Manual de inicio rápido

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Guía rápida de uso de CuentasOK
Introducción
CuentasOK es una plataforma financiera en la nube que te permite administrar tus cuentas
por cobrar y por pagar. La plataforma se sincroniza con el SAT para descargar y validar las
facturas electrónicas emitidas y recibidas por tu empresa. Además, puedes subirlas
arrastrando y soltando una carpeta o enviarlas a un correo que el sistema te asigna. Gracias
a esto, no será necesario que captures todos los datos de tus proveedores o clientes, lo que
te ahorrará mucho tiempo.
Aunado a esto, una de las funciones más útiles de CuentasOK es ayudarte a realizar la
conciliación y dispersión de pagos y reembolsos. En lugar de tener que hacer una
transferencia electrónica (SPEI) para pagar a cada uno de tus proveedores, hacer
reembolsos o pagar las quincenas de tus colaboradores, con CuentasOK solo tienes que
seleccionar qué facturas tienes por pagar y luego generar una sola orden de pago. Así, sólo
tendrás que hacer una transferencia desde el portal de tu banco a la cuenta CLABE
asignada para tu empresa en CuentasOK y la plataforma se encargará de realizar todos los
SPEIs a tus proveedores y colaboradores. Además, el sistema generará un comprobante
electrónico de pago (CEP) para cada uno de los pagos realizados.
¿Cómo es esto posible? CuentasOK trabaja de la mano con el sistema SPEI del Banco de
México para ofrecerte la dispersión de pagos de manera automatizada, simple y segura. La
cuenta CLABE que te fue asignada por CuentasOK está a nombre de tu empresa, por lo
que todos los pagos se harán a nombre de tu empresa. Por otro lado, esta cuenta no puede
almacenar dinero, solamente sirve como un puente para poder hacer todos los pagos. Si
existiera cualquier error en el proceso, como cuando “se cae el sistema bancario”, el dinero
regresa de manera automática a tu cuenta de origen, por lo que nunca tendrás que
preocuparte porque el dinero se “pierda”.
¿Cómo CuentasOK me ahorra dinero y tiempo? Durante el periodo de prueba gratuita de 30
días, cuentas con todas las funciones de contabilidad y carga de facturas, además de 5
SPEIs incluidos (los SPEIs adicionales tienen un costo de $10 pesos). En adelante,
contamos con diferentes planes que podrás ver en el sitio de C
​ uentasOK​, los cuales
incluyen SPEIs prepagados con un costo por SPEI adicional que en promedio es más
económico que las comisiones que cobran los bancos. Si quieres saber más sobre cómo
puedes ahorrar tiempo y dinero con CuentasOK, te invitamos a utilizar nuestra calculadora
de ahorro en ​este enlace​.
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1. Crear cuenta nueva
Para crear una cuenta de usuario nueva presiona el botón de “Regístrate” en el sitio
pro.cuentasok.com
A continuación llena el formulario de registro con los datos de la empresa y de la persona
que va a utilizar CuentasOK (más adelante podrás agregar nuevos usuarios), y luego
presiona el botón de Registrar.
Sigue las instrucciones en la ventana de confirmación para crear una contraseña y
completar el proceso de registro.
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2. Menú y panel de control
Una vez que hayas iniciado sesión, del lado izquierdo
encuentras el menú principal, desde el que puedes
acceder al panel interactivo (Dashboard), a las
opciones de las facturas emitidas por tu empresa, las
facturas recibidas, herramientas como la
sincronización de facturas con el SAT, las
configuraciones de usuarios y el botón para cerrar
sesión.
A continuación se muestran algunos datos importantes que puedes encontrar en el panel
de control.
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3. Métodos de carga de facturas
Además de la carga mediante FTP y el correo asignado para tu empresa, existen otras
formas de cargar tus facturas y la de tus proveedores a CuentasOK. Una de estas formas es
sincronizar con el SAT las facturas emitidas y recibidas con el RFC de tu empresa. Además
del enlace “Sincronizar con SAT” en el dashboard, en el menú de Herramientas puedes
encontrar esta opción.
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Para comenzar la sincronización de facturas tienes que introducir tu clave CIEC del SAT
(esta es la contraseña con la que accedes al portal del SAT, si no lo tienes a la mano
pregunta a tu contador) y presionar los botones de “sincronizar ahora” en la columna de
Emitidos y Recibidos y esperar a que aparezca un mensaje confirmándote que se han
terminado de sincronizar tus facturas. Este proceso puede tomar varios minutos, por favor
sé paciente.
Nota: Este proceso automático sólo toma en cuenta las facturas del año en curso, para
sincronizar por primera vez las facturas de años anteriores (2014, 2015), presiona el botón
de “Sincronizar manualmente” y enseguida elige el periodo que deseas descargar.
Otro método genial para cargar facturas al sistema, es accediendo al menú de facturas por
cobrar o por pagar, ya sea en la opción de Emisión o Recepción, según corresponda, para
luego ​arrastrar y soltar una carpeta o archivo ZIP que contenga todas las facturas que
deseas importar​. No te preocupes por la organización, ya que cada XML cuenta con fecha,
y CuentasOK las organizará de manera automática.
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4. Cómo marcar una factura como pagada
Si tu proveedor o cliente utiliza CuentasOK y te paga a través de la herramienta, esas
facturas automáticamente aparecerán como pagadas también en tu cuenta, incluyendo un
Comprobante Electrónico de Pago (CEP).
También, si lo deseas, puedes marcar de forma manual las facturas que ya te han pagado
o que ya has pagado a través de otro método (distinto a CuentasOK). Para ello sólo tienes
que marcar la factura que deseas modificar y luego presionar el botón de “marcar pegada”
que se encuentra en la parte superior derecha.
En caso de que quieras marcar una factura como pagada y además adicionar información
sobre el pago, entonces presiona el botón marcado con un “+” que se encuentra en la
columna a la derecha de cada factura en la lista.
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Enseguida podrás seleccionar la forma de pago (efectivo, SPEI, tarjeta, ​nota de crédito​):
Aquí también puedes agregar otros detalles del pago. Incluso puedes registrar pagos
parciales y subir tu propio comprobante de pago en PDF.
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5. Pago de facturas mediante una sola orden de pago
Realizar la dispersión de todos (o los que decidas) tus pagos a proveedores desde
CuentasOK es muy fácil. Sólo tienes que seleccionar las facturas que deseas pagar y luego
presionar el botón “Generar orden de pago”.
Tras confirmar esta operación, aparecerá un formato en el que sólo tendrás que agregar
las CLABEs de cada uno de los proveedores a los que deseas pagar (esto en el caso de que
no lo hayas hecho antes, ya que se quedan guardadas para futuros pagos).
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Una vez hecho esto, presiona el botón “Generar instrucción de pago” que se encuentra en
la esquina inferior izquierda para descargar el PDF con la instrucción de pago.
Enseguida podrás descargar el PDF con las instrucciones para realizar una transferencia
electrónica a tu CLABE asignada en CuentasOK desde el portal de tu banco. Con este pago
único, CuentasOK se encargará de la dispersión de los pagos, los cuales se harán a tu
nombre y quedarán registrados automáticamente en tu cuenta, incluyendo los
comprobantes electrónicos de pago para cada proveedor. Puedes repetir este mismo
proceso para los reembolsos a tus colaboradores.
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6. Menú de configuraciones - Agrega nuevos usuarios a tu cuenta
El menú de configuraciones, además de darte acceso a
editar la información de tu perfil de usuario, también
te permite agregar otros miembros del equipo. Aquí,
puedes agregar nuevos administradores de tu cuenta o
agregar a empleados a los que deseas reembolsar
gastos facturados desde CuentasOK.
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