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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
CÓDIGO: DGP-37030 NYP
FECHA: FEBRERO/2013
REVISIÓN: 0
DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
EVALUACIÓN INSTITUCIONAL DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE PLANIFICACIÓN DE LA UNIVERSIDAD
DEL ZULIA
MARACAIBO, FEBRERO 2013
CÓDIGO: DGP-37030-NYP
INSTITUCIONAL
FECHA: FEBRERO/2013
REVISIÓN: 0
PÁGINA: 2 de 12
EQUIPO DE TRABAJO
DISEÑO Y ELABORACIÓN
Prieto Coimpa
Soto Doris
PERSONAL ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO
DE ORGANIZACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Arroyo Nancy
Añez Yasmín
Morán Luis Gerardo
Fernández Ana
Pirela Rafael
Soto Doris
Uzcátegui Evelin
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Departamento de Organización y Evaluación
Institucional
Director(a) de DGPLANILUZ
Consejo Técnico - DGPLANILUZ.
Fecha: 13-03-2013
INSTITUCIONAL
FECHA: FEBRERO/2013
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REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Revisión
Fecha
Descripción
0
Febrero
2013
Emisión
Original
Elaborado
Revisado
Departamento de
Director (a) de
Organización y
DGPLANILUZ
Evaluación Institucional
Aprobado
Fecha de
aprobación
Consejo
Técnico
13-03-2013
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Institucional
Fecha: 13-03-2013
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ÍNDICE DE CONTENIDO
Página
Equipo de Trabajo………………………………………………………..
2
Registro de Modificaciones del Documento…………........................
3
Índice de Contenido………………………………………….…………..
4
5
Introducción…………………………………………………………….…
I.
Aspectos Generales del Manual
1.1. Objetivos del Manual……………………………………………
6
1.2. Alcance……………………………………………………………
6
1.3. Normas Generales………………………………………………
6
II.
Propósito del Departamento………………………………………….
7
III.
Base Legal…………………………………………………………….....
7
IV.
Estructura Organizativa………………………………………..………
9
V.
Responsabilidades……………………………………………..………
10
VI.
Normas
6.1. Normas Generales……………………………..………………..
10
6.2. Normas Específicas………………..……………………..…….
10
VII. Procedimientos
7.1. Recepción y Asignación de Solicitudes………………….……
DGP-37030-NYP-P01
7.2. Elaboración de Informes Técnicos ……………………………
DGP-37030-NYP-P02
7.3. Emisión de Respuestas a las solicitudes……………………..
DGP-37030-NYP-P03
7.4. Planificación y Dictado de Talleres………………………….…
DGP-37030-NYP-P04
7.5. Validación de diseños Organizativos………………………….
DGP-37030-NYP-P05
7.6. Solicitud de Permisos para ausentarse del sitio de trabajo…
DGP-37030-NYP-P06
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INTRODUCCIÓN
Este Manual de Normas y Procedimientos tiene como propósito fundamental establecer
los lineamientos básicos, normas y procedimientos que rigen en el Departamento de
Organización y Evaluación Institucional, adscrito a la Dirección General de Panificación
de LUZ, para orientar los cambios organizacionales requeridos en el mejoramiento de los
procesos Académicos, de Investigación, Extensión
y administrativos
que apoyan la
gestión Universitaria en las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones
Asimismo, facilitará la toma de decisiones debido a que constituye un instrumento de
unificación de criterios, para
analizar e implantar cambios organizacionales. Es
importante destacar, que este Manual está sujeto a una actividad constante de
mejoramiento continuo, lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda
permanente para alcanzar eficacia y eficiencia en su aplicación.
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I.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL.
1.1. Objetivos del Manual:

Establecer los lineamientos básicos, normas y procedimientos que rigen en el
Departamento de Organización y Evaluación Institucional, relacionados con los
procesos de cambios organizacionales en la Institución.

Facilitar al personal adscrito al Departamento de Organización y Evaluación
Institucional de la Dirección General de Planificación de LUZ, la ejecución de
los procesos y actividades en forma coherente, ordenada y sistemática.

Apoyar el proceso de Inducción del nuevo personal que ingrese a este
Departamento.
1.2. Alcance:
Aplica a la Dirección General de Planificación (DGPLANILUZ), así como
a los usuarios
que deseen consultarlo; a fin de obtener información
precisa sobre
las actividades que realiza el personal adscrito al
Departamento de Organización y Evaluación Institucional.
1.3. Normas Generales:

El Manual estará a disposición de las Facultades, Núcleos, Dependencias,
Fundaciones, comunidad universitaria y usuarios en la página web de la
Dirección General de Planificación (DGPLANILUZ).

Cualquier cambio en el marco legal vigente o en las políticas de la Universidad
que afecten la estructura del Manual generará también un cambio en su
contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas

El Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del
Consejo Técnico de la DGPLANILUZ.
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
El Manual se encuentra organizado de manera que el usuario pueda encontrar
información clara y precisa sobre los procedimientos y actividades que se
cumplen en el Departamento de Organización y Evaluación Institucional.

La guarda y custodia del presente Manual será responsabilidad del
Departamento de Organización y Evaluación Institucional adscrito a la Dirección
General de Planificación (DGPLANILUZ).

El Manual no puede ser reproducido sin la autorización de la Dirección General
de Planificación (DGPLANILUZ).
II.
PROPÓSITO DEL DEPARTAMENTO:
Encargado de la gerencia de la planificación, organización, evaluación y
mejoramiento de los procesos
académico – administrativos de las Facultades,
Núcleos, Dependencias y Fundaciones de la Institución.
III. BASE LEGAL

Reglamento Orgánico de Planificación Universitaria (ROPU) aprobado por el
CU el 09-04-1980.

Resolución Nº 336 del 26/04/1997, contempla los lineamientos generales que
orientan el proceso de reorganización de la Universidad del Zulia.

Acuerdo Nº 348 del 16/09/1998, declara el Plan de Desarrollo Estratégico de la
Universidad del Zulia, como una propuesta de acción a largo plazo que dará
unidad, coherencia y continuidad a la gestión institucional.

Resolución de sesión extraordinaria celebrada el 09/09/1999, se aprueba los
lineamientos para viabilizar la reestructuración de la Dependencias Centrales en
el Marco de la Reforma Académico-administrativo de la Universidad del Zulia.
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
Acuerdo Nº 370 del 04/11/1999, lineamientos para identificar los procesos
organizativos claves de la Universidad del Zulia.

Resolución CU – Nº 0195 – 2000 del 13/01/2000 establece instrumentar en la
Universidad del Zulia un modelo de organización matricial, soportado en
Programas y Departamentos por Facultades.

Acuerdo Nº 450 del 02/07/2003. Ratifica el Plan de Desarrollo Estratégico y
profundiza el proceso de Departamentalización de las Facultades y Núcleos de
la Universidad del Zulia.

Acuerdo
Nº
454
del
09/07/2003,
señala
los
lineamientos
de
Departamentalización de la Facultades y Núcleos de la Universidad del Zulia
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III.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DE LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
APROBADO POR EL C.U. EL 09/11/2012
C.U.04650 - 2012 DEL 15/11/12
RECTORÍA
NIVEL
CONSEJO DE
PLANIFICACIÓN
DIRECTIVO
CONSEJO
TÉCNICO
DIRECCIÓN
UNIDAD DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
INFORMATIVA
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
UNIDADES
DE
APOYO
UNIDAD DE
INFORMÁTICA Y SISTEMAS
DPTO. DE ORGANIZACIÓN Y
EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
DPTO. DE PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA Y OPERATIVA
UNIDAD DE
ESTADÍSTICA
DPTO. DE
FORMULACIÓN Y CONTROL
PRESUPUESTARIO
INSTANCIAS
BÁSICAS
PLANES Y PROCESOS
SUBSISTEMA DE PLANIFICACIÓN
DE FACULTADES, NÚCLEOS Y
DEPENDENCIAS
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IV.
RESPONSABILIDADES
1.
El Departamento de Organización y Evaluación Institucional es la instancia
responsable de atender los requerimientos de diseños organizativos, normas,
procesos, procedimientos y cualquier consulta organizativa que demanden el
Consejo Universitario, las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones de
la Universidad; con el fin de mejorar los procesos de la Institución.
2.
El Departamento de Organización y Evaluación Institucional es responsable de
realizar los análisis pertinentes en materia de Organización y procesos que
demande la institución, con el fin de mantener criterios uniformes al momento de
presentar los proyectos ante al Consejo Universitario.
3.
El Consejo Universitario es el ente responsable de aprobar los proyectos
validados por la Dirección General de Planificación de LUZ (DGPLANILUZ).
4.
El Departamento de Organización y Evaluación Institucional es el ente
responsable de consolidar y mantener un registro sobre la estructura
organizativa, procesos, normas, procedimientos y formularios vigentes en la
Institución.
VI.
NORMAS
7.1. Norma Generales:
1.
El Departamento de Organización y Evaluación Institucional debe atender los
requerimientos de diseños organizativos, normas, procesos, procedimientos y
cualquier
consulta organizativa que demandan las diferentes unidades
organizativas de la Universidad.
2.
Las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones de la Universidad del
Zulia, cuando requieran realizar un cambio organizativo deben realizarlo según
una serie de lineamientos Institucionales establecidos.
3.
El Departamento de Organización y Evaluación Institucional es el responsable de
estudiar los cambios propuestos por las Facultades, Núcleos, Dependencias y
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Fundaciones, en materia organizacional y velará por el cumplimiento de los
lineamientos, que en esta materia establece la Universidad del Zulia.
4.
El Departamento de Organización y Evaluación Institucional debe brindar
asesoría a todas las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones, en lo
que a cambios de estructuras y procesos se refiera, según los lineamientos
organizacionales establecidos en el presente Manual.
5.
Los cambios que se realicen a las Estructuras Organizativas de LUZ, deben
estar alineados con la misión, visión, objetivos y en correspondencia con los
procesos claves de la Institución: la Docencia, Investigación y Extensión.
6.
Las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones deben implantar
estructuras planas y flexibles.
7.
Las Estructuras Organizativas deben estar conformadas por los siguientes
niveles:
 Nivel Directivo: Responsable de definir y dirigir las políticas claves relativas a
los planes y proyectos de la organización
 Nivel de Apoyo: Responsable de brindar soporte a la gestión. Lo conforman
las Unidades.
 Nivel Básico: Tiene la responsabilidad de cumplir con los procesos claves o
medulares de las Facultades, Núcleos, Dependencias y Fundaciones. Los
mismos tendrán rango de Departamentos.
8.
Los cambios a la Estructura Organizativa de la Universidad del Zulia deben ser
aprobados por el Consejo Universitario.
7.2. Normas Específicas:
9.
Todas las unidades organizativas de la Universidad deben planificar sus
requerimientos
de
diseños
organizativos,
normas,
procedimientos
y
actualizaciones de la estructura organizativa. Así como tramitar sus demandas
ante la Dirección General de Planificación de LUZ.
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10. Todas las unidades organizativas que requieran optimizar la ejecución de sus
procesos podrán elaborar un papel de trabajo con los procesos, normativas,
procedimientos requeridos y presentarlo ante el Departamento de Organización y
Evaluación Institucional adscrito a la Dirección General de Planificación, quien
es el responsable de proporcionar la asesoría requerida para la elaboración del
proyecto definitivo.
11. El Departamento de Organización y Evaluación Institucional discutirá los
proyectos en materia de organización y procesos con los responsables directos
de ejecutarlos, para lograr la participación y validación para la elaboración del
proyecto definitivo.
12. El Consejo Universitario debe informar a la DGPLANILUZ y a las unidades
organizativas sobre la aprobación de los proyectos organizativos.
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