manual de procedimientos del organo interno de control tipo

Transcripción

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL
TIPO “A”
Agosto, 2011.
Índice
Presentación
I
Organigrama
II
Simbología
III
Descripción de Procedimientos
IV
1 Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo
1.1 Integración, elaboración y seguimiento al Programa General de Trabajo.
1
1.2 Elaboración del Avance Trimestral del Programa General de Trabajo.
6
1.3 Análisis Programático de la Dependencia o Entidad.
10
1.4 Análisis Presupuestal de la Dependencia o Entidad.
14
1.5 Elaboración del Informe Ejecutivo de la Evaluación Programática-Presupuestal.
18
1.6 Participación en procesos de Licitación de Adquisiciones y Obra Pública.
21
1.7 Asesoría y revisión de Manuales Administrativos.
29
1.8 Verificación al Cumplimiento del Programa de Calidad en la Atención de los Servicios
Públicos.
33
2 Departamento de Auditoría
2.1 Realización de Auditorías.
36
2.2 Seguimiento a observaciones detectadas en auditorias.
45
3 Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias.
3.1 Recepción de la Declaración de Situación Patrimonial y asesoría en su llenado.
56
3.2 Recepción de Quejas y Denuncias en Contra de Servidores Públicos de la Administración
Pública Estatal.
60
3.3 Seguimiento y Desahogo de Quejas y Denuncias recibidas en contra de Servidores
Públicos de la Administración Pública Estatal.
66
3.4 Elaboración de promoción de fincamiento de responsabilidades administrativas.
73
Firmas de Autorización
V
Manual de Procedimientos
Presentación
Para consolidar un modelo de gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una Administración
Pública que procure alcanzar la visión de un mejor Veracruz. Entre los objetivos establecidos en
este Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, en su conjunto, buscan atender las expectativas
que demanda un gobierno ordenado, honesto y transparente.
En este sentido, se estableció como estrategia; “elevar la calidad de la gestión”, y entre sus
acciones se incluye la actualización de las disposiciones administrativas; así como incentivar una
mayor eficiencia interinstitucional.
Para dar cumplimiento a estas acciones, la Contraloría General llevó a cabo la actualización de su
marco administrativo, el cual detalla las actividades que de manera sistemática realizan cada una
de las áreas que la integran.
En este contexto, el presente Manual de Procedimientos es el resultado del proceso de
actualización, realizado conjuntamente por la Dirección General de Control y Evaluación, los
Órganos Internos de Control y la Dirección General de Desarrollo Administrativo.
El Manual de Procedimientos tiene como objetivo ser un instrumento administrativo de apoyo, para
identificar quién y cómo se realizan las actividades que dan cumplimiento a las atribuciones que el
Reglamento Interior de la Contraloría General le confiere a los Órganos Internos de Control, y
contiene los siguientes apartados:

Organigrama, que muestra las áreas que integran el área.

Simbología, indica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo
de cada procedimiento.

Descripción de procedimientos, incluye el nombre, objetivo, normas, descripción narrativa y
diagrama de flujo de las actividades que efectúan las áreas que integran la Dirección General
de Control y Evaluación.

Directorio, con los nombres de los principales servidores públicos del área.

Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la
elaboración, revisión y autorización del documento.
I
Organigrama
CONTRALORÍA
INTERNA
DEPARTAMENTO DE
CONTROL, EVALUACIÓN
Y DESARROLLO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO DE
AUDITORÍA
DEOARTAMENTO DE
RESPONSABILIDADES,
QUEJAS Y DENUNCIAS
II
Simbología
Terminal
Indica el inicio y término del procedimiento.
Operación
Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de
decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa
Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas
(preguntas o verificación de decisiones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga
del procedimiento.
Archivo permanente
Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporal
Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.
Sistema informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Conector de actividad
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte
lejana del mismo.
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el
diagrama de flujo.
Dirección de flujo o líneas de unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas
operaciones.
Aclaración
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del
procedimiento.
III
Disquete
Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en
una unidad magnética.
Disco compacto
Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en
una unidad de lectura óptica.
Preparación o Conector de procedimiento
Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para
poder continuar el descrito.
Dirección de flujo de actividades simultáneas
Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que
se desarrollan en diferente dirección.
III
DESCRIPCIONES
DE PROCEDIMIENTOS
IV
Procedimiento
Nombre:
Integración, elaboración y seguimiento al Programa General de Trabajo.
Objetivo:
Establecer un programa de las actividades a realizar por el Órgano Interno de Control
durante un ejercicio presupuestal.
Frecuencia:
Anual.
Normas
* El Programa General de Trabajo se realizará de acuerdo con la normatividad que para tal efecto emita
la Contraloría General.
* Los Órganos Internos de Control deberán enviar la Propuesta del Programa General de Trabajo a la
Dirección General de Control y Evaluación durante el mes de noviembre del año inmediato anterior al del
ejercicio que se programa.
* El Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo integrará sus propias actividades,
así como las de los Departamentos de Auditoría y Responsabilidades, Quejas y Denuncias en la
Propuesta del Programa General de Trabajo.
* La Propuesta del Programa General de Trabajo con el visto bueno del Titular de la Contraloría
Interna se enviará a la Dirección General de Control y Evaluación en calidad de Proyecto; y este a su
vez, teniendo la autorización de dicha Dirección General tendrá la calidad de Programa General de
Trabajo.
* Los Departamentos de Control, Evaluación y, Desarrollo Administrativo, Auditoría y Responsabilidades
Quejas y Denuncias; darán seguimiento puntual al cumplimiento del Programa General de Trabajo por
parte del Órgano Interno de Control, y proporcionará toda la información solicitada al respecto, en las
visitas de seguimiento que la Dirección General de Control y Evaluación realice a dicho Órgano.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A
1
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Control, Evaluación y
Desarrollo
Administrativo
1
Elabora y firma Memorándum en original y dos copias dirigido a
los titulares de cada área, para solicitar la elaboración de la
programación de actividades para el siguiente ejercicio
presupuestal.
2
Turna Memorándum en original a los titulares de cada área, la
primera copia al Titular de la Contraloría Interna, recaba acuse de
recibo en la segunda copia del Memorándum y la archiva de
manera cronológica permanente en el Expediente del programa
general de trabajo.
Pasa el tiempo.
3
Elabora con base en la normatividad y de acuerdo con las
funciones asignadas a su área, la Programación de actividades
de su área en original.
4
Recibe de los titulares de cada área Memorándum de respuesta
en original con la Programación de actividades en original y
archiva de manera cronológica permanente el Memorándum de
respuesta en original en el Expediente del programa general
de trabajo.
5
Elabora Propuesta del programa general de trabajo en dos
tantos, con base en la Programación de actividades original de
cada área, elabora Oficio de envío en original y copia dirigido a la
Dirección General de Control y Evaluación, recaba en éstos la
firma del Titular de la Contraloría Interna, archiva de manera
cronológica permanente en el Expediente del programa general
de trabajo la Programación de actividades original de cada
área.
6
Turna a la Dirección General de Control y Evaluación Oficio de
envío en original con el primer tanto de la Propuesta del
programa general de trabajo, recaba acuse de recibo en la
copia del Oficio de envío y en el segundo tanto de la Propuesta
del programa general de trabajo y los archiva de manera
de trabajo.
Pasa el tiempo.
7
Recibe de la Dirección General de Control y Evaluación el Oficio
de respuesta en original y la Propuesta del programa general
de trabajo en un tanto, verifica si fue autorizada, archiva de
general de trabajo el Oficio de respuesta original.
¿Autorizó la Propuesta del programa general de trabajo?
En caso de no haber autorizado la Propuesta del programa
general de trabajo:
CG/OIC-A 2
Área
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
Actividad
Descripción
7A
Realiza los cambios señalados a la Propuesta del programa
general de trabajo en un tanto con base en el documento
corregido, desecha la Propuesta del programa general de
trabajo anterior, imprime en dos tantos la nueva Propuesta del
programa general de trabajo, elabora Oficio de envío en
original y copia dirigido a la Dirección General de Control y
Evaluación, recaba en éstos la firma del Titular de la Contraloría
Interna.
Continúa con la actividad número 6.
8
9
En caso de haber autorizado la Propuesta del programa general
de trabajo:
los titulares de cada área indicando el envío del Programa
general de trabajo, obtiene dos fotocopias del Programa
general de trabajo autorizado en un tanto.
Turna Memorándum original a los titulares de cada área con
copia del Programa general de trabajo, la primera copia del
Memorándum al Titular de la Contraloría Interna con el
Programa general de trabajo en un tanto, recaba acuse de
recibo en la segunda copia del Memorándum y en la segunda
copia del Programa general de trabajo y los archiva de manera
de trabajo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CG/OIC-A
3
Órgano Interno de Control Tipo “A” / Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo
Integración, elaboración y seguimiento al Programa General de Trabajo
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
1
INICIO
PROGRAMACION
DE ACTIVIDADES
ELABORA Y
FIRMA
MEMORANDUM
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
ELABORA
OFICIO DE
ENVIO
O
OFICIO DE PROPUESENVIO
TA DEL PROT
GRAMA
GENERAL
DE
TRABAJO
RECIBE Y
ARCHIVA
MEMORANDUM
O
DE RESPUESTA
PROGRAMACION DE
ACTIVIO
DADES
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
MEMORANDUM
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
1
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
2
C
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
DIRECCION GENERAL DE
CONTROL Y EVALUACION
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
RECIBE,
VERIFICA Y
ARCHIVA
ELABORA,
RECABA Y
ARCHIVA
OFICIO DE
RESPUESTA
PROPUESTA DEL
PROGRAMA
2T
GENERAL
DE TRABAJO
O-1
OFICIO DE
ENVIO
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
PROGRAMACION DE
ACTIVIO
DADES
C
¿AUTORIZO LA
PROPUESTA DEL
PROGRAMA GENERAL
DE TRABAJO?
SI
1
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
O
PROPUESTA DEL PROT
GRAMA
GENERAL
DE
TRABAJO
NO
PROPUESTA DEL
PROGRAMA
2T
GENERAL
DE TRABAJO
O-1
OFICIO DE
ENVIO
1
C
C
TITULARES DE
CADA AREA
O
O
PROPUESTA DEL PROT
GRAMA
GENERAL
DE
TRABAJO
1
TITULARES DE
CADA AREA
O-2
REALIZA,
ELABORA Y
RECABA FIRMA
C
Integración, elaboración y seguimiento al Programa General de Trabajo
1
, ELABORA,
FIRMA Y
OBTIENE
MEMORANDUM
O-2
PROGRAMA GENERAL
T
DE
TRABAJO
2
TURNA
TITULARES DE
CADA AREA
MEMORANDUM
O
PROGRAMA GENERAL
1
DE
TRABAJO
CONTRALOR
INTERNO
1
MEMORANDUM
PROGRAMA GENERAL
T
DE
TRABAJO
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
2
MEMORANDUM
PROGRAMA GENERAL
2
DE
TRABAJO
C
FIN
Procedimiento
Nombre:
Elaboración del Avance Trimestral del Programa General de Trabajo.
Objetivo:
Informar periódicamente a la Dirección General de Control y Evaluación los avances en la
ejecución del Programa General de Trabajo del Órgano Interno de Control.
Frecuencia:
Trimestral.
Normas
* Con fundamento en el Oficio Circular No. CG/DGCE/SNEGP/1780/2008 de fecha 14 de Mayo de 2008,
el Avance Trimestral del Programa General de Trabajo deberá ser enviado vía Oficio a la Dirección
General de Control y Evaluación con atención a cada Subdirección atendiendo su competencia, de igual
manera por lo que corresponde a las Direcciones Generales de Desarrollo Administrativo y de
Responsabilidades y Situación Patrimonial remitirlo a cada una de ellas en los tiempos establecidos en la
normatividad, turnando a la Dirección General de Control y Evaluación, únicamente copia del oficio de
remisión.
* Al reportar actividades que presenten retraso respecto al Programa General de Trabajo, deberán estar
debidamente justificadas y reportadas en el mes o trimestre en el que se presente el caso.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A
6
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Obtiene del Expediente del programa general de trabajo copia
del Programa general de trabajo e identifica las actividades
programadas del trimestre que se va a informar.
2
los titulares de cada área, para solicitar que elaboren el avance
trimestral del programa general de trabajo en la fecha
determinada.
3
Turna Memorándum en original a los titulares de cada área, la
primera copia al Titular de la Contraloría Interna, recaba acuse de
recibo en la segunda copia del Memorándum y la archiva de
general de trabajo.
Pasa el tiempo.
4
Elabora con base en los controles administrativos internos de su
área el Avance trimestral de actividades realizadas de su área
en original.
5
Recibe de los titulares de cada área Memorándum de respuesta
en original con el Avance trimestral de actividades realizadas
en original; archiva de manera cronológica permanente en el
Expediente del programa general de trabajo el Memorándum
de respuesta original de cada área.
6
Verifica con la copia del Programa general de trabajo y con el
Avance trimestral de actividades realizadas en original de cada
área, que las actividades se hayan desarrollado de acuerdo a lo
programado o reprogramado en el trimestre.
¿Las actividades se desarrollaron de acuerdo a lo programado o
reprogramado?
6A
En caso de no haberse desarrollado de acuerdo a lo programado
o reprogramado:
Elabora Avance trimestral del programa general de trabajo en
dos tantos con base en el Avance trimestral de actividades
realizadas original de cada área, elabora Oficio de envío en
original y copia dirigido a las Direcciones Generales de la
Contraloría General de acuerdo a la normatividad vigente, señala
en el Avance trimestral del programa general de trabajo la
justificación al incumplimiento, recaba en éstos firma del Titular de
la Contraloría Interna.
En caso de haberse desarrollado de acuerdo a lo programado o
reprogramado:
Departamento de
7
Elabora Avance trimestral del programa general de trabajo en
CG/OIC-A 7
Área
Actividad
Desarrollo
Administrativo
Descripción
dos tantos con base en el Avance trimestral de actividades
realizadas original de cada Área, elabora Oficio de envío en
original y copia dirigido a las Direcciones Generales de la
Contraloría General de acuerdo a la normatividad vigente, recaba
en éstos firma del Titular de la Contraloría Interna.
8
Turna a las Direcciones Generales de la Contraloría General de
acuerdo a la normatividad vigente, Oficio de envío en original con
el primer tanto del Avance trimestral del programa general de
trabajo, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de envío y
en el segundo tanto del Avance trimestral del programa general
de trabajo y los archiva de manera cronológica permanente, junto
con el Avance trimestral de actividades realizadas original de
cada área, en el Expediente del programa general de trabajo;
archiva de manera cronológica temporal en el Expediente del
programa general de trabajo copia del Programa general de
trabajo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
CG/OIC-A
8
Elaboración del Avance Trimestral del Programa General de Trabajo
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
INICIO
¿LAS ACTIVIDADES
SE REALIZARON
DE ACUERDO A LO
PROGRAMADO O
REPROGRAMADO?
ELABORA
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
1
TITULAR DE LA
CONTRALOR ÍA
INTERNA
C
ELABORA Y
FIRMA
MEMORANDUM
O
DE RESPUESTA
AVANCE
TRIMESTRAL
DE ACTIVI- O
DADES
REALIZA
DAS
O-2
AVANCE
TRIMESTRAL
O
DE ACTIVIDADES
REALIZA
O-1
DAS
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
TITULARES DE
CADA AREA
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
2
C
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
DIRECCIONES
GENERALES
DE CONTRALORIA
GENERAL
OFICIO DE
ENVIO
VERIFICA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
1
OFICIO DE
ENVIO
C
1
O
OFICIO DE
ENVIO
DE TRABAJO
RECIBE Y
ARCHIVA
1
SI
AVANCE TRIMESTRAL
DEL PROGRAMA
2T
GENERAL
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
MEMORANDUM
AVANCE TRIMESTRAL
DEL PROGRAMA
2T
GENERAL
DE TRABAJO
AVANCE
TRIMESTRAL
O
DE ACTIVIDADES
REALIZA
O-1
DAS
ELABORA Y
RECABA
TITULARES DE
CADA AREA
MEMORANDUM
ELABORA Y
RECABA
AVANCE TRIMESTRAL
DE ACTIVIDADES
O
REALIZADAS
OBTIENE E
IDENTIFICA
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
NO
1
AVANCE
TRIMESTRAL
DE ACTIVI- O
DADES
REALIZA
DAS
O
AVANCE
TRIMESTRAL
DEL PRO
T
GRAMA
GENERAL
DE TRA
BAJO
1
AVANCE
OFICIO DE
TRIMESTRAL
ENVIO
DEL PRO
T
GRAMA
GENERAL
AVANCE
DE TRA
TRIMESTRAL
BAJO
O
DE ACTIVIDADES
REALIZA
PROGRAMA
DAS
GENERAL
1
DE TRABAJO
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
C
C
FIN
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
Procedimiento
Análisis Programático de la Dependencia o Entidad.
Nombre:
Objetivo:
Verificar el cumplimiento del Programa Operativo Anual a través de Indicadores de
Gestión de la dependencia o entidad para determinar su grado de productividad y
eficiencia en la consecución de objetivos y metas.
Frecuencia:
Trimestral.
Normas
* El análisis programático se realizará de acuerdo con el Manual para la evaluación programática
presupuestal emitido por la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General.
* El Programa operativo anual calendarizado deberá solicitarse a la Unidad Administrativa o en su
caso, al área responsable de la dependencia o entidad en el último día hábil del mes de enero.
* Los Avances del programa operativo anual deberán solicitarse a la Unidades Administrativas o en su
caso, al área responsable de la dependencia o entidad en los primeros 10 días del mes siguiente a cada
trimestre.
* El Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo deberá cerciorarse de recibir el
Programa operativo anual y los Avances del programa trimestrales, con la información de todas las
Unidades responsables que conforman la dependencia o entidad.
* La Unidad Administrativa o en su caso, el área responsable de la dependencia o entidad deberá
reportar al Órgano Interno de Control, las modificaciones que durante el ejercicio se realicen al Programa
Operativo Anual autorizado.
* La captura de la información deberá realizarse en el Anexo 2 Avance POA del Sistema para la
Evaluación Programática Presupuestal (SIEPP) con base en a los reportes del Avance Físico del Sistema
de Indicadores para la Evaluación del Desempeño (SIEDGE)..
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 10
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Recibe de la Unidad Administrativa copia del Programa operativo
anual calendarizado, verifica si éste se encuentra completo y
correcto.
¿Está completo y correcto?
1A
1A1
En caso de no estar completo y correcto:
Elabora Oficio en original y copia dirigido a la Unidad
Administrativa en el que se especifica las inconsistencias
detectadas, recaba en éste firma del Titular de la Contraloría
Interna.
Envía a la Unidad Administrativa el Oficio original con la copia del
Programa operativo anual calendarizado, recaba acuse de
recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente del programa operativo anual.
Pasa el tiempo.
2
En caso de estar completo y correcto:
Accesa al Sistema para la evaluación programática
presupuestal (SIEPP), con base en la copia del Programa
operativo anual calendarizado, captura las Unidades
Responsables y los Programas, archiva de manera cronológica
temporal en el Expediente del programa operativo anual copia
del Programa operativo anual calendarizado.
Pasa el tiempo.
3
Recibe de la Unidad Administrativa copia de los Avance del
programa operativo anual del trimestre correspondiente y verifica
si éste se encuentra completo y correcto.
3A
3A1
detectadas, recaba en éste la firma del Titular de la Contraloría
Interna.
Avance del programa operativo anual del trimestre
correspondiente, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio y la
archiva de manera cronológica permanente en el Expediente del
programa operativo anual.
4
presupuestal (SIEPP), captura el Anexo 2 Avance POA con base
CG/OIC-A 11
Área
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
Actividad
Descripción
a los Reportes del Avance Físico de los Indicadores de Gestión.
5
Genera y emite el Anexo 2 Avance POA en un tanto, archivándolo
de manera cronológica temporal en el Expediente del programa
operativo anual, junto con la copia de los Reportes del Avance
Físico de los Indicadores de Gestión que conforman el POA.
Conecta con el procedimiento:
«Elaboración del Informe Ejecutivo de la Evaluación ProgramáticaPresupuestal»
CG/OIC-A 12
Análisis Programático de la Dependencia o Entidad
ACCESA,
CAPTURA
Y ARCHIVA
INICIO
ACCESA Y
CAPTURA
SISTEMA PARA LA
EVALUACION
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
CALENDARIZADO
RECIBE Y
VERIFICA
1
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
CALENDARIZADO
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
1
1
CEDULA 2
ACCIONES
POR
SITUACION
T
C
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE Y
VERIFICA
2
GENERA,
EMITE Y
ARCHIVA
SI
¿ESTA COMPLETO
Y CORRECTO?
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
SISTEMA PARA LA
EVALUACION
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
REPORTES
DEL AVANCE
FÍSICO DE LOS
INDICADORES
DE GESTIÓN
1
ANEXO 2
AVANCE POA
T
NO
ELABORA Y
RECABA
SI
¿ESTA COMPLETO
Y CORRECTO?
OFICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
O-1
REPORTES
DEL AVANCE
FÍSICO DE LOS
INDICADORES
DE GESTIÓN
NO
OFICIO
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO
ELABORACION DEL
INFORME EJECUTIVO DE LA
EVALUACION
PROGRAMATICA
O-1
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICIO
O
ENVIA,
RECABA Y
ARCHIVA
PROGRAMA
OPERATIVO
1
ANUAL
CALENDARIZADO
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
1
OFICIO
C
1
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
O
OFICIO
REPORTES
DEL AVANCE
FÍSICO DE LOS
INDICADORES
DE GESTIÓN
1
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
1
OFICIO
C
2
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
C
FIN
ELABORA Y
RECABA
ENVIA,
RECABA Y
ARCHIVA
1
Procedimiento
Nombre:
Análisis Presupuestal de la Dependencia o Entidad.
Objetivo:
Verificar el cumplimiento del ejercicio del presupuesto y su congruencia con los avances
programáticos reportados por la dependencia o entidad para determinar su grado de
eficacia y eficiencia.
Frecuencia:
Trimestral.
Normas
* El análisis presupuestal se realizará de acuerdo al Manual para la evaluación programática
presupuestal emitido por la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General.
* El Presupuesto anual calendarizado deberá solicitarse a la Unidad Administrativa de la dependencia
o entidad en los primeros 15 días hábiles del mes de enero.
* El Avance del ejercicio del presupuesto deberá solicitarse a las Unidades Administrativas de la
dependencia o entidad en los primeros 10 días del mes siguiente a cada trimestre.
* El Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo deberá cerciorarse de recibir el
Presupuesto anual autorizado y los Avances del presupuesto trimestrales con la información de
todas las Unidades responsables que conforman la dependencia o entidad.
* La Unidad Administrativa de la dependencia o entidad deberá reportar al Órgano Interno de Control, los
ajustes que durante el ejercicio realicen al presupuesto anual autorizado.
* La captura de la información deberá realizarse en el Anexo 3 Presupuesto por Capitulo y el Anexo 4
Presupuesto por Unidad Responsable y/o Programa del Sistema para la Evaluación Programática
Presupuestal (SIEPP) con base en la Cedula 3 Evaluación Presupuestal y en la Cedula 4 Evaluación
Presupuestal por Unidad Responsable del Manual para la evaluación programática presupuestal
emitido por la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 14
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Recibe de la Unidad Administrativa copia del Presupuesto anual
calendarizado y verifica si éste se encuentra completo y correcto.
1A
1A1
detectadas, recaba en éste firma del Titular de la Contraloría
Interna.
Presupuesto anual calendarizado, recaba acuse de recibo en la
copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente
en el Expediente del presupuesto.
2
presupuestal con base en la copia del Presupuesto anual
calendarizado, registra el nombre de las unidades responsables
y/o programas, archiva de manera cronológica temporal en el
Expediente del presupuesto copia del Presupuesto anual
calendarizado.
Pasa el tiempo.
3
Recibe de la Unidad Administrativa copia del Avance del
presupuesto al trimestre correspondiente y verifica si éste se
encuentra completo y correcto.
3A
3A1
4
5
detectadas, recaba en éste la firma del Titular de la Contraloría
Interna.
Envía a la Unidad Administrativa el Oficio original junto con la
copia del Avance del presupuesto del trimestre, recaba acuse
de recibo en la copia del Oficio y la archiva de manera
cronológica permanente en el Expediente del presupuesto.
Elabora Cedula 3 Evaluación Presupuestal en un tanto y
Cedula 4 Evaluación Presupuestal por Unidad Responsable
en un tanto.
presupuestal (SIEPP), captura el Anexo 3 Presupuesto por
Capítulos y Anexo 4 Presupuesto por Unidad Responsable
CG/OIC-A 15
Área
Actividad
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
Descripción
y/o Programa, con base en la Cedula 3 Evaluación
Presupuestal en un tanto y la Cedula 4 Evaluación
Presupuestal por Unidad Responsable en un tanto,
respectivamente
6
Genera y emite el Anexo 3 Presupuesto por Capítulos en un
tanto y el Anexo 4 Presupuesto por Unidad Responsable y/o
Programa en un tanto, archivándolos de manera cronológica
temporal en el Expediente del presupuesto, junto con la copia
del Avance del presupuesto del trimestre correspondiente, la
Cédula 3 Evaluación Presupuestal en un tanto y la Cédula 4
Evaluación Presupuestal por Unidad Responsable del
trimestre en un tanto.
«Elaboración del Informe
Programática-Presupuestal»
Ejecutivo
de
la
Evaluación
CG/OIC-A 16
Análisis Presupuestal de la Dependencia o Entidad
ACCESA,
REGISTRA
Y ARCHIVA
INICIO
ELABORA
SISTEMA PARA LA
EVALUACION
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
PRESUPUESTO
ANUAL
CALENDARIZADO
RECIBE Y
VERIFICA
1
PRESUPUESTO
ANUAL
CALENDARIZADO
EXPEDIENTE DEL
PRESUPUESTO
1
1
C
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
ACCESA Y
CAPTURA
RECIBE Y
VERIFICA
2
SISTEMA PARA LA
EVALUACION
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
CEDULA 3
EVALUACION
T
PRESUPUESCEDULA 4
TAL
EVALUACION
PRESUPUES- T
TAL POR
UNIDAD
RESPON
SABLE
SI
¿ESTA COMPLETO
Y CORRECTO?
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
AVANCE DEL
PRESUPUESTO
1
NO
ELABORA Y
RECABA
SI
¿ESTA COMPLETO
Y CORRECTO?
OFICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
O-1
GENERA,
EMITE Y
ARCHIVA
NO
ELABORA Y
RECABA
OFICIO
ENVIA,
RECABA Y
ARCHIVA
ANEXO 3
PRESUPUESTO
POR CAPITULOS
O-1
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICIO
CEDULA 3
EVALUACION
T
PRESUPUESTAL
CEDULA 4
EVALUACION
PRESUPUES-T
TAL POR
UNIDAD
RESPON
SABLE
O
ENVIA,
RECABA Y
ARCHIVA
PRESUPUESTO
1
ANUAL
CALENDARIZADO
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
O
EXPEDIENTE DEL
PRESUPUESTO
1
OFICIO
OFICIO
AVANCE
DEL
PRESUPUESTO
1
EXPEDIENTE DEL
PRESUPUESTO
1
EXPEDIENTE DEL
PRESUPUESTO
T
ANEXO 4
PRESUPU1
ESTO POR
UNIDAD
RESPON- AVANCE DEL
SABLE PRESUPUT
ESTO
CEDULA 3
EVALUACION
PRESUPU- T
ESTAL
CEDULA 4
EVALUACION
PRESUPUES- T
TAL POR
UNIDAD
RESPONSABLE
C
C
1
OFICIO
FIN
C
2
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL
INFORME EJECUTIVO DE LA EVALUACION
PROGRAMATICA
Procedimiento
Nombre:
Elaboración del Informe Ejecutivo de la Evaluación Programática-Presupuestal.
Objetivo:
Proporcionar a los titulares de las Dependencias y Entidades para la toma de decisiones,
información sobre el grado de la eficiencia y eficacia programática-presupuestal.
Frecuencia:
Trimestral.
Normas
* El Informe Ejecutivo de la Evaluación Programática - Presupuestal se elaborará e integrará de
acuerdo a la estructura establecida en el Manual para la evaluación programática presupuestal y a la
normatividad aplicable emitidos por la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría
General.
* El Informe Ejecutivo de la Evaluación Programática – Presupuestal deberá incluir en su caso, el
Diagnóstico Programático y Presupuestal del Gasto de Inversión, para aquellas Dependencias o
Entidades donde se ejecuten obras.
* El Informe ejecutivo deberá enviarse a la Dirección General de Control y Evaluación a más tardar el
día 20 del mes posterior al trimestre evaluado.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 18
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Elabora en archivo electrónico Informe Ejecutivo de la
Evaluación Programática Presupuestal con base en el Manual
para la evaluación programática presupuestal y a la
normatividad aplicable, imprime dos tantos del Informe
Ejecutivo de la Evaluación Programática Presupuestal.
2
presupuestal, carga el archivo electrónico del Informe Ejecutivo
de la Evaluación Programática Presupuestal, genera dos
tantos del Acuse de envío de evaluación.
3
Elabora Oficio de envío en original y copia dirigido a la Dirección
General de Control y Evaluación indicando que se remite un tanto
del Acuse de envío de evaluación, un tanto del Informe
Ejecutivo de la Evaluación Programática Presupuestal, recaba
en éste la firma del Titular de la Contraloría Interna.
4
envío en original, un tanto del Acuse de envío de evaluación y
un tanto del Informe Ejecutivo de la Evaluación Programática
Presupuestal, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de
envío lo archiva de manera cronológica permanente en el
Expediente del programa operativo anual.
CG/OIC-A 19
Elaboración del Informe Ejecutivo de la Evaluación Programática Presupuestal
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
ELABORA Y
RECABA
INICIO
OFICIO
DE ENVIO
O-1
ELABORA E
IMPRIME
INFORME EJECUTIVO
DE LA EVALUACION
2T
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
OFICIO
DE ENVIO
ACCESA,
CARGA Y
GENERA
SISTEMA PARA LA
EVALUACION
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
ACUSE DE
ENVIO
DE
EVALUACION
2T
O
ACUSE DE T
ENVIO DE
EVALUACION INFORME
EJECUTIVO
LA EVALUACION
T
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
O
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
OPERATIVO
ANUAL
OFICIO
DE ENVIO
ACUSE DE
T
ENVIO DE
EVALUACION INFORME
EJECUTIVO
LA EVALUACION
T
PROGRAMATICA
PRESUPUESTAL
FIN
C
Procedimiento
Nombre:
Participación en procesos de Licitación de Adquisiciones y Obra Pública.
Objetivo:
Verificar la elaboración de las Bases de Licitación, así como el desarrollo de los eventos
de licitación de acuerdo a la legislación estatal y/o federal.
Frecuencia:
Eventual.
Normas
Los Órganos Internos de Control deberán verificar que las Bases de Licitación y el desarrollo de los
eventos de licitación se realicen en apego a las disposiciones legales, estatal y federal.
El Órgano Interno de Control recibirá del Área Administrativa y/o Unidad de Licitaciones de la
Dependencia o Entidad las Bases de LIcitación y la Convocatoria de Licitación cuando menos con 5
días de anticipación a la publicación de las mismas en el COMPRANET-VER.
El Órgano Interno de Control deberá enviar a la Dirección General de Control y Evaluación, previo a la
publicación de la Convocatoria de Licitación Pública (con aplicación de legislación estatal) la siguiente
documentación:
 Bases de Licitación en un tanto y en Disquete,
 Convocatoria
 Oficio de Disponibilidad Presupuestal
 Escrito de Validación del Proceso de Licitación, en caso de ser necesario.
Con la finalidad de que se encuentre en condiciones de tramitar ante la Secretaria de la Función Pública,
la publicación del proceso en Comprante y la documentación sea integrada al Expediente de la
Licitación.
El Titular de la Contraloría Interna asistirá a las licitaciones de acuerdo a la legislación aplicable, vigilará
el cumplimento de la normatividad a fin de garantizar la legalidad de los procesos y opina sobre su
desarrollo. Proporcionará instrucciones al Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo
Administrativo para la elaboración del Seguimiento de licitación.
Las Actas y Documentos correspondientes al Proceso de Licitación son:
 Junta de Aclaraciones.
 Recepción y Apertura de Propuestas.
 Fallo técnico-económico.
 Contrato.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 21
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Recibe Oficio de Invitación original y Bases de licitación en un
tanto, del Área Administrativa y/o de la Unidad de Licitaciones,
previo conocimiento del Titular de la Contraloría Interna.
2
Verifica que las Bases de licitación en un tanto, se apeguen a lo
estipulado en la legislación aplicable vigente y archiva de manera
cronológica permanente el Oficio de invitación en original
integrando un Expediente de Licitación.
¿Cumple con las disposiciones legales?
2A
2A1
En caso de que no cumplan con las disposiciones legales:
Elabora Oficio de respuesta en original y copia, conteniendo
observaciones y/o recomendaciones, recaba en éste la firma del
Titular de la Contraloría Interna.
Envía Oficio de respuesta original al Área Administrativa y/o a la
Unidad de Licitaciones de la dependencia o entidad, recaba acuse
de recibo en la copia del Oficio de respuesta y archiva éste de
manera cronológica permanente junto con las Bases de
licitación en un tanto, en el Expediente de Licitación.
Pasa el tiempo.
3
En caso de que cumpla con las disposiciones legales:
Elabora Oficio de validación en original y copia informando que
las Bases de licitación se apegan a la legislación aplicable
vigente, recaba en éste la firma del Titular de la Contraloría
Interna, envía el original al Área Administrativa y/o a la Unidad de
Licitaciones de la dependencia o entidad, archiva la copia de
manera cronológica permanente como acuse de recibo junto con
las Bases de licitación en el Expediente de Licitación.
Pasa el tiempo.
4
Recibe Oficio de invitación original del Área Administrativa y/o
de la Unidad de Licitaciones de la dependencia o entidad,
incluyendo: Bases de Licitación en un tanto y en disquete/CD,
Convocatoria de licitación en un tanto y Oficio de
disponibilidad presupuestal, en un tanto.
5
Identifica si es necesario efectuar Escrito de Validación.
¿Es necesaria la validación?
5A
En caso de ser necesaria la validación:
Elabora Escrito de Validación en original y copia sobre la
licitación y Oficio de solicitud en original y copia detallando
documentación a turnar a la Dirección General de Control y
Evaluación, recaba en éstos firma del Titular de la Contraloría
CG/OIC-A 22
Área
Desarrollo
Administrativo
Actividad
Descripción
Interna.
5A1
Turna Oficio de solicitud original a la Dirección General de
Control y Evaluación, anexando: Bases de Licitación en un tanto
y en Disquete/CD, Convocatoria en un tanto, Oficio de
disponibilidad presupuestal en copia, Escrito de Validación en
original, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de
solicitud y la archiva junto con la copia del Escrito de Validación
en el Expediente de Licitación.
Conecta con la actividad 9
6
En caso de no ser necesaria Validación:
Verifica publicación de la Convocatoria en Compranet o
Compranet-Ver en caso de Licitaciones e imprime un tanto, lo
archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de
Licitación y notifica de manera verbal al Titular de la Contraloría
Interna acerca del evento para su asistencia.
¿A qué tipo de licitación se está convocando?
6A
En caso de ser Licitación Pública Estatal :
Verifica la publicación de la Convocatoria en la Gaceta Oficial
del Estado y notifica de manera verbal al Titular de la Contraloría
Interna acerca del evento para su asistencia.
Conecta con actividad 9
7
En caso de ser Licitación Simplificada :
Verifica la publicación de la Convocatoria en la página Web de la
Dependencia o Entidad y notifica de manera verbal al Titular de la
Contraloría Interna acerca del evento para su asistencia.
Pasa el tiempo.
8
Apoya al Titular de la Contraloría Interna en las reuniones de la
licitación a las que asiste.
Pasa el tiempo
9
Recibe de forma verbal instrucciones del Titular de la Contraloría
Interna y elabora Seguimiento de licitación en dos tantos,
indicando el cumplimiento de las disposiciones de la legislación
vigente y posibles observaciones a los procesos de licitación,
recaba en éste firma del Titular de la Contraloría Interna.
10
Turna Seguimiento de licitación en un tanto, a la Dirección
General de Control y Evaluación, recaba acuse de recibo en la
segunda copia y lo archiva de manera cronológica permanente en
el Expediente de licitación.
Pasa el tiempo
CG/OIC-A 23
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
11
Recibe Actas y Documentos del proceso de licitación en un
tanto del Área Administrativa y/o de la Unidad de Licitaciones, de
las diferentes etapas del proceso efectuado.
Pasa el tiempo
12
Envía Actas y Documentos del proceso de licitación en un
tanto, en un término de tres días hábiles posteriores a la
realización de los eventos, a la
Dirección General de Control y Evaluación para integración del
expediente correspondiente.
13
Verifica la publicación en caso de las Licitaciones de acuerdo a su
tipo
¿Qué documentos deberán publicarse de acuerdo a su tipo?
13 A
En caso de ser Licitación Pública Nacional o Internacional, ya
sea Presencial, Electrónica y/o Mixta:
Verifica publicación en Compranet o Compranet-Ver y página
Web de la Dependencia o Entidad de la Convocatoria y las
Actas y Documentos del proceso de licitación.
Fin
14
En caso de ser Licitación Pública Estatal o Licitación
Simplificada:
Verifica publicación en página Web de la Dependencia o Entidad
la Convocatoria y las Actas y Documentos del proceso de
licitación.
CG/OIC-A 24
Participación en procesos de Licitación de Adquisiciones y Obra Pública
UNIDAD DE
LICITACIONES
Y/O
ÁREA
ADMINISTRATIVA
INICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
RECIBE
1
ELABORA
RECABA FIRMA
ENVIA
OFICIO DE
INVITACIÓN
O
BASES DE
LICITACION
OFICO DE
VALIDACIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA Y/O
UNIDAD DE LICITACIONES
O
OFICIO DE
VALIDACIÓN 1
T
BASES DE
LICITACIÓN
EXPEDIENTE
DE LICITACIÓN
T
C
VERIFICA
BASES DE
LICITACIÓN
T
OFICIO DE
INVITACIÓN
EXPEDIENTE
DE LICITACIÓN
O
ÁREA
ADMINISTRATIVA Y/O
UNIDAD DE
LICITACIONES
C
RECIBE
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
CUMPLE CON LAS
DISPOSICIONES
LEGALES
NO
OFICIO DE
INVITACIÓN
ELABORA
RECABA FIRMA
OFICIO DE
RESPUESTA
O
BASES DE
LICITACIÓN
T
O-1
CONVOCATORIA
SI
T
OFICO DE
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
ENVIA
RECABA
OFICIO DE
RESPUESTA
UNIDAD DE LICITACIONES
Y/O
ÁREA ADMINISTRATIVA
O
IDENTIFICA
OFICIO DE
RESPUESTA
1
BASES DE
LICITACION
EXPEDIENTE
DE LICITACIÓN
T
C
1
1
T
1
TITULAR
DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
SI
ELABORA Y
RECABA FIRMA
¿ES NECESARIA
LA VALIDACIÓN?
ESCRITO DE
VALIDACIÓN
O-1
OFICIO DE
SOLICITUD
O-1
NO
VERIFICA
IMPRIME Y
NOTIFICA
TITULAR
DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
TURNA Y
RECABA ACUSE
COMPRANET O
COMPRANET-VER
CONVOCATORIA
OFICIO DE
SOLICITUD
EXPEDIENTE
DE LICITACIÓN
T
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTROL Y
EVALUACIÓN
O
BASES DE
LICITACIÓN
T
C
CONVOCATORIA T
¿A QUÉ TIPO DE
LICITACIÓN
SE ESTA
CONVOCANDO?
LICITACIÓN
PÚBLICA
ESTATAL
VERIFICA
NOTIFICA
OFICIO DE
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
CONVOCATORIA
EN GACETA
OFICIAL
LICITACIÓN
SIMPLIFICADA
1
ESCRITO DE
VALIDACIÓN O
ESCRITO DE
VALIDACIÓN
1
OFICIO DE
SOLICITUD
EXPEDIENTE
DE LICITACIÓN
1
C
2
3
2
2
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
VERIFICA Y
NOTIFICA
TURNA Y
RECABA ACUSE
DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTROL Y EVALUACIÓN
PAGINA WEB
SEGUIMIENTO
DE LICITACION
T
CONVOCATORIA
SEGUIMIENTO
DE LICITACION
T
C
AL TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
APOYA
EXPEDIENTE DE
LICITACIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA O
UNIDAD DE LICENCIA
INTERNA EN
REUNIIONES DE
RECIBE
LICTACIÓN
ACTAS Y DOCUMENTOS
T
DELPROCESO DE
LICITACIÓN
TITULAR
DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
RECIBE
ELABORA
RECABA FIRMA
2
3
SEGUIMIENTO
DE LICITACION
2T
ENVIA
ACTAS Y DOCUMENTOS
T
DELPROCESO DE
LICITACIÓN
3
3
VERIFICA
¿QUÉ DEBE
PUBLICAR
DE ACUERDO A SU
TIPO?
LICITACIÓN PUBLICA
NACIONAL E
INTERNACIONAL,
PRESENCIAL, VIRTUAL
O MIXTA
VERIFICA
COMPRANET O
COMPPRANET-VER
CONVOCATORIA
LICITACIÓN
PUBLICA ESTATAL O
SIMPLIFICADA
ACTAS Y DOCUMENTOS
DELPROCESO DE
LICITACIÓN
Fin
VERIFICA
PAGINA WEB
CONVOCATORIA
ACTAS Y DOCUMENTOS
DELPROCESO DE
LICITACIÓN
FIN
Procedimiento
Nombre:
Asesoría y revisión de Manuales Administrativos.
Objetivo:
Proporcionar a la Dependencia o Entidad información técnica para la adecuada
elaboración y actualización de sus Manuales Administrativos.
Frecuencia:
Periódica.
Normas
* Las dependencias y entidades deberán elaborar y mantener actualizados al menos los siguientes
manuales administrativos:
 Manual de organización
 Manual de procedimientos
 Manual de servicios al público
* El departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo proporcionará al área que lo solicite,
un ejemplar de la Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos, misma que
solicitará a la Dirección General de Desarrollo Administrativo u obtendrá de la página de Internet de la
Contraloría General.
* Los Proyectos de Manuales Administrativos deberán cumplir con lo señalado en la Metodología
para la elaboración de Manuales Administrativos.
* En los casos en que la Dependencia o Entidad emitan sus propias Guías para la elaboración de los
manuales administrativos, la revisión en lo general se sujetará a la Metodología emitida por la Contraloría
General y en lo particular a los documentos que correspondan a la Dependencia o Entidad.
* El departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo dará seguimiento al proceso de
elaboración, adecuación o modificación de los Proyectos de manuales administrativos hasta su
autorización correspondiente ante la Dirección General de Desarrollo Administrativo.
* Las asesorías en materia de manuales administrativos proporcionadas por el departamento de Control,
Evaluación y Desarrollo Administrativo deberán ser reportadas a la Dirección General de Desarrollo
Administrativo en el Informe trimestral que corresponda.
* El Órgano Interno de Control podrá solicitar, mediante Oficio, el apoyo en la revisión de los Proyectos
de manuales administrativos a la Dirección General de Desarrollo Administrativo.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 29
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Recibe Oficio en original de la Unidad Administrativa en el que
solicita asesoría en la elaboración de manuales administrativos,
obtiene del Expediente de normatividad la Metodología para la
elaboración de manuales administrativos en un tanto,
determina con la Unidad Administrativa lugar, fecha y hora donde
se efectuará reunión de trabajo para llevar a cabo la asesoría en
materia de elaboración de manuales administrativos, archiva de
manera cronológica permanente en el Expediente de
correspondencia el Oficio en original.
2
Asiste al lugar en la fecha y hora acordada con la Unidad
Administrativa para llevar a cabo la reunión de trabajo, efectúa
asesoría en la elaboración de manuales administrativos, archiva
de manera cronológica permanente en el Expediente de
Normatividad la Metodología para la elaboración de manuales
administrativos en un tanto.
Pasa el tiempo
3
Recibe de la Unidad Administrativa Oficio de envío original y
Proyecto de manual administrativo en un tanto, obtiene del
Expediente de normatividad la Metodología para la
elaboración de manuales administrativos en un tanto, analiza
si el Proyecto de manual administrativo en un tanto, es
adecuado, archiva de manera cronológica permanente en el
Expediente de correspondencia el Oficio de envío en original.
¿El Proyecto de manual administrativo es adecuado?
3A
En caso de no ser adecuado:
Señala en el Proyecto de manual administrativo en un tanto,
las
observaciones
detectadas,
elabora
Reporte
de
observaciones en original, archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente de Normatividad la Metodología
para la elaboración de manuales administrativos en un tanto.
3A1
Elabora Oficio en original y copia dirigido a
Administrativa indicando que se remiten Proyecto
administrativo con las observaciones detectadas y
observaciones en original, recaba en éste la firma del
Contraloría Interna.
la Unidad
de manual
Reporte de
Titular de la
3A2
Envía a la Unidad Administrativa Oficio en original, recaba acuse
cronológica permanente en el Expediente de correspondencia.
En caso de ser adecuado:
CG/OIC-A 30
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
4
Administrativa indicando que el Proyecto de manual
administrativo es adecuado, por lo que puede gestionar la
autorización y registro correspondiente ante la Dirección General
de Desarrollo Administrativo, recaba en éste la firma del Titular de
la Contraloría Interna.
5
Envía a la Unidad Administrativa Oficio en original, recaba acuse
cronológica permanente en el Expediente de correspondencia.
CG/OIC-A 31
Asesoría y revisión de Manuales Administrativos.
SI
INICIO
ELABORA
¿ES ADECUADO?
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
OFICIO
NO
O-1
RECIBE, OBTIENE,
DETERMINA
Y ARCHIVA
OFICIO
1O
C
METODOLOGÍA
PARA LA
T
ELABORACIÓN
DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
SEÑALA, ELABORA
Y ARCHIVA
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
PROYECTO
DE MANUAL
ADMINISTRATIVO
REPORTE
DE OBSERO
VACIONES
EXPEDIENTE DE
NORMATIVIDAD
C
T
ENVIA,
RECABA Y
ARCHIVA
METODOLOGÍA
PARA LA
ELABORACIÓN T
DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
ASISTE, EFECTÚA
Y ARCHIVA
O
C
EXPEDIENTE DE
NORMATIVIDAD
CONTRALOR
INTERNO
METODOLOGÍA
PARA LA
T
ELABORACIÓN
DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
EXPEDIENTE DE
NORMATIVIDAD
C
OFICIO
1
C
ELABORA Y
RECABA
O-1
FIN
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
RECIBE, OBTIENE,
ANALIZA
Y ARCHIVA
OFICIO
DE ENVÍO
O
PROYECTO
DE MANUAL
ADMINISTRATIVO
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
C
ENVIA,
RECABA Y
ARCHIVA
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
O
T
OFICIO
1
METODOLOGÍA
PARA LA
ELABORACIÓN
DE MANUALES
T
ADMINISTRATIVOS
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
OFICIO
C
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
OFICIO
OFICIO
1
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
EXPEDIENTE DE
NORMATIVIDAD
C
1
Procedimiento
Nombre:
Verificación al Cumplimiento del Programa de Calidad en la Atención de los Servicios
Públicos.
Objetivo:
Comprobar que las áreas de atención de la dependencia o entidad cumplan con las líneas
de acción establecidas en el Programa de Calidad en la Atención de los Servicios
Públicos.
Frecuencia:
Periódica.
Normas
* El Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo verificará en las diversas áreas de
atención de la dependencia o entidad, las líneas de acción siguientes:
1. Existencia de señalizaciones de áreas visibles al usuario.
2. Exhibición de carteles con información de trámites y servicios que se ofrecen.
3. Difusión del nombre y cargo del responsable del área de atención.
4. Utilización de credenciales de identificación por parte de los servidores públicos que prestan atención
al usuario.
5. Exhibición de carteles que promuevan la dignificación del servidor público.
* Los carteles de información de trámites y servicios y las credenciales de identificación de los servidores
públicos deberán ser elaborados por la Dependencia o Entidad con base en el formato preestablecido por
la Contraloría General, a fin de promover una sola imagen gubernamental.
* El Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo supervisará que los carteles de
trámites y servicios indique claramente la información que a continuación se detalla, en caso contrario,
solicitará la modificación de los mismos:
1. Nombre del trámite o servicio.
2. Requisitos completos, señalando características (originales, fotocopias, copias certificadas, etc.) y la
cantidad de documentos.
3. Costo (importe en pesos o en su caso salarios mínimos, cuando este último esté establecido en el
Código Financiero para el Estado de Veracruz).
4. Tiempo de respuesta.
* El Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo determinará las áreas foráneas o
desconcentradas, a visitar de acuerdo a la programación de otras actividades que deba realizar en ellas.
* En los casos que en las verificaciones a las áreas de atención se detecte que no cumplen con alguna
línea de acción, el Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo dará especial
seguimiento a dichas áreas, a fin de asegurar el cumplimiento cabal del Programa en estas oficinas.
* En caso de que el Departamento de Control, Evaluación y Desarrollo Administrativo realice revisiones
en áreas foráneas, deberá gestionar los viáticos y gastos de viaje y hospedaje de acuerdo con el
procedimiento que para tal fin esté establecido en la Dependencia o Entidad que le corresponda.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 33
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Desarrollo
Administrativo
1
Obtiene del Expediente del programa general de trabajo el
Programa general de trabajo en fotocopia, identifica las fechas
disponibles para efectuar visitas a las áreas de atención al público
en la Dependencia o Entidad.
2
Determina las áreas de atención al público de la Dependencia o
Entidad, elabora Programación de visitas original y Relación de
áreas a verificar original, recaba visto bueno del Titular de la
Contraloría Interna, archiva de manera cronológica permanente
en el Expediente del programa general de trabajo el Programa
general de trabajo en fotocopia.
3
Obtiene archivo electrónico correspondiente al formato Cedula de
verificación, imprime los tantos necesarios de acuerdo al número
de áreas a verificar.
4
Realiza visitas a las áreas de atención al público de la
Dependencia o Entidad, determina si cumplen con las líneas del
Programa de Calidad en la Atención de los Servicios Públicos,
completa el formato Cédula de verificación en original, señala en
éste las líneas de acción observadas y las líneas de acción no
observadas.
5
Firma y recaba la firma del responsable del área de atención al
público, así como el sello de la oficina en la Cédula de
verificación en original, concluye revisión.
6
Informa al Titular de la Contraloría Interna sobre las verificaciones
realizadas y el seguimiento que se le dará a las líneas del
programa que no fueron cumplidas, archivando de manera
cronológica temporal la Cedula de verificación en original
correspondientes a las áreas visitadas en el Expediente de
revisiones.
CG/OIC-A 34
Verificación al Cumplimiento del Programa Calidad en la Atención de los Servicios Públicos
INICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
FIRMA,
RECABA Y
CONCLUYE
OBTIENE E
IDENTIFICA
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
CEDULA DE
VERIFICACIÓN
1 1
O
EXPEDIENTE DEL
PROGRAMA
GENERAL DE
TRABAJO
C
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
DETERMINA,
ELABORA,
RECABA Y
ARCHIVA
INFORMA Y
ARCHIVA
PROGRAMACIÓN
O
DE VISITAS
RELACIÓN
O
DE ÁREAS
A
VERIFICAR
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
OBTIENE E
IMPRIME
CEDULA DE
VERIFICACIÓN
1
C
O
O
EXPEDIENTE DE
REVISIONES
C
FIN
REALIZA,
DETERMINA,
COMPLETA Y
SEÑALA
CEDULA DE
VERIFICACIÓN
CEDULA DE O
VERIFICACIÓN
EXPEDIENTE DEL
PROGRAMA
GENERAL DE
TRABAJO
Procedimiento
Nombre:
Realización de Auditorías.
Objetivo:
Verificar el ejercicio correcto de los recursos públicos por parte de las Dependencias y
Entidades Estatales en la ejecución de los programas, comprobando el cumplimiento de
las normas, objetivos, políticas, lineamientos, informes y programas mínimos que hayan
sido establecidos, así como la protección de los activos y la comprobación de la exactitud
y confiabilidad de la información financiera y presupuestal, promoviendo la eficiencia y
eficacia operativa.
Frecuencia:
Periódica.
Normas
* La ejecución de la auditoría se realizará de acuerdo con la normatividad que establezca la Contraloría
General.
* El Titular del Órgano Interno de Control solicitará al Titular de la Dependencia o Entidad auditada, la
Documentación necesaria en materia contable, presupuestal, jurídica, normativa y administrativa, de
acuerdo a las circunstancias que se presenten en la auditoría.
* De manera anticipada a la fecha de inicio de la próxima auditoría programada, recaba información
necesaria sobre la unidad que será auditada, integrando dicha investigación preliminar en los Papeles de
trabajo, la cual se conoce con el nombre de Carta de Planeación, misma que incluirá el Cronograma
de Actividades, los cuales deben elaborarse previamente a la ejecución de la auditoría, en virtud de que
esto permitirá que la auditoría se realice eficientemente.
* El Titular de la Dependencia o Entidad a auditar podrá designar un encargado para atender la auditoría.
* El inicio de la auditoría, deberá ser notificado a través de Orden de Auditoría y formalizado mediante la
instrumentación del Acta de Inicio de Auditoría.
* El trabajo de la auditoría deberá estar soportado mediante Papeles de trabajo.
* El resultado de la auditoría deberá darse a conocer al área auditada a través del Informe Ejecutivo de
Auditoría, el cual deberá incluir las Cédulas de Observaciones Relevantes y/o Generales
determinadas, incluyendo la fecha compromiso de solventación, así como las firmas autógrafas de los
responsables del área auditada y de los responsables del ente auditor en dos tantos.
* Deberán elaborarse dos tantos del Informe Ejecutivo de Auditoría así como de las Cédulas de
Observaciones Relevantes y/o Generales.
* El término de la auditoría se formalizará mediante la instrumentación del Acta de Cierre de Auditoría.
* Deberán elaborarse tres tantos del Acta de Inicio y de Cierre de Auditoría.
* El supervisor y auditores serán responsables del resguardo y confidencialidad de la documentación e
información entregada para su revisión y generada en la misma auditoría.
* En caso de que el Departamento de Auditoría realice la misma en áreas foráneas, deberá gestionar los
viáticos y gastos de viaje de acuerdo con el procedimiento que para tal fin esté establecido en la
Dependencia o Entidad que le corresponda.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./201
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 36
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Auditoría
1
Obtiene del Expediente del Programa General de Trabajo
fotocopia del Programa General de Trabajo e identifica la fecha
de inicio de la próxima auditoría programada.
2
El ente auditor, solicita al Titular del área auditada, la
documentación necesaria, con la anticipación suficiente,
estimando los tiempos para su análisis y elaboración de la Carta
de Planeación.
3
Elabora Carta de Planeación en dos tantos y Oficio de envío en
original y copia dirigido a la Dirección General de Control y
Evaluación, recaba en éstos la firma del Contralor Interno.
4
Turna a la Dirección General de Control y Evaluación, con diez
días hábiles de anticipación a la fecha programada de inicio de la
auditoría, el Oficio de envío en original con el primer tanto de la
Carta de Planeación, recaba acuse de recibo en la copia del
Oficio de envío y en el segundo tanto de la Carta de
Planeación, obtiene una fotocopia de la copia del Oficio de
envío como acuse de recibo y la archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente de correspondencia; integra un
Expediente de Auditoría con copia del Oficio de envío y con el
segundo tanto de la Carta de Planeación, ambos como acuse de
recibo.
5
Elabora Orden de Auditoría en dos tantos solicitando la
designación de un encargado para atender la auditoría y, Oficio
de Solicitud de información en original y copia, ambos
documentos dirigidos al Titular de la Dependencia o Entidad
auditada; recaba en éstos la firma del Contralor Interno.
6
Presenta ante el Titular de la Dependencia o Entidad auditada, el
primer tanto de la Orden de Auditoría, solicitando la designación
de un encargado para atender la misma; junto con el Oficio de
solicitud de información en original; recaba acuse de recibo en
la copia del Oficio de solicitud de información y en el segundo
tanto de la Orden de Auditoría.
Pasa el tiempo.
7
El Titular del Órgano Interno de Control, recibe el Oficio de
Designación de encargado para atender la auditoría por parte
del Titular de la Dependencia o Entidad.
Pasa el tiempo.
8
Elabora tres tantos del Acta de Inicio de Auditoría, recaba en
éstas las firmas correspondientes y entrega el primer tanto del
Acta de Inicio de Auditoría al área auditada. Cabe mencionar,
que de no proporcionarse la información que se detalle en la
relación anexa a la Orden de Auditoría, los auditores
comisionados levantarán actas circunstanciadas mencionando
CG/OIC-A 37
Área
Actividad
Departamento de
Auditoría
Descripción
este hecho, mismas que se integrarán al Expediente de
Auditoría.
9
Obtiene una fotocopia de la copia del Oficio de solicitud de
información y del segundo tanto de la Orden de Auditoría,
ambos como acuse de recibo y las archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente de correspondencia; archiva de
manera cronológica permanente en el Expediente de Auditoría
copia del Oficio de solicitud de información, del segundo tanto
de la Orden de Auditoría, ambos como acuse de recibo y el
segundo tanto del Acta de Inicio de Auditoría; archiva de
manera cronológica permanente en el Expediente de Actas el
tercer tanto del Acta de Inicio de Auditoría.
10
Obtiene del Expediente de Auditoría una fotocopia del segundo
tanto de la Orden de Auditoría como acuse de recibo y del
Expediente de Actas una fotocopia del tercer tanto del Acta de
Inicio de Auditoría.
11
General de Control y Evaluación indicando que se remiten copia
del acuse de recibo de la Orden de Auditoría y copia del Acta
de Inicio de Auditoría, recaba en éste la firma del Contralor
Interno.
12
envío en original con la copia del acuse de recibo de la Orden de
Auditoría y del Acta de Inicio de Auditoría, recaba acuse de
recibo en la copia del Oficio de envío, obtiene una fotocopia de
la copia del Oficio de envío como acuse de recibo y la archiva de
correspondencia, archiva de manera cronológica permanente en
el Expediente de Auditoría copia del Oficio de envío como
acuse de recibo.
13
Recibe Oficio de respuesta original del área auditada en el que
envía y/o pone a disposición la Información y Documentación
original señalada en el anexo a la Orden de Auditoría, archiva de
el Oficio de respuesta original.
14
Ejecuta los procedimientos y técnicas de auditoría establecidos
en la Carta de Planeación, elabora Papeles de trabajo en
original con la información obtenida y los archiva de manera
cronológica permanente en el Expediente de Auditoría.
15
Obtiene fotocopia certificada de la Documentación original que
permita obtener la evidencia necesaria para cumplir con los
objetivos específicos y el alcance de la auditoría señalados en la
Carta de Planeación y la archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente de Auditoría.
CG/OIC-A 38
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Auditoría
16
Elabora con base en los procedimientos de auditoría y en los
papeles de trabajo, el Informe Ejecutivo de Auditoría en dos
tantos y Cédulas de Observaciones Relevantes y/o Generales
en dos tantos, los firma y recaba en éstos la firma del Contralor
Interno.
17
En la fecha estipulada para el término de la Auditoría, elabora tres
tantos del Acta de Cierre de Auditoría, recaba en éstas las
firmas correspondientes y entrega el primer tanto del Acta de
Cierre de Auditoría al área auditada.
18
Recaba en las Cédulas de Observaciones Relevantes y/o
Generales las firmas autógrafas de los responsables del área
auditada y de los responsables del ente auditor en los dos
tantos, estableciendo la fecha compromiso de solventación;
entregando un tanto del Informe Ejecutivo de Auditoría y de las
Cédulas de Observaciones Relevantes y/o Generales al área
auditada.
19
Elabora el mismo día de firma del Acta de Cierre de Auditoría, el
Oficio de entrega de resultados de auditoría en original y copia
dirigido al Titular de la Dependencia o Entidad auditada,
entregando fotocopia del Informe Ejecutivo de Auditoría, de las
Cédulas de Observaciones Relevantes y/o Generales y del
Acta de Cierre de Auditoría, señalando que los mismos se
entregaron en original al encargado para atender la auditoría;
recaba en éste la firma del Contralor Interno.
20
Remite al Titular de la Dependencia o Entidad auditada Oficio de
entrega de resultados de auditoría en original, recaba acuse de
recibo en la copia del Oficio de entrega de resultados de
auditoría, anexando la documentación señalada en el punto
anterior, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de
entrega de resultados de auditoría.
21
Obtiene una fotocopia de la copia del Oficio de entrega de
resultados de auditoría como acuse de recibo y la archiva de
correspondencia; archiva de manera cronológica permanente en
el Expediente de Auditoría copia del Oficio de notificación, el
segundo tanto del Informe Ejecutivo de Auditoría, el segundo
tanto de las Cédulas de Observaciones Relevantes y/o
Generales y el segundo tanto del Acta de Cierre de Auditoría;
Actas el tercer tanto del Acta de Cierre de Auditoría.
22
Obtiene del Expediente de Auditoría fotocopia del segundo
tanto del Informe Ejecutivo de Auditoría, del segundo tanto de
las Cédulas de Observaciones Relevantes y/o Generales, del
segundo tanto del Acta de Cierre de Auditoría y del Oficio de
entrega de resultados de auditoría al Titular de la Dependencia
o Entidad auditada como acuse de recibo.
CG/OIC-A 39
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Auditoría
23
General de Control y Evaluación indicando que se remite copia
del Informe Ejecutivo de Auditoría, de las Cédulas de
Observaciones Relevantes y Generales, del Acta de Cierre de
Auditoría, del Oficio de entrega de resultados de auditoría al
Titular de la Dependencia o Entidad como acuse de recibo,
recaba en éste la firma del Contralor Interno.
24
envío en original junto con copia del Informe Ejecutivo de
Auditoría, de las Cédulas de Observaciones Relevantes y/o
Generales, del Acta de Cierre de Auditoría, del Oficio de
entrega de resultados de auditoría al Titular de la Dependencia
o Entidad como acuse de recibo, recaba acuse de recibo en la
copia del Oficio de envío, obtiene una fotocopia de la copia del
Oficio de envío como acuse de recibo y la archiva de manera
cronológica permanente en el Expediente de correspondencia;
Auditoría copia del Oficio de envío como acuse de recibo.
«Seguimiento a la solventación
determinadas.»
de
observaciones
CG/OIC-A 40
Realización de Auditorías
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
INICIO
OBTIENE Y
ARCHIVA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OBTIENE E
IDENTIFICA
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
EXPEDIENTE
DEL
PROGRAMA
GENERAL
DE TRABAJO
1
OFICIO DE
SOLICITUD
C
DE INFORMACION
ORDEN DE
AUDITORIA
OFICIO DE
SOLICITUD DE
INFORMACION
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
C
OFICIO DE
SOLICITUD
DE INFORMACION
1
ORDEN
DE AUDITORIA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
CARTA DE
PLANAEACION
C
ORDEN
DE AUDITORIA
O-1
C
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
2T
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
2T
PRESENTA,
RECABA ACUSE,
ELABORA,
RECABA FIRMA
Y ENTREGA
O-1
OFICIO DE
ENVIO
T
EXPEDIENTE
DE ACTAS
T
ACTA DE
INICIO DE
AUDITORIA
AREA AUDITADA
C
C
OFICIO DE
SOLICITUD
O
DE INFORMACION
ORDEN
DE AUDITORIA
TURNA, RECABA,
OBTIENE,
ARCHIVA E INTEGRA
T
OFICIO DE
SOLICITUD
DE INFORMACION
1
ORDEN
DE AUDITORIA
OFICIO DE ENVÍO
O
CARTA DE
PLANAEACIÓN
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
T
C
OFICIO DE
ENVÍO
CARTA DE
PLANAEACIÓN
C
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
T
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
T
OFICIO DE
ENVÍO
OBTIENE
ACTA DE
INICIO DE
AUDITORIA
ORDEN
DE AUDITORIA
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
C
2T
AREA AUDITADA
T
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
EXPEDIENTE
DE ACTAS
F
C
1
T
F
1
1
PRESENTA,
RECABA ACUSE,
OBTIENE Y
ARCHIVA
EJECUTA,
ELABORA Y
ARCHIVA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
PAPELES
DE TRABAJO
ELABORA,
RECABA FIRMA
OFICIO DE
ENVÍO
O
C
OFICIO
CITATORIO
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
ÁREA
AUDITADA
O-
1
O-1
OFICIO
CITATORIO
OBTIENE Y
ARCHIVA
DOCUMENTACIÓN
C
CERTIFICADA
TURNA,
RECABA Y
OBTIENE
C
OFICIO DE
ENVÍO
O
CONTRALOR
INTERNO
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
ELABORA,
FIRMA Y
RECABA FIRMA
C
ORDEN
DE AUDITORIA
C
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
C
C
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
OFICIO DE
ENVÍO
1
OFICIO DE
ENVÍO
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
ÁREA
AUDITADA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
2T
2T
CEDULAS DE
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
ELABORA Y
RECABA FIRMA
RECIBE
OFICIO DE
RESPUESTA
OFICIO
CITATORIO
O
C
O
INFORMACIÓN
O
DOCUMENTACIÓN
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
O-1
2
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
F
OFICIO
CITATORIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
C
O-1
2
RESPONSABLES
DIRECTOS Y
SOLIDARIOS
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
REMITE Y
RECABA ACUSE
OBTIENE Y
ARCHIVA
ASISTE,
DA A CONOCER,
RECABA FIRMA
ELABORA Y
ENTREGA
ÁREA
AUDITADA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
C
C
OFICIO DE
ENVÍO
TITULAR DE LA
DEPENDENCIA O
ENTIDAD
O
O
C
1
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
T
CEDULAS DE T
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
2T
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
T
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
CEDULAS DE T
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
ÁREA
AUDITADA
T
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
T
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
C
CEDULAS DE
OBSERVACIONES
O
RELEVANTES Y
GENERALES
OFICIO DE
ENVÍO
C
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
T
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
1
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
C
EXPEDIENTE
DE ACTAS
OBTIENE Y
ARCHIVA
OFICIO DE
ENVÍO
OBTIENE,
ELABORA Y
RECABA FIRMA
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
CEDULAS DE
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
C
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
1
OFICIO DE
ENVÍO
C
C
O-1
OFICIO DE
ENVÍO
3
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
C
3
TURNA,
RECABA ACUSE,
OBTIENE Y
ARCHIVA
OBTIENE Y
GRABA
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
OFICIO DE
ENVÍO
C
CEDULAS DE
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
C
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
C
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
C
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
O
C
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
C
CEDULAS DE
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL Y
EVALUACIÓN
C
C
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
OFICIO DE
ENVÍO
C
OFICIO DE
ENVÍO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
C
C
C
OFICIO DE
ENVÍO
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO DE
ENVÍO
1
OFICIO DE
ENVÍO
O-1
FIN
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO A
OBSERVACIONES
DETECTADAS EN
AUDITORÍAS
C
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
Procedimiento
Nombre:
Seguimiento a observaciones detectadas en auditorias.
Objetivo:
Vigilar que las Dependencias y Entidades hayan realizado acciones para corregir las
observaciones detectadas en las auditorías practicadas por el Órgano Interno de Control
durante los términos y plazos acordados, así como prevenir futuras irregularidades
evitando su recurrencia.
Frecuencia:
Periódica.
Normas
* El seguimiento de observaciones se realizará de acuerdo con la normatividad que establezca la
Contraloría General.
* La etapa de seguimiento de la auditoría iniciará al siguiente día hábil de la emisión del “Acta de Cierre
de la Auditoría”. El seguimiento deberá orientarse a verificar la solventación al 100% de todas y cada
una de las observaciones.
* El Órgano Interno de Control deberá documentar su opinión en relación con la solventación o no
solventación de las observaciones determinadas, dejando evidencia del análisis efectuado a la
información presentada por el área auditada a través del Informe de Seguimiento a la Solventación de
Observaciones,
el
cual
deberá
incluir
las
Cédulas
de
Seguimiento
a
la
Solventación de Observaciones.
* Deberán elaborarse dos tantos del Informe de Seguimiento a la Solventación de Observaciones, y
de las Cédulas de Seguimiento a la Solventación de Observaciones, debiendo contener nombre y
firmas autógrafas de los servidores públicos responsables del área u operación donde surgieron las
observaciones, así como por el responsable de la auditoría, el Titular del área de auditoría y el Titular del
Órgano Interno de Control.
* El plazo total otorgado para solventar, no deberá exceder de veinte días hábiles (salvo en los casos
excepcionales en que se autorice prórroga).
* En casos excepcionales, la Solicitud de Prórroga por parte del área auditada, deberá efectuarse a
más tardar cinco días hábiles antes del término del plazo para la solventación de observaciones al
Órgano Interno de Control, debiendo éste remitir para su autorización a la Dirección General de Control y
Evaluación la Solicitud del área auditada, así como la opinión de esa Contraloría Interna respecto a
los días solicitados por el área, al menos con tres días hábiles de anticipación al término del plazo de
solventación establecido, debiendo esperar la autorización o no autorización por parte de la Dirección
General de Control y Evaluación.
* El supervisor y auditores serán responsables del resguardo y confidencialidad de la documentación e
información entregada para su revisión y generada en la misma auditoría.
* En caso de que el Órgano Interno de Control realice auditorías en áreas foráneas, deberá gestionar los
viáticos y gastos de viaje de acuerdo con el procedimiento que para tal fin esté establecido en la
Dependencia o Entidad que le corresponda.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 45
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Auditoría
1
Consulta en el Expediente de Auditoría el segundo tanto de las
Cédulas de Observaciones Relevantes y/o Generales y el
segundo tanto del Acta de Cierre de Auditoría e identifica el
término del plazo para la solventación de las observaciones.
A partir del día hábil siguiente al cierre de la auditoría.
2
El Órgano Interno de Control recibirá oficios de atención a las
observaciones determinadas al área auditada con la información
y documentación original y/o copia certificada necesaria para la
posible solventación de las observaciones.
3
Analiza la información y documentación original y/o copia
certificada que presentó el área auditada.
¿El área auditada solicita prórroga antes del término del plazo
para la solventación de observaciones? Debiendo remitirla, en su
caso, a más tardar cinco días hábiles antes del término del plazo.
3A
En caso de que el área auditada solicite prórroga antes del
término del plazo para la solventación de observaciones:
Recibe Oficio de solicitud de prórroga del área auditada para la
atención de observaciones, con la justificación y fundamentación
correspondiente; obtiene una fotocopia de éste documento,
Auditoría el Oficio de solicitud de prórroga del área auditada
para la atención de observaciones.
3A1
Elabora Opinión del Órgano Interno de Control sobre la
solicitud de prórroga, en dos tantos, y Oficio de solicitud de
autorización de prórroga en original y copia dirigido a la
Dirección General de Control y Evaluación, recaba en éstos la
firma del Contralor Interno.
3A2
Turna a la Dirección General de Control y Evaluación, al menos
con tres días hábiles de anticipación del término del plazo para
solventar, el Oficio de solicitud de autorización de prórroga en
original con el primer tanto de la Opinión del Órgano Interno de
Control sobre la solicitud de prórroga, copia del Oficio de
solicitud de prórroga del área auditada, recaba acuse de
recibo en la copia del Oficio de solicitud de autorización de
prórroga.
3A3
Obtiene una fotocopia de la copia del Oficio de solicitud de
autorización de prórroga archivándola de manera cronológica
copia del Oficio de solicitud de autorización de prórroga, el
segundo tanto de la Opinión del Órgano Interno de Control
sobre la solicitud de prórroga, todos como acuse de recibo.
Pasa el tiempo
CG/OIC-A 46
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Auditoría
3A4
Recibe de la Dirección General de Control y Evaluación a más
tardar el día del término del plazo para solventar el Oficio de
respuesta a la solicitud de autorización de prórroga en
original y verifica si la autorizó.
¿Autorizó la Dirección General de Control y Evaluación la
solicitud de prórroga del área auditada?
3B
En caso de haber autorizado, la Dirección General de Control y
Evaluación, la solicitud de prórroga del área auditada:
3B1
El Órgano Interno de Control elabora Oficio de autorización de
prórroga en original y copia dirigido al área auditada informando
el periodo de prórroga autorizada, recaba en éste la firma del
Contralor Interno.
Envía al área auditada Oficio de autorización de prórroga en
original, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de
autorización de prórroga, obtiene una fotocopia de la copia del
Oficio de autorización de prórroga como acuse de recibo y del
Oficio de respuesta a la solicitud de autorización de prórroga
y las archiva de manera cronológica permanente en el
Expediente de correspondencia; archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente de Auditoría copia del Oficio de
autorización de prórroga como acuse de recibo y Oficio de
respuesta a la solicitud de autorización de prórroga en
original.
Pasa el tiempo
Continúa con la actividad número 2
En caso de no haber autorizado, la Dirección General de Control
y Evaluación, la solicitud de prórroga del área auditada:
3C
El Órgano Interno de Control elabora Oficio de no autorización
de prórroga en original y copia dirigido al área auditada
informando la no autorización de la prórroga solicitada, recaba en
éste la firma del Contralor Interno.
3C1
Envía al área auditada Oficio de no autorización de prórroga
en original, recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de no
autorización de prórroga, obtiene una fotocopia de la copia del
Oficio de no autorización de prórroga como acuse de recibo y
del Oficio de respuesta a la solicitud de autorización de
prórroga y las archiva de manera cronológica permanente en el
Expediente de correspondencia; archiva de manera
cronológica permanente en el Expediente de Auditoría copia del
Oficio de no autorización de prórroga como acuse de recibo y
del Oficio de respuesta a la solicitud de autorización de
prórroga en original.
Continúa con la actividad número 4
CG/OIC-A 47
Área
Actividad
Departamento de
Auditoría
Descripción
En caso de que el área auditada no solicite prórroga antes del
término del plazo para la solventación de observaciones:
4
Elabora Informe de Seguimiento a la Solventación de
Observaciones en dos tantos y Cédulas de Seguimiento a la
Solventación de Observaciones en dos tantos, los firma y
recaba en éstos la firma del Contralor Interno.
5
Da a conocer los resultados del seguimiento a través del Informe
de Seguimiento a la Solventación de Observaciones en dos
tantos y las Cédulas de Seguimiento a la Solventación de
Observaciones en dos tantos, recaba en éstas últimas, la firma
de los responsables directos y solidarios del área auditada,
entrega al área auditada un tanto del Informe de Seguimiento a
la Solventación de Observaciones y un tanto de las Cédulas
de Seguimiento a la Solventación de Observaciones
debidamente firmadas.
6
Elabora en tres tantos el Acta de Notificación de Resultados
del Seguimiento a la Solventación de Observaciones, recaba
en éstas las firmas correspondientes, entrega el primer tanto del
Acta de Notificación de Resultados del Seguimiento a la
Solventación de Observaciones al área auditada.
7
Obtiene una fotocopia del segundo tanto del Informe de
Seguimiento a la Solventación de Observaciones, del segundo
tanto de las Cédulas de Seguimiento a la Solventación de
Observaciones, del segundo tanto del Acta de Notificación de
Resultados del Seguimiento a la Solventación de
Observaciones.
8
Archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de
Auditoría el segundo tanto del Informe de Seguimiento a la
Solventación de Observaciones, el segundo tanto de las
Cédulas de Seguimiento a la Solventación de Observaciones
y el segundo tanto del Acta de Notificación de Resultados del
Seguimiento a la Solventación de Observaciones. Archiva de
manera cronológica permanente en el Expediente de Actas el
tercer tanto del Acta de Notificación de Resultados del
Seguimiento a la Solventación de Observaciones.
9
Elabora Oficio de entrega del Informe de Seguimiento a la
Solventación de Observaciones en original y copia dirigido al
Titular de la Dependencia o Entidad auditada señalando que se le
entrega fotocopia del Informe de Seguimiento a la
Solventación de Observaciones, fotocopia de las Cédulas de
Seguimiento a la Solventación de Observaciones, y fotocopia
del Acta de Notificación de Resultados del Seguimiento a la
Solventación de Observaciones; recaba en éste la firma del
Contralor Interno.
10
Remite al Titular de la Dependencia o Entidad auditada Oficio de
entrega del Informe de Seguimiento a la Solventación de
CG/OIC-A 48
Área
Actividad
Departamento de
Auditoría
Descripción
Observaciones en original, recaba acuse de recibo en la copia
del Oficio de entrega del Informe de Seguimiento a la
Solventación de Observaciones, anexando la documentación
señalada en el punto anterior, recaba acuse de recibo en la copia
del Oficio de entrega del Informe de Seguimiento a la
11
Obtiene una fotocopia de la copia del Oficio de entrega del
Informe de Seguimiento a la Solventación de Observaciones
como acuse de recibo y la archiva de manera cronológica
copia del Oficio de entrega del Informe de Seguimiento a la
12
Obtiene del Expediente de Auditoría fotocopia del segundo
tanto del Informe de Seguimiento a la Solventación de
Observaciones, del segundo tanto de las Cédulas de
Seguimiento a la Solventación de Observaciones, del segundo
tanto del Acta de Notificación de Resultados del Seguimiento
a la Solventación de Observaciones.
13
General de Control y Evaluación indicando que se remite copia
del Informe de Seguimiento a la Solventación de
Observaciones, de las Cédulas de Seguimiento a la
Solventación de Observaciones, del Acta de Notificación de
Resultados del Seguimiento a la Solventación de
Observaciones, del Oficio de entrega del Informe de
Seguimiento a la Solventación de Observaciones al Titular de
la Dependencia o Entidad como acuse de recibo, recaba en éste
la firma del Contralor Interno.
14
envío en original indicando que se remite copia del Informe de
Seguimiento a la Solventación de Observaciones, de las
Cédulas de Seguimiento a la Solventación de Observaciones,
del Acta de Notificación de Resultados del Seguimiento a la
Solventación de Observaciones, del Oficio de entrega del
Informe de Seguimiento a la Solventación de Observaciones
al Titular de la Dependencia o Entidad como acuse de recibo,
recaba acuse de recibo en la copia del Oficio de envío, obtiene
una fotocopia de la copia del Oficio de envío como acuse de
recibo y la archiva de manera cronológica permanente en el
Expediente de correspondencia; archiva de manera cronológica
permanente en el Expediente de Auditoría copia del Oficio de
envío como acuse de recibo.
CG/OIC-A 49
Área
Actividad
Descripción
Si persisten observaciones sin solventar, conecta con el
procedimiento:
«Elaboración
de
promoción
responsabilidad administrativa»
de
fincamiento
de
CG/OIC-A 50
Seguimiento a observaciones detectadas en auditorias
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
INICIO
PRESENTA,
RECABA
ELABORA Y
ENTREGA
ORDEN DE
AUDITORIA DE
SEGUIMIENTO
EXPEDIENTE
DE
AUDITORÍA
CONSULTA E
IDENTIFICA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO DE
ENVÍO
ÁREA AUDITADA
T
T
T
CÉDULAS DE
OBSERVACIONES
RELEVANTES Y
GENERALES
ACTA DE T
CIERRE DE
AUDITORÍA
ORDEN DE
AUDITORIA DE
SEGUIMIENTO
C
TURNA,
RECABA Y
OBTIENE
2T
ACTA DE INICIO
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
ÁREA AUDITADA
T
ÁREA
AUDITADA
¿SOLICITA
PRÓRROGA
ANTES DEL
PLAZO
DETERMINADO?
RECIBE Y
OBTIENE
SI
OFICIO DE
SOLICITUD DE
PRORROGA
2
O
C
OFICIO DE
SOLICITUD DE
PRORROGA
ELABORA Y
RECABA ACUSE
ORDEN DE
AUDITORIA DE
SEGUIMIENTO
2T
C
O
C
ORDEN
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
C
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
C
DE SEGUIMIENTO
OBTIENE Y
ARCHIVA
ORDEN
C
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
C
NO
1
EXPEDIENTE
DE
AUDITORÍA
OFICIO DE
ENVÍO
ACTA DE INICIO
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
O-1
EXPEDIENTE
DE
CORRESPO
NDENCIA
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
OFICIO DE
ENVÍO
1
T
ORDEN
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
ACTA
T
DE INICIO
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
T
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
C
OFICIO DE
ENVÍO
C
ÁREA
AUDITADA
EXPEDIENTE
DE ACTAS
RECIBE
C
OFICIO DE
ATENCIÓN A
O
OBSERVACIONES
1
OBTIENE
O
ORDEN
DE AUDITORIA
C
DE SEGUIMIENTO
C
ACTA
DE INICIO
DE AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
C
INFORMACIÓN
O
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
DOCUMENTACIÓN
2
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNO
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
1
OBTIENE Y ARCHIVA
OFICIO DE
SOLICITUD
C
DE AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
C
¿SE AUTORIZÓ
LA SOLICITUD
DE PRORROGA
DEL ÁREA
AUDITADA?
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
SI
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
1
OPINIÓN DEL
OIC SOBRE
SOLICITUD DE
PRORROGA
OFICIO DE
SOLICITUD
DE AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
2T
T
OPINIÓN DEL
OIC SOBRE
SOLICITUD DE
PRORROGA
CRONOGRAMA
DEL PERIODO 2T
DE SEGUIMIENTO SI
SE AUTORIZA
LA PRORROGA
CRONOGRAMA
DEL PERIODO
DE SEGUIMIENTO SI
SE AUTORIZA
LA PRORROGA
O-1
OFICIO DE
SOLICITUD
DE AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
NO
O-1
ELABORA Y
RECABA FIRMA
T
OFICIO DE NO
O-1
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
C
3
EXPEDIENTE
DE
AUDITORÍA
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL
Y EVALUACIÓN
TURNA Y
RECABA ACUSE
OFICIO DE
SOLICITUD
DE AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
O
OPINIÓN DEL
OIC SOBRE
SOLICITUD DE
PRORROGA
ENVÍA,
RECABA ACUSE,
OBTIENE Y
ARCHIVA
DIRECCIÓN
GENERAL
DE CONTROL
Y EVALUACIÓN
OFICIO DE NO
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
RECIBE Y
VERIFICA
T
CRONOGRAMA
DEL PERIODO T
DE SEGUIMIENTO SI
SE AUTORIZA
LA PRORROGA
OFICIO DE
SOLICITUD DE
PRORROGA
OFICIO DE
RESPUESTA DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
ÁREA AUDITADA
O
OFICIO DE NO
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
O
C
OFICIO DE
RESPUESTA DE
A LA SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
C
C
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
1
OFICIO DE NO
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
C
OFICIO DE
SOLICITUD
DE AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
OFICIO DE
RESPUESTA
A LA SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
1
2
O
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORÍA
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
2
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OBTIENE Y
ARCHIVA
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
O-1
1
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
ASISTE,
DA A CONOCER,
RECABA FIRMA Y
ENTREGA
INFORME
2T
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
DE SEGUIMIENTO
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA DE
SEGUIMIENTO
2T
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
2T
ÁREA
AUDITADA
O
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA DE
SEGUIMIENTO
O-1
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
PRESENTA,
RECABA ACUSE,
OBTIENE Y
ARCHIVA
OFICIO
CITATORIO
ÁREA
AUDITADA
O
C
1
OFICIO
CITATORIO
OFICIO
CITATORIO
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
T
T
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA DE
SEGUIMIENTO
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA DE
SEGUIMIENTO
T
2T
1
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
4
C
C
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
T
T
T
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
T
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
2T
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO
CITATORIO
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA DE
SEGUIMIENTO
RESPONSABLES
DIRECTOS Y
SOLIDARIOS
ELABORA,
FIRMA Y
RECABA FIRMA
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
C
C
C
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
EXPEDIENTE
DE ACTAS
3
4
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
OBTIENE,
ELABORA Y
RECABA FIRMA
ENVÍA,
RECABA ACUSE,
OBTIENE Y
ARCHIVA
C
O
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
C
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
C
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
C
O-1
EXPEDIENTE
DE
AUDITORÍA
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
C
OFICIO DE
RESPUESTA
A LA SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
C
1
OFICIO DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
OFICIO DE
RESPUESTA
A LA SOLICITUD DE
AUTORIZACIÓN
DE PRORROGA
1
INFORME
EJECUTIVO DE
SEGUIMIENTO
ÁREA AUDITADA
REMITE Y
RECABA ACUSE
O
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORÍA
TITULAR DE LA
DEPENDENCIA O
ENTIDAD
OFICIO DE
ENVÍO
O
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
DE SEGUIMIENTO
T
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO
SOLVENTADAS
C
1
OFICIO DE
ENVÍO
OBTIENE Y
ARCHIVA
OFICIO DE
ENVÍO
C
C
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
1
OFICIO DE
ENVÍO
5
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
C
5
TURNA,
RECABA ACUSE,
OBTIENE Y
ARCHIVA
OBTIENE Y
GRABA
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
DE SEGUIMIENTO
OFICIO DE
ENVÍO
C
CEDULA DE
SEGUIMIENTO DE
C
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL Y
EVALUACIÓN
O
C
INFORME
EJECUTIVO DE
AUDITORÍA
DE SEGUIMIENTO
C
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
OFICIO DE
ENVÍO
C
CEDULA DE
OBSERVACIONES
SOLVENTADAS Y
NO SOLVENTADAS
C
C
ACTA DE
CIERRE DE
AUDITORIA
DE SEGUIMIENTO
C
C
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
C
OFICIO DE
ENVÍO
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
C
C
OFICIO DE
ENVÍO
1
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO DE
ENVÍO
OFICIO DE
ENVÍO
O-1
FIN
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
C
EXPEDIENTE
DE CORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE
DE
AUDITORIA
Procedimiento
Nombre:
Recepción de la Declaración de Situación Patrimonial y asesoría en su llenado.
Objetivo:
Recibir correcta y oportunamente las Declaraciones de Situación Patrimonial de los
Servidores Públicos obligados a presentarlas.
Frecuencia:
Anual (Declaración anual de situación patrimonial).
Periódica (Declaración de situación patrimonial de inicio y/o conclusión de encargo)
Normas
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias deberá asesorar en el llenado de la
Declaración de situación patrimonial a todos los servidores públicos de la dependencia o entidad que
le corresponda independientemente del medio de presentación de la misma.
* La Declaración de situación patrimonial que presente el servidor público interesado deberá estar
requisitada de acuerdo al instructivo de llenado y firmada.
* A fin de identificar a los servidores públicos que deban presentar la Declaración de situación
patrimonial, en cualquiera de sus casos, el Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias
dará seguimiento a los reportes de altas, bajas y cambios de puesto que informe el área de Recursos
Humanos a la Contraloría Interna, informando dichos movimientos a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial.
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias realizará las indagatorias que solicite
oficialmente la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial, en los casos en que esta
Dirección se encuentre realizando compulsas aleatorias de Declaraciones o se encuentre en
investigaciones de presuntas responsabilidades de los servidores públicos.
* El Órgano Interno de Control únicamente recibirá las declaraciones patrimoniales durante el mes de
mayo de cada año.
* Con base en el Acuerdo que establece el procedimiento y las normas para la presentación de las
declaraciones de situación patrimonial, o el medio de presentación de la Declaración de situación
patrimonial podrá ser a través de formato impreso o Internet.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 56
Área
Actividad
Descripción modificada
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
1
Recibe del servidor público interesado Solicitud de asesoría
en original relativa a la declaración de situación patrimonial.
2
Proporciona Asesoría al servidor público interesado, entrega
formato de la Declaración de situación patrimonial
correspondiente un tanto, señala los plazos de presentación
de la misma.
Pasa el tiempo.
3
Recibe del servidor público formato de la Declaración de
situación patrimonial en original y verifica que se encuentre
debidamente requisitado.
¿Se encuentra debidamente requisitado?
3A
3A1
En caso de no encontrarse debidamente requisitado:
Señala e informa al servidor público interesado los errores u
omisiones de información en el original de la Declaración de
situación patrimonial.
Entrega al servidor público interesado un tanto del formato de
la Declaración de situación patrimonial correspondiente
para su nueva requisición y devuelve el original del formato de
Declaración de situación patrimonail incorrecta.
Pasa el tiempo.
En caso de encontrarse debidamente requisitado:
4
Informa y devuelve al servidor público interesado el original de
la Declaración de situación patrimonial que fue
debidamente requisitado.
Pasa el tiempo
¿La Declaración Patrimonial se presenta vía Internet o de
manera impresa?
En caso de presentarse vía Internet:
5
Recibe del servidor público la Carta de Declaración en copia,
así como identificación personal en copia, devuelve la Carta
de Declaración acusando de recibo en la misma.
CG/OIC-A 57
Área
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
Actividad
Descripción modificada
En caso de presentarse de manera impresa:
6
Recibe del servidor público la Declaración de Situación
Patrimonial debidamente requisitada en original y entrega
Acuse de Recibo Provisional en original.
7
Elabora Oficio de envío en original y dos copias dirigido a la
Dirección General de Responsabilidades y Situación
Patrimonial, recaba en éste la firma del Titular de la
Contraloría Interna.
8
Turna a la Dirección General de Responsabilidades y
Situación Patrimonial Oficio de envío en original con las
Declaraciones de situación patrimonial en original y Cartas
de Declaración recibidas, turna la primera copia a la Dirección
General de Control y Evaluación y recaba acuse de recibo en
la segunda copia archivándola de manera cronológica
permanente en el Expediente de Correspondencia.
CG/OIC-A 58
Órgano Interno de Control Tipo “A” / Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias
Recepción de la Declaración de Situación Patrimonial y asesoría en su llenado.
SERVIDOR
PÚBLICO
INICIO
¿SE ENCUENTRA
DEBIDAMENTE
REQUISITADO?
SERVIDOR
PÚBLICO
RECIBE
SOLICITUD
DE ASESORÍA
SI
SERVIDOR
PÚBLICO
INFORMA Y
DEVUELVE
DECLARACIÓN
DE SITUACIÓN
PATRIMONIAL
NO
RECIBE Y
DEVUELVE
O
DECLARACIÓN
DE SITUACIÓN
PATRIMONIAL
O
SERVIDOR
PÚBLICO
1O
O
SEÑALA E
INFORMA
DECLARACIÓN
DE SITUACIÓN
PATRIMONIAL
PROPORCIONA,
ENTREGA Y
SEÑALA
ACUSE DE
RECIBO
PROVISIONAL
SERVIDOR
PÚBLICO
SERVIDOR
PÚBLICO
O
ELABORA Y
RECABA FIRMA
DECLARACIÓN DE
T
SITUACIÓN
PATRIMONIAL
¿LA
DECLARACIÓN
PATRIMONIAL
SE ´PRESENTA
VÍA INTERNET
O DE MANERA
IMPRESA?
SERVIDOR
PÚBLICO
ENTREGA Y
DEVUELVE
DE MANERA
IMPRESA
OFICIO
DE ENVÍO
O-2
VÍA INTERNET
SERVIDOR
PÚBLICO
1
DECLARACIÓN
DE SITUACIÓN
PATRIMONIAL
RECIBE Y
VERIFICA
O
SERVIDOR
PÚBLICO
RECIBE Y
DEVUELVE
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
DIRECCIÓN GENERAL
DE RESPONSABILIDADES
Y SITUACIÓN PATRIMONIAL
T
DECLARACIÓN
DE SITUACIÓN
PATRIMONIAL
1O
DECLARACIÓN
DE SITUACIÓN
PATRIMONIAL
CARTA DE
DECLARACIÓN
OFICIO
DE ENVÍO
1
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTROL Y
EVALUACIÓN
1
1
IDENTIFICACIÓN
PERSONAL
O
EXPEDIENTE DE
CORRESPONDENCIA
OFICIO
DE ENVÍO
2
1
OFICIO
DE ENVÍO
FIN
C
Procedimiento
Nombre:
Recepción de Quejas y Denuncias en Contra de Servidores Públicos de la
Administración Pública Estatal.
Objetivo:
Registrar y atender las quejas y denuncias interpuestas por la ciudadanía en contra de
servidores públicos de la Administración Pública Estatal.
Frecuencia:
Periódica.
Normas
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias deberá atender las quejas y denuncias
que se reciban de manera directa mediante escrito o comparecencia voluntaria, vía internet, buzones
colocados en diversas oficinas gubernamentales, así como las que son turnadas mediante oficio por la
Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial y demás dependencias
Gubernamentales.
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias deberá revisar los buzones colocados en
las diversas oficinas gubernamentales de acuerdo a la calendarización o programación que determine el
Órgano Interno de Control, a fin de agilizar el curso de las quejas y denuncias recibidas por este medio.
Para el caso de aquellas recibidas por internet, deberá verificar diariamente la recepción.
* En el caso de que la queja o denuncia se efectúe de manera verbal, deberá de elaborarse un Acta de
comparecencia en la que se hagan constar los hechos y en el caso de solicitar copia el Promovente se
le expedirá conforme al Código de Procedimientos Administrativos del Estado en vigor.
* Los datos básicos que deberá contener el Escrito de la queja o denuncia para ser procedente su
investigación serán los siguientes:
- Nombre y firma del promovente (en caso de no saber firmar estampará su huella), su domicilio,
incluyendo localidad y entidad federativa, teléfono.
- Nombre y cargo(s) del servidor(es) público(s) contra quien(es) presenta la queja o denuncia.
- Motivo y descripción de la queja o denuncia e indicar si cuenta con pruebas de los hechos.
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias al recibir quejas o denuncias que
correspondan a otras instancias, las turnará a la autoridad competente mediante oficio en un plazo no
mayor a tres días hábiles, e informará al promovente sobre dicha remisión para sus futuras consultas y
seguimiento.
* Toda documentación que se integre en el Expediente de quejas o denuncias deberá registrarse en la
Cédula de registro del Sistema de Quejas y Denuncias (SIAC).
*Cuando se requiera citar a alguna de las partes o a personas relacionadas con la queja o denuncia
planteada, se deberán respetar los términos previstos en el Código de Procedimientos Administrativos en
el Estado vigente.
* En el Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias, al inicio de cada ejercicio se abrirá un
Libro de Gobierno, en el que se anotarán los datos de la queja o denuncia, asignándose el número de
expediente que corresponda al asunto en cuestión.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 60
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
1
Recibe del Promovente la queja o denuncia y verifica si ésta es
de manera verbal o escrita.
¿Es de manera verbal o escrita?
1A
En caso de ser de manera verbal:
Procede a tomar la comparecencia, elaborando el Acta
correspondiente en un tanto y recaba la firma del Promovente,
así como del personal del Departamento que estuvo presente, e
informa al interesado de manera general, el procedimiento a
seguir.
1A1
Registra en el Libro de Gobierno los datos de la queja o denuncia
presentada, asignándole el número de expediente consecutivo
que le corresponda.
1A2
Accesa al Sistema de Quejas y Denuncias (SIAC) y captura los
datos de la queja o denuncia presentada.
1A3
Analiza la información de la queja o denuncia, si ésta no es clara
identifica los elementos que faltaren, solicitándoselos al
Promovente para la atención de la queja o denuncia; si está
completa la información integra un Expediente de queja o
denuncia agregando a éste el Acta de comparecencia,
emitiendo
un Acuerdo de Inicio para el seguimiento
correspondiente
«Seguimiento y desahogo de Quejas y Denuncias Recibidas en
contra de Servidores Públicos de la Administración Pública
Estatal»
En caso de ser de manera escrita:
2
2A1
2A2
2A3
Recibe del Promovente original y copia del Escrito de la queja o
denuncia, devuelve al Promovente la copia del mismo con el
sello de recibido de la Contraloría Interna, e informa al interesado
de manera general el procedimiento a seguir.
Registra en el Libro de Gobierno los datos de la queja o denuncia
presentada, asignándole el número de expediente consecutivo
que le corresponda.
Accesa al Sistema de Quejas y Denuncias (SIAC) y captura los
datos de la queja o denuncia presentada.
Integra un Expediente agregando a éste el Escrito de la queja o
denuncia, emitiendo un acuerdo de inicio para el seguimiento
correspondiente.
CG/OIC-A 61
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
3
En caso de duda sobre la autenticidad de la firma o algún otro
dato del escrito de queja o denuncia presentado, se elabora
citatorio original y dos copias, dirigido al Promovente a efecto de
que en un plazo determinado ratifique la firma y el contenido del
escrito de queja o denuncia o proporcione el dato requerido,
apercibiéndolo que en caso de no comparecer se procederá
conforme lo establece el artículo 24 del Código de Procedimientos
Administrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave, recaba la firma del Titular de la Contraloría Interna.
4
Envía al Promovente el citatorio original, se turna la primera
copia del citatorio a la Dirección General de Responsabilidades
y Situación Patrimonial para su conocimiento, recaba acuse de
recibo en la segunda copia del citatorio y la agrega de manera
cronológica permanente en el Expediente de queja o denuncia.
Pasa el tiempo.
5
Verifica durante el plazo establecido, si el Promovente se
presenta a ratificar la queja o denuncia.
¿Se presenta el Promovente a ratificar la queja o denuncia?
En caso de no presentarse a ratificar el Promovente:
5A1
Se hace efectivo el apercibimiento, y se elabora Acuerdo de
archivo en original y copia por falta de interés del promovente,
notificándole personalmente al quejoso, así como Oficio de envío
en original y copia, dirigido a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial, a través del cual hace
de conocimiento tal circunstancia, recaba en éstos la firma del
5A1
Turna el Oficio de envío original a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial, junto con la copia del
Acuerdo de archivo, recaba acuse de recibo en la copia del
Oficio de envío junto con el Acuerdo de archivo en original
agregándolos de manera cronológica permanente en el
Expediente de queja o denuncia.
Fin.
En caso de presentarse a ratificar el Promovente:
6
Obtiene del Expediente el original del Escrito de la queja o
denuncia, con base en éste, entrevista al Promovente para que
ratifique y en su caso aclare o amplíe los elementos de juicio.
CG/OIC-A 62
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
7
Elabora Acta de Comparecencia en un tanto, señalando con
precisión los hechos manifestados por éste, tratando de incluir las
circunstancias de tiempo, modo, lugar y ocasión, así como las
pruebas aportadas en relación a su dicho, recaba la firma del
Promovente como ratificación de los mismos en ésta y del
personal de Departamento que intervino en la misma,
agregándola de manera cronológica permanente en el
Expediente respectivo.
«Seguimiento y desahogo de Quejas y Denuncias Recibidas en
contra de Servidores Públicos de la Administración Pública
Estatal»
CG/OIC-A 63
Recepción de Quejas y Denuncias en Contra de Servidores Públicos de la Administración
Pública Estatal.
PROMOVENTE
INICIO
PROMOVENTE
ENVÍA,
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
RECIBE,
DEVUELVE
E INFORMA
RECIBE
QUEJA O
DENUNCIA
ESCRITO DE
LA QUEJA O
DENUNCIA
RESPONSABILIDADES Y
SITUACIÓN PATRIMONIAL
O
OFICIO
CITATORIO
O
1
ESCRITO 1
DE LA QUEJA
O DENUNCIA
1
PROMOVENTE
OFICIO
CITATORIO
2
OFICIO
CITATORIO
PROMOVENTE
REGISTRA Y
ASIGNA
ESCRITA
¿ES DE MANERA
VERBAL
O ESCRITA?
ACCESA Y
CAPTURA
VERBAL
ELABORA,
RECABA FIRMA
E INFORMA
ACTA DE
COMPARECENCIA
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
C
VERIFICA
SISTEMA DE
QUEJAS Y
DENUNCIAS
T
ESCRITO DE LA
QUEJA O
DENUNCIA
REGISTRA Y
ASIGNA
O
C
ACCESA Y
CAPTURA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
SI
1
NO
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
TITULAR DE LA
CONTRALORIA
INTERNA
SISTEMA DE
QUEJAS Y
DENUNCIAS
¿SE PRESENTA
PROMOVENTE A
RATIFICAR LA
QUEJA
O DENUNCIA?
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
INTEGRA Y
EMITE
ACUERDO
DE ARCHIVO
O-1
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO
DE ENVÍO
O
1
O-1
ANALIZA,
IDENTIFICA E
INTEGRA
ACTA DE
COMPARECENCIA
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
T
OFICIO
CITATORIO
O-2
OFICIO
DE ENVÍO
ACUERDO
DE
ARCHIVO
OFICIO
DE ENVÍO
ACUERDO
DE
ARCHIVO
C
O
ACUERDO
DE INICIO
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y DESAHOGO DE
QUEJAS Y DENUNCIAS RECIBIDAS
EN CONTRA DE SERVIDORES
PÚBLICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA ESTATAL
RESPONSABILIDADES Y
Fin
1
O
C
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
Recepción de Quejas y Denuncias en Contra de Servidores Públicos de la Administración
Pública Estatal.
1
OBTIENE Y
ENTREVISTA
ESCRITO DE
LA QUEJA
O DENUNCIA
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
O
C
PROMOVENTE
ELABORA,
RECABA FIRMA
Y ARCHIVA
ACTA DE
COMPARECENCIA T
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
O-1
OFICIO
DE ENVÍO
FIN
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y DESAHOGO DE
QUEJAS Y DENUNCIAS RECIBIDAS
EN CONTRA DE SERVIDORES
PÚBLICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA ESTATAL
C
Procedimiento
Nombre:
Seguimiento y Desahogo de Quejas y Denuncias recibidas en contra de Servidores
Públicos de la Administración Pública Estatal.
Objetivo:
Determinar la existencia de irregularidades cometidas por servidores públicos de la
Administración Pública Estatal, a fin de fincar las responsabilidades administrativas
necesarias, de conformidad con la legislación en la materia.
Frecuencia:
Periódica.
Normas
* El incumplimiento por parte del servidor público en el ejercicio de sus funciones, se determinará con
base en el artículo 46 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Veracruz
de Ignacio Llave y demás normatividad aplicable, de acuerdo a las atribuciones de cada servidor público
involucrado.
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias deberá proporcionar información a los
promoventes de la situación que guardan la atención de sus quejas o denuncias, siempre y cuando éstos
lo soliciten en los términos establecidos por el Código de Procedimientos Administrativos del Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias deberá publicar en el Tablero de Avisos
de la Contraloría Interna, el Acuerdo o Determinación de la atención de la queja o denuncia, en los
casos en que a pesar de haberse proporcionado un domicilio por el promovente para oír y recibir
notificaciones, éste no sea localizado por circunstancias ajenas a este Departamento; acción que
permitirá surtan los efectos legales correspondientes.
* El Acuerdo o Determinación deberá contener una narrativa de las actuaciones practicadas durante la
investigación, un razonamiento lógico-jurídico, fundamentando y motivando el resultado de la misma, o en
su caso, referenciar jurídicamente la conducta del servidor público, señalando claramente la probable
responsabilidad en que haya incurrido.
* El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias una vez analizada la queja o denuncia
planteada, identifica las áreas o dependencias gubernamentales que pudieran proporcionar la
información para el esclarecimiento de los hechos, girando los oficios respectivos, para con ello
determinar el tipo de investigación a seguir.
* En el caso de la existencia de responsabilidad administrativa contra un servidor público, elaborará
Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa, remitiéndolo mediante Oficio a la
Dirección General de Control y Evaluación para su revisión, una vez aprobado y realizadas las
adecuaciones en su caso, será enviado de igual forma mediante oficio a esa Dirección, quien a su vez lo
remitirá a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.
* En caso de ser necesario requerirá mediante citatorio al personal que tenga conocimiento de los
hechos, así como al servidor público responsable.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 66
Área
Actividad
Descripción
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
1
Obtiene del Expediente de quejas o denuncias el original del
Acta de comparecencia o Escrito de la queja o denuncia
presentada por el promovente, determinando el tipo de
investigación a seguir: de Gabinete o de Campo.
¿De qué tipo es la investigación?
2
En caso de que la investigación sea de Gabinete:
Identifica en primer término las áreas o dependencias
gubernamentales que pudieran proporcionar información para el
esclarecimiento de los hechos que se investigan.
2A
Elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del área de
adscripción del servidor público en contra de quien se interpuso la
queja o denuncia, haciendo de su conocimiento la queja o
denuncia presentada, remitiéndole copia de la misma, solicitando
su intervención a efecto de que por su conducto, se lleve a cabo
la investigación correspondiente para efectos de atender dicha
problemática y se haga llegar a esta Contraloría Interna, la
resolución que recaiga a la misma con las constancias
respectivas, a fin de estar en posibilidad de acordar lo procedente
e informar a la Contraloría General, recaba en éste firma del
2A1
En su caso, elabora Oficio de solicitud de información a las
Dependencias involucradas, a fin de que proporcionen los datos
necesarios para el esclarecimiento de los hechos que se plantean
en la queja o denuncia, recaba en éste firma del Titular de la
Contraloría Interna, y para la mejor integración del expediente de
investigación administrativo se practicarán las diligencias
administrativas que se requieran con motivo de la queja o
denuncia presentada, en el lugar de los hechos.
2A2
Envía al titular del área de adscripción del servidor público contra
quien se interpuso la queja o denuncia o a la dependencia
involucrada Oficio original, recaba acuse de recibo en la copia del
Oficio y la agrega de manera cronológica permanente en el
Expediente de quejas o denuncias que se ha formado con el
original del Acta de Comparecencia o Escrito de la queja o
denuncia
Pasa el tiempo.
¿Se tiene respuesta a lo solicitado?
En caso de que el titular del área de adscripción no responda:
CG/OIC-A 67
Área
Actividad
Descripción
3
Elabora Oficio reiterativo en original y copia dirigido al titular del
área de adscripción del servidor público en contra de quien se
interpuso la queja o denuncia, solicitando otorgue respuesta al
requerimiento realizado por el Órgano Interno de Control, recaba
en éste firma del Titular de la Contraloría Interna.
3A1
quien se interpuso la queja o denuncia o a la dependencia
involucrada Oficio reiterativo original, recaba acuse de recibo en
la copia del Oficio y la agrega de manera cronológica
permanente en el Expediente de quejas o denuncias.
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
4
En caso de que el titular del área de adscripción responda:
Se analiza la respuesta otorgada por el titular del área de
adscripción del servidor público contra quien se interpuso la queja
o denuncia.
¿La información del titular del área de adscripción del servidor
público contra quien se interpuso la queja o denuncia, resulta
suficiente para la atención de la queja o denuncia?
En caso de que la información emitida, no resulte ser suficiente
para la atención de la queja o denuncia:
4A
4A1
4A2
quien se interpuso la queja o denuncia, Oficio por medio del cual
le solicite amplíe la investigación realizada a efecto de reforzar la
actuación reportada con anterioridad.
En caso de que la información emitida, resulte ser suficiente para
la atención de la queja o denuncia:
Elabora Acuerdo de Archivo, en el que realiza una breve
narración del asunto planteado, de las actuaciones practicadas
durante la investigación, así como de la Determinación emitida
por el titular del área de adscripción del servidor público contra
quien se interpuso la queja o denuncia. Asimismo, elabora Oficio
de notificación al Promovente en original y cuatro copias, recaba
en éstos la firma del Titular de la Contraloría Interna.
Envía Oficio de notificación en original, así como la copia del
Acuerdo de archivo al Promovente, turna a la Dirección General
de Responsabilidades y Situación Patrimonial la primera copia del
Oficio de notificación y del Acuerdo de archivo, la segunda
copia a la Dirección General de Control y Evaluación, la tercera
copia al titular del área de adscripción del servidor público contra
quien se interpuso la queja o denuncia, recaba acuse de recibo
en la cuarta copia del Oficio de notificación, agregándolo de
manera cronológica permanente en el Expediente de quejas o
denuncias junto con el Acuerdo de archivo en original.
Fin.
CG/OIC-A 68
Área
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias.
Actividad
Descripción
En caso de que la investigación sea de Campo:
5
5A
Identifica en primer término las áreas o dependencias
gubernamentales, o servidores públicos que pudieran
proporcionar información para el esclarecimiento de los hechos
que se investigan, y se requieren informes o se citan a las
personas para que declaren toda vez que de las actuaciones se
desprende que pudieran aportar alguna información.
Elabora Oficio en original y copia dirigido al titular del área de
Recursos Humanos, con la finalidad de que proporcione la
situación laboral y administrativa del servidor público que resulta
involucrado, así como copia certificada de su expediente
personal. Asimismo, elabora Oficio en original y copia dirigido a
las dependencias que resulten involucradas, solicitando
información para el esclarecimiento de los hechos que se imputan
al servidor público.
5A1
Envía al titular del área de Recursos Humanos o a la dependencia
involucrada Oficio original, recaba acuse de recibo en la copia del
Oficio y la agrega de manera cronológica permanente en el
Expediente de quejas o denuncias.
6
Realiza inspecciones en los centros de trabajo de los servidores
públicos involucrados o en los lugares relacionados con los
hechos planteados, elabora Acta Circunstanciada de Hechos
en la que se anota lo que se constató, recaba firma de las
personas que hayan estado presentes en esta diligencia, así
como del personal de la Contraloría Interna que haya intervenido.
¿Cuenta con los elementos necesarios para sustentar y
establecer responsabilidades?
En caso de no contar con elementos para sustentar y establecer
responsabilidades:
7
Elabora Acuerdo de archivo en original y copia dirigido al
Promovente motivando y fundamentando que del estudio de las
actuaciones
realizadas
dentro
de
la
investigación
correspondiente, no se encontraron elementos que permitan
fincar responsabilidad administrativa alguna para el servidor
público contra quien se presentó la queja o denuncia, así como
Oficio de notificación en original y cuatro copias, recaba en
éstos la firma del Titular de la Contraloría Interna.
8
Envía Oficio de notificación en original, así como la copia del
Acuerdo de archivo al Promovente, turna a la Dirección General
de Responsabilidades y Situación Patrimonial la primera copia del
Oficio de notificación y del Acuerdo de archivo, la segunda
copia a la Dirección General de Control y Evaluación, la tercera
copia al titular del área de adscripción del servidor público contra
quien se interpuso la queja o denuncia, recaba acuse de recibo
en la cuarta copia del Oficio de notificación, agregándolo de
manera cronológica permanente en el Expediente de quejas o
denuncias junto con el Acuerdo de archivo en original.
CG/OIC-A 69
Área
Actividad
Descripción
9
Fin.
En caso de contar con elementos para sustentar y establecer
responsabilidades:
Elabora Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa.
«Elaboración de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa»
CG/OIC-A 70
Seguimiento y Desahogo de Quejas y Denuncias recibidas en contra de Servidores Públicos
de la Administración Pública Estatal.
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
INICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
DEPENDENCIAS
INVOLUCRADAS
ENVIA
TITULAR DEL ÁREA DE
ADSCRIPCIÓN DEL
SERVIDOR PÚBLICO
CONTRA QUIEN SE
INTERPUSO LA QUEJA O
DENUNCIA
OFICIO
SOLICITUD
DE INFORMACIÓN O
OBTIENE,
Y DETERMINA
1
ANALIZA
2
O
ACTA DE
COMPARECENCIA
O ESCRITO DE
LA QUEJA
O DENUNCIA
O
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
C
1
OFICIO
SOLICITUD
DE INFORMACIÓN
DE
CAMPO
¿DE QUE TIPO
ES LA
INVESTIGACIÓN?
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
OFICIO
¿LA INFORMACION
ENVIADA,
RESULTA SUFICIENTE
PARA LA ATENCION
DE LA
QUEJA O
DENUNCIA?
1
C
OFICIO
SI
1
2
NO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
GABINETE
ELABORA Y
RECABA FIRMA
¿SE TIENE
RESPUESTA
A LO SOLICITADO?
IDENTIFICA
SI
1
OFICIO
O-1
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO
NO
ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-1
OFICIO
REITERATIVO
ENVÍA,
RECABA Y
ARCHIVA
O-1
OFICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
OFICIO
SOLICITUD
O-1
DE INFORMACIÓN
ENVÍA,
RECABA Y
ARCHIVA
OFICIO
REITERATIVO
ADSCRIPCIÓN DEL
SERVIDOR PÚBLICO
CONTRA QUIEN SE
DENUNCIA
O
1
OFICIO
REITERATIVO
C
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
ADSCRIPCIÓN DEL
SERVIDOR PÚBLICO
CONTRA QUIEN SE
DENUNCIA
O
1
OFICIO
C
2
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
Seguimiento y Desahogo de Quejas y Denuncias recibidas en contra de Servidores Públicos
de la Administración Pública Estatal.
2
ANALIZA
ELABORA
1
OFICIO DE
RESPUESTA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
O
IDENTIFICA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
ACUERDO
DE ARCHIVO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
FIN
¿CUENTA CON
ELEMENTOS
NECESARIOS
PARA
SUSTENTAR
Y ESTABLECER
RESPONSABILIDADES?
ELABORA Y
RECABA FIRMA
O-1
O-4
OFICIO
O-1
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
O-1
OFICIO
ENVÍA,
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
NO
DEPENDENCIAS
INVOLUCRADAS
ACUERDO
DE ARCHIVO
O-1
ENVIA
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN O
ACUERDO
DE
ARCHIVO
RECURSOS HUMANOS
DEL SERVIDOR PÚBLICO
CONTRA QUIEN SE
DENUNCIA
RESPONSABILIDADES Y
1
1
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
3
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
ACUERDO
DE ARCHIVO
O
OFICIO
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
4
O
C
O-4
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
O
ADSCRIPCIÓN DEL
SERVIDOR PÚBLICO
CONTRA QUIEN SE
DENUNCIA
2
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
Fin
CONECTA
CON PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ELABORA Y
RECABA FIRMA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
PROMOVENTE
SI
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
OFICIO
1
OFICIO
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA Y
PERSONAS
PRESENTES
OFICIO
ENVÍA,
TURNA,
RECABA Y
ARCHIVA
PROMOVENTE
1
C
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN O
RESPONSABILIDADES Y
1
REALIZA, ELABORA,
REACABA FIRMA
ACTA
CIRCUNSTANCIADA
O
DE HECHOS
ACUERDO
DE
ARCHIVO
1
ADSCRIPCIÓN DEL
SERVIDOR PÚBLICO
CONTRA QUIEN SE
DENUNCIA
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
2
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
3
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
OFICIO
DE NOTIFICACIÓN
ACUERDO
DE ARCHIVO
Fin
EXPEDIENTE
DE QUEJAS
Y
DENUNCIAS
4
1
C
Procedimiento
Nombre:
Elaboración de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa.
Objetivo:
Precisar las irregularidades en que haya incurrido el servidor público involucrado y que
sean causa de probable responsabilidad administrativa, así como integrar el expediente
con la documentación soporte de la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa.
Eventual.
Frecuencia:
Normas
*Este procedimiento será aplicable a probables responsabilidades derivadas de auditorías, revisiones,
intervenciones y/o desahogo de quejas o denuncias.
*El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias elaborará, la Promoción de Fincamiento
de Responsabilidad Administrativa.
*En el caso de auditorías, revisiones e intervenciones, el Área solicitante enviará mediante
Memorándum, Tarjeta u Oficio al Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias, en forma
impresa y en medio electrónico, un Informe en el cual se detallen los resultados de su intervención, así
como las copias certificadas de la Documentación relacionada con el asunto de que se trate para el
análisis correspondiente.
*El Área solicitante efectuará las aclaraciones pertinentes y proporcionará al Departamento de
Responsabilidades, Quejas y Denuncias, la información necesaria para la integración de la Promoción
de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa.
*El Órgano Interno de Control deberá contar con la documentación debidamente certificada en el caso de
auditorías, revisiones, intervenciones, quejas o denuncias para documentar la Promoción de
Fincamiento de Responsabilidad Administrativa.
*El Proyecto de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa será remitido a la
Dirección General de Control y Evaluación, para su revisión.
*Una vez revisado el Proyecto de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa por
parte de la Dirección General de Control y Evaluación, ésta informará al Órgano Interno de Control,
emitiendo en su caso, los comentarios que estime pertinentes, para su consideración.
*El Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias realizará, en su caso, las adecuaciones a
la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa.
*Tratándose de auditorías, revisiones e intervenciones, el Departamento de Responsabilidades, Quejas y
Denuncias, requerirá al Área solicitante mediante Memorándum, Tarjeta u Oficio, para que ésta integre
la documentación debidamente certificada relacionadas con la Promoción de Fincamiento de
Responsabilidad Administrativa, con la finalidad de enviar la misma a la Dirección General de Control
y Evaluación, para su remisión ante la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial
siendo responsabilidad del Órgano Interno de Control la documentación comprobatoria que se anexe a la
Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa.
*En el caso de Promociones de fincamiento de responsabilidad administrativa que deriven del
desahogo de quejas o denuncias, el Departamento de Responsabilidades, Quejas y Denuncias solicitará
mediante oficio, la certificación de la documentación a las áreas correspondientes para la integración de
la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa, con la finalidad de enviar la misma
CG/OIC-A 73
Normas
a la Dirección General de Control y Evaluación, para su remisión ante la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial, siendo responsabilidad del Órgano Interno de Control la
documentación comprobatoria que se anexe a la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa.
*Tratándose de promociones de fincamiento de responsabilidad administrativa derivadas de quejas o
denuncias, una vez enviadas por el Órgano Interno de Control a la Dirección General de Control
Evaluación, mediante Oficio de envío, notificará al Titular del Área bajo el cual se encuentre adscrito el
servidor público involucrado, para su conocimiento y efectos procedentes.
*La Dirección General de Control y Evaluación, mediante oficio, enviará a la Dirección General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa, turnando copia de conocimiento al Órgano Interno de Control.
*La Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa deberá dirigirse a la Dirección
General de Responsabilidades y Situación Patrimonial y elaborarse de la siguiente manera:






Acreditar la personalidad del Titular del Órgano Interno de Control.
Establecer el fundamento legal sobre las atribuciones del Órgano Interno de Control.
Relatar los hechos y/o antecedentes que dan origen a la Promoción de Fincamiento de
Responsabilidad Administrativa.
Con base a los hechos señalados, realizar el análisis lógico-jurídico que permita determinar las
probables responsabilidades administrativas en que hayan incurrido los servidores públicos,
señalando los actos u omisiones que dieron origen a las mismas.
Derivado de lo anterior, realizar las conclusiones por cada servidor público, relacionando los
hechos con las imputaciones realizadas, así como con los preceptos legales transgredidos,
advirtiendo en su caso, la probable responsabilidad administrativa y/o existencia de daño
patrimonial y el monto del mismo.
Incluir en la documentación que se anexe a la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa, los expedientes de los servidores públicos señalados como probables
responsables, debiendo referir en el cuerpo de la Promoción de Fincamiento de
Responsabilidad Administrativa, nombre y domicilio de dichos servidores públicos.
*En el caso de las Promociones de fincamiento de responsabilidad administrativa que deriven de
auditorías, si durante la elaboración de la Promoción, el área auditada presenta documentación para la
solventación de las observaciones pendientes, el Órgano Interno de Control a través del Departamento
de Auditoría o su equivalente deberá analizarla y considerarla. El resultado del análisis realizado a la
información presentada, deberá hacerlo del conocimiento del área auditada y de la Dirección General de
Control y Evaluación.
*Si de dicho análisis se concluye la solventación de la totalidad de observaciones pendientes, quedará a
criterio del Órgano Interno de Control la elaboración de la Promoción de Fincamiento de
Responsabilidad Administrativa por cuanto hace al incumplimiento de los plazos otorgados y previstos
por la normatividad aplicable.
*En caso de que del análisis realizado a la documentación presentada por el área auditada, se advierta
que no solventa la totalidad de las observaciones pendientes, el Órgano Interno de Control deberá remitir
la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa, considerando dicho análisis en el
establecimiento de sus conclusiones.
CG/OIC-A 74
Normas
*El Órgano Interno de Control deberá resguardar en original y/o copia certificada, un tanto del expediente
que se anexó a la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa, para cualquier
aclaración que deba hacer de manera posterior a la Dirección General de Responsabilidades y Situación
Patrimonial.
Fecha
Elaboración
Autorización
Ago./2011
Ago./2011
Elaboró
Revisó
Autorizó
Dirección General
de Desarrollo
Administrativo
Dirección General
de Control y
Evaluación
Contraloría
General
CG/OIC-A 75
Área
Actividad
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias
Descripción
¿De dónde deriva la Promoción
Responsabilidad Administrativa?
1
de
Fincamiento
de
En caso de derivar del desahogo de quejas o denuncias:
Obtiene del Expediente de quejas o denuncias todas las
actuaciones practicadas durante la investigación, las cuales
servirán de base para los antecedentes y análisis lógico jurídico
para detectar la conducta u omisión en que haya incurrido el
servidor o servidores públicos involucrados y que sea causa de
probable responsabilidad administrativa, y elabora proyecto de
promoción de responsabilidad administrativa e imprime dos
tantos.
1A
General de Control y Evaluación indicando que se remite
Proyecto de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa en un tanto para su revisión, recaba en este oficio
la firma del Titular de la Contraloría Interna.
1A1
envío en original y el Proyecto de Promoción de Fincamiento
de Responsabilidad Administrativa en un tanto, recaba acuse
de recibo en la copia del Oficio de envío y en el segundo tanto
del
Proyecto
de
Promoción
de
Fincamiento
de
Responsabilidad Administrativa y los agrega de manera
cronológica permanente en el Expediente de Promoción de
Continúa con la actividad 3.
2
2A1
2A2
En caso de derivar de auditorías, revisiones e intervenciones:
Recibe del área solicitante en forma impresa y en medio
electrónico, un Informe en el cual se detallen los resultados de la
auditoría, revisión ó intervención en su caso, así como la
documentación soporte de los mismos, analiza y detecta la
conducta u omisión en que haya incurrido el servidor o servidores
públicos involucrados y que sea causa de probable
responsabilidad administrativa y/o daño patrimonial, y elabora
proyecto de promoción de responsabilidad administrativa e
imprime dos tantos.
General de Control y Evaluación indicando que se remite
Proyecto de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa en un tanto para su revisión, recaba en este oficio
la firma del Titular de la Contraloría Interna.
envío en original y el Proyecto de Promoción de Fincamiento
de Responsabilidad Administrativa en un tanto, recaba acuse
de recibo en la copia del Oficio de envío y en el segundo tanto
CG/OIC-A 76
Área
Actividad
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias
Descripción
del
Proyecto
de
Promoción
de
Fincamiento
de
Responsabilidad Administrativa y los agrega de manera
Pasa el tiempo
3
Recibe de la Dirección General de Control y Evaluación el Oficio
de respuesta en original y verifica si se realizaron comentarios, y
lo agrega de manera cronológica permanente en el Expediente
de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa.
¿Hubo comentarios al Proyecto de Promoción de Fincamiento
de Responsabilidad Administrativa?
4
En caso de haber comentarios al Proyecto de Promoción de
Fincamiento de Responsabilidad Administrativa:
El Órgano Interno de Control, deberá considerar la realización de
los cambios señalados al Proyecto de Promoción de
Fincamiento de Responsabilidad Administrativa, realizando en
su caso las adecuaciones al archivo electrónico del Proyecto de
Promoción
de
Fincamiento
de
Responsabilidad
Administrativa anterior, e imprime en tres tantos.
Continua con la actividad número 5
5
En caso no haber comentarios al Proyecto de Promoción de
Fincamiento de Responsabilidad Administrativa:
Integra Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa e imprime en tres tantos.
6
General de Control y Evaluación, indicando que se remite la
Promoción
de
Fincamiento
de
Responsabilidad
Administrativa, así como el número de Anexos que conforman la
documentación soporte de la misma en copia certificada en un
tanto, recaba la firma del Titular de la Contraloría Interna en el
Oficio de envío en original y en los tres tantos de la Promoción
de Fincamiento de Responsabilidad Administrativa e integra el
Expediente de la Promoción de Fincamiento de
Responsabilidad Administrativa en un tanto. Obtiene un juego
en copia fotostática de la documentación soporte de la
Promoción
de
Fincamiento
de
Responsabilidad
Administrativa, que quedará bajo resguardo del Órgano Interno
de Control para cualquier aclaración que deba hacer de manera
posterior a la Dirección General de Responsabilidades y Situación
Patrimonial.
7
envío en original, y dos tantos en original de la Promoción de
Fincamiento de Responsabilidad Administrativa, así como la
documentación soporte que conforma la misma en copia
certificada, en la copia de Oficio de envío y en el tercer tanto de
CG/OIC-A 77
Área
Actividad
Departamento de
Responsabilidades,
Quejas y Denuncias
Descripción
la Promoción de Fincamiento de Responsabilidad
Administrativa recaba acuse de recibo y los agrega de manera
Fincamiento de Responsabilidad Administrativa que se queda
bajo resguardo del Órgano Interno de Control.
8
Tratándose
de
Promociones
de
Fincamiento
de
Responsabilidad Administrativa derivadas de quejas o
denuncias, una vez enviadas a la Dirección General de Control
Evaluación, mediante Oficio de envío, se notificará al Titular del
Área bajo el cual se encuentre adscrito el servidor público
involucrado, para su conocimiento y efectos procedentes.
CG/OIC-A 78
Elaboración de promoción de fincamiento de responsabilidad administrativa.
INICIO
AUDITORIAS
REVISIONES E
INTERVENCIONES
¿DE DONDE DERIVA
LA PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO?
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL Y
EVALUACIÓN
ÁREA
SOLICITANTE
1
RECIBE,
ANALIZA,
ELABORA E
IMPRIME
PROYECTO DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
QUEJAS O
DENUNCIAS
RECIBE,
VERIFICA
O
2T
OFICIO DE
RESPUESTA
EXPEDIENTE DE PROMOCIÓN
DE FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
C
C
EXPEDIENTE DE
PROMOCIÓN DE
FINANCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ANALIZA,
ELABORA E
IMPRIME
PROYECTO DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
2T
SI
¿HUBO
ACTUALIZA
COMENTARIOS?
ELABORA
RECABA FIRMA
C
EXPEDIENTE DE
PROMOCIÓN DE
FINANCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
PROMOCIÓN DE
FINANCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
NO
OFICIO
DE ENVÍO
IMPRIME E
INTEGRA
CONTRALOR
INTERNO
ELABORA
RECABA FIRMA
2
TURNA,
RECABA
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL Y
EVALUACION
OFICIO
DE ENVÍO
OFICIO
DE ENVÍO
o
OFICIO
DE ENVÍO
DIRECCIÓN
GENERAL DE
CONTROL Y
EVALUACION
o
PROYECTO DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
O-1
1
OFICIO DE
ENVÍO
3T
C
T
PROYECTO DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
OFICIO
DE ENVÍO
PROYECTO DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
PROMOCIÓN DE
FINANCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
EXPEDIENTE DE
PROMOCIÓN DE
FINANCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
DE FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
1
C
DE FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA.
2
ELABORA
RECABA FIRMA,
INTEGRA, OBTIENE
1
OFICIO
DE ENVÍO
TURNA,
RECABA
3T
TITULAR DE LA
CONTRALORÍA
INTERNA
T
PROYECTO DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
PROMOCIÓN DE
FINANCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
1
C
Elaboración de promoción de fincamiento de responsabilidad administrativa.
1
TURNA
Y RECABA
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTROL Y
EVALUACIÓN
O
OFICIO DE
ENVÍO
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
2T
EXPEDIENTE DE
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
T
1
OFICIO DE
ENVÍO
T
PROMOCIÓN DE
FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA
C
FIN
DE FINCAMIENTO DE
RESPONSABILIDAD
ADMINISTRATIVA EN COPIA.
Firmas de Autorización
ELABORACIÓN
LIC. JOSÉ ANTONIO FLORES VARGAS
TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
DESARROLLO ADMINISTRATIVO
LIC. HÉCTOR EUGENIO MANCISIDOR REBOLLEDO
TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
REVISIÓN
C.P. LORENZO ANTONIO PORTILLA VÁSQUEZ
TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL
Y EVALUACIÓN
AUTORIZACIÓN
C.P.C IVÁN LÓPEZ FERNÁNDEZ
TITULAR DE LA CONTRALORÍA GENERAL
Xalapa, Veracruz de Ignacio de la Llave.
Agosto del año 2011.
V

manual de procedimientos del organo interno de control tipo

Transcripción

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Bogotá D.C. 26/02/2016 Señor(es) FROMETA ADRIAN