manual para la operación de fondos revolventes y sujetos a

Transcripción

Dirección General de Administración
Subdirección de Recursos Financieros
_Manual para la Operación de Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar
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MANUAL
PARA LA OPERACIÓN DE
FONDOS REVOLVENTES
Y SUJETOS A COMPROBAR
-
Manual
para la Operación de Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar
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PRESENTACIÓN
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Para brindar a la Fiscalía General
del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave una herramienta
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ágil y eficaz que les permita_ atender necesidades presupuestales que por su naturaleza y
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características no son programables, este documento administrativo tiene el propósito de normar
_
la operación de los “Fondos Revolventes
y Sujetos a Comprobar”, con el fin de permitir a las Áreas
_
_
Administrativas disponer de manera inmediata de recursos.
_
_
- de la Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Con fundamento en el artículo 67
Llave, artículo 30 fracción XVII de
- la Ley Número 546 Orgánica de la Fiscalía General del Estado
de Veracruz, y artículo 11 fracción XIII del Reglamento de la Ley Orgánica de la Fiscalía General del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de
la Llave emite el presente “Manual para la Operación y Control de los Fondos Revolventes y Sujetos
a Comprobar”.
Este " Manual para la Operación y Control de los Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar",
servirá de apoyo a todos los usuarios para la obtención oportuna de los recursos destinados a
resolver y subsanar sus necesidades presupuestales más apremiantes, dentro de los parámetros
que en él se señalan, así como para la comprobación oportuna de dichos recursos.
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INDICE
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Página
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Objetivo
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Disposiciones Generales
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1. Solicitud y determinación del_Fondo Revolvente
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Asignación del Fondo Revolvente
7
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Estudio, análisis y determinación
del Fondo Revolvente
7
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Distribución del Fondo Revolvente
asignado
8
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Comprobación y renovación_del Fondo Revolvente
9
_
2. Administración de recursos
Reglas específicas que regulan
9
- el gasto.
Responsabilidad y limitaciones en su manejo
10
Lineamientos para la comprobación del gasto
11
Registro y control
11
Solicitud de reposición
12
3. Sujetos a comprobar
14
4. Vigilancia
15
Vigencia
Anexos:
Anexo 1
Anexo 2
Anexo 3
Anexo 4
Orden de Pago
Recibo del Fondo Revolvente
Cuadro comparativo de cotizaciones
Recibo de gasto sin documentación comprobatoria
3
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OBJETIVO
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Normar y estandarizar el manejo
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del Fondo Revolvente y Sujetos a Comprobar en las Áreas
_
Administrativas de la Fiscalía.
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Servir de soporte para las revisiones
de: Control Interno operativo, Control Interno contable,
Marco Jurídico y Productividad- de las disponibilidades, en la Fiscalía.
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4
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MARCO JURIDICO
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Constitución Política del Estado de Veracruz.
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Ley número 546 Orgánica de la_Fiscalía General del Estado de Veracruz.
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Reglamento de la Ley Orgánica_de la Fiscalía General del Estado de Veracruz.
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_
Código Financiero para el Estado
_ de Veracruz de Ignacio de la Llave.
_
Código Fiscal de la Federación y su Reglamento.
Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento.
Ley del I.V.A. y su Reglamento.
Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes de la Fiscalía General del Estado
de Veracruz de Ignacio de la Llave.
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DISPOSICIONES GENERALES _
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Para efecto de este Manual, se entenderá
por:
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_ Áreas que tienen asignado un Fondo Revolvente o Sujeto a
Área Administrativa.- Aquellas
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Comprobar.
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Contraloría.- La Contraloría General
de la Fiscalía General del Estado de Veracruz.
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Enlace Administrativo.- Servidor Público responsable del manejo y control del Fondo Revolvente.
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asignado y autorizado.
_
_
_ asignado a un área específica y que se destina para cubrir las
Fondo revolvente.- Es el importe
necesidades y compromisos derivados
del ejercicio de sus funciones, los cuales se restituyen
mediante la comprobación respectiva.
Dicho monto es definido y autorizado por el Oficial Mayor de la
Fiscalía.
Orden de pago.- Formato utilizado para comprobar el gasto realizado, mencionando: tipo de gasto,
código presupuestal, importe y concepto.
Organismo y/o Fiscalía.- La Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Pago directo.- Formato de orden de pago en el cual se solicita el pago a un proveedor en específico,
indicando el código presupuestal, importe y concepto de la factura por pagar.
Responsables del Fondo Revolvente.- El Titular del Área y el Enlace Administrativo.
Servidor Público.- Todo el personal de la Fiscalía General del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave.
Sujeto a comprobar.- Es el importe destinado a un área específica para cubrir un compromiso
urgente, el cual deberá ser comprobado en un plazo no mayor a 60 días naturales.
Titular de Área.- Oficial Mayor, Director General, Director de Área, Subdirector, Fiscal Regional,
Fiscal Especializado y Visitador General.
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7
Manual para la Operación de Fondos Revolventes y Sujetos a Comprobar
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1. Solicitud y determinación del Fondo
Revolvente.
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• Asignación del Fondo Revolvente.
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Las Áreas Administrativas que_ integran la Fiscalía podrán contar con un Fondo para solventar
gastos menores que apoyen la_funcionalidad de sus operaciones de acuerdo a sus necesidades,
_
debiendo justificar al inicio de cada
_ ejercicio su creación ante el Oficial Mayor de la Fiscalía. De ser
aprobado, los responsables del
_ manejo, custodia y comprobación serán: El Titular del Área y el
_
Servidor Público que designen como
Enlace Administrativo.
_
_
_
El Área Administrativa que solicitó
la creación de un Fondo Revolvente, deberá enviar a la
_
Subdirección de Recursos Financieros, la orden de pago y el recibo por el monto del Fondo Revolvente
_
aprobado, ambos firmados por el
- Titular del Área que corresponda.
Los recursos del Fondo Revolvente, serán depositados en la cuenta bancaria del Área
Administrativa que corresponda, la cual tendrá firmas mancomunadas de los dos Servidores Públicos
responsables de su manejo y custodia.
•
Estudio, Análisis y Determinación del Fondo Revolvente.
La Dirección General de Administración concentrará las solicitudes
de Fondo Revolvente que le
sean enviadas por las Áreas Administrativas para su estudio y análisis, determinando su
procedencia y monto, tomando entre otras consideraciones las siguientes:
•
Características del Área.
•
Funciones del área.
•
Disponibilidad Presupuestal.
•
El Fondo Revolvente se incrementará en proporción a las necesidades reales de
los
gastos,
siempre y cuando éstas se comprueben plenamente a satisfacción de la Dirección General de
Administración.
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•
•
•
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Las partidas autorizadas para _ejercerse a través del Fondo Revolvente son las enunciadas en el
_
Clasificador por Objeto del Gasto de la Fiscalía.
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La ministración de recursos para el Fondo Revolvente del ejercicio de que se trate, se realizará en
_
la primera remesa de ese ejercicio
siempre y cuando se haya efectuado la comprobación y/o
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reintegro de los recursos asignados el año anterior.
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_
Distribución del Fondo Revolvente
Asignado.
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Corresponde a las Áreas Administrativas
de la Fiscalía, a través del servidor público designado
_
_
para el manejo del Fondo Revolvente,
verificar que la solicitud de Fondo se encuentre dentro de
las normas y políticas vigentes,- de tal manera que éstas se cumplan y a la vez facilite y permita
la equidad en la distribución presupuestal
de los recursos disponibles.
Los servidores públicos autorizados para el manejo y custodia del Fondo Revolvente del Área
Administrativa de que se trate, serán responsables de:
I.
Administrar los recursos del Fondo asignado;
II. Verificar que las erogaciones realizadas se ajusten al presupuesto.
III. Destinar los recursos del Fondo sólo a los conceptos y partidas mencionadas en el Clasificador
por Objeto del Gasto.
IV. Verificar que los recursos del Fondo se utilicen exclusivamente en aquellas compras urgentes,
respecto de las cuales no sea posible emitir una “Orden de Pago”, como trámite para Pago
Directo.
9
•
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_
_
_ Fondo Revolvente.
Comprobación y renovación del
_
_
_ del servidor público designado por el titular como responsables
Las Áreas Administrativas, a través
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del manejo y custodia del Fondo Revolvente, deberá efectuar la última comprobación del Fondo
_
Revolvente que le fue asignado
el último día hábil del mes de noviembre del ejercicio que
_
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corresponde, o cuando lo instruya
el Oficial Mayor, debiendo incluir el saldo o remanente en
_
efectivo, de tal manera que quede cancelado.
_
_
_
La renovación del Fondo Revolvente
se tramitará en el mes de enero, mediante el uso del formato
_
“Orden de Pago” Anexo 1, _con el concepto "Creación del Fondo Revolvente del ejercicio
presupuestal que corresponda",_ firmado por el Titular del Área de que se trate, comprometiendo la
partida presupuestal 39900001- “Fondo Revolvente” y anexando el Recibo correspondiente como
soporte, Anexo 2.
Para la creación del Fondo Revolvente y la reposición,
deberán ser depositados mediante
transferencia electrónica, en la cuenta bancaria aperturada específicamente para su manejo.
La Subdirección de Recursos Financieros se hará cargo de la custodia de los recibos firmados
por cada uno de los responsables de los Fondos Revolventes y verificará que al final del ejercicio
se comprueben en su totalidad.
2.
Administración de Recursos
 Reglas Específicas que regulan el gasto.
Para la operación del Fondo Revolvente, corresponderá al Oficial Mayor, designar a las personas
que lo manejarán directamente.
Los Fondos Revolventes se manejarán a través de cuenta bancaria (cheques), la cual deberá
estar a nombre de la Fiscalía, en ningún caso podrá estar a nombre de persona física alguna.
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_
_
_
Para la Administración de los Fondos
Revolventes, los responsables (Titular del Área Administrativa y
_
Enlace Administrativo) estarán _obligados a responder de su seguridad y control, cuidando que los
gastos se reduzcan al mínimo _
indispensable y que las operaciones se realicen con estricto apego a
_
las presentes normas y políticas.
_
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_
 Responsabilidad y Limitaciones en su manejo.
_
_
_
Dado que, los Fondos están destinados
a sufragar gastos urgentes e inmediatos de operación diaria
_
que deban pagarse al contado;
_ el responsable de su manejo deberá abstenerse de realizar
operaciones que desvirtúen su_ finalidad, tales como:
• Otorgar préstamos o anticipos de
- sueldos a funcionarios y empleados.
-
•
Cambiar cheques o documentos personales de cualquier índole.
•
Expedir cheques “Al portador”.
La delegación del manejo del Fondo Revolvente, no exime la responsabilidad que de éste tiene el
Titular del Área.
En caso de faltante en los recursos del Fondo Revolvente, los responsables del Fondo están
obligados a su reposición, independientemente de las acciones colaterales que se sigan por las
responsabilidades o delitos en que se haya incurrido; dicha sanción será determinada por la
Contraloría.
El responsable del Fondo Revolvente asignado verificará que los recursos de dicho Fondo se
destinen a cubrir únicamente erogaciones con cargo a las partidas mencionadas en el Clasificador
por Objeto del Gasto.
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_
 Lineamientos para la comprobación
del Gasto.
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_
Con relación a los servicios de
_ Comisiones Oficiales de los Servidores Públicos se observará lo
_
dispuesto en el “Manual de Políticas
para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes” vigente.
_
_
Las compras directas no podrán
rebasar un monto de $2,000.00 (dos mil pesos 00/100 M.N.)
_
_ que excedan de esta cantidad deberán incluir tres cotizaciones y
antes de impuestos, los gastos
_
cuadro comparativo en donde se
_ especifique que se le compró al proveedor que presentó el precio
más económico.
_
_
_
Los gastos realizados se justificarán
con comprobantes (facturas digitales impresas y en archivo
_
_
PDF y XML), debidamente requisitados
en los términos que establece el Título II de los Derechos y
Obligaciones de los Contribuyentes Capítulo Único, artículo 29-A del Código Fiscal de la
Federación.
Las facturas deberán detallar los artículos adquiridos y no se recibirán ni aprobarán aquellas con la
leyenda "artículos varios".
La vigencia de la documentación comprobatoria no podrá exceder de quince días hábiles a partir
de la fecha de su expedición.
En los casos en que la comprobación del gasto exceda el periodo estipulado, deberá justificarse
a través de oficio firmado por el Titular del Área que corresponda, dirigido a la Subdirección de
Recursos Financieros, quien lo someterá a la aprobación del Oficial Mayor de la Fiscalía.
 Registro y Control
Corresponde al responsable del manejo del Fondo Revolvente llevar un registro que garantice el
control de esos valores.
Todos los datos asentados en el registro deberán sustentarse con documentos comprobatorios
debidamente requisitados de acuerdo a las disposiciones legales y normativas aplicables vigentes.
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La comprobación del gasto, cualquiera
que sea su importe se deberá firmar y sellar por los
_
responsables del Fondo.
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La Orden de pago de los gastos realizados será elaborada y presentada para la reposición de los
_
Fondos Revolventes, con la periodicidad
que considere conveniente el responsable del mismo, sin
_
_ posteriores a la fecha del comprobante de gasto.
que exceda los quince días hábiles
_
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_
Los comprobantes deberán clasificarse
por partidas presupuestales y en forma ordenada.
_
_
_
_
 Solicitud de reposición.
La reposición del Fondo Revolvente,
será de acuerdo a las necesidades de cada área, para lo
cual deberá elaborar la orden de pago.
Para la recepción, registro y reposición del Fondo Revolvente, el servidor público autorizado será
responsable de elaborar en tiempo y forma la solicitud de reposición, mediante la presentación de la
Orden de Pago y la documentación comprobatoria.
La Orden de pago deberá contener el soporte documental dependiendo del trámite que corresponda.
A) Cuando la comprobación corresponda a comisiones oficiales realizadas por el personal de la Fiscalía,
deberán presentar:

Orden de Pago

Cédula resumen de viáticos

Oficio de comisión

Pliego de viáticos

Facturas digitales impresas (firmadas por el comisionado y sello de pagado)

Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet

Facturas en archivo electrónico PDF y XML
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_
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_
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B) Cuando la comprobación corresponda a gastos mencionados en los capítulos 2000 “Materiales y
_
Suministros” y 3000 “Servicios_ Generales” del Clasificador por Objeto del Gasto, el área que
corresponda deberá presentar: _
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_
_
 Orden de pago (Anexo 1)
_
 Facturas digitales impresas (firmadas por el Titular del área y por el Enlace administrativo) y contener
_
el sello de pagado.
_
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 Verificación de Comprobantes Fiscales
Digitales por Internet.
_
 Solicitud del Titular del Área al Enlace
Administrativo.
_
_ de dos mil pesos).
 Tres cotizaciones (cuando exceda
 Cuadro Comparativo (cuando exceda de dos mil pesos). Anexo 3
 Facturas en archivo electrónico -PDF y XML.
-
C) Cuando la comprobación corresponda a las partidas presupuestales:

21100001 Materiales y útiles de oficina

21400001 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos.

21600001 Material de limpieza

31800003 Servicio de mensajería

35500002 Conservación y mantenimiento de vehículos adscritos a servicios y operación de programas
públicos.
Además de contener la documentación mencionada en el inciso B), deberán anexar Oficio de solicitud
de autorización dirigido a la Subdirección de Recursos Materiales y la factura deberá ser firmada
también por el Titular de esa área. No procederá la comprobación cuando la factura tenga fecha
anterior a la fecha de autorización de la Subdirección de Recursos Materiales.
D) Cuando la comprobación corresponda a la partida presupuestal 35500002 “Conservación y
mantenimiento de vehículos adscritos a servicios y operación de programas públicos” deberán anexar
la orden de servicio (cuando el servicio sea en Xalapa) y la factura también deberá contener la firma
del Jefe de la Oficina de Transporte. Cuando el gasto corresponda a servicio de kilometraje del
14
3.
_
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vehículo oficial, podrá realizarse_dicho servicio en la agencia automotriz autorizada y estará exento de
_
cotizaciones y cuadro comparativo; lo anterior para conservar la garantía.
_
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_
E) Cuando el comprobante del gasto realizado no cumpla los requisitos fiscales establecidos en el artículo
_
29-A del Código Fiscal de la Federación,
deberán anexar el “Recibo de Gasto sin documentación
_
_
comprobatoria” Anexo 4.
_
_
_
F) Cuando el comprobante de gasto
corresponda al capítulo 5000 “Bienes muebles, inmuebles e
_
Intangibles” deberán anexar la salida del almacén y el resguardo correspondiente.
_
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Sujetos a Comprobar.
_
_
_
La solicitud de “Sujetos a Comprobar”, deberá elaborarse previa autorización del Oficial Mayor.
Sólo se ministrarán recursos -mediante “Sujetos a Comprobar” que correspondan a partidas de
-
operación normal. Su comprobación deberá estar debidamente justificada y ésta deberá
comprobarse en un plazo no mayor a 60 días naturales.
No se ministrarán recursos cuando se soliciten en partidas que para su ejercicio, requieran de
licitación.
Los recursos de “Sujetos a Comprobar” solicitados al 30 de noviembre y los solicitados para el
período vacacional, se sujetarán en todos los casos a los lineamientos que para el efecto emita la
Dirección General de Administración.
Cuando por algún caso especial, la comprobación de “Sujetos a Comprobar” exceda a los
recursos otorgados, el titular del área responsable, solicitará la autorización de los comprobantes
al Oficial Mayor, a efecto de que le sea pagado dicho excedente.
Los recursos de “Sujetos a Comprobar” se deberán comprobar al 100%, por lo que la
comprobación incluirá los documentos correspondientes y el reintegro del remanente, en su caso,
a la Caja General de la Subdirección de Recursos Financieros.
El plazo máximo para la comprobación de “Sujetos a Comprobar” es de sesenta días naturales;
15
4.
_
_
cuando por alguna razón haya _transcurrido el plazo establecido y no se haya comprobado, solicitará
_
una prórroga, justificando el motivo por el que no presenta la comprobación.
_
_
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_
_
_
_
Vigilancia.
_
_
_
El servidor público designado
_ para el manejo del Fondo Revolvente es responsable del
cumplimiento de las presentes _
disposiciones. De igual manera de vigilar que los sistemas de control
_
interno operativo y contable aseguren un manejo eficiente, eficaz y transparente del Fondo asignado.
_
_
_ que se cumpla con lo establecido en el presente Manual.
La Contraloría será quien verificará
_
Los Titulares de las Áreas -Administrativas a las que se haya asignado Fondo Revolvente,
también serán responsables de -su manejo.
-
VIGENCIA
Las disposiciones contenidas en el presente manual entrarán en vigor al día siguiente de su
publicación en la Gaceta Oficial.
Xalapa, Ver., a ___ de _________ de 2016.
16
INTEGRANTES DEL
ÓRGANO DE
GOBIERNO
_
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_
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_
_
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_
_
_
Lic.
_ Luis Ángel Bravo Contreras
_
Fiscal General
_
Presidente
del Órgano de Gobierno
-
Dr. Ariel A. César Robinson Manzanilla
Lic. Gerardo Mantecón Rojo
Abogado General
Oficial Mayor
Secretario Técnico del
Vocal del Órgano de Gobierno
Órgano de Gobierno
C. Andrés Beceiro López
Mtra. María del Monserrat Díaz
Presidente de la Alianza Ciudadana de
Representante del Sistema
Empresarios Veracruzanos, A.C.
Estatal para
17
Prevenir, Atender, Sancionar y
_
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_
Lic. Luis Antonio Ibañez Cornejo
_
Visitador GeneralVocal del Órgano de Gobierno
-
Erradicar
la Violencia Contra las Mujeres
C. Mariano Borbolla Román
Representante del Subcomité del
Consejo Coordinador
Empresarial
(Xalapa)
Mtro. José Virgilio Cruz Casas
Contralor General de
La Fiscalía General
Comisario del Órgano de Gobierno
18

manual para la operación de fondos revolventes y sujetos a

Transcripción

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Orden de imputación de pagos