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GFI MailArchiver for Exchange 2
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Por GFI Software Ltd.
http://www.gfi.com
E-mail: [email protected]
La información de este documento esta sujeta a cambios sin previo
aviso. Las empresas, nombres, y datos utilizados en los ejemplos son
ficticios si no se hace mención de lo contrario. Ninguna parte del
documento puede ser reproducida o transmitida bajo ninguna forma o
medio, electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin la expresa
autorización escrita de GFI SOFTWARE Ltd.
MailArchiver es copyright de GFI SOFTWARE Ltd. © 1999-2005 GFI
SOFTWARE Ltd. Todos los derechos reservados.
Versión 2,0 – Ultima actualización 24.06.05
Contenido
Introducción
3
¿Qué es GFI MailArchiver? ........................................................................................... 3
Características ............................................................................................................... 3
¿Cómo funciona GFI MailArchiver?............................................................................... 4
Instalar GFI MailArchiver
7
Requerimientos de sistema de GFI MailArchiver .......................................................... 7
Preparar su Exchange Server........................................................................................ 7
Preparar el servidor SQL ............................................................................................... 9
Instalar y habilitar ‘Búsqueda a texto completo’ ............................................... 9
Crear la base de datos.................................................................................... 10
Habilitar Envelope Journaling (opcional) ..................................................................... 13
Utilizar la herramienta Exejcfg.exe ................................................................. 13
Instalar GFI MailArchiver ............................................................................................. 14
Introducir su Clave de Licencia después de la instalación .......................................... 16
Configurar GFI MailArchiver
17
Introducción a la configuración .................................................................................... 17
Configurar la base de datos......................................................................................... 17
Configurar Carpetas de Exchange............................................................................... 19
Excluir usuarios del archivo ......................................................................................... 19
Opciones generales ..................................................................................................... 20
Opciones de archivo de correo ....................................................................... 20
Acceso Administrativo..................................................................................... 21
Otras opciones ................................................................................................ 22
Licencia ........................................................................................................................ 22
Buscar correo
23
Introducción.................................................................................................................. 23
Buscar correo............................................................................................................... 23
Utilizar el predicado FREETEXT..................................................................... 24
Utilizar múltiples condiciones.......................................................................... 24
Clasificar los resultados de la búsqueda ........................................................ 25
Ver mensajes de correo.................................................................................. 26
Identificar Destinatarios con Copia Oculta (BCC)........................................... 27
Ver el hilo de una conversación................................................................................... 27
Navegar por el correo
29
Introducción.................................................................................................................. 29
Navegar por el correo .................................................................................................. 29
Importar Correo Antiguo
31
Introducción.................................................................................................................. 31
Asistente de Extracción de Correo .............................................................................. 31
Fuente Buzón Microsoft Exchange ................................................................. 32
Carpetas Públicas de Microsoft Exchange ..................................................... 34
Fuente Archivos de carpetas personales (.pst) de Microsoft
Outlook............................................................................................................ 36
GFI MailArchiver 2 for Exchange
Contents • 1
Outlook............................................................................................................ 36
Seleccionar las carpetas de las que extraer correo........................................ 38
Indicar un tiempo de corte .............................................................................. 40
Seleccionar el propietario del correo .............................................................. 41
Seleccionar un destino para el correo extraído .............................................. 42
Proceso de extracción de correo .................................................................... 44
Correos Saltados ............................................................................................ 46
Correos Fallidos .............................................................................................. 46
Recortar la base de datos de GFI MailArchiver
47
Introducción.................................................................................................................. 47
GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim) ....................................................... 47
GFI MailArchiver Database Trim – Modo GUI ............................................................. 49
Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver......................................... 49
Indicando el criterio del filtro ........................................................................... 50
Filtrado por fecha ............................................................................................ 50
Filtrado de datos hasta que se alcance el tamaño de base de
datos deseada................................................................................................. 51
Indicar la acción del filtro ................................................................................ 53
Iniciar el proceso sobre la base de datos ....................................................... 54
GFI MailArchiver Database Trim – modo CLI.............................................................. 55
Argumentos de Línea de Comandos de GFI MailArchiver
Database Trim................................................................................................. 55
Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver......................................... 57
Indicar la acción del filtro ................................................................................ 57
Indicando el criterio del filtro ........................................................................... 57
Valores devueltos por GFI MailArchiver Database Trim ................................ 58
Ejemplos ......................................................................................................... 58
Recortar la Base de Datos de GFI MailArchiver.......................................................... 59
Resolución de problemas
61
Introducción.................................................................................................................. 61
Base de conocimientos................................................................................................ 61
Solicitud de soporte vía e-mail..................................................................................... 61
Solicitud de soporte vía conversación web.................................................................. 62
Solicitudes de soporte telefónicas ............................................................................... 62
Foro Web ..................................................................................................................... 62
Notificaciones de versiones revisadas......................................................................... 62
2 • Contents
Introducción
¿Qué es GFI MailArchiver?
GFI MailArchiver for Exchange es una solución de archivo de correo
fácil de utilizar que le permite archivar todo el correo interno y externo
en una base de datos SQL. Ahora puede cumplir fácilmente los
requerimientos regulatorios (como la Ley Sarbanes-Oxley) y
proporcionar a los usuarios un acceso sencillo y centralizado al correo
antiguo mediante un interfaz basado en web.
Características
Sin cambios en el sistema de correo de Exchange
GFI MailArchiver for Exchange aprovecha la característica de diario
de Exchange Server, proporcionando una escalabilidad y fiabilidad sin
paralelo. Otras soluciones de archivo de correo lo reemplazan con un
enlace a su base de datos - esto puede ser origen de fallos y hacer
caer todo su sistema de correo. GFI MailArchiver funciona en paralelo
y no toca la forma de trabajo de Exchange.
Reduce la administración almacenando el correo en una
base de datos SQL
Como el correo se almacena en una base de datos SQL estándar, es
fácil hacer copia y restaurar; no se necesitan herramientas especiales
de copia para Exchange.
Reduce los requerimientos de almacenamiento de correo
GFI MailArchiver comprime y descomprime los adjuntos al vuelo, lo
cual supone considerables ahorros en términos de almacenamiento
en comparación a mantener los adjuntos en los almacenes de
Exchange. Además, almacenar el correo en SQL Server es mucho
más eficiente con el espacio que almacenarlo en archivos PST. Aún
más, hay más herramientas y características de compresión y copia
disponibles para SQL Server que para Exchange.
Incrementa el rendimiento de Exchange
Si está almacenando todo el correo de su empresa en Exchange
Server, el rendimiento comenzará a disminuir a lo largo del tiempo.
Mover el correo antiguo a una base de datos SQL Server mantendrá
sus almacenes de información compactos y elevado el rendimiento de
Exchange.
Opcionalmente excluya el correo de usuarios concretos
Si es necesario, puede instruir a GFI MailArchiver for Exchange para
ignorar el correo a y de usuarios concretos.
Introducción • 3
Fácil aplicación de las políticas de correo de la empresa
Tener un almacén central de correo, le permite buscar fácilmente el
correo empresarial por un texto concreto y forzar cualquier política de
correo empresarial de que disponga.
Acaba con la maldición de los PST
Utilizar GFI MailArchiver for Exchange elimina la necesidad de los
usuarios de archivar su correo en archivos PST en los discos duros
locales. Estos archivos PST terminan siendo muy grandes y es difícil
hacer copiar y buscar en ellos. Muchos usuarios no saben cómo
organizar sus archivos PST apropiadamente. Con GFI MailArchiver,
los usuarios pueden utilizar el interfaz web de búsqueda y recuperar
correo antiguo de la base de datos SQL, en lugar de escarbar en un
almacén de archivos PST en disco para encontrar un correo concreto.
Cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley
Bajo la Ley Sarbanes-Oxley 2002 y las reglas de la Security and
Exchange Commision (SEC), las empresas públicas deben demostrar
que sus controles internos y trazamientos son sólidos y que sus
procesos son capaces de producir datos correctos certificablemente.
Las empresas deben retener toda la correspondencia creada, enviada
o recibida “en conexión con un auditor o revisor” de una empresa
pública por un período de siete años, durante cuyo tiempo los
registros deben ser no borrables y no reescribibles. Esto incluye
cualquier “registro electrónico” como el correo, particularmente los
relativos a sujetos, departamentos o individuos envueltos en procesos
de auditoría. El incumplimiento es un crimen, castigable hasta con 10
años de cárcel.
¿Cómo funciona GFI MailArchiver?
GFI MailArchiver for Exchange aprovecha la característica de diario
de Exchange Server 2000/2003 y por lo tanto proporciona una
escalabilidad y fiabilidad incomparable a un coste competitivo.
Exchange Server registra en un diario todo el correo destinado a un
buzón o carpeta pública concreto, tras lo cual GFI MailArchiver
recupera el correo, comprime los adjuntos y los archiva en Microsoft
SQL Server.
4 • Introducción
Imagen 1 – Interfaz de configuración
GFI MailArchiver se instala como un directorio virtual en IIS y puede
ser accedido con un navegador web desde cualquier lugar de la red.
Simplemente
abra
Internet
Explorer
y
escriba
http://<nombre_de_servidor>/MailArchiver en la barra de dirección.
La configuración de GFI MailArchiver consta de las siguientes
secciones:
•
General
•
Base de datos
•
Almacenes Exchange
•
Excluir
•
Licencia
Introducción • 5
Imagen 2 –Interfaz de búsqueda
El interfaz de búsqueda es un característica fácil de utilizar y rápida
que los usuarios pueden utilizar para poder encontrar su correo.
6 • Introducción
Requerimientos de sistema de GFI MailArchiver
•
Windows 2000/2003 Server o Advanced Server.
•
Microsoft Exchange Server 2000/2003. (El producto se instala en el
equipo Exchange Server)
•
.NET Framework 1.1 instalado (incluido por defecto con 2003)
•
Microsoft IIS HTTP Web Server instalado y en funcionamiento.
•
Asegure que ASP.NET ha sido registrado con IIS:
1. Abra una ventana de comandos.
2. Vaya a <Windows>\Microsoft.NET\Framework\<número de versión>\
3. Escriba el comando ‘aspnet_regiis.exe –I’ y pulse enter.
•
MS SQL Server 2000 (opcional pero recomendado).
•
Habilite Envelop Journaling (opcional pero recomendado)
Preparar su Exchange Server
Antes de proceder a instalar GFI MailArchiver, necesitará preparar su
Exchange Server haciendo lo siguiente:
1. Cree un buzón en el que se archivará todo el correo. Haga esto
agregando un nuevo usuario en la consola de Usuarios y Equipos del
Directorio Activo. Proporcione al buzón un nombre relevante como
“archivo”.
2. Abra el Administrador del Sistema Exchange y navegue al nodo
Almacén del Buzón expandiendo Servidores > nombre_de_servidor >
Grupo de Almacenamiento > Almacén del Buzón. Haga clic con el
botón derecho y seleccione Propiedades.
Instalar GFI MailArchiver • 7
3. En el diálogo propiedades vaya a la etiqueta General y habilite
"Archive all messages sent and received by mailboxes on this store".
Imagen 3 – Habilitando los buzones Exchange
4. Haga clic en el botón Browse localizado a la derecha de la casilla
Archive. Esto mostrará el diálogo de Selección de Destinatario.
Escriba el nombre del buzón creado anteriormente. También puede
archivar el correo en una carpeta pública. Si desea hacerlo escriba el
nombre de una carpeta pública en el diálogo Selección de
Destinatario. Haga clic en Aceptar.
Imagen 4 – Seleccionando el nombre del buzón de archivo
8 • Instalar GFI MailArchiver
5. Cierre las propiedades del Almacén del Buzón y el Administrador
del Sistema Exchange.
Su equipo ya está listo para ser utilizado con GFI MailArchiver.
Preparar el servidor SQL
Puede utilizar GFI MailArchiver con Microsoft Access (por ejemplo
para evaluar como funciona), sin embargo para su uso en producción
debe utilizar Microsoft SQL Server 2000. Antes de instalar GFI
MailArchiver debe crear una base de datos en su servidor SQL para
trabajar con GFI MailArchiver, así como habilitar la indización para
búsqueda a texto completo. Esto es necesario si quiere buscar
palabras en el cuerpo del correo.
NOTA: GFI MailArchiver 2 funciona sólo con Microsoft SQL Server
2000.
Instalar y habilitar ‘Búsqueda a texto completo’
Para poder buscar texto en el cuerpo, GFI MailArchiver necesita que
se instale el componente ‘Búsqueda a Texto Completo’. Sólo si
detecta la presencia del módulo, GFI MailArchiver indexará el correo.
Buscar en el cuerpo del correo SOLO se soporta si utiliza Microsoft
SQL Server.
1. Inicie la instalación de SQL Server, escoja la opción de instalación
'Actualizar, eliminar o agregar componentes a una instancia existente
de SQL Server' y pulse Siguiente.
Imagen 5 - Agregando componentes a su instalación
2. En el diálogo ‘Agregar componentes a su instalación existente’,
seleccione la opción 'Agregar componentes...' y pulse Siguiente.
Imagen 6 – Instalando la búsqueda a texto completo
3. En el siguiente diálogo haga clic en ‘Componente de Servidor’ en la
lista 'Componentes:’ y marque el elemento ‘Búsqueda a Texto
Completo' en la lista 'Sub-Componentes:'. Haga clic en Next para
instalar.
Crear la base de datos
1. Abra el ‘Administrador Corporativo’ de SQL Server (Inicio >
Programas > Microsoft SQL Server > Administrador Corporativo) y
vaya al Servidor SQL en el que se creará la base de datos.
Imagen 7 – Creando una nueva base de datos
2. Haga clic con el botón derecho sobre el nodo 'Bases de Datos' y
seleccione la opción 'Nueva Base de Datos...'
3. Especifique el nombre de la base de datos en el diálogo que
aparece (por ejemplo ‘ArchivoDeCorreo’) y haga clic en Aceptar
4. Expanda el nuevo nodo de base de datos, haga clic con el botón
derecho sobre el sub nodo ‘Usuarios’ y seleccione la opción ‘Nuevo
Usuario de Base de Datos...’
Imagen 8 – Crear un inicio de sesión
5. En el diálogo haga clic en la lista desplegable ‘Inicio de sesión:’ y
seleccione el elemento ‘<nuevo>’.
Imagen 9 – Especificando el modo de autentificación
6. Se abre un nuevo diálogo. Escriba el nombre de inicio de sesión
(por ejemplo ‘UsuarioArchivo’) en el cuadro de edición 'Nombre:'. En
la sección ‘Autentificación’ seleccione ‘Autentificación de SQL Server’
y escriba una contraseña en el campo.
7. Ahora seleccione en la lista 'Base de datos:' la base de datos que
creó y cambie a la etiqueta 'Acceso a la Base de Datos'
8. Marque la casilla junto a la Base de Datos que creó.
Imagen 10 – Habilitando el propietario de la base de datos
9. En la segunda sección del diálogo (Funciones de Base de Datos)
asegúrese de marcar la función 'db_owner'.
10. Haga clic en Aceptar para guardar y abandonar el diálogo
(aparecerá un diálogo para confirmar la contraseña que haya creado
para el usuario).
Habilitar Envelope Journaling (opcional)
Para poder archivar toda la información de entrega del correo como
SMTP MAIL FROM, lista de destinatarios, destinatarios con copia
oculta, etc, tiene que habilitar Envelope Journaling en su Exchange
Server.
Para más información sobre Envelope Journaling por favor visite este
artículo de la Base de Conocimientos de Microsoft:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;843105.
Esto es opcional. Si Envelope Journaling no está habilitado, GFI
MailArchiver continuará archivando todo el correo. Puede omitir
este paso si no quiere que se archive la información de cabecera
del correo.
Para habilitar Envelope Journaling puede utilizar Exejcfg o el editor
ADSI.
Utilizar la herramienta Exejcfg.exe
Puede descargar la herramienta exejcfg.exe del sitio web de Microsoft.
Vaya a la página de búsqueda de Microsoft y escriba el nombre para
encontrar la ubicación. Una vez haya lo descargado y descomprimido
en un directorio:
1. Abra la ventana de comandos
2. Navegue al directorio en el que descomprimió la herramienta
3. Escriba exejcfg –e y presione Enter para habilitar Envelope
Journaling
Nota: exejcfg –d deshabilita Envelope Journaling para esa
organización
Utilizar el editor ADSI
También puede utilizar el editor ADSI (ADSIEdit.msc – Interfaz de
Servicios de Directorio Activo) para habilitar Envelope Journaling.
Esta herramienta se puede encontrar en las herramientas de soporte
de Windows Server 2003 y en el kit de recursos de Windows 2000
Server. Para hacerlo, siga estos pasos:
1. Abra la consola ADSIEdit.msc
2. Expanda Configuration Container > CN=Services > CN=Microsoft
Exchange, haga clic con el botón derecho sobre el nodo
CN=<Organization_Name> y haga clic en Properties para abrir el
diálogo de propiedades
Imagen 11 – Editando el valor del atributo heuristics
3. Desde la lista Property to seleccione heuristics e introduzca el valor
512 en el recuadro de edición Edit Attribute
4. Pulse el botón Set
5. Haga clic en Aceptar y cierre la consola ADSIEdit.
Nota: Se utiliza el valor 512 para habilitar Envelope Journaling, y el
valor 0 para deshabilitarlo.
¡La instalación debe iniciarse en el propio equipo Exchange
Server! Antes de iniciar el procedimiento de instalación asegure que
ha iniciado sesión como Administrador y que se cumplen los
requerimientos de sistema.
1. Inicie el programa de instalación de GFI MailArchiver haciendo
doble clic sobre el archivo GFIMailArchiver2.msi en el equipo
Exchange Server. Aparecerá un diálogo de bienvenida. Cierre otros
programas Windows y haga clic en Siguiente.
2. En el diálogo del acuerdo de Licencia, acepte el acuerdo y continúe
la instalación.
Imagen 12 – Introduciendo la dirección de correo del administrador y la clave de licencia
3. Escriba la dirección de correo del administrador y la clave de
licencia. Si está evaluando el producto, deje la clave ‘Evaluation’ por
defecto. Haga clic en Next.
Nota: Podrá utilizar el software durante 30/60 días (60 días utilizando
la clave de evaluación enviada por correo). Si decide comprar, no
necesita reinstalar; puede introducir la clave de licencia en el interfaz
web de configuración.
4. La instalación le pedirá ahora que indique un lugar en el que
instalar GFI MailArchiver. Haga clic en Browse para seleccionar una
carpeta o acepte la localización predeterminada y haga clic en Next.
Imagen 13 – Seleccionando un Sitio Web y un Directorio Virtual
5. La instalación le pedirá ahora que seleccione qué sitio web utilizar y
también que indique un nombre para el directorio virtual. Por defecto
se llama “MailArchiver”. Haga clic en Next.
6. Haga clic en Next para llegar a la pantalla de confirmación y haga
clic en Next de nuevo para instalar. La instalación comprobará si
ASP.NET ha sido registrado con IIS. Si no, puede continuar
instalando GFI MailArchiver, sin embargo más adelante tendrá que
registrar ASP.NET con IIS. Vea como hacer esto en la sección
‘requerimientos del sistema’ al inicio de este capítulo.
7. Una vez la instalación haya finalizado, presione Finish.
Introducir su Clave de Licencia después de la instalación
Si ha comprado GFI MailArchiver, puede introducir su Clave de
Licencia en el página de Configuración.
Si está evaluando GFI MailArchiver, el producto expirará después de
60 días (con clave de evaluación). Si entonces decide comprar GFI
MailArchiver, sólo tiene que introducir aquí la clave de licencia sin
tener que reinstalarlo.
GFI MailArchiver se licencia por buzones.
Introducir la Clave de licencia no debe ser confundido con el proceso
de registrar los detalles de su empresa en nuestro sitio web. Esto es
importante, ya que nos permite darle soporte y avisarle sobre noticias
importantes sobre los productos. Registre el producto en:
http://customers.gfi.com.
Configurar GFI MailArchiver
Introducción a la configuración
Después de instalar GFI MailArchiver, puede iniciar el interfaz web de
configuración y configurar GFI MailArchiver.
Imagen 14 – La configuración de GFI MailArchiver
Para abrir la configuración de GFI MailArchiver:
1. Inicio > Programas > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver
Configuration
O
2. Desde su navegador vaya a la dirección “http://<host>/MailArchiver”.
GFI MailArchiver utiliza autentificación de Windows Integrada, con lo
que sus credenciales de Windows actuales serán las utilizadas para
iniciar sesión en el sistema. Sin embargo en algunas configuraciones
esto no funciona. En estos casos, se le pedirá un usuario y
contraseña. Utilice sus credenciales de inicio de sesión en Windows
para autentificar.
Configurar la base de datos
Nota: Antes de configurar la base de datos, asegúrese de haber
seguido los pasos del apartado ‘Preparar su servidor SQL’ del
capítulo de instalación.
Configurar GFI MailArchiver • 17
Puede escoger almacenar los mensajes de correo en una base de
datos MS Access o SQL Server. No se recomienda Microsoft Access.
El rendimiento puede degradarse rápidamente.
Imagen 15 – Configurando la base de datos
Para configurar la base de datos:
1. Haga clic sobre la lista desplegable para seleccionar el tipo de base
de datos.
2. Si selecciona una base de datos MS SQL, indique el nombre del
servidor SQL. Si hace clic sobre la lista, GFI MailArchiver intentará
encontrar los equipos SQL Server disponibles en su red. Si el servidor
SQL que desea no está disponible, indique la IP de dicho servidor.
3. Introduzca las credenciales del equipo SQL Server.
4. Seleccione ahora la base de datos a utilizar desde la lista de bases
de datos del equipo servidor SQL. Debe haber creado la base de
datos con anterioridad. Seleccione la nueva base de datos que haya
creado.
5. Si selecciona una base de datos Access (NO RECOMENDADO)
aparecerá una ventana que le permitirá seleccionar un archivo mdb.
6. Haga clic en el botón Test para comprobar la conexión a la base de
datos.
7. Presione el botón Save para guardar los cambios. La primera vez
que guarde, GFI MailArchiver creará automáticamente todas las
carpetas y procedimientos almacenamos en su servidor de bases de
datos SQL.
Nota: No necesita tener instalado Microsoft Access para hacer uso de
la opción de base de datos Access.
18 • Configurar GFI MailArchiver
Configurar Carpetas de Exchange
Nota: ¡CONFIGURE ANTES SU BASE DE DATOS! Si no lo hace, GFI
MailArchiver comenzará a archivar el correo en la base de datos
predeterminada.
Tras haber configurado su base de datos, puede especificar qué
buzón de archivo monitorizar.
Una vez haya iniciado sesión en el interfaz de configuración, haga clic
en Configuration y entonces Exchange Folders. Ahora escoja qué
Almacén del Buzón quiere monitorizar y haga clic en “Start polling”.
Presione el botón Save para confirmar los cambios.
Imagen 16 – Especificando qué almacén del buzón será monitorizado
De ahora en adelante, todo correo que pase a través de ese Almacén
del buzón será copiado al buzón de "archivo" y transferido a la base
de datos de GFI MailArchiver.
Nota: Todo el correo que se archive será automáticamente eliminado
del buzón de archivo.
Excluir usuarios del archivo
Puede indicar qué direcciones de correo no quiere monitorizar, desde
la etiqueta Exclude, bajo la etiqueta Configuration.
Imagen 17 – Configurando los usuarios excluidos
Para habilitar las excepciones, marque la casilla “Do not archive
emails where the sender o recipient is in the list below”. Para agregar
una entrada a la lista, escriba la dirección de correo en la caja de
texto y presione Add. Para eliminar una entrada, simplemente
presione Delete, localizado a la derecha de cada dirección de correo.
Una vez haya realizado cualquier cambio, presione Save.
Opciones generales
La etiqueta General le permite configurar las opciones generales.
Opciones de archivo de correo
En las opciones de archivo de correo puede configurar qué correo
archivar (saliente, entrante o interno) y si guardar y opcionalmente
comprimir los adjuntos.
Imagen 18 – Configurando las opciones generales
Acceso Administrativo
Puede indicar qué usuarios pueden ver el correo de todos los
usuarios. Como el correo es extremadamente sensible, debe ser muy
cuidadoso con esta configuración. Con GFI MailArchiver puede
especificar un grupo del directorio activo que tendrá acceso total al
correo de todos los usuarios. Puede definir quién es miembro de este
grupo mediante el Directorio Activo.
Seleccione un grupo de la lista desplegable y pulse el botón Save
para guardar los cambios.
Imagen 19 – Acceso a otras cuentas de correo
Los miembros de este grupo tendrán una etiqueta adicional ‘List all
accounts’. Mediante esta etiqueta, podrán cambiar al correo de otro
usuario.
Otras opciones
Escriba la dirección de correo del administrador en la casilla situada
en la sección ‘Other settings’. Todas las notificaciones de MailArchiver
se enviarán a esta dirección.
Licencia
La etiqueta Licensing le permitirá ver los detalles de la licencia e
introducir la clave de licencia.
Imagen 20 – Introduciendo una clave de licencia
Si ha adquirido una clave de licencia, introdúzcala en esta sección.
Copie la clave de licencia en la casilla y pulse el botón Verify.
Presione el botón Save para guardar los cambios. El producto será
actualizado en consonancia.
Buscar correo
Introducción
Después de configurar GFI MailArchiver, podrá buscar correo desde
la etiqueta Search del interfaz web. Buscar correo es un proceso
sencillo que le permitirá buscar mensajes concretos introduciendo
criterios
de
búsqueda
utilizando
preguntas
como
“ES
EXACTAMENTE” o “CONTIENE”.
Buscar correo
Para buscar un correo, escriba el criterio de búsqueda en las casillas
y pulse el botón Search. Puede indicar en qué campos del correo
quiere buscar (es decir, destinatario, asunto, etc.) y si quiere que el
campo contenga el texto buscado (CONTAINS) o que concuerde
exactamente (IS EXACTLY)
Nota: Sólo podrá buscar en el cuerpo del mensaje si utiliza base de
datos SQL y ha instalado la búsqueda a texto completo.
Imagen 21 – Buscar texto en el cuerpo del mensaje
Cuando busque texto en el cuerpo de los mensajes, puede utilizar las
opciones CONTAINS y FREETEXT para consultar la base de datos
SQL Server. En la imagen anterior, se hizo una búsqueda de todos
los correos que contuvieran el nombre "Reggie" en el cuerpo del
mensaje. Estos predicados le permitirán buscar todo el correo que
tenga palabras que empiecen con H en el cuerpo del mensaje, por
Buscar correo • 23
ejemplo. Para hacerlo escriba “h*” en la casilla y pulse el botón
Search.
Utilizar el predicado FREETEXT
Con un predicado FREETEXT, puede introducir cualquier conjunto de
palabras o frases, o incluso una sentencia completa. El motor de
consulta a texto completo examina este texto, identifica todas las
palabras y frases significativas, e internamente construye una
consulta con esos términos. Este ejemplo utiliza un predicado
FREETEXT contra una columna llamada description.
FREETEXT (description: "The Fulton County Grand Jury said Friday
an investigation of Atlanta's recent primary election produced no
evidence that any irregularities took place.")
El motor de búsqueda identifica palabras y frases como las
siguientes:
Palabras
Fulton, county, grand, jury, Friday, investigation, Atlanta, recent,
primary, election, produce, evidence, irregularities
Frases
Fulton county grand jury, primary election, grand jury, Atlanta's recent
primary election
Las palabras y frases de la cadena FREETEXT (y sus variaciones)
son combinadas internamente en una consulta, ponderada para una
mejor clasificación, tras lo cual se realiza la búsqueda.
Utilizar múltiples condiciones
Puede utilizar condiciones adicionales para una búsqueda más
precisa. Pulse el botón Add Condition y automáticamente se
mostrará una nueva condición.
24 • Buscar correo
Imagen 22 – Utilizando múltiples condiciones en la búsqueda
En este ejemplo, se condujo una búsqueda con la siguiente condición:
Subject CONTAINS test
AND NOT
Sender IS EXACTLY [email protected]
AND
Data/Time GREATER THAN 27/09/2004
Como puede ver en la imagen anterior, se encontró un correo que
cumplía todos los criterios de búsqueda. Esta característica es muy
útil si quiere llevar a cabo una búsqueda precisa de un correo
concreto, o un conjunto de correos.
Clasificar los resultados de la búsqueda
Los resultados se muestran en la misma página y se pueden clasificar
por columnas. Haga clic en la columna Headings para clasificar por
Asunto, Remitente, Destinatario, Fecha/Hora o Tamaño.
Imagen 23 – Buscando correo utilizando la consulta CONTAINS
Ver mensajes de correo
Para ver un correo, haga clic en el asunto en la tabla de resultados.
Esto abrirá el mensaje de correo en la misma ventana.
Imagen 24 – Mostrando un mensaje de correo
Puede ver las cabeceras de Internet haciendo clic sobre el enlace
“Click here to view Internet Headers”, situado entre las cabeceras del
mensajes y el cuerpo.
Identificar Destinatarios con Copia Oculta (BCC)
Si ha habilitado Envelope Journaling (ver Habilitar Envelope
Journaling en el capítulo Instalar GFI MailArchiver), también se
mostrarán las cabeceras de Internet.
Imagen 25 – Identificar Destinatarios con Copia Oculta (BCC)
El campo SMTP To de las Cabeceras del Mensaje incluirá todos los
destinatarios de ese correo. Comparar estos destinatarios con los de
la cabecera MIME le permitirá identificar que direcciones de correo
estaban en el campo Copia Oculta (BCC) del mensaje original. Por
ejemplo en la imagen anterior, en el campo To de las cabeceras
SMTP,
aparecen
[email protected]
y
[email protected], mientras que en el campo MIME To sólo
aparece
[email protected].
Esto
significa
que
[email protected] estaban en el campo Copia Oculta (BCC).
Ver el hilo de una conversación
Inspeccionar un hilo de conversación le permitirá ver todos los
mensajes de una ‘conversación’ concreta. Puede hacer clic sobre
cualquiera de los correos para verlos individualmente, según se
explica en la sección “ver mensajes de correo”.
Imagen 26 – Ver un hilo de conversación
Para inspeccionar toda la conversación, pulse el enlace que se
encuentra cerca de la flecha roja, sobre el cuerpo del mensaje. Esto
le mostrará una lista de los correos incluidos en una conversación
entre dos o más usuarios. El cuerpo del correo se mostrará en mitad
de una ventana maximizada.
Introducción
GFI MailArchiver le da la opción de navegar por todo el correo de una
vez o por el de una dirección de correo concreta. Esto es útil si quiere
buscar correo perteneciente a un usuario particular. Sólo se puede
hacer su ha iniciado sesión con una cuenta de usuario que sea
miembro del grupo de acceso al archivo, configurado en la ventana
General de la etiqueta de configuración.
Este capítulo explicará cómo puede navegar entre los mensajes.
Para navegar entre el correo, vaya a la etiqueta Welcome y
seleccione un nombre de usuario de la lista desplegable. La página se
refrescará automáticamente y mostrará una lista de correos del
usuario. Refrescar la pantalla manualmente hará aparecer nuevos
correos que hayan sido archivados en los últimos minutos. Para
hacerlo, haga clic en el enlace Refresh localizado bajo el enlace
“Login as a different user”.
Imagen 27 – Navegando por todo el correo
La imagen anterior muestra todo el correo de todas las cuentas de
usuario. Pulse la flecha roja o haga clic en el tópico de la
conversación para expandir y ver todos los correos de esa
conversación.
Navegar por el correo • 29
Nota: Sólo se puede expandir una conversación en cualquier
momento.
Imagen 28 – Navegando por el correo de un usuario específico
Cuando cambie a la cuenta de correo de un usuario particular se
mostrará sólo el correo de ese usuario. La imagen anterior muestra
todo el correo de [email protected].
30 • Navegar por el correo
Importar Correo Antiguo
Introducción
Si necesita importar el correo recibido antes de que GFI MailArchiver
fuera instalado en su red, el Asistente de Extracción de Correo le
permitirá hacerlo con facilidad.
Esta sección explicará paso a paso cómo hacer uso del Asistente de
Extracción de Correo, para importar correo antiguo en la base de
datos de GFI MailArchiver.
Asistente de Extracción de Correo
El ejecutable del Asistente de Extracción de Correo (eewiz.exe) está
situado en la subcarpeta “eewiz” bajo la carpeta raíz de GFI
MailArchiver.
Nota: El Asistente de Extracción de Correo puede ser ejecutado
sobre otros equipos diferentes de donde está instalado GFI
MailArchiver. Para hacer esto necesitará copiar manualmente la
subcarpeta "eewiz", encontrada bajo la carpeta raíz de GFI
MailArchiver, al equipo en el que quiere ejecutarlo. A continuación
puede iniciar el ejecutable eewiz.exe y utilizarlo como muestra en el
resto de este capítulo.
Troubleshooting • 31
Imagen 29 – Página de introducción del Asistente de Extracción de Correo.
Después de pulsar Next, se muestra la página de selección de origen.
El Asistente de Extracción de Correo puede extraer correo de las
siguientes fuentes:
•
Buzón Microsoft Exchange
•
Carpetas públicas de Microsoft Exchange
•
Archivos de carpetas personales (.pst) de Microsoft Outlook
Fuente Buzón Microsoft Exchange
Para extraer correo de un buzón Microsoft Exchange, seleccione
Microsoft Exchange Server, como muestra la siguiente imagen.
Imagen 30 – Fuente buzón Microsoft Exchange
La opción Microsoft Exchange Server estará disponible en uno de los
siguientes escenarios:
32 • Troubleshooting
•
Está utilizando la herramienta en el mismo equipo Microsoft
Exchange
Server.
•
Está utilizando la herramienta en un equipo que no tiene
Microsoft Exchange Server instalado, pero está disponible
OLE DB Internet Publishing Provider (IPP), de forma que
puede conectar remotamente a servidores Microsoft Exchange.
Nota: El OLE DB Internet Publishing Provider es un proveedor
Microsoft utilizado para acceder a documentos almacenados
en servidores HTTP, mediante el uso del protocolo Web
Distributed
Authoring
and
Versioning
(WebDAV).
Este proveedor lo utiliza el Asistente de Extracción de Correo
para acceder a servidores Microsoft Exchange remotos.
El OLE DB Internet Publishing Provider se instala por defecto
sólo en todas las versiones de Windows 2000.
Para más información sobre cómo instalar este proveedor en
un equipo Windows 2003, visite el siguiente artículo de la base
de
conocimientos
de
GFI:
http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002089
•
Está utilizando la herramienta en un equipo Microsoft
Exchange Server, y el proveedor OLE DB Internet Publishing
Provider
también
está
disponible.
En este caso, puede conectar al servidor Exchange local o a
un servidor Exchange remoto haciendo clic sobre la casilla
"Connect to Remote Server".
La imagen mostrada anteriormente puede ser ligeramente diferente,
dependiendo de qué opciones estén disponibles.
Por ejemplo, si la herramienta fue ejecutada en el mismo equipo
Microsoft Exchange Server, y no está disponible OLE DB Internet
Publishing Provider, como es habitual en un equipo Windows 2003, la
página de selección de origen se mostraría como la siguiente imagen.
Imagen 31 – Características deshabilitadas para reflejar el contexto
Para conectar a un buzón en el servidor Exchange, rellene los
campos disponibles, como el nombre del servidor Exchange, el buzón,
el nombre de usuario y la contraseña, y haga clic en Next.
Nota: Cuando indique el nombre de usuario y la contraseña de un
buzón, asegúrese de introducir el nombre de usuario y la contraseña
de una cuenta de administrador o los de la cuenta de usuario que es
propietaria del buzón.
Nota: Cuando se conecta a un buzón en el mismo equipo en el que
está la herramienta, los campos nombre de usuario y contraseña
estarán deshabilitados como se muestra en la imagen anterior. En
este caso, para autentificar se utilizarán las credenciales del usuario
que ha iniciado sesión.
Carpetas Públicas de Microsoft Exchange
La opción Microsoft Exchange Server le permite extraer correo de
carpetas públicas, marcando la casilla “Connect Public Folders” y
rellenando los datos en los campos habilitados.
Si el asistente está funcionando sobre el equipo Microsoft Exchange,
sólo necesitará indicar el nombre del servidor Exchange para
conectar a las carpetas públicas, ya que los campos buzón, nombre
de usuario y contraseña estarán deshabilitados, como se muestra a
continuación.
Imagen 32 – Conectar a carpetas públicas
Si quiere conectar a las carpetas públicas de un servidor remoto
Microsoft Exchange, necesitará indicar el nombre del servidor,
nombre de usuario y contraseña, como se muestra en la siguiente
imagen.
Imagen 33 – Conectar a carpetas públicas remotas
Nota: Para extraer correo de carpetas públicas, el usuario suele
conectar a las carpetas públicas si tiene los privilegios de la función
"propietario" en las carpetas de las que quiere extraer correo. Puede
revisar o cambiar los permisos de acceso de una carpeta utilizando el
Administrador del Sistema Exchange.
Nota: Cuando conecte al servidor Microsoft Exchange tiene la opción
de conectar mediante SSL. Para hacerlo marque la casilla “SSL
Connection”.
Nota: Si necesita conectar con un puerto no por defecto, por ejemplo
el puerto 470 cuando se conecta mediante SSL, puede hacerlo
agregando “:470” en el campo del nombre del servidor Microsoft
Exchange como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 34 – Conectando a un puerto que no es el puerto por defecto
Outlook
Para extraer correo de archivos de carpetas personales de Microsoft
Outlook (.pst), seleccione Microsoft Outlook PST, como muestra la
siguiente imagen.
Imagen 35 – Origen archivos de carpetas personales de Microsoft Outlook (.pst)
La Opción Archivos PST de Microsoft Outlook estará disponible sólo
si Microsoft Outlook está instalado en el equipo en el que se esté
utilizando la herramienta.
Nota: Cuando extraiga correo de un archivo de carpetas personales
de Microsoft Outlook (.pst), asegúrese de seleccionar archivos PST
que no formen parte del perfil predeterminado de Outlook en el equipo
en el que utilice la herramienta.
Nota: El correo extraído de un archivo PST es eliminado del
archivo PST. Por esta razón es importante que haga una copia de
seguridad del archivo PST antes de utilizarlo con el Asistente de
Extracción de Correo.
Para agregar un archivo PST haga clic sobre el botón "Add PST file”.
Se mostrará un diálogo estándar de Windows para la selección de
archivo, permitiéndole localizar el archivo PST del que quiere extraer
el correo, como se muestra en la imagen siguiente.
Imagen 36 – Selección del archivo PST de Microsoft Outlook
Seleccione el archivo PST de su elección y haga clic sobre el botón
Open. Se muestra el archivo PST seleccionado en la lista como en la
imagen siguiente.
Imagen 37 – Archivo PST de Microsoft Outlook seleccionado
Puede incluir más de un archivo PST en la lista, de forma que pueda
extraer correo de varios archivos de carpetas personales de una sola
vez. Para eliminar un archivo PST de la lista, selecciónelo y haga clic
sobre el botón “Remove PST File”.
Una vez seleccione todos los archivos PST de los que quiere extraer
correo, haga clic sobre el botón Next para seleccionar las carpetas de
las que extraer correo.
Seleccionar las carpetas de las que extraer correo
La página de selección de carpetas puede tomarse un par de minutos
para enumerar las carpetas que forman parte del origen seleccionado.
Cuando se complete el proceso de enumeración, las carpetas serán
mostradas en un árbol como se muestra en la siguiente imagen. El
número mostrado a la derecha del nombre de la carpeta es el número
de elementos de correo que contiene la carpeta. Las carpetas que no
contienen ningún elemento serán deshabilitadas y no podrán ser
seleccionadas.
Nota: Si el origen seleccionado son carpetas públicas de Microsoft
Exchange, es posible que algunas carpetas muestren "Not Owner" a
la derecha del nombre de la carpeta. Estas carpetas estarán
deshabilitadas y no podrán ser seleccionadas. La etiqueta “Not
Owner” significa que las credenciales que especificó no tienen los
privilegios de la función Propietario en esa carpeta. Para más detalles
refiérase a la sección Carpetas Públicas de Microsoft Exchange.
Imagen 38 – Seleccionar las carpetas para procesar
Seleccione las carpetas de las que quiere extraer correo marcando la
casilla junto al nombre de la carpeta de su elección.
Haga clic sobre el botón Next para continuar a la siguiente página.
Indicar un tiempo de corte
La página del tiempo de corte le permite especificar la fecha y hora en
que se instaló GFI MailArchiver.
Esto instruirá al Asistente de Extracción de Correo para saltar todos
los correos recibidos por el servidor de correo después de la fecha y
hora indicados aquí.
Imagen 39 – Opción de tiempo de corte
El Asistente de Extracción de Correo extraerá entonces sólo el correo
recibir por el servidor de correo antes del momento del corte. De esta
forma el Asistente de Extracción de Correo no extraerá correo que ya
haya sido incluido en la base de datos de GFI MailArchiver.
Haga clic en Next para continuar a la página de selección de
propietario.
Seleccionar el propietario del correo
En esta página necesita especificar quién es el propietario del correo
que va a extraer. La dirección de correo que especifique en el campo
Owner es importante ya que cuando importe el correo extraído, GFI
MailArchiver la utilizará para determinar el propietario.
De esta forma si indica [email protected] en el campo
“Owner”,
todo
el
correo
extraído
se
mostrará
bajo
[email protected] en el interfaz de usuario de GFI
MailArchiver después de ser importado.
Nota: Cuando extraiga correo de carpetas públicas de Microsoft
Exchange, el propietario de cada correo será determinado utilizando
el siguiente método. Si el remitente del correo forma parte del
catálogo global del Directorio Activo, será utilizado como propietario.
Si no, se utilizará el propietario que especifique en “Owner”.
Nota: Cuando GFI MailArchiver importa correo extraído de carpetas
públicas de Microsoft Exchange, el correo visible para el usuario será
sólo el enviado por el usuario. Por ejemplo, [email protected]
sólo verá el correo enviado a la carpeta pública por
[email protected].
Imagen 40 – Página de selección de Propietario
Puede introducir una dirección de correo directamente en el campo
Owner o utilizar el diálogo de Selección de Usuario del Directorio
Activo haciendo clic sobre el botón Owner.
Imagen 41 – Diálogo de Selección de Usuario del Directorio Activo
Haga clic en Next para continuar a la página de selección de destino.
Seleccionar un destino para el correo extraído
Una vez seleccionado el propietario del correo a extraer necesitamos
especificar dónde guardar el correo extraído. El correo extraído se
guardará en archivos de texto utilizando el formato RFC822.
Imagen 42 – Página de selección de Destino
Para seleccionar el destino del correo extraído, haga clic sobre el
botón “…” a la derecha del campo “Destination”. Se mostrará un
diálogo "Browse For Folder" como muestra la siguiente imagen.
Imagen 43 – Diálogo Browse for folder
Para que el correo extraído sea procesado e incluido en la base de
datos de GFI MailArchiver, necesitan ser situados en la subcarpeta
"ImportPickup" bajo la carpeta raíz de GFI MailArchiver.
Para conseguir esto puede seleccionar la carpeta “ImportPickup”
como destino directamente en el Asistente de Extracción de Correo, o
seleccionar un destino diferente y copiar los archivos a esta ubicación.
Nota: Si está utilizando el Asistente de Extracción de Correo en un
equipo distinto al equipo GFI MailArchiver, y quiere extraer correo
para ser salvado directamente en la carpeta "ImportPickup",
necesitará compartir la carpeta "ImportPickup" y conceder permisos
de escritura. A continuación seleccione la carpeta compartida
utilizando el diálogo "Browse For Folder".
Nota: En el momento en que el correo sea extraído y guardado en la
carpeta "ImportPickup”, GFI MailArchiver comenzará a procesarlos.
Una vez el correo sea procesado e incluido en la base de datos de
GFI MailArchiver, será eliminado de esta carpeta.
Una vez seleccionado el destino, haga clic en Next para continuar.
Proceso de extracción de correo
La página de aviso de proceso que sigue a la de selección de destino
tiene la intención de proporcionarle una oportunidad para revisar o
cambiar cualquier opción antes de que comience la extracción de
correo.
Imagen 44 – Página de aviso de proceso
Cuando esté seguro de que las selecciones que ha hecho son
correctas, pulse el botón Next. Se iniciará el proceso de extracción de
correo.
El proceso de extracción de correo puede tomar varios minutos para
completarse, dependiendo por ejemplo del origen que haya
seleccionado, o de cuánto correo esté extrayendo.
Por ejemplo extraer correo de un servidor Microsoft Exchange remoto
será más lento que extraer correo de uno local o de un almacén de
correo de Microsoft Outlook.
La siguiente imagen muestra la página de progreso del proceso. Esta
página le mostrará qué carpeta y correo está siendo procesada en
ese momento, el progreso total y el nivel de progreso de la carpeta.
Imagen 45 – Página de progreso del proceso
Cuando se complete el proceso de extracción de correo, se mostrará
la página final como en la siguiente imagen. Esta página muestra el
número total de correos seleccionados para la extracción, el número
de correos correctamente extraídos, el total de correos excluidos y el
número total de correos fallidos.
Imagen 46 – Página final del Asistente de Extracción de Correo.
Para cerrar el Asistente de Extracción de Correo haga clic sobre el
botón Finish.
Correos Saltados
Los correos se saltan por una de las siguientes razones:
•
El origen del correo es un buzón o carpeta pública de
Microsoft Exchange, y el correo en proceso ya ha sido
extraído y marcado como procesado en otra sesión por el
Asistente
de
Extracción
de
Correo.
•
Se ha indicado una fecha y hora de corte y el correo en
progreso fue recibido después de la fecha y hora indicadas.
Nota: El correo extraído de un buzón o carpeta pública de Microsoft
Exchange se marca como procesado escribiendo un identificador
único global, "255DAA0D-B0AF-4640-AEBB-4039B07E5F3B”, en un
atributo extendido no utilizado. Los atributos extendidos comprobados
son http://schemas.microsoft.com/exchange/extensionattribute1 a
http://schemas.microsoft.com/exchange/extensionattribute10. Sólo se
utilizará un atributo extendido para marcar el correo como procesado.
Se puede encontrar más información sobre los atributos extendidos
aquí:
http://msdn.microsoft.com/library/enus/e2k3/e2k3/_cdo_schema_exchange_extensionattribute1.asp
Correos Fallidos
Los correos fallidos son los que por alguna razón no pudieron ser
extraídos de la fuente de correo especificada.
Cuando falle al extraer correo, se mostrará un botón en la página final,
como se muestra en la siguiente imagen.
Imagen 47 – Botón para ver el registro de correos fallidos
Cuando haga clic sobre el botón "View Failed Mails Log File”, se
abrirá un archivo de texto conteniendo datos sobre los correos fallidos
en su editor de texto predeterminado.
Recortar la base de datos de GFI
MailArchiver
Introducción
Cuando utilice Microsoft SQL Server como base de datos de respaldo
para GFI MailArchiver, el tamaño del archivo de base de datos
continuará creciendo según más correo sea archivado. El ratio al que
crece la base de datos de GFI MailArchiver depende de los siguientes
factores:
•
Cantidad de correo procesado por Exchange Server.
•
Tipo de correo archivado. Si contienen gran cantidad de
adjuntos y su tamaño.
•
Si seleccionó archivar el correo entrante, saliente e interno y
sus adjuntos.
•
Si los adjuntos están siendo comprimidos antes de ser
archivados.
Como la base de datos continuará creciendo, es importante que la
base de datos de respaldo sea recortada. Recortar periódicamente la
base de datos para limitar el tamaño, y por lo tanto el número de
registros almacenados, mantendrá el rendimiento de la base de datos
funcionando en un rango óptimo. Además podría querer recortar la
base de datos de forma que asegure que no se exceda la capacidad
del disco.
La herramienta GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim) es
una aplicación que le permite recortar la base de datos. Esta sección
mostrará cómo utilizar la herramienta MARCDBTrim.
GFI MailArchiver Database Trim (MARCDBTrim)
El ejecutable (marcdbrim.exe) de la herramienta GFI MailArchiver
Database Trim (MARCDBTrim) está ubicada en la subcarpeta
"marcdbtrim" bajo la carpeta raíz de GFI MailArchiver.
La herramienta MARCDBTrim es muy sencilla de utilizar. Puede ser
utilizada en modo interfaz de usuario usando un interfaz gráfico (GUI)
como se muestra en la siguiente imagen o mediante la línea de
comandos. Esta última opción es muy útil si quiere recortar la base de
datos periódicamente mediante una tarea programada.
La herramienta le permite filtrar datos especificando una fecha, o
especificando un tamaño deseado de base de datos. Los datos
filtrados puede moverse a una copia de la base de datos de su
elección, o permanentemente eliminados de la base de datos de GFI
MailArchiver.
Nota: La herramienta MARCDBTrim intentará autentificar con el
servidor SQL seleccionado, utilizando las credenciales de la cuente
que ejecute la herramienta. Cuando utilice la herramienta en modo
GUI, ésta será la cuenta que haya iniciado sesión en Windows. Si la
herramienta funciona como tarea programada, la cuenta será la
especificada cuando cree la tarea programada. Por esta razón, la
cuenta que ejecute la herramienta MARCDBTrim debe estar
agregada en Microsoft SQL Server como Usuario Windows, y darla
permisos "dbo".
Imagen 48 – Herramienta de Recorte de Base de Datos de GFI MailArchiver
GFI MailArchiver Database Trim – Modo GUI
Esta sección le mostrará cómo activar la base de datos utilizando la
herramienta de activación de base de datos de GFI MailArchiver, en
modo interfaz gráfico de usuario (GUI).
Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver
Como primer paso necesitará seleccionar el servidor Microsoft SQL y
la base de datos que quiere activar. Hágalo seleccionando la etiqueta
“MS SQL Server properties”, como se muestra en la imagen anterior.
Para seleccionar el servidor MS SQL puede seleccionar uno de las
lista desplegable proporcionada o introducir manualmente el nombre
o la dirección IP del servidor SQL.
A continuación necesita seleccionar la base de datos de la lista
“Active database name”, como se muestra a continuación.
Nota: La “Base de Datos Activa" es la base de datos Microsoft SQL
Server que está siendo utilizada en este momento por GFI
MailArchiver para archivar en ella los datos.
Imagen 49 – Seleccionar el nombre de la base de datos activa
Indicando el criterio del filtro
El siguiente paso es indicar el criterio de filtrado, de manera que la
herramienta pueda determinar qué registros activar.
Para indicar el criterio de filtrado, seleccione la etiqueta “Filter Criteria”
Imagen 50 – Selección del criterio del filtro
Puede filtrar los datos seleccionando una fecha o indicando un
tamaño de base de datos deseado.
Filtrado por fecha
Para filtrar los datos por fecha, seleccione “Filter out emails based on
date”, y seleccione la fecha deseada del calendario desplegable,
como muestra la siguiente imagen.
La fecha especificada determinará qué correos se filtrarán y qué
quedará en la base de datos. El correo recibido antes de la fecha
indicada será almacenado o eliminado dependiendo de la acción
seleccionada. El correo desde la fecha indicada en adelante,
permanecerá en la base de datos.
Imagen 51 – Indicando la fecha de filtrado
Filtrado de datos hasta que se alcance el tamaño de base
de datos deseada
Para reducir el tamaño de la base de datos de GFI MailArchiver al
tamaño deseado, seleccione "Filter out emails based on active GFI
MailArchiver database size”.
Nota: La herramienta reducirá el tamaño de la base de datos de
GFI MailArchiver acercándose lo más posible al tamaño que
especifique, pero como filtra correos completos, nunca se
llegará al tamaño exacto. Por ejemplo, usted especificó 512MB, y
el tamaño de la base de datos ha resultado ser 530MB. Si el
siguiente correo completo en ser procesado ocupa un total de
40MB, la herramienta no filtrará ese correo y completará el
proceso. Por lo tanto el tamaño final de la base de datos es de
530MB.
A continuación necesitará especificar el tamaño deseado. El tamaño
de base de datos más reducido que puede especificar es 512MB.
Imagen 52 – Indicando el tamaño de base de datos deseado
Cuando seleccione este criterio de filtrado, los datos antiguos serán
eliminados de la base de datos, hasta que su tamaño sea reducido al
especificado en la herramienta.
Indicar la acción del filtro
Como paso final necesitará especificar qué acción será tomada sobre
los datos filtrados. Para hacerlo seleccione la etiqueta “Filter Action”
Imagen 53 – Indicando la acción del filtro
La herramienta proporciona dos opciones:
•
Mover los datos filtrados a una base de datos de backup en el
mismo servidor Microsoft SQL.
Nota: Esta herramienta creará las tablas necesarias en la base de
datos de backup que seleccione.
•
Eliminar los datos filtrados.
Nota: Utilice la opción de eliminación de los datos filtrados con
precaución, ya que el correo será eliminado permanentemente, y por
lo tanto completamente irrecuperable.
Iniciar el proceso sobre la base de datos
Una vez haya indicado todas las opciones, sólo necesita hacer clic
sobre el botón "Run" para iniciar el proceso. La herramienta GFI
MailArchiver Database Trimming comenzará a procesar.
La herramienta le mantendrá informado de qué operación está siendo
realizada en cada momento y el progreso total en la barra de estado,
Imagen 54 – Filtrado de la base de datos, en proceso
El proceso puede llevar varios minutos o incluso horas para
finalizarse. Tan pronto como la herramienta finalice, mostrará un
diálogo similar a la imagen siguiente.
Imagen 55 – Proceso de filtrado de base de datos completado
GFI MailArchiver Database Trim – modo CLI
La herramienta GFI MailArchiver Database Trim también se puede
utilizar mediante la línea de comandos. Esto es especialmente útil si
quiere iniciar el proceso periódicamente mediante una tarea
programada.
Argumentos de Línea de Comandos de GFI MailArchiver
Database Trim
MARCDBTrim [servidor origen
{destino[/create]|/delete}
{fecha|/y:nn|/m:nn|/w:nn|/d:nn|/s:nn{M|G}}]
Criterio del filtro
Acción del filtro
Origen
Grupo
Argumento
Descripción
servidor
Nombre o dirección IP del servidor MS
SQL que aloja las base de datos de
origen y destino
origen
Base de datos activa de GFI MailArchiver
de donde los correos serán movidos o
eliminados
destino
Base de datos de backup de GFI
MailArchiver a la que se moverán los
correos filtrados.
/create
Crear las tablas de GFI MailArchiver en la
base de datos de destino si no existen.
Observe que la base de datos debe
existir.
/delete
Eliminar el correo de la base de datos
activa de GFI MailArchiver en lugar de
moverlo a una base de datos de backup.
fecha
Fecha en formato aaaa-mm-dd. La
herramienta filtrará el correo desde esta
fecha hacía atrás,
/y:nn
Dejar los últimos nn años en GFI
MailArchiver.
/m:nn
Dejar los últimos nn meses en GFI
MailArchiver.
/w:nn
Dejar las últimas nn semanas en GFI
MailArchiver.
/d:nn
Dejar los últimos nn días en GFI
MailArchiver.
/s:nn{M|G}
Indica el tamaño de base de datos
necesario para la base de datos activa de
GFI MailArchiver. nn es el tamaño en
Megabytes o Gigabytes. El tamaño
mínimo son 512 Megabytes.
Seleccionar la base de datos de GFI MailArchiver
Para especificar la base de datos activa de GFI MailArchiver usted
necesita para reemplazar los argumentos “servidor" y "origen" con los
datos pertinentes.
Por ejemplo, para reducir la base de datos "jdb" en el equipo SQL
Server con IP 172.16.130.180 escribiría lo siguiente en la línea de
comandos.
marcdbtrim 172.16.130.180 jdb
Indicar la acción del filtro
Lo siguiente que necesita es especificar la acción del filtro. Hay
disponibles dos opciones, mover los datos filtrados a una base de
datos de backup utilizando la opción “destino /create” o eliminar los
datos filtrados utilizando la opción “/delete”.
Las opciones “destino /create” y “/delete” son mutuamente
excluyentes. En otras palabras, sólo puede indicar una de estas
opciones.
Por ejemplo, para hacer copia de seguridad de los datos filtrados en
la base de datos “BackupDB” y crear las necesarias tablas de GFI
MailArchiver escribiría lo siguiente en la línea de comandos:
marcdbtrim 172.16.130.180 jdb BackupDB /create
Indicando el criterio del filtro
Finalmente necesita especificar qué criterio de filtrado quiere utilizar.
Las opciones “fecha”, “/y:nn”, “/m:nn”, “/w:nn”, “/d:nn”, y “/s:nn{M|G}
son mutuamente excluyentes. La tabla anterior explica en detalle qué
consiguen estas opciones.
Por ejemplo, para indicar un filtro con fecha 18 de Marzo de 2005,
escribiría lo siguiente:
marcdbtrim 172.16.130.180 jdb BackupDB /create 2005-03-16
Valores devueltos por GFI MailArchiver Database Trim
Cuando el proceso de reducción finalice, la herramienta devolverá
uno de los códigos mostrados en la siguiente tabla.
Valor Devuelto
Descripción
0
Correcto
1
Fallo (error general)
2
Fallo (error de tamaño de base de datos)
3
Fallo (se ha especificado una fecha del futuro)
Ejemplos
•
Mover todo el correo recibido antes del 7 de Marzo de 2005 de la
base de datos actual de GFI MailArchiver MarcDB a la base de
datos ArchiveDB sobre el equipo SQL Server con dirección IP
172.16.130.180.
marcdbtrim 172.16.130.180 MarcDB ArchiveDB 2005-03-07
•
Eliminar todo el correo de la base de datos MarcDB sobre el
equipo SQL Server con IP 172.16.130.180 que tenga más de 5
años
de
antigüedad.
marcdbtrim
•
MarcDB
/delete
/y:5
Eliminar todo el correo de la base de datos MarcDB sobre el
equipo SQL Server con IP 172.16.130.180 que tenga más de 3
meses
de
antigüedad.
marcdbtrim
•
172.16.130.180
172.16.130.180
MarcDB
/delete
/m:3
Mover todo el correo de la base de datos Marc a la base de datos
Backup, sobre el equipo SQLSrvr, hasta que la base de datos
actual
de
GFI
MailArchiver
alcance
1Gigabyte.
marcdbtrim SQLSrvr Marc Backup /s:1g
Recortar la Base de Datos de GFI MailArchiver
Una vez la herramienta haya terminado de recortar la base de datos,
necesitará reducir la base de datos de GFI MailArchiver desde el
Administrador Corporativo de SQL Server, de forma que el espacio en
disco sea recuperado por el sistema operativo.
Para recortar la base de datos de GFI MailArchiver, abra el
Administrador Corporativo de SQL Server. Expanda el árbol de bases
de datos y haga clic con el botón derecho sobre la base de datos de
GFI MailArchiver sobre la que acaba de ejecutar la herramienta.
Desde el menú contextual haga clic sobre la opción “Reducir base de
datos” bajo el sub-menú “Todas las tareas” como se muestra en la
siguiente imagen.
Imagen 56 – Opción de reducción de la base de datos
El diálogo “Reducir base de datos” será mostrado como sigue.
Se muestra el espacio ocupado actualmente por esta base de datos,
junto con la cantidad de espacio en disco que es espacio libre, que
puede ser reclamada mediante la reducción.
Imagen 57 – Diálogo de reducción de la base de datos
Para reducir la base de datos simplemente haga clic sobre el botón
Aceptar y SQL Server comenzará el proceso de reducción.
Si quiere confirmar que la base de datos está consumiendo menos
espacio en disco una vez haya finalizado la operación de reducción,
recargue el diálogo “Reducir base de datos” y compruebe la entrada
“Espacio ocupado” en el grupo “Tamaño de la base de datos" tal y
Imagen 58 – Espacio ocupado por la base de datos después de la reducción
Resolución de problemas
Introducción
El capitulo de solución de problemas explica cómo se debe proceder
para resolver las consultas que tenga. Las principales fuentes de
información disponibles para los usuarios son:
El manual – la mayoría de los asuntos se solucionan leyendo el
manual.
La base de conocimiento de GFI – accesible desde el sitio web de
GFI.
El sitio de soporte de GFI.
Contactando con el departamento de soporte de GFI en
[email protected]
Contactando al departamento de soporte de GFI utilizando nuestro
servicio
de
soporte
en
tiempo
real
en
http://support.gfi.com/livesupport.asp
Contactando a nuestro departamento de soporte por teléfono.
Base de conocimientos
GFI mantiene una base de conocimientos, la cual incluye respuestas
a los problemas más comunes. Si tiene un problema, por favor
consulte primero la base de conocimientos. La base de conocimientos
siempre ha sido la más actualizada lista de preguntas de soporte y
parches.
La base de conocimientos puede encontrase en http://kbase.gfi.com
Solicitud de soporte vía e-mail
Si, después de usar la base de datos de conocimiento y el manual,
tiene cualquier problema que no puede resolver, puede contactar con
el departamento de soporte de GFI. La mejor forma de hacerlo es vía
e-mail, ya que se puede incluir información vital como un archivo
adjunto que nos permitirá solucionar los problemas que tiene más
rápidamente.
El Troubleshooter, incluido en el grupo de programas, genera
automáticamente una serie de archivos necesarios por GFI para
proporcionarle soporte técnico. Los archivos incluirán parámetros de
configuración de FAXmaker. Para generar esos archivos, inicie el
troubleshooter y siga las instrucciones de la aplicación.
Además de recoger toda la información, le realizará también una serie
de preguntas. Por favor tómese el tiempo de responder estas
preguntas con precisión. Sin la información apropiada no nos será
posible diagnosticar su problema.
Vaya entonces al directorio support, localizado debajo del directorio
principal del programa, COMPRIMA los archivos en ZIP, y envíelos
a [email protected].
¡Asegúrese primero de tener registrado su producto en nuestro sitio
web, en http://www.gfi.com/pages/regfrm.htm!
Responderemos a su pregunta en 24 horas o menos, dependiendo de
su zona horaria.
Solicitud de soporte vía conversación web
También puede solicitar soporte a través del “Soporte en directo
(webchat)”. Puede contactar al departamento de soporte de GFI
utilizando nuestro servicio de soporte en tiempo real en
http://support.gfi.com/livesupport.asp
Solicitudes de soporte telefónicas
También puede contactar con GFI por teléfono para soporte técnico.
Por favor compruebe en nuestro sitio web de soporte los números
para llamar según dónde se encuentre, y el horario.
Sitio web de soporte:
http://support.gfi.com
Foro Web
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