Diapositiva 1 - SGI Solutions

SGI Archivo Documental
Automatiza la clasificación y el archivo en formato digital de los documentos de SAP que
generan mayor volumen de papel, agilizando los procesos administrativos de compras y
ventas aportando funciones de vinculación, búsqueda, reconocimiento óptico y fotomontaje.
OBJETIVO
 Software Certificado por la Agencia tributaria para digitalización
 Substitución de archivos físicos en papel por archivos digitalizados
 Vincular dichos archivos digitales a los documentos de marketing de SAP





optimizando el flujo de procesos
Agilizar los procesos de contabilización de facturas de compra
Dar mejor servicio al cliente
Disminuir los tiempos de aceptación de facturas y cobro al asociar los albaranes
de entrega firmados en un fotomontaje en la factura.
Poder acceder a la consulta de documentos desde cualquier lugar
Integrar imágenes con el módulo SGI Impresión Avanzada
Integración de soluciones contrastadas del mercado
•
•
•
•
Gestión completa
Conocimiento procesos
Flexibilidad consultas
Personalizable
•
•
•
•
Archivo documental
Reconocimiento óptico
Consulta web documentos
Configurable
Sectores
 Empresas que gestionan gran cantidad de






documentos en papel
Empresas que necesitan archivar partes de
trabajo, albaranes firmados
Materiales de construcción
Servidor
IMG
Dimensión
Instaladoras
DISCO
Ferretería
Alimentación y congelados
Autoventa
Servidor SAP
Servidor
Impresion
PC
Impresión
Compras
Impresora
Térmica
`
`
Escaner
PC con
Cliente IMG
PC de
Consulta
SAPP
+ IE
PC de
Consulta
SAP+ IE
Ventajas de utilización
 Marketing
• Permite fotomontaje
 Mejora de procesos
• Acceso inmediato a imágenes de documentos
• Acorta el proceso de facturación
• Acorta el proceso de aprobación de facturas de proveedor
 Gestión de papeleo y archivo
•
•
•
•
Optimización del uso del papel
Archivado papel por fecha de escaneo
Los originales no se deterioran
En proceso de certificación por la Agencia Tributaria. Sustituye los archivos en papel
 Consulta de imágenes desde otras aplicaciones
• Clientes consultan facturas o albaranes desde extranet
Proceso de Ventas
 Generación albaranes
• Albarán impreso con código de barras de identificación
• Imagen del albarán impreso en IMG

Incorporación de albaranes firmados por cliente
• Imagen de albarán firmado sustituye a imagen albarán impreso
• Imagen de albarán firmado sin asociar a ninguna factura
• Registro de albarán en SAP marcado como escaneado
 Impresión de facturas
• Imágenes de factura en IMG
• Facturas foto-montadas impresas
 Consulta de albaranes
• Imágenes de albaranes disponibles desde SAP
Proceso de Compras
 Mecanización de albaranes
• Albaranes de compras mecanizados en SAP con referencia al código de barras del
documento
• Albarán en papel con pegatina pegada con su código de barras
 Escaneo de albaranes
• IMG detecta el código de barras y archiva el documento clasificándolo
• Desde SAP el documento ya se puede consultar
 Mecanización de facturas de proveedor
• Factura mecanizada en SAP con referencia a código de barras
• Factura en papel con pegatina pegada con código de barras listo para escanear
• Digitalización certificada aprobado por la Agencia Tributaria. Permite eliminar las facturas de
proveedor en papel.
 Escaneo de facturas de proveedor
• IMG detecta el código de barras y archiva el documento clasificándolo
• Desde SAP el documento ya se puede consultar
Documentos digitales desde los documentos de marketing
Impresión de etiquetas desde el albarán de compra
• Impresión de
etiquetas de códigos
de barras que se
pegan sobre las
facturas de compras
para ser escaneadas.
• El fichero es
automáticamente
vinculado al
documento de SAP
Visualización de documentos en entorno Web
• La recuperación de
documentos se hace
de forma sencilla
desde cualquier
lugar, sin necesidad
de visitar el archivo
físico, gracias su
interface Web.
• IMG supone un
importante ahorro de
tiempo en todo el
proceso de manejo
de información de
clientes y
proveedores
Visualización de documentos en entorno Web
Fotomontaje de albaranes firmados con la factura
• Acelera el proceso de aceptación de
facturas y pago, ofreciendo al cliente
un visión inequívoca de los albaranes
aceptados.
• Una vez escaneados, los
documentos en papel son reciclados