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Contenido RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................ 2 RESULTADOS OBTENIDOS DEL ESTUDIO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA BODEGA DE TIBÁS…... ........................................ 5 1. INTRODUCCION ......................................................................................................... 5 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO ............................................................................................. 5 1.2 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 5 1.3 ALCANCE Y PERIODO DEL ESTUDIO ................................................................... 5 1.4 COMUNICACIÓN VERBAL DE RESULTADOS...................................................... 6 2. RESULTADOS ............................................................................................................. 6 2.1 Registros contables en “SAP” de los activos y artículos trasladados a la “Bodega de Activos en Desuso” .............................................................................................................. 6 2.2 Condiciones físicas de la “Bodega de Activos Desuso” ubicada en Tibás .................... 8 2.3 Almacenamiento de Implementos Escolares en la “Bodega de Activos en Desuso”. . 10 2.5 Otro resultado .................................................................................................................. 14 3. CONCLUSIONES .............................................................................................................. 14 4. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 15 AL SUBGERENTE DE SOPORTE ADMINISTRATIVO ................................................... 16 AL JEFE DEL ÁREA DE PROVEEDURÍA ......................................................................... 17 RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? El estudio consistió en evaluar la pertinencia de los procedimientos y medidas de control relacionados con la administración del inventario de mercaderías de la bodega ubicada en Tibás para el período comprendido entre el 01 de noviembre de 2013 y el 30 de junio de 2014. Asimismo, se revisaron y analizaron los controles establecidos para las entradas y las salidas de la mercadería ubicada en la bodega de Tibás, la incorporación de movimientos en el Sistema “SAP”; también, se evaluó el cumplimiento de la normativa técnica legal aplicable. ¿Por qué es importante? El estudio fue importante para determinar el cumplimiento, suficiencia y validez de los procedimientos y demás normativa que la regula la administración de inventarios; establecidos para administrar el inventario bodega de Tibás, así como evaluar los riesgos relevantes relacionados y la pertinencia de los controles y acciones administrativas ejecutadas con el fin de minimizar el impacto de ocurrencia de estos riesgos. ¿Qué encontramos? De la revisión efectuada a 40 formularios denominados “BOLETA DE TRASLADO DE BIENES MUEBLES, (F-AB-06)" los cuales se utilizan para trasladar los activos y artículos que están en desuso o dañados, a la Bodega de Tibás, se determinó que fueron incorporadas en el sistema “SAP”, 15 boletas de activos en desuso; entre 3 y 84 días hábiles después de haber ingresado los activos a la bodega. Además, al 30 de junio de 2014, no se encontraban registrados los movimientos de traslado de un abanico y de un locker, a pesar de que estos 2 activos estaban físicamente en la Bodega de Activos en Desuso, sobre este aspecto, se determinó que no se ha establecido un plazo efectuar esos registros. Tampoco, se había realizado la revisión técnica de 30 activos que se tramitaron mediante boletas de traslado de bienes (F-AB-06), estos activos estaban en desuso, para desechar, o reparar; en contraposición a lo dispuesto en el Manual de procedimientos para el manejo y control de activos institucionales; aprobado 19 de mayo 2011. Sobre el particular, se eliminó la revisión técnica de la Unidad de Mantenimiento, Tecnologías de Información, Transportes y otros, lo cual es inconveniente, por cuanto dicha responsabilidad recae en el funcionario que tiene el activo o bien bajo su custodia y que sin conocimiento técnico le corresponde indicar el estado y funcionamiento del activo o bien que se pretende trasladar a la bodega con el riesgo de trasladar activos en buen estado que puedan 2 ser utilizados por otras unidades de la Institución, factor que puede afectar la utilización eficaz y eficiente de los recursos Institucionales. En relación con las condiciones físicas de la “Bodega de Activos Desuso” ubicada en Tibás se observaron filtraciones de agua en las paredes, el techo y por debajo de la puerta principal, exposición a terceros de los activos u otros artículos porque el área de la bodega es abierta; además no cuenta con un seguro contra incendio por cuanto es arrendado. Sin embargo, a la fecha del presente estudio el inmueble mostraba reparaciones, en el techo, en las paredes y por debajo de la puerta principal. Por otra parte, se determinó que la “Bodega de Activos en Desuso” no sólo se utiliza para almacenar activos en desuso o mal estado, por cuanto se hallaron, cajas y bolsas plásticas que contenían implementos escolares tales como: juegos de geometría, borradores, bolsos tipo salveque, lápices de color, lápices de grafito, lapiceros y cartucheras. Respecto de la forma, se determinó que estaban almacenados en lugares en donde se filtraba el agua, también cerca de la entrada principal; así como estibas de cajas en el mezzanine, los lapiceros, se estibaron cerca del techo quedando expuestos al calor y a la humedad del zinc, esto debido a que la bodega no tiene cielo raso. Como resultado de conocer las razones por las cuales se almacenaron estos artículos en esa bodega se determinaron atrasos en la Contratación de Correos de Costa Rica; institución que habitualmente dispone de una bodega para almacenar los implementos escolares adquiridos por el IMAS; se determinó que la contratación de Correos de Costa Rica y la contratación de la Imprenta Nacional se adjudicaron con 8 y 9 días hábiles de atraso respectivamente, en relación con el plazo establecido en el cartel; sin embargo, no se localizaron en los expedientes las justificaciones por cuales se dieron esos atrasos en ambos plazos de adjudicación. Al respecto, se determinó el incumplimiento de la recomendación 4.3.1 del informe AUD 015-2015. En cuanto a las coberturas del seguro contra incendio, para los bienes en desuso, están asegurados por un monto de ₡3.057.142,00, monto que no cubría el costo total de ₡109.830.932,71, en Implementos Escolares que también estuvieron almacenados en la bodega por un periodo aproximado de dos meses. También fueron almacenados 38 sillas y 2 sofás nuevos, el día 20 de diciembre de 2013 por un monto total de ¢847.800,00, no obstante; está Auditoría no pudo constatar la fecha en que este mobiliario fue entregado a la persona responsable de la Unidad, por cuanto Formulario F-AB-08 denominado “Distribución de Mobiliario y Equipo de Oficina” no lo indica. 3 Qué sigue? Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas, se recomendó al Subgerente de Soporte Administrativo, establecer un plazo perentorio razonable para que se realice el registro de la “BOLETA DE TRASLADO DE BIENES MUEBLES (F-AB-06)” en el sistema “SAP”, gestionar la incorporación en el Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de Activos Institucionales, un procedimiento que solicite previo a trasladar el Equipo de Cómputo a la “Bodega de Activos en Desuso” el “Criterio Técnico” por parte de un conocedor en la materia,, así como ordenar al Jefe de Proveeduría, disponer las acciones administrativas correspondientes, con el propósito de que sin excepción, se cumpla la recomendación 4.3.1 del informe AUD. 015-2012, a efecto de evitar verse sometido en el futuro al eventual establecimiento de responsabilidades. Asimismo, se recomendó al Jefe del Área de Proveeduría disponer las acciones administrativas que correspondan, con el propósito de que se registren en el “SAP” los traslados de los activos placa nº 7393 y 18893, respectivamente. Además, realizar el análisis y valorar la conveniencia de efectuar las gestiones necesarias para adquirir una póliza de seguro para los activos y bienes nuevos que son almacenados temporalmente en la “Bodega de Activos en Desuso”, con el fin de proteger y conservar el patrimonio institucional. Además, incorporar en el formulario F-AB-08 “Distribución de Mobiliario y equipo de oficina”; un campo para que se indique la “Fecha de recibo”, de recibo por parte de la persona responsable del activo. 4 AUD 051-2015 RESULTADOS OBTENIDOS DEL ESTUDIO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA BODEGA DE TIBÁS 1. INTRODUCCION 1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO El presente estudio se llevó a cabo de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna del IMAS del año 2014. 1.2 OBJETIVO GENERAL Evaluar la pertinencia de los procedimientos y medidas de control relacionados con la administración del inventario de mercaderías de la bodega ubicada en Tibás. 1.3 ALCANCE Y PERIODO DEL ESTUDIO El estudio consistió en revisar y analizar los controles establecidos para las entradas y las salidas de la mercadería ubicada en la bodega de Tibás; asimismo, en verificar que los movimientos estuvieran incorporados en el Sistema de Aplicaciones y Productos para procesamiento de datos1 “SAP”; también, se evaluó el cumplimiento de la normativa técnica legal aplicable. El periodo del estudio comprendió del 01 de noviembre de 2013 al 30 de junio de 2014. Para llevar a cabo este estudio se utilizaron como criterios de evaluación lo dispuesto en el siguiente bloque de legalidad: Ley General de Control Interno, N° 8292, Manual de procedimientos para el manejo y control de activos institucionales aprobado el día 19 de mayo de 2011, y vigente a la fecha del estudio, Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, Reglamento Interno de Contratación Administrativa, Manual de procedimientos operativos de la Unidad de Contabilidad, Manual de Procedimientos para Donación de Bienes 1 SAP: es un “Sistema de Planificación, Administración y Finanzas”, que actualmente utiliza en el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), como un sistema integrado de gestión, utilizado para el registro y control de los procesos y operaciones administrativas y financieras. 5 a Entidades Jurídicas, Normas de Control Interno para el Sector Público, así como los Principios Generalmente Aceptados de Contabilidad. Para la realización del estudio, se consideraron las disposiciones del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Reglamento de Organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del IMAS, el Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna del IMAS, y sus modificaciones, así como la demás normativa de auditoría interna de aplicación y aceptación general. 1.4 COMUNICACIÓN VERBAL DE RESULTADOS En la conferencia Final celebrada el día 24 de noviembre de 2015, se comunicaron los resultados y recomendaciones del presente informe, al Lic. Daniel Arturo Morales Guzmán, Subgerente de Soporte Administrativo, al MBA. Ramón Alvarado Gutiérrez, Jefe del Área de Proveeduría, Lic. Luis Paulino Zeledón Castro, Funcionario de la Proveeduría, Licda. Sonia Sanchez Vargas funcionaria de la Proveeduría y al Lic. Víctor Ortiz Sancho, Asistente de la Subgerencia de Soporte Administrativo, en la cual se efectuaron algunas observaciones que una vez valoradas por esta Auditoría Interna, fueron incorporadas en el punto2.2 del acápite de resultados 2. RESULTADOS 2.1 Registros contables en “SAP” de los activos y artículos trasladados a la “Bodega de Activos en Desuso” 2.1.1 En la revisión efectuada a 40 formularios denominados “BOLETA DE TRASLADO DE BIENES MUEBLES, (F-AB-06)" los cuales se utilizan para trasladar los activos y artículos que están en desuso o dañados, a la Bodega de Tibás, se determinó lo siguiente: a) Fueron incorporadas en el sistema “SAP”, 15 boletas de activos en desuso; entre 3 y 84 días hábiles después de haber ingresado los activos a la bodega. Con respecto al plazo se observó que el manual de procedimientos para el manejo y control de activos institucionales2 en el capítulo V. Administración de Activos en desuso no establece un plazo para el registro de las boletas de traslado en el “SAP” (Ver anexo N°1). 2 Manual de procedimientos para el manejo y control de activos institucionales; aprobado 19 de mayo 2011. 6 b) Al 30 de junio de 2014, no se encontraban registradas en el “Sistema SAP”, los movimientos de traslado de un abanico y de un locker, a pesar de que estos 2 activos estaban físicamente en la Bodega de Activos en Desuso, según se detalla en el siguiente cuadro: Nº Placa Descripción Trasladado por: Área/Unidad Boleta de Traslado de Bienes Muebles, (F-AB-06) 1. 18893 Abanico Evaluación y Seguimiento de Programas 25/10/2013 2. 7393 Locker Transportes 14/02/2014 Al respecto, en el Manual de procedimientos ya citado, establece en la actividad N°8 del Capítulo V, “Administración de Activos en desuso”, lo siguiente: “Técnico en Proveeduría. Registra los datos del formulario F-AB-06 Traslado de Bienes Muebles trasladando contablemente el activo de la dependencia origen a la Bodega de Activos en Desuso”. 2.1.2 Esta Auditoria evidenció que no se había realizado la revisión técnica de 30 activos que se tramitaron mediante boletas de traslado de bienes (F-AB-06), estos activos estaban en desuso, para desechar, o reparar; lo anterior se contrapone a lo dispuesto en el Manual Procedimientos2 en la actividad Nº 4 del Capítulo V, “Administración de Activos en desuso”, el cual establece lo siguiente: (Ver Anexo Nº2). Coteja en el sitio visitado, contra los Formularios F-AB-06 Traslado de Bienes Muebles, los bienes por recibir, rechazando aquellos que no cuenten con la revisión técnica de Mantenimiento, Tecnologías de Información, Transportes, y otros, según corresponda a la naturaleza y uso del activo. (El resaltado no forma parte del original) Al respecto, es importante indicar que el 15 de agosto del 2014, mediante la aprobación del Manual de procedimientos para el manejo y control de activos Institucionales, se eliminó la revisión técnica de la Unidad de Mantenimiento, Tecnologías de Información, Transportes y otros, lo cual es inconveniente, por cuanto dicha responsabilidad recae en el funcionario que tiene el activo o bien bajo su custodia y responsabilidad, el cual sin conocimiento técnico le corresponde tomar la decisión del estado y condición del funcionamiento del activo que se pretende trasladar a la bodega. Al eliminar las responsabilidades de las unidades competentes de realizar la revisión técnica a los activos o bienes que se pretenden trasladar a la bodega, existe el riesgo de trasladar 7 activos en buen estado y que puedan ser utilizados por otras unidades de la Institución, factor que puede afectar la utilización eficaz y eficiente de los recursos Institucionales. 2.2 Condiciones físicas de la “Bodega de Activos Desuso” ubicada en Tibás La “Bodega de Activos en Desuso” ubicada en Tibás, (Foto N°1) almacena los bienes muebles obsoletos o en mal estado. Foto N° 1 Entrada Principal De la verificación a la infraestructura del inmueble se desprenden los siguientes resultados: a) La bodega, tiene filtraciones de agua en las paredes (Foto N° 2), el techo (Foto N° 3) y por debajo de la puerta principal (Foto N° 4). b) El área de la bodega es abierta, lo cual deja expuestos los activos u otros artículos, a c) terceras personas que ingresan al lugar (Foto N° 5). d) La bodega no cuenta con un seguro contra incendio por cuanto es arrendada. Foto N° 2 Foto N° 3 Filtración agua en el techo Filtración agua en las paredes 8 Foto N° 4 Foto N° 5 Implementos escolares Filtración de agua entrada principal Sobre el mantenimiento y reparación de las instalaciones, esta Auditoría no evidenció que el IMAS estuviera gestionando reparaciones a la misma, ni que haya comunicado al dueño de la bodega el estado de la infraestructura. Con el fin de conocer las obligaciones contractuales del alquiler de la bodega de Tibás, se revisó el contrato Nº 2008-000003-A; firmado por el IMAS con la Empresa Mora y Carballo S.A desde el 15 de diciembre de 2008; actualmente por un monto mensual de ₡2.916.467,92; determinándose que las reparaciones por deterioro o desgaste de la bodega le corresponden al arrendante (dueño de la bodega), según se establece en la cláusula novena que a continuación se transcribe: NOVENA: DEL DESTINO. EL I.M.A.S. se obliga a: a) Destinar el local arrendado para uso de bodega, /c) Cualquier reparación o mejora sólo podrá realizarla si ha sido previamente autorizada por la ARRENDANTE en forma escrita,…La ARRENDANTE se obliga a: a) Darle mantenimiento al inmueble que da en arrendamiento, siempre y cuando el deterioro del mismo se deba al desgaste normal ocasionado por su uso… (El subrayado no es parte del original). En la conferencia final realizada el 24 de noviembre 2015, el MBA. Ramón Alvarado Gutierrez, Proveedor Institucional, manifestó que ya se habían efectuado las reparaciones a la Bodega de Desusos; lo cual fue constatado por esta Auditoría, el día 26 de noviembre del año en curso que efectivamente el inmueble si mostraba reparaciones, en el techo, en las paredes y por debajo de la puerta principal, por lo anterior no se emitirán recomendaciones al respecto. 9 2.3 Almacenamiento de Implementos Escolares en la “Bodega de Activos en Desuso”. En la visita realizada el día 28 de agosto de 2014 a la “Bodega de Activos en Desuso”, se observó que el inmueble no sólo se utiliza para almacenar activos en desuso o mal estado, por cuanto se hallaron, cajas y bolsas plásticas. En la revisión de las bolsas y cajas (Foto N° 6), está Auditoría constató que las mismas contenían implementos escolares, tales como: juegos de geometría, borradores, bolsos tipo salveque, lápices de color, lápices de grafito, lapiceros y cartucheras. Foto N° 6 Bodega vista en la parte interna Respecto de la forma en que estaban almacenados estos artículos se determinó que se encontraban en lugares en donde se filtraba el agua, también cerca de la entrada principal (Foto N° 7); así como estibas de cajas en el mezzanine (Foto N° 8), en relación con el almacenamiento de los lapiceros, se determinó que los mismos se estibaron cerca del techo quedando expuestos al calor y a la humedad del zinc, esto debido a que la bodega no tiene cielo raso. Foto N° 7 Foto N° 8 Implementos escolares cerca del techo Implementos escolares 10 Con la finalidad de conocer las razones por las cuales se almacenaron estos artículos en esa bodega se le consultó a la Licda. Inés Villalobos Araya, Profesional Responsable del Programa de Cuadernos e Implementos Escolares, en ese entonces, quién manifestó lo siguiente: Este procedimiento se ha realizado durante varios años sin problemas, pero en el presente año al sistema SAP se le han realizado muchos ajustes para ponerlos a funcionar de acuerdo a las nuevas especificaciones, sobre todo el nuevo rol de firmas de autorización, lo cual provocó un atraso en dichos ingresos de marzo hasta finales de mayo, mes en el que se logró ingresar todos los términos de referencia, sin embargo únicamente se pudo continuar con los trámites de las órdenes de compra de los implementos escolares que no requerían ingreso en Mer link (Sic), ya que las contrataciones de cuadernos y de la bodega, si requerían además continuar los trámites en el sistema Mer Link (Sic), y lamentablemente, en este nuevo sistema también hubo problemas, entre otros, con las firmas de autorización,…/Por ser el IMAS actualmente, la institución encargada de los implementos escolares, se tomó la decisión de almacenar dichos implementos en la bodega de Tibás, mientras sale el contrato de la bodega de Correos, el acuerdo se tomó en conjunto en diferentes reuniones que se han realizado alrededor de esta situación, con representantes de las dependencias involucradas en las contrataciones, de la Subgerencia de Desarrollo Social, la Subgerencia de Soporte Administrativo, la Proveeduría Institucional y Desarrollo Socioeducativo, como se manifiesta en los correos adjuntos /…En relación con el tema de la bodega de Tibás, como le comenté en reunión en nuestra oficina, la decisión de utilizar dicha bodega para almacenar los implementos escolares, la tomó la Dirección Superior, no tengo información por escrito únicamente la convocatoria realizada por doña Rosibel para resolver ese problema de almacenaje de los implementos en una bodega de la institución, a raíz de esa reunión que se llevó a cabo en la oficina de la Gerente General en ese momento doña Mayra Diaz, en la que estuvieron presentes: Gerardo Alvarado, Juan Carlos Dengo, Luis Adolfo, Ramón Alvarado, Rosibel Herrera y mi persona, discutiendo el tema de la bodega, entre otros temas relacionados con el Programa, se acordó que temporalmente se almacenarían la primera entrega de implementos en la bodega de Tibás, en tanto se concluyera el contrato de la bodega…(El resaltado no forma parte del original) Sobre los atrasos indicados por la funcionaria, esta Auditoría revisó los 2 expedientes electrónicos de las contrataciones de los implementos escolares en el Sistema Unificado Electrónico de Compras Públicas (MER-LINK); se determinó, que la contratación de Correos de Costa Rica y la contratación de la Imprenta Nacional se adjudicaron con 8 y 9 días hábiles de atraso respectivamente, en relación con el plazo establecido en el cartel; sin embargo, no se localizaron las justificaciones por cuales se dieron los atrasos en el plazo de adjudicación en los expedientes de las contrataciones señaladas en este informe. Al realizar la consulta, al Máster Ramón Alvarado Gutierrez, Jefe Área de Proveeduría, sobre los documentos que contienen las justificaciones de la ampliación en los plazos para la adjudicación de las 2 contrataciones citadas en el párrafo anterior, manifestó en lo de interés 11 “….no consta ampliación de plazos en el expediente electrónico y el procedimiento de excepción se gestionó según el detalle abajo descrito, todo enmarcado en adjudicar contando con los estudios necesarios de la oferta”. Los procedimientos realizados son de excepción. (El subrayado no es parte del original) Al respecto, el Reglamento de Contratación Administrativa, establece en los artículos N° 87 y 126, lo siguiente: Artículo 87. —Plazo para dictar el acto final. El acto final se dictará dentro del plazo máximo fijado en el cartel, el cual no podrá ser superior al doble del plazo que se otorgó para la presentación de ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubiesen dado. Ese plazo podrá prorrogarse por un período igual y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten razones de interés público para tomar esa decisión… (El resaltado no corresponde al original) Artículo 126. —Trámite. La actividad contractual excluida legalmente de los procedimientos ordinarios de contratación, deberá adaptarse, en lo pertinente, a los principios generales, a los requisitos previos que correspondan y a las normas generales sobre el cartel y la oferta…(El resaltado no corresponde al original) Si bien las contrataciones de la empresa de Correos de Costa Rica y de la Imprenta Nacional se tramitaron por excepción, esta situación en nuestro criterio no exime al IMAS de elaborar las justificaciones por los atrasos en las adjudicaciones, según lo establece el Reglamento a Ley de Contratación Administrativa. Al respecto, en el informe AUD 015-2012 denominado “INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN EL ESTUDIO SOBRE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN EL IMAS”, se contempló la situación detectada sobre la justificación que evidencia los motivos para prorrogar esos plazos. Adicionalmente, en el Informe (AUD 015-2012) citado anteriormente, sobre el particular se recomendó lo siguiente: “4.3.1 Dejar evidencia en los respectivos expedientes de cada Contratación Directa que requiera de una prórroga para su adjudicación, de las razones que lo motivan, de conformidad con lo establecido en el artículo 136, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Ver aparte 2.1.2)”. 12 Por lo tanto, la situación descrita por el señor Alvarado Gutiérrez, Jefe de Proveeduría, evidencia el incumplimiento de la recomendación 4.3.1 del informe AUD. 015-2012. 2.4 Coberturas del seguro contra incendio, para los bienes en desuso. En la verificación del expediente que contiene las pólizas de seguros de la institución, denominada “INCENDIO TODO RIESGO COLONES” la cual cubre la mercadería en eventos tales como: Robo, Incendio y Hurto; se determinó que los activos y bienes almacenados en la “Bodega de Activos en Desuso”, están asegurados por un monto de ₡3.057.142,00; no obstante, este monto asegurado no cubría el costo total de ₡109.830.932,71, correspondientes a los Implementos Escolares que también estuvieron en la bodega antes citada. En visita realizada al Instituto Nacional de Seguros, el día 06 de octubre de 2014, se le consultó al señor Javier Bonilla, Agente de Seguros, de la Dirección de Cliente Corporativo, si el IMAS le había informado o había adquirido alguna póliza de seguro para cubrir los implementos escolares, que se localizaban en la bodega ubicada en Tibás; al respecto, indicó que “no”. Sobre el aseguramiento de los implementos escolares, se le consultó al Máster Ramón Alvarado Gutierrez, Jefe Área de Proveeduría y en respuesta mediante el correo electrónico del día 11 de setiembre de 2014, respondió lo siguiente: “…Corresponde a la empresa de servicios de seguridad y vigilancia, la responsabilidad ante hurto o robo, lo cual en caso de ocurrencia de un hecho, debe ser determinado mediante el procedimiento investigativo correspondiente.” Tal como lo indicó el Proveedor Institucional, la responsabilidad del robo o hurto le corresponde a la empresa de Seguridad, según el contrato de seguridad Nº 2014-000005-O, del cual se extrae lo siguiente: “…daños y perjuicios, pérdidas o hurtos comprobados en el área asignada/ sus agentes de seguridad deben/Controlar e inspeccionar el ingreso y salida de equipos, activos, vehículos y elementos varios durante el horario contratado…” (El subrayado no corresponde al original) Sin embargo, los implementos escolares, con un costo total de ₡109.830.932,71, estuvieron almacenados por un periodo aproximado de dos meses en la bodega que se ubica en Tibás, la cual carece de un seguro contra incendio. 13 Sobre la custodia de los activos y bienes pertenecientes a la institución, las “Normas de control interno para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE), el punto 4.3 establece lo siguiente: Protección y conservación del patrimonio /El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución… 2.5 Otro resultado En la “Bodega de Activos en Desuso” ingresaron 38 sillas y 2 sofás nuevos, el día 20 de diciembre de 2013 por un monto total de ¢847.800,00. Con el objeto de verificar el tiempo que permaneció dicho mobiliario, en la bodega antes citada, se revisó el Formulario F-AB-08 denominado “Distribución de Mobiliario y Equipo de Oficina”, el cual es utilizado por el Almacén de Suministros, para distribuir los activos asignados a los funcionarios responsables de las unidades y/o áreas de la institución; no obstante, de un total de 7 formularios revisados en 4 de ellos, no constaba la fecha de recepción de 36 sillas, esto por cuanto el formulario omite un espacio en donde se ingrese esa información. Al respecto, se le consultó al funcionario William Saravia Chinchilla, Encargado del Almacén de Suministros, a lo cual respondió: “no es costumbre ingresar la fecha de recibido ni solicitar que se la pongan en el momento de recibir los activos”. Como sana práctica de control, la falta de este requerimiento limita el conocimiento de información relevante que permita determinar con certeza la fecha en que fue retirado el activo del Almacén de Suministros por parte del responsable de la unidad solicitante, lo cual no es concordante con lo que establece el inciso c), artículo 4.3.1. de las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen en lo referente a la regulación de los activos, que se debe considerar al menos lo siguiente, el control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos. (El subrayado es de la Auditoría) 3. CONCLUSIONES De conformidad con los resultados obtenidos en el presente estudio, esta Auditoría concluye lo siguiente: La normativa vigente de la Institución, no tiene establecido un plazo para que el Técnico en Proveeduría, incorpore en el sistema informático los traslados, esta situación permitió que se 14 realizaran los movimientos entre las bodegas, días después de ingresado el activo a la bodega de Tibás. Aunado a lo anterior se evidenció que la bodega también, se utilizó para almacenar de forma temporal activos nuevos y artículos escolares, a pesar de que está tiene filtraciones de agua en ciertos puntos de la infraestructura, y que la póliza de seguro adquirida es por un valor menor al monto total de los implementos escolares que ahí se custodiaron En cuanto a la empresa Correos de Costa Rica y la Imprenta Nacional, se evidenció que la Proveeduría, incumplió con lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, al omitir elaborar las justificaciones respectivas, con las razones por las cuales se amplió el plazo de adjudicación estipulado en el cartel. En relación con los traslados de activos y artículos a la “Bodega de Activos en Desuso” ubicada en Tibás, se detectaron diferencias entre el auxiliar de activos del sistema SAP y la ubicación física de dos activos, por lo cual es importante que la administración ponga atención a los controles establecidos para los traslados que se den a la bodega supracitada. Además, se excluyó la revisión técnica del Manual de Procedimientos para el Control de Activos Institucionales, elaborado por un conocedor en la materia; no obstante, esta Auditoría considera importante mantener el diagnóstico, por cuanto es fundamental tener un criterio del estado definitivo del activo o el bien que se pretende trasladar a la “Bodega de Activos en Desuso”. 4. RECOMENDACIONES Disposiciones Legales sobre recomendaciones Esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recordarle al Lic. Gerardo Alvarado Blanco, Gerente General y al Mba. Ramón Alvarado Gutiérrez, Jefe Área de Proveeduría que de conformidad con lo preceptuado por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, Nº 8292, disponen de diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido de este informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones. Al respecto, se estima conveniente transcribir a continuación, en lo de interés, lo que disponen los artículos 12, 36, 38 y 39 de la Ley Nº 8292: Artículo 12._Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: /…/c) Analizar e implementar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponda./… 15 Artículo 36._ Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: /a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. /b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. /c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 38._ Planteamientos de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. /La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994. Artículo 39._ Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios (...). AL SUBGERENTE DE SOPORTE ADMINISTRATIVO 4.1 Establecer un plazo perentorio razonable para que se realice el registro de la “BOLETA DE TRASLADO DE BIENES MUEBLES (F-AB-06)” en el sistema “SAP”. (Ver punto 2.1.1) (Plazo: 2 meses, vence: el 29 de febrero del 2016) 4.2 Gestionar la incorporación en el Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de Activos Institucionales, un procedimiento que solicite previo a trasladar el Equipo de 16 Cómputo a la “Bodega de Activos en Desuso” el “Criterio Técnico” por parte de un conocedor en la materia, dicho criterio debe contener al menos lo siguiente: el diagnóstico, características del activo, el nombre completo y firma del técnico, fecha de revisión y el sello de la unidad a la que pertenece el funcionario que realizó el diagnóstico sobre el estado del activo. (Ver punto 2.1.2) (Plazo: 6 meses, vence: el 30 de junio del 2016) 4.3 Ordenar al Jefe de Proveeduría, disponer las acciones administrativas correspondientes, con el propósito de que sin excepción, se cumpla la recomendación 4.3.1 del informe AUD. 015-2012, a efecto de evitar verse sometido en el futuro al eventual establecimiento de responsabilidades. (Ver punto 2.3) (Plazo: 1 mes, vence: el 29 junio del 2016) AL JEFE DEL ÁREA DE PROVEEDURÍA 4.4 Disponer las acciones administrativas que correspondan, con el propósito de que se registren en el sistema de información “SAP” los traslados de activos en desuso que se indican a continuación: Nº Placa 7393 18893 Descripción Locker Abanico Trasladado por: Área/Unidad Transportes Evaluación y Seguimiento de Programas Fecha Boleta de Traslado 14/02/2014 25/10/2013 (Ver punto 2.1.1.) (Plazo: 1 mes, vence: 29 de enero del 2016) 4.5 Realizar el análisis y valorar la conveniencia de efectuar las gestiones necesarias para adquirir una póliza de seguro para los activos y bienes nuevos que son almacenados temporalmente en la “Bodega de Activos en Desuso”, con el fin de proteger y conservar el patrimonio institucional. (Ver punto 2.4) (Plazo: 2 meses, vence: el 29 de febrero del 2016) 4.6 Incorporar en el formulario F-AB-08 “Distribución de Mobiliario y equipo de oficina”; un campo para que se indique la “Fecha de recibo”, debajo de la firma del funcionario responsable del activo o del bien asignado y verificar el cumplimiento de este requisito en los trámites que se realicen a futuro. (Ver punto 2.5) (Plazo: 1 mes, vence: el 29 de enero del 2016) 4.7 Modificar la “Boleta de Traslado de Bienes Muebles (F-AB-06),” con el propósito que se consigne en la misma, el estado del bien o activo que se traslada, el nombre, firma y número de cédula de identidad del titular subordinado. (Ver punto 2.5) (Plazo: 1 mes, vence: el 29 de enero del 2016) 17 Hecho por Revisado y aprobado por Lic. Harol. M. Alvarado Cordero PROFESIONAL EJECUTOR Licda. Sandra M. Mariño Avendaño ENCARGADA DE PROCESO AUDITORIA INTERNA DICIEMBRE, 2015 18 ANEXO Nº1 ACTIVOS REGISTRADOS EN SAP Nº Nº PLACA Nº ACTIVO DESCRIPCIÓN BODEGA 1 9469 29000380 IMPRESORA Desuso 2 10036 20000146 RETROPOYECTOR 3 13479 44000085 4 13645 5 FECHA DE LA BOLETA DIAS HÁBILES TRANSCURRIDOS 10/06/2014 10/02/2014 84 Desuso 24/02/2014 10/02/2014 10 JUEGO DE SALA Desuso 04/02/2014 23/01/2014 8 24002716 SILLA ERGONOMICA Desuso 24/02/2014 13/02/2014 7 14393 28000724 CPU Desuso 10/03/2014 04/03/2014 4 6 14511 29000071 IMPRESORA Desuso 28/08/2013 05/06/2013 58 7 14594 18000563 TELEFONO Desuso 21/02/2014 13/02/2014 6 8 15871 31000055 MONITOR Desuso 04/03/2014 12/02/2014 14 9 15879 31000064 MONITOR Desuso 24/02/2014 13/02/2014 7 10 15951 31000131 MONITOR Desuso 14/02/2014 04/02/2014 8 11 15997 31000177 MONITOR Desuso 03/03/2014 26/01/2014 3 12 16187 24002939 SILLA ERGONOMICA Desuso 04/03/2014 10/02/2014 16 13 16276 33000025 Desuso 24/02/2014 17/02/2014 5 14 18870 26000191 ABANICO Desuso 04/03/2014 15/01/2014 34 15 20804 32000035 UPS Desuso 21/02/2014 14/02/2014 5 PDA MOVILE 5,0 1/ FECHAS DE REGISTRO S/ SAP Fuente. Área de Proveeduría 19 ANEXO Nº2 DETALLE ACTIVOS/ARTÍCULOS TRASLADADOS SIN "REVISIÓN TÉCNICA" Nº Nº PLACA DESCRIPCIÓN 1 0015 ESCRITORIO ÁREA/UNIDAD SOLICITANTE Transportes Entregado por: 2 459 ARMARIO Red de Cuido 3 755 EXTINTOR Desarrollo Humano 4 1517 SILLA ERGONOMICA Desconocida 5 2306 SILLA FIJA Transportes José Fernando Sánchez Campos 6 3534 BIBLIOTECA Desconocida Desconocido 7 7393 LOCKER Transportes José Fernando Sánchez Campos 8 8274 SILLA PLEGABLE ASIIS Nunnari 13-02-14 9 8339 SILLA PLEGABLE ASIIS Nunnari 13-02-14 10 8677 TELEFONO Desarrollo Socio Productivo y Comunal Silvanna Saballos Silvanna Saballos Anyure Ortega Umaña 12-02-14 11 10036 RETROPOYECTOR CIRE Chaves 10-02-14 12 10632 BANCA ULDES Sta Cruz Briceño 22-01-14 13 10932 TELEFONO Contabilidad Estrada 13-02-14 14 13479 JUEGO DE SALA ARDS Alajuela Herrera 23-01-14 15 13645 SILLA ERGONOMICA Contabilidad Marvin Thomas Fabiola Ondoy Lucrecia Mora Ingrid Espinoza Lucrecia Mora Estrada 13-02-14 16 14594 TELEFONO Consejo Directivo 17 16187 SILLA ERGONOMICA Planificación Institucional José Fernando Sánchez Campos Isabel Brenes Paniagua José Guido Masís Masís Desconocido FECHA DE LA BOLETA 14-02-14 14-02-14 Ene-2014 No fue localizada según correo del 26/08/2014 14-02-14 No fue localizada según correo del 26/08/2014 14-02-14 13-02-14 Marvin Thomas Chaves 10-02-14 20 19 16846 TELEFONO Almacén de Suministros ÁREA/UNIDAD SOLICITANTE Desconocida 20 18870 ABANICO ARDS Brunca 21 18893 ABANICO 22 20804 UPS Evaluación Seguimiento Programas Presupuesto 23 0300 MC COFFE MAKER Contabilidad 24 0467 MC PERCOLADOR ARDS Puntarenas 25 663 DEC ARCHIVO Empresas Comerciales 26 R-570 MUEBLE DE MADERA 27 R-662 SILLA 28 R-863 29 30 18 Nº 16276 Nº PLACA PDA MOVILE 5,0 DESCRIPCIÓN y de William Saravia Chinchilla Entregado por: Vilma Cerdas Porras Roy Vargas Solano Desconocido 17-02-14 FECHA DE LA BOLETA No fue localizada según correo del 26/08/2014 15-01-14 25-10-13 Alexander Porras Moya Lucrecia Estrada Mora Roxana Peña Bonilla Robin Gerardo Sánchez Carranza 14-02-14 José Fernando Sánchez Campos 14-02-14 Bienestar Familiar Roy Vargas 13-02-14 TELEFONO Empresas Comerciales Robin Gerardo Sánchez Carranza 28-06-13 S/P LECTOR DE DISCO Consejo Directivo Sin nombre…. 13-02-14 S/P TECLADO Correspondencia Gabriela Quijano Soto 13-02-14 04-03-14 28-06-13 13-02-14 Fuente: Área de Proveeduría 21