MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE FACTURAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE FACTURAS

DIRECCIÓN TÉCNICA FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE
FACTURAS
Este requerimiento tiene la finalidad de optimizar los recursos y centralizar los pasos a
seguir para la emisión de facturas que requieren las diferentes áreas que intervienen en
los ingresos de la institución.
1 . Las áreas que requieran la emisión de facturas, solicitará al departamento de
contabilidad el requerimiento por escrito con copia a control interno, especificando
todo el detalle como: datos del cliente; nombres, razón social, RUC ó cédula,
dirección, teléfono y fecha; concepto y valor sin IVA.
2 . Contabilidad realizará la emisión de las facturas inmediatamente, con los sustentos y
comprobantes de ingreso.
3 . Control Interno revisará las facturas según los listados y los comprobantes de ingreso.
4 . Contabilidad entregará al área respectiva el original de la factura emitida y revisada,
registrando en la copia de cada factura la fecha y firma de responsabilidad.
5 . En el caso de que sea necesario que los funcionarios facturen directamente,
contabilidad les entregará las facturas que requieran de acuerdo con el punto 1, para
lo cual deberán entregar a contabilidad la copia verde de la factura emitida ó las
facturas no utilizadas inmediatamente de concluido el evento.
6 . El área que ha solicitado las facturas, realizará la correspondiente gestión de cobro de
cada una de las facturas emitidas, pero el pago en el caso de ser factible lo depositan
directamente en el departamento de contabilidad.
7 . En el caso de anulación de facturas por error de emisión, cada funcionario deberá
entregar el original y todas las copias de esa emisión al área de contabilidad, para
posteriormente emitir una nueva factura.
8 . En el caso de extravío de alguna factura, el funcionario responsable deberá notificar
por escrito inmediatamente al área de contabilidad, para que se proceda con los
trámites que son: publicación en prensa, notificación al SRI y autorización para dar de
baja.
9 . La asistente de contabilidad tendrá la obligación de realizar los depósitos
concernientes a los cobros de las fa cturas en el mismo día en que recibe los valores.
10. La asistente de contabilidad llevará un registro paralelo a la información del sistema,
en el que conste: área, funcionario, fecha y firma a la entrega y recepción de las
facturas.
Este reporte deberá se r enviado los días lunes de cada semana a cada área
responsable, con copia a Control Interno y Dirección Administrativa Financiera.
11. Control Interno realizará auditorias mediante recuentos periódicos al menos 2 veces
al mes.
1