Pautas de Gestión de la Integridad

Transcripción

GHD
Pautas de Gestión de la Integridad
24 de febrero de 2014
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GHD – Integrity Management Guidelines
Índice
1. Introducción .............................................................................................................. 1 1.1 Objetivo ........................................................................................................... 1 1.2 Pautas de gestión de la integridad ................................................................. 1 2. Código de conducta .................................................................................................. 3 3. Requerimientos básicos de conducta ....................................................................... 5 4. 3.1 Cumplimiento de la ley ................................................................................... 5 3.2 Reputación de GHD ....................................................................................... 5 3.3 Responsabilidad de gestión ........................................................................... 5 Relación con partes interesadas externas ............................................................... 6 4.1 Información general ........................................................................................ 6 4.2 Normas antimonopolio y competencia justa ................................................... 6 4.3 Anti-corrupción: ofrecer y otorgar ventajas o beneficios ................................ 6 4.4 Anti-corrupción: exigir y aceptar ventajas o beneficios .................................. 7 4.5 Contribuciones políticas ................................................................................. 7 4.6 Donaciones de caridad ................................................................................... 7 4.7 Patrocinios ...................................................................................................... 7 4.8 Entidades de gobierno .................................................................................... 8 4.9 Trabajo con proveedores y subconsultores ................................................... 8 4.10 Gestión de la relación con el cliente ............................................................... 8 5. Conflicto de intereses ............................................................................................. 10 5.1 Información general ...................................................................................... 10 5.2 Organización de la competencia .................................................................. 10 5.3 Trabajo secundario ....................................................................................... 10 5.4 Interés creado en terceras compañias ......................................................... 10 6. Propiedad de la compañía ...................................................................................... 11 7. Manejo de la información ........................................................................................ 12 8. 9. 7.1 Registros e integridad financiera .................................................................. 12 7.2 Confidencialidad ........................................................................................... 12 7.3 Protección y seguridad de los datos............................................................. 12 Salud, seguridad y medio ambiente ....................................................................... 13 8.1 Seguridad en el trabajo ................................................................................ 13 8.2 Medio ambiente ............................................................................................ 13 8.3 Entorno laboral ............................................................................................. 13 Informes e investigación ......................................................................................... 14 9.1 Prácticas de negocios inapropiadas ............................................................. 14 9.2 Informes ........................................................................................................ 14 9.3 Investigación ................................................................................................. 15 9.4 Resultados y acciones .................................................................................. 15 GHD – Integrity Management Guidelines
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Índice de Figuras
Figura 1 Sistema de Gestión de la Integridad de GHD ...................................................... 2 Anexos
Anexo A Principales leyes, convenciones y pautas 10/01110/00/107822
1.
Introducción
1.1
Objetivo
Con más de 80 años de existencia, GHD ha establecido una sólida reputación por
su desempeño técnico, calidad, confiabilidad y relación con los clientes. Este
desempeño se funda sobre la base de nuestros valores fundamentales de Trabajo
en equipo, Respeto e Integridad. Como empresa global enfrentamos muchos
desafíos relacionados con la operación en diferentes mercados y culturas.
El Sistema de Gestión de la Integridad de GHD (GHD’s Integrity Management
System - IMS) está integrado en el marco del Sistema de Gestión del modelo de
gobernar de GHD. El sistema IMS consta de lo siguiente:
 Política de Gestión de la Integridad: el compromiso del Directorio y la
Gerencia Ejecutiva de GHD con una conducta ética para hacer negocios
 Procedimiento de Gestión de la Integridad (QP 1.05.01): procesos
administrativos que se relacionan con el monitoreo del cumplimiento, la
investigación de posibles infracciones, y el proceso de reporte a la gerencia y el
Directorio
 Pautas de Gestión de la Integridad: política, principios y reglas de nuestra
conducta interna y relación con partes interesadas externas y el público
Estos documentos se apoyan en otros componentes del Sistema de Gestión ,
guías para temas específicos y manuales de instrucción que definen controles y
procesos, requeridos para implementar los principios conductuales de las Pautas
de Gestión de la Integridad. Ver Figura 1.
1.2
Pautas de gestión de la integridad
Las presentes Pautas de Gestión de la Integridad aplican a todo nuestro personal
(empleados de GHD [permanentes y temporales] y al personal contratado para
trabajar para GHD [“personal por contrato”]) en lo que respecta a cómo llevamos a
cabo nuestras actividades en forma interna y cómo nos tratamos entre nosotros, y
cómo nos relacionamos con partes interesadas externas (clientes, subconsultores,
proveedores, agencias de gobierno y otros consultores) y el público.
GHD espera que todos los subconsultores, subcontratistas y proveedores apliquen
los principios expuestos en las presentes pautas al llevar a cabo sus propias
actividades comerciales. Estas pautas deben ser leídas junto con los
acuerdos/contratos relevantes que se hayan ejecutado entre las partes.
Las pautas han sido desarrolladas en base a tratados internacionales anticorrupción, relacionados con los derechos humanos y la sustentabilidad (como se
menciona en el Anexo A). Su objetivo es servir de complemento a nuestra cultura
basada en valores, fortaleciendo el conocimiento de la ley y de las normas morales
que son parte integral de todos los elementos de nuestra forma de hacer negocios.
El mensaje clave de estas pautas es tolerancia cero ante cualquier conducta de
negocios inaceptable o reñida con la ética.
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Figura 1 Sistema de Gestión de la Integridad de GHD
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2.
Código de conducta
El Código de Conducta de GHD establece lo que esperamos de nuestro
comportamiento y los requerimientos de conducta. GHD procurará cumplir con las
leyes de los países en que tenemos operaciones y promoverá una conducta ética
personal y en los negocios, en línea con nuestros valores fundamentales: Trabajo
en equipo, Respeto e Integridad.
Trabajo en equipo
Estamos conectados
Colaboramos dentro de nuestra comunidad a nivel global, ayudando a nuestros
colegas a lograr las metas personales, de la compañía y las de nuestros clientes.
Nuestro objetivo es:

Comunicarnos y colaborar abiertamente con todos los miembros de
equipo y realizar todas las tareas de manera oportuna.

Participar en actividades laborales que se centran en la cooperación y
los logros, y alentar a todos los miembros del equipo a participar y
compartir conocimientos.

Reconocer las capacidades, habilidades y contribuciones de los otros y
procurar sacar lo mejor de cada persona.

Entender la naturaleza comercial de nuestros negocios y agregar valor a
los negocios de nuestros clientes, desarrollando relaciones duraderas a
través de la prestación de servicios de alta calidad.

Identificar y comunicar nuevas oportunidades para nuestro negocio al
nivel de jefatura correspondiente.
Respeto
Nos interesa
Valoramos a cada persona y fomentamos las relaciones internas y externas a
través de la conversación y la comprensión. Nuestro objetivo es:

Trabajar con respeto mutuo y tratar a las personas con dignidad, justicia
y cortesía, y valorar las diferencias individuales y culturales.

Mantener en alto la reputación de GHD.

Mantener un lugar de trabajo que permanezca libre de cualquier tipo de
conducta inapropiada, discriminación, acoso o bullying.

Actuar de manera profesional todo el tiempo, demostrar criterio
imparcial, ser puntual, vestir apropiadamente para recibir clientes y
actuar con sentido común.

Usar los equipos, servicios e instalaciones de GHD con cuidado y para
los fines para los que han sido proporcionados. Proteger la propiedad
de GHD y allí donde GHD tenga la responsabilidad, la propiedad del
cliente, robos, apropiación indebida y mal uso.

Hacerse responsable por trabajar de manera sustentable, saludable y
segura.
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Integridad
Cumplimos nuestra palabra
Practicamos la honestidad y la confianza, a través de una conducta profesional y
ética para con nuestros clientes, la comunidad y con nosotros mismos. Nuestro
objetivo es:

Acatar las leyes, normas y costumbres aplicables en el momento y el
lugar que corresponda.

Cumplir con las políticas, procedimientos, manuales. Códigos de
conducta, pautas, guías e instructivos de GHD.

Actuar de manera honesta y justa al colaborar con colegas, clientes y
público general y velar por los intereses de negocios de GHD.

Negarse a aceptar regalos, pagos, favores o beneficios cuyo objetivo
es, o es probable que sea, que Ud. actúe en forma sesgada en el curso
de sus labores.

No ofrecer regalos, pagos, favores o beneficios cuyo objetivo sea
obtener ventaja comercial inapropiada o ilegítima para GHD.

Mantener la confidencialidad de la información, registros o materiales
propios, durante el período de empleo en GHD y después de ello.

Respetar los derechos de Propiedad Intelectual de GHD y notificar a la
jefatura pertinente en caso de incumplimientos.

Respetar la privacidad de las personas y las leyes relacionadas con la
privacidad en lo que respecta a la recopilación, uso y manejo de
información personal de terceros.

Evitar cualquier conflicto de interés o posible conflicto de interés o algo
que pudiera parecer un conflicto de interés, y dar a conocer cualquier
tema personal que pudiese implicar un conflicto de interés real o la idea
del mismo.

Informar cualquier conducta de negocios inapropiada cuando ésta sea
descubierta.
Cualquier incumplimiento de este Código es un asunto grave que podría tener
como resultado acciones disciplinarias y afectar su actual condición de empleado
en GHD.
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3.
Requerimientos básicos de
conducta
3.1
Cumplimiento de la ley
Cumplir la ley es una tarea fundamental para GHD, y como tal, se espera que todo
el personal de GHD esté en conocimiento y cumpla con todas las leyes y
normativas relevantes según corresponda a sus roles y responsabilidades. No
deben ocurrir violaciones de la ley.
Independiente de las sanciones que la ley pudiese imponer a la compañía,
cualquier persona culpable de infringir la ley habrá dejado de cumplir su deber
como empleado y, por lo tanto, estará sujeto a consecuencias disciplinarias.
3.2
Reputación de GHD
La reputación de GHD está determinada por las acciones y la conducta de nuestro
personal. Actividades ilegales o malas prácticas por parte de nuestros empleados
pueden dañar gravemente a toda la compañía. Todas las personas deben
procurar mantener y promover la buena reputación de la compañía.
3.3
Responsabilidad de gestión
Una cultura de integridad y cumplimiento comienza a nivel de todos los líderes y
gerentes de la organización. Todos los gerentes son modelos a seguir, deben
desarrollar sus deberes de supervisión de manera diligente, tienen la
responsabilidad de sus empleados y de ganarse el respeto a través de una
conducta ejemplar.
Los gerentes deben ofrecer a sus equipos la flexibilidad y libertad para practicar la
responsabilidad en forma individual y, al mismo tiempo, deben dejar clara la
necesidad de cumplir. Deben estar accesibles todo el tiempo para ayudar a las
personas que tienen inquietudes respecto del cumplimiento, que deseen hacer
preguntas o conversar acerca de algún problema profesional o personal.
Los gerentes son responsables de garantizar que no existan violaciones de la ley
dentro del área de responsabilidad que una adecuada supervisión puede controlar.
Son responsables incluso si han delegado una tarea en particular.
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4.
Relación con partes interesadas
externas
4.1
Información general
Como parte de su actividad cotidiana GHD requiere comprometerse con una
amplia gama de actores externos entre los que se cuentan: clientes, socios,
subconsultores, contratistas y proveedores. Esperamos, de parte de todas las
partes interesadas, el mismo nivel de conducta y compromiso que practicamos
internamente.
4.2
Normas antimonopolio y competencia justa
La competencia justa es fundamental para permitir que los mercados se
desarrollen libremente y puedan competir por una mejor participación. Todos
nuestros empleados deben cumplir las leyes de la competencia justa.
Normas antimonopolio pueden ser distintas en cada país y en cada caso. Como
guía general, las conductas que se presentan a continuación podrían implicar una
violación a las leyes de derecho a la competencia en la mayoría de las
jurisdicciones y, por lo tanto, no son aceptables para GHD:
 Acordar con nuestra competencia actuar de la misma manera en lo que
respecta a precios, resultados, capacidades, ventas, propuestas, ganancias,
márgenes, costos o cualquier otro parámetro que de otro modo entrega una
base para la competencia justa.
 Acordar con nuestra competencia no competir, restringir negociaciones con
proveedores, enviar ofertas falsas para dividirse los clientes, mercados,
territorios o programas de servicios
 Lograr inteligencia competitiva usando sistemas de espionaje industrial,
soborno, robo o supervisión electrónica, o comunicar intencionadamente
información falsa acerca del competidor, sus productos o servicios.
4.3
Anti-corrupción: ofrecer y otorgar ventajas o
beneficios
Competimos de manera justa por nuestros proyectos adjudicados en base a
calidad, precio y servicio innovador, no por la oferta de beneficios inapropiados a
terceros. Nadie puede directa o indirectamente ofrecer, prometer, otorgar o
autorizar la entrega de dineros o alguna otra cosa de valor a clientes o
funcionarios de gobierno para influir sobre sus acciones y obtener ventajas
inapropiadas.
Los regalos amistosos presentados en ocasiones especiales deben cumplir con
las leyes aplicables.
Además, nuestros empleados no deben entregar dinero ni nada de valor directa o
indirectamente a un subconsultor, agente, intermediario, socio comercial o terceros
si existe la posibilidad de que esos dineros sean pasados directa o indirectamente
a un funcionario de gobierno o cliente para influir sobre sus acciones y obtener
ventajas inapropiadas en cualquier transacción comercial.
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Las personas responsables de contratar personal, subconsultores, socios en
proyectos y agentes, deben tomar las medidas apropiadas para:
 Garantizar que todas las partes externas conozcan y cumplan con las políticas
anti-corrupción de GHD
 Llevar a cabo una due diligence completa a todas las partes externas, incluidas
sus capacidades, experiencia, condición financiera y reputación.
 Incluir disposiciones adecuadas en los acuerdos y contratos, diseñadas para
proteger a GHD.
4.4
Anti-corrupción: exigir y aceptar ventajas o
beneficios
Nuestro personal no debe usar su trabajo para solicitar, exigir, obtener o percibir
ventajas o beneficios. Esto no aplica a regalos de valor simbólico o comidas o
situaciones de entretenimiento dentro de un valor razonable que sea congruente
con las leyes aplicables, las costumbres locales y las políticas de GHD.
4.5
Contribuciones políticas
GHD no realiza contribuciones políticas directas, incluidas donaciones a políticos,
partidos políticos o candidatos políticos.
No obstante, esta política no descarta asistir a almuerzos o cenas políticas, y otras
actividades que se desarrollen en el curso general de la realización de negocios,
siempre y cuando el costo sea una tarifa comercial apropiada.
Las personas de GHD que realicen donaciones o pagos no recibirán reembolso
por sus dineros de parte de GHD.
Cuando existen pautas para asistir a almuerzos, cenas políticas y otras
actividades, éstas deben ser cumplidas de manera estricta.
4.6
Donaciones de caridad
Como miembro responsible de la comunidad, GHD hace donaciones de dinero y
presta servicios pro bono a causas comunitarias seleccionadas a través de la
iniciativa ‘GHD en la Comunidad’.
Las donaciones no consideradas como tales corresponden a pagos realizados a:
 Personas y organizaciones con fines de lucro
 Cuentas de privados
 Organizaciones cuyos objetivos y valores son incompatibles con GHD
 Organizaciones que por asociación podrían perjudicar la reputación de GHD
Todas las donaciones deben ser transparentes y estar claramente documentadas,
incluida la identificación del receptor y la confirmación de que los dineros fueron
usados para el fin propuesto.
4.7
Patrocinios
El patrocinio de eventos organizados por terceros a cambio de la oportunidad de
hacer promoción o participar como presentador en un evento y recibir entradas, es
aceptable siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
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 Proceso transparente
 Acuerdo por escrito
 Objetivos de negocios ilegítimos
 Valor ofrecido por el anfitrión debe ser proporcional
No se deben prometer, ofrecer o hacer contribuciones para asegurar ventajas
competitivas y otros objetivos inapropiados. Además, éstas no deben ser
realizadas a organizaciones cuyas metas son incompatibles con GHD y que por
asociación podrían perjudicar la reputación de GHD.
4.8
Entidades de gobierno
GHD compite por adjudicarse contratos para entidades de gobierno y empresas
estatales en todo el mundo. En toda negociación o interacción, actuamos de
manera transparente, honesta y certera. Cumplimos con las leyes y normas
aplicables relacionadas con adquisiciones, incluidas las leyes que prohíben influir
inapropiadamente sobre funcionarios de gobierno.
Hacer pagos a funcionarios externos con fines de facilitación para garantizar la
realización de actividades de rutina, contraviene la ley en varios países. Nuestros
empleados no deben iniciar o participar en pagos con fines de facilitación a
funcionarios externos, ya sea de manera directa o indirecta a través de un tercero.
4.9
Trabajo con proveedores y subconsultores
GHD espera que sus proveedores y subconsultores actúen de acuerdo con los
siguientes principios:
 Evitar la corrupción
 Respetar los derechos humanos básicos de los empleados
 Cumplir con las leyes que prohíben el trabajo infantil
 Hacerse responsable de la salud y seguridad de sus empleados
 Cumplir los estándares normativos e internacionales aplicables en lo que
respecta a la protección del medio ambiente
 Promover el cumplimiento de las Pautas de GHD para la Gestión de la
Integridad entre sus proveedores, aplicando estos principios en los
contratos/acuerdos con sus proveedores
4.10 Gestión de la relación con el cliente
Desarrollar y mantener nuestra relación con los clientes es fundamental para la
sustentabilidad de nuestros negocios. Por su naturaleza, estos procesos pueden
incluir la oportunidad de intercambiar regalos o compartir situaciones de
entretenimiento. GHD está de acuerdo en que es posible ofrecer y recibir regalos
pequeños y actividades de entretenimiento por valores moderados, pero sólo
como reconocimiento de un importante hito en el aspecto social o del curo de los
negocios con el objetivo de promover una buena relación, pero sin dar la
impresión de que se está esperando obtener una recompensa, favor o beneficio
de trato preferente. También es importante reconocer y respetar el hecho de que
la mayoría de los clientes, especialmente en los sectores de gobierno en la
mayoría de las jurisdicciones, tendrán sus propias pautas en relación a regalos y
actividades de entretenimiento.
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Tanto los regalos como las situaciones de entretenimiento deben ser modestas y
cumplir con las leyes aplicables y las costumbres locales. El cumplimiento de la ley
es de vital importancia.
Entre las actividades que son aceptadas como parte del programa de gestión de la
relación con el cliente, se incluyen:
 Viaje y alojamiento para visitas de estudio para mejorar el conocimiento de los
proyectos y las capacidades de GHD
 Inclusión del personal del cliente en las capacitaciones de GHD
 Oportunidades de traslados temporales
 Cenas y almuerzos
 Situaciones de entretenimiento como encuentros deportivos o eventos
culturales
No se permite dar o recibir regalos en dinero.
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5.
Conflicto de intereses
5.1
Información general
Se espera que nuestros empleados tomen decisiones de negocios considerando
el interés de GHD y no en base a sus intereses personales. Toda persona debe
informar a su superior directo cualquier interés personal que pudiese estar
relacionado con el ejercicio de sus actividades laborales.
Esto aplica particularmente a aquellas personas que ejercen influencia directa o
indirecta en la posibilidad de que una entidad, en la cual tienen un interés creado,
obtenga un contrato con GHD.
5.2
Organización de la competencia
Nuestros empleados no deben trabajar o cooperar con una empresa o compañía
que compite con GHD. Los empleados no deben participar en actividades de la
competencia.
5.3
Trabajo secundario
Nuestros empleados deben solicitar permiso por escrito para involucrarse en
trabajo secundario con otras organizaciones. No se otorgará permiso si se
considera que la actividad va en perjuicio de los intereses de GHD. Se espera que
el trabajo secundario aprobado por GHD sea realizado dentro del tiempo libre del
empleado y no en las oficinas de GHD.
5.4
Interés creado en terceras compañías
Nuestros empleados deben dar a conocer el Secretario de la compañía, lo antes
posible, cualquier participación que posean o que planeen adquirir en una
organización que es nuestro cliente, competencia, o socio comercial, que se
encuentre a un nivel en que sea posible ejercer real influencia sobre la gestión de
la compañía.
Nuestros empleados que participan directamente en los trabajos de adquisiciones
de proyectos también deben dar a conocer cualquier participación o interés creado
que posean en un tercero (por ejemplo, un contratista de servicios de
construcción) que está buscando contratos para proyectos en los cuales dicha
persona tiene influencia. Esta información debe ser informada lo antes posible al
jefe directo de la persona para evitar posibles conflictos de intereses.
Cuando se haya dado a conocer la existencia de intereses en una tercera
compañía, GHD tomará las medidas apropiadas para evitar el conflicto de
intereses.
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6.
Propiedad de la compañía
GHD usa una amplia gama de dispositivos y equipos para la ejecución de sus
actividades comerciales, como teléfonos, fotocopiadoras, computadores, software,
intranet/internet y otras tecnologías, que sólo deben ser usadas para negocios
oficiales de la compañía. El uso de la propiedad de la compañía no debe:
 Estar relacionado con actividades ilegales
 Ocasionar situaciones de conflicto de intereses, reales o percibidas
 Provocar un considerable costo agregado, interrupción de las actividades
laborales normales ni otros efectos adversos para la compañía
No se puede recolectar, recibir o transmitir información si ésta es ofensiva desde el
punto de vista cultural, racial o sexual, si se trata de un acto violento o de
naturaleza criminal, si incluye palabras, imágenes o videos ofensivos o
peyorativos, o si incluye algún tipo de virus.
Ninguna persona está autorizada para hacer registros, archivos, videos,
grabaciones o reproducciones de audio usando los equipos o instalaciones de
GHD, si la actividad no está directamente relacionada con los negocios de la
compañía.
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7.
Manejo de la información
7.1
Registros e integridad financiera
La reputación de GHD ante nuestros clientes e interesados directos se potencia a
través de la comunicación abierta y efectiva basada en la preparación de informes
certeros y precisos. Mantenemos procesos y controles responsables de modo que
nuestras transacciones sean realizadas de acuerdo con prácticas contables y de
negocios reconocidas. Todas las personas deben garantizar que la información
con la que se alimentan estos sistemas sea:
 Completa
 Precisa
 Que refleje honestamente cada transacción o gasto real
 Oportuna y de acuerdo con las reglas y estándares contables aplicables
7.2
Confidencialidad
Se debe mantener la confidencialidad en toda la información interna y que es
propiedad de GHD. La información privada obtenida de, o relacionada con
proveedores, cliente, empleados, agentes, subconsultores y terceros, debe ser
protegida de acuerdo con los requerimientos legales y contractuales.
Existe la obligación de mantener la confidencialidad más allá del término de una
relación de negocios, ya que la revelación de información podría perjudicar los
negocios de GHD o del cliente en el futuro.
7.3
Protección y seguridad de los datos
El uso de la Intranet y el intercambio global de información es fundamental para
nuestras actividades diarias. Sin embargo, esta forma de comunicación nos
expone a riesgos relacionados con la privacidad y la seguridad de datos.
Reconocer estos riesgos es un componente importante de la gestión de los
servicios de tecnología de la información, el liderazgo y la conducta de cada
persona.
La información personal solo puede ser solicitada, procesada o usada con fines
claros, legítimos relacionados con el trabajo. La información personal también
debe ser almacenada de manera segura y se debe tomar las precauciones
necesarias durante su transmisión o envío. Se deben mantener altos estándares
en lo que respecta a la protección de los datos de accesos no autorizados. El uso
de la información debe ser transparente para los involucrados y se deben
garantizar derechos en lo que respecta a la exactitud de la misma y, de ser
aplicable, al bloqueo o eliminación de información. Todo nuestro personal debe
cumplir con las leyes particulares relacionadas con la recopilación y uso de
información personal vigentes en las jurisdicciones donde tenemos operaciones.
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8.
Salud, seguridad y medio
ambiente
8.1
Seguridad en el trabajo
Proteger la salud y seguridad de nuestros empleados en el lugar de trabajo es
prioridad para GHD. Es responsabilidad de todos nuestros empleados llevar a
cabo su trabajo en forma segura, conociendo las medidas de prevención de
accidentes que se aplican a:
 La planificación técnica de los lugares de trabajo, equipos y procesos
 La gestión de la seguridad
 La conducta personal diaria en el lugar de trabajo
 El entorno laboral que debe estar conforme a los requerimientos del diseño
orientado a la salud
8.2
Medio ambiente
Por medio del liderazgo y el compromiso de nuestros empleados, GHD procura
llevar a cabo sus operaciones de manera responsable con el medio ambiente.
Todos nuestros empleados deben contribuir a estos objetivos a través de su propia
conducta.
8.3
Entorno laboral
GHD en sus instalaciones mantiene un entorno laboral que respeta los valores
fundamentales de GHD y los requerimientos legales. Es responsabilidad de todos
nuestros empleados llevar a cabo sus actividades de manera congruente con
estos principios.
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9.
Informes e investigación
9.1
Prácticas de negocios inapropiadas
Las prácticas de negocios inapropiadas incluyen, pero no se limitan a actos reales
o a la sospecha de:
 Asuntos de contabilidad, controles financieros y auditorías internas que resulten
cuestionables
 Prácticas que son ilegales o que infringen leyes, normas, contratos o políticas
de GHD
 Soborno: ofrecer, prometer o entregar un soborno a otra persona, acceder a
recibir o aceptar el soborno de otra persona. Un “soborno” es un acto cuyo
objetivo es lograr que la otra persona actúe de manera inapropiada en su
función y generalmente está asociado con obtener una ventaja inapropiada en
los negocios
 Fraude: Engañar a una persona con el objetivo de obtener una ventaja desleal o
ilegal. Algunos ejemplos incluyen alterar registros, como registros financieros,
CVs e informes, y reclamar autoría por material que no es de elaboración
propia.
 Conductas anti-competitivas: colusión y conducta coercitiva. La colusión
constituye un acuerdo secreto entre las partes para conspirar en la realización
de actos cuyo objetivo es engañar o cometer fraude para obtener una ventaja
competitiva inapropiada en los negocios. Algunos ejemplos incluyen: acuerdo
previo de las partes antes de la adjudicación de una licitación y fijación de
precios. Coerción consiste en usar la propia posición o cargo para obtener algo
que de otro modo no nos corresponde. Algunos ejemplos incluyen: reducción de
costos (no merecida) y oportunidades de proyectos.
 Conflicto de intereses: conjunto de circunstancias que crean un potencial riesgo
de que el criterio profesional o las acciones que involucran a GHD o a las
actividades comerciales del cliente, se vean indebidamente influenciadas por
otros intereses o que parezca que han sido indebidamente influenciadas. Los
interese en conflicto pueden ser personales, financieros o de negocios. El
conflicto puede ser real, percibido o potencial.
 Abuso de autoridad
 Mal manejo significativo de los recursos de GHD
 Tratos injustos o reñidos con la ética acordados con un cliente, proveedor o
socio de GHD
 Actividades deshonestas que provoquen pérdida económica real o potencial, o
beneficios injustos para GHD o cualquier otra persona o socio involucrado
 Conducta que conlleva gran riesgo para la salud pública, la seguridad o el
medio ambiente, o mal uso de información sensible o confidencial
 Conducta que contraviene cualquier sección de las presentes pautas
9.2
Informes
Esperamos que nuestros empleados informen cualquier sospecha de práctica de
negocios inapropiada.
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Los informes relacionados con conductas inapropiadas como se detallan en el
Manual del Personal de GHD (por ej., acoso) deben ser enviados directamente al
gerente de personal local.
En primera instancia, nuestros empleados deben acudir a su jefe directo con la
consulta como parte de la comunicación regular entre el personal y sus jefes
directos, para abordar consultas, inquietudes, sugerencias o reclamos. Si se
considera que esto no es apropiado, la inquietud debe ser comunicada al Gerente
del Centro de Operaciones (Operating Center Manager – OCM), o al Gerente
Regional.
Sin embargo, si el tema es sensible, la persona puede decidir contactar al
Secretario de la compañía directamente. O puede usar el proceso de informe
interno de actividades ilícitas, como se indica en nuestro sitio web. El informe
puede enviarse de manera anónima.
Cualquier informe acerca de una conducta de negocios inapropiada debe estar
basado en hechos y ser realizado de buena fe. El informe debe incluir tantos
detalles como sea posible.
9.3
Investigación
Todas las acusaciones graves serán investigadas de acuerdo con el
Procedimiento de Gestión de la Integridad. La investigación será imparcial, justa y
cumplirá con los principios de justicia y legitimidad y con cualquier otro
requerimiento legal de la jurisdicción local. Todos nuestros empleados deben
cooperar con el equipo de investigación y mantener la confidencialidad y respeto
por la privacidad de las personas.
9.4
Resultados y acciones
Cuando el resultado de la investigación indique que hubo un acto indebido, GHD
se compromete a emprender acciones en relación al personal involucrado y a
introducir cambios a procesos inadecuados en caso que sea necesario. Cuando
se compruebe la existencia de una conducta ilegal, ésta será reportada a las
autoridades correspondientes.
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Anexo A
Principales Leyes, convenciones y
pautas
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Principales leyes, convenciones y pautas
Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales (2000)
Los Diez Principios del Pacto Global de Naciones Unidas para un Negocio
Sustentable
Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción
Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948)
Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (Foreign Corrupt Practices Act FCPA) EE.UU. – 1977
Ley anti soborno del Reino Unido 2010
Ley Australiana de Corporaciones 2001
Código Penal australiano (1995)
Código Penal de la República Popular China
Código del Trabajo - Chile
Ley 20.393, Chile – Responsabilidad penal de las personas jurídicas en los delitos
de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y delitos de cohecho
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GHD
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PO Box 819 Cairns QLD 4870 Australia
T: 07 4044 2222 F: 07 4044 2288 E: [email protected]
GHD 2013
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J Gersekowski
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D Obst
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J Gersekowski
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Aprobado para emisión
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J Gersekowski
J Gersekowski
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J Gersekowski
12/3/12
12/11/13
24/02/14
17/06/14
* J Gersekowski
* J Gersekowski
10/01110/00/107822
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Pautas de Gestión de la Integridad

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