procedimiento para el control de documentos
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procedimiento para el control de documentos
I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL 1. CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG1 de 11 OBJETIVO Establecer los criterios para la estructuración, identificación, presentación y redacción de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS. 2. ALCANCE Esta Norma Fundamental aplica para toda la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS 3. DEFINICIONES: Términos necesarios para la comprensión de los documentos. Estas definiciones se deben presentar en orden alfabético. Se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se encuentren. Se debe evitar definir términos que se encuentren en el Diccionario de la Real Academia de la Lengua o en Diccionarios Técnicos a menos que tengan un significado particular y específico en el procedimiento. Para elegir un término para un concepto es necesario asegurarse de que no se ha utilizado otro término para el mismo concepto en el documento. En las definiciones, si aplica, se puede presentar una lista con los símbolos y abreviaturas empleados en el documento con su respectiva explicación. 3.1 DOCUMENTO Información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. Nota. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, o una combinación de los anteriores. (Fuente: NTCGP 1000:2009). 3.2 FORMATO Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gestión de la calidad. Nota: Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan datos. (Fuente: GTC-ISO/TR 10013). 3.3 INSTRUCTIVOS También denominados “Instrucciones de Trabajo”; corresponden a descripciones detalladas de cómo realizar y registrar las tareas. (Fuente: GTC-ISO/TR 10013). 3.4 MANUAL DE CALIDAD Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. Nota. Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada entidad en particular. (Fuente: NTCGP 1000:2009). I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG2 de 11 3.5 PROCEDIMIENTO Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (Fuente: NTCGP 1000:2009). 3.6 PROCESO Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 3.7 REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia del desarrollo de las actividades desempeñadas. (Fuente: NTCGP 1000:2009). 3.8 PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI) Es la propuesta concreta, factible y evaluable de la Institución con la que se responde a las situaciones y necesidades de los educandos de la comunidad local, de la región y del país. 3.9 MANUAL DE CONVIVENCIA Es un documento en el cual se definen los derechos y obligaciones de cada uno de los miembros que conforman la comunidad educativa 3.10 PLAN DE ESTUDIO Documento que contiene la intención e identificación de los contenidos, temas y problemas de cada área, señalando las correspondientes actividades pedagógicas y la metodología aplicable a cada una de las áreas, señalando el uso del material didáctico, textos escolares, laboratorios, ayudas audiovisuales, informática educativa o cualquier otro medio que oriente o soporte la acción pedagógica. 3.11 PLANES DE MEJORAMIENTO Es una herramienta de desarrollo institucional que hace viable el PEI con la cual es posible orientar el rumbo de la Institución Educativa (IE), a partir de su caracterización, y que esta conduzca hacia unos resultados previamente acordados y liderados por el equipo de gestión institucional. 3.12 GUÍA PEDAGOGICA Herramienta pedagógica diseñada por los docentes de un área especifica que contiene aspectos didácticos, que desarrollan uno o varios ejes temáticos. 3.13 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. (Fuente: NTCGP 1000:2009). 4. CLASES DE DOCUMENTOS Caracterización Procedimiento I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL 5. Instructivos Manual Formatos Proyecto Plan Guía Pedagógica Documento CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG3 de 11 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN Corresponde al contenido que deberán tener los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS: 5.1 Encabezado del documento 5.2 Estructura del documento 5.3 Codificación de documentos 5.4 Redacción de documentos Para cada uno de las clases de documentos, la información es organizada y presentada considerando los criterios establecidos a continuación, con excepción de los documentos reglamentados por la Secretaría de Educación Municipal como resoluciones, acuerdos, oficios, entre otros. 5.1 Encabezado del Documento y pie de página - Nombre: Escribir el nombre del documento, de forma que de una idea clara de su contenido. Este va en la tercera fila de la segunda columna del encabezado. Ver gráfico de encabezamiento letra (d). - Código: La codificación de los documentos se utiliza para facilitar su identificación, agrupación y control. El código es asignado de acuerdo a lo establecido en el numeral de esta norma. Este va en la primera fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (e). - Versión: Anotar la versión que corresponde al número de revisión del documento, iniciando con la versión 1, que corresponde a la primera emisión aprobada. Cuando el documento se modifique, se asignarán números enteros, en forma consecutiva, es decir, se continúa con la 2. Esta va en la tercera fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (g). - Fecha: Día, mes, año de aprobación del documento. DD/MM/AAAA Está en la segunda fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (f). Página: Muestra el número de la página frente al total de páginas. Está en la tercera fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (h). I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG4 de 11 Escudos: El de la Alcaldía va en la primera columna: (lado izquierdo). Ver gráfico de encabezamiento letra (a). El de la Institución va en la cuarta columna (lado derecho) Ver gráfico de encabezamiento letra (i). Pie de página: Para un mejor control de la documentación, aparecerá en la parte inferior, quien elaboró, revisó y aprobó con las respectivas firmas. Para los procedimientos y caracterizaciones del cada proceso se agregará fecha de aprobación. 5.1.1 GRÁFICO DE ENCABEZAMIENTO Este encabezado aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, a partir del 20 de enero de 2011, con la siguiente excepción: o o Formatos existentes pre-impresos Documentos reglamentados por la Secretaría de Educación Municipal. 5.2 Estructura del Documento Corresponde al contenido que deberán tener los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS. 5.2.1 Caracterización de Procesos Para la documentación de la caracterización de los procesos, se utilizará la plantilla que se ilustra en el anexo 8. 5.2.2 Procedimientos La estructura acordada para la documentación de los procedimientos es la siguiente: 1. Objetivos. 2. Alcance. 3. Definiciones 4. Responsabilidades I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG5 de 11 5. Descripción de Actividades 6. Anexos 5.2.3 Instructivos La estructura acordada para la documentación de los instructivos es la siguiente: 1. Objetivos. 2. Alcance. 3. Definiciones 4. Responsabilidades 5. Descripción de Actividades 6. Anexos 5.2.4 Manuales Para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS se han considerado los Manuales siguientes: a. Manual de Calidad El Manual de Calidad es un documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución Educativa. De acuerdo con el numeral 4.2.2 de la NTCGP 1000:2009, se establece que la entidad debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: 1. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluidos los detalles y la justificación de cualquier exclusión. 2. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos. 3. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad. El contenido del Manual de Calidad, se establece de acuerdo con el anexo 4. b. Manual de Convivencia En la Institución Educativa TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS, el Manual de convivencia incluye los siguientes títulos Título PRELIMINAR: Ámbito de aplicación y principios generales. Título I. LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG6 de 11 Título II. Órganos de gobierno, de coordinación docente y de participación de la comunidad educativa Título III. Personal de la institución Título IV. De los padres y acudientes Título V. Los estudiantes Título VI. Normas de convivencia Título VII. Criterios de evaluación y promoción. Título VIII. Actividades del servicio social obligatorio en la institución Título IX. Disposiciones finales c. Manual Norma Fundamental La norma fundamental incluye: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Tipos de documentos 5. Estructura general de la documentación 6. Responsabilidad y autoridad 7. Anexos d. Manual de funciones El Manual de Funciones hace referencia a los perfiles de la Comunidad Educativa y clarifica las tareas específicas en la construcción y formación de nuevas generaciones en beneficio de la sociedad y en la búsqueda de la calidad y la excelencia. 5.2.5 FORMATOS Para la documentación de todo tipo de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe siempre utilizar el encabezado definido en el numeral 4.1 de la presente norma. Para la codificación de todo tipo de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad, se deben seguir las directrices del apartado 4.3 de la presente norma. Una vez los formatos hayan sido diligenciados se controlarán a través del procedimiento Control de Registros de la institución. 5.2.6 PROYECTOS a. P.E.I Para la documentación del P.E.I se tiene en cuenta la siguiente estructura: I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG7 de 11 CAPÍTULO 1: INFORMACION GENERAL CAPÍTULO 2: COMPONENTE CONCEPTUAL CAPÍTULO 3: COMPONENTE PEDAGÓGICO CAPÍTULO 4: COMPONENTE COMUNIDAD EDUCATIVA CAPÍTULO 5: COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO CAPÍTULO 6: COMPONENTE DE CALIDAD b. PROYECTOS TRANSVERSALES: Para la elaboración de los proyectos en la Institución Educativa TÉCNICA COMERCIAL LAS AMERICAS se tienen en cuenta los siguientes elementos: 1. Formato de proyectos diligenciado 2. Impacto del proyecto 3. Presupuesto del proyecto 5.2.7 a. PLANES PLAN DE ESTUDIO: En la elaboración del plan de estudios de la Institución Educativa Técnica Comercial LAS AMÉRICAS, se tiene en cuenta la reglamentación educativa vigente, específicamente lo dispuesto en la Ley 115 de 1994 y su Decreto reglamentario 1860 de 1994. El Plan de Estudios de la Institución Educativa Técnica Comercial LAS AMÉRICAS, contiene los siguientes elementos: 1. Áreas fundamentales y optativas 2. Propósito, metodología 3. Distribución de áreas 4. Plan de apoyo y recursos b. PLANES DE ÁREA: Para la elaboración de los planes de área se tiene en cuenta los siguientes criterios: 1. Justificación del área 2. Objetivos generales y específicos 3. Aspectos Curriculares básicos (asignaturas, intensidad horaria semanal) 4. Estructura conceptual del área 5. Metodología y actividades 6. Materiales y recursos I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG8 de 11 7. Evaluación, criterios de evaluación, estrategias de evaluación. 8. Planes de mejoramiento para estudiantes con dificultades 9. Actividades para estudiantes con necesidades educativas especiales (discapacidad cognitiva, dificultades socioemocionales, estudiantes con talento) 10. Metas de calidad 11. Formación investigativa 12. Proyección social 13. Estándares competencias y desempeños 14. Coherencia entre las metodologías planteadas y la evaluación propuesta para la misma. 15. Establecer claridad sobre el pre – requisitos que deben cumplirse desde cada grado Para pasar al siguiente, es decir, cuales son los mínimos conocimientos y destrezas Que debe cumplir un estudiante en determinada área para poder pasar al grado Siguiente. 16. Revisar la coherencia entre los contenidos temáticos desarrollados y los descriptores Establecidos para cada grado 17. Revisar y unificar descriptores por área y/o asignatura y grado, que para cada grado en determinada área se manejen los mismos descriptores, esto obliga a los maestros a leer, estudiar y aplicar los planes de área. 18. Establecer los proyectos que va a trabajar el área, cronograma de actividades y salidas del área para elaborar el cronograma general 19. Bibliografía, webgrafía. c. PLANES DE AULA Los planes de aula de la I.E.T.C. Las Américas deberán contener la siguiente estructura básica: 1. Justificación 2. Objetivos 3. Aspectos curriculares Básicos Asignaturas que conforman el área Intensidad horaria de cada asignatura 4. Estructura conceptual 5. Metodología 6. Materiales y medios educativos 7. Evaluación I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL CÓDIGO: GCA-PRO 01 FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG9 de 11 8. Planes de mejoramiento 9. Actividades para estudiantes con necesidades educativas especiales 10. Metas de calidad 11. Formación investigativa 12. Proyección Social 13. Estándares, competencias y desempeños 14. Pre requisitos de cada asignatura 15. Ejes temáticos de cada asignatura y estándares 5.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Para la identificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS, se utiliza una notación alfanumérica, compuesta por número máximo de 10 caracteres, la cual variará de acuerdo al tipo de documento a codificar. a. Los tres primeros caracteres corresponden a la sigla asignada al proceso como sigue: - GDI: Gestión Direccionamiento Estratégico - GAD: Gestión Administrativa y Financiera - GCO: Gestión de la Comunidad - GMA: Gestión de Matrículas - GTH: Gestión de Talento Humano - GAC: Gestión Académica - GCA: Gestión de Calidad b. El cuarto carácter corresponde a un guión , el quinto, sexto y séptimo corresponden a las tres primeras letras del tipo de documento a codificar en mayúscula el cual se asignará como sigue: - FOR: Formato - PRO: Procedimiento - MAN: Manual - PRY: Proyecto - GUI: Guía Pedagógica - CAR: Caracterización - PLA: Plan - INS: Instructivo CÓDIGO: GCA-PRO 01 I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL - FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG10 de 11 DOC: Documento Los dos caracteres siguientes corresponden al consecutivo del tipo de documento anteriormente definido. Ejemplo1: Código Procedimiento de Auditorías Internas: GCA-PRO 01 GCA - PRO 01 Proceso Consecutivo Tipo documento Clase documento 5.4. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS La redacción de los documentos del SGC en la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS, se debe hacer utilizando tiempo presente y en tercera persona, se deben incluir las explicaciones estrictamente necesarias buscando brevedad en el contenido del documento. Se deben evitar términos en idiomas extranjeros, si se trata de palabras especializadas o técnicas debe definirse su expresión foránea en el numeral referente a las definiciones de la plantilla del documento. Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que su redacción debe ser de fácil comprensión a todo nivel, la redacción debe hacerse en un lenguaje sencillo y sin enmendaduras pensando siempre en el usuario. Nota: A partir del año 2014 todos los documentos, que se les realice algún cambio, se les anexará el control de cambios dentro del mismo documento como una tabla anexa, al igual que su respectiva difusión y distribución del mismo. El original de los documentos, en físico y debidamente firmados, estarán a cargo del coordinador de calidad; copia de estos estarán en forma digital, los cuales se podrán presentar ante una auditoría. 6 . RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Esta norma determina y unifica las directrices para la presentación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS. A continuación se presenta una matriz donde se relacionan los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad con los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de cada documento. Documento MANUAL DE CALIDAD MANUAL DE CONVIVENCIA Elaboración LÍDER DEL PROCESO COMISIÓN DE CONVIVENCIA Revisión Aprobación LÍDER DE CALIDAD RECTORA CONSEJO ACADÉMICO CONSEJO DIRECTIVO CÓDIGO: GCA-PRO 01 I.E.T.C. LAS AMÉRICAS PROCESO: GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL NORMA FUNDAMENTAL MANUAL DE FUNCIONES PEI PROYECTOS PLANES DE AREA INSTRUCTIVOS CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS FORMATOS LÍDER DEL PROCESO COMITÉ DE CALIDAD COMISIONES DEL GOBIERNO ESCOLAR FUNCIONARIO ASIGNADO FUNCIONARIO ASIGNADO LÍDER DEL PROCESO LÍDER DEL PROCESO LÍDER DEL PROCESO LÍDER DEL PROCESO FECHA: 20-09-2014 VERSIÓN 02 PAG11 de 11 LÍDER DE CALIDAD RECTORA CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO ACADEMICO CONSEJO DIRECTIVO LÍDER DEL PROCESO LÍDER DEL PROCESO CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO ACADÉMICO LÍDER DE CALIDAD RECTORA LÍDER DE CALIDAD RECTORA LÍDER DE CALIDAD RECTORA LÍDER DE CALIDAD RECTORA Tabla No. 4. Matriz de responsables frente a los documentos del SGC. 7 . ANEXOS NO HAY CONTROL DE CAMBIOS Y DISTRIBUCIÓN Nueva Creación/Modif Versión Modificación 2 ELABORÓ: GLORIA ARCILA Fecha 20-09-2014 Distribución Líderes de proceso REVISÓ: JOSE LUIS PEREZ Medio de distribución Correo electrónico Justificación del cambio o creación Se anexó la tabla de control de cambios y distribución, para hacer más eficiente el trabajo. Los documentos originales se centralizarán y se presentarán en medios virtuales. APROBÓ: RECTORA ELIZABETH PALOMINO