Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)

Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)

Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
Annual Notice for Disclosure of Student Directory Information
March, 2013
Dear Parent/Guardian:
The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), a Federal law, requires that Phoenix Elementary School District, with certain
exceptions, obtain your written consent prior to the disclosure of personally identifiable information from your child’s educational
records. Sometimes our school or district may disclose appropriately designated “directory information” without written consent unless
you have advised the District to the contrary in accordance with district procedures, per Policy JR – Student Records.
The primary purpose of directory information is to allow us to include some types of information in certain school publications and is
generally not considered harmful or an invasion of privacy if released. Examples of school publications are:
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a program showing your child’s role in a school production
honor roll or other recognition lists published at school or in newspapers
school/student directory
school or district website
Information can also be disclosed to outside organizations without a parent’s prior written consent. Outside organizations include, but
are not limited to:

other schools the student is seeking to attend (such as required student records)

state or federal authorities enforcing state or federal laws

colleges or universities evaluating programs

a court by order of a subpoena
If you do not want our District to disclose information about your child without your prior written consent, you must complete the
attached form “Annual Notice for Disclosure of School Directory Information” to let us know which type of directory information you wish
to deny release. If you do not return the form, the District will consider this permission to release all directory information for your child.
Our school district has designated the following categories of information as directory information, according to Policy JR :
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Student Name
Address
Telephone Number
Photograph
Date and Place of Birth
Dates of Attendance
Grade Level
Participation in School Activities
Awards or Recognitions Received
Student Achievement Data
Weight and Height of Athletic Team Members
We ask that you complete one form for each child and return the form(s) to your child’s school.
If you have any questions or concerns, please let us know.
Dr. Myriam Roa,
Superintendent
UPDATED: MARCH, 2013
Ley de Derechos de Educación de la Familia y de Privacidad (FERPA)
Aviso Anual para la Divulgación de Información del Directorio de Estudiantes
Marzo, 2013
Estimado Padre/Guardián:
La Ley de Derechos de Educación de la Familia y de Privacidad (cuyas siglas en inglés son FERPA), una ley federal, requiere que el
Distrito Escolar Primario de Phoenix, con algunas excepciones, obtenga su consentimiento por escrito antes de dar a conocer
información personal identificable de los documentos de educación de su niño. A veces su escuela o distrito puede dar a conocer
información designada adecuadamente como "información del directorio" sin consentimiento por escrito, a menos que usted le haya
indicado al Distrito que no desea que esta información se divulgue de conformidad con los procedimientos del distrito, por Norma JR –
Documentos de Estudiantes.
El propósito principal de la información del directorio es permitirnos incluir algunos tipos de información en ciertas publicaciones
escolares que generalmente no se considera perjudicial o una invasión a la privacidad si se da a conocer. Ejemplos de publicaciones
escolares son:
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un programa indicando el papel de su niño en una producción escolar
lista de honor u otras listas de reconocimiento publicadas en la escuela o en periódicos
directorio escolar/de estudiantes
sitio web de la escuela o del distrito
También se puede divulgar información a organizaciones externas sin previo consentimiento por escrito de los padres.
Organizaciones externas incluyen, pero no se limitan a:
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otras escuelas a las que el estudiante está tratando de asistir (tales como documentos estudiantiles requeridos)
autoridades estatales o federales a cargo del cumplimiento de las leyes estatales o federales
programas de evaluación de colegios universitarios o universidades
un tribunal por orden de una citación
Si no desea que nuestro Distrito divulgue información sobre su niño sin su consentimiento previo por escrito, usted debe completar el
formulario adjunto "Aviso Anual para la Divulgación de Información del Directorio de Estudiantes" para hacernos saber qué tipo de
información del directorio usted no desea que se divulgue. Si usted no devuelve el formulario, el Distrito considerará esto como
permiso para liberar toda la información del directorio de su niño.
Nuestro distrito escolar ha designado las siguientes categorías de información como información de directorio, de acuerdo a la Norma
JR :
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Nombre del Estudiante
Dirección
Número de Teléfono
Fotografía
Fecha y Lugar de Nacimiento
Fechas de Asistencia
Nivel de Grado
Participación en Actividades Escolares
Premios o Reconocimientos Recibidos
Datos sobre Logros Estudiantiles
Peso y Estatura de Miembros de Equipos Atléticos
Le pedimos que complete un formulario por cada niño y que devuelva el(los) formulario(s) a la escuela de su niño.
Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor háganoslo saber.
Dr. Myriam Roa,
Superintendente
ACTUALIZADO: MARZO, 2013
Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA)
Annual Notice for Disclosure of Student Directory Information
Name of Student: ______________________________________________ Date: __________________________
Name of Parent/Guardian: _______________________________________ School: ________________________
Use a separate form for each child. Please return this form to your school office.
All information regarding your child will be released, unless exception(s) are indicated below:
Signature of Parent/Guardian: _________________________________________________________________
Address: __________________________________________________________________________________
City, State, Zip: ____________________________________________________________________________
Telephone: ________________________________________________________________________________
Email Address: _____________________________________________________________________________
Preferred method for school to communicate with parent/guardian:
_____ telephone
_____ email
DO NOT release the following information about my child (select all that apply):
_____ Student Name
_____ Dates of Attendance
_____ Address
_____ Photograph (Yearbook or Newsletter)
_____ Telephone Number
_____ Student Achievement Data
_____ Date and Place of Birth
_____ Participation in School Activities
_____ Grade Level
_____ Awards or School Recognition
Student ID #:
UPDATED: MARCH, 2013
_____ Weight and Height of Athletic Team
Members
OFFICE USE ONLY
Date Distributed:
Date Received:
Notes:
Ley de Derechos de Educación de la Familia y de Privacidad (FERPA)
Aviso Anual para la Divulgación de Información del Directorio de Estudiantes
Nombre del Estudiante: _____________________________________________ Fecha: ________________________
Nombre del Padre/Guardián: _______________________________________ Escuela: ________________________
Use un formulario por separado para cada niño. Por favor devuelva este formulario a la oficina de su escuela.
Toda la información sobre su niño se divulgará, a menos que se indique(n) excepción(es) abajo:
Firma del Padre/Guardián: ____________________________________________________________________
Dirección: _________________________________________________________________________________
Ciudad, Estado, Código Postal: ________________________________________________________________
Teléfono: __________________________________________________________________________________
Dirección Electrónica: ________________________________________________________________________
Método preferido para que la escuela se comunique con el padre/guardián:
_____ teléfono
_____ dirección
electrónica
NO divulgue la siguiente información sobre mi niño (seleccione todo lo que se aplique):
_____ Nombre del Estudiante
_____ Fechas de Asistencia
_____ Dirección
_____ Fotografía (Anuario o Boletín)
_____ Número de Teléfono
_____ Datos de Logros Estudiantiles
_____ Fecha y Lugar de Nacimiento
_____ Participación en Actividades Escolares
_____ Nivel de Grado
_____ Peso y Estatura de Miembros de
Equipos
Atléticos
_____ Premios o Reconocimiento Escolar
# de ID del Estudiante:
ACTUALIZADO: MARZO, 2013
SÓLO PARA USO DE LA OFICINA
Fecha de Distribución:
Fecha de Recibo:
Notas: