Servidor DataCycle Reporting

Transcripción

Datacycle Reporting
Guía de Referencia
Versión 8.2.10
APESOFT
Guía de referencia de
DataCycle Reporting
 APE Software Components
www.apesoft.com
DataCycle y DataCycle Reporting son marcas registradas por APE Software Components S.L.
Todas las marcas mencionadas en este manual pertenecen a sus respectivos propietarios.
DATACYCLE REPORTING 8 - GUÍA DE REFERENCIA
Índice
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 6
ARQUITECTURA ..................................................................................................................................... 7
COMPONENTES........................................................................................................................................... 8
Gestor de Datos ..................................................................................................................................... 8
Gestor de Correo ................................................................................................................................... 8
Repositorio de DataCycle Reporting ..................................................................................................... 8
Servidor de DataCycle Reporting .......................................................................................................... 8
Administrador de DataCycle Reporting ................................................................................................. 9
Ordenadores de usuarios receptores de los informes ............................................................................ 9
CONFIGURACIONES POSIBLES ........................................................................................................ 10
CONFIGURACIÓN DE EVALUACIÓN DE DATACYCLE REPORTING .............................................................. 10
CONFIGURACIÓN REAL CON SERVIDORES WINDOWS O NT Y UN DISEÑADOR .......................................... 11
CONFIGURACIÓN REAL CON SERVIDORES DE DIFERENTES TIPOS Y DISEÑADORES .................................... 12
CONFIGURACIÓN REAL CON VARIOS SERVIDORES DE DATACYCLE REPORTING ...................................... 13
SOPORTE PARA FUNCIONAR BAJO WINDOWS TERMINAL SERVER ............................................................ 13
INSTALACIÓN ........................................................................................................................................ 14
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE ....................................................................................... 15
LA INSTALACIÓN DE DATACYCLE REPORTING ........................................................................................ 16
ESTRUCTURA DE DIRECTORIOS Y FICHEROS INSTALADOS......................................................................... 22
ACTUALIZACIÓN A UNA NUEVA VERSIÓN ................................................................................................. 23
REPOSITORIO BASADO EN SQL SERVER ................................................................................................... 27
Instalación del repositorio en SQL Server ........................................................................................... 27
CÓMO ENTRAR EN DATACYCLE REPORTING ............................................................................................ 27
SERVIDOR DATACYCLE REPORTING ............................................................................................ 31
FUNCIONAMIENTO DEL SERVIDOR DE DATACYCLE REPORTING .............................................................. 32
INSTALACIÓN DEL SERVIDOR DE DATACYCLE REPORTING...................................................................... 33
CÓMO ARRANCAR EL SERVIDOR DE DATACYCLE REPORTING ................................................................. 33
OPERACIONES .......................................................................................................................................... 34
Conexión a Repositorio ........................................................................................................................ 34
Cambiar a otro Repositorio ................................................................................................................. 34
¿Como se conoce los Servidores existentes? ....................................................................................... 35
Registro de un Servidor de DataCycle Reporting ................................................................................ 35
Editar la configuración de un Servidor de DataCycle Reporting ........................................................ 37
Borrar un Servidor de DataCycle Reporting ....................................................................................... 37
¿Como se determina el Servidor usado?.............................................................................................. 37
MODO DE EJECUCIÓN ............................................................................................................................... 40
Modo local ........................................................................................................................................... 40
Modo Servidor...................................................................................................................................... 41
¿Donde hay que ejecutar los procesos? ............................................................................................... 42
Modo Test............................................................................................................................................. 43
¿QUÉ ESTÁ HACIENDO EL SERVIDOR? ...................................................................................................... 43
Ver planificaciones .............................................................................................................................. 44
Ver jobs ................................................................................................................................................ 46
Monitorizar todos los Servidores ......................................................................................................... 47
Ver histórico de mensajes del servidor ................................................................................................ 48
AUTOMANTENIMIENTO DEL REPOSITORIO DE ACCESS ............................................................................. 49
SEGURIDAD, GESTIÓN DE USUARIOS ............................................................................................ 51
TIPO DE USUARIOS ................................................................................................................................... 52
USUARIOS ................................................................................................................................................ 53
Modalidades de gestión de privilegios ................................................................................................. 56
GRUPOS DE USUARIOS .............................................................................................................................. 57
IMPORTACIÓN DE USUARIOS DESDE DIRECTORIO ACTIVO........................................................................ 58
CONFIGURACIÓN DE LA INTEGRACIÓN CON DIRECTORIO ACTIVO ............................................................ 60
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DISTRIBUCIÓN DE INFORMES A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO ............................. 61
CONFIGURACIÓN ...................................................................................................................................... 63
Crear un perfil de correo ..................................................................................................................... 64
Modificar un perfil de correo ............................................................................................................... 67
Eliminar un perfil de correo ................................................................................................................ 67
ENVÍO DE CORREO.................................................................................................................................... 68
PARAMETRIZACIÓN DE LOS MENSAJES ..................................................................................................... 69
En informes múltiples personalizados.................................................................................................. 69
Ejemplos de configuración con parámetros ......................................................................................... 69
RESULTADO FINAL ................................................................................................................................... 70
Correo tradicional ............................................................................................................................... 70
Lotus Notes........................................................................................................................................... 70
ADMINISTRACIÓN AVANZADA ........................................................................................................ 71
MANTENIMIENTO DE LA CONFIGURACIÓN GENERAL ................................................................................ 71
GESTIÓN DE PROYECTOS Y CONEXIÓN A BASES DE DATOS ............................................... 73
GESTIÓN DE PROYECTOS .......................................................................................................................... 74
Creación de un proyecto ...................................................................................................................... 76
Modificar un Proyecto ......................................................................................................................... 76
Eliminar un Proyecto ........................................................................................................................... 77
Ver jobs ................................................................................................................................................ 77
Administrar un Proyecto ...................................................................................................................... 78
CONEXIÓN CON LA BASE DE DATOS......................................................................................................... 79
Crear una conexión con una Base de Datos ........................................................................................ 81
Modificar una conexión ....................................................................................................................... 86
Eliminar una conexión ......................................................................................................................... 86
Importar catálogo ................................................................................................................................ 86
Administrar una conexión .................................................................................................................... 88
GESTIÓN DE ENTIDADES ........................................................................................................................... 89
Creación de una entidad ...................................................................................................................... 91
Modificar una entidad .......................................................................................................................... 92
Eliminar una entidad ........................................................................................................................... 92
Importar catálogo ................................................................................................................................ 92
Ver datos .............................................................................................................................................. 92
RELACIONES ENTRE LAS ENTIDADES ........................................................................................................ 92
Creación de una relación ..................................................................................................................... 94
Modificar una relación ........................................................................................................................ 95
Eliminar una relación .......................................................................................................................... 95
DISEÑO DE CONSULTAS ..................................................................................................................... 96
CREACIÓN DE UNA CONSULTA ................................................................................................................. 98
EL ASISTENTE DE CONSULTAS SQL ....................................................................................................... 102
EL EDITOR VISUAL DE CONSULTAS SQL (MODO VISUAL) ...................................................................... 111
USO DEL EDITOR VISUAL DE CONSULTAS ............................................................................................... 114
MODIFICAR UNA CONSULTA ................................................................................................................... 115
DUPLICAR UNA CONSULTA ..................................................................................................................... 115
ELIMINAR UNA CONSULTA ..................................................................................................................... 115
EJECUTAR UNA CONSULTA ..................................................................................................................... 116
VER LOS PROCESOS DEPENDIENTES ........................................................................................................ 116
ADMINISTRACIÓN DE CONSULTAS .......................................................................................................... 117
GESTIÓN DE CARPETAS .......................................................................................................................... 117
Creación, edición y eliminación de carpetas ..................................................................................... 118
Clasificación de consultas y procesos ................................................................................................ 118
Privilegios sobre carpetas.................................................................................................................. 119
VISOR DE DATOS .................................................................................................................................... 119
VISOR DE INSTRUCCIONES SQL ............................................................................................................. 122
DISEÑO DE CUBOS ............................................................................................................................. 123
ASISTENTE DE CREACIÓN DE UN CUBO ................................................................................................... 124
DISEÑO DE PROCESOS Y PLANIFICACIÓN ................................................................................ 132
TIPOS DE PROCESOS E INFORMES ........................................................................................................... 132
TIPOS DE PROCESOS ............................................................................................................................... 132
TIPOS DE INFORMES ............................................................................................................................... 133
OPERACIONES SOBRE LOS PROCESOS ..................................................................................................... 133
CREACIÓN DE UN PROCESO DE GENERACIÓN DE INFORMES ................................................................... 136
Pantalla de Procesos ......................................................................................................................... 137
Sección Datos del Proceso ................................................................................................................. 138
Sección Diseño y Resultados .............................................................................................................. 141
Sección Tareas del Proceso ............................................................................................................... 145
Sección Correo ................................................................................................................................... 166
Sección MyVision ............................................................................................................................... 167
Opciones avanzadas de proceso y documentación ............................................................................ 167
CREACIÓN DE UN PROCESO COMPUESTO ................................................................................................ 168
Pantalla de Procesos compuestos ...................................................................................................... 169
Sección Datos del proceso ................................................................................................................. 169
Sección Tareas del proceso ................................................................................................................ 169
Sección Resultados-Informes ............................................................................................................. 169
ASISTENTE PARA EL DISEÑO RÁPIDO DE INFORMES ................................................................................ 170
Pantalla de bienvenida ....................................................................................................................... 170
Paso 1. Elección del tipo de informe .................................................................................................. 171
Paso 2. Elección de la consulta ......................................................................................................... 173
Paso 3. Configuración de campos numéricos .................................................................................... 175
Paso 4. Fin del proceso de creación .................................................................................................. 175
MODIFICAR UN PROCESO ....................................................................................................................... 178
ELIMINAR UN PROCESO.......................................................................................................................... 178
DUPLICAR UN PROCESO ......................................................................................................................... 179
EJECUTAR UN PROCESO ......................................................................................................................... 180
VER LOS INFORMES ................................................................................................................................ 183
VER LAS PLANIFICACIONES .................................................................................................................... 184
VER JOBS ............................................................................................................................................... 184
MONITORIZAR UN PROCESO ................................................................................................................... 185
ADMINISTRAR UN PROCESO ................................................................................................................... 185
PARÁMETROS Y FILTROS ............................................................................................................... 186
USO DE PARÁMETROS ............................................................................................................................ 186
Tipos de Parámetros .......................................................................................................................... 187
Validación de parámetros .................................................................................................................. 192
Propiedades de usuario (parámetros de contexto de usuario)........................................................... 194
Parámetros basados en otros parámetros.......................................................................................... 207
USO DE FILTROS..................................................................................................................................... 209
GESTIÓN DE CARPETAS ................................................................................................................... 211
CREACIÓN, EDICIÓN Y ELIMINACIÓN DE CARPETAS ................................................................................ 211
CLASIFICACIÓN DE CONSULTAS Y PROCESOS ......................................................................................... 212
PRIVILEGIOS SOBRE CARPETAS............................................................................................................... 212
PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO ................................................................................................ 213
CREACIÓN DE UNA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO.............................................................................. 214
CONFIGURAR COMPORTAMIENTO EN CASO DE INCIDENCIA .................................................................... 215
MODIFICAR LA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO.................................................................................... 215
ELIMINAR UNA PLANIFICACIÓN DE UN PROCESO ................................................................................... 215
INFORMES EXCEL, ACCESS Y HTML ........................................................................................... 216
TRABAJANDO CON ACCESS .................................................................................................................... 216
TRABAJANDO CON HTML ..................................................................................................................... 217
SOPORTE PARA EJECUTAR UN INFORME SOBRE RÉPLICAS DE UNA MISMA BASE DE
DATOS .................................................................................................................................................... 218
PROCEDIMIENTO .................................................................................................................................... 218
TERMINOLOGÍA ................................................................................................................................. 219
DATACYCLE .......................................................................................................................................... 219
ADMINISTRADOR DATACYCLE REPORTING ........................................................................................... 219
SERVIDOR DATACYCLE REPORTING ...................................................................................................... 220
REPOSITORIO ......................................................................................................................................... 220
BROADCASTING Y MULTIREPORTING PERSONALIZADO ......................................................................... 220
DISTRIBUCIÓN DEL PROCESAMIENTO ENTRE EL CLIENTE Y EL SERVIDOR ............................................... 220
SERVIDOR .............................................................................................................................................. 220
BASES DE DATOS ................................................................................................................................... 220
EXCEL .................................................................................................................................................... 220
MACRO .................................................................................................................................................. 221
ACCESS .................................................................................................................................................. 221
PROYECTO ............................................................................................................................................. 221
SQL ....................................................................................................................................................... 221
CONEXIÓN CON UNA BASE DE DATOS .................................................................................................... 221
ENTIDADES ............................................................................................................................................ 221
RELACIÓN .............................................................................................................................................. 221
CONSULTA ............................................................................................................................................. 221
PROCESO ................................................................................................................................................ 221
ALERTA E INFORMES CONDICIONALES ................................................................................................... 221
PLANIFICACIÓN ...................................................................................................................................... 222
PARÁMETRO........................................................................................................................................... 222
FILTROS ................................................................................................................................................. 222
PROCESAMIENTO SQL EN MODO NATIVO Y EN MODO JET ..................................................................... 222
ERRORES Y PREGUNTAS COMUNES ............................................................................................ 224
NO SE PUEDE HACER LOGIN SOBRE UN REPOSITORIO ............................................................................. 224
PROBLEMAS EN EL TRATAMIENTO DE NÚMEROS DECIMALES DEL AS/400 ............................................. 226
NO SE PUEDE ESTABLECER LA CONEXIÓN A UNA BASE DE DATOS........................................................... 227
NO SE PUEDE ESTABLECER LA CONEXIÓN A UN PERFIL DE CORREO ELECTRÓNICO ................................. 227
LOS DATOS DE UN CAMPO NUMÉRICO SON INSERTADOS COMO TEXTO EN EL FICHERO EXCEL................ 227
SE PRODUCE UN FALLO AL EJECUTAR LA MACRO “CREARMETACUBO” ................................................. 227
NO APARECE LA VENTANA CON LOS DATOS RESULTANTES DE UNA CONSULTA ...................................... 227
EL RESULTADO DE UNA CONSULTA CONTIENE INFORMACIÓN INCOHERENTE ......................................... 228
NO PUEDO IR AL ÚLTIMO DATO DEVUELTO POR UNA CONSULTA ............................................................ 228
TRABAJANDO CON SAP .................................................................................................................... 229
ENTRADA EN EL PROGRAMA .................................................................................................................. 229
CÓMO SABER EN QUÉ TABLA ESTÁN SUS DATOS ..................................................................................... 229
TABLAS DE TRABAJO .............................................................................................................................. 230
Finanzas y Control de Gestión (FI) ................................................................................................... 230
Comercial (SD) .................................................................................................................................. 230
Gestión de Material (MM) ................................................................................................................. 230
Auxiliares ........................................................................................................................................... 230
Estructura de datos ............................................................................................................................ 230
Introducción
El software generador y distribuidor de informes
DataCycle Reporting es una herramienta especializada en la implantación de sistemas de
reporting empresarial. Partiendo de los datos disponibles en los diferentes sistemas de la
empresa (AS/400, Oracle, SQL Server, Lotus Notes, etc.), DataCycle Reporting automatiza la
generación de informes Excel y su distribución a través del correo electrónico o de la
INTRANET.
Esta Guía de Referencia tratará todas las funcionalidades existentes distinguiendo los diferentes
perfiles de usuarios. Así encontrará los siguientes capítulos:
Arquitectura
Visión global de la herramienta, como funciona
internamente y configuraciones
Instalación
Proceso de instalación
Funcionamiento del servidor
Seguridad y Gestión de Usuarios
Gestión de usuarios y opciones de seguridad
Distribución de informes a través Configuración del correo electrónico y pasos a
de Correo Electrónico
ejecutar para el envío de los informes a los
interesados
Administración avanzada
Reducción de información guardada y opciones
avanzadas
Gestión de proyectos y conexión a Conexiones a las fuentes de información e
Bases de Datos
importación de la estructura de datos que permita
comenzar a trabajar
Diseño de Consultas
Diseño de consultas SQL
Diseño de Cubos
Diseño de cubos OLAP, tanto de fichero como de
servidor Analysis Services
Diseño de Procesos y Planificación
Diseño, ejecución y planificación de procesos que
generen los informes.
Igualmente encontrará un anexo con los siguientes capítulos:
Terminología
Explicación de conceptos relacionados con el producto
Errores y preguntas frecuentes
Solución a una serie de problemas que se presentan
habitualmente trabajando con DataCycle
Trabajando con SAP
Ayuda a los usuarios de SAP en la busca de la
información relevante para sus informes
Arquitectura
En cada momento hay que saber qué quieres, qué necesitas y sobre todo, dónde te encuentras
Todas las empresas son diferentes, tienen sus cualidades que la diferencian y sus características.
Sus necesidades son diferentes.
Al instalar DataCycle Reporting no se puede generalizar y decir que hay una forma única y
correcta de trabajar. Hay que realizar un estudio que lleve a sacar el máximo rendimiento de la
herramienta y que lleve a conseguir la máxima satisfacción del usuario sin que éste conozca los
entresijos de su funcionamiento.
Para escoger el mejor sistema de instalación hay que conocer cuales son los elementos
fundamentales del producto y proponemos varias configuraciones para que escoja la que más se
adapte a sus necesidades.
Componentes

Gestor de Datos

Gestor de Correo

Repositorio de DataCycle Reporting

Servidor de DataCycle Reporting

Administrador de DataCycle Reporting

Ordenadores de los usuarios finales
Configuraciones posibles

Configuración de evaluación de DataCycle Reporting

Configuración real con Servidores Windows o NT y un diseñador

Configuración real con Servidores de diferentes tipos y diseñadores

Configuración real con varios Servidores de DataCycle Reporting

Soporte para funcionar bajo Windows Terminal Server
Componentes
Gestor de Datos
Sistema gestor de los datos corporativos. Estos datos estarán en una o varias Bases de Datos del
mismo o diferente tipo. El sistema debe dar respuesta a las consultas realizadas por el Servidor
de DataCycle Reporting.
En un caso simple nos podemos encontrar con una Base de Datos Oracle. En otro caso más
complejo podemos tener varias Bases de Datos correspondientes a diferentes empresas y que se
encuentran separadas físicamente, cada una de un tipo diferente: SQL Server, MS Access,
AS/400… y con sus protocolos de seguridad particulares.
Gestor de Correo
Sistema dedicado a gestionar el correo corporativo, ya sea Intranet o Internet.
DataCycle Reporting puede ser programado para enviar de forma periódica correo electrónico y
usando los servicios prestados por este gestor.
En un entorno de evaluación del producto, se puede simular el envío de los Informes mediante
la creación de dos cuentas de correo en el cliente de correo.
Fichero en donde se guarda la información de trabajo de DataCycle Reporting, como es la
configuración, Proyectos, Consultas, Informes, Planificaciones,…
Este fichero, que puede ser en formato MSAccess o SQL Server, representa el nexo de unión
entre el Administrador y el Servidor de DataCycle Reporting. Uno planifica las Procesos a
realizar y los resultados a entregar y el otro los ejecuta efectivamente.
Programa que ejecuta, ya sea por solicitudes de los usuarios o Planificaciones, los Informes
diseñados desde un Administrador de DataCycle Reporting. Se comunica con el Gestor de
Datos para obtener los datos necesarios de los Informes, y opcionalmente con el Gestor de
Correo para enviar los Informes a los usuarios.
El ordenador en donde esté instalado este Servidor de DataCycle Reporting debe tener acceso o
instalados los siguientes elementos:

Acceso al Gestor de Datos, al Gestor de Correo y al Repositorio de DataCycle
Reporting.

Instalación de Excel en el caso de que los informes generados contengan la
ejecución de una macro.

Instalación de los Drivers ODBC correspondientes a las Bases de Datos existentes y
configuración de los DSN. En caso de Base de Datos MS Access no es necesario
puesto que el acceso es directo.
Programa que administra y configura DataCycle Reporting y desde el que se diseñan las
consultas y procesos a ejecutar.
El ordenador en el que esté instalado el Administrador de DataCycle Reporting debe tener
acceso o instalados los siguientes elementos:

Acceso al Gestor de Datos, Gestor de Correo y al Repositorio de DataCycle
Reporting.

Instalación de las herramientas ofimáticas o de visualización destino de los
informes: Excel, Access o visualizador HTML como Netscape o Explorer.

Instalación de un cliente de correo electrónico si se desea enviar los informes de esta
forma.

Instalación de los Drivers ODBC correspondientes a las Bases de Datos existentes y
configuración de los DNS. En caso de Base de Datos MS Access no es necesario
puesto que el acceso es directo.
Ordenadores de usuarios receptores de los informes
Recibirán los informes en formato Excel, Access o HTML diseñados desde el Administrador de
DataCycle Reporting y ejecutados por el Servidor de DataCycle Reporting.
Estos ordenadores deben tener instalados los siguientes elementos:

Instalación de las herramientas ofimáticas o de visualización de los informes: Excel,
Access , visualizador HTML como Netscape o Explorer o Adobe Reader (visor
PDF).

Cliente de correo si se desea recibir los informes de esta forma.
Nota: Todos estos componentes, aunque conceptualmente son independientes, pueden estar instalados
en el mismo ordenador, dependiendo de la arquitectura del sistema en el que se trabaje. Todo dependerá
de los ordenadores instalados actualmente y de la carga a la que se vean sometidos.
Respecto al Servidor y Administrador de DataCycle Reporting solo existe la limitación de que deben estar
instalados en un ordenador con Sistema Operativo Windows o NT.
Configuraciones posibles
Se indican una serie de configuraciones que, aunque no sea completa, sí que cubre en la práctica
la mayoría de casos.
Nota: Estas configuraciones son teóricas y tienen carácter formativo. El programa instalador de DataCycle
Reporting siempre instala el Servidor y Administrador de DataCycle Reporting, un Repositorio y una Base
de Datos de pruebas.
Nota: Como se ha explicado en el apartado anterior, el Gestor de Correo y de Datos pueden estar
instalados en varios Servidores o en uno solo. Por simplicidad los gráficos siempre mostrarán un único
ordenador para ambos servidores.
Configuración de evaluación de DataCycle Reporting
Este caso está pensado para aquellas personas que deben evaluar el producto en un entorno
simple, en general su propio ordenador o durante los periodos de formación.
En este caso, todos los elementos necesarios están instalados en el mismo ordenador.
PC usuario administrador-diseñador
Base de Datos de prueba Access
Driver ODBC
Herramientas ofimáticas: Excel, Access, …
Visualizador HTML: Netscape, MSExplorer …
Cliente de correo: Outlook, Notes …
AS/400
Oracle
Informix
SQL Server
Ficheros planos
ERP: Baan, JDEdwards,
Navision, SAP. MOVEX
Configuración real con Servidores Windows o NT y un diseñador
Este es el caso tradicional en una empresa con un único Servidor de Datos y Correo en donde se
confía en que una persona con perfil informático sea el encargado de la administración de
DataCycle Reporting y diseño de consultas y procesos.
Instalamos en este caso el Servidor de DataCycle Reporting en el mismo servidor de datos y
correo. Esto es posible si el servidor tiene el Sistema Operativo Windows o NT.
Driver ODBC
Herramientas ofimáticas: Excel, Access, …
Cliente de Correo: Outlook, Notes …
Servidor de Datos y Correo
Servidor de Datos: Oracle, SQLServer…
Driver ODBC
Excel (si hay macros en los informes)…
Servidor de Correo: Notes, Outlook
Correo
Correo
Correo
Usuarios Oficina
Usuarios móviles
Usuarios intranet/Internet
Herramientas ofimáticas: Excel, Access …
Cliente de correo: Outlook, Notes …
Nota: Como se ha explicado anteriormente, el usuario diseñador tendrá instalado el Servidor de DataCycle
Reporting que usará en periodos de diseño de consultas y procesos.
Configuración real con Servidores de diferentes tipos y diseñadores
Este caso es similar al anterior con la diferencia de la complejidad de la propia arquitectura de la
empresa con múltiples Bases de Datos y Sistemas. En este caso, los servidores pueden
encontrarse separados físicamente.
También consideramos que existen varios administradores de DataCycle y diseñadores de
consultas y procesos.
Pese a la diversidad de sistemas, DataCycle Reporting permite tener a los usuarios una visión
completa del sistema de datos haciendo transparente dicha diversidad.
PCs usuarios administradores y diseñadores
Driver ODBC
Servidores de Datos
Repositorio
Cualquier Sistema Operativo
Servidor de DC Reporting
Sistema Operativo Windows o NT
Driver ODBC
Cliente de Correo: Notes, Outlook
Solicitud de datos
Datos
AS/400
Oracle
Servidores de Correo
Solicitud de envío de correo
con informes html, excel …
Notes
Correo
Usuarios Oficina
Usuarios móviles
Nota: En una situación estable de producción, la ejecución la realiza el Servidor de DataCycle
Reporting, pero nada impide que el diseñador tenga su propio repositorio de pruebas y ataque
directamente la Base de Datos en el Servidor de Datos.
Configuración real con varios Servidores de DataCycle Reporting
Si la complejidad del sistema y sus requerimientos de rendimiento lo aconsejan, se puede instalar
varios Servidores de DataCycle Reporting en diferentes ordenadores con el objetivo de mejorar
la respuesta del sistema.
En una configuración algo más compleja se podría llegar a tener varios repositorios cada uno
con diferentes informes que serían ejecutados por diferentes servidores.
PCs usuarios administradores ydiseñadores
Driver ODBC
Servidores de Datos
Repositorio
Servidores de DC Reporting
Sistema Operativo Windows o NT
Driver ODBC
Servidores de DataCycle Reporting
Repositorios de DataCycle Reporting
Cliente de Correo: Notes, Outlook
Solicitud de datos
AS/400
Oracle
Datos
Servidores de Correo
Solicitud de envío de correo
con informes html, excel …
Notes
Correo
Usuarios Oficina
Usuarios móviles
Soporte para funcionar bajo Windows Terminal Server
Se ha previsto la posibilidad de trabajar con DataCycle Reporting conectándose a un servidor de
aplicaciones mediante Windows Terminal Server.
Para ello, la información de configuración de usuario se almacena en el directorio
HKEY_CURRENT_USER de la base de datos de registro de Windows.
Los usuarios que accedan a DataCycle a través de WTS deberán disponer de suficientes
privilegios de acceso a esta parte del registro y al directorio donde esté instalado DataCycle.
Instalación
Comencemos por el principio
DataCycle Reporting dispone de dos aplicaciones principales:

El Administrador en ordenadores de usuarios administrador, diseñadores de
consultas y procesos y ejecución de procesos.

El Servidor en ordenadores que serán los que ejecuten los procesos planificados
Tal y como se explica en el capítulo Arquitectura, en el periodo de pruebas es habitual realizar
una sola instalación del Servidor y del Administrador de DataCycle Reporting en el mismo
ordenador.
Aparte del producto DataCycle Reporting y tal y como se ha explicado en el capítulo
Arquitectura se deben realizar otras operaciones. Son las siguientes:

Instalación de las herramientas de visualización, análisis y clientes de correo, Excel,
Access, Netscape, Explorer, Outlook, Notes … en cada uno de los ordenadores:
Servidor y Administrador de DataCycle Reporting y usuarios receptores de los
informes.

Instalación de los Drivers ODBC correspondientes a las Bases de Datos con las que
se conectará.

Creación y configuración de los DSN correspondientes a las Bases de Datos con las
que se conectará.
En la mayoría de casos, estos productos ya estarán instalados y configurados.
Nota: En caso de tratarse de una actualización de versión les recomendamos que lean el tema
Actualización a una nueva versión.
Este capítulo incluye los siguientes temas:

Requerimientos de Hardware y Software

La instalación de DataCycle Reporting

Estructura de directorios y ficheros instalados

Actualización a una nueva versión

Repositorio basado en SQL Server

Como entrar en DataCycle Reporting
Requerimientos de hardware y software
Para el funcionamiento correcto del Servidor y Administrador de DataCycle Reporting se
requiere:
Descripción
Requerimientos
Hardware
Requerimientos Software
Administrador 1 Gb RAM
Windows 2000, NT, XP, 2003, Vista, Windows 7
de DataCycle
Herramientas de visualización y análisis: Excel y Access
Reporting
150 Mb Disco Duro 97, 2000, XP, 2003 , 2007, 2010, Netscape, Explorer,
Adobe Reader …
Conectividad ODBC con su sistema informático:
AS/400  Client Access
Oracle  SQL*Net
Opcionalmente puede haber instalado cualquier cliente
de correo compatible MAPI como Outlook o Lotus
Notes
Servidor
de 1 Gb RAM
Windows 2000 ó 2003 (recomend. Server)
DataCycle
200 Mb Disco Duro Excel y Access 97, 2000, XP, 2003, 2007 o 2010
Reporting
Conectividad ODBC con su sistema informático:
AS/400  Client Access
Oracle  SQL*Net
Opcionamente puede haber instalado cualquier cliente
de correo compatible MAPI como Outlook 97,
Outlook 2000 o Lotus Notes 4.5, 4.6, 5.0, 6.x ...
Ordenadores
receptores de
los informes
No hay ningún requerimiento especial ni instalación
motivada por el uso de DataCycle Reporting. Deberá
cumplir los requerimientos, instalaciones y
configuración correspondientes a las herramientas de
visualización, análisis y recepción utilizadas: : Excel y
Access 97, 2000, XP, 2003 o 2007 o 2010 , Netscape,
Explorer, Outlook, Lotus Notes …
La Instalación de DataCycle Reporting
La instalación de DataCycle Reporting es muy sencilla Basta con ejecutar el programa
dc_setup.exe que se encuentra en el CD de instalación y esta le guiará paso a paso.
Paso 1 Bienvenida
El asistente le da la bienvenida al proceso de instalación.
Paso 2 Aceptar el acuerdo de licencia
En este punto se debe aceptar el contrato de licencia. En caso contrario, el
instalador no permitirá continuar.
Paso 3 Información del cliente
En este punto, se pide el nombre de usuario y el de la empresa en que se está
instalando el producto; así como si la instalación es válida solo para el
usuario que ha abierto sesión o para cualquiera que acceda al terminal
Paso 4 Seleccione el directorio de destino
El instalador propone c:\Archivos de programa\Apesoft Datacycle\ o
c:\program files\Apesoft Datacycle\. Recomendamos no cambiar este
directorio, aunque si quiere cambiarlo puede hacerlo, pero deberá acordarse
de poner el mismo directorio en el paso siguiente.
Paso 5 Tipo de instalación
El instalador pregunta que tipo de instalación se desea llevar a cabo.
Por un lado se puede optar por la Típica en la que el instalador se salta el
siguiente punto e instala las características más habituales del producto.
Por el otro, se puede elegir la instalación Personalizada en la que se
mostrará una lista de las diferentes características para poder elegir cuales se
desea instalar (paso 6)
Paso 6 Seleccione componentes
En modo personalizado, elija todas las opciones si instala en el servidor y
sólo el cliente si está instalando una licencia administrador, agente o
diseñador, aunque posiblemente el programa de instalación ya las tenga
seleccionadas.
Si está evaluando Datacycle Reporting, seleccione todas las opciones.
Nota: DataCycle MyVision es un componente adicional a DCR
Paso 7 Instalación
Al pulsar el botón siguiente se procederá a la instalación.
Durante el proceso de instalación podrá observar el avance del mismo.
Paso 8 Instalación finalizada
Al finalizar la instalación podrá iniciar automáticamente Datacycle
Reporting.
Nota: En caso de tener algún problema durante el proceso de instalación, se puede consultar el
fichero Install.log que se encuentra en el directorio de instalación de DataCycle Reporting en
donde existe una traza de las operaciones realizadas durante el proceso de instalación.
La instalación dejará una entrada en el menú Programas de su sistema operativo llamada
DataCycle.
También encontrará dos iconos en su escritorio:
Este es el Administrador DataCycle Reporting y con el que se
diseñarán las consultas e informes.
Este es el Servidor DataCycle Reporting y es el responsable de
procesar los informes de forma planificada.
En caso de actualización de versión es posible que deban actualizarse los repositorios para
trabajar con la nueva versión. Consulte el tema Actualización de Repositorio.
Estructura de directorios y ficheros instalados
Como resultado de la instalación nos encontraremos con la siguiente estructura estándar de
directorios que puede variar en caso de haber modificado las opciones presentadas por defecto
en el proceso de instalación:
Se puede observar como en Archivos de programa se ha creado un directorio DC-Reporting,
que contiene el programa en sí, con los siguientes directorios:
 Backup. Con copia de seguridad en caso de existir versiones anteriores
 BBDD. Bases de datos de ejemplo, una de Access y otra de SQL Server.
 DCManager. Script para crear un repositorio nuevo en una base de datos SQL Server
nueva y herramienta para mover los datos de un repositorio Access antiguo a una base
de datos nueva SQL Server.
 Demo. Con informes, plantillas y Base de Datos (ERP simulado) de ejemplo
 Documents: Guías DataCycle Reporting (usuario, referencia e instalación)
Los ficheros principales son:
 DCServer.exe. Servidor del DataCycle Reporting
 DCReporting.exe. Administrador del DataCycle Reporting
 Install.log. Con la traza del proceso de instalación
Actualización a una nueva versión
Muy Importante:
Si Ud. ya dispone de una versión anterior de DataCycle Reporting instalada en su empresa y se
dispone a realizar una actualización del software, tenga en cuenta las siguientes consideraciones.
1. Realice una copia de seguridad de todos los repositorios con los que haya trabajado.
Por defecto se llaman reposit.mdb y dcdemo.mdb (en Access) pero puede ser que en
su instalación se hayan renombrado.
2. Si ha realizado modificaciones en las plantillas de los ficheros Excel que DataCycle
Reporting instala, también deberá realizar una copia de seguridad de dichas plantillas ya
que serán substituidas.
3. Hay que hacerlo tanto en los PCs cliente que tienen la aplicación de administración y
diseño, como en el PC que actuará como servidor.
El proceso de instalación en el cliente y en el servidor es el mismo.
Una vez acabada la actualización a la nueva versión del software, deberá actualizar sus
repositorios a la nueva versión, para ello deberá cambiar el repositorio que aparece por defecto.
Veamos los pasos a seguir.
Vamos a entrar en el administrador DataCycle Reporting efectuando un doble-click sobre el
icono:
Importante: Versión DEMO
Si está usando la versión DEMO, en este punto aparecerá la pantalla de aviso de
programa autolimitado, indicando cuantos días o ejecuciones quedan para evaluar
el producto. Pulse el botón Aceptar para ejecutar el programa.
Aparece la ventana de conexión a DataCycle:
Pulsamos
y aparece la ventana de conexiones a repositorio
Seleccionamos el repositorio con el que deseamos trabajar. En nuestro ejemplo
Nota: Asegúrese de que no hay ninguna aplicación (ni cliente ni servidor) conectada al repositorio que
desea actualizar.
Pulsamos
Pulsamos
Pulsamos
y volvemos a la ventana de conexión
y aparece el siguiente mensaje (las versiones serán diferentes)
y aparece el siguiente mensaje
Nota: Si no está seguros de haber realizado la copia de seguridad del repositorio (en este caso
H:\repositorio\T500.mdb) , pulsar
Si está totalmente seguro de haber realizado una copia de seguridad del repositorio, pulsar
para iniciar el proceso de conversión
Aparecerá la siguiente ventana indicando el progreso de la operación
Dependiendo de la versión y del tamaño del repositorio, este proceso puede tardar mucho
tiempo (hasta 5, 10, 15, 20 o más minutos), por lo que deberá ser paciente.
Si todo va bien aparecerá la ventana de DataCycle Reporting.
Repositorio basado en SQL Server
Se puede configurar DataCycle Reporting para que la base de datos del repositorio, en lugar
basarse en un fichero .mdb de Access resida en un servidor de base de datos SQL Server.
Las ventajas son claras:




Mayor rendimiento en entorno multiusuario cliente/servidor.
Mayor robustez (las bases de datos Access se corrompen).
Compactación automatizada.
Copias de seguridad Online.
Si no dispone de un servidor SQL Server y no desea pagar las licencias de uso, también puede
optar por implantar el repositorio en MSDE que es la alternativa gratuita y compatible con SQL
Server.
Instalación del repositorio en SQL Server
Actualmente la instalación del repositorio en SQL Server es un proceso manual pero sencillo.
También hemos desarrollado un pequeño asistente para mover los datos de un antiguo
repositorio basado en Access a un nuevo repositorio basado en SQL Server.
Si desea migrar su antiguo repositorio a SQL Server contacte con el departamento de soporte y
le indicaremos los pasos a seguir.
Cómo entrar en DataCycle Reporting
La instalación le habrá dejado dos iconos en su escritorio:
Este es el Administrador DataCycle Reporting y con el que se
diseñarán las consultas e informes.
Este es el Servidor DataCycle Reporting y es el responsable de
procesar los informes de forma planificada.
Vamos a entrar en el Administrador DataCycle Reporting. Es suficiente con efectuar un dobleclick sobre el icono
Importante: Versión DEMO
Si está usando la versión DEMO, en este punto aparecerá la pantalla de aviso de
programa autolimitado, indicando cuantos días o ejecuciones quedan para evaluar
el producto. Pulse el botón Aceptar para ejecutar el programa.
Aparece la ventana de conexión a DataCycle:
Preguntando usuario y clave para entrar. Por defecto, el sistema propone el usuario
DCREPORTING y debería tener memorizada la contraseña (que inicialmente es
DCREPORTING en mayúsculas igual que el usuario). Pulsaremos
La primera vez que entre en DataCycle Reporting aparecerá una pantalla de bienvenida que le
permitirá comprobar si están instalados los programas necesarios para el correcto
funcionamiento:
Pulse el botón de
Y
:
:
Comprueba la existencia de los
componentes que permitirán la
conexión con el Servidor de Datos
vía ODBC
Comprueba la instalación de
los programas Excel, Access y
Lotus Notes
Comprueba la existencia de los
componentes que permitirán la
conexión con el Servidor de
Correo vía MAPI
Escogemos los componentes que queremos comprobar y pulsamos
Como resultado, aparece pantalla con el resultado del testeo e indicaciones en caso de errores o
ausencia de componentes necesarios.
Habitualmente, nadie conoce el nombre del que hace el trabajo sucio de la empresa
DataCycle Reporting dispone de dos aplicaciones principales. La aplicación cliente con la que
acostumbra a trabajar el usuario administrador-diseñador, y la aplicación servidor que como su
nombre indica está especializada en la ejecución de informes desde un servidor (de
procesamiento) y que apenas presenta interfaz gráfica
En un entorno de producción, una vez superado el periodo de formación y pruebas, la
aplicación cliente y la aplicación Servidor deben estar en ordenadores diferentes. Todo esto
puede variar según los casos tal y como se explica en el capítulo Arquitectura. Vea los siguientes
temas:

Funcionamiento del Servidor de DataCycle Reporting

Instalación del Servidor de DataCycle Reporting

Como arrancar el Servidor de DataCycle Reporting

Mensajes del Servidor de DataCycle Reporting

Operaciones: Conexión a Repositorio

¿Como se conoce los Servidores existentes?
Registro de un Servidor de DataCycle Reporting
Modificar configuración de un Servidor de DataCycle Reporting
Dar de baja un Servidor de DataCycle Reporting

Como se determina el Servidor usado

Modo de ejecución: Modo local y Modo Servidor
Modo local y Modo servidor
¿Donde hay que ejecutar los procesos?
Modo Test

¿Qué está haciendo el Servidor?
Ver planificaciones
Ver jobs
Monitorizar todos los Servidores
Funcionamiento del Servidor de DataCycle Reporting
El Servidor de DataCycle Reporting trabaja en modo background, es decir, funciona en todo
momento de forma transparente sirviendo las peticiones de consulta y creación de informes
pero sin que los usuarios, y en buena parte el administrador, deba preocuparse.
Toda la información de trabajo de DataCycle Reporting está guardada en el Repositorio que
supone el nexo de comunicación entre la aplicación cliente y la aplicación servidor.
Administrador DCReporting
Servidor DCReporting
Repositorio
Configura DataCycle Reporting y conexiones a las
Base de Datos, diseña las consultas, informes y
planificaciones.
Solicita la ejecución de consultas e informes en linea.
Toda la información se recoge en el Repositorio
Servidor de DC Reporting
Revisa periódicamente el Repositorio y
ejecuta las peticiones, ya sean
planificadas o solicitadas en linea.
El Servidor revisa periódicamente la planificación de trabajos existente y ejecuta los mismos
cuando llega el momento. Esta planificación se guarda en un fichero llamado Repositorio. El
Servidor de DataCycle Reporting debe conocer en que Repositorio se encuentra las peticiones
de trabajo.
En un entorno de gran carga de trabajo, puede haber varios Servidores de DataCycle Reporting
trabajando a la vez y consultando el mismo Repositorio desde dos máquinas distintas. Es
necesario que cada uno de los Servidores de DataCycle Reporting que se quieran arrancar estén
identificados en DataCycle Reporting. Esta combinación permite optimizar la ejecución de
procesos concurrente ya que cada servidor de DataCycle Reporting, DCServer.exe, gestiona una
cola de ejecución de procesos independientemente.
El Servidor 1 accede
al Repositorio…
Servidor DCReporting 1
Repositorio
Repositorio
3:05
3:15
3:15
8:00
8:00
Ejecución informe RRHH
Ejecución informe almacén
Ejecución informe gerencia
Ejecución informe ventas delegación A
Ejecución informe ventas delegación B
Servidor 1
Servidor 1
Servidor 2
Servidor 1
Servidor 2
El Servidor 2 también
accede al Repositorio…
Servidor DCReporting 2
Nota: el Repositorio puede estar instalado en cualquier ordenador que sea accesible por los Servidores de
DataCycle Reporting.
Nota:
En un único PC no es posible arrancar más de un DCServer.exe hacia el mismo
repositorio, pero sí es posible arrancar varios DCServer.exe contra repositorios
distintos..
Instalación del Servidor de DataCycle Reporting
El responsable del funcionamiento de DataCycle Reporting debe elegir cual será la
configuración de instalación. Consulte el capítulo Arquitectura.
El proceso de instalación de DataCycle Reporting habrá dejado dos iconos en el escritorio:
Este es el Administrador DataCycle Reporting y con el que se diseñarán las
consultas e informes.
Este es el Servidor DataCycle Reporting y es el responsable de procesar los
informes de forma planificada.
Cómo arrancar el Servidor de DataCycle Reporting
Para arrancar el Servidor de DataCycle Reporting es suficiente con efectuar un doble-click sobre
el icono
Aparecerá la siguiente pantalla del Servidor en la que se pueden observar las operaciones que va
realizando en cada momento:
En un entorno real, se deberá incluir este programa en la carpeta Inicio para asegurar su
funcionamiento automático al arrancar el servidor.
Nota: El Servidor de DataCycle Reporting también muestra de forma actualizada (cada 5 segundos) el nº
de usuarios conectados en un momento dado.
Operaciones
El Servidor de DataCycle Reporting trabaja de forma transparente al usuario y la interacción con
el usuario es mínima. En realidad, la única operación posible está relacionada con el Repositorio
de trabajo.
Conexión a Repositorio
El Servidor de DataCycle Reporting debe conocer en qué Repositorio se encuentra las
peticiones de trabajo. Por defecto toma el último Repositorio con el que haya trabajado en
Cambiar a otro Repositorio
Primero hay que cerrar el DCServer que esté arrancado. Para que el DCServer se conecte a otro
repositorio hay que ejecutar la aplicación cliente de DataCycle Reporting, En la pantalla de login
pulsamos el botón
Aparece la lista de repositorios dados de alta.
Aparecen los
Repositorios existentes y
deberá seleccionar uno.
Seleccionamos otro repositorio y pulsamos el botón [OK] y después el botón [Salir].
Cuando volvamos a arrancar el DCServer ya apuntará contra el nuevo repositorio que hemos
cambiado.
Nota: El Servidor de DataCycle Reporting no tiene capacidad de crear o eliminar una conexión a un
Repositorio. Lo único que hace es conectar con uno existente.
¿Como se conoce los Servidores existentes?
El diseñador de las consultas e informes debe decidir en que Servidor se ejecutarán. Para ello, se
debe indicar de forma previa cuales son los Servidores de DataCycle Reporting existentes. Se
hace desde el siguiente menú:
Define un nuevo Servidor
de DataCycle Reporting
Modifica las características del Servidor
de DataCycle Reporting seleccionado
Elimina el Servidor de DataCycle
Reporting seleccionado
Muestra los informes planificados
en el Servidor de DataCycle
Muestra los informes ejecutados
en el Servidor de DataCycle
La configuración de los Servidores existentes debe ser realizado por un administrador que
conozca cual es la arquitectura y las necesidades de rendimiento y balanceo de máquinas.
Registro de un Servidor de DataCycle Reporting
Da de alta un registro de un Servidor de DataCycle Reporting. En este paso tan solo se hace
saber a DataCycle Reporting la existencia de este servidor que debe ser instalado según se explica
en el capítulo Instalación. La pantalla es la siguiente:
Nombre con el
que se conocerá
el Servidor
Es obligatorio
Indicar el
ordenador donde
se ejecuta
En la pestaña [General] se informan los datos informativos del servidor como es el nombre
lógico, nombre del ordenador, descripción... Es obligatorio informar el nombre del ordenador
Para poder ejecutar un determinado número de procesos concurrentes deberá tener en cuenta el
nº máximo de ejecuciones concurrentes totales indicados en la pestaña [Rendimiento].
Parámetros que
afectan al
comportamiento
del servidor
Existe el botón
que tal y como indica permite desbloquear sesiones de DCServer que hayan
quedado bloqueadas. Esto puede ocurrir en el caso de que se haya cerrado la aplicación
DCServer.exe bruscamente por algún motivo inesperado (corte eléctrico, etc.)
Si al pulsar el botón no tiene ningún bloqueo aparecerá un mensaje informativo:
Editar la configuración de un Servidor de DataCycle Reporting
Permite cambiar la configuración de uno de los Servidores dados de alta.
La pantalla y atributos coinciden con los explicados en el apartado de Registro.
Borrar un Servidor de DataCycle Reporting
Elimina el registro del Servidor de DataCycle Reporting seleccionado.
Nota: No se valida si el servidor es usado desde algún proyecto, por lo tanto haga la
comprobación de forma previa.
¿Como se determina el Servidor usado?
Una vez configurados los Servidores de DataCycle Reporting existentes, el diseñador o persona
que ejecuta los procesos debe indicar en cual de los Servidores se ejecutarán los mismos. Existen
las siguientes posibilidades:

Indicar el Servidor de DataCycle Reporting por defecto en el que se ejecutarán todas
las consultas y procesos del proyecto:
Seleccione el Servidor por
defecto de entre la lista de
los que haya definido

Indicar el Servidor en el que se ejecutará un proceso. Aparecerán los nombres de los
servidores que estén arrancados.
Escoja como quiere
ejecutar el proceso:
en el ordenador
local, en el Servidor
o en modo Test
Si decide ejecutar en el
Servidor y existe más de
uno definido, debe
escoger en cual se hará
Nota:
Si no desea determinar el servidor que ejecute el proceso, puede seleccionar la
opción <Cualquiera>, y éste será procesado por el primer servidor que reciba la
petición.
Al ejecutar el proceso, DataCycle Reporting muestra la siguiente pantalla en donde se muestra el
servidor que lo ejecuta:
Indica el nombre del
ordenador en el que se
ejecuta el proceso
Modo de ejecución
Es necesario conocer el funcionamiento interno de DataCycle Reporting para distinguir qué
operaciones se realizan en el ordenador local y cuáles en el ordenador en el que está instalado el
Servidor de DataCycle Reporting. De esta forma podrá escoger qué modo de ejecución
conviene más en cada caso.
Consulte los temas:

Modo local

Modo servidor


Modo test
Modo local
En este caso no interviene para nada el ordenador en el que funciona el Servidor de DataCycle
Reporting. La comunicación con el Servidor de Datos y de Correo se resuelve de forma local y
la creación de los informes se realiza en el propio ordenador.
Ordenador local
Genera los informes Excel a
partir del resultado de las
consultas realizadas al Servidor
de datos
Los informes generados
pueden ser centenares y se
realizan en este ordenador
Solicita el envío de los
informes generados
Servidor DC Reporting
Resultado de
la consulta
Solicita la ejecución
de la consulta
Ejecuta el Servidor de
DataCycle Reporting pero en
este caso no genera el informe.
Servidor de Datos
Servidor de Correo
Ejecuta las consultas a la Base de
Datos y devuelve los resultados
Envía los informes por
Correo electrónico
Nota: DataCycle Reporting debe consultar el Repositorio en todo momento. Este puede estar en otro
ordenador, normalmente en el que está instalado el Servidor de DataCycle Reporting, pero esto no implica
carga de trabajo.
Modo Servidor
En este caso es el Servidor de DataCycle Reporting el que se comunica con el Servidor de Datos
y de Correo y el que crea los informes.
Servidor DC Reporting
Ordenador local
del proceso
Tan solo solicita al Servidor
de DataCycle Reporting la
ejecución del proceso
Solicita el envío de los
informes generados
Resultado de
la consulta
Ejecuta el Servidor de
Genera los informes Excel a
partir del resultado de las
consultas realizadas al Servidor
de datos
Los informes generados
pueden ser centenares y se
realizan en este ordenador
de la consulta
Servidor de Datos
Ejecuta las consultas a la Base de
Datos y devuelve los resultados
Servidor de Correo
Envía los informes por
Correo electrónico
La ejecución de los procesos de DataCycle Reporting, es decir, la creación de los informes
Excel con el resultado de la ejecución de las consultas SQL, puede realizarse en el ordenador
local o en un servidor.
Puede no tener importancia en el caso de pequeños informes para una sola persona pero sí será
importante si la complejidad del informe Excel es elevada o bien debe crear decenas o
centenares de ellos.
Durante el proceso de diseño y pruebas, es interesante ejecutar los procesos durante su diseño
en el ordenador local: será más rápido y no dependerá de la red.
Una vez validado un proceso y ya en un entorno de producción, los usuarios lo podrán ejecutar
en el ordenador local o en el Servidor que escoja. La decisión dependerá de:
La potencia de su ordenador
Si su ordenador es poco potente preferirá ejecutarla
en el Servidor
La potencia del ordenador en el que esté Si el ordenador en el que está trabajando el
el Servidor de DataCycle Reporting
Servidor de DataCycle Reporting está muy
cargado, será mejor que no lo apure aún más
Tipo de proceso
Si está en periodo de pruebas preferirá la ejecución
local y si el proceso está en producción será mejor
ejecutarlo en el servidor.
Todas estas indicaciones sólo son válidas al ejecutar un proceso de forma manual. En caso de
ejecución de consultas y procesos planificados no podrá escoger. En el primer caso siempre se
ejecuta en el ordenador local y en el segundo siempre lo hará en el Servidor seleccionado al
configurar la planificación.
Modo Test
En periodos de prueba y diseño existe la posibilidad de ejecutar los procesos en modo test.
En este modo se puede modificar la forma en que se ejecutará el proceso, anulando sus valores
predeterminados, haciendo de esta forma más práctica su ejecución en un entorno de pruebas.
Este botón dará paso a la
configuración de la
ejecución en modo Test
Creará el informe en
este directorio
independientemente de
lo que haya definido en
el proceso
Se ejecutará en el propio
ordenador o en el
ordenador en el que esté
instalado el Servidor de
DataCycle Reporting
Se puede establecer qué
tipo de tareas del proceso
se ejecutarán
Puede elegir que tareas
desea ejecutar. Posiblemente
quiera ejecutar solamente
aquellas que sabe que dan
problemas
Puede elegir si trabajará con
todos los datos resultado de
la consulta o tan solo con un
número limitado. Solo está
haciendo pruebas !!!
Este botón dará paso a
la ejecución en modo
Test
¿Qué está haciendo el Servidor?
Varios programas permiten conocer cual es el estado del Servidor de DataCycle y que
operaciones está realizando o realizará:

Ver planificaciones

Ver jobs

Monitorizar todos los servidores

Ver históricos de mensajes del servidor
Ver planificaciones
Puede ver la planificación existente de procesos. Si accede desde el menú del proceso
o bien desde el propio proceso:
Verá las ejecuciones planificadas del mismo:
Si lo hace desde el menú de contexto del perfil de servidores:
Verá todos aquellos procesos cuya ejecución está planificada en el servidor seleccionado:
Ver jobs
Puede consultar cómo fue la ejecución de los procesos. DataCycle recuerda todas las Tareas,
instrucciones y detalle de cada una de las ejecuciones. Puede acceder a la lista de ejecuciones del
proceso por el menú contextual teniendo seleccionado un proceso.
Haga doble clic en la ejecución del Proceso que quiere consultar. Aparecerá la misma pantalla
que se muestra durante la Ejecución del Proceso.
Nota: una buena práctica de mantenimiento del programa consiste en borrar la información de jobs
antiguos: mejora el rendimiento y gana espacio. Consulte Mantenimiento de la Configuración General
Monitorizar todos los Servidores
Puede conocer los procesos que se están ejecutando actualmente desde la opción Monitorizar todos
los Servidores del menú Procesos de la barra de herramientas o desde la opción Monitorizar todos los
Servidores del menú de contexto del perfil del servidor:
Nota: Desde el menú de Procesos, también puede realizar una monitorización de un Proceso concreto con
la opción Monitorizar.
Ver histórico de mensajes del servidor
Accedemos a la opción de monitorizar todos los servidores del menú principal de la aplicación.
En la pantalla de „Monitorización de todos los servidores‟ existe un botón, [Ver Traza], que
permite ver el histórico de mensajes del DCServer desde una fecha determinada. Únicamente
debe cambiar la fecha y seleccionar una anterior a la actual y pulsar el botón
.
Automantenimiento del repositorio de Access
Una de las tareas manuales de mantenimiento más delicadas consiste en tener que eliminar las
trazas de ejecución de procesos y compactar la base de datos del repositorio. Una prestación
permite que esta tarea sea realizada automáticamente por el propio servidor de DataCycle
Reporting.
Dada la opción de poder definir varios DCServer, la configuración de los parámetros de
compactación del repositorio se define a nivel de repositorio. Se accede desde el menú de
Herramientas, opción Configuración avanzada.
Los parámetros se encuentran en la pestaña [Automantenimiento del repositorio].
Si habilita la opción Habilitar la compactación automática del repositorio, el proceso de
compactación se realizará diariamente a la hora indicada. Además de eliminar la traza más
antigua de los últimos N días, esta opción generará una copia de seguridad del repositorio en el
directorio que indiquemos.
Nota: algunos programas de copia de seguridad no pueden salvar bases de datos que estén en uso. En ese
caso se recomienda realizar copia de seguridad del fichero generado por el proceso automatizado de
mantenimiento del repositorio.
Importante:
Se recomienda programar este proceso a una hora en la que no haya ningún
usuario conectado al repositorio de DataCycle. Antes de iniciar el proceso de
mantenimiento, el servidor de DataCycle comprobará que no exista ningún
usuario conectado al repositorio
Seguridad, gestión de usuarios
Todo el mundo es inocente hasta que se demuestre lo contrario, excepto el Administrador
Una de las mayores preocupaciones en cualquier corporación recae en la confidencialidad y
seguridad de acceso a los datos corporativos. En la mayoría de casos, estos datos son
considerados como uno de los activos de más valor de la empresa con acceso restringido y
explotación controlada.
DataCycle Reporting incluye varias utilidades para asegurar el acceso correcto para cada uno de
los usuarios que lo utilicen.
Inicialmente, DataCycle Reporting se instala con un usuario llamado DCREPORTING que
pertenece al grupo de usuarios USUARIOS. Este usuario no tiene restricción en el acceso a
datos ni a las funcionalidades de DataCycle Reporting.
Cuando entre en el programa por primera vez, comprobará que aparece este usuario por defecto
con su contraseña ya introducida y guardada con lo cual podrá entrar sin problema durante el
periodo de pruebas.
Nota: Si se desea tener un efectivo y real control de seguridad, se recomienda modificar la contraseña de
este usuario una vez que el programa haya entrado en producción.
Consulte los siguientes temas:

Tipos de usuarios

Usuarios

Modalidades de gestión de privilegios

Grupos de Usuarios
Tipo de usuarios
Desde el punto de vista de funcionamiento de DataCycle Reporting distinguimos los siguientes
tipos de usuarios:

Administrador de DataCycle Tareas administrativas propias de personas con fuertes
conocimientos informáticos.
Reporting
Eligen la mejor configuración de instalación de la
aplicación DataCycle Reporting. Conocen las Bases de
Datos, usuarios, sus perfiles y necesidades. También
conocen los protocolos de seguridad a seguir.

Diseñador de consultas
Corresponde a usuarios con conocimientos de SQL y
gestión de Bases de Datos. Conoce los datos que deben
usar los receptores de los informes.
Normalmente coincide con el Administrador de

Diseñador de informes y
procesos
Persona que crea los procesos, diseñando los informes y
decidiendo su formato y apariencia.

Ejecución de los procesos
(Agente)
Persona que puede ejecutar los procesos y recibir el
informe generado.

Receptor de informes
Sin necesidad de conocer cual ha sido la herramienta
utilizada para la creación de los informes, recibe las hojas
Excel, Bases de Datos Access o consulta Webs con la
información generada
El Administrador de DataCycle Reporting deberá crear los perfiles y usuarios necesarios para su
correcto funcionamiento: Administrador, Diseñador, Agente.
Cada uno de estos tipos de usuarios se corresponde con el tipo de licencia con las que se
distribuye DataCycle Reporting.
Usuarios
Al entrar en el programa se debe indicar qué usuario es y de esta forma, a partir de las
definiciones de acceso del grupo al que pertenece y las particulares existentes para el usuario, se
puede determinar a qué proyectos, consultas, informes y datos tiene acceso y con qué privilegios.
La gestión de usuarios y grupos de usuarios se realiza desde el menú Configuración.
Para crear un
nuevo usuario
pulse aquí
La pantalla de definición de usuarios es la siguiente:
El nuevo usuario o las
modificaciones realizadas
deben ser guardadas para
tener efecto
Se indica a que proyectos, bases de
datos, consulta e informes accederá.
Se indicarán aquellos que aunque no
sean accesibles por los grupos a los
que pertenece sí lo sean por él.
El login y password
son obligatorios y se
pedirán al entrar al
programa
Desde la opción de funciones
permitidas se indica qué puede
hacer en aquellos proyectos, Bases
de Datos, consultas e informes a los
que tiene acceso.
Para indicar el acceso que tiene el usuario pulse los iconos correspondientes a accesos de
proyectos, Bases de Datos, consultas e informes de la barra de herramientas:
e indique a cuales tiene acceso.
En todos los casos, en la
ventana de la izquierda
aparecen los objetos no
accesibles y a la derecha a
los que sí tienen acceso
Nota: los objetos visibles pueden ser definidos a nivel de usuario y también a nivel de grupo de usuarios.
La visibilidad del usuario queda definida por la unión de los tipos grupos de objetos.
Una vez realizados los cambios estos deben ser guardados para que tengan efecto. Cuando
actualice el árbol de exploración (tecla F5) podrá ver como los proyectos, Bases de Datos,
consultas e informes visibles y lo que sea capaz de hacer con ellos dependerán de la nueva
configuración.
Modalidades de gestión de privilegios
Se ofrece la posibilidad de asignar a cada usuario una modalidad de gestión de privilegios
diferente. Existen 3 modalidades:
1- Control de acceso individual sobre cada objeto.
2- Acceso a los objetos de las bases de datos y carpetas asignadas.
3- Acceso a todos los objetos de los proyectos asignados.
La asignación de una u otra modalidad se establece en la pestaña de permisos del perfil de cada
usuario.
La decisión de asignar a cada usuario una modalidad u otra dependerá de su grado de
responsabilidad, competencias, confidencialidad y del número de usuarios y complejidad del
entorno de reporting. Veamos cada una de las modalidades:
Control de acceso individual sobre cada objeto
El usuario configurado bajo esta modalidad sólo verá aquellos objetos para los que se hayan
asignado (a él directamente o a los grupos a los que pertenece) privilegios específicos.
Está modalidad es adecuada para aquellos usuarios que deben acceder a pocos procesos o
consultas muy concretos.
Acceso a los objetos de las bases de datos y carpetas asignadas
Esta modalidad simplifica la asignación de privilegios ya que ahorra tener que asignar privilegios
para cada informe y/o consulta. En lugar de ello, sólo es necesario asignar privilegios sobre
bases de datos y carpetas. Los usuarios configurados bajo esta modalidad podrán acceder a
todos los procesos asignados a las carpetas sobre las que tiene privilegios y todas las consultas
que pertenezcan a una base de datos accesible y que al mismo tiempo estén asignadas a una de
las carpetas sobre las que dispone de permisos explícitos.
Dicho de otra manera, un proceso será visible para el usuario si dicho proceso pertenece a una
carpeta asignada al usuario o a uno de los grupos de usuarios asignados. Una consulta será
visible para el usuario si dicha consulta pertenece a una base de datos asignada al usuario (o sus
grupos) y al mismo tiempo está asignada a una carpeta sobre la que el usuario (o sus grupos)
tenga privilegios explícitos.
Esta es la modalidad recomendada para aquellos usuarios que sólo actúan en algunas áreas de la
empresa (finanzas, comercial, cobros, etc.).
Acceso a todos los objetos de los proyectos asignados.
Al configurar esta modalidad para un usuario, le permitimos acceder a todos los objetos (bases
de datos, consultas e informes) de los proyectos asignados directamente a él o a alguno de los
grupos de usuario a los que pertenece.
Es la modalidad más sencilla de gestión de privilegios, ideal para responsables de proyecto,
administradores, etc.
Nota: Hay que tener en cuenta que esta modalidad obliga únicamente a asignar privilegios sobre cada
proyecto.
Grupos de usuarios
Si las necesidades de los usuarios siguen un mismo patrón, puede ser interesante crear un grupo
de usuarios con unos accesos determinados e indicar posteriormente que usuarios pertenecen al
grupo y por lo tanto tienen las restricciones indicadas para el grupo.
Para crear un
nuevo grupo de
usuarios pulse aquí
Después indique a que
proyectos, bases de datos,
consultas e informes tiene acceso
de la misma forma que se ha
indicado para los usuarios
Primero indique
el nombre y una
descripción para
el grupo
Finalmente indicará
que usuarios
pertenecen a este perfil
Puede crear grupos de forma temporal.
Tenga en cuenta que en cualquier
momento podrá cambiar el nombre,
descripción, usuarios y privilegios definidos
Nota: En los grupos de usuarios tan solo se indica a que objetos se tiene acceso pero no de que tipo será:
diseño, ejecución… Esto se indica desde el menú de usuarios.
Importación de usuarios desde Directorio Activo
Es posible obtener una lista de usuarios desde el Directorio Activo de Windows:
Al abrir la pantalla se carga el dominio al que está
conectado el usuario de Windows. La opción Listar
mostrará los usuarios disponibles siempre que se hayan
informado unas credenciales de un usuario con acceso.
Con el botón
Iniciar proceso se
darán de alta los
usuarios
traspasados a la
derecha como
usuarios de
DataCycle.
Es posible restringir los
usuarios con criterios
avanzados o bien usar una
cadena directa de
interrogación marcando la
casilla „Usar cadena‟.
Es posible definir algunos filtros de importación e indicar que información se desea traspasar
desde Directorio Activo a DataCycle. Esta misma función se puede usar desde la gestión de
grupos de usuarios.
Criterios para
importar.
Correspondencia
entre información
de Directorio
Activo y campos
de usuario para
DataCycle
Y además se puede planificar la importación para que se ejecute diariamente y de forma
automática mediante DataCycle Advanced Server, pudiendo definir incluso para la misma
planificación importaciones con criterios diferentes y de usuarios y de grupos. También se puede
usar una cadena de interrogación propia, para especificar unos parámetros no contemplados en
el asistente.
La opción se encuentra en la pestaña Directorio Activo de Configuración Avanzada:
Se indican por
separado la
importación de
usuarios de la
importación de
grupos.
Grabación de cadena
concreta para importar
objetos LDAP
Es posible indicar
que se registre traza
del proceso de
importación
Configuración de la integración con Directorio Activo
DataCycle Reporting se puede integrar con el Directorio Activo de Windows de diferentes
maneras:

Single sign-on
Si habilitamos esta opción, DataCycle Reporting consulta si el usuario actual de Windows es
también un usuario de Reporting. En caso afirmativo DataCycle permite entrar al usuario sin
mostrar el diálogo de conexión.

Verificación de la contraseña con el directorio activo
Si está habilitada esta opción DataCycle Reporting hace la verificación de la contraseña contra el
Directorio Activo de Windows en lugar de verificar la contraseña con el usuario de DataCycle
Reporting.
Si en el diálogo de usuario se ha habilitado la opción de Login Nativo, la verificación de la
contraseña de este usuario siempre se hará sobre la contraseña guardada en Reporting, nunca
con el directorio activo. Esto es útil cuando tenemos usuarios de Reporting que no están
registrados en el Directorio Activo.
Distribución de informes a través de Correo electrónico
Si nadie sabe lo que has hecho, es que no has hecho nada
Una de las características y mayores ventajas de DataCycle Reporting es su capacidad para
distribuir los informes generados a multitud de personas.
Por lo general, esta distribución se realizará mediante el envío de correo electrónico a cada
usuario con el informe personalizado. Otra posibilidad consiste en dejar los informes en una
base de datos documental Lotus Notes para que sea consultada posteriormente.
Administrador de DataCycle
Reporting
Tiene configurado un cliente
de correo: Outlook, Notes …
El diseñador de DataCycle
Reporting, definirá los
informes y configurará su envío
al resto de usuarios utilizando
la conexión existente con el
Servidor de Correo
La conexión con el Servidor de Correo está configurado en el
repositorio.
El Servidor de Correo enviará
los informes generados por
DataCycle Reporting a los
usuarios indicados en el
proceso
Servidor de Correo que enviará
físicamente los informes vía
correo electrónico
Correo
Servidor Correo
Correo
Correo
Usuarios Oficina
Usuarios móviles
Consulte los siguientes temas:

Configuración
Crear un perfil de correo
Modificar un perfil de correo
Eliminar un perfil de correo

Envío de correo
Parametrización de los mensajes

Resultado final
Correo tradicional
Base de Datos documental de Lotus Notus
Configuración
Su sistema dispondrá de uno o varios sistemas de correo, por ejemplo Lotus Notes, Exchange,
Outlook ... La configuración de los mismos queda fuera del alcance de esta guía.
DataCycle Reporting deberá tener conocimiento de sus sistemas de correo y crear una conexión
con los mismos mediante la opción Perfiles de Correo del menú Configuración:
Al seleccionar la opción Perfiles
de Correo, se muestran las
conexiones existentes
Crea nuevas conexiones con los
sistemas de correo existentes
Modifica las conexiones con los
Eliminar las conexiones con los
Crear un perfil de correo
Para configurar nuevas conexiones entre DataCycle Reporting y los Sistemas de Correo
existentes en su sistema, se ejecutará la operación de creación de Perfiles de Correo. La
información solicitada variará dependiendo del tipo de correo que configure: Correo MAPI,
Protocolo SMTP, Lotus Notes y las opciones avanzadas para Lotus Notes.
Conexión con correo Mapi
Escoja el perfil Mapi configurado en su ordenador.
Servidor de correo de protocolo MAPI
Indicará el nombre que da al
perfil y escogerá el perfil MAPI
existente en su sistema.
Indique también la contraseña
que le permite el acceso MAPI
Pruebe la correcta
conexión con el
sistema de correo
Protocolo SMTP
El envío de correo mediante protocolo SMTP representa una serie de ventajas que lo hace
aconsejable:
1. Los PCs donde se ejecuta DataCycle no tienen que tener instalado ningún cliente de
correo electrónico.
2. Se puede enviar correo en formato HTML
3. Se puede establecer el remitente de correo de forma dinámica.
Para utilizar esta prestación debe configurar un perfil de correo electrónico.
Dependiendo del servidor SMTP que se desee utilizar será necesario habilitar la opción de
autentificación o no.
En Detalles avanzados del perfil podremos configurar opciones como el uso de SSL.
Una vez creado el perfil de correo, ya puede utilizar dicho perfil tanto desde la pestaña de envío
de correo de todo proceso de generación de informe como desde cualquier tarea de [envío de
correo] en la pestaña de [Datos y Tareas].
Conexión con Lotus Notes
DataCycle Reporting incorpora una integración especial con Lotus Notes. Será necesaria la
instalación del cliente de Lotus Notes en aquellos PCs donde se instale DataCycle Reporting, ya
sea la parte cliente, ya sea la parte servidor.
Servidor de correo Lotus Notes
Indicará el nombre que da al
perfil. Seleccione el Servidor
y Base de Datos desde la que
se gestionará el correo.
Opcionalmente
puede indicar otras
opciones avanzadas
En la configuración de un perfil de correo Lotus Notes hay dos parámetros básicos a configurar:

Servidor Lotus Notes: Nombre del servidor Notes con el que deseamos conectar. Si
dejamos en blanco este campo se conectará en modo local con el cliente de Notes.

Base de datos de correo: Especificaremos el nombre de una base de datos Lotus
Notes. Hay que especificar el directorio relativo al servidor Notes especificado. Por
ejemplo: mail\jmartinez.nsf
Nota: Como base de datos podemos especificar cualquier base de datos creada con Lotus Notes. No tiene
porqué tratarse de una base de datos de correo. Puede ser una base de datos documental destinada a ser
compartida por varios usuarios.
Opciones avanzadas para Lotus Notes
Para cada perfil de correo Notes podemos configurar una serie de parámetros opcionales que
permitirán variar el comportamiento de la distribución de informes. Concretamente, con esta
parametrización podremos conseguir los siguientes objetivos:

Generar documentos Notes asignando un formulario Notes específico.

Generar y grabar un documento para cada informe.

Asignar el título y cuerpo del mensaje a cualquier campo del formulario

Adjuntar los informes en el campo deseado

Controlar los derechos de acceso a los documentos para cada usuario de Notes
Puede indicar si Lotus enviará el
informe generado por correo
electrónico o si lo guardará en
una Base de Datos para su
consulta posterior
Indique el formulario en el que se presentará
el informe generado y en que campos del
mismo se presentará los destinatarios, título,
cuerpo y fichero adjuntado.
En el caso de este ejemplo, se utiliza un
formulario llamado Resultados en donde el
Destinatario, Título y Cuerpo aparecerán en
los campos estándar y el fichero adjunto
aparecerá en un campo del formulario
Resultados llamado FicheroAdjuntado
Nota: El nombre de perfil le permitirá posteriormente indicar a los procesos DataCycle cual será el sistema
de correo utilizado para enviar los informes.
Modificar un perfil de correo
Le permite cambiar la configuración de la conexión con su Sistema de Correo. Seleccione el
perfil que desee modificar y le aparecerá la misma pantalla y opciones indicadas en el punto de
Creación de un perfil de correo.
Eliminar un perfil de correo
Le permite eliminar una de las conexiones con su Sistema de Correo. Seleccione el perfil que
desee eliminar y ejecute la opción.
Envío de correo
Una vez configuradas las conexiones con las aplicaciones de correo existentes en su sistema ya
estamos en disposición de enviar los informes generados por DataCycle Reporting por correo
electrónico. El sistema es el siguiente:
Al diseñar un proceso, además de indicar las consultas a ejecutar, campos a mostrar, ejecución
de macros y formato de salida (Excel, Access, HTML, ZIP ...) se puede indicar a qué direcciones
de correo electrónico se enviará adjuntado el informe generado por DataCycle Reporting.
Indique la conexión con su
Servidor de Correo que utilizará
Indique las direcciones de
los destinatarios del correo
(puede utilizar la libreta
de direcciones), el texto
que debe aparecer en el
título y el cuerpo. Indique
finalmente si desea
adjuntar el informe
generado
En la sección Correo del proceso
que genera el informe que desea
enviar, seleccione Enviar mensaje
por correo electrónico.
Aparecerán nuevas opciones
Nota: Aunque parezca contradictorio, puede ser interesante no enviar el informe que DataCycle Reporting
ha generado. Puede configurar el proceso de envío de correo para que en el título y cuerpo del mismo
aparezca información relevante que haga innecesario el envío del informe.
Nota 2: También puede enviar mensajes mediante la tarea enviar correo en un proceso.
Parametrización de los mensajes
Para obtener mayor provecho al envío de correo desde DataCycle Reporting, se puede añadir
parámetros al texto del título y cuerpo del mensaje. En este capítulo no se indica cómo se
definen los parámetros sino cómo se utilizan. Se hace de la siguiente forma:
En informes múltiples personalizados
Una situación típica consiste en la generación de informes personalizados para diferentes
usuarios de la compañía (p.e. representantes comerciales).
En esos casos, desearemos personalizar el contenido del título y cuerpo del mensaje con
parámetros que tomen valores particulares para cada destinatario. Estos valores se habrán
recuperado a través de la consulta de evaluación especificada en la pestaña “Tipo de informe”
cuando éste es múltiple o condicional.
Nota: para conseguir que cada informe personalizado sea enviado a su correspondiente destinatario
tenemos que recuperar la dirección de correo electrónico de cada destinatario en un campo de la consulta
de evaluación utilizada para iterar y “trocear la información”. El parámetro correspondiente a dicho
campo será insertado en la sección “destinatarios” del envío de correo.
Pulse el botón “añadir” e inserte el parámetro que contiene la dirección de correo.
Si pulsa la opción Insertar
Parámetro aparecerá una pantalla
en donde puede seleccionar el
parámetro a utilizar.
En los cuadros en donde se indica destinatario, título o cuerpo del mensaje pulse el botón
derecho y escoja la opción “insertar parámetro”
Existen 4 tipos de parámetros dependiendo
de cual sea su origen: solicitados en la
consulta, en la evaluación, en el contexto
del usuario o de ejecución.
Puede ver todos ellos en cada una de las
pestañas de la pantalla de selección de
parámetro.
Seleccione el que quiera incluir y vea los
ejemplos siguientes
Ejemplos de configuración con parámetros
Destinatario del correo
@PAR(Email)
Título del correo
Informe de Ventas para @PAR(NombreCompleto)
Cuerpo del correo
Estimado/a Sr. @PAR(nombre)
Sus ventas hasta el momento ascienden a @PAR(TotalVentasVendedor) euros.
Resultado final
El resultado final consiste en la recepción de un mensaje de correo tradicional o bien un
formulario guardado en una Base de Datos Lotus.
Correo tradicional
Como resultado se obtendrá un correo con el contenido configurado en el proceso:
Lotus Notes
Aprovechando la funcionalidad ofrecida por Lotus Notes, se puede optar no por enviar un
correo al destinatario sino por guardar el informe generado en una Base de Datos de Lotus
Notes para que sea consultado por los usuarios cuando lo deseen.
Esta posibilidad es accesible si en la definición del perfil de correo Lotus se ha indicado guardar
en Base de Datos en las opciones avanzadas:
Administración avanzada
Opciones avanzadas
Existe un menú con unas opciones cuyo uso puede ayudar al rendimiento de DataCycle
Reporting y en general a resolver algunas situaciones excepcionales.
El menú avanzado dispone de siete opciones, de las cuales sólo mostramos en profundidad la
referida al Mantenimiento de la configuración general. Las otras son utilizadas durante el período
de Instalación por personal de Apesoft.

Automantenimiento del repositorio

Avanzado

Control de errores

Directorio Activo

Idiomas

Repositorio

Mantenimiento
Mantenimiento de la Configuración general
La pantalla de mantenimiento ofrece dos funcionalidades:

Eliminación de jobs y Journal
Se refiere a la información generada durante el diseño y ejecución de procesos y que se
guarda en el repositorio ocupando gran espacio y penalizando el rendimiento.

Liberar objetos bloqueados
Soluciona los problemas de bloqueos producidos por los errores generales del sistema.
Un mensaje de comprobación
aparece al indicar que se quiere
eliminar jobs y journal
Confirmación de
bloqueos liberados
Nota: para que el proceso de eliminación de jobs y journal sea realmente efectivo se debe compactar el
repositorio mediante las utilidades de MSAccess.
Gestión de proyectos y conexión a Bases de Datos
Sin procesos no se puede planificar. Sin consultas, no hay procesos. Y sin conexión a la Base
de Datos no hay nada.
Cualquier consulta, proceso, informe o planificación que se realice con DataCycle Reporting se
debe realizar en un Proyecto.
Un Proyecto es una carpeta en la que se guardarán todos los objetos de desarrollo, ya sea la
configuración de las Bases de Datos con las que nos conectaremos, el catálogo de tablas de las
mismas, las relaciones entre las tablas, consultas SQL, procesos y planificaciones.
La creación y gestión de proyectos es muy sencilla y habitualmente se realizará una sola vez,
cuando comience a trabajar con el programa. Aunque es habitual trabajar con un solo proyecto,
por motivos de confidencialidad o departamentalización podrá crear otros diferentes.
Una vez tenga sus proyectos creados, deberá configurar la conexión con las Bases de Datos y
recuperar el catálogo de las tablas con las que desea trabajar. También es útil crear las relaciones
existentes entre las tablas y de esta forma las podrá utilizar en cada una de las consultas SQL que
realice posteriormente.
Vea los siguientes temas:

Gestión de proyectos

Conexión con las Bases de Datos

Gestión de entidades

Relaciones entre las entidades
Gestión de proyectos
Antes de realizar cualquier operación sobre un proyecto, se debe seleccionar el mismo en el
árbol de exploración o bien posicionarse sobre la rama Proyectos en caso de que aún no lo haya
creado:
Expanda el proyecto
pulsando aquí
Crearemos un
proyecto
Se activa el menú de contexto de [Proyectos] pulsando el botón derecho del ratón sobre el
elemento
y aparecerá el menú:
Nota: En caso de no haber creado aún ningún proyecto solo aparecen seleccionables las operaciones de
creación de proyecto (Nuevo) y de Monitorización de Servidores.
Nota: La opción de definición de tipos de parámetro se explica en el apartado Parámetros de lista
conectados a consultas del capítulo de Parámetros y Filtros.
En caso de querer realizar una operación sobre un proyecto ya existente, debe seleccionar
primero este y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables.
Crea un nuevo proyecto
Modificar el proyecto seleccionado
Elimina el proyecto seleccionado
Consulta de las
ejecuciones realizadas en
el proyecto seleccionado
Creación de tipos de parámetros que serán
usados en la ejecución de consultas y procesos
Parámetros de contexto del
usuario conectado
Define los
usuarios que
tengan acceso al
proyecto
seleccionado
Cada proyecto tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar el proyecto a
partir del mismo:
Indicando el identificador
puede seleccionar el
proyecto sobre la que
quiere operar.
Seleccione la el proyecto
sobre el que quiere operar
Creación de un proyecto
Los pasos a seguir para la creación de un proyecto son los siguientes:
Una vez seleccionada la opción „Nuevo‟ en el menú emergente, aparece la pantalla de edición de
proyectos.
Indique el nombre con el que
se conocerá el proyecto
En el resto de pestañas se puede
incluir información descriptiva,
notas y técnica. Su uso es
exclusivamente administrativa
En caso de tener más de un
Servidor de DataCycle, se indica
en cual se ejecutarán los procesos
por defecto
Puede especificar los
sitios por defecto dónde
quiere guardar los
diseños y los informes
del nuevo proyecto
Nota: al crear o modificar un proyecto debe guardar los cambios.
Nota: podrá ver en el árbol cómo refleja el nuevo proyecto con las ramas correspondientes: Bases de
Datos, Consultas, Procesos y Planificaciones.
Modificar un Proyecto
Una vez seleccionado el Proyecto que se desea modificar y pulsada la opción “Editar” del menú
emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de un Proyecto
Eliminar un Proyecto
Elimina el Proyecto seleccionado. Se solicitará la confirmación del usuario.
Ver jobs
Puede consultar cómo fue la ejecución de los jobs ejecutados en el proyecto seleccionado.
DataCycle recuerda todas las Tareas, instrucciones y detalle de cada una de las ejecuciones.
Administrar un Proyecto
Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder al Proceso seleccionado.
Consiste en una medida de seguridad básica que impide a los usuarios no autorizados acceder a
determinados Procesos.
Para más información consulte el capítulo Seguridad.
Conexión con la Base de Datos
Sin duda, esta es una de las operaciones más delicadas e importantes a realizar con DataCycle: la
conexión con sus fuentes de datos. Solamente personal técnico con conocimientos sobre las
Bases de Datos existentes, su contenido y las necesidades de consulta de los usuarios debe
proceder a la conexión.
DataCycle Reporting genera informes cuya información procede de las Bases de Datos
corporativas así como de otras Bases de Datos o fuentes de información como pueden ser
ficheros texto u hojas Excel.
La definición de bases de datos es un proceso que se realiza pocas veces, aunque al principio es
imprescindible.
El objetivo principal es que al definir las bases de datos se importe la estructura de las tablas que
vamos a necesitar para hacer informes, de modo que DataCycle Reporting conozca los campos
de estas tablas y pueda hacer más fácil la creación de informes con sus asistentes.
Se activa el menú de contexto de Bases de Datos pulsando el botón derecho del ratón sobre el
elemento
Nota: En caso de no haber creado aún ninguna conexión con Bases de Datos sólo aparecen seleccionables
las operaciones de creación de proyecto (Nuevo) y de Monitorización de Servidores.
En caso de querer realizar una operación sobre una conexión de Bases de Datos ya existente,
debe seleccionar primero esta y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las
opciones seleccionables.
Crea una nueva conexión a una Base de Datos
Modifica una conexión seleccionada
Elimina la conexión seleccionada
Importa la estructura de datos
de las conexión seleccionada
Define los usuarios que tengan acceso a
la Base de Datos seleccionada
Asigne la base de datos seleccionada a
otro proyecto
Añada la base de datos a la
pestaña de favoritos del
explorador
Cada conexión a una Base de Datos tiene un identificador. En caso de conocerlo puede
seleccionar la conexión a partir del mismo:
puede seleccionar
conexión sobre la que
quiere operar.
Crear una conexión con una Base de Datos
La pantalla de creación de una conexión con una Base de Datos es la siguiente:
Una vez definida la conexión
puede proceder a la importación
de la estructura de las tablas
Indique el nombre con
el que se referirá a la
Base de Datos
Una vez haya indicado
cual es la Base de Datos,
puede probar la correcta
conexión con la misma
Modifique con los botones,
el icono que representa a la
Base de Datos
Dependiendo de la configuración de la
Base de Datos deberá indicar un usuario y
contraseña para conectarse a la misma
La opción avanzada le permite parámetros
avanzados de la conexión
Tipo de sistema de conexión con la Base de Datos
Indique con que tipo de gestor de Base de Datos se conectará. Esto le permitirá a DataCycle
recuperar información descriptiva de las tablas y de la estructura de datos. Las opciones son las
siguientes:
Tipo de conexión
El tipo de conexión permite a DataCycle conocer el canal de comunicación utilizado con el
gestor de datos.
Dependiendo cual escoja, variarán las opciones de configuración de la Base de Datos
Todas las conexiones excepto ODBC
Conexión ODBC
La conexión con la Base de Datos es
directa y hay que indicar únicamente
el fichero con los datos
La configuración de la conexión
variará dependiendo de cual sea la
modalidad de conexión vía ODBC
Seleccione la Base de
Datos mediante este botón
Según la modalidad de conexión aparecerán diferentes opciones de conexión:
Conexión vía ODBC
Indique el DSN que
previamente deberá tener
configurado en su ordenador,
o puede acceder al gestor
ODBC para crearlo.
Conexión directa ODBC
Conexión a través de cadena
de conexión ODBC
Avanzado…
En esta pantalla aparecen unos parámetros que, en principio, no necesitan ser cambiados,
aunque se pueden ajustar en función del sistema gestor de base de datos que utilice su empresa
(AS400, Oracle,..).

Dialecto SQL: Al asignar este valor se indica al editor visual de consultas que lenguaje de
SQL tendrán las sentencias y de esta forma reconocerá palabras reservadas o funciones
específicas de ese lenguaje. La opción de detección automática hace que cuando se haga una
importación de entidades o un test de conexión se obtenga el valor correcto del dialecto.

Parser avanzado: Habilita la identificación de los nombres de los campos en consultas
complejas. Debe deshabilitarse si el SQL propio de la base de datos no soporta
subconsultas. Es decir, sentencias del tipo SELECT <campos> FROM (SELECT …
FROM …).

Alias: Permite asignar un sinónimo a las diferentes tablas que forman parte de una consulta,
de esta manera, se pueden asignar nombres más claros e identificativos a las tablas. En la
mayoría de Base de datos se utiliza el alias [As] pero por ejemplo Oracle utiliza el operador „ „
(espacio en blanco).

Tiempo máximo de espera en consultas: Este parámetros permite fijar un tiempo
máximo para la ejecución de consultas. Por defecto el tiempo será indefinido, pero en
ciertos casos puede interesar fijar una duración máxima.

Parámetros de conexión a la base de datos: Es importante tener bien configurados estos
parámetros ya que una configuración no acorde con el entorno repercute directamente en el
rendimiento. Estos parámetros se pueden definir de manera general, en el perfil de base de
datos, o bien, se pueden definir de manera individual para cada consulta.
En el caso de tecnología ADO, se puede seleccionar:

Localización del cursor:
- adUseServer: El cursor está ubicado en el servidor (más tiempo de conexión y
menos tiempo en el retorno del conjunto de registros).
- adUseClient.: El cursor está ubicado en el cliente (menos tiempo de conexión
y más tiempo en el retorno del conjunto de registros).

Tipo de cursor: Esta propiedad especifica el tipo de cursor que se utiliza cuando se
abre el conjunto de registros de una consulta.
-
-
-
-
adOpenStatic. Provee un conjunto de registros estáticos no actualizables. Este
tipo de cursor se utiliza para realizar únicamente búsqueda de registros o
generar informes. Puede realizar cualquier tipo de movimiento en el
conjunto de registros: hacia delante, hacía atrás,..
adOpenForwardOnly: Este tipo de cursor es igual que adOpenStatic con la
única diferencia que éste abre el cursor hacia una sola dirección, hacia
delante.
adOpenDynamic. Provee un conjunto de registros totalmente actualizables.
Todos los cambios (actualizaciones, nuevos registros, eliminación de
registros) hechos por otros usuarios son visibles. Permite todo tipo de
movimientos a través del conjunto de registros.
adOpenKeySet. Es similar al tipo de cursor adOpenDynamic con la única
diferencia de que no permite acceder a registros que han sido añadidos y/o
eliminados por otro usuario. También permite todo tipo de movimientos a
través del conjunto de registros.
En el caso de tecnología Jet 3.5 o Jet 4.0:


Localización del cursor: No es configurable, estará inaccesible.

Tipo de cursor:
- dbOpenDynaset. Se utiliza cuando los registros corresponden a más de una
tabla. Permite añadir, cambiar y eliminar registros. No hay restricciones
sobre el movimiento del conjunto de registros.
- dbOpenSnapshot. Es una copia estática de los datos originales de la base de
datos. Permite obtener registros de múltiples tablas pero los datos no se
pueden actualizar. No hay restricciones sobre el movimiento en el conjunto
de registros.
- dbOpenForwardOnly. Este tipo de cursor es igual que dbOpenSnapshot con la
única restricción de que sólo permite abrir el cursor hacia una sola dirección,
hacia delante.
Conexión a la base de datos en la edición visual de consultas: Es posible decidir el
esquema a usar en la edición de la consulta con asistencia visual.

Off Line: Si se quiere usar la misma estructura de tablas y entidades importada en
DataCycle.


On Line: Se conecta con la base de datos y se muestran los esquemas disponibles
para esa conexión.
Filtrar: Se usa cuando la conexión definida accede a una base de datos muy
grandes o ésta accede a esquemas de sistema o que no han de ser visibles por el
usuario. De esta forma se evitan errores en la conexión por exceso de tiempo en la
conexión al “auto-detectar” el dialecto SQL o al editar las consultas.
Modificar una conexión
Una vez seleccionada la conexión que se desea modificar, pulse la opción “Editar” del menú
emergente, aparecen las mismas pantallas de las opciones de Conexión con una Base de Datos.
Eliminar una conexión
Elimina la conexión seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario.
NOTA: El mensaje puede inducir a error. Lo que se elimina es la conexión existente
con una Base de Datos. Nunca se borrarán ni modificarán los datos en sí
Importar catálogo
Una vez se ha establecido una conexión con la Base de Datos se debe indicar las tablas con las
que trabajaremos, es decir, aquellas que contienen la información que después incluiremos en los
informes.
Nota: los programas de gestión tradicionales trabajan con centenares, miles y en ocasiones decenas de
miles de tablas. En realidad solo unas decenas de ellas tienen información relevante para el reporting.
Estudie su programa de gestión y estudie donde guarda la información interesante.
Por catálogo se entiende la estructura de las tablas con sus campos y formato y que
posteriormente nos ayudará a trabajar con el asistente de consultas SQL.
Este programa le permitirá seleccionar las tablas con las que quiere trabajar mediante un
asistente. El mismo variará su apariencia y funcionalidad dependiendo de cuál sea el tipo de
sistema de conexión seleccionada para la Base de Datos.
Se mostrará el siguiente asistente en el que deberá indicar la Base de Datos, posteriormente
seleccionar las tablas que le interesan y finalmente importar la estructura de datos.
Seleccione la Base de Datos
Seleccione las tablas y consultas que
contienen los datos que necesita
DataCycle busca las estructuras de
las tablas y consultas seleccionadas
para importar su catálogo
En función del tipo de conexión, se podrá consultar los datos y estructura antes de importar la
estructura.
Normalmente se trata de Bases de Datos con miles de tablas. Este volumen hace conveniente la
consulta previa mediante filtrado de las tablas a mostrar y de entre las que saldrán las que se
importarán finalmente. Pulse el botón Importar Def para importar la estructura de la tabla
seleccionada.
Indique el patrón que debe seguir las tablas que se
consultan. Por ejemplo BKF% muestra todas cuyo
nombre empieza con estas tres letras.
Igualmente puede introducir el patrón en la
descripción de la tabla
En esta pestaña se
muestran las tablas que
ya han sido importadas
Seleccione una tabla y
mediante los botones Ver
datos y Ver campos podrá
consultar su contenido y
estructura
Pulse Listar y se mostrarán
las tablas on consultas que
cumplen el patrón indicado
Administrar una conexión
Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder a la Base de Datos
seleccionada.
determinados datos.
Gestión de entidades
Una vez ya se ha conectado a la Base de Datos podrá importar la estructura de las tablas y
consultas, gestionarlas y realizar algunas modificaciones. La mayor parte de las operaciones que
realice en este menú se pueden realizar igualmente desde la conexión a la Base de Datos.
Seleccione la conexión a la Base de Datos en el árbol de exploración y expanda el mismo:
Expanda las conexiones
pulsando aquí
Se activa el menú de contexto de las Entidades pulsando el botón derecho del ratón sobre el
elemento
Nota: En caso de no haber creado aún ninguna conexión con Bases de Datos solo aparecen seleccionables
las operaciones de creación de conexiones (Nuevo), importar catálogo y de Monitorización de Servidores.
En caso de querer realizar una operación sobre una entidad ya existente, debe seleccionar
primero ésta y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables.
Verá que son prácticamente las mismas que en la conexión con una Base de Datos excepto la
administración de permisos y la posibilidad de ver datos de la entidad.
Crea una nueva entidad
Modifica una conexión seleccionada
Elimina la conexión seleccionada
Ver los datos de la entidad
Ver las diferencias entre la tabla
importada y la real
Añadir la entidad seleccionada a la
pestaña Favoritos del explorador
Cada entidad tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la entidad a partir
del mismo:
puede seleccionar la
entidad sobre la que
quiere operar.
Seleccione la entidad sobre
la que quiere operar
Creación de una entidad
DataCycle Reporting trabaja en la gran mayoría de casos con entidades que provienen de la
importación de la estructura de una entidad ya existente en una Base de Datos.
Igualmente puede crear una entidad mediante esta opción indicando inicialmente la información
administrativa de la entidad y los campos que la componen
Mediante el botón Nuevo atributo
puede crear un atributo calculado a partir de los
existentes y que pueda ser utilizado desde las consultas SQL como si se tratase de un campo
ofrecido por la propia Base de Datos.
En este caso, el campo Importe resulta de la multiplicación de los campos PrecioUnidad y
Cantidad y podrá ser utilizado desde cualquier consulta.
Modificar una entidad
Una vez seleccionada la entidad que se desea modificar y pulsada la opción “Editar” del menú
emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de una entidad.
Eliminar una entidad
Elimina la entidad seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario.
Nota: el mensaje puede inducir a error. Lo que se elimina es la estructura de la entidad. Nunca se borrarán
ni modificarán los datos en sí. De hecho tampoco afecta a las consultas SQL existentes puesto que
importar la estructura ayuda en su diseño pero podrían realizarse sin importar las entidades y escribiendo
la instrucción SQL sin asistentes.
Importar catálogo
Consulte Importar catálogo del capítulo Conexión con Bases de Datos.
Ver datos
Puede ver los datos de la entidad de la misma forma que se indica en el tema Importar catálogo
del capítulo Conexión con Bases de Datos.
Relaciones entre las entidades
Una vez creada la conexión con una Base de Datos e importada la estructura de varias tablas se
puede indicar cuáles son las relaciones entre ellas. Al diseñar una consulta SQL que implique a
varias tablas relacionadas, es necesario indicar qué campos las unen, es decir, la “JOIN”.
Deberá indicarlas al diseñar la consulta, pero puede indicar en este punto cuáles son y de esta
forma aprovecharlas durante el desarrollo de la consulta.
Nota: Las relaciones así como las consultas se realizarán en lenguaje SQL. Este lenguaje es un estándar
para la consulta de Bases de Datos. En este capítulo se asume su conocimiento.
Seleccione la conexión a la Base de Datos en el árbol de exploración y expanda el mismo:
Se activa el menú de contexto de las Entidades pulsando el botón derecho del ratón sobre el
elemento
Nota: En caso de no haber creado aún ninguna relación entre las entidades solo aparecen seleccionables
las operaciones de creación de conexiones (Nuevo) y de Monitorización de Servidores.
En caso de querer realizar una operación sobre una relación ya existente, debe seleccionar
primero esta y activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables.
Crea una relación entre dos tablas
Modifica una relación entre dos tablas
Elimina una relación entre dos tablas
Cada relación tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la relación a partir
del mismo:
relación sobre la que
quiere operar.
Seleccione la relación sobre
la que quiere operar
Creación de una relación
De un nombre a la relación y escoja las tablas y campos de relación. Cuando las tenga pulse
Generar expresión para que se cree la instrucción en lenguaje SQL que después aprovechará
durante el diseño de las consultas.
Si no sabe qué nombre dar
a la relación, deje que
DataCycle lo ponga una
vez haya indicado las tablas
que forman la relación
Al escoger las tablas y
campos relacionados,
aparecerá en la pantalla la
instrucción SQL
correspondiente
Nota: este asistente le facilita relacionar dos tablas por un solo campo en cada una de ellas. En casos más
complejos deberá escribir directamente la instrucción SQL correspondiente a la relación.
Modificar una relación
Una vez seleccionada la relación que se desea modificar y pulsada la opción “Editar” del menú
emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de una relación.
Eliminar una relación
Elimina la relación seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario.
Nota: el mensaje puede inducir a error. Lo que se elimina es la definición de la relación. Nunca se
borrarán ni modificarán los datos en sí. De hecho tampoco afecta a las consultas SQL existentes puesto
que crear relaciones ayuda en su diseño pero podrían realizarse sin que existiesen las relaciones y
escribiendo la instrucción SQL sin asistentes.
Diseño de Consultas
Origen de informes y parte fundamental en DataCycle Reporting
En DataCycle Reporting, las consultas son objetos reutilizables que pueden ser usados en
diferentes procesos de generación de informes. Podríamos decir que las consultas crean una
capa de abstracción que esconde la complejidad que existe en las bases de datos.
Mediante las consultas se obtiene la información de las Bases de Datos conectadas y que
posteriormente alimentará los informes creados.
Dichas consultas se realizan mediante SQL que es el lenguaje de consulta de Bases de Datos más
utilizado.
Nota: El lenguaje SQL es un estándar para la consulta de cualquier tipo de Bases de Datos. En este
capítulo se asume su conocimiento.
Antes de realizar cualquier operación sobre una consulta, debe seleccionar el proyecto en el
árbol de exploración, expandir el mismo y seleccionar la rama consultas.
Seleccione la rama de
consulta y creamos una
consulta para el proyecto
Se activa el menú de contexto de Consultas pulsando el botón derecho del ratón sobre el
elemento y aparecerá el menú:
Nota: En caso de no haber creado aún ninguna consulta solo aparecen seleccionables las operaciones de
creación de consulta (Nueva) y Gestión de carpetas.
En caso de querer realizar una operación sobre una consulta ya existente, debe seleccionar
primero ésta y activar el menú contextual donde aparecerán todas las opciones seleccionables.
Crear una neuva consulta
Modificar la consulta seleccionada
Eliminar la consulta seleccionada
Crear una nueva consulta a partir de una existente
Copiar la consulta para poder pegarla en una carpeta
Ejecuta la consulta y retorna el resultado
Muestra los procesos y/o cubos que
utilizan la consulta seleccionada
Asigna la consulta a otro proyecto
Define los usuarios que tienen
acceso a esta consulta
Permite crear una
nueva carpeta, asignar
contenido,..
Permie crear un cubo OLAP
basándose en la definición de la
consulta seleccionada
Puede añadir esta consulta a la
lista de elementos favoritos de
manera que puede acceder a
ellos más rápidamente.
Cada consulta tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la consulta a partir
del mismo:
puede seleccionar la consulta
sobre la que quiere operar.
Seleccione la consulta
sobre la que quiere
operar
Creación de una consulta
Los pasos a seguir para la creación de una consulta son los siguientes:
Una vez seleccionada la opción „Nueva consulta‟ en el menú emergente, aparece la pantalla de
donde se solicita la Base de Datos sobre la que se trabajará.
Datos y pulse aceptar
En rojo, indica que
faltan datos dentro de
este bloque por
informar.
En verde, toda la
información está
documentada
Para cambiar la
base de datos
sobre la que se
realiza la consulta
Título de la consulta
Para editar
la consulta
con el
asistente
tradicional o
con el nuevo
editor visual
Título de la sobre
Comentarios
consulta
la consulta
Habilitar el parsing permite identificar los
campos retornados por la consulta y
mostrarlos en esta parte. Esta funcionalidad
no es soportada en caso de consultas
complejas, con unions, subselects,..
Parámetros
avanzados
Permite ver los datos perndientes de cumplimentar
La opción del menú lateral
permite acceder a las siguientes opciones:
Opción que complementa al Parsing básico y
permite aplicarlo a consultas complejas por
ejemplo Unions y subselects.
Determina si la sentencia
SQL será procesada por
el Sistema gestor de base
de datos Nativo y según
su sintaxi o bien por el
motor JET compatible
con MS Access
Los parámetros de conexión a la base
de datos por defecto son los que se
han indicado en las Opciones
Avanzadas de la base de datos.
Esta parte es la
información administrativa
que incluye fechas y
usuarios de creación y
modificación.
Define la forma en la que
se accede a la base de datos
para representar el
esquema de tablas y vistas
Al pulsar el botón se cierran todos los visores de datos
de la consulta actual que estén en ejecución.
La opción de trabajar OnLine/OffLine, permite que se diseñe la consulta en el “modo visual”
de dos formas diferentes:
-
OnLine: Conectado a la base de datos. Se visualizan las tablas, vistas y relaciones
existentes en la base de datos en el momento de diseñar la consulta.
-
OffLine: Desconectado de la base de datos. Se visualizan las tablas, vistas y
relaciones existentes en el repositorio de DataCycle Reporting. La vigencia de
esta información dependerá de la última fecha de importación de entidades de la
base de datos.
La opción del menú lateral
post- consulta:
permite definir una pre-consulta y una
Comando SQL que se ejecutará justo antes de la
consulta y mantendrá su validez acción hasta el final
de la ejecución.
Comando SQL que se ejecutará justo
después de la consulta.
Una vez definida la consulta mediante el asistente, se muestran los campos seleccionados:
Al estar habilitado el
parsing, DataCycle
Reporting identifica
los campos retornados
por la consulta y los
documenta
automáticamente
Los nombres lógicos son
las descripciones que se
mostrarán a los usuarios
al realizar un proceso.
Pueden ser modificados
manualmente para
facilitar su comprensión.
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Una vez finalizado el diseño de la consulta, ésta debe salvarse pulsando el botón
mediante el botón
y salir
. En el explorador de DataCycle Reporting aparecerá la consulta.
Nota: Al pulsar el botón
se realiza un control de seguridad para evitar que existan
dos consultas con el mismo nombre dentro del mismo proyecto.
Esta consulta puede ser ejecutada tantas veces como desee sin necesidad de entrar a la ventana
de edición de consultas mediante pulsación del botón
de la barra de herramientas principal.
Dentro de la consulta, la barra de herramientas es la siguiente:
Administrar usuarios
Salir
Grabar
consulta
Ejecutar
consulta
Ver procesos/cubos que
utilizan la consulta
Parámetros
Crear un cubo a
partir de la consulta
actual
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El Asistente de consultas SQL
Las consultas en DataCycle Reporting consisten en la ejecución de una instrucción SQL que
previamente ha sido introducida por el diseñador de la consulta.
El lenguaje SQL, al igual que cualquier otro lenguaje de programación, es muy estricto y no da
opción a la equivocación. Es por ello que DataCycle Reporting incluye dos asistentes que
facilitan el diseño y prueba de las consultas SQL:
-
Modo visual (recomendado): Potente interfaz gráfico donde sin tener grandes
conocimientos de SQL se pueden diseñar fácilmente consultas.
-
Editor consultas: Editor clásico de Datacycle Reporting para creación de
consultas.
Nota: No todas las instrucciones SQL pueden ser expresadas mediante el asistente. Existen una serie de
limitaciones que se explican más adelante.
Entrada y selección de Entidades o Tablas (editor clásico)
Se accede al asistente desde la pestaña principal de la ventana de definición de consultas:
La primera vez que accede al asistente, se solicitan las Entidades o tablas que se desean consultar
Seleccione las entidades que
formarán parte de la consulta.
Puede seleccionar una o varias a la
vez, pulsando el ratón con la tecla
CTRL (si las tablas no están
seguidas) o la techa SHIFT.
Una vez activo pulse Aceptar
cuando haya seleccionado todas
las entidades necesarias.
Nota: Las Entidades seleccionables son aquellas que se han importado desde el perfil de la Base de Datos
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Para cada entidad seleccionada aparecerá la pantalla de petición del tipo de operador para asignar
sinónimos (alias) a las diferentes entidades que formarán parte de la consulta SQL. Por defecto,
aparece el tipo de operador indicado en el perfil de la base de datos, pero puede ser cambiado si
interesa..
En caso de que se haya definido relaciones entre las tablas seleccionadas, aparece una ventana
que permite incluirlas automáticamente. También pueden añadirse posteriormente desde una
opción de la pantalla principal del asistente de consultas.
Finalmente se mostrará la pantalla principal del asistente de consultas.
- Página 103 de 231 -
Pantalla principal del asistente
Una vez que el asistente ya conoce las tablas que formarán parte de la consulta, ya sea porque se
han seleccionado o bien porque se está modificando una consulta ya existente, se accede a la
pantalla principal del asistente que se divide en los siguientes apartados:
SECCION SQL
Instrucción SQL que se
actualiza automáticamente a
partir de las tablas y campos
seleccionados.
SECCIÓN DE TABLAS
Tablas sobre las que se
realiza la consulta.
SECCIÓN DE CAMPOS
Campos correspondientes a las
tablas seleccionadas,
Dentro del asistente, la barra de herramientas principal es:
Ejecutar
consulta
Acceso al asistente, como ahora
estamos en él, aparece marcado.
Editor SQL
Limpiar sentencia
SQL actual
Verificar la sintaxi de
la sentencia SQL.
Sección de Tablas de la consulta
Aparte de la pantalla inicial en la que se indican las Entidades que forman parte de la consulta, se
pueden modificar estas desde la pantalla principal del asistente.
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Permite añadir
tablas a la consulta
Permite eliminar
tablas de la consulta
Permite modificar
algunas características
de la tabla y de sus
campos
Permite
importar
nuevas tablas
de la Base de
Datos
Aquí se definen
las tablas que
participan en la
consulta
Abre el Visor
de Datos con
los registros de
la tabla
seleccionada
Nota: El asistente no elimina de la instrucción SQL los campos pertenecientes a una tabla eliminada.
El asistente muestra de forma automática en la sección de campos los correspondientes a la tabla
seleccionada.
Las tablas seleccionadas forman la parte FROM de la instrucción SQL.
Las entidades
seleccionadas
forman la parte
FROM de la
instrucción SQL
Sección de Campos de la consulta
En esta sección aparecen los campos correspondientes a la tabla seleccionada en la sección
superior. Indique los campos que deban aparecen en la consulta de las tablas.
Aparecen los
campos
correspondientes
a las tablas
seleccionadas
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Tiene varias opciones para seleccionar los campos que le inteseran e incluirlos en la pestaña que
esté seleccionada: SELECT, FROM, WHERE, GROUP BY, HAVING o ORDER BY:
1. Si le interesa añadir todos los campos:
Pulse el botón
AÑADIR TODO A
SELECT, que en
función de la
pestaña activa
aparecerá SELECT,
WHERE,..
2. Si le interesa añadir, campo a campo, haga click sobre el campo y pulse el botón secundario
del ratón y verá que aparece el siguiente menú:
Puede decidir a que
parte de la
sentencia desea
enviar el campo
3. Otra opción para añadir campo a campo, es clickar sobre el campo que desee y sin dejar de
pulsar el botón del ratón arrastrarlo hacia la parte derecha de las pestañas SELECT,…Verá que
el icono del ratón cambia y aparece
- Página 106 de 231 -
Pulsando sobre la cabecera de
la lista de campos podrá
ordenarlos alfabéticamente.
Cuando haya decidido la
posición del campo, deje
de pulsar el botón del
ratón y verá como
aparece el nuevo campo.
Tenga en cuenta que si en el momento de “soltar” el campo, está situado encima de otro campo
le aparecerá el siguiente menú:
Esto significa que si selecciona una de las operaciones, se formará una expresión de manera que
si por ejemplo arrastra el campo NombreCategoria sobre el campo NombreCompañia y
seleccionamos la operación Concatenación (& )
- Página 107 de 231 -
Aparece el menú al
arrastrar y soltar el
campo de la tabla sobre
otro campo existente
Se formará la expresión:
Sección SQL
Nota: si está activado el botón Alias se asignarán automáticamente Nombres de Alias a cada uno
de los campos seleccionados.
La sección SQL muestra cómo se va construyendo la instrucción SQL a partir de lo que se haya
indicado en la sección de Entidades y la sección de Campos.
La sección SQL muestra el resultado final de la instrucción con la división tradicional del propio
lenguaje SQL.
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Si está activado el botón Alias se asignarán
automáticamente Nombres de Alias a cada
uno de los campos seleccionados
Permite modificar
manualmente el campo o
expresión seleccionada
Elimina el campo
o expresión
seleccionada
Permite cambiar la
posición de los campos
de la parte SELECT que
muestra la consulta
Condiciones
y criterios de
la consulta
Lista de Entidades
o Tablas
Condiciones y
criterios aplicables
a las agrupaciones
Añade una nueva
expresión a la
parte SELECT
Orden en el
que se presenta
la consulta
Agrupaciones
y roturas de la
consulta
Lista de campos y
cálculos que
forman el resultado
de la consulta
En esta sección podrá modificar manualmente e introducir palabras clave mediante la barra de
herramientas superior
:
Al pulsar el botón se
insertará el operador o
palabra clave en la
instrucción SQL
palabras reservadas,
Las instrucciones SQL soportan innumerables operadores, símbolos,
funciones de agregación que pueden ser introducidos de forma manual haciendo doble click
sobre el campo o bien en la ventana que aparece al pulsar el botón editar:
- Página 109 de 231 -
Seleccione el campo
que quiera modificar
manualmente y
pulse el botón Editar
Aparece una pantalla de edición
en la que puede modificar
manualmente la expresión.
En este caso se ha añadido la
función YEAR() que obtebdrá
el año dada una fecha.
Nota: El asistente no valida la sintaxis de la instrucción que haya modificado manualmente.
Puede añadir campos que forman parte del SELECT a otra parte de la sentencia. Sólo tiene que
seleccionar una de las opciones del menú que aparece al clickar sobre el campo con el botón
derecho del ratón:
Una vez diseñada la consulta puede acceder a la ventana inicial de la consulta pulsando el botón
Aceptar o Cancelar, si no desea mantener los cambios realizados, situados en la parte inferior de
la ventana:
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El Editor visual de consultas SQL (Modo visual)
Desde la pantalla principal de consulta se ha de seleccionar el acceso al modo visual:
DataCycle Reporting incorpora un editor de instrucciones SQL etiquetado como visual
porque además de una sección de edición libre del texto SQL, muestra una sección con cuatro
paneles gráficos que agilizan la construcción de la sentencia SQL de forma considerable.
Los paneles se pueden ocultar y redimensionar y son los siguientes:
Panel objetos de la consulta
Muestra en un árbol los campos y entidades de cada una de las consultas o sub-consultas que se
están editando, es solo informativo y al hacer clic en un campo la cuadrícula de columnas se
posicionará en dicho campo.
Panel diagrama entidad-relación
Este panel si es editable y las acciones sobre este repercuten en el texto final SQL. Un clic en las
casillas de los campos indican que se está seleccionando o deseleccionando para la Select en
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curso. Crear una línea entre campos de diferentes entidades significa que se define una relación
entre dos entidades mediante la igualación de esos dos campos.
Por otro lado un clic derecho sobre el panel diagrama aporta estas posibilidades:
-
Permite agregar una entidad
Permite agregar una sub-consulta
nueva
Crear nueva consulta/ Copiar la
existente y unirla/Paréntesis
Editar… automatiza ciertas modalidades
de una sentencia de interrogación a base
de datos como la creación de
agrupaciones
por
registros
(ALL/DISTINCT) o la limitación del
número de registros a retornar
(TOP).También se accede al hacer clic
derecho en el botón de Querys „Q‟.
El panel diagrama entidad-relación, muestra tantas pestañas como subconsultas adicionales
contenga la consulta principal, y estas se muestran de forma independiente en el diagrama y en la
cuadrícula:
Se visualiza el diagrama y la
cuadrícula concretos de cada
subconsulta que corresponda
a la pestaña activa
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Panel esquema base de datos
Se ven todas las tablas y vistas de la base de datos. Si el modo de conexión que definido en
Opciones Avanzadas de la consulta es OnLine se presentan todas las tablas y vistas de la base de
datos, en cambio si la opción es Offline, es esquema se compone de la entidades importadas por
DataCycle en la definición de origen de datos.
El árbol muestra la jerarquía de esquema- tablas existentes en la base de datos. Un doble clic en
un objeto o el hecho de arrastrarlo desde este panel al diagrama provoca la inclusión de la
tabla/vista en la Select.
Panel cuadrícula de columnas
Cada fila representa una de las columnas que intervienen en la sentencia SQL. En función de las
opciones que se indiquen actuarán de una manera u otra.
Salida
Indica si se va a retornar ese campo
Expresión
Es la expresión de campo/campos existentes en la base de datos
Alias
Nombre lógico que se da en la consulta a la expresión.
Agregado
Función con la que se agruparán conjuntos de registros a aplicar a ese campo.
Tipo de orden
Ascendente/Descendente.
Orden
Para decidir la prioridad si hay más de una columna por la que se ordena.
Agrupado
Columna por las que se agrupan los registros coincidentes
Criterio por
Por grupos/Por Valores
Criterios
Filtros para restringir los registros a retornar
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Uso del editor visual de consultas
Edición libre de texto SQL:
Es posible editar la sentencia de texto libremente incluso utilizando copiar y pegar desde otros
editores. Al hacer clic fuera del panel de texto o sobre el diagrama se actualizarán los paneles:
objetos de consulta, cuadrícula columnas y diagrama entidad-relación.
Si el texto contiene un error de sintaxis SQL y la sentencia no es representable en el diagrama, el
sistema consultará al usuario si quiere deshacer los últimos cambios o bien seguir editando la
consulta manualmente.
Si se acepta los paneles visuales quedan ocultos y la pantalla se ocupa con el panel de texto SQL,
en el momento que el texto contenga una sentencia correcta ya se puede volver a activar la
visibilidad de los paneles visuales.
Permite conmutar entre la
sección SQL o la visual
Nota: Si inmediatamente después de editar manualmente el texto SQL, se hace clic en una casilla de
columna de los objetos entidad del diagrama o las casillas “Salida” de la cuadricula, se aplicará el cambio
correspondiente a la acción en los paneles visuales en lugar de los cambios debidos a la edición del texto.
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Modificar una consulta
Una vez seleccionada la consulta que se desea modificar y pulsada la opción “Editar” del menú
emergente, aparece la misma pantalla de creación de consulta con la única diferencia que no
solicita la Base de Datos sobre la que se basa la consulta puesto que esta ya está definida.
Duplicar una consulta
Permite crear una copia de la consulta seleccionada. La única diferencia entre esta copia y la
consulta original consiste en el nombre identificativo que añade la palabra “(Copia)” al final.
Consulta
original
Nueva consulta,
copia de la
original
Eliminar una consulta
Elimina la consulta seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario.
No podrá eliminar una consulta que esté siendo referenciada desde un proceso. En este caso, el
programa le avisará y si realmente quiere eliminarla primero deberá quitar la referencia que existe
desde los procesos.
Nota: Recuerde que las consultas de DataCycle Reporting no incluyen datos físicos de la Base de Datos
corporativa y por lo tanto, lo único que se está borrando es una definición para acceder a los mismos.
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Ejecutar una consulta
Ejecuta la consulta seleccionada y se abre el Visor de Datos con el resultado.
Ver los procesos dependientes
Esta opción permite comprobar cuáles son los procesos y o cubos Olap que utilizan los datos
devueltos por la consulta seleccionada.
Seleccionando
una opción puede
ver los elementos
Puede acceder al proceso y/o
cubo, seleccionándolo de la lista y
pulsando el botón Editar
original
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Administración de consultas
Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder a la consulta seleccionada.
determinados datos que se consideran confidenciales.
Debe seleccionar los grupos y/o
usuarios y ponerlos en el lado que
les corresponda
original
Gestión de carpetas
Una de las capacidades más agradecidas consiste en la posibilidad de clasificar las consultas y
procesos en carpetas. Puede definir la jerarquía de procesos y carpetas según sus intereses.
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Varias operaciones le permiten gestionar las carpetas y su contenido:

Crear nueva carpeta

Editar una carpeta existente

Borrar carpeta

Privilegios sobre carpeta

Asignar contenido a carpeta
Creación, edición y eliminación de carpetas
Estas opciones le permitirán crear nuevas carpetas, cambiarle el nombre y eliminarlas. Recuerde
que no se eliminan las consultas o procesos asociadas a una carpeta, tan sólo se elimina esta.
Clasificación de consultas y procesos
Podemos asociar consultas y procesos a una carpeta mediante el siguiente cuadro de diálogo:
Para realizar asignaciones de muchas consultas podemos realizar selecciones múltiples
(utilizando las teclas Control o Mayúsculas). Además podemos ordenar las consultas por código,
propietario o nombre.
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Importante:
Una consulta puede estar asignado a múltiples carpetas simultáneamente.
Privilegios sobre carpetas
Indique mediante la siguiente pantalla que usuarios tienen derecho a trabajar con las consultas y
procesos de la carpeta.
Importante:
Una vez asignados privilegios sobre carpetas, los usuarios verán más o menos
carpetas, consultas e informes dependiendo de la modalidad de gestión de
privilegios que se les haya asignado en su perfil de usuario. Ver el apartado
“Modalidades de gestión de privilegios”.
Visor de datos
Esta ventana en la que se muestran los datos resultados de la ejecución de una consulta en
conjunción con la ventana con la instrucción SQL está pensada como ayuda en el diseño de la
consulta y tiene las siguientes ventajas:
Permite detectar errores SQL, por ejemplo al definir una consulta con una condición mal
diseñada y que no devuelve ningún registro.
Permite consultar los datos que hay en la Base de Datos corporativa y comprobar errores en la
misma, como por ejemplo campos no informados o incoherencia de formato, texto en campos
numéricos o fechas en formatos diferentes...
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Desde esta ventana se pueden realizar las siguientes operaciones:
Moverse entre los registros
devueltos por la consulta
Visor de
instrucciones SQL
Ver los datos
horizontal/verticalmente
Cerrar la ventana
Volver a ejecutar la
consulta y refrescar
los datos mostrados
Enviar a Excel los
datos de la ventana
Impresión de la
consulta
Parar la carga de
registros
Indique cuantos registros
quiere enviar a Excel
El resultado final de enviar los datos a Excel será la ejecución de este programa con los datos ya
exportados aunque sin formatear.
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Características del visor durante la ejecución de una consulta:
 El visor de datos aparecerá en todo momento por encima del resto de ventanas aún en el
caso de no estar activa. Esto le ayudará al diseñar las plantillas Excel o Access puesto que
podrá comparar el destino de los datos con los datos devueltos por las consultas.
 Cuando una consulta contiene muchos registros y tarda varios minutos en cargarse
totalmente, aparece minimizada inicialmente y cuando ha finalizado toda la carga se
maximiza automáticamente. De esta manera el usuario puede realizar otras tareas hasta que
finalice la carga.
 Podrá detener la carga de los registros desde el momento inicial de ejecución de la consulta,
y continuar la carga a partir del registro donde detuvo la carga (no será necesario reiniciar la
carga de registros desde el primero).
 En caso de instrucción SQL errónea aparecerá una ventana con el mensaje de error devuelto
por el gestor de datos.
Nota: Es posible ejecutar más de una consulta a la vez, teniendo más de un visor de datos abierto a la vez.
Existe la posibilidad de cerrar todas las consultas activas pulsando el botón
opciones avanzadas de la consulta.
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en
Visor de instrucciones SQL
Esta opción es accesible desde el menú de herramientas, botón
. Esta pantalla permite ver la
instrucción SQL que se está ejecutando y le ofrece varias utilidades que le ayuden en su diseño:
Modifique la instrucción
SQL y pulse el botón de
Ejecución para visualizar
los datos en el Visor de
Datos
Si pulsa el botón Buscar, puede hacer la búsqueda de un texto dentro de la sentencia y/o
reemplazarlo:
Aparece el
menú lateral
Estructure la
instrucción
SQL para verla
con más
claridad
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Diseño de cubos
Sin límite de registros para vincular tablas dinámicas en Excel
Si una consulta devuelve más de 65000 registros (límite de Excel en una hoja), puede convertir la
consulta en un cubo OLAP y desde un proceso de DCReporting vincular la tabla dinámica a la
información del cubo.
La creación de cubos OLAP permite:
1. Generar ficheros .cub que pueden ser tanto públicos (ubicados en un directorio de red y
accesibles por los usuarios) como locales (en el PC local) y podrán ser enviados de
forma anexa a un informe Excel por correo electrónico.
2. Crear acceso a cubos OLAP de Analysis Services: Puede ser filtrada la visibilidad de la
información según el usuario de dominio Windows.
Debe localizar la sección Cubos y pulsar el botón derecho del ratón sobre el elemento
Nota: En caso de no haber creado ningún cubo anteriormente sólo aparecen accesibles las opciones:
Nuevo cubo y las opciones de Carpeta.
En caso de querer realizar una operación sobre un cubo ya existente, debe seleccionar primero
ésta y activar el menú contextual donde aparecerán todas las opciones seleccionables:
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Crear un nuevo cubo
.
Modificar el cubo seleccionada
Muestra los procesos que usan el cubo
Eliminar el cubo seleccionado
Copiar el cubo para poder pegarlo en una carpeta
Define los usuarios que tienen
acceso a esta consulta
Permite crear una
nueva carpeta, asignar
contenido.
Puede añadir este cubo a la lista
de elementos favoritos de
manera que puede acceder a
ellos más rápidamente.
Asistente de creación de un cubo
Los pasos a seguir para la creación de un cubo son los siguientes:
Una vez seleccionada la opción Nuevo cubo.. en el menú emergente aparece la ventana
principal de Bienvenida:
Si marca esta opción, no
volverá a aparecer esta
pantalla la siguiente vez
que diseñe un cubo
Pulse el botón
- Página 124 de 231 -
En este asistente, define la estructura que tendrá el cubo que utilizará posteriormente en una
tabla dinámica.
Tipos de cubo:
1. Un archivo de cubo. El archivo de cubo sin conexión es un archivo que se crea para
almacenar datos de origen OLAP y se utiliza en una tabla dinámica o gráfico dinámico en
un informe. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se
esté conectado al servidor OLAP. Además, en DataCycle Reporting puede definirse como:
a. Público, es decir, ubicado en un recurso compartido de red. Este tipo de archivo se
puede enviar por e-mail, incluir en un zip pero no lo podremos eliminar una vez
enviado por correo ya que tiene que estar disponible para otros posibles procesos.
b. Local, es decir, en disco duro del PC local. Este tipo de archivo se puede enviar por
e-mail, incluir en zip y eliminar una vez enviado.
2. Un cubo en servidor OLAP. Si en la red hay un servidor de Analysis services disponible
con cubos OLAP, se puede recuperar datos del mismo directamente. Este tipo de cubo no
lo podremos eliminar, ni enviar por email ni incluir en un zip, ya que no es un fichero creado
por DataCycle Reporting. Este tipo de cubo no se puede enviar por e-mail, ni incluir en un
zip, ni eliminarlo desde DCReporting.
Si selecciona un tipo de cubo Archivo de cubo ha de informar, si es público o no y el directorio
donde se generará el cubo.
Este directorio se puede
definir a nivel de proyecto
para que sea el directorio por
defecto
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Si selecciona un tipo de cubo en servidor OLAP tendrá que informar los siguientes datos:
Lista de bases de datos del servidor
de Analysis services seleccionado
Lista de servidores disponibles
Lista cubos disponibles
El contenido de este campo en la base
de datos ha de tener el formato:
DOMINIO\USUARIO RED
Cuando toda la información obligatoria esté cumplimentada, puede continuar a través del botón
Si ha escogido un tipo de cubo en Servidor Olap y avanza en el asistente, aparecerá la última
ventana para que indique el nombre del cubo a generar.
Si escoge el tipo de cubo de archivo y continúa, aparece la siguiente ventana:
Lista de bases de datos
de DCReporting
disponibles
Seleccione la consulta que le interesa y pulse el botón
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En la siguiente pantalla, aparecen todos los campos de la consulta seleccionada que deseamos
que formen parte del análisis:
Pulse este botón si no desea
seleccionar todos los campos
Si ha seleccionado
sólo algunos campos
puede verlos a través
de este botón
Nota: Los campos que son de tipo imagen, foto,.. no pueden formar parte de un cubo.
Pulsamos
. Por defecto, está marcada la opción de que sea DataCycle Reporting
quien identifique los campos numéricos y así la dejaremos para este caso.
Todos estos campos
formarán parte del
cubo, unos serán
campos de datos y
otros serán campos de
dimensiones
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Pulsamos
. Los campos que aparecen a continuación, son campos numéricos y
debemos seleccionar aquellos campos que consideremos datos dentro del cubo e indicaremos la
función de agregación correspondiente.
Los campos que
aparecen en esta lista
y que No marquemos,
los considerará
campos de
dimensiones, dentro
del cubo
Pulsamos
. En esta pantalla se definen campos calculados. Los campos calculados
permiten realizar operaciones, entre los campos que són numéricos, simples o avanzadas.
Maque la casilla o
Pulse
pulseelelenlace
enlaceopara
maque
casilla
definirlalos
campos
para calculados
definir los
campos
calculados
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La barra lateral que aparece tanto en las expresiones simples como expresiones avanzadas
permiten:
Añade una línea nueva
Elimina una línea
Permite cambiar la
posición de los
campos
Si quiere definir expresiones simples, seleccione los campos y el operador del cálculo
Indique un nombre
Expresiones
avanzadas
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Para definir expresiones avanzadas, marque la casilla Expresiones avanzadas:
Al hacer doble click sobre la
línea aparece el editor de
expresiones avanzadas
El editor de expresiones avanzadas está formado de las siguientes partes:
Campos que son dimensiones
Expresión avanzada (en este
ejemplo calcula el porcentaje
de una medida sobre el global
de la dimensión producto
Campos de datos
o Medidas
Otros campos
calculados ya
definidos
Nota: Al hacer dobleclick sobre cualquier campo, se incorpora inmediatamente en la parte derecha
- Página 130 de 231 -
Finalmente, la última pantalla muestra un resumen de la definición del cubo. Con el nombre del
cubo, la consulta base y la estructura del cubo definida. Pulsamos Finalizar.
Por defecto aparece el mismo
nombre que el de la consulta origen
Una vez definido el cubo, ya se puede utilizar en 2 tareas de un proceso: Refrescar cubo y
Vincular cubo.
- Página 131 de 231 -
Diseño de Procesos y Planificación
Genere sus propios Informes con los datos devueltos por las Consultas
En un Proceso se define todo lo necesario para la generación de un Informe. Por tanto se
indica la plantilla que servirá como base, las Consultas utilizadas, los destinatarios...
Estos Procesos se podrán planificar para que generen Informes con la frecuencia deseada.
Aunque DataCycle Reporting trabaja habitualmente con informes en Excel, también puede
generar informes HTML e incluso llenar tablas MSAccess en una Base de Datos en donde
estén definidos sus macros e informes.
Consulte los tipos de procesos e informes y vea las operaciones a realizar.
Tipos de Procesos e Informes
Al crear un Proceso se debe indicar de qué tipo es y que tipo de Informes se generarán.
Tipos de Procesos
Existen tres tipos de Procesos:

Procesos de generación de Informes
Se trata de los Procesos habituales que permiten la creación de Informes, ya sea dirigidos
a una única persona o bien a un grupo, en donde cada componente del mismo recibirá
un Informe personalizado.

Proceso compuesto
Originalmente concebido para ejecutar en cadena varios Procesos de generación de
Informes, actualmente facilita la ejecución de tareas diversas que en algunos casos no
están relacionadas con el reporting, sino con tareas administrativas del propio programa
como por ejemplo la realización de copias de seguridad.

Asistente para informe rápido
Permite diseñar el informe Excel en cuatro simples pasos guiado por la propia
aplicación.
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Tipos de Informes
En los Procesos de generación de Informes se pueden diseñar tres tipos de Informes:

Simples
Informe único que puede ser enviado a una o varias personas.

Múltiple personalizado.
Informes que se envían a cada interesado y que disponen de su información personalizada.
Pueden ser de dos tipos: Consulta de evaluación y grupo de usuarios.
 Condicional
Informes simples que se envían únicamente en el caso de cumplirse una condición determinada.
Operaciones sobre los procesos
Antes de realizar cualquier operación sobre un Proceso, debe seleccionar el Proyecto en el árbol
de exploración, expandir el mismo y seleccionar la rama Procesos.
Seleccione la
rama Procesos
Expanda el Proyecto
pulsando aquí
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Se activa el menú de contexto de Procesos pulsando el botón derecho del ratón sobre el
elemento
Nota: En caso de no haber creado aún ningún Proceso algunas opciones se mostrarán inhabilitadas.
En caso de querer realizar una operación sobre un Proceso ya existente, debe seleccionar primero éste y
activar el menú contextual en donde aparecerán todas las opciones seleccionables.
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Crea un nuevo Proceso
Modificar el Proceso seleccionado
Elimina el Proceso seleccionado.
Crea un nuevo Proceso a partir de uno existente
Ejecuta el Proceso seleccionado en el ordenador local
Ejecuta el Proceso seleccionado en el servidor
Ejecuta el Proceso seleccionado en modo test
Consulta de los Informes generados
Planificación del Proceso seleccionado
Consulta de las ejecuciones
realizadas del Proceso seleccionado
Estado de ejecución del Proceso seleccionado
Define los usuarios que tengan acceso al Proceso seleccionado
Nota: La barra de herramientas le da acceso a las mismas opciones. Al mantener el ratón en cada icono se
muestra su función:
Cada Proceso tiene un identificador. En caso de conocerlo puede buscar el Proceso a partir del
mismo.
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Creación de un Proceso de generación de Informes
Los pasos a seguir para la creación de un Proceso de generación de Informes son los siguientes:
Proceso en donde se solicita de que tipo será:
Para Procesos de generación
de informes simples,
múltiples y condicionales
Para concatenación de otros Procesos y
ejecución de operaciones administrativas
Para diseñar el informe Excel en cuatro
simples pasos guiado por la propia
aplicación
Nota: En el apartado „Tipos de Procesos e Informes‟ se explica las diferencias entre ellos
En este apartado veremos los procesos de generación de informes. Consulte „Creación de un
proceso compuesto‟ para otros Procesos.
Al aceptar aparece la pantalla principal de definición de Procesos:
Nota: Recuerde que las acciones de la barra de herramientas estarán deshabilitadas durante la creación del
proceso, hasta que se pulse el botón guardar (
).
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Pantalla de Procesos
La pantalla de definición de Procesos se divide en varias secciones:

Sección Definición
Se documenta el nombre del proceso y una descripción para el usuario que lo ejecute.

Sección Datos del proceso
Se indica el tipo de Informe según lo explicado en el apartado “Tipos de Procesos e
Informes‟. En caso de Informe múltiples o condicionales se indicará en esta sección las
Consultas que determinan cuantos Informes se generan y en que condición se realizan.

Diseño y resultados
Se define el Diseño que servirá como base a los Informes generados y ubicación de los
mismos.

Tareas del proceso
Tareas que determinan el contenido de los Informes ya sea por los datos contenidos
como por la ejecución de macros, vinculación a cubos OLAP, scripts de sistema, etc.

Correo
Definición del envío por correo de los Informes generados.

MyVision
Permite configurar temas relacionados con la solución web MyVision para dar salida
web tanto a la consulta como a la ejecución de los informes generados por DataCycle
Reporting
Mediante la barra de herramientas puede acceder a las opciones avanzadas de proceso y
documentación.
Opciones avanzadas
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Sección Datos del Proceso
En esta pestaña de la pantalla de creación de Procesos se indica el tipo de Informe según lo
explicado en el apartado “Tipos de Procesos e Informes‟.
En caso de crear un Informe múltiples o condicionales se debe seleccionar la Consulta que
determina cuantos Informes se generan o en que condición se realizará.
Informe Simple
Si se trata de un Informe simple no se debe indicar nada más y se puede continuar definiendo el
Proceso en el resto de pestañas.
Informe múltiple personalizado
En el momento de crear un informe múltiple personalizado, se nos ofrece la opción de usar una
consulta SQL de evaluación, o bien poder usar un grupo de usuarios de DataCycle
Reporting..
1) Consulta SQL de evaluación
En caso de un Informe múltiple personalizado con consulta de evaluación, debe seleccionar la
Consulta que determina cuántas veces iterará el proceso y con qué valores en cada uno de ellas.
Por ejemplo, en un Proceso de generación de un Informe de ventas se puede determinar que se
genere uno para cada uno de los vendedores seleccionando una Consulta que devuelva los
mismos con su identificador, nombre, apellidos y dirección de correo electrónico.
Al seleccionar Informe Múltiple
Personalizado, se activan las
opciones de selección de la
Consulta
consulta de
de evaluación
evaluación
Seleccione la Consulta de evaluación pulsando en el botón de la misma forma que se indica en la
Tarea de Inserción de Datos.
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Nota: recuerde que antes de generar los Informes, el Proceso ejecutará la Consulta de evaluación para
comprobar cuantas iteraciones debe realizar el Proceso.
Importante:
Revise que la consulta de evaluación NO tenga definido, en las opciones avanzadas, los
parámetros de conexión de la siguiente manera ya que en algunas configuraciones pueden
provocar error:
- Localización del cursor: adUseServer
- Tipo de cursor: adOpenForwardOnly
El resultado de seleccionar una Consulta de evaluación, de sus campos y parámetros será
parecido al siguiente:
En este Proceso de análisis de ventas se
generará un Informe para cada uno de los
vendedores. En cada una de las
iteraciones dispondremos del código,
nombre, apellidos, tratamiento y correo
electrónico del vendedor que nos
permitirá discriminar las ventas de cada
vendedor y personalizar su correo con su
nombre y datos.
2) Grupo de usuarios
En el caso de escoger un grupo de usuarios, debemos establecer qué grupo deseamos
utilizar. Únicamente se puede selección un grupo de usuarios
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El comportamiento es muy similar a la consulta de evaluación, pero en este caso se realizan
tantas iteraciones (informes) como usuarios contenga el grupo
Los campos disponibles en este caso serán: Identificador, nombre, apellidos, tratamiento y mail.
Puede usarlos en cualquier parte del proceso accediendo a ellos con el botón derecho del ratón y
pulsando sobre
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Informe condicional
En caso de un Informe condicional, debe seleccionar la Consulta que determina el criterio de
generación del Informe.
Un ejemplo puede ser un Informe de existencias en caso de estar cercano a rotura de stock. En
la plantilla base para la
esta situación, se ejecutaría el Proceso en caso de que una Consulta que indiqueIndique
qué productos
generación de los Informes. Puede
están por debajo de las existencias necesarias, retornase algún registro.
abrirla y modificarla mediante el
botón „Abrir‟ o seleccionarla o
crearla mediante el botón „...‟
Puede determinar en qué caso se
ejecutará el Proceso: cuando la
Consulta de evaluación devuelva
algún dato o en caso contrario
Indique la Consulta con el
criterio para decidir si se
ejecuta el Proceso o no.
Seleccione la Consulta de evaluación pulsando en el botón de la misma forma que se indica en la
Tarea de Inserción de Datos.
Nota: recuerde que antes de generar los Informes, el proceso ejecutará la Consulta de evaluación para
comprobar si se cumple el criterio o no y por lo tanto, si debe realizar el Proceso.
Sección Diseño y Resultados
En esta pestaña de la pantalla de creación de Procesos se indica el Diseño utilizado en la
generación de Informes, cuál es su ubicación y con qué nombre se crearán los Informes
generados.
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DataCycle genera
habitualmente
Informes Excel pero
puede generar
igualmente tablas
Access
Pulsando sobre Definir Diseño del informe aparecerá el siguiente asistente:
Seleccionando cualquiera de las tres opciones de creación de nuevo diseño se crearán diseños
por defecto según el tipo seleccionado que podrán ser modificados.
Al pulsar „Abrir y modificar el Diseño del informe en Excel‟ se abrirá la aplicación asociada a
la tipo de Diseño que está creando, Excel o Access.. Cuando finalice su diseño cierre la
aplicación guardando el fichero Excel y continúe con la definición del Proceso.
Al pulsar „Seguir configurando el proceso‟, DataCycle Reporting ya habrá creado un Diseño
Excel nuevo pero no lo abrirá, dado que se quiere hacer durante la definición de las tareas del
proceso.
Al seleccionar la opción de crear o usar un diseño basado en uno existente se accede a la pantalla
del asistente que se describe en la siguiente sección.
Nota: aunque los ejemplos aquí mostrados hacen referencia a plantilla y ficheros Excel, DataCycle
Reporting permite trabajar con ficheros Access, tal y cómo se explica en el apartado „Informes Excel y
Access‟
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Selección y creación de un Diseño
Todos los Informes generados se basan en un Diseño original del cual se realiza una copia y a la
que se añaden los datos correspondientes y se procesa según se ha configurado el proceso.
Proceso que genera los informes
Informe 1
Informe 2
Informe 3
Diseñoa partir de la cual se
generarán los informes
Este Diseño puede crear uno nuevo especificando directorio y nombre completo o puede
escoger un modelo básico en el que basar el nuevo.
Active la opción „Crear un
nuevo Diseño‟
Indique el directorio y
nombre de la plantilla que
creará
Puede utilizar un fichero
existente como plantilla base
de la plantilla que creará
O bien puede seleccionar un Diseño ya existente:
Active la opción „Seleccionar
un Diseño existente‟
Indique el nombre y
directorio del Diseño
Ahora pulsamos sobre Definir Resultados
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Indique el directorio y nombre
del Informe que generará.
También puede forzar la
creación del directorio en caso
de que no exista
En caso de Informes múltiples puede utilizar parámetros para personalizar el nombre de los
ficheros generados.
Si nos vamos a
Puede determinar
el borrado de los
documentos
generados una
vez ha finalizado
el Proceso
Creación de un fichero ZIP de
cada uno de los Informes
generados y borrado posterior
Nota: no se recomienda la opción de borrado de Informes a menos que motivos administrativos y de
sistema, como puede ser la falta de memoria, obliguen a ello.
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Sección Tareas del Proceso
En esta sección se determinan las Tareas que se realizarán para generar cada Informe, indicando
el contenido de los Informe, sus datos, ubicación y otras operaciones a realizar como puede ser
la ejecución de macros.
Seleccionando la Tarea y mediante los
botones de posición puede determinar
el orden de ejecución de la misma
Inserte las Tareas a
realizar en cada
Informe
Puede modificar o eliminar una
Tarea seleccionándola y pulsando
el botón correspondiente
Puede desactivar temporalmente
una Tarea para evitar su
ejecución
En la mayoría de los casos, los procesos DataCycle se componen de la ejecución de Tareas de
Inserción de Datos y ejecución de Macros Excel.
En el proceso del ejemplo la tarea Mover Datos busca los datos correspondientes a las ventas de
un vendedor y la tarea Ejecutar Macro crea la tabla dinámica con dichos datos pudiendo de esta
forma consultar y analizar las ventas.
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Tareas disponibles
Al insertar una Tarea se mostrará la siguiente pantalla con la lista de Tareas que puede realizar.
Inclusión de los datos devueltos por una Consulta en el informe
Ejecución de una macro Excel
Creación de un fichero HTML
con el resultado del Informe
Creación de un fichero PDF con el resultado del Informe
Creación de un fichero PowerdPoint con el resultado del Informe
Ejecución de otro Proceso DCR
Ejecución de un Programa externo
Ejecución de un programa Script
Ejecución de una instrucción SQL
Envío de cualquier tipo de mensaje de correo
Procesado de cubo OLAP
Vinculación de tabla dinámica a cubo OLAP
Definición de un bloque de tareas que se
ejecutarán o no en función de una
condición.
Insertar datos
La principal Tarea que podrá realizar en los procesos DataCycle es la de inserción de datos.
Como su nombre indica, esta tarea permite insertar en un Informe los datos de una Consulta.
Un asistente le guiará en tres etapas en la definición de la Tarea. En la primera de ellas debe
indicar cual es la Consulta que contiene los datos, que campos y orden seleccionará.
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Pulsando sobre
se mostrará el asistente para selección de consultas:
Seleccione la carpeta
que contiene su
consulta
Seleccione la Consulta
mediante doble clic o
el botón „Aceptar‟
Tiene la opción de ver los datos
devueltos por una Consulta. Si la
Consulta tiene parámetros deberá
indicarlos al ejecutarla.
Mediante el botón „Nueva‟ puede
crear una nueva Consulta y con el
botón „Propiedades‟ puede
modificar la Consulta seleccionada
Cree una nueva
Consulta a partir de
la seleccionada
Nota 1: duplicar una Consulta le permite hacer pruebas con una nueva Consulta sin tocar la original.
Consulte el apartado Duplicar Consultas del capítulo Consultas y el apartado Duplicar Procesos del
capítulo Procesos.
Nota 2: La asignación de consultas a carpetas facilita su localización y definición de privilegios de acceso.
Seleccione la Consulta e indique que campos de los devueltos por la Consulta desea que
aparezcan en su Informe. Utilice el botón
para seleccionar los campos deseados. El orden
de selección debe coincidir con el orden de aparición de los campos en el Informe. Si comete
algún error de orden puede utilizar los botones
Varios botones le ofrecen funcionalidades interesantes:
Contar registros le indica el número de registros retornados por la Consulta
Ver datos le muestra los registros retornados por la Consulta
Editar consulta le permite modificar la definición de la Consulta
Abrir plantilla le permite acceder a la plantilla del Informe para modificarla
Seleccione los campos de la Consulta
que desea que aparezcan en el
Informe. Los botones le permiten
seleccionar o deseleccionar el campo
seleccionado o la totalidad.
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para reordenar los campos.
Determine el orden de aparición de
los campos mediante estos botones
que afectan al campo seleccionado.
Nota: La selección de campos de una Consulta desde un Proceso es uno de los
principales mecanismos de reutilización de las Consultas y la forma de repartir el
trabajo y responsabilidades.
Igualmente debe indicar el valor de los parámetros que se utilizarán al ejecutar la Consulta.
También puede crear filtros que discriminen los datos devueltos por las Consultas. Consulte el
apartado Parámetros y Filtros.
En la segunda pantalla del asistente debe indicar el lugar del fichero Excel o Access donde
deseamos insertar los datos que anteriormente hemos seleccionado. En el caso de Excel, la
forma más fácil consiste en pulsar sobre
rangos definidos en el diseño:
, apareciendo a continuación la lista de
Nota: Excel no muestra los rangos de una sola celda. Es por ello que le recomendamos que utilice rangos
de dos celdas como mínimo aunque deje una de ellas sin datos.
Seleccione el rango y pulse el botón
. La última pantalla del asistente le permite
indicar si los datos los inserta en el rango indicado o bien los añade al final del rango
anexándolos de esta forma a los existentes:
Pulse el botón
datos.
para dar por concluida la configuración de la tarea de inserción de
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Refrescar cubo
Esta tarea se encarga de procesar un cubo Olap. La información del cubo es actualizada en el
momento que se ejecuta el proceso que contiene esta tarea.
- Si es un cubo de archivo (.cub) y nunca se ha ejecutado esta tarea, el cubo no existe físicamente
y se crea en el directorio destino especificado. Si por el contrario, ya existe, lo actualizará con la
información resultante de la ejecución de la consulta en ese momento.
- Si es un cubo ubicado en un servidor Olap, preprocesa completamente el cubo, actualizándolo
con la información de las tablas.
El primer paso para procesar un cubo es seleccionar el cubo:
Podemos filtrar para localizar el
objeto buscado
Si selecciona un cubo de servidor, ésta es la única pantalla del asistente, con lo cual, pulse
. Si ha escogido un cubo de tipo archivo, pulse
definen los filtros de la consulta en la que se basa el cubo.
Nuevo
filtro
Editar filtro
existente
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. En esta pantalla se
Elimina el
filtro actual
Activa/Desactiva
el filtro
.En la pantalla siguiente tiene varios datos:
Si añade un filtro a la consulta, debe cambiar el nombre del cubo a generar. Esto es debido a
que si otros usuarios utilizan el mismo cubo, debe diferenciar el cubo que contiene la
información completa de la consulta, del cubo que contiene información filtrada con un criterio.
Si le interesa, también puede cambiar el directorio destino por defecto.
Cuando cambia el nombre del cubo o el directorio destino , se generará un Identificador
automáticamente, que usted puede cambiar de nombre Sirve para que si este cubo es utilizado
en tareas de tipo Vincular Cubo Olap, dentro del mismo proceso, pueda reconocerlo con
facilidad, ya que es un cubo con características diferentes al original.
Si pulsa
la tarea estará definida correctamente.
Vincular cubo Olap
Esta tarea permite vincular un cubo Olap definido en DCReporting a una tabla dinámica de un
informe.
Nota: Tenga en cuenta que la plantilla no debe contener la tabla dinámica que se vinculará al cubo ya que
la crearemos desde esta misma tarea.
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El primer paso del asistente, es seleccionar el cubo a vincular. Por defecto aparece seleccionado
el cubo definido en la última tarea de tipo Refrescar cubo. Si no existen tareas de este tipo,
aparecerán todos los cubos. Si le interesa escoger un cubo que ha sido utilizado en alguna de las
tareas Refrescar cubo anteriores, filtre la lista seleccionando la opción Cubo de todas tareas
[Refrescar Cubo]
Aparece el identificador del cubo y
el nombre del cubo original
Pulse
y aparecerá la pantalla que permite configurar la tabla.
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Al pulsar el botón, se creará
un cubo temporal para que
pueda diseñar las
dimensiones del cubo y
decidir si estarán a nivel de
columna, a nivel de fila o a
nivel de página
Cuando pulse el botón Diseñar Excel, se abrirá Microsoft Excel:
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Una vez diseñada la tabla dinámica, cierre y continúe con el asistente de la tarea.
Pulse
si ha seleccionado un cubo de tipo archivo y pulse
escogido un cubo de servidor.
si ha
La siguiente pantalla tiene las opciones activas o no en función de si están activadas las opciones
de envío por correo y compresión del fichero resultante en zip. También tiene en cuenta si es
un cubo de archivo (público o no) o un cubo de servidor. ya que sólo si es un cubo no público,
es decir, local, puede ser eliminado una vez enviado.
Ejecutar macro
Se trata de una de las Tareas principales de los Procesos DataCycle. Permite la ejecución de una
macro Excel. Dicha macro habrá sido creada en el fichero Diseño.
Indique el nombre de la
macro Excel y los parámetros
en caso necesario
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Exportar HTML
Esta Tarea permite la creación de una página HTML a partir del Informe generado.
Aunque Excel es el formato habitual de generación de Informes, usted puede crear Informes
HTML que puede publicar en su Web, Intranet o visualizarlas con su navegador. Puede ser una
buena solución para aquellos Informes estáticos, que no requieren la manipulación ni el análisis
que ofrecen las tablas dinámicas.
Debe indicar de qué hoja del
Informe generado se crea la
página HTML. En caso de
haber solo una, no es
necesario que indique nada
Indique la ubicación y
nombre que tendrá el
fichero HTML a crear
Indique el título de la página
HTML. En el ejemplo hemos
añadido un parámetro que
retorna el nombre del mes en
castellano.
Puede enviar la página
HTML por correo
Nota: si genera un Informe con varias hojas puede añadir una Tarea de exportar HTML para cada una de
ellas.
Las opciones avanzadas le permiten utilizar páginas HTML existentes como si fuesen plantillas y
añadir el Informe en la sección de la página que desee.
Si activa esta opción, puede
indicar la plantilla HTML y
en que sección de la misma
debe insertar el Informe
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Exportar PDF
Esta Tarea permite la creación de un archivo PDF a partir del Informe generado. Este formato
se ha estandarizado mucho y por eso se permite convertir automáticamente el fichero Excel en
el mismo fichero en PDF para poder ser enviado por mail en un tamaño reducido , publicar o
simplemente para ganar comodidad en la visualización.
Otras opciones propias de un documento PDF
Opciones para definir el
destino y nombre.
Resolución y
publicación en
Myvisión.
También podemos decidir si imprimir una o varias hojas del libro Excel:
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Si selecciona imprimir algunas hojas del libro, es posible enumerar las hojas del libro Excel que
queremos exportar teniendo en cuenta dos condiciones:
-
Debe utilizar como separador de hojas la coma “,”
-
Puede utilizar hojas con nombre que contenga el guión “-“, pero no es posible especificar
rangos de hojas.
Ejemplos correctos: “Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4”, “Ventas-Empleado, VentasProducto”
Ejemplo incorrecto: “Hoja1-Hoja4”  Esta especificación hace que el proceso de
exportación busque una hoja del libro Excel con el nombre “Hoja1-Hoja4”.
Exportar PPT
Esta Tarea permite la creación de un archivo PPT a partir del Informe Excel generado.
Es necesario seleccionar la plantilla base Power Point, el Informe Excel generado, y la ruta
destino del Informe Power Point resultado.
Ruta completa Informe Excel origen de datos a exportar
Ruta completa Plantilla
base documento PPT
Ruta completa resultado
PPT generado
Requisito: Para realizar la fusión entre el Excel con los datos y la plantilla Power Point, ésta debe
contener en sus diapositivas cuadros de texto con valores que coincidan con los rangos de datos
existentes en el Informe Excel. Los nombres de los rangos de datos deben estar delimitados por
el símbolo almohadilla (#).
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Ejemplo:
Plantilla con un cuadro de texto con el valor #ZonaDeDatos#
Se utiliza un Informe Excel con un rango de datos ZonaDeDatos
Se genera/actualiza un Power Point con el contenido del Informe Excel
Nota: Al seleccionar las plantillas se detecta la versión de Power Point instalada, si es 2007 o
superior, se permite utilizar presentaciones con extensión de Office 2007.
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Código Script
Esta Tarea que solo puede ser ejecutada por personal técnico y en la mayoría de casos con fines
administrativos, permite ejecutar programas escritos en lenguaje Visual Basic y JavaScript.
Con esta Tarea se puede realizar literalmente cualquier operación. Cuidado!!!
Indique en que lenguaje
está escrito el programa
La Tarea de este ejemplo realiza una copia de seguridad del repositorio.
Nota: la tarea o script se ejecutará de forma indefinida
Ejecutar comando SQL
De forma parecida a la Tarea Código Script, ésta Tarea solo podrá ser ejecutada por un usuario
administrador y con sumo cuidado. Le permite ejecutar cualquier tipo de instrucciones SQL
sobre una Base de Datos, incluidas transacciones (modificaciones, borrados, inserción,...).
Datos sobre la que
actuará y el comando
SQL a ejecutar
Pulse Avanzado para
ajustar la tecnología de
la Base de Datos y
mejorar el rendimiento
del comando SQL
Nota: consulte el apartado „Sintaxis para distinguir entre Sintaxis nativa y Jet. La opción “Sintaxis nativa”
está seleccionada por defecto.
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Mediante esta Tarea podría modificar alguna tabla de una Base de Datos indicando que ha sido
generado determinado documento.
Si el comando a ejecutar es muy complejo, o su ejecución supone generar un volumen de datos
muy elevado, es posible ajustar el detalle de la tecnología de la Base de Datos para mejorar el
rendimiento. Para ajustar la tecnología pulse botón “Avanzado”.
Ejecutar proceso
Esta Tarea le permite ejecutar de forma secuencial varios Procesos existentes, pudiendo
desencadenar de esta forma todos los Procesos de Reporting en un único paso.
Indique en cada Tarea cual es el proceso a ejecutar, y vigile de no llamar al propio Proceso!!!.
Entraría en un bucle infinito.
En este caso estamos
desencadenando la ejecución
de un Proceso llamado
“Análisis de ventas de
Alemania”
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Ejecutar programa
Tarea que le permite ejecutar de forma un programa o con o sin parámetros de entrada y
además indicar en relación a que directorio del sistema. Podemos indicar un archivo que sea el
ejecutable de una aplicación o bien indicar un archivo que por su propia extensión ya se abrirá
mediante la aplicación con la que se ha creado.
También se puede indicar
EXCEL.XLS y en parámetros indicar
una ruta y nombre de un fichero .xls
Es muy aconsejable hacer un Test para comprobar si se va a ejecutar el programa correctamente.
En los procesos planificados que contengan tareas de este tipo es peligroso indicar que el tipo de
ejecución sea síncrona, ya que si el programa llamado no finaliza correctamente o requiere
intervención, bloquearía el resto de proceso DataCycle.
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Enviar mensaje de correo
Esta Tarea le permite enviar un correo de cualquier tipo, a los destinatarios que desee y con el
número de ficheros adjuntos que decida, de la misma forma que lo haría desde su programa de
correo electrónico.
No confunda la Tarea Enviar mensaje de correo con la pestaña Correo del Proceso. La pestaña
Correo está pensada para el envío del Informe que se ha generado. En cambio esta Tarea le
permite enviar correos de carácter general, sin limitación.
Esta Tarea se divide en tres pestañas principales:
Mediante las opciones avanzadas se tiene acceso a prestaciones avanzadas que le permitirá
establecer el formato del mensaje, el remitente, el envío mensajes con formato HTML o
establecer dinámicamente el remitente del mensaje.
Hay que notar que la mayoría de estos parámetros admite establecer un valor concreto pero
también cualquier parámetro del proceso.
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Por ejemplo, podemos hacer que el remitente del mensaje sea establecido con el correo
electrónico del usuario que ejecute el proceso. Para ello se debe utilizar el parámetro
@PAR(EXEC_USER_EMAIL). Otra opción pasa por solicitar al usuario el e-mail deseado
como remitente.
En caso de enviar correo en formato HTML, debe especificar el código HTML en el control
[cuerpo del mensaje]. Dentro del código HMTL podremos insertar parámetros de proceso de
DataCycle para personalizar el mensaje.
El envío de mensajes con formato HTML está soportado para perfiles de correo del tipo SMTP
y Outlook. Para SMTP es posible especificar envío de correo seguro (SSL).
Nota: Si se selecciona el envío de mensajes con formato HTML utilizando perfil del
tipo Outlook, será necesario marcar la opción “Evitar seguridad Outlook MAPI” para
que el mensaje pueda ser enviado. Esto se debe a una medida de seguridad interna de
Outlook en las versiones 2003 y superiores.
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Comprimir ficheros en ZIP
Esta Tarea le permite comprimir ficheros creando un fichero ZIP. Mediante esta Tarea usted
podría realizar copias de seguridad periódicas y en combinación con la Tarea Enviar Correo
puede enviar un fichero ZIP que contenga una serie de Informes.
La pantalla le pedirá cuales son los ficheros a comprimir y como se llamará en fichero resultante:
Pulse el botón „Añadir‟
para indicar los ficheros
que comprimirá
Puede seleccionar más de un
fichero mediante la
utilización de „*‟ o activando
la inclusión recursiva de
subdirectorios
Las opciones avanzadas le
permiten borrar el fichero
que se va a crear en caso
de que exista
Asignar valor al parámetro
Permite variar el valor de un parámetro durante la ejecución.
Dos aplicaciones prácticas son las siguientes:

Puede variar temporalmente un parámetro devuelto por el sistema como puede ser una
fecha para simular la ejecución de un informe en un periodo diferente al actual
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
Puede variar el código del ejecutor del informe por el de otro usuario y recuperar de esta
forma información del contexto del mismo.
NOTA: Cambiar el identificador del usuario ejecutor es una acción delicada que sólo debe configurar un
usuario avanzado. El hecho de establecer la identidad del usuario ejecutor implica que todo lo relativo al
perfil de usuario cambiará según esa nueva identidad.
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Tareas condicionales
Las tareas SI, SINO y FINSI, en realidad no son tareas que realicen una acción concreta, más
bien son marcas que se incluyen el flujo de tareas del proceso. Con estas marcas se puede
construir un proceso que ejecute uno o varios bloques de tareas y otro/s bloques de tareas se
queden sin ejecutar.
Las condiciones a evaluar se definen en la tarea SI:
En las expresiones que se compararan se pueden incluir Parámetros bien creados por el proceso
o bien los que incluye DCReporting, como por ejemplo Fechas, Usuario,…
Después de una tarea SI, es normal poner tareas relacionadas con datos y después siempre se
debe cerrar el bloque iniciado con una marca-tarea SI. Es opcional incluir una tarea SINO entre
Exportar
HTML,
se
un SI y un FINSI, de esta manera se divide el proceso enLa 2tarea
partes
y se
bifurca
la ejecución de
hará si el valor del parámetro
forma que solo se ejecutará una de estas partes
es menor a 3000
Estas 3 tareas, se harán si el
valor del Parámetro es mayor a
3000
Estas 2 últimas tareas se ejecutan
siempre porque están fuera del
bloque SI
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Nota: Los bloques SI deben contener al menos un Tarea SI y una FINSI, estos pueden
incluirse dentro de otros bloques SI, se pueden anidar. Pero todos deberán estar bien
delimitados.
Sección Correo
En esta pestaña se determina el envío de los Informes generados indicando el receptor y el
mensaje que recibirá.
El capítulo Distribución de Informes a partir del Correo Electrónico le ayudará a entender el
mecanismo y como configurar el sistema de correo.
Indique la conexión con su
Servidor de Correo que utilizará
Indique las direcciones de
los destinatarios del correo
(puede utilizar la libreta
de direcciones), el texto
que debe aparecer en el
título y el cuerpo. Indique
finalmente si desea
adjuntar el Informe
generado
Si desea que los Informes
generados sean enviados por
correo, active la casilla y le
aparecerán nuevas opciones
Nota: Consulte el capítulo Distribución de Informes a partir del Correo Electrónico para
la definición de perfiles de correo y la utilización de parámetros que personalicen el
correo.
Nota: Aunque parezca contradictorio, puede ser interesante no enviar el informe que
DataCycle Reporting ha generado. Puede configurar el proceso de envío de correo para
que en el título y cuerpo del mismo aparezca información relevante que haga
innecesario el envío del Informe.
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Sección MyVision
La sección MyVision estará habilitada en una instalación donde se haya incorporado la solución
web MyVision a DataCycle Reporting.
Consulte la guía de usuario de DataCycle MyVision para obtener más información sobre esta
funcionalidad y como se aplica a un entorno con MyVision.
Opciones avanzadas de proceso y documentación
Pulsando en la barra de tareas el botón
le permite configurar el comportamiento de los
procesos, su duración, conservación de ficheros, información de traza y administrativa:
- Página 167 de 231 -
Creación de un Proceso compuesto
Los pasos a seguir para la creación de un Proceso compuesto son los siguientes:
Proceso en donde se solicita de que tipo será:
Para Procesos de generación
de informes simples,
múltiples y condicionales
Para concatenación de otros Procesos y
ejecución de operaciones administrativas
Para diseñar el informe Excel en cuatro
simples pasos guiado por la propia
aplicación
Nota: En el apartado „Tipos de Procesos e Informes‟ se explica las diferencias entre ellos
En este apartado veremos los Procesos compuestos. Consulte „Creación de un Proceso de
generación de Informes‟ para otros Procesos.
Al aceptar aparece la pantalla principal de definición de Procesos:
- Página 168 de 231 -
Pantalla de Procesos compuestos
La pantalla de definición de Procesos se divide en varias pestañas:

Se indica el tipo de Informe según lo explicado en el apartado “Tipos de Procesos e
Informes‟. En caso de Informe múltiples o condicionales se indicará en esta pestaña las
Consultas que determinan cuantos Informes se generan y en que condición se realizan.

Tareas del proceso
Tareas que determinan el contenido de los Informes ya sea por los datos contenidos
como por su ubicación y ejecución de macros.

Resultados e Informes
Consulta de los Informes generados en la última ejecución.
Tiene el mismo formato y funcionalidad que en los procesos de generación de informes con la
diferencia de que este tipo de procesos no está destinado a reporting y por tanto el resultado de
la consulta de evaluación deberá ser usado en las tareas de envío de mensajes o administrativas y
no como criterios de reporting.
Sección Tareas del proceso
Tiene el mismo formato y funcionalidad que en los procesos de generación de informes con la
limitación de las tareas disponibles que son las siguientes:
Sección Resultados-Informes
Tiene el mismo formato y funcionalidad que en los procesos de generación de informes.
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Asistente para el diseño rápido de informes
A partir de este momento vamos a mostrar los pasos para la utilización del asistente.
El asistente puede iniciarse también a través del botón del asistente ubicado en la barra de
herramientas superior (debe tener seleccionado el menú Procesos).
Iniciar
asistente
Pantalla de bienvenida
La primera pantalla es la de bienvenida e introduce al usuario en el proceso de creación rápida de
procesos de generación de informes y explica someramente los pasos que está a punto de
realizar.
Los 4 pasos necesarios para finalizar el informe son:

Paso 1. Escoger el tipo de informe: Informe simple, con Tabla dinámica o Easy
Dashboard.

Paso 2. Escoger la consulta y los campos que serán los datos sobre los que deseamos
hacer el informe.

Paso 3. Especificar qué campos serán numéricos, o dejar que DataCycle Reporting lo
haga automáticamente. Este paso es importante si se está definiendo un informe con
tabla dinámica.
- Página 170 de 231 -

Paso 4. Definir el aspecto del informe (formato y diseño) que se utilizará como plantilla
y ejecutar o visualizar el proceso.
El usuario puede cancelar el procedimiento en cualquier momento ya que tiene accesible el
botón
pulsando el botón
en todos los pasos, o bien avanzar en el asistente al siguiente paso,
.
Paso 1. Elección del tipo de informe
En esta pantalla es donde especificamos el tipo de informe que queremos definir. Podemos
escoger si deseamos crear un proceso que genere un informe simple, un informe que incluya una
tabla dinámica o un Easy Dashboard (sólo disponible si tienes instalado Excel 2010), para
obtener potentes dashboards en unos cuantos clicks.
En nuestro caso queremos definir un informe simple en formato Excel 2003
Nota: Si Office 2007 y/o 2010 no está instalado en la máquina, la opción “Excel 2007”
y/ó “Excel 2010” aparece deshabilitada, respectivamente.
También se ha de especificar el nombre del informe. Le llamaremos Informe de empleados:
DataCycle Reporting cumplimentará automáticamente los campos que son necesarios para
poder crear el proceso como: el diseño, el informe resultado y ciertas opciones de generación,
aunque se pueden personalizar pulsando el botón
- Página 171 de 231 -
El diseño que se aplicará al informe usando el asistente se basa en un modelo estándar incluido
en DataCycle Reporting. La siguiente ilustración se muestra de modo informativo, ya que en el
presente ejemplo no entraremos en la configuración las opciones avanzadas.
El diseño es
un fichero
Excel
Pulsaremos el botón
(si se ha entrado en las opciones avanzadas, deberemos
pulsar antes el botón
, o si se ha cambiado algún valor de los sugeridos y queremos
aplicarlo
).
- Página 172 de 231 -
Paso 2. Elección de la consulta
El siguiente paso consiste en seleccionar la consulta que deseamos usar en nuestro informe.
Pulsaremos el botón
el informe.
para escoger la consulta sobre la que deseemos hacer
Escogeremos la consulta que hemos creado en el capítulo anterior y pulsaremos
Se nos mostrarán entonces todos los campos que devuelve la consulta en la parte izquierda del
formulario.
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Este es uno de los principales mecanismos para poder reutilizar una misma consulta en diversos
informes: la subselección de campos. Podremos usar esta consulta en varios informes,
escogiendo en cada uno los campos que nos interese.
Haciendo doble clic con el ratón sobre los campos que deseemos o bien usando el botón
con un campo seleccionado, pasaremos los campos seleccionados al panel de los utilizados en el
informe (situado a la derecha). Podemos utilizar los botones
y
para reordenar los
campos ya seleccionados. El resultado final, una vez seleccionados algunos campos, será el
siguiente:
- Página 174 de 231 -
Paso 3. Configuración de campos numéricos
Una vez seleccionada la consulta y los campos, podemos dejar que DataCycle intente determinar
de forma automática qué campos de los seleccionados son de tipo numérico, o bien podemos
establecerlos nosotros. Simplemente basta con marcar o no la opción “Dejar que DataCycle
Reporting identifique los campos numéricos”.
Si deja que DataCycle Reporting identifique de forma automática los campos de tipo numérico,
se ejecutará una consulta que obtiene únicamente la estructura de los datos, lo que permitirá
obtener la tipología de los mismos.
En nuestro ejemplo dejaremos que DataCycle Reporting identifique los campos numéricos.
Consulte la guía de referencia para conocer cómo establecer manualmente los campos
numéricos.
Pulse el botón
para ir al siguiente paso.
Paso 4. Fin del proceso de creación
- Página 175 de 231 -
De forma automática, se ha creado el diseño y el proceso que hemos configurado. Si lo desea,
puede abrir ahora el diseño para realizar retoques pulsando
recuerde cerrarlo antes de volver al asistente.
. Si abre el diseño,
Finalmente tenemos dos opciones:
1) Visualizar el proceso de generación de informes que ha configurado.
Después de pulsar el botón
el asistente enlaza con la ventana de configuración de
procesos. Esta es la ventana que aparece cuando se crea un proceso nuevo a través de la opción
por defecto Proceso de generación de informes.
Puede ejecutar el informe pulsando sobre el botón
(ejecutar) de la barra de herramientas
principal. En la opción 2 se describe lo que ocurre al ejecutar un proceso.
2) Visualizar y ejecutar el proceso de generación de informes que ha configurado.
Después de pulsar el botón
se lanza la ejecución del proceso y aparece una
ventana, el monitor de progreso, donde se muestran mensajes del progreso de la generación de
nuestro informe.
También aparecen los informes generados en la lista inferior, de modo que cuando haya acabado
el proceso podremos abrirlos con un doble-clic sobre el fichero.
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Estado en el que se
encuentra la
ejecución del
proceso.
Tarea actual del
proceso
Lista de ficheros
generados
(cuando haya
acabado el
proceso)
Abriremos el informe haciendo un doble-clic sobre el nombre del fichero generado en la lista de
informes generados. Se abrirá Microsoft Excel mostrando nuestro informe:
Si cierra el monitor verá que también ha enlazado con la ventana de definición de procesos.
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Modificar un Proceso
Una vez seleccionado el Proceso que se desea modificar y pulsada la opción “Editar” del menú
emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de un Proceso
de Generación de Informes o Creación de un Proceso Compuesto.
Nota: Al pulsar el botón
se realiza un control de seguridad para evitar que existan
dos procesos con el mismo nombre dentro del mismo proyecto.
Eliminar un Proceso
Elimina el Proceso seleccionado. Se solicitará la confirmación del usuario.
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Duplicar un Proceso
Permite crear una copia del Proceso, plantilla y de las Consultas utilizadas. La única diferencia
entre esta copia y el Proceso y consultas originales consiste en el nombre identificativo que
añade la palabra “(Copia)” al final.
Proceso original
Nuevo Proceso,
copia del original
Al ejecutar esta opción tendrá la posibilidad de indicar si quiere duplicar, además del Proceso, la
plantilla utilizada y las Consultas utilizadas. Indique el nombre del Informe que genere el proceso
duplicado así como el de la nueva plantilla duplicada:
Duplique las Consultas utilizadas en caso
de que no desee reutilizar las existentes
Nota: Un buen diseño de Consultas hará innecesaria su duplicación. La utilización de
filtros y parámetros le ayudará.
Nota: En caso de no conocer cuales deben ser los nombres de ficheros y directorios,
recuerde que podrán ser modificados posteriormente.
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Ejecutar un Proceso
La ejecución de los Procesos se puede realizar en tres modalidades: local, servidor o test.
Las dos primeras determinan en qué ordenador físico se ejecuta el Proceso. El modo test
permite ejecutar el Proceso de forma que facilite su desarrollo.
Ejecución en el
servidor
Ejecución en el
ordenador local
Ejecución en el
modo test
Consulte el tema Modos de ejecución para más detalles.
Cierre Microsoft Excel antes de ejecutar un informe
Si no ha cerrado la hoja Excel correspondiente a la plantilla o bien al fichero
destino, al ejecutar el proceso aparecerán mensajes de advertencia para que lo haga.
Con este fin se evitan colisiones y bloqueos entre el fichero que tiene abierto
Microsoft Excel y DataCycle Reporting.
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Al ejecutar un Proceso aparece una ventana con información detallada de la ejecución:
Ordenador en el
que se ha ejecutado
Estado final de la
ejecución
Tareas ejecutadas
Informes y ficheros
generados
El detalle de las Tareas realizadas puede ayudar
en la detección de errores durante el desarrollo
Activando esta opción puede ver las
Tareas realizadas con un indicador
de si ha ido bien o mal
Doble clic sobre cada Tarea nos da
información detallada sobre su
ejecución. Útil en caso de Tareas
que han acabado con error
Nota: Esta ventana se refresca periódicamente. En caso de Tareas rápidas, puede ser que no se vea
reflejado inmediatamente la situación de ejecución.
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Al ejecutar un Proceso aparece una ventana con información detallada de la ejecución:
Activando esta opción puede ver las
Tareas realizadas con un indicador
de si ha ido bien o mal
Ordenador en el
que se ha ejecutado
Estado final de la
ejecución
Tareas ejecutadas
Informes y ficheros
generados
El detalle de las Tareas realizadas puede ayudar
en la detección de errores durante el desarrollo
Doble clic sobre cada Tarea nos da
información detallada sobre su
ejecución. Útil en caso de Tareas
que han acabado con error
Nota: Esta ventana se refresca periódicamente. En caso de Tareas rápidas, puede ser que no se vea
reflejado inmediatamente la situación de ejecución.
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Ver los informes
Permite consultar los Informes generados por el proceso seleccionado. Puede ver los Informes
generados en la última ejecución o en cualquiera de las anteriores.
Mediante doble clic
accederá al Informe
Nota: en la mayoría de casos, la ejecución del Proceso generará Informes con el mismo nombre de los
existentes y por tanto que los borrarán, de forma que solo podrá consultar los correspondientes a la última
ejecución. Esto no ocurrirá en el caso de que el nombre de los Informes se forma con parámetros como la
fecha, hora o cualquier otro elemento que los haga únicos.
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Ver las Planificaciones
Cada Proceso puede ser ejecutado periódicamente de forma automatizada. Puede consultar las
Planificaciones existentes para dicho Proceso mediante este programa.
Consulte el tema Planificación de Procesos para ver cómo se realizan las Planificaciones.
Este proceso se ejecutará
semanalmente y la próxima vez será en
esta fecha
Ver jobs
Puede consultar cómo fue la ejecución de los jobs ejecutados. DataCycle recuerda todas las
Tareas, instrucciones y detalle de cada una de las ejecuciones.
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Monitorizar un Proceso
Consulte Monitorizar todos los Servidores.
Administrar un Proceso
Esta opción permite indicar qué grupos y usuarios pueden acceder al Proceso seleccionado.
determinados Procesos.
Debe seleccionar los
grupos y/o usuarios
y ponerlos en el lado
que les corresponda
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Parámetros y Filtros
La utilización de parámetros y filtros es el sistema utilizado por DataCycle Reporting para
reutilizar las Consultas e independizar el trabajo de los diseñadores de Consultas y los
diseñadores de Procesos. Mediante el diseño de Consultas SQL genéricas se reduce
drásticamente el número de las mismas, dando más libertad al diseñador de Procesos en su uso
al poder discriminar la información devuelta utilizando filtros.
Uso de Parámetros
Durante el diseño de una Consulta se puede utilizar parámetros que sean solicitados en el
momento de su ejecución. De esta forma se generaliza una Consulta permitiendo su
reutilización. Por ejemplo: Si quiere conocer las ventas del vendedor 4 puede diseñar la siguiente
Consulta SQL:
Select importe from ventas where vendedor = 4
Pero mediante la utilización de parámetros se puede generalizar la misma de la siguiente forma:
Select importe from ventas where vendedor = @par(vendedor)
De esta forma al ejecutar la Consulta se le preguntaría cual es el vendedor del que quiere conocer
las ventas:
Nota: en caso de un parámetro de tipo texto, deberá vigilar la correcta colocación de las comillas. Por
ejemplo, en el SQL debería incluir el parámetro entre comillas:
Select importe from ventas where ciudad = „@par(ciudad)‟
En el diseño de un Proceso, al utilizar una Consulta con parámetros debe indicar con qué
valores lo ejecutará.
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Al indicar el nombre de los ficheros también se pueden utilizar los parámetros devueltos por una
Consulta de evaluación o por el sistema y de esta forma personalizar el nombre de los mismos.
Vea los siguientes ejemplos:
Al enviar un correo también es posible la utilización de los parámetros personalizando el correo
enviado. Vea los ejemplos de la pestaña Correo.
Tipos de Parámetros
DataCycle Reporting permite al usuario la introducción de parámetros que pueden ser usados
en el filtrado de las consultas y en la configuración de diversos campos del proceso de
generación de informes
Los valores de los parámetros pueden ser suministrados de forma automática, por ejemplo una
consulta de los pedidos del día actual, puede buscar la fecha en el sistema. En otros casos será el
usuario el que deba indicar el valor del parámetro.
En cada pestaña
encontrará los parámetros
disponibles de cada tipo
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El usuario puede crear nuevos parámetros y diseñarlos mediante los botones Administrar y Test
que permiten su gestión y prueba.
Indique el nombre del nuevo
parámetro, su valor por defecto y su
tipo. El resto de información es
administrativa.
Cree tipos de parámetros que determinen su formato y valores que puede tomar. Por ejemplo
podría tener un tipo de parámetro [Provincias] que muestre una lista desplegable con un
conjunto limitado de provincias posibles.
Los tipos de parámetros le permiten
gestionar el universo de valores
posibles y relacionar códigos con la
visualización que tendrá el usuario
El usuario verá el literal
pero la consulta se realizará
internamente con el código
correspondiente
Indique cómo será la
visualización de todos los
parámetros que sean de este tipo
y cuales serán los valores posibles
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En la configuración del tipo de parámetro se puede determinar si el parámetro es multivalor o
no, es decir, si puede introducir varios valores simultáneamente en un parámetro. Esto permite
filtrar por varios valores a la vez, pudiendo definir tanto el carácter separador como el
delimitador (por ejemplo el carácter “,” para separar los valores y el carácter “‟” en caso de
querer delimitarlos por ser alfanuméricos).
Debe definir
inicialmente un
Tipo de
Parámetro a
nivel de
proyecto.
Los tipos de
parámetro están
asociados
siempre a un
proyecto
concreto.
Cree o edite un
parámetro
pulsando sobre
el botón Nuevo
- Página 189 de 231 -
Seleccione una
consulta, una
lista, o una lista
de valores
jerárquica que
retorne los
valores que
puede tomar el
parámetro.
Para definir
que el
parámetro es
multivalor,
marque la
opción
“Multivalor” e
indique cuál es
el carácter
separador de
los valores
seleccionados
(por defecto
“,”), y cual el
carácter que se
añadirá al
inicio y final de
cada valor
(normalmente
para valores
alfanuméricos).
En el caso del
tipo Lista
jerárquica de
valores se
deben definir
los valores en
forma de árbol.
Estableciendo
que los valores
a seleccionar
podrán ser de
cualquier nivel
y que un valor
se compondrá
siempre del
nodo final más
sus nodos
ancestros.
- Página 190 de 231 -
Este tipo de
parámetro puede
ser utilizado
posteriormente
en un filtro de
consulta en un
proceso, en el
que el operador
sea „Dentro de‟
o „No Dentro
de‟.
Una vez que haya añadido el parámetro a un proceso, el efecto será el siguiente:
Al ejecutar un proceso se
solicitarán los parámetros que
éste tenga definidos. En
nuestro ejemplo habremos
aplicado el parámetro cuyo
origen era una consulta a la
base de datos Neptuno que
obtenía la lista de categorías de
productos.
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Pulse el botón valores para
obtener los valores posibles
del parámetro según la
definición del mismo (lista o
consulta).
Y seleccione varios valores
según el estándar de Windows
(pulsando el ratón a la vez que
la tecla CTRL o la tecla
SHIFT )
Validación de parámetros
Puede crear código VBScript o JScript para validar los valores de los parámetros que los
usuarios entren al ejecutar procesos o informes. Para ello, haga clic en el botón
Aparecerá la siguiente ventana
- Página 192 de 231 -
Especifique que valor devuelve
la función que ha creado si la
validación es correcta
Escoja que lenguaje va a
utilizar: VBScript o JScript
Escriba aquí el código de
validación
Seleccione qué función de las
que ha escrito en el código es la
que debe ejecutar el proceso de
validación
Por ejemplo, si quiere asegurarse de que el usuario escribe un número en el valor del
parámetro crearemos la siguiente función:
Podemos probar la validación haciendo clic en el botón Test
del diálogo de creación
de tipos de parámetro. La validación se ejecutará al pulsar el botón Aceptar
- Página 193 de 231 -
Propiedades de usuario (parámetros de contexto de usuario)
La definición de las propiedades de usuarios (parámetros de contexto) en un proyecto permite
identificar inequívocamente a cada usuario en un contexto determinado.
DataCycle Reporting permite la utilización de parámetros durante la extracción de información.
Son parámetros cuyo valor se establece en el momento de la ejecución del informe, pudiendo
ser introducidos por el usuario o bien obtenidos del contexto de la ejecución (parámetros
provienen del propio sistema operativo, indicando la fecha, el mes, el día, etc.)
Mediante la funcionalidad de propiedades de usuarios (parámetros de contexto de usuario),
podemos definir una serie de parámetros que permiten identificar y cualificar a un usuario. Estos
parámetros pueden usarse en los procesos para contextualizar la ejecución del mismo. Es decir,
en el momento de la ejecución del proceso de generación de informes, los parámetros de
contexto de usuario adquieren los valores que se hayan especificado para el usuario del que se
extraigan los parámetros.
El procedimiento de uso es el siguiente:
Definición de los parámetros de contexto de usuario en el proyecto.
Defina inicialmente las propiedades
asociadas a los usuarios a nivel de
proyecto.
Estas propiedades de usuario van
siempre asociadas a un proyecto
concreto, por lo que sólo podrán ser
usadas en las entidades pertenecientes a
dicho proyecto.
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Obtendrá la siguiente ventana:
Pulsando el botón
podemos crear nuevas propiedades de usuario.
En este ejemplo, crearemos un parámetro de contexto de usuario que se base en un tipo de
parámetro de tipo consulta hacia la base de datos de la empresa (en el ejemplo la base de datos
Neptuno) de donde se obtienen los identificadores del usuario en el sistema.
De esta forma al ejecutar un informe dispondrá del criterio de filtrado del contenido.
Al pulsar el botón
nuevo se nos
muestra el
formulario para la
creación de un
nuevo parámetro.
Lo definiremos
como IdEmpleado
Para ver todos los
tipos de parámetro
disponibles y sus
descripciones,
pulsaremos el botón
“Ver lista”.
- Página 195 de 231 -
Se nos mostrarán
todos los tipos de
parámetro existentes
en el proyecto.
El tipo de parámetro
que nos interesa es
“Lista Empleados”
que ya habríamos
definido
previamente.
Editaremos el tipo
de parámetro para
ver su definición
Como vemos, se
trata de un
parámetro cuyos
valores se obtienen
de una consulta y
que tiene la
propiedad de ser
multivalor. Es decir,
que podremos
establecer más de un
valor en cualquier
punto donde se
aplique el parámetro,
si así lo necesitamos
- Página 196 de 231 -
Volvemos al
formulario de
definición de la
propiedad de
usuario.
Escogemos el tipo
de parámetro “Lista
de Empleados” de la
lista desplegable
“Tipo de parámetro”
y documentaremos
los campos de
descripción.
En este punto, ya tenemos definida la propiedad de usuario. Desde este momento, el
administrador podrá establecer los valores que tomará esta propiedad para todos los usuarios
que tengan privilegios de acceso sobre el proyecto al que pertenece dicho parámetro de contexto
de usuario.
Documentación de las propiedades (parámetros de contexto) en el
perfil de usuario
Debemos asignar valores para las propiedades a cada usuario en su perfil de usuario de
DataCycle Reporting. Tenemos dos tipos de valores:
 Propiedades del usuario: Valor que adquirirá el parámetro cuando se use en un proceso
durante la ejecución de éste.
 Propiedades de visibilidad: Valores de propiedades de los informes resultantes de
ejecuciones de procesos sobre los que el usuario tiene privilegios (aplicable al entorno
MyVision.
En el ejemplo que estamos desarrollando tendremos tres usuarios: Nancy Davolio, Andrew
Fuller, Janet Leverling y Boss. Los tres primeros serían vendedores, y el cuarto el responsable de
ventas. Los cuatro pertenecen al grupo de usuarios vendedores.
A continuación tenemos que definir los valores del parámetro de contexto que hemos definido
para cada uno de los usuarios.
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Editamos el perfil de
usuario y nos situamos
en la sección
„Propiedades‟
Filtramos por el
proyecto donde hemos
definido anteriormente
el parámetro.
Seleccionamos la
propiedad (parámetro)
que nos interese y
pulsamos
“Cambiar…”
NOTA: El usuario
debe tener privilegios
sobre un proyecto para
tener acceso a sus
parámetros de
contexto de usuario.
Observamos que
podemos indicar para
el parámetro el valor
que nos interese para
ese usuario.
Al ser un tipo de
parámetro basado en
una consulta,
pulsaremos sobre el
botón “Valores…”
para verlos valores
posibles.
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En la lista se nos
muestran todos los
valores disponibles tras
ejecutar la consulta
establecida en el tipo
de parámetro.
Para el usuario editado
(Nancy Davolio)
escogemos el primer
valor disponible y
pulsamos “Aceptar”.
Para el resto de usuarios, seleccionamos el valor que corresponda, excepto para el usuario Boss.
En este caso, aprovechando que el tipo de parámetro es multivalor, y que necesitamos que el
perfil de Boss contenga todos los identificadores de empleado de su nivel jerárquico inferior,
estableceremos para Boss el valor de IdEmpleado=1,2,3. De esta forma, Boss incluye a los tres
vendedores.
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Uso de las propiedades de usuario (parámetros de contexto) en los
procesos
Ahora podemos usar, por ejemplo, los parámetros de contexto de usuario dentro de las
consultas utilizadas por un proceso.
Todos los parámetros de contexto de usuario definidos en un proyecto están disponibles para
todos los procesos que pertenezcan a ese proyecto.
Si pulsamos sobre
el botón “P” en un
proceso y nos
situamos en la
pestaña “Contexto
de usuario”,
observamos que el
parámetro que
hemos creado está
disponible para su
uso en el
Podemos usar el
parámetro como
parte del filtro de
una consulta.
En el momento de
la ejecución del
proceso, el
parámetro tomará
el valor que
corresponda según
el usuario que
ejecute el proceso.
En el ejemplo anterior, al tener el usuario Boss los valores 1,2,3, la consulta devolvería
todos los registros que contengan como IdEmpleado los valores 1, 2 ó 3. Ello implica que
el informe contendrá los datos de los tres empleados.
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Lista de parámetros que puede utilizar en sus consultas o procesos
Parámetros del contexto del usuario ejecutor
Parámetro
Descripción
EXEC_USER_ID
EXEC_USER_FULLNAME
EXEC_USER_EMAIL
Identificador del usuario que ejecuta el proceso o consulta
Nombre entero del usuario que ejecuta el proceso o consulta
Dirección de correo electrónico del usuario que ejecuta el proceso o
consulta
Parámetros del contexto de ejecución del proceso
Parámetro
Descripción
CURRENT_JOB_ID
CURRENT_PROCESS_ID
CURRENT_PROCESS_NAME
CURRENT_PLAN_ID
Identificador del trabajo actual
Identificador del proceso actual
Nombre del proceso actual
Identificador de la planificación actual (0 si el proceso no ha sido
planificado)
Identificador del servidor actual donde se está ejecutando el proceso (0
si el proceso se está ejecutando en modo local)
Ubicación o camino completo del fichero destino a generar
Directorio final donde se generará el informe
Nombre final del fichero destino a generar
Camino (Path) completo del repositorio actual
CURRENT_SERVER_ID
TARGET_FILE_FULLPATH
TARGET_FILE_PATH
TARGET_FILE_NAME
CURRENT_REPOSITORY_PATH
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Parámetros dependientes del momento de ejecución del proceso o consulta.
CURRENT_HOUR[NUMBER]
Hora actual en formato numérico. P.e., 225504 representa las
22:55:04
CURRENT_HOUR[HH:MM:SS]
Hora actual en formato HH:MM:SS. P.e., 22:55:04
CURRENT_DATE[NUMBER]
Fecha actual en formato numérico. P.e., 20010128 representa
el día 28/11/2001
CURRENT_DATE[JULIAN]
Fecha actual en formato Juliana (JDE)
CURRENT_DATE[DD-MM-YYYY]
Fecha actual en formato DD-MM-YYYY. Ejemplo: 18-012001
CURRENT_DATE[D]
Actual número de día del mes. Ejemplo: 4
CURRENT_DATE[DD]
Actual número de día del mes (con cero a la izquierda).
Ejemplo: 04
YESTERDAY_DATE[NUMBER]
Fecha de ayer en formato numérico
YESTERDAY_DATE[JULIAN]
Fecha de ayer en formato Juliana (JDE)
YESTERDAY_DATE[DD-MM-YYYY]
Fecha de ayer en formato DD-MM-YYYY.
CURRENT_DATE_WEEKDAY_NAME[ESP]
Nombre del día de la semana actual (Esp)
CURRENT_DATE_WEEKDAY_NAME[ENG] Nombre del día de la semana actual (Eng)
CURRENT_DATE_WEEKDAY_NAME[CAT]
Nombre del día de la semana actual (Cat)
CURRENT_MONTH[M]
Número de mes actual (sin añadir ceros a la izquierda).
Ejemplo: 5 (mayo)
CURRENT_MONTH[MM]
Mes actual en formato MM. Ejemplo: 05 (mayo)
CURRENT_MONTH_NAME[ESP]
Nombre del mes actual (esp). Ejemplo: Mayo
CURRENT_MONTH_NAME[ENG]
Nombre del mes actual (eng). Ejemplo: May
CURRENT_MONTH_NAME[CAT]
"Nombre del mes actual (cat). Ejemplo: Maig"
CURRENT_MONTH_FIRST_DATE[NUMBER] Fecha del primer día del mes actual en formato numérico
CURRENT_MONTH_FIRST_DATE[JULIAN]
Fecha del primer día del mes actual en formato juliana
CURRENT_MONTH_FIRST_DATE[DD-MMFecha del primer día del mes actual en formato DD-MMYYYY]
YYYY
CURRENT_MONTH_LAST_DATE[NUMBER] Fecha del último día del mes actual en formato numérico
CURRENT_MONTH_LAST_DATE[JULIAN]
Fecha del último día del mes actual en formato juliana
CURRENT_MONTH_LAST_DATE[DD-MMFecha del último día del mes actual en formato DD-MMYYYY]
YYYY
CURRENT_YEAR[YYYY]
Año actual en formato YYYY. Ejemplo: 2002
CURRENT_YEAR[YY]
Año actual en formato YY. Ejemplo: 02
PREVIOUS_YEAR[YYYY]
Año anterior en formato YYYY. Ejemplo: 2001
PREVIOUS_YEAR[YY]
Año anterior en formato YY. Ejemplo: 01
PREVIOUS_MONTH_NUMBER[M]
Número del mes anterior. Ejemplo: 12 es el mes anterior de
Enero
PREVIOUS_MONTH_NUMBER[MM]
Número del mes anterior en formato MM. Ejemplo: 08
YEAR_OF_PREVIOUS_MONTH[YY]
Año del mes anterior (en formato YY). Ejemplo: 01 es el año
del mes anterior a Enero de 2002
YEAR_OF_PREVIOUS_MONTH[YYYY]
Año del mes anterior (en formato YYYY). Ejemplo: 2001 es
el año del mes anterior a Enero de 2002
PREVIOUS_MONTH_NAME[ESP]
Nombre del mes anterior (esp). Ejemplo: Enero
PREVIOUS_MONTH_NAME[ENG]
Nombre del mes anterior (eng). Ejemplo: January
PREVIOUS_MONTH_NAME[CAT]
Nombre del mes anterior (cat). Ejemplo: Gener
PREVIOUS_MONTH_FIRST_DATE[NUMBER] Fecha del primer día del mes anterior en formato numérico
PREVIOUS_MONTH_FIRST_DATE[JULIAN]
Fecha del primer día del mes anterior en formato juliana
PREVIOUS_MONTH_FIRST_DATE[DD-MM- Fecha del primer día del mes anterior en formato DD-MMYYYY]
YYYY
PREVIOUS_MONTH_LAST_DATE[NUMBER] Fecha del último día del mes anterior en formato numérico
PREVIOUS_MONTH_LAST_DATE[JULIAN]
Fecha del último día del mes anterior en formato juliana
PREVIOUS_MONTH_LAST_DATE[DD-MMFecha del último día del mes anterior en formato DD-MMYYYY]
YYYY
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Parámetros de lista conectados a consultas
Esta prestación permite que un parámetro de proceso o consulta solicitado al usuario, tome
valores de cualquier consulta sobre cualquier base de datos.
La lista de valores posibles podrá mostrar múltiples campos, incluyendo códigos, descripciones,
etc.
Ejemplos de aplicaciones típicas de este mecanismo son:





Generar informes para un cliente concreto. Seleccionando un cliente del maestro de
clientes de la empresa. Un informe muy interesante podría consistir en obtener en un
único fichero Excel toda la información relativa a un único cliente: pedidos
servidos/pendientes,
cobros
realizados/pendientes,
deuda
vencida/futura,
reclamaciones e incidencias, visitas realizadas, etc.
Generar informes para un cliente según su posición. Por ejemplo, seleccionando un
cliente entre los que son morosos.
Generar informes para vendedores/empleados concretos. Seleccionando un vendedor a
partir de consultar el maestro de empleados.
Generar informes por proveedor.
Generar informes detallados para un pedido concreto. Ofreciendo una lista de todos los
pedidos del último trimestre.
DataCycle permite definir [tipos de parámetros] que posteriormente serán asignados (y
reutilizados) en el momento de definir los diferentes parámetros de cada informe o consulta.
Para ver los tipos de parámetro de cada proyecto hay que pulsar la opción tipos de parámetro
del menú de contexto de cada proyecto:
- Página 203 de 231 -
Aparecerá la lista de [Tipos de parámetro] del proyecto seleccionado:
Por ejemplo, el tipo de parámetro [Lista de clientes] está definido de la siguiente forma:
- Página 204 de 231 -
Pulsando el botón [Consulta a BD] podemos especificar la consulta, reutilizando cualquier
consulta de las ya definidas en el proyecto:
Importante:
Aunque podemos seleccionar un número ilimitado de campos, hay que tener en
cuenta que el valor devuelto al parámetro siempre será el primer campo
seleccionado (normalmente será un código).
Una vez especificada la consulta que debe recuperar los valores posibles, y antes de dar por
bueno el nuevo [Tipo de parámetro] definido, se recomienda hacer un test para verificar el
aspecto y el rendimiento que observará el usuario que utilice parámetros basados en este nuevo
tipo definido.
Pulsamos el botón
de la ventana de definición del tipo de parámetro y aparecerá una
ventana con un único parámetro de prueba:
- Página 205 de 231 -
Pulsamos el botón
ejecuta la consulta definida:
y aparecerá la lista de valores posibles (en este momento se
Seleccionamos cualquier valor, pulsando [Aceptar] o haciendo doble-click sobre el valor
deseado.
Una vez definido el nuevo [Tipo de parámetro] será muy fácil reutilizarlo para dar este
comportamiento a todos los parámetros que requieran un código de cliente:
- Página 206 de 231 -
Parámetros basados en otros parámetros
La funcionalidad de parámetros basados en otros parámetros, permite que los valores posibles
de un parámetro dependan de los valores seleccionados por el usuario en otro parámetro
anterior.
Veamos el siguiente ejemplo:
Desea ejecutar un informe en el que sólo se muestren los pedidos de determinados productos de
unas categorías en concreto. Primero se solicitará al usuario las categorías y, una vez que
seleccionadas unas categorías, se preguntará al usuario sobre los productos teniendo en cuenta
que únicamente podrá escoger de entre los que correspondan a una de las categorías elegidas
previamente.
Cómo hacerlo:

Cree los tipos de parámetros igual que se ha explicado en el punto anterior

Defina los parámetros que desee preguntar en cualquier proceso, pero teniendo en
cuenta que si un segundo parámetro depende de un primero deberá realizar las
siguientes configuraciones en el segundo parámetro:
- Página 207 de 231 -

El segundo parámetro
deberá ser filtrado por
los valores
seleccionados en el
primer parámetro. Por
lo tanto, en la consulta
del segundo parámetro
añadiremos un filtro
que tenga en cuenta
los valores devueltos
por el primer
parámetro. Este paso
se realiza editando la
consulta del parámetro
desde la edición del
propio parámetro.

Si los valores posibles
(consultas) de un
parámetro dependen
de un parámetro
anterior, deberá
establecer que el
parámetro se procese
en una nueva pantalla.
- Página 208 de 231 -
Uso de Filtros
Al utilizar las Consultas desde un Proceso se puede añadir criterios de selección mediante un
filtro. Vea la pestaña filtros de la pantalla de selección de una Consulta de la Tarea de Inserción
de Datos:
Seleccione la pestaña Filtros
Cree nuevos filtros o modifique,
elimine o desactive los existentes
Durante el desarrollo y diseño del
Proceso puede ser interesante
desactivar temporalmente el filtro
mientras hace purebas
Al crear un filtro indique la condición que debe cumplir un registro para que sea tratado en el
proceso. Indique el valor que debe tener un campo de la Consulta:
Indique el campo de la Consulta sobre el
que se realiza el filtro. Para evitar errores en
la entrada de datos se da la posibilidad de
eliminar los espacios en blanco sobrantes
Indique la condición de comparación y el valor
con el que se compara. La condición permite
comparar campos numéricos (mayor, menor,
igual...) o cadenas de caracteres (contiene,
dentro de...)
Esta opción avanzada le permite
indicar si el filtro se aplica a los
registros individuales (clausula Where)
o bien a un conjunto de registros
agrupados (cláusula Having)
Puede crear una descripción para el filtro
de forma que sea la que aparezca en la
pantalla de selección de la Consulta
- Página 209 de 231 -
Desde la pantalla de definición del filtro puede acceder mediante el botón „Expresión Avanzada‟
a la definición del mismo en lenguaje SQL. Esta pantalla da, por lo tanto, la posibilidad de crear
filtros complejos a personal con conocimientos técnicos avanzados.
Nota: como valor se puede utilizar un parámetro de sistema. Para campos de fechas facilita comparar con
la fecha actual.
- Página 210 de 231 -
Gestión de carpetas
Sobre todo, organización
Una de las capacidades más agradecidas consiste en la posibilidad de clasificar las consultas y
procesos en carpetas. Puede definir la jerarquía de procesos y carpetas según sus intereses.
Un ejemplo:
Varias operaciones le permiten gestionar las carpetas y sus miembros:

Crear nueva carpeta

Editar una carpeta existente

Eliminar carpeta

Asignar miembros a carpeta

Privilegios sobre carpeta
Creación, edición y eliminación de carpetas
Estas opciones le permitirán crear nuevas carpetas, cambiarle el nombre y eliminarlas. Recuerde
que no se eliminan las consultas o procesos asociadas a una carpeta, tan solo se elimina esta.
- Página 211 de 231 -
Clasificación de consultas y procesos
Podemos asociar consultas y procesos a una carpeta mediante el siguiente cuadro de diálogo:
Está misma ventana servirá para asignar consultas y procesos. Para realizar asignaciones de
muchas consultas o procesos podemos realizar selecciones múltiples (utilizando las teclas
Control o Mayúsculas). Además podemos ordenar por código, propietario o nombre.
Importante:
Un proceso o consulta puede estar asignado a múltiples carpetas simultáneamente.
Privilegios sobre carpetas
Indique mediante la siguiente pantalla que usuarios tienen derecho a trabajar con las consultas y
procesos de la carpeta.
Importante:
Una vez asignados privilegios sobre carpetas, los usuarios verán más o menos
carpetas, consultas e informes dependiendo de la modalidad de gestión de
privilegios que se les haya asignado en su perfil de usuario. Ver el apartado
“Modalidades de gestión de privilegios”.
- Página 212 de 231 -
Planificación de un Proceso
Los Procesos DataCycle pueden ser ejecutados periódicamente. Una rama del menú principal
permite ver las Planificaciones existentes.
En caso de querer realizar una operación sobre una Planificación ya existente, debe seleccionar
primero ésta y activar el menú contextual, donde aparecerán todas las opciones seleccionables.
Crea una nueva Planificación
Modificar la Planificación seleccionada
Eliminar la Planificación seleccionada
Editar el proceso planificado
Ver los trabajos del proceso planificado
Cada Planificación tiene un identificador. En caso de conocerlo puede seleccionar la
Planificación a partir del mismo:
- Página 213 de 231 -
Planificación sobre la que
quiere operar.
Seleccione la Planificación
sobre la que quiere operar
Creación de una Planificación de un Proceso
Los pasos a seguir para la creación de una Planificación son los siguientes:
Planificaciones. Indique el Proceso a planificar, en que servidor y cada que periodo de tiempo se
ejecutará:
Proceso cuya ejecución
se está planificando
Desactive temporalmente la
Planificación de un proceso
Día y hora de la
siguiente ejecución
En caso de disponer de
varios servidores puede
indicar en cual se ejecutará
Cadencia de ejecución: diario,
semanal, mensual ...
La opción ASAP es ahora mismo
Nota: el estado puede ser Activo, Inactiva, Finalizado, Ejecutándose y Inactiva por Incidencia. Cuando un
proceso planificado falla, se queda en estado Inactiva por Incidencia.
- Página 214 de 231 -
Configurar comportamiento en caso de incidencia
Es posible definir un estado diferente a Inactiva en caso de incidencia en función de la tarea que
haga la planificación y la afectación que tenga una posterior ejecución. Además se puede
planificar el envío automático de mail en caso de que una planificación no finalice OK.
Modificar la Planificación de un Proceso
Una vez seleccionada la Planificación que se desea modificar y pulsada la opción “Editar” del
menú emergente, aparece las mismas pantallas explicadas en las opciones de Creación de una
Planificación de un Proceso
Eliminar una Planificación de un Proceso
Elimina la Planificación seleccionada. Se solicitará la confirmación del usuario.
- Página 215 de 231 -
Informes Excel, Access y HTML
Aunque DataCycle Reporting está pensado originalmente para trabajar con informes Excel, es
posible igualmente llenar tablas MS Access con los datos devueltos por las Consultas.
De igual forma puede generar páginas HTML a partir de los Informes generados.
Trabajando con Access
Cuando diseña un Proceso debe indicar con que tipo de plantillas trabajará: Excel o Access:
De la misma forma que en Excel, cada vez que se ejecute el Proceso, se realizará una copia de la
plantilla con el nombre indicado en la pestaña Ficheros del Proceso.
Al definir las Tareas de Inserción de Datos que realizará el Proceso, deberá seleccionar la tabla
de la plantilla MSAccess en donde guardar los datos:
El resultado final consiste en una Base de Datos MS Access con el nombre y ubicación indicado
en la pestaña „Ficheros‟ y que consistirá en una copia de la plantilla indicada en la misma pestaña
con los datos insertados en las tablas según se indica en las Tareas de Inserción de Datos.
- Página 216 de 231 -
Trabajando con HTML
Puede crear páginas Web a partir de los informes generados. Consulte Exportar HTML.
- Página 217 de 231 -
Soporte para ejecutar un informe sobre réplicas de una
misma base de datos
Algunas empresas disponen de una misma estructura de base de datos replicada múltiples veces,
en ocasiones en lugares distintos, y con datos también distintos. Por ejemplo, una misma base de
datos replicada para cada punto de venta, para cada planta de producción, etc.
Usted puede inventariar cada una de las bases de datos y duplicar las consultas y procesos para
establecer las pequeñas diferencias en los parámetros de conexión a cada réplica.
Otra posibilidad mucho más práctica consiste en configurar un único informe o consulta para
que pueda ser ejecutado sobre cualquier base de datos que tenga una misma estructura de tablas
y campos.
Procedimiento
Para crear una consulta que pueda ejecutarse a elección sobre múltiples bases de datos hay que
realizar los siguientes pasos:

Crear un perfil de base de datos para cada una de las réplicas. Cada perfil contendrá la
información necesaria para conectar a la réplica concreta.

Crear una nueva consulta seleccionando cualquiera de las réplicas como base de
datos de la consulta. Diseñar la consulta SQL y verificar su correcto funcionamiento.

Definir en la consulta un parámetro denominado CURRENT_DATABASE_ID.
Cuando se ejecute la consulta, ésta solicitará al usuario la introducción de un código
identificador de la base de datos. Ante esta solicitud hay que introducir un código que
coincida con el código del perfil de base de datos creado en DataCycle. Desde el árbol de
DataCycle se pueden ver los códigos asociados a cada perfil de base de datos.
Una vez creada la consulta multi-base de datos podemos utilizarla en procesos que a su vez
soliciten el código de base de datos al usuario y lo pasen (vía parámetro) a la consulta. También
se puede configurar un proceso múltiple que realice una iteración para cada base de datos (habrá
que montar una pequeña tabla –en excel o access- con la lista de réplicas) y pase a la consulta un
identificador de réplica diferente para cada iteración.
- Página 218 de 231 -
A
n
e
x
o
Terminología
DataCycle
Es una herramienta especializada en la implantación de sistemas de reporting empresarial.
Partiendo de los datos disponibles en los diferentes sistemas de la empresa (AS/400, Oracle,
SQL Server, Lotus Notes, etc.), DataCycle Reporting automatiza la generación de informes
Excel y su distribución a través del correo electrónico o de la INTRANET.
Administrador DataCycle Reporting
Aplicación cliente que corre en win95, win98, winNT (server o workstation), XP, 2003, Vista y
superiores cuya funcionalidad es la de diseñar y administrar todo el sistema de reporting. Es
normal que existan varios Administradores DataCycle Reporting desarrollando simultáneamente
informes en una empresa.
- Página 219 de 231 -
Aplicación servidor cuya funcionalidad es la de procesar los informes planificados de forma
automática. Pueden trabajar varios servidores en paralelo para aportar más capacidad de
proceso.
Repositorio
Base de datos donde se almacena toda la información relativa al sistema de reporting: proyectos,
tablas, informes, planificaciones, logs de ejecución...
Broadcasting y Multireporting Personalizado
El Broadcasting consiste en enviar una misma información a un grupo de usuarios.
El Multireporting Personalizado se diferencia del broadcasting en que cada usuario recibe
información personalizada para sus intereses.
Un ejemplo típico de MP es el envío automatizado de informes de ventas para cada uno de los
vendedores de una compañía. Aunque el formato de informe es el mismo, cada uno de ellos
únicamente recibe información sobre las ventas de los clientes que tiene asignado.
Distribución del procesamiento entre el cliente y el servidor
El procesamiento de informes complejos puede realizarse en el servidor (Ejecución "batch" de
las macros de cálculo) o en el PC cliente (en tiempo de apertura del informe) del usuario. Esta
opción permite un máximo aprovechamiento de los recursos disponibles y una mejora en el
rendimiento para el usuario.
Servidor
Ordenador, generalmente muy potente, en el que se instalan diversos servicios que serán
accedidos desde los ordenadores de los usuarios finales. Los servicios de impresión e internet
son ejemplos tradicionales.
La parte servidora de DataCycle Reporting estará instalado en un servidor de tal forma que
ejecute las peticiones de generación de informes de los usuarios.
Bases de Datos
Fuentes de datos de su empresa. Normalmente alimentados por un programa de gestión o ERP
como SAP, JDE, Navision… El gestor de bases de datos controlará la coherencia e integridad
de los datos.
También consideraremos aquellas bases de datos de uso particular, como pequeñas hojas de
cálculo con presupuestos, o pequeñas agendas que complementan a la Base de Datos
corporativa con información que no gestiona el ERP de su compañía.
DataCycle se conectará con cada una de las Bases de Datos, haciendo transparente el origen real
de los datos.
Excel
Hoja de cálculo de Microsoft que se ha convertido en un estándar “de facto” para el análisis y
control de gestión.
DataCycle genera ficheros Excel con los datos devueltos por las consultas de sus Bases de
Datos.
- Página 220 de 231 -
Macro
Programa escrito en Excel en lenguaje Visual Basic y que puede ser invocado en el momento de
generar un informe desde DataCycle. Esta herramienta le permitirá conseguir literalmente
cualquier efecto y formato en sus informes.
Access
Base de Datos de Microsoft de fácil uso para pequeños volúmenes de datos.
DataCycle puede almacenar el resultado de las consultas realizadas en sus Bases de Datos.
Proyecto
Un Proyecto es una carpeta en la que se guardarán todos los objetos de desarrollo, ya sea la
configuración de las Bases de Datos con las que nos conectaremos, el catálogo de tablas de las
mismas, las relaciones entre las tablas, consultas SQL, procesos y planificaciones.
Los proyectos pueden dividir a dos grupos de informes basados en dos sistemas informáticos
corporativos diferentes, aunque suele ser normal que una empresa tenga un solo proyecto
SQL
Lenguaje estándar para la interrogación de bases de datos relacionales.
Las consultas de DataCycle están diseñadas en este lenguaje.
Conexión con una Base de Datos
Es una definición de conectividad hacia una base de datos real de su empresa, que engloba la
estructura de campos de sus tablas (Entidades) y las relaciones entre esas tablas (joins). Las bases
de datos son un inventario de las tablas existentes en sus sistemas.
Entidades
Una entidad en DataCycle es equivalente a un fichero en AS/400 o a una tabla en Oracle.
DataCycle sólo guarda la estructura de campos, no importa los datos.
Relación
Una relación es un join entre dos entidades, por ejemplo entre la cabecera de la factura y las
líneas de la factura existe una relación que podemos definir y así aprovechar al hacer informes
Consulta
Una consulta encapsula y documenta una sentencia SQL de interrogación a una base de datos.
Las consultas pueden tener parámetros y también son la base para construir informes con
formato rico.
Proceso
Un proceso es la definición de todo lo necesario para generar un informe: una plantilla, unas
consultas, unos destinatarios, ... En DataCycle planificaremos procesos para que generen
informes con la frecuencia deseada.
Alerta e informes condicionales
Podemos condicionar la ejecución y distribución de un informe concreto al cumplimiento de
cualquier condición que pueda reflejarse en una base de datos.
- Página 221 de 231 -
Por ejemplo planificar un informe sobre el estado de créditos a clientes para que únicamente se
ejecute cuando el volumen de morosidad global sea superior a cierto importe.
Planificación
Una planificación es una definición de cuándo ha de ejecutarse un proceso (diario, mensual,
semanal...). Las planificaciones son globales, pero como pueden asociarse al proceso planificado,
y los procesos dependen de los proyectos, las planificaciones pueden visualizarse por proyecto.
Parámetro
Valor solicitado al usuario o bien inicializado internamente en el momento de ejecutar un
proceso o una consulta y que permite discriminar la información devuelta por el gestor de datos.
La utilización de parámetros facilita el diseño de consultas que pueden ser ejecutadas con
diferentes criterios en cada ocasión.
DataCycle permite utilizar como parámetros tanto información existente en las Bases de Datos
corporativas, como puede ser los vendedores, como información introducida por el usuario en
el momento de realizar la consulta o bien información devuelta por el sistema operativo como
puede ser la fecha actual o el usuario que ejecuta el proceso.
Filtros
Se trata de una mejora al concepto de parámetro. El diseñador de procesos puede utilizar una
consulta genérica y añadirle un criterio de selección que represente la regla de negocio a tener en
cuenta en el informe que se genera. De esta forma se reaprovechan sin límite las consultas SQL
diseñadas previamente.
Por ejemplo, a una consulta genérica que devuelva todas las ventas se le puede añadir un filtro
según el cual solo interesan aquellas cuyo volumen supere determinado número o bien los de
productos de una categoría determinada…
Procesamiento SQL en modo nativo y en modo JET
Durante el diseño de las consultas, utilizando el lenguaje SQL, se puede trabajar con dos
modalidades o modos: nativo o Jet. Vea las diferencias y ventajas de cada una de ellas:
Modo nativo: la sentencia SQL es procesada por el SGBD nativo y según la sintaxis SQL
propia de éste.
1- El rendimiento en un poco superior ya que las sentencias son procesadas en el
servidor de base de datos sin realizar un análisis sintáctico previo.
2- Se pueden utilizar recursos específicos del servidor con el que estamos trabajando:
Extensiones SQL, procedimientos almacenados, etc.
Modo JET: la sentencia SQL es procesada por el motor JET y según una sintaxis compatible
con MS Access.
1- Aprovechamos todos los recursos y funciones de la sintaxis SQL de Access
2- Independizamos las sentencias SQL del servidor de base de datos con el que se esté
trabajando.
- Página 222 de 231 -
Consejos prácticos
Si estamos trabajando con una base de datos poco conocida o cuya sintaxis SQL es muy limitada
(Notes, texto, etc.) se recomienda utilizar el motor JET. El motor JET ofrece funciones
incorporadas y recursos aunque no estén directamente disponibles en las bases de datos
consultadas.
Si queremos aprovechar al máximo los recursos del servidor podemos invocar a procedimientos
almacenados (stored procedures) y funciones nativas. En estos casos debemos utilizar el modo
nativo. Estos recursos suelen estar disponibles en SGBDs del tipo Oracle, SQL Server,
Informix, AS/400, etc.
En una misma sentencia SQL no podemos mezclar sintaxis nativa y sintaxis JET.
Las sentencias SQL diseñadas con la aplicación MS Access pueden ser directamente procesadas
por el motor JET.
- Página 223 de 231 -
Errores y preguntas comunes
DataCycle Reporting puede provocar diferentes dudas o incidencias. Las siguientes son las más
usuales.
No se puede hacer Login sobre un repositorio
Posibles causas en el caso de un repositorio MS Access:
La base de datos del repositorio se ha estropeado
La base de datos del repositorio ha sido movida o renombrada
No se ha configurado correctamente el fichero system.mdw
Se está intentando entrar con un nombre de usuario y password que fue definido en
otro repositorio
En caso de que la Base de Datos con el repositorio se haya estropeado y aparezca el siguiente
mensaje:
Hay que intentar reparar la Base de Datos del repositorio. Se trata de una base de datos Access
97.
Importante:
Antes de intentar reparar se recomienda realizar una copia de seguridad del fichero
estropeado.
Para repararla podemos utilizar:

Access 97.
La opción de reparación se encuentra en el menú de <herramientas> <utilidades de
bases de datos><reparar base de datos>

Herramienta JetComp4.exe
Esta herramienta gratuita y desarrollada por Microsoft permite reparar bases de datos
Access 97 y Access 2000.
- Página 224 de 231 -
Los pasos a seguir con JetComp4 son:

Ejecutar la utilidad JetComp4.exe

Seleccionar la base de datos a reparar : campo “Database to Compact From
(Source)”

Especificar un nombre de fichero donde se creará la nueva base de datos reparada:
campo “Database to Compact Into (Destination)”
- Página 225 de 231 -

Seleccionar el formato “3.x” de la base de datos destino
Importante:
El formato 3.x es para bases de datos Access 97, el formato 4.x seria para generar
una base de datos de formato Access 2000 o superior.

Pulsar el botón “Compact” para compactar y reparar la base de datos
Si no aparece ningún mensaje de error, se habrá generado un nuevo fichero ya reparado.
Importante:
En algunas ocasiones puede suceder que la base de datos no pueda ser reparada.
En esos casos no quedará más remedio que recuperar la última copia de seguridad
del repositorio.

Sustituir la base de datos estropeada por la nueva ya reparada.

Ejecutar DataCycle Reporting e intentar conectar al nuevo repositorio reparado.
Problemas en el tratamiento de números decimales del AS/400
DataCycle no trata bien un número real empaquetado. Vea el siguiente ejemplo:
Tenemos un SELECT SUM(Importe) ... donde „Importe‟ es un campo numérico empaquetado
que contiene un número real (unos importes en euros).
El problema es que el Visor de Datos retorna un número de la forma 9999.99 cuando
normalmente retorna un número de la forma 9999,99. Al pasar estos valores a Excel no lo hace
bien ya que traspasa el número multiplicado por 1000.
Esta situación no ocurre si la consulta no tiene SUM y tampoco pasa para las consultas sobre
campos no empaquetados.
- Página 226 de 231 -
Si en el driver ODBC cambiamos la configuración del caràcter de decimales, entonces el
problema deja de pasar pero empieza a pasar en el resto de consultas que antes funcionaban.
Para solucionar el problema sin tocar el DSN ODBC podemos forzar el tipo utilizando una
función de conversión.
SELECT Float(SUM(Importe)) ....
Igual que Float podemos utilizar DOUBLE, DECIMAL, etc.
Ciertos problemas de traspaso a Excel se solucionan escogiendo la modalidad OLE en lugar de
nativa
No se puede establecer la conexión a una base de datos
En la conexión a bases de datos ODBC se debe configurar los parámetros específicos de cada
DSN.
Para asegurarse que el problema es del DSN ODBC y no de DataCycle Reporting aconsejamos
testear la conexión ODBC con otro programa, por ejemplo MS Access.
Si la conexión puede ser establecida en un PC y no en otro, puede suceder que en el PC donde
no funcione no se haya definido el DSN ODBC en el administrador de ODBC. Esta
configuración es particular de cada PC.
No se puede establecer la conexión a un perfil de correo electrónico
Si se trata de un perfil MAPI hay que asegurarse que se ha configurado el perfil de correo en
todos los PCs donde se vayan a ejecutar procesos que quieran enviar correo. Al menos habrá
que configurarlo en el servidor para poder ejecutar procesos en modalidad servidor o para
planificar procesos que envíen mensajes de correo.
Los datos de un campo numérico son insertados como texto en el
fichero Excel
Suele ocurrir cuando en la celda correspondiente de la plantilla no se ha forzado el tipo a
numérico. Para forzar el tipo de una celda a “numérico” basta con insertar un valor numérico
(por ejemplo, 0) en la primera fila de la plantilla.
Se produce un fallo al ejecutar la macro “CrearMetaCubo”
Una de las causas habituales es que no se ha indicado en la plantilla que los datos se encuentran
en celdas de formato numérico. La macro considera dichos valores como texto y no realiza los
cálculos de la tabla dinámica correctamente.
No aparece la ventana con los datos resultantes de una consulta
En ocasiones, una vez definida una consulta, al ejecutarla no aparece la ventana con el resultado
de la consulta.
Partiendo de la base de que ha dado suficiente tiempo al Servidor de Datos para responder a la
consulta, puede suceder que sí que estén los datos pero en una ventana oculta por otras o
minimizadas.
- Página 227 de 231 -
Dependiendo del Sistema Operativo, Windows 98, Windows 2000, Windows NT… puede
variar este comportamiento y mientras en unos ordenadores se abre de forma automática la
ventana con el resultado de la consulta, en otros deba ser usted el que la seleccione.
El resultado de una consulta contiene información incoherente
Conseguir la información deseada puede ser tarea fácil en muchos casos y en otros convertirse
en un objetivo al alcance de unos pocos artistas selectos.
En la mayoría de ocasiones en las que se recibe información incoherente es debido a una mala
definición de las relaciones existentes entre las diferentes tablas.
No puedo ir al último dato devuelto por una consulta
Una vez DataCycle muestra los datos resultado de una consulta, usted puede desplazarse entre
ellos gracias a las barras de desplazamiento, las flechas del cursor y los botones de primer y
último registro.
En caso de que el número de datos devueltos por la consulta sea muy elevado, esta operación
puede tardar mucho tiempo o incluso ser de ejecución imposible. Imagínese una consulta que
devolviera decenas de millones de datos.
En caso de quedar bloqueado esta ventana deberá ser cerrada de forma manual desde el Sistema
Operativo. El procedimiento es el siguiente:
Pulsando las teclas Control, Alt simultáneamente y sin soltarlas pulsar la tecla Suprimir se
muestra los procesos que están ejecutándose en este momento. Uno de ellos es DataViewer que
corresponde al proceso que muestra los datos resultados de la consulta y que debe ser cancelado
pulsando el botón correspondiente.
- Página 228 de 231 -
Trabajando con SAP
Como conocer en qué tablas SAP se encuentran los datos vitales
En este capítulo, dirigido a los usuarios de SAP, se explica cómo determinar las tablas en las que
se encuentran los datos relevantes de su empresa.
SAP trabaja con varios tipos de tablas: Transparentes, Pool y Cluster. Lamentablemente, tan solo
nos serán de ayuda las tablas de tipo transparente. El resto contiene la información encriptada y
de muy difícil acceso de forma directa.
Entrada en el programa
Encontraremos un icono en el escritorio llamado SAPlogon. Ejecútelo y pulse Logon.
Aparece una pantalla de entrada en la que indicamos usuario y contraseña
Seleccionamos el menú con el que queremos trabajar:
Cómo saber en qué tabla están sus datos
Descubrir en qué tabla se almacena la información se convierte en una actividad realmente difícil
y de alto riesgo, sobretodo para la paciencia.
Se muestra a continuación dos sistemas que no garantizan el éxito pero pueden ayudar a
encontrar sus datos:
1. Dentro de SAP, sitúese en la pantalla con los datos interesantes. Con el cursor
posiciónese en el campo deseado y pulse F1 y el icono Datos Técnicos. Aparecerá una
pantalla en la que en muchos casos se indica la tabla y campo en donde se encuentra el
dato.
2. Este sistema es más elaborado. Se trata de espiar las instrucciones SQL que ejecuta SAP
en cada momento.
Sitúese en la pantalla en la que se encuentra el dato buscado.
Abra una nueva sesión de SAP y ejecute en esta sesión Sistema/Utilidades/Trace de
rendimiento y pulse Trace ON. A partir de este momento se almacena los accesos a la
Base de Datos que realice SAP.
Vaya a la sesión de SAP con la que trabajaba inicialmente y realice operaciones sobre el
dato que le interesa.
Cuando haya acabado vuelva a la segunda sesión y pulse Trace Off. De esta forma deja
de espiar los accesos realizados en la Base de Datos.
Pulse Trace list para ver el informe de accesos a la Base de Datos.
El formato es bastante críptico y necesitará unas horas y suerte para descubrir sus datos.
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Tablas de trabajo
Estas son algunas de las tablas transparentes de SAP.
Finanzas y Control de Gestión (FI)
CSKA, CSKU
Clases de coste y su denominación
CSKS, CSKT
Centros de coste y su denominación
SKA1, SKAT
Cuentas contables y su denominación
BKPF
Cabecera de los asientos
BSAD, BSIS
Líneas de los asientos
BSAK, BSAS, BSID, BSIK, Otras tablas de acceso a asientos contables (deudores,
BSIM
acreedores, parte complementaria, deudores, acreedores, por
material)
GLT0
Saldos
SETNODE,
SETLEAF, Jerarquía de clases y centros de coste y su denominación
SETHEADERT
Comercial (SD)
VBRK, VBRP
Cabecera y líneas facturación
KNA1
Clientes
LFA1
Proveedores
VBAK, VBAP, VBEP
Cabecera y líneas de Pedidos, términos de pagos
Gestión de Material (MM)
MKPF, MSEG
Cabecera y lineas movimientos de material
Auxiliares
T005, T005T, T005U
Países y su denominación. Regiones
Estructura de datos
DD03L
Campos de las tablas y formato
DD02L, DD02T
Tablas de SAP y nombre
DD04T
Textos de los elementos de datos
- Página 230 de 231 -

Servidor DataCycle Reporting

Transcripción

Documentos relacionados

REF17812 CONTROLLER INDUSTRIAL