Kit Eventos Paracas 2012

KIT DE
EVENTOS
2012
BIENVENIDO
Permítanos saludarlo en nombre de familia de hoteles Hilton y poner a su disposición nuestro resort de playa
en Paracas.
Doubletree Resort by Hilton Paracas se ubica estratégicamente en la Bahía de Paracas, a un paso de la
Reserva Natural de Paracas en la zona de Santo Domingo y los demás atractivos de la zona. A escasos 10
minutos se ubica el aeropuerto internacional de Pisco desde donde parten ahora los sobre vuelos a las
místicas Líneas de Nazca y a donde empezarán a llegar vuelos regulares desde Lima a partir de junio 2011.
Nuestro resort de playa le brinda la mejor infraestructura para la realización de su evento. Contamos con 124
suites de 55 m2 cada una equipada con las famosas camas “Sweet Dreams” y todas las comodidades necesarias
para atender a los asistentes e invitados a su evento. Contamos además con salas multiusos provistas de las
dimensiones y equipos así como ambientes al aire libre para garantizar el éxito de su evento. Nuestro staff
debidamente capacitado estará a su entera disposición para colaborar en la organización y ejecución de su
programa de trabajo.
Lo invitamos a consultar nuestras opciones de tours y actividades tanto dentro como fuera del hotel. Cabe
destacar que Doubletree Resort by Hilton Paracas cuenta con ambientes y servicios complementarios para
deleitar todos los sentidos tales como su restaurant principal, lounge, bares y spa de categoría internacional.
Adicionalmente, le ofrecemos la posibilidad de inscribirse a BONUS EVENT, el mejor Programa de Beneficios
para los organizadores de eventos así como el programa HHONORS, ideal para Viajeros Frecuentes.
Los miembros de Bonus Event son recompensados con puntos de hotel para usarlos en futuros eventos
mientras que los miembros de HHonors son recompensados “doblemente” con puntos de hotel y millaje de
aerolíneas, obteniendo viajes gratis, mejora en la categoría de habitaciones, productos y privilegios especiales
en más de 3,600 hoteles en el mundo y las mejores aerolíneas.
Los invitamos a conocer más sobre el Doubletree Resort by Hilton Paracas visitando nuestra página web:
www.paracas.doubletree.com
Esperamos poder contar con su preferencia y así tener oportunidad de atender su evento y hacerlo nuestro.
Muy cordialmente,
DOUBLETREEBY RESORT BY HILTON PARACAS
Lisbeth Buzzi
Ejecutiva de Ventas y Eventos
Leticia Salas
Ejecutiva de Ventas y Eventos
ALOJAMIENTO
SUITE EN BASE A ACOMODACION SIMPLE – CAMA KING
SUITE EN BASE A ACOMODACION DOBLE – CAMAS TWIN
SUITE EN BASE A ACOMODACION TRIPLE – CAMAS TWIN + SOFA CAMA
Alojamiento:
• 124 Suites de 2 ambientes y 55 m2 cada una , con aire acondicionado, calefacción de control
individual y camas “Sweet Dreams”
• Sala-comedor con sofá-cama y terraza.
• 2 Televisores – LCD de 32´ por suite con cable
• Caja de seguridad
• Kitchenette con microondas, cafetera y frigobar
SALONES
Salón Bahia
Capacidad por tipo de armado
SS.HH
TERRAZA
SALÓN BAHÍA
Auditorio
Cocktail
Aula
Banquete
U
80
80
60
60
50
Area (m2)
Ancho
Largo
Altura
127.19
7.77
16.37
3.30
Dimensiones
50
Tarifa de alquiler de Salón
Por día: US$ 944.00
El alquiler de los salones de eventos incluye:
• Arreglo de acuerdo a las indicaciones del cliente
• Pizarra acrílica, papelógrafo y marcadores
• Agua de mesa en jarras, vasos y caramelos
• Podio
• Blocks y lapiceros
Precios incluyen impuestos.
Salón Paracas
Capacidad por tipo de armado
Auditorio
Cocktail
Aula
Banquete
U
100
100
70
70
50
Area (m2)
Ancho
Largo
Altura
118,60
7.85
18.93
7.17
SALÓN PARACAS
Dimensiones
Tarifa de alquiler de Salón
Por día: US$ 944.00
El alquiler de los salones de eventos incluye:
• Arreglo de acuerdo a las indicaciones del cliente
• Pizarra acrílica, papelógrafo y marcadores
• Agua de mesa en jarras, vasos y caramelos
• Podio
• Blocks y lapiceros
Precios incluyen impuestos.
EQUIPOS AUDIOVISUALES
Audio
ecualizador y procesador de voces)
Accesorios para conexión de audio de Laptop a proyector multimedia
Precio por día: USD 177.00
Micrófonos
Inalámbrico solapero
Inalámbrico de vincha
Inalámbrico de mano
Precio por cada uno por día: USD 35.00
Laptop
Precio por día : USD 177.00
Proyector Multimedia
Epson Powerlite 822+, cuenta con 2600 lúmenes
Resolución: XGA 1024x768 pixeles.
Precio por día:
USD 142.00
Impresora
Precio por día : USD 118.00
Precios incluyen impuestos.
CONDICIONES GENERALES
1
Condiciones y Políticas de Alojamiento
• Check-In 15.00 h. /Check-Out 12.00 h.
• La lista final de pasajeros deberá ser entregada 30 días antes de la fecha de llegada al hotel.
• Si el huésped asume su alojamiento se requiere número de tarjeta de crédito y fecha de expiración para garantizar la reserva.
• Si la empresa asume los gastos de alojamiento de sus pasajeros se requiere carta de garantía de la empresa
indicándonos los servicios que asumirá como alojamiento, alimentación, lavandería, llamadas telefónicas, etc.
• Se cobrará el 100% del total de habitaciones, por anulaciones dentro de las 72 horas de la llegada prevista en
caso de pasajeros individuales, o dentro de los 15 días de la llegada prevista en caso de grupos a partir de 08
personas.
• En el caso de grupos de mas 50 de suites el hotel se compromete a entregar el 50% de las suites a las 15:00 h.
y la diferencia a partir de las 17:00 h.
• Para grupos que tomen el 100% de suites el check-out será a las 11:00 h.
2
Condiciones y Políticas de Eventos
2.1 Reserva de Salón y Habitaciones
• La cotización no determina el bloqueo definitivo de los salones ni de habitaciones. Para bloquear los salones
y habitaciones requerimos nos envíe la Ficha de Reserva de Eventos firmada junto con el pago del 50% del
total del evento y habitaciones.
• El hotel tiene la facultad de invalidar la reserva de los salones y/o habitaciones solicitadas si los requerimientos
de pago y garantías no se cumplen en las fechas especificadas.
2.2. Planeamiento
• La Ficha de Reserva de Eventos y la presente Cotización deberán ser enviadas con la firma del cliente como
plazo máximo 15 días antes del evento.
• El número definitivo de asistentes deberá ser confirmado en la Ficha de Reserva de Eventos como plazo
máximo 15 días antes de la fecha de inicio del evento.
• No se aceptarán cambios o reducciones en la presentación del salón y/o en el servicio de alimentos y bebidas
15 días antes de la fecha de inicio del evento.
• Se cobrará el 100% del total del evento y habitaciones por anulaciones una vez enviada la Ficha de Reservas
de Eventos.
• Si tiene previsto presentar una orquesta u otros musicales de autores nacionales o internacionales durante su
evento, será de su responsabilidad el tramitar la autorización ante la APDAYC y la municipalidad de Paracas.
• Por normas establecidas por las autoridades y respeto al medio ambiente, las fiestas en la playa con DJ u
orquesta, estarán permitidas solo hasta las 02:00 a.m. En el caso de fiestas organizadas dentro de nuestros
salones de eventos estarán permitidas hasta las 03:00 a.m. previa coordinación con la ejecutiva de ventas.
• Los clientes que organicen su evento en conjunto con productoras deberán enviar la propuesta creativa y
cronograma de trabajo, el cual se encontrará condicionado a la ocupación y normas establecidas por el hotel.
• En el caso de requerir fuegos artificiales estos deberán ser aquellos que no generen explosión y sonido.
2.3 Alimentos y Bebidas
• El número de personas señalado en la Ficha de reservas de Eventos y Habitaciones será considerado como
garantía para el cargo y cobro correspondiente.
• El hotel aceptará incrementos en una cantidad razonable de alimentos y bebidas hasta 07 días antes del
evento.
• No está permitido el ingreso de alimentos y bebidas que no sean proporcionados por el hotel.
• Los licores que sean proporcionados por el cliente estarán afectos a un recargo por descorche.
• Las opciones de almuerzos y/o cenas elegidas deberán ser enviadas 15 días antes de la fecha de inicio del
evento, en el caso de no enviarlas con la debida anticipación el hotel podrá limitar las opciones o será quien
decida la opción de menú.
• Las opciones de almuerzos y/o cenas por encima de 80 personas se ofrecerán sólo en servicio buffet.
2.4 Mobiliario e Infraestructura
• El mobiliario y utensilios para el servicio serán provistos por el hotel sin ningún costo.
• El cliente será responsable por cualquier daño o deterioro del mobiliario y/o infraestructura del hotel durante
la realización de su evento. Esto tendrá un cargo adicional determinado por el hotel.
2.5 Equipos de Audio y Video
• El cliente podrá ingresar sus equipos sin costo adicional. La pérdida o deterioro de los mismos no será de
responsabilidad del hotel.
• Los equipos ingresados por el cliente serán inventariados al ingreso y salida del hotel.
• El cliente será responsable por cualquier daño o deterioro de los equipos proporcionados por el hotel durante
la realización de su evento.
• Los equipos solicitados en la Ficha de reservas de Eventos y Habitaciones serán facturados se utilicen o no.
3
Forma de Pago
• Se deberá pagar el 50% del monto total del evento el día del envío de la Ficha de reservas de Eventos
y Habitaciones como máximo 15 días antes de la fecha de inicio del evento.
• El 50% restante del monto total del evento se deberá pagar como máximo 07 días antes de la fecha de inicio
del evento.
• Los consumos extras deberán ser cancelados al finalizar el evento.
• Cualquier pago inicial o depósito en garantía no será reembolsable.
• Si requiere una línea de crédito solicite el formato de crédito a la ejecutiva de cuenta.
• La facturación será en Nuevos Soles al tipo de cambio designado por el hotel.
Agradecemos efectuar el depósito en nuestra Cuenta Corriente a nombre de BRADE PARACAS S.A.
BCP - Cuenta Soles - 193-1872388-0-08
BCP - Cuenta Dólares - 193-1872597-1-29
Desde otros Bancos:
• Código Interbancario cuenta en Soles BCP: 002-193-001872388008-16
• Código Interbancario cuenta en Dólares BCP: 002-193-001872597129-17
En espera de su comunicación y seguros de poder ofrecerle el apoyo necesario para el éxito de su evento,
quedamos a sus gratas órdenes.
Muy atentamente,
DOUBLETREE RESORT BY HILTON PARACAS