Representante Legal: FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS
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Representante Legal: FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS
FORMATO Nº 1 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Representante Legal: NIT Períodos fiscales que cubre: Modalidad de Auditoría Fecha de suscripción: Nº del Código Hallazgo Hallazgo 1 8 Descripción Hallazgo (No mas de 50 palabras) FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS 860503600-9 Vigencia 2007 GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL 8 de octubre de 2008 Causa del Hallazgo Efecto del Hallazgo Reunión Comité de Visitas: El Comité no se reune con la Una reunión mínima para efectuar el periodicidad requerida, para lo que la entidad tomó como meta Fallas de control a la programación de 1101100 elaborar un cronograma, sin embargo se evidenció que este no cronograma y cuando se efectúen reuniones del comité. modificaciones hace alusión a dichas reuniones, sino a las visitas ordinarias que se adelantarán en las CCF. 1103100 Uniformidad de los Informes de Visitas: Los informes Generar metodologías adecuadas que presentados por los visitadores no son homogéneos, toda vez Dificultad en la consolidación de resultados de optimicen el trabajo y estandaricen la que el Art. 89 del Dcto 341/88 no exige una metodología la gestión de las CCF. presentación de los informes de visitas de la detallada en su rendición. Lo anterior dificulta la consolidación SSF. de resultados de la gestión de las CCF durante una Fecha de Evaluación: 30/06/2009 Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas Ajustar la Resolución 400/2000 en cuanto a la reglamentación del funcionamiento del Comité de Reglamentar las funciones del comité de visitas, el tipo de visitas, indicando la periodicidad de reuniones reuniones y la oportunidad en que debe sesionar. Establecer la ordinarias, programación de visitas y seguimiento a los directriz sobre la forma y método como se debe practicar las Mejorar la gestión de inspección a las resultados. visitas, evaluar de manera trimestral la metodología utilizada cajas a través de las visitas. en la presentación de informes y hacer las recomendaciones Evaluación anual de resultados 2008 de mejoramiento continuo de las herramientas utilizadas para programar las visitas. Evaluación trimestral del desarrollo de las visitas Denominación de la unidad de medida de la meta Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Responsable 1/10/2008 30/07/2009 43,1 0,65 65,00% 28,04 0,00 0,00 15/01/2009 30/01/2009 2,1 1 100,00% 2,14 2,14 2,14 3 1/04/2009 31/10/2009 30,4 3,00 100,00% 30,43 0,00 0,00 1 2/02/2009 30/11/2009 43,0 0,60 60,00% 25,80 0,00 0,00 1 1/01/2009 30/11/2009 47,6 0,50 50,00% 23,79 0,00 0,00 100% 1/10/2008 30/05/2009 34,4 1 100,00% 34,43 34,43 Grupo de Desarrollo 34,43 Humano y Bienestar Social 1 15/10/2008 30/04/2009 28,1 1 100,00% 28,14 28,14 Grupo de Desarrollo 28,14 Humano y Bienestar / Oficina Jurídica. 1 1/10/2008 1/10/2009 52,1 1 100,00% 52,14 0,00 Grupo de Desarrollo 0,00 Humano y Bienestar Social 12 1/01/2009 31/12/2009 52,0 6,00 50,00% 26,00 0,00 0,00 12 1/01/2009 31/12/2009 52,0 6,00 50,00% 26,00 0,00 0,00 1 1/10/2008 30/05/2009 34,4 1 100,00% 34,43 34,43 Grupo de Desarrollo 34,43 Humano y Bienestar Social 102 10/10/2008 30/05/2009 33,1 102 100,00% 33,14 33,14 Grupo de Desarrollo 33,14 Humano y Bienestar Social 62 1/10/2008 30/09/2009 52,0 50 80,65% 41,94 0,00 Grupo de Desarrollo 0,00 Humano y Bienestar Social 100% 1/01/2009 30/06/2009 25,7 1 100,00% 25,71 25,71 25,71 Oficina Jurídica 100% 1/01/2009 30/09/2009 38,9 1 85,00% 33,03 0,00 0,00 Oficina Jurídica Planeación Hacer checklist para determinar que la documentación de las personas que ingresan al servicio de la entidad o mediante Dar veracidad al proceso de revisión de Todos los contratos suscritos deben tener las hojas de Hojas de vida contratación diligencien la hoja de vida y que ésta sea firmada documentación. vida firmadas. por el jefe de personal. 14 1402014 Falta de control en la documentación exigida para la contratación de servicios personales. Revisadas las carpetas contentivas de los contratos de prestación de Ausencia de documentos en las carpetas de Fallas de control documental. servicios personales, falta: fotocopia de la libreta militar - los contratos. contratos 3386-3395-, del RUT, incumpliendo lo establecido en el ET y la certificación de la SSF (Contratos 019-020). Verificar la documentación que integra el expediente del Documentar contrato y complementarla cuando sea del caso. contratos. 15 1405001 Valores y términos de los documentos de los Contratos de Prestación de Servicios. Inconsistencias en los valores registrados en las liquidaciones de las ordenes de servicios 3347/07 - 3350/07 - 3395/07. Igualmente existen diferencias en Inconsistencias en las liquidaciones los documentos soporte de los contratos 011 y 012 referentes a términos y presupuestos asignados, frente a lo que finalmente quedó registrado en dichos contratos. Instrucción mediante circular a los supervisores para que Historia del revisen el curso de los contratos hasta su liquidación. coordinada. 16 1502100 Nóminas de Funcionarios: Las nóminas de los funcionarios Porque el pago se hace a trevés de planta son certificadas por el Jefe de Personal y reposan en transferencia electrónica de fondos. los Boletines Diarios sin la firma de los empleados. de No es posible controlar el cumplimiento de funciones y horarios de los funcionarios. Avance Porcentaje de Puntaje físico de Avance fisico de Logrado por ejecución ejecución de las las metas de las metas metas (Poi) metas 1 Incumplimiento de la ley 190/95, 489 y 443 de 1998 y Resol 580/99 DAFP: En las carpetas de las Órdenes de Servicios 3356, 3358, 3359, 3361, 3364, 3366, 3386 y 3395, al igual que Algunas hojas de vida no se encontraban con Las hojas de vida revisadas se encontraron sin los contratos 011-021 no aparece el Formato Único de Hoja de la firma del jefe de personal como constancia formato de hoja de vida o con el formato Vida y en su mayoría, no aparece firma de Jefe de Personal o de la información allí contenida. diligenciado sin firma del jefe de personal. de contratos que certifica que la información suministrada ha sido constatada como en 003-012-014-019-020, ello incumple el manual de contratación (Capitulo III numeral 1, literal E). objetiva Plazo en semanas de Metas 1 1503100 contrato Fecha terminación Metas Informe Informe trimestral de evaluación y seguimiento a los resultados de las visitas. 10 Actas de liquidación irregulares Fecha iniciación Metas Resolución Implementación del módulo financiero en salud de las Optimizar hacia el interior de la SSF, las diferentes fases de Módulo implementado las visitas ordinarias y de seguimiento mediante la Elaboración de herramientas y CCF incorporación de manuales para asegurar la calidad y manuales para la practica de visitas. Manuales de inspección y modelos de presentación de Manual homogeneidad de las mismas. informes de visitas debidamente Unidad Medida Metas los Efectuar una revisión de todo este tipo de contratación Lista de chequeo y anexar la documentación faltante. y Supervisores e interventores responsables del contrato Circular a los supervisores asignado Efectuar el seguimiento de los horarios A partir de enero de 2009 los Jefes inmediatos certificarán las y funciones de los empleados a su Nóminas Certificadas nóminas de sus subalternos. cargo. Cantidad mensuales A partir de enero de 2009 todos los funcionarios firmarán la Solemnizar la erogación de los salarios Nóminas firmadas por todos los funcionarios nómina en constancia de aceptación y cumplimiento. cancelados. Cantidad de nóminas mesuales de nóminas División Financiero Contable División de Servicios Sociales Grupo de Desarrollo Humano y Bienestar Social 17 1503002 Aportes al Sistema de Seguridad Social: Con oficio 9031 del 06/11/07 la Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano, Los interventores tienen que verificar y constatar que los requiere a la contratista para realizar un pago de $2,85 Se encontraron algunos contratistas en mora Pago a contratistas sin el cumplimiento de los contratistas efectúen los aportes de Ley conforme a sus Autorizar pagos a los contratistas que Manual de contratación actualizado e interventores Manual millones correspondiente a diferencias en aportes efectuados a de aportes al Sistema de Seguridad Social. aportes a la seguridad social. compromisos contractuales; los requisitos se incluirán en el estén al día con los aportes de Ley. capacitados la Seguridad Social, sin evidencia de respuesta por la Manual de contratación. contratista; similar situación ocurre con los contratos 28 (27/07/07) y 020 (22/06/07). 20 1501002 Evaluación del Desempeño: En las carpetas de las hojas de vida no se encontró la evaluación del desempeño No estaban los formatos 2007 en las carpetas correspondiente a la vigencia 2007. Incumplimiento del proceso de evaluación del Implementación y actualización de los documentos de Hojas de vida con la totalidad de Evaluaciones desarrolladas desempeño evaluación del desempeño. documentos. 21 1904005 Archivo de las hojas de vida: Las carpetas de las hojas de vida contienen más de 200 folios, no se les ha efectuado Archivo superior a 200 folios depuración de los documentos repetidos y existe de otro material de consulta. Dificultad en manejo hojas de vida Depuración archivo. Frente a cronología no puede cambiarse el orden pues se incumpliría la ley de archivo. División de Archivo depurado carpetas en fólderes de 200 hojas 26 1405001 Liquidación de los Contratos: De los 45 contratos con formalidades relacionados por la entidad, 4 están liquidados, 16 en ejecución y de los 25 restantes, no se evidenció el acta de liquidación, aclarando que aún se encuentran dentro del término legal para realizarla. De conformidad con lo dispuesto por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el plazo para la liquidación de los contratos se extendió hasta 2 años 6 meses después de vencido el término de ejecución. Los contratos del año 2007 se encuentran liquidados. Necesidad por parte de la Oficina Jurídica de recordar la obligación legal que les asiste a los supervisores designados en cada caso, en lo que tiene que ver con la elaboración de los documentos de liquidación dentro de la oportunidad legal Con los supervisores de los contratos, se acordó la obligatoriedad dentro de sus funciones de liquidar a la mayor Los contratos deben ser liquidados por Liquidar los contratos dentro de los 4 meses siguientes Contratos Liquidados brevedad posible los contratos, vencido el término de los Supervisores o Interventores. al vencimiento del término de ejecución ejecución. 28 1404100 Sistema de Control Interno, Actividades de Control -Área Contractual: Existen debilidades en el sistema de control interno contractual, toda vez que en la evaluación a una muestra selectiva se presentó ausencia de foliación, carencia de informes de supervisión y falta de actas de recibo a satisfacción, situación que dificulta el seguimiento a la ejecución de los contratos y no permite establecer el estado real de los mismos. La adquisición de un software para la administración de todas Ausencia de foliación en los contratos, falta de las etapas del proceso, permitirán un mejor control del mismo, Todos los contratos deben encontrarse informes de supervisión, falta de actas de Puede originar dispersión en la información y a pesar de ello, se hará una revisión exhaustiva para liquidados por sus Supervisores o recibo a satisfacción dentro de la carpeta del eventuales pérdidas documentales. complementar los documentos que no se encuentren Interventores. contrato incorporados y su correspondiente foliación. 31 1801100 Pago de celulares: En el seguimiento a los pagos de telefonía celular se encontró que en todos los meses se pagaron valores Valores diferentes en algunos meses, de los Falta de claridad en los gastos a cargo de la Elaboración del instructivo para la asignación de planes de Información documentada guía para el diferentes, según informa la entidad estas diferencias son pagos realizados por concepto de telefonía entidad y los gastos a cargo del responsable telefónica celular, reposición de equipos, gastos a cargo de la pago de planes de telefonía celular, Instructivo Guía divulgado consignadas a la DTN, si bien es cierto estos valores son celular. del Plan de telefonía celular. entidad y gastos a cargo del responsable del Plan asignado. para dar cumplimiento al mismo. mínimos no se ven reflejados en la contabilidad ni se tuvo evidencia de las mencionadas consignaciones al DTN. Documento elaborado, aprobado y divulgado 1 1/10/2008 30/09/2009 52,0 0,90 90,00% 46,80 0,00 0,00 Grupo de Servicios Generales -Grupo de Rrecursos Financieros 45 1801004 Cruces de información: No se efectúan cruces de información entre las diferentes áreas, es así como un activo dado de baja en junio por mayor valor, solo es ajustado en el No conciliación oportuna de saldos entre Inconsistencia de saldos contables en periodos Realizar conciliaciones mensuales de saldos con almacén Información de saldos contables Realización de 12 conciliaciones de saldos de almacén Conciliaciones de saldos de mes de diciembre. Se encontró que en febrero de 2007 no se cuentas de almacén y contabilidad, para la intermedios. efectuar los ajustes dentro del mes siguiente consistentes en todos los períodos. y registrar los ajustes contables que se generen. almacén realizó conciliación entre las cuentas de almacén y realización de ajustes o reclasificaciones. contabilidad, y, la cuenta 163504 siendo de naturaleza débito quedó con saldo crédito en $74,84 millones. 12 1/10/2008 30/09/2009 52,0 11,00 91,67% 47,67 0,00 0,00 Grupo de Recursos Financieros Hojas de vida depuradas Hojas de vida con documentación completa. la Carpetas El 31 de Enero, todos los contratos desarrollados durante la vigencia anterior, se encontrarán revisados, Carpetas de los contratos con completos en su documentación (salvo las la documentación completa. liquidaciones que se encuentren pendientes de suscribir) y debidamente foliados. FORMATO Nº 1 INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Representante Legal: NIT Períodos fiscales que cubre: Modalidad de Auditoría Fecha de suscripción: Nº del Código Hallazgo Hallazgo Descripción Hallazgo (No mas de 50 palabras) FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS 860503600-9 Vigencia 2007 GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL 8 de octubre de 2008 Causa del Hallazgo Efecto del Hallazgo Fecha de Evaluación: 30/06/2009 Acción de mejoramiento Objetivo Descripción de las Metas 1801004 Obligaciones laborales: En los saldos de las obligaciones laborales cotejados con los cancelados en enero/08, se presentan diferencias para las cuentas: 242518 – Aportes Fondos Pensionales en $0,48 millones, 242519 - Aportes a Seguridad Social en Salud $1,83 millones, 242535 libranzas $5,05 millones y 242546 – Contratos de Medicina Prepagada por $0,42 millones. Diferencia entre los saldos contables a diciembre 31/07 de acreedores por aportes a seguridad social y deducciones generados por Elaboración de conciliaciones trimestrales de saldos de estas Incertidumbre en los valores reales de las Información las deducciones del personal que disfrutó cuentas contables para determinar la causa de las diferencias acreencias por conceptos de seguridad social. conciliada. vacaciones y por consiguiente el descuento por en el evento en que se presenten. estos conceptos corresponde a un período de más de 30 días. 1801004 Pagos de industria y comercio y retenciones en la fuente: Los saldos iniciales de 2006 cotejados con el valor cancelado en enero/07, evidencia que se dejó de pagar en el comprobante 16242 por $0,19 millones por retención en la fuente y del comprobante 16243 por $1,95 millones de industria y comercio; además, estas cuentas no quedaban en ningún momento en cero (ejm: la retención en la fuente por salarios en mayo quedan por cancelar $33,37 millones y se cancelan $4,169 millones, en junio sin contar con el saldo que venía se causan $6,89 millones y se cancelan $5,03 millones. En honorarios en septiembre tienen un saldo de $74,5 millones y cancelan $72,01 millones. No registro oportuno de los ajustes generados Incertidumbre en el valor real de los saldos por clasificación errada de las OAT al momento Realizar conciliaciones mensuales de saldos y efectuar los contables de acreedores por deducciones de Información contable consistente de causar las deducciones de los pagos a ajustes antes del cierre contable retenciones practicadas través del SIIF 57 1801003 Principio de uniformidad: La entidad no elabora comprobante de pago para los egresos que realiza la DTN, es así como solo reposa el comprobante de pago realizado Desactualización del instructivo de impresión Dificultad en la consulta documental por parte Revisión y ajuste del procedimiento establecido con asesoría Manuales directamente por la SSF, y los que realiza la DTN aparecen de soportes contables de pagos en el Manual de los usuarios de la información. de la Oficina de Control Interno. adecuados. con la copia del documento Reporte Estado Orden de Pago del de Procedimientos Ministerio de la Protección Social -SSF-, al igual que los reembolsos de caja menor que tampoco se les hace comprobante de pago. 67 1903004 Consistencia en la información rendida en la cuenta: No son consistentes los datos presentados en junio con respecto al reporte de diciembre según los indicadores, es así como Los reportes de información suministrada por la Inconsistencia en la información reportada en Se verificará la información suministrada por la División legal. la cuenta. para junio se informo en el área de legal que se oficio a 11.292 División legal no son consistentes. y en diciembre se informa que se tenía mas de 12.648 oficios enviados a los deudores morosos. 53 55 SUBTOTALES de consistente y Realización de 5 conciliaciones de estas cuentas Conciliaciones realizadas contables, con fecha de corte trimestral Realizar mensualmente las conciliaciones de cuentas Conciliaciones de saldos de de acreedores por retenciones y registrar los ajustes retenciones realizadas generados Procedimientos Garantizar la oportunidad confiabilidad de la información Revisión del procedimiento Un documento ajustado y Evaluación del sistema de información de la División Evaluación Legal. revisado y Fecha iniciación Metas Fecha terminación Metas Plazo en semanas de Metas 91,60% Cumplimiento del plan 79,88% Avance del plan de mejoramiento Avance Porcentaje de Puntaje físico de Avance fisico de Logrado por ejecución ejecución de las las metas de las metas metas (Poi) metas Puntaje Logrado por las metas Vencidas (POMVi) Puntaje atribuido metas vencidas Responsable 5 1/10/2008 30/09/2009 52,0 4,00 80,00% 41,60 0,00 0,00 Grupo de Recursos Financieros 100% 1/10/2008 30/09/2009 52,0 0,85 85,00% 44,20 0,00 0,00 Grupo de Recursos Financieros 1 1/10/2008 30/06/2009 38,9 0,50 50,00% 19,43 19,43 38,86 Grupo de Recursos Financieros 1 1/11/2008 30/06/2009 34,4 1 100,00% 34,43 34,43 División Legal / 34,43 Oficina de Planeación 679,29 211,86 850,4 EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO (Puntajes base de evaluación) PBEC = 231,29 Puntaje base evaluación de cumplimiento PBEA = 850,43 Puntaje base evaluación de avance CPM = POMMVi/PBEC AP= POMi/PBEA contable Unidad Medida Metas Denominación de la unidad de medida de la meta 231,29