PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y USO DE

Transcripción

PR O C E DI MI E N TO DE CON TRO L DE DO CU M E NT O S Y U SO D E LO G O TI PO
I.- OBJETIVO: Establecer la metodología de control de la documentación que ADSMUNDO utiliza para el
correcto funcionamiento y sistematización de los procesos enmarcados en la norma ISO 9001:2008 y NCh
3067:2007, con el objeto de evitar el uso inadecuado de documentos obsoletos y garantizar la correcta
actualización, almacenamiento, difusión de los documentos vigentes, y la continuidad de la imagen
corporativa de ADSMUNDO.
II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS
•
SGC: Sistema de gestión de calidad
III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
El desarrollo de este procedimiento se encuentra basado sobre los siguientes requisitos de control de
documentación:
-
Elaboración, revisión y aprobación de los documentos del SGC y de la norma NCh
3067:2007
Control de las modificaciones y actualizaciones de los documentos
Aseguramiento de la disponibilidad y difusión de los documentos al personal
Control de los documentos de origen externo
Control de los documentos obsoletos
Uso de marcas y logotipos.
a) CONTROL DE DOCUMENTOS NORMATIVOS
Cada vez que la organización decida estandarizar un procedimiento para sistematizar un proceso de la
organización debe realizar las siguientes acciones:
a.1 Elaboración del documento: El personal responsable de la actividad o proceso a documentar
debe elaborar el documento de acuerdo a los siguientes tipos de documentos:
-
Política: Es una disposición general de tipo obligatorio, que debe ser debidamente
acatada. Se entenderá por política al conjunto de criterios generales que establecen un
marco de referencia para el desempeño de las actividades en ADSMUNDO. Estas políticas
constituirán el instrumento normativo de más alta jerarquía en la materia al interior de
ADSMUNDO y servirá de base para la emisión de los lineamientos de los futuros
procedimientos.
-
Manual de calidad: Es una tipo de información resumida de la organización, el manual de
la calidad representa una tarjeta de presentación de la empresa, describiendo
obligatoriamente el alcance del sistema de gestión de calidad, la identificación de los
procesos y hace referencia a los procedimientos, sirviendo para solucionar un problema
puntual o anticipar un procedimiento que más tarde se materializará. Adicionalmente se
entenderá por manual al conjunto de instrucciones y políticas que afecten a una
determinada materia o asunto.
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 02
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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-
Procedimientos: Es un conjunto de tareas interrelacionadas que muestran un orden
secuencial y la forma determinada de cumplir el trabajo. Un procedimiento está formado
por pasos sucesivos y complementarios a los cuales es conveniente fijar límites de tiempo,
estándares de control y de gestión para facilitar su seguimiento y coordinación. Un
procedimiento establece quién, cuándo y cómo se efectúan las tareas.
-
Instrucciones de trabajo o manuales de usuario: Establecen información detallada de
cómo efectuar ciertas actividades, principalmente dirigidas a como utilizar un determinado
software o como utilizar formularios y registros. Un instructivo o manual de usuario esta
formado por información especificada detallada del “Como” ejercer las actividades.
Una vez definido el tipo de documento a utilizar, el personal relacionado al proceso debe elaborar esta
documentación siguiendo los formatos establecidos para cada tipo de documento, manteniendo
además la integridad del uso de logotipos y formatos de acuerdo a los estándares registrados en los
anexos de modelos de documentos. (Ver anexo 1).
Una vez elaborado el documento debe ser entregado electrónicamente al superior directo quien será
responsable de revisar su contenido y entregar finalmente el documento a un Gerente para su
aprobación final.
a.2 Revisión de los documentos: Las personas que reciben un documento para revisión por parte
de un colaborador, deberán leer el documento, analizando la propuesta en cuanto a su contenido,
redacción y ortografía, dando su aprobación o rechazo al documento por algunas modificaciones que
consideren necesarias, para lo cual, marcarán el documento electrónico y entregarán al colaborador
para realizar las modificaciones necesarias y generar nuevamente la cadena de revisión hasta que se
encuentre en condiciones de entregarlo al jefe directo, quien hará la última revisión al documento
antes de entregárselo a un Gerente para su aprobación final. Sólo una vez que el documento ha sido
revisado puede ingresar a la etapa de aprobación, para lo cual, el o las personas que revisen deberán
incluir la fecha en el campo “fecha de revisión”.
a.3 Aprobación del documento: Sólo las Gerencias de cada proceso o de cada área (o quien éste
designe para tales efectos) puede aprobar un documento al interior de la organización. Esta acción se
realiza verificando la propuesta en cuanto a su contenido e identificando la etapa de aprobación en el
pié de página, específicamente se debe agregar la fecha de vigencia del documento (Fecha desde la
cuál comienza a regir este contenido), y el número de versiones del documento.
La etapa de aprobación sólo puede realizarse una vez que el documento ha pasado por una etapa de
revisión previa con la jefatura correspondiente al documento.
a.4 Actualización y control de cambio de los documentos: La actualización de documentos puede
ser realizada por cualquier colaborador. Para esto debe solicitar el documento al Coordinador de
Calidad, indicando el motivo del cambio y realizando las modificaciones necesarias. Adicionalmente
deberá modificar los campos del pié de página de la siguiente manera:
-
Fecha de vigencia: Borrar la fecha de vigencia para que sea agregada por la persona que
aprobará el documento actualizado una vez aceptada la modificación o actualización.
-
Número de versión: Este deberá aumentar el número de la versión, siguiendo el
correlativo lógico correspondiente a: V.00, V.01, V.02 y así sucesivamente.
-
Fecha de revisión: Deberán colocar la fecha en la cuál entregarán el documento al
aprobador, en caso de que éste solicité una modificación la fecha que el revisor deberá
colocar será la última antes de la entrega de la aprobación final.
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-
Revisado por: En este campo deberán colocar el cargo de la persona que esta realizando
la revisión del documento.
-
Control de cuadro de modificaciones: Se deberá indicar resumidamente el motivo del
cambio del documento, la fecha y el responsable de esta modificación en el cuadro final de
cada procedimiento, con el objeto que el personal conozca resumidamente el motivo por el
cuál fue actualizado o modificado el documento.
Es importante mencionar que cada vez que un documento se actualice o modifique debe pasar por las
etapas de revisión y aprobación antes de su publicación, según lo indicado en los apartados a.2 y a.3.
a.5 Identificación de los cambios y estado de vigencia de los documentos
Todos los documentos, indistintamente de su estado, es decir, si se encuentran en elaboración,
revisión u aprobación, deben contar con el pié de página del documento. Este pié de página entrega la
información necesaria respecto al estado de vigencia, versión y responsables de las revisiones y
aprobaciones. Así mismo a través del cuadro de control de modificaciones se puede obtener la
información de la cantidad de versiones que existen y sus motivos de cambios.
Adicionalmente para un mayor control de la cantidad y tipos de documentos que existen, el
Coordinador de Calidad maneja una lista maestra de documentos internos (ver anexo 2).
a.6 Difusión y almacenamiento de la documentación: Una vez aprobado un documento, será el
Coordinador de Calidad el responsable de almacenar electrónicamente el documento aprobado en la
carpeta de documentos del sistema de gestión de calidad, y posteriormente debe realizar una
impresión del documento para almacenarlo en el archivador físico de documentos del sistema de
gestión. Posteriormente, el Coordinador de Calidad debe enviar a la Jefatura del área de uso del
documento, la versión aprobada con sus respectivos registros o formularios si corresponden,
informando la incorporación de este documento o la modificación de un documento existente según
corresponda. El jefe de área a su vez será responsable de difundir esta información a sus
colaboradores para transformar el documento en una práctica habitual de su proceso.
Es importante mencionar que el control de los documentos es de origen electrónico, existiendo sólo
una copia física en poder del Representante de Gerencia o quien lo subrrogue en este sentido, para
efectos de auditoría y consulta. El personal de la organización no tiene autoridad para modificar los
documentos electrónicos del disco F ni Pagina Web, pues se encuentran bloqueados por sistema.
a.7 Documentos de origen externos
Todos los documentos de origen externo son controlados a través de una lista maestra de
documentos externos (ver anexo 3), que mantiene el Coordinador de Calidad, quien es responsable
del control de dichos documentos en la lista para garantizar que los documentos se encuentren
disponibles para las personas que los requieren. Por su parte, el personal es responsable de enviar
los documentos de origen externo al Coordinador de Calidad cada vez que sea necesario incluir un
documento externo para que éste sea controlado.
a.8 Documentos obsoletos
Esta documentación será controlada a través del cuadro de modificaciones existente en cada
documento, manteniendo el historial de las modificaciones y dejando solo la última versión.
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b) USO DE MARCAS Y LOGOTIPOS
Todo el personal de la organización debe respetar el uso correcto de los logotipos y marcas, en
particular se debe considerar el correcto uso de la papelería tales como papel de cartas, facturas,
saludos, etc. y el material publicitario de cualquier índole (anuncios de prensa y TV; material
promocional tal como calendarios, agendas, etc., anuncios en vallas publicitarias, autobuses; en
vehículos de la empresa; etc.). Las reglas de logotipo a utilizar se encuentran definidas en la Política
de Uso de logotipos ADSMUNDO.
De igual manera, al elaborar un nuevo procedimiento, se tendrá en consideración lo siguiente:
-
Tamaño y Tipo de letra: Títulos y Sub-Titulos: Arial 10 Negrita, Texto: Arial 10 Normal
Márgenes de los documentos: Superior 2,5 cm. Izquierdo 2,22 cm. Inferior 2,5 cm.
Derecho 2,22 cm.
Orientación del papel: Vertical.
Tamaño de la Hoja: Carta.
IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
•
•
•
Modelos de documentos
Lista maestra de documentos internos
Lista maestra de documentos externos
V.- ALCANCE DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a todo el personal de la organización, y la responsabilidad sobre su ejecución y
control corresponde a la Subgerencias de Operaciones y al Representante de Gerencia.
VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES
Fecha
14 May/ 2010
00
N° de Versión
21 Jun/ 2010
01
28 Feb/ 2011
02
Motivo de la modificación
Documento original
Responsable
Gerencia
ambas
divisiones
Se
modifica
tratamiento
de
documentación obsoleta, la cual se
controlará a través del cuadro de
modificaciones en vez de mantener
una carpeta con documentos
obsoletos.
Se cambió concepto de División de
Turismo Receptivo, a ADSMUNDO
Turismo Receptivo.
Sugerente
de
Operaciones
de
ambas divisiones
Coordinadora
Calidad
de
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MODELOS DE DOCUMENTOS
(Anexo 1)
T I TU LO D EL DO CU M E NT O
I.- OBJETIVO:
II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS
II.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
V.- ALCANCE DE APLICACIÓN
VI.-CONTROL CUADRO MODIFICACIONES
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTO INTERNOS
(Anexo 2)
Identificación del
documento
Almacenamiento
Protección
Cantidad de
páginas
Nº Versión
Fecha
vigencia
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LISTA MAESTRA DE DOCUMENTO EXTERNOS
(Anexo 3)
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
UBICACION
FECHA DE
FUENTE DE
FECHA DE
FRECUENCIA DE
INGRESO
BUSQUEDA
VIGENCIA
REVISIÓN
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y USO DE

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