procedimiento de entrada de bienes por donación, compras

procedimiento de entrada de bienes por donación, compras

GL-3-PR-0
PROCESO DE GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
ETAPAS PARA DOTAR Y MANTENER LOS EQUIPAMIENTOS DE LA ENTIDAD
PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE BIENES POR
DONACIÓN, COMPRAS CAJA MENOR,
REPOSICIÓN Y ENTRADA DE BIENES EN EL SITIO
DE UTILIZACIÓN
Versión: 1
Fecha: 23-NOV-12
Página: 1 de 12
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1. Objetivo del procedimiento
Llevar un estricto registro y control de los bienes que ingresan a la SDIS en cada una de sus sedes y proyectos, por concepto de
donaciones, compras realizadas por caja menor, entrada de bienes en el lugar de utilización realizadas a través de la CDC y demás
proyectos que se les autorice esta modalidad de compra y por reposición originadas por el hurto, daño ó caso fortuito, a través de una
base de datos de inventarios consolidada, actualizada, verás y confiable, con el fin de presentar adecuadamente los informes internos y
externos que requiera la entidad.
2. Glosario
Almacén – bodega: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales
han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
Entrada de bienes en el lugar de utilización: Se entiende por entrada de bienes en el lugar de utilización aquellas operaciones
mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere bienes con recursos propios obtenidos por la naturaleza de las actividades
desarrolladas en las diferentes dependencias, programas y proyectos de la Secretaría, a través de convenios interadministrativos y
contratos, de conformidad con las disposiciones vigentes.
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Donación: Transferencia de bienes de una persona a otra sin contraprestación alguna.
Ingreso ó Entrada: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque no constituyan una entrada de efectivo;
tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios.
Inventario: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en
existencia, descripción y referencia de los bienes o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de adquisición, entre otras.
Reposición de bienes: Consiste en reemplazar por otros iguales o de mejores características, los bienes faltantes o los que han sufrido
daño por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la
responsabilidad al Servidor que los tenía a cargo o empresas contratistas encargadas de su custodia.
3. Condiciones generales
Toda dependencia programa ó proyecto que desee adquirir, recibir ó solicitar al almacén bienes, debe garantizar las condiciones
necesarias en términos de espacio y distribución para el adecuado funcionamiento e inmediata puesta en marcha del bien y evitar
subutilización por disponibilidad locativa.
Así mismo, los bienes de las Comisarias permanentes y semi permanentes cuyos servicios se presten en diferentes turnos, deben
asignarse a un servidor público por cada turno.
Entrada de Bienes por Donación
1.
La donación se constituye cuando una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfiere a título gratuito e irrevocable a
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favor de dependencias de los entes públicos del Distrito Capital, la propiedad de un bien que le pertenece, nuevo ó usados en
servicio, previa aceptación del representante legal de la Entidad.
2.
Para la aceptación y firma del representante legal del los bienes a donar el jefe de la dependencia debe garantizar que requiere
el bien a la vez que inventarios garantiza la viabilidad de recibir los bienes.
3.
Las donaciones podrán ser aceptadas cuando las efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad
vigente y cuando la entidad no adquiera, por efecto de la aceptación de la donación, gravámenes pecuniarios u obligación de
contraprestaciones económicas. Podrá, sin embargo, adquirir el compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que
determina el donante, siempre y cuando correspondan al uso propio del bien y se ajusten a la Constitución, la Ley y al objeto de
la entidad.
4.
Se considera perfeccionada la donación mediante la debida celebración del contrato, la cual debe contener la relación de los
elementos objeto de la donación, la entrega material de los bienes y la elaboración del Comprobante de Ingreso al Almacén o
Bodega, cuando a ello haya lugar.
5.
Si por algún motivo el donante no suministra los valores, este se fijará mediante avalúo practicado por Servidores de la entidad
con capacidad técnica en la materia ó por peritos señalados por la Entidad. En casos excepcionales, en los que no se tenga
definida competencia para avaluar los bienes, corresponderá al Comité de Inventarios recomendar las acciones a seguir.
6.
Las donaciones recibidas por la entidad se deben realizar según lo establecido en el manual de contratación de la entidad,
acorde con la Resolución 001 del 2001 de la Contaduría Distrital y la Resolución 223 del 2002 de la SDIS, en cuanto al ingreso y
la legalización de estos bienes.
7.
Cuando los elementos sean recibidos en instalaciones diferentes a la sede del Almacén o Bodega, los supervisores de contrato
que los reciban (contratos que impliquen la entrada de bienes) estarán en la obligación de agotar este procedimiento y comunicar
al Asesor de Apoyo Logístico (equipo de almacén e inventarios) para que se perfeccione la entrada a servicio.
8.
Es responsabilidad del Supervisor del Contrato (contratos que impliquen la entrada de bienes) informar al Asesor de Apoyo
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Logístico (equipo de almacén e inventarios) y legalizar los bienes entregados en donación de Consumo, Consumo Controlado y
Propiedad Planta y Equipo (Devolutivos).
Entrada de Bienes por Compras Caja Menor
1.
Las adquisiciones por cajas menores son las realizadas a través de fondos fijos reembolsables.
2.
Por regla general no se deben realizar compras de Propiedad, Planta y Equipo (Bienes Devolutivos) a través de caja menor, sin
embargo, de ser necesario realizarlo se debe seguir lo contemplado en el presente procedimiento.
3.
La compra se dará previo concepto de “no existencia en almacén” de los elementos a adquirir, emitido ó certificado por el Asesor
de Apoyo Logístico (equipo de almacén e inventarios).
4.
La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al almacén ó bodega, que
junto con el concepto de “no existencia” será presentado ante el Asesor de Apoyo Logístico (equipo de almacén e inventarios) a
más tardar al siguiente día hábil de realizada la compra.
5.
El Asesor de Apoyo Logístico (equipo de almacén e inventarios) realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a
la cuenta propiedad, planta y equipo – bienes en servicio - a nombre del Servidor que lo tiene en uso, de no conocerse el
nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre de quien solicitó la compra.
6.
El responsable del manejo de la caja menor, debe anexar a la factura el comprobante de salida o traslado al servicio, para
legalizar el reembolso
Entrada de Bienes por Reposición
1.
Siempre que un bien sea repuesto por el servidor público responsable del bien o empresa contratista de vigilancia, se debe
informar al Equipo de seguros para que se desista de la reclamación ante la compañía aseguradora. Debe enviarse el acta de
reposición como documento soporte para este trámite.
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2.
El hecho de que la compañía de seguros o compañía de vigilancia restituya los bienes, no exonera del proceso de investigación
disciplinaria al responsable del bien.
3.
Siempre que sea necesario se debe solicitar concepto técnico especializado por parte del Asesor de Apoyo Logístico (equipo de
almacén e inventarios), para llevar a cabo la evaluación, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, uso, estado y conveniencia,
se acreditará que los bienes ofrecidos reúnen o superan o no las características de los faltantes, y en consecuencia se acepta o
se rechaza la solicitud.
4.
Para los casos que lo requiera, el acta de reposición debe estar apoyada en conceptos técnicos especializados como soporte
para la reposición de los bienes acorde con sus características iniciales.
Entrada de Bienes en el lugar de utilización
1.
Toda adquisición de bienes en los CDC debe ser aprobada por el Comité Técnico establecido por la Resolución 111 de 2010
(artículo 8º) y el acta de aprobación será el soporte complementario a la factura para realizar el ingreso al inventario.
2.
Las compras en otros proyectos que tengan convenios que requieran la realización de compras, deben hacerse acorde con las
cláusulas estipuladas en el contrato para la realización de las mismas.
3.
La factura o el documento equivalente será el soporte legalmente aceptado para legalizar el ingreso al inventario de la SDIS; éste
será presentado en copia, ante el Asesor de Apoyo Logístico (equipo de almacén e inventarios) a más tardar al siguiente día
hábil de realizada la compra.
4.
El Asesor de Apoyo Logístico (equipo de almacén e inventarios) realizará el registro de ingreso correspondiente directamente a
la cuenta propiedad, planta y equipo ó Gastos Diferidos – bienes en servicio - a nombre del Servidor que lo tiene en uso, de no
conocerse el nombre, el comprobante de traslado al servicio se hará a nombre del coordinador para los CDC ó del supervisor de
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contrato, ó convenio interadministrativo para los demás proyectos (contratos ò convenios que impliquen la entrada de bienes).
5.
Las solicitudes de ingreso que sean devueltas por inconsistencias en su información o en los soportes, deberán ser ajustadas y
entregadas al área de Apoyo Logístico – Equipo de inventarios dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación del
faltante.
4. Relación con otros procedimientos y procesos
Proceso de
Gestión de bienes
y servicios
Información de
los bienes de la
Entidad
ENTRADA DE BIENES
Proceso de
Adquisiciones
Bienes
legalizados ó
actualización
Proceso de
Adquisiciones
Información
del contratista
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5. Diagrama de flujo del procedimiento
Subdirección Administrativa y Financiera
(Asesoría de Apoyo Logístico – Grupo de almacén e inventarios)
Dependencia correspondiente / Responsable del
bien
2 Verificar la correspondencia del bien
descrito en el memorando de solicitud con la
documentación anexa, para determinar la
viabilidad de la legalización.
INICIO
¿Están
completos los
documentos?
1 Remitir a la Asesoría de Apoyo
Logístico – Equipo de almacén e
inventarios la solicitud de ingreso
de los elementos con los soportes
correspondientes
Registro o evidencia
1. Memorando remisorio radicado.
Remitirse
al
numeral
6.
Aclaraciones de las actividades.
3 SI: Ingresar la información de los bienes
al Software de inventarios
3. Software de inventarios
4 Generar comprobante de entrada a servicio,
para la firma del responsable del elemento
como
prueba
de
la
aceptación,
responsabilidad de la custodia y manejo del
bien.
4.
Comprobante de entrada a
servicio
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Subdirección Administrativa y Financiera
(Asesoría de Apoyo Logístico – Grupo de almacén e inventarios)
5 Generar el sticker ó código de
barras de inventarios.
6 Enviar comprobantes de
ingreso de bienes a contabilidad
mediante memorando radicado
Dependencia correspondiente / Responsable del
bien
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Registro o evidencia
5. sticker ó código de barras de
inventarios
6. Memorando radicado
FIN
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6. Aclaración de las actividades
1. En esta solicitud se debe detallar el tipo de elemento ó bien, destino y responsable del elemento; Unidad Operativa donde va a
quedar el elemento, nombre, número de cédula y cargo del responsable del bien. Señalar la marca, modelo y serie, si se requiere.
Se debe aportar copia legible de la factura legal ó relación valorizada del bien (para el caso de donaciones), garantías, concepto técnico
específico (si aplica), Acta de recibo a satisfacción firmada por parte del supervisor del contrato (contratos que impliquen la entrada de
bienes) ó responsable del bien, uso y destinación de los bienes, solicitud de ingreso y especificaciones técnicas de los bienes.
De acuerdo con la modalidad de ingreso del bien, se debe aportar la siguiente documentación:
Entrada de bienes por Donación: Información correspondiente al contrato ó convenio de donación celebrado. Los bienes recibidos,
deben cumplir con las características estipuladas en el contrato. De ser necesario, se debe apoyar en conceptos técnicos para
determinar el recibimiento o no del bien. Se debe aportar carta de ofrecimiento, carta de aceptación, oficio de designación de
supervisión, uso y destinación de los bienes, carta de propiedad, relación valorizada de los bienes y certificado de recibo a satisfacción.
Entrada de bienes por compras de Caja Menor: Anexar el certificado de la no existencia de los elementos.
Entrada de bienes por Reposición: El afectado debe manifestar el interés de reponer el bien y solicita las características mínimas que
debe cumplir. El Asesor de Apoyo logístico (Equipo de almacén e inventarios), valida dichas características y solicita concepto técnico a
la dependencia competente y se informa al afectado de la procedencia o no de la reposición del bien con esas características.
Para realizar el ingreso del bien, se debe anexar la baja del elemento que se va a reponer, Acta de Reposición (suscrita por quien
entrega, quien recibe, un delegado y profesional del equipo de Almacén e Inventarios y visto bueno del Asesor de Apoyo Logístico y del
subdirector/a Administrativo y Financiero), conteniendo como mínimo las características generales, marca, modelo, serie,
especificaciones técnicas, valor, garantía (si aplica), relación de bienes a reponer, carta de cesión de propiedad para bienes usados
(cuando se requiera), comprobante de recibo a satisfacción del bien, oficios y memorandos.
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Entrada de Bienes en el lugar de utilización: Acta de aprobación del comité técnico del CDC, copia del contrato ó convenio
interadministrativo (si aplica), acta de inicio, acta de recibido a satisfacción por parte del supervisor (suscrita por quien entrega y quien
recibe), conteniendo como mínimo la relación de los elementos, las características generales, cantidad, marca, modelo, serie,
especificaciones técnicas, valor, copia de la garantía (si aplica), copia legible de la factura, oficios y memorandos.
2. Si se encuentran inconsistencias, se deben devolver los documentos a la dependencia correspondiente, supervisor ó Responsable
del elemento para la complementación y correcciones. Éste deberá adjuntarlos y enviarlos al Asesor de Apoyo Logístico (equipo de
almacén e inventarios) dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su notificación.
4. Cuando se emite el comprobante de entrada, la dependencia correspondiente, supervisor ó Responsable del elemento es
responsable de firmarlo, y devolverlo a la Asesoría de Apoyo Logístico, más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
5. La dependencia correspondiente, supervisor ó Responsable del elemento, es la encargada de colocar los sticker ó código de barra en
los elementos legalizados, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
6. Para la Entrada de Bienes por Reposición, se debe informar la reposición del elemento a la oficina de asuntos disciplinarios y al
Equipo de Servicios Públicos y Seguros, para lo pertinente.
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7. Posibles productos o servicios no conformes
ACTIVIDAD
1 Remitir a la Asesoría de
Apoyo Logístico – Equipo de
almacén e inventarios la
solicitud de ingreso de los
elementos con los soportes
correspondientes
2
Verificar
la
correspondencia del bien
descrito en el memorando de
solicitud
con
la
documentación anexa, para
determinar la viabilidad de la
legalización.
PRODUCTO
O
SERVICIO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
TRATAMIENTO
Solicitud
Completitud
Se debe detallar el tipo de
elemento ó bien, destino y
responsable
del
elemento;
Unidad Operativa donde va a
Completar la solicitud
quedar el elemento, nombre,
número de cédula y cargo del
responsable del bien. Señalar la
marca, modelo y serie, si se
requiere.
Oficio
remisorio
radicado
Completitud
Devolución
de
Documentos completos acorde
documentos
con lo estipulado en el presente
complementarlos
procedimiento
REGISTRO
Formato F-IM-PRO
los
para
Coherencia
Características del bien ofrecido Informar al responsable del
acorde con las del bien a bien la no correspondencia
reponer
Formato F-IM-PRO
Formato F-IM-PRO
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ACTIVIDAD
PRODUCTO
O
SERVICIO
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
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TRATAMIENTO
REGISTRO
Coherencia
Informar al donante para que
Bienes acorde con lo estipulado realice
las
acciones
en el contrato (Donaciones)
correctivas correspondientes
6 Enviar comprobantes de
ingreso
de
bienes
a
contabilidad
mediante
memorando radicado
NOMBRE
CARGO
Documentos
de envío
ELABORÓ
Marleny Gomez Barahona
Carlos Mario Zapata Mesa
Mayra Yineth Galeano Bergaño
Profesional Universitario 219–14
Auxiliar Administrativo 407-11
Contratista – No. 3070/2012
Coherencia
Los documentos de envío
Corregir
memorando
deben ser coherentes con los
comprobantes
datos
registrados
en
el
aplicativo
Formato F-IM-PRO
o
REVISO
APROBÓ
Carlos Humberto Celis Ramírez
Alicia Vargas Murcia
Carmen Elena Martínez
García
Orlando Robby
Elizabeth Cortés
Tatiana Piñeros Laverde
Asesor Apoyo Logístico
Profesional Universitario 219-14
Subdirectora
Administrativa y
Financiera
Subdirector de
Investigación e
Información
Directora de Análisis y
Diseño Estratégico (E)
Directora de Gestión
Corporativa
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