Departamento de Ventas

Departamento de Ventas
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INSTRUCCIONES DE TRABAJO PARA EL DEPARTAMENTO DE VENTAS
El departamento de ventas se organiza según los criterios siguientes:
a) Las tareas diarias pendientes de gestión se depositan en bandejas de sobremesa.
b) Las operaciones finalizadas se archivan en carpetas.
c) Las tareas se realizarán de manera manual (con soporte informático pero sin programa
de gestión) para facilitar el aprendizaje.
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ÍNDICE
0. Documentación Previa
............................................................... 5
0.1 Ficha cliente
1. Recepción de pedidos de clientes
................................................... 6
1.1. Creación ficha cliente
1.2. Obtención del pedido
1.3. Registro
2. Emisión albaranes a clientes CSIC y a clientes de la Red ...............
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2.1. Confección del albarán
2.2. Registro
2.3. Archivo
2.4. Envío
3. Emisión facturas a clientes CSIC y a clientes de la Red .................. 9
3.1. Confección de la factura
3.2. Registro
3.3. Archivo
3.4. Envío
4. Material necesario en el puesto de trabajo ...................................... 11
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Circuito de ventas y facturación:
Recepción de
pedidos
Confeccionar, emitir y
enviar albaranes
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Confeccionar, emitir y
enviar facturas
0. DOCUMENTACIÓN PREVIA
0.1.
FICHA CLIENTE
Crear una “ficha de cliente” para cada uno de los clientes de la empresa simulada. La
ficha deberá tener los datos comerciales de la empresa (nombre, código, dirección, país,
teléfono, descuentos que se aplican, datos fiscales, etc.). Después depositarla en la carpeta
“Documentación comercial”.
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1. RECEPCIÓN DE PEDIDOS DE CLIENTES
1.1.
OBTENCIÓN DE PEDIDOS
De la bandeja “Pedidos pendientes de servir”, clasificar los pedidos de clientes de la
Central de Simulación (delante del nombre llevan consignadas las siglas CSIC) y los
pedidos de las empresas simuladas.
1.2.
REGISTRO DE PEDIDOS
Anotar los pedidos recibidos en el documento “Registro de ventas”:
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Una vez registrados los pedidos depositarlos en “la bandeja almacén” del puesto de
trabajo de “Control de almacén” para saber si hay existencias en el almacén y se puede
servir el pedido.
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2. EMISIÓN DE ALBARANES A CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA RED
Coger de bandeja “Pedidos pendientes de servir” los pedidos que desde “Control de
almacén” se han depositado.
2.1. CONFECCIÓN DEL ALBARÁN
Localizar en la bandeja de “Pedidos pendientes de servir” el pedido del cliente y elaborar el
albarán desde el formato del documento en Excel (o cualquier hoja de cálculo).
2.2. REGISTRO DEL ALBARÁN
Anotar el albarán en el “Registro de ventas”
2.3. ARCHIVO DEL ALBARÁN
Depositar el albarán en la bandeja “Albaranes pendientes de facturar”
2.4. ENVÍO DEL ALBARÁN
Depositar los albaranes en la bandeja “Albaranes pendientes de facturar” para enviar
conjuntamente con la factura al cliente (una vez esta haya estado confeccionada y
registrada).
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3. EMISIÓN DE FACTURAS A CLIENTES CSIC Y A CLIENTES DE LA RED
En realidad se factura cuando se tiene la certeza de que nuestra mercancía ha sido
entregada y es conforme. En nuestro caso, para no alargar el proceso, se factura y se
envían el albarán y la factura conjuntamente al cliente.
3.1. CONFECCIÓN DE LA FACTURA
Para facturar correctamente seguiremos los siguientes pasos:

Localizar “la ficha del cliente” de la cual tomaremos los datos fiscales para
consignar en la cabecera de la factura y emitirla.

Coger el albarán de la bandeja “Albaranes pendientes de facturar” para indicar el
detalle de la factura (código artículos, cantidad).

Consultar el listado de precios para fijar el importe y liquidar la factura.

Consultar en la ficha del cliente los posibles descuentos o precios preferentes.

Aplicar I.V.A.

Consultar en la ficha del cliente la forma de pago e indicarla en la factura.
Acceder al modelo de factura teniendo en cuenta los datos anteriores para calcular y
elaborar la factura.
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3.2. REGISTRO
Anotar la factura en el “Registro de facturas emitidas”.
3.3. ARCHIVO
Sellar la factura indicando fecha y las iniciales del aprendiz y archivarla con el resto de
documentos (pedido cliente y albarán) en la carpeta “Facturas emitidas”. A continuación,
hacer llegar una copia de la factura al Departamento de Tesorería, depositándola en la
bandeja “Cobro clientes”. Este archivo será el registro oficial de las facturas realizadas por
la empresa y el orden corresponderá al número de factura de menor a mayor.
Para finalizar, anotar los datos (fecha, importe, vencimiento, núm.) de la factura en el
“Registro de Ventas” para que quede constancia de que hemos confeccionado las
facturas.
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3.4. ENVÍO
Introducir el albarán y la factura en un sobre abierto con los datos de contacto del cliente y
depositarlo en la bandeja de salida de la correspondencia de recepción.
Si se desea, puede sustituirse el envío de correo postal por un correo electrónico. En las
operaciones de clientes ficticios CSIC, utilizar la dirección: [email protected]
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MATERIAL NECESARIO EN CADA PUESTO DE TRABAJO
TAREAS
ARCHIVOS
FORMULARIOS
0.1 Documentación
previa
Documentación
comercial
Ficha cliente
BANDEJAS
1.1. Recepción de
pedidos de clientes
CSIC
Libro registro de
ventas
Pedidos pendientes de
servir
1.2.Emisión de
albaranes a clientes
CSIC y a clientes de
la red
Albarán
Albaranes pendientes
de facturar
2.1.Emisión de
facturas a clientes
CSIC y a clientes de
la red
Libro registro de
ventas
Facturas emitidas
Factura
Libro registro de
facturas emitidas
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