eDocAssistant - Instituto Tecnológico Hotelero

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eDocAssistant - Instituto Tecnológico Hotelero
“eDocAssistant : El hotel gestionado sin papel”
Software integrado para la optimización de recursos y maximización de
resultados con la lectura automática de todo tipo de documentos y datos.
Reservas, booking possition, rooming lists, facturas, albaranes, cartas de
pago, movimientos bancarios, etc.
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Palabras del Director General de Artiem
Fresh People Hotels
“Hemos eliminado todo aquello que no generaba valor, o que destruye valor (y que era mucho
más de lo que creíamos) y nos hemos centrado en aquello que sí lo genera. El beneficio por
tanto ha sido doble”.
José G. Díaz Montañés
Director General de Artiem Fresh People Hotels
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“Soluciones
sencillas a cuestiones
importantes”
Palabras del Director
General de ITH
“El proyecto eDocAssistant es un paso más en nuestro compromiso por el desarrollo de
soluciones útiles para el sector y resulta especialmente relevante el apoyo recibido en sus
orígenes por el Instituto de Turismo de España (TURESPAÑA) a través de Segittur para
promover la realización de proyectos específicos y en régimen de consorcio formado por
agrupaciones empresariales innovadoras del sector turístico”.
Álvaro Carrillo de Albornoz
Director General ITH
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Palabras del
Presidente de Altia
“Desde Altia apostamos por desarrollar soluciones informáticas vanguardistas que faciliten el
trabajo diario de nuestros clientes. Por eso, es un orgullo para nosotros presentar eDocAssistant
dado su carácter pionero e innovador. Esta herramienta permitirá a las empresas introducir
de forma automática, en sus aplicaciones de gestión múltiples datos procedentes de diversos
tipos de documentos. Esto ayuda a contrarrestar la pérdida de productividad que suponía el
tener que hacerlo manualmente”
Constantino Fernández Pico
Presidente de Altia
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ÍNDICE
Resumen
1. Introducción
08
2. Información sobre los realizadores del proyecto
09
2.1. El Instituto Tecnológico Hotelero (ITH).
09
2.2. ARTIEM FRESH PEOPLE HOTELS
10
2.2.1. Audax Spa & Wellness Hotel
10
2.2.2. Capri Spa & Wellness Hotel
11
2.2.3. Carlos III Fresh People Hotels
11
2.2.4. Oficinas centrales de Artiem Fresh People Hotels
12
2.3. Altia
12
3. Qué es eDocAssistant
13
3.1. Principales departamentos involucrados.
15
4. El proyecto.
16
4.1. Origen, antecedentes y objetivo.
16
07
4.2. La respuesta a una necesidad de mejora:
Implantación de eDocAssistant
4.3. Resultados: datos cuantitativos y económicos.
20
22
4.3.1. Optimizar recursos:
22
4.3.2. Reducción de costes.
26
4.3.3. Aumento de las ventas
27
4.4. Resultados: Datos cualitativos:
29
4.4.1. Mejora de procesos y minimización de errores.
29
4.4.2. Mejora de la satisfacción del cliente interno
30
4.4.3. Mejora de la satisfacción del cliente externo
32
4.4.4. Mejora del posicionamiento de marca
del establecimiento
4.4.5. Reducción del impacto medioambiental
34
34
5. Otros datos de interés.
35
5.1. Integración con otros softwares.
35
5.2. Requisitos mínimos para implantación en otros hoteles
35
Anexo 1
36
Datos de contacto
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01. Introducción.
Este documento es el Piloto Informativo del
proyecto de desarrollo e implantación de
la aplicación eDocAssistant en la cadena
hotelera Artiem Fresh People Hotels.
El proyecto y los datos resultantes han sido obtenidos
del estudio hecho por el Instituto Tecnológico Hotelero
y sus dos socios, Altia y Artiem Fresh People Hotels
durante doce meses de estudio en 2012.
08
Los datos se refieren a los tres establecimientos
hoteleros de la cadena menorquina Artiem Fresh
People Hotels.
La presente iniciativa da respuesta a la necesidad
Los actores participantes en el estudio han sido:
de reducir las actividades que no generan valor
(o que más bien lo destruye), optimizar al máximo
El Instituto Tecnológico Hotelero como centro de
el empleo de los recursos disponibles, gestionar los
innovación de la Confederación Española de Hoteles
recursos de forma dinámica y ágil y contar con un
y Alojamientos Turísticos (CEHAT). Prescriptor de la
desarrollo medioambientalmente sostenible en el
solución.
tiempo.
Artiem Fresh People Hotel. Socio de ITH. Usuario
de la solución y representante sectorial para la
prueba de la misma. Artiem ha aportado el desarrollo
sistemas de lectura automática de documentos que
la empresa venía usando, de forma pionera, desde
principios de 2007. Precisamente esta experiencia
previa ha sentados los pilares y los principios básicos
sobre los que se ha diseñado el eDocAssistant
Altia, Socio de ITH. Desarrollador de la herramienta, empresa prestataria del servicio, comercio y
comercialización de eDocAssistant.
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02.Información sobre
los realizadores del
proyecto
09
2.1. El Instituto Tecnológico Hotelero
(ITH).
ITH es una asociación privada sin ánimo
industria hotelera y turística. ITH trabaja para y por
de lucro, fundada en 2004, con sede en
los intereses de los hoteleros, buscando soluciones
Madrid y de ámbito nacional; adscrita a
prácticas y sencillas que optimicen su gestión en el
la Confederación Española de Hoteles
y
Alojamientos
Turísticos
(CEHAT),
patronal española del sector hotelero que,
representa a 14.000 establecimientos
y 1.500.000 plazas, agrupadas en 64
ámbito medioambiental y de eficiencia energética,
TIC y operaciones; y ofreciendo información cualificada que permita al sector ampliar su conocimiento
del mercado turístico.
asociaciones de ámbito local, provincial y
autonómico en todo el territorio nacional.
ITH promueve la innovación mediante el uso de
nuevas tecnologías y sistemas de gestión y facilita el
acceso a herramientas de última generación a través
de actividades de difusión, formación y proyectos,
que mejoran la rentabilidad, calidad, eficiencia
y sostenibilidad de las empresas vinculadas a la
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2.2 ARTIEM FRESH PEOPLE HOTELS
Datos de interés:
10
• Cadena menorquina de 3 Hoteles,
400 Habitaciones en total.
• Volumen: 40.000 documentos/año
(facturas de proveedores, reservas, cobros,
albaranes, bancos).
• El equipo humano lo componen 105 personas,
en punta, con una media anual de 55 emplea-
Respecto a los hoteles en los que se ha llevado a cabo
dos.
el proyecto piloto:
El hotel Audax está situado en primera línea de
mar, a escasos 100 metros de la playa de Cala Galdana, en plena costa sur de la isla de Menorca.
Está rodeado de una zona natural declarada de
"Especial Protección" por el Gobierno Balear desde donde se puede acceder a las calas vírgenes de
Macarella, Macarelleta, Mitjana, etc.
2.2.1 AUDAX SPA & WELLNESS HOTEL
El hotel Audax se enfoca al segmento de turismo
Datos de interés:
• El establecimiento tiene una categoría
de 4 estrellas superior.
de salud y de pareja. Muchos de los programas
emprendidos en este establecimiento han sido
pioneros a nivel nacional.
Concretamente, en el año 2000 consiguió las 4
• 43 habitaciones y un circuito termal de 750 m2
principales certificaciones de calidad como son la
con un centro de deportes y aventuras.
ISO 9002, ISO 14001, EMAS y Q. Fue uno de los
• El hotel suele abrir desde finales de marzo hasta
primeros hoteles de España en lograrlo.
principios de noviembre.
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El proyecto eDocAssistant ha mejorado la eficiencia básicamente de dos departamentos:
1.Recepción y reservas, con una plantilla media
anual de 4,2 personas.
2.2.3.CARLOS III FRESH PEOPLE
HOTELS
2.Compras y economato, con una plantilla media
de 0,8 personas.
• El establecimiento tiene una categoría de
4 estrellas.
• Dispone de 85 habitaciones, la mayoría de las
cuales tienen vistas al puerto de Mahón y a las
principales islas y edificios de la época colonial
británica.
2.2.2.CAPRI SPA & WELLNESS
• Está abierto desde finales de marzo hasta
HOTEL
principios de noviembre (algo más de 7 meses).
Datos de interés:
• El equipo humano lo componen 27 personas
• El establecimiento tiene una categoría
de 4 estrellas.
en temporada alta, con una media anual de 13
personas.
• Cuenta con 82 habitaciones y un centro spa,
Se trata de un Hotel con encanto, totalmente re-
que le permite enfocarse al turismo de pareja
novado en 2012. Situado al borde del mar, en la
y de salud.
bocana del histórico puerto natural de Mahón. A
• El Hotel Capri está abierto durante todo el año.
pocos minutos andando del centro comercial de Es
• El equipo humano del hotel lo componen 25
Castlell, de Cales Fonts; antiguo puerto de pescado-
personas, con muy poca variación a lo largo
del ejercicio.
res, y a escasos 10 km de las playas de Punta Prima,
Binibeca y Cala Mesquida.
Está situado en Mahón, a escasos 10 minutos del
centro comercial de la ciudad y a un paso de algunas de las playas y calas más bellas de la isla.
El proyecto eDocAssistant ha mejorado la eficiencia básicamente en el departamento de Recepción,
formado por 6 personas.
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2.2.4.OFICINAS CENTRALES DE
Todo ello gracias al crecimiento sostenido que ha
ARTIEM FRESH PEOPLE HOTELS
conseguido desde su creación, y a la diversificación
de actividades en el contexto de las TIC.
Aparte del impacto directo sobre los hoteles, el
proyecto ha trasformado radicalmente la forma de
trabajar de toda la organización. Algunas tareas,
como el back office de las recepciones, se han
automatizado, simplificado y transferido a la
oficina central. Esto ha permitido reorganizar
completamente los procesos de soporte como son
el departamento de compras y el de administración
así como el departamento de ventas y reservas.
Altia es una compañía que dispone en la actualidad de personal cualificado capacitado para llevar
a cabo un amplio abanico de proyectos TIC. Esta
diversificación permite abordar proyectos de consultoría, desarrollo de sistemas en plataformas open
source y propietarias, venta en integración de soluciones propias y de terceros, y outsourcing y mantenimiento de servicios, sistemas e infraestructuras,
algo que ha sido clave para formar parte de este
Los resultados que se presentan a partir de ahora
proyecto piloto como socio de ITH.
en este proyecto, son independientes y adicionales
a este hecho.
2.3 ALTIA
Altia es una empresa dedicada al impulso de las
tecnologías de la información y las comunicaciones
desde su creación en 1994. Se trata de una empresa que tiene la capacidad de abordar proyectos de
diversa tipología relacionados con la tecnología y
las comunicaciones, así como con el impulso de
la sociedad de la información y el conocimiento.
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3. QUÉ ES EDOCASSISTANT
Se trata de una aplicación que permite
la lectura y tratamiento automático
de documentos de diversa naturaleza,
formato y origen (reservas, booking
possition,
rooming
lists,
facturas,
albaranes, cartas de pago, movimientos
bancarios, etc.). La información obtenida
se exporta al programa de gestión
del Hotel, o de la empresa hotelera.
Elimina un variado abanico de tareas
mecánicas
tales
como
imprimir,
clasificar, mecanizar y archivar. El tiempo
liberado
otras
se
pueden
actividades
destinar
a
incrementado
la
productividad del equipo humano,
“
Qué es eDocAssistant...
Es una aplicación que permite la lectura y tratamiento automático de documentos de diversa naturaleza,
formato y origen (reservas,
booking possition, rooming lists,
facturas, albaranes, cartas de pago,
movimientos bancarios, etc.).
los resultados y la satisfacción de los
empleados.
Supone, por tanto, un cambio y una mejora respecto
generan valor como vender, atender al cliente, o
al sistema tradicional basado en la introducción
disponer de información al momento para poder
manual de datos a partir de documentos en papel.
gestionarla con agilidad contribuyendo, así, al
La captación de los datos es ahora automática e
aumento de la competitividad del establecimiento.
inmediata permitiendo ahorrar aproximadamente
2/3 del tiempo total de ejecución de muchos
Para la gestión de los hoteles, el mayor beneficio
procesos. Actividades como manipular y distribuir
radica en el hecho de que la información ahora
documentos, imprimir, mecanizar, archivar, etc., se
está permanentemente actualizada. La inmediatez
suprimen completamente.
y la reducción de los errores permiten una gestión
mucho más ágil y flexible. Así, por ejemplo,
eDocAssistant permite aumentar la productividad
eDocAssistant ha permitido que Artiem suprima la
y dedicar el tiempo ahorrado a actividades que
necesidad de realizar cierres contables periódicos. El
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seguimiento de las ventas y el sistema de control
de riesgos e impagos se hace ahora de forma
dinámica sin tener que esperar a disponer de todos
los datos.
Concretamente, durante el pasado
ejercicio (2012), no ha sido necesario efectuar
ninguna provisión por impago, a pesar de que
algún cliente significativo se declaró en situación
concursal.
El objetivo de este proyecto es conocer en qué
medida se mejoran los resultados en la gestión de
Artiem Fresh People Hotels durante los doce meses
de prueba de la herramienta.
“
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eDocAssistant permite aumentar la
productividad y dedicar el tiempo
ahorrado a actividades que generan
valor como vender, atender al
cliente...
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14
3.1. PRINCIPALES DEPARTAMENTOS
más rápida, eficiente y lógica, menos burocrática
INVOLUCRADOS
y menos aparatosa, que se sustenta en esta
herramienta, capaz de proporcionar información
Dado que sus funcionalidades son muy amplias,
muy valiosa de forma fiable e instantánea.
vamos a considerar tan sólo aquéllas que afectan
directamente
al
éxito
operativo
de
cuatro
departamentos clave para la gestión en hoteles:
Por ejemplo:
• Las gestiones de cobro se pueden hacer de forma
continua e inmediata.
• Reservas • El booking de reservas está permanentemente
• Recepción actualizado así como las posiciones de venta para los
• Administración
próximos meses. Con esta información, actualizada
• Compras
al día, es posible promover ventas de forma muy
dinámica, evitar overbookings y optimizar la
Partimos de la base de que las principales ventajas
de la aplicación de eDocAssistant son:
ocupación.
• La contabilidad está permanentemente actualizada; es decir, la cuenta de resultados se puede analizar a diario al estar permanentemente al día sin
• La maximización de la producción y optimización
tener que esperar a ningún tipo de cierre contable.
de procesos.
Para aprovechar al máximo esta capacidad se han
• El ahorro de costes, especialmente en material
de oficina y fungible (tinta impresora, papel, etc.)
modificado completamente las diferentes herramientas de Business Intelligence con que contaba
la sociedad.
• El aprovechamiento del talento humano al
substituir tareas mecánicas por actividades de
generación de valor, aprovechando las capacidades
del equipo humano.
• El acceso inmediato a la información sin errores.
• Y la reducción del impacto medioambiental.
Además, eDocAssistant es una metodología de
trabajo, que reduce las tareas ubicuas, permite
compartir la información on-line, dinamiza los
procesos de trabajo y agiliza la toma de decisiones.
Tras eDocAssistant hay una filosofía de gestión
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4. EL PROYECTO.
4.1. ORIGEN, ANTECEDENTES Y
velocidad de respuesta a los clientes, proveedores,
OBJETIVO
ciudadanos o personal por seis veces o más.
Mejoras drásticas en los procesos ocurren cuando
En una coyuntura económica como la actual y
dentro de un marco tan competitivo y exigente
como el de la hotelería, se pone de manifiesto la
necesidad de nuevas herramientas que ofrezcan
soluciones de optimización de recursos, mejora de
se eliminan los cuellos de botella que provoca el
papel. Otro dato curioso que aporta el mencionado
estudio de la AIIM es que el 30.6% de las facturas
llegan en formato PDF y sin embargo el 77% de
estas son impresas para su posterior tratamiento.
procesos o ahorro de costes.
Además de estos datos, sabemos que la mayoría
Dentro de este marco y en lo referido a la operación
hotelera, se sigue apreciando el uso masivo de
papel en los hoteles. Esto sucede en un gran
número de procesos que requieren la introducción
de datos en los diferentes sistemas de gestión. El
reto consiste en poder disponer de nuevas
herramientas sencillas y fiables capaces
de aliviar el ingente esfuerzo humano que
supone la gestión basada en el papel.
En este sentido, el estudio de la AIIM (The
Global Community of Information Professionals)
presentado en Febrero de 2012 “The Paper Free
Office - dream or reality?” concluye que, de media,
las empresas dedican un 15% de su espacio a
almacenar papel, y este porcentaje puede ser
incluso mayor ( > 35% del espacio) en un número
bastante significativo de ellas. Este informe de
investigación destapa las grandes razones para
dejar de usar el papel: prevenir la obstrucción
de los procesos, movilizar contenido y mejorar la
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de las empresas dedica una cantidad importante de
recursos administrativos a introducir a mano datos
en sus herramientas de gestión provenientes de
facturas, albaranes, reservas, pedidos, etc. La AIIM
concluye en su estudio que las empresas empiezan
a ser conscientes de la pérdida de productividad
que todo esto supone y piensan que, si de alguna
forma se pudieran automatizar estos procesos, el
rendimiento se incrementaría en un 25%.
El objetivo del análisis realizado por ITH, Altia y
Artiem Fresh People Hotels es contrastar estos
datos. Por ese motivo se emprendió el desarrollo
de eDocAssistant, un sistema de tratamiento
documental que optimiza la captación de los datos
y libera una ingente cantidad de recursos que
precisa la gestión tradicional basada en el papel. Se
ha efectuado un seguimiento del impacto sobre la
organización durante el periodo de estudio de doce
meses. Igualmente se han valorado los efectos de
los sistemas de lectura automática de documentos
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16
que la empresa venía usando, de forma pionera,
papel” para desarrollar un estudio que derive en
desde principios de 2007. Precisamente esta
el análisis de un caso de éxito del empleo de la
experiencia previa ha sentados los pilares y los
herramienta en los tres establecimientos de Artiem
principios básicos sobre los que se ha diseñado el
Fresh People Hotels. El siguiente cuadro presenta las
eDocAssistant En una segunda fase, ITH, Altia y
principales incidencias y los efectos de una gestión
Artiem Fresh People realizan el proyecto piloto de
documental y de información tradicional:
estudio “eDocAssistant: el hotel gestionado sin
EL PROBLEMA Y SUS POSIBLES CONSECUENCIAS
Errores al introducir
los datos a mano
Información
desactualizada en
el sistema
Cliente descontento. Su reserva no coincide con la solicitud.
Problemas de tesorería por facturas mal provisionadas en el sistema.
Overbooking: Reservas pendientes de procesar que no deberíamos aceptar
porque el hotel está completo.
Cierres contables retardados esperando a que cada departamento introduzca
sus datos (montones de documentos en espera para ser procesados).
No se comparte la información, hay expertos en cada departamento.
Papel muy extendido
en la organización
Altos costes de manipulación de documentos y backoffice (obtener los
datos, reproducirlos, archivarlos, desarchivarlos,…).
Documentos que se pierden (y tiempo): ¿cuánto tardamos en encontrar
un documento que nunca encontramos?.
Dificultad para
imputar costes
Infrautilización de
RRHH
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Se introducen los importes totales, no el desglose de la factura
(ej. Factura lavandería: no sabemos cuánto es del restaurante, cuánto
de habitaciones, etc.).
Las organizaciones adolecen en muchos casos de contar con empleados que
dedican gran parte de su jornada a procesar datos y hacer tareas mecánicas
que aportan poco valor a su día a día.
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17
A priori, estas incidencias resultaban fácilmente
los overbooking internos (sobreventa de un deter-
subsanables con una herramienta capaz de dar
minado tipo de habitación) y optimizar la venta de
respuesta a todas ellas en tan sólo tres pasos:
productos de valor.
No hay GoShows ni NoShows debidos a errores de
PASO 1: Lectura de documentos y datos desde
las reservas.
diferentes orígenes (correo electrónico, extranet,
No hay sorpresas en los niveles de venta previos a
carpeta de documentos).
la apertura de temporada: los comerciales saben
PASO 2: Proceso y transformación de los datos.
cuántas habitaciones han vendido antes de la aper-
PASO 3: Exportación de datos procesados a
tura porque la información está disponible en red.
las herramientas de gestión correspondientes,
fundamentalmente PMS y ERP.
• Mejora en la gestión de incobrables al facilitar
la gestión de reclamaciones de forma mucho más
El eDocAssistant es una solución en la nube por lo que
dinámica.
todo el proceso se ejecuta desde un navegador web.
• No se pierden documentos al estar guardados
Los documentos procesados (facturas, reservas, etc.)
en la nube y en la propia solución de gestión.
se transforman a PDF de manera que son fácilmente
Por tanto se pueden consultar en todo momen-
accesibles desde la propia nube o en el PMS ERP o
to y lugar incluso en caso de discrepancia con un
solución equivalente del usuario donde se exportan.
cliente, por ejemplo en el momento del check in.
• Ahora su trabajo empieza donde antes terminaba
El nuevo proceso que surgiría con su uso supone:
• Gestión automática de la recepción de documentos,
mediante la automatización de Buzones de Mail, Extranets, o de forma excepcional de escáner con OCR.
• Lectura automática de todo tipo de formatos (html,
pdf, Ps, doc, xls, xml...) y codificación automática.
• Supervisión del proceso por un operador
• Exportación automática al ERP/PMS y gestión documental (registro de documentos electrónicos).
Algunas de las Ventajas Obtenidas.
• Cero reservas pendientes de procesar. Doble ventaja:
No se produce Overbooking, que supondría costes
adicionales de realojo y un impacto muy negativo
(porque los datos ya en el sistema):
El mejor recepcionista ahora está de cara al público
dando el mejor servicio y haciendo upselling (en lugar de entrando reservas o cobros manualmente)
El departamento de compras está gestionando los
proveedores y los stocks (en lugar de introducir
albaranes y facturas).
Todo ello facilita la gestión operativa interna en el
hotel y la obtención de la documentación contable
necesaria a presentar a la administración pública
con carácter obligatorio.
sobre la satisfacción del cliente.
Gestión continua de los paros de ventas, para evitar
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18
A partir de estas premisas, se fijaron unas metas
para el proyecto, destinadas a:
Maximizar la producción.
Optimizar los procesos.
Ahorrar costes (horas improductivas, material de
oficina y fungibles).
Rediseñar los procesos actuales basados en papel
para poder aprovechar al máximo las oportunidades
que ofrece la gestión sin papel (básicamente la
inmediatez).
Reducir el impacto medioambiental por el cese del
uso de papel.
19
Estos datos responderán a ratios de éxito tanto
cuantitativos como cualitativos para la medición del
éxito del proyecto.
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19
4.2. LA RESPUESTA A UNA
la finalidad de procesar los documentos de entrada
NECESIDAD DE MEJORA:
que se reciban vía correo electrónico (reservas, facturas,
IMPLANTACIÓN DE EDOCASSISTANT
cobros, etc.). Los usuarios creados corresponden a los
siguientes departamentos:
Seguidamente se detallan en forma de tareas, los
tiempos empleados para la correcta implantación de
- Departamento Financiero: dos personas
la herramienta eDocAssistantant durante el proyecto
- Departamento Reservas: tres personas
piloto de estudio, equiparables a los necesarios para
- Departamento Recepción: seis personas
implantar en cualquier nuevo usuario.
- Departamento Compras: una persona
FASE 1: Alta de los pilotos de prueba durante
De igual modo, se identificaron los actores y proveedores
dos semanas, donde se configuraron todos los
externos con los que Artiem Fresh People Hotels tenía
datos necesarios para el alta de nuevos emisores
una relación de emisión de facturas, pagos, reservas,
(clientes, proveedores, bancos…), las plantillas
etc.
de lectura de documentos y de navegación web.
Finalmente se comprueba de manera completa el
A partir de ese momento, toda la documentación
funcionamiento de la aplicación realizando todos
remitida por estos actores pasaría a ser procesada de
los ajustes necesarios.
forma automática por eDocAssistant a través de la
FASE 2: Pruebas de lectura de documentos a partir
programación de lectura de documentos que permite
del correo o la web, para comprobar el procesa-
detectar, leer e incorporar de forma automática los
miento de los documentos en formato PDF.
campos relevantes de la documentación procesada.
FASE 3: Una vez comprobado el correcto funcionamiento de la “base” de la aplicación, se procedió
Como paso previo fue necesario contactar con los
al estudio de los sistemas PMS y ERP de Artiem
proveedores y clientes que todavía mandaban sus
Fresh People Hotels para hacer una configuración
documentos por medios “tradicionales” como son el
e integración detallada de los ficheros de exporta-
fax o el correo postal.
ción y las reglas a aplicar.
Al final de la implantación del piloto todavía quedan
Para ello, y en el caso de Artiem Fresh People Hotels, se
algunos emisores que continúan usando esto
tomaron todos los datos relativos a la documentación
medios de comunicación y que dificultan el acceso al
a procesar y se llevó a cabo la parametrización de la
eDocAssistant. No obstante el volumen de documentos
herramienta considerando el número de usuarios de
que siguen llegando en papel o fax es prácticamente
la misma. En este caso, se crearon 12 usuarios nuevos
irrelevante. Se ha descartado la posibilidad de escanear
y 12 cuentas de correo asociadas a esos usuarios con
estos documentos.
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20
Al leer los documentos mediante el eDocAssistat se
identifica la información relevante a introducir por
ejemplo en el PMS del hotel. Se trata de datos como
el nombre de cliente, día de llegada y salida, régimen
de la reserva, o cualquier otro dato de interés.
Mostramos aquí un ejemplo de un documento de
reserva recibido por la web de TUI UK:
21
Desayuno), que es lo que entiende el PMS del hotel al
que vamos a exportar los datos):
Y así lo veríamos en la herramienta eDocAssistant una
vez procesada la reserva (si nos fijamos bien, no sólo
se vuelcan los datos sino que se aplican las reglas de
negocio que aplican en este caso. Por ejemplo, en la
En el ANEXO 1 se incluye en detalle las acciones
reserva anterior vemos que el régimen de la reserva
relativas a esta FASE.
es “BB” (Bed & Breakfast), pero en la información
ya procesada aparece Régimen “AD” (Alojamiento y
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21
4.3. RESULTADOS: DATOS
CUANTITATIVOS Y ECONÓMICOS.
Como hemos venido comentando a lo largo del
• Conocer en qué medida eDocAssistant ha
informe, uno de los objetivos era maximizar la
reducido esas tareas y sus tiempos de ejecución.
rentabilidad de los recursos humanos disponibles.
Básicamente, la tarea consistía en:
Puede haber determinadas circunstancias en las que
el establecimiento pueda decidir seguir entrando
documentos de forma manual. Tabla 1.
• Estimar los costes del personal relacionados con la
4.3.1. OPTIMIZAR RECURSOS:
realización de esas tareas mecánicas. Completamente
prescindibles mediante el uso de la nueva herramienta.
• Conocer las personas que en la organización (tres
hoteles) gestionaban documentos, introduciendo
reservas, facturas, albaranes, movimientos bancarios,
escaneando, etc. Tabla 1.
• Cuantificar el coste de personal a optimizar, y el coste
de oportunidad como consecuencia de aprovechar el
tiempo liberado en actividades de promoción de o
atención directa al cliente.
• Conocer los tiempos en porcentaje de la jornada
laboral dedicados a estas tareas. Tabla 1.
CÁLCULO % DE TIEMPO CON EL EMPLEO DE EDOCASSISTANT
Departamento
Nº Personas
Sin eDocAssistant
(Año 2011)
40%
Con eDocAssistant
(Año 2012)
RESERVAS 3
RECEPCIÓN
11
8%2% 6%
ADMINISTRACIÓN
2
60%10% 50%
COMPRAS
1
70%20% 50%
TOTAL
17
44%
5%
% ahorro
(Año 2013)
9%
35%
35%
Tabla 1. Cálculo % de tiempo con el empleo de eDocAssistant
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22
Número de personas con tareas relacionadas con
la gestión documental: 17,19 personas:
Reservas: tres personas que dedican el 40% de su
tiempo a procesar documentos.
Recepción: 11,19 personas que dedican el 8% de
su jornada laboral a procesar documentos.
(2012 - 2014), que en su Capítulo III, Art. 14º dice:
“La duración máxima de la jornada ordinaria
de trabajo queda establecida en mil setecientas
setenta y seis horas anuales de trabajo efectivo,
computándose con una duración máxima de la
jornada ordinaria de trabajo de cuarenta horas
Administración: dos personas que dedican el 60%
de su tiempo a procesar documentos.
semanales de trabajo efectivo de promedio”.
Compras: una persona que dedica el 70% de su
tiempo a procesar documentos.
Por lo tanto:
El nuevo proceso ha permitido entre otras cosas
eliminar el archivo físico para las reservas, que
ocupaba un par de armarios que ahora han
quedado sin uso. En cambio se siguen guardando
CÁLCULO DE COSTES
Coste medio anual por persona
35.187€
Horas trabajadas al año
1776
Coste medio por hora
19, 81€
las facturas impresas puesto que la inmensa mayor
parte de ellas no llegan firmadas digitalmente y por
Tabla 2. Cálculo de Costes de la Jornada Laboral incluyendo
coste SS.anual por persona
tanto no se cumplen los requisitos de facturación
electrónica. Este archivo se mantiene a efectos
legales sin que tenga ninguna otra utilidad.
Una vez que se cuenta con estos datos, se puede
hacer la valoración de horas que previo el empleo
Del mismo modo, resulta clave conocer el número
de eDocAssistant podrían ser dedicadas a tareas de
de horas recogidas por convenio para cada
especial valor, no a la gestión de datos:
trabajador y poder así valorar el coste medio por
hora al año.
En este sentido, el convenio laboral al que se
acogen los empleados de Artiem Fresh People
Hotels es el XIV Convenio Colectivo Illes Balears
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eDOCassistant
23
Nº Personas
Departamento
Total de horas
trabajadas según
departamento
% tiempo ahorrado
empleando eDocAssistant
Horas optimizadas
empleando
eDocAssistant
Valor € de
horas optimizadas
al año empleando
eDocAssistANT
3
5328
35%
1865
36.946,35€
11
19673
6%
1192
23.624,55€
ADMINISTRACIÓN
2
3552
50%
1776
35.187,00€
COMPRAS
1
1776
50%
888
17.593,00€
TOTAL
17
30529
35%
5721
RESERVAS RECEPCIÓN
113.351,40€
Tabla 3. Reasignación de horas de la Jornada Laboral en Artiem Fresh People Hotels tras la implantación de eDocAssistant
Según lo dispuesto en el convenio de los trabaja-
Por su parte, el Departamento de Recepción,
dores:
ha experimentado una mejoría de 1.192 horas
anuales: eDocAssistant realiza el trabajo equivalente
El Departamento de Reservas ha presentado un
a 149 jornadas de 8 horas de trabajo al año, o lo que
potencial de mejora de productividad de 1.865
es lo mismo, 3 horas y 16 minutos al día que desde
horas al año (equivalente al 35% de las 5.328
recepción ahora dedican a otras tareas centradas en la
horas totales de las tres personas cuyas horas de
mejora de la atención directa al cliente.
trabajo se ven reducidas gracias a eDocAssistant),
lo que supondría un total de 233 jornadas de 8
En cuanto a Administración, se ha optimizado
horas. Es decir, que la totalidad de la jornada de
el 50% de la jornada laboral de 8 horas de dos
una persona, dedicada a tiempo completo a la
personas. Es decir, a partir del uso de eDocAsistant,
gestión documental, puede pasar a realizar tareas
el departamento sólo precisa de una persona
de mayor valor añadido.
que asume mucha mayor responsabilidad por la
centralización de las tareas de back office de los
Si quisiéramos conocer el número de horas
hoteles y se ha optimizado la jornada laboral de una
equivalentes al día sería 1.865 / 365, algo más de
persona: 1776 horas al año, 8 horas al día.
5 horas entre las tres personas que componen el
departamento.
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24
Por último, el Departamento de Compras ha
podemos conocer el número de personas al que se
optimizado el 50% de la jornada de una persona
refiere el ahorro que han pasado a dedicarse a otras
que ha dejado de hacer tareas de inserción de
funciones de mayor utilidad.
albaranes y tratamiento de datos para dedicarse a
otras funciones, 888 horas al año, 111 jornadas de
El cálculo es sencillo:
8 horas, 4 horas al día.
5.721 horas dedicadas a la
gestión documental y que se
El total sumado es de
emplean en otras tareas de mayor valor con el uso
21 horas y 53 minutos
de eDocAssistant / 1.776 horas anuales que son el
al día para los cuatro
máximo de horas laborales recogidas en convenio:
departamentos.
Si extrapolásemos esas horas infrautilizadas a lo
largo de un año, hablaríamos de un total de...
3,22 personas al año que
han pasado a realizar
funciones de mayor interés
y productividad.
5.721 horas al año.
Considerando que la suma de esas horas ya incluye
las vacaciones y festivos recogidos por convenio,
podemos conocer el número de personas al que
Considerando que la suma de esas horas ya incluye
las vacaciones y festivos recogidos por convenio,
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eDOCassistant
25
4.3.2.REDUCCIÓN DE COSTES.
Durante los 12 meses de empleo y análisis
de resultados de eDocAssistant, la cuenta de
resultados global de Artiem Fresh People Hotels
ha experimentado un ahorro de entre un 50 y un
70% en: papel, tóners, fotocopias, faxes, sellos,
sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores;
un ahorro de en
torno a los 4.000€ anuales.
lo que equivale a
26
mejora en la gestión de la empresa, representan los
pilares básicos sobre los que actúa el empleo de la
Además, se han podido reducir unos 30 metros
herramienta eDocAssistant en la gestión ordinaria
lineales de estanterías y humanizar sensiblemente
de los tres hoteles de Artiem.
el entorno de trabajo. Evidentemente, un ahorro de
costes y un mejor aprovechamiento de los recursos
En una primera fase el proyecto ha arrojado
disponibles han redundado en una mejora de la
beneficios tangibles a través de la reducción de
rentabilidad de la organización.
costes. No obstante el mayor impacto económico
se aprecia en el largo plazo al materializarse los
Como conclusión, cabría señalar que según
beneficios de los puntos que se han analizado en
estimaciones hechas, por cada euro que se gasta
el punto anterior y en los que se subrayan en los
en un hotel en papel, se gastan cuatro euros en
siguientes apartados.
mantenimiento y consumibles, y 15€ en mano
de obra.
Por tanto,
el ahorro económico, la
mejora de procesos operativos, el clima laboral,
la reducción de impacto medioambiental y la
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eDOCassistant
26
4.3.3.AUMENTO DE LAS VENTAS
Aunque resulta difícil cuantificar el impacto del
eDocAssistant sobre las ventas de los hoteles, sí
se aprecia un impacto indirecto, ligado en muchos
casos a la mejora del servicio, la atención al cliente
y la fidelización del mismo.
La mayor productividad del personal de ventas ha
27
contribuido al crecimiento de las reservas de los
tres hoteles. A fecha de cierre del documento, la
variación del número de noches por habitación
(para todo el ejercicio) registradas en el PMS
mucho mayor impactando directamente en el
respecto a las entradas en el mismo día del año
proceso de venta y servicio. Los hoteles, han dejado
anterior presenta las siguientes variaciones:
de realizar tareas mecánicas que no aportan valor y
se han dedicado a atender a sus clientes.
- Audax: +11%
- Carlos III: +179%
- Capri: -2%
- Total: +16%.
El posible impacto sobre la satisfacción del cliente
final se podría medir mediante el indicador de
clientes potenciales, considerando el % de clientes
que responden afirmativamente a la pregunta
La reducción de horas improductivas que se ha
conseguido con el uso de la herramienta, ha
permitido llevar a cabo tareas con una productividad
Clientes Potenciales
Índice de Satisfacción
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de si recomendarían el hotel como habituales y
obteniendo las siguientes valoraciones sobre un
máximo de 2 puntos:
2008
2009
2010
2011
2012
2013
88,9%
91,4%
91,2%
90,2%
91,9%
92,9%
1,59
1,58
1,59
1,63
1,68
1,71
eDOCassistant
27
Igualmente el índice de satisfacción resulta de la
Por otra parte, el equipo de ventas se centra ahora
valoración de los diferentes departamentos en
en la gestión del canal, dado que la descarga y
la encuesta de satisfacción que tres veces al mes
proceso de las reservas (incluidas las modificaciones
efectúa una empresa especializada en todos los
y anulaciones) las hace ahora la herramienta sin
hoteles de la cadena (Geshotel). Los datos del
apenas intervención humana.
2013 incluyen las encuestas hasta el mes de abril.
Ambos indicadores demuestran una sistemática
tendencia al alza, a lo largo del tiempo, de la
Marisa Orfila Responsable de Ventas OnLine de
Artiem Fresh People Hotels explica que:
satisfacción de los clientes alojados. Evidentemente
esto se debe a muchos factores entre los que figura,
sin duda, los efectos que reporta la aplicación del
eDocAsistant.
Concretamente
Esperanza
Fullana,
Jefa
de
Recepción del Hotel Audax comenta al respecto:
“
Al haber eliminado
el back office, ahora
todo el equipo está
centrado exclusivamente
en atender el cliente.
Anteriormente teníamos
que dedicar al menos
una persona al día a
procesar cobros, entrar
y revisar reservas y
a imprimir y enviar
facturas”.
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“Con la implantación del
eDocAssistant la prioridad ya no es
conseguir entrar las reservas y tener
la posición más o menos actualizada
sino las acciones de venta en si
mismas. Por otra parte al tener todos
los datos actualizados de forma casi
inmediata podemos apurar mucho
más la ocupación minimizando el
riesgo de incurrir en overbooking.
La herramienta es vital para poder
gestionar los paros de venta con la
debida antelación optimizando así la
ocupación por tipo de habitación y la
generación de valor”.
eDOCassistant
28
4.4. RESULTADOS: DATOS
CUALITATIVOS:
4.4.1. MEJORA DE PROCESOS Y
MINIMIZACIÓN DE ERRORES.
recepciones y centralizar buena
parte de estas funciones en
la oficina central, a la vez que
se han reducido los recursos
destinados a la gestión.”
eDocAssistantant es un software que elimina tareas
“Todas estas funciones las asume ahora un
administrativas como la recepción, impresión,
sólo administrativo. La nueva tecnología nos ha
codificación, registro y archivo la documentación
permitido mejorar los procesos de gestión en todos
(facturas, cobros, reservas, etc.). La documentación
los niveles. Por ejemplo, al contabilizar todo el detalle
se recibe a través del correo electrónico o se
posible (unidades físicas y precios por productos o
descarga desde diferentes extranets.
servicios) hemos conseguido que la contabilidad
financiera se haya convertido en analítica. Pero
Al hacer todo este proceso de forma automática
se están liberando muchísimas horas al año de
una actividad que no aportaba ningún valor a la
organización, a la vez que la gestión manual de
estos procesos es susceptible de errores humanos,
además y gracias a la inmediatez del acceso a la
información hemos eliminado el antiguo concepto
de cierre contable, porque los estados financieros
están permanentemente disponibles con los últimos
datos recibidos.”
algo evitable con el empleo de eDocAssistant.
Resulta difícil poder evaluar este último aspecto,
La gestión de cobros y de riesgos también se ha
aunque la percepción general es que la herramienta
podido mejorar al disponer todos los cobros
es altamente fiable.
actualizados. Al disponer de una póliza de seguro
de crédito semanalmente se genera un fichero con
Según Francesc Pons, Director Financiero de
los avisos de retraso de pagos que se incorporan a
Artiem Fresh People Hotels,
la web de la aseguradora.
“eDocAssistant ha permitido
incorporar un nuevo concepto
de hotel a la cadena,
eliminar los back office de las
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La nueva gestión de créditos, basada en el
eDocAssistant ha permitido que en 2012 no haya
sido necesario dotar ninguna provisión por
créditos incobrables para 2013.
eDOCassistant
29
4.4.2.MEJORA DE LA SATISFACCIÓN
me quedaba tiempo para optimizar las compras,
DEL CLIENTE INTERNO
negociar con los proveedores y reducir los stocks.
Ahora hemos conseguido invertir la proporción con
Este nuevo método de trabajo permite descargar
lo que el trabajo es mucho más interesante y sobre
al personal de responsabilidades administrativas,
todo percibes a diario el resultado de las acciones y
sobre todo de las tareas más mecánicas y tediosas.
decisiones que vamos adoptando.”
Al liberarse de esta carga pueden ahora asumir
funciones de más responsabilidad y mucho más
En lo referido al nivel de satisfacción de los usuarios
gratificantes. Concretamente Martín Rodriguez,
de la herramienta, la encuesta llevada a cabo desde
del
comenta
ITH, arroja datos especialmente significativos,
“mi trabajo antes del eDocAssistant consistía
considerando una valoración de la herramienta de
básicamente en entrar albaranes y facturas. Como
1 a 4 donde 4 es el nivel de satisfacción más alto:
Departamento
de
Compras,
esto me llevaba buena parte de la jornada, apenas
EN QUÉ MEDIDA EDOCASSISTANT
1
2
3
4
VALORACIÓN
MEDIA
Ha mejorado la agilidad de mi trabajo
0%
0%
14%
86%
3,86
Ha mejorada la productividad de mi trabajo
0%
0%
14%
86%
3,86
Ha favorecido la comunicación con clientes, proveedores, etc.
14%
0%
43%
43%
3,00
0%
0%
29%
57%
3,14
Ha reducido las incidencias por un incorrecto procesamiento de la información en el sistema
0%
0%
29%
71%
3,71
Ha mejorado las condiciones generales de mi trabajo
0%
0%
29%
71%
3,71
Ha hecho que mi trabajo resulte más útil y productivo
0%
0%
29%
71%
3,71
0%
0%
43%
57%
3,57
0%
0%
71%
29%
3,29
Artiem Fresh People Hotels
DEPARTAMENTO
Ha hecho más fiable la información disponible en el sistema
Ha mejorado el espacio de mi lugar de trabajo
Ha mejorado la comunicación inmediata entre departamentos
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eDOCassistant
30
RECEPCIÓN:
El 100% de sus usuarios piensan que eDocAssistant
preguntas del cuestionario tienen una puntuación
“ha mejorado la agilidad en el trabajo del
máxima de 4 y las dos preguntas restantes cuentan
departamento”. La valoración media de esta
con una valoración de 3, algo que parece lógico en
pregunta es 4, mientras que la valoración media
este último caso ya que las preguntas son:
de la herramienta según el cuestionario es 3,56
sobre 4.
Ha mejorado el espacio de mi lugar de trabajo.
Ha mejorado la comunicación inmediata entre
departamentos.
ADMINISTRACIÓN:
En este caso, hay varias preguntas del cuestionario
que recibieron la puntuación máxima:
Ha mejorado la agilidad en el trabajo
Ha mejorado la productividad en el trabajo
Ha favorecido la comunicación con clientes,
La valoración media de la solución para el
Departamento de Compras es de 3,78 puntos
sobre un máximo de 4.
RESERVAS:
En este caso, cinco de las nueve preguntas
obtuvieron una puntuación máxima:
proveedores, etc.
Ha hecho más fiable la información disponible en
Ha mejorada la productividad de mi trabajo.
el sistema
Ha hecho mucho más fiable la información
Ha reducido las incidencias por un incorrecto
disponible en el sistema.
procesamiento de la información
Ha mejorado las condiciones generales de mi
Ha hecho que el trabajo resulte más útil para
trabajo.
la empresa
Ha hecho que mi trabajo resulte más útil y
productivo.
La valoración media de la solución es de 3,67
Ha mejorado el espacio de mi lugar de trabajo.
sobre 4.
Resulta especialmente relevante este hecho por ser
COMPRAS:
Especialmente relevante resulta en este caso la
valoración del departamento. Siete de las nueve
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uno de los departamentos clave de los hoteles y
porque la mejora vivida ha permitido aumentar la
dedicación al servicio y la satisfacción del cliente.
eDOCassistant
31
DIRECCIÓN:
4.4.3.MEJORA DE LA SATISFACCIÓN
La valoración media de la herramienta según
DEL CLIENTE EXTERNO
la encuesta realizada por el Departamento de
Dirección es de 3,67 puntos, lo que hace evidente
el éxito global de la herramienta.
Especialmente destacable en este sentido es
la mejora de la satisfacción del cliente en el
departamento de recepción que es, como sabemos,
Los datos ofrecidos y analizados en este punto
en este sentido han sido obtenidos según las
valoraciones de los ocho principales usuarios de la
herramienta.
el centro neurálgico de los hoteles.
Artiem tiene contratado un sistema externo de
medición de la satisfacción del cliente con una
empresa llamada Geshotel. El programa consiste en
Por otro lado, disponemos de un indicador global
elaborado por Great Place To Work Institute, una
organización norteamericana de gran prestigio.
Desde 2010 esta organización está midiendo el
grado de satisfacción del personal de Artiem Fresh
People Hotels. Concretamente, en 2010 se obtuvo
un índice de satisfacción de los empleados de
67%. En 2013, el índice de satisfacción global ha
subido al 72%. Al mismo tiempo, Artiem Hotels ha
unas encuestas que rellenan cada tres meses todos
los clientes alojados. La empresa encuestadora
se compromete a obtener un índice de respuesta
mínimo del 90%, lo que permite que los resultados
obtenidos sean altamente significativos.
El índice de Geshotel podría oscilar entre -1, si todas
las respuestas fuesen Mal hasta 2 si todas fuesen
Muy Bien.
sido incluida en la lista de las 50 mejores empresas
para trabajar en España. Además ha sido la única
empresa del sector turístico, independientemente
de su tamaño.
En definitiva, eDocAssistant es una pieza más en
la política de la empresa orientada a facilitar el
bienestar de sus empleados y en cierta medida ha
contribuido a alcanzar este logro.
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eDOCassistant
32
Si considerásemos la evolución de resultados de
calidad en el departamento de recepción desde
2010 hasta cierre de 2012, nos encontramos un
aumento significativo y continuo:
Año
2010
Resultado1,75
Año
2011
Resultado1,80
Año
2012
Resultado1,84
Como se puede observar, el incremento de la
satisfacción ha sido constante a lo largo de
33
estos 3 años, llegando en 2012 a máximos
históricos (1,84).
administrativos para el envío y contabilización de
sus facturas. Esto se ha traducido en la reducción
El incremento de la satisfacción puede deberse a
varios factores entre los que figura el hecho que
se haya eliminado el Back Office en recepción,
gracias al eDocAssistant. De esta manera, los
recepcionistas más experimentados, que antes
asumían responsabilidades administrativas, ahora
se dedican exclusivamente al trato con el cliente.
El mayor nivel de idiomas, de implicación con
los valores de la empresa y sobre todo la mayor
cualificación profesional de estos empleados se
traducen en una mejora del servicio, que el cliente
aprecia.
del periodo de pago, en unos momentos en los
que lo habitual es precisamente todo lo contrario.
Concretamente Luisa Catchot, responsable de
Distribuciones Catchot, comenta que “todo el
proceso de suministro a Artiem Fresh People Hotels
es muy sencillo. Desde la recepción del pedido (por
email en PDF con nuestros códigos de referencia
para evitar errores) hasta el envío de la factura y
el cobro por transferencia. Por el contrario buena
parte de nuestros clientes nos hacen los pedidos
telefónicamente con descripciones más o menos
vagas del producto solicitado. Luego el cobro suele
ser muy irregular y necesita ser gestionado.”
También podemos destacar la satisfacción que
demuestran los proveedores por el hecho de
que se hayan reducido y simplificado los trámites
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eDOCassistant
33
4.4.4.MEJORA DEL
POSICIONAMIENTO DE MARCA DEL
ESTABLECIMIENTO
Artiem Fresh People Hotels está ganando cierta
notoriedad a nivel local y nacional por su carácter
innovador en diferentes áreas: definición de marca,
conceptualización de producto, responsabilidad
social, cuidado del medio ambiente, la satisfacción
del cliente, satisfacción del empleado, etc. Pero
además, también empieza a ser reconocida por su
capacidad por innovar sus procesos internos en
año, hemos utilizado la calculadora de E-CO2 de
Fomento del Medio Ambiente y Lucha contra el
CAMBIO CLIMÁTICO.
A partir de las 40.000 hojas de papel que se han
ahorrado con el empleo de eDocAssistant, hemos
hecho el cálculo, sólo referido a las emisiones
de CO2 relativas a la fabricación de esas hojas,
consiguiendo una reducción equivalente al impacto
medioambiental de...
600.00 CO2
diferentes materias, incluida la gestión sin papel
que permite el eDocAsissistant.
Se trata, probablemente, de la primera empresa
hotelera en España se gestiona sin papel. No
obstante no existen datos públicos que permitan
contrastar completamente esta afirmación.
4.4.5.REDUCCIÓN DEL IMPACTO
MEDIOAMBIENTAL
La calculadora de E-CO2 permite a las empresas
conocer sus emisiones de gases de efecto
invernadero, de tal manera que puedan fijar unos
objetivos claros de sostenibilidad, y adoptar medidas
correctoras en materia de ahorro de energía y
consumo de combustibles y recursos para fomentar
Esta solución supone un cambio cultural y un
la ecoeficiencia en todos los sectores. Uno de sus
nuevo modelo de gestión en las compañías,
puntos clave es precisamente conocer el impacto
acercándonos aún más al ansiado concepto de
por la reducción de uso de papel en la empresa y
“Hotel sin Papel”.
aumentar el conocimiento sobre las consecuencias
de hábitos y consumos sobre el cambio climático y
Junto con el impacto en la reducción de consumibles
de oficina mencionados con anterioridad y que
hacer de guía para el desarrollo de comportamientos
más ecoeficientes.
suponían unos ahorros estimados de 4.000€ al
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eDOCassistant
34
5. OTROS DATOS DE INTERÉS.
5.2. REQUISITOS MÍNIMOS PARA
IMPLANTACIÓN EN OTROS HOTELES
5.1. INTEGRACIÓN CON OTROS
SOFTWARES.
Para que la solución funcione correctamente es
necesario que el hotel cumpla ciertos requisitos:
Como concepto, el empleo de la herramienta
Conexión a Internet de banda ancha.
supone un estudio del ERP y/o PMS que tenga
Las cuentas de correo que se traten deberán estar
implantado en su organización para diseñar las
configuradas forzosamente con el protocolo IMAP.
plantillas y reglas específicas.
En caso de no disponer de ninguna cuenta bajo
este protocolo Altia les sumistrará una del dominio
En el caso de Artiem Fresh People, se llevaron a
eDocAsistant. En algunos casos, el servidor de
cabo las integraciones en la solución FinHotel
correo tiene que permitir hacer conexión desde el
desarrollada por SGB sobre Microsoft Dynamics.
Data Center. Si tiene firewall o similar, el cliente
Se trata de una solución integrada que cumple las
deberá crear regla para permitir la IP del servidor
funciones de PMS y de ERP.
de ALTIA.
Navegador web IE 9.0.
Una vez se han definido correctamente las plantillas
de lectura y las reglas es preciso configurar el
fichero de exportación para ser incorporado desde
el PMS o ERP.
Estos pueden estar en formato xml o csv según
Lector de PDF (Adobe Reader o similar).
Lector de ficheros de texto plano
(MS Excel, LibreOffice Calc, o similar) opcional.
Adobe Flash Player opcional.
Para grabador de plantillas web:
las características técnicas del programa de
> Windows XP o superior.
gestión. Por tanto, se tiene que configurar una
> Resolución de pantalla recomendado 1280px,
salida específica para cada tipo de documento (de
no se ve bien con una mediana.
facturas, reservas, movimientos bancarios, etc. ) y
para cada PMS o ERP.
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35
Anexo.
TAREA
Toma inicial de datos
DESCRIPCIÓN
Toma de requisitos para el alta de Artiem Fresh People
como piloto y la parametrización de la herramienta.
TIEMPOS
8 horas
Parametrización de la herramienta
Gestión de Usuarios.
Gestión de cuentas
de Correo
Creación y configuración de nuevos usuarios en la
herramienta.
Creación y configuración de las diferentes cuentas de
correo asociadas a los usuarios
1 hora
2 hora
Parametrización de los datos generales de cada uno de los
emisores con los que tienen relación Artiem Fresh People
Hotels.
5 minutos / Emisor
Parametrización de
las plantillas asociadas a los documentos
Parametrización de las Instrucciones de las Plantillas de
Documentos que permiten procesar de forma correcta los
documentos recibidos por mail.
2 horas / Plantilla de
Documento de cada
Emisor
Parametrización
de las plantillas de
navegación asociadas
a los emisores
Parametrización de las Plantillas web que permiten grabar
la navegación sobre las web que los proveedores ponen
a disposición de EL CLIENTE para proporcionar datos informativos relacionados con los servicios prestados para la
captura de documentos (reservas, cobros, etc.).
4 horas / Plantilla de
Documento de cada
Emisor
Parametrización de los
Ficheros de Exportación de
datos de Facturas, Reservas, etc. en CSV o XML.
Implica el estudio del programa de contabilidad del cliente,
para saber los campos destino que se desearán importar e
integrar al mismo.
3 horas.
Parametrización de
las Reglas de
Negocio asociadas a
los emisores
Implica el estudio del programa de contabilidad del cliente,
para saber los campos destino que se desearán importar e
integrar al mismo.
Alta de emisores
Pruebas:
Formación
Soporte / Consultoría
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Una vez un cliente haya probado la aplicación durante el
piloto de prueba, tendrá que decidir si acepta comprar la
licencia anual de la aplicación.
Una vez se haya firmado el contrato de compra de licencia, el Cliente podrá solicitar cursos de formación básica
o avanzada para el personal que quiera dar de alta en la
herramienta.
Se podrá a disposición de los clientes un soporte telefónico
para cualquier tipo de problema o incidencia con la
aplicación y además se ofrecerá una bolsa de horas de
soporte para la atención de dudas y consultas, así como la
posibilidad de contratar nuevas plantillas de documento o
navegación, etc. que implicaría volver a realizar los pasos
del punto 2.
5-10 minutos / regla
(en media 8 reglas /
plantilla)
2 semanas.
1 día por jornada
de formación
1 día por jornada
de formación
eDOCassistant
36
Datos de contacto:
Instituto Tecnológico Hotelero
Calle Orense, 32. Entreplanta
28020 Madrid
T. 902 110 784
[email protected]
@ithotelero
Rodrigo Martínez
Jefe Proyectos
Operaciones Hoteleras
[email protected]
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