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GUÍA DE USUARIO
SERVICIO COPIA
REMOTA
Telefónica Ingeniería de Seguridad, S.A.
INDICE
1. UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA ...................................................................................................................................3
1.1. Proceso de copia de seguridad..................................................................................................................... 3
1.2. Grupos de copia de seguridad...................................................................................................................... 4
1.3. Crear una Programación ............................................................................................................................... 6
1.4. Proceso de restauración...............................................................................................................................13
1.5. Proceso de restauración histórica.............................................................................................................15
1.6. Proceso de borrado de ficheros del Servidor de Backup .....................................................................16
1.7. Proceso de restauración tras un desastre...............................................................................................17
1.7.1. Restauración vía web ....................................................................................................................... 17
1.7.2. Restauración mediante el Servicio de Copia Remota ............................................................. 19
2. OPTIMIZAR EL SERVICIO DE COPIA REMOTA.......................................................................................................... 21
2.1. Smart Select (Filtros de inclusión automáticos) ...................................................................................21
2.2. Filtros.................................................................................................................................................................23
2.3. Plug-in para BD SQL Server y Exchange (Copia en Caliente). ...........................................................27
2.4. Incrementar la Seguridad: Anular las funciones de Restauración/Borrado: ...............................28
3. PREGUNTAS FRECUENTES - FAQ ........................................................................................................................... 29
¿Puede alguien acceder a mis datos en TIS?......................................................................................... 29
¿Puedo utilizar el Servicio de Copia Remota con un simple MODEM a 56 K o es demasiado
lento?................................................................................................................................................................ 29
He olvidado mi clave de encriptación. ¿Me la pueden recordar en TIS? ...................................... 29
¿Qué plataformas soportan el Servicio de Copia Remota? .............................................................. 29
¿Qué información pueden consultar los operadores de soporte? ................................................. 30
¿Cómo de automática es la copia de seguridad? ................................................................................ 30
¿Qué información debo salvar?................................................................................................................ 30
¿Cada cuánto tiempo debo salvar mi información? .......................................................................... 30
¿Es fácil de usar? ........................................................................................................................................... 30
¿Qué tipo de conexión a Internet necesito? ......................................................................................... 31
Voy a utilizar Internet con una conexión telefónica. ¿Qué ocurre si está muy congestionada
y se me desconecta a medias?.................................................................................................................. 31
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¿Puedo hacer la copia de seguridad incluso si los ficheros o bases de datos están abiertos?
............................................................................................................................................................................ 31
¿Cuánto se tarda en hacer la copia de seguridad? ............................................................................. 31
¿Las tarifas están basadas en los datos comprimidos o sin comprimir? ..................................... 32
¿Qué nivel de compresión se obtiene?................................................................................................... 32
¿Qué procedimientos garantizan la seguridad de mi información?............................................. 32
Si necesito mis datos, ¿puedo grabarlos en CD’s/DVD’s?................................................................. 33
Si pierdo toda mi información, ¿solamente puedo restaurarla por Internet? ........................... 33
Si necesito urgentemente una copia en CD de mis datos, ¿cuánto tarda en llegar? ............... 34
¿Qué ventajas tiene el Servicio de Copia Remota frente a los métodos tradicionales? .......... 34
¿Qué probabilidad hay de que pierda mis datos y no tenga una copia de seguridad? ........... 34
¿Afecta el proceso de el Servicio de Copia Remota a mis backups en cinta si quiero seguir
haciéndolos? .................................................................................................................................................. 35
¿Puede el Servicio de Copia Remota proporcionar servicios de copia de seguridad en redes
locales (LAN’s)? .............................................................................................................................................. 35
¿Cuánto tiempo tardo en instalar el programa de copia de seguridad?...................................... 35
¿Qué registro de auditoria me proporciona el Servicio de Copia Remota sobre el servicio que
me presta? ...................................................................................................................................................... 35
4. CONTACTO ............................................................................................................................................................. 37
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1. UTILIZACIÓN DEL PROGRAMA
1.1. PROCESO DE COPIA DE SEGURIDAD
Realizar una copia de seguridad o backup es muy sencillo. Siga estas instrucciones y lo
tendrá a punto rápidamente.
1. Abra el programa y seleccione la solapa “Copia de seguridad”.
2. En la parte izquierda de la ventana seleccione las carpetas y/o los ficheros que desea
salvar. Para seleccionar una carpeta pulse sobre el cuadrado pequeño que está a la
izquierda del símbolo amarillo de la carpeta.
3. Para ver todo el contenido de su disco es necesario pulsar en el signo más (+) de la
izquierda de cada carpeta hasta que elija todo lo que quiere salvar.
4. Si pulsa en el cuadrado correspondiente a una carpeta seleccionará todo el contenido de la
misma: subcarpetas y ficheros. De este modo, cuando añada ficheros o carpetas a un
directorio seleccionado por completo, también se hará una copia de seguridad de los
mismos en el futuro.
5. Si solamente desea copia de seguridad algunos ficheros de un directorio, selecciónelos en
la ventana de la derecha.
6. Continúe con el paso 4 hasta que haya seleccionado todos los directorios y ficheros que
desea salvar.
7. El programa le informa de la cantidad de información que ha seleccionado. En la parte
inferior derecha del programa verá que indica:
XXX.XXX Kilobytes seleccionados
Esa es la cantidad total de información que tiene seleccionada para salvar en nuestros
servidores.
Nota: En alguna selección de carpetas, si existe mucha cantidad de datos, podrá ver en la
parte inferior izquierda, la barra de progreso.
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Para comenzar la copia de seguridad inmediatamente, pulse el botón “Copia seguridad
ahora” en la parte inferior derecha de la pestaña copia de seguridad.
Para programar una copia de seguridad periódica, vaya al apartado Programaciones.
Ya ha terminado de seleccionar los datos de la copia de seguridad.
1.2. GRUPOS DE COPIA DE SEGURIDAD
Si desea realizar distintas agrupaciones de los ficheros de su disco puede hacerlo mediante
la funcionalidad de “Conjuntos copia seguridad”. Esta agrupación múltiple le permitirá, por
ejemplo, realizar su copia de seguridad en distintos momentos, asignando a cada uno de los
conjuntos una planificación distinta.
En la instalación inicial del programa le dio nombre al primero de estos conjuntos. En el
parte superior izquierda del programa, verá un menú en el que podrá Crear un nuevo grupo para
la copia de seguridad.
Si pulsa sobre el botón de “Crear nuevo grupo de copia de seguridad”, le aparecerá una
nueva ventana en la que podrá establecer el nombre del nuevo grupo. En esta ventana también se
pueden ver los distintos grupos de copia de seguridad definidos.
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Lo primero que tendrá que hacer es darle nombre. Le aparecerá una caja de textos con el
mensaje “*.bsf”. Ponga el nombre que desea. Si por ejemplo quiere agrupar todos los datos que
solamente va a salvar una vez a la semana, puede llamarlo “Datos semanales.bsf”.
Cuando pulse sobre el botón “Guardar”, automáticamente se le creará un nuevo grupo de
copia de seguridad sin ningún fichero seleccionado.
También puede abrir alguno de los grupos de copia de seguridad almacenados. Para ello
deberá pulsar sobre el botón “Abrir un grupo de copia de seguridad”.
Cuando pulse sobre este botón, le aparecerá una nueva ventana en la que podrá seleccionar
el grupo de copia de seguridad que desea abrir.
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Cuando pulse sobre el botón “Abrir”, automáticamente se le abrirá el grupo de copia de
seguridad seleccionado.
También puede guardar los cambios cuando realice alguna modificación en la selección del
grupo de copia de seguridad que tiene abierto en ese momento.
Para ello debe pulsar sobre el botón “Guardar este grupo de copia de seguridad”.
1.3. CREAR UNA PROGRAMACIÓN
La herramienta de programación que le ofrece el Servicio de Copia Remota le permitirá
múltiples maneras de definir cuándo y de qué manera desea hacer su copia de seguridad.
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Para configurar una programación que ejecute automáticamente su copia de seguridad
haga lo siguiente:
Defina un grupo de copia de seguridad como se explica el punto anterior.
Pulse el botón “Programaciones” en la parte superior de la pantalla.
En esta pestaña “General” tendrá que establecer un nombre para la programación,
seleccionar un grupo de copia de seguridad, y determinar el usuario que la debe ejecutar
(IMPORTANTE: Debe ser el Administrador, o un usuario con privilegios totales).
En la siguiente pestaña “Programar” deberá seleccionar del tipo que quiere que sea la
programación y a la hora que quiere que se ejecute.
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DIARIA. Seleccione esta opción si su máquina está siempre encendida y conectada a Internet
o si desea hacer la copia de seguridad mientras trabaja. Según el caso deberá fijar una
determinada hora del día.
SEMANAL. Seleccione esta opción si sus datos sufren muy pocas modificaciones o si quiere
reducir el número de conexiones telefónicas. Si su problema no es el de la línea, le aconsejamos
que elija siempre la opción diaria, pues si sus datos no varían, simplemente no se producirá
transmisión, pero siempre estará seguro de que sus datos están a salvo y al día.
En esta pantalla podrá elegir cada cuantas semanas quiere que se ejecuten las copias y los
días de la semana que se debe realizar la copia de seguridad.
MENSUAL. Seleccione esta opción si sus datos sufren muy pocas modificaciones o si quiere
reducir el número de copias.
En esta pantalla podrá elegir entre distintas alternativas:
Si se hace solamente un determinado días del mes, e incluso solamente cada X meses. Algunos
ejemplos: Si quiere que se realice el día 10 de cada mes rellene “Día 10 del / cada 1 mes”. Si quiere
que se haga el día 15 cada dos meses deberá rellenar “Día 15 de cada 2 meses”.
UNA VEZ. Seleccione esta opción si sólo desea realizar una copia de sus datos.
En esta pantalla deberá establecer una hora para la copia, y el día que desea que se ejecute.
AL ARRANCAR EL SISTEMA. Seleccione esta opción si desea que la copia se realice cada vez
que arranque el sistema.
CON EL SISTEMA INACTIVO. Seleccione esta opción si desde que la copia se ejecute en el
momento que el sistema pase a ser inactivo.
En esta pantalla deberá establecer el tiempo de inactividad que debe transcurrir para que se inicie
la copia.
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En la siguiente pestaña “Otros” podrá elegir entre las distintas opciones que el programa
puede realizar cuando termine el proceso de copia de seguridad:
•
Ejecutar siempre copia de seguridad completa: Esta opción le permitirá hacer siempre una
copia de seguridad completa, sin utilizar la opción de copia de seguridad incremental. Esta
opción no debería ser seleccionada en ningún caso. Si considera que debería hacerlo
póngase
en
contacto
con
nuestro
departamento
de
asistencia
[email protected] y le asesoraremos al respecto.
•
Ocultar el programa cuando se activa esta programación. Esta opción es conveniente
activarla, pues hace que la aplicación se ejecute oculta, sin que le moleste mientras
trabaja con cualquier otra aplicación. Solo notará que se está ejecutando, porque el
pequeño icono de abajo a la derecha cambia de color, poniéndose la carpeta de color
verde. Al finalizar emitirá un breve pitido.
•
Solicitar a los demás programas abiertos que guarden sus datos actuales. Cuando comienza
la copia de seguridad envía un mensaje a las aplicaciones que se estén ejecutando para
que salven los datos. El Servicio de Copia Remota permite copiar datos abiertos
(Documentos word, Excel, Base de datos Access, etc.) y en los sistemas operativos
Windows XP y Windows 2003 Server permite la copia de datos abierto en exclusiva como
son los PST de Outlook o similares.
•
Mostrar notificación de espera de 15 segundos para poder cancelar copia de seguridad. Si al
intentar salvar un fichero éste estuviera abierto por algún programa, se mostrará un aviso
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para que se opte por cancelar la copia de seguridad o por cerrar el programa que tiene
abierto dicho fichero. Es conveniente dejar esta opción activa.
Nota: Si no quiere ejecutar ninguna acción, desmarque todas las opciones.
En la siguiente pestaña “Avanzado” podrá establecer la fecha de inicio y la de finalización de
la programación, y las acciones a realizar después de la copia:
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También se puede establecer que se repita la copia de seguridad cada X tiempo.
Cuando tenga la programación configurada, deberá pulsar el botón de “Aplicar”, y le
aparecerá la programación habilitada, con la siguiente fecha de ejecución
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¡Perfecto! Ya tiene la programación configurada.
Nota Importante: En esta versión 7, toda programación genera automáticamente una Tarea
de Windows.
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1.4. PROCESO DE RESTAURACIÓN
Restaurar la información es tan fácil como salvarla. Siga estos sencillos pasos para restaurar
cualquier fichero que usted haya salvado dentro del periodo de retención fijado, que por defecto
es de 30 días (30 días de las copias realizadas), pero indicándonoslo con un correo electrónico a
[email protected] puede modificar este parámetro.
Abra el programa y seleccione la pestaña “Restaurar”.
Para seleccionar los ficheros que quiere restaurar debe hacerlo de modo parecido a como lo
hizo para salvarlos. En este apartado veremos como se recupera la última versión salvada de cada
fichero. Si quiere seleccionar una copia de una fecha anterior, consulte el siguiente punto de este
manual (Proceso de restauración histórica).
Si quiere restaurar una carpeta completa, localícela en la ventana izquierda y selecciónela
marcando la caja que está a la izquierda del símbolo de carpeta. De este modo restaurará todos
los ficheros y subcarpetas que contenga.
Si quiere restaurar solamente un fichero concreto, localice en la ventana izquierda el
directorio que lo contiene y en la ventana derecha seleccione el fichero o ficheros que quiere
restaurar. Repita los dos pasos anteriores hasta que haya seleccionado todas las carpetas y
ficheros que quiere restaurar.
Ahora solamente tiene que pulsar el botón “Restaurar ahora” situado en la parte inferior
derecha del programa.
Ahora el programa le ofrece dos opciones referentes al sitio donde quiere realizar la
restauración
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La primera opción “Copiar los archivos al lugar original” le permitirá salvar los ficheros en la
misma ubicación en la que estaban. Dado que el programa conserva toda la información sobre el
lugar que ocupaba originalmente el fichero en el momento de la copia de seguridad, es capaz de
salvarlo en el mismo sitio que estaba.
La segunda opción “Copiar los archivos a carpeta temporal” le permite salvar el fichero en
un lugar distinto. De este modo podrá analizarlo, compararlo, o cualquier otra cosa que desee. Por
defecto mostrará la carpeta de ficheros temporales de Windows. Esta opción le permite
“Reconstruir la jerarquía de los archivos restaurados”, es decir, restaurar todas las carpetas desde
C: hasta la última carpeta en la que se encuentran los ficheros.
Pulse el botón Aceptar y se procederá a la restauración de los ficheros. Verá en la ventana de
progreso los ficheros que va recuperando y seguir su evolución.
Una vez que termine le mostrará un cuadro de mensajes en el que podrá ver un resumen de
cómo ha resultado el proceso. Pulse el botón “más” para verlo y luego el botón “ocultar” para
ocultarlo. Para volver al programa pulse el botón “Aceptar”.
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1.5. PROCESO DE RESTAURACIÓN HISTÓRICA
Si en lugar de restaurar la última versión salvada de un fichero quiere restaurar una versión
anterior, proceda del mismo modo que se ha indicado para el proceso, localizando exactamente el
fichero que quiere restaurar.
Para ver todas las versiones que se han salvado de un fichero, haga doble clic con el ratón
sobre el fichero. Aparecerá una ventana en la que podrá ver las distintas fechas en las que se ha
salvado el fichero. De cada versión le indica el tamaño, la fecha en la que se salvó (fecha de copia
de seguridad) y la fecha en la que se realizó la última modificación antes de ser salvado (fecha de
modificación). Ahora podrá seleccionar una versión en concreto marcando la casilla que aparece a
la izquierda del fichero.
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Ahora proceda del modo que se indica a partir del paso 6 del punto anterior, pulsando el
botón “Restaurar ahora”.
1.6. PROCESO DE BORRADO DE FICHEROS DEL SERVIDOR DE BACKUP
Si por alguna razón quiere eliminar de nuestro servidor un fichero que ha salvado, puede
hacerlo usted mismo. Si por el contrario quiere que NUNCA se puedan borrar ficheros, para evitar
que ocurra por error, puede solicitarlo al departamento de asistencia enviando un correo a la
dirección [email protected] De este modo procederemos a anular la opción de
borrado para su cuenta, y usted no podrá borrar ficheros. En cualquier momento podrá hacer la
petición contraria y volverá a tener esa posibilidad.
Una razón para borrar ficheros del servidor es que haya alcanzado el límite de
almacenamiento contratado. En este caso deberá aumentar el límite contratado enviando un
correo a [email protected] o eliminar algunos de los ficheros almacenados. Antes
de elegir esta opción, esté totalmente seguro de que los datos que va a eliminar no son vitales
para usted o asegúrese de que lo tiene guardado en algún otro lugar totalmente seguro.
Para eliminar ficheros del servidor de copias el Servicio de Copia Remota:
Abra el programa de copia de seguridad. Seleccione la pestaña de borrar.
Localice del modo habitual el fichero o los ficheros, o la carpeta que quiere borrar de
nuestro servidor y pulse en el cuadrado de selección en la ventana de la izquierda. Aparecerá una
X en los ficheros seleccionados. Asegúrese de que solamente selecciona aquello que realmente
quiere borrar, pues luego no será posible restaurarlo, una vez completada la operación de
eliminado.
Pulse en el botón ‘Eliminar ficheros ahora’ situado en la esquina inferior derecha del
programa.
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Confirme que realmente quiere borrarlos.
Una vez pulsado, se borrarán de nuestro servidor todos los ficheros que ha seleccionado,
liberando espacio en su usuario. (Importante: Recuerde que nunca el Servicio de Copia Remota
borrará datos de su servidor local).
Cuando termine, le mostrará un cuadro de mensajes en el que podrá ver un resumen de
cómo ha resultado el proceso. Pulse el botón “más” para verlo y luego el botón “Ocultar” para
ocultarlo. Para volver al programa pulse el botón “Aceptar”.
1.7. PROCESO DE RESTAURACIÓN TRAS UN DESASTRE.
Si usted ha sufrido un desastre en su ordenador y ha perdido todo, gracias a el Servicio de
Copia Remota podrá restaurar toda la información crítica que salvó en nuestros servidores de
seguridad. Existen 2 posibilidades, la restauración vía web y la restauración desde el mismo el
Servicio de Copia Remota.
1.7.1. RESTAURACIÓN VÍA WEB
En el caso de la restauración vía web, es necesario acceder a nuestra página web
http://www.pymesegura.es/ desde cualquier máquina (no hace falta que sea la misma donde
estaba instalado el programa) y acceder al apartado Recuperación Web:
Una vez accedemos al apartado debemos introducir nuestro nombre de usuario y
contraseña. En ese momento se conectará a través de la plataforma de restauración:
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Una vez dentro, nos pregunta la clave de encriptación, para poder verificar que la persona
que accede es la correcta. Finalmente aparece la pantalla de restauración, donde ya podemos
acceder a nuestros datos. Al pulsar en el Disco, empezará a recibir historias (ese no es el proceso
de restauración) para reconstruir toda la estructura y poderla mostrar al usuario. Iremos pulsando
en la parte izquierda, para ir expandiendo las carpetas hasta llegar a la escogida.
Una vez se llega a la carpeta escogida, marcaremos el cuadro de selección. Para recuperar
los datos, pulsaremos en el botón Restore Now y aparecerá la siguiente ventana, pudiendo
recuperar en la carpeta original (si se está en la misma máquina) o en otra carpeta a escoger. En
este segundo caso, podemos indicarle además, que nos reconstruya toda la jerarquía de
directorios tal y como estaba a la hora de realizar la copia.
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Una vez pulsado el botón de OK, si todo ha ido correctamente aparecerá una ventan que
nos indicará que la restauración se ha finalizado con éxito.
1.7.2. RESTAURACIÓN MEDIANTE EL SERVICIO DE COPIA REMOTA
Para poder restaurar desde el Servicio de Copia Remota ha que tener en cuenta que si ha
tenido que reinstalar todo el software de su equipo, incluido el sistema operativo, es importante
que el nombre que asigne a su ordenador debe ser el mismo que tenía antes. Si no recuerda el
nombre que dio a su máquina nosotros se lo podremos decir. Póngase en contacto con nuestro
departamento de asistencia enviando un correo electrónico a [email protected].
Para restaurar sus datos solamente tendrá que volver a instalar nuestro programa,
procediendo del mismo modo que lo hizo la primera vez.
Seguidamente tendrá que acceder a nuestro servidor para traerse la información de todos
los ficheros que previamente salvó. Para ello proceda del modo siguiente:
Abra el programa de copia de seguridad. Seleccione la pestaña de restauración (Restaurar),
en la ventana izquierda, pulsando la pestaña central.
En la parte superior del programa, en la barra de menús, pulse en la segunda opción
“Seleccionar”. En el menú que se despliega pulse sobre la última opción “Obtener lista de
volúmenes del servidor”. También podría haberlo hecho pulsando las teclas Ctrl.+ L.
Ahora, un cuadro de mensaje le avisará que se va a realizar una conexión con el servidor,
para recibir la lista completa de los volúmenes que se han salvado. El concepto de volumen es
equivalente al conjunto de discos de un ordenador. Normalmente usted solamente habrá
utilizado un volumen, que será su ordenador. Pulse el botón SI y su programa se conectará al
servidor.
Podrá ver una ventana de progreso mientras se trae la información. Este proceso podrá
tardar varios minutos.
Una vez que haya finalizado aparecerán en la ventana izquierda los volúmenes de los que
usted hizo copia de seguridad.
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Pulse sobre el nombre de su disco C. Si tiene varios discos deberá repetir este proceso para
cada uno de ellos.
En la parte superior del programa, en la barra de menús, pulse en la segunda opción
“Seleccionar”. En el menú que se despliega pulse sobre la última opción “Obtener lista de
volúmenes del servidor”. También podría haberlo hecho pulsando las teclas ctrl.+ I.
Podrá ver una ventana de progreso mientras se trae la información. Este proceso podrá
tardar varios minutos. Si son muchos los ficheros que salvó, el proceso puede tardar algún tiempo.
Si ve que la ventana de progreso avanza, aunque sea muy lenta, tenga paciencia.
Una vez que haya finalizado, ya podrá desplegar las distintas carpetas y podrá ver los
ficheros que usted salvó y que ahora puede restaurar.
Una vez que ya sabe las carpetas y ficheros que tiene a salvo en nuestro servidor proceda
del modo descrito en el punto PROCESO DE RESTAURACIÓN.
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2. OPTIMIZAR EL SERVICIO DE COPIA REMOTA
2.1. SMART SELECT (FILTROS DE INCLUSIÓN AUTOMÁTICOS)
Los Smart Select permiten seleccionar todos los ficheros de la máquina de un determinado
tipo de dato (extensión). Un ejemplo sería, si usted quisiera seleccionar todos los documentos de
Word que tiene almacenados en su ordenador, mediante los Smart Select podría realizarlo
fácilmente y de forma sencilla, sólo con seleccionar recuadro de Documentos Word.
Una vez marcado el Smart Select, internamente quedará guardada la selección, pero usted
no los verá marcados, ya que para agilizar las gestiones, el Servicio de Copia Remota, sólo los
selecciona cuando se va a realizar la copia. Es decir, en la siguiente copia, enviará todos los
documentos de Word que tenga en su sistema sin que usted necesite buscarlos uno a uno.
Como puede ver, la utilización de Smart Select optimiza en gran medida la selección rápida
de datos críticos. Pero aún hay más, se pueden crear nuevos Smart Select, definidos directamente
por el usuario, para copiar algún determinado tipo de dato. Para ello debería pulsar sobre el botón
de Modificar:
En la nueva pantalla, le aparece la opción de modificar los Smart Selects guardados, y crear
nuevos, estableciendo que tipo de ficheros va a incluir.
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Para crear un Smart Select nuevo, debe seleccionar la opción de “Nuevo …”, y pulsar el botón
de “Modificar los tipos >>” , para establecer los tipo de datos.
En esta nueva pantalla, puede pulsar el botón de “Conseguir los tipos”, para que cargue
todo el listado de tipos de datos, o establecer directamente la extensión de un tipo de dato, en la
caja de texto de “Ejemplo: *.typ”, y pulsando el botón de “Agregar tipo”. De esta forma, pulsando
sobre el botón incluir, iría estableciendo cuales son los tipo de datos que desea incluir en el Smart
Select.
Como ejemplo crearemos un Smart Select para copiar todas las Bases de Datos Access. En
este caso, debería escribir “*.mdb” en la caja de texto de “Ejemplo: *.typ”.
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Cuando haya seleccionado todos los tipos de datos, deberá introducir un nombre para el
Smart Select y pulsar sobre el botón de Guardar.
Automáticamente, se le generará el Smart Select en la pantalla inicial del el Servicio de
Copia Remota. Si quiere aplicarlo, tan sólo tendrá que marcar el recuadro blanco que hay justo al
lado del Smart Select. Ahora, en la siguiente copia se enviarán todos los Access de su máquina.
2.2. FILTROS
El concepto de filtro, es un concepto similar al de Smart Select, pero a diferencia de éstos,
los filtros pueden ser aplicados a carpetas específicas, además pueden ser de exclusión o inclusión
pudiendo agregar distintos tipos de archivos.
Para crear un filtro de inclusión o exclusión, se debe dirigir a la pestaña de “Copia de
Seguridad”, y pulsar el botón derecho del ratón sobre la carpeta a la cual quiera aplicar el filtro.
Una vez en el menú seleccionar la opción de “aplicar filtro” y a continuación pulsar sobre la
opción de “Filtro nuevo…”
Nota: Ya hay filtros definidos por defecto que se pueden aplicar directamente.
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En la nueva pantalla deberá establecer el nombre del Filtro:
En la siguiente pantalla, deberá configurar el filtro como aparece en la fotografía inferior,
para que busque todos los tipos de datos del sistema, y así poder reutilizar el filtro en cualquier
carpeta.
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A continuación deberá establecer de que tipo desea que sea el filtro, o de inclusión o de
exclusión de determinados tipos de datos.
Escoja la opción que escoja, le aparecerá una ventana con todos los tipos de dato de su
sistema, y podrá incluir los datos que desee:
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Seleccionando el tipo de dato del listado y pulsando cobre el botón de “Incluir>>”,
agregaríamos el tipo de dato a nuestro Filtro. Podemos repetir esta acción, tantas veces como
tipos de ficheros queramos incluir.
Nota: Si conoce la extensión del fichero, puede introducirla directamente pulsando sobre el
botón de “Agregar tipo >>”
Cuando tengan todo los tipos de fichero seleccionados, deben pulsar sobre el botón de
“Siguiente”, hasta que le aparezca la última pantalla con el resumen de la creación del filtro.
Perfecto, ya tiene el filtro creado. Ahora podrá aplicarlo sobre cualquier carpeta de su
sistema, de la forma que aparece en la imagen inferior:
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Puede verificar que el filtro se ha aplicado, cuando aparezca un símbolo azul en el cuadrado
de la carpeta seleccionada.
2.3. PLUG-IN PARA BD SQL SERVER Y EXCHANGE (COPIA EN CALIENTE).
El Servicio de Copia Remota permite copiar Bases de Datos SQL Server y Exchange en
caliente mediante plug-in que interactúan directamente contra las BD. Como puede verse en la
imagen inferior, aparece una nueva carpeta (en este caso de SQL Server) cuando el programa
detecta que en la máquina en la que está instalado, existen BD Microsoft SQL Server.
La marcación es tan sencilla como cualquier otro dato, sólo es necesario acceder a las BD
directamente a partir de la carpeta Microsoft SQL Server y seleccionarlas. Una vez marcadas, la
copia se realiza directamente contra la BD permitiendo con el plug-in copiarlas en caliente
(abiertas) sin necesidad de parar el trabajo en ningún momento.
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2.4. INCREMENTAR
LA
SEGURIDAD:
ANULAR
LAS
FUNCIONES
DE
RESTAURACIÓN/BORRADO:
Para incrementar la seguridad en su sistema, para prevenir el sabotaje de algún empleado o
el espionaje industrial, y reducir las posibilidades de pérdida accidental de datos, los técnicos de
TIS pueden anular las funciones de Restauración y de Borrado de la información depositada en
nuestros servidores. Mediante la petición de este servicio al departamento de atención al cliente,
estas funciones serán deshabilitadas, y solamente volverán a ser habilitadas con una petición por
parte del cliente.
También podemos bloquear su sistema para que no se pueda cambiar su configuración,
previniendo cambios accidentales que puedan poner en peligro la integridad de su información.
Para más detalles póngase en contacto con nuestro departamento de asistencia enviando un
correo electrónico a [email protected]
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3. PREGUNTAS FRECUENTES - FAQ
¿PUEDE ALGUIEN ACCEDER A MIS DATOS EN TIS?
Sus datos solamente pueden ser desencriptados por usted y por nadie más. Debe tener muy
en cuenta que si usted olvida la clave de encriptación, NADIE podrá acceder a sus datos, ni
siquiera los técnicos de TIS.
¿PUEDO UTILIZAR EL SERVICIO DE COPIA REMOTA CON UN SIMPLE MODEM A 56 K O ES DEMASIADO
LENTO?
Por supuesto. Con las viejas tecnologías de copia de seguridad, la respuesta hubiera sido
que no, pero con la nueva tecnología FastBIT usted puede hacer las copias de varios megabytes en
unos pocos minutos. Dependiendo de la velocidad de su conexión y del tamaño de los ficheros, el
backup completo inicial sí puede tardar algún tiempo. Es por ello que le recomendamos que este
primer proceso completo lo haga durante el fin de semana, e incluso en varias partes. Una vez que
ha realizado el primero, cada copia de seguridad incremental enviará una pequeña cantidad de
información, correspondiente a la porción de datos que han cambiado de cada fichero. Gracias a
la tecnología FastBIT esto sólo le llevará unos minutos.
Nuestro programa puede reanudar un backup cancelado en el punto exacto donde se paró.
De este modo usted puede iniciar una copia de seguridad en los momentos que use menos el
ordenador y pararlo cuando lo use más. Cuando vuelva a iniciarlo comenzará en el punto justo
donde lo paró, sin repetir todo lo hasta entonces salvado.
HE OLVIDADO MI CLAVE DE ENCRIPTACIÓN. ¿ME LA PUEDEN RECORDAR EN TIS?
No, para poder almacenar los datos de forma segura y cumplir con la LEY ORGÁNICA DE
PROTECCIÓN DE DATOS (LOPD) esta clave sólo puede saberla el cliente, ya que los datos están
encriptados en nuestro Data Center. No tenemos ninguna manera de averiguar su clave privada.
Al definir su clave de encriptación en la instalación del programa, usted puede definir una
frase que le recuerde su clave. Así, si no se acuerda, el sistema le ofrecerá esa pista que usted
definió.
¿QUÉ PLATAFORMAS SOPORTAN EL SERVICIO DE COPIA REMOTA?
El programa cliente que le ofrece TIS puede ser instalado en cualquier ordenador con
sistema operativo (S.O.) Windows, siempre adecuando la versión a su S.O. En el caso de tener
otros S.O. como puede ser Linux, AS400, Unix, es posible acceder a su información mediante
scripts o programas tipo Samba.
Como el programa permite “mapeado” de discos, es decir, puede hacer copia de seguridad
de discos de la red local, virtualmente puedo salvar la información de cualquier disco de cualquier
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máquina con cualquier sistema operativo, siempre y cuando permita compartir sus discos en una
red TCP/IP.
¿QUÉ INFORMACIÓN PUEDEN CONSULTAR LOS OPERADORES DE SOPORTE?
Nosotros solamente podemos ver los nombres de los ficheros que ha salvado, su tamaño y
el directorio en el que estaban en su ordenador. No podemos ver su contenido ni ejecutarlos. Es
imposible acceder a la información almacenada ya que está encriptada con las claves que sólo
usted sabe.
¿CÓMO DE AUTOMÁTICA ES LA COPIA DE SEGURIDAD?
A diferencia de los sistemas de backup tradicionales que requieren la presencia física de una
persona que cambie las unidades de almacenamiento externo (cintas, CD’s, MO, etc...), nuestro
servicio es completamente automático. Una vez que ha realizado la instalación inicial y ha
definido qué quiere salvar, cuándo y cuántas veces, su ordenador y nuestro servidor se encargarán
del resto. Su ordenador se acordará de hacer la copia de seguridad aunque usted no se acuerde.
Además sólo le enviará los datos que realmente se hayan modificado o sean nuevos.
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBO SALVAR?
Es importante que se centre en salvar aquella información crítica. Definiendo como crítica,
la información (no programas) con la que usted trabaja diariamente como son Bases de datos y
documentación. No es necesario que guarde el software que tiene instalado en su ordenador,
pues ya tiene los discos y CD’s de instalación que ya utilizó previamente. De otro modo estará
incrementando el espacio en disco, le saldrá más caro y no obtendrá ningún beneficio añadido. Lo
que sí le recomendamos es que guarde los discos de instalación del software en un lugar distinto
a donde tiene sus ordenadores.
¿CADA CUÁNTO TIEMPO DEBO SALVAR MI INFORMACIÓN?
Cada vez que quiera. Nuestra recomendación es realizar la copia diaria. A diferencia de
cualquier otro sistema tradicional, mantenemos los datos de la última copia de seguridad y de las
anteriores. Todas las que se encuentren dentro del periodo de retención que usted mismo puede
fijar. Por defecto son 30 días, pero puede modificarlo.
Hágalo de la manera que le produzca más tranquilidad. Ese es el objetivo. Que duerma
tranquilo con la seguridad de que su información está a salvo.
¿ES FÁCIL DE USAR?
Una vez realizada la instalación y fijados los parámetros iniciales, el Servicio de Copia
Remota hará automáticamente la copia de seguridad, a la hora programada. Al contrario que los
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sistemas de backup tradicionales, no hay ningún coste añadido de hardware, consumibles ni
trabajo humano.
Puede que, basándose en los costes de compra, instalación y mantenimiento haya evitado
hacer copia de seguridad en el pasado de los sistemas de backup en cinta. Por no mencionar el
coste en horas de una persona que se encargue de lanzar las copias y manejar las cintas,
almacenándolas en un lugar seguro fuera de sus oficinas (¿alguien lo hace?). Con el Servicio de
Copia Remota sus datos estarán siempre protegidos y disponibles sólo para usted sin tener que
gastar en equipamientos ni mano de obra.
¿QUÉ TIPO DE CONEXIÓN A INTERNET NECESITO?
Sirve cualquier tipo de conexión, tanto si es una LAN de alta velocidad, cable, MODEM RTB o
RDSI, ó ADSL. Cuanto más rápida sea la conexión mejor, pero con un MODEM de 56K es suficiente.
VOY A UTILIZAR INTERNET CON UNA CONEXIÓN TELEFÓNICA. ¿QUÉ OCURRE SI ESTÁ MUY
CONGESTIONADA Y SE ME DESCONECTA A MEDIAS?
No hay problema. Si se le desconecta en mitad de una copia de seguridad, nuestro
sofisticado sistema es capaz de llamar de nuevo y comenzar justamente donde se quedó, en lugar
de volver a comenzar de nuevo.
¿PUEDO HACER LA COPIA DE SEGURIDAD INCLUSO SI LOS FICHEROS O BASES DE DATOS ESTÁN
ABIERTOS?
Sí, el Servicio de Copia Remota permite copiar datos abiertos (Documentos word, Excel, Base
de datos Access, etc.) y en los sistemas operativos Windows XP y Windows 2003 Server permite la
copia de datos abierto en exclusiva como son los PST de Outlook o similares. De este modo,
aunque los ficheros que estén abiertos en exclusiva se pueden copiar en caliente. Un caso típico
es el de alguien que olvida cerrar algún programa, como Outlook, antes de irse a casa.
¿CUÁNTO SE TARDA EN HACER LA COPIA DE SEGURIDAD?
Depende de la velocidad de su conexión y del tamaño total de la información a transmitir. Si
está conectado a Internet por un MODEM, puede transmitir entre 5 y 12 MB a la hora. En
conexiones de alta velocidad, dependerá de lo congestionada que esté la red y el tipo de conexión.
Afortunadamente, gracias a la tecnología FastBIT, el tamaño de los ficheros que se transmiten se
reduce entre un 85% y un 99,9% respecto al tamaño que tenían en su disco y que se trasmitió en
la primera copia completa.
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¿LAS TARIFAS ESTÁN BASADAS EN LOS DATOS COMPRIMIDOS O SIN COMPRIMIR?
Nuestras tarifas se refieren al espacio total ocupado en nuestros servidores, es decir, el
tamaño que ocupa su información una vez comprimida y encriptada. Esto le permite ahorrar
dinero y espacio.
De cualquier modo, no olvide que si se fija el tiempo de retención en 30 días (tiempo por
defecto), podrá disponer en línea de las copias de seguridad realizadas en los últimos 30 días. Esta
ventaja, con los métodos tradicionales le supondría multiplicar por 30 su capacidad de
almacenamiento, pero gracias a la tecnología FastBIT, esto ya no es así. Por tanto, piense que el
espacio que debe contratar debe ser similar al que ocupan sus ficheros en su ordenador. La
primera copia completa ocupará aproximadamente el 60%, y luego irá aumentando la
información guardada con las copias incrementales que se hacen y se mantienen vivas durante el
período de retención de 30 días.
¿QUÉ NIVEL DE COMPRESIÓN SE OBTIENE?
Puede esperar aproximadamente un ratio de compresión de un 50%. Si hablamos de
documentos ofimáticos, como documentos de texto, hojas de cálculo y bases de datos; puede
llegar a un 70 u 80 % en 1ª copia (No contemplamos el FastBIT que realiza medias del 99%). Sin
embargo, los ficheros gráficos y ficheros ya comprimidos (zip) no solo no se reducirán si no que
pueden llegar a aumentarán un 1% debido a la encriptación de la información para asegurar la
privacidad
¿QUÉ PROCEDIMIENTOS GARANTIZAN LA SEGURIDAD DE MI INFORMACIÓN?
La infraestructura que soporta nuestro servicio de copias de seguridad se basa en equipos
propiedad de TIS y dedicados en exclusiva:
Servidores Windows 2003 Server Enterprise en cluster activo/pasivo, para conseguir
la máxima tolerancia a fallos.
Discos de sistema en RAID 1.
Almacenamiento en librería externa, en RAID 5, con disco de reserva, y controladora
redundante.
Todos los equipos con doble fuente de alimentación.
Todos los elementos de todos los equipos reemplazables en caliente.
Librería de almacenamiento en cinta.
Externalización semanal de copias de seguridad en cinta a Bunker de TIS a 15 km. de
distancia.
Doble canal de acceso a Internet con un ancho de banda de 10 mbps.
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Todo este equipamiento se encuentra alojado en un Data Center de máxima seguridad,
cuyas principales características son:
Vigilancia de acceso 24x7.
Acondicionamiento de temperatura y humedad.
Alimentación eléctrica garantizada mediante red eléctrica doble, con 2 UPS y
generadores electrógenos.
Acceso a Internet redundante, garantizado por 2 operadores distintos.
Instalación en Rack independiente, con acceso exclusivo para el personal de TIS
Seguridad Informática, S.L.
Todo lo aquí descrito garantiza las mejores condiciones de seguridad y rendimiento, con el
único fin de garantizar un servicio 24x7, con total privacidad de la información.
SI NECESITO MIS DATOS, ¿PUEDO GRABARLOS EN CD’S/DVD’S?
¡Por supuesto!. Podemos grabar un CD/DVD (o varios ) para enviárselos donde desee. Si
desea tener una copia física de su información, o desea mantener un histórico de los mismos más
allá de los 30 días de retención, o ha perdido los datos y son demasiados para descargarlos por
Internet, se lo grabamos en un CD/DVD y se lo enviamos.
Toda la información en el CD/DVD permanece encriptada, de modo que no hay peligro de
que si se pierde en el correo postal alguien pueda verla. El CD dispone de un programa para poder
descargar la información de nuevo en cualquier ordenador.
Visite nuestra página de tarifas para ver el coste de este servicio.
SI PIERDO TODA MI INFORMACIÓN, ¿SOLAMENTE PUEDO RESTAURARLA POR INTERNET?
NO. Puede hacerlo si lo desea, pero si estamos hablando de una gran cantidad de
información, el servicio de grabación de CD’s de TIS puede proporcionarle CD’s/DVD’s con toda la
información que salvaguardó en nuestros servidores. Le enviaremos este paquete urgentemente
para que pueda restaurar toda su información de una manera rápida. Eso si, la información
siempre viaja encriptada, ya que sólo usted puede desencriptarlo mediante las claves de cifrado.
Visite nuestra web http://www.pymesegura.es para consultar las tarifas de este servicio o
llámenos al 902 10 91 91
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SI NECESITO URGENTEMENTE UNA COPIA EN CD DE MIS DATOS, ¿CUÁNTO TARDA EN LLEGAR?
Los plazos de entrega de un envío urgente dependen del destino, pero cada vez son más
cortos. Usted puede indicarnos si prefiere el envío normal o urgente, todos nuestros envíos se
hacen a través de Correos. Esto garantiza la mejor relación calidad / precio. Si está en una ciudad
grande, puede llegarle al día siguiente de su solicitud siempre que nos confirme antes de las 10 de
la mañana. Si es después de esta hora, llegará antes de las 48 horas.
¿QUÉ VENTAJAS TIENE EL SERVICIO DE COPIA REMOTA FRENTE A LOS MÉTODOS TRADICIONALES?
Primeramente, los métodos tradicionales requieren una “acción consciente” por parte de la
persona responsable. Debe recordar que tiene que realizar las acciones de copia de seguridad
planificadas. Aunque el programa que utilice tenga una opción de programación, deberá
responsabilizarse del cambio de los medios de almacenamiento (cintas, discos, etc.).
El Servicio de Copia Remota le permite automatizarlo por completo. No tiene que acordarse
ni tiene que cambiar de cinta. Solo debe tener su ordenador encendido y conectado a Internet.
En segundo lugar, los métodos tradicionales no le protegen frente a un desastre, como el
robo, el fuego, el error no intencionado, ni en general ningún desastre natural. Esto siempre y
cuando no asuma la responsabilidad de sacar diariamente de sus instalaciones las copias y las
deposite en el Bunker de TIS. TIS le garantiza esta seguridad, dado que sus datos están siempre a
salvo de desastre y de miradas indiscretas. Esa es nuestra responsabilidad y nuestro compromiso.
¿QUÉ PROBABILIDAD HAY DE QUE PIERDA MIS DATOS Y NO TENGA UNA COPIA DE SEGURIDAD?
El 94% de los usuarios de ordenador han experimentado una significativa pérdida de datos,
una media de una vez al año, y la mayoría de estas pérdidas se deben a fallos del equipo o errores
del operador.
El coste puede llegar a acabar con una empresa si la pérdida de los datos es total o parcial,
no tiene una correcta copia de seguridad de su información, y debe restaurarla de forma manual.
Eso si es posible restaurarla. Esto no incluye las pérdidas de beneficio al no poder operar de modo
normal.
Estos son algunos hechos sorprendentes sobre la pérdida de información (Fuente:
ontrack.com).
La mayoría de las empresas valoran cada 100 megabytes de información en 1 millón de ;
El 43% de las empresas que han perdido datos evalúan las pérdidas en más de 5 millones de
€;
El 43 % de las compañías que experimentaron desastres en su información nunca volvieron
a la actividad, y el 29% cerró dentro de los 2 años siguientes.
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Se estima que 1 de cada 500 centros de datos tienen un serio desastre cada año (McGladrey
and Pullen).
El 40% de las inspecciones sobre la seguridad de los ordenadores detectaron y verificaron
incidentes criminales contra los sistemas de información durante los años anteriores (NCSA
Annual Worry Report)
Las acciones criminales contra ordenadores suponen anualmente en EEUU entre 145 y 730
MM de $.(NCSA Annual Worry Report)
Una empresa que experimenta una parada de sus sistemas de información nunca se
recupera financieramente. El 50% cierra su negocio dentro de los 5 años siguientes. (“Disaster
Recovery Planning: Managing Risk & Catastrophe in Information Systems” by Jon Toigo)
¿AFECTA EL PROCESO DE EL SERVICIO DE COPIA REMOTA A MIS BACKUPS EN CINTA SI QUIERO
SEGUIR HACIÉNDOLOS?
Los servicios de el Servicio de Copia Remota operan sobre los archivos y carpetas como lo
haría cualquier programa de backup tradicional en cinta. Al enviar estos archivos para la copia, se
les modifica el estado, por ello, es importante que si se realizan copias mediante un software de
backup, sea en cinta o sea con nuestro sistema de copias online, no se copien los mismo datos en
uno que con el otro, ya que al modificar el estado de los archivos copiados, afectaría a la siguiente
copia a realizar. Si los backups se realizan sobre distintas carpetas y archivos, no habrá ningún
problema.
¿PUEDE EL SERVICIO DE COPIA REMOTA PROPORCIONAR SERVICIOS DE COPIA DE SEGURIDAD EN
REDES LOCALES (LAN’S)?
Sí, dependiendo del sistema operativo, se pueden ofrecer servicios de copia de seguridad
para instalaciones cliente-servidor o para usuarios de red local, con todos los beneficios descritos
para el servicio remoto.
¿CUÁNTO TIEMPO TARDO EN INSTALAR EL PROGRAMA DE COPIA DE SEGURIDAD?
Entre 5 y 10 minutos. Ejecute el programa de instalación que se ha descargado de nuestra
web http://www.pymesegura.es . Siga las instrucciones que se le dan en las pantallas sucesivas.
Es realmente sencillo. Si necesita ayuda, no dude en llamarnos al 902 10 91 91 o pulsar la ayuda
online en nuestra web. http://www.pymesegura.es
¿QUÉ REGISTRO DE AUDITORIA ME PROPORCIONA EL SERVICIO DE COPIA REMOTA SOBRE EL
SERVICIO QUE ME PRESTA?
El usuario obtiene un fichero de registros con toda la información de los movimientos
realizados con el producto. Al finalizar la ejecución de cada copia de seguridad. Este fichero está
disponible para ser visto e impreso por el usuario desde el programa cliente en la pestaña de
“Historial”. También puede configurar; como podrá ver en el apartado 1.3 en la guía de
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configuración, una cuenta de correo para que le envíe estos logs a los equipos que prefiera y de
esa manera centralizar la supervisión de las copias de seguridad online.
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4. CONTACTO
TIS tiene sedes en Madrid y Barcelona. Desde aquí, gracias a las tecnologías de las
comunicaciones globales, podemos dar servicio a todo el mundo.
Nuestra empresa nace con un único interés: proteger la información de su negocio contra
cualquier desastre, ahorrarle tiempo y dinero en el modo de copia de seguridad su información, y
hacer su vida profesional más fácil.
Evidentemente, como especialistas en el manejo de información confidencial personal y
empresarial, garantizamos la seguridad y confidencialidad de sus documentos y datos en todo
momento.
Si tiene cualquier problema puede ponerse en contacto con nosotros a través del teléfono
902 10 91 91 o a través de la dirección de correo [email protected]
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