PLAN DE ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES

INGENIEROS
NGENIEROS
NG
ERO CON
ER
N SOL
OLU
OL
LUCIO
LUC
CO
ONEEES
SÓ
ÓPTIMAS
ÓPTIM
TIMAS LT
TDA.
TD
DA.
DE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
DESARROLLADO POR :
ING. FILIBERTO CAMACHO ARENAS
DIAGRAMACIÓN:
D.G. SERGIO RAFAEL SERRANO PRADA
APOYO ISSO LTDA.
Programa Cero Papel
INTRODUCCIÓN
Como Guía para la atención y prevención de desastres en áreas de archivo del Instituto de
Recreación y Deporte de Bucaramanga, se definieron los principales riesgos a los cuales está
expuesta la institución, categorizando los posibles desastres, definiendo roles o
responsabilidades, definiendo estrategias reales y actuaciones obligatorias en caso de
presentarse una catástrofe.
El conjunto de orientaciones plasmadas en la guía permitirá al funcionario y cuerpo directivo
tomar decisiones objetivas donde prima el bienestar del personal por encima mismo del valor
de los documentos.
Es de aclarar que esta guía no es un manual de restauración y solo definirá aquellas rutas de
acción asequibles a los funcionarios que pueden prevenir o brindar los primeros auxilios a los
documentos de archivo.
P DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
PLAN
DDEE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
IMPACTO DE LOS EVENTOS DESASTROZOS
Es claro que el impacto que tienen las acciones humanas y los provocados por la naturaleza,
tienen diferentes magnitudes; sin embargo se explica que las acciones que la entidad
planifique bien sean preventivas o correctivas, deben ser ajustadas al nivel de capacidad para
hacer daño del evento y la mitigación que se busque de los efectos en humanos que laboran
en el archivo institucional o los documentos que allí reposan.
Otro elemento que se debe considerar es la frecuencia de ocurrencia, que si bien es cierto
puede ser catalogado inicialmente como menor, su periodicidad incontrolada puede impactar
considerablemente las unidades documentales.
IMPACTO MÍNIMO
Estos eventos no tienen capacidad de hacer daño a la totalidad de las unidades documentales
que reposan en los depósitos de archivo y generalmente sus consecuencias pueden ser
revertidas mediante la aplicación de primeros auxilios documentales.
Entre los más comunes encontramos: regar bebidas en los documentos, rasgados
accidentales, atasque de papel en fotocopiadoras, pérdida de unidades dolosa.
IMPACTO
IMPACTO MANEJABLE
Su ocasión sigue siendo accidental y poco frecuente, sin embargo pueden llegar a afectar
temporalmente una oficina completa o un número mayor de carpetas o libros. Si bien es cierta
la mayoría de veces se puede atender la emergencia por parte de los mismos funcionarios, en
ocasiones los efectos deben ser tratados por personal con conocimientos en restauración.
Entre los más comunes encontramos: fugas de agua, conato de incendio, temblor de tierra de
menor valor en escala, desaparición de expedientes en transporte.
PLAN DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
DE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
IMPACTO MAYOR
Derivados de eventos relacionados con fuego, agua y sabotaje su diferencia con los de
Impacto Manejable radican en que las consecuencias en los documentos no son reversibles,
el control del evento debe ser atendido por personal especializado y afectan a toda la
organización.
IMPACTO TIPO CATÁSTROFE
relacionado
naturales
grandes
Su impacto
S
impacto está
á rel
lacion
i ado
d con eventos natural
les como terremotos, gra
ndes
d iinundaciones,
nundaci
d iones,
incendios provocados por tormentas al igual que los provenientes de actos terroristas como
explosiones, robo de documentos a gran escala o incendios inducidos. Las consecuencias
afectan considerablemente a la estructura del edificio, los documentos que allí reposan, a los
funcionarios que laboran en la entidad y a toda persona o construcción cercana. Generalmente
requieren de ayuda de organismos de salvamento para los seres humanos, ya que los
documentos en su gran mayoría no son recuperables.
IMPACTO DE LOS EVENTOS DESASTROZOS
P DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
PLAN
DDEE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
PLANEACIÓN ANTE DESASTRES EN DEPÓSITOS
El Inderbu reconoce la importancia que tiene la participación de todos los integrantes de la
i ió en llas actividades
ti id d iimplícitas
lí it en ell Pl
ió d
t
hi
organización
Plan d
de At
Atención
de D
Desastres
en A
Archivos,
por
esta razón desde la Dirección como facilitador de los recursos físicos y económicos participa
activamente en la etapa de planeación. Asimismo los demás actores están prestos a las
directrices y recomendaciones a realizar en caso de ocurrencia de catástrofe.
Nuestra institución considera de gran importancia incluir el tema de la salvaguarda a los
documentos dentro de las brigadas de emergencia y los planes que desarrolla el Comité
Paritario de Salud Ocupacional, donde prevalece el cuidado del ser humano por encima de
todo.
EQUIPO DE TRABAJO EN EMERGENCIA
Por tratarse de personal administrativo sin formación en tareas de recuperación y restauración
de archivos, los encargados de la Gestión Documental en el Inderbu, solo podrán trasladar a
un lugar apropiado para las tareas de restauración de documentos, una vez superada o
estabilizada la emergencia que se presente.
Por tratarse de actividades que normalmente no se realizan en jornada de trabajo ordinaria y no
remunerada, es importante convocar a los voluntarios dentro de la entidad los cuales deben ser
motivados por parte de la alta Dirección a través del ofrecimiento de cursos o talleres de
primeros auxilios a los documentos.
PLAN DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
DE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
MAPA DE RIESGOS
Un adecuado plan de atención de desastres siempre procederá de un adecuado mapa o
panorama de riesgos, los cuales se dinamizan con el paso del tiempo, por esa razón es
importante que el Inderbu revise periódicamente los factores de riesgo que atentan contra la
integridad de los documentos de archivo.
Como base de partida para la situación actual se consideraron los siguientes riesgos que
pueden afectar la documentación del Inderbu:
Temperatura
El clima promedio de Bucaramanga se encuentra en el rango de los 25 grados y los 30 grados
Centígrados, siendo considerada una temperatura alta la cual siendo permanente favorece la
oxidación e hidrólisis, causantes de la deformación del papel y el debilitamiento de pegantes
principalmente en los lomos de los libros.
Humedad Relativa
Bucaramanga registra un promedio anual de 83% HR lo cual resulta alta en relación con los
documentos, lo que favorece al igual que la temperatura regional la oxidación e hidrólisis, lo
que redunda en manchas o páginas amarillas, oxidación de tintas de inyección o esferos y
debilidad de los pegantes usados en los lomos de los libros.
Luz
Los depósitos donde se encuentran los documentos del Inderbu tienen una dependencia a
fuentes de luz artificial y la escasa luz natural no es directa sobre los soportes lo cual es
favorable o indiferente a los efectos negativos que podría tener sobre la celulosa del papel otro
tipo de luz.
Contaminantes Atmosféricos
El Inderbu cuenta a su favor con una ubicación aislada de fabricas o fuentes contaminantes y
la calidad del aire es buena por encontrarse cerca a espacios abiertos de vegetación como es
el Batallón del Ejercito Nacional.
Polvo
En los alrededores no hay industrias contaminantes ni espacios áridos fuentes de polvos y
macropartículas.
PLANEACIÓN ANTE DESASTRES EN DEPÓSITOS
P DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
PLAN
DDEE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
Microorganismos
No se registra fuentes de agua empozada o tiraderos de basura en los cuales puedan proliferar
microorganismos capaces de ocasionar daños a los documentos.
Insectos
El Inderbu no es ajeno a la aparición de insectos como hormigas, mosquitos, zancudos,
comején teniendo en cuenta que no ha establecido un plan de limpieza y fumigación periódico.
Roedores
Son responsables de destrucción mecánica con sus dientes y manchas por excrementos, lo
cual es igualmente un riesgo para las personas, su aparición se puede dar por alimentos
dejados en las oficinas, uso de cañerías como vías de comunicación de los roedores y
colonias campestres de ratones.
Incendios Terremotos e Inundaciones
Según un estudio publicado por la Sociedad Santandereana de Ingenieros en el 2001,
Bucaramanga presenta alto grado de actividad sísmica, encontrándose especialmente como
zona de alto riesgo el sector de Morrorico el cual proviene de la falla de Bucaramanga. Las
noticias sísmicas en Bucaramanga son frecuentes y la población considera normal que se
presente por lo menos una en el año, factor que ha llevado a las autoridades a realizar
simulacros en los edificios estatales de la ciudad. Las inundaciones en la entidad solo pueden
provenir de fallas en tuberías o techos por precipitaciones, el riesgo de desbordamiento de
afluente es nula por encontrarse retirada de ríos o lagunas.
Mantenimiento y Manipulación
El Inderbu ha emprendido un cambio cultural en la manera de archivar, principalmente en la
sustitución de elementos metálicos y abrasivos de archivo, a pesar de no contar con planes de
mantenimiento en las instalaciones de los depósitos documentales, cuenta con instalaciones
nuevas que minimizan los riesgos de daño estructural.
Vandalismo
No ha sido considerada objetivo militar, su riesgo de vandalismo podría estar asociado a las
manifestaciones de barras bravas o vándalos infiltrados en los grupos de hinchas, causantes
de daños en la infraestructura pública en otros lugares de Colombia.
MEDIDAS Y PLANES DE PREVENCIÓN
Para minimizar la ocurrencia de estos riesgos el Inderbu deberá desarrollar los siguientes
planes o medidas:
PLAN DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
DE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
•Acondicionamiento de las condiciones ambientales
•Revisión de las fuentes lumínicas
•Monitoreo de Contaminantes y partículas
•Plan de Limpieza
•Plan de Fumigación
•Plan de Desratización
•Simulacros de Evacuación en situaciones de emergencia sísmica
•Brigada de emergencia
•Plan de Capacitación y Sensibilización por parte de autoridades
•Revisión y calibración de extintores
•Identificación de Hidrantes
•Participación en mesas de seguridad para controlar masas y motines
•Recambio de unidades deterioradas
CUANDO EL DAÑO LO OCASIONA EL AGUA
El agua es un elemento vital para los seres humanos, pero un gran enemigo de los
documentos, su contacto ocasiona desprendimiento de tintas, debilitamiento de pegante en
los lomos de los libros, deformación o rotura del papel, acartonamiento y pegado de hojas
cuando ocurre el secado sin intervención profesional y suciedad por lodo cuando intervienen
grandes caudales.
PLANEACIÓN ANTE DESASTRES EN DEPÓSITOS
P DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
PLAN
DDEE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
¿Qué hacer?
Ante grandes volúmenes de agua siempre será importante evitar que el daño se maximice, por
esta razón se dan una serie de recomendaciones a seguir:
•Ubique los tacos de energía y suspéndala, esto evitará que al contacto con el agua se
presenten cortos circuitos y por ende incendios.
•No anteponga su integridad o la de otras personas a la de los documentos.
•Notifique a las autoridades de la emergencia
•Cierre la llave paso si esta a su alcance
•No intervenga las unidades documentales mojadas, no las abre o cierre.
•Póngase en contacto con un equipo de restauración profesional, las primeras 72 horas son
muy importantes para que no se propaguen las colonias de hongos.
•Evite actuar de forma no coordinada con las autoridades
•No encienda la calefacción
•Superada la emergencia puede utilizar papel absorbente sobre cada hoja de las unidades
afectadas
•Utilice ventiladores
•Cuando las hojas se encuentren fuertemente pegadas, es necesario suministrarle aire hasta
que se puedan despegar sin afectarlas
•Los documentos sueltos se pueden colgar en ganchos
•Es necesario fumigar con micro nebulizadores para evitar la aparición de hongos y plagas
•Siempre considere de ser posible en documentos especiales el proceso de liofilización
•Los documentos sucios con barro podrán ser lavados con cuidado de no afectar fotografías,
este procedimiento requiere asistencia de especialista.
CUANDO EL DAÑO LO OCASIONA EL FUEGO
Como se ha escrito anteriormente, siempre prevalece la vida humana sobre los documentos,
por lo cual es necesario que el cuerpo de bomberos realice el trabajo de extinguir el fuego,
siempre que sucede un incendio los daños son irreversibles en los documentos; sin embargo
considerar algunas recomendaciones en conatos de incendio resulta de gran ayuda.
PLAN DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
DE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
•Dar aviso a las autoridades
•Registrar fotográficamente el daño una vez superada la emergencia
•Utilizar extinguidores de Solkaflam o CO2 de preferencia ya que estos afectan menos los
documentos que aquellos a base de agua.
•Instale detectores de humo
•Evitar fumadores en las oficinas
•Revisión periódica de circuitos eléctricos
•Puertas cortafuegos
•Señalización
CUANDO EL DAÑO LO OCASIONA UN DESASTRE NATURAL
Siempre y cuando no intervengan el fuego o el agua, aquellos desastres ocasionados por la
naturaleza según lo registrado en el mapa de riesgos, estarán asociados a derrumbamiento de
edificios; siendo la tarea de remoción de escombros una tarea generalmente dolorosa por lo
que trae consigo asociado, es necesario que esta actividad siempre sea realizada por personal
dotado con equipo y maquinaria especializada, a continuación se establecen algunas
recomendaciones:
•Ubicar los documentos sobre estructuras que soporten el peso
•Identificar y digitalizar planos del edificio guardándolos en una ubicación fuera de la entidad,
esto facilita la ubicación posible de los documentos
•Contar con personal especializado en tareas de restauración
CUANDO EL DAÑO LO OCASIONA EL HOMBRE
Su impacto puede ser muy alto y letal para los documentos puesto que normalmente los
ataques dirigidos a desaparecer información son realizados en horarios y jornadas extra
laborales, su control y atención ante la aparición de este tipo de eventos siempre debe ser
dirigida por organismos de seguridad del estado.
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
•Denuncie actividades sospechosas de personal externo e interno
•Denuncie amenazas personales o la institución
•Instalar sistemas y circuitos cerrados de vigilancia resultan de gran ayuda para esclarecer los
delitos
•Mantenga protocolos de acceso a información clasificada o sensible
•Realizar procedimientos de digitalización y microfilmación almacenando en otros lugares
favorece el restablecimiento de la información.
PLANEACIÓN ANTE DESASTRES EN DEPÓSITOS
P DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
PLAN
DDEE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
ORGANIZACIONES DE APOYO EN
ATENCIÓN Y PREVENCIÓN DE DESASTRES
BOMBEROS DE BUCARAMANGA
Estación Central: Carrera 11 # 43 - 50, Bucaramanga
Teléfono: 57 (7) 6704242
Línea de Emergencia: 119
www.bomberosdebucaramanga.gov.co
DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
Calle 5 No.5-57 Floridablanca
Teléfono: 57 (7) 6301496
Línea de Emergencia: 144
www.defensacivil.gov.co
POLICIA NACIONAL
Línea de Emergencia: 123
oasportal.policia.gov.co/portal/page/portal/UNIDADES_POLICIALES/Comandos_deptos_policia/Comando
_depto_Santander
HOSPITAL UNIVERSITARIO DE SANTANDER
Carrera 33 # 28 – 123 Bucaramanga
Teléfono: 6346110
www.hus.gov.co
LABORATORIO DE RESTAURACION DE DOCUMENTOS UIS
Carrera 27 # 9 Esquina - Bucaramanga
Teléfono: (7) 6344000 Ext. 2248
www.uis.edu.co/webUIS/es/academia/facultades/cienciasHumanas/escuelas/historia/restauracionDocum
entos.html
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Carrera 6 No. 6 - 91 Bogotá D.C. - Colombia
Teléfono: 57 (1) 328 2888
www.archivogeneral.gov.co
PLAN DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
DE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO
P DE ATENCIÓN Y PREVENCIÓN
PLAN
DDEE DESASTRES EN ÁREAS DE ARCHIVO