1.- OBJETIVO. Realizar los inventarios por muestreo físico, cada 2

1.- OBJETIVO. Realizar los inventarios por muestreo físico, cada 2

PROCEDIMIENTO PARA EL
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
EN EL HOSPITAL GENERAL DE
MÉXICO
HOSPITAL GENERAL DE MEXICO O.D.
Dirección de Recursos Materiales y Conservación
Código:
PDRMC-18
Revisión:
0
Fecha:
Mayo 2007
Página:
1 de 4
1.- OBJETIVO.
Realizar los inventarios por muestreo físico, cada 2 veces al año, e inventario físico total
cuando menos una vez al año, con el fin de mantener actualizado el inventario de bines
muebles e instrumentales pertenecientes al Hospital.
2.- ALCANCE.
A nivel interno el presente procedimiento es aplicable al Departamento de Inventarios adscrito
a la Dirección de Recursos Materiales y Conservación y a todas las áreas médicas y
administrativas pertenecientes al Hospital.
3.- RESPONSABILIDADES.
3.1
La Dirección de Recursos Materiales y Conservación y la Subdirección de Recursos
Materiales son responsables de la difusión y aplicación de este procedimiento entre el
personal adscrito a la propia Dirección y será para su exclusivo uso y observación o
consulta interna.
4.- FORMATOS REQUERIDOS.
4.1
4.2
4.3
4.4
F1 PDRMC-18 Programa de inventarios
F2 PDRMC-18 Cédula de validación del activo fijo
F3 PDRMC-18 Acta de Cierre de Inventario
F4 PDRMC-18 Constancia de no adeudo
5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5.1
5.2
Norma (ISO 9001:2000) NMX-CC-9001-IMNC-2000 Sistema de Gestión de la Calidad,
Requisitos.
MGC-DRMC-01 Manual de Gestión de la Calidad.
6.- DEFINICIONES.
6.1
Acta de cierre de
inventario:
Sello
Documento en el que se hace constar por parte del
Departamento de Inventarios y el área correspondiente de los
resultados que se obtuvieron del levantamiento físico del
Elaboró
Revisó
Aprobó
Jefe de Departamento de Inventarios
Firma
Representante de la Dirección
Firma
Director de Recursos Materiales y
Conservación
Firma
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inventario.
6.2
Base de datos del
software:
Registro de todos y cada uno de los bienes muebles y equipo
médico que se encuentra bajo el resguardo del Hospital.
6.3
Coordinación de
Inventarios:
Mesa de control perteneciente al Departamento de Inventarios,
encargada del análisis, registro y actualización de los datos
obtenidos en el levantamiento físico de inventarios.
6.4
Levantamiento físico de
inventarios:
Conteo físico de los bienes en custodia de las áreas médicas o
administrativas de bines de activo fijo.
6.5
Programa de
Inventarios:
Documento que contiene el calendario y áreas en que se
llevará a cabo los inventarios y levantamiento físico de bienes
muebles.
6.6
Resguardo de
Inventario:
Documento definitivo donde se refleja la descripción y cantidad
de bienes que se encuentran bajo el resguardo del área
correspondiente.
7.- DESARROLLO.
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
7.1
Jefe de Departamento Elabora F1 PDRMC-18 Programa de inventarios y envía por
de Inventarios
escrito a las áreas médicas y administrativas respectivas en el que
solicita al área o servicio a revisar, la designación de una persona
adscrita al área para fungir como enlace.
7.2
Jefe de Departamento Notifica por escrito a los verificadores las áreas o servicios a
de Inventarios
inventariar de acuerdo a F1 PDRMC-18 Programa de inventarios
para la realización de los mismos.
7.3
Verificador y/o
personal adscrito al
Departamento de
Inventarios
7.4
Coordinador de
Procede a la evaluación y/o actualización de los datos del inventario
Inventarios /Capturista en la base de datos del software para el control y registro de
inventarios y verifica si existe alguna variación o diferencia contra
existencias reportadas en el sistema.
Acude al área asignada y realiza el inventario físico de cada uno de
los bienes que conforman el área, vertiendo las observaciones en el
F2 PDRMC-18 Cédula de validación del activo fijo entrega los
resultados a la Coordinación de Inventarios, asentando las
observaciones al respecto.
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7.5
Coordinador de
¿Procede?
Inventarios /Capturista
Inventarios
No: Notifica al área con oficio. Pasa al punto 7.6
Si: Pasa al punto 7.8
7.6
Coordinador de
Recibe oficio del área médica o unidad administrativa indicando los
Inventarios /Capturista cambios al levantamiento físico de inventarios de su área.
7.7
Coordinador de
Comprueba que los resultados obtenidos sean los correctos
Inventarios /Capturista conforme a la base de datos del software.
7.8
Coordinador de
Elabora F3 PDRMC-18 Acta de cierre de inventario reflejando el
Inventarios /Capturista resultado definitivo del inventario y en su caso, a la elaboración de
etiquetas.
7.9
Coordinador de
Instruye y designa por escrito a la persona responsable que realizará
Inventarios /Capturista el etiquetado de los bienes.
7.10
Verificador y/o
personal de apoyo
Verifica y coteja que todas y cada una de las etiquetas corresponda
con la lista proporcionada por la mesa de control del Departamento
de Inventarios
7.11
Verificador y/o
personal de apoyo
Realiza el etiquetado de todos y cada uno de los bienes muebles e
instrumental médico que se encuentre en la lista de bienes que
carezcan de esta y que conforman el acta de cierre de inventario.
7.12
Coordinador de
Genera el resguardo de inventario en dos originales y turna al área
Inventarios /Capturista médica o administrativa para su firma.
7.13
Coordinador de
Entrega un original al área correspondiente, el otro original se queda
Inventarios /Capturista en el archivo del Departamento de Inventarios y se archiva.
SOLICITUD DE CONSTANCIA DE NO ADEUDO
7.14
Jefe de Departamento Recibe oficio de los Jefes de área solicitando F4 PDRMC-18
de Inventarios
Constancia de no adeudo de los servidores públicos que dejen de
laborar en las instalaciones del Hospital.
7.15
Jefe de Departamento Elabora F4 PDRMC-18 Constancia de no adeudo de bienes
de Inventarios
muebles e instrumental de los servidores públicos que han dejado de
laborar en las instalaciones del Hospital.
7.16
Jefe de Departamento Entrega F4 PDRMC-18 Constancia de no adeudo al solicitante.
de Inventarios
TERMINA PROCEDIMIENTO
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8.- CONTROL DE CAMBIOS.
REVISION
0
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad
FECHA
Mayo 2007