Puntos básicos para el cálculo de nómina

Puntos básicos para el cálculo de nómina

Puntos
básicos para
el cálculo de
nómina
GUÍA PARA CALCULAR SUELDOS E IMPUESTOS
DE LOS TRABAJADORES
Junio 2014
1
ÍNDICE
¿Por qué utilizar esta guía?...................................................................................................03
Básico 1
¿Cómo elegir un régimen de contratación?....................................................................04
Básico 2
Ofrece prestaciones superiores a la ley............................................................................06
Aguinaldo..............................................................................................................................08
Horas Extras.........................................................................................................................08
Prima Dominical..................................................................................................................11
Fondo de Ahorro.................................................................................................................11
Vacaciones............................................................................................................................12
Prima Vacacional.................................................................................................................13
Vales de Despensa.............................................................................................................13
Premios de Puntualidad y Asistencia.............................................................................14
Bonos y/o Comisiones.......................................................................................................14
Préstamos.............................................................................................................................14
Crédito INFONAVIT.............................................................................................................15
Básico 3.
Un, dos, tres por todos tus periodos de pago.................................................................16
Básico 4.
Aprende a calcular el ISR manualmente...........................................................................18
Básico 5. .
Dile adiós a tu Excel y calcula nóminas en línea..............................................................21
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¿Por qué utilizar
esta guía?
“Recientemente abrí una mercería y afortunadamente cada día tengo más clientes. Por ello, quiero contratar
a dos personas de tiempo completo y una para el fin de semana para que me ayuden. Sin embargo, no sé
nada de cómo hacer una nómina. ¿Cuánto debería pagarles a mis empleados y cómo puedo saber que los
impuestos que me cobran son los correctos? ¿Cómo debo calcular su sueldo?”
Así surgen las dudas de muchos emprendedores que desconocen el proceso
para realizar cálculos, cumplir cuotas obrero-patronales y pagar el sueldo a sus
empleados.
Si has decidido sumar nuevo personal, comienza por consolidar tu nivel de
empresario atendiendo a estas recomendaciones:
• Identifica cuál es el giro de tu empresa.
• Verifica la capacidad de tus ingresos.
• Revisa el perfil de los trabajadores para fijar su forma de pago.
Con ello sabrás cuál es la liquidez que necesitas para solventar los impuestos y
salarios a aplicar.
Esta guía te ayudará a identificar los elementos indispensables para pagar
el sueldo de tus trabajadores adecuadamente. Conocerás cuáles son los
regímenes que existen para la contratación, el tipo de prestaciones que puedes
ofrecer, los periodos de pago más comunes, y a realizar el cálculo de impuestos.
Descubrirás que actualmente hay herramientas tecnológicas que te facilitan
todos estos procesos. Checa cuáles son ¡lleva tu empresa al éxito!
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Básico 1
Cómo elegir un régimen
de contratación
De acuerdo con el Sistema de Administración Tributaria (SAT) existen nueve
regímenes de contratación del trabajador.
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Los regímenes más utilizados por las Pequeñas y Medianas Empresas o PyMEs son: Sueldos y
Salarios (clave 2) y Asimilados a Salarios (clave 7 para directivos y 9 para profesionistas en general).
Aquí te damos algunas características de cada uno.
REGIMEN
Sueldos y Salarios
CARACTERÍSTICAS
Este régimen se recomienda para aquellas
empresas que planean una relación de larga
duración con el empleado.
Obligaciones patronales:
- Pagar prestaciones
- Dar de alta en el IMSS
- Pagar carga patronal
- Pagar impuestos sobre nómina
- Retener impuestos al empleado
Asimilados a Salarios
Este régimen se recomienda para aquellas
empresas que realizan pagos a profesionistas
independientes o trabajadores eventuales.
Obligaciones patronales:
- Retener el ISR al empleado
- No ofrece Seguro Social
¡Ahora tú decide bajo qué esquema quieres tener a tu personal. Recuerda mencionarlo en
el contrato y ser claro con el trabajador!
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Básico 2
Ofrece prestaciones
superiores a la ley
En un artículo publicado por La Red de Empresarios Visa “las
pequeñas y medianas empresas de nuestro país se enfrentan
a la difícil situación de competir con los grandes monopolios
a la hora de contratar personal capacitado y con talento, por
ello deben esforzarse mucho más y delimitar, de manera
organizada, la manera de atraerlos a su compañía”.
“Uno de estos son las prestaciones superiores a la ley, un
plus que las empresas en ocasiones dejan a un lado pero
que pueden significar el obtener no sólo al mejor personal
disponible, sino también potencializar los resultados de los
trabajadores que ya se encuentran dentro de tu compañía”.
Cuando contratas
personal para trabajar
en tu empresa, se origina
una relación laboral en
la que se acuerda con el
empleado el pago de un
salario por la función o
tareas que realice en un
determinado tiempo.
Pero ¿cómo saber qué es lo que se le debe ofrecer al trabajador?
La Primera Percepción del trabajador es su Salario.
El Salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo. Puede fijarse por
unidad de tiempo, obra, comisión u otras.
Se compone con los pagos hechos en efectivo por una cuota diaria, gratificaciones, percepciones,
primas, comisiones, prestaciones en especie o por cualquier otra cantidad que sea entregada al
trabajador, a cambio de su actividad laboral.
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El salario puede fijarse:
• Por unidad de tiempo: Es decir, el salario se fija dependiendo del tiempo que
el trabajador esté a disposición del patrón.
• Por unidad de obra: El salario se fija dependiendo de las unidades producidas y
sin importar el tiempo que conlleve terminarlas. Cuando el salario se fija mediante
este método, se debe especificar la naturaleza de la obra, el estado y tiempo
de las herramientas y útiles necesarios, y jamás se podrá exigir al trabajador
cantidad alguna por el desgaste de dichos instrumentos.
• Por comisión: La comisión puede ser determinada como un porcentaje del
precio de venta del producto, o una cantidad fija por unidad vendida o con base
en un tabulador de comisiones.
• A precio alzado: El trabajador pone su actividad y se le pagará conforme a la
cantidad de trabajo materializado.
Adicionales a las prestaciones mínimas de ley, es recomendable dar otros beneficios a los
trabajadores que, bien establecidos, apoyen a su economía y bienestar; en tanto no representen
para el patrón gastos o impuestos no deducibles.
Incentiva la productividad y mejora el clima laboral ofreciendo otros beneficios
A continuación se describen los conceptos más comunes que se pueden agregar a la nómina.
Algunos causan retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) al pago del trabajador. Cuando
esto pasa, se dice que el ingreso a retener es gravable, por lo que debe pagar el ISR. Y toda vez
que el beneficio otorgado al subordinado no cause retención, o esté dentro de las reglas que
expide la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), el monto quedará exento.
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Aguinaldo
Es una prestación anual que deberá pagarse antes del 20 de diciembre y equivale, por lo
menos, a quince días de salario para los trabajadores que han cumplido un año de servicio.
A los que trabajaron por un periodo menor se les paga la parte proporcional.
• Ingreso Exento de ISR: Hasta 30 veces el Salario Mínimo General (SMG) correspondiente
al área geográfica del trabajador. Por lo tanto, el aguinaldo exenta hasta por las siguientes
cantidades.
Área Geográfica
AyB
C
SMG Vigente
$67.29
$63.77
Importe Exento del Aguinaldo
$2,018.70
$1,913.10
• Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto del aguinaldo y el
ingreso exento.
Horas Extras
Es la retribución que se le da a un empleado por laborar tiempo adicional a su jornada de
trabajo.
• ¿Cuándo se pagan dobles?
Cuando las horas extras que se trabajen estén dentro de un rango de tres horas extras al
día por máximo tres días consecutivos, es decir nueve, el trabajador recibirá el 100% de
lo que cuesta su hora ordinaria, es decir, doble. Por ejemplo, si un trabajador gana a $50
pesos la hora, entonces la extra se paga en $100.
• ¿Cuándo se pagan triples?
Cuando las horas extras laboradas excedan de nueve horas a la semana establecidas por
la Ley. A partir de la hora diez se le pagarán al trabajador al 200% de lo que cuesta su hora
ordinaria, es decir, triple.
Ingreso Exento de ISR:
- Cuando se obtiene por un trabajo que no excede de tres horas extras diarias y/o de tres
veces por semana, es decir, un total de nueve horas extras.
- Cuando el trabajador gane como cuota diaria lo equivalente a un salario mínimo, es decir,
para la zona geográfica A y B $67.29 pesos y para la zona C $63.77 pesos.
- Cuando el trabajador gane más de un salario mínimo mensual ($2,018.70 pesos para
la zona geográfica Ay B, y $1,913.10 para la zona geográfica C) exenta sólo el 50% de la
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cantidad percibida.
- Cuando el monto obtenido por las horas extras no rebase cinco veces el SMG del área
geográfica.
Ingreso Gravado de ISR:
- El excedente de las horas extras dobles cuando se cumplen cualquiera de las reglas
mencionadas para el ingreso exento.
- Las horas extras triples siempre gravan al 100%.
Veamos algunos ejemplos de cómo se calculan las Horas Extras:
Caso 1. Un empleado gana un salario mínimo mensual de $2,018.70 pesos (para la zona
geográfica A) por una jornada de 8 horas diarias, por lo que su hora de trabajo normal
equivale a $8.42 pesos. Sin embargo, trabajó un total de 10 horas extras en una semana.
- Cálculo:
1.Se le pagan las primeras 9 horas extras de manera doble.
$8.42 x 9 horas x 2 = $151.56
Monto Exento
2.La hora diez, se le paga al triple.
$8.42 x 1 hora x 3 = $25.26
Monto Gravable.
Caso 2. Un empleado gana $5,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias, por
lo que su hora de trabajo normal equivale a $20.84 pesos. Sin embargo, trabajó un total de
10 horas extras en una semana.
- Cálculo:
1.Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble.
$20.84 x 9 horas x 2 =$375.12
$187.56
Monto Gravable 50%
$187.56
Monto Exento 50%
Como el trabajador gana más de un salario mínimo mensual
de la zona geográfica A, se sumará al monto gravable (de
acuerdo a la regla) el 50% del total obtenido en las horas
dobles
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2. La hora diez, se le paga al triple.
$20.84 x 1 hora x 3 = $62.52
Monto Gravable.
3.Suma el total de todos los gravables por concepto de Horas Extras.
$187.56 + $62.52 = $250.08
Caso 3. Un empleado gana $10,000 pesos mensuales por una jornada de 8 horas diarias,
por lo que su jornada de trabajo normal equivale a $41.67 pesos. Sin embargo trabajó un
total de 10 horas extras en una semana.
- Cálculo
1.Se le pagan las primeras nueve horas extras de manera doble.
$41.67 x 9 horas x 2 = $750.06
$375.03
Monto Gravable 50%
$375.03
Monto Exento 50%
Como el trabajador gana más de un salario mínimo mensual
de la zona geográfica A, se sumará al monto gravable (de
acuerdo con la regla) el 50% del total obtenido en las horas
dobles
2. Como el monto exento de las horas extras dobles (de acuerdo con la regla) rebasa el
importe equivalente a cinco veces el salario mínimo de la zona A, se debe restar el resultado
y el excedente se sumará al monto gravable.
Monto Exento Monto Exento en 5 veces el SM de la zona A
Monto Excedente Gravable
$375.03
- $336.45
$38.58
3. La hora diez, se le paga al triple.
$41.67 x 1 hora x 3 = $125.01
Monto Gravable.
4. Suma todos los gravables para el concepto de Horas Extras
$375.03 + $38.58 + $125.01 = 538.62
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Prima Dominical
Se le paga al trabajador lo correspondiente al 25% de su salario ordinario, de manera
adicional, cuando trabaje los domingos.
• Ingreso Exento de ISR: Lo equivalente a un SMG del área geográfica correspondiente.
• Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto de la prima dominical
y el ingreso exento.
Fondo de Ahorro
Es un beneficio que tiene como primordial objetivo fomentar el hábito del ahorro en los
trabajadores. Se conforma de una aportación establecida en una parte por el patrón y otra
por el trabajador, para que al final del año, éste obtenga una suma doble a la que ahorró.
• Ingreso Exento de ISR:
- Cuando las cantidades se otorgan en forma general para todos los trabajadores.
- Cuando la cantidad que aporta el patrón es igual a la del trabajador.
- Cuando la cantidad del trabajador no exceda el 13% de su salario mensual.
- Cuando las aportaciones no excedan de 1.30 veces el SMG acorde a la área geográfica
elevada al año.
- Cuando se retire una vez al año un monto ahorrado.
• Ingreso Gravado de ISR:
- Cuando no se cumpla con cualquiera de los requisitos descritos anteriormente para
exentar.
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Vacaciones
Los trabajadores que laboren más de un año en una empresa, gozarán de vacaciones
pagadas por seis días. A partir del segundo año se aumentarán en dos hasta llegar a 12 días,
por cada año subsecuente. Después del cuarto año, el periodo de vacaciones aumentará
en dos días por cada cinco.
Antigüedad
(Años de Servicio)
Días de Vacaciones
Correspondientes
1 año
2 años
3 años
4 años
5 a 9 años
10 a 14 años
15 a 19 años
6
8
10
12
14
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• Ingreso Exento de ISR: Este concepto no está exento de pagar impuestos.
• Ingreso Gravado de ISR: Se aplica al 100%, durante el periodo de vacaciones del
trabajador.
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Prima Vacacional
Es la cantidad que recibe el trabajador por el derecho a disfrutar de un periodo vacacional
y se le otorga, como mínimo, el 25% del salario correspondiente al mismo.
• Ingreso Exento de ISR: Obedece a 15 veces el SMG, acorde al área geográfica del
trabajador. Por lo tanto, la prima vacacional exenta hasta por las siguientes cantidades.
Área Geográfica
AyB
C
SMG Vigente
$67.29
$63.77
Importe Exento del
Aguinaldo
$1,009.35
$956.55
• Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto de la prima vacacional
y el ingreso exento.
Vales de Despensa
Se trata de una prestación en especie y que forma parte del salario. Consiste en brindarle
al trabajador una ayuda económica, a través de una tarjeta electrónica, para el consumo o
compra de productos de consumo cotidiano.
• Ingreso Exento de ISR: Cuando el monto no rebase el 40% del SMG diario. Es decir,
queda exento cuando el importe sea menor a $26.92 por día, de un salario mínimo
vigente del DF.
• Ingreso Gravado de ISR: Únicamente el excedente entre el monto de los vales de
despensa y el ingreso exento.
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Premios de Puntualidad y Asistencia
Son los estímulos en efectivo que se le otorgan a un empleado por ser ejemplar con los
tiempos establecidos al cumplir su jornada laboral.
• Ingreso Exento de ISR: Este concepto no está exento de pagar impuestos.
• Ingreso Gravado de ISR: Se aplica al 100% del monto pagado.
Bonos y/o Comisiones
Son compensaciones económicas que se otorgan por alcanzar metas establecidas dentro
de un área. Funcionan como incentivo al esfuerzo y el empeño que ponga el empleado en
el desarrollo de sus funciones así como su contribución a la empresa.
• Ingreso Exento de ISR: No aplica.
• Ingreso Gravado de ISR: Grava el 100% de la cantidad que se le otorgue al trabajador.
Préstamos
Es una cantidad que se le ofrece al empleado como anticipo y que, por acuerdo entre
empleados y patrones, se puede descontar vía nómina, sin generar intereses. Implementar
este concepto posiciona la flexibilidad que tiene una empresa con su personal, dándoles
mejor impresión.
• Esta sólo es una deducción, por lo que no aplica para descuento de ISR.
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Créditos INFONAVIT
Toda empresa agrícola, industrial, minera o de cualquier otra clase de trabajo, está obligada
a proporcionar a los trabajadores habitaciones cómodas e higiénicas.
Para dar cumplimiento a esta obligación, las empresas deberán aportar al Fondo Nacional
de Vivienda a fin de constituir depósitos a favor de los trabajadores que establezca un
sistema de financiamiento que permita otorgar a éstos un crédito barato y suficiente para
que adquieran en propiedad tales habitaciones.
• La aportación que deben dar las empresas al INFONAVIT equivale al 5% sobre los salarios
de los trabajadores a su servicio.
Ganas tú, ganan todos
Otorgar prestaciones superiores a la ley puede ser un excelente gancho para atraer
mejor talento a tu empresa.
Disminuyes la rotación de personal gracias a un esquema que le permita desarrollarse
y tener estabilidad económica.
Incrementa la productividad y se favorece el clima laboral.
Tienes empleados más satisfechos y en constante motivación gracias a los diferentes
estímulos económicos o en especie que le proporciones.
Un empleado es más feliz cuando reconocen su esfuerzo y trabajo que realiza.
Recuerda que es
obligación de los
patrones comprobar
ante el SAT los pagos
que se les entregan a
los trabajadores, así
como las retenciones de
contribuciones que se le
hacen a cada uno según
su periodo de pago.
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Básico 3
Un, dos, tres por todos
tus periodos de pago
Existen diferentes esquemas que te permiten llevar una mejor administración
de los pagos que realizas a tu personal.
De acuerdo a las necesidades que tengas de operación en tu organización, al
contratar nuevo personal puedes identificar cuál es el periodo más adecuado
para ti y cada uno de ellos.
Los periodos de pago más comunes son:
• Semanal
• Decenal
• Catorcenal
• Quincenal
• Mensual
Al hacer tu nómina es importante que tengas claro cuál es la periodicidad que vas
a aplicar, ya que, con base en ello, se realizan los cálculos de impuestos usando las
tablas de Impuesto Sobre la Renta (ISR) que el SAT establece.
Estas son las tablas para el cálculo de ISR que maneja el SAT. Aplica sólo para los
periodos semanal, catorcenal, quincenal y mensual.
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Básico 4
Aprende a calcular el ISR
manualmente
Hagamos un breve check list.
Ya contrataste a tu trabajador bajo un régimen específico.
Ya sabes qué es lo que le vas a pagar.
Ya sabes cuándo se lo vas a pagar
Ahora conocerás cómo y cuánto le debes pagar al trabajador.
• Recuerda que el Salario de un empleado está sujeto a diversas deducciones que
se reflejan en su recibo de pago.
• Dentro de estos descuentos se encuentra el ISR, el cual depende del periodo de
pago que seleccionaste pues se aplicarán las tablas de impuestos establecidas por
el SAT.
• El monto final que obtengas de este cálculo, será el total que le des al trabajador.
Usa la siguiente infografía para realizar el cálculo ISR manualmente con un
ejemplo práctico, aplicado únicamente para el sueldo, el cuál grava al 100% para
impuestos.
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Básico 5
Dile adiós a tu Excel y
calcula nóminas en línea
El proceso más convencional para calcular una nómina y obtener el monto
a pagar de los trabajadores con sus debidos beneficios y descuentos, solía ser en
una hoja de cálculo.
Administrar todos los conceptos que se le otorgan al trabajador en este simple
programa llegó a ser engorroso y conllevaba una pérdida de tiempo importante.
Capturar manualmente todos los valores del cálculo implicaba posibles
errores o diferencias con los pagos correctos a los trabajadores.
Continuar o terminar la nómina en otro momento era prácticamente imposible
debido a que sólo se tenía el archivo en una computadora y pesaba demasiado
para transportarlo a otra máquina, con el riesgo de perder información.
Por increíble que parezca, todavía hay empresas que utilizan este método
tradicional y poco confiable.
Ya lo dicen los expertos en tecnología, aquellos que se resisten al cambio y la
innovación quedarán fuera de la competencia empresarial del futuro.
Si los cálculos para el pago de nómina de tus trabajadores te parece un
procedimiento tedioso, con la llegada de nuevas tecnologías este difícil trabajo se
acabó.
El avance tecnológico revoluciona la forma de hacer las cosas. Una de las soluciones
cada vez más populares y que han sido adoptadas rápidamente por las micros,
pequeñas y medianas empresas es el servicio de cómputo en la nube o cloud
computing.
Quizá, este término ya lo has escuchado en tu vida diaria. Pareciera ser complejo
pero en realidad los usuarios de internet lo utilizan más frecuentemente de lo que
creen. Por ejemplo, al enviar un correo electrónico, compartir una fotografía en
sus redes sociales o, realizar una transacción bancaria en línea.
Tanto el correo electrónico, como el Facebook son aplicaciones en la nube que
funcionan de forma independiente al ordenador, es decir, sólo se requiere un
equipo físico (computadora, smartphone) y conexión a internet para acceder.
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Esta tecnología ofrece grandes beneficios para las PyMEs.
• Ahorro: Pagas por lo que usas.
• Acceso remoto: Se puede tener acceso a la información donde quiera que estés, gracias al
almacenamiento en la nube.
• Rápido y fácil: No pierdas tiempo instalando programas que podrían demorar horas.
• Servicio de primera: las aplicaciones en la nube son muy completas, prácticas y te brindan
resultados de muy alta calidad, semejantes a los de los grandes corporativos.
• Multiusuario: Comparte los recursos y economiza tiempo, esfuerzo y dinero.
Especialistas en el tema infieren que las aplicaciones en la nube para empresas son una
tendencia en crecimiento.
Migrar a esta tecnología es la alternativa más preponderante para aquellos que, incluso, desean
hacer trámites y pagos de manera más segura y sin la preocupación de saturar el disco de su
ordenador.
Aplicado a la nómina de tu empresa, ya no tendrás que usar Excel u otros sistemas cero
funcionales.
Puedes pagar tus cuotas e impuestos a tus trabajadores desde cualquier lugar en el que te
encuentres, utilizando un dispositivo conectado a internet.
Descubre y explora las herramientas que te ayudarán a realizar la nómina y tus cálculos de
manera muy sencilla. Verifica que cuenten con el aval de los institutos Mexicano del Seguro
Social (IMSS) e INFONAVIT el cual da la certeza que los cálculos son correctos.
¡Es hora de crecer y sé el empresario exitoso y cumplidor que siempre quisiste!
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