documentos asociados normatividad definiciones

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PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo: Verificar y garantizar que las transacciones realizadas a través de entidades financieras se registren y reflejen en los
estados contables de la entidad.
Alcance: Este procedimiento inicia con la recepción de los soportes
Responsable: Coordinador del Grupo de Contabilidad,
Coordinador del Grupo de Tesorería y Coordinador del
Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General
remitidos por el Grupo de Tesorería y por el Grupo de Recaudo y Cartera,
continua con el cruce de partidas conciliatorias y finaliza con la
recopilación y archivo de todo los respectivos soportes anexos a la
conciliación bancaria del periodo.
DEFINICIONES
Comprobante de contabilidad: Documento contable utilizado para respaldar registros y operaciones en la contabilidad.
Entes de control: son las entidades cuya función es el control de la gestión pública y que demandan información al SENA.
Estados contables: Hace referencia balance general y al estado de actividad financiera, económica, social y ambiental y estado de
cambios en el patrimonio.
Libros Auxiliares de Contabilidad: Libros que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las
operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad y en los documentos soporte. Dichos registros corresponden
al nivel auxiliar del Catálogo General de Cuentas.
MHCP: Acrónimo del término o expresión “Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.
SIIF: Acrónimo del término o expresión “Sistema Integrado de Información Financiero”.
Conciliación Bancaria: Análisis y ajuste de las diferencias entre el saldo efectivo que se muestra en un estado de cuenta bancario, y la
cantidad que se muestra en los registros de la cuenta de la entidad. Este proceso permite encontrar la causa de las diferencias y
llevar los registros en un acuerdo.
Nota debito bancaria: Una transacción débito indica los desembolsos o pagos a un beneficiario que realice la entidad bancaria.
Nota crédito bancaria: Una transacción crédito indica que genera un ingreso en la cuenta bancaria de la entidad.
GENERALIDADES
N°
Los insumos para la realización de la conciliación se deben remitir al grupo de contabilidad durante los primeros 10 días de cada mes.
1
Los soportes Documentales: Son documentos soporte los comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, e
2
3
El grupo de Contabilidad debe solicitar mensualmente las partidas conciliatorias pendientes de aclaración, a las áreas de
recaudo y cartera y tesorería, estas deben estar identificadas y ajustadas en un término no mayor a 60 días calendario.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
NORMATIVIDAD
• Decreto 2674 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema
Integrado de Información Financiera, SIIF Nación.
. • Resolución 354 de 2007: Se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación.
• Resolución 355 de 2007: Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 356 del 5 de Septiembre - 2007, (De la Contaduría General de la Nación) por el cual se adopta el Manual de
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
• Circular N. 000230 del 17 de Marzo - 2011, (Del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA) por la cual la entidad adopta el proceso
contable del Registro de Partidas sin Identificar.
• Decreto 2674 del 21 de Diciembre - 2012, (Del Ministerio de Hacienda y Crédito Público) por el cual se reglamenta el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF.
• Instructivo 019 del 11 de Diciembre – 2012, (De la Contaduría General de la Nación) El cual relaciona la organización contable en la
aplicación de SIIF Nación.
• Resolución 357 del 23 de Julio – 2008, (De la Contaduría General de la Nación) Por la cual se adopta el procedimiento de control
interno contable y reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.
GRF-P-010. V.01
DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio
Profesional o técnico del Grupo de
1. El profesional de Grupo de Contabilidad de la Dirección General recibe los
Contabilidad
de
la
Dirección
soportes remitidos por el Grupo de Tesorería y por el Grupo de Recaudo y
Administrativa y Financiera de la
Cartera, dentro de los primeros 10 días de cada mes.
Dirección General
1. Recibir extractos bancario
Profesional o técnico del Grupo de
2. El profesional de Grupo de Contabilidad de la Dirección General genera
Contabilidad
de
la
Dirección
los libros auxiliares de las cuentas contables de bancos de SIIF para efectuar
Libros Auxiliares
Administrativa y Financiera de la
su cruce correspondiente con el extracto bancario.
Dirección General
2. Listar libros auxiliares de
bancos
3. Efectuar cruce de partidas
conciliatorias del mes
anterior
¿Quedaron
partidas
conciliatorias sin
cruzar?
Extractos
Bancarios,
planillas de bancos y el
Reporte
de
Pagos
efectuados, soportes de
notas crédito y notas
débito.
3. El profesional de Grupo de Contabilidad de la Dirección General clasifica
la información por cuentas pagadoras y recaudadoras, se efectúa el cruce
de partidas entre el extracto bancario, el Libro auxiliar y la conciliación
bancaria del mes anterior en forma manual, estableciendo las diferencias
entre estas.
Act. 8.
NO
Profesional o técnico del Grupo de
Contabilidad
de
la
Dirección Cruce
de
Administrativa y Financiera de la conciliatorias
Dirección General
partidas
Si existe partidas sin cruzar, se debe definir su origen: si corresponde a
ingresos, dichas partidas se deben remitir al grupo de recaudo y cartera; si
corresponde a pagos o egresos, deben remitirse al grupo de tesorería.
Si no existen partidas se continua a la actividad 8.
SI
4. Remitir las partidas
conciliatorias al grupo que
corresponde
5. Identificar partidas
conciliatorias
6. Reportar partidas sin
identificar
7. Registrar y ajustar las
partidas conciliatorias
8. Recopilar y archivar
soportes
4. El profesional de contabilidad remite las partidas conciliatorias de
acuerdo a su origen. Si corresponde a ingresos, dichas partidas deben
remitir al grupo de recaudo y cartera; si corresponde a pagos o egresos,
deben remitirse al grupo de tesorería; si corresponde a partidas generadas
en las regionales o centros de formación profesional se remiten a los
funcionarios, encargados del tema de tesorería y recaudo y cartera.
Profesional o técnico del Grupo de
Contabilidad
de
la
Dirección
Partidas conciliatorias
Administrativa y Financiera de la
Dirección General
5. El profesional del grupo de Tesorería y Recaudo y Cartera debe realizar la
identificación de las partidas conciliatorias. En el caso de consignaciones,
debe identificar el concepto de las partidas en un tiempo máximo de 4
meses, para ello deberá adelantar todas las acciones de tipo administrativo
con el fin de identificar el origen de los recursos consignados. Las acciones
de tipo administrativo deben incluir proyectar requerimientos ante
entidades bancarias o ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y el
reintegro de recursos en el código SENA ante la Dirección del Tesoro
Nacional.
Profesional o técnico del Grupo de
Tesorería, Profesional o técnico del
Grupo de Recaudo y Cartera de la
Dirección Administrativa y Financiera
Partidas conciliatorias
de la Dirección General. En
Regionales y Centro de Formación
Profesional el funcionario encargado
de la información Contable.
6. Se reporta al grupo de Contabilidad las partidas conciliatorias ya
identificadas, acompañadas del concepto origen de las mismas y sus
soportes .
En el caso de consignaciones sin identificar deberá reportar los soportes de
las acciones administrativas adelantadas ante las entidades financieras y el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, documentos que se constituyen
en la prueba para proceder con el registro de dichas partidas en las cuentas
de "otros ingresos".
Profesional o técnico del Grupo de
Tesorería, Profesional o técnico del
Grupo de Recaudo y Cartera de la
Dirección Administrativa y Financiera Reporte de
de la Dirección General. En soportes.
Regionales y Centro de Formación
Profesional el funcionario encargado
de la informa
Profesional o técnico del Grupo de
7. El profesional del Grupo de contabilidad efectúa los registros de los
Contabilidad
de
la
Dirección Comprobantes
ajustes y reclasificaciones a las partidas conciliatorias y saldos pendientes
Administrativa y Financiera de la contabilidad
por imputar aclarados por cada área correspondiente.
Dirección General
partidas,
de
Conciliación
bancaria,
Profesional o técnico del Grupo de
8. El profesional del Grupo de Contabilidad recopilar y archivar todo los
Copia del Extracto, Copia
Contabilidad
de
la
Dirección
respectivos soportes anexos a la conciliación bancaria del periodo en medio
del
Libro
Auxiliar,
Administrativa y Financiera de la
magnético.
Consignaciones, Correos
Dirección General
electrónicos.
Fin
GRF-P-010. V.01