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tribuna
Tecnología & Servicios - Ahorrar
costes a través de la integración y
sacar mayor partido del valor de la
José Manuel Castellví
información para ganar eficiencia
Director General
de The Mail Company
La gestión de los flujos de llegadas y
salidas de documentación y paquetería y sus procesos de distribución
resultan una actividad crítica para el
natural desarrollo de las actividades
de negocio, pudiendo generar no
sólo graves ineficiencias en el sistema
organizativo, sino también cierto descontrol del gasto. Ello es debido a las
dificultades de control sobre el número de emisores y la utilización que
éstos hacen de los recursos, lo que
unido a la poca transparencia y rigor
de las redes de transporte y la falta
de información de gestión en éste
ámbito en las empresas, representan
sobrecostes significativos.
Optimizar estos procesos y costes
exige una reingeniería de servicios
que permita sincronizar los flujos externos e internos – gestionando el
modelo a través de una plataforma
tecnológica que aporte tanto una
trazabilidad integral de los mismos
como de los costes asociados.
Integrar los servicios de recepción,
gestión de expediciones y gestión
documental – así como otros relacionados - supone de por sí una racionalización de los recursos dedicados, esto es: personal, equipos e
instalaciones. Disponer de una plataforma tecnológica gestora de los
servicios contribuirá a optimizar la
calidad y rendimiento de éstos a
través de la correspondiente monitorización, asegurando el uso racionalizado de los recursos por parte de
los usuarios. Asimismo, utilidades
como la administración de usuarios
y el control del gasto en tiempo real
aportarán a la organización la flexibilidad y agilidad necesarias en entornos empresariales tan cambiantes y
exigentes como los actuales.
Atendiendo a nuestra experiencia,
esta receta permite ahorrar en términos medios entre un 10 y un 30 por
ciento los costes asociados a los
procesos de distribución física y, lo
que es más importante, la información de gestión que permitirá una
administración eficiente en el tiempo.
No menos importante a lo anteriormente expuesto es una gestión eficiente de los flujos de Información.
Cuando hablamos de documentación, no olvidemos que lo realmente
importante es el contenido, es decir
la información, la cual debe fluir de
forma segura, rápida y eficaz. Y en
todo momento y desde cualquier
lugar, reduciendo así el ciclo en la
toma de decisiones.
La Cartería Digital
Mientras que en un servicio convencional de cartería se circulan los “envases” entre los emisores y destinatarios y son estos últimos quienes se
ocupan de la manipulación de los
documentos, su proceso y posterior
archivo, en una cartería digital los documentos se digitalizan a su llegada y
se distribuyen de forma electrónica.
Las ventajas de una cartería digital
son muchas y de gran relevancia. En
primer lugar, la reducción del ciclo de
toma de decisiones, gracias a la mayor velocidad y seguridad con que la
información circula o incluso se procesa, así como su accesibilidad permanente y remota.
En segundo lugar, la reducción de
costes asociados en diversos ámbitos y etapas del ciclo de vida de los
documentos, una vez generados,
entiéndase su Distribución, Proceso y
Conservación.
Si bien resulta fácil determinar los
costes que representa su distribución
física ( envíos postales, mensajería,
valijas, correo interno, etc. ), no lo es
tanto aunque sí significativo el tiempo
invertido por los empleados de una
organización tanto en la preparación
como el proceso de la documentación, incurriéndose de nuevo en sobrecostes en materia de reimpresiones, reexpediciones, pérdidas/deterioro de los documentos y archivo,
entre otros.
Recientes estadísticas indican que
los empleados de una organización
dedican de media 30 minutos de su
jornada diaria – llegando hasta 3 horas en el caso de determinadas áreas
– a la manipulación de documentos (
acondicionamiento previo a su proceso, archivo, etc. ). Es decir, ¡una
jornada completa por cada 16 empleos! A lo que hay que añadir el
coste de la acumulación de papel y
el de circularlo físicamente.
Por último y ya una vez procesados
– es decir ya en su etapa de conservación - , diversos y significativos
costes como el espacio en oficinas,
traslados y almacenamiento externo,
penalizan una vez más a las organizaciones con sobrecostes en gran
medida innecesarios.
En la Cartería Digital todo documento que se procesa tiene predefinidas
su ubicación y vigencia, evitando su
circulación física y acumulación :
archivo, reciclado o destrucción
confidencial. Y, tan pronto como su
vida útil finaliza, es destruido de
forma confidencial para luego ser
reciclado.
La oficina sin papel, ese sueño
imposible
Teniendo en cuenta que el 80% de la
documentación que recibe una empresa es susceptible de ser escaneada – aunque existen organizaciones
en mercados más maduros donde
hasta la que va dirigida al Consejero
Delegado es abierta y escaneada – es
fácil imaginar atendiendo a lo anteriormente expuesto, los beneficios de
este tipo de solución.
“Integrar los servicios de
recepción, gestión de
expediciones y gestión
documental – así como
otros relacionados supone de por sí una
racionalización de los
recursos dedicados, esto
es: personal, equipos e
instalaciones. Disponer
de una plataforma
tecnológica gestora de
los servicios contribuirá a
optimizar la calidad y
rendimiento de éstos a
través de la
correspondiente
monitorización,
asegurando el uso
racionalizado de los
recursos por parte de los
usuarios.”
¿Supone este escenario el fin del papel? Por supuesto que no. Dependiendo del criterio de cada organización
siempre habrá documentos que continuarán circulando físicamente, junto
con los flujos de paquetes. Pero la
cartería digital armoniza el mundo físico y el digital proveyendo la información adecuada en el momento apropiado y de forma óptima. El servicio
dual de distribución (física+digital),
permitirá, eso sí, orientar progresivamente a la organización hacia esa
oficina sin papeles tan ansiada a través
de un proceso de transformación hacia la eficiencia y sostenibilidad.
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