MANEJO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR AL

Transcripción

MANEJO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR AL ADULTO (CBA) Y
CENTROS DIURNOS
PD-CDG-01
Bogotá D.C.
MANEJO DE LOS CBA Y CENTROS DIURNOS
FECHA ACTUALIZACIÓN
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN
1
Hojas
Modificadas
Fecha modificación
DD
MM
AAAA
01
12
2012
DISTRIBUIDO
A
DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES
Documento Nuevo
CONTROL DE REVISIONES
FECHA DE REVISIÓN
OBSERVACIONES
2
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO
5
ALCANCE
5
MARCO LEGAL
5
GENERALIDADES
6
1
6
CREACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS
1.1
1.2
2
ACTIVIDAD 1: REMISIÓN DE PROYECTOS
ACTIVIDAD 3: INFORMACIÓN DEL ESTADO DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN
6
6
7
2.1
ACTIVIDAD 1: ASIGNACIÓN DE RECURSOS
7
2.2
ACTIVIDAD 2: RENOVACIÓN DE SUBSIDIOS
7
2.3
ACTIVIDAD 3: CARGUE DE PRESUPUESTO CBA
8
2.4
ACTIVIDAD 4: SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA LA SIGUIENTE
VIGENCIA
8
2.5
ACTIVIDAD 5: ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA LA VIGENCIA ACTUAL
8
2.6
ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DEL CONVENIO AL CBA
8
2.7
ACTIVIDAD 7: REVISIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DOCUMENTOS DEL CONVENIO Y APROBACIÓN DE PÓLIZAS 9
2.8
ACTIVIDAD 8: DESIGNACIÓN DE INTERVETNOR.
9
2.9
ACTIVIDAD 9: REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
9
3
GIRO DE RECURSOS AL CBA
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
4
ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DE GIRO
ACTIVIDAD 2: REMISIÓN DE GIRO PARA CERTIFICACIÓN
ACTIVIDAD 3: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL GIRO AL MINISTERIO DEL TRABAJO
ACTIVIDAD 4: APROBACIÓN DEL GIRO
ACTIVIDAD 5: TRASLADO DE RECURSOS Y GIROS
ACTIVIDAD 6: REPORTE DE BENEFICIARIOS ACTIVOS
ACTIVIDAD 7: LEGALIZACIÓN BIMESTRAL
ACTIVIDAD 8: GENERACIÓN DE DEVOLUCIONES
ACTIVIDAD 9: COBRO DE COMISIONES FIDUCIARIAS
REVISIÓN DE LAS OBLIGACIONES AL CBA Y CENTRO DIURNO
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
4.15
ACTIVIDAD 1: SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO
ACTIVIDAD 2: VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
ACTIVIDAD 3: VERIFICACIÓN EN LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS
ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN APERTURA DE CUENTA BANCARIA
ACTIVIDAD 5: VERIFICACIÓN DE RECURSOS
ACTIVIDAD 6: DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS
ACTIVIDAD 7: SOLICITUD DE ACTAS DE REUNIÓN
ACTIVIDAD 8: VERIFICAR REGISTRO OPERACIONES ECONÓMICAS
ACTIVIDAD 9: INFORMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS
ACTIVIDAD 10: SEGUIMIENTO A LOS GIROS
ACTIVIDAD 11: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO
ACTIVIDAD 12: EJECUCIÓN DE VISITAS
ACTIVIDAD 13: VALIDACIÓN DE DESEMBOLSOS
ACTIVIDAD 14: ELABORACIÓN DE INFORME
ACTIVIDAD 15: ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN
10
10
10
10
10
10
11
11
11
12
12
12
12
12
12
12
12
13
13
13
13
13
13
13
14
14
3
4.16
4.17
5
ESTADO
ACTIVIDAD 16: INFORME DE INTERVENTORÍA
ACTIVIDAD 17: INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LOS CONVENIOS
TRATAMIENTO DE NOVEDADES
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6
DICIEMBRE DE 2012
ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DEL ESTADO DEL BENEFICIARIO POR PARTE DEL CBA
ACTIVIDAD 1: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CBA
ACTIVIDAD 3: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CONSORCIO
ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN Y TRÁMITE DE NOVEDAD
ACTIVIDAD 5: DEVOLUCIÓN DE NOVEDADES
ACTIVIDAD 6: REGISTRO DE NOVEDAD
ARCHIVO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
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18
4
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
OBJETIVO
 Brindar a los funcionarios del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, los elementos necesarios para
llevar a cabo el proceso de manejo de los Centros de Bienestar al Adulto (CBA) y Centros Diurnos.
 Ser un documento de consulta y referencia permanente, que permita apoyar la planeación,
organización, ejecución y evaluación de los procesos involucrados en esta Subcuenta.
ALCANCE
Abarca desde la creación de un nuevo convenio con un Centro de Bienestar al Adulto Mayor (CBA)
y/ó Centro Diurno hasta la puesta en marcha y cumplimiento por parte del mismo frente al contrato
establecido. Aplica para la Coordinación COLOMBIA MAYOR, Coordinación de Producción
COLOMBIA MAYOR, Coordinación Financiera del CONSORCIO, Interventoría y Analista Jurídico.
MARCO LEGAL
• Ley 100 / 93.
• Ley 797 / 03.
• Documento CONPES 70 de 2003
• Numeral 4 Subnumeral 4.4, literal iii, de la cláusula octava del Contrato Encargo Fiduciaria No. 352
de 2007, corresponde al CONSORCIO COLOMBIA MAYOR realizar la interventoría técnica,
financiera y administrativa del presente contrato, misma que se efectuará a través de la Oficina de
Auditoria.
• Contrato de Encargo Fiduciario No. 0284 de 2012.
• Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007.
• Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción
• Decreto -Ley 019 de 2012 – Antitrámites
• NTC-ISO 9000:2005 (Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario).
• NTC-ISO 9001:2008 (Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos).
APROBACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO
OFICIALIZACIÓN
MEMORANDO 202130 27/Dic/2012
CCM OP 15
5
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
GENERALIDADES
La modalidad de subsidio económico indirecto representado en Servicios Sociales Básicos comprenden
alimentación, alojamiento y medicamentos o ayudas técnicas no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud –
POS- del régimen subsidiado, ni financiadas con otros fuentes, es desarrollado por el Fondo de Solidaridad
Pensional, del Ministerio De Trabajo a través de su Programa COLOMBIA MAYOR, a través de la
suscripción de Convenios con los Centros de Bienestar del Anciano o del Adulto Mayor (CBA) ó Centros Día
(este último no ofrece servicio de alojamiento), conocidos tradicionalmente como ancianato, asilo de
ancianos u hogar geriátrico, suscritos por el Consorcio COLOMBIA MAYOR en nombre y representación del
Ministerio de Trabajo donde el adulto mayor, por sus condiciones de abandono o discapacidad, se encuentra
residenciado y recibe atención integral.
1
CREACIÓN DE NUEVOS PROYECTOS
El Ministerio del Trabajo de conformidad con los recursos, la normatividad y políticas sociales, efectúa la
convocatoria dirigida a los Centros de Bienestar del Adulto Mayor y Centros Diurnos, indicando, documentos
y requisitos a cumplir, para el otorgamiento de subsidios indirectos con cargo a la subcuenta de subsistencia
del Fondo de Solidaridad Pensional.
ACTIVIDAD 1: REMISIÓN DE PROYECTOS
Responsable: Centros de Bienestar al Adulto Mayor – CBA y/o Centro Diurno
1.1
El Centro de Bienestar al Adulto Mayor y Centro Diurno debe definir el número de beneficiarios por los
cuales se comprometen y solicitaran el subsidio, con los siguientes documentos:
o
Certificado de Existencia y Representación Legal, para entidades sin ánimo de lucro
expedida por la Cámara de Comercio privados con vigencia no mayor a tres meses (Para los
CBA y/o Centro Diurno Privados) y copia de la cédula de ciudadanía del respectivo
representante legal.
o
Acto Administrativo de Creación (Para los CBA y/o Centro Diurno Públicos) y Acto de
nombramiento o designación del Representante Legal y copia de su cédula de ciudadanía.
Nota: En caso de que el CBA o Centro Diurno sea manejado directamente por la entidad
Territorial, se deberá adjuntar el Acta de Posesión del respectivo Alcalde, el Acuerdo
Municipal que lo faculte para suscribir convenios y fotocopia de la cedula de ciudadanía.
En caso de que la entidad territorial haya contratado con un tercero el manejo o
administración del CBA o del Centro Diurno, para los efectos del Programa Plan de
Solidaridad al Adulto Mayor, la responsabilidad seguirá en cabeza del Alcalde Municipal.





Fotocopia del NIT o RUT
Licencia de Funcionamiento (con vigencia no mayor a tres meses)
Ficha de beneficiarios
Fotocopia de cedula de ciudadanía de los beneficiarios
1
Certificado del Sisbén o Listado Censal
Una vez reunida la documentación por parte del CBA y/o Centro Diurno, la remite a la Firma Digitadora
contratada por el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR para la digitación de la información.
1.2
ACTIVIDAD 3: INFORMACIÓN DEL ESTADO DEL PROYECTO
Responsable: Dirección de Producción y Regionales
1
Las personas con discapacidad que se encuentren en Centros de Protección, aquellos que viven en la calle o de la caridad pública, así
como los indígenas de escasos recursos que residen en resguardos a quienes por dichas circunstancias no se les aplica la encuesta
SISBEN, podrán ser identificados mediante el listado censal elaborado por la entidad territorial o autoridad competente.
La población desplazada que no cuente con carné o certificado SISBEN, deberá acreditar tal condición a través de la certificación que
para tal fin expida la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.
6
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Revisada la información por parte de la Firma Digitadora, remite dos archivos a la Dirección de Producción
con la información digitada en un archivo y en el otro archivo las inconsistencias y novedades presentadas
en la información enviada por los Centros de Bienestar del Adulto Mayor y Centros Diurnos. De registrarse
beneficiarios del COLOMBIA MAYOR, percibiendo subsidio directo, la Dirección de Producción remite el
balance a las Regionales para que se notifique al CBA y/o Centro Diurno y este verifique y elabore la
respectiva novedad, solicitando el traslado de modalidad de subsidio del beneficiario de directo a subsidio
indirecto (Ver procedimiento de aplicación de novedades de beneficiarios COLOMBIA MAYOR (PD-ADM03)).
Igualmente, las Regionales deben notificar al Centro de Bienestar del Adulto Mayor y Centro Diurnos el
estado del proyecto evidenciando las inconsistencias de la información de las mismas. Dentro del
comunicado se le debe notificar al Centro de Bienestar del Adulto Mayor y Centro Diurnos que cuenta con
cinco (5) días hábiles para que realice la actualización de los beneficiarios que presentan alguna novedad en
la base de datos que remitieron al inicio del proyecto.
2
PLANIFICACIÓN
ACTIVIDAD 1: ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Responsable: Ministerio del Trabajo
2.1
Definidos los CBA, y/o Centro Diurno y el número de beneficiarios, anualmente asigna los recursos y
autorizará a través de acto administrativo la celebración de los convenios respectivos para lo cual el
CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, actuará en nombre y representación del Ministerio del Trabajo.
Nota. El Ministerio del Trabajo puede presentar modificación o asignaciones adicionales en el transcurso del año en
curso mediante acto administrativo.
ACTIVIDAD 2: RENOVACIÓN DE SUBSIDIOS
Responsable: Centros de Bienestar al Adulto Mayor – CBA y/o Centro Diurno
2.2
El Centro de Bienestar al Adulto Mayor y Centro Diurno debe definir el número de beneficiarios por los
cuales se comprometen y solicitaran el subsidio, con los siguientes documentos:
o
Certificado de Existencia y Representación Legal, para entidades sin ánimo de lucro
expedida por la Cámara de Comercio privados con vigencia no mayor a tres meses (Para los
CBA y/o Centro Diurno Privados) y copia de la cédula de ciudadanía del respectivo
representante legal.
o
Acto Administrativo de Creación (Para los CBA y/o Centro Diurno Públicos) y Acto de
nombramiento o designación del Representante Legal y copia de su cédula de ciudadanía.
Nota: En caso de que el CBA o Centro Diurno sea manejado directamente por la entidad Territorial, se deberá
adjuntar el Acta de Posesión del respectivo Alcalde, el Acuerdo Municipal que lo faculte para suscribir convenios y
fotocopia de la cedula de ciudadanía.
En caso de que la entidad territorial haya contratado con un tercero el manejo o administración del CBA o del
Centro Diurno, para los efectos del Programa Plan de Solidaridad al Adulto Mayor, la responsabilidad seguirá en
cabeza del Alcalde Municipal.






Fotocopia del NIT o RUT
Licencia de Funcionamiento (con vigencia no mayor a tres meses)
Fotocopia de cedula del representante legal
Ficha de beneficiarios
Fotocopia de cedula de ciudadanía de los beneficiarios
2
Certificado del Sisbén o Listado Censal
2
Las personas con discapacidad que se encuentren en Centros de Protección, aquellos que viven en la calle o de la caridad pública, así
como los indígenas de escasos recursos que residen en resguardos a quienes por dichas circunstancias no se les aplica la encuesta
SISBEN, podrán ser identificados mediante el listado censal elaborado por la entidad territorial o autoridad competente.
La población desplazada que no cuente con carné o certificado SISBEN, deberá acreditar tal condición a través de la certificación que
para tal fin expida la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional.
7
2.3
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
ACTIVIDAD 3: CARGUE DE PRESUPUESTO CBA
Responsable: Analista Económico y Financiero
Expedido el acto administrativo por parte del Ministerio del Trabajo, verifica que todos los CBA y Centros
Diurno respecto a los cuales se asignaron recursos se encuentren creados en el aplicativo SINFONÍA, si se
requiere la creación de nuevos CBAS o Centros Diurnos se informará a la Oficina jurídica para su respectiva
creación siguiendo el instructivo Generación de Convenios (IN-ADM-03). Una vez creados en aplicativo la
totalidad de Centros, se realiza la distribución de los recursos por mes para cada CBA y/o Centro Diurno
siguiendo lo definido en el instructivo “Cargue Distribución y Ejecución del Presupuesto - SINFONIA” (INPLN-02). Esta información se comunica a través de correo electrónico a la Dirección de Producción y a la
Dirección de Tecnología para cargue en la respectiva base de datos de la aplicación y a la Oficina Jurídica
para la elaboración y trámite de los de los Convenios.
2.4
ACTIVIDAD 4: SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA
LA SIGUIENTE VIGENCIA
Responsable: Asesores Territoriales COLOMBIA MAYOR y Analista Jurídico
Los Asesores Territoriales COLOMBIA MAYOR, antes del 15 de diciembre de cada anualidad, deberán
enviar a la Oficina Jurídica los documentos de los CBAS mencionados en la “Actividad No.- 1 de
Planificación”, con los que actualmente se tiene convenio, debidamente actualizados.
Si se presentara la autorización para la celebración de Convenios con nuevos CBAS o Centros diurnos, se
solicitará dicha información en su debida oportunidad.
2.5
ACTIVIDAD 5: ELABORACIÓN DEL CONVENIO PARA LA VIGENCIA ACTUAL
Responsable: Asesores Territoriales COLOMBIA MAYOR y Analista Jurídico
Una vez realizada la asignación presupuestal a cada uno de los CBA y/o Centro Diurno se elabora el
Convenio para el respectivo perfeccionamiento con el ejecutor y su correspondiente legalización a fin de que
pueda ejecutarse.
Elaborado el convenio donde se determinan las condiciones generales de ejecución (número de
beneficiarios, el valor del subsidio y la vigencia del convenio), se remite a los CBA y/o Centro Diurno a través
de las Regionales del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, se procede a suscribirlo por parte de la Gerencia
General para el respectivo perfeccionamiento y posterior legalización del CBA y/ Centro Diurno ante la
Oficina Jurídica.
2.6
ACTIVIDAD 6: REMISIÓN DEL CONVENIO AL CBA
Responsable: Oficina Jurídica y Gerencia Regionales
Remite a las Gerencia Regionales el Convenio respectivo para que sea firmado por el Representante Legal
de los CBAS o Centros Diurnos informándoles sobre los documentos que deben allegar para su legalización
y posterior ejecución así:
1. Póliza de Cumplimiento
2. Certificación de Cuenta Bancaria con el nombre “Convenio Programa de Protección Social al Adulto
Mayor – “Nombre del CBA” – Subsidio Económico Indirecto”. Dicha cuenta está destinada
exclusivamente al manejo de los recursos provenientes del FSP.
Se culmina el perfeccionamiento del Convenio con la firma del mismo. Efectúa el trámite de constitución
de la Garantía Única de Cumplimiento ó la constitución de la garantía que se haya señalado en el
convenio (Decreto 4828 de 2008, que determina los Riesgos y el Régimen de Garantías en la
Contratación Estatal), a favor del Fondo de Solidaridad Pensional CONSORCIO COLOMBIA MAYOR,
para la respectiva aprobación por parte de la Oficina Jurídica y poder ejecutar el Convenio. Además
enviará la Certificación de la Cuenta Bancaria a la cual serán girados los recursos objeto del convenio.
Una vez complemente la documentación la remite a la Regional quien la despachará de manera
inmediata a la Oficina Jurídica del Consorcio.
8
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Una vez el ejecutor remita a la Regional la totalidad de los documentos para la legalización y el convenio
firmado la Gerencia Regional envía toda la documentación completa y revisada a la Oficina Jurídica del
CONSORCIO para la respectiva aprobación de la póliza, se designe por parte de la Gerencia General la
respectiva interventoría y se empiece la ejecución del Convenio.
ACTIVIDAD 7: REVISIÓN, ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DOCUMENTOS DEL CONVENIO y
APROBACIÓN DE PÓLIZAS
Responsable: Analista Jurídico
2.7
Revisa, analiza y verifica que todos los documentos de los soportes del Convenio estén en medio físico y
procede a verificar que:





El convenio se encuentre firmado por ambas partes.
El convenio se encuentre fechado y debidamente numerado
El convenio tenga la constancia de registro presupuestal
La garantía que ampara el convenio, en caso de ser distinta a una póliza de seguros, se encuentre
debidamente otorgada a favor del Consorcio.
La póliza se encuentre firmada por el tomador y por la Aseguradora, las fechas de vigencia (desde y
hasta) por cada amparo y el valor de cada uno.
Con la información anteriormente mencionada, la Dirección de Tecnología procede a realizar las
validaciones en el aplicativo SINFONIA.
Recibida la documentación de las Gerencias Regionales con respecto a los convenios y sus documentos
soporte, la Oficina Jurídica procederá a expedir el certificado de aprobación de la póliza o garantía según el
caso, para que se pueda ejecutar el Convenio.
Si encuentra que alguna garantía no cumple con los requerimientos del convenio, solicitará al ejecutor por
intermedio de la Gerencia Regional, que se expida la respetiva modificación, una vez allegada ésta
procederá a su aprobación.
ACTIVIDAD 8: DESIGNACIÓN DE INTERVENTOR.
Responsable: Oficina Jurídica Y Gerencia General
2.8
Una vez aprobada las garantías, el Gerente General, designará al interventor de cada Convenio, quien
ejercerá su actividad de supervisión y control integralmente y de forma que exclusiva de conformidad con el
Reglamento de Interventoría de Convenios del Consorcio COLOMBIA MAYOR. Así mismo la oficina
Jurídica a través de las Gerencias Regionales informará a cada uno de los ejecutores, los datos de contacto
del interventor, para su permanente comunicación.
ACTIVIDAD 9: REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
2.9
Una vez aprobada la póliza por parte de la Oficina Jurídica y designado el Interventor del convenio, procede
a consolidar toda la información de los convenios por parte del CBA y/o Centro Diurno que contenga los
siguientes elementos identificadores:

Número de convenio

Modalidad Centro (CBA o Centro Diurno)

Regional

Nombre del CBA y/o Centro Diurno

Municipio

Tipo de CBA (Privado o Público)

Código Municipio

Nit. del CBA y/o Centro Diurno

Departamento

Nombre Representante Legal (RL)

Nit. del municipio

Tipo de Documento de Identificación RL
9

ESTADO
DICIEMBRE DE 2012
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Número de Documento de Identificación
RL

Fecha de perfeccionamiento (Firma)


Número de cuenta bancaria
No póliza de seguro


Tipo de cuenta (corriente o ahorros)
Fecha de aprobación de la póliza (Fecha
de legalización)

Entidad bancaria

Aseguradora

Código de la entidad bancaria

Vigencia póliza por cada amparo y su
valor (desde y hasta) y $

Código de la sucursal bancaria

Nombre de la sucursal bancaria

Número de cupos (beneficiarios)

Fecha apertura cuenta bancaria
 Valor del subsidio
En Caso de no encontrar diferencias, se realiza el ingreso de la información en SINFONÍA siguiendo el
Instructivo Generación de Convenios (IN-ADM-03)
Esta información es remitida a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección de Producción para
efectos de la validación de la información de los beneficiarios y posteriormente para programación de la
nómina.
La Dirección Administrativa y Financiera debe registrar en el aplicativo la entidad bancaria y el número de la
cuenta bancaria.
3
3.1
GIRO DE RECURSOS AL CBA
ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DE GIRO
Responsable: Coordinador de Producción COLOMBIA MAYOR y Jefe Oficina de Auditoria
La Oficina de Auditoria debe certificar a qué CBA y/o Centro Diurno se le puede generar el giro y verifica que
los valores del giro y los saldos de los recursos correspondan de acuerdo con los niveles de ejecución
proyectados, esta información debe ser remitida a la Dirección de Producción por medio de correo
electrónico. Posteriormente, revisada la Base de Datos por parte del Coordinador de Producción COLOMBIA
MAYOR éste solicita las exclusiones a que haya lugar dentro de la programación.
En caso de existir diferencias conjuntamente con la Dirección de Tecnología se procederá a realizar los
análisis y correcciones necesarias.
3.2
ACTIVIDAD 2: REMISIÓN DE GIRO PARA CERTIFICACIÓN
Responsable: Coordinador Producción COLOMBIA MAYOR
Remite con comunicado a la Auditoría Externa el giro con el fin de solicitar el aval de la misma con copia a la
Dirección Administrativa y Financiera.
3.3
ACTIVIDAD 3: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL GIRO AL MINISTERIO DEL TRABAJO
Responsable: Coordinador Financiero
Teniendo en cuenta el comunicado remitido por la Dirección de Producción y la respuesta emitida por la
Auditoria Externa, elabora y remite una solicitud de orden de giro al Ministerio del Trabajo para la
autorización de giro con copia a la Dirección de Contabilidad y Costos.
3.4
ACTIVIDAD 4: APROBACIÓN DEL GIRO
Responsable: Ministerio del Trabajo
Remite la autorización de giro a la Gerencia General del Consorcio.
3.5
ACTIVIDAD 5: TRASLADO DE RECURSOS Y GIROS
Responsable: Analista de Pagos y Coordinador Financiero
10
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Una vez aprobado el giro por parte del Ministerio del Trabajo y recibida la autorización de giros, distribuye los
recursos por CBA y/o Centro Diurno. Cuando tiene identificado los CBA y/o Centro Diurno realiza un
consolidado donde está el Departamento, municipio, nombre del CBA y/o Centro Diurno, Nit. del CBA y/o
Centro Diurno, número de cuenta, tipo de cuenta, beneficiarios y valor del giro.
De acuerdo con la aprobación y orden de giro del Ministerio, se realiza la programación de pagos, se genera
el listado de los CBA y/o Centro Diurno, se realiza la carta traslado diligenciando el formato de traslado de
recursos (RG-PAG-01), y se cargan los pagos de los CBA y/o Centro Diurno a través del portal bancario
teniendo en cuenta que se gira el monto del subsidio a los centros de bienestar del adulto mayor (CBA) y/o
Centro Diurno en los términos señalados por el convenio suscrito entre las partes. Una vez revisado por el
Coordinador Financiero y aprobado por el Director Administrativo y Financiero, se remite al Gerente General
quien es el que autoriza el pago de los CBA y/o Centro Diurno y el Director Administrativo y Financiero
genera el pago.
El Analista de Pagos envía por correo electrónico a las Regionales y a los Interventores, la información de
cuando se realizó el giro y cuáles fueron los CBA y/o Centro Diurno a los que se giraron.
3.6
ACTIVIDAD 6: REPORTE DE BENEFICIARIOS ACTIVOS
Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR
Remite bimestralmente la base de datos de beneficiarios activos en un medio idóneo (impreso, correo
electrónico ó magnético) al CBA y/o Centro Diurno junto con el formato Reporte de Balance del Proyecto
(RG-ADM-05).
3.7
ACTIVIDAD 7: LEGALIZACIÓN BIMESTRAL
Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y CBA y/o Centro Diurno
Al giro de recursos, el CBA y/o Centro Diurno debe diligenciar el nombre y nit en el formato Certificación de
Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) así como el número de pagos
efectivos, devoluciones y valores a reintegrar con la Firma del Representante Legal Ejecutor y la Firma del
Representante Asamblea de Beneficiarios y remitirlo a la Regional dentro de los 15 días calendarios
posteriores a la fecha de giro.
El Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR valida que todos los campos requeridos del formato Certificación
de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) se encuentren diligenciados, si
no es así le informa al CBA para que entregue la información faltante. Finalmente, entrega el formato al
Coordinador COLOMBIA MAYOR
Nota. Es importante verificar además, que la suma de los valores diligenciados en los campos Número de Pagos
Efectivo y Número de Devoluciones y valor sea igual al valor registrado en el campo Número de Beneficiarios y valor
giro.
3.8
ACTIVIDAD 8: GENERACIÓN DE DEVOLUCIONES
Responsable: Coordinador Financiero y/o Coordinador COLOMBIA MAYOR
Realiza el cruce de la información remitida por el CBA y/o Centro Diurno contra la base de datos del
CONSORCIO para detectar e informar al CBA y/o Centro Diurno las inconsistencias presentadas.
Identifica si en el formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RGADM-07) existen valores registrados en el campo Número de Devoluciones y valor, de ser así, deberá cargar
dichos valores en SINFONÍA siguiendo lo definido en el instructivo Generación de pagos, devoluciones y
comisiones fiduciarias (IN-PAG-01).
Una vez verificado el correcto diligenciamiento de la información y el posterior cargue de las devoluciones
aplicadas en SINFONÍA remite, hasta el día trece (13) del mes vencido, el original del formato Certificación
de Pagos de subsidios de subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) con la consignación respectiva
en original (si existiera) de lo legalizado por el CBA y/o Centro Diurno a la Dirección Administrativa y
Financiera. Además, se debe enviar por correo electrónico cuadro consolidado a la Oficina de Auditoría.
11
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Nota. El cuadro debe contener mínimo la información del departamento, municipio, No. Convenio, No. Beneficiarios, Valor Giros, Fecha
de Legalización, No. Pagos efectivos, Valor pagos efectivos, No. Devoluciones y Valor devoluciones.
3.9
ACTIVIDAD 9: COBRO DE COMISIONES FIDUCIARIAS
Responsable: Coordinador Financiero y/o Analista de Pagos
Valida la información cargada en SINFONÍA y si es consistente genera el cobro de las comisiones fiduciarias
y el cierre del proceso.
4
4.1
REVISIÓN DE LAS OBLIGACIONES AL CBA Y CENTRO DIURNO
ACTIVIDAD 1: SUPERVISIÓN A LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO
Responsable: Interventor
Confirma en el sitio donde funciona el CBA y/o Centro Diurno, que se cuente con un archivo debidamente
organizado con toda la documentación original de los soportes financieros, contables y jurídicos de los
servicios sociales básicos prestados a los beneficiarios incluidos en el convenio.
4.2
ACTIVIDAD 2: VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Una vez firmado el convenio verifica los siguientes documentos:
DOCUMENTOS
Certificación de la apertura de la cuenta bancaria para el manejo de los recursos en
donde conste el nombre de la Entidad Bancaria y el número de cuenta.
Certificado de Cámara de Comercio (Máximo 3 meses de Antigüedad) para el caso
de los CBA y/o Centro Diurno privados, y para el caso de los CBA y/o Centro Diurno
públicos, resolución de constitución.
Autorización al representante legal para suscribir contratos
Documento que certifique una antigüedad mínima de un (1) año, contado desde el
momento de la convocatoria realizada por el Ministerio del Trabajo (puede ser el
mismo certificado de Cámara de Comercio).
4.3
ACTIVIDAD 3: VERIFICACIÓN EN LA CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS
Verifica que se haya constituido la garantía señalada en el respectivo convenio.
4.4
ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN APERTURA DE CUENTA BANCARIA
Verifica que el CBA y/o Centro Diurno haya efectuado la apertura de la cuenta bancaria independiente, para
el manejo de los recursos girados por el CONSORCIO para la atención del subsidio económico Indirecto, la
cual debe estar denominada “Programa de Protección Social al Adulto Mayor” – “Subsidio Económico
Indirecto”. Adicionalmente, debe verificar que se haya remitido la certificación de la cuenta bancaria al
CONSORCIO dentro de los (5) días siguientes a la suscripción del Contrato.
4.5
ACTIVIDAD 5: VERIFICACIÓN DE RECURSOS
Solicita el extracto bancario de la cuenta en mención y verificar que no se estén manejando recursos
distintos a los consignados por el CONSORCIO, correspondientes al Plan de Solidaridad al Adulto Mayor –
60mas (COLOMBIA MAYOR).
4.6
ACTIVIDAD 6: DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS
Responsable: Interventor y/o Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR
12
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Verifica que el CBA y/o Centro Diurno remita a la regional dentro de los 15 días calendario posteriores a la
fecha de giro del pago de la nómina bimestral, el formato de Certificación de Pagos de subsidios de
subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) y el listado de beneficiarios a los cuales no se realiza
entrega de subsidio o devolución parcial de acuerdo a la fecha de retiro.
4.7
ACTIVIDAD 7: SOLICITUD DE ACTAS DE REUNIÓN
Solicita las actas de las reuniones del Comité de Veeduría del CBA y/o Centro Diurno que se hayan
efectuado hasta el momento de la visita, con el objetivo de comprobar si se está generando, promoviendo y
difundiendo espacios de participación comunitaria como mecanismo de veeduría ciudadana a las acciones
que se realizan en la ejecución del contrato.
4.8
ACTIVIDAD 8: VERIFICAR REGISTRO OPERACIONES ECONÓMICAS
Confirma que el CBA y/o Centro Diurno lleve registro de las operaciones económicas que se realicen con los
recursos trasladados por el CONSORCIO y así mismo los registros contables definidos en el Contrato de
Encargo Fiduciario.
4.9
ACTIVIDAD 9: INFORMACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN DE PAGOS
Verifica que las Regionales del CONSORCIO hayan remitido al CBA y/o Centro Diurno de manera oportuna
la programación de pagos con las fechas exactas de giro.
4.10
ACTIVIDAD 10: SEGUIMIENTO A LOS GIROS
Realiza seguimiento a los giros efectuados de manera oportuna por parte del CONSORCIO en los tiempos
establecidos en el convenio con el CBA y/o Centro Diurno.
4.11
ACTIVIDAD 11: SEGUIMIENTO AL DESARROLLO
Realiza, periódicamente, el seguimiento al desarrollo de los servicios sociales básicos, evidenciando que se
estén prestando en la Institución durante la visita.
4.12
ACTIVIDAD 12: EJECUCIÓN DE VISITAS
Realiza visita a los CBA y/o Centro Diurno para efectuar la inspección física y determinar la existencia de la
totalidad de los beneficiarios, así como de las condiciones en que se encuentran viviendo verificando el
cumplimiento a la totalidad de los Servicios Sociales Básicos prestados.
Igualmente, el Interventor debe realizar entrevistas al azar con beneficiarios del CBA y/o Centro Diurno para
constatar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por la institución en desarrollo del convenio, y así
determinar una información directa por parte de los adultos mayores.
La Oficina de Auditoría debe elaborar y mantener un informe de la visita de cada una de las obligaciones
establecidas para los CBA y/o Centro Diurno y el Consorcio de acuerdo con el convenio suscrito para el
desarrollo de la modalidad indirecta del COLOMBIA MAYOR, la cual debe ser evaluada periódicamente.
4.13
ACTIVIDAD 13: VALIDACIÓN DE DESEMBOLSOS
Verifica contra la información suministrada por la Dirección Administrativa y Financiera que el CBA y/o
Centro Diurno este soportando debidamente y con sujeción a la ley todos los desembolsos que en desarrollo
del convenio se estén efectuando. Si encuentra diferencias se debe realizar el seguimiento del caso.
13
4.14
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
ACTIVIDAD 14: ELABORACIÓN DE INFORME
Elabora el informe final de seguimiento con relación a la prestación de los servicios sociales básicos y el acta
final de asamblea de beneficiarios, basándose en:
1. la información suministrada en el formato Certificación de Pagos de subsidios de subsistencia
para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07). En dicho documento reporta los Centros que incumplen
con la ejecución del Convenio así como los que deben ser bloqueados de manera parcial o
definitiva.
2. La información suministrada por la Dirección de Contabilidad y Costos referente a los valores
girados, pendientes de giro y/o devoluciones efectivas y los valores no ejecutados.
Nota. El contrato será liquidado dentro de los (4) cuatro meses siguientes a la fecha de terminación del convenio.
4.15
ACTIVIDAD 15: ELABORACIÓN DEL ACTA DE LIQUIDACIÓN
Elabora el acta de liquidación de los convenios con base en el informe final de seguimiento el cual presenta
ante el representante legal del CBA para firma de aceptación; luego el interventor firma como aval de la
liquidación.
4.16
ACTIVIDAD 16: INFORME DE INTERVENTORÍA
Presenta los informes anuales, proporcional a la cantidad de visitas efectuadas, haciendo referencia a cada
uno de los CBA y/o Centro Diurno basándose en la siguiente estructura:
DATOS
IDENTIFICADORES
OBJETIVO
METODOLOGÍA
OBSERVACIONES
CONCLUSIONES
4.17
Enuncie el Nombre del CBA ó Centro Diurno así como su NIT
Cuál es el objetivo principal que se busca con el desarrollo de la
interventoría
Describa de manera breve y muy clara la manera como desarrolló la
interventoría y la información que necesito para llevarla a cabo
Enuncié las situaciones o hechos observados y que merecen algún
comentario importante sobre cada actividad auditada
Es la enunciación clara si el convenio para su desarrollo cumplió con
todas las obligaciones establecidas en el convenio, en esta conclusión
se recomienda darle continuidad al convenio o si existen
incumplimientos que obliguen a la liquidación del mismo
ACTIVIDAD 17: INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LOS CONVENIOS
Responsable: Jefe Oficina Jurídica
En caso que el CBA y/o Centro Diurno no cumpla con cualquiera de las obligaciones adquiridas con la
celebración del convenio y de la cual haya tenido noticia la Oficina Jurídica por medio de los interventores,
esta procederá a realizar las acciones a que haya lugar tendientes al cumplimiento de las obligaciones
adquiridas mediante el convenio, en su defecto a la terminación del mismo, de acuerdo con las indicaciones
que al respecto brinde la Oficina de Auditoría de Gestión. Esto se hace mediante previa autorización del
Ministerio del Trabajo.
5
TRATAMIENTO DE NOVEDADES
14
5.1
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
ACTIVIDAD 1: VERIFICACIÓN DEL ESTADO DEL BENEFICIARIO POR PARTE DEL CBA
Responsable: CBA ó Centro Diurno
El Representante Legal o el funcionario que para tal efecto estén dispuestos en el respectivo Centro, deberá
verificar el cumplimiento efectivo de los requisitos de ingreso y permanencia en el COLOMBIA MAYOR de
los adultos mayores que dicha entidad tenga como beneficiarios del subsidio económico indirecto, teniendo
la obligación de reportar al Consorcio COLOMBIA MAYOR la presencia de una o más causales de pérdida
de derecho al subsidio concurrentes en la situación de los beneficiarios respectivos, debiendo para tal efecto
3
agotar el debido proceso antes de proceder al retiro de los mismos.
De la decisión de retirar la condición de beneficiario como activo del subsidio económico indirecto del
COLOMBIA MAYOR en todos los casos se deberá notificar al adulto mayor y dejar evidencia de ello.
Nota. Para efecto de la garantía del debido proceso se deberán agotar todos los procedimientos a que haya lugar para la comprobación
efectiva del incurrimiento del beneficiario en la causal que dé lugar a la pérdida del derecho al subsidio en los términos de la Ley 797 de
2003, el Decreto 3771 de 2007, en el Documento CONPES SOCIAL 70 y 105 de 2007 y el Manual Operativo del Programa de
Protección Social al Adulto Mayor o el que haga sus veces formulado por el Ministerio del Trabajo.
5.2
ACTIVIDAD 1: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CBA
Responsable: Coordinador COLOMBIA MAYOR y Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR
Una vez recibida la comunicación por parte del Centro de Bienestar al Adulto (CBA) y/o Centro Diurno
correspondiente, verifica qué clase de novedad se debe tramitar y si la documentación remitida está:
completa, legible, sin tachones ni enmendaduras, las fichas deben estar completamente diligenciadas, en
caso de no diligenciar algún campo, el Coordinador COLOMBIA MAYOR verifica la importancia de la
información y determina si se anula o no.
Los requisitos por clase de novedad son los siguientes casos:
TIPO
ESTADO
DESCRIPCIÓN
 Carta del responsable del proyecto donde se especifique la intención de
realizar la novedad.
 Ficha de retiro
Por retiro de
beneficiarios
Público ó
Privado
 Acto Administrativo por medio del cual el alcalde excluye al beneficiario
cuando el CBA o Centro Diurno sea de naturaleza pública. Si se trata de un
CBA o Centro Diurno de naturaleza privada deberá presentarse una Carta
motivada por medio del cual el Representante Legal del CBA y/o Centro
Diurno excluye al beneficiario. Este documento debe informar además, la
cedula y el nombre.
Soporte de la novedad
 Fotocopia del Acta de Defunción (este certificado puede ser
expedido por la Registraduría, Notaría, DANE y Secretaría de
Salud Distrital ó Municipal), si es el caso por muerte del
4
beneficiario

Para las siguientes causales se deben soportar los documentos
pertinentes:
3
Sobre el Debido proceso aplíquese el Concepto CP-OJ-075 de 2009 emitido por la Oficina Jurídica referente al “Agotamiento del Derecho al Debido
Proceso de los beneficiarios del Programa de Protección Social al Adulto Mayor –COLOMBIA MAYOR- que se hayan inmersos en una causal de pérdida
de derecho al subsidio y a quienes no ha podido notificárseles sobre dicha condición.
4
Si el certificado es expedido por la Registraduría éste debe contener el No. de Registro Civil o de Notaría; si es por el DANE la
certificación se realiza a través del formato estándar manejado por la Entidad; si es por Notaría la certificación debe contener los datos
tanto de la persona fallecida como de la persona que pone en conocimiento el suceso así como fecha de muerte y de registro; si es por
Secretaría Salud Distrital o Municipal es válida la licencia de inhumación
15
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
DICIEMBRE DE 2012
o
o
o
o
o
o


ESTADO
OFICIAL
Copia de la denuncia radicada por el CBA ante la autoridad
competente respecto de la conducta en la cual incurrió el
beneficiario por falsedad en la información suministrada
o intento de conservar fraudulentamente el subsidio,
además se debe denunciar ante los organismos de control.
Por percibir una pensión u otra clase de renta o
subsidio certificaciones de las entidades correspondientes
de las cuales esté recibiendo la pensión o el subsidio. Para
el caso de rentas servirán medios alternativos de prueba
como declaraciones juradas, pruebas acreditadas ante
otras autoridades o cualquier prueba documental, según los
términos del Código de Procedimiento Civil Colombiano
vigente.
Cuando se trate de Mendicidad comprobada como
actividad productiva bastará con el concepto auténtico de
una trabajadora social acreditada que verifique que el
adulto mayor se encuentra en dicha situación. Dicho
concepto puede ir acompañado de visita domiciliaria a tanto
al beneficiario como a la familia de éste.
Para la Comprobación de realización de actividades
ilícitas se debe aportar copia de la sentencia judicial
condenatoria o de documento expedido por el DAS, o la
Registraduría Nacional del Estado Civil (o sus delegadas), o
Certificación de los Juzgados de Ejecución de Penas y
Medidas de Seguridad.
Por Traslado a otro municipio o distrito Certificación de
la autoridad Territorial (Alcalde o Gobernador Indígena) que
acredite que una persona se encuentra domiciliada o no en
la respectiva localidad.
No cumplir con los requisitos de la reglamentación del
programa (Requisitos CONPES) se deberá revisar cual de
los requisitos se dejó de cumplir, según lo establecido en la
Ley 797 de 2003, el Decreto 3771 de 2007, en el
Documento CONPES SOCIAL 70 y 105 de 2007 y el
Manual Operativo del Programa de Protección Social al
Adulto Mayor o el que haga sus veces. a lo cual se debe
entregar certificado de la Gerontóloga, Trabajadora Social o
encargado del programa social en el Municipio.
Carta del beneficiario si es por retiro voluntario.
Acta del Comité del Adulto Mayor donde especifique la aprobación
de retiro.
 Carta del responsable del proyecto donde se especifique la intención de
realizar la novedad.
Por ingreso de
beneficiarios
Público ó
Privado
 Ficha de beneficiarios aprobada por el Representante Legal ó Alcalde
Municipal (de acuerdo a como aplique).
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del nuevo beneficiario, o contraseña
que contenga los elementos de seguridad establecidos por la Registraduría
Nacional.
 Fotocopia del certificado del SISBEN del nuevo beneficiario , o certificado
de la autoridad territorial (alcaldía municipal ó instituciones públicas del
5
5
La fotocopia debe ser del Municipio al cual pertenece el CBA
16
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
orden nacional, regional y local) donde se especifique que el adulto mayor
se encuentra en el listado censal de las personas pobres que están bajo la
protección de centros de bienestar y que por la anterior circunstancia no se
le aplica la encuesta SISBEN.
 Certificado de discapacidad del nuevo beneficiario, si es el caso.
 Acta del Comité del Adulto Mayor donde especifique la aprobación de
ingreso.
 Carta del responsable del proyecto donde se especifique la novedad de
corrección de datos.
Por
actualización o
corrección de
datos
Público o
Privado
 Fotocopia de la cédula de ciudadanía del beneficiario o contraseña que
contenga los elementos de seguridad establecidos por la Registraduría
Nacional. Si la novedad es un número errado en la cédula de ciudadanía,
nombre errado o incompleto o datos errados en la fecha de nacimiento del
beneficiario.
 Fotocopia del certificado del nuevo SISBEN o certificado de la autoridad
territorial de que se encuentra en el listado censal, si la novedad es un
cambio en la clasificación del SISBEN del beneficiario.
Una vez se identifica el doble registro, se debe realizar el bloqueo
correspondiente. Estos registros pueden ser dentro de un mismo proyecto o
entre proyectos, es decir que un beneficiario aparezca en dos proyectos
diferentes.
Por
beneficiarios
con múltiples
registros
5.3
Público o
Privado
Una vez la Dirección de Producción determina la causa del doble registro,
comunica a la Regional respectiva si se trata de un error en los datos o si se
requiere efectuar retiros de beneficiarios. Dependiendo de lo anterior se
remitirá un oficio al CBA o CBAs y/o Centro Diurno donde se detalle la
situación y se hagan los requerimientos de documentación con el fin de
normalizar la situación.
ACTIVIDAD 3: NOTIFICACIÓN DE NOVEDADES POR PARTE DEL CONSORCIO
Responsable: Dirección de Producción y/o Regional
Esto en el caso que se identifiquen novedades como parte del seguimiento, por parte de la Regional,
Dirección de Producción o Dirección de Tecnología. Las acciones a seguir serán definidas por la Dirección
de Producción.
5.4
ACTIVIDAD 4: VERIFICACIÓN Y TRÁMITE DE NOVEDAD
Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y/o Coordinador COLOMBIA MAYOR
Una vez verificada la información y documentación, verifica los cupos disponibles en los proyectos
asignados, con el fin de registrar las novedades. En caso de no existir cupos disponibles se debe verificar sí,
paralelo al ingreso, se solicita el retiro de otro beneficiario por parte del CBA y/o Centro Diurno, para efectuar
el reemplazo.
La Regional cuenta con un plazo máximo de quince (15) días calendario después de la fecha de recibo de la
novedad por parte del CBA y/o Centro Diurno (fecha de sello de radicación de correspondencia) para dar
respuesta de acuerdo con su solicitud.
5.5
ACTIVIDAD 5: DEVOLUCIÓN DE NOVEDADES
Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y/ó Coordinador COLOMBIA MAYOR
17
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
Si el soporte de la novedad no cumple con los requisitos establecidos en los numerales 4.1 Y 4.2, esta será
rechazada y la documentación (soportes que no cumplan) será devuelta al CBA y/o Centro Diurno, en un
término máximo de quince (15) días calendario a partir de la fecha de recibo. Adjuntando oficio con causal
de rechazo
Nota: Es importante resaltar en el oficio remitido al CBA y/o Centro Diurno, que el trámite de la novedad rechazada en caso de volverse
a solicitar, debe ser tramitada como una nueva novedad, adjuntando la totalidad de soportes exigidos.
Cuando el CBA y/o Centro Diurno ha tramitado más de una novedad por beneficiario, se aprobarán las
novedades que cumplan los requisitos y se hará devolución de la novedad que incumple con los requisitos;
en este caso deberá notificar por escrito al CBA y/o Centro Diurno los beneficiarios rechazados.
ACTIVIDAD 6: REGISTRO DE NOVEDAD
Responsable: Asesor Territorial COLOMBIA MAYOR y/o Coordinador COLOMBIA MAYOR
5.6
Verifica las solicitudes de novedades, las cuales deben estar correctamente diligenciadas, firmadas y con los
soportes completos y legibles.
Adicionalmente se debe validar en el caso de ingresos, si existen cupos disponibles en el proyecto y si
existen reemplazos de cupos con beneficiarios específicos solicitados por los CBA y/o Centro Diurno.
6
ARCHIVO
Toda información remitida por el CBA y/o Centro Diurno debe quedar en custodia de la Regional y, una vez
se consolide la información, anualmente el Coordinador COLOMBIA MAYOR debe remitir, a la Firma
Digitadora contratada, la documentación a través del formato Reporte envío de documentos para archivo,
digitación y digitalización (RG-ADM-15) para ser archivada en la carpeta del proyecto correspondiente.





Copias de defunción.
Fotocopias de cédulas o de Sisbén.
Actas de beneficiarios.
Cartas de solicitud remitidas por los CBA y/o Centro Diurno,
Demás soportes de retiro e ingreso.
Lo anterior dejando copia del formato para su control.
La información de la interventoría remitida por los CBA y/o Centro Diurno, debe ser responsabilidad
únicamente del Interventor quien es el encargado de archivarlo en la carpeta del proyecto correspondiente.
18
7
MINISTERIO
DEL TRABAJO
1
PLANIFICACIÓN
Asigna recursos
(Resolución)
CBA / CENTRO
DIURNO
DICIEMBRE DE 2012
ESTADO
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
DIAGRAMA DE FLUJO
COORDINADOR /
ASESOR TERRITORIAL
COLOMBIA MAYOR
FIRMA
DIGITADORA
CREACIÓN
NUEVOS
PROYECTOS
ANALISTA
ECONÓMICO Y
FINANCIERO
ANALISTA JURÍDICO
1
Elabora el
convenio
NOTIFICA AL
MINISTERIO DEL
TRABAJO
Presenta el proyecto
IN-ADM-06
SI
Remite proyectos a
la Firma digitadora
NO
Notifica al CBA
Perfecciona el
convenio
Información
completa
Verifica
documentación
Renueva los
subsidios
Recibe documentos
soporte
Efectúa la
asignación de
presupuesto
IN-ADM-03
Legaliza el convenio
Legaliza el convenio
Verifica
documentación,
recursos y cuenta
FIN
Revisa actas de
reunión y
contabilidad
Registra la
información
IN-ADM-03
NO
Entrega
modificaciones
Solicitud de
modificaciones
CBA cumple
obligaciones?
SI
Expide el certificado
de aprobación
GERENTE
GENERAL / JEFE
OFICINA JURÍDICA
Asigna Interventor
19
MINISTERIO
DEL TRABAJO
ASESOR
TERRITORIAL
COLOMBIA MAYOR
DICIEMBRE DE 2012
COORDINADOR FINANCIERO / ANALISTA DE
PAGOS
AUDITORIA
EXTERNA
ESTADO
JEFE OFICINA
AUDITORÍA
OFICIAL
CÓDIGO
PD-CDG-01
VERSIÓN
1
COORDINADOR
PRODUCCIÓN
COLOMBIA MAYOR
GIRO
RECURSOS CBA
Verifica y certifica la
generación giro al
CBA
Revisa los beneficiarios
de la base datos
SINFONÍA
SI
Presenta Novedades
RETIRO POR
NOVEDADES
PD-ADM-03
NO
Solicita
autorización de
giro
Aprueba el giro de
la Auditoria
externa
Solicitud de aval para
giro
Revisa la nómina y
genera aval
FIN
Elabora carta
traslado
RG-PAG-01
Genera el cobro
de la comisión
fiduciaria
Carga los pagos
Almacenamiento
cuadro
GERENTE
GENERAL
Notifica
legalización
Autoriza los pagos
Notifica los CBA que
se les pagó
Efectúa el cargue
IN-PAG-01
Realiza la
legalización con el
CBA
Existen devoluciones
registradas en el
formato?
RG-ADM-07
20

MANEJO DE LOS CENTROS DE BIENESTAR AL

Transcripción

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DECLARACIÓN JURADA Por la presente, declaro bajo juramento