FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS

Transcripción

FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS - FIMI
COMPARTIENDO NUESTRA ESTRATEGIA DE MONITOREO Y EVALUACION IMPLEMENTADA
EN LOS PROYECTOS APOYADOS POR IPAF - FIDA, EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE
CICLO DE SUBVENCION 2012 AL 2014
INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMI
SHARING OUR MONITORING AND EVALUATION STRATEGY IMPLEMENTED IN PROYECTS FINANCED BY IPAF - IFAD,
IN LATIN AMERICA AND THE CARIBBEAN
2012 - 2014 GRANT CICLE - INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMI
CRÉDITOS
ÍNDICE
Foro Internacional de Mujeres Indigenas - FIMI
1. INTRODUCCIÓN
Tarcila Rivera Zea
2. PROCESO DE SELECCIÓN DE PROYECTOS
Presidenta
3. DEFINICIONES
Teresa Zapeta
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA M&E
Coordinadora de Programas
5. ETAPAS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS IPAF – FIMI
Mariana Lopez
6. DESARROLLO DEL PROCESO M&E
Asesora Institucional
Tiziana Forte
6.1. Monitoreo
6.2. Evaluación
Asesora de Monitoreo y Evaluación
7. LECCIONES APRENDIDAS
Yohanis Amador
8. EQUIPO FIMI INVOLUCRADO EN EL PROYECTO IPAF
Responsable del Fondo IPAF – FIMI y Coordinadora del Fondo de Mujeres Indígenas AYNI
Fondo Internacional de Desarrollo Agricola (FIDA)- Programa de Apoyo a los Puebos Indigenas (IPAF)
Antonella Cordone
Especialista Principal en Pueblos Indígenas
División Técnica y de Políticas
Departamento de Administración de Programas
FIDA
Tiziana Forte, Mariana Lopez, Yohanis Amador
Redacción
COMPARTIENDO NUESTRA ESTRATEGIA DE MONITOREO Y EVALUACION IMPLEMENTADA EN LOS PROYECTOS
APOYADOS POR IPAF - FIDA, EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE
Tiziana Forte, Mariana López, Teresa Zapeta, Yohanis Amador, Inés Finchelstein
Revisión y Edición
Nicolás Castelli
Diseño Gráfico
2 | Foro Internacional de Mujeres Indigenas - FIMI
3 | International Indigenous Women’s Forum- FIMI
1. INTRODUCCIÓN
2. PROCESO DE SELECCIÓN DE PROYECTOS
El Foro Internacional de Mujeres Indígenas -FIMI- es una red de mujeres indígenas líderes articuladas a redes
En cumplimiento de su responsabilidad, FIMI ha dado monitoreo a los procesos de revisión y
de organizaciones locales, nacionales y regionales de Asia, África, el Pacífico, Ártico y las Américas. FIMI
selección de proyectos, bajo la supervisión de la Secretaría del FIDA, con sede en Roma. En el
promueve la articulación de las mujeres indígenas líderes y activistas de derechos humanos de distintas
mes de Agosto del 2011 se lanzó la convocatoria. Se recibieron 265 proyectos de 22 países de
partes del mundo para consensuar agendas, construir capacidades y desarrollar liderazgos.
América Latina y el Caribe.
En el año 2009, a partir de su compromiso por los derechos colectivos de los pueblos indígenas y en especial
el empoderamiento económico de las mujeres indígenas, FIMI lanzó su primera convocatoria del Fondo de
Mujeres Indígenas- AYNI. Tras un exhaustivo proceso de selección guiado por mujeres indígenas de distintas
regiones, se seleccionaron 13 proyectos de Asia, África y las Américas.
Dicha experiencia contribuyó para que FIMI fuera seleccionada en el 2011 por el Fondo Internacional de
Desarrollo Agrícola (FIDA) para administrar el Fondo de Apoyo a los Pueblos Indígenas (IPAF) en la región
de América Latina y el Caribe. IPAF busca apoyar micro proyectos que promuevan la implementación de la
Declaración de las Naciones Unidas sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas mediante experiencias de
desarrollo autónomo, que sean significativas y susceptibles de ser replicadas.
1ra ETAPA
Proceso de revisión técnica de propuestas por parte del personal de FIMI para identificar
propuestas válidas, según los requisitos establecidos en la convocatoria. De los 265
proyectos, 188 cumplieron los requisitos básicos de elegibilidad.
2da ETAPA
Proceso de revisión de las propuestas elegibles por parte del grupo de revisores técnicos,
conformado por mujeres indígenas de Nicaragua, Colombia y Bolivia.
Para el acompañamiento y asesoría específica a los proyectos implementados por las organizaciones
3ra ETAPA
indígenas, FIMI ha diseñado y desarrollado, en forma colectiva, una Estrategia de Monitoreo y Evaluación
La Junta del IPAF reunida en Roma, Italia, seleccionó finalmente 12 propuestas para América
(M&E). Las características particulares de las comunidades indígenas han sido resaltadas en todo el proceso
Latina y el Caribe, de acuerdo a los criterios establecidos
de implementación de los proyectos. En este sentido, la estrategia integral de M&E tiene elementos específicos
y propios basados en la visión de los pueblos indígenas. Algunos de los aspectos más representativos son:
- El apoyo de consultores indígenas, originarios del país de intervención del proyecto, para realizar las visitas
de evaluación intermedia
- Uso de la lengua indígena en la evaluación intermedia de los proyectos.
- Criterios de evaluación e instrumentos específicos de M&E pertinentes a los derechos y visión de los
pueblos indígenas. Un ejemplo es el cuestionario para la construcción de la línea de base de los proyectos
con preguntas relevantes para la visión indígena del desarrollo.
- Diálogo, interacción y retroalimentación en todo el ciclo de vida de los proyectos.
A través esta publicación queremos compartir nuestra experiencia en la aplicación de un sistema de M&E
específico, que responde a las necesidades de los pueblos indígenas.
12
proyectos
seleccionados
2 de Colombia
2 de Nicaragua
1 de Belice
1 de Bolivia
1 de Perú
1 de México
1 de Surinam
1 de Chile
1 de Brasil
1 de Guatemala
Los 12 proyectos seleccionados fueron presentados por las siguientes organizaciones:
3. Definiciones
1.
Sarstoon Temash Institute for Indigenous Management de Belice,
2.
Programa de Desarrollo Integral Interdisciplinario de Bolivia,
Para efectos de comprensión del presente documento compartimos dos definiciones que han
3.
Associação Indígena Kawaip Kayabi de Brasil,
servido de referentes para el proceso de Monitoreo y Evaluacion impulsado por FIMI.
4.
Comunidad indígena Llaguipulli de Chile,
5.
Organización Nacional Indígena de Colombia,
Para FIMI, Monitoreo es el conjunto de actividades y acciones realizadas de manera colectiva,
6.
Asociación kwe´s uma kiwe peykajn mjinxisa Fondo Paez de Colombia,
durante todo el proceso de implementación de los proyectos seleccionados, con el propósito
7.
Asociación de Desarrollo Comunitario de Guatemala,
de mantener una información actualizada, así como un permanente diálogo y retroalimentación
8.
Asamblea Mixe para el Desarrollo Sostenible A.C. de México,
con las organizaciones o comunidades involucradas en el desarrollo del cada Proyecto sobre los
9.
Gobierno Territorial Indígena Mayangna Sauni As de Nicaragua,
avances y dificultades. El monitoreo es también para nosotras la oportunidad para la búsqueda
10.
Pueblo Indígena de Mozonte de Nicaragua,
conjunta de las medidas que potencien sobre la marcha los aportes del Proyecto a la comunidad.
11.
Asociación Comunal Inkawasi Awana de Perú,
Este ejercicio se realizó a partir de una perspectiva indígena, respetando los tiempos, la forma
12.
Vereniging van Inheemse Dorpshoofden in Suriname
de comunicación, la inclusión de los mayores, de los jóvenes y de las mujeres en toda instancia.
(VIDS: Association of Indigenous Village Leaders in Suriname) de Suriname
Asimismo, el respeto a las formas de organización propia, de toma de decisión indígena fueron
elementos centrales, en el marco de una lógica de diálogo, fortalecimiento y aprendizaje mutuo
entre organizaciones implementadoras y FIMI.
La Evaluación, la entendemos como la forma de dimensionar, valorar, reflexionar y explicar
conjuntamente sobre los resultados de cada proyecto. La Evaluación la dividimos en dos
etapas: etapa intermedia y evaluación final, con particular énfasis sobre la sostenibilidad de las
acciones financiadas. La evaluación desde una perspectiva indígena nos ha permitido entender
mayormente las dificultades encontradas por las organizaciones indígenas implementadoras y
tener las herramientas adecuadas para buscar conjuntamente alternativas para superarlas. Al
mismo tiempo, la evaluación nos brindó la oportunidad de identificar, resaltar y visibilizar los
logros de los proyectos y el proceso de empoderamiento de las organizaciones.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA ESTRATEGIA M&E
Criterios
Descripción desde la perspectiva de los pueblos indígenas
Durante todo el desarrollo de la estrategia de monitoreo y evaluación se tuvieron en cuenta 5
Buen vivir
Capacidad de las comunidades para desarrollar estrategias integrales de
criterios orientadores, aplicados tanto a las acciones de monitoreo como a las de evaluación.
desarrollo comunitario en concordancia con sus cosmovisiones, de modo
Ello ha permitido a FIMI mantener coherencia en las distintas etapas de implementación de los
alternativo a la cultura del progreso y el desarrollo del mercado y el capitalismo,
proyectos, dando como resultado exitosas experiencias.
sin menoscabo del equilibrio persona – naturaleza. Vivir en paz y con control
sobre los territorios y sus tierras como base material y espiritual de la existencia.
Los Criterios para la evaluación son producto de la complementación entre los criterios del Comité
Respetar y cuidar la Madre Tierra. Reconocer y valorar en pie de igualdad las
de Ayuda al Desarrollo – Estándar de calidad para la evaluación del desarrollo (DAC), y aquellos
identidades y culturas con valores, tradiciones y conceptos distintos. Poder y
construidos por el equipo de FIMI de modo colectivo, con las organizaciones indígenas y sus redes.
participación en las decisiones sobre asuntos que conciernen como pueblos
indígenas. Poder y participación para configurar con otros, el modelo de Estado
Criterios del Comité de Ayuda al Desarrollo:
PERTINENCIA. Definir si la formulación del proyecto era originalmente, y es aún pertinente. Por
ejemplo, si responde a las necesidades y problemas reales de los beneficiarios identificados.
que contenga la visión, derechos y planteamientos de los pueblos indígenas.
Conocimiento
Los conocimientos tradicionales indígenas, con los cuales se alude a los
tradicional
complejos conjuntos y sistemas de conocimientos; conocimientos científicos,
técnicos, prácticas y expresiones culturales que han sido mantenidas, utilizadas
y desarrolladas, tanto en el pasado como en la actualidad, por comunidades
EFICIENCIA. Determinar el avance de los resultados en comparación con los recursos empleados.
locales e indígenas. No sólo sustentan la vida diaria de las comunidades, sino
que también son un elemento decisivo para mantener sus identidades y fomentar
EFICACIA. Determinar el alcance del objetivo específico, si se percibieron cambios en el contexto
su libre determinación. Los conocimientos tradicionales indígenas reflejan su
y/o en los beneficiarios; y si los resultados conseguidos hasta el momento de la evaluación han
visión holística del mundo y son una fuente de riqueza cultural y económica
contribuido al objetivo específico del proyecto.
para las comunidades y para la humanidad en su conjunto. Los conocimientos
tradicionales contribuyen a preservar, mantener e incluso incrementar la diversidad
IMPACTO. Detectar si existen las condiciones para introducir cambios a largo plazo en el entorno.
cultural biológica de generación en generación.
Se refiere a los resultados más generales para los beneficiarios identificados, entendidos en este
caso como un grupo más amplio de personas o toda una sociedad; el éxito y el fracaso en la
Situación de
Niveles de igualdad y equidad de las mujeres en la participación de las decisiones
consecución de los objetivos generales, y sus razones principales.
las mujeres
y de los bienes comunitarios. (Participación en asambleas, instancias de gobierno
indígenas
propio, de representación comunitaria, repartición de bienes y servicios, niveles
SOSTENIBILIDAD. Visibilizar si el flujo de cambios positivos para los beneficiarios, y para la
de formación, de ocupación laboral y remuneración, entre otros). Este indicador
sociedad en general, puede continuar o no después del cierre del proyecto, y por qué.
permite establecer los roles comunitarios y diferenciados entre mujeres, hombres,
jóvenes y ancianos al tiempo que busca identificar los niveles de empoderamiento
de las mujeres en el ejercicio de sus derechos como sujetos y actores políticos de
Criterios desde la perspectiva de pueblos indigenas:
Tal como se ha indicado, el equipo de evaluación de FIMI construyó, en coordinación con las
organizaciones indígenas y sus redes, los siguientes criterios de evaluación específicos para
proyectos que involucran pueblos indígenas.
las comunidades.
Revitalización
Este indicador da cuenta de la existencia de acciones y procesos que permiten
cultural
a los pueblos indígenas recuperar o revitalizar prácticas ancestrales que por
diversas circunstancias se han perdido o se han debilitado.
Participación
Se trata de la representación de los intereses colectivos de los Pueblos indígenas
y promoción
en las instancias de toma de decisiones del Estado a nivel local, regional y
de la
nacional. Los pueblos indígenas deben ser líderes en su propio desarrollo, en
democracia
concordancia con las necesidades e intereses específicos. Además, se deberá
prestar particular atención a la participación de los jóvenes y de los mayores para
asegurar la transferencia intergeneracional de conocimiento y experiencia. Una
participación plena y efectiva de los pueblos indígenas garantiza la sustentabilidad
y continuidad de las iniciativas.
Soberanía y
Constituye una alimentación adecuada, fundamentada en tradiciones
autonomía
socioculturales y su especial relación con territorios y recursos ancestrales.
alimentaria
Depende fundamentalmente del acceso a los recursos naturales de sus tierras
y territorios ancestrales y su control, alimentación mediante el cultivo o la
indígenas y metodologías culturalmente adecuadas constituyen hoy un desafío el cual intentamos
enfrentar y aportar.
FIMI ha desarrollado su propio andar, combinando distintos criterios y herramientas. Los pasos
desarrollados fueron los siguientes:
1ra ETAPA Comunicación y mensaje de aceptación a las 12 organizaciones seleccionadas,
firma de los acuerdos correspondientes, envío de los primeros desembolsos. Monitoreo y
acompañamiento permanente a las organizaciones en el desarrollo de proyectos a través
de comunicaciones por distintos medios, entre ellos: correo electrónico, Facebook, Skype,
asimismo, a través de informes narrativos y financieros de la fase inicial.
2da ETAPA Sesiones de capacitación a consultores indígenas sobre metodología M&E
recolección de alimentos, la pesca, la caza o la pequeña ganadería, entre otros.
desarrollada por FIMI. Visitas de evaluación intermedia a los proyectos, reuniones entre los
Libre
Se refiere al derecho como pueblos indígenas para determinar libremente
el terreno. Monitoreo y Evaluación de informes narrativos y financieros fase final del proyecto.
determinación
el estatus político y decidir los caminos de desarrollo social, cultural y
consultores y/o organizaciones indígenas implementadoras y directores de programas FIDA en
económico. Como también se refiere al derecho que poseen los pueblos
3ra ETAPA Encuentro Regional de todas las organizaciones implementadoras, junto con
indígenas a determinar libremente sobre sus vidas, y realizar su potencial
FIDA y el equipo de FIMI para intercambiar experiencias de construir redes y realizar una
a través del pleno control sobre sus decisiones y acciones.
evaluación final.
Este indicador trata sobre el desarrollo de la institucionalidad propia y
tradicional de cada pueblo o desarrollo del gobierno propio.
4ta ETAPA Sistematización y análisis de los datos recolectados en el monitoreo y en los
informes presentados por las organizaciones y consultores indígenas. Diseño de informe
final de evaluación y entrega a través de productos de comunicación al IPAF - FIDA
5. ETAPAS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS IPAF – FIMI
Las acciones de Monitoreo y Evaluación – M&E- de la fase de implementación de los proyectos
fueron planteadas con el fin de identificar los principales avances y dificultades, así como para
formular las recomendaciones y tomar las medidas necesarias para potenciar los resultados de
los proyectos. En este sentido, FIMI acompañó a las organizaciones en la implementación de
los proyectos, identificando dificultades y oportunidades. Incluso FIMI trabajó conjuntamente la
redacción de los documentos e informes para el fortalecimiento institucional de las organizaciones
implementadoras.
firma de contratos
y envios del primer
desembolso
visitas de evaluación
intermedia a los proyectos
FIMI considera muy importante el involucramiento de las organizaciones indígenas en todas
las etapas de Monitoreo y Evaluación de los Proyectos. La elaboración desde una perspectiva
indígena de instrumentos de recolección de datos, criterios e indicadores específicos para pueblos
encuentro
regional
elaboración y
entrega informe
final
6. DESARROLLO DEL PROCESO M&E
Se desarrollaron las siguientes actividades de monitoreo:
Para la estrategia de Monitoreo y Evaluación de los proyectos, FIMI tuvo en cuenta los objetivos,
telefónica y vía skype para implementar los instrumentos. Por este medio también se desarrollaron
cronogramas, indicadores y presupuestos definidos en cada uno de los 12 proyectos.
comunicaciones para cotejar información o aclarar dudas cuando éstas se presentaron.
Las acciones de Monitoreo y Evaluación se realizaron de manera conjunta, y permitieron la
SEGUIMIENTO VÍA FACEBOOK. FIMI creó un grupo en Facebook donde los coordinadores de
producción de datos de orden cualitativo y cuantitativo, con la participación de todos los actores
los proyectos que poseen la clave han logrado ingresar y compartir comentarios, fotos y avances
involucrados en la implementación de los proyectos financiados y de las redes de FIMI.
de las actividades de sus respectivos proyectos. Este medio no sólo sirve para el Monitoreo sino
CONTACTO VÍA TELEFÓNICA/SKYPE. La responsable de Monitoreo realizó contactos vía
que también anima al uso de internet y redes sociales por parte de las organizaciones indígenas.
Para efectos descriptivos, en el presente documento trataremos las acciones de Monitoreo de
forma independiente a las acciones de Evaluación, aunque, como ya se ha mencionado, se
SEGUIMIENTO A CRONOGRAMAS DE LOS PROYECTOS (DESEMBOLSOS E INFORMES).
realizaron de manera simultánea están inter-relacionadas.
Esta estrategia se generó a partir de la firma de convenios de donación con las organizaciones
6.1. Monitoreo
En este ejercicio se contó con el apoyo de redes y organizaciones aliadas en los distintos países.
Como resultado, se elaboró una matriz de seguimiento para el registro de información relacionada con
cada uno de los proyectos.
Al comenzar las actividades, FIMI acompañó a las organizaciones en la recolección de toda la
información inherente al proyecto, así como en la organización de su archivo: ordenando las
evidencias financieras por resultados o por actividades y los medios de verificación de los resultados
conseguidos. Dichas informaciones fueron enviadas sistemáticamente a FIMI por correo electrónico, por
correo certificado o bien cargándolas en línea en la página de FIMI. Además, están disponibles para su
presentación a las misiones de evaluación intermedia y evaluación final.
indígenas. La Secretaría Técnica de FIMI dio seguimiento al progreso de cada proyecto a través
de un cronograma actualizado regularmente por la Asesora de Monitoreo y Evaluación y la
Coordinadora del Fondo de Mujeres Indígenas - AYNI.
FIMI realizó el desembolso en tres instancias. El primer desembolso fue del 55% del presupuesto
total una vez firmado el convenio de donación. La segunda entrega fue del 40% del presupuesto
total una vez recibido el informe de mitad de período (después de 6 meses para proyectos de 1
año y después de 12 meses para los proyectos de 2 años).
El principal instrumento de Monitoreo es la matriz, actualizada sistemáticamente y compartida entre
el equipo de evaluación para que todos estén en sintonía en la coordinación de las organizaciones
y la implementación de los proyectos. La matriz incluye la siguiente información:
-
Lista de contacto de los proyectos aprobados
-
Lista de contactos de los gerentes y directores de programas de FIDA en América Latina y el Caribe.
-
Estado de proyectos – documentos e instrumentos y respectivo envío o fecha de pedido.
-
Guía de desembolsos y respectivos informes financieros.
-
Cronograma de implementación.
-
Diagrama de Gantt, con datos de prórrogas incluidos.
-
Cronograma de visitas de evaluaciones intermedias.
-
Envío de documentos e instrumentos y su correspondiente fecha de entrega.
Los informes incluyeron información sobre: el progreso del proyecto y el
estado financiero; evaluación de las actividades realizadas; los cambios
necesarios. Cada organización implementadora elaboró sus propios
informes. El último 5% del presupuesto se desembolsó al finalizar la
implementación, posterior a la recepción de la declaración de los gastos, y
todas las facturas y documentos de soporte administrativo financiero.
Encuesta. Se aplicó una encuesta a las organizaciones implementadoras para la construcción
de la línea de base al inicio y un análisis de la misma al final de cada proyecto para lograr una
valoración general de los cambios reales y efectivos producidos por el proyecto
Informes narrativos y financieros. En el proceso de Monitoreo se ha tenido en cuenta el
cumplimiento de los cronogramas y procedimientos administrativos. Las organizaciones han
informado a FIMI sobre la ejecución financiera, actividades realizadas, grado de alcance de los
objetivos, resultados logrados y lecciones aprendidas durante la implementación del proyecto.
Compilación final de los informes narrativos y financieros. FIMI ha producido un consolidado
final a partir de un análisis comparativo de los informes periódicos. En dicho análisis se presenta
un balance de las actividades reportadas en dichos informes con los objetivos y resultados
esperados. Estos documentos son considerados material de conocimiento. FIMI promueve su
difusión en variados contextos de interés.
Para llevar adelante todas las actividades de Monitoreo y Evaluación FIMI desarrolló sus propios
instrumentos de trabajo. Estos se diferencian entre los que se envían a las organizaciones para su
implementación y son denominados “Instrumentos Externos”. Aquellos instrumentos que son
utilizados por el equipo de FIMI y los consultores indígenas que realizan la visita de evaluación
intermedia, son denominados “Instrumentos Internos”.
INSTRUMENTOS EXTERNOS:
Formato de informe semestral
Cuestionario de línea de base
mismo país de implementación del proyecto financiado, contar con conocimiento de los procesos
organizativos de los pueblos indígenas; y estar interesado o interesada en evaluación.
Sobre estos criterios, se identificó a los potenciales evaluadores y se procedió a solicitar sus respectivos
Instructivo de archivo y medios de verificación
CV. Una vez recibidos los CV de los interesados, se organizó una base de datos y, con la ayuda de
Hoja de evaluación final
las redes de FIMI, se seleccionaron a los expertos indígenas para realizar la evaluación de proyectos.
Ficha de autoevaluación
Modelo de declaración de garantía
Formato de informe final
A los consultores seleccionados se le enviaron los respectivos términos de referencia, para
organizar las actividades del proceso de evaluación: visitas de campo, revisión documental,
presentación de informes, entre otras.
Cronograma por proyecto
Modelo de declaración de gastos
Como parte de la estrategia de evaluación, el equipo de FIMI brindó una capacitación para 10
INSTRUMENTOS INTERNOS:
consultores indígenas. En la misma, se conocieron los objetivos de la visita a los proyectos, las
Estrategia de monitoreo y evaluación M&E
Formato informe monitoreo semestral FIMI
Guía de aplicación de los criterios de evaluación
características y metodología de la evaluación promovida por FIMI, y el uso de los instrumentos.
De esta forma se promueve la capacitación de los profesionales indígenas para consolidarse como
expertos en temáticas nuevas y técnicas como las de M&E. Como resultado, además, el consultor
que realiza la visita optimiza al máximo los días y se focaliza en lo que a través del Monitoreo se ha
Formatos visita de evaluación intermedia
evidenciado como necesidad, debilidad o fortalezas del proyecto y/o de la organización.
Matrices de monitoreo de proyectos
El proceso de formación se desarrolló a través de los siguientes pasos:
1er PASO Verifcación del consultor que realiza la visita de evaluación intermedia. Contacto
6.2. Evaluación
con las redes de mujeres indígenas para la búsqueda del consultor, evaluación de su CV.
Notificación de la selección y formalización de la consultoría a través de procedimientos
administrativos correspondientes.
El proceso de Evaluación tuvo como principales objetivos fortalecer a las organizaciones
2do PASO Socialización de información y documentos. Envío de información del proyecto
indígenas en la gestión de proyectos e identificar los niveles de avances y cumplimiento
intermedios, línea de base e informaciones de utilidad para la misión. Instrumentos de visita
de los objetivos de cada uno de los proyectos según la propuesta aprobada. Esta estrategia se
realizó en tres etapas: Preparación, Evaluación intermedia y Evaluación final, cada una de
ellas con sus respectivas actividades, que se describen a continuación.
al consultor (FIMI o Red), incluyendo: propuesta, cronograma, presupuesto, informes
de evaluación y guía de aplicación de los instrumentos.
3er PASO Diálogo con consultora sobre situación del Proyecto. La coordinación se realizó
en la mayoría de casos, vía Skype, y tuvo el objetivo de informar e intercambiar con el
consultor sobre la situación del proyecto. Asimismo, se analizaron en detalle los instrumentos
de evaluación, resaltando los elementos específicos que se necesitan conocer a través de
la misión.
Evaluacion intermedia:
4to PASO Diseño de una agenda conjunta con el consultor, coordinada con la organización;
Para el inicio de este proceso, el equipo de FIMI definió un perfil para identificar las personas que
fecha y actividades detalladas por días y horas. Realización de un listado de preguntas abiertas.
participarían como evaluadores, de acuerdo a tres aspectos: pertenecer a un pueblo indígena del
Visitas de evaluación intermedia:
Evaluación final:
Las visitas de evaluación intermedia tuvieron como objetivo apoyar a las organizaciones indígenas
El proceso de Evaluación final tuvo los siguientes objetivos:
en la implementación del proyecto financiado, verificando los avances, logros, resultados y gastos
• Evaluar en qué medida los objetivos diseñados en los proyectos fueron realmente
que se desprenden de la ejecución del proyecto.
logrados, identificando los principales impactos o cambios, provocados por la
implementación del proyecto en cada organización o comunidad beneficiaria.
Durante la visita, el consultor, la persona responsable del programa y la asesora de evaluación
• Identificar las principales lecciones aprendidas y dificultades para las organizaciones
estuvieron en constante comunicación para solucionar eventuales dificultades encontradas o
en el proceso de ejecución de los proyectos.
responder dudas surgidas a partir de la visita. Al finalizar el trabajo el consultor entregó el informe
• Brindar apoyo técnico para el fortalecimiento de las organizaciones indígenas en la
final de la vista de evaluación intermedia y los anexos correspondientes.
implementación de los proyectos, así como sus articulaciones con los programas FIDA
en el país de intervención y del movimiento indígena a nivel regional y mundial.
En cada una de las visitas FIMI contó con la participación de miembros de las comunidades, entre
La evaluación final se realizó después de la fecha de finalización de los proyectos, a través de un
las cuales se destacaron las autoridades tradicionales, autoridades de orden administrativo, líderes
taller regional organizado en la ciudad de Managua, Nicaragua los días 27– 29 Octubre 2014.
hombres, mujeres, jóvenes, niños, niñas, autoridades espirituales, entre otros.
En líneas generales las visitas incluyeron:
Durante el encuentro, el equipo de FIMI realizó entrevistas a las organizaciones promoviendo el
intercambio de experiencias y lecciones aprendidas, así como sesiones sobre elementos clave
- Visita a la oficina de la organización para revisar lo siguiente:
para la sostenibilidad de los proyectos.
• Control de estado de gastos,
• Análisis de medios de verificación de los resultados,
Con toda la información compilada, se procedió al análisis y sistematización del material recolectado
• Control de archivo de facturas,
durante el taller regional, el proceso de Monitoreo y las visitas de Evaluación intermedia, con el fin
• Análisis de cronograma actividades y gastos.
de identificar los elementos más relevantes del proceso. La sistematización de los datos se realizó
a través del uso de matrices específicas divididas por temas claves. Todos los datos recolectados
- Entrevistas no estructuradas. Se trabajó con preguntas abiertas, sin un orden
a través del análisis del material producido en el proceso, han sido volcado en las matrices. Esta
preestablecido, adquiriendo de esta manera la modalidad de conversación. La entrevista
metodología ha facilitado el análisis y la elaboración de los productos de conocimiento.
no estructurada estuvo dirigida tanto a miembros de la organización que lideran el
proyecto como a miembros de las comunidades y demás actores involucrados.
Con los mencionados elementos, se procedió a formular las recomendaciones finales, escritas,
que son compartidas con las organizaciones que ejecutan los proyectos. El material compilado
Las preguntas de evaluación se orientaron sobre estos aspectos:
• Nivel de avance del proyecto en relación a los objetivos e indicadores planteados
permitió también la elaboración del informe final, así como la producción de material de
conocimiento que se publicará en el sitio web de FIMI y se difundirá a través de otros canales.
• Nivel de participación de la comunidad y actores involucrados (con especial atención
a jóvenes y mujeres indígenas)
• Dificultades encontradas/ estrategias para enfrentarlas.
• Resultados esperados/ resultados obtenidos
• Avance de gastos
- Grupos focales. Se realizaron encuentros grupales coordinados previamente con
actores claves del proyecto.
7. LECCIONES APRENDIDAS
8. EQUIPO FIMI INVOLUCRADO EN EL PROYECTO IPAF
El documento final, resultado de la implementación de la estrategia de Monitoreo y Evaluación de FIMI,
contiene lecciones aprendidas en relación con aquellas propuestas que contribuyen decididamente al
pleno ejercicio de los derechos de los pueblos indígenas, desde la perspectiva de sus cosmovisiones
y desde las prioridades del movimiento indígena a nivel nacional, regional y global.
Las lecciones aprendidas formuladas al IPAF – FIDA incluyen:
MONITOREO Y EVALUACIÓN CON PERTINENCIA CULTURAL. Un programa específico
para pueblos indígenas debe contar con procesos de monitoreo y evaluación con pertinencia
cultural para que el proceso completo sea real y efectivo.
ESCALAMIENTO DE PROYECTOS. Enfocado sobre aquellos proyectos exitosos que
merecen un escalamiento o ser incluidos en los proyectos mayores realizados por FIDA
Directora de FIMI
Coordinadora de los programas de FIMI
Responsable del proyecto del Fondo IPAF – FIMI y Coordinadora del Fondo de Mujeres Indígenas AYNI
Asesora de Monitoreo y Evaluación de FIMI
Responsable Administrativo y financiero FIMI
Responsables Área de Comunicación FIMI
en el mismo país o territorio. El estudio apunta a visualizar y poner en evidencia los logros
conseguidos por el proyecto y por su organización implementadora. Durante el proceso de
implementación de los proyectos, FIMI generó las posibles conexiones entre proyectos IPAF
y proyectos grandes FIDA, generando alianzas y creando vínculos en donde ha sido posible.
A través de esta importante experiencia se ha aprendido que es necesario involucrar a los
gerentes de los proyectos FIDA desde la etapa de selección de proyectos. Además, es muy
útil crear vínculos directos entre las organizaciones indígenas y los directores de proyectos
CONTACTO
FIDA desde el comienzo de las actividades de las acciones financiadas por el programa
IPAF.
ARTICULACIÓN DE LAS EXPERIENCIAS DE LOS PROYECTOS CON EL MOVIMIENTO
INDÍGENA REGIONAL Y MUNDIAL. Las estrategias financiadas deben estar articuladas con
las demandas del movimiento indígena a nivel global y en particular del país en el cual se
desarrollan. A nivel internacional, la Declaración de las Naciones Unidas sobre Derechos de
los Pueblos Indígenas, el Proyecto de Declaración de derechos de los pueblos indígenas de la
OEA y las demandas de las organizaciones o redes de orden continental, regional o nacional
www
www.fimi-iiwf.org
[email protected]
www.facebook.com/Foro-Internacional-de-Mujeres-Indigenas-130945820519/
www.twitter.com/iiwf
son la base para establecer la articulación de las acciones.
BUEN VIVIR. Los proyectos deben ser observados en función de la mejora de las
condiciones de vida de las comunidades y el vínculo con la Madre Tierra. Aquellas prácticas
que favorezcan el trabajo colectivo deben ser identificadas y resaltadas, al igual que se debe
promover el fortalecimiento de las cosmovisiones propias y la implementación de modelos
de desarrollo propios de los pueblos indígenas.
ANEXOS
1. CUESTIONARIO LíNEA DE bASE
2. INFORME DE MONITOREO SEMESTRAL
3. FORMATO INFORME DE EVALUACIÓN INTERMEDIA
4. FORMATO INFORME FINAL
5. HOjA DE AUTO EVALUACIÓN FINAL
6. INSTRUCTIVO ARCHIVO DE MEDIOS DE VERIFICACIÓN Y DOCUMENTOS
PROYECTOS
ANEXO 1. Cuestionario para la elaboración de la línea de base
La finalidad de este cuestionario es que las organizaciones compartan información que nos permita conocer
Al responder a los siguientes interrogantes se ruega referirse a los indicadores específicos para su proyecto:
Indicadores
Situación antes de comenzar el proyecto
1. Buen vivir
1.1 La comunidad está implementando estrategias de desarrollo comunitario en concordancia con sus
la situación inicial de cada proyecto y la elaboración de la línea de base del proyecto.
cosmovisiones? SI- NO
La línea de base es la medición inicial de los indicadores contemplados en el diseño de un proyecto.
1.2. En caso afirmativo, describir.
1.3 Cuántas familias integran la comunidad y cuántas son proprietarias de las tierras?
1.
Datos generales
1.4 Cómo es la relación de la comunidad indígena con otras comunidades y pueblos?
1.5 Cómo se toman las decisiones sobre desarrollo de la comunidad?
Nombre de la
1.6 Cuántas personas de la comunidad participan en las decisiones? Hombres/ Mujeres
Organización:
1.7 Quiénes son excluidos de la toma de decisiones comunitarias?
Número Aplicación:
2. Conocimiento
2.1 En la comunidad se utilizan conocimientos tradicionales indígenas? SI- NO
tradicional
2.3 Cómo se transmiten esos conocimientos?
País:
2.4 En la comunidad se han recuperado o revitalizado prácticas ancestrales que por diversas
Título del proyecto:
circunstancias se habían perdido o debilitado? SI-NO
2.5 En caso afirmativo, describir.
Fecha de inicio del
proyecto (Fecha de
3. Situación
3.1 Cuántas mujeres participan en las decisiones sobre el desarrollo de la comunidad? (participación en
contrafirma del convenio):
de las mujeres
las asambleas, instancias de gobierno propio, de representación comunitaria, repartición de bienes y
indígenas.
servicios, niveles de educación, de ocupación laboral y remuneración, entre otros).
Fecha de finalización:
3.2 Cómo es el sistema de herencia de la tierra y otros bienes? Hay diferencia entre los hombres y las mujeres?
3.3 Cómo es el acceso para las mujeres a la justicia comunitaria?
Fecha de realización del
3.4 Existen casos de violencia contra las mujeres? Qué casos son los más comunes? Cómo se resuleven?
presente cuestionario:
2.
Beneficiarios
Pueblo(s) indígenas involucrados en el proyecto:
4. Participación
4.1 Cuántos representantes de la comunidad o etnia participan en las instancias de las tomas de
y Promoción de
decisiones del Estado a nivel local, regional y nacional?
la Democracia
Hombres/ Mujeres
5. Soberanía
5.1 La comunidad tiene libre acceso a los recursos naturales de sus tierras ancestrales?SI/NO
y autonomía
5.2 En caso negativo, describir los problemas encontrados.
alimentaria
5.3 La alimentación de los miembros de la comunidad pueden garantizarse mediante el cultivo de las
Jovenes/ Ancianos
tierras, la recolección de alimentos, la pesca, la caza o la pequeña ganadería, entre otros? SI/NO
Número de beneficiarios
Hombres:
Mujeres:
directos:
Número de beneficiarios
Hombres:
indirectos:
Mujeres:
Total:
Total:
6. Libre
6.1 Cómo es el sistema político de la comunidad?
determinación
6.2 Qué grado de autonomía tiene la comunidad en relación al sistema político estatal?
6.3 La comunidad puede elaborar sus propios planes de desarrollo social, cultural y económico? SI- NO
6.5 Consideran tener pleno control sobre sus decisiones y acciones?
6.6 Cómo es la relación con las multinacionales y otras empresas?
6.7 Tienen alguna experiencia en relación al Consentimiento libre previo e informado? SI- NO
6.8 En caso afirmativo, por favor describir.
ANEXO 2. REPORTE DE MONITOREO SEMESTRAL
2. Descripción general de las actividades de monitoreo y los medios de verificación recolectados
Titulo Proyecto:
(Confirmar si se pudieron implementar todas las actividades previstas en el cronograma del proyecto)
3. Concordancia con las actividades previstas y realizadas
Organización implementadora (y organización indígena) :
País:
4. Dificultades encontradas en la implementación
Pueblo indígena involucrado:
(Reportar problemas encontrados en la implementación de las actividades, los cambios y posibles alternativas
Temática:
de solución a las mismas)
Fecha de Inicio:
5. Modificaciones en el diseño inicial del proyecto o prórrogas
Fecha de Finalización:
(Reportar si se presentaron cambios en las actividades, en la matriz de marco lógico, cambios de socios o
Prorroga:
actores involucrados. Describir si la organización pidió una prórrogas al proyecto)
Lugar de Implementación:
6. Aprendizajes y Recomendaciones
N. Beneficiarios directos:
(Especificar posibles lecciones aprendidas en la gestión del proyecto y en la estrategia de intervención)
7. Conformación del equipo técnico y capacitación interna
1. Desarrollo de actividades del proyecto (Anexar el cronograma operativo)
(¿Se produjeron cambios en la conformación del equipo de trabajo? ¿Se generaron instancias de capacitación
Actividades / mes
Previstas por el proyecto en
el presente periodo
Realizadas en el presente
periodo
1
1
2
3
4
1.1 Actividad
5
6
2
3
4
5
interna? En caso afirmativo describir ¿Se detectaron áreas específicas para fortalecer?)
8. Logística
(Especificar necesidades de logística oficina de proyecto, ubicación, datos, etc.)
6
9. Síntesis de resultados de la matriz de monitoreo
N°
Resultados esperados
(sobre la base del proyecto aprobado)
% Realización
en el periodo
% Realización total
1
2
3
10. ANEXOS (Anexar documentación y cualquier tipo de información complementaria)
ANEXO 3. INFORME DE EVALUACIÓN INTERMEDIA
5.
CONTeXTO
Título Proyecto:
5.1
Actores locales:
6.
DESCRIPCIÓN DE LA COMUNIDAD VISITADA:
7.
ANÁLISIS DEL AVANCE DEL PROYECTO
Organización implementadora (y organización indígena):
País:
Pueblo indígena involucrado:
Temática:
1.
Datos del Proyecto
1.1 Fecha de Inicio:
1.2 Fecha de Finalización:
1.3 Prórroga(si necesario):
1.4 Lugar de Implementación:
1.5 Objetivos:
1.6 Resultados:
1.7 Mapa del área de intervención:
1.8 N. Beneficiarios directos:
2.
MISIÓN DE MONITOREO
2.1 Agenda de viaje:
3.
ENTES EJECUTORES
Utilización de los instrumentos internos comparados con la línea de base:
a.
Criterios de evaluación
El cuerpo del informe debe seguir los cinco criterios de evaluación, describiendo los hechos e interpretándolos
o analizándolos según las preguntas claves relativas a cada criterio.
A. Pertinencia: (Definir si la formulación del proyecto era originalmente, y todavía sigue siendo, pertinente:
por ejemplo si responde a las necesidades y problemas reales de los beneficiarios identificados.)
B. Eficiencia: (Determinar el avance de los resultados en comparación con los recursos empleados.)
C. Eficacia: (Determinar el alcance del objetivo específico, si se percibieron cambios en el contexto o en
beneficiarios; y si los resultados conseguidos hasta el momento de la evaluación han contribuido al objetivo
específico del proyecto.)
3.1 Organización implementadora:
3.2 Revisión de los mecanismos de
procedimientos y contables de la
organización:
3.3 Control administrativo de proyecto:
3.4 Metodología de trabajo de la organización
implementadora:
D. Impacto: (Detectar si existen las condiciones para introducir cambios a largo plazo en el entorno. Se
refiere a los resultados más generales para los beneficiarios identificados, entendidos en este caso como un
grupo más amplio de personas o toda una sociedad; el éxito y el fracaso en la consecución de los objetivos
generales, y sus razones principales.)
E. Sostenibilidad: (Mostrar si el flujo de cambios positivos para los beneficiarios, y para la sociedad en
general, puede continuar o no después del cierre del proyecto, y por qué.)
b.
Buen vivir
3.5 Organización ejecutora del proyecto
Para el caso concreto de la evaluación de los proyectos se debe tener en cuenta la relación de los criterios
(si es necesario):
de evaluación con cada uno de los indicadores que se han definido para la línea de base, que comprenden el
Buen Vivir o cualquier otro concepto aplicable en el respectivo pueblo u organización.
4.
MARCO JURÍDICO (si es necesario)
El Buen Vivir es un concepto amplio que en los distintos pueblos puede tener una comprensión diferentes, en
todo caso se refiere al estar en paz, equilibrio y armonía con la madre naturaleza, con la familia, el ambiente,
la comunidad y con todo aquello que rodea la convivencia de los miembros de la comunidad.
Implica el desarrollo de estrategias para el acceso y disfrute del derecho a la vivienda, soberanía alimentaria,
educación, salud. Es también la capacidad de diálogo, conexión con la totalidad de acontecimientos y hechos
que provienen tanto del cosmos, la madre tierra y el ser humano.
Para esta evaluación se han considerado los siguientes indicadores para la comprensión del “Buen Vivir” o
el concepto que el respectivo pueblo u organización considere. (Por ejemplo plan de vida, derechos mayor,
8.5 Innovación:
8.6 Genero:
Fotos, historias y video en anexo
derechos propios, cosmovisión, etc.)
a. Conocimiento tradicional.
b. Situación de las mujeres indígenas.
c. Revitalización cultural.
d. Participación y Promoción de la Democracia
e. Soberanía y autonomía alimentaria
f. Libre determinación
c.
d.
Hitos
Cuadro de análisis de los criterios de evaluación
- Comparación entre cronograma de proyecto y cronograma operativo:
- Porcentaje de avance de los resultados(utilizo marco lógico del proyecto):
- Monitoreo interno:
8. CONSEJOS Y RECOMENDACIONES
Puntualizar las lecciones aprendidas en el periodo de proyecto evaluado y formular recomendaciones.
Las recomendaciones deben ser realistas, operativas y pragmáticas en lo posible.
8.1 Para Organización implementadora
8.2 Para IPAF FIMI
8.3 Escalamiento proyectos:
Se realizará un documento de recomendaciones dirigido a FIDA, su contenido será enfocado sobre
aquellos proyectos exitosos que merecen un escalamiento o ser incluidos en los proyectos mayores
realizados por FIDA en el mismo país o territorio. El estudio apuntará a visualizar y poner en evidencia los
logros conseguidos por el proyecto y por su organización implementadora. FIMI durante el proceso de
implementación de los proyectos, facilitará todas las posibles conexiones entre proyectos IPAF e IFAD,
poniéndose en contacto directamente en el territorio generando alianzas y creando vínculos en donde
sea posible y el proyecto lo permita.
8.4 Articulación de las experiencias de los proyectos con el movimiento indígena regional y
mundial. La evaluación deberá tener presente la coherencia de las acciones realizadas en relación con
las apuestas del movimiento indígena a nivel global y en particular del país en el cual se desarrolla. A
nivel internacional, la Declaración de las Naciones Unidas sobre derechos de los pueblos indígenas, las
recomendaciones del Foro Permanente para las Cuestiones Indígenas, el Proyecto de Declaración de
derechos de los pueblos indígenas de la OEA y las demandas de las organizaciones o redes de orden
continental, regional o nacional será la base para establecer la coherencia de las acciones.
El documento final deberá contener recomendaciones en relación con aquellas propuestas que contribuyan
decididamente a la realización de los derechos de los pueblos indígenas desde la perspectiva de las
propias prácticas, y cosmovisiones y desde las prioridades del movimiento indígena a nivel nacional,
regional y global.
ANEXO 4.
FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDÍGENAS- FIMI
FONDO DE MUJERES INDÍGENAS – AYNI
II.
ALCANCE DEL PROYECTO
Pueblo (s)
indígenas
Formato para las Organizaciones Ejecutoras de los Proyectos
beneficiado:
Introducción
Número de
Esta guía contiene las instrucciones para realizar el informe final de monitoreo y evaluación de los proyectos
financiados por el Fondo AYNI.
Mujeres
Total
Hombres
Mujeres
Total
beneficiarios
directos:
Número de
INFORME FINAL
Hombres
beneficiarios
indirectos
1.
Datos generales
Nombre de la
III.
Organización:
ACTIVIDADES REALIZADAS
Realizar una breve descripción de cada una de las actividades ejecutadas del proyecto. Las
Número Aplicación:
actividades se describirán por orden correspondientes a cada uno de los resultados previstos
estipulados en el proyecto.
Actividades previstas realizadas
Responsable del proyecto:
Descripción
País y ubicación
Geográfica:
Contacto (Teléfono, Correo
electrónico):
Actividades previstas realizadas
Fecha de inicio del
proyecto (Fecha de
Descripción
contrafirma del convenio):
Fecha de finalización:
Ha sido extendida la fecha
Si___
No___
de finalización original?
Si es así, hasta
cuando?
Período cubierto por el
presente informe:
Fecha entrega del informe:
VI.
INFORME FINANCIERO (MONITOREO ECONÓMICO)
Resumen de Transferencias y gastos.
En este apartado se describe la llegada de los fondos enviados por el Foro Internacional de Mujeres
Indígenas y cada uno de los gastos realizados por actividades. Luego se debe listar cada uno de los
gastos realizados con los montos, fechas y especificando para las actividades correspondientes. EL
Indicadores
Situación antes de comenzar el proyecto
1. Buen vivir
1.1 La comunidad está implementando estrategias de desarrollo comunitario en concordancia con sus
cosmovisiones? SI- NO
informe financiero deberá expresarse en dólares de los Estados Unidos.
Descripción
Monto USD
Descripción
de Gastos
Actividad
1.3 Cuántas familias integran la comunidad y cuántas son proprietarias de las tierras?
de Referencia
1.4 Cómo es la relación de la comunidad indígena con otras comunidades y pueblos?
1.5 Cómo se toman las decisiones sobre desarrollo de la comunidad?
1.6 Cuántas personas de la comunidad participan en las decisiones? Hombres/ Mujeres
1.7 Quiénes son excluidos de la toma de decisiones comunitarias?
2. Conocimiento
2.1 En la comunidad se utilizan conocimientos tradicionales indígenas? SI- NO
tradicional
2.3 Cómo se transmiten esos conocimientos?
2.4 En la comunidad se han recuperado o revitalizado prácticas ancestrales que por diversas
circunstancias se habían perdido o debilitado? SI-NO
2.5 En caso afirmativo, describir.
V. RECOMENDACIONES Y/O SUGERENCIAS.
3. Situación
de las mujeres
indígenas.
4. Participación
4.1 Cuántos representantes de la comunidad o etnia participan en las instancias de las tomas de
y Promoción de
decisiones del Estado a nivel local, regional y nacional?
la Democracia
Hombres/ Mujeres
5. Soberanía
5.1 La comunidad tiene libre acceso a los recursos naturales de sus tierras ancestrales?SI/NO
y autonomía
alimentaria
5.3 La alimentación de los miembros de la comunidad pueden garantizarse mediante el cultivo de las
Jovenes/ Ancianos
tierras, la recolección de alimentos, la pesca, la caza o la pequeña ganadería, entre otros? SI/NO
6. Libre
6.1 Cómo es el sistema político de la comunidad?
determinación
6.2 Qué grado de autonomía tiene la comunidad en relación al sistema político estatal?
6.3 La comunidad puede elaborar sus propios planes de desarrollo social, cultural y económico? SI- NO
6.5 Consideran tener pleno control sobre sus decisiones y acciones?
6.6 Cómo es la relación con las multinacionales y otras empresas?
6.7 Tienen alguna experiencia en relación al Consentimiento libre previo e informado? SI- NO
6.8 En caso afirmativo, por favor describir.
ANEXO 5.
FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDÍGENAS - FIMI
FONDO DE MUJERES INDÍGENAS – AYNI
ANEXO 6.
INSTRUCTIVO MEDIOS DE VERIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
DEL PROYECTO
Hoja de Evaluación Final para las Organizaciones Beneficiadas por los fondos AYNI
El archivo de documentación del proyecto se realizará en forma física y al tener informaciones en formato
El siguiente cuestionario se elabora teniendo en cuenta los proyectos evaluados por el Fondo de Mujeres
electrónico también se puede archivar como digital. La documentación digital será transferida en un CD que
Indígenas – AYNI. La finalidad de este procedimiento es que las organizaciones compartan las lecciones
será entregado a FIMI durante la evaluación intermedia y final. La documentación archivada en forma física
aprendidas y testimonios sobre su experiencia en la implementación de sus proyectos.
se dispone en dos biblioratos y/o carpetas.
A continuación se mencionan elementos básicos que deben diligenciar antes de contestar las preguntas
Archivo físico:
Nombre de la Organización:
Número de referencia del proyecto:
En el archivo físico se clasifica por actividades.
1. En un bibliorato se archivarán los medios de verificación y serán divididos por actividades.
Medios de verificación divididos por Actividades: los medios de verificación especificados en el marco
lógico, serán divididos al interno del bibliorato por actividades, archivando el material en folios de acuerdo a la
Pueblo(s) Indígena:
actividad a la que pertenezca especificado por código. A su vez estarán materiales y documentos producidos
en la gestión de las actividades.
País:
1. ¿Cuáles considera usted que son las
lecciones aprendidas más relevantes a partir
del proyecto implementado?
2. ¿Cuáles fueron los principales logros en la
implementación del proyecto?
3. ¿Cuáles fueron las principales limitaciones
encontradas? Qué estrategias se
implementaron para sobrepasarlas?
4. ¿Qué impacto tuvo en la vida de los
pueblos indígenas, en particular las mujeres
2. También se puede realizar otro bibliorato donde se archivará la documentación del proyecto que se
llamará “documentación dividida por temáticas”.
Documentos de proyecto divididos por Temáticas: Los documentos de proyectos serán divididos al interno
del bibliorato por temáticas. Comprenden correspondencia, convenios, curriculum, prensa, actas de reunión,
notas, reportes de equipo, información general, etc.
INSTRUCTIVO ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Todo el material administrativo financiero del proyecto será archivado en forma física. Los recibos y facturas
de gastos serán fotocopiadas y divididos al interno del bibliorato por actividades, archivando el material
en folios de acuerdo a la actividad, descripta en el archivo, a la que pertenezca especificado por código. La
copia en original será conservada en la sede de la organización ejecutora, mientras que las copias archivadas
y jóvenes indígenas?
en los biblioratos serán entregadas a FIMI al finalizar el Proyecto.
5. Sobre la labor de FIMI - Fondo de Mujeres
El objetivo del archivo es dejar claro al evaluador y/o donante el gasto correspondiente por cada recibo y
Indígenas - AYNI, le solicitamos hacer sus
factura, dividido por actividad. Y ha sido ideado en concordancia con lo establecido en el acuerdo firmado
recomendaciones para mejorar.
por las partes involucradas.
6. Le solicitamos dar o transcribir un
testimonio relevante sobre la implementación
del proyecto.
ENGLISH VERSION
ENGLISH VERSION
2012 - 2014 GRANT CICLE
CREDITS
INDEX
International Indigenous Women’s Forum - FIMI
1. INTRODUCTION
Tarcila Rivera Zea
2. PROjECT SELECTION PROCESS
President
3. DEFINITIONS
Teresa Zapeta
4. EVALUATIVE CRITERIA FOR THE M&E STRATEGY
Program Coordinator
5. STAGES FOR MONITORING AND EVALUATION OF IFAD-FIMI PROjECTS
Mariana Lopez
6. DEVELOPMENT OF THE M&E PROCESS
Institutional Advisor
Tiziana Forte
6.1. Monitoring
6.2. Evaluation
Monitoring and Evaluation Advisor
7. LESSONS LEARNED
Yohanis Amador
8. FIMI TEAM INVOLVED wITH IPAF
IPAF-FIMI Fund Officer and Coordinator-AYNI, The Indigenous Women’s Fund.
Fondo Internacional de Desarrollo Agricola (FIDA)- Programa de Apoyo a los Puebos Indigenas (IPAF)
Antonella Cordone
Senior Technical Specialist
Indigenous Peoples and Tribal Issues Policy and Technical Advisory Division
Program Management Department
FIDA
Tiziana Forte, Mariana Lopez, Yohanis Amador
Drafting
Tiziana Forte, Mariana López, Teresa Zapeta, Yohanis Amador, Inés Finchelstein
Review and Edition
Nicolás Castelli
Graphic Design
1. INTRODUCTION
2. Project Selection Process
The international Indigenous Women’s Forum –FIMI, from its Spanish acronym- is a global network of
FIMI has monitored the selection and follow up of projects, under the supervision of IFAD, based in
indigenous women coordinated to local, national and regional organizations from Asia, Africa, the Arctic, the
Rome. In august 2011, IPAF launched its call for proposals. 265 projects applies from 22 countries
Pacific and the Americas. FIMI promotes the empowerment of indigenous women, human rights activists from
in Latin America and the Caribbean.
different regions of the world to build capacities, coordinate agendas and develop leadership.
Drawing on its commitment to indigenous peoples’ rights and, especially to the economic empowerment of
indigenous women, in 2009 FIMI launched the Indigenous Women’s Fund’s first call for proposals. After a
thorough selection process, led by indigenous women from different world regions, 13 projects from Asia,
from Asia and from the Americas were selected.
Such experience paved the way for FIMI to be selected in 2011 by the International Fund for Agricultural
Development (IFAD) to manage the Indigenous Peoples Assistance Facility (IPAF) for Latin America and the
Caribbean. IPAF. IFAD Indigenous Peoples Assistance Facility strengthens indigenous peoples’ communities
and their organizations by financing small-projects which foster their self-driven development in the framework
of the UN Declaration on the Rights of Indigenous Peoples, and to generate lessons learned and approaches
1st Stage
Technical review of proposals by FIMI. Eligible proposals were identified, in accordance with
requirements stated in the call for proposals. 188 projects out of 265 complied with basic
eligibility requirements.
2nd Stage
Review of eligible proposals by technical reviewers, a team of indigenous women from
Nicaragua, Colombia and Bolivia.
for replication and up-scaling.
3rd Stage
FIMI collectively designed and developed a Monitoring and Evaluation Strategy to follow up and specifically
Gathered in Rome, Italy, IPAF Board selected 12 proposals for Latin America and the
assess projects implemented by indigenous peoples organizations.
Caribbean, according to established criteria.
The specifics of indigenous communities have been highlighted throughout the implementation of projects.
In this regard, the comprehensive M&E strategy includes specific elements, based on indigenous peoples’
perspectives and worldviews. Such elements include:
- Support from indigenous consultants, from the country where the project takes place. Indigenous consultants
perform the intermediate evaluation.
- Use of indigenous language in the project’s intermediate evaluation
- Evaluation criteria and resources relevant to indigenous peoples rights and perspectives. For example, a
questionnaire for the development of a baseline. The questions it contains are relevant for an indigenous
approach to development.
- Dialogue and feedback throughout the entire life cycle of the project.
This publication aims to share out experience in the implementation of a specific M&E system that responds
to the needs of indigenous peoples.
12
Selected
Projects
1 from México
2 from Colombia
2 from Nicaragua 1 from Surinam
1 from Chile
1 from Belice
1 from Brasil
1 from Bolivia
1 from Guatemala
1 from Perú
The following 12 organizations were selected for their projects:
3. Definitions
1.
Sarstoon Temash Institute for Indigenous Management, Belize,
2.
Programa de Desarrollo Integral Interdisciplinario, Bolivia,
Below we share two definitions that were used as a reference in the Monitoring and Evaluation
3.
Associação Indígena Kawaip Kayabi, Brasil,
process promoted by FIMI.
4.
Comunidad indígena Llaguipulli , Chile,
5.
Organización Nacional Indígena de Colombia, Colombia
For FIMI Monitoring refers to the set of collective activities and actions that take place throughout
6.
Asociación kwe ́s uma kiwe peykajn mjinxisa Fondo Paez, Colombia,
the entire implementation process of selected projects. Monitoring aims to maintain updated
7.
Asociación de Desarrollo Comunitario, Guatemala,
information, dialogue and feedback with involved organizations or communities about progress
8.
Asamblea Mixe para el Desarrollo Sostenible A.C., México,
and challenges in the project. It is also a common search for measures that boost the project’s
9.
Gobierno Territorial Indígena Mayangna Sauni As, Nicaragua,
contributions to the community. This exercise took place from an indigenous perspective that
10.
Pueblo Indígena de Mozonte, Nicaragua,
respected time frames; communication habits from the community, as well as it included the
11.
Asociación Comunal Inkawasi Awana, Perú,
elders, the youth and women at every stage. Thus, respect to indigenous peoples’ own forms
12.
Vereniging van Inheemse Dorpshoofden in Suriname
of organization and decision making were key elements, within the frame of a logic of dialogue,
(VIDS: Association of Indigenous Village Leaders in Suriname), Suriname
strengthening and mutual learning between implementing organizations and FIMI.
We conceive Evaluation, as a way to frame, value, reflect and explain together the results of each
project. With a special focus on the sustainability of the granted actions, we divided the evaluation
process into two: the intermediate and the final evaluations. Evaluating from an indigenous
perspective has allowed for better understanding of the problems faced by implementing
organizations and to count with the necessary resources to jointly search for alternatives to
overcome them. Evaluation also served to identify, highlight and raise awareness on projects’
achievements as well as on empowerment process experienced by organizations.
4. Evaluative Criteria for the M&E Strategy
Criterion
Description from an Indigenous Peoples’ Perspective
Throughout the monitoring and evaluation process we considered 5 guiding criteria that were
Good Living
The communities’ abilities to develop comprehensive strategies for community
applied to monitoring and evaluation actions. This ensured FIMI to be consistent during the
(Buen Vivir)
development, in accordance with their worldviews, as an alternative to the
progress, market development and capitalist culture, without damage to the
different project stages and successful experiences.
individual-nature balance. Live peacefully and with control over lands and
Criteria for evaluation are the outcome of complementing criteria from the Development Aid
territories as a material and spiritual source for existence. Respect and care for
Criteria- Quality Standard for Development Evaluation (DAC) and those collectively built by FIMI,
Mother Earth. Acknowledge and equally value those cultures that have different
indigenous organizations and their networks.
traditions, values and concepts. Power and participation in decisions that concern
indigenous peoples. Power and participation to build with others a model of State
that contains the vision, rights and demands of indigenous peoples.
Development Aid Committee Criteria:
RELEVANCE. Determine whether project formulation was originally relevant and if it remains to be.
For example, does it respond to real needs and problems of the identified beneficiaries?
Traditional
Indigenous traditional knowledge: complex sets and systems of knowledge,
Knowledge
scientific, technical, practical knowledge. It also involves cultural practices
developed and maintained, both in the past and present, by local and indigenous
communities. Not only do these practices are the source for daily life, but they
EFFICIENCY. Determine progress of results with regards to used resources.
are also key for the continuity of indigenous identities and self-determination.
Indigenous traditional knowledge reflects their worldview. They are a source
EFFECTIVENESS. Determine the reach of the specific goal, whether changes took place in the
of cultural and economic wealth for communities and for humanity as a whole.
context and/or among beneficiaries, and if results achieved until the time of evaluation have
Traditional knowledge help preserve and even increase cultural bio-diversity each
contributed to the project’s specific goal.
generation.
IMPACT. Track whether there are conditions to introduce medium-term changes in the environment.
It refers to the general results for the identified beneficiaries, in this case, to a broader group of
people or to a whole society, the success and failure in achieving the general goals and their main
Situation of
Level of equality and equity of indigenous women participation in decision making
reasons.
Indigenous
and in community goods (Participation in assemblies, self-government levels,
women
representation, distribution of goods and services, level of education, occupation
SUSTAINABILITY. Positive changes are for beneficiaries and to society as a whole are rendered
and compensation, among other). This indicator allows to assess community
visible. It may or may not continue after end of the project.
roles that are different among women, men, youth and the elder, as well as it can
identify the degree of empowerment of women in exercising their rights as political
Criteria from an indigenous peoples’ perspective:
In coordination with indigenous peoples’ organizations and their networks, FIMI’s evaluation
team built the following specific evaluation criteria for projects that involve indigenous
peoples:
actors in their communities.
Cultural
This indicator shows the existence of actions and processes for regain or revitalize
revitalization
ancestral practices that have been weakened lost due to different circumstances.
Participation
Representation of collective interests of indigenous peoples in the State’s
and
decision-making spheres at the local, regional and national levels. Indigenous
promotion of
peoples must be leaders of their own development in accordance with their
democracy
specific needs and concerns. Participation of youth and elders is also to be born in
mind, so as to ensure intergenerational transfer of knowledge and experience. The
full and effective participation of indigenous peoples ensures sustainability of any
initiative.
Food
This indicator refers to a correct nutrition, based in socio cultural tradition and their
sovereignty
special relationship with ancestral territories and resources. It depends on access
and autonomy
and control of natural resources in indigenous peoples’ lands. It also involves
nutrition through harvesting or gathering food, as well as fishing, hunting or smallscale gathering, among other.
FIMI has paved a way combining different criteria and tools. We have developed the following
steps:
1st Stage
Communications and message of acceptance to the 12 selected organizations. Signature of
agreements and initial disbursements. Monitoring and permanent support to organizations
through different media, including: e-mail, Facebook, Skype, and also through narrative and
financial reports of the initial stage of the projects.
2nd Stage
Training sessions to indigenous consultants, focused on FIMI’s M&E methodology.
Intermediate evaluation visits to projects, meetings between IFAD program directors and
consultants and/or implementing indigenous organizations in the field. Monitoring and
evaluation of the narrative and financial reports.
3rd Stage
Self-
It refers to the right of indigenous peoples to freely establish their political
Regional gathering with all the implementing organizations, with IFAD and FIMI staff. The
determination
status and decide on their social, cultural and economic development.
gathering serves to exchange experiences, build networks and for a final evaluation.
It also refers to their right to freely make decisions about their lives and
develop their potential by means of the full control of their decisions
4th Stage
and actions. This indicator concerns the development of traditional
Data analysis and systematization, based on the monitoring process and reports by
institutions of each people, or the development of self-government.
organizations and indigenous consultants. Development of final report and communication
products delivered to IPAF-IFAD.
5. Stages for Monitoring and Evaluation of IFAD-FIMI Projects
Monitoring and Evaluation – M&E- action in the implementation stage aims to identify main
challenges and progress, so as to take necessary measures to boost projects’ results. In this
regard, FIMI followed up and supported organizations to identify their challenges and opportunities.
FIMI also worked together with organizations in the development and in the drafting of reports, to
contribute to their institutional strengthening.
Involvement of indigenous organizations in all stages of monitoring and evaluation is of outmost
Agreements are signed
and first disbursement
is delivered.
Intermediate evaluation
visits to projects
importance for FIMI. The development of instruments for gathering information, criteria and specific
indicators for indigenous peoples and culturally relevant methodologies pose today a challenge
that we try to face and overcome.
Regional
Gathering
Final report
6. Development of the M&E process
The following intermediate activities took place:
For the Monitoring and Evaluation of projects FIMI considered each project’s goals, timetable,
Skype or telephone for the implementation of monitoring instruments, as well as to clarify any
indicators and budget.
doubt, question or concern in case it arose.
Monitoring and evaluation actions took place collaboratively, and allowed for qualitative and
FOLLOW UP THROUGH FACEBOOK FIMI created a Facebook Group where project coordinators
quantitative data production. All actors involved in project implementation and FIMI’s networks
shared comments, progress and photos of their projects’ activities. Not only does this use of social
were involved.
media help for monitoring but it also promotes use of internet and social networks.
For descriptive reasons, this document addresses Monitoring and Evaluation separately though,
FOLLOW UP OF PROJECTS’ TIMELINES (DISBURSEMENTS AND REPORTS)
as it has been mentioned, given their interrelatedness, both actions took place simultaneously.
This strategy was created from the signature of grant agreements with indigenous organizations.
TELEPHONE/SKYPE communications. FIMI Monitoring Officer maintained communications via
FIMI technical secretariat followed up every project through a timeline that was regularly updated
6.1. Monitoring
We counted with the support of partner organizations in the different countries. As a result,
FIMI prepared a follow-up matrix to record information on each project. By the beginning
of activities, FIMI supported organizations in the gathering of information about the
project, as well as in organizing their records: arranging financial evidence by results or
by activities, and the means of verification of obtained results.
Information was systematically shared with FIMI by email or by certified mail or
by uploading it to FIMI’s website. They are also available to be presented during the
intermediate and final evaluation missions.
by the Monitoring and Evaluation Advisor and the Indigenous Women’s Fund –AYNI- Coordinator.
FIMI disbursed the grants in three stages. 55% of total budget in an initial disbursement, followed
by a second disbursement of 40% of total budget after the intermediate report (6 months after
beginning the project for 1-year projects and 1 year for 2-year projects)
The main monitoring instrument is the matrix. The matrix is systematically updated and shared
among the evaluation team, for everyone to be on the same page in the coordination of organization
and the implementation of project. The matrix contains the following information:
-
Contact list of approved projects.
-
Contact lists of IFAD managers and program directors in Latin America and the Caribbean.
-
Status of projects – documents, instruments and corresponding delivery date
-
Guide for disbursements and their corresponding financial reports.
-
Implementation timeline.
-
Gantt chart, including information about extensions.
-
Timeline of intermediate evaluation visits
Reports included information about: project’s progress and financial
status, evaluation of implemented activities, and changes needed. Each
implementing organization prepared its own report. The remaining 5%
of the budget was disbursed at the end of implementation, after receipt of a
declaration of expenses, receipts and all the supporting administrative and
financial documents.
Survey. A survey was conducted to every organization, in order to create a baseline that was
analyzed by the end of the projects, in order to reach an overall assessment of real and effective
changes obtained through the project.
Narrative and financial reports. Comply with timelines and with administrative procedures.
Organizations have informed FIMI about financial execution, activities, degree of achievement of
goals, obtained results and lessons learnt during implementation of the project.
Final compilation of narrative and financial reports. FIMI produced a consolidated document
drawing on a comparative analysis of regular reports. The document presents a balance of reported
activities, with goals and expected results. FIMI promotes dissemination of this information in
different relevant contexts.
To carry on all of the Monitoring and Evaluation activities, FIMI developed its own work tools. The
set of tools that are sent to organizations for implementarion are called “external tools”. Those
tools that are used at by FIMI’s staff and indigenous consultants are called “internal tools”.
Intermediate evaluation:
EXTERNAL TOOLS
To begin with, FIMI defined a profile of possible evaluators, according to three elements:
6-month report form
membership to an indigenous people from the same country than the granted project, knowledge
Baseline questionnaire
of organizational processes of indigenous peoples, and interest in the evaluation.
Tutorial on records and means of verification
Final evaluation sheet
Based on such criteria, we identified potential evaluators and requested their CVs. We then
Self-evaluation sheet
organized a database and, with the help of FIMI’s networks, indigenous experts were selected to
carry on the evaluation of projects.
Guarantee declaration template
Final evaluation form
Selected consultants received the Terms of reference, in order to organize the activities involved in
Timeline by project
the evaluation process: field visits, review of documents, submission of reports, etc.
Expenditure declaration template
INTERNAL TOOLS
As part of the evaluation strategy, FIMI trained 10 indigenous consultants, and shared the goals
Monitoring and Evaluation Strategy M&E
of field visits, as well as FIMI’s approach and evaluation and the use of evaluation tools. This has
FIMI six-month report form
helped training of indigenous professionals as experts in new topics and techniques such as M&E.
As a result, consultants maximize their days in field visits and focus on the needs, weaknesses
Guideline for evaluation criteria
or strengths that have been identified during the monitoring. The training process involved the
Intermediate evaluation visit form
following steps:
Project monitoring matrix
1st Step Communication with networks of indigenous women in order to look for a consultant,
evaluation of his/her CV. Selection and administrative process to begin with consultancy.
2nd Step Socialization of information and documents. Consultant (FIMI or Network)
6.2. Evaluation
receives information on the project, including: proposal, timeline, budget, intermediate
reports, baseline and relevant information for the mission, tools for the visit and guideline for
implementation of the tools.
The main goal of the evaluation process was to strengthen indigenous organizations in
3rd Step Dialogue with consultant about the situation of the project, in most cases by
the management of projects, as well as to identify profess and compliance with the goals of
situation of the project. Also, evaluation tools were analyzed in detail, highlighting specific
each project in accordance to the approved proposals. This strategy was carried out in three
stages: preparation, intermediate evaluation and final evaluation. Activities for each
stage are listed below:
Skype. The aim of the dialogue was to inform and to exchange with the consultant about the
elements that needed to be addressed in the mission.
4th Step A common agenda was designed with the consultant, in coordination with the
organization. The agenda included date and detail of day-to-day activities. A list of open
questions was drafted.
Intermediate evaluation visits:
each beneficiary organization or community. Identify key lessons learned and limitations
Intermediate evaluation visits aim to support indigenous organizations in the implemented of the
found by the organizations during implementation of the projects.
granted project, by assessing progress, achievements, results and expenditures of the project.
• Provide technical support to strengthen indigenous organizations in the implementation
of their projects and in their articulation with IFAD in the country of intervention, as well
as with the indigenous movement at the regional and global level.
During the visit, the consultant, the person in charge of the program and the evaluation advisor
were in constant contact to solve any difficulty or to answer to questions or concerns as a result
of the visit. The consultant analyzed the work and handed in the final report of the intermediate
The final evaluation took place after the end of all the projects. It took place through a regional
evaluation visit, including related annexes.
workshop organized in Managua, Nicaragua on October 27– 29, 2014.
Community members participated in every visit, including traditional authorities, administrative
During the gathering, FIMI staff interviewed organizations, promoting an exchange of experiences
authorities, women, men and youth leaders, children and spiritual authorities. Visits involved,
and lessons learned among participants. The workshop also included sessions on key elements
overall:
for sustainability of the projects.
- Visit to the organization’s office to review:
All the gathered information (including the regional workshop, the monitoring process and the
• expenditures,
intermediate evaluation visits) was organized with specific matrixes by specific topics. Such
• Analysis of means of verification of results,
methodology allowed for an analysis and systematization that identified the most relevant elements
• record of invoices.
of the process, as well as for the development of knowledge materials.
• Analysis of expenditure and activities timeline..
FIMI then proceeded to formulate final recommendations, which are shared with the organizations
- Non-structured interviews. Interviews had open questions, rather as a dialogue, and
that implement the projects. All the gathered material also allowed for the elaboration of a final
focused both to members of the organization leading the project and to members of the
report and the production of knowledge products that will be published in FIMI’s website and other
community and other actors involved.
means.
Evaluation questions focused on the following elements:
• Degree of progress wirh regards to established goals and indicators
• Degree of participation of community and involved actors (with special focus on youth
and indigenous women). Difficulties and strategies found to overcome them.
• Expected results/ obtained results
• Level of Expenditures
- Focal groups.
Group meetings were coordinated in advance with key actors in the project.
Final Evaluation:
The Final Evaluation process had the following goals::
• Evaluate to what extent the goals designed in the projects were achieved., by
identifying the main impact and changes made by the implementation of the project in
7. Lessons Learned
8. FIMI Team involved with IPAF
The final document, whoch is a result of FIMI’s Monitoring and Evaluation Strategy, contains lessons
learned about those proposals that definitely contribute to the full exercise of indigenous peoples’
rights, from their worldviews and in accordance with the priorities of the indigenous movement at the
FIMI Director
national, regional and global level.
Program Coordinator
Lessons learned, presented to IPAF-IFAD
IPAF – FIMI Officer and Indigenous Women’s Fund-AYNI Coordinator
MONITORING AND EVALUATION WITH CULTURAL RELEVANCE.
To ensure an effective process, a program specifically aimed at indigenous peoples must count
Monitoring and Evaluation Advisor
with monitoring and evaluation processes that are culturally relevant.
Financial and administrative officer
SCALING PROJECTS.
Communications Officer
This element focuses on projects that can be scaled or included in greater IFAD projects in
the same country or land. The study aims to show achievements made by the project and its
implementing organization FIMI promoted connections between IPAF projects and IFAD big
projects, creating partnerships and relationships when possible. A lesson learned through this
important experience is the need to involved IFAD project managers from the project-selection
stage. In addition, it is very useful to create direct links between indigenous organizations and
IFAD project directors since the beginning of the activities that are funded by IPAF.
LINKING PROJECTS’ EXPERIENCES WITH THE REGIONAL AND GLOBAL INDIGENOUS
MOVEMENT. Funded strategies must be related to the demands of indigenous peoples at the
global level and, specifically, within the countries where the projects take place. At the international
level, United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples, the Draft American
Declaration on the Rights of Indigenous People and the demands of networks or organizations at
the continental, regional, or national level are the cornerstone for the establishment of links.
GOOD LIVING - BUEN VIVIR.
CONTACT
www
www.fimi-iiwf.org
[email protected]
www.facebook.com/Foro-Internacional-de-Mujeres-Indigenas-130945820519/
www.twitter.com/iiwf
Projects must be approached based on the improvement communities’ life conditions and their
relationship with Mother Earth. There is a need to identify and highlight those practices that
favor collective work, as well as the strengthening of indigenous peoples’ own worldviews and
development models must be promoted.
ANNEX
1. QUESTIONNAIRE FOR THE DEVELOPMENT OF A bASELINE
2. 6-MONTH MONITORING REPORT
3. INTERMEDIATE EVALUATION REPORT
4. FINAL REPORT FORMAT
5. EVALUATION SHEET
6. GUIDELINES MEANS OF VERIFICATION AND DOCUMENT FILE
ANNEX 1. Questionnaire for the development of a baseline
The goal of questionnaire is that organizations share information that will allow us to know about the initial
When answering the following questions please refer to the specific indicators of your project:
Indicators
Situation at the beginning/ end of the project
1. Indigenous
1.1 Is the community implementing community-development strategies in accordance with its
Well being
worldview? YES/NO
situation of each project and the development of the baseline of the project.
The baseline is the initial measure of the indicators identified in the conception of a project.
1.2. If yes, please describe.
1.3 How many families make up the community and how many own lands?
1.
General information
1.4 Describe the relationship between the indigenous community and other communities and villages.
1.5 How are decisions taken concerning the community’s development?
1.6 How many members of the community participate in decision-making? Men/Women
Name of the Organization:
1.7 Who is excluded from community decision-making?
Application Number:
Country:
2. Traditional
2.1 Is traditional indigenous knowledge used in the community? YES/NO
Knowledge
2.2. If yes, describe.
2.3 How is that knowledge transmitted?
Project Title:
2.4 Has the community recovered or revitalized ancestral practices that had been lost or weakened?
YES/NO
Date of project initiation
2.5 If yes, describe.
(date of agreement
countersignature)
End Date:
3. Situation of
3.1 How many women participate in decisions concerning the community’s development? (Participation
Indigenous
in assemblies, self-government bodies, community representation, distribution of goods and services,
Women.
education levels, labor and remuneration, among other).
3.2 What are the systems for land and other goods inheritance for men and women? Is there a difference
This questionnaire was
according to gender?
completed on (date):
3.3 What is women’s access to community justice like? How many women have access?
3.4 Are there cases of violence against women? What are the most common cases? How are they solved?
2.
Beneficiaries
Indigenous People(s) involved in the project:
Number of direct
Men:
Women:
Total:
beneficiaries:
Number of indirect
4. Participation
4.1 How many indigenous representatives take part in the State decision-making bodies at the local,
and Promotion
regional and national level?
of Democracy
Men/Women
5. Sovereignty
5.1 Does the community enjoy free access to natural resources of its ancestral land? YES/NO
and food
autonomy
5.3 If not, describe the challenges.
Youth/ Elders
5.4 Is food and nutrition for the community ensured through harvest, food gathering, fishing, hunting or
Men:
Women:
small livestock? YES/NO
Total:
5.5 If not describe any challenges.
beneficiaries:
6. Self
6.1 Please describe the community’s political system.
Determination
6.2 How autonomous is the community with regards to the State political system?
6.3 Is the community able to plan its own social, cultural and economic development? YES/NO
6.4 If yes, please list and describe
6.5 If not, describe your challenges.
6.6 Does the community have full control over its decisions and actions?
6.7 How is the relationship with multinationals and other companies?
6.Does the community have any experience concerning Free, Prior and Informed Consent? YES/NO
6.9 If yes, please describe.
ANEXO 2. 6-month monitoring report
2. General description of monitoring activities and of the gathered means of verification
Project Title
(Indicate if all of the expected activities could be implemented)
3. Alignment between expected and implemented activities
Name of Indigenous Organization:
Country
4. Challenges found during implementation
Indigenous People/s involved
(Report challenges found in implementation of activities, as well as changes made and possible solutions to
Subject
problems and challenges found)
Start date of the project:
5. Changes to the initial design of the program, or extensions.
Location:
(Report if changes were made in activities, in the logic framework matrix, in partners or actors involved.
Number of direct beneficiaries:
Indicate if the organization has requested for extensions)
6. Lessons Learned and Recommendations
(Indicate any lessons learned in managing the project and in the intervention strategy)
1. Development of project activities: (please attach operational timeline)
Expected by the project in
the current period
Activities/Month
1
2
3
4
1.1 Activity
5
Implemented in the current
period
6
1
2
3
4
5
6
7. Team building and internal training
(Did any changes in the team occur? Did any internal training session take place (please describe)? Did the
organization identify any specific areas for improvement?
8. Logistics
(Indicate logistical needs, office, location, information, etc)
9. Summary of results of the monitoring matrix
N°
Expected Results
(on the basis of the approved Project)
% implemented
in current period
%of total
implementation
1
2
3
10. ANNEX ( Please attach documents and any other additional information)
ANEXO 3. Intermediate evaluation report
5.
CONTEXT
Project title:
5.1
Local actors:
6.
DESCRIPTION OF THE Visited COMMUNITY:
7.
ANALYSIS OF PROJECT PROGRESS
Implementing organization (or indigenous organization):
Country:
Indigenous people involved:
Subject:
1.
PROJECT DETAILS
1.1 Starting date
1.2 Completion date:
1.3 Extension (if necessary):
1.4 Implementation location:
1.5 Objectives:
1.6 Outputs:
1.7 Map of the intervention zone:
1.8 Number of direct beneficiaries:
2.
MONITORING MISSION
2.1 Mission agenda
3.
EXECUTING BODIES
Use of internal tools compared with the baseline study:
a.
Evaluation criteria
The body of the report should follow the five evaluation criteria, describing the facts and interpreting or
analysing them according to the key questions for each criterion.
A. Relevance: (Determine whether the project formulation was originally, and still is, relevant; for example, if
it corresponds to the real needs and problems of the identified beneficiaries.)
B. Efficiency: (Determine progress on results with regards to employed resources)
C. Effectiveness: (Determine the level of achievement of the specific objective, whether changes in the
context or in beneficiaries were observed, and whether the results achieved up to the time of the evaluation
have contributed to achieving the specific objective of the project.)
3.1 Implementing organization:
3.2 Review of the organization’s procedural
and accounting mechanisms:
3.3 Administrative supervision of the project:
3.4 Work methodology of the implementing
organization:
D. Impact: (Find out whether the conditions exist for introducing long-term changes in the context. This
concerns the more general results for the beneficiaries identified, extended in this case to a broader group
of people or a whole society; the success or failure in achieving the general objectives, and the main reasons
for this.)
E. Sustainability: (Show if the flow of positive changes for the beneficiaries and for society in general can or
cannot continue after the project closes, and why.)
3.5 Executing organization of the project
b.
Well-being
(if necessary):
In the specific case of the evaluation of projects, the relation of the evaluation criteria to each of the indicators
defined for the baseline study must be considered. Indicators include well-being or other concept applicable
4.
LEGAL FRAMEWORK (if necessary)
to the particular people or organization.
Well-being is a broad concept that may be understood differently by different peoples. However, it always
encompasses being in peace, balance and harmony with nature, with the family, the environment, the
community and everything concerned in the shared life of the community members.
It involves the development of strategies to gain access to and ensure enjoyment of the right to housing, food
sovereignty, education and health. It also involves the capacity for dialogue and connection with all the events
8.5 Innovation:
and facts coming from the cosmos, mother earth and human beings.
For this evaluation, the following indicators were considered for the understanding of “well-being” or the
8.6 Gender:
concept that the particular people or organization holds (for example, plan of life, basic human rights, personal
rights, worldview.)
Attach photographs, stories and videos.
a. Traditional knowledge
b. Situation of indigenous women
c. Cultural revitalization
d. Participation and promotion of democracy
e. Food sovereignty and autonomy
f. Self-determination
c.
Milestones
d.
Analytical framework of evaluation criteria
- Comparison of the project timetable and the operational timetable
- Percentage of achievement of results (use of the project logical framework)
- Internal monitoring
8. SUGGESTIONS AND RECOMMENDATIONS
Identify lessons learned in the project period evaluated and formulate recommendations.
The recommendations must be as realistic, operational and practical as possible.
8.1 For the implementing organization
8.2 For IPAF IIWF
8.3 Scaling up of projects
A document of recommendations to IFAD will be drawn up, with content focusing on successful projects
that are worth scaling up or being included in larger projects carried out by IFAD in the same country or
area. The study will seek to identify and highlight the achievements of the project and its implementing
organization. During the project implementation process, IIWF will facilitate all possible connections
between IPAF and IFAD projects, getting in direct contact within the region, generating partnerships and
establishing links wherever possible and the project allows.
8.4 Coordination of the experience of projects with the regional and international indigenous
movement. The evaluation should bear in mind the consistency of the actions carried out with the aims
of the indigenous movement at the international level and in particular in the country where it is taking
place. At the international level, the United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples, the
recommendations of the United Nations Permanent Forum on Indigenous Issues, the Organization of
American States’ Draft Declaration on the Rights of Indigenous Peoples and the demands of continental,
regional or national organizations or networks will act as the basis for establishing consistency among
actions.
The final document must contain recommendations concerning those proposals that clearly contribute to
achieving respect for the rights of indigenous peoples in terms of their own practices and worldviews and
the priorities of the indigenous movement at the national, regional and international levels.
ANNEX 4.
International Indigenous Women’s Forum- FIMI
Formato para las Organizaciones Ejecutoras de los Proyectos
For the following questions please consider our project’s specific indicators
II.
SCOPE of the PROJECT
Indigenous
people
benefited:
Introduction: This guideline provides
Number of direct
1.
GENERAL INFORMATION
Male(s)
Female(s)
Total
Male(s)
Female(s)
Total
beneficiaries:
Number
Name of Organization:
of indirect
beneficiaries:
Application Number:
Project title:
Project manager:
III.
Geographic location:
Short description (aprox.15 lines) about the main activities implemented so far
PROJECT DESCRIPTION
Phone:
Activities planned according to
the logical framework
E-mail:
Description
Start date of the project
(as per agreement’s
signature):
Actual start date:
Activities implemented not
Completion date:
Has the original
included in the project proposal.
Yes___
No___
If so, up to?
Description
completion date been
extended?
Actual start date:
Completion date:
VI.
FINANCIAL REPORT (ECONOMIC MONITORING)
Statement of expenditures.
This section should include the receipt of funds sent by the International Indigenous Women’s
Forum and the amount ofevery expenditure. You must list each of the expenditures indicating
concept, amount, date and activity. The financial report must be submitted in US Dollars.
Description
Amount USD
Date
Activity of Reference
For the following questions please consider our project’s specific indicators
of Expenditure
Indicators
Situation at the beginning/ end of the project
1. Indigenous
1.1 Is the community implementing community-development strategies in accordance with its
Well being
worldview? YES/NO
1.2. If yes, please describe.
1.3 How many families make up the community and how many own lands?
1.4 Describe the relationship between the indigenous community and other communities and villages.
1.5 How are decisions taken concerning the community’s development?
1.6 How many members of the community participate in decision-making?
Men/Women
1.7 Who is excluded from community decision-making?
V. RECOMMENDATIONS AND / OR SUGGESTIONS
2. Traditional
2.1 Is traditional indigenous knowledge used in the community? YES/NO
Knowledge
2.2. If yes, describe.
2.3 How is that knowledge transmitted?
2.4 Has the community recovered or revitalized ancestral practices that had been lost or weakened?
YES/NO
3. Situation of
Indigenous
Women.
4. Participation
4.1 How many indigenous representatives take part in the State decision-making bodies at the local,
and Promotion
regional and national level?
of Democracy
Men/Women
5. Sovereignty
5.1 Does the community enjoy free access to natural resources of its ancestral land? YES/NO
and food
autonomy
5.3 If not, describe the challenges.
Youth/ Elders
5.4 Is food and nutrition for the community ensured through harvest, food gathering, fishing, hunting or
small livestock? YES/NO
5.5 If not describe any challenges.
6. Self
6.1 Please describe the community’s political system.
Determination
6.2 How autonomous is the community with regards to the State political system?
6.3 Is the community able to plan its own social, cultural and economic development? YES/NO
6.4 If yes, please list and describe
6.5 If not, describe your challenges.
6.6 Does the community have full control over its decisions and actions?
6.7 How is the relationship with multinationals and other companies?
6.8 Does the community have any experience concerning Free, Prior and Informed Consent? YES/NO
Annex 5
International Indigenous Women’s Forum- FIMI
Annex 6
GUIDELINES MEANS OF VERIFICATION AND DOCUMENT FILE
The following questionnaire is developed taking into account the projects evaluated by the Indigenous
The project’s documentation should be filed by paper means and, if your information is digitally stored, then
Women’s Fund- AYNI. . The purpose of this procedure is that organizations share lessons learned and their
also digitally. Digital documents will be transferred to a CD and delivered to FIMI for the mid-term and final
testimony about their experience in the implementation of their projects.
evaluations. All information in paper will be stored in folders.
Please complete the following information before answering the listed questions.
Paper file:
Name of organization:
Project Reference Number:
The paper file is classified by activity.
1. In a folder, means of verification will be filed classified by activities.
Means of verification by activity: The means of verification identified in the logical framework will
Project title:
be divided by activities. The material should be filed in transparent foils by activity with a specific code.
Country:
2. You can also include another folder and classify documents by subject.
1. What were the most important lessons
Project documents organized by subject: This documentation includes correspondence,
learned from the project implemented?
agreements, curriculum, media, meeting minutes, notes, reports of equipment, general information, etc.
2. What were the main achievements in the
GUIDELINE FOR THE ADMINISTRATIVE FILE
implementation of the project?
3. What were the main constraints
encountered?
4. What was the impact it had on the lives of
indigenous women?
5. With regards to FIMI, we kindly request you
to provide recommendations that can help us
All financial material of the project will be filed in paper means. Receipts and invoices for expenses need to
be photocopied and filed in a folder classified by activities with a specific code. The original copies will be
retained at the headquarters of the implementing organization, and they will be sent to FIMI at the end of the
project.
The goal of this documentation system is to ensure accountability to evaluators and donors regarding
expenditures/ activities/ and receipts/ invoices. It has been designed in accordance with the provisions of the
agreement signed by the parties involved.
improve our work
6. Please share a relevant testimony about
your project’s implementation.
COMPARTIENDO NUESTRA ESTRATEGIA DE MONITOREO Y EVALUACION IMPLEMENTADA
EN LOS PROYECTOS APOYADOS POR IPAF - FIDA, EN AMERICA LATINA Y EL CARIBE
CICLO DE SUBVENCION 2012 AL 2014
2012 - 2014 GRANT CICLE - INTERNATIONAL INDIGENOUS WOMEN´S FORUM - FIMI

FORO INTERNACIONAL DE MUJERES INDIGENAS

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