la definición de impresoras en nuestra aplicación: 37 Se seleccionará la impresora correspondiente para cada tipo de listados, así como si se desean utilizar las fuentes incorporadas en la impresora para una mayor rapidez (impresoras matriciales). Si no se desea tener un control exhaustivo de las impresoras no es necesario definirlas. Si se posee más de una impresora (impresora para tickets e impresora para listados), si definimos la impresora de tickets no será necesario configurar la impresora cada vez que queramos imprimir un ticket o un listado. Para navegar por las páginas podemos utilizar el teclado, si desea más información vea Introducción-Archivos de datos-Teclas de función y del sistema. 38 Introducción Archivos de Datos Teclas de Función y del Sistema La aplicación está pensada para que el usuario experimentado pueda acceder rápidamente a las opciones del programa mediante el teclado. Se utilizarán las teclas estándar de Windows. Aquí se muestra una referencia rápida de las teclas: • ALT Acceso a menú principal • ALT + Tecla Acceso a menú o botón • TAB Siguiente entrada o control • MAYS + TAB Anterior entrada o control • INTRO Aceptar diálogo o entrada • ALT + F4 Cerrar ventana • CURSORES Movimiento del cursor, dentro de menús y rejillas, listas... • F1 Ayuda contextual • F2 Editar control • F3 Localizar • ESC Cancelar modificación o cerrar ventana de diálogo. • CTRL + TAB Cambio de pestaña (página) siguiente • MAYS + CTRL Cambio de pestaña (página) anterior + TAB • INICIO • AV. PÁG. Principio de línea Final de línea Avanza varias líneas en una rejilla • RE. PÁG. Retrocede varias líneas en una rejilla • INSERT Inserta una línea en una rejilla Despliegue de una caja combinada • FIN • ALT + ↓ Para el acceso a datos se han añadido algunas teclas rápidas para navegar por los archivos, estas teclas están activas siempre que aparezca un navegador de datos en pantalla. 39 • ALT + INSERT Añadir ficha • ALT + INICIO Situarse en la primera ficha • ALT + FIN Situarse en la última ficha Avanzar a la siguiente ficha • ALT + AV. PÁG • ALT + RE. Retroceder a la anterior ficha PÁG • ALT + INTRO Aceptar los cambios realizados en una ficha • ALT + C Cancelar los cambios realizados en una ficha • ALT + SUPR • CTRL+SUPR Eliminar una ficha (Pide confirmación) Elimina una linea de la ficha. Si desea información sobre el navegador de datos vea Introducción-Archivos de datosNavegador. Cuando se están realizando listados por pantalla existen teclas adicionales para controlar la visión del informe. Estas teclas estarán activas en la visualización de informes y listados. • AV. PÁG Siguiente página • RE. PÁG Anterior página • INICIO Primera página Última página Cambia presentación de toda la página a tamaño normal Ampliar presentación Reducir presentación Situarse en una página • FIN • ESPACIO •+ •• NUM + INTRO Si desea más información sobre listados vea Introducción-Archivos de datos-Listados e Informes. La aplicación está preparada además para su funcionamiento con teclados extendidos, se puede acceder a menús contextuales pulsando la tecla correspondiente. 40 Introducción Documentos Mercantiles Los documentos mercantiles son aquellos que tienen relación directa con la acción comercial de la empresa. Estos son: 1. Presupuestos Un presupuesto es un documento que entrega la empresa a un cliente para informar principalmente del coste que supondrá al cliente adquirir un material o servicio. Si el presupuesto es aceptado, éste debe ser firmado por el cliente. Un presupuesto se convertirá en pedido cuando sea aceptado, en albarán a la entrega del material y posteriormente en factura. También puede pasar directamente a factura o albarán. 2. Pedidos Un cliente pide material a la empresa, entonces la empresa anota el pedido, la confirmación del pedido reserva los materiales del stock necesarios para el suministro. El pedido debería imprimirse y ser firmado por el cliente en caso de que no se haya realizado un presupuesto. En el momento de servir el pedido, se convierte en albarán o factura. 3. Albaranes Un albarán es un documento acreditativo de la entrega o devolución de material o de la realización de un trabajo por parte de la empresa. Un albarán debe ser firmado por el adquiriente del material, es decir el cliente, al que se le proporcionará una copia del mismo. Los albaranes generan movimientos de stock.. 4. Facturas y tickets La factura es el documento oficial obligatorio para todas las operaciones mercantiles que realice la empresa. El empresario debe tener en cuenta que una compra o venta sin factura (o ticket) es ilegal. En algunas ocasiones las facturas se obtienen sumando todos los albaranes pendientes de facturar, con lo que nos ahorramos entrarlas. Igualmente un pedido o presupuesto también puede ser facturado automáticamente. Las facturas se pueden entrar directamente sin que exista albarán, pedido o presupuesto. Las facturas generan movimientos de stock. El cobro de una factura se acredita con el sello de la empresa para este fin en la factura o bien con un recibo que haga referencia a dicha factura y esté sellado y firmado correctamente. 41 Los tickets se utilizan para realizar gran cantidad de pequeñas ventas, generalmente al contado (restaurante, supermercado...), para este fin se dispone de varias utilidades (control de caja, agrupación contable de tickets,...). La confección de facturas y tickets generan asientos contables. 5. Recibos Un recibo acredita el pago de cualquiera de los documentos comentados con anterioridad. El recibo puede reflejar el importe total o parcial y debe hacer una clara referencia al documento que está vinculado ('Vencimiento 1 de 2 de la factura A-123'). Para que el recibo sea válido debe estar firmado por el librador del recibo (la persona que recibió el pago). En la aplicación los recibos se imprimen a través de vencimientos. El cobro de un recibo (vencimiento) genera un asiento contable. 6. Remesas Una remesa es un conjunto de recibos que se agrupan para realizar el cobro a través de un banco. Para ello se almacenará la información en un disco flexible de 3,5 pulgadas y se acompañará con un listado impreso de los recibos almacenados en el disco. Cuando el cliente paga a través del banco, este le envía el correspondiente recibo acreditativo del pago. Vea también: • Edición de pedidos, presupuestos, albaranes y facturas. 42 43 Introducción Edición de Presupuestos, Albaranes... Se expone aquí la forma en que se editan los presupuestos, albaranes, facturas y pedidos, tanto de compra como de venta. Las diferencias entre cada uno de ellos se encuentra en la ayuda de dichos mantenimientos. El aspecto general de un documento es el siguiente. Se puede observar que está dividido en tres partes: Cabecera, detalle y pie. Cabecera 44 Navegador y botones de acceso rápido. Nos permite las funciones de navegación y además opciones adicionales. • Búsqueda avanzada de artículos • Búsqueda de tarifas de proveedor • Impresion de informes • Presentación preliminar del documento. • Imprimir directamente el documento. El número de copias se puede configurar desde el mantenimiento de datos de la empresa. • Edición Global. Premite visualizar todos los registros en pantalla. • Imprime el código de barras. El informe a imprimir se especifica en Datos Empresa - Informes • Duplicar pedido • Enviar un correo electrónico con el documento adjunto • Enviar el documento por fax . El cliente ha de tener entrado el número de fax en su ficha. • Pasa las lineas a una factura nueva. • Importar lineas desde un fichero de texto • Consultas de documentos. Para consultar datos de los albaranes, pedidos y facturas y sus artículos, tanto de compra como de venta. También se pueden crear y enviar archivos electrónicos XML en base a estas consultas. El resto de botones que no son comunes a todos los documentos se explican en el mantenimiento detallado de cada uno de ellos. Para más información sobre los botones de navegación y busque diríjase a mantenimiento de fichas. La cabecera propia del documento presenta el siguiente aspecto: • Número de documento Número único que lo distingue del resto, en las facturas aparece junto a una serie. 45 • Fecha Fecha del documento, en las facturas se tendrá en cuenta contablemente. • Cliente / Proveedor • Agente Cliente o proveedor relacionado con el documento. Agente relacionado con el documento • I.V.A. Incluido Se marcará si se desean entrar los precios de todo el documento con IVA incluido. • Cobrar (o Pagar) Mediante este botón aparecerá una formulario para hacer efectivo el cobro o el pago, parcial o totalmente. Los cobros también se podrán realizar desde el mantenimiento de vencimientos. • El. Cobro (o El. Pago) Se cancelan los pagos o cobros del documento. También se puede realizar desde el mantenimiento de vencimientos Para información de otros campos de la cabecera diríjase al mantenimiento correspondiente. Detalle El detalle está formado por las líneas descriptivas de la factura. • Cód. Art. Código del artículo, si no desea introducir el artículo en el maestro de artículos o desea entrar un comentario en la factura introduzca el código 0 • Identificación Identificación alfanumérica del artículo entrada desde el mantenimiento de artículos. • Cód. Barras Código de barras del artículo, para una selección rápido con un lector de código de barras. Los códigos de barras deben haberse entrado en el mantenimiento de artículos. • Familia, subfamilia, marca y modelo • Núm. Serie Otra manera de seleccionar el artículo entrar estos campos, que definen un artículo • Descripción Cuando se selecciona un artículo se actualiza la descripción automáticamente a la del artículo seleccionado, pero igualmente puede modificarse Opcionalmente se puede especificar un número de serie del artículo para el control de garantía o similar. 46 • Alto, ancho y Para ventas por unidades cuadradas, se tendrán en área cuenta si el artículo se presupuesta por área. • Cantidad Cantidad de artículos, en la unidad correspondiente al artículo • Devuelta Cantidad devuelta por cualquier motivo. • Precio Ud. Precio unidad del artículo, cuando se selecciona el artículo este campo se actualiza automáticamente pero puede ser modificado. • Por. Formato del artículo. • Desc. Descuento en porcentaje a realizar en este artículo • Comisión Comisión en porcentaje que se asignará al agente por este artículo • Tipo IVA Tipo de I.V.A. del artículo, este campo se actualiza teniendo en cuenta el tipo de iva del artículo y el tipo de I.V.A. del cliente o proveedor. • IVA Tanto por ciento de IVA, depende del tipo de IVA • RE Tanto por ciento de Recargo de Equivalencia, depende del tipo de IVA del artículo y del cliente • Cód. Almacén Código del almacén de procedencia del artículo • Almacén Nombre del almacén de procedencia del artículo • Cód. Agente Código del agente al que pertenece esta línea. • Ident. Agente Identificación del agente al que pertenece esta línea. Los campos de las líneas pueden seleccionarse para que sean visibles o invisibles desde el menú Lineas y la opción lista, ya que la mayoría de las empresas pasarán con menos de la mitad de todos los campos posibles. Un posible ejemplo sería: Pulsando Ctrl+Supr podemos eliminar una linea de la rejilla. La entrada de líneas puede facilitarse a través de un lector de código de barras o una codificación fácil. También se dispone de teclas de ayuda que se describen a continuación: 47 • F3 Realiza una búsqueda en el campo que estemos situados, así si estamos en el código del artículo pulsando esta tecla nos aparecerá una pantalla para buscar el artículo por nombre, familia... Vea también: Búsqueda de fichas • F5 Nos traslada al mantenimiento del campo en el qual estemos situados (si existe), generalmente para dar de alta nuevos registros. Pie de documento El pie es común en todos los documentos, en el se expresan los parciales distribuidos en tipos de impuesto, descuentos, forma de pago y comentario. • S. Importes Suma de los importes para cada tipo de impuesto. • Desc Descuento general de documento a aplicar (excepto para I.R.P.F) este viene definido en el grupo de descuentos del cliente o en el documento de compra. • Base imp. Base imponible para la aplicación de impuestos, es la suma de importes aplicando el descuento general • I.V.A. Impuesto sobre el Valor Añadido, distribuido en tres tipos. • R.E. Recargo de Equivalencia, si el cliente o la empresa están definidos con recargo de equivalencia, este será aplicado aquí en cada una de sus modalidades. • I.R.P.F. Impuesto de la renta sobre personas físicas, en caso de haberse definido en los datos de la empresa o en la ficha del cliente o proveedor. • Subtotales Suma de cada base imponible y su correspondiente 48 impuesto. • Forma de pago Forma de pago del documento, esta forma de pago se asigna inicialmente con la forma de pago entrada en la ficha del cliente o proveedor, pero puede modificarse. • Banco, Núm. En caso de domiciliación del recibo se introducirán los Cuenta, datos para la creación de las remesas. Estos datos se Sucursal obtienen automáticamente de la ficha del cliente o proveedor pero pueden modificarse. • Comentario Se podrá introducir un comentario que se imprimirá en el pie del documento. • Totales Total en pesetas, informativamente en Euros. 49 Empresas Indice • • • • • • • • • • • • • • • Seleccionar Datos empresa Mantenimiento Informes Copia seguridad Restaurar Periféricos Importar datos Cambiar Licencia Enlace Terminal de Mano Avisos Plan de Cuentas Comprobar Base de Datos Importar Base de Datos Configuración del 'ini' 50 Empresas Seleccionar La aplicación permite la gestión de varias empresas. Cada empresa consta de archivos diferentes artículos, clientes, contabilidad... Seleccione la empresa con la que desea trabajar y pulse aceptar. Si no dispone de ninguna empresa deberá dirigirse a Empresas-Mantenimiento 51 Empresas Datos empresa Una vez seleccionada la empresa podremos modificar los datos relativos a ésta. La configuración de los datos de la empresa se divide en las siguientes categorias: • • • • • • Datos generales y fiscales Otros datos Informes Opciones Documentos Cierre y apertura (cambio de ejercicio contable) Datos generales y fiscales Nos aparecerá un formulario como este: 52 Si no ha seleccionado una empresa y tiene alguna duda de cómo hacerlo diríjase a Empresas-Seleccionar. Descripción de los campos de la definición de la empresa: • Número Número único que identifica la empresa, la aplicación asignará un número nuevo cuando se dé de alta una empresa. • Nombre Nombre o razón social de la empresa • N.I.F. Identificación fiscal de la empresa • Actividad A Actividad primaria de la empresa, véase ejemplo • Actividad B Actividad secundaria de la empresa, véase ejemplo 53 • Dirección, población... Domicilio de la empresa y datos electrónicos. • I.V.A., R.E., Porcentajes de los impuestos a aplicar durante el I.R.P.F.. ejercicio • I.V.A compras Régimen de I.V.A. que se aplicará en las facturas de compra Otros datos 54 • Banco, sucursal, cuenta Datos bancarios para la emisión de recibos impresos y en soporte magnético • Decimales Número de decimales de la moneda actual, para compatibilidad con el Euro. • Moneda Moneda actual • Cotización pts Aquí apuntaremos el cambio de pesetas a euro.1€=0,0060101 • Decimales en Para la generación de remesas, el importe de las remesas se generará con estos decimales. remesas • Presentante (NIF y Datos del presentante de los recibos en soporte Nombre). • Presentante magnético. Datos fiscales para el envio de remesas al banco. (Díg.Ord.,Plaza) • Datos adicionales. Logotipo de la empresa y campos libres para observaciones. Informes 55 • Pedido Formato de pedido de venta • Factura Formato de factura de venta • Factura (agrupación) Formato de factura de venta con agrupación de albaranes (con detalle de artículos) • Factura(agrupación global) Formato de factura en agrupación global de albaranes (sin detalle de los artículos) • Albarán Formato de albarán • Presupuesto Formato de los presupuestos • Comentario Pedido Comentario situado en la parte inferior del pedido de venta • Comentario factura Comentario situado en la parte inferior de la factura 56 • Comentario albarán Comentario situado en la parte inferior del albarán • Comentario presupuesto Comentario situado en la parte inferior del presupuesto • Informe de cód.barras Formato de Informe de Código de Barras Configuración código de barras Para las empresas que dispongan de un generador de codigos de barras, aqui se podra configurar el contenido de estos codigos estableciendo también un orden. 57 • Ticket Formato de ticket de venta • Pedido de compra Formato de pedido de compra • Factura de compra Formato de factura de compra • Albarán de compra Formato de albarán de compra • Recibo Formato de los recibos • Comentario ticket Formato de albarán • Comentario Pedido Comentario situado en la parte inferior del pedido de venta • Comentario factura Comentario situado en la parte inferior de la factura • Comentario albarán Comentario situado en la parte inferior del 58 albarán • Comentario presupuesto Comentario situado en la parte inferior del presupuesto Además podemos entrar el número de copias a imprimir en cada formato de documento mercantil. Opciones 59 Esta es la pantalla de configuración del programa que se divide en los siguientes apartados: • • • • • • • • • • Empresa Visibilidad Configuración General TPV Táctil Configuración de facturas, albaranes, presupuestos y pedidos Seguridad Artículos Contabilidad Almacenes Servidores 60 • Clientes • Agentes Opciones Empresa • Ordenar líneas de documento por código En presupuestos, albaranes o facturas ordenar los artículos por código de artículo o no. • Acumular líneas Si se desean acumular en una sola línea las ventas con códigos iguales de un mismo artículo dentro de una misma factura, albarán o presupuesto. • Serie de factura por defecto Para que las facturas que creemos salgan siempre con esta serie por defecto • Nombre del Impuesto Nombre del impuesto que utilizara el programa, el qual varia segun la zona o el pais,(IVA en España,IGIC en Canarias,VAT en Francia etc.) • Segunda Moneda Campo que guarda el nombe de la segunda moneda (Pts en España, Francos en Francia, Dolares en EEUU etc.) • Multidivisa En el mantenimiento de ticket (TPV) después de cobrar un ticket al contado se nos mostrara una pantalla que nos calculara el cambio a devolver y además nos permitirá seleccionar la divisa con la que se cobrara el ticket. • IVA Incluido en Solo para el mantenimiento de tickets (TPV), nos icluira el IVA en los tickets que creemos tickets • IVA Incluido en Para que las Facturas, Pedidos, Albaranes, etc.. de 61 venta • IVA Incluido en compra venta que hagamos se creen con IVA incluido por defecto. Para que las Facturas, Pedidos, Albaranes, etc.. de compra que hagamos se creen con IVA incluido por defecto. • Monedas Abre la pantalla de mantenimiento de monedas. • Divisas Abre la pantalla de cotizacion de divisas, en la qual podemos modificar el nombre, la cotización, los decimales y el acrónimo. • Ruta Empresa en Para exportar los asientos i vencimientos que tengamos creados en esta empresa a un programa Contaplus, aquí introduciremos la ruta de la base de datos de contaplus. Contaplus Volver a Opciones Visibilidad La siguiente página de datos muestra las opciones de visibilidad en la entrada de documentos mercantiles y asientos. Para más información acerca de estos datos diríjase a la sección Introducción-Edición de documentos y Asientos-Mantenimiento 62 Algunos de estos campos los visualizaremos en las lineas de las facturas,albaranes,..., otros los visualizaremos en la cabezera, dividiremos estas opciones de visibilidad en los siguientes grupos: Visibles en Lineas de Ventas y Compras Codigo de artículo Descuento del artículo Identificación Comisión del artículo Codigo de barras del artículo Almacen de procedencia del artículo Referencia Precio con IVA en ventas Familia,subfamilia,marca,modelo Precio con IVA en compras N.Serie Agente 63 Formato Artículo(Kg,Ud,etc...) Alto,Ancho y Area I.V.A. Articulo Cantidad auxiliar Talla Bultos por palet Color Fecha prevista de entrega en compras Numero de Bultos recibidos(Compras) Ver check artículos Ver Orden Linias Información nºlinea en ventas Cantidad Devuelta Marca con IRPF R.E. del artículo Albaran Incidencias(solo Pedidos Venta) Ver datos del Pedido de compra(solo Pedidos de Venta) Ver tasas y pesos Visibles en el mantenimiento de Asientos Visibles en el Formulario de Referencias Descripción en las lineas Ver Clientes Relacionados Importe debe e importe haber Ver Agentes Relacionados Ver Finca Ver Centro Visibles al realizar una busqueda Visible en Formulario de Clientes Filtrar Referencias por cliente (Cuando busquemos la referencia de una linea) Ver Campo Sexo Filtrar NºSerie por cliente (Cuando busquemos el nºserie de una linea) Volver a Opciones Configuración general 64 • Al abrir docs. no mostrar datos • Al abrir maestros no mostrar datos Los datos por defecto están en blanco al abrir los formularios de mantenimiento (artículos, clientes etc.) • Buscar siempre Si la tenemos desactivada la busqueda se realizara por el por el campo por campo que tengamos en el archivo gestión.ini en [Busqueda]>articulo. defecto • Mostrar pantallas Maximizadas Todas las pantallas se mostraran Maximizadas. • Parámetros fecha por meses En los informes cuando introducimos los parámetros las fechas por defecto serán desde el primer día del mes hasta el último día del mismo mes. • Salvar imagenes Al guardar una imagen, ésta se guarda en formato JPEG por defecto. como JPEG • Laboratorio farmacéutico • Activar costes Activa la pestaña de costes en la pantalla de Clientes Referencias • Margen puntos El coste de los productos es igual a el precio en puntos * precio de coste por punto del proveedor * Margen puntos. Este Margen también se puede especificar por familias o articulos desde sus mantenimientos, si no se especifica ninguno en familias o artículos entonces se utilizarà este margen. • Conversión puntos tarjeta La base imponible del importe de la compra se multiplicará por la conversión puntos tarjeta para obtener los puntos que recibirá el cliente por cada compra. Total puntos = Base imponible compra * Conversion puntos Tarjeta Volver a Opciones 65 TPV Táctil • Abrir cajon portamonedas automaticamente • Asignar número al Abre el cajón portamonedas al cobrar un ticket, sin preguntar. Para Numerar los tickets de mesa(pre-ticket). imprimir mesa • Avisar si el precio de Venta esta por debajo del coste • Días de aviso de aniversario en TPV Si al realizar una venta le cambiamos el precio de venta y se lo ponemos inferior al precio de coste el programa emitirá un mensaje de aviso. Aquí pondremos con cuantos días de antelación queremos que se nos avise del cumpleaños de un cliente. 66 • Habilitar control Para Controlar los usuarios que anulan ticket anulaciones en el TPV o que borran líneas de ticket táctil • Imprimir ticket despúes de cobrar Desde el mantenimiento de ticket (TPV) nos imprimirá el ticket después de cada cobro. • Mostrar pantalla cobro en TPV normal Desde Mantenimiento de ticket (TPV) se nos muestra una pantalla para introducir los datos de cobro. • Nuevo ticket al cobrar Desde el mantenimiento de ticket (TPV) nos creara un nuevo ticket cuando cobremos un ticket, para agilizar el trabajo y no tener que pulsar siempre el botón +. • Numeración continua de tickets La numeración será continua hasta el cierre del año, sin esta opción se reinicia la numeración con cada cierre de caja. • Numeración por zonas Cada zona tendrá una numeración de ticket diferente. • Pasar tickets no impresos Nos pasara los tickets no impresos al Canal 1.Podemos especificar cada cuantos tickets se realizara esta operación. • Poner a 0 el precio en variaciones negativas Cuando le pongamos a en artículo una variación con el precio negativo el precio del articulo se nos pondrá a 0. • Reiniciar numeración por caja Cada Caja tendra su numeración en los tickets que se impriman desde esa caja. • Recuperar Nºtickets Pasa los tickets marcados a Canal 1(Para usuarios avanzados,el Canal 1 es el canal de tickets anulados) • Rango de Cobro por crédito en TPV Cantidades minima y maxima con las que se crearan las tarjetas de cobro a crédito en el TPV. • % recarga saldo en tpv Tanto por ciento a incrementar el saldo de la tarjeta a partir del importe de la venta realizada. tactil • Reservar mesas solo por hora inicial Solicita sólo la hora de entrada al reservar una mesa 67 • Abrir caja automáticamente después de cierre Abre la caja automáticamente después de efectuar un cierre de caja. • Siempre ticket Desde el mantenimiento de tickets(TPV) cuando creamos un ticket se realiza la pregunta de si es ticket o albaran, si marcamos esta opción no se formulara la pregunta y se creara un ticket directamente. • Solo tener en cuenta Solo se consideraran anulaciones lo que se anulaciones después de anule después de imprimir impreso • Traspasar tickets a fichero de texto Para exportar todas las ventas a un fichero de texto. • Letra identificación de Para exportar todas las ventas a un fichero de texto. empresa • Ruta de los ficheros de Para exportar todas las ventas a un fichero de texto. lecturas • Cantidad por defecto en ventas Cuando realicemos un albaran, factura, pedido, etc... Las líneas que creemos tendrán esta cantidad por defecto. • Asignar tarifa Asignar una tarifa por defecto para aplicar en las ventas que se realizen desde el TPVTáctil. • Dias historial En el mantenimiento de pedidos de venta podemos encontrar el botón historico que nos muestra el histórico de ventas del cliente. Aquí podemos introducir el número de dias con los que queramos que se genere el histórico por defecto (desde la data actual hacia atrás). • Cantidad Máxima al Agrupar tickets Cuando se haga un asiento de cobro se agruparan un numero maximo de tickets en cada asiento,si no ponemos nada no hay maximo. • Agrupar cobros de tíckets En el cierre de caja nos creará un solo asentamiento de cobro, si no tenemos esta opción activada nos creará uno por cada tícket. 68 • No abrir cajón portamonedas hasta poner cantidad El Cajón no se abrirá hasta que no pongamos la cantidad a cobrar. • Ocupar mesas sin tener lineas Al salir de una mesa, ésta quedará como "ocupada" independientemente de si se han introducido lineas de petición o no. • Cambiar precios al cambio de cliente El TPVTáctil actualiza los precios del tícket cuando cambiamos el cliente del mismo, mira si existen precios especiales o descuentos y modifica las lineas. • Mostrar redondear Muestra el botón F.redondear en la pantalla de total despues dto a 0.05 Mantenimiento de Tickets (TPV). Mediante esta botón, al aplicar un descuento en el ticket se genera una linea de redondeo para forzar el total del ticket a fracciones de cinco céntimos. Volver a Opciones Configuración de facturas, albaranes, presupuestos y pedidos • Autogenerar líneas Para Generar automaticamente las lineas con los 69 de pedido de compra articulos que nos suministra el proveedor seleccionado en los pedidos. • Bloquear albaranes al dar de alta El Albaran queda bloqueado automáticamente cuando se crea. • Bloqueo de pedido por riesgo de cliente automático La aplicación no nos dejará crear pedidos para un cliente cuando este haya superado su cuenta de riesgo. • Colorear lineas de Pinta las líneas según la familia a la que pertenezca el articulo con el color de la familia, solo en pedidos de venta. pedido según familias • Docs. clientes buscar Al realizar una búsqueda desde un documento de ventas los artículos se filtran para ver solo los de artículos F5 solo venta. ventas • Docs. proveedores buscar artículos F5 solo compras Al realizar una búsqueda desde un documento de compras los artículos se filtran para ver solo los de compra. • Entrada de pedidos rápida Todas las Pantallas de venta funcionaran como el mantenimiento de tickets que al crear una línea pulsamos intro i nos crea otra nueva línea. • Impedir facturación manual Solo se pueden hacer facturas a través de albaranes, no nos dejara hacer facturas sin hacer su albaran previamente. • Mostrar Referencias Para Visualizar la Referencia en las líneas de Facturas, Albaranes, Presupuestos,etc... en presu,pedidos,.. • No recalcular número de bultos Si entramos el número de bultos, el programa no recalculará la cantidad. • Revisar lineas al cambio de cliente Cambia el precio de todas las líneas del albaran, factura, pedidos, presupuestos de venta. cuando cambiamos el cliente seleccionado. Cambia el precio de todas las lineas de • Revisar lineas al cambio de proveedor pedidos,albaranes,facturas de compras segun las tarifas del proveedor seleccionado. • Varios números de serie por linea Al entrar el campo números de serie se nos mostrara una pantalla donde podremos crear varios números de serie y asociarlos a esta línea de venta. • Utilizar fecha última fact. compra Con la opción "Utilizar fecha última fact. compra" marcada al crear una factura de compra el programa no pone por defecto la fecha de hoy sinó la de la última factura de compra entrada. • Color de Bonificaciones Las Lineas de Bonificacion las mostrara de este color en facturas, albaranes, etc.. de las Venta. • Dias historial En el mantenimiento de pedidos de venta podemos 70 encontrar el botón historico que nos muestra el histórico de ventas del cliente. Aquí podemos introducir el número de dias con los que queramos que se genere el histórico por defecto (desde la data actual hacia atrás). • Exportar compras a fichero de texto Solo para franquicias monto, para que se genere un archivo con los pedidos de compras para su posterior envio a la central. Ver(Pedidos Monto) • Mantener pedido al facturar o alb. Se mantiene el registro del pedido al pasarlo a albaran o factura. Si está activado, las funciones como por ejemplo cobrar o eliminar cobro tendran que hacerse des de el pedido directamente. • Impedir repetir el número de factura por proveedor Impide que se repita el número de factura por proveedor • Inicializar agente Con la opción desmarcada, al generar un nuevo presupuesto, pedido, albarán, factura o ticket de venta no se asigna por defecto ningún agente (el usuario debe escoger el agente antes de guardar). • Mostrar stock al salir En el mantenimiento de pedidos, de albaranes o de facturas, si nos desplazamos por los campos de una de modelo linea, nos mostrará el stock de ese artículo una vez salgamos del campo modelo si tenemos esta opción activada. Volver a Opciones Seguridad • Comparar huella Solo comprobara que la huella se corresponde con 71 solo con usuario escogido el usuario escogido, si no marcamos esta opción el programa mirara si la huella se corresponde con cualquier usuario y esto puede tardar demasiado tiempo en comprobarse. • Nivel de seguridad Para definir la precisión con la que el detector de en huella digital huellas dactilares nos comprobará las huellas. Volver a Opciones Artículos • Cambiar costes de productos dependientes Si cambiamos el precio de un artículo que este en un escandallo, se modificara automáticamente el precio de coste del otro artículo • Cambio automático precio de venta Al efectuar la compra de un artículo, si este ha cambiado el precio de coste nos pregunta si queremos cambiar el precio de las tarifas Al efectuar una compra de un artículo, si este ha • Cambio cambiado el precio de coste cambiará automáticamente automático precio de venta al el precio de las tarifas hacer una compra 72 Cuando compremos un artículo a un proveedor el • Dar alta precio por proveedor al programa creará automáticamente un precio de ese artículo para este proveedor comprar • Filtrar articulos en compras por proveedor Al realizar una línea de factura, albaran o pedido de compra cuando busquemos el artículo nos lo filtrara por el proveedor que tengamos seleccionado. • Mod.Coste artículo al cambiar precio prov. Al Introducir un precio de proveedor nos cambiara automáticamente el precio de coste. • Modificar precio Al cambiar un precio en un albarán se nos de coste modificará automáticamente el precio de coste en la ficha del artículo. • Modificar precio Al cambiar un precio en un albarán se nos de coste del modificará automaticamente el precio de coste del proveedor artículo asociado al proveedor. • No preguntar para crear el artículo sino existe Si introducimos en una línea un artículo que no existe no nos dejará crear la factura, con esta opción desactivada se nos avisará de que el artículo no existe y el programa nos sugerirá que lo creemos. • Palets o bultos Para ver las opciones de palets y bultos desde el mantenimiento de albaranes. • Permitir códigos de barra duplicados Podemos repetir codigos de barras exactamente iguales. • Permitir duplicar Nos permite crear un artículo con la misma marca marca y modelo y el mismo modelo. • Permitir nºserie repetidos Nos permite introducir dos numeros de serie iguales. • Precio de coste promedio de proveedores Al modificar el precio de coste de un proveedor nos calculara el precio de coste, para ello calculara la media de todos los precios de coste de proveedores que tengamos. • Utilizar lotes en vez de números Para tratar los artículos por lotes, es decir que un grupo determinado de artículos pertenecerán a un 73 de serie • Generación de cod.barras farmacia mismo lote y por tanto tendrán el mismo número de lote. (vea lotes de artículos) Solo para Farmacias, para que los cod.barras que se generen sean del formato de farmacias. • Marcar artículos Todos los artículos que creemos tendrán activada con stock por la casilla de control de stock. defecto • Tipo Margen El Margen de los artículos 1->Precio Venta = precio coste +(precio coste * margen/100) 2->precio venta = precio coste / ((100-Margen)/100) • Actualizar modelo con el número de la temporada Cuando creemos una nueva temporada se nos crearan los modelos nuevos de los artículos (generalmente ropa) que tengan asociada esta temporada. • Cod. barras ean por proveedor Si se marca esta opción el botón de generar código de barras del mantenimiento de artículos crea un código de barras donde los tres primeros dígitos son el código del proveedor y los 9 siguientes son el código del artículo. Volver a Opciones Contabilidad 74 A través de estas opciones podemos personalizar el programa para trabajar con todas las opciones que necesitamos y prescindir de las que no nos son útiles. • Agrupar asiento de cierre con el de cobros Al realizar el cierre nos crea un único asientamiento de cobro con todos los tickets. • Asiento del Los descuentos que aplicamos en las ventas irán a descuento en 765 las cuentas 765 o 665, si no lo marcamos ira a parar o 665 a la cuenta 600 y por lo tanto no hará el desglose. • Calcular el precio Cuando introducimos un precio de coste de de coste proveedor nuevo nos calcula el precio de coste ponderado ponderado (Una media entre los anteriores y el nuevo). • Crear asiento al Al crear un albarán de compra se crea automáticamente crear albarán de un asiento contable. compra • Crear factura comisión liquidación apartamentos Al realizar la liquidación de apartamentos desde el Fincaweb se crea automáticamente una factura con el IVA de las comisiones • Consevar canal 1 Para que no borre los tíckets de Canal 1 • Controlar numeración en S/F asientos Al crear facturas de compra (S/F) nos creara una numeración que luego visualizaremos en los asientos, atención porque si numeramos de esta manera las facturas de compra luego no las podremos eliminar. En la pantalla del mantenimiento de Asientos cuando • Buscar ventas pulsemos sobre el campo num.cuenta nos enlazará con la por clientes desde pantalla de Ventas Por Cliente, con esta opción asientos 75 desactivada nos enlazará con la pantalla de búsqueda de clientes normal. • Gestión de pagos Cuando haces un cobro a cuenta te genera el i.v.a a cuenta proporcional en el asiento • Preguntar al editar vencimiento cobrado El programa nos preguntara si queremos editar el vencimineto y crear un nuevo asiento antes de modificar cualquier vencimiento. • Procedimiento de (Solo funciona para el Banco Zaragozano) 01 - El Remesa banco nos envía el recibo de las remesas cobradas 02 - El banco no nos envía estas remesas • Remesa con múltiplos ordenantes(19) Para cobrar las remesas en varios dias (Solo para La Caixa) • Redondear IVA Calcula el I.V.A al final con el total del asiento, si no asiento cierre por marcamos esta opción calculara el I.V.A. por cada total linea de tícket y se perderán mas decimales.. • Tipo coste ponderado Tipo 0 → PRECIO = ((PRECIO_UD/FACTOR_CONVERSION) * CANTIDAD + COSTE_ANTERIOR * (STOCK_ACTUAL CANTIDAD)) /STOCK_ACTUAL Tipo 1 → PRECIO = (((PRECIO_UD - (PRECIO_UD * DESCUENTO/100)) / FACTOR_CONVERSION) * CANTIDAD + COSTE_ANTERIOR * (STOCK_ACTUAL - CANTIDAD)) / STOCK_ACTUAL (En el "Tipo 1" está contemplado el descuento aplicado al artículo) • Mostrar el saldo al entrar cuenta en asientos Al entrar la cuenta en el mantenimiento de asientos se nos mostrará para informarnos el saldo debajo del num.cuenta • Vender con IVA Solo para venda de coches, nos calculara el IVA de por diferencia los la diferencia entre el precio de venta y el de números de seriecompra, y el resto el importe (importe de compra) > Articulo no le aplica IVA. • Tipo remesado Dependiendo del tipo de remesa que necesitemos pondremos un número u otro. • Traspasar cobros Al cerrar caja el asiento de cobro que se genera nos bancos pasara tambien los cobros a bancos, sin esta opción marcada solo pasara los cobros en metálico • Ver Para ver la cantrapartida de los asientos en el 76 contrapartida en mantenimiento de cuentas. el mantenimiento de cuentas • Permitir valores negativos en el importe. Si se marca esta opción se pueden entrar valores negativos en el importe debe y en el importe haber de los asientos. Además el programa cuando se realizan abonos pone en contabilidad los valores en negativo, en vez de pasarlo del debe al haber o viceversa. Lo mismo pasa cuando se cobra o se paga un vencimiento de una factura de abono. Volver a Opciones Almacenes • Almacenes por defecto Podemos seleccionar los almacenes por defecto tanto en compras como en Ventas • Marcar artículos Todos los artículos que creemos tendrán activada la casilla de control de stock. con stock por defecto • Mostrar stock al entrar artículo Al entrar el código del articulo en una línea un formulario nos muestra el stock(Si el artículo controla stock) • Stock del Si tenemos introducido un almacen del almacen del proveedor/Cliente nos extraera el stock de este Cliente/proveedor almacen. Volver a Opciones 77 Servidores Aquí introduciremos todos los datos de servidores de información de que disponga la empresa así como direcciones de correo o cuentas FTP. Es muy importante para el envío de documentos electrónicos. Volver a Opciones Clientes 78 • Avisar faltan datos básicos ficha cliente/proveedor Si al introducir un cliente no introducimos el nombre o el e-mail el programa nos avisa • Cliente inactivo al dar de alta Al dar de alta un cliente se queda como inactivo por defecto • Pasar comentario de cliente a presup. albaranes, facturas Nos pondrá el comentario de los datos adicionales del cliente en la cabecera de pressupuestos, albaranes, etc... • Ordenar tipo pago por descripción en cli/pro Los tipos de pago se ordenan por descripción en la pantalla de clientes y proveedores • No modificar país en ficha El programa no nos dejará modificar el país comercial en la ficha del cliente • Descuetos Especiales Si marcamos esta opción nos aparecerán 4 campos nuevos en la pestaña de precios del mantenimiento de artículos (Sesc.esp1-Sesc.esp4 ) en los cuales podemos especificar hasta 4 descuentos diferentes por cada tarifa de un mismo artículo. También se tiene que especificar por cada cliente a que grupo de descuentos especiales pertenece en la sección de otros de la pestaña datos de facturación del mantenimiento de clientes. (Grupo 0 = sin desc. especial, por defecto) Volver a Opciones Agentes 79 Artículo para calcular horas en los Partes de Trabajo Indica al programa que artículo se utilizará por defecto a la hora de añadir una linea nueva en Agentes-Partes de Trabajo. Documentos Aquí podremos almacenar documentos que nos puedan ser útiles para la empresa. • Abrir documento- Abre el documento seleccionado de la lista con el programa asociado por windows. Cada vez que queramos adjuntar un nuevo documento debemos crear un nuevo registro (línea) con el botón "+" o con la tecla "flecha abajo" con el cursor situado en el último registro (linea) • Buscar documento- Abre una ventana donde podemos buscar el documento que queremos adjuntar en la posición de la lista seleccionada. 80 Cierre y Apertura La página siguiente es muy importante para el cambio de ejercicio contable. El cierre de ejercicio se puede realizar en varios pasos, pudiendo entrar facturas, asientos... del ejercicio que se desea cerrar y del nuevo ejercicio, esto nos da más tiempo para repasar posibles errores en la contabilidad y la facturación antes de la entrega de los documentos oficiales. Nuevo año Se seleccionará nuevo año cuando se desee comenzar un nuevo ejercicio, con el objeto de poder emitir las facturas del nuevo ejercicio. En la pantalla que nos pide la fecha de inicio y fin de ejercicio entramos por ejemplo 01/01/2006 y 81 31/12/2006. De esta manera la aplicación nos permite emitir facturas del nuevo año sin tener que preocuparnos por todas las cosas que todavía faltan para efectuar el cierre fiscal del ejercicio anterior. El programa numerará con la numeración del 2005 cuando se entren facturas anteriores al 01/01/2006 y con una numeración nueva para el 2006 cuando la fecha de la factura sea posterior a esta fecha. Por tanto podemos entrar datos tanto del 2005 como del 2006 sin problemas. Cerrar Año Nos genera el cierre contable del año para poder generar informes y listados del ejercicio ya concluido, esta opción se puede deshacer. Si ya tenemos todos los asientos del ejercicio anterior contabilizados, (amortizaciones, cuentas de IVA, Impto. Sociedades, etc. ) y lo que deseamos es hacer el cierre real, seleccionaremos la opción CERRAR AÑO , la cual nos genera dos asientos de cierre: el de cierre de contabilidad (que pasa los saldos de todas las cuentas del tipo 6 y 7 a la cuenta de pérdidas y ganancias, 129) y el de cierre de ejercicio (que deja a 0 el saldo de todas las cuentas). Antes de hacer este paso es conveniente imprimir los balances de pérdidas y ganancias y situación, pues después de generar estos asientos como hemos eliminado el saldo de las cuentas saldrían a 0. Si el programa utiliza diferentes cajas nos pedirá que cerremos estas cajas: ir al TPV y realizar el cierre de caja de cada una de las cajas que tengamos. Cuando hemos hecho este paso podemos imprimir Fichas de mayor y el Diario general. Para ello primero iremos al mantenimiento de asientos y le daremos al botón de renumerar para que queden numerados de 1 a N todos los asientos del 2005 (ejercicio anterior) ordenados por fecha y luego imprimiremos estos dos listados del 01/01/2005 al 31/12/2005 (fechas inicial y final del ejercicio anterior). -Pasar titular de la explotación a capital: Mueve todo el saldo de una cuenta a la otra. -Cancelar impuestos: Nos calcula la diferencia entre el IVA cobrado y el IVA pagado. Deshacer Si después de hacer cerrar año vemos que la contabilidad del ejercicio anterior no está bien podemos utilizar la opción de DESHACER . Esta opción eliminará los asientos de cierre de contabilidad y de cierre de ejercicio, con lo que 82 podremos arreglar la contabilidad del ejercicio anterior y volver a hacer cerrar año. Abrir año y pasar históricos La aplicación Gestión Techni-Web, nos permite tener abierto el ejercicio anterior y el nuevo, con lo que siempre será posible realizar cualquier consulta por fechas. No obstante, al llegar al cierre del nuevo ejercicio si que nos veremos en la necesidad de ir a la última opción del menú ABRIR AÑO Y PASAR HISTORICOS , pues el programa no nos deja tener 3 años abiertos. De hecho esta opción es aconsejable hacerla cuando ya tengamos bien la contabilidad del ejercicio anterior y hayamos impreso todos los listados necesarios, por tema de velocidad de trabajo. Con esta opción pasaremos al histórico los datos del ejercicio anterior y dejaremos abierto en la aplicación el nuevo ejercicio. Además nos creará un asiento de apertura de contabilidad del nuevo ejercicio con su fecha inicial (01/01/2006 por ejemplo) en el que nos pondrá el saldo que tenían las cuentas al final del ejercicio anterior (2005 por ej.). Esto no significa que los datos del ejercicio anterior desaparezcan, simplemente pasan al histórico y pueden ser consultados. Al pasar estos datos al histórico las tablas que se utilizan más comúnmente en el programa tienen menos registros y esto se traduce en un mayor rendimiento del programa. Este paso es más delicado que el de cerrar año y no se puede deshacer, por lo que es muy recomendable hacer una copia de seguridad de la base de datos antes de hacerlo. Además hemos de estar seguros que la contabilidad del ejercicio anterior está definitivamente cerrada y no necesitaremos modificarla ni imprimir nuevos listados. En el caso en que la empresa que utiliza el programa de Techni-Web no utilice el apartado de contabilidad del programa, hay que realizar los tres pasos igualmente. Tendremos que hacer NUEVO AÑO para empezar a trabajar con el nuevo ejercicio, pero podemos hacer CERRAR AÑO y ABRIR AÑO Y PASAR HISTORICOS en cualquier momento pasada la fecha inicial del nuevo ejercicio (el 01/01/2006 en el ejemplo), sin preocuparnos del estado en que se encuentre la contabilidad del ejercicio anterior. - Eliminará los asientos del ejercicio cerrado, pasándolos al histórico de asientos. - Eliminará las facturas (y tickets) del ejercicio anterior, pasándolas al histórico de facturas. • El proceso es bastante sencillo, no obstante ante cualquier duda, antes de efectuar ninguno de estos pasos os rogamos poneros en contacto con vuestro distribuidor, el cual os facilitará toda la información y soporte necesario para efectuar los cierres y apertura sin ningún tipo de problemas. 83 84 Empresas Mantenimiento La aplicación permite la gestión de varias empresas. Cada empresa consta de archivos diferentes artículos, clientes, contabilidad... Este formulario permite la creación, modificación y eliminación de las empresas. 85 Una vez creada una empresa se debe seleccionar mediante Empresas-Seleccionar Las pestañas de este formulario son exactamente iguales a las que aparecen en el formulario de datos de la empresa. Si desea obtener información sobre la edición de fichas vea Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 86 Empresas Informes Este es el Formulario del árbol de Informes: En este formulario podemos ver e imprimir los casi 700 Informes distintos que tiene prediseñados la aplicación. Antes de visualizar estos informes deberemos introducir los parametros correspondientes a cada informe. Se puede acceder a este árbol a través de todos los Formularios de Mantenimiento pulsando el botón de Informes: 87 88 Empresas Copia de seguridad La aplicación permite varios tipos de copias de seguridad. Se nos muestra el siguiente formulario: • Todo Se realiza la copia de todas las empresas. • Empresa Se realiza la copia de la empresa seleccionada. • Disco duro Se realiza una copia en el disco del ordenador. • Unidad A: Realizará la copia en la unidad A:, generalmente disco de 3,5 pulgadas o superdisk de 120 Mb • Elegir fichero Se escogerá la ruta para realizar la copia de 89 backup • Tamaño del seguridad. Tamaño de los archivos de copia volumen en bytes • Comprimido Si marcamos esta opción nos creara un copia de la base de datos en un archivo comprimido con extensión .bak, si no la marcamos nos creara la copia en dos archivos (General y Empresa) con extensión .gdb. Notas • • Para realizar una copia de seguridad, sólo debe ejecutar la aplicación el usuario que realiza la copia, si hay más usuarios conectados no se realizará la copia. La copia de seguridad se podrá realizar desde un terminal siempre que este tenga privilegios de escritura sobre el directorio de copia del servidor y de lectura sobre el directorio de datos. 90 Empresas Restaurar Esta opción recupera una copia de seguridad previamente realizada. Se nos muestra el siguiente formulario: • Todo Se restauran todas las empresas. • Empresa Se restaura la empresa seleccionada. • Disco duro Se restaura desde el disco del ordenador. • Unidad A: Se restaura desde la unidad A. • Elegir fichero Se escogerá la ruta para restaurar la copia de seguridad. backup • Comprimido Si queremos restaurar una copia de seguridad del programa que este comprimida (.bak) debemos 91 marcar esta opción. • Notas Para restaurar una copia de seguridad, sólo debe ejecutar la aplicación el usuario que realiza la copia, si hay más usuarios conectados no se realizará la restauración. 92 Empresas Periféricos La aplicación soporta múltiples periféricos, mediante este formulario se definen para su uso. Visor activo Se marcará si se dispone de visor del cliente mediante puerto de comunicaciones. Se podrá configurar el puerto pulsando el botón situado a su lado. Tambien se pueden editar los mensajes de bienbenida. Lector activo Se marcará si se dispone de lector de códigos de barras mediante puerto de comunicaciones. Se podrá configurar el puerto pulsando el botón situado a su lado. 93 Cajón activo Se marcará si se dispone de cajón de monedas mediante puerto de comunicaciones. Se podrá configurar el puerto pulsando el botón situado a su lado. Pantalla activa Se marcará si se dispone de una segunda pantalla para su utilización en modo visor (sólo Windows 98, 2000 o superior).Tambien se pueden editar los mensajes de bienbenida. La configuración de cada puerto de comunicaciones se realiza mediante el siguiente formulario: La configuración deberá obtenerse del manual de hardware de cada dispositivo. Definir Impresoras 94 En este apartado debemos definir las diferentes impresoras que tengamos configuradas en el programa de gestión. Esta configuración es muy importante para la impresión de los diferentes tickets y pre-tickets que usemos, no se recomienda modificar estos parámetros si no lo hace un usuario muy avanzado. 95 Empresas Importar datos La aplicación permite importar datos de otras aplicaciones de gestión. Esta operación sólo deber realizarse por personal técnico calificado. Debemos escoger la base de datos de origen y los datos se importaran a la base de datos que tengamos seleccionada. Normalmente activaremos la casilla de también modificar. Debemos tener en cuenta las claves foráneas de las tablas que estemos importando, no podremos importar por ejemplo un artículo de la familia bebidas si no tenemos esta familia introducida en el programa. 96 97 Empresas Cambiar Licencia Con este Formulario podremos cambiar la Licencia del programa cuando caduque o por cualquier otra razón. Este Formulario aparecerá automáticamente cuando realicemos la primera instalación del programa en un PC. Las claves de la Licencia solo serán proporcionadas por el distribuidor Techni-Web del Programa. Si apretamos el botón de cancelar entraremos en el programa en modo demostración y podremos ejecutar el programa solo en 40 ocasiones. 98 Empresas Enlace Terminal de Mano Con esta opción podremos gestionar los datos del programa de autoventa y traspasarlos al programa de Gestión y viceversa. Debemos disponer del Programa de Autoventa para utilizar esta opción. 99 Empresas Avisos Este es el Formulario para el mantenimiento de avisos, no se recomienda editar este formulario a no ser que lo haga un usuario avanzado con conocimientos de SQL: Si pulsamos el boton de generar avisos generaremos los avisos del dia, el boton actualizar actualiza la rejilla de avisos, con el preeliminar visualizaremos el aviso donde estemos situados, el enviar es para enviar por e-mail el aviso y con el Conf.Fax configuraremos el Fax para el envio. Para crear un aviso debemos pulsar el boton de definición de avisos y nos aparecera el siguiente formulario que deberemos completar. 100 Debemos introducir una descripción, un nombre de Informe, un Destinatario e-mail, Destinatario Fax (también podemos extraer los datos del destinatario de la consulta), activar o no el aviso y le podemos decir también si es critico o no. La consulta nos deberá extraer un registro por cada aviso que queramos hacer por Ej.: SELECT * FROM CFACTURA WHERE TOTAL-A_CUENTA>3.000, esto nos retornara un registro por cada factura en la que se deba mas de 3000€, entonces el programa nos generara un aviso por cada una de estas facturas. Podemos especificar un campo clave(para pasar parametros a los informes),un campo de fecha Límite y un tipo de expediente/segur.. 101 102 Empresas Plan de Cuentas Este es el Formulario para el mantenimiento del Plan de cuentas: Se pueden añadir las cuentas que sean necesarias, el programa tiene por defecto un buen número de cuentas predefinidas. Estos tipos de cuenta son los que utilizaremos en el mantenimiento de cuentas para crear nuevas cuentas. 103 104 Empresas Comprobar Base de Datos A través de esta pantalla podremos reparar una base de datos que contenga errores. Solo tenemos que seleccionar la base de datos a reparar y pulsar el botón, el programa realizara automáticamente un backup y un restore de la base de datos seleccionada. 105 Empresas Importar Base de Datos A través de esta pantalla podremos importar los datos de cualquier base de datos del programa a otra. Solo debemos seleccionar la base de datos de origen y la de destino y pulsar el botón de Importar. Una barra de progreso nos informara del estado de la importación. Esta Importación solo es valida para bases de datos con formato de Techni-Web. 106 Empresas Configuración de los inis Este formulario se usa para leer los Ficheros de configuración ( *.ini ). Vista previa 107 Funcionalidad Una vez abierto el formulario, tenemos que seleccionar el fichero de configuración a abrir. Para seleccionar el fichero, o bién buscamos el fichero mediante el botón de buscar, o bién seleccionamos una de las tres opciones, Gestión, TPVTac, o Restaweb, dependiendo del ficheros que queramos modificar. La forma de mostrar los datos responde a un formato de fichero concreto. Para el correcto funcionamiento, el formato del fichero tiene que ser como el siguiente: 108 ;********************************************************************** **************************** ;[EMPRESAS] ;Actual=1 (Última empresa utilizada. Si vale -1 no estaba en ninguna empresa) ;Dias_historico=0 (Periodo de días para pasar el histórico al terminal de mano) ;Cambiar_icono=0 (Si vale 1 los mantenimientos tendrán como icono el logo de la ; empresa de trabajo) ;Pedir_impresoras=0 (Si vale 1 al abrir el gestión aparecerá la pantalla para ; definir las impresoras. 0 en caso contrario) ;PARAFARMACIA=0 (Si vale 1 se activan las opciones de parafarmacia. 0 en caso ; contrario) ;Pedir_impresoras=0 (Si vale 1 al entrar al programa aparece la pantalla de ; configuración de las impresoras. 0 en caso contrario) ;Solo_cerrar_caja=0 (Si vale 1 se ejecuta el programa, hace un cierre de caja de ; la caja activa y se cierra el programa. 0 en caso contrario) ;Centro_coste= (Si se pone algún valor todos los asientos que se hagan desde este ; ordenador serán imputados a este centro de coste) ;Reabrir=1 (Si queremos que se puedan abrir varias instancias del programa ; pondremos 1. Si queremos que el programa solo se pueda abrir una vez ; pondremos 0) ;********************************************************************** **************************** [EMPRESAS] Actual=1 Dias_historico=90 Cambiar_icono=0 Pedir_impresoras=0 PARAFARMACIA=0 Solo_cerrar_caja=0 Centro_coste=hola Reabrir=0 vScandall=0 Con el fomato anterior obtendríamos un funcionamiento como el que se indica abajo. 109 Siguiendo los niveles nos encontramos con la palabra que encabeza el árbol. En el ejemplo es 'EMPRESAS' que en el formato de fichero de texto está escrito entre llaves '[',']'. Después de está descripción de grupo, se escriben las opciones de configuración. Para la nomenclatura de las opciones de configuración no existe ninguna norma, pero lo que existe son palabras reservadas. Los nombres o palabras reservadas se usan para saber de que tipo de configuración se trata. Por ejemplo, si estamos configurando un puerto serie, para saber a que puerto accede, usamos la palabra 'Puerto', así automáticamente, en la pantalla nos aparecerá un desplegable con los puertos. Las palabras reservadas que intercepta la aplicación son: 'Puerto', 'Velocidad', 'Bitsdatos' ,'Paridad', 'Bitsstop', 'Flujo'. Ayuda de las opciones La ayuda de cada uno de los grupos se muestra al principio de cada uno de ellos. Cada uno de los grupos se empieza y se finaliza con una linea horizontal de asteriscos precedida de un punto y coma ';' ;************************************************************************************************** La primera linea de comentario se utiliza para escribir el título del globo de ayuda y las restantes entre las dos lineas de asteriscos para llenar el cuerpo del globo y mostrar la información de ayuda. En cada una de las líneas, el caracter de comienzo es ';'. 110 Otros botones Los otros botones que podemos encontrar en este formulario es el de guardar los cambios en el fichero que hemos abierto para modificar y otro para cerrar la ventana y volver a la pantalla principal. 111 Artículos Indice • • • • • • • • • • • • • • • • Mantenimiento Familias Subfamilias Marcas Grupos descuento Grupos comisión Precios por tarifa Mantenimiento de tarifas. Stocks Entrada Rápida Tarifas por Artículo Series de Tallas Fusionar Artículo Rangos de Descuento Temporadas Promociones 112 Artículos Mantenimiento Mediante la introducción de artículos facilitaremos la entrada de pedidos, albaranes y facturas, pudiendo obtener toda la información de un artículo a través de su código o identificación. Para realizar el control de stock y estadísticas de compras y ventas sobre un artículo, este debe introducirse en el archivo de artículos. • Cabezera • General • Precios • Control de Stock • Otros datos • Precios especiales • Opciones de venta • Detalle por idiomas • • • • • • • • Documentos Consultas Estructura Stock Tallas y Colores Estadísticas Lotes de artículos TPVTáctil Param. medidas En la parte superior del mantenimiento de artículos se encuentran el navegador, la descripción y los siguientes botones: • Código Código único que identifica el artículo, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nuevo artículo. • Identificación Referencia única del artículo, es un código alfanumérico que se puede asignar opcionalmente para la entrada rápida en pedidos, albaranes y facturas. 113 • Descripción Descripción del artículo. La descripción aparecerá en todos los listados así como en pedidos, albaranes y facturas • Compra Si pertenece al grupo de artículos de compra • Venta Si pertenece al grupo de artículos de venta • Trabajo exterior El artículo es del tipo "Trabajo exterior". Para poder activar esta casilla, las casillas de Compra y de Venta tienen que estar desactivadas. Esta opción activa la pestaña "estructura". • Venta final TPVTáctil "El artículo es del tipo "Venta final TPTáctil" • Búsqueda de registros Abre la búsqueda avanzada de artículos • Listados Abre la pantalla de informes • Cambio de vista Cambia la vista de formato ficha al formato de tabla con todos los artículos • Imprimir código de barras Imprime el código de barras del artículo. Utiliza el informe especificado en Empresa - Datos empresa Informes - Informe de cod. de barras. Se puede especificar cuantas posiciones queremos dejar en blanco antes de imprimir y el número de copias (etiquetas) a imprimir. • Recalcular costes Recalcula el coste de los artículos que dependen de este artículo (escandallos). • Regresar Regresa al último artículo visualizado • Crear fichero XML Crea un fichero de formato xml para transferencia de datos • Historial Muestra el historial de compras y ventas del artículo • Duplicar Duplica el artículo actual (los mismos datos con código diferente) • Mantenimiento números de serie Abre la pantalla de mantenimiento de números de serie • Duplicar por serie Muestra el asistente para generar nuevos artículos segun serie de tallas y colores • Ordenación Selecciona los campos a partir de los cuales se ordenaran los artículos tanto en el cambio de vista como a través del navegador. General 114 • Código de barras Tal como indica su nombre cada artículo se puede codificar con un código de barras para imprimir etiquetas y permitir la entrada de pedidos, albaranes y facturas mediante un lector óptico • Series de Tallas Las series de tallas las creamos en la pantalla de Series de Talla en el mismo menú artículos, aquí le asociaremos una de estas series al artículo y de esta manera el programa nos generara un artículo por cada talla que contenga esta serie. • Generar Genera un código de barras a partir de los parámetros especificados en las Opciones de Empresa - Artículos • Codigo de Barras Auxiliar Muestra la pantalla de mantenimiento de codigos de barras auxiliares • Replicar Replica el codigo de barras de un mismo artículo de diferente talla/color p.ej. • Familia Familia a la que pertenece el artículos, vea también mantenimiento de familias • Subfamilia Familia a la que pertenece el artículos, vea también mantenimiento de subfamilias • Marca Marca del artículo, útil en listados y estadísticas 115 • Modelo Modelo del artículo dentro de la gama de la marca • Temporada Temporada del artículo,útil para comercios textiles. • Talla y color Podemos especificar la Talla y el color del artículo, útil para comercios textiles. • Fondo en TPV táctil El color con el que se mostrara el artículo en el TPV. • Formato Formato del artículo, vea mantenimiento de formatos • Articulo propio Artículo de producción propia (para el módulo de producción) • I.V.A. ventas Impuesto sobre el valor añadido aplicado a las ventas • I.V.A. compras Impuesto sobre el valor añadido aplicado a las compras Con el botón formatos nos dirigiremos al mantenimiento de formatos. Precios Por cada tarifa se puede especificar un margen y un precio de venta. • Redondear Nos redondeara el precio con I.V.A del artículo al cambiar los precio con IVA precios • Solo Multiplos Parámetro para aplicar el redondeo. de 116 • Margen por puntos El coste de los productos es igual a el precio en puntos * precio de coste por punto del proveedor * Margen puntos. Este Margen también se puede especificar desde el mantenimiento de familias, o como Margen por puntos general desde Datos de empresa Configuración general. El margen por puntos del artículo tiene prioridad sobre el de la familia, y este sobre el general en caso de que se especifique mas de uno. • Evolución de precios de venta Muestra el informe de Evolución de precios de venta por fechas del artículo seleccionado • Evolución de precios de compra Muestra el informe de Evolución de precios de compra por fechas del artículo seleccionado • Artículos de compra a pasar a pedidos de compra Muestra la siguiente pantalla: • Precio de coste Precio de coste estimado. Tambien podemos especificar bonificaciones,un precio de coste general y un precio de coste por cada proveedor. Vea también mantenimiento de tarifas. Control de stock 117 • Formato de compra El Formato con el que realizaremos las compras que puede ser diferente al formato del artículo. • Factor de Conversion Para artículos que vengan en lotes aquí introduciremos la cantidad que contendrá cada lote, así al hacer un albaran de compra de este articulo se multiplicara la cantidad de la línea por este factor de conversión para obtener el stock, en caso de que no vengan en lotes aquí pondremos un 1. • Controlar stock Para que el programa nos genere stock de este artículo y nos controle sus movimientos • Stock Abre la pantalla de stock del artículo Regularizar Recalcula el stock del artículo • Control de numeros de serie Para que el artículo nos permita crear numeros de serie. • Para repaso No nos tendrá en cuenta este artículo a la hora de controlar stock, es por si creamos un artículo pero no queremos que lo tenga en cuenta todavía. • Sin escandallo A la hora de controlar stock no tendrá en cuenta el escandallo, solo será informativo. 118 Por cada almacén se podrán introducir los siguientes campos: • Stock mín. Stock mínimo del artículo en el almacén, se podrán realizar listados de artículos bajo mínimos. • Stock máx. Stock máximo del artículo en el almacén, se podrán realizar listados de artículos sobre máximos. • Stock rec. Stock recomendado del artículo en el almacén, en la realización de pedidos automáticos se utilizará esta cifra. • Control Stock Nos permite especificar si queremos o no controlar el stock de este artículo • Ubicación Ubicación dentro del almacén del artículo, campo informativo alfanumérico Otros datos • Imagen Imagen del artículo opcional • Comentario Comentarios referentes al artículo • Libre1 Campo libre para uso del usuario • Libre2 Campo libre para uso del usuario 119 • Cuentas Podemos especificarle una cuenta de venta y una cuenta de compra para que los movimientos de este artículo pasen por estas cuentas y no por las genéricas. • Ubicación Ubicación dentro del almacén del artículo, campo informativo alfanumérico • Descripción por idiomas Podemos crear descripciones del artículo en varios idiomas. Precios especiales Podemos especificar precios especiales para clientes determinados. Opciones de venta 120 • Vender como mínimo Unidades mínimas a vender por cada línea de factura. • Impuesto por unidad Para cobrar un impuesto a este articulo debemos poner la cantidad y el tenemos que crear un articulo que sea el impuesto para seleccionarlo luego con el botón. • Vender en múltiplos Vender en múltiplos del número especificado. Ej. Si ponemos un 5 se venderán de 5 en cinco. • Descuentos por rango Para aplicar el descuento segun el rango que tengamos especificado en rangos por descuento en el menu artículos. • Precio por peso Las unidades de venta o compra se calcularán mediante la multiplicación del peso por el precio asociado (por Kg.) • Por persona Con el cargo automático activado al seleccionar un artículo en el TPVTactil se nos generará una línea con este artículo y con la cantidad igual al número de comensales. 121 • Poner en pedido Para que cuando generemos un pedido de compra con el proveedor correspondiente nos genere unas líneas automáticamente con este artículo. • Cargo Automático Al entrar en una mesa de restaurante se nos cargará este artículo a la mesa automáticamente. • Avisar mínimo o múltiplo Si está activado sólo avisará cuando no se cumplan las opciones de mínimos o múltiplos. Esta opción sólo es visible cuando aplicamos un valor en el campo Vender como mínimo o en el campo Vender en múltiplos. • Por área Las unidades de venta o compra se calcularán mediante la multiplicación de alto y ancho de la línea de pedido, albarán o factura. Al marcar esta opción se activará la pestaña Param. Medidas dónde podemos configurar algunos parámetros a tener en cuenta. • Cargo fijo Para el modulo de hotel, al crear la reserva nos multiplicara el articulo extra por el numero de noches que tenga la reserva. • Por persona reserva Para hotel, lo mismo que el cargo fijo pero además lo multiplicara por el número de personas. • Por tiempo Para poder cobrar este artículo por tiempo • Minutos promocion La cantidad de minutos que no se cobren al inicio. • Fraccion (h) Si nos pasamos de la hora esta sera la fraccion que se cobrara de más. • Escala (hora:unid) Unidades en las que cobraremos el artículo Ej. 1/1= 1 hora, 1/2=media hora • Máx.cantidad acumulable Cantidad de tiempo maxima que se podra cobrar. • Minutos aviso En el TPV cuando pongamos este artículo en una mesa y pase el tiempo determinado en este campo sin que se cobre el artículo, el programa nos avisara. • Peso especifico Precio especifico para multiplicar en los artículos que se cobren por peso. • Bultos El numero de articulos que se entregaran por bultos. • litros, embalaje y adr. Embalaje Embalaje enlaza con la identificación del mantenimiento de embalajes y adr con la identificación de la tabla adr. Con los botones se despliegan los mantenimientos de embalajes o adr.Estos datos sirven para calcular los campos necesarios para poder imprimir una carta de portes (carta que se imprime al transportar productos con disolventes). 122 Detalle por idiomas Nos permite especificar el detalle de la composición del artículo organizado en idiomas, este detalle se copiará a las líneas de pedido, albarán o factura en el momento de la introducción de este artículo. Descripción por idiomas Aquí se podrán introducir las descripciones en cada uno de los idiomas, si se especifica un idioma en el informe y no se encuentra la descripción para ese idioma, se imprimirá la descripción general. Documentos 123 Podemos asignar a documentos a nuestros artículos, le editaremos un nombre y la ruta donde almacenamos este documento. • + Insertar un nuevo documento • - Eliminar un documento adjunto • Abrir documento Abre el documento adjunto seleccionado • Buscar documento Abre la pantalla de búsqueda de archivos del sistema operativo. Consultas En este formulario podremos ver los escandallos en los que participa el artículo seleccionado. • Cambiar por Cambiar en escandallos por otro artículo Estructura 124 Solo para artículos de produccion propia. Estos valores están referenciados a una unidad de compra del producto de trabajo exterior. Stock Tallas y Color Solo para empresas de ropa y similares, en esta pestaña podemos editar la tallas y colores de nuestros artículos, y el programa generara todo el stock de las diferentes tallas y colores • Cargar datos Carga los datos referentes a las tallas y colores del artículo según el almacén seleccionado 125 Estadisticas Desde esta pestaña podemos ver las estadísticas de compras y ventas del artículo seleccionado. Sólo tenemos que seleccionar las fechas y pulsar el botón de mostrar. También podemos ver la gráfica en escala logarítmica teniendo marcada la casilla . 126 Lotes de Artículos Mediante el formulario de mantenimiento de artículos y sobre la pestaña de Lote' nos aparecerá esta pantalla mediante la cual podemos configurar la composición de nuestro artículo lote. Una vez que estemos en la pantalla anterior se podrán añadir nuevos artículos al lote, para ello los artículos tienen que ser creados como cualquier otro artículo que no es un lote. Para añadir un nuevo artículo en el lote habrá que entrar el código del artículo bien mediante el teclado o buscándolo mediante el botón que aparece en el campo CÓDIGO DE ARTÍCULO. Una vez entremos el código nos aparecerá la descripción del artículo (la cual no se podrá modificar) y seguidamente rellenaremos el campo CANTIDAD con la cantidad del artículo que se incluirá en el lote (por defecto aparecerá a uno). También se permite añadir un tipo de tarifa para cada artículo y dependiendo de las tarifas asiganadas al artículo del lote y de su precio de coste, se muestra el benificio y el total del artículo lote. Formulario usado para la búsqueda de artículos: 127 Una vez que completemos la composición del artículo ya lo podemos vender como lote, para vender este artículo compuesto se hace de la misma manera que se vende un artículo normal, mediante los formularios de facturas, albaranes, pedidos y presupuestos. 128 Cuando se entre un artículo que es un lote, automáticamente generará una línea para cada artículo del lote con la descripción del artículo más la descripción del lote del cual es componente. Además no se podrá modificar ningún campo de los componentes del lote, solo los campos del artículo que es el padre. TPVTáctil 129 • Color fondo Color de fondo que se aplicará a la casilla del artículo en el TPVTáctil • Color fuente Color de la fuente que se aplicará n la casilla des artículo en el TPVTáctil • Fuente Fuente del nombre del artículo que se visulizará en la casilla del Tpvtáctil • Variaciones Nombre de la familia de variaciones asociada al artículo • Pedir variación Con esta opción marcada el programa nos pedirá la variación siempre que se seleccione el artículo • Orden de preparacion Orden de preparación del producto (suele utilizarse en el informe de pedido) • Tiempo de preparación Tiempo que se tarda en preparar el artículo • Pedir impresora Pide la impresora por la que se imprimirá el pedido del artíulo • Pedir datos Pide la cantidad del artículo cada vez que se seleccione (suele utilizarse para articulos con precio por peso) • Editable Permite editar los datos del artículo una vez seleccionado 130 • Precio fijado Con esta opción marcada no se permite cambiar el precio del artículo • Pedir precio Pide el precio del artículo cada vez que se seleccione el artículo • Impresoras Selecciona las impresoras asociadas al artículo • Imágenes Para seleccionar la imagen del artículo pulsar sobre menú y seleccione la opción "abrir...". Para visualizar una vista previa pulse sobre refrescar. La imagen de la izquierda es la vista previa "solo texto" y la de la derecha es con la imagen. • Combinaciones Ir a la pantalla de combinaciones Param. medidas Esta pestaña se activa marcando la opción Por Area de las Opciones de venta • Medida mínima Medida mínima que se facturará por línea. Si la medida es inferior el programa aplicará este valor automáticamente. • Incremento Unidad incremental. La medida se redondeará al múltiplo del Incremento más cercano a la medida introducida. • Medida máxima Medida máxima que se facturará por línea. Si el valor es superior el programa aplicará este valor automáticamente. • Mínimo a facturar Importe mínimo a facturar. Si el importe total de la factura es inferior el programa aplicará el importe mínimo automáticamente. • Ajuste negativo Si está marcado el programa redondeará por abajo, en caso contrario lo hará hacia arriba. 131 132 Artículos Mantenimiento Formatos El mantenimiento de formatos de artículo consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Abreviación Código único que identifica el formato, abreviación del formato • Nombre Nombre descriptivo del formato Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 133 Artículos Familias Las familias se utilizan para agrupar los artículos para emitir tarifas de precios, listados... El mantenimiento de familias consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica la familia, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nueva familia 134 • Identificación Referencia única de la familia, es un código alfanumérico que se puede asignar opcionalmente. • Nombre Descripción de la familia • Margen Margen por omisión que se aplicará a las tarifas de precios respecto al precio de coste estimado. • Margen por puntos El coste de los productos es igual a el precio en puntos * precio de coste por punto del proveedor * Margen puntos. Este Margen también se puede especificar desde el mantenimiento de artículos, o como Margen por puntos general desde Datos de empresa - Configuración general. El margen por puntos del artículo tiene prioridad sobre el de la familia, y éste sobre el general en caso de que se especifique mas de uno. • Crédito Para hotel, si lo marcamos nos lo descontara del saldo del cliente si no lo marcamos lo cobrara normal. • Comentario Comentario de longitud indefinida donde se podrán hacer anotaciones sobre la familia • Color Familia El color para la visualizacion del TPV. • Precios Abre la ventana de incremento de precios de venta Venta • Precios Compra Abre la ventana de incremento de precios de coste • Imagen Se podrá asignar un dibujo o una imagen para la obtención de listados • Libre1, Libre 2 Campos de utilidad definida por el usuario 135 136 Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 137 Artículos Subfamilias Las subfamilias se utilizan para agrupar los artículos dentro de las familias, para emitir tarifas de precios, listados... El mantenimiento de subfamilias consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica la subfamilia, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nueva subfamilia 138 • Identificación Referencia única de la subfamilia, es un código alfanumérico que se puede asignar opcionalmente. • Familia Familia a la que pertenece esta subfamilia • Nombre Descripción de la subfamilia • Margen Margen por omisión que se aplicará a las tarifas de precios respecto al precio de coste estimado. • Comentario Comentario de longitud indefinida donde se podrán hacer anotaciones sobre la subfamilia • Precios Venta Abre la ventana de incremento de precios de venta • Precios Abre la ventana de incremento de precios de coste Compra • Imagen Se podrá asignar un dibujo o una imagen para la obtención de listados • Libre1, Libre 2 Campos de utilidad definida por el usuario Precios Mediante el botón precios se podrá modificar los precios de las tarifas por subfamilias de artículos, funciona exactamene igual que en el formulatio de familias. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 139 Artículos Marcas Si se desea se pueden agrupar los artículos por marcas gracias a este mantenimiento. El mantenimiento de marcas consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica la subfamilia, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nueva marca 140 • Identificación Referencia única de la marca, es un código alfanumérico que se puede asignar opcionalmente. • Nombre Descripción de la marca • Comentario Comentario de longitud indefinida donde se podrán hacer anotaciones sobre la marca • Precios Abre la ventana de incremento de precios de venta Venta • Precios Abre la ventana de incremento de precios de coste Compra • Imagen Se podrá asignar un dibujo o una imagen para la obtención de listados • Libre1, Libre 2 Campos de utilidad definida por el usuario Precios Mediante el botón precios se podrá modificar los precios de las tarifas por marcas de artículos, funciona exactamene igual que en el formulario de familias. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción - Archivos de datos Mantenimiento de fichas 141 Artículos Grupos de descuento Los grupos de descuento de artículos nos permiten agrupar los artículos que tendrán un descuento especial para cada grupo de clientes. De esta manera si todos los artículos tienen el mismo descuento para todos los clientes únicamente serán necesarios un grupo de artículos y un grupo de clientes. Si por el contrario cada artículo posee un descuento diferente para cada cliente (poco común) se dará de alta un grupo de artículos para cada artículo y un nuevo grupo de clientes para cada cliente. Lo mas común es tener 2 o 3 grupos de clientes: (público, clientes, distribuidores...) y 2 o 3 grupos de artículos (fabricación propia, buen margen, poco margen). Se recomienda minimizar el número de grupos para que el mantenimiento de descuentos sea más sencillo. El mantenimiento de grupos de descuento consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica el grupo, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nuevo grupo 142 • Nombre Descripción del grupo Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 143 Artículos Grupos de comisión Los grupos de comisión de artículos nos permiten agrupar los artículos que tendrán una comisión especial para cada grupo de agentes. De esta manera si todos los artículos tienen la misma comisión para todos los agentes únicamente serán necesarios un grupo de agentes y un grupo de comisión de artículos. Si por el contrario cada artículo posee una comisión diferente para cada agente(poco común) se dará de alta un grupo de comisión de artículos para cada artículo y un nuevo grupo de agentes para cada agente. Lo mas común es tener 2 o 3 grupos de agentes: (jefe de zona, encargado, vendedor...) y 2 o 3 grupos de comisión de artículos (fabricación propia, buen margen, poco margen). Se recomienda minimizar el número de grupos para que el mantenimiento de comisiones sea más sencillo. El mantenimiento de grupos de comisión consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica el grupo, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nuevo grupo 144 • Nombre Descripción del grupo Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 145 Artículos Precios por tarifa Este formulario nos permite editar los precios de los artículos por tarifas. En el podemos modificar el precio, el precio con I.V.A. y el margen. Podemos filtrar el contenido del grid a traves de los combos de familia y subfamilia,y ordenarlos por codigo o por identificación a traves de las casillas superiores, con el botón de Automático podemos modificar el precio de un artículo directamente introduciendo sus datos exactos. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 146 147 Artículos Mantenimiento de tarifas La aplicación permite la utilización de tantas tarifas como se deseen. El mantenimiento de tarifas consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica la tarifa, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nueva tarifa • Nombre Descripción de la tarifa 148 • Comentario Comentario de longitud indefinida donde se podrán hacer anotaciones sobre la tarifa • Imagen Se podrá asignar un dibujo o una imagen para la obtención de listados • Libre1, Libre2 Campos de utilidad definida por el usuario • Con el botón de precios de venta podemos modiicar los precios de venta de los articulos associados a esta tarifa, funciona igual que en el formulario de familias. • Tarifas por día de la semana y hora entre fechas En el mantenimiento de tarifas hay un botón para activar la tarifa entre dias de la semana y horas entre fechas para el tpvtactil. Cuando hacemos click sobre el botón marcado en la foto anterior, nos aparece la siguiente ventana: • 1.- Escoger día de la semana inicial (Lunes - Domingo). • 2.- Escoger día de la semana final (Lunes - Domingo). • 3.- Escoger la tarifa a aplicar en el intervalo de tiempo marcado. • 4.- Escoger el día y la hora de comienzo a aplicar la tarifa (el año es indiferente). 149 • 5.- Escoger el día y la hora donde finaliza la aplicación de la tarifa (el año es indiferente). Ejemplo: 1.- MARTES 2.- JUEVES 3.- TARIFA REDUCIDA 4.- 01/01/2005 15:00 5.- 31/01/2005 21:00 Explicación: Todos los martes, miércoles y jueves de los meses enero de cualquier año (el año es despreciable), se aplicará la tarifa reducida entre las 15:00 y las 20:00 Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 150 Artículos Stock Dentro de artículos podremos visualizar y entrar movimientos por artículo. El mantenimiento de stock por artículo consta del siguiente formulario: Descripción de los paneles En el panel superior observamos los stock para el artículo seleccionado. En el panel intermedio se muestran los movimientos realizados en el almacén seleccionado en el panel inferior. Los movimientos de stock constan de los siguientes campos: • Fecha Fecha del movimiento 151 Cliente / • Proveedor Cliente o proveedor implicado en el movimiento • Ent. /Rec. Entregado o recibido, si no está entregado o recibido es de un pedido sino de un albarán. • Cantidad Cantidad entregada o recibida • Precio Ud. Predio de los artículos por unidad, a precio de proveedor o cliente • Operación Entrada o salida • Comentario Comentario opcional • Búsqueda de Muestra la ventana de búsqueda avanzada de artículos registro • Impresión Muestra la ventana con la lista de informes disponibles de informes • Edición Cambia la vista a edicion global global • Editar artículo Abre la ventana de mantenimiento de artículos con el artículo actual Si desea más información sobre la entrada de datos vea: IntroducciónArchivos de datos- Mantenimiento de fichas 152 Artículos Entrada Rapida Este Formulario nos permitirá entrar y modificar los artículos de una manera más directa. En la rejilla central del formulario nos encontramos todos los articulos que disponemos. Si apretamos el botón de edición global nos aparecerán en la rejilla todos los campos de los artículos. Con el botón de duplicar podremos crear un artículo exactamente igual al que tengamos seleccionado. Si apretamos el botón Series iremos directamente al formulario de mantenimiento de numeros de serie del articulo seleccionado. 153 Aqui podemos crear un numero de Serie y controlar las diferentes operaciones asi como la localización, datos de compra-venta, y trabajos o mantenimientos que tengamos que realizar sobre este artículo en concreto. 154 Artículos Tarifas por Artículo La aplicación permite la utilización de tantas tarifas como se deseen. El formulario Tarifas por artículo permite la visualizacion de estas tarifas en los diferentes artículos de que disponemos: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica la tarifa, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nueva tarifa • Identificación Identificacíón única que identifica la tarifa,es opcional y la especifica el usuario. • Descripción Descripción del artículo. En los campos siguientes se visualizarán las diferentes tarifas que tenemos. 155 Artículos Series de Tallas La aplicación permite el mantenimiento de series y tallas de los articulos, este formulario solo estara visible para el usuario cuando en las opciones de empresa - visibilidad se tenga activada las casillas de Talla. El mantenimiento de series de Tallas consta del siguiente formulario: El campo Serie es el nombre de la serie de tallas al qual queremos asociar la(s) talla(s). El campo talla es la talla que queremos asociar a esa Serie. El campo Incremento precio artículo base es el incremento que se quire aplicar al articulo base (padre) para esa talla determinada. Por ejemplo podriamos tener 5 lineas con el campo Serie "Camisetas" y con tallas "S","M","X","XL","XXL". Para crear artículo de una serie de tallas (y colores) Una vez creadas las series de tallas deseadas creamos un artículo padre con los datos pertinentes (descripción, número de serie, precio de coste, etc..). Estos datos serán comunes a todas las tallas y colores asociados al artículo. En la pestaña General debemos seleccionar la Serie de Tallas asociada al artículo padre. Después de rellenar los datos del artículo padre (o base) y seleccionar la Serie de Tallas, abrimos la pestaña Stock Talla y Color y hacemos click sobre Cargar Datos. Se nos mostrarán los colores (lineas) y tallas (columnas) disponibles para esa serie de tallas. 156 También podremos visualizar (si lo hay) o introducir nuevo Stock para cada pareja talla/color. Si al introducir un Stock a una talla/color que no tuviera previamente Stock, nos creará un artículo nuevo con esa talla y ese color asociados, que heredará los datos introducidos previamente en el artículo padre (o base). Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas * para trabajar con series de colores debemos tener activada la opción color en opciones de empresa - visibilidad. 157 Artículos Fusionar Artículos Puede ocurrir que tengamos un mismo artículo introducido dos veces por error y no nos demos cuenta, en caso de que esto suceda el programa a través de este formulario permite juntar todos los movimientos (facturas, albaranes, control de stock, etc ) de dos artículos diferentes. Primero tenemos que seleccionar un artículo luego apretamos siguiente, después seleccionamos el siguiente artículo y volvemos a apretar siguiente. De esta manera tan sencilla habremos fusionado estos 2 artículos. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 158 Artículos Rangos de Descuento Este el mantenimiento de Rangos de descuento: Podemos crear nuevos rangos a través del navegador, el rango especifica la cantidad de artículos a partir de la cual se aplica el descuento. Para que se aplique este rango de descuento en algún artículo tienes que tener marcada la opción de descuentos por rango en Otras opciones del Formulario de Artículos en el menu de artículos. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 159 Artículos Temporadas Este formulario sirve para definir las temporadas en las cuales se podrán agrupar los artículos: Los campos libre1 y libre2 son para poner comentarios, son opcionales y se puede desactivar. El campo contador indica el número de artículos que están asociados a esta temporada. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 160 Artículos Promociones Para utilizar esta opción, deberemos marcar la siguiente opción de empresa: 161 Esta opción permite generar promociones para la pantalla de TPV. 162 Mediante la opción (1), indicaremos el ámbito de esta promoción. - Artículo - Promoción para un artículo en concreto. - Família - Promoción para una família en concreto. - Todos - Promoción para todos los artículos. Con la opción (2), indicaremos el tipo de promoción. - Dto. sobre productos- La promoción consiste en un descuento. 163 - X*Y - La promoción consiste en un 2*1, 3*2.. Se puede activar la opción (3), para que el usuario confirme la promoción, en caso contrario, la aplicación realiza la promoción automáticamente. El orden de localización de promociones és: 1º- Artículo, 2º-Família, 3º-Todos. 164 Agentes Indice • • • • • Mantenimiento Grupos Comisiones Liquidar Contactos 165 Agentes Mantenimiento Los agentes se encargan de realizar ventas en la empresa, obteniendo así una posible comisión de los artículos vendidos. Se puede llevar también un control de servicios prestados y trabajos pendientes tipo agenda por cada agente. El mantenimiento de agentes consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: 166 Datos generales • Código Código único que identifica el agente, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada ficha • Nombre Nombre completo • N.I.F. Número de identificación fiscal • Dirección Calle, plaza o número del domicilio • Código postal Código postal del domicilio • Población Localidad del domicilio • Provincia Provincia del domicilio • Teléfono, teléfono 2... Teléfonos de contacto • Correo electrónico Dirección de correo electrónico • Cuenta Con este botón podremos ver la cuenta del agente así como sus movimientos contables. • Ventas Con este botón iremos a la pantalla de ventas por agente. Datos de pago y otros datos 167 • Grupo comisión Grupo de agentes al que pertenece • Banco, Sucursal y Cuenta Datos bancarios para liquidación de comisiones, la cuenta son 20 digitos. • Cuenta de pago Cuenta a través de la cual se hará efectivo el pago • Libre 1 Campo para información adicional • Libre 2 Campo para información adicional • Comentario Observaciones y comentarios • Imagen Foto del agente Trabajos 168 Podemos ver en esta pestaña los trabajos pendientes del agente seleccionado, pudiendo filtrar los que ya están facturados o cumplidos. Los campos de los trabajos pendientes son: • Fecha Fecha de realización del trabajo • Cód. cliente Código del cliente al que se le ha de realizar el trabajo • Ident. Cliente Identificación del cliente • Nombre cliente Nombre del cliente • Descripción Descripción del trabajo a realizar • Cód artículo Código del artículo al que pertenece el trabajo • Nombre del artículo Nombre del artículo • Cantidad Cantidad de artículos • Cumplido Si se ha cumplido o no el trabajo 169 • Facturado Si se ha facturado o no el trabajo, para facturar los trabajos debe dirigirse al mantenimiento de clientes Funciones Podemos también definir las funciones de los agentes para eso teendremos que definir unas funcionalidades. Liquidaciones Desde esta pestaña podremos hacer liquidaciones de nuestros agentes, tenemos 3 botones: • Liquidar Realiza la Liquidacion del agente que seleccionemos y visulizamos si lo deseamos la liquidacion(leer apartado Liquidar), • Asiento Visualizaremos los asientos que creemos al Liquidar • Vencimientos Visualizaremos los vencimientos que creemos al Liquidar. Documentos Se pueden associar documentos a los agentes para ellos debemos darle un nombre y introducir su ruta. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas Partes Trabajo 170 Este apartado sirve para apuntar los trabajos que se realizan a los clientes. Debemos escoger el cliente, una fecha y una hora de entrada y de salida, y con el botón de calcular horas el programa nos calcula el tiempo que hemos empleado y nos añade una línea de trabajo con la cantidad de horas calculada, para ello tendremos que indicar al programa que artículo es el que utilizaremos para calcular estas horas, esto se configura desde el mantenimiento de Datos Empresas-OpcionesAgentes. 171 Agentes Grupos Los agentes pueden ser agrupados para asignar comisiones diferentes para cada grupo de comisión de artículos. Así si todos los agentes tienen la misma comisión sobre todos los artículos se creará un sólo grupo de agentes y un solo grupo de comisión de artículos. El mantenimiento de grupos de agentes consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica el grupo, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nuevo grupo • Nombre Descripción del grupo Para entrar las comisiones para cada grupo de artículos deberá dirigirse a Agentes-Comisiones. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 172 Agentes Comisiones Para cada grupo de agentes se podrán especificar comisiones para cada grupo de comisión de artículos. El mantenimiento de comisiones consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Grupo de artículos Grupo de artículos a efectos de comisión • Comisión Porcentaje de comisión que recibirá el agente respecto al importe • Comissió bancs Porcentaje de comisión que recibirá el agente respecto al importe cuando el cobro se haga con una forma de pago bancaria. • Rappel Comision extra tambien en tanto por ciento. • Import La comision puede aplicarse también con un importe fijo. 173 Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 174 Agentes Liquidar La liquidación de comisiones a agentes se realiza por fechas o por facturas. Descripción: Agente inicial y final: Si se desea liquidar un solo agente se especificará su código aquí, si se desean liquidar todos se entrará inicial = 1 final = 999999. Por fechas se entrará la fecha inicial y final de las facturas de las cuales se calculará la comisión. Por facturas se entrará la serie y el código inicial y final de las cuales se calculará la comisión. Se podrá entrar la fecha del asiento de liquidación. Se recomienda hacer la liquidación a agentes de forma metódica por ejemplo al final de cada mes liquidar las facturas del mes anterior por fechas, de esta manera se evitará liquidar la misma comisión dos veces. Una vez realizada la liquidación se imprimirá automáticamente un informe de las liquidaciones realizadas. 175 La liquidación genera asientos contables para cada agente y supone que se realizará el pago por la cuenta entrada en el mantenimiento de agentes. Para conocer el importe a pagar podrá dirigirse al mantenimiento de agentes y pulsar el botón cuenta donde se observará el importe a pagar en la fecha de liquidación. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 176 Agentes Contactos En este formulario se pueden entrar datos de personas de contacto que posteriormente se pueden asociar a las líneas de venta (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas). 177 Para poderlo asociar a las líneas de venta hay que activar la opción de ver contacto en la empresa en datos de empresa - opciones- visibilidad. Entonces en las pantallas de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de venta mediante el desplegable o bien los tres puntos se puede asociar a cada línea un contacto. 178 179 Clientes / Proveedores Indice • • • • • • • Mantenimiento Formas de pago Grupos Descuentos Series de facturación Referencias Series fact. compra 180 Clientes - Proveedores Mantenimiento Los clientes y proveedores son entidades a través de las cuales realizamos nuestras compras y ventas. Los diferentes apartados que constan el mantenimiento de clientes y proveedores son los siguientes: • • • • • • • • • • • • • Cabezera Datos generales Datos comerciales Datos de facturación Datos de cobro Datos adicionales Trabajos pendientes Precios de compra Precios especiales Documentos Funciones Estadística Tarjeta Puntos El mantenimiento de clientes-proveedores consta del siguiente cabezal del formulario en común: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica el cliente, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo 181 código para cada ficha • Ident. cliente Identificador alfanumérico de cliente • Ident. proveedor Identificador alfanumérico de proveedor • Cliente, Proveedor Se marcará si es un cliente o un proveedor o ambos • Acreedor Se utilizará el tipo de cuenta 410 (acreedor prestador de servicios) en vez de la 400 (proveedores) • Cuenta Abre la pantalla de mantenimiento de cuentas del cliente o proveedor para visualizar los asientos contables • Historial Abre el historial de compras por proveedor o el de ventas por cliente. • Activo Marca si el cliente o distribuidor esta en activo o no. • Nombre Nombre completo Datos Generales 182 • Actividad Actividad asociada a la empresa. La flecha abre la pantalla de mantenimiento de actividades. • N.I.F. Número de Identificación Fiscal. • Verificar Verifica si el N.I.F. o D.N.I. es correcto. El formato tiene que ser 8 cifras seguidas de la letra en mayúscula. • Moneda Especifica la moneda a utilizar para este cliente/proveedor • Procedencia Especifica la procedencia a la que pertenece. El boton muestra la pantalla de mantenimiento de procedencias. • Dirección Calle, plaza o número del domicilio. El boton muestra la ventana del callejero. • Cód postal Código postal del domicilio • Población Localidad del domicilio. El boton muestra la pantalla de mantenimiento de poblaciones. • Provincia Provincia del domicilio • Teléfono, teléfono2... Teléfonos de contacto • Correo electrónico Dirección de correo electrónico. El botón enlaza con Outlook 2000 o superior para editar el correo y enviarlo a la 183 direccion especificada. • Página web Dirección electrónica de web. El boton abre directamente el navegador de internet en la direccion especificada. • Idioma Idioma por defecto en documentos mercantiles • Etiqueta Libre 1 y2 Etiquetas configurables des de "Opciones de Visibilidad" en "Datos de Empresa" El boton nos muestra las estadísticas generales: Datos comerciales • Enviar factura a Especifica a cual de las tres direcciones posibles del cliente o proveedor se quiere relacionar la direccion de la factura. 184 La direccion fiscal se almacena en la pantalla de datos generales y la comercial y la alternativa en esta misma pantalla • Recibe actualizaciones XML Datos de facturación 185 • IVA cliente Clave de iva a aplicar como cliente (ver abajo) • IVA proveedor Clave de iva a aplicar como proveedor (ver abajo) • Forzar I.V.A. incluído Siempre se le harán las facturas con el IVA. Incluido. • Desc.I.V.A. incluído Solo para Farmacia, Descontar el IVA incluido. • Tipo facturación Forma en que se facturarán los albaranes (ver abajo) • Hacer albaranes Al facturar automaticamente crea albaranes a partir de los autopedidos. • Albarán valorado Cuando imprimimos un albaran se mostraran los precios de las lineas. • Tarifa Tarifa de precios a aplicar • Facturación mínima Si la suma de albaranes agrupados del cliente no supera el valor no se facturará (si es 0 se ignora) • Serie facturas Serie de facturas por omisión que se aplicará al cliente • Bonificacion Solo para Farmacias. • Grupo descuento Grupo de descuentos al que pertenece el cliente • Id.como cliente Como nos identifica el proveidor a nosotros. del prov. • Canal de compra Canal de compra de facturas de compra, el de venta se incluye en series de facturación • Recargo fijo Recargo porcentual por unidad aplicado al cliente/proveedor. • Descuento Proveedor Podremos introducir el tanto por ciento de descuento que nos aplicara este proveedor en todas sus facturas,albaranes o pedidos. Cuando generemos una factura,albaran o pedido y seleccionemos el cliente se nos aplicara el descuento general asociado a este campo. • Grupo descuentos especiales Especifica por cada cliente a que grupo de descuentos especiales pertenece. (Grupo 0 = sin desc. especial, por defecto). Para visualizarse tiene que estar seleccionada la opción Descuentos especiales de la sección Datos de empresa-Opciones-Clientes • Comisión Comisión aplicada al proveedor. (vea compras - comisiones de venta) • Importe No se podrán realizar albaranes desde TPV si el autorizado para 186 hacer albaranes importe del ticket no esta entre estas dos cantidades. en TPV • Agente Agente por omisión que lleva las ventas o compras del cliente / proveedor • Almacén Almacenes por omision que lleva las ventas o compras del cliente/proveedor • Comentario proveedor Este campo se muestra en pedidos, albaranes y facturas del proveedor • Precio por punto Esta opcion se utiliza para cambiar los precios de un articulo cuando se cambia el precio de compra del proveedor sin tenere que cambiar todas las tarifas una por una. Cuando se cambia el precio por punto de venta pregunta si se quieren cambiar los precios de venta de los artículos que nos suministra el proveedor y que no sean de una familia o subfamilia a la que se le haya asignado un precio por punto de venta especial, y si la repuesta es afirmativa cambiará los precios con IVA de estos artículos multiplicando el precio por los puntos que tenga en la tarifa (si no tiene puntos asignados no se lo cambiará). Cuando se cambia el precio por punto de compra recalcula el precio de coste de los artículos que nos subministra el proveedor buscando los puntos en la tarifa de venta y multiplicándolo por este precio de coste. Cuando se crea un precio especial para una familia o subfamilia ( ) el funcionamiento es el mismo, pero el cambio de precios solo afecta a la familia o subfamilia escogida. Claves de IVA Métodos mercantiles del IVA • General Se aplica el IVA general independientemente del IVA del artículo • Reducido general Se aplica el IVA reducido independientemente del IVA del artículo (constructoras) • Normal Se aplica el IVA perteneciente a cada artículo • Con recargo de equivalencia Se aplica el IVA de cada artículo con su recargo de equivalencia 187 • Exento No se aplica IVA (para clientes no pertenecientes a la CEE) • Cliente con I.R.P.F. Se aplica la retención a cuenta de I.R.P.F. para profesionales (arquitectos...) Tipos de facturación Métodos mercantiles de facturación. • Normal Se realiza una factura por cada albarán • Agrupación Se realiza una única factura que contiene los albaranes con detalle de artículos • Agrupación global Se realiza una única factura detallando los albaranes sin detallar el contenido Datos de cobro 188 • Forma de pago Forma de pago del cliente-proveedor para más información ver Formas de pago • Banco, Sucursal.. Datos bancarios del cliente proveedor para la generación de recibos • Crédito Al facturar si el cliente supera el crédito se avisará. • Rangos de pago • Rangos de no pago • Cuenta de cobro Cuenta de la empresa a la que se ingresarán los cobros.(20 Dígitos ) • Cuentas Aquí podremos asignar las diferentes cuentas con las que cobraremos o pagaremos a este cliente. Datos adicionales 189 • Logotipo Imagen logotipo del cliente-proveedor • Imagen Imagen libre del cliente-proveedor • Comentarios Observaciones y comentarios • Nombre Web y Contraseña Web Datos para envio de e-mails • Codigo de Modem Solo Farmacias,Es un codigo para identificar al cliente en el envio de pedidos por modem. • Fecha nacimiento Fecha nacimiento del cliente, útil para cumpleaños. • Rutas,Transportistas Útil para transportistas, si apretamos sobre la y Direcciones de palabra rutas subrayada accederemos al formulario envió de mantenimiento de rutas y si pulsamos sobre 190 transportista la mantenimiento de transportistas, en la parte mas inferior podremos introducir una serie de direcciones de envió para este cliente. • Con receta Si esta opción está marcada, al vender al cliente un artículo que tenga el Check1 activado (apartado articulo - otros datos) el programa mostrará una ventana pequeña la qual pedirá el contacto, el comentario, las unidades (campo CANTIDAD AUXILIAR) y el número de serie o lote. Trabajos pendientes Se pueden apuntar trabajos pendientes tipo agenda y facturarlos con el botón facturar, los campos de trabajos pendientes son los siguientes: • Fecha Fecha de realización del trabajo • Cód. agente Código del cliente al que se le ha de realizar el trabajo • Ident. agente Identificación del agente • Nombre agente Nombre del agente • Descripción Descripción del trabajo a realizar • Cód artículo Código del artículo al que pertenece el trabajo • Nombre del artículo Nombre del artículo 191 • Cantidad Cantidad de artículos • Cumplido Si se ha cumplido o no el trabajo • Facturado Si se ha facturado o no el trabajo, para facturar seleccione las líneas que desea facturar (tecla CTRL para más de una) y pulse el botón facturar Precios de compra Precios especiales Podemos assignar precios especiales a los clientes para algunos articulos determinados. Documentos 192 Podemos associar documentos a los clientes. Funciones Estadística 193 Podemos visualizar las estadísticas de Compra-Venta de los clientes, intruducimos las fechas de inicio y final y luego pulsamos el botón de mostrar, podemos ver la grafica en escala logaritmica teniendo activada la casilla. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas Tarjeta de puntos 194 195 Clientes - Proveedores Formas de pago Mediante las formas de pago se define los vencimientos que se generarán por cada documento mercantil (factura, albarán) de un cliente. Descripción de los campos: • Nombre Nombre único que identifica la forma de pago • Número de pagos Número de vencimientos a generar • Días hasta el primer Días a sumar después de la fecha de emisión para 196 pago la generación del primer recibo • Distancia entre pagos Distancia entre vencimientos, por ejemplo uno cada mes seria 30 días • Tipo cuenta, núm. cuenta Cuenta a través de la cual se realizará el cobro, puede cambiarse una vez generado el vencimiento • Importe Importe asociado al tipo de pago • Importe mínimo Importe mínimo asociado al tipo de pago • % a cuenta Porcentaje del importe a pagar que se aplicará a cuenta • % primer pago Porcentaje del importe a pagar que se aplicará en el primer pago • Descuento Ventas Descuento Compras Descuento que se aplica en las ventas según el tipo de pago Descuento que se aplica en las compras según el tipo de pago Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 197 Clientes - Proveedores Grupos de descuento Los grupos de descuento de clientes nos permiten agrupar los clientes que tendrán un descuento especial para cada grupo de artículos. De esta manera si todos los artículos tienen el mismo descuento para todos los clientes únicamente serán necesarios un grupo de artículos y un grupo de clientes. Si por el contrario cada artículo posee un descuento diferente para cada cliente (poco común) se dará de alta un grupo de artículos para cada artículo y un nuevo grupo de clientes para cada cliente. Lo mas común es tener 2 o 3 grupos de clientes: (público, clientes, distribuidores...) y 2 o 3 grupos de artículos (fabricación propia, buen margen, poco margen). Se recomienda minimizar el número de grupos para que el mantenimiento de descuentos sea más sencillo. El mantenimiento de grupos de clientes consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Código Código único que identifica el grupo, invariable, la aplicación asignará automáticamente un nuevo código para cada nuevo grupo • Nombre Descripción del grupo 198 • Desc. General Descuento que se aplicará sobre el total de la factura Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 199 Clientes - Proveedores Descuentos El mantenimiento de descuentos nos permite especificar para cada grupo de clientes y grupo de artículos, el descuento a aplicar. El mantenimiento de descuentos consta del siguiente formulario: Descripción de los campos: • Grupo de artículos Grupo de artículos al que se aplica el descuento • Descuento Descuento que se aplicará en cada línea Para cada grupo de clientes podrán definirse diferentes descuentos para cada grupo de artículos. Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 200 Clientes - Proveedores Series de facturación Las series de facturación nos permiten llevar múltiples centros de venta, con diferente numeración de facturas, así como otras opciones. Descripción de los campos: • Serie Letra o letras que identifican la serie • Nombre Nombre del centro de facturación • Canal Canal contable en el que se contabilizarán las facturas del centro • Imprimir cabecera Si se desea o no imprimir la cabecera en las facturas (papel de facturación de imprenta) Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 201 Clientes - Proveedores Referencias Este es el Formulario de Mantenimiento de Referencias: Las Referencias son útiles en caso de que tengamos un cliente con necesidad de dividir sus cuentas en varios departamentos, obras, agentes, etc... 202 A través de las diferentes pestañas de este Formulario podemos ver los diferentes movimientos que están relacionados con esta referencia. Datos • Referencia Codigo de la referencia • Segunda Referencia Codigo 2a referencia (opcional) • Fecha de Creación Fecha en que se creo la referencia. • Descripción Descripcion de la referencia • Cliente Cliente al que este associada la referencia. • Comentario Texto de comentario Otros Datos En este formulario podemos crear campos complementarios para editarlos pongase en contacto con su distribuidor. Costes Para utilizar esta opción, deberemos marcar la siguiente opción de empresa: Activar costes (en opciones - datos generales) 203 • Opción (1) se generarán las tablas marcadas con (1) para poder empezar a trabajar. • Opción (2) se generará la tabla número (2) 204 • Opción (3) se generará la tabla número (3) • Con estos se acepta el presupuesto con el que se va a trabajar mismos botones (1..3) • tabla (4) se informará de los resultados según las tablas del 1 al 3 • Botón (5) sirve para refrescar los datos de la tabla (4), si hemos cambiado algun valor. • Botón (6) sirve para acceder a la segunda parte de la sección de costes. • Botón (7) mediante este botón se accede a la definición de partidas. En la siguiente tabla se muestran las compras-ventas presupuestadas para 100Ud 205 En la siguiente tabla se muestra el beneficio por unidad, segun las unidades presupuestadas. 206 Pantalla de "Costes 2", se accede a través del botón Cambiar. • tabla (1) muestra la información aceptada en la pantalla "Costes 207 1". • tabla (2) se muestra la información de pedidos, albaranes y facturas de compra, relacionadas con la referéncia. • tabla (3) es de introducción libre de datos, que afectarán a los resultados. • tabla (4) muestra información mensual sobre los datos de costes de esta referéncia. • (5) se muestran los totales. 208 Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datosMantenimiento de fichas 209 210 Clientes - Proveedores Series de facturación Las series de facturación nos permiten llevar múltiples centros de venta, con diferente numeración de facturas, así como otras opciones. Descripción de los campos: • Serie Letra o letras que identifican la serie • Nombre Nombre del centro de facturación • Canal Canal contable en el que se contabilizarán las facturas del centro • Imprimir Si se desea o no imprimir la cabecera en las facturas 211 cabecera (papel de facturación de imprenta) Si desea más información sobre la entrada de datos vea: Introducción-Archivos de datos-Mantenimiento de fichas 212 Cuentas Indice • • • Mantenimiento Por cliente Canales 213 Cuentas Mantenimiento El mantenimiento de cuentas consta del siguiente formulario: En la parte superior del formulario observamos los datos de la cuenta, en la parte inferior los movimientos (líneas de asiento de la cuenta). Con el botón Asiento podemos ver el asiento de la línea seleccionada. • Tipo Número de hasta cuatro cifras que identifica el tipo 214 de cuenta del plan general contable. • Número Dentro del tipo el número de cuenta, automáticamente se recomendará uno. • Centro coste Centro de coste de la cuenta, si apretamos el botón accederemos al mantenimiento de centros de coste. • Presupuesto Debe Presupuesto del debe de la cuenta • Presupuesto Haber Presupuesto del haber de la cuenta. • Coeficiente Utilizado en módulo de fincas Datos entidad • Entidad Nombre de la empresa • NIF NIF o CIF de la empresa • Dirección,... Datos de la empresa Teléfonos Teléfonos de la empresa Otros datos Datos adicionales de la empresa. Riesgo Solo se utiliza para cuentas bancarias, es la cantidad límite de remesado del banco el programa nos avisara cuando sobrepasemos esta cantidad. Podemos asignar también una cuenta de riesgo. 215 Cuentas Por cliente Mediante este formulario visualizamos las cuentas pertenecientes a cada uno de nuestros clientes-proveedores, un cliente puede tener cuenta de proveedor (400), cliente (430) o ambas. Mediante el botón Editar nos dirigimos al mantenimiento de cuentas. 216 Cuentas Canales Podemos especificar el IVA a aplicar para cada canal, para facturación al extranjero... 217 Almacenes Indice • • • • • • • Mantenimiento Control Stocks Stocks Traspaso entre Almacenes Inventarios 6. Movimientos 7. Recalcular Movimientos de Facturas,albaranes,... 218 Almacenes Mantenimiento Gestión Techni-web permite llevar el control de stock de diversos almacenes. El mantenimiento de almacenes consta del siguiente formulario: Con los botes C y S accedemos al control de stock y al stock del almacen respectivamente. Datos generales • Persona Persona encargada del almacén • Dirección, Cód. postal, Datos generales del almacén 219 población... Otros datos • Imagen Imagen del almacén • Comentario Comentario sin límite del almacén • Libre1, Libre2 Campos de uso definido por el usuario • Color Las líneas entregadas de pedidos de compra o de venta de ese almacén se veran de ese color. 220 221 Almacenes Control de stock Por cada almacén se puede determinar si se realizará control de stock o no de cada uno de los artículos. Así como asignar una ubicación del artículo dentro del almacén. El control de stock consta del siguiente formulario. Descripción de los campos Por cada artículo y almacén se podrá seleccionar las siguientes opciones: • Stock min. Stock mínimo del artículo dentro del almacén • Stock máx. Stock máximo del artículo dentro del almacén • Stock rec. Stock recomendado en el almacén 222 • Control Stock Se seleccionará si se desea controlar el stock del artículo, así por ejemplo el artículo 'hora de técnico' no controlará el stock • Ubicación Campo alfanumérico donde se especificará el lugar donde se almacena el artículo: por ejemplo Nivel 2, estantería 4 223 Almacenes Stocks A través de este formulario vemos los movimientos realizados por cada artículo en cada uno de los almacenes: En el navegador seleccionamos el almacén sobre el que estamos trabajando. En la parte superior aparece el código y el nombre del almacén. En la parte inferior podemos seleccionar el artículo sobre el que deseamos ver los movimientos. En la rejilla intermedia se observan los movimientos del artículo seleccionado en el almacén seleccionado. 224 Almacenes Traspaso entre almacenes Mediante este formulario podemos traspasar fácilmente nuestro stock de un almacén a otro. A través del navegador nos movemos por los diferentes registros de traspaso entre almacenes. En la Parte superior observamos el código del traspaso así como la fecha y los almacenes en los que se ha realizado el traspaso. También podemos hacer un comentario sobre el traspaso. 225 En la rejilla inferior vemos los artículos que se han movido de almacén. Con el botón podemos importar un traspaso desde un fichero de texto. 226 Almacenes Inventarios Con este formulario podemos hacer inventario de nuestro almacén y corregir el stock. Con el Navegador creamos un inventario nuevo y seleccionamos el almacén donde queremos hacerlo. Con el botón de recalcular stocks se añadirán a la rejilla inferior todas las líneas de stock del almacén que tengamos seleccionado. En el campo stock prog. aparecera el stock que calcula el programa. 227 En el campo stock inv. tendremos que introducir manualmente el stock que obtendremos al hacer el inventario. A través del botón de pasar inventario a stock cambiaremos el stock que calculaba el programa por el que hemos calculado en el inventario y creara una línea de stock en cada articulo del almacén donde se especifica el cambio que hemos realizado. Con el botón Con el botón podemos importar un inventario desde un fichero de texto. crearemos un asiento de este inventario en contabilidad. Filtro de visualización Para hacer mas fácil la visualización de los inventarios podemos filtrar su contenido y incluso ordenarlo. Filtro temporadas Esta opción permite filtrar en la pantalla de inventarios por temporada. Para activar esta opción marcaremos la siguiente opción de empresa. Esta opción permite trabajar con temporadas. 228 Utilizar el combo de 'Temporada', para filtrar en el inventario la temporada marcada. 229 230 Almacenes Movimientos A través de este formulario podemos modificar y añadir de manera global movimientos de stock: Se entrarán los campos requeridos para cada movimiento: Los campos más importantes son: • Fecha Fecha en la que se produjo el movimiento • Cliente / proveedor Cliente o proveedor implicado (no obligatorio) • Entregado Se marcará si el material ha sido recibido o entregado 231 • Almacén Se seleccionará el almacén implicado en el movimiento • Artículo Se seleccionará el artículo • Operación Entrada o salida • Cantidad Cantidad de entrada o salida • Comentario Opcionalmente se puede introducir un comentario por ejemplo un motivo... 232 Almacenes Recalcular Movimientos de Facturas,albaranes,... Es posible que no tengamos marcada la opción de controlar stock en todos los artículos y que mas adelante lo necesitemos controlar, a través de esta opción podremos solucionar este problema. Si decimos que si al siguiente mensaje crearemos líneas de stock que se generaran a través de los tickets, facturas, albaranes y pedidos que tengamos. En el caso de que estas líneas ya estuvieran creadas el programa sobrescribirá estas líneas. 233 Ventas Indice • • • • • • • • • • • Ventas por cliente Ventas por agente Pedidos Presupuestos Albaranes Facturas Fact. Albaranes Mantenimientos y Revisiones Referencias Facturas periódicas Generar albaranes 234 Ventas Ventas por cliente Mediante esta opción se podrá visualizar el estado de los documentos relacionados con cada cliente, facturas, albaranes, pedidos, presupuestos. El formulario de ventas por cliente presenta el siguiente aspecto: En cada página se visualizan los documentos correspondientes al cliente. - Facturas del ejercicio en curso. - Albaranes pendientes de facturación. - Pedidos del cliente. - Presupuestos realizados al cliente. - Histórico de facturas de ejercicios anteriores. 235 Los botones de la parte superior nos permiten realizar las operaciones más usuales sobre los documentos: Editar Nos sitúa en el mantenimiento del documento seleccionado. Cobrar Cobrar el documento (generalmente factura o albarán). El. Cobro Elimina el cobro del documento seleccionado. Venc. Nos muestra los vencimientos del documento seleccionado. Facturar Factura los albaranes seleccionados. Exp.alb a fact. Pasa un albaran a una factura existente. Albarán Convierte en albarán un presupuesto o pedido. Albarán agrupado Realiza un albarán agrupado. Abono Realiza una actura de abono. Pedido Convierte en pedido un presupuesto. Buscar Los botones de búsqueda nos permiten localizar documentos de forma global o del cliente seleccionado. 236 237 Ventas Ventas por agente Mediante esta opción se podrá visualizar el estado de los documentos relacionados con cada agente, facturas, albaranes, pedidos, presupuestos. El formulario de ventas por agente presenta el siguiente aspecto: En cada página se visualizan los documentos correspondientes al agente. - Facturas del ejercicio en curso. - Albaranes pendientes de facturación. - Pedidos del agente. - Presupuestos realizados al agente. - Histórico de facturas de ejercicios anteriores. 238 Los botones de la parte superior nos permiten realizar las operaciones más usuales sobre los documentos: Editar Nos sitúa en el mantenimiento del documento seleccionado. Cobrar Cobrar el documento (generalmente factura o albarán). El. Cobro Elimina el cobro del documento seleccionado. Venc. Nos muestra los vencimientos del documento seleccionado. Facturar Factura los albaranes seleccionados. Albarán Convierte en albarán un presupuesto o pedido. Pedido Convierte en pedido un presupuesto. Abono Realiza una factura de abono. Buscar Los botones de búsqueda nos permiten localizar documentos de forma global o del agenteseleccionado. 239 Ventas Mantenimiento de pedidos El mantenimiento de pedidos de venta muestra el siguiente formulario: 240 Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de los pedidos de venta. 241 En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: Convertir el pedido en albarán. Cuando el pedido es servido se puede convertir el pedido en un albarán pulsando este botón.. Convertir el pedido en factura. Cuando el pedido es servido se puede convertir el pedido en una factura pulsando este botón.. En la cabecera del pedido encontramos algunos datos adicionales. Dias histórico Con este boton podremos visualizar el histórico de los articulos que ha comprado el cliente que tengamos seleccionado y añadirlos al pedido. Vencimientos Con este botón accedemos al formulario de vencimientos. Estado actual del pedido. El pedido puede estar no reservado, reservado o entregado, estas tres opciones afectan a cómo serán tenidas en cuenta las líneas de movimientos de stock generadas automáticamente por el pedido. Dia Estos pedidos se puede convertir a albaranes con la opción del menú Ventas - Generar albaranes segun el dia especificado en este campo Fecha entrega. 242 Fecha estimada de la entrega del pedido, es la fecha de compromiso del vendedor. Pendiente aviso. Se marcará en el caso en que quede pendiente un aviso antes de la entrega de la mercancía. N.Serie Podemos assignar el numero de serie de los articulos del pedido. Pedir Con este botón podemos crear los pedidos de compra que necessitamos para satisfacer el pedido de venta que estemos realizando. -Datos del pedido de compra generado: Si activamos las opciones de visibilidad de "Ver datos pedidos de compra" Podremos ver dentro de los pedidos de venta el estado del pedido de compra relacionado con este pedido de venta y su codigo identificativo(los pedidos de compra se generan con el botón de pedir).Si pulsamos sobre los 3 puntos que aparecen al ponernos encima de el campo Ped.compra el programa nos enlazara directamente con este pedido de compra. 243 Incidencias Con la opción de "incidencias" nos aparece el campo incidencias(en pedidos de compra y de venta), donde veremos el numero de incidencias que ha tenido esta linea de este pedido.Si pulsamos sobre los 3 puntos el programa nos llevara a la siguiente pantalla. 244 Hacer una Entrega Parcial Si apretamos dos veces sobre el campo cantidad una vez tengamos creado el pedido podemos hacer un cobro parcial introduciendo la cantidad parcial a entregar, esto nos generara 2 líneas una para lo entregado y otra para lo que esta pendiente de entregar. Cobrar Cobrar el documento. El. Cobro Elimina el cobro del documento seleccionado. 245 Ventas Mantenimiento de presupuestos El mantenimiento de presupuestos de venta muestra el siguiente formulario: Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de los presupuestos. 246 En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: Con el botón Cliente vamos al formulario de Clientes y con el botón de Agente vamos al formulario de agentes. Pedido Transforma el presupuesto en un pedido. Albarán Transforma en albarán el presupuesto. Factura Transforma el presupuesto en una factura. N.Serie Permite seleccionar el numero de serie de los articulos. Consideraciones adicionales El presupuesto establece también la forma de pago. Incluso puede ser cobrado parcial o totalmente. Cuando se transforma un presupuesto a pedido, albarán o factura los cobros son conservados. 247 Ventas Mantenimiento de albaranes El mantenimiento de albaranes de venta muestra el siguiente formulario: Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de los albaranes de venta. En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: 248 Proveedor Iremos a la pantalla proveedor para seleccionarlo. Factura Al pulsar este botón se facturará el albarán. Una vez facturado el albarán se eliminará, aunque existe la posibilidad de recuperarlo desde Compras - Facturas También se pueden facturar de manera automática varios albaranes por cliente o por fecha mediante la opción Compras - Facturar albaranes. Cobrar Cobrar el documento (generalmente factura o albarán). El. Cobro Elimina el cobro del documento seleccionado. Pedido Genera los pedidos necessarios para realizar este albarán. Vencimientos Con este botón accedemos al formulario de vencimientos. N.Serie Permite seleccionar el número de serie de los artículos. Notas El albarán será entregado al cliente en el momento de la entrega de la mercancía o de la prestación del servicio, quedándose la empresa con una copia firmada por el cliente, acreditando la operación de entrega. En algunas ocasiones interesa realizar la factura directamente en vez de un albarán, por ejemplo en ventas mostrador o clientes que desean la factura inmediatamente, en este caso puede editar una factura directamente que hará también la función de albarán. 249 Ventas Mantenimiento de facturas El mantenimiento de facturas de venta muestra el siguiente formulario: Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de las facturas de venta. En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: 250 • Asiento Muestra el asiento contable generado por la factura. • Abono Nos permite repetir la factura de forma negativa. Es útil cuando se entregó una factura y después de cierto tiempo, el material fue devuelto por algún motivo. Entonces se realiza una factura de abono que compensa la anterior factura. • Pasar Linias A traves de este boton podemos pasar las lineas de factura otra factura existente. Nos permite repetir la factura de forma negativa. Es útil cuando se entregó una factura y después de cierto tiempo, el material fue devuelto por algún motivo. Entonces se realiza una factura de abono que compensa la anterior factura. • Serie Las series nos proporcionan flexibilidad, cada serie puede representar un centro de facturación diferente y puede anotarse en diferente canal contable. • Consideraciones La factura es el documento mercantil más importante fiscalmente hablando, por eso hay que seguir unas normas básicas para no realizar operaciones ilegales. adicionales • Modificación de facturas - La aplicación permite la libre modificación de facturas, por lo que debe recordar que una vez finalizada la factura la debe imprimir y entregar. - Si después de la entrega desea modificar la factura, tanto el cliente como la empresa deben destruir la copia impresa de dicha factura y sustituirla por la nueva. Esto no es siempre posible (el cliente puede haber declarado la factura), por lo que es más recomendable realizar una factura de abono en vez de repetirla. • Abonos - Si una factura ha sido entregada al cliente y es errónea o el cliente la rechaza no dude en realizar un abono, es la mejor solución para despreocuparse si el cliente la declaró o no, es mejor que repetirla. - Para realizar un abono total sólo debe pulsar el botón abono. - Para realizar un abono parcial puede realizar una factura nueva o modificar la factura de abono antes de imprimirla. 251 • Eliminación de facturas - Como norma general, las facturas deben seguir una numeración lógica. Esta numeración está distribuida en series para una mayor flexibilidad. - Debido a la norma anterior no es posible eliminar una factura (a excepción de la última factura de la serie). Para anular las facturas se realizan abonos (facturas con importes negativos). - Puede modificar cualquier factura, pero es recomendable realizar abonos, sobretodo si la factura a sido ya entregada al cliente. • Cobro de facturas Es importante anotar el cobro de las facturas, si no realiza esta operación el saldo de los clientes no se reflejará como es debido. Para cobrar una factura sólo tiene que pulsar el botón cobrar. Si desea cobrarla parcialmente diríjase al mantenimiento de vencimientos de dicha factura y marque los que ha cobrado. Si el cobro se realiza por banco se automatiza la operación pudiendo marcar toda una remesa de vencimientos como cobrada. • Histórico de facturas Mediante el menú archivo y la opción histórico podremos visualizar las facturas de ejercicios anteriores. • Cobrar Cobrar el documento (generalmente factura o albarán). • El. Cobro Elimina el cobro del documento seleccionado. • Vencimientos Con este botón accedemos al formulario de vencimientos. • Pedido-albaran Genera los pedidos o albaranes necessarios para realizar esta factura. • Recuperación de Tanto en facturas de compra como de venta si el campo albarán de las líneas está visible, al entrar en el campo aparece el botón de los tres puntos. Al pulsar en este botón, si estas líneas vienen de un albarán, el programa nos preguntará si deseamos recuperar el albarán. Si la respuesta es afirmativa eliminará las líneas de este albarán de la factura y creará el albarán con estas líneas. albaranes 252 253 Ventas Facturación de albaranes La facturación de los albaranes de los clientes se puede realizar de forma automática con esta opción. - Se seleccionarán el cliente inicial y final por nombre. - Se indicara la forma de pago inicial y final por nombre. - Se indicará el intervalo de fechas de los albaranes a facturar. - Se seleccionará la fecha de las facturas creadas. -Se escogerá si se quieren agrupar por agente o no los albaranes. También podremos programar el programa para que facture automaticamente. La forma en que los albaranes se convierten en facturas depende de la forma de facturación seleccionada en la ficha del cliente. 254 255 Ventas Mantenimientos y Revisiones A través de este Formulario podremos crear pedidos a partir de los mantenimientos y revisiones. Debemos escoger 2 fechas y apretar el botón de generar. 256 257 Ventas Facturas periódicas A través de esta opción conseguiremos ahorrar tiempo en la facturación, además de tener un control de las facturas que debemos emitir de forma periódica, como por ejemplo las facturas de mantenimiento mensual. Podemos ver la fecha, el concepto, el cliente y el total de la factura pendiente. Para crear estas facturas pendientes pulsaremos el botón Crear y Editar Facturas Periódicas el cual nos llevara al Mantenimiento de Facturas Periódicas. 258 El funcionamiento de este mantenimiento es idéntico al de las facturas normales, con la diferencia de que debemos indicarle una fecha inicial (Fecha de emisión de la primera factura), una Fecha Final (Fecha de emisión de la última factura) y un Periodo que podrá ser Mensual, Trimestral, Semestral o Anual. 259 Otros campos importantes de este mantenimiento son el concepto que nos ayudara a identificar la factura en la pantalla de facturas periódicas y la casilla Poner comentario del Periodo en las líneas al Facturar que nos servirá para indicar automáticamente a que periodo corresponde la factura que generamos: Una vez hemos creado una factura periódica únicamente hay que esperar a que llegue el día de facturar. Imaginemos que estamos a día 7 de marzo, entonces vemos que hay una factura pendiente para este día. Si queremos generar esta factura apretaremos el botón de Generar Factura, este botón nos eliminara de la lista la factura pendiente y nos generara la factura correspondiente, después el programa preguntara lo siguiente: 260 Si apretamos Yes veremos la factura generada que en este caso será la siguiente: 261 Si en la pantalla de facturas periódicas apretamos el botón de Eliminar se eliminara la factura pendiente sin que se genere. Con el botón de Buscar podemos hacer una búsqueda avanzada de las facturas que tenemos pendientes. 262 Por ultimo si apretamos el botón de Crear y Editar Facturas Periódicas podremos editar una factura periódica que ya este hecha, esto eliminara todas las facturas pendientes asociadas con la factura periódica y las volverá a generar con los nuevos datos. Si decidimos eliminar una de estas facturas eliminaremos también todas las facturas pendientes, con lo cual no es aconsejable ya que podríamos dejar facturas sin emitir. Tampoco podremos coger una factura anterior y modificarla para crear una nueva ya que eliminaremos todas las pendientes asociadas con la anterior. 263 Ventas Generación de albaranes En los pedidos de venta hay un campo donde se puede guardar un día de la semana seleccionándolo de un desplegable. Para borrarlo solo hay que apretar la teclade suprimir estando en el desplegable. Estos pedidos se pueden convertir a albaranes con la opción del menú Ventas - Generar albaranes. 264 Se harán albaranes de todos los pedidos cuyo nombre de cliente esté dentro del rango alfabético escogido y que sean del día de la semana seleccionado. Los albaranes se harán con la fecha escogida. Si el proceso crea nuevos albaranes el programa preguntará al usuario si quiere impirmirlos. Los pedidos de los que se ha hecho un albarán se conservarán para poder hacer más albaranes posteriormente. 265 Compras Indice • • • • • • Compras por proveedor Pedidos Albaranes Facturas Fact. Albaranes Comisiones de ventas 266 Compras Compras por proveedor Mediante esta opción se podrá visualizar el estado de los documentos relacionados con cada proveedores, facturas, albaranes, pedidos, presupuestos. El formulario de ventas por proveedor presenta el siguiente aspecto: En cada página se visualizan los documentos correspondientes al proveedor. - Facturas del ejercicio en curso. - Albaranes pendientes de facturación. - Pedidos al proveedor. - Histórico de facturas de ejercicios anteriores. Los botones de la parte superior nos permiten realizar las operaciones más usuales sobre los documentos: 267 • Editar Nos sitúa en el mantenimiento del documento seleccionado. • Pagar Pagar el documento (generalmente factura o albarán). • El. Pago Elimina el pago del documento seleccionado. • Venc Nos muestra los vencimientos del documento seleccionado. • Facturar Factura los albaranes seleccionados. • Albarán Convierte en albarán un presupuesto o pedido. • Buscar Los botones de búsqueda nos permiten localizar documentos de forma global o del proveedor seleccionado. . 268 Compras Mantenimiento de pedidos El mantenimiento de pedidos de compra muestra el siguiente formulario: 269 Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de los pedidos de compra. En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: Convertir el pedido en albarán. Cuando el pedido es servido se puede convertir el pedido en un albarán pulsando este botón.. Convertir el pedido en factura. Cuando el pedido es servido se puede convertir el pedido en una factura pulsando este botón.. En la cabecera del pedido encontramos algunos datos adicionales. Con el botón del clip enviamos el pedido por mail,para franquicias de monto. Ver(Pedidos Monto) Fecha recepción. Fecha estimada de la recepción del pedido, es la fecha de compromiso del vendedor. Pendiente aviso. Se marcará en el caso en que quede pendiente un aviso antes de la recepción de la mercancía. 270 Reposición Mira el stock y si hay algun articulo por debajo del stock minimo genera un pedido de compra. Vencimientos Para ir al formulario de vencimientos. Añadir Lineas Añade las lineas de proveedor si existen. Peso Si los artículos que se entran en un pedido de compra tienen especificado el peso específico en la pantalla de artículo - opciones de venta el programa calcula el total de peso del pedido. Hacer una Entrega Parcial Si apretamos dos veces sobre el campo cantidad una vez tengamos creado el pedido podemos hacer un cobro parcial introduciendo la cantidad parcial a entregar, esto nos generara 2 líneas una para lo entregado y otra para lo que esta pendiente de entregar. Incidencias Con la opción de visibilidad incidencias (situada en opciones de datos empresa) nos aparece el campo incidencias(tanto en pedidos de compra como de venta), donde veremos el numero de incidencias que ha tenido esta linea de este pedido.Si pulsamos sobre los 3 puntos el programa nos llevara a la siguiente pantalla de mantenimiento de incidencias: 271 272 Compras Mantenimiento de albaranes El mantenimiento de albaranes de compra muestra el siguiente formulario: Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de los albaranes de compra. En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: 273 • Proveedor Iremos a la pantalla proveedor para seleccionarlo. • Factura Pulsando este botón se facturará el albarán. Una vez facturado el albarán se eliminará, aunque existe la posibilidad de recuperarlo desde Compras - Facturas También se pueden facturar de manera automática varios albaranes por cliente o por fecha mediante la opción Compras - Facturar albaranes. • Pagar Pagar el documento (generalmente factura o albarán). • El. Pago Elimina el pago del documento seleccionado. • Restar de Pedidos Resta las cantidades a los pedidos del proveedor. • Vencimientos Iremos a la pantalla de vencimientos. Notas Los albaranes de compra se entrarán para contabilizar el stock antes de la recepción de la factura por parte del proveedor. 274 Compras Mantenimiento de facturas El mantenimiento de facturas de compra muestra el siguiente formulario: Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales de las facturas de compra. En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: 275 • Asiento Muestra el asiento contable generado por la factura. • Abono Nos permite repetir la factura de forma negativa. Es útil cuando se entregó una factura y después de cierto tiempo, el material fue devuelto por algún motivo. Entonces se realiza una factura de abono que compensa la anterior factura. • Pasar Linias A traves de este boton podemos pasar las lineas de factura otra factura existente. Nos permite repetir la factura de forma negativa. Es útil cuando se entregó una factura y después de cierto tiempo, el material fue devuelto por algún motivo. Entonces se realiza una factura de abono que compensa la anterior factura. • Serie Las series nos proporcionan flexibilidad, cada serie puede representar un centro de facturación diferente y puede anotarse en diferente canal contable. • Consideraciones La factura es el documento mercantil más importante fiscalmente hablando, por eso hay que seguir unas normas básicas para no realizar operaciones ilegales. adicionales • Modificación de facturas - La aplicación permite la libre modificación de facturas, por lo que debe recordar que una vez finalizada la factura la debe imprimir y entregar. - Si después de la entrega desea modificar la factura, tanto el cliente como la empresa deben destruir la copia impresa de dicha factura y sustituirla por la nueva. Esto no es siempre posible (el cliente puede haber declarado la factura), por lo que es más recomendable realizar una factura de abono en vez de repetirla. • Abonos - Si una factura ha sido entregada al cliente y es errónea o el cliente la rechaza no dude en realizar un abono, es la mejor solución para despreocuparse si el cliente la declaró o no, es mejor que repetirla. - Para realizar un abono total sólo debe pulsar el botón abono. - Para realizar un abono parcial puede realizar una factura nueva o modificar la factura de abono antes de imprimirla. 276 • Eliminación de facturas - Como norma general, las facturas deben seguir una numeración lógica. Esta numeración está distribuida en series para una mayor flexibilidad. - Debido a la norma anterior no es posible eliminar una factura (a excepción de la última factura de la serie). Para anular las facturas se realizan abonos (facturas con importes negativos). - Puede modificar cualquier factura, pero es recomendable realizar abonos, sobretodo si la factura a sido ya entregada al cliente. • Cobro de facturas Es importante anotar el cobro de las facturas, si no realiza esta operación el saldo de los clientes no se reflejará como es debido. Para cobrar una factura sólo tiene que pulsar el botón cobrar. Si desea cobrarla parcialmente diríjase al mantenimiento de vencimientos de dicha factura y marque los que ha cobrado. Si el cobro se realiza por banco se automatiza la operación pudiendo marcar toda una remesa de vencimientos como cobrada. • Histórico de facturas Mediante el menú archivo y la opción histórico podremos visualizar las facturas de ejercicios anteriores. • Cobrar Cobrar el documento (generalmente factura o albarán). • El. Cobro Elimina el cobro del documento seleccionado. • Vencimientos Con este botón accedemos al formulario de vencimientos. • Pedido-albaran Genera los pedidos o albaranes necessarios para realizar esta factura. • Quitar R.E. Quita el recargo de equivalencia de las lineas. • Recuperación de albaranes Tanto en facturas de compra como de venta si el campo albarán de las líneas está visible, al entrar en el campo aparece el botón de los tres puntos. Al pulsar en este botón, si estas líneas vienen de un albarán, el programa nos preguntará si deseamos recuperar el albarán. Si la respuesta es afirmativa eliminará las líneas del ese albaran de la factura y creará el albarán con estas líneas. 277 278 Compras Facturación de albaranes La facturación de los albaranes de los proveedores se puede realizar de forma automática con esta opción. - Se seleccionarán el proveedor inicial y final por nombre. - Se indicará el intervalo de fechas de los albaranes a facturar. - Se seleccionará la fecha de las facturas creadas. La forma en que los albaranes se convierten en facturas depende de la forma de facturación seleccionada en la ficha del proveedor. 279 Compras Comisiones de Venta Esta opción se utiliza en mercados donde los proveedores dejan las mercancías (p.ej. en los puestos del mercado), los mercaderes se quedan un tanto por ciento de la venta y el proveedor se queda con el resto. Para trabajar con comisiones de venta lo primero que debemos hacer es marcar las opciones de visibilidad de 'Ver Proveedor en Ventas' dentro de las opciones de 'Mayorista de Frutas': Despues hay que poner en la ficha del proveedor el tanto por ciento de comision, desde Clientes-Proveedores-Datos de Facturación: Ahora cuando hagamos una factura de venta nos aparecerán dos campos en las líneas: uno para el código del proveedor y otro para el nombre donde podremos hacer una búsqueda: 280 De esta manera podremos asociar una línea de venta con un proveedor. Después desde facturas de compra, si queremos ver las ventas relacionadas con un proveedor solo tenemos que escoger el proveedor y pulsar el botón de ventas a comisión, y nos aparecerá la siguiente pantalla: 281 Nos aparecen las ventas agrupadas por artículo, con su importe y el importe que suma la comisión que será un tanto por ciento del importe. Podemos seleccionar múltiples líneas y asignarlas a la factura. 282 Vencimientos - Remesas Indice • • • • • • Mantenimiento Por cuenta Cobrar/Pagar Mantenimiento de remesas Crear remesa Gestión de cobros/pagos 283 Vencimientos-Remesas Mantenimiento Los vencimientos nos indicarán las previsiones de cobro y pago de la empresa. Un vencimiento puede estar vinculado a un presupuesto, albaran, pedido o factura, tanto de venta como de compra, puede estar también no vinculado. Cuando damos de alta una factura, albaran... se crean unos vencimientos (al menos uno) según la forma de pago seleccionada en el documento. Así si es pago al contado se anotará un vencimiento con la misma fecha de la factura, si es a 30 y 60 días se generarán dos vencimientos: uno con fecha 30 días superior a la factura y otro 60 días superior. Estos dos vencimientos están vinculados al documento que los genera (albarán, factura...) Una factura puede cobrarse entonces desde el mantenimiento de facturas o desde el mantenimiento de vencimientos. El mantenimiento de vencimientos presenta el siguiente formulario: 284 Para cobrar o pagar un vencimiento se cambiará el campo efectivo a "Sí". Para cobrar un conjunto de vencimientos por banco se creará una remesa, para más información vea Mantenimiento de remesas. Descripción de los botones: • Facturar Nos muestra la factura a la que pertenece este vencimiento o vencimientos. • As. Cobro Nos muestra el asiento generado por el cobro del vencimiento seleccionado. • Cobrar Con este botón cobraremos el vencimiento o vencimientos seleccionados. • Cobrar todo Cobra todos los vencimientos • El coboros t. Elimina todos los cobros. • El. cobros Elimina el cobro seleccionado. 285 • Cliente/Proveedor Nos muestra el cliente o Proveedor al que pertenece el vencimiento. • Cuenta Podremos modificar la cuenta a la cual pertenece este vencimiento, generalmente es la cuenta del cliente al cual se emite la factura, albarán... • Saldar Para cobrar el vencimiento sin realizar el asiento. • Duplicar Para duplicar el vencimiento. • Agrupar Agrupa los vencimientos de un cliente o proveedor. Primero seleccionamos el cliente o proveedor y seguidamente nos aparecerá una pantalla de selección de vencimientos. Tenemos que pasar los vencimientos que queramos agrupar a la columna de la derecha mediante el botón ">". En la parte superior se nos informa del importe total que queda por pagar o cobrar de los vencimientos mostrados. También se muestra el nombre de la cuenta al que pertenecen los vencimientos. Las líneas de cada un de los vencimientos constan de los siguientes campos. • Canal Canal contable al que pertenece el vencimiento • Fecha Fecha del vencimiento • Descripción Descripción del vencimiento, será impresa en el recibo • Cantidad Importe del vencimiento. Será negativo para pagos a acreedores. • Recargo En caso de devoluciones u otros cargos a cuenta del tomador se anotarán aquí. • Efectivo Indica si el recibo está cobrado o pagado • Fecha Fecha en que se hizo efectivo el vencimiento, contablemente será anotado en esta fecha. efectivo • Tipo cuenta, Cuenta a través de la que se realiza el pago o cobro, núm. cuenta generalmente caja (570) o banco (572) • Comentario Anotación adicional, definible por el usuario • Avisar Se marcará este campo si desea que en la 286 introducción de otro vencimiento el programa avise que este vencimiento está pendiente de cobro o pago. • Remesa Remesa a la que pertenece el recibo • Si queremos dividir un vencimiento o una agrupación de estos en diversos vencimientos, simplemente podemos cambiar el valor del campo cantidad (siempre inferior a la cantidad inicial) y al pulsar la tecla flecha abajo (↓) nos creará otra linea de vencimiento con la cantidad restante. 287 Vencimientos-Remesas Por cuenta Este formulario nos permite ver los vencimientos de cada una de las cuentas contables. Podemos observar de forma rápida una previsión de cobros y pagos por cuenta, así como las obligaciones y derechos que tenemos sobre la cuenta. El formulario de vencimientos por cuenta muestra este aspecto: Si se desea editar el vencimiento de forma general se pulsará el botón Editar. Para cobrar un conjunto de vencimientos por banco se creará una remesa, para más información vea Mantenimiento de remesas. Descripción de los botones: • Cobra / Pagar Hace efectivo el vencimiento. • Cobra / Pagar todo Hace efectivo todos los 288 vencimiento. • El.cobro/pago y el.cobro/pago todos Deshace los cobros. 289 Vencimientos-Remesas Cobrar / Pagar Se pueden cobrar o pagar vencimientos de forma global. Se seleccionará un intervalo de cuentas y un intervalo de fechas haciendo efectivos todos los vencimientos comprendidos en el intervalo. Pulsando los botones de la derecha obtenemos ayuda para localizar las cuentas. 290 Vencimientos-Remesas Mantenimiento de Remesas Las remesas se utilizan para agrupar vencimientos. A cada grupo de vencimientos se le asignará un número de remesa. Generalmente se crean remesas cobrar los vencimientos (recibos) por banco. El mantenimiento de remesas consta del siguiente formulario: 291 En la parte derecha encontramos los datos de la remesa, así como los recibos pertenecientes a esta remesa. Los datos bancarios de la remesa se asignan por omisión al crear una nueva remesa desde los datos de la empresa. Es importante introducir correctamente la fecha de cargo. Si se desean cargar los recibos en diferentes fechas se deberá crear una remesa por cada fecha. En la parte izquierda encontramos la lista de vencimientos de la empresa, generalmente aplicaremos un filtro, por ejemplo de fechas para seguidamente incluir todos los recibos en una remesa, por ejemplo se podría crear una remesa al mes con todos los recibos que se desean cobrar por banco. Mediante el botón consulta se realiza el filtro mostrándose únicamente los vencimientos que cumplen las condiciones seleccionadas, entonces mediante los botones de selección se añaden o eliminan vencimientos en la remesa.Mediante el botón de editar se edita diccha consulta. • N19-N32-N58 Crear el archivo bancario para llevar al banco en los diferentes formatos. • Etiqueta Para imprimir una etiqueta para el diskette de las remesas que llevaremos al banco. • Listado Para visualizar y imprimir un listado de remesas. • Recibos Para imprimir todos los recibos de la remesa seleccionada. • Editar Para editar los vencimientos que corresponden a esta remesa. • Cobrar, Cob,todos, Para cobrar y descobrar los vencimientos que Descobrar,Desc.todos corresponden a esta remesa. • Impagado Para marcar los vencimientos como impagados. • Remesar Para crear el asiento de la remesa seleccionada • Esc. Cuenta Para Escojer la cuenta. 292 Vencimientos-Remesas Crear Remesa Este formulario nos permite crear una remesa de manera automática. Se seleccionará el intervalo de fechas y el intervalo de cuentas implicadas, así como las cuentas de cobro. Mediante los botones obtenemos ayuda para localizar las cuentas. Debemos introducir también los datos bancarios, del presentante y la fecha de cargo. Una vez creada la remesa se puede acceder a ella en el mantenimiento de remesas. 293 294 Vencimientos-Remesas Pagar Vencimiento A través de este formulario podremos cobrar o saldar los vencimientos que tengamos introducidos. Primero filtramos los vencimientos seleccionando el cliente o las fechas que queramos consultar y después apretamos el botón de consulta, con esto se rellenara la rejilla. Luego seleccionamos el vencimiento que queramos tratar y lo saldamos o cobramos. 295 296 Asientos Indice • • • • • • Mantenimiento Por cuenta Predefinidos Periodos de bloqueo Ent./Sal. de caja Exportación-Importación 297 Asientos Mantenimiento El mantenimiento de asientos nos permite crear, modificar y eliminar los asientos. Para ello dispondremos de algunas ayudas como asientos predefinidos, búsqueda y alta de cuentas.... El formulario presenta el siguiente aspecto: El asiento consta de dos partes, cabecera y líneas. Cabecera del asiento Fecha Fecha contable del asiento, así si se trata de una factura de un acreedor se introducirá la fecha de la factura. Documento 298 Texto adicional, se podrán introducir datos como número de factura, número de recibo... Canal Canal contable del asiento, los asientos se podrán listar por canales, además la numeración de los asientos se realiza teniendo en cuenta los canales. Predefinido Entrando aquí la abreviación de un predefinido obtendremos un formulario donde introduciremos los parametros correspondientes, una vez rellenado el formulario se creará automáticamente el asiento. Por ejemplo el predefinido SFP (Factura de compra cobrada) muestra el siguiente formulario: Con la tecla F3 podremos obtener ayuda en la localización de las cuentas implicadas. Es factura Marcando esta casilla el asiento se tendrá en cuenta para las declaraciones de I.V.A. Líneas del asiento Se puede configurar la entrada de líneas de asiento mediante el menú Líneas y la opción detalles: 299 La opción importe debe e importe haber permite visualizar dos columnas de importes. Si no está marcada se visualizará una columna de importe y otra con el tipo (debe / haber). Se podrá entrar una descripción en cada línea. Para la versión de fincas se podrá editar también la finca. A continuación se describen los campos de cada línea de asiento. • Tipo cuenta, núm. cuenta Cuenta implicada en la línea de asiento, con la tecla F3 se obtendrá ayuda para localizarla, con F5 podremos editar y crear nuevas cuentas. • Nombre de la cuenta Visualiza el nombre de la cuenta para evitar errores en la entrada del número de cuenta. • Importe debe Cargo a realizar en la cuenta • Importe haber Abono a realizar en la cuenta • Base imponible Para líneas de asiento de I.V.A la base imponible del impuesto Para que un asiento sea válido la suma de los importes del debe y la suma de los importes del haber deben coincidir. En caso de no coincidir se dice que el asiento está descuadrado. La aplicación no permite introducir asientos descuadrados. Descripción de los botones • Predefinidos • Reindexar • Duplicar • Descripción • Gen. Venc Accederemos al mantenimiento de asientos predefinidos. Renumera los asientos por fecha, los números asignados serán mostrados en listados y libros oficiales (diario, mayor...). Genera un asiento exactamente igual pero con la fecha actual. Es útil para repetir asientos en diferentes fechas (por ejemplo nóminas de trabajadores). Descripción del asiento, también puede introducirse en cada una de las líneas de asiento. Nos permite generar vencimientos para el asiento. Por 300 • Vencimiento • Factura • Cuenta ejemplo si se trata de una factura de un acreedor se introducirán los vencimientos del cobro de dicha factura. Si el asiento ha sido generado automáticamente por un vencimiento (cobro o pago) podremos acceder al vencimiento. Para modificar el asiento debemos acceder al vencimiento mediante este botón. Para acceder a la factura que corresponda a este asiento Nos muestra el mantenimiento de cuentas situado en la cuenta seleccionada. Buscar Nos permite buscar líneas de asiento por cualquiera de sus • campos (importe, descripción...). • Cambio último Nos permite cambiar el numero de los asientos, si cambiamos número al numero 1000 el próximo asiento que creemos sera el número 1001. Permitir valores negativos en el importe. Si se marca esta opción se pueden entrar valores negativos en el importe debe y en el importe haber de los asientos. Además el programa cuando se realizan abonos pone en contabilidad los valores en negativo, en vez de pasarlo del debe al haber o viceversa. Lo mismo pasa cuando se cobra o se paga un vencimiento de una factura de abono. 301 302 303 304 Asientos Por cuenta El formulario presenta el siguiente aspecto: En la parte superior encontramos el número y el nombre de la cuenta. Se muestran los asientos realizados en cada cuenta. Se podrán editar los asientos mediante el botón editar. También se podrán localizar líneas por cualquiera de sus campos. 305 Asientos Predefinidos Este Formulario es para usuarios avanzados y no se recomienda modificarlo, estos parametros los deberan cofigurar el distribuidor del programa. Los asientos predefinidos nos permiten entrar asientos complejos (o sencillos), introduciendo los datos del asiento mediante un sencillo formulario. El formulario presenta el siguiente aspecto: Para cada campo de la cabecera del asiento, se marcará si se desea preguntar o no(Ver) y la etiqueta de la pregunta y en caso de que no se pregunte un valor por defecto. Para cada línea de asiento se introducirán los valores de cada campo y si se desea preguntar o no así como la etiqueta de la pregunta. 306 Mediante el campo 'variable' se asignará un nombre al importe, de esta manera se podrán realizar cálculos entre líneas de asiento. Al generar un asiento predefinido nos preguntara todos los parámetros que tengamos marcados. El formulario generado por el ejemplo es el siguiente: 307 Asientos Periodos de bloqueo Mediante los periodos de bloqueo se prohíbe la entrada de asientos en determinadas fechas. Por ejemplo: Supongamos que se ha presentado un informe de beneficios a hacienda, del primer semestre. Una vez impreso este informe deberíamos bloquear el periodo para que el informe presentado sea válido indefinidamente. El mantenimiento de periodos de bloqueo muestra e siguiente formulario: Se introducirá la fecha inicial y final del bloqueo. El bloqueo de un periodo afecta también a los asientos generados automáticamente, así si el primer semestre está bloqueado no podrán entrarse facturas o cobrar o pagar vencimientos con una fecha comprendida en el primer semestre. 308 Asientos Entrada / Salida Caja Mediante este formulario se realizan de manera sencilla transacciones entre las cajas y el banco de la empresa. Se seleccionará el tipo de operación, entrada o salida. Se escogerá la cuenta de caja, se introducirá el concepto y la cantidad. Pulsando aceptar se generará automáticamente un asiento de movimiento de la caja seleccionada al banco. 309 Asientos Exportación-Importación A través de este Formulario podemos exportar los asientos que tengamos en el programa a un fichero de ContaPlus. Deberemos fijar el asiento inicial y el final así como las fechas y el canal, también podremos especificar la ruta y el nombre del archivo que vamos a crear (Diario). 310 TPV Indice • • • • • • • • TPV TPV táctil Histórico Cierres de caja Abrir caja Configuración del táctil Franjas horarias en tickets Rangos para cupones 311 TPV TPV Mediante el TPV se realizan las ventas de mostrador, generando tickets o albaranes, según se trate de una venta al detalle o una venta a un cliente habitual. Nos permite también llevar un control de caja, también es capaz de controlar la caja de varios terminales (multicaja). Antes de proceder al TPV deberemos abrir un caja, vea también TPV-abrir caja El TPV consta del siguiente formulario: 312 Para obtener ayuda del funcionamiento general de este formulario puede dirigirse a Edición de facturas, albaranes, presupuestos... A continuación se exponen las características adicionales del TPV. En la parte inferior, se puede observar una descripción de las teclas de función con las operaciones más comunes para agilizar la gestión de tickets, abrir el cajón... Observamos que se puede seleccionar el canal en el que se anotará el ticket, la forma de pago, y un comentario, las demás opciones del pie de factura se han suprimido para simplificar. En la parte superior encontramos las herramientas de navegación comunes en todos los mantenimientos de documentos mercantiles con alguno botones adicionales: A continluación se detallan las operaciones de los botones. Abono de ticket Nos permite repetir el ticket de forma negativa. Es útil cuando se entregó un ticket y después de cierto tiempo, el material fue devuelto por algún motivo. Entonces se realiza un ticket de abono que compensa el anterior. Ticket => Albarán Convierte el ticket en albarán. En caso de que el cliente no desee realizar el pago del ticket se anotará este como un albarán. Albarán => Ticket En caso de haber realizado albarán y desear un ticket se pulsará este botón. Apunte Esta opción se utiliza para realizar entradas/ salidas de caja por algún motivo (por ejemplo pago a un proveedor). 313 Se anotará la cantidad, el concepto (motivo) y si se trata de una entrada o salida. Cerrar caja Nos permite realizar el arqueo de caja, los tickets pasarán al histórico y se agruparán si se seleccionó esta opción en los datos de la empresa. Abrir Abre el cajón de monedas. También disponible con la tecla F7. Marcar Con este botón marcamos el ticket y lo enviamos a canal 1 donde quedara como anulado. Consideraciones adicionales El ticket, como la factura es el documento mercantil más importante fiscalmente hablando, por eso hay que seguir unas normas básicas para no realizar operaciones ilegales. Modificación de tickets - La aplicación permite la libre modificación de facturas, por lo que debe recordar que una vez finalizada la factura la debe imprimir y entregar. - Si después de la entrega desea modificar la factura, tanto el cliente como la empresa deben destruir la copia impresa de dicha factura y sustituirla por la nueva. Esto no es siempre posible (el cliente puede haber declarado la factura), por lo que es más recomendable realizar una factura de abono en vez de repetirla. 314 Cobrar Cobra el ticket seleccionado El.cobro Elimina el cobro del ticket seleccionado. Abonos - Si una factura ha sido entregada al cliente y es errónea o el cliente la rechaza no dude en realizar un abono, es la mejor solución para despreocuparse si el cliente la declaró o no, es mejor que repetirla. - Para realizar un abono total sólo debe pulsar el botón abono. - Para realizar un abono parcial puede realizar una factura nueva o modificar la factura de abono antes de imprimirla. Eliminación de tickets - Como norma general, los tickets deben seguir una numeración lógica. Esta numeración está distribuida en canales para una mayor flexibilidad. - Debido a la norma anterior no es posible eliminar una ticket (a excepción del último del canal). Para anular los tickets se realizan abonos (tickets con importes negativos). - Puede modificar cualquier ticket, pero es recomendable realizar abonos, sobretodo si el ticket ha sido ya entregado al cliente. Cobro de tickets Es importante anotar el cobro de los tickets, si no realiza esta operación no podrá realizarse el cierre de caja, la aplicación se quejará advirtiendo que quedan tickets por cobrar. Direcciones de envió En caso de que sea un albaran podremos especificarle una dirección de envió y un transportista. Agente Para ir a la ficha del Agente. Cliente Para ir a la ficha del Cliente. Redondeo a cinco céntimos 315 Mediante esta opción, al aplicar un descuento en el ticket se genera una linea de redondeo para forzar el total del ticket a fracciones de cinco céntimos. Para activar esta opción marcaremos la siguiente opción de empresa. 316 Despues de hacer el ticket y aplicar el descuento global (1), se creará una línea de redondeo (2), para que el total del ticket quede fraccionado en totales de cinco céntimos. Además existe un botón (3) con el que en cualquier momento podremos forzar esta situación. 317 Vales. Para utilizar esta opción, deberemos marcar la siguiente opción de empresa. Vales 318 Mediante la opcion Vales siempre, no retornar efectivo, se consigue generar automáticamente otro vale, en caso necesario. Para acceder a los vales en la pantalla de tickets utilizaremos la siguiente opción (1). 319 Con la opción (2), se imprimira el vale visualizado. Con la opción (3), se marcará el vale para traspasarlo al ticket, marcandolo como finalizado, generará un nuevo vale en caso necesario, e imprimira el vale creado 320 321 TPV TPV Táctil Si accedemos a esta opción del menú entraremos directamente al programa TPV Táctil. 322 TPV Histórico Todos los tickets se guardan en un histórico después del cierre de caja. Mediante este formulario se puede examinar el histórico de tickets. 323 Podemos ver si el ticket tiene iva incluido, bonificaciones o si es un albaran. También vemos el Canal Correspondiente. El botón marcar o desmarcar sirve para marcar los ticket, para realizar después posteriores operaciones con los ticket marcados, por ejemplo si marcamos la opción recuperar nºtickets (ver Empresas-Datos de Empresa-TPV Tactil) nos enviará los ticket marcados al canal 1. En el histórico de tickets se pueden modificar los tickets. Esto no afecta al stock ni a la contabilidad. Si queremos que cambie la contabilidad podemos recalcular cierres entre unas fechas haciendo click en el botón: 324 El resto del Formulario funciona como cualquier mantenimiento de pedidos, facturas, etc... , con la diferencia de que al cobrar un ticket se nos genera automáticamente otro ticket. 325 TPV Cierres de caja En este formulario se muestran los cierres de cajas realizados en año en curso. 326 TPV Abrir Caja Debemos abrir una caja antes de acceder al TPV (terminal punto de venta). Podemos llevar el control de varias cajas. Las cajas se darán de alta en el mantenimiento de cuentas, con el tipo 570 y el número de caja que se desee. 327 TPV Configuración del táctil Si accedemos a esta opción del menú entraremos directamente al programa Restaweb. 328 TPV Canal por franjas horarias Este es el Mantenimiento de franjas horarias por tickets: A través de esta pantalla podremos asignar el canal de los tickets dependiendo de la hora en que se facture, así no tendremos que indicárselo en cada ticket que hagamos. 329 TPV Configuración de los rangos para la aplicación de los cupones A través de esta pantalla podemos crear cupones de descuento, para imprimir con impresoras STAR MICRONICS únicamente. Podremos guardar el logo en la impresora a través del botón de guardar rango de facturación para aplicar la promocion. y Introducir un Tambien podemos Imprimir el cupon seleccionado o imprimirlos todos. 330 Consultas Indice • • • Consulta de pedidos de compra / venta Consulta de albaranes de compra / venta Consulta de facturas de compra / venta 331 Consultas Consultas de pedidos de compra / venta Este formulario esta diseñado para poder consultar los pedidos que se han realizado, tanto de compra como de venta. Para acceder a él tenemos que pulsar sobre el botón de consultas en la pantalla de pedidos de compra o pedidos de venta. Acceso a la pantalla Vista previa. 332 Descripción. Esta pantalla nos permite realizar búsquedas sobre los pedidos de compra y sobre los pedidos de venta. Esto va a depender de que pantalla la abramos. Para buscar pedidos tenemos que seleccionar los filtros y poner los que nos interese. Los filtros son acumulables, esto significa que cuanto más filtros pongamos menos resultados obtendremos. Los filtros que podemos aplicar para obtener el resultado que queremos son: Clientes / Proveedores. Con este filtro podemos seleccionar los pedidos del cliente o proveedor seleccionado del deplegable 333 Articulos Con este filtro podemos seleccionar los pedidos que contienen el articulo seleccionado en el desplegable Referencia 2 del artículo Con este filtro podemos seleccionar los pedidos que contienen el artículo al que pertenezca la referencia 2 seleccionada. Si seleccionamos un artículo en el deplegable de artículos y una referencia 2 si la referencia no pertenece al artículo probablemente no obtengamos ninguna consulta Fecha de pedido Con este filtro podemos acotar los pedidos que se han realizado entre dos fechas determinadas. Para que el filtro de fechas funcione tenemos que seleccionar las dos fechas; la fecha de inicio y la fecha de fin. Número de pedido Con este filtro podemos buscar los pedidos por su código. Para activar este filtro tenemos que escribir el número de pedido menor y el número de pedido mayor. Si queremos obtener sólo un pedido escribiremos el mismo número en las dos casillas. Funcionalidad Para ejecutar la consulta y obtener los albaranes que cumplan con los filtros obtenidos sólo tenemos que pulsar el botón de consultar. Una ver terminada la consulta, en la parte inferior de la pantalla se mostrarán los pedidos encontrados. 334 Para ver algún pedido con más detalle solo tenemos que seleccionar aquel que queremos abrir y realizar doble click para que se nos cierre la pantalla y se nos muestre desde la pantalla de mantenimiento de pedidos de compra o de venta. 335 Consultas Consultas de albaranes de compra / venta Este formulario esta diseñado para poder consultar los albaranes que se han realizado, tanto de compra como de venta. Para acceder a él tenemos que pulsar sobre el botón de consultas en la pantalla de albaranes de compra o albaranes de venta. Acceso a la pantalla Vista previa 336 Descripción Esta pantalla nos permite realizar búsquedas sobre los albaranes de compra y sobre los albaranes de venta. Esto va a depender des de que pantalla la abramos. Para buscar albaranes tenemos que seleccionar los filtros y poner los que nos interese. Los filtros son acumulables, esto significa que cuanto más filtros pongamos menos resultados obtendremos. Los filtros que podemos aplicar para obtener el resultado que queremos son: Clientes / Proveedores. Con este filtro podemos seleccionar los albaranes del cliente o proveedor seleccionado del desplegable Articulos 337 Con este filtro podemos seleccionar los albarares que contienen el articulo seleccionado en el desplegable Referencia 2 del artículo Con este filtro podemos seleccionar los albaranes que contienen el artículo al que pertenezca la referencia 2 seleccionada. Si seleccionamos un artículo en el desplegable de artículos y una referencia 2 si la referencia no pertenece al artículo probablemente no obtengamos ninguna consulta Fecha de albarán Con este filtro podemos acotar los albaranes que se han realizado entre dos fechas determinadas. Para que el filtro de fechas funcione tenemos que seleccionar las dos fechas; la fecha de inicio y la fecha de fin. Número de albarán Con este filtro podemos buscar los albaranes por su código. Para activar este filtro tenemos que escribir el número de albarán menor y el número de albarán mayor. Si queremos obtener sólo un albarán escribiremos el mismo número en las dos casillas. Funcionalidad Para ejecutar la consulta y obtener los albaranes que cumplan con los filtros obtenidos sólo tenemos que pulsar el botón de consultar. Una ver terminada la consulta, en la parte inferior de la pantalla se mostrarán los albaranes encontrados. 338 Para ver algún albarán con más detalle solo tenemos que seleccionar aquel que queremos abrir y realizar doble click para que se nos cierre la pantalla y se nos muestre desde la pantalla de mantenimiento de albaranes de compra ode venta. 339 Consultas Consultas de pedidos de compra / venta Este formulario esta diseñado para poder consultar los pedidos que se han realizado, tanto de compra como de venta. Para acceder a él tenemos que pulsar sobre el botón de consultas en la pantalla de pedidos de compra o pedidos de venta. Acceso a la pantalla Vista previa. 340 Descripción. Esta pantalla nos permite realizar búsquedas sobre los pedidos de compra y sobre los pedidos de venta. Esto va a depender de que pantalla la abramos. Para buscar pedidos tenemos que seleccionar los filtros y poner los que nos interese. Los filtros son acumulables, esto significa que cuanto más filtros pongamos menos resultados obtendremos. Los filtros que podemos aplicar para obtener el resultado que queremos son: Clientes / Proveedores. Con este filtro podemos seleccionar los pedidos del cliente o proveedor seleccionado del deplegable 341 Articulos Con este filtro podemos seleccionar los pedidos que contienen el articulo seleccionado en el desplegable Referencia 2 del artículo Con este filtro podemos seleccionar los pedidos que contienen el artículo al que pertenezca la referencia 2 seleccionada. Si seleccionamos un artículo en el deplegable de artículos y una referencia 2 si la referencia no pertenece al artículo probablemente no obtengamos ninguna consulta Fecha de pedido Con este filtro podemos acotar los pedidos que se han realizado entre dos fechas determinadas. Para que el filtro de fechas funcione tenemos que seleccionar las dos fechas; la fecha de inicio y la fecha de fin. Número de pedido Con este filtro podemos buscar los pedidos por su código. Para activar este filtro tenemos que escribir el número de pedido menor y el número de pedido mayor. Si queremos obtener sólo un pedido escribiremos el mismo número en las dos casillas. Funcionalidad Para ejecutar la consulta y obtener los albaranes que cumplan con los filtros obtenidos sólo tenemos que pulsar el botón de consultar. Una ver terminada la consulta, en la parte inferior de la pantalla se mostrarán los pedidos encontrados. 342 Para ver algún pedido con más detalle solo tenemos que seleccionar aquel que queremos abrir y realizar doble click para que se nos cierre la pantalla y se nos muestre desde la pantalla de mantenimiento de pedidos de compra o de venta. 343 Seguridad Indice • • • • • • Mantenimiento de grupos Grupos por serie Grupos por operación Usuarios Operaciones Series 344 Seguridad Grupos Los grupos de usuarios nos permiten definir el comportamiento de conjuntos de usuarios respecto al programa, es decir, las operaciones permitidas. Estas operaciones se asocian a los grupos mediante el mantenimiento de operaciones. El mantenimiento de grupos presenta el siguiente formulario: Cada usuario pertenecerá a un grupo. El grupo al que pertenece un usuario se establece des de la pantalla de mantenimietno de usuarios. 345 En la aplicación se incluyen unos grupos predefinidos, aquí se detallan algunos. Administradores - Los usuarios que pertenecen a este grupo tienen todos los privilegios (son superusuarios), y pueden conceder privilegios a otros usuarios. Los demás grupos no pueden conceder privilegios a los usuarios. Ventas - Usuarios encargados de ventas, pueden acceder y administrar los artículos, clientes, y realizar operaciones de venta. Compras - Usuarios encargados de compras, pueden acceder y administrar los artículos, proveedores, y realizar operaciones de compra. Contabilidad - Usuarios contables, pueden acceder al mantenimiento de cuentas e introducir asientos. TPV - Usuario venta mostrador, no puede dar de alta artículos sólo tiene acceso a venta mostrador. Ventas-Compras-Stock - Usuario encargado de compras, ventas y realización de inventarios de almacén. Mediante el botón Informes, se asignan privilegios sobre los listados e informes a los que tiene acceso cada grupo de usuarios. 346 Mediante los botones de la parte central se asignan o deniegan privilegios para cada grupo de informes. 347 Seguridad Grupos por serie El mantenimiento de grupos por serie presenta el siguiente formulario: Mediante este mantenimiento se asigna la serie de facturación para cada grupo de usuarios. 348 Seguridad Grupos por operación El mantenimiento de grupos por operación presenta el siguiente formulario: Para cada operación del programa se podrán asignar o quitar privilegios a varios grupos de usuarios. 349 Seguridad Usuarios El mantenimiento de usuarios presenta el siguiente formulario: 350 En la ficha datos se entrarán los datos personales del usuario. Al añadir un usuario deberemos entrar obligatoriamente un nombre de acceso (situado en la parte superior, con el título Usuario) y una contraseña. Mediante la ficha grupos podemos dar privilegios al nuevo usuario para cada empresa. Por cada empresa, el usuario pertenecerá a un grupo de usuarios. Ejemplo: Documentos Podemos associar documentos a los usuarios. 351 Horario Podemos confeccionar un horario para cada usuario, con el botón de cargar datos accedemos a un formulario donde podemos editar las horas trabajadas de cada usuario. Datos Laborales Datos contractualesy fiscales del usuario asi como el puesto de trabajo y la seccion donde trabaja. Canal inicial - Canal final Si ponemos canal inicial y canal final a un usuario este solo podrá ver los datos que estén entre estos dos canales contables. 352 Seguridad Operaciones Por cada grupo de usuarios se podrán definir las operaciones permitidas. En la parte superior vemos el nombre del grupo y su codigo. Para introducir nuevas funciones debemos insertar registros en la rejilla. OPERACIONES Orden alfabético 1 Mantenimiento de Para poder acceder al Menú Empresas del Gestión Empresas 2 Mantenimiento de Series de Facturas Para Poder crear,modificar o eliminar Series de Facturas. 3 Seguridad Para poder acceder al Menú seguridad del Gestión, crear usuarios dar permisos y etc... 4 Ventas Para poder acceder al Menú Ventas del Gestión, 353 editar Facturas, Albaranes, etc... 5 Compras Para poder acceder al Menú Compras del Gestión, editar Facturas, Albaranes, etc... 6 Contabilidad Para poder acceder a los Menus de Cuentas y Asientos del programa de Gestión. 7 Mantenimiento de Agentes Para poder acceder al Menú Agentes del Gestión 8 Mantenimiento de Para poder acceder al Menú Clientes y Proveedores Clientes/ Proveedores del Gestión 9 Mantenimiento de Artículos Para poder acceder al Menú Articulos del Gestión 10 Mantenimiento de Almacenes Para poder acceder al Menú Almacenes del Gestión 11 Stocks Para poder acceder al Menú Stocks del Gestión 12 Descuentos Para poder generar o no grupos de descuentos en el menú de artículos 13 Comisiones Para poder aplicar o no comisiones a las ventas de los agentes. 14 TPV Para tener acceso al Programa TPV táctil. 15 Cobros y Remesas Para poder acceder al Menú Remesas del Gestión 16 Aceptar presupuestos Para poder aceptar los presupuestos. 17 Validar inventario Para poder pasar a stock los inventarios. 18 Pedidos de Venta Para poder realizar pedidos de venta. 19 Bloquear cobros Para impedir que el usuario pueda deshacer qualquier cobro. 20 Bloquear Pedidos, Albaranes Para impedir que el usuario pueda modificar Facturas,Albaranes,etc.. que ya esten creadas. 21 Stock de solo Lectura Se podra ver el Menú de stock pero no se podra modificar. Solo se visualizaran las opciones 1 i 3 del menu de Almacenes 50 Cobrar Para Poder cobrar en el TPV 51 Cerrar Caja Para Poder Cerrar Caja desde TPV 52 Apuntes de Caja Para poder hacer apuntes de caja en TPV. 53 Cambiar Caja Para poder cambiar de caja en TPV. 54 Configurar TPV Para poder entrar al restaweb. 56 Stocks en TPV Para poder visualizar los stocks desde TPV. 57 Mantenimiento de tickets Para poder entrar en el Menú de TPV en el Gestión. 58 Desbloqueo de Mesa Para poder desbloquear una mesa en el TPV 354 59 Abrir Cajón Para poder abrir el cajon portamonedas desde el TPV 60 Borrar Linea Para poder borrar una linea de ticket en TPV. 61 Editar Linea Para poder editar una linea de ticket en TPV. 62 Editar Ticket Para poder editar un ticket en el TPV. 63 Cancelar ticket Para poder editar ticket en el TPV 64 Parcial Para poder hacer un cobro parcial en el TPV. 65 Imprimir ticket Para poder imprimir un ticket en el TPV. 66 Consumo Interno Para que un usuario pueda retirar un artículo del stock sin hacer ticket ni albarán 67 Consumo Merma Para que un usuario pueda retirar un artículo del stock por que este se ha roto o haya caducado. 68 Invitación Un usuario podra hacer un 100% de descuento de un artículo 69 Variaciones Un usuario podra hacer variaciones de los artículos. 70 Salir Para que el usuario pueda salir y cerrar el programa TPV táctil. 71 Retirar Efectivo El Usuario podra retirar efectivo de la caja. 72 Cambio de Tarifa El Usuario podra hacer un cambio en las tarifas de precios de los artículos. 73 Enviar Mensajes Par poder enviar mensajes a traves de las impresoras. 74 Cambio de Mesa Para que el usuario pueda cambiar el cargo de una mesa a otra mesa. 75 Albaranes en TPV Para que se puedan realizar albaranes en el TPV. 76 Mensajeria Interna El usuario podra dejar mensajes para los otros usuarios. 77 Descuento de tícket El usuario podra aplicar un descuento a los tickets. 78 Listados El usuario podra ver y imprimir listados desde el TPV 79 Recepción de pedidos El usuario podra introducir los articulos que le lleguen de un pedido. 80 Generacion de pedidos Para que el usuario pueda hacer pedidos de compra. 81 Regularizaciones El usuario podra regularizar stock es decir podra decir cuantas unidades tenemos de los artículos. 82 Cambiar precios en pedidos Para poder cambiar los precios de los pedidos. 85 Importes Ocultos El usuario no podra visualizar los precios de los 355 artículos 90 Reservas Para poder hacer reservas de mesa desde el TPV. 91 Pendientes Para que el usuario pueda crear y cobrar tickets pendientes. 92 Cambiar despues de pedir Para poder modificar los artículos de la mesa después de haber echo una petición desde el TPV. 94 Mantenimiento de sobres Para que el usuario pueda entrar al mantenimiento de sobres. 95 Dar saldo a cliente Para que el usuario pueda cobrar a saldo a un cliente. 96 Reimprimir tickets El usuario podra volver a imprimir un ticket ya imprimido. 97 Cambiar cliente en tíckets El usuario podra cambiar el cliente de los tickets desde el TPV. 98 Cambiar tícket después de impreso Se podran modificar los tickets despues de imprimirlos. 99 Entrar en interficie de Para que el usuario pueda entrar en el programa cocina de interficie de cocina. 100 Cambiar propiedades del artículo El usuario podra modificar las propiedades del artículo. 101 Cambiar cantidad de la linea El usuario podra modificar la cantidad de las lineas del ticket. 102 Editar cliente en TPV táctil Para poder editar un cliente desde el TPV táctil. 103 Salir sin cerrar windows Para poder salir sin que se cierre el sistema, si no le damos este permiso el ordenador se apagará automáticamente cuando salgamos del programa. 104 Revivir tickets Para que el usuario pueda cojer un ticket ya cobrado y pasarlo a una nueva mesa 105 Mover mesas El usuario poda cambiar el dibujo de las mesas. 106 Deshabilitar impresion ticket 201 Avisos El usuario podra recibir avisos. 202 Definicion avisos El usuario podrá Definir avisos desde el apartado avisos del Menú empresas. 203 Generar avisos El usuario podrá Generar avisos desde el apartado avisos del Menú empresas. 211 Ocultar Botón Extras en el tactil El usuario no tendrá acceso al botón de extras de la pantalla principal del módulo TPVTáctil. 250 Bloquear-Desbloquear 356 albaranes 251 Modificar crédito cliente 252 Bloquear-Desbloquear pedidos 253 Propinas 10000 Repartir y eliminar propinas 10001 Crear propinas 10002 Dar listo en modulo cocina 10003 Ver ficha técnica 50000 Deshabilitar botón salir mesa Si los usuarios tienen habilitada esta operación, se le oculta el botón de salir de la mesa. 1000001 Hacer abonos en parcial del táctil 1000002 Configuraciones TPV 20000001 Bloquear pendientes en TPV 20000002 Bloquear albaranes en TPV 20000003 Bloquear facturas en TPV 20000004 Solo opciones básixas al editar linea 20000005 Deshabilitar botón memoria 20000006 20000007 Deshabilitar botón Inf. extra petición Desactiva el botón de información extra en la pantalla de petición del TPVTáctl. 20000008 Deshabilitar repetir petición Desactiva el botón de repetir petición en la pantalla de petición del TPVTáctl. 357 Seguridad Operaciones Por cada grupo de usuarios se podrán definir las operaciones permitidas. En la parte superior vemos el nombre del grupo y su codigo. Para introducir nuevas funciones debemos insertar registros en la rejilla. OPERACIONES Por orden de código • Abrir Cajón Para poder abrir el cajon portamonedas desde el TPV 59 • Aceptar Para poder aceptar los presupuestos. 16 presupuestos • Albaranes en TPV Para que se puedan realizar albaranes en el TPV. 75 • Apuntes de Caja Para poder hacer apuntes de caja en TPV. 52 • Avisos El usuario podra recibir avisos. 201 358 20000002 • Bloquear albaranes en TPV • Bloquear cobros Para impedir que el usuario pueda deshacer qualquier cobro. 19 20000003 • Bloquear facturas en TPV 252 • Bloquear pedidos (& desbloquear) • Bloquear Pedidos, Para impedir que el usuario pueda modificar Facturas,Albaranes,etc.. que ya esten creadas. Albaranes 20 20000001 • Bloquear pendientes en TPV • Borrar Linea Para poder borrar una linea de ticket en TPV. 60 • Cambiar Caja Para poder cambiar de caja en TPV. 53 • Cambiar cantidad El usuario podra modificar la cantidad de las lineas del ticket. de la linea • Cambiar cliente en tickets • Cambiar después de pedir • Cambiar precios 101 El usuario podra cambiar el cliente de los tickets desde el TPV. 97 Para poder modificar los artículos de la mesa después de haber echo una petición desde el TPV. 92 Para poder cambiar los precios de los pedidos. 82 El usuario podra modificar las propiedades del artículo. 100 en pedidos • Cambiar propiedades del artículo • Cambiar ticket despues de impreso • Cambio de Mesa Se podran modificar los tickets despues de imprimirlos. 98 Para que el usuario pueda cambiar el cargo de una mesa a otra mesa. 74 • Cambio de Tarifa El Usuario podra hacer un cambio en las tarifas de precios de los artículos. 72 • Cancelar ticket Para poder editar ticket en el TPV 63 • Cerrar Caja Para Poder Cerrar Caja desde TPV 51 • Cobrar Para Poder cobrar en el TPV 50 • Cobros y Remesas Para poder acceder al Menú Remesas del Gestión 15 359 • Comisiones Para poder aplicar o no comisiones a las ventas de los agentes. • Compras Para poder acceder al Menú Compras del Gestión, editar Facturas,Albaranes,etc... 13 5 1000002 • Configuraciones TPV • Configurar TPV Para poder entrar al restaweb. 54 • Consumo Interno Para que un usuario pueda retirar un artículo del stock sin hacer ticket ni albaran 66 • Consumo Merma Para que un usuario pueda retirar un artículo del stock por que este se ha roto o caducado. 67 • Contabilidad Para poder acceder a los Menus de Cuentas y Asientos del programa de Gestión. 6 • Crear propinas 10001 • Dar listo en 10002 modulo cocina • Dar saldo a cliente Para que el usuario pueda cobrar a saldo a un cliente. 95 202 • Definicion avisos El usuario podra Definir avisos desde el apartado avisos del Menú empresas. • Desbloqueo de Para poder desbloquear una mesa en el TPV 58 El usuario podra aplicar un descuento a los tickets. 77 • Descuentos Para poder generar o no grupos de descuentos en el menú de artículos 12 • Deshabilitar botón Inf. extra petición Desactiva el botón de información extra en la pantalla de petición del TPVTáctl. Mesa • Descuento de tícket 20000007 20000005 • Deshabilitar botón memoria • Deshabilitar botón salir mesa Si los usuarios tienen esta operación, se le oculta el botón de salir de la mesa. 50000 106 • Deshabilitar impresión tícket • Deshabilitar repetir Desactiva el botón de repetir petición en la petición pantalla de petición del TPVTáctl. • Editar cliente en Para poder editar un cliente desde el TPV táctil. 20000007 102 TPV táctil • Editar Linea Para poder editar una linea de ticket en TPV. 61 360 • Editar Ticket Para poder editar un ticket en el TPV. 62 • Entrar en Para que el usuario pueda entrar en el programa de interficie de cocina. 99 • Enviar Mensajes Par poder enviar mensajes a traves de las impresoras. 73 • Generacion de Para que el usuario pueda hacer pedidos de compra. 80 interficie de cocina pedidos • Generar avisos E usuario podra Generar avisos desde el apartado avisos del Menú empresas. 203 1000001 • Hacer abonos en parcial del táctil • Importes Ocultos El usuario no podra visualizar los precios de los artículos 85 • Imprimir ticket Para poder imprimir un ticket en el TPV. 65 • Invitacion Un usuario podra hacer un 100% de descuento de un artículo 68 • Listados El usuario podra ver y imprimir listados desde el TPV 78 • Mantenimiento Para poder acceder al Menú Agentes del Gestión 7 de Agentes • Mantenimiento de Almacenes • Mantenimiento de Artículos • Mantenimiento de Clientes/ Proveedores • Mantenimiento de Empresas • Mantenimiento de Series de Facturas • Mantenimiento de sobres • Mantenimiento de tickets • Mensajeria Interna Para poder acceder al Menú Almacenes del Gestión 10 Para poder acceder al Menú Articulos del Gestión 9 Para poder acceder al Menú Clientes y Proveedores del Gestión 8 Para poder acceder al Menú Empresas del Gestión 1 Para Poder crear,modificar o eliminar Series de Facturas. 2 Para que el usuario pueda entrar al mantenimiento de sobres. 94 Para poder entrar en el Menú de TPV en el Gestión. 57 El usuario podra dejar mensajes para los otros usuarios. 76 361 251 • Modificar crédito cliente • Mover mesas El usuario poda cambiar el dibujo de las mesas. 105 • Ocultar Botón Extras en el táctil El usuario no tendrá acceso al botón de extras de la pantalla principal del módulo TPVTáctil. 211 • Parcial Para poder hacer un cobro parcial en el TPV. 64 • Pendientes Para que el usuario pueda crear y cobrar tickets pendientes. 91 • Pedidos de Venta Para poder realizar pedidos de venta. 18 253 • Propinas El usuario podra introducir los articulos que le lleguen de un pedido. 79 • Regularizaciones El usuario podra regularizar stock es decir podra decir cuantas unidades tenemos de los artículos. 81 • Reimprimir El usuario podra volver a imprimir un ticket ya imprimido. 96 • Recepción de pedidos tickets 10000 • Repartir y eliminar propinas • Reservas Para poder hacer reservas de mesa desde el TPV. 90 • Retirar Efectivo El Usuario podra retirar efectivo de la caja. 71 • Revivir tickets Para que el usuario pueda cojer un ticket ya cobrado y pasarlo a una nueva mesa 104 • Salir Para que el usuario pueda salir y cerrar el programa TPV táctil. • Salir sin cerrar Para poder salir sin que se cierre el sistema, si no le damos este permiso el ordenador se apagara automáticamente cuando salgamos del programa. windows • Seguridad Para poder acceder al Menú seguridad del Gestión, crear usuarios dar permisos y etc... 70 103 3 20000004 • Solo opciones básicas al editar linea Se podra ver el Menú de stock pero no se podra modificar.Solo se visualizaran las opciones 1 i 3 del menu de Almacenes 21 • Stocks Para poder acceder al Menú Stocks del Gestión 11 • Stocks en TPV Para poder visualizar los stocks desde TPV. 56 • Stock de solo Lectura 362 • TPV Para tener acceso al Programa TPV táctil. 14 • Validar inventario Para poder pasar a stock los inventarios. 17 • Variaciones Un usuario podra hacer variaciones de los artículos. 69 • Ventas Para poder acceder al Menú Ventas del Gestión, editar Facturas,Albaranes,etc... • Ver ficha técnica 4 10003 363 Seguridad Series Por cada grupo de usuarios se podrán definir las series de facturación con las que facturarán. 364 Modulos Indice • • • • Monto Video Club Cocina Invernadero 365 Monto MONTO • • • • Actualización de Precios (Traspaso) Envio de pedidos remotos. ADR Descuentos y Bonificaciones 366 Monto Actualizador de Precios(Traspaso) Para actualizar los precios ejecutaremos el programa de traspaso: Los parámetros para la configuración son iguales para todos en el apartado "Datos de Central". Deberemos modificar los parametros de "Datos de Sucursal", el directorio siempre es el mismo que vemos en pantalla (Excepto que la instalación sea diferente a lo normal). En Empresa deberemos poner el número de la empresa en la que queremos actualizar precios. Este número de empresa es el mismo que vemos al entrar al programa, en el cuadro de selección de empresa: 367 Una vez tengamos introducidos estos parametros seguiremos con la configuración pulsando el botón "Opciones FTP" y nos aparecera la siguiente pantalla: Ponemos los parámetros igual que los vemos en la imagen, con la excepción de que si se trata de una monomarca y no de una franquicia el contenido de carpeta de origen será: Carpeta de origen = FRANQUICIAS GRAFFITI\BASE DE DATOS MONOMARCA Una vez hecho esto ya podemos empezar la importación, eso si debemos asegurarnos de que en la carpeta "C:" de nuestro ordenador tenemos el archivo arj.exe, si no lo tenemos lo podemos descargar desde ftp://www.pala.com/ actualizaciones/ arj.exe y copiarlo en la carpeta "C:". Para empezar la importación pulsamos el botón de importar y esperamos (la actualización suele durar unos 10 minutos dependiendo de la velocidad de nuestro ADSL). Existen más parámetros de configuración avanzada, para modificar estos parámetros se debe abrir el archivo traspaso.ini que encontramos en la misma carpeta que el 368 traspaso.exe, no se recomienda cambiar los valores de este archivo pero explicaremos un poco su funcionamiento: Los siguientes parámetros son los mismos que vemos en la pantalla del traspaso: [SUCURSAL] Servidor= Directorio=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Empresa=1 [CENTRAL] Servidor= Directorio=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos\copia Empresa=0 Parámetros de Configuración: [AUTO] Actual=0 Para que el programa inicie la actualización al ejecutarse sin necesidad de apretar el botón "importar". [CONFIGURACION] Mostrar_progreso=1 Para Visualizar una barra de progreso y el los datos que indican el estado de la actualización. Rango_central=10000000 Código Inicial de los artículos en la central Codigos_alternativos=0 Para traspasar los códigos de barra de los artículos Informes=0 Para traspasar informes Clientes=0 Para traspasar Clientes Imágenes=1 Para traspasar imágenes de los artículos Rango_clientes=10000000 Código inicial de los clientes en la central Modificar_clientes=0 Para modificar los datos de los clientes Eliminar_pantallas=0 Para eliminar las pantallas del TPV que no coincidan con la central Pasar_pantallas=0 Para pasar las pantallas del TPV Pasar_zonas=0 Para pasar las zonas del TPV Pasar_stocks=0 Para pasar los stocks de los artículos Crear_sucurs=0 Para crear la empresa en caso de que no exista el numero de "Datos sucursal - Empresa" Cerrar=0,Apagar=0 Para cerrar automáticamente el programa al finalizar el traspaso Los siguientes parámetros son los mismos que los de la pantalla Opciones FTP: Recoger=1 Ftp=www.pala.com Usuario=distribuidor 369 Contraseña=master5 Carpeta=FRANQUICIAS GRAFFITI\BASE DE DATOS Enviar=0 Carpeta_envio=p2 370 Monto Envio de pedidos Remotos CONFIGURACIÓN: -Tener una versión nueva del Techni-Web(es necesario que tengamos un botón con el dibujo de un clip o con una arroba (@) en el mantenimiento de pedidos de compra, si no existe descargamos el archivo ftp://www.pala.com/ actualizaciones/ monto/actualizacionMonto.exe y lo ejecutamos) -Ejecutar el archivo setup informes.exe (se puede bajar de la carpeta de ftp://www.pala.com/ actualizaciones/monto). -Abrir Gestión Techni-Web, ir a "Empresas - datos de la empresa - Informes" y modificamos el informe de pedido de compra por defecto y ponemos el que tiene el nombre de Pedido Monto. -Marcar en “Menú empresas - Datos de la empresa – Opciones – Configuración de Facturas,Albaranes,Presupuestos y Pedidos” la casilla ‘Exportar compras a fichero de texto’ -Poner en “Empresas – Otros Datos” en el campo Libre1 el código de cliente de Monto y en el campo Libre2 el código de dirección.(Estos datos deben ser facilitados por Monto). -En “Empresas - Datos de empresa – Opciones – Servidores” rellenar los campos con la configuración de la cuenta de correo que utilizaremos para enviar los pedidos(en esta misma cuenta se recibirá la respuesta generada por monto indicando si el pedido se ha recibido correctamente o no. EJEMPLO: CUENTA: prueba.terra.es (nombre de la cuenta) CONTRASEÑA: prueba (contraseña de la cuenta) SERVIDOR SMTP: mailhost.terra.es PUERTO SMTP: 25 AUTENTIFICAR SMTP: MARCADO REMITENTE: [email protected] (dirección de correo) 371 USO: -Debemos crear un proveedor monto con el e-mail correspondiente en el mantenimiento de proveedores, para especificar la dirección a la que se enviará el pedido. -De esta forma ya estaría configurado, para enviar el pedido pulsar el botón @(o con el dibujo de un clip dependiendo de la versión que tengamos) del mantenimiento de pedidos y pulsar el botón aceptar. Después se recibirá en la cuenta de la que se ha enviado el pedido un mensaje de Monto indicando si el pedido es correcto. 372 Monto ADR Para que el ADR funcione lo primero que hay que hacer es ejecutar un actualizador de precios (traspaso) para que se actualice nuestra base de datos con los datos del ADR, eso si tiene que ser la ultima versión del traspaso, que se puede descargar desde ftp://www.pala.com/actualizaciones/traspaso.exe También tenemos que actualizar el Techni-Web Gestión, para ello nos descargaremos el archivo ftp://www.pala.com/actualizaciones/monto/actualizacionMonto.exe y lo ejecutaremos, hay que apretar el botón de instalar y dar a siguiente, esta actualización nos emitirá unos mensajes no debemos preocuparnos por ello y hay que apretar todo el rato el botón de aceptar. Una vez hecho esto solo hay que imprimir las facturas o albaranes, y automáticamente nos imprimirá la carta de portes correspondiente. Si no quisiéramos que nos imprima la carta de portes y solo queremos que imprima la factura o el albaran solo tendremos que desmarcar la opción "imp.carta de portes": 373 Monto Descuentos y Modificaciones Monto Monto Ofrece a sus clientes y franquiciados una serie de Descuentos por Importe y Bonificaciones por peso que son los siguientes: TABLA DE DESCUENTOS / CARGO POR PEDIDO ( Según Importe) Importe de 0 a 59,99 CARGO 6 € x ENVÍO Importe de 60 a 89,99 CARGO 0,12 € x KG. Importe de 90 a 149,99 CARGO 0,1 € x KG. Importe de 150 a 399,99 CARGO 0,06 € x KG. Importe de 400 a 2999,99 CARGO 0 Importe de 3000 a 8999,99 BONIFICACION 1% Importe de 9000 a 17999,99 BONIFICACION 2% Importe de 18000 a 29999,99 BONIFICACION 3% Importe de 30000 a 99999999 BONIFICACION 4% BONIFICACION POR PEDIDO (Según KGS.) Kilos de 0 a 2999 CARGO 0 Kilos de 3000 a 4999 BONIFICACION 24,04 € / TM Kilos de 5000 a 9999 BONIFICACION 30,05 € / TM Kilos de 10000 a 14999 BONIFICACION 42,07 € / TM Kilos de 15000 a 19999 BONIFICACION 54,09 € / TM Kilos de 20000 a 23500 BONIFICACION 60,1 € /TM Al introducir un pedido de compra cuando guardemos el pedido el programa nos calculará automáticamente las bonificaciones y descuentos. Aparecerán dos líneas nuevas indicando estos conceptos. Durante la entrada del pedido de compra podemos ver en todo momento la suma del peso específico de todos los artículos. 374 375 Video Club Video Club • • • • • Funcionamineto del modo Video Club Introducir el saldo del cliente Mostrar el saldo del cliente Comprobar precios Cliente por huella 376 Video Club Configuración y funcionamiento del modo Video Club Configuración Lo primero que tenemos que hacer es mostrar los botones en el TPV, los cuales nos van a permitir realizar reservas (este botón no es obligatorio para su funcionamiento), y realizar devoluciones y consultas sobre los préstamos. Los parámetros a configurar en el gestion.ini son los siguientes: Una vez activados e iniciado el programa,el primer artículo que crearemos (que tenga el código 1) será el artículo con descripción SANCION PRESTAMO, identificación SANCION, familia GENERAL. Si de un artículo tenemos varias unidades, crearemos tantos artículos como unidades tengamos, cumpliendose la condición de que tengan el mismo nombre y la misma familia. Posteriormente configuraremos las familias, en las cuales especificaremos los artículos que se prestan y los que no. 377 Si marcamos la opción de modo video club, no aparecen varios campos, como son el número de días que se va a prestar el artículo, el importe que se tiene que pagar por cada día de exceso en el préstamo. El tipo de préstamo viene marcado con la opción préstamo multidia. Si esta opción está marcada, a la hora de realizar un préstamo pide al usuario que introduzca el número de días a prestar el artículo, y posteriormente asigna el importe a la linea del tícket según esté guardado en su familia. En esta imagen puede verse que para 1 día de prestamo son 3€, para 2 días de préstamo son 5€, y para 3 días de préstamo son 6€. 378 Nota importante: En cuanto a la configuación, únicamente queda decir que para trabajar haciendo préstamos, es recomendable vender los artículos por el código de barras. Si se vende por código de barras, si intentas vender un artículo que no está disponible, muestra un mensaje, si se vende por código de artículo, este mensaje no aparece. Funcionamiento Al entrar en el TPV, tenemos dos botones nuevos, RESERVAS y DEVOLVER. Es recomendable mostrar los campos del TPV tal y como aparecen en la imagen (código de barras, descripción, cantidad, precio con iva, importe). Para generar el préstamo de un artículo, simplemente tendremos que venderlo. Hay que tener en cuenta que si eliminamos el cobro de un ticket, habrá que hacer las devoluciones de los artículos manualmente. Si pulsamos el botón DEVOLVER, nos aparecerá la pantalla para devolver artículos, en la cual podremos realizar las devoluciones o bién consultar los préstamos. 379 Para realizar la devolución simplemente tendremos que leer con nuestro lector de codigos de barras sobre el cuadro de texto, o bien, escribimos el código de barras y pulsamos ENTER. Para consultar los préstamos, pulsamos el botón PRESTAMOS y nos aparecerá una nueva ventana con dicha información. 380 Cuando devolvemos un artículo fuera del plazo, nos aparece en pantalla una ventana de sanción, mostrándonos de todos los artículos que el cliente ya ha entregado, los que están sancionados. 381 Esta ventana nos da varias opciones: 1. COBRAR: Esta opción permite cobrar todas las sanciones del cliente. Antes de cobrarlo, tenemos que tener un ticket nuevo sin cobrar creado. Nos genera una linea de ticket con el importe de todas las sanciones. 2. ELIMINAR: Esta opción permite elimiar el cobro de todas las sanciones del cliente. 3. APLAZAR: Esta opción permite aplazar el cobro de todas las sanciónes del cliente. Cada vez que seleccionemos a un cliente con sanciones nos aparecerá de nuevo la pantalla. Para las reservas, hay que tener en cuenta que solo podremos realizar reservas de artículos que tengan todas sus unidades prestadas. Si no se tienen todas las unidades prestadas, simplemente nos permitirá consultar sanciones. 382 Si por lo contrario, tenemos todas las unidades de un artículo prestadas, nos permitirá agregar nuevas reservas. 383 Las reservas se pueden cancelar. En el momento de realizar una devolución, si el artículo está prestado, nos mostrará en pantalla el cliente que realizo primero la reserva. Las reservas son únicamente informativas. 384 Video Club Introducir saldo en la tarjeta del cliente Para poner saldo en la tarjeta del cliente pulsamos el siguiente botón: Una vez pulsado nos aparecerá la siguiente ventana, en la cual nos muestra el saldo que tiene actualmente el cliente, y la cantidad que vamos a introducirle. 385 Video Club Mostrar en la pantalla TPV el saldo de la tarjeta del cliente Activamos en el GESTION.INI el parámetro: Mostrando en el TPV el saldo del cliente de la siguiente forma: 386 387 388 Video Club Comprobar Precios Lo primero que tenemos que hacer para tener esta opción es activar un parámetro en el GESTION.INI. Una vez que tenemos activada esta opción, nos aparecerá en el TPV un botón. 389 Cuando hacemos click sobre el botón, no aparece la siguiente pantalla: 390 Según la tarifa que tengamos seleccionada, y el codigo de barras introducido, nos mostrará el precio del artículo junto a su nombre. Nota importante: El precio se muestra cuando se lee con el lector de codigo de barras sobre el cuadro de texto que pone codigo de barras, cuando se introduce el codigo de barras manualmente y presionamos ENTER, o cuando una vez introducido el codigo de barras, cambiamos de tarifa. 391 Video Club Clientes por huella digital Lo primero que tenemos que hacer para trabajar con la huella digital de los clientes, es guardarla en la base de datos. Para ello, existe la opción de guardar y borrar en el mantenimiento de clientes. Una vez que ya tenemos las huellas guardadas, en mantenieminto de empresas opciones podemos encontrar un parametro con el cual seleccionaremos la manera de trabajar con la huella digital. Si el parámetro ACTIVAR HUELLA SÓLO CON CLIENTE ESCOGIDO está activado, sólo comprobara que la huella se corresponde con el cliente escogido, si no está activada esta opción el programa mirara si la huella se corresponde con cualquier cliente y esto puede tardar mucho tiempo en comprobarse. 392 En el GESTION.INI debemos marcar la opción para que nos muestre un botón para la huella del cliente en el TPV. 393 Una vez activado nos mostrará el botón POR HUELLA, con que ya podremos trabajar. 394 395 Módulo Cocina TPVTACTIL Módulo de cocina El módulo de cocina permite controlar la hora, el tiempo y la rapidez de preparación de los platos desde la cocina, también permite consultar el contenido de ticket de cada mesa de comedor, visualizar el escandallo de los platos y controlar el stock (básicamente de semielaborados). Botones • Salir Cierra el módulo de cocina o cierra toda aplicación si el programa está configurado para uso exclusivo del módulo de cocina • Ficha Técnica Permite visualizar el escandallo y la ficha técnica 396 (normalmente un fichero de Microsoft Word) de un artículo • Stock Es un botón similar al botón de la pantalla principal del programa, permite visualizar el stock actual de un artículo y realizar los movimientos • Listo Permite marcar como listos primeros, segundos, etc de la mesa seleccionada • Orden Permite seleccionar el orden de preparación (primeros, segundos, etc ) para a continuación marcarlos como listos con el botón Listo • Ticket Permite imprimir el resumen de platos de la mesa seleccionada con las horas de preparación de cada plato • Ver Info. Muestra y oculta la información que aparece en la zona de mesas • Resumen Muestra la lista de todos los platos (nombre y cantidad) que están pendientes de preparar Campos • 1 Muestra la imagen de usuario que en estos momentos está trabajando con el programa • 2 Muestra la hora actual • 3 Muestra las horas de cuando han sido pedidos y preparados los primeros, segundos, etc de la mesa seleccionada • 4 Muestra los platos de la mesa seleccionada • 5 Muestra número de mesas en cada zona que están en verde, amarillo y rojo. Cuando un número cambia de valor el cuadradito de color correspondiente empieza a parpadear hasta que aprietes el botón de la zona. Una mesa cambia de color de verde a amarillo o de amarillo a rojo si el periodo entre la hora de pedido y la hora actual sobrepasa los valores que están definidos en el programa Restaweb. • 6 Muestra las mesas de comedor de la zona seleccionada, encima de cada mesa se muestra la hora de cuando han sido marcados como listos los primeros, segundos, etc 397 398 Módulo Invernadero Control de trabajadores de invernadero CONFIGURACION El mantenimiento de agentes se convierte en control de trabajadores de invernadero. Para disponer de ésta modificación, tenemos que activar un parámetro en el gestion.ini. El parámetro es: - Dentro de [EMPRESAS] ModoInvernadero=1 Cuando activamos el modo invernadero, las etiquetas del programa llamadas centro de coste, pasarán a llamarse Invernadero. Si no queremos trabajar con invernadero, y queremos trabajar con variedades,... , podemos cambiar el nombre con el parámetro: TextoCentroDeCoste=Variedad Si no se pone nada por defecto muestra invernadero, siempre y cuando esté el modo activado. 399 Una vez que hemos configurado el gestion.ini, hemos de crear los invernaderos o variedades que vayamos a utilizar (centros de coste). Para ello, desde el menu principal del programa, pulsamos sobre J. Asientos, y seleccionamos 1.- Mantenimiento. Una vez que estemos en la pantalla de mantenimiento de asientos, pulsaremos el botón para el mantenimiento de invernaderos (botón verde que aparece dentro del recuadro rojo en la foto). Una vez pulsado el botón nos aparecerá la siguiente pantalla, en la que crearemos los invernaderos o variedades, especificando su tamaño y su cantidad de plantas. 400 Una vez creados los invernaderos o variedades, pasaremos a crear los empleados. Desde el menu principal del programa, seleccionamos C. Agentes, y seleccionamos 1.- Mantenimiento. En la pestaña Otros Datos podemos especificar el precio de la hora de trabajo para el trabajador. 401 FUNCIONAMIENTO Una vez que esten los invernaderos o variedades creadas, y los empleados, podemos empezar a trabajar. Desde el menu principal del programa, seleccionamos C. Agentes, y pulsamos 1.- Mantenimiento. En la pestaña Control de trabajo será donde se muestre toda la información relativa a las horas trabajadas por un empleado, anticipos recibidos, horas que se le han pagado, etc. 402 BOTONES 403 BOTON DESCRIPCION Poner horas al trabajador FORMULARIO Darle un anticipo al trabajador FORMULARIO Realizar el pago a trabajador/es 404 FORMULARIO Eliminar el pago de un trabajador FORMULARIO Imprimir lo que hay que pagarle al trabajador/es COLORES COLOR SIGNIFICADO Horas trabajadas pendientes de pagar No hay resultados Horas trabajadas pagadas Anticipo a un trabajador pendiente de ser devuelto Anticipo devuelto por el trabajador NOTAS A TENER EN CUENTA 405 • • • • Si se desea eliminar una linea, y esta tiene el campo pagado a si, antes de ser borrada, debe eliminarse su pago. Si se elimina el pago, puede que elimine el pago de otras lineas. Si hacemos doble click sobre una linea pagada, veremos el asiento contable al que pertenece esa linea, salgo que sea un anticipo, que nos mostrará el asiento de ese anticipo. En todo momento podemos ir filtrando entre fechas la información que queremos que nos muestre. Siempre por defecto nos muestra el año actual completo. De igual forma que en el caso anterior, también podremos filtrar la información por horas pagada o anticipos. 406 Gestion.ini Configuración Gestion.ini • 407 Gestion.ini Desconexión En el fichero gestion.ini se encuentra el apartado desconexión: [DESCONEXION] Actual=1 Servidor=nombre_servidor Directorio_local=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Directorio_servidor=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Con la opción Actual=1 cuando arrancamos el programa este intenta conectarse a las bases de datos del servidor que se encuentran en el directorio especificado en Directorio_servidor. Si no tiene problemas para conectarse a estas bases de datos trabaja normalmente. Si no puede conectarse a las bases de datos del servidor intenta conectarse a las bases de datos del directorio especificado en Directorio_local. Si se conecta a estas bases de datos aparece el mensaje: Al abrirse el programa muestra directamente la pantalla del TPV para hacer tickets, pues es la única funcionalidad que se debería hacer desconectado del servidor, pero no deja cerrar caja, cuando se pulsa el botón de cerrar caja sale: Si se cierra la pantalla de TPV se cierra automáticamente el programa. Cuando se restablezca la conexión con el servidor hay que cerrar y volver a abrir el programa para que trabaje con las bases de datos del servidor. 408 Cuando se pulsa el botón de cerrar caja si se está trabajando con el servidor mira si se han hecho tickets en la base de datos local y si así ha sido los importa a la base de datos del servidor y los borra de la base de datos local, pasándose así las ventas que se habían realizado en modo local. Si se trabaja con una conexión remota hay la posibilidad de importar los tickets que se hayan hecho en una base de datos local utilizando el apartado del gestion.ini: [RECOGER] Actual=1 Servidor=servidor_remoto Directorio=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Si este apartado está bien configurado, cuando se pulse el botón de cerrar caja el programa intentará importar los tickets de la base de datos remota, si los hay, a la base de datos local y borrar estos tickets de la base de datos remota. 409 Ult im as Mo dif ica cio nes Ultimas Modificaciones • • 410 • 411 • 412 • • 413 • • 414 • • 415 • 416 • 417 • 418 TPV Táctil Copyright 1998-2005 419 TPVTáctil Indice • • • 420 • • • 421 • • • 422 • • • • • • 423 • • • • • • 424 • • 425 • • • 426 • • 427 • 428 TPVTáctil Introducción Obj etiv o de la apli caci ón: El mód ulo TPV Tác til está dise ñad o par a reso lver de man era rápi da y sen cilla la ven ta mos trad or y me mor ias de 429 con sum os; en este man ual se des crib e la apli caci ón par a un rest aur ant e per o se pue de apli car a cual qui er pun to de ven ta con inte rfaz táct il. Está pre par ado par a fun cion ar tant o 430 en peq ueñ as em pres as com o en gra nde s em pres as con red es dist ribu idas con gra n can tida d de usu ario s. Per mit e una amp lia gam a de posi bili dad es par a ada ptar se del mej 431 or mod o posi ble a su neg ocio . En defi niti va, es la herr ami ent a perf ect a que le per miti rá llev ar su neg ocio de la man era más sim ple y mej or posi ble. Vea también Características. 432 433 TPVTáctil Características del TPV Táctil Aqu í se det alla n de for ma gen eral las prin cipa les car act erís tica s del TPV Tác til, par a car act erís tica s gen eral es con sult e las car act 434 erís tica s de Ges tión Tec hniweb : Generales • Entorno intuitivo Puede funcionar con pantalla táctil o ratón, se puede prescindir del teclado. • Tiempo real Se accede a la misma información desde todos los terminales • Informes Acceso a listados de todo tipo.. • Multilingüe Impresos en varios idiomas. • Seguridad Control de usuarios configurable por el usuario Administrador, pudiendo dar o quitar privilegios en cada una de las operaciones. Organización en grupos de usuarios predefinidos (camareros, cajeros, cocineros, encargados...) Facturación • Multizona Distribución del restaurante en un número ilimitado de zonas y mesas. Asistentes para la creación de mesas. • Flexibilidad Diferentes tarifas para diferentes zonas. • Facturación de Pueden emitirse albaranes a cliente fácilmente desde la pantalla de cobro. albaranes • Artículos Pueden formarse artículos compuestos (menús variables, combinados). Pueden definirse variaciones sobre un artículo (filete poco hecho, sin sal...) • Periféricos Acepta lectores de código de barras, visores de punto de venta, impresoras de tickets, cajón de monedas... • Multidivisa Permite controlar de manera rápida e intuitiva el cambio de monedas Comunicaciones • Mensajes Mensajes entre diferentes camareros y a cocina 435 • Cocina Los pedidos de platos preparados pueden imprimirse en la cocina automáticamente, puede haber varias impresoras de preparación. Servicios adicionales • Cambio de mesa Cambio de mesa e incorporación de comensales desde otras mesas. • Pagos parciales Pagos equitativos o por producto, efectivo, tarjeta o albarán. • Consumos y Control de consumos y mermas. mermas • Control de presencia • Información adicional Sistema de tarjeta con banda magnética para selección de camarero y control de presencia de usuarios. Puede mostrarse junto a la mesa, la hora de entrada, el importe, hora de emisión de ticket... 436 TPVTáctil Selección de Empresa Est a es la pri mer a pan tall a que apa rec e cua ndo se eje cut a por pri mer a vez la apli caci ón. Ta mbi én nos apa rec e si la vez ant erio r 437 que use mos el pro gra ma, can cel am os en el mo me nto de esc oge r el usu ario y sali mos del pro gra ma sin ent rar en la pan tall a prin cip al. 438 Med iant e est a pan tall a pod em os esc oge r la em pre sa en que est am 439 os tra baj and o. En est e eje mpl o disp one mos de Res taur ant e la pru eba , con la que he mos llev ado a cab o tod a la exp lica ció n del pro gra ma, y em pre sa vací a, una em pre sa 440 que no disp one de nin gún artí cul o. Así pue s, tan solo nos ser á nec esa rio esc oge r la em pre sa que des ee mos en ese mo me nto y ace pta rla. 441 TPVTáctil Selección de Usuario En est a pan tall a esc oge rem os el usu ario del ter min al y ace pta rem os par a ent rar en la pan tall a prin cip al y pod er tra baj ar. 442 Seg ún el us uar io qu e esc oja mo sy seg ún la con 443 fig ura ció n qu e ten ga pre det er mi na da ést e, dis po ndr em os de má so me nos pri vil egi os, por eje mp lo, un ca ma rer o 444 pu ede no ten er pri vil egi os par a cob rar un tick et. El bot ón nos ser vir á par a lle var un con trol sob re los us uar ios del 445 ter mi nal (en est e cas o caj era y ca ma rer o). Ser á pos ible ya qu e al ent rar por pri me ra vez en el rest aur ant e ten drá n qu 446 e pul sarl o par a ent rar y al fin aliz ar el día , pul sarl o par a sali r. Est as op era cio nes pu ede n def inir se en el ma nte ni 447 mi ent o de op era cio nes . Est a es la pa nta lla qu e apa rec e al pul sarl o, do nd e ma rca re mo s la op era ció n de pre 448 sen cia des ead a: Un eje mp lo seri a al ent rar 449 por pri me ra vez , se pul sarí a en pri me r lug ar el bot ón , seg uid am ent e se sel ecc ion arí a ent rad a, y fin al me nte se 450 ent rarí a en la apl ica ció n. Los us uar ios pre sen tes est an ma rca dos en col or ver de, mi ent ras qu e los qu e no lo est án 451 est ará n ma rca dos en col or roj oy no po drá n sel ecc ion ars e co mo us uar io acti vo. 452 TPVTáctil Pantalla Principal Una vez hayamos escogido el usuario nos aparecerá la siguiente pantalla: 453 En ella observamos tres áreas claramente diferenciadas: • • • área de zonas área de mesas área de menús 454 Ta mb ién es pos ible acc ede r des de la pa nta lla pri nci pal al ma nte ni mi ent o de im pre sor as y al ma nte ni mi ent o de zo 455 nas : • • Mantenimiento de impresoras Mantenimiento de zonas Area de zonas: Ést a áre a nos ind ica en qu é zo na est am os tra baj an do. Ést a pu ede ser, en est e 456 cas o, rest aur ant e, ba nq uet e, terr aza y bar ra. Seg ún la zo na qu e esc oja mo s, el áre a de me sas ca mb iar aa las me sas 457 ocu pa das , des ocu pa das , .... del rest aur ant e, del ba nq uet eo de la terr aza . Dis tint a es la zo na de bar ra, ya qu e en ella 458 no res erv am os me sas, sin ó qu e dir ect am ent e nos apa rec e la pa nta lla de pe did os. Par a con fig ura r las zo nas vea ma nte nim 459 ient o de zon as Area de mesas: Est a áre a nos pre sen ta tod as las mes as que ten em os en la zon a que hay am os sele ccio nad o. En ella ve mos las mes as ocu pad as, libr es, 460 pen die nte de pag o, etc. Puls and o sob re cua lqui er mes a libr eu ocu pad a acc ede rem os a otra pan tall a don de har em os tod as las ope raci one s sob re esa mes a, co mo pue de ser 461 sele ccio nar el pro duc to que des ea el clie nte, etc. Lo ver em os más det alla da me nte en la sec ció n pan tall a de ped idos . Med iant e est os bot one s acc ede mos a las 462 sigu ient es mes as o bie n, a las ant erio res. Area de menús: En ést a áre a apa rec en tod os los bot one s qu e nos per mit irá n hac er las op era 463 cio nes bás ica s: Eli ge la caj a sob re la qu e se rea liz ará n los car gos , ve nta so mo vi mi ent os. Par a lle var el co ntr ol de caj a. Así sab em os tod os 464 lo mo vi mi ent os he ch os dur ant e el día Par a rea liz ar los mo vi mi ent os de caj a, ent rad ao sal ida s Par a lle var el co ntr ol de sto cks de los dif ere nte 465 s art ícu los en los al ma ce nes Par a rea liz ar pe did os a los pro ve ed ore s Par a rea liz ar res erv as de las me sas Ma nte ni mi ent o de los alb ara nes 466 par a ca da cli ent e Po de mo s dej ar los tic ket s pe ndi ent es de pa go, co n est e bot ón ac ce de mo s al ma nte ni mi ent o. Ma nte ni mi ent o de los 467 tic ket s rea liz ad os dur ant e ob ert ura y cie rre de caj a Lis tad os de la apl ica ció n. Par a dej ar me nsa jes a los dif ere nte s usu ari os del pro gra ma 468 Par a ing res ar en caj a los tic ket s co bra dos por un ag ent e En cas o de qu e los cli ent es qui era n ca mb iar de me sa, se efe ctu ará de sd e est a op ció n. 469 Par a filt rar la vis ual iza ció n de las me sas , po de mo s filt rar por tod os, sin im pri mi r tic ket y por tic ket im pre so. Pul san do rep eti da me nte est e bot ón se mu 470 est ra en la zo na de me sas , la hor a de ent rad a, nú me ro de per son as en dic ha me sa, no mb re del cli ent e, im por te, no mb re de la me sa y hor a de im pre sió 471 n del tic ket . Ab re la caj a. Sal ir Se gú n los pri vil egi os del usu ari o act ivo alg un as op cio nes no est ará n dis po nib les . Por últ im o, si de sea mo 472 s ca mb iar de usu ari o, lo úni co qu e ten dre mo s qu e ha cer es pul sar sob re est e bot ón, do nd e nos ap are cer á de nu ev o la pa nta lla de sel ec ció n de 473 usu ari o Al cli cla r sob re el bot ón de ext ras ap are ce un a ve nta na co n3 op cio nes : Par a co nfi gur ar los pro gra ma s aso cia dos a est os bot on es es ne ces 474 ari o apr eta r el bot on der ec ho, se mo str ara un a ve nta na de ubi ca ció n de arc hiv os. Bu sca r el pro gra ma . Un a ve z asi gn ad o al apr eta r el bot ón 475 se eje cut ara el pro gra ma aso cia do. Mantenimiento de zonas Puls and o bot ón der ech o sob re una zon a, se mu estr a un me nú em 476 erg ent e. La pan tall a de con figu raci ón de zon a nos per mit e mo difi car la zon a sele ccio nad ao sele ccio nar otra zon a. Den tro del ma nte nim ient o de la zon a pod em os mo 477 difi car: • Nombre: el nombre de la zona • Orden: el orden en le que aparece en la pantalla de presentación • Almecenes el/los almacenes asociados a la zona de donde se descontaran las ventas de la zona • Tarifa: la tarifa de la zona consumo: 478 • Tipo de zona: el tipo de zona • Impresora: impresora especial para la zona por donde se imprimirá una copia de lo que se haga en esa zona • Impresora impresora especial para la zona por donde se imprimirán los tiquets se hagan en esa zona ticket: • Cobrar directo: Muestra la pantalla de cobro directamente • Imprimir Imprime una factura en lugar de imprimir ticket factura: • Iva incluido: Incluye en iva en el ticket final • Imprimir Imprime las peticiones de las diferentes impresoras peticiones: • Imprimir ticket: Imprime el ticket en la impresora de ticket • Tiempo límite Indica el tiempo (en minutos) antes de que imprima para el preticket automáticamente preticket: • Autogenerar Genera una mesa nueva al entrar mesas: • Eliminar al cobrar: • Pedir comensales en esta zona Se borra la mesa al cobrar. Si está marcado nos pedirá el numero de comensales cada vez que abramos una mesa de la zona especificada, con los siguientes parámetros en el tpvtac.ini: [[COMENSALE S] Actual=1 (Opción comensales activada, 0=desactivada) Forzar=1 (Obligatoriamente, 0=se puede cancelar ) Maximo=0 (Número máximo de comensales por mesa) Por_defecto= (Nº de comensales por defecto) 0 • Crear mesas: En el botón de crear mesas podemos crear diversas mesas de una sola vez introduciendo el rango de numero de mesa y el nombre genérico de las mesas. 479 Mantenimiento de impresoras Al puls ar el bot ón der ech o sob re el bot on de list ado s apa rec erá la opc ión de Con figu raci ón de imp res oras . En est a ven tan a se aso cia un ide ntif ica dor de imp 480 res ora con una imp res ora de usu ario que a su vez est a enl aza da con una imp res ora físic a en el mo dul o de gest ión al cua l se pue de acc ede s dire cta me nte pre sion and o al bot ón de 481 imp res ora de la der ech a.. 482 TPVTáctil Pantalla de Pedidos Una vez seleccionada la mesa deseada nos aparecerá la siguiente pantalla: 483 En ella observamos tres áreas claramente diferenciadas, área de acceso directo a pantallas, área de platos, y por último, área de menús. 484 Área de acceso directo a pantallas: Ésta puede ser, en este caso, primeros, segundos, vinos, refrescos, licores y cafés, ... Según la opción que escojamos, nos aparecerá en el área de platos los distintos platos correspondientes a la pantalla escogida. Tan simple como escoger la pantalla e ir seleccionando los distintos platos. Área de platos: Esta área nos presenta todos los platos posibles correspondientes a la pantalla escogida (Primeros, Segundos,...). Seleccionando cada uno de ellos iremos incorporando en la lista todo lo que se vaya a consumir. Si pulsamos sobre un bistec, por ejemplo, nos aparecerá otra pantalla con la posibilidad de escoger el gusto del cliente, es decir, si lo desea poco hecho, muy hecho, con mucha guarnición, etc. Para más información seleccione Variaciones. Mediante estos botones accedemos a los siguientes platos o bien, a los anteriores. Área de menús: En ésta área aparecen todos los botones que nos permitirán hacer operaciones sobre los productos seleccionados. • Borrar Nos permite borrar un producto entrado ya en la linea lista. • Editar Linea Nos permite editar la cantidad de un mismo producto entrado • Orden de Nos sirve para clasificar los productos que vayamos preparaci entrando, sean Primeros, Segundos, Postres,.. Este ón orden puede ser manual o automático. • Variacion Con este botón nos aparecerá otra pantalla que nos es permitirá seleccionar un producto al gusto del cliente, por ejemplo, en el caso de un bistec, pues que esté poco hecho, con mucha guarnición, etc. 485 • Parcial Este botón sirve para que se pueda cobrar por separado cada uno de los productos. Es decir, si un cliente que estaba en una mesa de cuatro personas desea pagar su consumición, mediante este botón será posible. • Ticket Nos imprimirá el ticket de lo consumido. • Abrir Caja • Cobrar Abre la caja. Nos aparecerá otra pantalla con todas las opciones de cobro, divisas, etc. • Ed.Menu Para modificar un plato que forma parte de un menu o combinado. • Ed.Client Para modificar el cliente del ticket. e • Articulo Para hacer una busqueda de un articulo, igual a F3. Además de los botones del menú, tenemos: • No s per mit e sele cci ona r el usu ari o del pro gra ma, o con el bot on 486 der ech o con fig ura r las ope raci one s del con trol de pres enci a. • No s per mit e mo difi car los pre cio s de los pro duc tos, por el hec ho de est 487 ar en terr aza , gen eral , etc. • No s apa rec e otr o peq ueñ o me nú con dif ere nte s opc ion es. Notas adicionales: Dos usuarios no tienen acceso simultáneo a la misma mesa, esta queda bloqueada cuando entra uno de ellos. Cuando el usuario abandona la pantalla de pedido se envían las nuevas peticiones a la cocina. Dentro del tpvtac.ini en el apartado [USUARIO] tenemos: Pediralescogerarticulo=0 488 Si el valor es igual a uno el programa pedirá el usuario cada vez que se escoge un artículo en la pantalla de ventas, sin pedir contraseña, siempre que el usuario activo sea administrador. Esto es para que quede guardado el usuario en cada línea de venta. Una vez que se ha dado de alta el artículo se restaura el usuario anterior. Configuración de platos y pantallas Pulsando el botón derecho sobre cualquier casilla de la zona de los platos y seleccionando configuración de platos o botón derecho sobre cualquier casilla de la zona de pantallas y seleccionando configuración de pantallas podemos escojer una pantalla o un plato para visualizar en esta casilla, también podemos modificar o borrar la casilla en el caso de que ya haya algún plato o pantalla, incluso podemos crear un nuevo plato o pantalla y ponerlo en la casilla seleccionada. Editar artículo Pulsando el botón derecho sobre cualquier casilla de la zona de los platos y seleccionando Editar nos aparecerá la pantalla de edición artículo, en la que podemos modificar varios parámetros del artículo: 489 Editar Linea Los productos tienen que estar como editables para que te permita ver la pantalla con las opciones de [mensaje, orden, cantidad y Asignar comensal]=basicas, si se quiere que tenga acceso solo a las operaciones el usuario debe estar dentro del grupo 20000004=Solo operaciones básicas al editar línea , de lo contrario podrá ver y modificar las opciones de [descripción, precio, descuento etc, etc]=Administrador), al oprimir este boton se desplegará la siguiente pantalla: 490 El programa esta diseñado para que no te permita capturar un numero que no este dentro del rango de comensales de la mesa, al oprimir el botón cambio de comensal el programa recorrerá uno a uno el numero de comensales, o bien se puede digitar directamente el número deseado, tal como se muestra en la pantalla, una vez asociado el comensal se da aceptar para guardar los cambios. Si se asoció el comensal a la línea ya podemos cobrar por comensal, este procedimiento de cobrar por comensal se hace en el apartado de Parcial. Calculadora Con los siguientes parámetros en el tpvtac.ini: [REGISTRADORA BUFFET] Actual=0 (Si es 1 nos permite simular una caja registradora para un Buffet con sus botones y comportamiento, sino actuara como tengamos en REGISTRADORA) 491 492 TPVTáctil Control de caja Desde la siguiente pantalla podemos ver las ventas, movimientos, saldo realizados des del último cierre de caja. 493 Cier re • nú mer o: Abi • erto : Ven tas • efe ctiv o: Ven tas • ban co: Nú mer o que se asig nar a al real izar el cier re de caja . Fec ha y hor a en que se real izó el últi mo cier re de caja . Ven ta de tick ets que se han cob rad o en efe ctiv o. Ven ta de tick 494 ets que se han cob rad o me dia nte visa , che que , etc. Alb • ara nes: Pen • die nte: Sald o • ant erio r: Imp orte que sum an los alba ran es real izad os. Imp orte del con sum o no cob rad o. Sald o que habí a en la caja des pué s de real izar el 495 Sald o • act ual: • Sald o act ual real : • Des cua dre: • Reti últi mo cier re de caja . Sald o act ual de la caja . Aqu í se intr odu cirí a la can tida d real de mon eda que hay en la caja . Dife ren cia entr e el sald o act ual y el sald o act ual real . La 496 rar: can tida d que se reti ra de la caja . • Nue Dife vo ren sald cia o: entr e el sald o act ual real y la can tida d reti rad a. • Entr Din ada ero s: que no pro ced e de ven tas y que se ha dej ado en la caja (par a cam bio) . 497 • Sali Din das: ero que se sac a de la caja par a pag ar a algú n pro vee dor. • Reti Din rad ero o: que se sac a de la caja . • Con Par trol a de sab caja er : el esta do act ual sin hac er el cier re de caja . • Cier Pas re a de los caja tick : ets que 498 se han real izad o des del últi mo cier re de caja al hist óric o. • Bot Mue ón stra Det el alle imp : orte de las ven tas de cad a can al. 499 TPVTáctil Apunte de caja Mediante esta pantalla podemos efectuar entradas, salidas o retirar dinero de la caja. El concepto es la causa por que se entra, saca o retira dinero y la cantidad, es la cantidad que queremos entrar o sacar. Por último, existe la posibilidad de imprimir el comprobante del movimiento efectuado. 500 TPVTáctil Stocks Mediante el botón Stocks accederemos a la pantalla de selección de almacen. Una vez elejido el almacén podemos o bien imprimir el inventario o bien pasar a la pantalla de control y regularización de stocks mediante el botón aceptar. En esta pantalla podemos observar la cantidad de producto de que disponemos en stock, así cómo modificarlo mediante regularizaciones, mermas, devoluciones, o movimientos entre almacenes. El botón inventario nos imprime el inventario del almacén seleccionado. Mantenimiento de devoluciones pulsando boton derecho sobre devoluciones podremos acceder a una subpantalla de selección: 501 Pulsando sobre las diferentes opciones aceedemos a los diferentes mantenimientos existentes, estos matenimientos nos perminte gestionar los mensajes para las diferentes acciones. Mantenimiento de regularización Pulsando boton derecho sobre el botón de regularización que se halla en la pantalla de stocks accedemos al mantenimiento de regularización 502 Una vez aqui podemos gestionar los mensajes que ofrece el sistema para la regularización. 503 TPVTáctil Mermas de artículos Para configurar los mensajes de merma es necesario pulsar el boton de stock, seleccionar un almacén y pulsar el botón derecho sobre mermas: Al pulsar sobre la opción accederemos a una pantalla de mantenimineto donde podremos definir los tipos de mermas existentes en el programa. 504 505 TPVTáctil Pedidos Aquí tenemos todas las comandas que tenemos efectuadas por el momento. Podemos tener varias y de varios proveedores, los cuales escogeremos mediante el menú Selección de proveedor (En este ejemplo está seleccionado TODOS con lo cual veremos todas las comandas). 506 Mediante el botón más (+) nos aparecerá la siguiente pantalla. 507 En ella escogeremos el Proveedor, la fecha de entrega, y si es necesario, un comentario. Con el botón Nueva Linia nos aparecerá la siguiente pantalla: 508 Con el botón relacionar artículo introduciremos lineas en el pedido,con el de stock del artículo podremos ver la cantidad de articulos que tenemos en stock siempre y cuando el artículo que tengamos selecionado tenga activado el control de stock, con el botón de Buscar Artículo podemos buscar un artículo en las líneas del pedido, este es útil cuando tenemos un pedido con muchas líneas. Una vez tengamos añadida al menos una línea en el pedido podremos aceptar el pedido. 509 TPVTáctil Albaranes Un a vez pul sad o el bot ón de alb ara nes nos apa rec erá la sig uie nte pa nta lla: 510 Con el siguiente botón buscaremos al cliente, y nos apareceran en la rejilla inferior todos los albaranes de este cliente, con los botones de la derecha podemos convertir el albarán a ticket, cobrar el albarán, imprimirlo en formato ticket, imprimirlo en formato factura y editarlo. Con el botón de serie. podremos buscar un artículo en los albaranes a través de su número 511 TPVTáctil Tickets Una vez pulsado el botón de tickets nos aparecerá la siguiente pantalla: 512 Con el botón de Imp.Visa podemos imprimir los tickets con forma de pago con tarjeta, con el botón de Abono podemos hacer abonos de los tickets, Con el cambio de vista veremos una rejilla con una lista de todos los tickets. 513 TPVTáctil Editar Ticket Esta pantalla nos aparecerá justo después de seleccionar editar ticket. Con ella podemos modificar el número de comensales, el cliente, agregar un comentario o bien aplicar un descuento. 514 TPVTáctil Reservas Con el botón de reservas en la pantalla principal podremos hacer reservas sobre las mesas de nuestro restaurante. Con el botón mas(+) nos aparece la siguiente pantalla: 515 Escojemos una Fecha y hora de inicio, con los prismáticos escojeremos un cliente y una mesa, con el botón de regularización. podemos asignar un artículo para que aparezca en la reserva también, una vez puestos todos los datos aceptamos y volveremos a la pantalla anterior. Con el siguiente botón asignamos una reserva a la mesa que corresponda 516 517 TPVTáctil Reservas Desde el TPVtac.ini, el archivo de configuración del táctil, en apartado de Reservas podemos modificar tanto el formato como el funcionamiento de la reserva en el táctil .con tipo_reserva = 1 se puede entrar a la Reserva con el nuevo diseño: A continuación procedamos a parametrizar la nueva reserva: 1. Configuraciones para operar con la Agenda. El Usuario debe tener permisos para poder acceder al apartado de la Agenda, localizado en el módulo táctil en el botón de Reservas: 518 Para activar aquellos usuarios que deseemos tengan acceso a la agenda, iremos a la opción de mantenimientos desde la pantalla principal del táctil: 519 Activando esta opción de Mantenimientos podremos acceder a los Usuarios para activar su presencia o no en la AGENDA, es decir podemos tener usuarios que puedan acceder y otros usuarios que no sea necesaria su presencia en la AGENDA, de esta forma diferenciamos los colaboradores que prestan servicios en SPA o Salón de aquellos usuarios cuya operativa sea diferente, como control de almacén, administración, etc.: 520 Desde el Mantenimiento de Usuarios tenemos una serie de opciones para configurar en función de cada tipo de colaborador, así de cómo sus condiciones: 521 En el Punto 1 MOSTRAR en AGENDA, activaremos esta casilla para que el colaborador sea visible en la AGENDA, es decir , si lo activamos será un colaborador presente en AGENDA, si está desactivado no aparece. En el Punto 2 COMISION ARTICULOS, pondremos el % de comisión para el 522 colaborador en las ventas de Productos al cliente, esta comisión es individual para cada colaborador, por tanto es individual y cada uno puede tener un % diferente. En el Punto 3 COMISION SERVICIOS, haremos igual que en el punto anterior, la diferencia es que esta comisión es para los servicios de los colaboradores, que también es individual para cada uno de ellos. En el Punto 4 ASIGNAR ARTICULOS Y SERVICIOS, es donde iremos añadiendo aquellos servicios y productos que cada colaborador puede realizar o vender, la pantalla que nos presenta al activar esta opción es la siguiente: Desde el navegador podremos añadir servicios o productos para cada colaborador de forma individual, así diferenciamos a cada uno con sus servicios y con aquellos productos que puede vender a los clientes. 2. Comenzar a operar con la Agenda. Una vez configuradas las opciones básicas de los colaboradores, así como las comisiones y los artículos y servicios para cada uno, procederemos a comenzar a trabajar con la Agenda. 523 En el Punto 1 SEMANA DIA, nos permite visualizar la Agenda de un día o bien toda la semana, en función de la forma de trabajar que deseemos, no obstante, si la opción es de ver la Agenda del día, observamos que a la derecha nos muestra un calendario con el mes entero para poder tener a mano los días próximos y poder acceder de forma rápida a 524 efectuar reservas en días próximos. Asimismo al visualizar el calendario del mes, nos mostrará el día de la semana de forma más oscura en aquellos días que se hayan anotado reservas. En el Punto 2 donde muestra los nombres de los COLABORADORES, nos permite visualizar la AGENDA, de dos formas diferentes, si seleccionamos un colaborador, por ejemplo, Fernando, nos mostrará en la AGENDA solamente las reservas del día o de la semana, según tengamos la visual de la AGENDA , que tenga asignado Fernando, si por el contrario, nos movemos con el cursor por los colaboradores, saldrá uno que indique TODOS, si lo seleccionamos veremos todas las reservas de todos los colaboradores, y nos dará una visión global de toda la operativa del SPA y Salón. En el Punto 3, tenemos varias opciones que nos van a permitir visualizar diferentes opciones de la AGENDA. La primera que marca TODOS LOS CLIENTES o CLIENTE, nos muestra las reservas de todos los clientes o solamente las reservas del cliente seleccionado, por ejemplo, si seleccionamos un cliente podremos ver las reservas futuras o pasadas, ya que en el calendario nos marcará en oscuro aquel o aquellos días en los que se le atendió o para ver qué fechas futuras de reservas tiene asignadas. La segunda, TODOS LOS USUARIOS o UNO, nos mostrará lo comentado anteriormente de visualizar las reservas en AGENDA de uno o todos los colaboradores, pero en función de los accesos permitidos para cada grupo de colaboradores. La tercera, COLORES A MOSTRAR POR, nos permite visualizar en las reservas, los colaboradores, los estados de la reserva ( pendiente, confirmada, cobrada, anulada, etc.) o artículos y/o servicios de las reservas. Si con el ratón nos situamos en la reserva justo encima de los colores, en función de la selección escogida nos mostrará un globo con la información específica de cada uno. En el punto 4, nos muestra los intervalos horarios de la AGENDA, así como el inicio y fin horario para cada día, esta configuración es modificable, tanto en la hora inicial y final, así como en los intervalos horarios, en este caso es de 15 minutos. 525 526 3. Crear reservas en la AGENDA. Vamos a proceder a realizar reservas desde la AGENDA, para ello, teniendo en cuenta que la AGENDA, está en el día, señalamos la hora inicial de la reserva que deseemos apuntar y al dar con el ratón se nos activa la pantalla de la reserva, nos solicita inicialmente si se trata de una RESERVA o AGENDA, la diferencia es, si se trata de una RESERVA, marcaremos esta opción, la otra opción, AGENDA, se utiliza para señalar los intervalos de descanso de los colaboradores, el cual nos permitirá, no obstante, poder activar reservas aunque sea el tiempo de descanso del colaborador. Al activar la opción de RESERVA, nos abrirá la pantalla donde vamos a introducir los datos necesarios para tener una RESERVA : 527 Punto 1, fecha de la Reserva, coge por defecto la fecha del día, si es dentro del día, o la fecha del día que asignemos para la Reserva. Punto 2, Hora de llegada, asignará como hora de llegada, la hora inicial que asignemos a la Reserva. Punto 3, Hora de salida, no asignará como hora de salida, la hora que sume por el tiempo de los servicios a partir de la hora de llegada, es decir a la hora de llegada le irá sumando los tiempos estipulados en cada servicio, teniendo en cuenta que, como veremos posteriormente, estos tiempos pueden ser modificados en más o en menos según se necesite. 528 Punto 4, ESTADO, esta opción nos permite configurar de forma personalizada los diferentes estados que podemos asignar a una Reserva, como puede ser Cancelada, Confirmada, Cobrada, en Espera, etc, así como asignar a cada una de estas situaciones con un color diferente. Punto 5, DATOS GENERALES, esta pantalla nos irá mostrando los datos tanto del cliente como de la ubicación en el Salón. Punto 6, CLIENTE, mediante esta opción podemos acceder a la búsqueda de los clientes para asignarle la Reserva, o bien en su defecto acceder al menú para dar de alta la ficha correspondiente a los nuevos clientes, el cual, una vez seleccionado se nos mostrará en el apartado de Cliente, mostrando también algunos datos de referencia como puede ser el número de teléfono y algún comentario que creamos necesario se muestre al abrir este cliente. Punto 7, PUESTO, al acceder a esta opción la aplicación nos desplaza hasta las zonas de Salón o SPA con el objeto de asignar la ubicación donde comenzarán los servicios el cliente de la RESERVA. Punto 8, USUARIO, esta opción nos asigna por defecto el colaborador que toma la RESERVA con el fin de tener un control sobre las RESERVAS y las personas que las toman. Punto 9, COMENTARIO, esta opción nos permite anotar cualquier anotación sobre la RESERVA o sobre el cliente, de tal forma que siempre que abramos esta RESERVA podamos ver la mencionada nota o comentario. Una vez asignado el cliente así como la ubicación dentro del Salón, nos iremos a asignar los servicios que el cliente desea se le realicen. 529 Accediendo a la pestaña ORDEN, accedemos a la pantalla de asignar servicios al cliente. Nos abre las pantallas y ahora se trata de asignar el servicio que se hará al cliente: 530 Asignamos el SERVICIO, marcamos una vez con el ratón el servicio , Punto 1, y nos activa el Punto 2, el cual al seleccionarlos nos muestra todos los colaboradores que tienen asignado ese servicio y poder escoger el colaborador que lo llevará a cabo. Una vez asignados los servicios y los colaboradores saldremos con el botón de Salir, grabaremos los datos introducidos, de esta forma ya tendremos la RESERVA grabada y visualizada en la AGENDA. 531 4.Cómo cobrar las RESERVAS. 532 Para efectuar los cobros de las RESERVAS, debemos entrar en la RESERVA, entramos en la pestaña de ORDEN y vamos al punto de ACCESO A SERVICIOS, en esta pantalla, vemos la opción de COBRAR. 533 La aplicación nos permite efectuar el cobro con cualquier forma que se desee. Accedemos a COBRAR y nos sale el mensaje de si estamos seguros de querer cobrar la RESERVA, teniendo en cuenta de que una vez cobrada no existe la posibilidad de modificar el cobro. Seleccionamos la Forma de Pago, en caso de ser CONTADO o VISA, se efectúa de forma rápida y sencilla, tenemos las opciones de pagar con TARJETAS PLATINO, ORO o PLATA, para ello seleccionaremos la opción de DESCONTAR DE SALDO, de igual forma que para incrementar pulsaremos la opción de INCREMENTAR SALDO, la cual tiene en cuenta los porcentajes estipulados, tanto de saldo como de porcentajes en comisiones. 534 5. LIQUIDACIONES DE COMISIONES A COLABORADORES y RESERVAS Entre los múltiples informes de la aplicación nos vamos a detener en aquellos más destacados por su importancia en la aplicación de la AGENDA, son en informe de COMISIONES y el informe de RESERVAS. Desde la Pantalla principal de la aplicación accedemos a la opción de LISTADOS, (número 1) y procederemos a la opción deseada , bien el listado de Comisiones (número 2 ) bien el listado de Reservas por Colaborador (número 3). El primer listado nos pide los siguientes parámetros, fecha inicial y final y colaborador inicial y final: 535 De esta forma parametrizamos y seleccionamos solamente aquellos datos necesarios, bien por fechas o bien por colaboradores, obteniendo el siguiente resultado: 536 Este informe nos detalla las ventas de servicios y de productos, diferenciando el % de la comisión por colaborador, asignado en su ficha, de igual manera aplica la comisión específica en función de la forma de pago del cliente. Listado de Reservas por colaboradores nos va a permitir visualizar y en su caso imprimir el reporte donde se detallan los clientes, los servicios asignados, las horas y los colaboradores. 537 538 TPVTáctil Operatividad Agenda Táctil 1. Cómo efectuar los cobros en Agenda para Clientes con Tarjeta Una de las particularidades del SPA es la posibilidad de que los clientes pueden adquirir diferentes tipos de tarjetas o paquetes, las cuales incluyen una serie de ventajas en productos o servicios. Si lo podemos resumir, creo que lo podemos exponer así: el cliente opta por uno de los tipos de tarjeta o paquete y obtiene a cambio un importe superior ( en servicios y/o productos ), es decir, si adquiere la Tarjeta Platino, el cliente hace un pago de un importe de 15.000 $ y en su tarjeta el saldo a su favor es de 18.000 $. Veamos un ejemplo de cómo acude un cliente al SPA y adquiere una tarjeta . En el Menú Principal activaremos el Botón de MANTENIMIENTOS ( Nº 1 ) y a continuación iremos al mantenimiento de CLIENTES ( Nº 2 ), tal y como vemos en la imagen: 539 En el Mantenimiento de clientes buscaremos el cliente deseado y seleccionaremos el TIPO DE TARJETA, que desea adquirir ( por ejemplo Oro, Plata, Platino ) en la Imagen señalado con el nº 1, en caso de desear activar algún tipo nuevo de Tarjeta, abriríamos la flecha verde que nos abrirá el mantenimiento de Tarjetas, en caso de ya existir, desplegando la señal del recuadro de tarjetas, nos mostrará los diferentes tipos existentes y seleccionaremos el deseado, asimismo en el campo señalado con el nº 2, activaremos el NUMERO DE TARJETA, asignada al cliente. 540 A continuación nos iremos al punto nº 3 para efectuar el cobro de la tarjeta y para activar el SALDO AL CLIENTE, de forma que activamos la tarjeta, asignamos el número y cargamos el saldo para que cuando venga al SPA a realizar servicios le podamos ir descontando de su saldo los servicios prestados. 541 Lo primero de todo es seleccionar el TIPO DE TARJETA, en este caso ORO ( nº 1 ) y automáticamente nos marcará el SALDO A COBRAR y el importe que cargará de SALDO EN LA TARJETA ( nº 2 ) , a continuación seleccionaremos la forma en la que va a efectuar el PAGO DE LA TARJETA, bien al CONTADO o por otro tipo como puede ser VISA o MASTERCARD, etc.Ya tenemos el cliente con su tarjeta asignada, el cobro en caja y el saldo del cliente listo. Ahora procederemos a realizar una RESERVA, con sus servicios y posteriormente efectuaremos el cobro mediante el saldo de la tarjeta del cliente 542 2. Cómo cobrar las RESERVAS. 543 Para efectuar los cobros de las RESERVAS, debemos entrar en la RESERVA, entramos en la pestaña de ORDEN y vamos al punto de ACCESO A SERVICIOS, en esta pantalla, vemos la opción de COBRAR. 544 La aplicación nos permite efectuar el cobro con cualquier forma que se desee. Accedemos a COBRAR y nos sale el mensaje de si estamos seguros de querer cobrar la RESERVA, teniendo en cuenta de que una vez cobrada no existe la posibilidad de modificar el cobro. El cobro de las RESERVAS, para los clientes con TARJETA, se efectúa de la misma manera que para el resto de los clientes con la diferencia de que como tienen TARJETA CON SALDO, procedemos de descontar el importe de los servicios del saldo de la tarjeta del cliente. Desde la pantalla de cobro podemos tener conocimiento del SALDO DEL CLIENTE, por lo que la operativa es completamente automática y sencilla, bastará con apretar el botón de DESCONTAR DE SALDO ( nº 1 ) para que se realice el cobro de los servicios del cliente, esto nos dejará los importes a cero y podremos proceder a imprimir el correspondiente ticket de los servicios. 545 No obstante, puede suceder que el SALDO DE LA TARJETA SEA INFERIOR al importe total de los servicios realizados, entonces podremos optar por cobrar el importe del SALDO DE TARJETA y nos dejará pendiente el resto para que se pague de la forma que el cliente opte oportuno. 546 De esta forma tenemos la operativa de los cobros de todas las formas operativas en el SPA. 3. LIQUIDACIONES DE COMISIONES A COLABORADORES y LISTADO DE RESERVAS Entre los múltiples informes de la aplicación nos vamos a detener en aquellos más destacados por su importancia en la aplicación de la AGENDA, son en informe de COMISIONES y el informe de RESERVAS. 547 Desde la Pantalla principal de la aplicación accedemos a la opción de LISTADOS, (número 1) y procederemos a la opción deseada , bien el listado de Comisiones (número 2 ) bien el listado de Reservas por Colaborador (número 3). El primer listado nos pide los siguientes parámetros, fecha inicial y final y colaborador inicial y final: 548 De esta forma parametrizamos y seleccionamos solamente aquellos datos necesarios, bien por fechas o bien por colaboradores, obteniendo el siguiente resultado: 549 Este informe nos detalla las ventas de servicios y de productos, diferenciando el % de la comisión por colaborador, asignado en su ficha, de igual manera aplica la comisión específica en función de la forma de pago del cliente. Listado de Reservas por colaboradores nos va a permitir visualizar y en su caso imprimir el reporte donde se detallan los clientes, los servicios asignados, las horas y los colaboradores. 550 551 TPVTáctil Pagos con certicados de cortesía en Agenda Techni-Web 1. Cómo realizar las operaciones en Agenda para Clientes con Certificados de Cortesía. Existen los denominados Certificados de Cortesía, los cuales tienen una aplicación especial, tanto en lo referente al cobro de los servicios realizados, así como en la liquidación de las comisiones de los colaboradores que intervienen a clientes de estas características. El tratamiento a seguir para el PAGO CON CERTIFICADOS DE CORTESIA (SIN NÚMERO DE FOLIO) y los SERVICIOS DE CORTESIA SIN CERTIFICADO, viene a ser igual para ambos: Como para cualquier cliente, efectuamos la Reserva correspondiente asignándole el servicio o servicios deseados, solamente que a la hora de efectuar el cobro de dicha Reserva accederemos a la opción señalada como PARCIAL. 552 Esta opción nos abrirá unas opciones de las cuales lo primero que haremos es marcar los servicios o productos que deseamos seleccionar para el cliente con CERTIFICADO DE CORTESIA o SERVICIOS DE CORTESIA IN CERTIFICADO, podemos elegir todos o solamente aquellos que no se desea cobrar al cliente: Una vez seleccionados los servicios o productos deseados, marcaremos la opción INVITACION, nos pedirá si deseamos marcar como invitación los servicios seleccionados, le diremos que sí, entonces nos marcará todo en rojo y con precio 0, de esta forma procederemos a cobrar el ticket aún siendo el importe 0, de esta manera los servicios o productos se rebajarán 553 de stock y podremos a su vez tener el control real de los servicios y productos vendidos por los colaboradores. 554 555 556 557 558 559 TPVTáctil Cobrar Esta pantalla nos permitirá cobrar todo lo consumido. Comensales: Número de personas que engloba el tícket, tambien podemos seleccionar el agente con el que cobraremos el ticket desde este menú. Comentario: Por si se desea añadir un comentario en el tícket, el cual se podrá ver en el mantenimiento de tíckets. Descuento: Para hacer el descuento del tícket. 560 También tenemos la posibilidad de hacer un albarán en lugar de un ticket, esto lo haremos mediante la opción Albarán. Podemos cobrar como tícket , hacer un albarán, dejar un cobro pendiente (ver también cobrar agente) Nos per mit e bus car un clie nte. Con esta opci ón agr ega rem os un nue vo clie nte. De este mo do le pod rem os apli car un trat o esp ecia l, etc. Si puls 561 am os sobr e esta imp reso ra, la acti var emo s de ma ner a que se imp rim an fact uras en tam año gra nde. Sele ccio nan do esta imp reso ra, se imp rimi rán los tick ets. 562 Esta opci ón sirv e par a acti var las copi as de un mis mo tick et. El nú mer o de copi as des ead o lo intr odu cire mos en el recu adr o que se enc uen tra a su izq uier da. 563 Puls and o rep etiti vam ent e este bot ón, sele ccio nar emo s la for ma de pag o, ya sea con tad o, vis a, ban co, etc. Si apr eta mos enci ma de la etiq uet a pod rem os sele ccio nar la for ma 564 de pag o de una lista . Pag os equ itati vos: Sirv e par a rep artir la cant ida d tota l del tíck et en vari os subt ícke ts. Es deci r, se rep arte la cant ida d tota l entr e vari 565 as pers ona s, con la posi bili dad de imp rimi r un solo tíck et o vari os. Pag os por imp orte : Sirv e par a que cad a clie nte pag ue lo que qui era y com o qui era, es deci r la can tida 566 d des ead ay de la man era des ead a (vis a, con tad o,.. .), sie mpr e habl and o de un mis mo tíck et. 567 TPVTáctil Pagos con certicados de cortesía en Agenda Techni-Web 1. Cómo realizar las operaciones en Agenda para Clientes con Certificados de Cortesía. Existen los denominados Certificados de Cortesía, los cuales tienen una aplicación especial, tanto en lo referente al cobro de los servicios realizados, así como en la liquidación de las comisiones de los colaboradores que intervienen a clientes de estas características. El tratamiento a seguir para el PAGO CON CERTIFICADOS DE CORTESIA (SIN NÚMERO DE FOLIO) y los SERVICIOS DE CORTESIA SIN CERTIFICADO, viene a ser igual para ambos: Como para cualquier cliente, efectuamos la Reserva correspondiente asignándole el servicio o servicios deseados, solamente que a la hora de efectuar el cobro de dicha Reserva accederemos a la opción señalada como PARCIAL. 568 Esta opción nos abrirá unas opciones de las cuales lo primero que haremos es marcar los servicios o productos que deseamos seleccionar para el cliente con CERTIFICADO DE CORTESIA o SERVICIOS DE CORTESIA IN CERTIFICADO, podemos elegir todos o solamente aquellos que no se desea cobrar al cliente: Una vez seleccionados los servicios o productos deseados, marcaremos la opción INVITACION, nos pedirá si deseamos marcar como invitación los servicios seleccionados, le diremos que sí, entonces nos marcará todo en rojo y con precio 0, de esta forma procederemos a cobrar el ticket aún siendo el importe 0, de esta manera los servicios o productos se rebajarán 569 de stock y podremos a su vez tener el control real de los servicios y productos vendidos por los colaboradores. 570 571 572 573 574 575 TPVTáctil Parcial Mediante esta opción podemos escoger por separado los productos consumidos para poder cobrarlos por separado. Todos los productos consumidos por una mesa aparecerán en la derecha de la pantalla. Tan sólo será necesario seleccionar el producto deseado, para que aparezca por separado en una nueva lista. 576 • Bor rar Line a: Nos per mit e 577 borr ar un pro duc to entr ado ya en la lista . • Car Vu gar Parc elv iales e a : car gar los par cial es que se han efe ctu ado pre via me nte. Por eje mp lo, si se ha efe ctu ado 578 un pre tick et a un co me nsa l pre via me nte y se ha sali do de la pan tall a de par cial es. • Inte Sirv rno: e par a sele ccio nar el pro duc to com o con sum o 579 • Mer mas : • Invi taci ón: • Abo nar: inte rno. Nos da la opci ón de intr odu cir aquí tod o aqu el pro duc to que se nos caig a al suel o, que sea def ect uos o, etc. Sirv e par a invi tar a un clie nte a los pro duc tos des ead os. Sirv e 580 par a hac er un abo no de las line as sele ccio nad as. • Quit Nos ar eli Line min a: a un pro duc to entr ado en la lista del par cial , per oa dife ren cia de Borr ar líne a, no lo eli min a de lo con sum ido. • Tick Im 581 et pri me un tíck et por la im pre sor a def ini da "Ti cke t2" con el inf or me "pr etic ket " • Abri Abr r e la caja caja : . • Cob Nos rar: apa rec erá otra pan tall a con tod as las opci 582 • Car gar por com ens al one s de cob ro, divi sas, etc. Med iant e el bot ón Car ga x Co men sal ire mos incr eme nta ndo el com ens al indi cad o, y aut omá tica men te irá carg and o los pro duc tos que fuer on aso ciad os pre via men 583 te a ese com ens al en la pan tall a Edit ar line a. Una vez carg ado s los pro duc tos del com ens al bast a con gen erar el tick et y cob rar de la for ma trad icio nal del pro gra ma. 584 585 TPVTáctil Cobrar Agente A través de este botón podremos cobrar los tickets pendientes de un agente, esta opción es útil para empresas que realizen repartos de comida a domicilio. Si pulsamos sobre cobrar agente nos aparecerá la siguiente pantalla: 586 Podemos seleccionar el agente y cobrar los tíckets que tenga pendientes, seleccionamos el tícket a la derecha y nos aparecerá en la izquierda, con el botón cobrar cobraremos los tíckets seleccionados, podemos imprimirlos en formato factura y en formato tícket. Con el botón de cambiar agente podemos pasar el ticket de un agente a otro. 587 TPVTáctil Opciones Esta pantalla nos aparecerá justo después de seleccionar "Opciones" en la pantalla de pedido. • Me ns aje s No s pe rm ite en via r un m en saj e a ot ro te rm in al. 588 • Ed ita r tic ket No s pe rm ite ed ita r el tic ke t pa ra m od ifi ca r los co m en sal es , el de sc ue nt o, ag re ga r un co m en tar io, et c. • Ca No 589 nc. s tic sir ket ve s pa ra ca nc el ar el tic ke t. • Int Ca ern rg o arí a m os el tic ke t co m o co ns u m o int er no . • Me Ca rm rg as arí a m os el tic ke t 590 co m o me rm a. • Re pet ir Pet ici ón Pa ra vo lv er a im pri mi r las pe tic io ne s de los pl at os. • Ref res car dat os Re fre sc ar los da to s de l tic ke t po r si se ha 591 n añ ad id o pl at os de sd e ot ro te rm in al. 592 TPVTáctil Mensaje Si deseamos enviar un mensaje nos aparecerá la siguiente pantalla: • N os pe rm ite es co ge r la im pr es or a pa ra im 593 pri mi r el m en saj e. • En el lu ga r de " M ar ch an do Se gu nd os " po de m os es cri bir el m en saj e de se 594 ad o o bi en es co ge r un o po r de fec to co n est e bo tó n. • A tra vé s de est e bo tó n po de m os en vi 595 ar los m en saj es a un vis or. 596 TPVTáctil Configuración de pantallas Existen 2 configuraciones de pantallas muy diferentes. La configuración generica y la configuración por zonas. Para acceder a la configuración genérica de pantallas se debe acceder desde cualquier pantalla pulsando el botón derecho sobre cualquiera de ellas. Seleccionando propiedades de pantalla accederemos a la configuración de pantallas genérica: 597 Seleccionamos la pantalla que deseamos modificar y pulsamos sobre presentación en pantalla: 598 En esta pantalla pulsaremos el +, seleccionaremos pantallas y las colocaremos en la parte superior, y basandonos en la pantalla anteriormente seleccionada y cuyo nombre debe aprecer al lado del botón de salir, situaremos los artículos que deseamos que se vean cuando pulsemos sobre esta pantalla. Para acceder a la pantalla propia de cada zona podemos acceder pulsando botón derecho sobre cualquier zona y luego configuración de pantallas. 599 TPVTáctil Configuración de platos Para configurar las diferentes opciones de los platos como serían, por ejemplo, las impresoras, el color de fondo, variaciones/combinados basta con pulsar el botón derecho sobre cualquier plato y seleccionar configuración de platos. Seguidamente aparecerá la pantalla de configuración de platos, aquí podemos configurar cada plato individualmente pulsando doble sobre la descripción del mismo o configurar las familias, las subfamilias o las pantallas del mismo modo 600 Tras selecccionar el plato o familia veremos las siguiente pantalla de configuración: 601 Color fondo indica el color que se verá de fondo en el tpvtactil al mostrar el artículo, al igual que la fuente y el color de texo. Podemos pulsar en refrescar para ver como quedaría nuestro artículo. Las impresoras indican por que impresoras saldra imprimido este artículo, por ejemplo si son postres y queremos que los postres salgan por la impresora de barra pues seleccionaremos la impresora de barra en una de las impresoras. En variaciones debemos indicar la pantalla de variaciones a la que se accederá al pulsar en ese artículo. 602 TPVTáctil Variaciones Mediante esta opción podemos escoger el gusto del cliente. Tenemos varias opciones, al punto, con ensalada, etc. Para seleccionar cualquier opción tan sólo basta con pulsar sobre la opción u opciones deseadas. Una vez finalizado el proceso pulsaremos sobre salir, quedando la opción seleccionada debajo del producto en la lista de pedidos. Generalmente las variaciones se envían a la cocina junto con las peticiones de la comanda. 603 Además tenemos las opciones de: 604 • Elimina la linea de variación seleccionada • Abre la pantalla Editar Linea en la cual podemos modificar la descripción, cantidad, descuento a aplicar, precio y hasta el nº de comensal asociado a la variación • Elige el orden de prepración que se quiere asignar al plato (Primeros, Segundos...) Creación de nuevas Variaciones Para crear una nueva variación hay que ir a propiedades de pantalla, elegir la pantalla de variación (pueden existir mas de una como por ej. de bebidas, comidas etc) donde queremos colocar la nueva variación y salir para que aparezca dicha pantalla. A partir de esta pantalla se pueden ver y editar variaciones como si se tratara de la configuración de platos. 605 606 TPVTáctil Configuración de Combinados Para configurar el funcionamiento de los combinados lo haremos des de la pantalla Configuración de Platos , para ello tendremos que entrar en una mesa qualquiera y hacer click con el botón derecho sobre el artículo y elegir la opción "configuración de platos" del menú desplegable. A continuación nos aparece la ventana de configuración de platos. En esta pantalla encontramos en la tabla de la derecha un campo llamado Modopub el cual nos indicara si ese plato lo tenemos activado como combinado (valor igual a 1) o si lo tenemos desactivado (valor igual 0). 607 fig. 1 En la par te izq uie rda nos apa 608 rec en los bot one s Pl atos , Fam ilia, Subf amil ia , me dia nte est os tres bot one s pu ede asi gn ar la pa nta lla de co mb ina dos a los artí 609 cul os de dif ere nte ma ner a: 1. PLATOS: Mediante este botón, en la parte de la derecha aparecen todos los artículos que hay en la base de datos (fig. 1). Si se hace doble clic sobre un artículo de la tabla de la derecha o se hace clic sobre el botón Cambiar , nos aparece la pantalla de configuración del artículo (fig. 2) en la cual tendremos que tener marcada la casilla Combinados modo pub para que ese artículo se pueda utilizar en combinación con los artículos que se configuren como combinables. 610 fig. 2 1. FAMILIA: Mediante este botón, en la parte de la derecha aparecen todas las familias que hay creadas en la base de datos (fig. 3). Si se hace doble clic sobre alguna en la tabla de la derecha o se hace clic sobre el botón Cambiar , nos aparece la pantalla de configuración del artículo (fig. 2) en la cual tendremos que tener marcada la casilla Combinados modo pub para que todos los artículos de esa familia puedan combinarse con los artículos que se quiere combinar la familia. 611 fig. 3 1. SUBFAMILIA: Mediante este botón, en la parte de la derecha aparecen todas las Subfamilias que hay creadas en la base de datos (fig. 4). Si se hace doble clic sobre alguna en la tabla de la derecha o se hace clic sobre el botón Cambiar , nos aparece la pantalla de configuración del artículo (fig. 2) en la cual tendremos que tener marcada la casilla Combinados modo pub para que todos los artículos de esa subfamilia puedan combinarse con los artículos que se quiere combinar la subfamilia. 612 fig. 4 Una vez que se haya decidido crear los combinados por Articulo, Familia o Subfamilia , pulsaremos en el botón Pantalla de Combinaciones que nos aparece en la ventana de configuración del plato (fig. 2). A continuación nos aparece una nueva ventana en la cual haremos la configuración de la pantalla de artículos que podremos combinar (según hayamos elegido) con el artículo o con los artículos de la familia o subfamilia. El funcionamiento de esta nueva ventana (fig. 5) es similar a la ventana de configuración de las pantallas con artículos para el TPVTACTIL. Descripción: 1. BOTONES + y - : Según esté pulsado el + o el podremos añadir o quitar artículos de la pantalla de combinados. 2. Nos permiten filtrar los artículos a añadir como combinables por familias o subfamilias. 613 3. ARTICULOS COMBINABLES: Artículos que podemos añadir a la pantalla de combinados (pueden ser tanto artículos como pantallas). 4. Pantalla de combinados en donde podemos añadir todos los artículos que se combinarán. Para añadir un nuevo artículo en la pantalla tendremos que tener el artículo seleccionado en la parte 3 y después situarlo en la casilla que se quiera de la ventana, a continuación nos aparecerá una ventana en la que nos pedirá que entremos el precio que aumenta o disminuye esa combinación (fig. 6). fig. 5 614 fig. 6 UTILIZACIÓN Cuando se quiera seleccionar un combinado solo tendremos que pulsar sobre el artículo que va a ser combinado y si éste (su familia o su subfamilia) ha sido activado para modo pub entonces en la misma pantalla principal de artículos nos aparecerán todos los artículos que hemos configurado para poder combinar con él. Una vez que entremos en esta pantalla de combinados podremos generar tantos combinados con el artículo principal como se quiera, apareciendo en el ticket tantos artículos como se hayan introducido. Mientras no se cambie de pantalla, se cobre o se salga del ticket estaremos introduciendo combinados del mismo artículo. Desde esta misma pantalla de combinados podremos crear nuevos artículos a combinar, escoger artículos ya creados e introducirlos como combinables, editar artículos ya existentes, borrar artículos y moverlos de posición. NOTA: Para que funcione correctamente los combinados con el aviso de stock bajo mínimo, los campos de la cabecera [Empresas] del tpvtac.ini tienen que aparecer así: Avisar_stock =1, Avisar_stock_pantalla =0 615 TPVTáctil Orden de preparación Para asignar de forma permanente un orden de preparación a una famila pulsar botón derecho sobre el icono de orden de preparación Pasaremos a la pantalla de mantenimiento de preparación donde podemos asignar un orden de preparación a cada familía. El orden indica el orden en que se deben preparar los platos, por ejemplo los primeros deberían tener el número 1, los segundos el 2 y los postres el 3. 616 617 TPVTáctil Mensajes Internos Si deseamos enviar un mensaje al pulsar el botón pantalla: nos aparecerá la siguiente Con el botón de Añadir introduciremos un nuevo mensaje para otro usuario, si después entramos con el usuario correspondiente el programa nos avisará de que tenemos mensajes sin leer. Con el botón de cambio de vista veremos los mensajes en el siguiente formato. 618 Así podremos volver a ver el contenido de mensajes anteriores. 619 TPVTáctil Operaciones de control de presencia Pulsando el botón derecho sobre la imagen del usuario actual o sobre el botón de control de presencia aparece la opción de configurar las operaciones del control de presencia. Una vez pulsanda esta opción accedemos al mantenimiento de operaciones donde podemos agregar o quitar las operaciones del control de presencia. Es necesario que exista como mínimo una operación de entrada y otra de salida. 620 621 Tpvtac.ini Configuración tpvtac.ini • 622 Tpvtac.ini Desconexión En el fichero tpvtac.ini se encuentra el apartado desconexión: [DESCONEXION] Actual=1 Servidor=nombre_servidor Directorio_local=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Directorio_servidor=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Con la opción Actual=1 cuando arrancamos el programa este intenta conectarse a las bases de datos del servidor que se encuentran en el directorio especificado en Directorio_servidor. Si no tiene problemas para conectarse a estas bases de datos trabaja normalmente. Si no puede conectarse a las bases de datos del servidor intenta conectarse a las bases de datos del directorio especificado en Directorio_local. Si se conecta a estas bases de datos aparece el mensaje: A partir de este momento el programa deja trabajar para hacer tickets pero no deja cerrar caja, cuando se pulsa el botón de cerrar caja sale: 623 Cuando se restablezca la conexión con el servidor hay que cerrar y volver a abrir el programa para que trabaje con las bases de datos del servidor. Cuando se pulsa el botón de cerrar caja si se está trabajando con el servidor mira si se han hecho tickets en la base de datos local y si así ha sido los importa a la base de datos del servidor y los borra de la base de datos local, pasándose así las ventas que se habían realizado en modo local. Si se trabaja con una conexión remota hay la posibilidad de importar los tickets que se hayan hecho en una base de datos local utilizando el apartado del tpvtac.ini: [RECOGER] Actual=1 Servidor=servidor_remoto Directorio=c:\archivos de programa\techni-web\gestion\datos Si este apartado está bien configurado, cuando se pulse el botón de cerrar caja el programa intentará importar los tickets de la base de datos remota , si los hay, a la base de datos local y borrar estos tickets de la base de datos remota. 624 TPVTáctil Ultimas modificaciones • • • • Botón de información extra en petición Botón repetir petición Botón editar cliente en reservas Botón pasar reservas no asignadas a histórico • Botón de información extra en petición En ésta parte se agregó un botón que nos muestra el estado de cada línea de petición, de gran ayuda para el camarero ya que mediante este botón puede consultar el precio, el número de cliente/comensal que pidió el producto, si ya se mando la petición (si ya se imprimió e hizo la petición), y la hora de captura del producto. 625 Eje mp lo co n la inf or ma ció n qu e se mu est ra me dia nte est 626 e bot ón Precio Por defecto este botón nos muestra el precio del producto. Estado petición Si volvemos a pulsar el botón, la columna de información nos mostrará el estado actual de la petición (enviada / no enviada) Número de cliente/comensal asociado al artículo Al volver a pulsar el botón, la columna de información nos despliega el número de cliente/comensal que pidió el producto, esto nos sirve para sacar cuentas por cliente/comensal (cobrar en la parte de parcial mediante el botón carga comensal y después hacer el cobro). Fecha y hora Si volvemos a pulsar el botón nos muestra la columna con la fecha y la hora en que se seleccionó el producto, para efectos de información. 627 628 Si se quiere ocultar el botón de información hay que añadir la operación 20000007 (Deshabilitar botón inf extra petición) en el grupo de usuarios deseado desde la ventana Seguridad - Operaciones del Gestión Techni-web. • Botón repetir petición En consideración propia es un botón muy eficiente en la parte operativa, puesto que mediante este botón podemos duplicar cualquier artículo, independientemente de si es normal, combinado o con variaciones. Este botón será operacional siempre y cuando no haya algún descuento asociado al artículo o que éste sea una invitación, si es así se tendrá que entrar el artículo del modo tradicional.. 629 Si se quiere ocultar el botón "repetir petición" hay que añadir la operación 20000008 (Deshabilitar repetir petición) en el grupo de usuarios deseado desde la ventana Seguridad - Operaciones del Gestión Techni-web. • Botón editar cliente en reservas Se opto por meter este botón aquí puesto que hay ocasiones que las hostets(personas encargadas de las reservaciones) tienen la necesidad de editar los datos del cliente para alguna corrección de lo contrario siguen duplicando información y es lo que se pretende controlar. 630 • Botón pasar reservas no asignadas a histórico Mediante este botón se puede pasar todo lo anterior al día de hoy a una tabla que guarda los históricos, ahí se clasifica en reservas asignadas y reservas nunca asignadas. Si asignamos la reserva la guarda también en histórico pero como reserva asignada. 631 Se agregó un campo de configuración en el tpvtac.ini, este es para el caso de que al momento de asignar reserva no nos guarde el usuario que asignó la reserva en la mesa (control). Por defecto esta configurado para que se guarde el usuario (No_asignar_usuario=0). Pero si se quiere controlar esta situación lo podemos hacer mediante este parámetro (No_asignar_usuario=1) [RESERVAS] No_asignar_usuario=1 632 Restaweb Copyright 1998-2005 633 Res taw eb Indice • • • 634 • • • • • 635 • • • • 636 • • 637 • • • 638 639 Restaweb Objetivo de la Aplicación El módulo Restaweb está diseñado para resolver de manera rápida y sencilla la gestión de un restaurante. Está preparado para funcionar tanto en pequeñas empresas como en grandes empresas con redes distribuidas con gran cantidad de usuarios. El menú principal muestra las siguientes opciones: Vea también Restaweb-Características. 640 641 Restaweb Características de Restaweb Aquí se detallan de forma general las principales características de Restaweb, para características generales consulte las características de Gestión Techni-web : Generales • Entorno intuitivo Puede funcionar con pantalla táctil o ratón, se puede prescindir del teclado. • Tiempo real Se accede a la misma información desde todos los terminales • Informes Acceso a listados de todo tipo.. • Multilingüe Impresos en varios idiomas. • Seguridad Control de usuarios configurable por el usuario Administrador, pudiendo dar o quitar privilegios en cada una de las operaciones. Organización en grupos de usuarios predefinidos (camareros, cajeros, cocineros, encargados...) Facturación • Multizona Distribución del restaurante en un número ilimitado de zonas y mesas. Asistentes para la creación de mesas. • Flexibilidad Diferentes tarifas para diferentes zonas. • Facturación Pueden emitirse albaranes a cliente fácilmente desde la pantalla de cobro. de albaranes • Artículos Pueden formarse artículos compuestos (menús variables, combinados). Pueden definirse variaciones sobre un artículo (filete poco hecho, sin sal...) • Periféricos Acepta lectores de código de barras, visores de punto de venta, impresoras de tickets, cajón de monedas... • Multidivisa Permite controlar de manera rápida e intuitiva el cambio 642 de monedas Comunicaciones • Mensajes Mensajes entre diferentes camareros y a cocina • Cocina Los pedidos de platos preparados pueden imprimirse en la cocina automáticamente, puede haber varias impresoras de preparación. Servicios adicionales • Cambio de mesa • Pagos parciales • Consumos y Cambio de mesa e incorporación de comensales desde otras mesas. Pagos equitativos o por producto, efectivo, tarjeta o albarán. Control de consumos y mermas. mermas • Movimientos Utilidad de movimientos de caja adicionales. de caja • Control de presencia • Información adicional Sistema de tarjeta con banda magnética para selección de camarero y control de presencia de usuarios. Puede mostrarse junto a la mesa, la hora de entrada, el importe, hora de emisión de ticket... 643 Restaweb Seleccionar Empresa La aplicación permite la gestión de varias empresas. Cada empresa consta de archivos diferentes artículos, clientes, contabilidad... La creación y mantenimiento de empresas se realiza desde Gestión Techni-web. Seleccione la empresa con la que desea trabajar y pulse aceptar. A continuación se le pedirá es usuario: 644 La creación y modificación de usuarios se realiza desde la aplicación Gestión Techni-web. Si se asignó una contraseña al usuario seleccionado se pedirá la entrada de la misma. 645 Si se dispone de lector de tarjetas magnéticas estos dos pasos se reducen en pasar la tarjeta del usuario por el lector de tarjetas. 646 Restaweb Mantenimiento de Zonas Puede dividirse el restaurante en diferentes zonas, de forma que se tenga fácil acceso a las mesas de diferentes zonas desde el TPV táctil. Puede haber zonas comedor, terraza... El campo orden indica la posición que ocupará la zona en el TPV táctil. 647 Podemos assignar uno o dos almacenes de consumo donde se descontaran del stock los artículos que consumamos, los almacenes se definen en el Techni-Web Gestión. Puede seleccionarse una tarifa para cada zona, el mantenimiento de tarifas se realiza desde Gestión Techni-web. Podemos assignarle una imagen y un color a la zona para su mejor visualización y para diferenciarlas mejor. Hay dos tipos de zonas: - Restaurant: El modo normal de funcionamiento de una zona comedor, se pueden crear mesas donde se irán almacenando los consumos de los clientes. - Cafetería: El modo normal de funcionamiento de una barra de cafetería, no se almacenan los consumos sino que se emiten tickets directamente. Si seleccionamos una impresora de petición todos los platos que consumamos en esta zona saldran por la impresora que seleccionemos además de salir por la impresora de peticion que tenga cada plato. Podemos poner un tiempo limite para el pre-ticket OPCIONES: • COBRAR DIRECTO • IMPRIMIR FACTURA Al apretar el botón de cobro nos cobra el ticket sin enseñarnos la pantalla de cobro. Cuando cobramos nos imprimira una factura en vez del ticket habitual. • I.V.A. INCLUIDO Los precios se visualizaran con el I.V.A. Incluido • IMPRIMIR Para que nos imprima las peticiones de los platos o de la zona. PETICIONES • IMPRIMIR TICKET • AUTOGENERAR MESAS • ELIMINAR AL Para que nos imprima el ticket,si no marcamos esta casilla no imprimira nada ni ticket ni factura. Para Novacom, cuando recibimos una llamada nos crea una mesa con el nombre del cliente que nos llama. Para Novacom, nos borrara la mesa creada al cobrar. COBRAR 648 Mediante la opción crear mesas se puede automatizar la creación de un gran número de mesas para las zonas de tipo Restaurant. Con la opcion de config.Pantallas configuraremos la pantalla que visualizaremos al entrar a una mesa para escojer los platos: 649 650 Restaweb Mantenimiento de Mesas El mantenimiento de mesas nos permite cambiar el orden y la zona de cada mesa así como eliminar y añadir nuevas mesas o poner un comentario a las mesas. En Mesa Dependiente le podemos decir que la mesa dependa de otra, esto se utiliza para hacer una mesa grande que ocupe mas de una casilla(la mesa debera ser real),con la opción mesa real podremos decirle al programa si la mesa es una mesa real o no real(si es por ejemplo un pasillo o una jardinera) y por lo tanto no 651 se pueden cargar platos a esta mesa por que no actua como mesa sino como un elemento del comedor. Desde Imagenes podremos seleccionar las imagenes de la mesa, es muy importante para confeccionar el dibujo del comedor que veremos en el TPV,hay imagen para cuando la mesa este vacia,ocupada y para cuando saquemos un preticket. 652 Restaweb Mantenimiento de Impresoras Es muy importante dar de alta las impresoras de pedidos que desee el restaurante, posteriormente podrá asignarse a platos o familias de productos una impresora de destino. Cuando un camarero realice el pedido automáticamente se imprimirán en las impresoras definidas (cocina, barra ...) La impresora física a la que corresponde Usuario 1, Usuario 2, etc, se configura desde Gestión Techni-web en la opción periféricos. Allí se enlazará desde cada terminal del programa las impresoras Usuario 1, etc con las impresoras instaladas en el sistema operativo, estos datos no se guardan en la base de datos por lo que tendremos que configurar cada terminal.. 653 Una vez hecho esto deberemos ir a la configuración del plato,familia o subfamilia que necessiten petición, podremos poner 3 impresoras de petición. 654 655 Restaweb Orden de Preparación Si no se dan de alta órdenes de preparación los consumos se imprimen y se piden en el orden en que se entran desde el TPV táctil. Si se dispone de órdenes de preparación el camarero puede seleccionar el orden de preparación que se imprimirá en cocina. A cada plato se le puede asignar un orden de preparación por omisión. Pero el camarero puede alterar este orden en TPV táctil especificando por ejemplo que un filete se prepare primero. 656 657 Restaweb Mantenimiento de Pantallas El mantenimiento de pantallas nos permite configurar el acceso a los platos desde TPV táctil. Se definirán varias pantallas, por ejemplo: • • • • • Primeros Segundos Bebidas Licores Aguas Promociones: 658 Podemos hacer promociones, si miramos la imagen de arriba este seria el ejemplo: Por cada 5 Menus vendidos regalaremos 1 Pizza Reina. La opción regalar el mas barato nos cojera el articulo mas barato de la familia seleccionada para regalar. Articulos por pantalla: A continuación, para cada pantalla se definen los artículos o platos que podrá seleccionar el camarero. Una pantalla puede contener un enlace a otra pantalla, por ejemplo la pantalla bebidas, pueden añadirse automáticamente platos, familias, subfamilias o pantallas. La configuración de familias, subfamilias y alta de platos se realiza desde Gestión Techni-web. 659 660 Restaweb Configuración de Platos La configuración de platos nos permite personalizar la apariencia: color, tipo de letra. También permite configurar la impresora de petición de una subfamilia, familia o plato, definir variaciones y/o combinaciones. Podemos cambiar el aspecto general de los artículos por pantallas, familias, subfamilias o platos individuales. 661 Para cambiar las propiedades seleccionaremos el plato, familia, subfamilia o pantalla y haremos clic en el botón CAMBIAR, a continuación nos aparece la pantalla de configuración. Pantalla Para una pantalla podemos definir el tipo de letra, color de texto, color de fondo. Pulsando el botón refrescar obtendremos el aspecto en pantalla. Familias y subfamilias Para familias y subfamilias podemos además escoger una o varias impresora de petición. Y una pantalla de variaciones. Así por ejemplo en la familia carnes podemos especificar una pantalla de variaciones donde aparezcan: al punto, sin sal..., y asignar una impresora situada en la sección de platos calientes de la cocina.Ademas podremos associarle un orden de preparacion de los qu 662 tengamos creados.Con el botón refrescar podremos previsualizar como se vera la familia en el TPV. Platos En la configuración de un plato se puede también escoger impresora de petición, orden de preparación por omisión, pantalla de variaciones e incluso permite definir combinaciones, para la entrada de menús y combinados. Con la opción pedir datos nos pedirá la cantidad, precio y descripción cuando seleccionemos este plato. Con precio fijado no podremos en ningún caso cambiar el precio. Podemos especificar si se podrá cambiar la descripción o precio con la marca editable, si se pedirá variación o si se deberá escoger una impresora de destino de petición.Con la opción pedir precio nos pedira el precio al seleccionar un artículo. 663 La casilla de T.Preparación la utilizaremos solo en el caso de tener el software de interficie de cocina de Techni-Web, aqui podremos especificar el tiempo de preparación de un plato por defecto. Combinaciones Mediante las combinaciones se pueden seleccionar una serie de pantallas que reflejarán el producto final, por ejemplo un combinado del licor con un refresco: 664 Peticiones a cocina Si una familia tiene asignada una impresora, todos los platos incluidos en ella se dirigirán a esa impresora, a no ser que en la subfamilia exista otra, o bien en el plato. Esto proporciona suficiente flexibilidad para organizar la impresión de peticiones. 665 Restaweb Divisas El mantenimiento de divisas nos permite dar de alta y cambiar cotizaciones de las diferentes divisas así como mostrarlas u ocultarlas en el TPV táctil. 666 667 Restaweb Mantenimiento de Formas de Pago Se pueden definir aquí diferentes formas de pago, esta opción está duplicada en Gestión Techni-web pero aquí se puede especificar una imagen para cada forma de pago así como activarla o desactivarla en el TPV (campo visible). 668 669 Restaweb Control de Presencia Se puede controlar la entrada y salida de operarios (camareros, cocineros), se definen una serie de operaciones que el operario deberá seleccionar al identificarse. Posteriormente se podrán realizar listados de presencia por operarios 670 671 Restaweb Mensajes Predefinidos Desde el TPV se puede enviar mensajes a usuarios o impresoras de cocina, para facilitar esta labor se definen una serie de mensajes predefinidos para enviarlos eficientemente. 672 Restaweb Tipos de Merma El usuario que declara una merma desde el TPV debe especificar la razón de la merma, podrá elegir entre los tipos de merma creados aquí. 673 Restaweb Tipos de Regularización Los usuarios que puedan acceder a pedidos y control de estoc pueden regularizarlo y están obligados a especificar el motivo de la regularización a escoger de lo tipos creados aquí. 674 Restaweb Tipos de Devolución Para la recepción de pedidos de Compra en el TPV podemos recibir stock en mal estado. Para hacerlo deberemos especificar una causa de devolución en el siguiente formulario: 675 Restaweb Mensajes de Compra Podemos crear unos mensajes predefinidos para las compras. 676