magna international inc

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CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA
DIRECTRICES CON RESPECTO AL
SOBORNO Y
PAGOS ILÍCITOS
MAGNA INTERNATIONAL INC.
DIRECTRICES CON RESPECTO AL SOBORNO Y PAGOS
ILÍCITOS
Magna prohíbe el soborno y los pagos ilícitos en todas sus
transacciones comerciales en todos los países. Estas directrices
se aplican a Magna International Inc. y a todas sus subsidiarias y
filiales (“Magna”) y a todo el personal de Magna, incluyendo a l os
miembros de la Junta de Directores, personas en cargos de
autoridad, empleados y consultores, contratistas independientes
y agentes de Magna.
Magna ha invertido muchos años en
cimentar una reputación de negocios
sobre la base de "un mejor producto a
un mejor precio". Esto significa que los
negocios
deben
efectuarse
con
integridad y obtenerse de manera justa
de estas leyes constituye un delito grave que
podría resultar en multas a la Empresa y a
cualquier
empleado
u
otras
personas
involucradas (incluso los gerentes que
autorizaron dicha conducta). Los individuos
involucrados directamente corren el riesgo de ir
a la cárcel. Incluso la aparente violación de tales
leyes puede tener repercusiones graves para la
reputación de Magna.
basándose en los productos y en los
precios, no en dar o recibir sobornos ni
hacer otros pagos ilícitos. El Código de
Conducta y Ética de Magna prohíbe
expresamente
los
sobornos
participe en tales actividades quedará
sujeto a acción disciplinaria la cual
llegar
incluso
al
despido
inmediato.
Muchos países tienen leyes bajo las cuales el
soborno y otros pagos ilícitos constituyen un
delito, aun cuando dichas transacciones se
lleven a cabo en el extranjero. La inobservancia
Magna International Inc.
Un “Pago ilícito” se refiere a un soborno,
compensación ilegal o pago de facilitación.
y otros
pagos ilícitos. Cualquier empleado que
puede
¿En qué consiste un "pago ilícito"?
Un “soborno” es cualquier cosa de valor –
incluyendo
dinero,
regalos,
favores,
entretenimiento, ventaja o beneficio de cualquier
índole – que le sea dado u ofrecido a alguien
para su beneficio personal, que pueda ser visto
como un intento de ejercer influencia sobre una
acción o decisión a tomar, o dejar de tomarla,
para obtener o retener un negocio de la
organización que la persona representa, o para
adquirir cualquier ventaja impropia de dicha
persona o de la organización que ésta
representa.
Directrices con respecto al soborno y pagos ilícitos
1
La “compensación ilícita” es una forma de
soborno. Es devolver o aceptar la devolución
de una suma de dinero ya pagada (o que será
pagada) como premio personal por hacer o por
promover arreglos comerciales.
“Pagos de facilitación” son pagos que
involucran sumas pequeñas a un nivel bajo de
funcionarios del gobierno para obtener servicios
rutinarios los cuales Magna debe recibir por
derecho. Como por ejemplo, el pago para
agilizar la conexión del teléfono o servicios
públicos.
Política de Magna con respecto a los
pagos ilícitos
Magna prohíbe hacer pagos ilícitos, ya sea
directa o indirectamente, a través de terceros.
Magna también prohíbe la creación de
documentos o registros falsos en relación con
pagos ilícitos. Es también ilícito buscar o recibir
un pago impropio (por ejemplo, de un proveedor
a Magna o a un empleado de Magna), como lo
es el ofrecer o efectuar un pago ilícito (por
ejemplo, a un funcionario público o al empleado
de un cliente). Un ofrecimiento o promesa de
pago
es
suficiente
para
que
haya
responsabilidad aun cuando el pago ilícito jamás
se hubiere efectuado.
En determinadas circunstancias, un regalo de
negocios o ciertos gastos de entretenimiento
incurridos en beneficio de un funcionario público
para obtener o mantener el negocio pueden ser
considerados soborno, particularmente si el
valor del regalo es significativo o el
entretenimiento es lujoso (por ejemplo, gastos
de viaje). Consulte las Directrices de Magna con
respecto al Entretenimiento para comprender
mejor el posible traslape que hay entre los
regalos, el entretenimiento y el soborno. Es
aconsejable que consulte al Asesor Jurídico
Regional o del Grupo, o al Director de
Cumplimiento Legal si tiene alguna pregunta de
cuándo un regalo es ilícito.
Aplicación internacional de las leyes
antisoborno
Magna se sujeta a diversas y complejas leyes
locales e internacionales contra el soborno.
Algunas de dichas leyes se centran
específicamente en el soborno a funcionarios de
gobiernos extranjeros. Algunos ejemplos de
esto son la Ley de Prácticas Corruptas en el
Extranjero de los Estados Unidos y la Ley
Contra la Corrupción de Funcionarios Públicos
Extranjeros de Canadá.
Algunos estatutos
antisoborno, como por ejemplo la Ley contra el
Soborno en el Reino Unido, también prohíben
los pagos ilícitos a los individuos en el sector
privado y otras formas de sobornos en el ámbito
comercial. Debido a la amplitud de las
operaciones de Magna a nivel mundial, estas
directrices no pueden abordar todos los temas
que surgen a raíz de las exigencias locales e
internacionales. Es responsabilidad de cada uno
de los empleados de Magna el entender y
cumplir con las leyes aplicables internacionales
y locales. Si usted no está seguro de que una
conducta determinada es ilegal o puede dañar
la reputación de Magna, debe consultarlo con la
gerencia, con su Asesor Jurídico Regional o del
Grupo, o con el Director de Cumplimiento Legal
de Magna.
Cuándo se permiten los pagos de
facilitación
La mayoría de países y muchas empresas
prohíben los pagos de facilitación.
Magna
considera que los pagos de facilitación son
ilícitos y por lo tanto están prohibidos. Sin
embargo, los pagos de facilitación se pueden
efectuar ocasionalmente si el empleado que
hace el pago piensa que su salud o su
seguridad se encuentran ante un riesgo
inminente y considera que es necesario efectuar
un pago para preservar su salud o su seguridad.
Las situaciones que involucran demandas de
pago bajo amenaza de causar daño físico no
serán consideradas impropias, pero el pago
debe ser reportado al Departamento Legal y
debe quedar registrado adecuadamente para
reflejar exactamente los datos del pago y las
circunstancias.
2
Terceros: agentes,
otros intermediarios
contratistas
y
en secreto;
o Solicitan
un
pago
en
efectivo,
anticipado, o mediante cuentas en el
extranjero;
Magna prohíbe expresamente efectuar pagos
ilícitos por medio de terceros, como los agentes,
contratistas u otros intermediarios. El hecho de
que un pago ilícito haya sido efectuado por un
tercero
no
elimina
el
potencial
de
responsabilidad civil o criminal en contra de
Magna o de un empleado de Magna por
actividades
ilegales
realizadas
por
un
intermedario. Las leyes anticorrupción no
establecen diferencia entre los actos que usted
lleva a cabo, o que alguien más lleva a cabo a
nombre de usted. Por esa razón, usted debe
asegurarse de que cualquier agente o terceros
apliquen las normas de conducta comercial de
Magna. En todos los casos, donde Magna tiene
un agente, contratista o intermediario, usted
debe:
Cuando exista cualquiera de estas banderas
rojas, es necesario consultar con la gerencia y/o
con el Departamento Jurídico.
o Tener bases documentadas para confiar
en la integridad de ese tercero;
Mantenimiento de registros: Libros y
registros
o Tomar los pasos razonables para
supervisar y para prevenir malas
conductas; y
Se deben mantener libros y registros exactos en
todo momento, y se prohíbe falsificar registros
para ocultar un soborno. Para controlar los
pagos ilícitos es importante que todas las
transacciones sean transparentes, estén
completamente documentadas y vinculadas en
forma precisa a cuentas que reflejen su
naturaleza. Se debe cumplir con todos los
procedimientos de control y aprobación y
mantener libros y registros detallados y exactos
hasta donde sea razonable, de manera que
reflejen fielmente todas las transacciones. Los
libros y registros de Magna no deben contener
partidas falsas, engañosas ni artificiales. Si
usted tiene conocimiento o sospecha de que
alguna persona ha falsificado los libros y
registros, o que de alguna forma está intentando
ocultar un pago, debe reportar su inquietud
inmediatamente por medio de la Línea de
Negocios Óptimos, directamente a su gerente,
al Grupo o al Director Corporativo de Finanzas,
o al Asesor Jurídico de Grupo o Regional o al
Asesor Jurídico Corporativo de Magna.
o Responder adecuadamente cuando
haya indicaciones de posible mala
conducta.
Es aconsejable que consulte al Departamento
de Asesoría Jurídica o al Director de
Cumplimiento Legal de Magna si tuviera alguna
pregunta con respecto a la contratación de un
agente o con respecto a la renovación de un
acuerdo existente. Busque señales de peligro o
"banderas rojas" que indiquen una relación
riesgosa con terceros. Esto incluye situaciones
en las cuales los terceros:
o Parecieran no estar calificados o no
tener personal suficiente;
o Han sido señalados o recomendados
por un funcionario público;
o Solicitan falsificación de documentos;
o Solicitan
una
compensación
irregularmente grande en relación con
los servicios proporcionados; o
o Buscan un reembolso por gastos
irregularmente grandes o sin respaldo.
Violaciones
o Solicitan que se mantenga su identidad
3
Cualquier transacción, independientemente del
importe, puede sentar la base para una
violación de las leyes anticorrupción. Por lo
tanto, es importante que todo empleado de
Magna entienda las reglas y reporte cualquier
acto incorrecto lo más pronto posible. Magna
tiene una política de no represalias por un
informe de buena fe sobre mala conducta o
posible mala conducta. Todos los reportes se
investigan y una violación se trata como un
asunto
extremadamente
serio
y
será
sancionada con una acción disciplinaria que
podría llegar incluso a la terminación del empleo
por causa justificada.
Queda expresamente prohibido que una
persona tome represalias contra otra a
consecuencia de haber hecho un reporte de
buena fe por una posible violación al
cumplimiento de estas disposiciones. Las
denuncias por represalias se investigarán y se
tomará una acción disciplinaria adecuada,
incluyendo la terminación del empleo con causa
justificada para aquel individuo que sea hallado
culpable de haber tomado represalias.
procesados a través de caja chica.
 Asegúrese de que todas las solicitudes de
pago hechas al Personal de Finanzas
tengan respaldo suficiente por medio de
facturas legítimas, autorizadas por los
empleados pertinentes con límites de firma
adecuados, que sean hechos a beneficiarios
legítimos y por motivos comerciales lícitos.
Se debe llevar a cabo una debida diligencia
para cualquier solicitud de pago que
parezca sospechosa.
 Anticipe
y planifique anticipadamente
circunstancias nuevas o posibles en donde
podría haber corrupción o sobornos.
 Reporte de inmediato a su gerente, al
Director de Finanzas de su grupo, al Asesor
Juridico Regional o del Grupo sobre
cualquier indicación que pudiera tener con
respecto a la legitimidad de un pago en
efectivo o en especie que le ofrezcan o que
usted tenga la intención de ofrecer.
 Busque asesoría de parte de su gerente, del
ejecutivo financiero de su Grupo, del Asesor
Jurídico de su Grupo o Regional o del
Asesor Jurídico Corporativo de Magna antes
de actuar cuando se enfrente a una
situación en la cual no está seguro de las
repercusiones legales y/o de la política de
Magna a ese respecto.
Consejos útiles
SIEMPRE...
 Asegúrese de entender completamente los
requisitos legales aplicables y el enfoque de
Magna al ofrecer o aceptar regalos y
entretenimiento (consulte también las
Directrices de Magna con respecto a los
Regalos y el Entretenimiento).
NUNCA…
×
Ofrezca nada de valor a un funcionario
público ni a otras personas para obtener
una ventaja ilícita real o percibida.
×
No permita que se hagan pagos de
comisiones
secretas,
compensaciones
ilegales o pagos corruptos similares. Esto
incluye arreglos hechos con individuos,
empresas u organizaciones influyentes en la
política, en donde las compensaciones no
son proporcionales a los servicios legítimos
prestados.
×
No haga un pago a ninguna persona (en
efectivo ni de otra forma) por un servicio al
 Lleve a cabo todas las acciones necesarias
que se consideran buena diligencia para
seleccionar
y
designar
a
terceros
(incluyendo contratistas independientes,
agentes de ventas y grupos de interés).
 Comunique a terceros nuestros requisitos
antisobornos por medio de un contrato
formal y asegúrese de que las actividades
de terceros sean supervisadas y que sean
auditadas durante todo su contrato.
 Asegúrese de que todos los gastos queden
registrados con exactitud, incluyendo los
4
que Magna generalmente no tiene derecho.
Los ejemplos incluyen pagos a funcionarios
públicos
por
trabajo
en
horarios
extraordinarios, trabajar en días festivos o
asumir tareas que sobrepasan el alcance de
su descripción normal de trabajo.
×
PARA
OBTENER
INFORMACIÓN:
Si necesita más información o tiene alguna
pregunta, póngase en contacto con el Asesor
Legal del Grupo o Regional o con un Asesor
Legal Corporativo de Magna.
No haga nada para inducir o facilitar que
alguien más haga un pago ilícito, incluyendo
a un agente o representante de Magna.
×
No establezca un fondo con partidas
dudosas, no registradas.
×
No solicite ni acepte sobornos ni pagos
ilícitos.
MÁS
Marzo de 2013
TENGA PRECAUCIÓN CON...

Una comisión que no sea proporcional a los
servicios prestados.

Cualquier solicitud para hacer un pago que
parezca sospechosa o a nombre de alguien
o en una jurisdicción no relacionada con la
transacción, incluyendo pero sin limitación,
una fundación o una organización benéfica.

Antecedentes sobre representantes de
terceros, posibles o existentes, que sugieran
que están llevando a cabo actividades que
pudieran considerarse ilícitas.

Dar o recibir regalos de negocios o
entretenimiento mientras se encuentra en
un proceso de licitación o cotización.
5

magna international inc

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